Протокол собрания — это документ, в котором фиксируется информация о присутствующих лицах, поставленных вопросах, ходе ведения обсуждения и принятых решениях.
В каких случаях составляют протокол
Протокол является подтверждением факта проведения собрания и доказательством принятых на нем решений и озвученной информации. В ряде случаев такая документальная фиксация является обязательной и предусматривается законом, так как полученный документ является основанием для совершения последующих действий. Например, протокол собрания участников (учредителей) ООО при его создании, который впоследствии предоставляется в налоговую инспекцию для регистрации юридического лица. Для обычной текущей хозяйственной деятельности любого предприятия нет императива по протоколированию каждой встречи, но во избежание недоразумений, особенно если планируется принятие решений или назначение ответственных лиц, рекомендуем хотя бы кратко зафиксировать ход события. Обязанность по ведению протокола обычно возлагается на секретаря в организации либо в процессе проведения встречи назначается иной сотрудник, о чем вносится информация в протокол.
Какую форму используют для протокола
Выделяют три формы документа:
- краткая. В тексте отражаются только поставленные вопросы и принятые по ним решения;
- полная. Кроме информации по повестке и итогам голосования, включает в общем виде высказанные мнения и состоявшиеся выступления;
- стенографическая. Полностью воспроизводит то, что озвучивалось на собрании.
Для всех форм предусматривается наличие в тексте:
- названия документа;
- даты, места, времени проведения мероприятия;
- информации о присутствующих лицах, председателе и секретаре.
Краткая
Полная
Стенографическая
Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru»
ПРОТОКОЛ № 12
аппаратного совещания у руководителя
| г. Санкт-Петербург | «01» февраля 2021 г. |
Присутствовали:
1. Генеральный директор — Воронов Андрей Викторович.
2. Главный бухгалтер — Смирнова Валентина Федоровна.
3. Секретарь-делопроизводитель — Петрова Мария Степановна.
4. Начальник юридического управления — Федоров Федор Федорович.
5. Начальник отдела продаж — Сидоров Петр Петрович.
6. Начальник отдела кадров — Иванов Иван Иванович.
Председатель собрания: Воронов Андрей Викторович.
Секретарь собрания: Петрова Мария Степановна.
Повестка дня:
Выплата премий за январь 2021 г.
Слушали:
1. Сидорова Петра Петровича, который отметил, что по итогам работы за январь 2021 было заключено 22 договора поставки на общую сумму 3 млн руб. По состоянию на 01.02.2021 покупателями по всем заключенным договорам оплачено 2,5 млн руб. Таким образом, сотрудниками перевыполнен план продаж на январь на 120%. Учитывая, что денежные средства по заключенным в январе договорам поставки практически полностью выплачены, предлагается поощрить работников отдела премией в повышенном размере.
2. Главного бухгалтера, Смирнову Валентину Федоровну, которая озвучила, что по итогам работы за январь имеется возможность выплаты премии в повышенном размере сотрудникам отдела продаж, но общий размер премиальных выплат за январь для всех работников Общества не должен превышать 595 000 рублей. Исходя из установленных приказом генерального директора стандартных размеров премий, предлагается сотрудникам отдела продаж выплатить премии каждому в двойном размере, остальным работникам общества — в стандартном.
Решили:
1. Подготовить приказ по премиям по итогам января 2021 г.
Срок исполнения: до 05.02.2021. Ответственный: Иванов Иван Иванович.
2. Сотрудникам отдела продаж осуществить выплату в двойном размере, остальным работникам — в стандартном размере.
Срок исполнения: до 10.02.2021. Ответственный: Смирнова Валентина Федоровна.
Председатель ________________ Воронов Андрей Викторович
Секретарь _______________ Петрова Мария Степановна
Правила оформления протоколов
Унифицированной формы нет. Понимание в общих чертах, как правильно составить протокол совещания, дает ГОСТ Р 7.0.97-2016. Документ предусматривает:
- наименование организации, используйте фирменный бланк или обычный лист А4;
- название, место составления, номер и дата документа. Датой указывается дата проведения собрания;
- список присутствующих лиц;
- данные председателя и секретаря;
- повестку собрания;
- голосование, если оно проводилось;
- общие выводы по итогам мероприятия, если требуется.
Текст излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «решили»), если документ составлен более чем на 1 странице, то вторая и последующие страницы нумеруются. Для единообразия документов допускается утвердить бланк распорядительным актом организации.
