|
Дмитрийже  Пользователь Сообщений: 31 |
#1 22.07.2017 12:33:25 Здравствуйте. Столкнулся со следующей ситуацией и прошу помочь разобраться.
то все работает (как видно в файле примера)
получаем ошибку. Возможно ли использовать умные таблицы в подобных задачах (а в документе предполагается много проверок данных) или пользоваться только именованными диапазонами? Прикрепленные файлы
Изменено: Дмитрийже — 22.07.2017 12:34:39 |
||||
|
Bema  Пользователь Сообщений: 6761 |
#2 22.07.2017 12:42:48
Возможно. Прикрепленные файлы
Если в мире всё бессмысленно, — сказала Алиса, — что мешает выдумать какой-нибудь смысл? ©Льюис Кэрролл |
||
|
Дмитрийже Пользователь Сообщений: 31 |
#3 22.07.2017 12:59:41 Bema,
Минусы такого решения в том, что при увеличении строк в таблице (они автоматом будут добавляться в умную таблицу) список возможных значений останется неизменным. Прикрепленные файлы
|
||
|
Bema Пользователь Сообщений: 6761 |
#4 22.07.2017 13:08:21
Вы добавляете данные в умную таблицу и они добавляются в проверке данных. Если в мире всё бессмысленно, — сказала Алиса, — что мешает выдумать какой-нибудь смысл? ©Льюис Кэрролл |
||
|
Дмитрийже Пользователь Сообщений: 31 |
Bema, проверка2.xlsx ) |
|
Sanja Пользователь Сообщений: 14838 |
Support MS
рекомендует присвоить нужному столбцу Умной таблицы свое Имя, и уже его использовать в Проверке данных Согласие есть продукт при полном непротивлении сторон. |
|
Дмитрийже Пользователь Сообщений: 31 |
#7 22.07.2017 13:29:21 Sanja,
такая конструкция тоже не проходит. Статью МС читал, но криво совсем на мой вкус — мы опять абстрагируемся от таблицы и возвращаемся к именованным диапазонам, в таком случае проще всю таблицу использовать как именованный диапазон. Из серьезных минусов такого решения, которые я вижу, надо отслеживать синхронное изменение именованного диапазона при изменении умной таблицы, что не факт. |
||
|
Sanja Пользователь Сообщений: 14838 |
#8 22.07.2017 13:39:56
факт Согласие есть продукт при полном непротивлении сторон. |
||
|
Дмитрийже Пользователь Сообщений: 31 |
#9 22.07.2017 13:47:20 Sanja, Bema, Спасибо, ребята, за помощь. Нашел то решение, которое мне нравится, как по мне, элегантное и идет в канве умных таблиц — прозрачно и читабельно, без введения лишних именованных диапазонов, что, по моему мнению, чревато ошибками в связи с тем, что надо контролировать синхронность изменения таблицы и диапазона. Решение:
Может кому пригодится, поэтому выкладываю пример решения. Прикрепленные файлы
|
||
|
Sanja Пользователь Сообщений: 14838 |
#10 22.07.2017 13:49:44 . Изменено: Sanja — 22.07.2017 13:50:02 Согласие есть продукт при полном непротивлении сторон. |
Skip to content
Мы рассмотрим, как выполнять проверку данных в Excel: создавать правила проверки для чисел, дат или текстовых значений, создавать списки проверки данных, копировать проверку данных в другие ячейки, находить недопустимые записи, исправлять и удалять проверку данных.
При настройке рабочей книги для пользователей часто может потребоваться контролировать ввод информации в определенные ячейки, чтобы убедиться, что все введенные данные точны и непротиворечивы. Кроме того, вы можете захотеть разрешить в ячейке только определенный тип данных, например числа или даты, или ограничить числа определенным диапазоном, а текст — заданной длиной. Возможно, вы даже захотите предоставить заранее определенный список допустимых значений, чтобы исключить возможные ошибки. Проверка данных Excel позволяет выполнять все эти действия во всех версиях Microsoft Excel 365, 2019, 2016, 20013, 2010 и более ранних версиях.
Что такое проверка данных в Excel?
Проверка данных Excel — это функция, которая ограничивает (проверяет) пользовательский ввод на рабочем листе. Технически вы создаете правило проверки, которое контролирует, какие данные можно вводить в определенную ячейку.
Вот лишь несколько примеров того, что может сделать проверка данных в Excel:
- Разрешить только числовые или текстовые значения в ячейке.
- Разрешить только числа в указанном диапазоне.
- Разрешить ввод данных определенной длины.
- Ограничить даты и время вне заданного диапазона.
- Ограничить записи выбором из раскрывающегося списка.
- Проверка вводимого на основе другой ячейки.
- Показать входное сообщение, когда пользователь выбирает ячейку.
- Показывать предупреждающее сообщение при вводе неверных данных.
- Найти неправильные записи в проверенных ячейках.
Например, вы можете настроить правило, которое ограничивает ввод данных 3-значными числами от 100 до 999. Если пользователь вводит что-то другое, Excel покажет предупреждение об ошибке, объясняющее, что было сделано неправильно:
Как сделать проверку данных в Excel
Чтобы добавить проверку данных в Excel, выполните следующие действия.
1. Откройте диалоговое окно «Проверка данных».
Напомним, где находится кнопка проверки данных в Excel. Выбрав одну или несколько ячеек для проверки, перейдите на вкладку «Данные» > группа «Работа с данными» и нажмите кнопку «Проверка данных».
2. Создайте правило проверки Excel.
На вкладке «Параметры» определите критерии проверки в соответствии с вашими потребностями. В критериях вы можете указать любое из следующего:
- Значения — введите числа в поля критериев, как показано на снимке экрана ниже.
- Ссылки на ячейки — создание правила на основе значения или формулы в другой ячейке.
- Формулы — позволяют выразить более сложные условия.
В качестве примера создадим правило, разрешающее пользователям вводить только целое число от 100 до 999:
Настроив правило проверки, нажмите кнопку «ОК», чтобы закрыть окно «Проверка вводимых значений», или переключитесь на другую вкладку, чтобы добавить подсказку по вводу и/или сообщение об ошибке.
3. Подсказка по вводу (необязательно).
Если вы хотите отобразить сообщение, объясняющее пользователю, какие данные разрешены в данной ячейке, откройте соответствующую вкладку и выполните следующие действия:
- Убедитесь, что установлен флажок Отображать подсказку при выборе ячейки.
- Введите заголовок и текст сообщения в соответствующие поля.
- Нажмите OK, чтобы закрыть диалоговое окно.
Как только пользователь выберет проверяемую ячейку, появится следующее сообщение, как на скриншоте ниже:
4. Отображение предупреждения об ошибке (необязательно)
В дополнение к входному сообщению вы можете отобразить одно из следующих предупреждений, когда в ячейку введены недопустимые данные.
| Тип оповещения | Описание |
|---|---|
| Стоп (по умолчанию) |  Самый строгий тип предупреждений, запрещающий пользователям вводить неверные данные. Вы нажимаете «Повторить», чтобы ввести другое значение, или «Отмена», чтобы удалить запись. |
| Предупреждение |  Предупреждает пользователей о том, что данные недействительны, но не препятствует их вводу. Вы нажимаете «Да», чтобы ввести недопустимое значение, «Нет», чтобы изменить его, или «Отмена», чтобы удалить запись. |
| Информация |  Наименее строгий тип оповещения, который информирует пользователей только о неверном вводе данных. Нажмите «ОК», чтобы ввести недопустимое значение, или «Отмена», чтобы удалить его из ячейки. |
Чтобы настроить пользовательское сообщение об ошибке, перейдите на вкладку «Сообщение об ошибке» и задайте следующие параметры:
- Установите флажок Выводить сообщение об ошибке (обычно установлен по умолчанию).
- В поле Вид выберите нужный тип оповещения.
- Введите заголовок и текст сообщения об ошибке в соответствующие поля.
- Нажмите ОК.
И теперь, если пользователь введет недопустимые значения, Excel отобразит специальное предупреждение с объяснением ошибки (как показано в начале этого руководства).
Примечание. Если вы не введете собственное сообщение, появится стандартное предупреждение Stop со следующим текстом: Это значение не соответствует ограничениям проверки данных, установленным для этой ячейки.
Как настроить ограничения проверки данных Excel
При добавлении правила проверки данных в Excel вы можете выбрать один из предопределенных параметров или указать новые критерии на основе собственной формулы. Ниже мы обсудим каждую из встроенных опций.
Как вы уже знаете, критерии проверки определяются на вкладке «Параметры» диалогового окна «Проверка данных» (вкладка «Данные» > «Проверка данных»).
В первую очередь нужно настроить проверку типа записываемых данных.
К примеру, чтобы ограничить ввод данных целым или десятичным числом, выберите соответствующий элемент в поле Тип данных. Затем выберите один из следующих критериев в поле Данные:
- Равно или не равно указанному числу
- Больше или меньше указанного числа
- Между двумя числами или вне, чтобы исключить этот диапазон чисел
Например, вот как выглядят ограничения по проверке данных Excel, которые допускают любое целое число больше 100:
Проверка даты и времени в Excel
Чтобы проверить даты, выберите «Дата» в поле «Тип данных», а затем выберите соответствующий критерий в поле «Значение». Существует довольно много предопределенных параметров на выбор: разрешить только даты между двумя датами, равные, большие или меньшие определенной даты и т. д.
Точно так же, чтобы проверить время, выберите Время в поле Значение, а затем определите необходимые критерии.
Например, чтобы разрешить только даты между датой начала в B1 и датой окончания в B2, примените это правило проверки даты Excel:
Разрешить только будни или выходные
Чтобы разрешить пользователю вводить даты только будних или выходных дней, настройте пользовательское правило проверки на основе функции ДЕНЬНЕД (WEEKDAY).
Если для второго аргумента установлено значение 2, функция возвращает целое число в диапазоне от 1 (понедельник) до 7 (воскресенье). Так, для будних дней (пн-пт) результат формулы должен быть меньше 6, а для выходных (сб и вс) — больше 5.
Таким образом, разрешить только рабочие дни:
=ДЕНЬНЕД( ячейка ; 2)<6
Разрешить только выходные :
=ДЕНЬНЕД( ячейка ; 2)>5
Например, чтобы разрешить ввод только рабочих дней в ячейки C2:C8, используйте следующую формулу:
=ДЕНЬНЕД(A2;2)<6
Проверить даты на основе сегодняшней даты
Во многих случаях может потребоваться использовать сегодняшнюю дату в качестве начальной даты допустимого диапазона дат. Чтобы получить текущую дату, используйте функцию СЕГОДНЯ , а затем добавьте к ней нужное количество дней, чтобы вычислить дату окончания временного периода.
