Проверка орфографии excel 2016

Как включить функцию проверки орфографии в Excel в 2021 году

У начинающих пользователей ввод текста забирает немало усилий, причем по ряду причин. Одни только привыкают к клавиатуре, набирая по страничке в день, другие раздумывают над каждым словом, опасаясь сделать ошибку… Между тем, разработчиками офисного пакета уже давно было придумано множество вспомогательных алгоритмов, направленных на значительное упрощение и, как следствие, ускорение процедуры текстового ввода.

Как включить функцию проверки орфографии в Excel

Ведение документации предполагает не только стандартный текстовый ввод, но также построение и заполнение различных табличных форм. Некоторые приложения и вовсе представляют собой сплошные таблицы, для чего было разработано специальное пакетное приложение Excel, часто используемое для составления прайсов, смет и бухгалтерских отчетов.

И вполне естественно, что помимо цифр в таких табличках приводится и текстовая их расшифровка. А поскольку речь идет о документах, то крайне важно не допускать ошибок, что легко сделать благодаря встроенному в приложение редактору.

Excel 2016

И если, работая с текстовыми файлами в Word, разобраться с редактурой не так уж сложно, то с Excel в этом плане могут возникнуть определенные сложности. Тем не менее, они довольно просто устраняются с помощью специальных инструментов. И если работать в стандартном приложении 2016 года, то можно быстро отредактировать заполнение табличной формы, действуя в соответствии со следующей пошаговой инструкцией:

1. В первую очередь выполняется текстовый набор в табличных ячейках.
2. Редактура может осуществляться как для целых блоков, так и для отдельных строк, причем как по мере заполнения формы, так и по окончании ввода текста. Для этого необходимо курсором выделить нужную область и кликнуть по виртуальной клавише «Орфография», обычно расположенной в верхнем левом углу панели управления приложением.
3. Выполнение данных манипуляций позволяет воспользоваться опцией «Автозамена», которая подразумевает определение и выделение сомнительного слова, а также корректные варианты его замены.

Стоит отметить, что программа может выделять слова, которые должны оставаться неизменными, невзирая на неправильное их написание. В этом случае можно оставить их нетронутыми, просто кликнув по клавише «Пропустить». Кроме того, в случае частого применения подобных слов, всегда можно добавить их в «Словарь», после чего система перестанет воспринимать их как ошибку.

Excel 2010

Если доводится иметь дело с более устаревшей версией пакетного приложения, то в этом случае также допускается применение описанной выше инструкции. Кроме того, всегда можно воспользоваться инструментами, которые позволяют делать исправления непосредственно во время ввода текста. В данном случае работают следующие приемы:

1. Прежде всего, следует кликнуть по клавише рецензирования, выбрав «Проверку параметров». Альтернативой этих действий может стать горячая клавиша F7.
2. Для проверки всего листа, включая колонтитулы, рисунки и примечания, достаточно просто выбрать одну любую строку. Если же выбрать две и больше строчек, то проверке будет подвергаться только заданная область.
3. При проверке формул, которые также часто используются в Excel, необходимо выделять эти символьные знаки или их сочетания. А вот выделение целой ячейки, напротив, не принесет результат.

Что касается автопроверки, проводимой в процессе ввода, то для этого также придется воспользоваться опцией автозамены, пройдя по пути: «Файл – Параметры – Проверка правописания – Параметры автозамены». В этом случае функция будет работать для формул, элементов управления, текстового поля, меток диаграммы, но не для текста диалоговых окон.

Excel 2007

Еще более ранние версии пакетного приложения Office работают по аналогичному принципу, размещая команду «Орфография» во вкладке «Рецензирование». Отличаться будут только инструменты, но незначительно. И для того чтобы проверить правописание в ячейках, параллельно добавив пропущенные слова или, напротив, перенести некоторые из них в словарь, следует придерживаться приведенной далее инструкции:

1. В первую очередь необходимо выделить ту ячейку, которая подлежит проверке.
2. Далее следует перейти во вкладку «Рецензирование» и нажать на «Орфографию».
3. В появившемся диалоговом окне производится проверка правописания с последующей за ней автозаменой, пропуском или внесением неизвестного слова в собственный словарь.

