Просмотр файлов excel 2010

Перед тем, как распечатывать готовый документ, созданный в любой программе, желательно предварительно просмотреть, как именно он будет выглядеть на печати. Ведь, возможно, что его часть не попадает в область печати или отображается некорректно. Для этих целей в Экселе существует такой инструмент, как предварительный просмотр. Давайте разберемся, как в него перейти, и как с ним работать.

Читайте также: Предварительный просмотр в MS Word

Использование предварительного просмотра

Главной особенностью предварительного просмотра является то, что в его окне документ будет отображаться точно так же, как после распечатки, в том числе с разбивкой на страницы. В случае, если увиденный результат не удовлетворил пользователя, можно сразу отредактировать книгу Excel.

Рассмотрим работу с предварительным просмотром на примере программы Excel 2010. Более поздние версии этой программы имеют схожий алгоритм работы данного инструмента.

Переход в область предварительного просмотра

Прежде всего, разберемся, как попасть в область предварительного просмотра.

1. Находясь в окне открытой книги Excel, переходим во вкладку «Файл».
2. Далее перемещаемся в раздел «Печать».
3. В правой части открывшегося окна будет располагаться область предпросмотра, где отображается документ в том виде, в котором он будет выглядеть на печати.

Можно также заменить все эти действия простым нажатием сочетания горячих клавиш Ctrl+F2.

Переход в предварительный просмотр в старых версиях программы

Но в версиях приложения ранее Excel 2010 перемещение в раздел предварительного просмотра происходит несколько по-другому, чем в современных аналогах. Давайте вкратце остановимся на алгоритме открытия области предпросмотра для этих случаев.

Для перехода в окно предпросмотра в Excel 2007 нужно выполнить следующие действия:

1. Кликаем по логотипу Microsoft Office в верхнем левом углу запущенной программы.
2. В раскрывшемся меню наводим курсор на пункт «Печать».
3. В блоке справа откроется дополнительный список действий. В нем нужно выбрать пункт «Предварительный просмотр».
4. После этого в отдельной вкладке открывается окно предпросмотра. Для его закрытия следует нажать на большую красную кнопку «Закрыть окно предварительного просмотра».

Ещё больше отличается от Excel 2010 и последующих версий алгоритм перехода в окно предпросмотра в Excel 2003. Хотя он и проще.

1. В горизонтальном меню открытого окна программы щелкаем по пункту «Файл».
2. В раскрывшемся списке выбираем пункт «Предварительный просмотр».
3. После этого окно предпросмотра будет открыто.

Режимы предпросмотра

В области предпросмотра можно переключать режимы предварительного просмотра документа. Это можно делать при помощи двух кнопок, размещенных в нижнем правом углу окна.

1. При нажатии левой кнопки «Показать поля» отображаются поля документа.
2. Наведя курсор на нужное поле, и зажав левую кнопку мыши, в случае необходимости можно увеличивать или уменьшать его границы, просто передвинув их, тем самым редактируя книгу для печати.
3. Для отключения показа полей достаточно кликнуть ещё раз по той же кнопке, которой было включено их отображение.
4. Правая кнопка режима предпросмотра — «По размеру страницы». После её нажатия страница приобретает те размеры в области предпросмотра, какие она будет иметь на печати.
5. Для отключения данного режима достаточно ещё раз нажать на эту же кнопку.

Навигация по документу

Если документ состоит из нескольких страниц, то по умолчанию сразу в окне предпросмотра видна только первая из них. Внизу под областью предварительного просмотра указан номер текущей страницы, а справа от него общее количество страниц в книге Excel.

1. Чтобы просмотреть в области предварительного просмотра нужную страницу, требуется вбить через клавиатуру её номер и нажать на клавишу ENTER.
2. Для перехода на следующую страницу нужно кликнуть по треугольнику, направленному углом направо, который расположен справа от нумерации страниц.

   

   Для перехода на предыдущую страницу требуется щелкнуть по треугольнику, направленному углом влево, который расположен слева от нумерации страниц.