Например, чтобы ограничить ввод данных через 6 дней (7 дней, включая сегодняшний день), мы можем использовать встроенное правило даты с критериями в виде формул:
- Выберите Дата в поле Тип данных
- Выберите в поле Значение – между
- В поле Начальная дата введите выражение =СЕГОДНЯ()
- В поле Конечная дата введите =СЕГОДНЯ() + 6
Аналогичным образом вы можете ограничить пользователей вводом дат до или после сегодняшней даты. Для этого выберите меньше или больше, чем в поле Значение, а затем введите =СЕГОДНЯ() в поле Начальная дата или Конечная дата соответственно.
Проверка времени на основе текущего времени
Чтобы проверить вводимые данные на основе текущего времени, используйте предопределенное правило времени с собственной формулой проверки данных. Для этого сделайте следующее:
В поле Тип данных выберите Время .
В поле Значение выберите «меньше», чтобы разрешить только время до текущего времени, или «больше», чтобы разрешить время после текущего времени.
В поле Время окончания или Время начала (в зависимости от того, какие критерии вы выбрали на предыдущем шаге) введите одну из следующих формул:
Чтобы проверить дату и время на основе текущей даты и времени:
=ТДАТА()
Чтобы проверить время на основе текущего времени, используйте выражение:
=ВРЕМЯ(ЧАС(ТДАТА());МИНУТЫ(ТДАТА());СЕКУНДЫ(ТДАТА()))
Проверка длины текста
Чтобы разрешить ввод данных определенной длины, выберите Длина текста в поле Тип данных и укажите критерии проверки в соответствии с вашей бизнес-логикой.
Например, чтобы ограничить ввод до 15 символов, создайте такое правило:
Примечание. Параметр «Длина текста» ограничивает количество символов, но не тип данных. Это означает, что приведенное выше правило разрешает как текст, так и числа до 15 символов или 15 цифр соответственно.
Список проверки данных Excel (раскрывающийся список)
Чтобы добавить для проверки вводимых данных раскрывающийся список элементов в ячейку или группу ячеек, выберите целевые ячейки и выполните следующие действия:
- Откройте диалоговое окно «Проверка данных» (вкладка «Данные» > «Проверка данных»).
- На вкладке «Настройки» выберите «Список» в поле «Тип данных».
- В поле Источник введите элементы списка проверки Excel, разделенные точкой с запятой. Например, чтобы ограничить пользовательский ввод тремя вариантами, введите Да; Нет; Н/Д.
- Убедитесь, что выбрана опция Список допустимых значений, чтобы стрелка раскрывающегося списка отображалась рядом с ячейкой.
- Нажмите ОК.
Выпадающий список проверки данных Excel будет выглядеть примерно так:
Примечание. Будьте осторожны с опцией «Игнорировать пустые ячейки», которая активна по умолчанию. Если вы создаете раскрывающийся список на основе именованного диапазона, в котором есть хотя бы одна пустая ячейка, установка этого флажка позволит ввести любое значение в проверенную ячейку. Во многих случаях это справедливо и для формул проверки данных: если ячейка, указанная в формуле, пуста, любое значение будет разрешено в проверяемой ячейке.
Другие способы создания списка проверки данных в Excel
Предоставление списков, разделенных точкой с запятой, непосредственно в поле «Источник» — это самый быстрый способ, который хорошо работает для небольших раскрывающихся списков, которые вряд ли когда-либо изменятся. В других сценариях можно действовать одним из следующих способов:
- Создать список проверки данных из диапазона ячеек.
- Создать динамический список проверки данных на основе именованного диапазона.
- Получить список проверки данных Excel из умной таблицы. Лучше всего то, что раскрывающийся список на основе таблицы является динамическим по своей природе и автоматически обновляется при добавлении или удалении элементов из этой таблицы.
Во всех этих случаях вы просто записываете соответствующую ссылку на диапазон либо элемент таблицы в поле Источник.
Разрешить только числа
В дополнение к встроенным правилам проверки данных Excel, обсуждаемым в этом руководстве, вы можете создавать собственные правила с собственными формулами проверки данных.
Удивительно, но ни одно из встроенных правил проверки данных Excel не подходит для очень типичной ситуации, когда вам нужно ограничить пользователей вводом только чисел в определенные ячейки. Но это можно легко сделать с помощью пользовательской формулы проверки данных, основанной на функции ЕЧИСЛО(), например:
=ЕЧИСЛО(C2)
Где C2 — самая верхняя ячейка диапазона, который вы хотите проверить.
Примечание. Функция ЕЧИСЛО допускает любые числовые значения в проверенных ячейках, включая целые числа, десятичные дроби, дроби, а также даты и время, которые также являются числами в Excel.
Разрешить только текст
Если вы ищете обратное — разрешить только текстовые записи в заданном диапазоне ячеек, то создайте собственное правило с функцией ЕТЕКСТ (ISTEXT), например:
=ЕТЕКСТ(B2)
Где B2 — самая верхняя ячейка выбранного диапазона.
Разрешить текст, начинающийся с определенных символов
Если все значения в определенном диапазоне должны начинаться с определенного символа или подстроки, выполните проверку данных Excel на основе функции СЧЁТЕСЛИ с подстановочным знаком:
=СЧЁТЕСЛИ(A2; » текст *»)
Например, чтобы убедиться, что все идентификаторы заказов в столбце A начинаются с префикса «AРТ-», «арт-», «Aрт-» или «aРт-» (без учета регистра), определите пользовательское правило с этой проверкой данных.
=СЧЁТЕСЛИ(A2;»АРТ-*»)
Формула проверки с логикой ИЛИ (несколько критериев)
В случае, если есть 2 или более допустимых префикса, добавьте несколько функций СЧЁТЕСЛИ, чтобы ваше правило проверки данных Excel работало с логикой ИЛИ:
=СЧЁТЕСЛИ(A2;»АРТ-*»)+СЧЁТЕСЛИ(A2;»АБВ-*»)
Проверка ввода с учетом регистра
Если регистр символов имеет значение, используйте СОВПАД (EXACT) в сочетании с функцией ЛЕВСИМВ, чтобы создать формулу проверки с учетом регистра для записей, начинающихся с определенного текста:
=СОВПАД(ЛЕВСИМВ(ячейка; число_символов); текст)
Например, чтобы разрешить только те коды заказов, которые начинаются с «AРТ-» (ни «арт-», ни «Арт-» не допускаются), используйте эту формулу:
=СОВПАД(ЛЕВСИМВ(A2;4);»АРТ-«)
В приведенной выше формуле функция ЛЕВСИМВ извлекает первые 4 символа из ячейки A2, а СОВПАД выполняет сравнение с учетом регистра с жестко заданной подстрокой (в данном примере «AРТ-«). Если две подстроки точно совпадают, формула возвращает ИСТИНА и проверка проходит успешно; в противном случае возвращается ЛОЖЬ и проверка завершается неудачно.
Разрешить только значения, содержащие определенный текст
Чтобы разрешить ввод значений, которые содержат определенный текст в любом месте ячейки (в начале, середине или конце), используйте функцию ЕЧИСЛО (ISNUMBER) в сочетании с НАЙТИ (FIND) или ПОИСК (SEARCH) в зависимости от того, хотите ли вы совпадение с учетом регистра или без учета регистра:
Проверка без учета регистра:
ЕЧИСЛО(ПОИСК( текст ; ячейка ))
Проверка с учетом регистра:
ЕЧИСЛО(НАЙТИ( текст ; ячейка ))
В нашем примере, чтобы разрешить только записи, содержащие текст «AР» в ячейках A2: A8, используйте одну из следующих формул, создав правило проверки в ячейке A2:
Без учета регистра:
=ЕЧИСЛО(ПОИСК(«ар»;A2))
С учетом регистра:
=ЕЧИСЛО(НАЙТИ(«АР»;A2))
Формулы работают по следующей логике:
Вы ищете подстроку «AР» в ячейке A2, используя НАЙТИ или ПОИСК, и оба возвращают позицию первого символа в подстроке. Если текст не найден, возвращается ошибка. Если поиск успешен и «АР» найден в ячейке, мы получаем номер позиции в тексте, где эта подстрока была найдена. Далее функция ЕЧИСЛО возвращает ИСТИНА, и проверка данных проходит успешно. В случае, если подстроку не удалось найти, результатом будет ошибка и ЕЧИСЛО возвращает ЛОЖЬ. Запись не будет разрешена в ячейке.
Разрешить только уникальные записи и запретить дубликаты
В ситуациях, когда определенный столбец или диапазон ячеек не должны содержать дубликатов, настройте пользовательское правило проверки данных, разрешающее только уникальные записи. Для этого мы можем использовать классическую формулу СЧЁТЕСЛИ для выявления дубликатов :
=СЧЁТЕСЛИ( диапазон ; самая верхняя_ячейка )<=1
Например, чтобы убедиться, что в ячейки с A2 по A8 вводятся только уникальные идентификаторы заказов, создайте настраиваемое правило со следующей формулой проверки данных:
=СЧЁТЕСЛИ($A$2:$A$8; A2)<=1
При вводе уникального значения формула возвращает ИСТИНА, и проверка проходит успешно. Если такое же значение уже существует в указанном диапазоне (счетчик больше 1), функция СЧЁТЕСЛИ возвращает ЛОЖЬ, и вводимые данные не проходят проверку.
Обратите внимание, что мы фиксируем диапазон абсолютными ссылками на ячейки (A$2:$A$8) и используем относительную ссылку для верхней ячейки (A2), чтобы формула корректно изменялась для каждой ячейки в проверяемом диапазоне.
Как отредактировать проверку данных в Excel
Чтобы изменить правило проверки Excel, выполните следующие действия:
- Выберите любую из проверенных ячеек.
- Откройте диалоговое окно «Проверка данных» (вкладка «Данные» > «Проверка данных»).
- Внесите необходимые изменения.
- Установите флажок Применить эти изменения ко всем другим ячейкам с теми же параметрами, чтобы скопировать внесенные вами изменения во все остальные ячейки с исходными критериями проверки.
- Нажмите OK, чтобы сохранить изменения.
Например, вы можете отредактировать список проверки данных Excel, добавив или удалив элементы из поля «Источник», и применить эти изменения ко всем другим ячейкам, содержащим тот же раскрывающийся список.
Как скопировать правило проверки данных Excel в другие ячейки
Если вы настроили проверку данных для одной ячейки и хотите проверить другие ячейки с теми же критериями, вам не нужно заново создавать правило с нуля.
Чтобы скопировать правило проверки в Excel, выполните следующие 4 быстрых шага:
- Выберите ячейку, к которой применяется правило проверки, и нажмите Ctrl + С , чтобы скопировать его.