По завершении проделанной работы пользовательскому вниманию предстанет диалоговое окно с уведомлением об окончании орфографической проверки. Кроме того, не стоит забывать о возможности проведения индивидуальной настройки «Панели быстрого доступа». Так, можно добавить к этому элементу управления любые команды, просто щелкнув двойным кликом по настроечному значку, расположенному в правой верхней части панели.

Затем нужно будет проставить флажки напротив всех команд, которые хочется видеть на своей панели. Если таковые не отображаются, то нужно будет воспользоваться вкладкой «Другие команды», получив расширенный доступ ко всем имеющимся в приложении инструментам. И нетрудно догадаться, что рецензирование с функцией автозамены может стать одним из них, позволив пользователю проводить проверку в любой момент, не заморачиваясь долгими поисками.

Горячие клавиши

Помимо прочего в Excel, как и в любом другом приложении из пакета Office, есть такое удобное опциональное решение, как быстрый вызов необходимой функции с помощью одной только кнопки. При этом они могут менять свое функциональное предназначение при использовании их в связке с другими ключами. Такие клавиши называются горячими.

Что касается правописания, то для этого разработчиками программного обеспечения было предусмотрено сразу несколько основных команд. И, прежде всего, речь идет о клавише F7, один клик по которой позволяет активировать окно «Орфография». Дальнейшее использование меню предполагает выделение определенной области и выполнение ее проверки.

Как вариант, можно вообще ничего не выделять, выполнив автоматическую проверку всего листа с предварительно заполненной таблицей.

Для этого достаточно просто нажать клавишу в верхней левой части таблички, получив подробный отчет со всеми словами, правильность написания которых вызывает сомнение, требуя подтверждения или исправления.

Как отключить подчеркивание слов в Excel

Нередки ситуации, когда автоматическая проверка используется в приложении по умолчанию, подчеркивая красной или синей волнистой линией каждое подозрительное слово. Выглядят такие документы, мягко говоря, неэстетично, да и зачастую выделения носят некорректный характер, подчеркивая названия предприятий, продукции, товаров и пр. незнакомых программе слов.

В таких ситуациях имеет смысл отключить проверку правописания, соблюдая довольно простой пошаговый алгоритм действий:

1. Прежде всего, необходимо перейти по пути «Правописание – Орфография».
2. Далее осуществляется переход к параметрам автозамены.
3. В открывшемся меню необходимо найти команду «Проверять орфографию в процессе набора текста» и снять проставленную напротив нее птичку.

Кроме того, в некоторых программах из пакета Office птички могут быть проставлены напротив таких команд, как «Отмечать ошибки грамматики в процессе набора текста», «Сложные слова» и «Во время проверки орфографии также проверять грамматику». И если не убрать эти выделения, то придется наблюдать волнистый курсив под несоответствующими правописанию словами и в дальнейшем.

Именно поэтому так важно деактивировать все команды, которые предусмотрены в меню приложения для обозначения случайно или преднамеренно сделанных пользователем грамматических ошибок. И, конечно же, следует сразу обозначить, что все проделанные действия имеют обратную силу. Проще говоря, если пользователю по какой-то причине понадобится вернуть автоматическую проверку при вводе информации, то можно перейти по описанному выше пути и вернуть все ранее убранные галочки на место.

Не стоит забывать и о важности повторной проверки, ведь нередки случаи, когда после выполненной правки появляются новые ошибки.

И если речь идет о пакетных программах Office, то справиться с поставленной задачей поможет переход по пути «Параметры – Правописание – Повторная проверка или Орфография и автозамена», после чего программа выдаст пользователю все новые ошибки в исправленном тексте, если таковые имеют место.

Проверка орфографии в приложении Excel отличается от привычной для большинства пользователей редакции в Ворде. Но, разобравшись в нехитрых алгоритмах процесса запуска проверки, можно прийти к выводу, что и в табличном приложении все элементарно.