3. Чтобы просмотреть книгу в целом, можно установить курсор на полосу прокрутки в крайней правой части окна, зажать левую кнопку мыши и потянуть курсор вниз, пока вы не просмотрите документ в целом. Кроме того, можно воспользоваться кнопкой, расположенной внизу. Она находится под полосой прокрутки и представляет собой треугольник, направленный углом вниз. При каждом клике по этому значку левой кнопкой мыши будет совершен переход на одну страницу.
4. Аналогичным образом можно переходить и в начало документа, но для этого следует либо тянуть полосу прокрутки вверх, либо кликать по пиктограмме в виде треугольника, направленного углом вверх, которая расположена над полосой прокрутки.
5. Кроме того, можно совершать переходы на определенные страницы документа в области предпросмотра, воспользовавшись клавишами навигации на клавиатуре:
   • Стрелка вверх – переход на одну страницу вверх документа;
   • Стрелка вниз – переход на одну страницу вниз документа;
   • End – перемещение в конец документа;
   • Home – переход в начало документа.

Редактирование книги

Если в процессе предварительного просмотра вы выявили в документе какие-то неточности, ошибки или вас не устраивает оформление, то книгу Excel следует отредактировать. В случае, если нужно исправить само содержимое документа, то есть, данные, которые он содержит, то нужно вернутся во вкладку «Главная» и произвести необходимые действия по редактированию.

Если же нужно изменить только внешний вид документа на печати, то это можно сделать в блоке «Настройка» раздела «Печать», который расположен слева от области предпросмотра. Тут можно произвести смену ориентации страницы или масштабирования, в случае, если она не вписывается на один печатный лист, настроить поля, разделить документ по копиям, выбрать формат бумаги и выполнить некоторые другие действия. После того, как необходимые манипуляции по редактированию произведены, можно посылать документ на печать.

Урок: Как страницу в Экселе

Как видим, с помощью инструмента предварительного просмотра в Экселе можно перед выводом на принтер документа просмотреть, как он будет выглядеть при распечатке. Если отображаемый результат не будет соответствовать тому итогу, который пользователь желает получить, то он может отредактировать книгу и уже после этого посылать её на печать. Таким образом, будет сэкономлено время и расходный материал для распечатки (тонер, бумага и т.д.) в сравнении с тем, если бы пришлось распечатывать один и тот же документ несколько раз, в случае невозможности просмотреть, как он будет выглядеть на печати с экрана монитора.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

Задайте свой вопрос в комментариях, подробно расписав суть проблемы. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Помогла ли вам эта статья?

Да Нет

Предварительный просмотр страниц перед печатью – это очень полезный инструмент. Он позволяет просмотреть, как будут отображаться данные на листе после печати документа.

Благодаря инструменту «Предварительный просмотр» мы заранее можем проконтролировать, соответствует ли вид документа нашим требованиям. При необходимости можно устранить недостатки и настроить презентабельный вид еще до печати. Это позволяет сэкономить время и деньги, потраченные на бракованную печать бумаги.

Для просмотра и подготовки документа перед печатью возьмем за образец прайс из предыдущего урока. Чтобы сделать предварительный просмотр:

1. Выберите «Файл»-«Печать» (или нажмите комбинацию горячих клавиш CTRL+P). В появившемся окне отображаются опции управления печатью. А в отдельной панели справа отображается предварительный просмотр печати документа.
2. Чтобы увеличить размер отображения предварительной печати документа, щелкните по кнопке в нижнем правом углу «По размеру страницы». А для выхода из этого режима щелкните по кнопке еще раз.
3. Для настройки полей щелкните по кнопке «Показать поля». Данная кнопка находится так же в правом нижнем углу. В таком режиме не только отображаются поля, но и доступны средства для управления ими. Чтобы изменить границы печати в Excel достаточно навести курсор мышки на любое поле и переместить его в желаемое положение. Таким образом, можно настраивать размеры полей прямо из предварительного просмотра документа.
4. В средней панели выберите опцию «Книжная ориентация» из выпадающего списка смените ее на «Альбомная ориентация»

Теперь можно нажать на большую кнопку «Печать».

После чего появиться окно параметров вашего принтера. Там уже все зависит от модели и типа печатающего устройства. При необходимости внесите желаемые параметры. Например, двухсторонняя печать в Excel. Если ваш принтер поддерживает данную функцию, то у Вас будет возможность выбрать ее и в параметрах Excel. Он считывает возможности принтера с драйвера и добавляет в раздел параметров опции переключения «Двусторонняя печать / Односторонняя». Но лучше пользоваться данной функцией в настройках параметров самого принтера. Так как информация с драйвера считывается только один раз при его установке в Windows.