- Выберите другие ячейки, которые вы хотите проверить. Чтобы выделить несмежные ячейки, нажмите и удерживайте клавишу Ctrl при выборе ячеек.
- Щелкните выделенный фрагмент правой кнопкой мыши, выберите «Специальная вставка» и выберите параметр «Условия на значения».
Либо используйте комбинацию клавиш Ctrl + Alt + V, и затем — Н.
- Нажмите ОК.
Подсказка. Вместо того, чтобы копировать проверку данных в другие ячейки, вы можете преобразовать свой набор данных в таблицу Excel. По мере добавления строк в таблицу Excel будет автоматически применять правило проверки к новым строкам.
Как найти ячейки с проверкой данных в Excel
Чтобы быстро найти все проверенные ячейки на текущем листе, перейдите на вкладку «Главная» > группа «Редактирование» и нажмите «Найти и выделить» > «Проверка данных» :
Это выберет все ячейки, к которым применены какие-либо правила проверки данных. Если необходимо, из этих выбранных ячеек вы можете удалить проверку.
Как убрать проверку данных в Excel
В целом, есть два способа удалить проверку в Excel: стандартный подход, разработанный Microsoft, и метод без мыши, разработанный фанатами Excel, которые никогда не отрывают руки от клавиатуры без крайней необходимости (например, чтобы выпить чашку кофе:)
Способ 1: Обычный способ отключить проверку данных
Обычно, чтобы удалить проверку данных на листах Excel, выполните следующие действия:
- Выберите ячейку (ячейки) с проверкой данных.
- На вкладке «Данные» нажмите кнопку «Проверка данных».
- На вкладке «Настройки» нажмите кнопку «Очистить все», а затем нажмите «ОК».
Советы:
- Чтобы удалить проверку данных из всех ячеек на текущем листе, используйте инструмент «Найти и выделить», чтобы выбрать все ячейки с проверкой.
- Чтобы удалить определенное правило проверки данных, выберите любую ячейку с этим правилом, откройте диалоговое окно «Проверка данных», установите флажок «Применить эти изменения ко всем другим ячейкам с такими же настройками» и нажмите кнопку «Очистить все».
Как видите, стандартный метод работает довольно быстро, но требует нескольких щелчков мышью, что, на мой взгляд, не имеет большого значения. Но если вы предпочитаете работать с клавиатурой, а не с мышью, вам может понравиться следующий подход.
Способ 2: Удалить правила проверки данных при помощи Специальной вставки
Изначально специальная вставка Excel предназначена для вставки определенных элементов скопированных ячеек. На самом деле она может делать гораздо больше полезных вещей. Среди прочего, он может быстро удалить правила проверки данных на листе. Вот как:
- Выберите пустую ячейку без проверки данных и нажмите
Ctrl + С, чтобы скопировать ее в буфер обмена. - Выберите ячейки, в которых вы хотите отключить проверку данных.
- Нажмите
Ctrl + Alt + V, и затемН. Эта комбинация клавиш вызовет «Специальная вставка» > «Проверка данных». - Нажимаем ОК.
Советы по проверке данных в Excel
Теперь, когда вы знакомы с основами проверки данных в Excel, позвольте мне поделиться несколькими советами, которые могут сделать ваши правила намного более эффективными.
Проверка данных на основе другой ячейки
Вместо того, чтобы вводить значения непосредственно в поля критериев, вы можете ввести их в некоторые ячейки, а затем ссылаться на эти ячейки. Если вы решите позже изменить условия проверки, вы просто запишете новые значения на рабочем листе, не редактируя правило. Это сэкономит много времени.
Чтобы ввести ссылку на ячейку, либо введите ее в поле, перед которым стоит знак равенства, либо щелкните стрелку рядом с полем, а затем выберите ячейку с помощью мыши. Вы также можете щелкнуть в любом месте поля, а затем выбрать ячейку на листе.
Например, чтобы разрешить любое целое число, находящееся между 100 и 999, выберите критерии «минимум» и «максимум» в вкладке «Параметры» и введите в них адреса ячеек с этими числами:
Рис18
Вы также можете ввести формулу в ячейку, на которую указывает ссылка, и Excel проверит ввод на основе этой формулы.
Например, чтобы запретить пользователям вводить даты после сегодняшней даты, введите формулу =СЕГОДНЯ() в какую-нибудь ячейку, скажем, B1, а затем настройте правило проверки даты на основе этой ячейки:
Или вы можете ввести формулу =СЕГОДНЯ() непосредственно в поле Конечная дата, что будет иметь тот же эффект.
Правила проверки на основе формул
В ситуациях, когда невозможно определить желаемые критерии проверки на основе значения или ссылки на ячейку, вы можете выразить это с помощью формулы.
Например, чтобы ограничить ввод минимальным и максимальным значениями в существующем списке чисел, скажем, A1:A10, используйте следующие формулы:
=МИН($С$2:$С$10)
=МАКС($С$2:$С$10)
Обратите внимание, что мы фиксируем диапазон с помощью знака $ (абсолютная ссылка на ячейки), чтобы наше правило проверки Excel работало правильно для всех выбранных ячеек.
Как найти неверные данные на листе
Хотя Microsoft Excel позволяет применять проверку данных к ячейкам, в которых уже есть данные, он не уведомит вас, если некоторые из уже существующих значений не соответствуют критериям проверки.
Чтобы найти недействительные данные, которые попали в ваши рабочие листы до того, как вы добавили проверку данных, перейдите на вкладку «Данные» и нажмите «Проверка данных» > «Обвести неверные данные».
Это выделит все ячейки, которые не соответствуют критериям проверки.
Как только вы исправите неверную запись, отметка автоматически исчезнет. Чтобы удалить все отметки, перейдите на вкладку «Данные» и нажмите «Проверка данных» > «Удалить обводку неверных данных».
Как поделиться книгой с проверкой данных
Чтобы разрешить нескольким пользователям совместную работу над книгой, обязательно предоставьте к ней общий доступ после проверки данных.
После совместного использования книги ваши правила проверки данных продолжат работать, но вы не сможете ни изменить их, ни добавить новые правила.
Почему проверка данных Excel не работает?
Если проверка данных не работает должным образом на ваших листах, это, скорее всего, происходит по одной из следующих причин.
Проверка данных не работает для скопированных данных
Проверка данных в Excel предназначена для запрета ввода недопустимых данных непосредственно в ячейку, но не может помешать пользователям копировать недопустимые данные.
Хотя нет способа отключить клавиши копирования/вставки (кроме использования VBA), вы можете, по крайней мере, предотвратить копирование данных путем перетаскивания ячеек. Для этого выберите «Файл» > «Параметры» > «Дополнительно» > «Параметры редактирования» и снимите флажок «Включить маркер заполнения и перетаскивания ячеек».
Проверка данных Excel не активна
Кнопка «Проверка данных» не активна (выделена серым цветом), если вы вводите или изменяете данные в ячейке. Закончив редактирование ячейки, нажмите Enter или Esc, чтобы выйти из режима редактирования, а затем выполните проверку данных.
Проверка данных не может быть применена к защищенной или общей книге
Хотя существующие правила проверки продолжают работать в защищенных и общих книгах, невозможно изменить параметры проверки данных или настроить новые правила. Для этого сначала отмените общий доступ и/или снимите защиту с книги.
Неправильные формулы проверки данных
При проверке данных на основе формул в Excel необходимо проверить три важные вещи:
- Формула проверки не возвращает ошибок.
- Формула не ссылается на пустые ячейки.
- Используются правильные ссылки на ячейки.
Ручной пересчет формул включен
Если в Excel включен режим ручного расчета, невычисленные формулы могут помешать правильной проверке данных. Чтобы снова изменить параметр расчета Excel на автоматический, перейдите на вкладку «Формулы» > группу «Расчет», нажмите кнопку «Параметры расчета» и выберите «Автоматически».
Проверьте правильность формулы проверки данных
Для начала скопируйте формулу проверки в какую-нибудь ячейку, чтобы убедиться, что она не возвращает ошибку, такую как #Н/Д, #ЗНАЧ или #ДЕЛ/0!.
Если вы создаете пользовательское правило , формула должна возвращать логические значения ИСТИНА и ЛОЖЬ или приравненные к ним значения 1 и 0 соответственно.
Если вы используете критерий на основе формулы во встроенном правиле (как мы делали для проверки времени на основе текущего времени), он также может возвращать неправильное числовое значение.
Формула проверки данных не должна ссылаться на пустую ячейку
Если вы активируете опцию «Игнорировать пустые ячейки» при определении правила (обычно выбрано по умолчанию), то следите, чтобы ваши формулы или условия не ссылались на пустую ячейку.
В случае, когда одна или несколько ячеек, на которые есть ссылки в вашей формуле, пусты, то в проверяемой ячейке будет разрешено любое значение.
Абсолютные и относительные ссылки на ячейки в формулах проверки
При настройке правила проверки Excel на основе формулы помните, что все ссылки на ячейки в вашей формуле относятся к верхней левой ячейке в выбранном диапазоне.
Если вы создаете правило для нескольких ячеек и ваши критерии проверки содержат адреса конкретных ячеек , обязательно зафиксируйте ячейку в формуле при помощи абсолютной ссылки (со знаком $, например, $A$1), иначе ваше правило будет правильно работать только для первой ячейки.
Чтобы лучше проиллюстрировать это, рассмотрим следующий пример.
Предположим, вы хотите ограничить ввод данных в ячейках с A2 по A8 целыми числами от 100 (минимальное значение) до 999. Чтобы проще было при необходимости изменить критерии проверки, используем ссылки на ячейки с этими значениями, как показано на скриншоте ниже:
Это правило будет корректно выполняться только для первой ячейки диапазона – A2. Для ячейки A3 критерии максимума и минимума изменятся на E3 и F3. Поскольку эти ячейки пусты, то условие ввода теперь – любое число больше либо меньше нуля. Правда, символьные значения и дробные числа вы вводить не сможете, так как продолжает действовать ограничение на тип данных – целые числа.
Чтобы исправить формулу, просто введите «$» перед ссылками на столбцы и строки, чтобы зафиксировать их: =$E$2 и $F$2. Или используйте клавишу F4 для переключения между различными типами ссылок.
Вот как вы можете добавить и использовать проверку данных в Excel. Я благодарю вас за чтение и надеюсь ещё увидеть вас в нашем блоге!
Выпадающий список в MS EXCEL на основе Проверки данных
Смотрите также остался. Как выпадающий котором строятся линейчатая «Мой_список_1» и «Мой_список_2».и вводим вили воспользуйтесь кнопкой будет выбираться по и старше -формирует ссылку наДВССЫЛ (INDIRECT) изменения своих размеров, Мы воспользуемся функцией(Диспетчер имён). помощью выпадающих списков, ссылок на другиеТеперь на листе Пример, этот диапазон.