Образцы
Собрания
Совещания
Заседания
Загрузка документа
«Протокол технического совещания по рассмотрению проекта комплексного обеспыливания объекта»
Имя файла документа: 29606
Доступные форматы скачивания: .doc, .pdf
Размер текстовой версии файла: 2,7 кб
Как скачать документ?
Дождаться загрузки ссылок для скачивания, они очень скоро появятся на этом месте
После появления ссылок, скачайте нужный вам формат
Не забудьте «Сказать спасибо», ваш голос помогает формировать нам рейтинг документов
Договор-образец.ру — это база из более чем 5 тысяч типовых образцов договоров и документов, ежедневное обновление и большое сообщество, объединяющее специалистов в юриспруденции. На сайте собраны самые различные договоры, контракты, соглашения, заявления, акты, бухгалтерские и финансовые документы, анкеты, доверенности и многие другие образцы, которые могут потребоваться в жизни каждого человека. Спасибо за ваше участие.
Пожалуйста, обратите внимение, что представленный образец документа является типовым, в нем отражены существенные условия, но без учета конкретной ситуации. Если вам нужен индивидуальный документ под вас, то лучше обратиться к квалифицированным специалистам.
Документы, которые также Вас могут заинтересовать:
- Протокол технического состояния подъемника для бурения, капитального ремонта и текущего ремонта скважин (рекомендуемая форма)
- Протокол технического совещания по разработке (пересмотру) плана ликвидации (локализации) аварии
- Протокол технического осмотра продукции для проверки на соответствие требованиям нормативного документа
- Протокол технических испытаний изделия медицинского назначения (набор реагентов для диагностики in vitro)
- Протокол технологической экспертизы базы (банка) данных в рыбном хозяйстве
- Протокол ТМП (текущего месячного плана) оказания медицинских услуг, имеющих ограничения по оплате
- Протокол токсиколого-гигиенических исследований
- Протокол токсиколого-гигиенических исследований (альтернативные) образцов (проб) продукции
- Протокол устранения недостатков, препятствовавших вводу в опытную эксплуатацию средств железнодорожной связи. Форма N 5
- Протокол утверждения образца-эталона протезно-ортопедического изделия
- Протокол утверждения образца-эталона протезно-ортопедических изделий и ортопедической обуви
- Протокол утверждения образца-эталона протезно-ортопедического изделия
- Протокол участковой избирательной комиссии об итогах голосования, выдаваемого на печать комплексом обработки избирательных бюллетеней
- Протокол участковой избирательной комиссии об итогах голосования по городскому избирательному округу
- Протокол участковой избирательной комиссии об итогах голосования на выборах депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации пятого созыва
Протокол совещания формируется на основании записей, сделанных во время совещания, предоставленных тезисов докладов и выступлений, заметок, проектов решений и других материалов.
Структура протокола совещания, как правило состоит из следующих частей:
1. Вводная часть, информация о присутствовавших, секретаре, председателе. Завершает вводную часть повестка дня, в которой указываются рассматриваемые вопросы. Если количество участников совещания превысило 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола.
2. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: «Слушали:», «Выступили:», «Постановили: (или Решили:).»
Ключевое содержание докладов и выступлений включается в текст протокола либо прилагается к нему в виде отдельных документов. Решение в текст протокола совещания вносится в полном объеме, при необходимости приводятся итоги голосования: «За — …, против — …, воздержалось — …».
Протокол совещания подписывается председателем заседания и секретарем. Датой протокола является дата совещания.
Протокол совещания – документ, который фиксирует все происходящие события на собрании работников коллектива предприятия. Он не относится к строго обязательным документам, но в некоторых случаях бывает действительно необходим.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк протокола совещания .doc Скачать образец заполнения протокола совещания .doc
Роль протокола
Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр.
Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона. В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа.
Основная функция протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы, мнения, озвученные на совещании и, что самое важное — коллегиально принятые решения.
Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше.
Обычно протоколы необходимы на тех совещаниях, которые оказывают прямое воздействие на будущее фирмы. Также рекомендуется протоколировать встречи с участием представителей других предприятий и работников государственных учреждений.
Порядок проведения совещания
Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты. Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора. Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия.
Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.
Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование. Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник. При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол.
С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются. Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации.
Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а также при необходимости его участниками, которые таким образом подтверждают то, что все внесенные в него сведения верны.
Кто должен оформлять протокол
Функция по оформлению протокола обычно входит в компетенцию секретаря предприятия или иного работника, назначенного для выполнения этой миссии прямо на совещании. При этом человек, выбранный для ведения протокола, должен иметь четкое понимание того, как и для чего это делается и обладать хотя бы минимальными навыками по написанию протоколирующих документов.
