Протокол в формате excel

Представляем на ваш суд небольшую статью о возможности просто и надежно систематизировать протоколы разного рода совещаний. Сразу отметим, что описанный в ней опыт использования электронной таблицы MS Excel для учета и поиска протоколов реализован в «живой» организации, и достаточно эффективно.

Протокол – организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протоколы в организациях составляются регулярно, а частота их издания зависит от структуры и направлений деятельности. Понятно, что чем больше коллегиальных, совещательных органов, деятельность которых постоянно документируется, тем больше оформляется протоколов, в связи с этим все острее встает вопрос их систематизации.

Предположим, что в организации не внедрена система электронного документооборота. Тогда автоматизировать процесс регистрации / учета / поиска протоколов можно «доступными» способами, например, путем ведения журнала протоколов в электронной таблице¹ в MS Word, а лучше – в MS Excel.

Протоколы представляют собой достаточно сложные по составу документы, в содержании которых отображается не только ход обсуждаемых вопросов, но и принятые решения, результаты голосования, количество присутствующих и т.п. Поэтому, создавая базу протоколов, нужно четко понять, для чего вы это делаете. От ответа на данный вопрос зависит, какие сведения о протоколах следует заносить в таблицу – по этим критериям потом и будет осуществляться поиск информации.

В своей организации в регистрационной форме мы фиксируем следующие сведения о протоколах:

• дата, время и место проведения совещания;
• номер по порядку;
• вопросы, выносимые на повестку дня;
• присутствующие члены коллегиального органа (информация актуальна при принятии решений путем голосования);
• стадия подготовки документа: проект, на согласовании, на подписи, подшит в дело;
• гриф ограничения доступа к документу: для служебного пользования, банковская тайна, коммерческая тайна, секретно;
• примечание (в данной графе может быть указана разного рода информация: от количества подготовленных экземпляров протокола до контроля исполнения решений, принятых на совещании, о выдаче копий или выписок из этого протокола и др.).

Получаем следующую электронную таблицу:

Таблица 1. Структура граф журнала регистрации протоколов

Как видите, в таблице отсутствует важный реквизит – автор документа. Мы вынесли его «в другое место»: если при создании базы протоколов используется файл MS Excel, то для разделения протоколов разных органов их удобнее регистрировать на разных листах этого файла (см. Рисунок 3). Это удобно в т.ч. и для ведения собственной линии нумерации протоколов для каждого коллегиального органа.

Еще можно воспользоваться такой замечательной возможностью, как установление гиперссылки из журнала регистрации на файл протокола. Тогда текст, при нажатии на который в журнале регистрации автоматически будет открываться файл с протоколом, будет подчеркнутым, и при наведении на него курсива будет появляться подсказка о том:

• как его нужно «нажимать» (в разных версиях Word`а и Excel`я действовать нужно по-разному, например, где-то просто щелкнуть «мышкой» по гиперссылке, а где-то одновременно нужно удерживать клавишу Ctrl);
• кроме того, высветится адрес файла, на который указывает данная гиперссылка.

Чтобы в MS Excel установить гиперссылку, выделите ячейку в строке конкретного протокола таблицы, далее на закладке Вставка верхнего меню нажмите команду Гиперссылка (см. Рисунок 1, в MS Word эта команда находится там же). В появившемся окне (Рисунок 2) укажите путь до требуемого файла с соответствующим протоколом, а в ячейке Текст появится тот фрагмент текста электронной таблицы, к которому привязывается гиперссылка и который потом будет выделяться в журнале цветом и подчеркиванием (см. Рисунок 3).

Итак, по гиперссылке можно быстро вывести на экран подготовленный ранее протокол, оперативно найти нужную информацию или просмотреть документ полностью. На Рисунке 3 показано, как выглядит гиперссылка в журнале регистрации и какой комментарий появляется при наведении на нее курсора «мышки».

Рисунок 1. Запуск команды вставки гиперссылки в MS Excel 2007

Рисунок 2. Окно установки параметров гиперссылки в MS Excel 2007

Рисунок 3. Внешний вид гиперссылки на файл протокола в журнале регистрации

Если гиперссылка по каким-то причинам неудобна или невозможна, то в журнале регистрации можно предусмотреть графу «Принятые решения по вопросам повестки дня», куда и копировать из протоколов таковые. К отображению этой информации можно подходить дифференцированно, например:

• по протоколам, для которых установлено ограничение доступа, фиксировать минимальную информацию в журнале,
• для каких-то протоколов можно отображать принятые решения в соответствующей графе журнала регистрации,
• а на остальные – делать гиперссылки на файлы протоколов, в которых можно увидеть документ целиком.

Протокол совещания формируется на основании записей, сделанных во время совещания, предоставленных тезисов докладов и выступлений, заметок, проектов решений и других материалов.

Структура протокола совещания, как правило состоит из следующих частей:

1. Вводная часть, информация  о присутствовавших, секретаре, председателе. Завершает вводную часть повестка дня, в которой указываются рассматриваемые вопросы. Если количество участников совещания превысило 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола.

2. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: «Слушали:», «Выступили:», «Постановили: (или Решили:).»

Ключевое содержание докладов и выступлений включается в текст протокола либо прилагается к нему в виде отдельных документов. Решение в текст протокола совещания вносится в полном объеме, при необходимости приводятся итоги голосования: «За — …, против — …, воздержалось — …».

Протокол совещания подписывается председателем заседания и секретарем. Датой протокола является дата совещания.

Скачать протокол комиссии по проверке знаний требований охраны труда:

Автор месяца
Илющенко Анна