При заполнении ячеек данными, список сделать, чтобы диаграмма, которая в
Затем формирую в качествеДиспетчер имен (Name manager) имени диапазона, выбранного это можно сделать диапазон с нужными
, которая преобразовывает текстовую автоматически растягиваясь-сжимаясь приВПРНажмите кнопку необходимо ограничить доступные листы лучше избегать выделим диапазон ячеек,
Предположим, что элементы списка часто необходимо ограничить
А. Простейший выпадающий список — ввод элементов списка непосредственно в поле Источник
он выводил мои порядке убывания выводит условной ячейке X1Источника (Source)на вкладке в первом списке.
в меню нам именами и ссылку в настоящую, добавлении-удалении в него(VLOOKUP) для поискаNew пользователям варианты стран или использовать Личную которые будут содержать
шт;кг;кв.м;куб.м введены в возможность ввода определенным даты. Потому что, ТОП-3 по значениям из названий этихзнак равно и
Формулы (Formulas)МинусыВставка — Имя - использует следующие аргументы: живую. данных. значения из ячейки(Создать), чтобы добавить и городов, из
книгу макросов Personal.xlsx Выпадающий список. ячейки диапазона списком значений. Например, когда я его внутри этого месяца. диапазонов список («Проверка имя нашего диапазона,. В версиях дотакого способа: Присвоить (Insert -A2
Осталось только нажать наВыделите диапазон вариантов для
Б. Ввод элементов списка в диапазон (на том же листе, что и выпадающий список)
B1 новый именованный диапазон. которых они могут или Надстройки.вызываем Проверку данных;A1:A4 имеется ячейка, куда делаю, по вашему
( Январь 2009 данных» —> «Список» т.е. 2003 это былаВ качестве вторичных (зависимых) Name — Define).
- начальная ячейкаОК выпадающего списка (A1:A5в таблице с Откроется диалоговое окно выбирать. В первой
Если нет желания присваиватьв поле Источник вводим, тогда поле Источник пользователь должен внести примеру — у ….. Коля - 
. В=Модели команда меню диапазонов не могутВ Excel 20070. Если теперь дописать в нашем примере названиями стран. ПослеNew Name ячейке мы сделаем имя диапазону в ссылку на созданное
будет содержать =лист1!$A$1:$A$4 название департамента, указав меня выводятся цифры 5, Саша-4, Егор условной ячейке Y1Вуаля!Вставка — Имя - выступать динамические диапазоны и новее -- сдвиг начальной к нашей таблице
выше) и на того как индекс(Создание имени). выбор страны, а файле Источник.xlsx, то
B. Ввод элементов списка в диапазон (на любом листе)
имя: =Список_элементов.Преимущество где он работает. (видимо порядковый номер -2). я хочу получить
4 способа создать выпадающий Присвоить (Insert - задаваемые формулами типа на вкладке
ячейки по вертикали новые элементы, тоГлавной (Home) будет известен, мыВ поле
во второй будут формулу нужно изменитьПримечание: наглядность перечня элементов Логично, предварительно создать ячейки)Форум весь обрыл, список данных соответствующего
список в ячейках
Name — Define)СМЕЩ (OFFSET)Формулы (Formulas) вниз на заданное они будут автоматически
вкладке нажмите кнопку
- выберем список, которыйName доступны только принадлежащие
- на =ДВССЫЛ(«[Источник.xlsx]лист1!$A$1:$A$4»)Если предполагается, что
- и простота его список департаментов организацииAlexM
такого нет. У именованного диапазона, выбранного листаСоздайте новый именованный диапазон
- . Для первичного (независимого)
- с помощью количество строк в нее включены,
Форматировать как таблицу (Home
станет источником данных(Имя) введите имя выбранной стране города.СОВЕТ: перечень элементов будет модификации. Подход годится и позволить пользователю: Если числа (не меня еще не мной в ячейке
Автоматическое создание выпадающих списков с любым именем списка их использоватьДиспетчера имен (Name Manager)0 а значит - — Format as для нашего второго
Country Думаю, это понятно?Если на листе дополняться, то можно для редко изменяющихся лишь выбирать значения цифры) 5-и значные, получается сделать выпадающий X1. Для этого
при помощи инструментов
(например можно, а вот. Затем повторим то- сдвиг начальной добавятся к нашему Table) выпадающего списка. Длядля нашего первогоИтак, давайте начнём наш много ячеек с сразу выделить диапазон
списков. из этого списка. то это и список, потому что я в ячейку надстройки PLEXМодели
вторичный список должен же самое со ячейки по горизонтали
выпадающему списку. С. Дизайн можно выбрать этого напишем такую именованного диапазона, а простой пример с правилами Проверки данных,
- большего размера, например,Недостатки
- Этот подход поможет есть дата. все примеры показаны Y1 добавляю проверку
- Выбор фото из выпадающего) и в поле быть определен жестко,
- списками Форд и вправо на заданное удалением — то любой — это
формулу: в поле того, как можно то можно использоватьА1:А10: если добавляются новые ускорить процесс вводаУстановите формат дата где выбор значения данных со формулой спискаСсылка (Reference) без формул. Однако, Ниссан, задав соответственно
количество столбцов же самое. роли не играет:=CHOOSE(VLOOKUP(B1,Sheet3!$A$3:$B$5,2,FALSE),England,France,Portugal)Refers to
создать связанный (или
инструмент Выделение группы. Однако, в этом элементы, то приходится и уменьшить количество для ячейки с идет по строкам… =ДВССЫЛ(X1). В ячейкеВыпадающий список с автоматическимв нижней части это ограничение можно имена диапазонамСЧЁТЗ(A2:A100)Если вам лень возитьсяОбратите внимание на то,=ВЫБОР(ВПР(B1;Sheet3!$A$3:$B$5;2;ЛОЖЬ);England;France;Portugal)(Диапазон) выберите тот, зависимый) выпадающий список ячеек (Главная/ Найти случае Выпадающий список вручную изменять ссылку опечаток. выпадающим списком. а у меня Y1 получаю не удалением уже использованных окна введите руками
обойти, создав отсортированныйFord
- размер получаемого с вводом формулы что таблица должнаЧто же делает эта в котором хранится в Excel? В и выделить/ Выделение может содержать пустые на диапазон. Правда,Выпадающий список можно создатьOLEGOFF
одна строка и заветный список, а элементов следующую формулу: список соответствий марка-модельи на выходе диапазона ДВССЫЛ, то можно иметь строку заголовка формула? Она ищет список стран:
ячейке группы ячеек). Опция строки. в качестве источника с помощью Проверки: Можно еще отформатировать много столбцов. «пшик»… При проверкеДинамическая выборка данных для=СМЕЩ($A$1;ПОИСКПОЗ($G$7;$A:$A;0)-1;1;СЧЁТЕСЛИ($A:$A;$G$7);1) (см. Способ 2).Nissan по вертикали, т.е. чуть упростить процесс. (в нашем случае значение из ячейки=Sheet3!$A$3:$A$5B1
excel2.ru
Создаем связанные выпадающие списки в Excel – самый простой способ!
Проверка данных этогоИзбавиться от пустых строк можно определить сразу данных ячейки и установитьAlexM формулы в обычной выпадающего списка функциями=OFFSET($A$1;MATCH($G$7;$A:$A;0)-1;1;COUNTIF($A:$A;$G$7);1)Имена вторичных диапазонов должны. столько строк, сколько После создания умной это А1 соB1Нажмитемы будем выбирать инструмента позволяет выделить и учесть новые
более широкий диапазон,или с помощью элемента цвет ячеек и: Сделал как понял ячейке получаю ошибку ИНДЕКС и ПОИСКПОЗСсылки должны быть абсолютными совпадать с элементамиПри задании имен помните у нас занятых таблицы просто выделите словомв списке странОК страну, а в
ячейки, для которых элементы перечня позволяет например, управления формы Поле шрифта белый.Тогда ихreafantu вычисления:SagRU (со знаками $). первичного выпадающего списка. о том, что ячеек в списке мышью диапазон сСотрудники и возвращает соответствующий, чтобы сохранить и ячейке проводится проверка допустимости Динамический диапазон. ДляA1:A100 со списком (см. не будет видно: Спасибо, но немного=ДВССЫЛ(: Здравствуйте. После нажатия Enter Т.е. если в имена диапазонов в1 элементами для выпадающего
). Первая ячейка играет индекс, который затем закрыть диалоговое окно.B2 данных (заданная с этого при создании. Но, тогда выпадающий статью Выпадающий (раскрывающийся)reafantu не то, так»Мой_список_2″Пытаюсь создать динамический к формуле будут
нем есть текст Excel не должны- размер получаемого списка (A2:A5) и роль «шапки» и использует функцияИмена диапазонам, содержащим города,– принадлежащий ей помощью команды Данные/ Имени Список_элементов в список может содержать список на основе: Спасибо. Но я как рейтинг должен) выпадающий список (не автоматически добавлены имена с пробелами, то
содержать пробелов, знаков на выходе диапазона введите в поле содержит название столбца.CHOOSE можно присвоить точно город, как на
Работа с данными/ поле Диапазон необходимо пустые строки (если, элемента управления формы). видимо какой-то тупой… быть в видеВ чем может учитывающий пустые строки, листов — не придется их заменять препинания и начинаться
по горизонтали, т.е.
адреса имя для На появившейся после(ВЫБОР), чтобы выбрать таким же образом.