Проверка правописания на листе

Чтобы проверить орфографию в тексте на листе, на вкладке Рецензирование нажмите кнопку Орфография.

Совет: Кроме того, можно нажать клавишу F7.

Ниже описано, что происходит при вызове функции проверки орфографии.

Если для проверки орфографии выделена одна ячейка, Excel проверяет весь лист, включая комментарии, колонтитулы и графические элементы.

Если выделено несколько ячеек, Excel проверяет орфографию только в этих ячейках.

Чтобы проверить орфографию в строке формул, выделите соответствующие слова.

Примечание: Excel не проверяет орфографию в ячейках, содержащих формулы.

Проверка орфографии при вводе

Функции автозаполнения и автозамены помогают исправлять ошибки непосредственно при вводе текста.

Функция автозаполнения, которая включена по умолчанию, помогает соблюдать точность при вводе, подставляя значения из других ячеек, но не проверяет отдельные слова в ячейке. Автозаполнение может пригодиться при создании формул.

Автозамена исправляет ошибки в тексте формулы, элементе управления листа, текстовом поле и метках диаграммы. Вот как это использовать:

Выберите Файл > Параметры.

В категории Правописание нажмите кнопку Параметры автозамены и ознакомьтесь с ошибками, которые чаще всего возникают при вводе.

Примечание: Функция автозамены не работает с текстом в диалоговых окнах.

Дополнительные ресурсы

Вы также можете проверить Исследования, Тезаурус и Перевод для получения дополнительной помощи с правописанием и языком.

На вкладке Обзор нажмите Правописание или нажмите F7 на клавиатуре.

Примечание: Диалоговое окно Орфография не откроется, если ошибки правописания не обнаружены или вы пытаетесь добавить слово, которое уже есть в словаре.

Выполните любое из описанных ниже действий.

В разделе Варианты выберите нужное слово и нажмите кнопку Изменить.

Изменение каждого экземпляра этого слова в данном документе

В разделе Варианты выберите нужное слово и нажмите кнопку Изменить все.

Пропуск слова и переход к следующему слову с ошибкой

Пропуск каждого экземпляра этого слова в данном документе и переход к следующему слову с ошибкой

Нажмите Пропустить все.

Проверка орфографии при вводе

Вы можете использовать функцию автозамены для исправления опечаток и слов с ошибками. Для получения дополнительной информации см. Добавление, изменение или отключение автоматических исправлений.

Чтобы проверить орфографию любого текста на листе, нажмите Просмотр > Проверка > Правописание.

Ниже описано, что происходит при вызове функции проверки орфографии.

Если для проверки орфографии выделена одна ячейка, Excel проверяет весь лист, включая комментарии, колонтитулы и графические элементы.

Если выделено несколько ячеек, Excel проверяет орфографию только в этих ячейках.

Примечание: Excel не проверяет орфографию в ячейках, которые содержат формулы, но вы можете проверять орфографические слова в формуле — просто выберите слова в строке формул.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

Как в Excel включить проверку орфографии

Те, кто работал в текстовом редакторе MS Word, видели, как при неправильном написании слов или допущении опечатки появляется нижнее подчеркивание красного цвета. К сожалению, в приложении MS Excel такого функционала очень не хватает. Понятно, что всевозможные сокращения, аббревиатуры и другие написания слов в измененном виде могут ввести программу в заблуждение, и она автоматически выдаст неверные результаты. Несмотря на это, такая функция присутствует, и ею можно воспользоваться.

Устанавливаем русский язык по умолчанию

Автозамена опечаток и неправильно написанных слов включена по умолчанию, но в программе присутствуют проблемы другого порядка. Когда производится проверка документов в автоматическом режиме, в 9 из 10 случаях, программа реагирует на неправильно написанные английские термины. Почему так происходит и как это исправить попробуем разобраться дальше:

1. В верхней части панели, нажмите кнопку «Файл» и перейдите по ссылке «Параметры».

