Протоколы совещаний в excel

Еще раз повторимся: состав граф регистрационной формы может быть любым – все зависит от ваших потребностей.

Протоколы имеют разный срок хранения: и 5 лет, и свыше 10, и постоянно. Поэтому данные регистрационных журналов потом пригодятся вам и для формирования внутренних описей дел и др. форм, необходимых для передачи обработанных дел с протоколами в архив.

Вернуться к Конкурсному голосованию

В большинстве случаев во время собрания или собрания команды составляется так называемый протокол встречи. Он суммирует все важные моменты и информацию со встречи и сохраняет результаты. Большинство протоколов совещаний больше не пишутся от руки, а пишутся с помощью программ обработки текстов, таких как Excel или Word. Есть несколько моментов, которые вы должны учитывать, чтобы избежать ошибок при написании протокола и иметь возможность представить чистый и четкий документ после собрания. В этой статье вы узнаете о различных советах и ​​рекомендациях по составлению протоколов совещаний.

Содержание Скрыть

1 Какие типы протоколов собраний существуют?

2 Как составить протокол встречи?

3 Что я должен учитывать при создании протоколов собраний в Microsoft Word или Excel?

4. Вывод

Какие типы протоколов собраний существуют?

По сути, существует 3 различных типа протоколов совещаний:

• Протокол результатов: в этом документе фиксируются решения, принятые во время собрания. В нем также описываются действия, которые необходимо предпринять после встречи. Обсуждение, которое предшествовало этим пунктам, не будет включено в протокол.
• Исторические протоколы: это наиболее распространенная форма протоколов собраний. Он содержит все, что также можно найти в журнале результатов. Кроме того, обсуждение, которое привело к решениям, также задокументировано.
• Протокол Word: при этом весь разговор, происходящий на собрании, записывается дословно и записывается. Это, безусловно, самый подробный и, следовательно, самый трудоемкий способ ведения протокола собрания.

Вы можете использовать шаблон протокола собрания , чтобы упростить и нагляднее составить протокол . Они часто доступны в Интернете бесплатно и могут быть просто загружены на соответствующее устройство.

Как создать протокол встречи?

Если вас назначили ведущим заметок на собрании команды, не паникуйте. Создать журнал проще, чем может показаться на первый взгляд. Конечно, требуется определенная концентрация, чтобы записать все важные детали и информацию о встрече, пока она еще происходит. Тем не менее, вы можете быть уверены, что получите максимальную отдачу от встречи, потому что, как ведущий заметок, вы с меньшей вероятностью сойдете с ума и пропустите важный контент.

Независимо от того, пишете ли вы протоколы от руки или в цифровом виде, хорошая структура поможет вам сделать их четкими и не увязнуть в неважных деталях. Это особенно важно для журнала прогресса, так как не только результаты, но и способ их достижения должны быть задокументированы. Поэтому лучше заранее создать шаблон с важными моментами или темами и оставить место для вставки содержания беседы в соответствующие сетки. Таблицы также могут быть полезны, например. B. для сохранения результатов внутренних голосований или списков.

Что я должен учитывать при создании протоколов собраний с помощью Microsoft Word или Excel?

В настоящее время существуют различные программные решения для профессионального создания протоколов совещаний, которые особенно хорошо помогают реализовывать, редактировать и делиться контентом. Однако обычно вы можете создавать протоколы собраний с помощью простых программ для обработки текстов, таких как Excel или Word. Рассказываем, на что стоит обратить внимание:

• Шаблоны: С помощью Microsoft Word или Excel вы можете использовать различные шаблоны при создании отчета прямо в программе. Для этого вы можете сначала создать собственный шаблон в соответствующей программе. Затем вы просто выбираете соответствующий шаблон в настройках и можете редактировать его и заполнять текстом во время встречи.

• Структура: Независимо от того, готовите ли вы протокол собрания в Excel или Word, важно иметь четкую и краткую структуру, чтобы протокол также был легко понятен как участникам после собрания, так и сотрудникам, которые не принимали участия. на собрании может быть содержание и результаты также могут быть прочитаны быстро и понятно. Для этого имеет смысл работать с заголовками разного размера, маркированными списками или таблицами, чтобы каждый контент находил свое место в структуре журнала. Всегда оставляйте дополнительное место в отдельных полях, чтобы структуру документа можно было сохранить даже при дополнениях или дополнениях.