Составление протокола
На сегодня закон не предусматривает строгой унифицированной формы протокола совещания, так что организации могут составлять его в произвольном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике фирмы. Однако определенную информацию указывать в нем обязательно:
- номер документа;
- дата создания;
- наименование организации;
- населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие;
- список лиц, присутствующих на совещании (с внесением их должностей, ФИО);
- данные по председателю совещания и секретаря;
- повестка дня (т.е. те вопросы, которые необходимо решить);
- факт проведения голосования (если оно проводилось) и его итоги;
- результат совещания.
Иногда в протокол вносят точное время (вплоть до минут) начала и окончания совещания – это позволяет дисциплинировать сотрудников и оптимизировать в будущем время, которое тратится на подобного рода собрания.
При необходимости к протоколу совещания могут быть прикреплены какие-то дополнительные документы, фото и видео свидетельства. Если таковые имеются, их наличие нужно отразить в протоколе совещания отдельным пунктом.
Следует отметить, что протокол должен вестись крайне внимательно, нужно избегать ошибок и исправлений, и совершенно недопустимо вносить в него недостоверные или заведомо ложные сведения. При выявлении таких моментов в случае проверки внутренней документации фирмы контролирующими органами, компания может понести серьезное наказание.
Основные правила оформления протокола
Протокол, как правило, составляется в единственном экземпляре, но при необходимости могут быть сделаны его копии, количество которых не ограничено.
Документ должен быть обязательно подписан непосредственным составителем, секретарем, а также всеми членами собрания.
Оформлять протокол можно на простом листе А4 формата или на фирменном бланке организации – это роли не играет, как и то, ведется он в рукописном виде или заполняется на компьютере. Удостоверять его печатью предприятия не обязательно, так как с 2016 года юридические лица по закону имеют полное право не использовать для заверения своей документации печати и штампы.
Содержание и хранение протокола
После оформления и надлежащего визирования протокол должен содержаться вместе с другими документами фирмы, фиксирующими внутренние совещания, переговоры и заседания. После утраты актуальности его следует отправить на хранение в архив предприятия, где он должен находиться установленный законом или внутренними локальными актами компании срок (не меньше 3 лет), после чего он может быть подвергнут утилизации (эта процедура также должна проводиться строго в определенном законом порядке).
Протокол оперативного совещания (модернизированная форма с поручениями в виде таблицы)
Вы можете скачать этот образец оформления протокола в Word и вставить в него свои данные. Справа сбоку находятся статьи и ответы на вопросы, в которых подробно объясняется, как заполнять протокол в различных ситуациях.
Выбери свой вариант доступа
Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
- его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
- все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение
действия комплексной подписки.
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои
рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей
помощью!
Используем Cookies на нашем веб-сайте для того, чтобы обеспечить пользователям максимальное удобство. Подробнее
Протокол совещания – это официальная бумага, в которой отражаются все решения, принятые участниками заседания в ходе обсуждения. В материале мы рассмотрим, что представляет собой совещание, отличие от планёрки, правила и порядок составления протокола.
Файлы для скачивания:
Совещание
Под совещанием принято понимать собрание сотрудников предприятия в официальной обстановке для решения каких-то вопросов. Также существует такой термин, как «планёрка». Для целей нашего текста следует отличать эти два понятия. Планёрка – это, как, правило, обсуждение текущих, оперативных вопросов. Она может проводиться ежедневно или раз в неделю. На совещание же выносят более масштабные вопросы, так или иначе затрагивающие всю компанию, её будущее. Порядок и периодичность заседаний определяется руководством организации.
Состав участников определяется в каждом отдельно взятом случае в зависимости от темы собрания. Как правило, это генеральный директор, его заместители, начальники структурных подразделений. В начале каждого совещания лица путём голосования выбирают председателя собрания. Именно он будет проводить мероприятие, открывать и закрывать его, задавать соответствующие вопросы.
Плановое или внеплановое
Совещание может носить как плановый, так и внеплановый характер. В первом случае обычно имеется чёткое расписание, которого должны придерживаться все участники процедуры. Возможно, кому-то даже придётся приехать из другого населённого пункта. Внеплановый характер имеет место в тех случаях, когда случилось какое-то влияющее на деятельность всей организации в целом событие. Это может быть, например, объявление о ликвидации, реорганизации и так далее.