1

1. В списке слева выберите «Язык».
2. Следующее окно настройки языковых параметров имеет два пункта настроек. В первом «Выбор языков редактирования» можно увидеть, что по умолчанию установлен русский язык.

2

Если же по каким-то причинам вам предпочтителен английский (США) для работы с документами, то необходимо произвести замену, активировав строку с языковым предпочтением и нажать по загоревшейся кнопке «По умолчанию».

После перезапуска программа должна в автоматическом режиме сделать русский язык основным.

Что нужно для включения орфографии в Excel

На этом настройка не закончена, и нужно выполнить еще несколько действий:

• Во вновь запущенном приложении вновь перейдите в «Файл» и откройте «Параметры».
• Далее нас интересует инструмент «Правописание». Активируем открытие окна нажатием по строке ЛКМ.
• Находим строку «Параметры автозамены…» и кликаем по ней ЛКМ.

6

• Переходим в открывшееся окно, где нужно активировать графу «Автозамена» (как правило она активируется вместе с открытием окна).
• В рубрике «Показать кнопки возможностей автозамены» находим включенный функционал. Здесь для удобства работы с таблицами рекомендуется отключить несколько функций, например «Делать первые буквы предложений прописными» и «Писать названия дней с прописной буквы».

7

Пояснение от специалиста! Так как русский язык не предусматривает написание дней недели с заглавной буквы, то в данной строке можно снять галочку. Также стоит отметить, что делать первые буквы предложения прописными не имеет смысла, так как работа с таблицами предполагает постоянные сокращения. Если оставить галочку на данном пункте, то после каждой точки в сокращенном слове программа будет реагировать и исправлять неправильно написанное слово.

Спускаемся ниже и видим, что в данном окне интерфейса также присутствует список автозамены слов. В левой части предложены варианты неправильно написанных слов, а в правой варианты их исправления. Разумеется, этот список нельзя назвать полным, но все-таки основные слова с ошибками в данном перечне присутствуют.

В верхней части присутствуют поля вписывания слов для поиска. Для примера напишем «машына». Программа автоматически в левом поле предложит слово для автозамены. В нашем случае это «машина». Возможно и такое, что слова в предложенном словаре не окажется. Тогда нужно будет ввести правильное написание вручную и внизу кликнуть по кнопке «Добавить». На этом настройки закончены, и можно переходить к запуску автоматической проверки правописания в Excel.

8

Запуск автоматической проверки орфографии

После составления таблицы и записи всей требуемой информации возникает необходимость в проверке орфографии текста. Для этого нужно выполнить следующий перечень действий:

• Если нужно проверить только часть текста, то выделите ту, которая нуждается в проверке. В противном случае выделять текст нет необходимости.
• Вверху программы отыщите инструмент «Рецензирование».
• Далее в пункте «Правописание» найдите кнопку «Орфография» и кликните по ней ЛКМ.

9

• Откроется окно, где будет предложено продолжить проверку орфографии с начала листа. Нажмите кнопку «Да».
• После того, как инструмент найдет слово с ошибкой, высветится диалоговое окно со словом, в котором, по мнению программы, была допущена ошибка.

10

• В пункте «Варианты» выберите правильное слово и нажмите «Заменить», если такое слово одно в тексте, или «Заменить все», если есть вероятность, что выбранное слово встречается несколько раз.

Примечание от специалиста! Также обратите внимание на другие пункты, расположившиеся справа. Если есть уверенность, что слово написано правильно, то нужно выбрать «Пропустить» или «Пропустить все». Также при уверенности, что слово с ошибкой, можно запустить «Автозамена». В таком случае программа автоматически поменяет все слова самостоятельно. Есть еще один пункт «Добавить в словарь». Он необходим для самостоятельного добавления слов, которые возможно вы часто пишите с опечаткой.

Заключение

Каким бы знатоком русского языка вы не являлись, никогда нельзя быть до конца уверенным в правильности написанного текста. Человеческий фактор предполагает допущение ошибок различного рода. Специально для такого случая программа MS Excel предлагает инструмент проверки орфографии, запустив который можно исправить неправильно написанные слова.