• Вопросы:Если вы не пишете стенограмму, важно проанализировать и обобщить то, что было сказано во время встречи. Поэтому всегда полезно проверить с другими участниками, правильно ли вы услышали или поняли отдельные моменты, если вы не совсем уверены. Не бойтесь прерывать разговор. Повторение сказанного часто приводит к закреплению его в уме и еще более четкому распознаванию связей. Поэтому, если вы создаете протокол вручную, вы всегда должны оставлять достаточно места для возможных исправлений. С цифровыми протоколами совещаний, безусловно, проще дополнять и добавлять информацию, и она остается понятной, поскольку неверный контент можно просто перезаписать.

• Excel или Word: Excel и Word — два наиболее распространенных приложения Microsoft Office, используемых для создания протоколов собраний. Excel особенно подходит для резервного копирования результатов или коротких журналов выполнения, Word лучше подходит для документов, содержащих более длинные тексты, поскольку они могут быть четко отображены. Если вы сомневаетесь, вы можете попробовать оба приложения, чтобы увидеть, какое из них лучше подходит для вашего протокола собрания. Как в Excel, так и в Word вы можете изменить размер шрифта, чтобы улучшить разборчивость или ясность того, что вы пишете.

• Подведение итогов: перед официальным завершением встречи вам, как ведущему протокол, имеет смысл подвести итоги наиболее важных моментов и результатов встречи. Это дает сотрудникам возможность обратить ваше внимание на важные моменты, которые, возможно, еще необходимо включить в протокол. Кроме того, неверная информация также может быть быстро исправлена ​​до того, как протоколы будут доступны для всех. Наконец, краткое изложение обсуждаемого содержания также является хорошим способом завершить встречу естественным и непринужденным образом и, таким образом, лучше закрепить результаты встречи. С помощью Word или Excel вы можете легко распечатать файл с протоколом встречи в защищенном от записи виде или сохранить его в формате PDF.и отправить по электронной почте другим участникам.

Вывод

Протоколы совещаний ведутся на большинстве деловых встреч или совещаний команды, чтобы зафиксировать ход разговора и результаты встречи в письменной форме. Журнал может быть создан либо вручную, либо с помощью цифровых программных решений или программ обработки текстов, таких как Microsoft Office или Excel. С помощью соответствующих шаблонов, хорошей структуры и хорошего внимания во время встречи вы можете легко создать протокол встречи для своих коллег, если вы ведете заметки.

Протокол совещания – это официальная бумага, в которой отражаются все решения, принятые участниками заседания в ходе обсуждения. В материале мы рассмотрим, что представляет собой совещание, отличие от планёрки, правила и порядок составления протокола.

Файлы для скачивания:

Совещание

Под совещанием принято понимать собрание сотрудников предприятия в официальной обстановке для решения каких-то вопросов. Также существует такой термин, как «планёрка». Для целей нашего текста следует отличать эти два понятия. Планёрка – это, как, правило, обсуждение текущих, оперативных вопросов. Она может проводиться ежедневно или раз в неделю. На совещание же выносят более масштабные вопросы, так или иначе затрагивающие всю компанию, её будущее. Порядок и периодичность заседаний определяется руководством организации.

Состав участников определяется в каждом отдельно взятом случае в зависимости от темы собрания. Как правило, это генеральный директор, его заместители, начальники структурных подразделений. В начале каждого совещания лица путём голосования выбирают председателя собрания. Именно он будет проводить мероприятие, открывать и закрывать его, задавать соответствующие вопросы.

Плановое или внеплановое

Совещание может носить как плановый, так и внеплановый характер. В первом случае обычно имеется чёткое расписание, которого должны придерживаться все участники процедуры. Возможно, кому-то даже придётся приехать из другого населённого пункта. Внеплановый характер имеет место в тех случаях, когда случилось какое-то влияющее на деятельность всей организации в целом событие. Это может быть, например, объявление о ликвидации, реорганизации и так далее.

Протокол

Закон вовсе не регулирует правоотношения, складывающиеся вокруг совещаний сотрудников предприятия, следовательно, не обязывает в обязательном порядке вести протокол. Обычно к написанию документа прибегают в тех случаях, когда на повестке дня стоят действительно важные моменты, а решения, предложенные администрацией, затрагивают большинство работников компании. Вот примерный перечень таковых:

• решение о закрытии структурного подразделения;
• решение о сокращении штатных единиц или численности штата;
• решение об изменении правил внутреннего трудового распорядка или иного локального нормативного акта работодателя;
• решение о смене вектора развития всей организации в целом.