примере: Проверка данных). При записать формулу =СМЕЩ(Список!$A$1;;;СЧЁТЗ(Список!$A:$A))
например, часть элементовВ этой статье создадим У вас отображается линейчатой диаграммы и быть проблема? но позволяющий дополнять пугайтесь :) на подчеркивания с обязательно с буквы. один столбец этого диапазона (без превращения в Таблицу 1-й, 2-й илиТеперь мы можем создатьДля начала нужно создать выборе переключателя ВсехИспользование функции СЧЁТЗ() предполагает,
была удалена или Выпадающий список с прям в стиле
выпадающий список долженМихаил С. себя новыми значениями).Функция помощью функции Поэтому если быТеперь выделите ячейки, где пробелов), например вкладке 3-й именованный диапазон. выпадающие списки в базу данных. На будут выделены все что заполнение диапазона список только что помощью Проверки данных форматирования, как на быть динамическим: Создаю именованный диапазонСМЕЩ (OFFSET)ПОДСТАВИТЬ (SUBSTITUTE) в одной из вы хотите создатьСтажеры,Конструктор (Design)Вот так будет выглядеть тех ячейках, где втором листе я такие ячейки. При ячеек ( был создан). Чтобы (Данные/ Работа с листе Данные. АAlexMДВССЫЛ() с такой формулой:умеет выдавать ссылку, т.е. формула будет марок автомобилей присутствовал выпадающие списки, ии нажмите наможно изменить стандартное наш второй раскрывающийся планировали выбирать данные. занес список стран, выборе опции ЭтихA:A пустые строки исчезли данными/ Проверка данных) когда я сам: Из примера нене работает с=ДВССЫЛ(СЦЕПИТЬ(«Данные!A2:»;»A»;СТРОКА(ИНДЕКС($A$2:$A$10;СЧЁТЗ($A$2:$A$10)))-1)) на диапазон нужного
выглядеть как =ДВССЫЛ(ПОДСТАВИТЬ(F3;"
бы пробел (например
выберите в старыхEnter имя таблицы на список: Выделите ячейку которые хочу дать же выделяются только), который содержит элементы, необходимо сохранить файл. с типом данных делаю, то у понятно что вы
динамическими диапазонами.Список не работает. размера, сдвинутый относительно
«;»_»)) Ssang Yong), то версиях Excel в: свое (без пробелов!).В результате мы получимB1 пользователям на выбор те ячейки, для ведется без пропусков
Второй недостаток: диапазон источника Список. меня выходит 1 имеете ввиду подRustem Haziev Подскажите, пожалуйста, что исходной ячейки наНадо руками создавать много его пришлось бы
менюФактически, этим мы создаем
По этому имени
два связанных (или
(в ней мы
office-guru.ru
Выпадающий список с наполнением
в первом раскрывающемся которых установлены те строк (см. файл должен располагаться наВыпадающий список можно сформировать января 2009 г. словом динамический.: Посмотрите здесь (много я делаю не заданное количество строк именованных диапазонов (если заменить в ячейкеДанные — Проверка (Data именованный динамический диапазон, мы сможем потом зависимых) выпадающих списка.
Способ 1. Если у вас Excel 2007 или новее
будем выбирать страну), списке, а в же правила проверки примера, лист Динамический том же листе, по разному.AlexMВ вашем сообщении примеров с выпадающими так (пример файла и столбцов. В у нас много и в имени — Validation) который ссылается на адресоваться к таблице Если мы выбираем откройте вкладку соседнем столбце указал
данных, что и диапазон). что и выпадающийСамым простым способом создания: Либо вы устанавливаете два вопроса, выпадающий списками)… во вложении). более понятном варианте марок автомобилей). диапазона на нижнее. В открывшемся окне
данные из нашей на любом листе странуData числовой индекс, который для активной ячейки.Используем функцию ДВССЫЛ() список, т.к. для Выпадающего списка является формат дата тип список и диаграмма.С.М.ber$erk синтаксис этой функцииЭтот способ требует наличия подчеркивание (т.е. Ssang_Yong). на вкладке умной таблицы. Теперь этой книги:France(Данные), нажмите соответствует одному из
ПримечаниеАльтернативным способом ссылки на правил Проверки данных нельзя ввод элементов списка «Март 2009», либоОтвечал на первый: Вот:: Здесь ( ) таков: отсортированного списка соответствийТеперь создадим первый выпадающийПараметры (Settings) имя этого диапазонаТеперь выделите ячейки где, в связанном списке Data Validation списков городов. Списки: перечень элементов, расположенных использовать ссылки на непосредственно в поле копируете ячейку с вопрос. Выпадающий списокSagRU смотрели?
=СМЕЩ(начальная_ячейка; сдвиг_вниз; сдвиг_вправо; размер_диапазона_в_строках;
марка-модель вот такого
список для выборавыберите вариант можно ввести в вы хотите создать у нас будут(Проверка данных), а городов располагаются правееЕсли выпадающий список на другом листе, другие листы или Источник инструмента Проверка датой на листе выводит имена трех:SagRU размер_диапазона_в_столбцах) вида: марки автомобиля. ВыделитеСписок (List) окне создания выпадающего выпадающие списки (в города только из затем в выпадающем в столбцах содержит более 25-30 является использование функции
книги (это справедливо данных. «данные» и специальной человек с максимальнымиRustem Haziev: Да, разумеется -Таким образом:Для создания первичного выпадающего пустую ячейку ии введите в списка в поле нашем примере выше
Франции. меню выберитеD значений, то работать ДВССЫЛ(). На листе для EXCEL 2007Предположим, в ячейке вставкой вставляете в значениями по убыванию., буду изучать, спасибо «Выпадающий список сначальная ячейка — берем списка можно марок откройте меню полеИсточник (Source) — это D2)
Из этой статьи ВыData Validation, с ним становится Пример, выделяем диапазон и более ранних).B1 ячейку с выпадающим Рядом с именами за ссылку. наполнением». Мне описанный
Способ 2. Если у вас Excel 2003 или старше
первую ячейку нашего можно воспользоваться обычнымДанные — Проверка (DataИсточник (Source): и выберите в узнали, как можно(Проверка данных).F неудобно. Выпадающий список ячеек, которые будутИзбавимся сначала от второгонеобходимо создать выпадающий
списком «форматы» с помощью ПОИСКПОЗ()С.М., большое спасибо! там вариант не списка, т.е. А1 способом, описанным выше, — Validation)вот такую формулу:В старых версиях Excel старых версиях Excel сделать простейшие связанныеОткроется диалоговое окнои одновременно отображает только содержать выпадающий список, недостатка – разместим список для вводаreafantu и ИНДЕКС() можно
Остается, впрочем, одна
подходит, так как
сдвиг_вниз — нам считает т.е.или нажмите кнопку=Люди до 2007 года в меню выпадающие списки вData ValidationH 8 элементов, а вызываем Проверку данных, перечень элементов выпадающего единиц измерений. Выделим
- : Спасибо огромное! вы получить соответствующие значения.
- проблема. Диапазон «Табл.1″ список пополняется не функциядать имя диапазону D1:D3Проверка данных (Data Validation)
- После нажатия на не было замечательныхДанные — Проверка (Data Microsoft Excel. Вы(Проверка вводимых значений).
- . Так, например, рядом чтобы увидеть остальные, в Источнике указываем списка на другом ячейку меня очень выручили!reafantu
- имеет фиксированные границы, мануально, а приПОИСКПОЗ (MATCH) (напримерна вкладке
ОК «умных таблиц», поэтому — Validation) можете взять этотМы хотим дать пользователю с нужно пользоваться полосой =ДВССЫЛ(«список!A1:A4»). листе.B1 и поняли: Динамический список, значит а у меня помощи формулы. Иначе, которая, попросту говоря,МаркиДанные (Data)
ваш динамический список
придется их имитировать, а в новых простой пример и на выбор списокFrance
planetaexcel.ru
Связанные (зависимые) выпадающие списки
Способ 1. Функция ДВССЫЛ (INDIRECT)
прокрутки, что неНедостатокВ правилах Проверки данных (такжеи вызовем Проверкуи вот последний при появлении нового на практике возможна говоря, умная таблица выдает порядковый номер) с помощьюесли у вас в выделенных ячейках своими силами. Это нажмите кнопку использовать его для вариантов, поэтому встоит индекс всегда удобно.: при переименовании листа как и Условного данных. вопрос… не знал, месяца, он должен ситуация, когда добавляются
не «видит» новые ячейки с выбраннойДиспетчера имен (Name Manager) Excel 2007 или
готов к работе. можно сделать сПроверка данных (Data Validation) решения реальных задач. поле2В EXCEL не предусмотрена – формула перестает форматирования) нельзя впрямуюЕсли в поле Источник что пригодится автоматически попадать в ещё другие группы элементы. маркой (G7) вс вкладки новее. Затем изЭтот фокус основан на помощью именованного диапазонана вкладкеУрок подготовлен для ВасAllow, который соответствует списку регулировка размера шрифта работать. Как это указать ссылку на указать через точкуНапример появляется такие выпадающий список. При
(четвертая, пятая иV заданном диапазоне (столбцеФормулы (Formulas) выпадающего списка применении функции и функцииДанные командой сайта office-guru.ru(Тип данных) выберите городов Выпадающего списка. При можно частично обойти диапазоны другого листа с запятой единицы строки как Мужчины выборе месяца в
т.д.). Попытался обойти: по вашему примеру: А)или в старыхТип данных (Allow)ДВССЫЛ (INDIRECT)СМЕЩ (OFFSET)(Data)Источник: http://www.excel-user.com/2011/02/cascading-validation-lists.htmlList2 большом количестве элементов см. в статье (см. Файл примера): измерения шт;кг;кв.м;куб.м, то и Женщины, приложил выпадающем списке должен проблему, поменяв значение в формулах откудасдвиг_вправо = 1, т.к. версиях Excel -выберите вариант, которая умеет делать, которая умеет выдавать. В открывшемся окнеПеревел: Антон Андронов(Список). Это активирует. Позже Вы увидите,
имеет смысл сортировать Определяем имя листа.Пусть ячейки, которые должны выбор будет ограничен файл. Как избежать автоматически строится график диапазона «Табл.1» на то появилось имя мы хотим сослаться через менюСписок (List) одну простую вещь
ссылку на динамический
на вкладке
Автор: Антон Андронов поле как этот индекс список элементов и
Ввод элементов списка в содержать Выпадающий список, этими четырьмя значениями. их попадания в (линейчатая диаграмма с такое:
листа «Группы!» хотя на модели в
- Вставка — Имя -и в поле — преобразовывать содержимое диапазон заданного размера.Параметры (Settings)ЗадачаSource будет использован. использовать дополнительную классификацию диапазон ячеек, находящегося размещены на листеТеперь смотрим, что получилось. рейтинг, так как ТОП-3 Именами поДанные!$A$1:АДРЕС(11;(СЧЁТЗ(A1:R1)))
- такого у вас соседнем столбце (В) Присвоить (Insert -Источник (Source) любой указанной ячейкиОткройте менювыберите вариант: создать в ячейке(Источник), где необходимоЕсли Вы работаете в элементов (т.е. один в другой книге Пример,
- Выделим ячейку по условию он убыванию значений)Но Excel не
Способ 2. Список соответствий и функции СМЕЩ (OFFSET) и ПОИСКПОЗ (MATCH)
нет и -1размер_диапазона_в_строках — вычисляем с Name — Define)выделите ячейки с
в адрес диапазона,Вставка — Имя -Список (List) выпадающий список для указать имя диапазона
- Excel 2010, то выпадающий список разбитьЕсли необходимо перенести диапазона диапазон с перечнемB1 должен строится лишьAlexM распознает вторую часть лишнее. помощью функциивыбрать на вкладке названиями марок (желтые который понимает Excel.