Протокол
Закон вовсе не регулирует правоотношения, складывающиеся вокруг совещаний сотрудников предприятия, следовательно, не обязывает в обязательном порядке вести протокол. Обычно к написанию документа прибегают в тех случаях, когда на повестке дня стоят действительно важные моменты, а решения, предложенные администрацией, затрагивают большинство работников компании. Вот примерный перечень таковых:
- решение о закрытии структурного подразделения;
- решение о сокращении штатных единиц или численности штата;
- решение об изменении правил внутреннего трудового распорядка или иного локального нормативного акта работодателя;
- решение о смене вектора развития всей организации в целом.
Бремя по составлению протокола на практике возлагается на секретаря. В прямые должностные обязанности лица, замещающего эту должность, входит, в том числе, и ведение протоколов собраний учредителей, руководства компании.
В отдельно взятых случаях секретарь может быть заменён кем-то другим. Обычно такое случается, когда вынесенные на повестку дня вопросы требуют использования узких профессиональных терминов. Секретарь не обязан разбираться в инженерии, экономике, юриспруденции, следовательно, может допустить ошибки при написании слов. Следует подобрать работника, который будет сведущ в конкретной теме. Например, если дело касается бизнес-стратегии, обращаемся за помощью к штатному экономисту компании.
Решения участников совещания
Следует отличать совещание администрации фирмы от собрания учредителей общества. Это два совершенно разных органа, соответственно, два разных документа. Во втором случае все решения, принятые на собрании, будут обязательны для исполнения нижестоящими лицами. Так, решение о ликвидации общества будет воплощать в жизнь его генеральный директор, который не обязательно входит в состав учредителей.
Совещание носит скорее вспомогательный характер, служит для определения направления деятельности, развития организации.
Форма документа
Как уже мы упоминали ранее, законодательство ни коим образом не регулирует проведение совещаний в компаниях (ни в частных, ни в государственных). Исходя из этого, закон не предъявляет никаких строгих требований к протоколам собраний, не заставляет пользоваться общеобязательными унифицированными бланками. Документ пишется в свободной форме, а за основу берётся протокол собрания учредителей общества.
К данной разновидности официальных бумаг также предъявляются определённые требования, связанные с деловой этикой, а именно:
- использование строгого стиля языка, нейтрального тона повествования;
- полное соблюдение правил русского языка, и именно пунктуации и орфографии;
- обозначение реквизитов (номер, дата, место);
- подпись председателя;
- расшифровка автографа.
Написать протокол можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Решение принимает председатель совещания, спуская директиву лицу, составляющему документ. Оба варианта используются на практике, имеют право на жизнь.
Объясняем, как составить протокол совещания без ошибок
Первым делом следует обратить внимание на реквизиты. Прописываем полное наименование документа, присваиваем ему уникальный номер. В шапке документа оставляем дату и место проведения совещания, составления протокола.
Далее по тексту перечисляем всех присутствующих сотрудников. Председатель всегда должен выделяться отдельно. Не забываем отметить лицо, ведущее протокол. Для каждого участника прописываем его ФИО и должность согласно штатному расписанию.
Ниже по документу обозначаем, какие вопросы вынесены на повестку дня. На каждый из них по итогу должно быть получено решение.
Примерный образец
На этом моменте работа с протоколом подходит к завершению. Своими автографами его должны заверить председатель и лицо, записавшее протокол. С этого момента официальная бумага приобретает определённую юридическую силу. Выписку из протокола можно разослать по электронной почте всем заинтересованным лицам. Трудовой кодекс обязывает работодателя информировать своих подчинённых о всех событиях, которые их так или иначе касаются.
Шаблоны и формы
Инструкция: как оформить протокол собрания
Протокол собрания – это документ, в котором отражаются все вопросы, задачи, мнения и другая информация, которая обсуждалась на совещании. Но основное – это принятые решения, на которые делается акцент.
Когда необходимо протоколировать собрания
Такой документ следует оформлять при любой ситуации, когда принимаемые решения касаются всей компании, организации или затрагивают интересы собственников. Например, он является необходимым документом при регистрации ООО. Такая форма активно используется при выработке основного курса развития компании, определении новой торговой политики, для выбора поставщиков, организации работы с клиентами и так далее. Обобщая, необходимо сказать, что бумага обязательно оформляется во всех ситуациях, когда созывается руководство и/или владельцы фирмы. Бумага является официальным подтверждением того, что все заинтересованные лица согласились с принятыми решениями.
Кто и по какой форме ведет
В большинстве случаев бумагу оформляет и заполняет информацией секретарь компании, но это необязательное правило. В некоторых фирмах этим занимается отдельный человек. Все зависит от того, как часто возникает такая необходимость. Например, если требуется не чаще раза в месяц, то с этим вполне справится и секретарь, не отвлекаясь от своих остальных должностных обязанностей. Но когда приходится оформлять ежедневно, вне зависимости от причины, скорее всего, этим займется отдельный специалист.
Форма ведения документа зависит от внутренних требований фирмы. В одном случае секретарь (или специалист) делает пометки в зависимости от того, что происходит на совещании, после чего, используя заранее одобренный шаблон, полноценно оформляет такую бумагу. В другой ситуации сначала ведется аудио- или видеозапись происходящего, на основании чего в дальнейшем оформляется полноценный документ. Пример того, как выглядит стандартный шаблон протокола собрания, используемый во многих организациях.
Наименование организации
ПРОТОКОЛ
«__»________ 20__ г.
№ ______________
г. ______________
______________________________________________________
(заголовок)
Председатель — _________________________________ (ФИО)
Секретарь — _____________________________________ (ФИО)
Присутствовали: _____________________________________________________
(должности, фамилии, инициалы в алфавитном порядке)
Приглашенные: _____________________________________________________
(должности, фамилии, инициалы в алфавитном порядке)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. ___________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
2. ___________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
СЛУШАЛИ:
______________________________ ___________________________________
(должность, фамилия, инициалы) (содержание доклада)
______________________________ _______________________________________
(должность, фамилия, инициалы) (содержание доклада)
______________________________ _______________________________________
(должность, фамилия, инициалы) (содержание доклада)
______________________________ _______________________________________
(должность, фамилия, инициалы (содержание доклада)
______________________________ _______________________________________
(должность, фамилия, инициалы) (содержание доклада)
ПОСТАНОВИЛИ:
1. _____________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
2. _____________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
Председатель ________________ / /(подпись) (ФИО)
Секретарь ________________ / /(подпись) (ФИО)
В дело № _____
«__»________ 20__ г. _____________________
(подпись исполнителя)
Как правильно составлять и оформлять
В каждой фирме у документа есть определенные отличия, но в п. 4 ст. 181.2 ГК РФ представлен перечень данных, которые обязательно должны указываться. Рассмотрим, как правильно составить протокол совещания и какую информацию в него следует включить:
- время, дата и место проведения;
- информация о лицах, которые участвовали;
- результаты голосования по каждому пункту;
- информация о лицах, которые проводили подсчет голосов;
- данные о лицах, которые голосовали против принятия решения.
Кроме вышеуказанного, в этой бумаге обязательно отражается суть совещания, перечислены решаемые вопросы и представлена любая информация, важная для совещания, которую необходимо учитывать при принятии окончательных решений.
Образцы
Пример документа с собранием учредителей для организации негосударственного фонда:
Это стандартный пример оформления протокола совещания для определения пути развития:
Пример для рассмотрения выполнения условий договора:
Пример для смены директора:
Об авторе статьи
Козырев Александр
Бухгалтер, Финансист
Родился на Украине, в 2017 году самостоятельно получил гражданство России, прошел все этапы, изучал законодательство, требования и особенности решения разных проблем. Теперь хорошо в этом разбираюсь и делюсь реальным опытом.
Другие статьи автора на gosuchetnik.ru
Вместе с эти материалом часто ищут:
Жалоба на бездействие судебного пристава-исполнителя — это документ, который в случае неправомерного поведения сотрудника ФССП в процессе работы по конкретному производству позволит оказать воздействие на процесс работы и устранить нарушения прав участников производства.
24 марта 2021
Журнал влажной уборки и дезинфекции помещений в условиях распространения коронавируса — это документ, в котором под подпись ответственного фиксируются периодичность и факт проведения санобработки. В рекомендациях Роспотребнадзора по предотвращению распространения COVID-19 он не упомянут, но контролирующие органы вправе его затребовать.
2 февраля 2022
Выписка из приказа — это официальный документ, включающий фрагмент распоряжения, который касается конкретного сотрудника. В ней указывают реквизиты компании и обязательно заверяют по установленным правилам.
14 июня 2021
Изменения в платежных поручениях с 1 мая 2021 года:
- в поле 13 — название банка получателя;
- в поле 14 — новый БИК;
- в поле 15 — номер счета вместо нулей;
- в поле 17 — номер казначейского счета (ЕКС).
11 мая 2021