Бремя по составлению протокола на практике возлагается на секретаря. В прямые должностные обязанности лица, замещающего эту должность, входит, в том числе, и ведение протоколов собраний учредителей, руководства компании.

В отдельно взятых случаях секретарь может быть заменён кем-то другим. Обычно такое случается, когда вынесенные на повестку дня вопросы требуют использования узких профессиональных терминов. Секретарь не обязан разбираться в инженерии, экономике, юриспруденции, следовательно, может допустить ошибки при написании слов. Следует подобрать работника, который будет сведущ в конкретной теме. Например, если дело касается бизнес-стратегии, обращаемся за помощью к штатному экономисту компании.

Решения участников совещания

Следует отличать совещание администрации фирмы от собрания учредителей общества. Это два совершенно разных органа, соответственно, два разных документа. Во втором случае все решения, принятые на собрании, будут обязательны для исполнения нижестоящими лицами. Так, решение о ликвидации общества будет воплощать в жизнь его генеральный директор, который не обязательно входит в состав учредителей.

Совещание носит скорее вспомогательный характер, служит для определения направления деятельности, развития организации.

Форма документа

Как уже мы упоминали ранее, законодательство ни коим образом не регулирует проведение совещаний в компаниях (ни в частных, ни в государственных). Исходя из этого, закон не предъявляет никаких строгих требований к протоколам собраний, не заставляет пользоваться общеобязательными унифицированными бланками. Документ пишется в свободной форме, а за основу берётся протокол собрания учредителей общества.

К данной разновидности официальных бумаг также предъявляются определённые требования, связанные с деловой этикой, а именно:

• использование строгого стиля языка, нейтрального тона повествования;
• полное соблюдение правил русского языка, и именно пунктуации и орфографии;
• обозначение реквизитов (номер, дата, место);
• подпись председателя;
• расшифровка автографа.

Написать протокол можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Решение принимает председатель совещания, спуская директиву лицу, составляющему документ. Оба варианта используются на практике, имеют право на жизнь.

Объясняем, как составить протокол совещания без ошибок

Первым делом следует обратить внимание на реквизиты. Прописываем полное наименование документа, присваиваем ему уникальный номер. В шапке документа оставляем дату и место проведения совещания, составления протокола.

Далее по тексту перечисляем всех присутствующих сотрудников. Председатель всегда должен выделяться отдельно. Не забываем отметить лицо, ведущее протокол. Для каждого участника прописываем его ФИО и должность согласно штатному расписанию.

Ниже по документу обозначаем, какие вопросы вынесены на повестку дня. На каждый из них по итогу должно быть получено решение.

Примерный образец

На этом моменте работа с протоколом подходит к завершению. Своими автографами его должны заверить председатель и лицо, записавшее протокол. С этого момента официальная бумага приобретает определённую юридическую силу. Выписку из протокола можно разослать по электронной почте всем заинтересованным лицам. Трудовой кодекс обязывает работодателя информировать своих подчинённых о всех событиях, которые их так или иначе касаются.

Читать документ далее

Вместе с эти материалом часто ищут:

Microsoft Word Online

Если вы предпочитаете использовать Microsoft Word Online, вы можете получить доступ к нескольким различным шаблонам минут собраний на веб-сайте Microsoft Office . Когда вы прибудете на сайт, просто выберите « Минуты» в разделе « Обзор по категории » слева.

Одним из вариантов является формальный шаблон, который включает в себя призыв к заказу, утверждение протоколов, отчеты и разделы перерывов. Внизу место для секретаря, чтобы подписать и датировать заметки. Этот тип шаблона с его формальными разделами подходит для комитетов, руководителей и заседаний совета директоров.

Еще один хороший вариант шаблона для Word Online имеет более простой формат с небольшим количеством цветов. С разделами для участников, обсуждения, объявлений и круглого стола, это универсальный формат протокола встречи. Вы можете легко использовать это для встреч области, команды или отдела.

Хотя вы можете редактировать и добавлять свои данные в эти шаблоны с помощью Word Online, вы также можете сохранять их и получать к ним доступ из Microsoft OneDrive для дополнительной гибкости.