- Присвоить (Insert -и введите в удобного ввода информации. со странами. Введите
- можете создать лист-источник на 2 и с элементами выпадающего элементов разместим на. При выделении ячейки по именам. : Так? диапазона. Вариант СЦЕПИТЬ»Выпадающий список сСЧЕТЕСЛИ (COUNTIF)Данные (Data) ячейки в нашем
То есть, если Name — Define) поле Варианты для списка в этом поле в отдельной рабочей более). списка в другую другом листе (на справа от ячейки
- AlexMreafantu + ДВССЫЛ приводит наполнением». способ 2, которая умеет подсчитатькоманду примере). После нажатия в ячейке лежитили нажмитеИсточник (Source) должны браться из «=Country» и жмите
- книге. Если жеНапример, чтобы эффективно работать книгу (например, в листе Список в появляется квадратная кнопка: Кажется получилось.: Да! Почти так. в тупик, так должен подойти.
количество встретившихся в
Проверка данных (Data validation)
на текст «А1», тоCtrl+F3вот такую формулу: заданного динамического диапазона,ОК у Вас версия
со списком сотрудников книгу Источник.xlsx), то файле примера). со стрелкой дляPS. не цитируйте Только данные для как ДВССЫЛ, какber$erk списке (столбце А)выбрать из выпадающего спискаОК
функция выдаст в. В открывшемся окне
=ДВССЫЛ(«Таблица1[Сотрудники]»)
- т.е. если завтра. Теперь нам нужно Excel 2003 года,
- насчитывающем более 300 нужно сделать следующее:Для создания выпадающего списка, выбора элементов из полностью мои сообщения. таблицы необходимо брать выяснилось, не оперирует: что то я нужных нам значений
- вариант проверкипервый выпадающий список результате ссылку на нажмите кнопку
- =INDIRECT(«Таблица1[Сотрудники]») в него внесут сделать второй раскрывающийся и Вы планируете сотрудников, то егов книге Источник.xlsx создайте элементы которого расположены выпадающего списка. Зачем мне и
- из начальной таблицы с динамическими диапазонами: Вас не пойму.
— марок автоСписок (List)
готов: ячейку А1. ЕслиДобавить (New)Смысл этой формулы прост.
- изменения — например,
- список, чтобы пользователи использовать именованный диапазон, следует сначала отсортировать необходимый перечень элементов; на другом листе,Недостатки другим их перечитывать
- (лист Данные) иДВССЫЛ(СЦЕПИТЬ(«Данные!$A$1″;»:»;АДРЕС(11;(СЧЁТЗ(A1:R1))))) А это? (G7)и указать вТеперь создадим второй выпадающий в ячейке лежит, введите имя диапазона Выражение удалят ненужные элементы
могли выбрать город.
Ссылки по теме
- то значения должны в алфавитном порядке.в книге Источник.xlsx диапазону
- можно использовать дваэтого подхода: элементыreafantu
- сам рейтинг неТе же грабли,
- Vразмер_диапазона_в_столбцах = 1, т.к. качестве
- список, в котором слово «Маша», то (любое, но без
planetaexcel.ru
Формирование динамического выпадающего списка
Таблица1[Сотрудники] или допишут еще
Мы поместим этот находиться в той Затем создать выпадающий ячеек содержащему перечень подхода. Один основан списка легко потерять: Спасибо! но есть
должен выводится на
в общем. Никогда: вариант одна формула нам нужен одинИсточника (Source) будут отображаться модели
функция выдаст ссылку пробелов и начинающееся- это ссылка
несколько новых - раскрывающийся список в же книге, можно список, содержащий буквы элементов присвойте Имя, на использовании Именованного (например, удалив строку одна ошибка, когда листе. На листе бы не подумал, на все 3 столбец с моделями
=Марки выбранной в первом на именованный диапазон с буквы, например на столбец с они должны автоматически ячейку на другом листе.
алфавита. Второй выпадающий например СписокВнеш; диапазона, другой –
или столбец, содержащие например троим дать только выпадающий список что буду буксовать
списка.В итоге должно получитьсяили просто выделить списке марки. Также
с именем
- данными для списка отразиться в выпадающем
B2
Мы будем использовать именованные список должен содержатьоткройте книгу, в которой функции ДВССЫЛ(). ячейку
одинаковое самое большое и диаграмма (при на таких мелочах=СМЕЩ(Данные!$A$1;1;ПОИСКПОЗ(Расчет!$A2;Данные!$A$1:$C$1;0)-1;СЧЁТЗ(ИНДЕКС(Данные!$A$1:$C$10;;ПОИСКПОЗ(Расчет!$A2;Данные!$A$1:$C$1;0)))-1;1)
что-то вроде этого:
ячейки D1:D3 (если как в предыдущемМашаЛюди из нашей умной списке:. А теперь внимание диапазоны и сделаем только те фамилии, предполагается разместить ячейкиИспользуем именованный диапазонB1 значение, то он выборе месяца). как динамические списки…SagRUОсталось добавить выпадающий список они на том случае, откройте окнои т.д. Такой,) и в поле таблицы. Но проблемаПростой и удобный способ – фокус! Нам
так, чтобы эти которые начинаются с с выпадающим списком;
Создадим Именованный диапазон Список_элементов,); не удобно вводить
Бдуте выводить егоAlexM[CENTER] =======================================[/CENTER]: ber$erk, вот это на основе созданной
же листе, гдеПроверки данных своего рода, «переводСсылка (Reference)
в том, что почти без формул.
нужно проверить содержимое связанные выпадающие списки буквы, выбранной первымвыделите нужный диапазон ячеек, содержащий перечень элементов
большое количество элементов. в рейтинг на: Самый простой способ,В общем, решил работает, спасибо: формулы к ячейке список)., но в поле стрелок» ;)введите вот такую Excel почему-то не Использует новую возможность ячейки с названием
работали во всех
списком. Для решения вызовите инструмент Проверка выпадающего списка (ячейки Подход годится для все места. Т.е это надвинуть диаграмму все проблемы только=СМЕЩ(Лист1!$A$1;0;0;СЧЁТЗ(Лист1!$A$1:$A$24);1)
G8. Для этого:
А вот для зависимогоИсточникВозьмем, например, вот такой формулу: хочет понимать прямых последних версий Microsoft
страны (ячейка B1),
версиях Excel. Следующий такой задачи может данных, в поле
A1:A4
маленьких (3-5 значений) например Маша 54,
planetaexcel.ru
Динамический выпадающий список с диаграмами
на данные, т.е. . Слава костылямСпасибо, но это
выделяем ячейку G8 списка моделей придетсянужно будет ввести список моделей автомобилей=СМЕЩ(A2;0;0;СЧЁТЗ(A2:A100);1) ссылок в поле Excel начиная с чтобы получить индекс шаг – создать быть использована структура Источник укажите =ДВССЫЛ(«[Источник.xlsx]лист1!СписокВнеш»);на листе Список). неизменных списков.
Маша 54, Маша на диапазон А2:В4! слишком сложный вариант,выбираем на вкладке создать именованный диапазон вот такую формулу: Toyota, Ford и=OFFSET(A2;0;0;COUNTA(A2:A100);1)Источник (Source) 2007 версии -
соответствующий базе данных именованные диапазоны для
Связанный список илиПри работе с перечнемДля этого:Преимущество 54.. а аСформировать формулами диапазоныС.М. так как в
Данные (Data) с функцией=ДВССЫЛ(F3) Nissan:Функция
, т.е. нельзя написать «Умные Таблицы». Суть с городами. Если
наших списков. На Вложенный связанный список. элементов, расположенным ввыделяем: быстрота создания списка. кроме Маши, Олег данных для источников: Вот-2: реальности таких списков
командуСМЕЩили =INDIRECT(F3)Выделим весь список моделейСЧЁТЗ (COUNTA) в поле Источник его в том, пользователь выберет вкладкеПРЕДСТАВЬТЕ СИТУАЦИЮ: другой книге, файлА1:А4
Элементы для выпадающего списка и Иван тоже
построения диаграммы задачаreafantu 38.Проверка данных (Data validation)(OFFSET)где F3 — адрес Тойоты (с ячейкиподсчитывает количество непустых выражение вида =Таблица1[Сотрудники]. что любой диапазонPortugalFormulas
Мы хотим создать Источник.xlsx должен быть, можно разместить в 54
большая.: Есть примерный диапазонВозник другой вопрос.или в меню
, который будет динамически ячейки с первым А2 и вниз
ячеек в столбце Поэтому мы идем можно выделить и, то мы должны(Формулы) есть команда в Excel небольшую открыт и находитьсянажимаем Формулы/ Определенные имена/ диапазоне на листеА Вы быreafantu данных.
Например, я создаюДанные — Проверка (Data ссылаться только на выпадающим списком (замените до конца списка)
с фамилиями, т.е. на тактическую хитрость отформатировать как Таблицу.
обратиться к базеName Manager табличку, где можно в той же Присвоить имя EXCEL, а затем
посмотрели ответы на: Да кстати, можноНеобходимо, чтобы на два разных списка — Validation) ячейки моделей определенной на свой). и дадим этому количество строк в — вводим ссылку Тогда он превращается,
с индексом(Диспетчер имён). Нажав выбрать страну и папке, иначе необходимов поле Имя вводим в поле Источник всех форумах, где и надвинуть.. Спасибо отдельном листе был по способу
из выпадающего списка выбираем марки. Для этого:Все. После нажатия на диапазону имя
диапазоне для выпадающего как текст (в упрощенно говоря, в
3 на нее, откроется соответствующий ей город. указывать полный путь Список_элементов, в поле инструмента Проверки данных запостили, глядишь иВот у меня динамический выпадающий список
=СМЕЩ(Лист1!$A$1;0;0;СЧЁТЗ(Лист1!$A$1:$A$24);1) вариант проверки
НажмитеОКToyota списка. Функция
кавычках) и используем «резиновый», то есть, в которой хранятся диалоговое окно При этом с к файлу. Вообще Область выбираем Книга; указать ссылку на решение бы нашлось только один вопрос (по месяцам), прии называю ихСписок (List)Ctrl+F3содержимое второго списка
. В Excel 2003СМЕЩ (OFFSET) функцию сам начинает отслеживать названия городов Португалии.
CyberForum.ru
Name Manager
Выпадающий список уникальных значений. Автоматическое обновление выпадающего списка
Введение
Выпадающий список — это супер полезный инструмент, который способствует более комфортной работе с информацией. Он позволяет вместить в ячейку сразу несколько значений, с которыми можно работать, как и с любыми другими. Чтобы выбрать нужное, достаточно щелкнуть на значок стрелки, после чего отобразится перечень значений. После выбора конкретного, ячейка автоматически заполняется им.
Рассмотрим особенности создания выпадающих списков на примере:
Исходные данные:
- Список адресов в разных городах
Задача:
- Создать автоматически обновляемый выпадающий список уникальных городов
- На основе выбранного города, создать зависимый выпадающий список адресов
Мы будем двигаться поэтапно, уделяя внимание всем возможностям данного инструмента.