Если принтер не поддерживает двухстороннюю печать тогда нужно указать в его настройках:

1. Выводить только нечетные страницы – 1,3,5,7.
2. Перевернуть распечатанные страницы чистой стороной вверх и вставить снова в лоток шапкой вперед.
3. Выводить только четные страницы – 2,4,6,8.

Совет. Используйте функцию двусторонней печати не в параметрах Excel, а в параметрах и настройках принтера.

Внимание! Для каждого листа свои настройки параметров принтера. Если вы хотите несколько листов, сделайте их все активными перед отправкой на печать. Удерживая клавишу CTRL, щелкните мышкой по каждому листу, который нужно .

Далее жмем ОК. Документ будет распечатан и приобретет внешний вид такой же, как и в предварительном просмотре.

Средства просмотра в Excel 2010

Для удобства работы в среде программы «Microsoft® Excel® 2010» существует несколько режимов просмотра рабочей книги, каждый из которых позволяет с максимальной точностью оценить результат работы с документом.

Режимы представляют собой разные способы отображения информации на экране. Как упоминалось ранее, в нижнем правом углу окна редактора располагаются три кнопки, которые меняют режим просмотра: «Обычный», «Разметка страницы» и «Страничный». Разберем эти кнопки более подробно. По умолчанию выбран режим просмотра книги «Обычный», с помощью которого в окне программы отображается рабочая область ячеек. Выберите режим «Разметка страницы».

Данный режим просмотра отображает вид, в котором будет напечатан документ. Здесь указаны все отступы при печати, а также, как вы можете заметить, появились линейки. С помощью этих линеек можно менять отступы от краев документа. Наведите курсор на границу поля, зажмите левую кнопку мыши и передвиньте заданную границу.

Таким образом, можно изменять положение документа при печати. Для того чтобы увидеть расположение документа по страницам, перейдите в режим «Страничный».

Как вы видите, на рабочей области окна программы появились пунктирные линии — они обозначают границу документа и его части на других листах при заданном формате печати.

Также режимы просмотра документа можно найти на вкладке «Вид». Кроме уже рассмотренных режимов, здесь представлен еще один – режим «Во весь экран». Он очень удобен для просмотра многострочных таблиц. Чтобы выйти из полноэкранного режима нажмите клавишу «Esc».

Нельзя не заметить, что документ «Microsoft® Excel® 2010» может состоять как из нескольких ячеек с данными, так и из крупных таблиц и рисунков. Так или иначе, для каждого из случаев понадобится определенное приближение страницы документа. В данном случае, необходимо использовать инструменты масштабирования, позволяющие оптимизировать область просмотра документа. В нижнем правом углу окна располагается ползунок «Масштаб», который позволяет приближать и отдалять отображение документа, тем самым обеспечивая просмотр отдельных его объектов или же его полного вида. Масштабирование также происходит по нажатию пиктограмм «плюс» или «минус».

Рядом с ползунком находится кнопка «Выбор масштаба», нажав на которую, откроется диалоговое окно «Масштаб». В нем вы можете выбрать масштабирование документа из предложенных значений масштаба, а также назначить произвольный масштаб, выбрав пункт «Произвольный» и введя в поле собственное значение.

Нельзя не отметить, что инструменты масштабирования документа можно найти на ленте, перейдя на вкладку «Вид». Здесь возможно назначить масштаб на одну или две станицы, масштабировать по ширине страницы или отобразить страницу в оригинальном размере.

Таким образом, инструменты для просмотра рабочей книги позволяют вам наиболее удобно работать с документами «Excel®».

Предварительный просмотр в Excel

Напечатать небольшую таблицу, если она помещается на один лист формата A4, довольно просто. Если же таблица не помещается на одном листе, то задача печати перестает быть тривиальной.

Предварительный просмотр страницы

Перед тем как активизировать процесс печати, рекомендуется убедиться, что на бумаге таблица будет выглядеть именно так, как нужно. Для этого следует в меню Файл выбрать команду Печать. В окне Печать, разделенном на две части, слева можно увидеть все настройки, необходимые для печати, а в правой части окна — предварительный просмотр таблицы, т.е. увидеть, как это будет выглядеть на бумаге.

Если для печати таблицы необходимо несколько страниц, то будут доступны кнопки Предыдущая страница, Следующая страница. Щелкая по этим кнопкам, можно увидеть изображение остальных страниц.

Опубликовано: 30.11.2015