Шаблоны протокола собраний для Microsoft OneNote

Microsoft OneNote — замечательный инструмент для записи протокола собрания в формате MOM. С помощью пяти встроенных шаблонов для деловых заметок вы можете выбрать базовый или формальный вид с соответствующими разделами.

Чтобы получить доступ к этим шаблонам в OneNote 2016, выберите « Вставить» в верхней части навигации и нажмите « Шаблоны страниц» . После этого вы увидите список недавно использованных шаблонов и возможность открыть все из них, выбрав Шаблоны страниц в раскрывающемся списке.

Для более старых версий OneNote начните с открытия новой вкладки в своем блокноте. Затем вы увидите новую страницу с правой стороны, и когда вы нажмете стрелку, вы увидите раскрывающийся список, в котором вы можете выбрать Шаблоны страниц .

Базовые шаблоны протоколов собраний идеально подходят для небольших командных встреч или даже встречи с вашим начальником. Два простых шаблона для OneNote имеют всего три раздела, в которые вы можете добавить повестку дня, участников и элементы действий.

Неофициальные, но подробные шаблоны протоколов собраний идеально подходят для встреч, которые проходят между небольшой командой и большой группой руководителей. Наряду с основной информацией, эти шаблоны включают разделы для объявлений, обсуждения, элементов предыдущих действий и подробностей следующей встречи.

Официальные шаблоны протоколов собраний обычно используются для встреч руководителей, членов совета директоров или официальных собраний с большим количеством вопросов для обсуждения. Этот шаблон OneNote включает в себя разделы, посвященные открытию и закрытию собрания, нерешенным вопросам, новым вопросам и утверждениям, а также основам.

Шаблоны протоколов встреч для Evernote

Если Evernote является вашим предпочтительным инструментом для создания заметок , несколько шаблонов минут собраний доступны на веб-сайте поддержки Evernote . Приятной особенностью этих шаблонов является то, что они включают в себя как повестку дня встречи, так и протокол встречи.

Чтобы сохранить и использовать шаблон, выберите « Просмотр в Evernote» в правом верхнем углу страницы предварительного просмотра шаблона. Вам нужно будет войти в Evernote, если вы еще этого не сделали. Далее вы увидите шаблон, попадающий прямо в заметку Evernote, которую вы можете использовать. Ознакомьтесь с инструкциями зеленого цвета и удалите их, чтобы использовать шаблон.

Первый шаблон представляет собой расширенную опцию минут встречи, которая включает пункты повестки дня и действия, каждый из которых находится в чистой структуре таблицы, а также флажки для завершенных элементов. Существует также небольшой раздел для заметок в свободной форме. Этот тип формата полезен для большинства небольших и средних собраний, которые считаются неформальными, например, для групповых или еженедельных обновлений.

Второй шаблон очень стандартен с тремя основными разделами для повестки дня, примечаний и пунктов действий. Этот вариант более полезен для чрезвычайно неформальных или быстрых личных встреч благодаря своей простой структуре.

Удобная вещь об использовании Evernote для ваших минут собраний состоит в том, что вы можете легко поделиться с посетителями, которым прямо через приложение Evernote. Кроме того, вы можете воспользоваться функциями прикрепления и напоминаний Evernote.

Шаблоны протоколов собраний для Документов Google

Если вы предпочитаете использовать Google Docs для своих деловых документов , шаблоны минут встречи легко доступны. Чтобы получить доступ к своим параметрам, войдите в свою учетную запись Google Docs и в верхней части под заголовком «Начать новый документ» выберите стрелку « Дополнительно», чтобы развернуть раздел. Затем прокрутите вниз до нижней части под надписью «Работа», и вы увидите несколько шаблонов заметок.

Три шаблона имеют неформальный внешний вид, поэтому вы можете использовать их для большинства встреч любого типа, от обычных до официальных. Имея необходимые разделы для повестки дня, участников, пунктов действий, заметок и деталей следующей встречи, эти варианты хорошо организованы. Единственная разница между тремя шаблонами — это шрифт и цветовая схема.

Приготовьтесь захватить эти протоколы

Независимо от того, используете ли вы Word , OneNote, Evernote или Google Docs для минут вашего собрания, у каждого есть привлекательные, организованные и полезные варианты шаблонов. И если ни один из доступных шаблонов не соответствует вашим потребностям, вы всегда можете импортировать сторонний шаблон и заставить его работать с вашим любимым инструментом для создания заметок. заметок.