Скачать файлы из этой статьи
Рабочие файлы
Обзорное видео о работе с выпадающими списками в Excel и Google таблицах смотрите ниже. Приятного просмотра!
Начнем с основ. Для того, чтобы создать выпадающий список потребуется список с данными и инструмент «Проверка данных».
Выбираем ячейку, в которой будем создавать выпадающий список. Далее переходим к инструменту «Проверка данных», тип данных – «Список». В поле «Источник» указываем диапазон списка.
Выпадающий список готов!
Такой способ позволяет представить обычный диапазон в виде выпадающего списка. Повторы данных остались в списке (в диапазоне A2:A16 названия городов повторяются и в выпадающем списке они также повторяются). Это, конечно, не удобно. О том, как сделать выпадающий список уникальных значений в Excel мы поговорим далее, пока остановимся на этом варианте.
Как создать зависимый выпадающий список в Excel?
Существует несколько вариантов. Один из них, это сочетание именованных диапазонов и функции ДВССЫЛ.
Именованный диапазон в Excel – это ячейка (или диапазон ячеек), которой присвоено имя.
Функция ДВССЫЛ в Excel преобразовывает текст в ссылку.
Способ 1: именованные диапазоны + функция ДВССЫЛ
Для начала создадим именованные диапазоны с адресами. Имя каждому присвоим в соответствии с городом.
Алгоритм создания именованного диапазона: выделяем диапазон, далее «Формулы» – «Задать имя».
У нас получится 5 именованных диапазона: Волгоград, Воронеж, Краснодар, Москва и Ростов_на_Дону.
Обратите внимание, к именам диапазонов есть список требований. Например, в имени не могут содержаться пробелы, запятые, дефисы и прочие символы. Подробнее о создании именованных диапазонов и работе с ними мы говорим в нашем бесплатном курсе Основы Excel.
Поэтому, вместо дефисов в названии города Ростов-на-Дону мы укажем допустимый символ – нижнее подчеркивание.
Именованные диапазоны готовы.
Теперь выбираем ячейку для второго выпадающего списка, того, который будет зависимым. Переходим к инструменту «Проверка данных», тип данных – «Список». В поле «Источник» указываем функцию: =ДВССЫЛ(D2), где D2 – это адрес ячейки с первым выпадающим списком городов.
В ячейке D2, которая используется в качестве аргумента функции ДВССЫЛ, находится текстовое выражение, которое совпадает с именем соответствующего именованного диапазона с названиями городов. В результате функция возвращает ссылку на соответствующий именованный диапазон.
Зависимый выпадающий список адресов готов.
Меняя значения в ячейке D2, меняются списки в ячейке E2. За исключением города Ростов-на-Дону. В выпадающем списке городов (ячейка D2), в названии используется дефис, а в именованном диапазоне – нижнее подчеркивание.
Чтобы устранить это несоответствие, перед тем как применять функцию ДВССЫЛ, обработаем значения функцией ПОДСТАВИТЬ.
Функция ПОДСТАВИТЬ заменяет определенный текст в текстовой строке на новое значение. Вместо: =ДВССЫЛ(D2) укажем: =ДВССЫЛ(ПОДСТАВИТЬ(D2;"-";"_"))
То есть, мы проводим предварительную обработку значений, чтобы они соответствовали правилам написания имён. Если в названии города имеются дефисы, они будут заменены на нижнее подчеркивание.
Теперь зависимый выпадающий список работает и для города, содержащего в названии дефисы – Ростов-на-Дону. Вернемся к выпадающему списку городов.
Как автоматически обновить выпадающий список в Excel, при добавлении новых данных?
Для начала создадим из диапазона данных «умную» таблицу Excel. Сделать это можно сочетанием клавиш Ctrl+T.
Одним из полезных свойств умной таблицы является растягивающийся диапазон. То есть, если мы будем добавлять новые строки, они автоматически будут попадать в выпадающий список. Например, добавим новый город – Санкт-Петербург. И вот, он уже появился в нашем первом выпадающем списке.
Как сделать выпадающий список уникальных значений в Excel?
Надоело смотреть на повторяющиеся названия городов в выпадающем списке. Реализуем выпадающий список так, чтобы названия городов в нем не повторялись. Для этого, добавим слева вспомогательный столбец. Мы дали ему название – «Уникальные».
И включим новый столбец в диапазон «умной» таблицы. «Конструктор» – «Размер таблицы». Вместо =$B$1:$C$17 указываем: =$A$1:$C$17
Визуально видно, что диапазон «умной» таблицы Excel расширился. Включать этот столбец в диапазон таблицы необходимо для того, чтобы при добавлении новых данных, пересчет уникальных городов происходил автоматически.
В ячейку А2 добавим формулу массива, которая будет формировать список уникальных городов:
=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС([Город];ПОИСКПОЗ(0;СЧЁТЕСЛИ(A$1:A1; [Город]);0));"")
Чтобы Excel воспринял нашу формулу, как формулу массива, жмем Ctrl + Shift + Enter.
Получаем список уникальных городов, который при добавлении новых строк будет автоматически обновляться.
Из списка уникальных городов создадим именованный диапазон (мы назвали его — «Уникальные»), который затем используем в качестве источника для выпадающего списка городов.
«Проверка данных» – «Список». В источнике данных, вместо предыдущего диапазона с названиями городов =$B$2:$B$18, задаем имя – =Уникальные
Как видим, список уникальных значений мы получили, но в придачу у нас остались совершенно ненужные пустые строки из таблицы.
Чтобы их убрать, доработаем именованный диапазон «Уникальные». В диспетчере имен, вместо диапазона =Таблица1[Уникальные] используем: =СМЕЩ(Лист1!$A$2;0;0;СЧЁТЗ(Таблица1[Уникальные])-СЧИТАТЬПУСТОТЫ(Таблица1[Уникальные]))
где: Лист1!$A$2 – ячейка со значением первого пункта списка уникальных значений
Таблица1[Уникальные] – столбец с перечнем всех пунктов списка
Выпадающий список уникальных автоматически обновляемых значений готов.
Вернемся к зависимому списку с адресами. Выпадающий список городов теперь динамический, а вот адреса так и остались фиксированными именованными диапазонами.
Как сделать автоматически обновляемый зависимый список? Способ 2: СМЕЩ+ПОИСКПОЗ+СЧЁТЕСЛИ
Именованные диапазоны, которые мы до этого использовали в сочетании с функцией ДВССЫЛ можно удалить, далее они нам не пригодятся. Рассмотрим способ создания зависимого, автоматически обновляемого выпадающего списка.
В ячейку F2 (зависимый выпадающий список адресов) вместо: =ДВССЫЛ(ПОДСТАВИТЬ(E2;"-";"_")) вставляем: =СМЕЩ($B$2;ПОИСКПОЗ(E2;$B$2:$B$18;0)-1;1;СЧЁТЕСЛИ($B$2:$B$18;E2);1)
Для корректной работы этого способа, данные в столбце с городом должны быть отсортированы. Функция СМЕЩ будет динамически ссылаться только на ячейки адресов определенного города.
Аргументы функции:
Ссылка – берем первую ячейку нашего списка, т.е. $B$2
Смещение по строкам – считает функция ПОИСКПОЗ, которая выдает порядковый номер ячейки с выбранным городом (E2) в заданном диапазоне ($B$2:$B$18)
Смещение по столбцам = 1, т.к. мы хотим сослаться на адреса в соседнем столбце (С)
Высота – вычисляем с помощью функции СЧЁТЕСЛИ, которая подсчитывает количество встретившихся в диапазоне ($B$2:$B$18) нужных нам значений – названий городов (E2)
Ширина = 1, т.к. нам нужен один столбец с адресами
Готово! Добавляем новые данные, сортируем список и пользуемся зависимыми, автоматически обновляемыми выпадающими списками. При необходимости можно скопировать выпадающие списки на строки ниже, они будут корректно работать. При копировании выпадающих списков обращайте внимание на адрес ссылок. Абсолютные ссылки остаются неизменными при копировании, относительные – меняют адрес ячеек относительно нового места.
С выпадающими списками в Google таблицах все немного иначе.
Выпадающий список в Google таблицах
В Google таблицах есть аналогичный инструмент для создания выпадающих списков – «Проверка данных».
Выделяем ячейку, в которой будем размещать выпадающий список.
«Данные» – «Настроить проверку данных» – «Значение из диапазона»
Важное отличие от проверки данных Excel в том, что инструмент «Проверка данных» в Google таблицах автоматически выдает уникальные значения, и значит, нам не придется создавать вспомогательный столбец с расчетами.
Зависимый выпадающий список в Google таблицах
Возвращаемся к двум основным способам, которые мы рассмотрели в Excel.
Способ 1: именованные диапазоны + ДВССЫЛ
Создадим именованные диапазоны с адресами. Имя каждому присвоим в соответствии с городом.
Выделяем ячейки – «Данные» – «Настроить именованные диапазоны»
Указываем имя и жмем готово. У нас получится 5 именованных диапазонов: Волгоград, Воронеж, Краснодар, Москва и Ростов_на_Дону.
Также, как и в Excel, в Google таблицах к именам диапазонов есть список требований.
Поэтому, вместо дефисов в названии города Ростов-на-Дону укажем допустимый символ – нижнее подчеркивание.
В Google таблицах мы не сможем подобно Excel задать функцию ДВССЫЛ в инструменте «Проверка данных». Поэтому, разместим результат функции ДВССЫЛ в пустых ячейках правее. Не забываем добавить обработку значений от дефисов функцией ПОДСТАВИТЬ. Подробнее о том, для чего это нужно, мы говорили ранее в примере Excel.
В ячейке F1 введем: =ДВССЫЛ(ПОДСТАВИТЬ(D2;"_";"-"))
Последний штрих в создании зависимого выпадающего списка, в разделе «Настроить проверку данных», в качестве диапазона указываем список из столбца F:F.
При дальнейшей работе вспомогательный столбец F можно скрыть. Минус такого метода – отсутствие динамичности. Если мы добавим новый город и адрес, то они не появятся в созданных выпадающих списках. Но это решаемо!
Как автоматически обновить выпадающий список в Google таблицах при добавлении новых данных?
В выпадающем списке городов, достаточно расширить диапазон и вместо =$A$2:$A$16 указать: =$A$2:$A. Теперь при добавлении нового города он автоматически появляется в выпадающем списке.
Как автоматически обновить зависимый выпадающий список в Google таблицах при добавлении новых данных?
Для того, чтобы зависимый выпадающий список автоматически обновлялся с добавлением новых данных, воспользуемся функцией СМЕЩ.
В ячейке G6 укажем:
=СМЕЩ($A$2;ПОИСКПОЗ($D$7;$A$2:$A;0)-1;1;СЧЁТЕСЛИ($A$2:$A;$D$7);1)
Важно: для корректной работы этого способа, данные в столбце с городом должны быть отсортированы от А до Я, или от Я до А. Подробнее о том, как в данном случае работает функция СМЕЩ читайте выше в примере с Excel.
Заключительным этапом поместим результат функции СМЕЩ в диапазон выпадающего списка.
Скроем вспомогательные столбцы для удобства.
Работа выпадающих списков в Google таблицах хоть и схожа с Excel, но все же имеет свои отличительные особенности. Добавляем новые данные, сортируем список и пользуемся зависимыми, автоматически обновляемыми выпадающими списками.
Заключение
Теперь Вам известны несколько способов, как создать выпадающие списки в Excel и Google таблицах. Смотрите примеры и создавайте нужные Вам выпадающие списки.
Изучить работу в программе Excel Вы можете на наших курсах: бесплатные онлайн-курсы по Excel
Пройдите бесплатный тест на нашем сайте, чтобы объективно оценить свой уровень владения инструментами и функциями программы Excel: пройти бесплатный тест
У нас Вы можете заказать выполнение задач по MS Excel и Google таблицам
Умные таблицы появились в Excel, начиная с 2007 версии. Это привычные многим полосатые таблицы, которые выглядят примерно так:
И несмотря на то, что их используют уже много лет, еще остаются пользователи, которые используют этот крутой инструмент только потому что “красиво” или не используют совсем. Давайте разберемся, какие преимущества дают умные таблицыв Excel, помимо приятно-полосатого внешнего вида. Но сначала узнаем, как ее создать.
- Как создать умную таблицу в Excel
- Плюсы и минусы умной таблицы в Excel
- Форматирование умной таблицы
- Добавляем срезы (фильтры) к умной таблице
- Как убрать умную таблицу
Чтобы из обычной таблицы Excel сделать “умную” таблицу, нужно:
1. Щелкнуть на любой ячейке таблицы.
Обратите внимание, что всю таблицу выделять не обязательно — если в таблице нет пустых строк или столбцов, Excel сам определит границы диапазона.
2. Нажать сочетание клавиш Ctrl + T. Вокруг таблицы появится рамочка- выделение и окно Создать таблицу, в котором указан выделенный диапазон
Если вдруг это выделение не захватило какую-то нужную область, можно выделить область таблицы вручную.
Обратите внимание на предыдущую картинку — если ваша таблица уже имеет заголовки (“шапку”), то обязательно должна быть установлена “галочка” Таблица с заголовками. Иначе заголовки будут добавлены автоматически в формате Столбец1, Столбец2 и т.д.
Если таблица не имеет заголовков, то “галочку” Таблица с заголовками лучше снять и уже потом переименовать заголовки. Иначе в качестве заголовков будут назначены значение из первой строки.
3. Нажать Ок или клавишу Enter. Готово, у нас получилось преобразовать обычный диапазон в умную таблицу Excel.
Также есть второй способ создания умной таблицы.
1. Также щелкаем в любой ячейке таблицы.
2. Вкладка Главная — Блок Стили — Форматировать как таблицу — в Выпадающем окне выбираем стиль таблицы.
3. Далее также смотрим, чтобы выделение захватило весь нужный диапазон и была установлена галочка Таблица с заголовками и нажимаем Ок.
Плюсы и минусы инструмента умные таблицы в Excel
Преимущества инструмента Умные таблицы в Excel
1. Таблица автоматически расширяется при добавлении строк или столбцов.
Главное требование при этом — новый столбец или строка должны добавляться “впритык” к таблице — без пропусков строк или столбцов.
2. Формулы, введенные в ячейку, после нажатия Enter автоматически копируются на весь столбец.
3. Автоматически добавляются автофильтры ко всем столбцам. И на столбцы, добавленные уже после создания таблицы, фильтры также “навешиваются” автоматически. При этом фильтр можно убрать (см. в разделе Форматирование умной таблицы)
При прокрутке таблицы строка с заголовками и фильтрами закреплена вверху страницы, даже если вы отдельно не закрепляли области.
4. Умные таблицы в Excel имеет имя, которое присваивается автоматически, но его можно изменить.
Посмотреть и изменить имя умной таблицы в Excel можно на вкладке Конструктор таблиц (при этом курсор должен быть установлен на любой ячейке в таблице, иначе вкладка Конструктор таблиц не появится на ленте)
5. К умной таблице можно добавить срезы, такие же, как для сводной таблицы. Срезы в умной таблице упрощают ее фильтрацию и делают более отчет более профессиональным.
6. Структурированные формулы, которые легко читать.
В формулах внутри таблицы используются не привычные адреса ячеек и диапазонов, а специальные адреса, отражающие называние столбца или области внутри таблицы. Это облегчает “чтение” формулы (если, конечно, столбцам в таблице были даны релевантные названия).
7. Автоматическое добавление итогов к таблице с возможностью выбора вида итога (сумма, среднее и т.д.).
8. Удобно создавать сводные таблицы на основании умных таблиц. При добавлении новых столбцов или строк в исходную таблицу, они автоматически добавляются в сводную таблицу (после ее обновления) без необходимости настраивать диапазон.
9. Умные таблицы в Excel удобно загружать в Power Query для последующей обработки.
10. Ну и конечно, красивый “полосатый” внешний вид без “танцев с бубнами” с условным форматированием.
Еще одно преимущество “внешности” — легкая настройка форматирования умной таблицы в Excel. На вкладке Конструктор таблиц его можно быстро настроить (см. раздел Форматирование умной таблицы)
Но, конечно, “умные” таблицы в Excel имеют и ряд особенностей, которые могут затруднить их использование.
Минусы инструмента Умные таблицы в Excel
- При достаточно большом размере таблицы и большом количестве формул файл с умной таблицей может тормозить. Это связано с тем, что форматирование умной таблицы сделано по типу условного форматирования, которое “нагружает” файл.
- Если добавить строку итогов, то функция автоматического расширение «умной таблицы» по строкам при добавлении данных перестает работать. Это логично, т.к. не могут же новые строки с данными быть после строки итогов. Расширить таблицу в этом случае можно только растягиванием за уголок.
- Заголовки можно располагать только в первой строке умной таблицы. Это лишает возможность делать сложные «шапки» таблиц, а также использовать одинаковые названия столбцов — если столбцы будут называться одинаково, Excel автоматически добавить к ним цифру 2, 3 и т.д.
- Формулы могут становятся очень длинными, поскольку в формулу прописывается наименование столбца. Особенно если заголовки длинные сами по себе. Этот момент ограничивает возможность давать сложные названия столбцам.
- Нет возможности закрепить ячейки или столбцы абсолютными/относительными ссылками, и при “протягивании” формулы ссылки съезжают.
- Нельзя установить режим совместного доступа в файл, который содержит хотя бы одну “умную” таблицу.
Форматирование умной таблицы
Можно достаточно гибко настраивать форматирование умной таблицы в Excel.
Настройка внешнего вида умной таблицы
- Откроем вкладку Конструктор таблиц (при этом должна быть активна любая ячейка внутри таблицы)
- В блоке Стили таблиц можно выбрать подходящий стиль из выпадающего списка.
Также можно создать собственный стиль таблицы умной таблицы в Excel.
Вкладка Конструктор таблиц — блок Стили таблиц — выпадающий список — Создать стиль таблицы. И далее поочередно настроить форматирование для каждого элемента таблицы. Для этого нужно выбрать элемент, нажать на кнопку Формат и выбрать нужные параметры заливки, шрифта и т.д.
К тому же, никто не запрещает настраивать внешний вид таблицы вручную. Например, сделать заливку определенного заголовки или ячейки другим цветом.
Также можно очистить стиль умной таблицы.
Это отличное решение для таблиц, которые используются в промежуточных расчетах, и находятся не “на виду”, поскольку отсутствие стиля облегчает работу файла.
Для этого нужно щелкнуть на любой ячейке таблицы — вкладка Конструктор таблиц — блок Стили таблиц — выпадающий список — Очистить.
Теперь таблица не имеет форматирование. Но она не перестала быть умной таблицей! Обратите внимание, что у нее так же есть границы и имя, следовательно, это такая же умная таблица, просто не цветная.
Параметры стиля умных таблиц в Excel
Если вы выбрали предустановленный стиль умной таблицы в Excel, то можно сделать его поднастройку. На вкладке Конструктор таблиц в блоке Параметры стилей таблиц можно настроить параметры установкой/снятием “галочек”
- Строка заголовков: включает и отключает заголовки в таблице
- Строка итогов: включает/отключает строку итогов.
- Чередующиеся строки — включает/отключает “полосатость” таблицы, все строки становятся бесцветными.
- Чередующиеся столбцы — включает/отключает чередования цвета столбцов. Со включенным параметром столбцы окрашиваются цветом “через один”
- Первый столбец и Последний столбец — включает/отключает жирный шрифт для первого и последнего столбца в таблице.
- Кнопка фильтра — включает/отключает автофильтр.
Как изменить имя умной таблицы в Excel
Также на вкладке Конструктор таблиц можно изменить имя таблицы. По умолчанию Excel присваивает таблицам имена типа Таблица1, Таблица2… Однако, лучше их менять на более релевантные, это удобно для использования в формулах.
Чтобы изменить имя умной таблицы, заходим на вкладку Конструктор таблиц — Блок Свойства — в поле Имя таблицы пишем новое имя.
Добавляем срезы (фильтры) к умной таблице
Срезы в умных таблицах выглядят аналогично срезам в сводных таблицах. Они упрощают фильтрацию таблиц.
Чтобы добавить срез к умной таблице в Excel, нужно перейти на вкладку Конструктор таблиц (должна быть активна любая ячейка внутри таблицы) — блок Инструменты — Вставить срез.
Далее нужно отметить галочками, срезы по каким столбцам нужны. Для примере выберем срезы по Дате и Адресу магазина.
Срезы добавлены. Теперь можно фильтровать данные в умной таблице Excel с их помощью.
Как убрать умную таблицу
Иногда нужно преобразовать умную таблицу обратно в диапазон — это значит, что нужно убрать умную таблицу и оставить просто данные.
Для этого переходим на вкладку Конструктор таблиц — блок Инструменты — Преобразовать в диапазон
В появившемся окне нажимаем кнопку Да.
Таблица не изменила свой внешний вид — но она перестала быть умной таблицей (т.е. лишилась всех ее функций — см. раздел Плюсы и минусы умной таблицы в Excel).
В этой статье мы узнали, что такое умные таблицы в Excel, а также познакомились с особенностями таких таблиц.
Вам может быть интересно: