Программы относящиеся к прикладному программному обеспечению ms excel

Все предметы

Биология

География

Физика

Химия

История

Обществознание

Русский язык

Литература

Экономика

Право

Математика

Алгебра

Геометрия

Информатика

Английский язык

Українська мова

Українська література

Другие предметы

Беларуская мова

Қазақ тiлi

Немецкий язык

Окружающий мир

Французский язык

Музыка

МХК

ОБЖ

Психология

Оʻzbek tili

Кыргыз тили

Астрономия

Физкультура и спорт

help7041

+10

Ответ дан

1 год назад

Информатика

5 — 9 классы

выберите программы которые относятся к прикладному программному обеспечению:
верных ответов 2:
1)Antivirus Kaspersky
2)MS Excel
3)«Проигрыватель Windows»
4)Pascal
5)C++

Ответ

0.5/5
(8 оценок)

10

mcflur
1 год назад

Светило науки — 28 ответов — 0 раз оказано помощи

Ответ:

Эксель

Объяснение:

Оцените пользу ответа

Мозг
Отвечающий

Остались вопросы?

Задать вопрос

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. УПРАВЛЕНИЕ ФАЙЛАМИ

1.1. Создание нового документа

1.2. Загрузка рабочего документа

1.3. Сохранение документа

1.4. Автоматическое сохранение

1.5. Создание резервных копий

1.6. Защита данных

1.7. Дополнительные сведения о файлах

2. СТРУКТУРА ДОКУМЕНТОВ

2.1. Управление рабочими листами

2.2. Добавление рабочих листов

2.3. Перемещение рабочих листов

2.4. Переименование рабочих листов

2.5. Коррекция высоты строк и ширины столбцов

3. ПОСТРОЕНИЕ ТАБЛИЦ

3.1. Маркирование ячеек

3.2. Отмена операций

3.3. Копирование данных

3.4. Удаление данных

3.5. Форматирование чисел

3.6. Выравнивание данных

3.7. Установка шрифтов

4. ТАБЛИЧНЫЕ ВЫЧИСЛЕНИЯ

4.1. Ввод формул

4.2. Сложные формулы

4.3. Редактирование формул

4.4. Информационные связи

4.5. Групповые имена

5. ПОСТРОЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДИАГРАММ

5.1. Построение диаграмм

5.2. Типы диаграмм

5.3. Надписи на осях

5.4. Дополнительные объекты

5.5. Актуализация диаграмм

6. ФУНКЦИИ

6.1. Конструктор функций

6.2. Редактирование функций

6.3. Вычисление суммы

6.4. Вычисление среднего значения

6.5. Вычисление величины линейной амортизации

6.6. Комбинирование функций

6.7. Текстовый режим индикации формул

7. ОБМЕН ДАННЫМИ

7.1. Импортирование рисунков в Excel

7.2. Редактирование рисунков на рабочем листе

7.3. Включение таблицы в текст

8. ОБРАБОТКА СПИСКОВ

8.1. Создание списков

8.2. Ввод списка данных

8.3. Поиск элемента в списке

8.4. Редактирование списков

8.5. Автоматический фильтр

8.6. Комбинированная фильтрация

8.7. Сортировка списков

9. АНАЛИЗ ДАННЫХ

9.1. Опорные таблицы

9.2. Редактирование опорных таблиц

9.3. Нахождение значений

10. БАЗЫ ДАННЫХ

10.1. Запуск программы обработки баз данных

10.2. Оболочка программы Query

10.3. Загрузка внешнего набора данных

10.4. Критерии выбора данных

10.5. Комбинированные запросы

10.6. Обмен данными с внешней базой

11. КОНФИГУРИРОВАНИЕ ПРОГРАММЫ EXCEL

11.1. Создание пиктографического меню

11.2. Изменение вида основного окна

11.3. Изменение вида рабочего листа

11.4. Установка стандартного шрифта

11.5. Установка национальных параметров

11.6. Изменение цветов

11.7. Автоматическая загрузка документов

11.8. Шаблоны таблиц

12. VISUAL BASIC

12.1. Программирование табличных функций

12.2. Встраивание функций

12.3. Применение функций

ВВЕДЕНИЕ

Программа MS Excel, являясь лидером на рынке программ обработки электронных таблиц, определяет тенденции развития в этой области. Вплоть до версии 4.0 программа Excel представляла собой фактический стандарт с точки зрения функциональных возможностей и удобства работы. Теперь на рынке появилась версия 5.0, которая содержит много улучшений и приятных неожиданностей.

К значительным достижениям в новой версии программы Excel можно отнести появление трехмерных документов (блокнотов) . Установление связей между файлами и таблицами значительно упростилось по сравнению с прежними версиями. Контекстные меню значительно расширены, а дополнительные программные инструменты облегчают решение сложных прикладных задач.

Следует также упомянуть о различных помощниках (Ассистентах) , которые помогают пользователю задавать функции и выдают рекомендации, если существует более простой метод решения текущей задачи. В программу Excel встроена удобная подсистема помощи, которая в любой момент готова выдать необходимую справку.

Описанные до сих пор новшества касаются в основном комфорта в работе и быстрого освоения программы. Одним из важнейших функциональных расширений программы, предназначенным для профессионалов, является встроенная в Excel Среда программирования Visual Basic (VBA) для решения прикладных задач. Благодаря VBA фирме Microsoft удалось не только расширить возможности языка макрокоманд Excel 4.0, но и ввести новый уровень прикладного программирования, поскольку VBA позволяет создавать полноценные прикладные пакеты, которые по своим функциям выходят далеко за рамки обработки электронных таблиц. Кроме этого, следует назвать следующие важные новшества программы Excel 5.0: менеджер файлов, который выдает подробную информацию о всех файлах; диалоговые окна-регистры; отдельная пиктограмма для форматирования; — появление механизма Drag & Plot, предназначенного для быстрой активизации диаграмм.

1. УПРАВЛЕНИЕ ФАЙЛАМИ

Рассмотрим процедуры обращения с рабочими документами. С помощью программы Excel можно создавать самые различные документы. Рабочие листы (Sheets) можно использовать для составления таблиц, вычисления статистических оценок, управления базой данных и составления диаграмм. Для каждого из этих приложений программа Excel может создать отдельный документ, который сохраняется на диске в виде файла.

Файл может содержать несколько взаимосвязанных рабочих листов, образующих единый трехмерный документ (блокнот, рабочую папку) . С помощью трехмерных документов пользователь получает прямой доступ одновременно к нескольким таблицам и диаграммам что повышает эффективность их обработки.

1.1. Создание нового документа.

Для создания нового документа из меню File нужно вызвать директиву New.

На экране появится документ с именем Book2: программа Excel присваивает новым документам имя Book (Книга) с добавлением текущего порядкового номера.

Новый документ можно создать также, щелкнув мышью по первой пиктограмме, которая находится в первой (основной) пиктографической панели (первая строка пиктографического меню) .

1.2. Загрузка рабочего документа.

Чтобы загрузить с диска расположенный там файл с рабочим документом, нужно вызвать директиву Open из меню File.

Можно также щелкнуть мышью по второй пиктограмме, которая находится на основной панели. В любом случае откроется диалоговое окно загрузки файла. В этом окне в поле Drives нужно указать диск, а в поле Directories выбрать директорию, где расположен Ваш файл. Если выбор был сделан правильно, то в левом поле появится список имен файлов, среди которых должен находиться искомый файл. Если щелкнуть по имени этого файла, оно появится в поле File Name. После этого нужно закрыть диалоговое окно, щелкнув мышью по кнопке OK или дважды щелкнув по имени искомого файла.

1.3. Сохранение документа.

При первом сохранении Вашего документа нужно вызвать из меню File директиву Save As… После этого откроется диалоговое окно, в котором нужно указать имя сохраняемого файла, а также диск и директорию, в которой его надо расположить. Программа Excel по умолчанию предлагает стандартное имя (Book[порядковый номер]) , которое пользователь может заменить любым другим. В имени файла нежелательно использовать некоторые символы (например, $ & % () -) , хотя это и не запрещено. Не следует также использовать символы кириллицы, чтобы избежать непредсказуемых реакций программы и системы Windows. Предлагаемое по умолчанию программой Excel расширение файла. XLS, изменять не следует. После того как будут сделаны все установки, нужно закрыть диалоговое окно щелчком по кнопке OK.

1.4. Автоматическое сохранение.

Вызовите директиву Add-Ins… из меню Tools, с помощью которой вызывается встроенный Менеджер расширений. В открывшемся диалоговом окне включите опцию AutoSave, щелкнув по ней мышью, а затем закройте окно, щелкнув по кнопке OK.

После этого снова откройте меню Tools, в котором должна появиться директива AutoSave… Вызовите эту директиву, тогда появится диалоговое окно AutoSave, в котором пользователь может задать интервал времени между моментами сохранения. Кроме того, в этом окне можно определить, должна ли программа выдавать запрос на сохранение и нужно ли автоматически сохранять все документы или только активный документ.

1.5. Создание резервных копий.

Для создания резервной копии необходимо вызвать директиву Save As… из меню File. В открывшемся диалоговом окне нужно щелкнуть по командной кнопке Options. Появится следующее диалоговое окно, имеющее название Save Options. В этом окне нужно включить опциональную кнопку Always Create Backup. Теперь при сохранении файла будет автоматически создаваться резервный файл с тем же именем, что и основной, но с расширением. BAK.

1.6. Защита данных.

Для введения пароля необходимо вызвать директивe Save As из меню File. В открывшемся диалоговом окне следует щелкнуть по командной кнопке Options. Появляется диалоговое окно Save Options. В поле ввода Protection Password: этого окна можно указать свой персональный пароль, тогда при каждом вызове этого файла программа будет запрашивать пароль. При вводе пароля на экране вместо букв появляются звездочки. После закрытия окна Save Options открывается окно Confirm Password, в котором нужно подтвердить пароль. Если записать пароль в поле ввода Write Reservation Password, то перед открытием этого файла появится диалоговое окно, в котором можно задать пароль или щелкнуть по кнопке Read Only. В последнем случае файл можно просматривать, но нельзя записать его на диск под тем же именем.

1.7. Дополнительные сведения о файлах.

При первом сохранении файла директивой Save As открывается диалоговое окно Summary Info. В этом окне пользователь может заполнить поля ввода Title:, Subject: и Keywords:. В поле Author по умолчанию указывается информация, полученная программой при инсталляции, но пользователь может записать в нем свое имя. В поле ввода Comments можно поместить соответствующие комментарии. Если комментарии не умещаются в отведенном поле экрана, то на правом крае поля комментариев появляются линейки прокрутки для их просмотра. Закрывается информационное окно щелчком по кнопке OK.

2. СТРУКТУРА ДОКУМЕНТОВ

Трехмерные документы (блокноты, папки) — одно из важнейших новшеств программы Excel версии 5.0, позволяющее значительно упростить и ускорить работу с таблицами и управление рабочими листами. В новой версии рабочие документы могут содержать до 255 таблиц, диаграмм или VBA-программ в одном файле, а принцип работы с ними напоминает обычную работу с деловыми блокнотами в любом офисе. В каждом рабочем блокноте можно поместить всю деловую информацию, относящуюся к одной теме, и хранить ее в одном файле, что позволяет значительно повысить наглядность рабочих документов.

Это преимущество новых документов особенно проявляется при связывании данных в таблицах. В предыдущей версии программы в случае, если нужно было использовать результат из какой-либо ячейки другой таблицы, приходилось открывать соответствующий файл и считывать нужную информацию. Теперь при установлении информационных связей между таблицами одного документа не нужно ничего открывать, т.к. все таблицы находятся в одном файле.

Новая технология облегчает также анализ данных. Чтобы проанализировать данные, расположенные в нескольких таблицах, в Excel 5.0 Вам нужно открыть только один файл.

2.1. Управление рабочими листами.

Отдельные рабочие листы одного документа расположены друг под другом. С помощью именного указателя (регистра имен) , расположенного в нижней части экрана, можно переходить с одного листа на другой. На именном указателе находятся корешки рабочих листов, расположенные в порядке возрастания номеров: Sheet1, Sheet2 и т.д.

Щелчок мышью, например, по второму корешку вызывает появление рабочего листа Sheet2. Корешок активного рабочего листа маркируется на именном указателе белым цветом. Сначала на указателе видны корешки первых шести рабочих листов. Слева от именного указателя расположены пиктограммы стрелок, с помощью которых можно изменять содержимое указателя, чтобы получить доступ к следующим листам документа.

Щелчок по пиктограмме с правой стрелкой сдвигает на единицу вправо диапазон (окно) видимости корешков рабочих листов. Щелчок по пиктограмме с левой стрелкой сдвигает этот диапазон на единицу влево. Стрелки с вертикальными штрихами позволяют перейти соответственно к первому и к последнему листам документа.

2.2. Добавление рабочих листов.

Директивы добавления расположены в меню Insert. Пользователь может добавить в документ элементы следующих типов: — рабочие листы для создания таблиц; — диаграммы (в качестве элемента таблицы или на отдельном листе) ; — рабочий лист для записи макрокоманды в виде программного модуля (на языке макрокоманды Excel 4.0 или на языке Visual Basic) ; — рабочий лист для создания диалогового окна.

Новый лист всегда вставляется перед активным рабочим листом. Если лист предназначен для создания таблицы, то независимо от занимаемой позиции он буде иметь название Sheet17 с последующим увеличением номера при добавлении новых таблиц. Новые диаграммы, расположенные на отдельных рабочих листах, нумеруются начиная с Chart1 и т.д. Рабочие листы с макрокомандами (макросами Excel 4.0) нумеруются начиная с Macro1, а с диалоговыми окнами — начиная с Dialog1 и т.д. Рабочие листы с программными модулями написанными на языке Visual Basic, нумеруются начиная с Module1. Пользователь может щелкнуть по названию рабочего листа правой кнопкой мыши, после чего откроется контекстное (зависящее от ситуации) меню, в котором также имеется директива добавления. Если нужно удалить рабочий лист, нужно открыть щелчком правой кнопки мыши контекстное меню и выполнить директиву удаления.

2.3. Перемещение рабочих листов.

Установите указатель мыши на корешке рабочего листа, который нужно переместить, и щелчком правой кнопки мыши откройте контекстное меню. С помощью директивы Move or Copy откройте диалоговое окно с тем же названием и укажите в нем новую позицию переставляемого листа. Закройте окно Move or Copy щелчком по кнопке OK, и рабочий лист займет новую позицию. Если включить опциональную кнопку Create a Copy, то данный рабочий лист останется на прежней позиции, а новую позицию займет его копия. Название копии листа будет образовано путем добавления порядкового номера к имени копируемого листа, например, Sheet1(2) .

Можно переставить сразу несколько листов. Для этого промаркируйте эти листы, щелкнув по их именам в именном указателе при нажатой клавише [Shift]. Затем выполните директиву Move or Copy, которая в этом случае будет применяться сразу ко всем маркированным рабочим листам.

2.4. Переименование рабочих листов.

Установите указатель мыши на корешке рабочего листа, который нужно переименовать, и щелкните правой кнопкой мыши. Откроется контекстное меню, в котором с помощью директивы Rename нужно открыть диалоговое окно Rename Sheet. Это окно можно также открыть двойным щелчком левой кнопки мыши по названию рабочего листа. В поле ввода Name укажите новое имя листа, которое должно содержать не более 31 символа, включая пробелы. После ввода имени щелкните по кнопке OK, и на именном указателе появится новое имя рабочего листа. При задании имен рабочих листов не должны использоваться следующие символы: квадратные скобки «[ ]»; двоеточие «: «; правая косая черта «/»; левая косая черта «».

2.5. Коррекция высоты строк и ширины столбцов.

Прежде всего, корректируемая строка или столбец таблицы должны быть промаркированы. Для этого необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши по номеру (координате) строки или столбца. В меню Format находятся подменю Row и Column. При выборе одного из этих подменю открывается меню следующего уровня. В подменю Column вызовите директиву Width, тогда откроется диалоговое окно, в котором пользователь может указать ширину столбца. В качестве единицы измерения можно использовать один символ. Например, если в столбце нужно записать 10 символов, то в поле ввода Column Width следует указать число 10. Директива AutoFit Selection из меню Column автоматически корректирует ширину столбца в соответствии с его содержимым.

Коррекцию можно выполнить и с помощью манипулятора мыши. Для этого указатель мыши нужно установить на границу между номерами строк или адресами столбцов. При этом указатель мыши приобретает вид двунаправленной стрелки. Если нажать теперь левую кнопку мыши и, не отпуская ее, немного сдвинуть указатель мыши, то можно увидеть штриховую линию, которая показывает смещение границы строки. Переместите эту линию в нужную позицию и отпустите кнопку мыши, тогда в таблице появится новая граница строки. Если дважды щелкнуть мышью по номеру строки (адресу столбца) , то высота (ширина) этой строки (столбца) будет автоматически скорректирована по ее содержимому.

3. ПОСТРОЕНИЕ ТАБЛИЦ

Все данные таблицы записываются в так называемые ячейки, которые находятся на пересечении строк и столбцов таблицы. По умолчанию содержимое ячейки представляется программой Excel в стандартном формате, который устанавливается при запуске программы. Например, для чисел и текстов задается определенный вид и размер шрифта.

В программе Excel имеются контекстные меню, которые вызываются правой кнопкой мыши, когда промаркирована некоторая область таблицы. Эти меню содержат много директив обработки и форматирования таблиц. Директивы форматирования можно также вызвать на панели форматирования (вторая строка пиктографического меню) , щелкнув мышью по соответствующей пиктограмме.

3.1. Маркирование ячеек.

Отдельные ячейки таблицы маркируются (выделяются) автоматически с помощью указателя ячеек. Чтобы перевести указатель в заданную ячейку, нужно щелкнуть по ней левой кнопкой мыши или использовать клавиши управления курсором. Для маркировки нескольких ячеек нужно щелкнуть в начале маркируемой области (левый верхний угол) и, удерживая кнопку мыши нажатой, перемещать манипулятор в конец области (правый нижний угол) . Чтобы отменить маркировку области, можно просто щелкнуть по немаркированной ячейке. Для маркирования нескольких ячеек с помощью клавиатуры необходимо установить указатель ячеек в начальную ячейку области, а затем, удерживая клавишу [Shift] нажатой, распространить маркировку на всю область с помощью клавиш управления курсором.

Одна строка или столбец таблицы маркируются щелчком по номеру (адресу) , который расположен в заголовке строки или столбца. Для маркирования нескольких строк или столбцов нужно щелкнуть по номеру первой строки (столбца) , а затем, удерживая кнопку мыши нажатой, переместить манипулятор в нужную позицию.

3.2. Отмена операций.

Действие, которое выполнено последним, можно отменить директивой Undo из меню Edit или комбинацией клавиш [Ctrl-Z]. Операцию отмены можно также выполнить, щелкнув мышью по 11-й пиктограмме на панели управления.

Директива отмены после выполнения превращается в директиву подтверждения изменения Redo. Выполнив эту директиву, можно снова ввести в таблицу измененные данные и т.д. Это можно сделать также с помощью клавиатурной комбинации [Ctrl-Z] или щелчка по 11-й пиктограмме.

Предыдущее действие можно повторить — для этого служит директива Repeat из меню Edit. Для повторения последнего действия можно также нажать клавишу [F4] или щелкнуть по 12-й пиктограмме на панели управления.

3.3. Копирование данных.

Прежде всего, нужно промаркировать группу ячеек, содержимое которых должно быть скопировано, а затем вызвать директиву Copy из меню Edit. После этого маркированная область будет заключена в рамку. Теперь следует установить указатель мыши в позицию, куда должны быть скопированы данные, и нажать клавишу ввода [Enter]. Содержимое маркированной области появится в новом месте. Если область, в которую нужно поместить копию, тоже маркирована, то размеры обеих групп должны быть одинаковыми, в противном случае будет выдано сообщение об ошибке.

В контекстном меню правой кнопки мыши также есть директива копирования. Для копирования можно также использовать комбинацию клавиш [Ctrl-C] или 8-ю пиктограмму на панели управления.

Если нужно удалить содержимое группы ячеек и поместить его на новое место в таблице, то следует использовать директиву Cut из меню Edit. На панели управления этой директиве соответствует 7-я пиктограмма (ножницы) , а на клавиатуре — комбинация клавиш [Ctrl-X].

3.4. Удаление данных.

Прежде всего, нужно промаркировать группу ячеек, содержимое которых должно быть удалено. Затем можно воспользоваться одним из способов удаления данных. Для этого в меню Edit есть подменю Clear, которое содержит следующие четыре директивы: All — удаляет содержимое и отменяет формат ячейки; Formats — отменяет только формат ячейки; Contents — удаляет только содержимое ячейки; Notes — удаляет только комментарии к ячейке.

Директива удаления Clear Contents есть также в меню правой кнопки мыши. С помощью этой директивы можно удалить только содержимое ячеек. Тот же результат достигается просто нажатием клавиши [Del]. Если Вы случайно удалили нужную информацию, то воспользуйтесь комбинацией клавиш [Ctrl-Z], которая отменит директиву удаления.

3.5. Форматирование чисел.

Прежде всего нужно промаркировать ячейки, в которых надо изменить формат представления чисел. После этого можно либо открыть правой кнопкой мыши контекстное меню и вызвать в нем директиву Format Cells, либо вызвать директиву Cell из меню Format. В любом случае на экране появится диалоговое окно Format Cells. По умолчанию в верхнем поле этого окна будет выбрана опция Number, которая предназначена для форматирования чисел. В поле Category приведены различные типы форматов, которые выбираются щелчком мыши или с помощью клавиш управления курсором. В поле Format Codes: показаны коды форматов выбранного типа. В поле ввода Code: пользователь может задать код своего формата и запомнить его в списке форматов. В нижней части окна Format Cells находится поле просмотра Sample:, в котором показано, как будет выглядеть содержимое ячейки в выбранном формате.

Пиктограмма со знаком $ (доллара) на панели форматирования управления позволяет установить формат валюты в заданной ячейке (к числу добавляется символ валюты) . Пиктограмма со знаком % (процент) на той же панели позволяет установить формат процентов (к числу добавляется символ процентов) .

3.6. Выравнивание данных.

Для выравнивания содержимого ячеек в программе Excel можно использовать либо директивы меню, либо пиктограммы на панели форматирования (4-я, 5-я, 6-я) . Прежде всего надо промаркировать выравниваемые ячейки. Далее можно открыть контекстное меню правой кнопкой мыши и вызвать директиву Format Cells, либо вызвать директиву Cell из меню Format. В любом случае на экране появится диалоговое окно Format Cells. В верхнем поле этого окна выберите опцию Alignment. После этого в поле Horizontal можно выбрать одну из селекторных кнопок выравнивания: по левому краю (Left) , по центру (Center) и по правому краю (Right) . По умолчанию текст выравнивается по левому краю, а числа по правому.

Проще всего выравнивать данные непосредственно с помощью пиктограмм на панели форматирования. В этом случае нужно промаркировать соответствующие ячейки и выполнить щелчок по нужной пиктограмме.

3.7. Установка шрифтов.

Прежде всего, надо промаркировать ячейки, в которых нужно изменить шрифт. После этого можно либо открыть контекстное меню правой кнопкой мыши и вызвать директиву Format Cells, либо вызвать директиву Cell из меню Format. В верхнем поле открывшегося окна Format Cells нужно выбрать опцию Font. В окне появится поле Font:, в котором можно выбрать вид шрифта из предлагаемого списка. Содержание этого списка зависит от установок, сделанных в среде Windows.

В правом поле Size устанавливается размер (кегль) шрифта. По умолчанию программа Excel устанавливает размер шрифта в 10 пунктов. В списке шрифтовых стилей Font Style: можно выбрать обычный стиль (Regular) , курсив (Italic) , жирный шрифт (Bold) и жирный курсив (Bold Italic) . В поле Underline можно выбрать тип подчеркивания текста (одной или двумя линиями) . В поле Effects расположены три опциональные кнопки, которые дают возможность зачеркнуть текст (Strikethrough) либо разместить его на месте верхнего (Superscript) или нижнего (Subscript) индексов.

Пиктограммы на второй панели управления (1-я, 2-я, 3-я) позволяют задать шрифтовые стили: жирное начертание (символ B) , курсив (символ I) , подчеркивание (символ U с чертой внизу) .

4. ТАБЛИЧНЫЕ ВЫЧИСЛЕНИЯ

Возможность использования формул и функций является одним из важнейших свойств программы обработки электронных таблиц. Это, в частности, позволяет проводить статистический анализ числовых значений в таблице.

Текст формулы, которая вводится в ячейку таблицы, должен начинаться со знака равенства (=) , чтобы программа Excel могла отличить формулу от текста. После знака равенства в ячейку записывается математическое выражение, содержащее аргументы, арифметические операции и функции.

В качества аргументов в формуле обычно используются числа и адреса ячеек. Для обозначения арифметических операций могут использоваться следующие символы: + (сложение) ; (вычитание) ; * (умножение) ; / (деление) .

Формула может содержать ссылки на ячейки, которые расположены на другом рабочем листе или даже в таблице другого файла. Однажды введенная формула может быть в любое время модифицирована. Встроенный Менеджер формул помогает пользователю найти ошибку или неправильную ссылку в большой таблице.

Кроме этого, программа Excel позволяет работать со сложными формулами, содержащими несколько операций. Для наглядности можно включить текстовый режим, тогда программа Excel будет выводить в ячейку не результат вычисления формулы, а собственно формулу.

4.1. Ввод формул.

Программа Excel интерпретирует вводимые данные либо как текст (выравнивается по левому краю) , либо как числовое значение (выравнивается по правому краю) . Для ввода формулы необходимо ввести алгебраическое выражение, которому должен предшествовать знак равенства (=) .

Предположим, что в ячейке А1 таблицы находится число 100, а в ячейке В1 — число 20. Чтобы разделить первое число на второе и результат поместить в ячейку С1, в ячейку С1 следует ввести соответствующую формулу (=А1/В1) и нажать [Enter].

Ввод формул можно существенно упростить, используя маленький трюк. После ввода знака равенства следует просто щелкнуть мышью по первой ячейке, затем ввести операцию деления и щелкнуть по второй ячейке.

4.2. Сложные формулы.

Применение сложных формул продемонстрируем на примере.

	B	C	D	E
10	РАБОТА	ВРЕМЯ	ЦЕНА	СУММА
11	Настройка клавиатуры	2	$ 17.80	$ 35.60
12	Обслуживание машин	4	$ 3.80	$ 15.20
13	Подготовка формуляров	8	$ 1.56	$ 12.48
14
15
16	Сумма			$ 63.28
17	НДС 15%			$ 9.49

Рис. 1.

В столбце С приведенной таблицы указано время (в часах) , затраченное на выполнение работы, в столбце D — стоимость одного часа работы, а в столбце Е — промежуточная сумма, которую надо заплатить за эту работу. В ячейке Е16 нужно вычислить общую стоимость всех работ. Для этого туда надо записать следующую формулу: =Е12+Е13+Е14. Полученную сумму умножьте на 0,15, чтобы учесть налог на добавленную стоимость, и результат поместите в ячейке Е17: =Е16*0,15.

Для вычисления конечной суммы, подлежащей оплате (например, в ячейке Е19) надо сначала сложить промежуточные суммы, а затем результат умножить на 0,15. Формула должна иметь вид: =(Е12+Е13+Е14) *0,15. Конечно, можно было бы и просто просуммировать содержимое ячеек Е16 и Е17. Для сложения чисел можно также использовать функцию суммы SUM() , тогда формула будет выглядеть следующим образом: =Sum(E12: E14) *0,15.

4.3. Редактирование формул.

Чтобы начать редактировать содержимое ячейки, нужно сначала промаркировать эту ячейку. На следующем шаге необходимо включить режим редактирования, нажав клавишу [F2] или выполнив двойной щелчок мышью. В режиме редактирования в верхней части экрана (под строкой пиктографического меню) активизируется наборная строка, в которой видна сама формула, а не результат ее вычисления.

4.4. Информационные связи.

В программе Excel довольно легко ввести ссылку на ячейку, расположенную в другой таблице. После установления ссылки значения, находящиеся в ячейках, будут автоматически обновляться.

Для обращения к значению ячейки, расположенной на другом рабочем листе, нужно указать имя этого листа вместе с адресом соответствующей ячейки. Например, для обращения к ячейке В3 на рабочем листе Sheet2 необходимо ввести формулу: =Sheet2! B3. Если в названии листа есть пробелы, то оно (название) заключается в кавычки. Адреса ячеек должны быть указаны латинскими буквами. Информационное связывание двух ячеек можно упростить, если скопировать значение исходной ячейки в буфер (с помощью комбинации клавиш [Ctrl-C]) и промаркировать ячейку, в которой должен появиться результат. Затем нужно выполнить директиву Paste Special из меню Edit и в диалоговом окне этой директивы щелкнуть по командной кнопке Paste Link.

4.5. Групповые имена.

Предположим, что необходимо вычислить сумму целой группы ячеек. Вместо того, чтобы перечислять в формуле отдельные ячейки, промаркируйте всю группу и присвойте ей имя. В дальнейшем это имя можно будет использовать в формулах.

Для присвоения имени маркированной группе ячеек в меню Insert нужно открыть подменю Name и вызвать в нем директиву Define. В поле ввода открывшегося диалогового окна Define Name укажите имя этой группы. Имя группы должно начинаться с буквы и содержать не более 255 символов. Не допускается использование пробелов. Имя группы не должно совпадать с адресами ячеек (А1 и т.п.) . В этом окне приводится также список уже присвоенных групповых имен, относящихся к данному блокноту.

Если в Вашей таблице есть заголовки строк и столбцов, то их также можно использовать в качестве имен этих областей. Для этого нужно промаркировать соседние строки (столбцы) , включая первые ячейки, где расположены имена, и вызвать директиву Create из меню Insert Name. В открывшемся диалоговом окне нужно указать местонахождение имен (в первой или последней ячейке строки или столбца) и щелкнуть по командной кнопке OK.

Если теперь вызвать диалоговое окно Define Name, то в списке имен можно увидеть, что программа Excel присвоила указанным строкам (столбцам) эти имена.

В нижнем поле Refers to диалогового окна Define Name даются табличные адреса именуемой группы. Теперь при вводе формулы вместо перечисления адресов ячеек, образующих эту группу, можно указать ее имя.

Полный список всех групповых имен расположен слева от наборной строки. Во время ввода формулы можно открыть этот список, щелкнув по стрелке списка, и выбрать в нем интересующее Вас имя. Выбранное имя группы будет сразу вставлено в формулу, независимо от местонахождения активной ячейки.

Например, если столбцу Е (см. рис. 1) присвоено имя «Сумма» и нужно вычислить сумму ячеек Е11, Е12 и Е13, то ввод формулы надо начать со знака равенства, за которым следует имя функции суммы с одной круглой скобкой: =Sum(.

Затем нужно открыть список групповых имен и щелкнуть мышью по имени «Сумма». Программа Excel вставит это имя в формулу. Остается только ввести правую скобку и нажать клавишу [Enter], чтобы завершить ввод формулы.

5. ПОСТРОЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДИАГРАММ

Графические диаграммы оживляют сухие колонки цифр в таблице, поэтому уже в ранних версиях программы Excel была предусмотрена возможность построения диаграмм. В пятую версию Excel включен новый Конструктор диаграмм, который позволяет создавать диаграммы «презентационного качества».

Красивая трехмерная диаграмма не только радует глаз, но и улучшает качество документа. В программе MS Excel 5.0 появился новый тип трехмерных диаграмм — так называемые кольцевые диаграммы, которые дополняют поверхностные и сетчатые трехмерные диаграммы четвертой версии.

Диаграмму модно расположить рядом с таблицей или разместить ее на отдельном рабочем листе.

Конструктор диаграмм является одним из наиболее мощных средств в программе Excel. Построение диаграммы с его помощью выполняется за несколько шагов. Конструктору указывается исходная область таблицы, тип диаграммы, используемые надписи и цвета. На основной панели имеется пиктограмма для вызова Конструктора диаграмм.

5.1. Построение диаграмм.

Прежде чем строить диаграмму, необходимо закончить все работы в таблице, включая ее форматирование. Вызовите Конструктор диаграмм (ChartWizard) , щелкнув на основной панели по 17-й пиктограмме.

Конструктор диаграмм будет ожидать информации о местонахождении диаграммы, поэтому указатель мыши приобретает форму пиктограммы Конструктора. Вы должны сделать с помощью указателя мыши прямоугольник на свободном месте рабочего листа, где будет размещена диаграмма. Для этого щелкните левой кнопкой мыши, а затем, не отпуская ее, отбуксируйте образовавшуюся после щелчка пунктирную рамке из верхнего левого угла прямоугольной области в правый нижний угол. Если диаграмму нужно построить на отдельном листе, то откройте в меню Insert подменю Chart и выберите в нем директиву As New Sheet.

После этого Конструктор открывает диалоговое окно, в котором за пять шагов нужно построить диаграмму. Но сначала нужно указать позицию, где находится таблица данных, на основе которой строится диаграмма. Для этого на первом шаге промаркируйте мышью свою таблицу, включая заголовки строк и столбцов.

Чтобы выполнить два следующих шага, щелкните по командной кнопке Next и выберите из предложенных образцов тип и вид диаграммы соответственно. На четвертом шаге Конструктор предлагает предварительный просмотр получившейся диаграммы. На последнем (пятом) шаге остается только задать имя диаграммы, ее легенду (т.е. соответствие между столбцами диаграммы и табличными данными) , а также указать надписи на осях диаграммы. В заключении щелкните по командной кнопке Finish, и диаграмма появится в указанной области рабочего листа.

5.2. Типы диаграмм.

Тип диаграммы можно задать тремя различными способами. Первый способ описан в разделе 5.1. Второй способ связан с входом в режим редактирования диаграммы, который включается двойным щелчком левой кнопки мыши внутри рамки диаграммы.

Тогда в меню Format появится директива Chart Type. Вызовите эту директиву и в открывшемся диалоговом окне выберите подходящий тип диаграммы.

Однако проще всего воспользоваться графическим меню. Щелкните правой кнопкой мыши в области пиктографической панели и в открывшемся меню вызовите директиву Chart. В верхней части экрана справа появится маленькое графическое меню. Первая пиктограмма этого меню определяет тип диаграммы. После щелчка по стрелке, которая находится рядом с этой пиктограммой, перед Вами откроется список, содержащий все типы диаграмм.

5.3. Надписи на осях.

Если Вы не сделали заголовка диаграммы и надписей на осях на пятом шаге работы с Конструктором, то сделайте это сейчас. Для этого вызовите директиву Titles из меню Insert. В открывшемся диалоговом окне нужно указать место для надписей, которые Вы хотите ввести. Чтобы ввести надпись, нужно включить опциональные кнопки Chart Title, Value (Y) Axis и Category (X) Axis. Для трехмерных диаграмм появляется еще одна кнопка для надписей на третьей оси.

После щелчка по кнопке Value (Y) Axis на диаграмме появляется текстовая рамка, в которой находится буква Y. Эту букву можно обычным образом заменить любым текстом. Чтобы завершить ввод, нужно щелкнуть кнопкой мыши. На диаграмме появится текст, который можно редактировать и форматировать обычным образом. Для этого нужно лишь щелкнуть по нему мышью, чтобы появилась текстовая рамка.

5.4. Дополнительные объекты.

В меню Insert расположены директивы, которые позволяют придать диаграмме более привлекательный вид. В частности, здесь есть директива Picture, которая импортирует рисунки в стандартных графических форматах (BMP, PCX и т.д.) . После вызова этой директивы открывается окно загрузки графического файла. На диаграмме появляется выбранный рисунок, заключенный в рамку. Эту рамку можно перемещать по диаграмме с помощью мыши и изменять ее размер.

Кроме этого, Конструктор диаграмм предоставляет возможность вставить в диаграмму дополнительный текст, который будет привлекать внимание к отдельным частям диаграммы. Для вставки текста нужно ввести его с клавиатуры в наборную строку и нажать клавишу ввода [Enter]. Тогда в центре диаграммы появится текстовая рамка, которой можно придать с помощью мыши соответствующий размер, а затем перенести ее в нужное место на диаграмме.

Рисунок на диаграмме можно нарисовать вручную с помощью пиктографической панели Drawing, на которой есть все необходимые инструменты. Вызвать эту панель можно через меню правой кнопки мыши или директивой Toolbars из меню View.

5.5. Актуализация диаграмм.

Если Вы внесете изменения в ту часть таблицы, по которой строилась диаграмма, то программа Excel автоматически модифицирует диаграмму. Если же Вы добавили в таблицу новую строку или столбец, то действуйте следующим образом. Промаркируйте новые данные в таблице и перенесите их с помощью мыши на диаграмму. Для этого поставьте указатель мыши на границу маркированной области и, не отпуская левой кнопки мыши, переместите ее на диаграмму. Как только Вы отпустите кнопку мыши, диаграмма будет изменена (актуализирована) . Эта техника получила в корпорации Microsoft название Drag & Drop или Drag & Plot.

Если диаграмма расположена на отдельном рабочем листе, то для ее актуализации можно использовать директиву New Data из меню Insert. В диалоговом окне этой директивы нужно указать область таблицы, которая была добавлена. Для этого либо промаркируйте эту область, либо укажите ее адрес. Закройте диалоговое окно щелчком по кнопке OK, и программа внесет в диаграмму соответствующие изменения. Если Вы неудовлетворены результатом актуализации диаграммы, то отмените ее директивой Undo из меню Edit.

6. ФУНКЦИИ Для выполнения табличных вычислений нужны формулы. Поскольку некоторые формулы и их комбинации встречаются очень часто, то программа Excel предлагает более 200 заранее запрограммированных формул, которые называются функциями.

Все функции разделены по категориям, чтобы в них было проще ориентироваться. Встроенный Конструктор функций помогает на всех этапах работы правильно применять функции. Он позволяет построить и вычислить большинство функций за два шага.

В программе имеется упорядоченный по алфавиту полный список всех функций, в котором можно легко найти функцию, если известно ее имя; в противном случае следует производить поиск по категориям. Многие функции различаются очень незначительно, поэтому при поиске по категориям полезно воспользоваться краткими описаниями функций, которые предлагает Конструктор функций. Функция оперирует некоторыми данными, которые называются ее аргументами. Аргумент функции может занимать одну ячейку или размещаться в целой группе ячеек. Конструктор функций оказывает помощь в задании любых типов аргументов.

6.1. Конструктор функций.

Промаркируйте ту ячейку, в которой должен появиться результат вычислений. Затем щелчком по 14-й пиктограмме Конструктора функций (со значком fx) откройте диалоговое окно Конструктора.

В левом поле этого окна перечислены категории функций, а в правом — функции, соответствующие выбранной категории. Для того чтобы увидеть все функции, следует щелкнуть мышью по опции All в поле категорий.

Щелкните мышью по названию нужной Вам функции, тогда название функции появится в отдельной строке вместе с кратким описанием этой функции. Здесь же указываются типы аргументов функции и их количество. Аргументы задаются на следующем шаге работы с Конструктором. Чтобы перейти к нему, щелкните по командной кнопке Next.

На втором шаге в диалоговом окне Конструктора указываются аргументы функции. Конструктор различает аргументы, которые должны учитываться обязательно, и необязательные (опциональные) аргументы. Чтобы задать аргумент функции, нужно либо ввести его адрес с клавиатуры, либо в таблице промаркировать область, где он расположен. Тогда адрес аргумента функции появится в соответствующем поле диалогового окна Конструктора.

При работе с Конструктором всегда можно вернуться к первому шагу, щелкнув по командной кнопке Back, и выбрать другую функцию. Если все аргументы функции были указаны правильно, в правом верхнем поле Value появляется результат вычисления этой функции, который будет помещен в таблицу. Щелкните по командной кнопке Finish, чтобы закрыть окно Конструктора функций.

После этого в указанной ячейке таблицы появится результат вычислений, но ячейка останется маркированной. В наборной строке можно увидеть выбранную функцию вместе с соответствующими аргументами.

6.2. Редактирование функций.

Щелкните мышью по ячейке, где находится функция. Затем щелчком по пиктограмме Конструктор функций откройте диалоговое окно Editing Function.

В этом окне дается название функции, приводится ее краткое описание и перечисляются ее аргументы. Для того чтобы изменить содержимое поля, где находятся аргументы, следует либо непосредственно внести новые адреса, либо промаркировать соответствующую группу ячеек. После окончания редактирования следует щелкнуть по командной кнопке Finish.

После щелчка по ячейке, где находится функция, в наборной строке появится текст функции, содержащей значения аргументов. Поэтому редактирование можно выполнить непосредственно в наборной строке, не обращаясь к Конструктору функций. Для этого нужно щелкнуть мышью в той позиции наборной строки, где необходимо исправить ошибку. Слева от строки появятся три командные кнопки (со значком X, «галочкой» и fx) .

В той позиции, где был выполнен щелчок, появится мерцающий текстовый курсор. С этой позиции можно вводить новые символы с клавиатуры. Щелчок по пиктограмме с крестиком отменяет все произведенные изменения, так что содержимое ячейки остается без изменения. Щелчок по пиктограмме с «галочкой» подтверждает изменение, и в ячейке появляется новое значение.

6.3. Вычисление суммы.

Промаркируйте ячейку, где должна располагаться сумма, и щелкните мышью по 13-й пиктограмме сложения.

В наборной строке появится знак равенства и слово «SUM», за которым в скобках обычно следует адрес некоторой области, которую программа предлагает после анализа близлежащих ячеек в качестве области суммирования. Если Excel «угадала» правильно, щелкните по пиктограмме с «галочкой».

В противном случае промаркируйте группу ячеек, которые нужно сложить. Можно промаркировать несколько несмежных групп ячеек, используя клавишу [Ctrl]. Эту клавишу нужно удерживать в нажатом состоянии до тех пор, пока все группы не будут промаркированы.

Адреса групп можно ввести с клавиатуры. В этом случае нужно помнить, что адреса начальной и конечной ячеек группы разделяются двоеточием, а адреса различных групп — запятой (или точкой с запятой, в зависимости от установки опций International в среде Windows) . Кроме этого в формулу можно ввести и числовые слагаемые. После этого щелкните по пиктограмме с «галочкой», чтобы вычислить сумму.

6.4. Вычисление среднего значения.

Промаркируйте ячейку, где должно располагаться среднее значение, и щелкните по пиктограмме Конструктора функций.

Откроется диалоговое окно Конструктора. В левом поле этого окна выберите категорию Statistical, а в правом поле щелкните по названию функции AVERAGE. Затем щелчком по командной кнопке Next перейдите ко второму шагу работы с Конструктором.

На втором шаге нужно указать аргументы этой функции. Здесь также для маркировки можно либо использовать мышь в сочетании с клавишей [Ctrl], либо вводить адрес с клавиатуры.

В заключение нужно закрыть окно Конструктора функций щелчком по командной кнопке Finish, после чего в таблице появится среднее значение.

6.5. Вычисление величины линейной амортизации.

Для вычисления величины линейной амортизации какого-либо оборудования (например, станка) нужно знать его покупную стоимость, продолжительность эксплуатации и остаточную стоимость. Предположим, что эта информация уже внесена в таблицу. Промаркируйте ячейку, где будет находиться значение линейной амортизации, и вызовите Конструктор функций.

На первом шаге выберите категорию Financial. В правом поле щелкните по аббревиатуре SLN (функция линейной амортизации) . Конструктор выдаст краткое описание этой функции. Затем щелкните по командной кнопке Next.

На экране появится второе диалоговое окно Конструктора функций. В этом окне укажите аргументы функции. Закончив ввод аргументов, щелкните по командной кнопке Finish. После этого в указанной ячейке таблицы появится значение линейной амортизации.

6.6. Комбинирование функций.

Первую функцию в формуле можно задать с помощью Конструктора функций. Затем активизируйте наборную строку и введите с клавиатуры знак арифметической операции, которая связывает функции. Для ввода второй функции также запустите Конструктор функций непосредственно из наборной строки (пиктограмма со значком fx) . Таким образом можно связать друг с другом произвольное число функций.

Функции могут связываться оператором композиции, когда одна (внутренняя) функция является аргументом другой (внешней) функции. Для образования композиции введите обычным образом внешнюю функцию и промаркируйте ячейку, где она расположена. Затем активизируйте наборную строку и щелкните в ней по аргументу, вместо которого должна быть вставлена внутренняя функция. После этого запустите Конструктор функций и выберите внутреннюю функцию. Этот процесс нужно повторить для каждой внутренней функции, если вложений несколько. При этом следует помнить, что аргументы функций отделяются друг от друга запятой.

Таким образом, аргументами функций могут быть числа, отдельные ячейки, группы ячеек и другие функции.

6.7. Текстовый режим индикации функций.

В обычном режиме программа Excel вводит в таблицу результаты вычислений по формулам. Можно изменить этот режим и ввести текстовый индикации (отображения) формул, нажав комбинацию клавиш [Ctrl-~].

После этого на экране становятся видны не результаты вычислений, а тексты самих формул и функций. В этом режиме увеличивается ширина столбцов, чтобы можно было увидеть всю формулу и попытаться найти ошибку.

Часто рабочий лист не помещается целиком на экране, что затрудняет поиск ошибок. Кроме того, довольно утомительно долгое время искать на мониторе причину ошибки. Поэтому рекомендуется распечатывать таблицу в текстовом режиме. Для этого можно выбрать альбомную ориентацию листа, даже если сама таблица была сделана в расчете на портретную ориентацию. При альбомной ориентации на лист бумаги помещается таблица с очень широкими столбцами.

7. ОБМЕН ДАННЫМИ Обмен данными позволяет пользователю Excel импортировать в свои таблицы объекты из других прикладных программ и передавать (экспортировать) свои таблицы для встраивания в другие объекты.

Концепция обмена данными является одной из основных концепций среды Windows. Между объектами, которые обрабатываются различными прикладными программами, создаются информационные связи, например, между таблицами и текстами. Эти информационные связи реализованы динамически, например, копия таблицы, встроенная в текст, будет обновляться (актуализироваться) всякий раз, когда в ее оригинал вносятся изменения.

К сожалению, не все прикладные программы поддерживают механизм обмена данными, но программа Excel относится здесь к лидерам. Она поддерживает новейший стандарт в обмене данными, который называется OLE 2.0 (Object Linking and Embedding) .

7.1. Импортирование рисунков в Excel.

Переведите указатель ячеек в левый верхний угол свободной области рабочего листа и вызовите директиву Object из меню Insert. Программа Excel выдает список объектов, которые можно включить в таблицу и для которых в системе есть соответствующие программные обработки. Содержание этого списка зависит от набора программ, которые были установлены в системе Windows. Выберите из списка объект Paintbrush Picture и щелкните по командной кнопке OK.

После этого вызывается графический редактор Paintbrush, в котором можно сделать рисунок или выбрать готовый с помощью директивы Paste from из меню Edit. В диалоговом окне этой директивы выберите файл с нужным рисунком и загрузите его в окно редактора. Затем вызовите директиву Exit & Return из меню File, чтобы выйти из графического редактора и вернуться в программу Excel.

При выходе редактор спрашивает, создавать ли динамическую связь с этим рисунком. Здесь следует ответить Yes. Тогда создается динамическая информационная связь (в стандарте OLE) между рисунком на рабочем листе и графическим редактором. Рисунок появляется на рабочем листе в указанном месте рядом с таблицей.

7.2. Редактирование рисунков на рабочем листе.

Дважды щелкните левой кнопкой мыши внутри рамки, в которой находится рисунок. После этого автоматически запускается графический редактор Paintbrush, поскольку у него с этим рисунком была установлена информационная связь.

Теперь в рисунок можно внести изменения, используя средства, предоставляемые графическим редактором. В заключение нужно вызвать директиву Exit & Return из меню File, чтобы выйти из графического редактора и вернуться в программу Excel. При выходе редактор снова предлагает сохранить информационную связь. Здесь также нужно выбрать ответ Yes. После этого управление возвращается программе Excel, и измененный рисунок появляется в том же месте рядом с таблицей.

7.3. Включение таблицы в текст.

Запустите программу Excel и промаркируйте таблицу, в которой находятся нужные данные. Затем щелкните на основной панели по 5-й пиктограмме. Программа Excel скопирует таблицу в буфер промежуточного хранения среды Windows.

Завершите работу с программой Excel и вызовите текстовый редактор WinWord вместе со своим документом. Щелкните мышью в том месте текста, где нужно вставить таблицу. Затем на основной пиктографической панели редактора щелкните по пиктограмме вставки из буфера (в редакторе Word это 6-я пиктограмма, в Excel — 9-я) . После этого таблица будет вставлена в текстовый документ.

8. ОБРАБОТКА СПИСКОВ

Списки позволяют эффективно работать с большими однородными наборами данных.

Списком будем называть упорядоченный набор данных, имеющих одинаковую структуру. Например, списком является телефонный справочник, в котором приведены фамилии абонентов и номера их телефонов. Каждый элемент списка занимает одну строку, в которой данные распределяются по нескольким полям (столбцам) . В программе Excel списки являются специальным видом таблиц, для которых имеются операции для их обработки. Списки могут рассматриваться как внутренние базы данных, в которых записями являются строки таблицы, а полями — столбцы.

В пятой версии программы Excel разработчики из фирмы Microsoft значительно упростили работу со списками. Так называемые автоматические фильтры позволяют отобразить только те части списка, которые нужны для выполнения определенной задачи.

8.1. Создание списков.

С технической точки зрения списки представляют собой обычные таблицы, для которых в программе Excel имеются дополнительные операции обработки. Сначала нужно хорошо продумать названия отдельных полей в списке. Например, в качестве полей для списка товаров можно было бы выбрать следующие: номер артикула, название товара, цену и наличие на складе (запас) . Названия полей используются программой Excel для поиска элементов в списке и его обработки. Эти названия соответствуют названиям столбцов в таблице.

В первой строке рабочего листа введите названия отдельных полей списка. Следите за тем, чтобы между ними не оставалось свободных столбцов. Эту строку программа Excel использует в качестве строки заголовков списка. Начиная со следующей строки введите свои данные.

8.2. Ввод списка данных.

После вызова директивы Form из меню Data открывается диалоговое окно, в котором программа спрашивает, можно ли рассматривать первую строку в качестве заголовка списка. Здесь нужно ответить утвердительно, щелкнув по кнопке OK.

После этого откроется диалоговое окно для ввода данных, в котором каждому полю списка соответствует поле ввода. Как только все поля ввода будут заполнены данными, щелкните по командной кнопке New, чтобы внести введенный элемент данных в список. Затем можно начать ввод следующего элемента данных и т.д., пока не будут введены все элементы списка. В заключение закройте окно щелчком по командной кнопке Close.

Каждый новый список следует создавать на отдельном рабочем листе. Программа Excel может обрабатывать только один список на одном рабочем листе.

8.3. Поиск элемента в списке.

После вызова директивы Form из меню Data в диалоговом окне появляется первый элемент списка. Щелкните по командной кнопке Criteria, чтобы войти в режим поиска. Вид диалогового окна изменится; кнопка Criteria превратится в кнопку Form. Введите значения полей искомого элемента в поля ввода, расположенные в левой части окна. Введенные значения будут служить критериями поиска. Можно заполнить не все поля ввода, тогда будет производиться поиск элементов, соответствующие поля которых совпадают с заполненными полями. При вводе старайтесь не нарушать порядок следования полей.

Теперь щелкните по командной кнопке Find Next. Программа Excel начинает просматривать весь список начиная с первого элемента, чтобы найти элемент, который удовлетворяет критерию поиска. Если программа находит соответствующий элемент, он появляется в диалоговом окне. Если нужно найти еще один элемент, удовлетворяющий условию поиска, снова щелкните по командной кнопке Find Next.

Если поиск лучше вести в обратном направлении, щелкните по командной кнопке Find Prev. При поиске можно комбинировать различные критерии друг с другом. Например, можно ввести поиск элементов, у которых значение некоторого поля больше заданного числа, а значение другого поля совпадает с заданной цепочкой символов.

Если критерием поиска служит текстовая строка, то для маскирования текстовых позиций можно использовать символы «? » и «*». Вопросительный знак позволяет игнорировать ту текстовую позицию, которую он занимает. Например, строке поиска «М??? ер» будут удовлетворять слова «Мюллер», «Мастер» и т.д. Звездочка позволяет игнорировать все следующие после нее символы. Например, строке поиска «Ми*» будут удовлетворять любые слова, которые начинаются с сочетания «Ми».

В числовых критериях поиска можно использовать логические операторы. Например, условие «<100» означает, что нужно найти все элементы списка, содержимое указанного поля которых меньше, чем 100.

Если ни один элемент, удовлетворяющий критерию поиска, не найден, выдается звуковой сигнал. Когда используется несколько критериев поиска, программа находит только те элементы, которые удовлетворяют всем указанным условиям.

8.4. Редактирование списков.

Вызовите директиву Form из меню Data. Если Вам известно, где расположены заданные элементы, то в диалоговом окне этой директивы следует воспользоваться линейкой прокрутки. В противном случае найдите нужный элемент с помощью некоторого критерия, а затем вернитесь в режим ввода данных, щелкнув по командной кнопке Form. Измените значения данных прямо в полях ввода. Если по какой-то причине надо отменить изменение, то щелкните по командной кнопке Restore. Однако, кнопка Restore функционирует до тех пор, пока не был сделан переход к другому элементу списка. Если был сделан переход к другому элементу или произошло переключение в режим поиска, то программа Excel запоминает содержимое полей ввода в таблице.

Если нужно удалить элементы данных, щелкните по командной кнопке Delete. После этого откроется диалоговое окно, в котором нужно подтвердить удаление. При утвердительном ответе элемент удаляется из списка, а все последующие элементы сдвигаются на одну строку вверх.

8.5. Автоматический фильтр.

Откройте в меню Data подменю Filter и включите в нем опцию AutoFilter. В таблице рядом с названиями полей появятся маленькие пиктограммы со стрелками. Щелкните по одной из этих стрелок, и на экране появится меню с перечнем значений данного поля.

Выберите одно значение из этого перечня. В списке останутся только те элементы, у которых значение данного поля совпадает с выбранным. Кроме того, пиктограмма со стрелкой и элементы списка будут изображены другим цветом. Поэтому признаку можно определить, что список был профильтрован по указанному полю. Слева в столбце с номерами строк будут видны прежние номера элементов, которые они имели в исходном списке.

Если необходимо вернуться к исходному полному списку, то нужно выбрать опцию All в перечне значений поля, по которому выполнялась фильтрация.

8.6. Комбинированная фильтрация.

Выберите поле (столбец) , по которому будет проводиться фильтрация списка. Щелкните по стрелке автофильтра в выбранном столбце, после чего на экране появится меню с перечнем значений данного поля. Вызовите в этом меню директиву Custom.

После этого появится диалоговое окно Custom AutoFilter, в котором можно проводить фильтрацию по двум критериям. Щелкните по пиктограмме со стрелкой, расположенной слева от первого поля ввода, тогда откроется меню, включающее шесть логических операторов («равно», «меньше», «больше» и т.д.) . Выберите в этом меню нужную логическую операцию, например, «больше или равно» (>=) . В первом поле ввода укажите некоторое число или выберите его из меню, расположенного справа. Пусть, например, введено число 20. Теперь в правом поле записано первое условие фильтрации >=20.

Повторите те же действия для второго поля ввода. Пусть, например, там было указано условие <=50. Включите селекторную кнопку And, если нужно, чтобы выполнялись оба условия, или кнопку Or, если достаточно, чтобы выполнялось одно из условий фильтрации. По умолчанию включена первая из этих кнопок. Щелкните по командной кнопке OK, тогда в таблице появятся только те элементы, которые удовлетворяют комбинированному логическому условию. В данном примере, если оставить включенной кнопку And, на экране останутся те элементы списка, у которых значение указанного поля расположено в диапазоне от 20 до 50.

8.7. Сортировка списков.

Вызовите директиву Sort из меню Data. Откроется диалоговое окно этой директивы. В группе полей Sort by этого окна необходимо указать критерии сортировки. По умолчанию программа предлагает в первом поле одно из значений этого поля в качестве критерия. В следующих полях можно дополнительно указать значения, по которым будут сортироваться элементы, имеющие одинаковые значения в предшествующем поле.

Пара селекторных кнопок Ascending и Descending, которые расположены рядом с каждым полем, позволяет проводить сортировке либо в возрастающей, либо в убывающей последовательности. Щелкните по командной кнопке OK, тогда программа Excel выполнит сортировку списка в соответствии с указанными критериями.

9. АНАЛИЗ ДАННЫХ

Для анализа больших списков данных в программе Excel предусмотрены специальные средства.

Под анализом данных здесь понимаются методы, позволяющие лучше понять тенденции и закономерности, которым подчиняются табличные данные. Опорные таблицы (Pivot Table) , включенные в пятую версию программы Excel, предназначены для анализа соотношений между данными в списке. Опорные таблицы строятся с помощью Конструктора таблиц за четыре шага. Структуру опорной таблицы можно легко изменить в интерактивном режиме путем перемещения названий полей данных из одной части таблицы в другую.

Кроме опорных таблиц, в программе Excel имеются и другие методы анализа наборов данных. Очень полезной является директива поиска решения уравнений, которая по заданным значениям полей находит другие значения, удовлетворяющие определенным соотношениям.

9.1. Опорные таблицы.

Директивой PivotTable из меню Data откройте диалоговое окно Конструктора опорных таблиц. В этом окне за четыре шага нужно построить опорную таблицу.

На первом шаге следует указать источник поступления данных. Если исходные данные находятся в списке, то щелкните по селекторной кнопке Microsoft Excel List or Database и перейдите к следующему шагу с помощью командной кнопки Next.

На втором шаге нужно указать область рабочего листа, где находится список. По умолчанию программа предлагает список, который расположен на активном рабочем листе. Здесь можно указать только часть списка, если для построения опорной таблицы остальная часть не нужна. Щелкните по командной кнопке Next, чтобы перейти к следующему шагу.

На третьем шаге задается структура (Layout) опорной таблицы. В правом поле расположены названия полей списка, а в среднем — представление структуры опорной таблицы. В это поле включается поле названий строк, поле названий столбцов и поле данных. Чтобы задать структуру таблицы, следует отбуксировать мышью названия полей списка в соответствующие поля таблицы. При построении опорной таблицы придерживайтесь следующих правил. Названия полей, по значениям которых будет проводится анализ данных, отбуксируйте в поле данных Data. В поле названий строк Row и в поле названий столбцов Column переместите названия полей, по значениям которых классифицируются (разбиваются) данные. Затем щелкните по командной кнопке Next, чтобы перейти к следующему шагу.

На четвертом шаге можно установить некоторые опции для построения таблицы. В поле ввода Pivot Table Starting Cell указывается адрес, с которого начинается построение таблицы (левый верхний угол) . В поле ввода Pivot Table Name можно указать название таблицы. По умолчанию программа использует название PivotTable1 с последующим увеличением номера таблицы. Если включить контрольные индикаторы Grand Totals for Columns и Grand Totals for Rows, то в каждой строке и в каждом столбце опорной таблицы будут вычисляться общие суммы. Контрольный индикатор Save Data With Table Layout служит для сохранения опорной таблицы с заданной структурой. Включение контрольного индикатора AutoFormat Table позволяет автоматически сформатировать опорную таблицу. После закрытия диалогового окна Конструктора командной кнопкой Finish программа Excel размещает опорную таблицу в указанной позиции.

Между опорной таблицей и исходным списком возникает статическая связь, т.е. связь, которая существует только в момент построения таблицы. При изменении данных в списке опорная таблица не будет изменяться. Чтобы привести в соответствие содержимое таблицы и содержимое списка, нужно вызвать директиву Refresh Data из меню Data.

9.2. Редактирование опорных таблиц.

Названия полей, по которым классифицируются данные, можно перемещать с помощью мыши, чтобы изменить структуру таблицы. Если в опорную таблицу необходимо добавить новые поля, то вызовите директиву PivotTable из меню Data или щелкните по пиктограмме Конструктора таблиц на опорной (Pivot) панели. После этого появится третье окно Конструктора опорных таблиц, в котором можно изменить размещение значений полей в таблице. Следите за тем, чтобы при вызове этой директивы указатель ячеек находился внутри таблицы, в противном случае Конструктор начнет построение новой таблицы.

9.3. Нахождение значений.

Иногда бывает заранее известно, каким должен быть результат вычисления некоторой функции, но неизвестно, при каких значениях аргумента он достигается.

Предположим, что нам надо найти максимальную сумму кредита, которую можно дать на три года по фиксированной процентной ставке, если клиент готов возвращать по 2000$ ежемесячно.

В программе Excel имеется функция PMT, которая по значениям суммы кредита, периода и процентной ставки вычисляет величину ежемесячного взноса для погашения кредита. Нам нужно решить обратную задачу, когда заранее известна величина ежемесячно возвращаемой суммы и нужно найти сумму кредита. Для решения этой задачи вызовите директиву Goal Seek из меню Tools.

Откроется диалоговое окно этой директивы. В поле ввода Set Cell: этого окна укажите адрес ячейки, в которой расположено заданное значение функции (в нашем случае это ячейка, где находится функция PMT) . В поле ввода To Value укажите значение функции, которое в нашем случае равно 2000$. В поле ввода By changing Cell укажите адрес ячейки, в которой программа сможет подбирать нужное значение, удовлетворяющее заданным условиям. В нашем случае здесь надо указать адрес ячейки, где находится значение суммы кредита. Закончив установки полей, щелкните по командной кнопке OK.

Путем подбора значений в указанной ячейке программа Excel пытается найти максимальное приближение к заданному целевому значению функции. Результат появляется в диалоговом окне. Если Вас удовлетворяет расхождение между найденным и целевым значением, то закройте диалоговое окно щелчком по кнопке OK, после чего найденное значение появится в таблице. В противном случае щелкните по командной кнопке Cancel, чтобы не передавать значение в таблицу.

10. БАЗЫ ДАННЫХ

В комплект поставки Excel 5.0 входит программа обработки внешних баз данных MS Query.

Программа Query (Запрос) может работать с текстовыми файлами и с данными, которые были подготовлены следующими программами управления базами данных: Ms Access, dBASE, FoxPro, Oracle, Paradox, SQL Server. Набор данных, хранящийся на диске в формате, одной из перечисленных выше баз данных, будем называть внешней базой данных.

Если в процессе работы с таблицей в программе Excel возникает необходимость обратиться к внешней базе данных, нужно запустить программу Query. Это позволит импортировать данные из базы и обрабатывать их как обычные табличные данные в программе Excel. В некоторых случаях внешние данные можно обработать непосредственно программой Query.

10.1. Запуск программы обработки баз данных.

Вызовите Менеджер расширений директивой Add-Ins из меню Tools. Откроется диалоговое окно Менеджера. В нем можно выбрать из списка опции расширения, которые включаются и выключаются щелчком по соответствующей опциональной кнопке, расположенной перед именем расширения.

По списку опций можно перемещаться с помощью линейки прокрутки. Найдите в списке строку MS Query Add-In и щелкните по кнопке в этой строке, чтобы в ней появился крестик. Затем закройте диалоговое окно щелчком по командной кнопке OK.

Теперь загляните в меню Data. В нижней части этого меню должна появиться директива Get External Data, с помощью которой можно запускать программу Query.

10.2. Оболочка программы Query.

Окно программы Query содержит многие элементы, которые являются общими для всех программ в среде Windows. В верхней части экрана находится строка заголовка с кнопками увеличения и уменьшения размеров окна. Под ней расположена строка меню с элементами меню, которые содержат директивы работы с внешними базами данных.

Под строкой меню находится строка пиктографического меню (пиктографическая панель) , в которой расположены пиктограммы для вызова наиболее часто используемых директив. Если установить указатель мыши на пиктограмму в статусной строке, появится описание действия, которое связано с этой пиктограммой.

После загрузки файла из базы данных под пиктографической панелью появляется имя этого файла вместе со списком названий полей содержащихся в нем данных. Большое поле в нижней части окна отводится для размещения данных из базы. Линейки прокрутки, расположенные в правой части окна, позволяют перемещаться внутри набора данных.

В нижней части окна слева находится поле с номером записи данных, которая в данный момент обрабатывается. Стрелки рядом с этим полем позволяют переходить к следующей или предыдущей записи. С помощью стрелок с вертикальными штрихами можно перейти в начало или в конец набора данных. В статусную строку, расположенную в нижней части окна, выводится информация о ходе выполнения команд и состояния программы.

10.3. Загрузка внешнего набора данных.

После запуска программы Query появляется диалоговое окно Select Data Source, в котором приводится список доступных типов баз данных. Выберите нужный Вам тип и щелкните по командной кнопке Use. Откроется диалоговое окно Add Tables, в котором следует выбрать нужный файл и щелкнуть по командной кнопке Add. В окне должно появиться название этого файла вместе со списком названий полей. Если необходимо загрузить еще один файл, то щелкните по его имени и снова воспользуйтесь кнопкой Add. После того как все необходимые файлы будут загружены, закройте диалоговое окно щелчком по кнопке Close.

Если нужный тип баз данных отсутствует в диалоговом окне Select Data Source, щелкните в нем по командной кнопке Other. Откроется диалоговое окно ODBC Data Sources. Здесь нужно щелкнуть по командной кнопке New и в открывшемся диалоговом окне добавить драйверы для баз данных других типов, например, Microsoft Access. Закройте это окно щелчком по кнопке OK. Появится следующее диалоговое окно ODBC Microsoft Access Setup; здесь щелкните по командной кнопке Select Database и в открывшемся диалоговом окне укажите директорию на диске, где находится эта база данных, и имя файла, содержащего нужный набор данных. Закройте все остальные диалоговые окна щелчком по кнопке OK, после чего выбранный набор данных появится в окне, а соответствующий тип баз данных будет внесен в список доступных типов баз данных.

После закрытия всех диалоговых окон в верхней части окна программы Query появится список, который содержит имя загруженного файла и названия полей данных. Если было загружено несколько файлов, то каждому из них будет соответствовать отдельный список. В строке заголовка окна будет расположено название базы данных.

В нижней части окна появится пустое поле со стрелкой — поле списка. После щелчка по стрелке в поле списка появится список, содержащий названия полей данных всех загруженных файлов. Если щелкнуть мышью по одному из названий полей данных, то в поле списка появится список значений выбранного поля, а список названий полей переместиться в следующее поле списка со стрелкой, которое появится справа от первого. В этом поле также можно открыть список значений другого поля данных и т.д. Таким образом формируются столбцы таблицы, которую в дальнейшем можно будет обрабатывать программой Excel, и тем самым задается структура записи набора данных, который будет содержать выбранные значения полей. Эта таблица может содержать значения не всех полей, содержащихся в исходной базе данных. Поэтому процесс развертывания значений полей в любой момент можно прекратить.

Для того чтобы отсортировать получившийся набор данных, щелкните по 10-й или 11-й пиктограмме окна программы Query. Сортировку можно проводить либо по возрастанию, либо по убыванию значений некоторого поля.

В меню Records содержаться директивы добавления и удаления столбцов данных, а также директива сортировки данных.

Чтобы перейти к определенной записи данных, следует вызвать в этом меню директиву Go To и указать в открывшемся диалоговом окне номер записи, а затем щелкнуть по кнопке OK.

Как и в программе Excel, в Query есть меню Format, в котором содержатся директивы корректировки ширины столбцов, высоты строк и видов шрифта.

10.4. Критерии выбора данных.

Когда набор данных загружен, и из него нужно выбрать часть записей. Щелкните по пиктограмме включения/выключения критериев (6-я на пиктографической панели) , тогда в средней части окна появится поле, в котором нужно указать критерий отбора данных.

Для ввода критерия следует щелкнуть мышью в поле критерия (первая строка) , после чего появится поле списка со стрелкой. Щелкните по этой стрелке, чтобы открыть список полей. Выберите здесь поле, по значениям которого будет проводиться отбор данных.

После этого в следующем поле ввода (вторая строка) укажите значение этого поля. Для ввода значения поля двойным щелчком мышью по второй строку откройте диалоговое окно Edit Criteria. В поле списка Operator выберите логический оператор сравнения данных («равно», «не равно» и т.д.) . Щелчком по командной кнопке Values откройте диалоговое окно Select Value[s] со всеми значениями заданного поля. Выберите здесь нужное значение и закройте окно кнопкой OK, тогда выбранное значение появится в соответствующем поле окна Edit Criteria. Это окно закрывается также щелчком по кнопке OK.

После этого программа Query выберет все записи, имеющие заданное значение поля, и расположит их в нижней части окна. В заключение вызовите директиву Return Data to Microsoft Excel, которая завершает выполнение программы Query и передает сформированную таблицу в программу Excel для дальнейшей обработки.

10.5. Комбинированные запросы.

Загрузите исходный файл данных из базы программой Query. Щелкните по пиктограмме включения/выключения критериев (6-я пиктограмма) , тогда в средней части окна появится поле критериев отбора данных. Введите в него первый критерий отбора способом, который был описан в предыдущем разделе.

С помощью директивы Add Criteria из меню Criteria откройте диалоговое окно этой директивы. Щелкните по селекторной кнопке And, если отбираемые записи должны удовлетворять обоим критериям, или по кнопке Or, если достаточно выполнения одного из критериев. После щелчка по маленькой стрелке в поле Field откроется список значений полей, из которого выберите значение поля для второго критерия. В следующем поле Operator аналогичным образом выберите из списка логический оператор сравнения данных («меньше», «больше» и т.д.) . Наконец, в поле ввода Value нужно указать значение, с которым производится сравнение. Это можно сделать вручную или выбрать значение из списка, который открывается командной кнопкой Values. После выполнения всех установок щелкните по кнопке Add. Повторите все установки для следующих критериев и в заключение щелкните по кнопке Close. После этого программа Query отберет записи, которые удовлетворяют сложному комбинированному запросу, и разместит их в нижней части окна.

10.6. Обмен данными с внешней базой.

Внешний набор данных можно обрабатывать либо в программе Query, либо передать его на обработке в программу Excel.

Чтобы запомнить изменения, которые были произведены в программе Query, прежде всего активизируйте опцию Allow Editing в меню Records. Затем щелкните по любому полю внутри записи данных и можете начинать редактирование. Все произведенные изменения будут записываться в исходный файл данных, т.е. будет установлена динамическая связь.

В программе Excel внешний набор данных можно редактировать как любую другую таблицу. В частности, можно корректировать ширину столбцов и высоту строк и применять любые процедуры форматирования. Но при этом нужно учитывать, что все произведенные изменения не окажут никакого влияния на исходный внешний файл данных, т.е. в этом случае речь идет о статической форме информационной связи.

11. КОНФИГУРИРОВАНИЕ ПРОГРАММЫ EXCEL

Программу Excel можно настраивать в соответствии с индивидуальными запросами очень широкого круга пользователей. Каждый пользователь программы Excel, определив круг наиболее часто используемых функций, может организовать работу с ними наиболее удобным для себя образом. С другой стороны, те функции программы, которые никогда не используются, можно вообще убрать из конфигурации, чтобы сэкономить ресурсы компьютера и повысить эффективность обработки.

11.1. Создание пиктографического меню.

Переведите указатель мыши в любую позицию на основной панели пиктографического меню и нажмите правую кнопку манипулятора. В открывшемся меню с помощью директивы Customize откройте диалоговое окно. В левом поле этого окна расположен список категорий пиктограммных кнопок. Выберите нужную Вам категорию, тогда в правом поле Buttons появятся все пиктограммные кнопки, относящиеся к данной категории. После щелчка по интересующей Вас кнопке в нижнем поле появится краткое описание директивы, которая связана с этой кнопкой.

Определите, какие пиктограммные кнопки Вы хотите включить в новую пиктографическую панель. Выберите нужную пиктограммную кнопку и буксируйте ее, удерживая левую кнопку мыши нажатой, в произвольную позицию на рабочем листе. Как только кнопка мыши будет отпущена, пиктограмма появится на рабочем листе. Повторяйте этот процесс, пока не будут выбраны все необходимые пиктограммные кнопки. Каждую новую пиктограмму следует располагать рядом с предыдущей. Таким образом будет сформирована новая пиктографическая панель.

Когда все пиктограммы будут выбраны, щелкните по командной кнопке Close, чтобы закрыть диалоговое окно. После этого заказная панель появится на рабочем листе. Используя мышь, переместите панель в удобное для Вас место на рабочем листе, либо зафиксируйте ее в верхней части окна под основной пиктографической панелью.

11.2. Изменения вида основного окна.

Вызовите директиву Options из меню Tools. Откроется диалоговое окно, в верхнем поле которого выберите опцию View. Тогда в левом поле Show появятся четыре контрольных индикатора (опциональные кнопки) , которые определяют внешний вид основного окна.

Если контрольный индикатор включен, то рядом с ним находится крестик. Обычно первые два индикатора являются включенными, поскольку по умолчанию на экране отображается наборная строка (Formula Bar) и статусная строка (Status Bar) . Эти строки можно убрать с экрана, выключив соответствующие индикаторы. Две другие кнопки служат для включения/выключения комментария (Note Indicator) и информационного окна (Info Window) . В информационном окне можно увидеть адрес активной ячейки, формулу, которую она содержит, и комментарии. Если в информационном окне есть комментарий о содержимом ячейки, то при включении индикатора комментариев в верхнем правом углу активной ячейки появляется маленькая красная точка.

Для того, чтобы увеличить рабочую зону на экране, следует включить опцию Full Screen из меню View, которое находится в основной строке меню. После этого с экрана исчезнут наборная строка, пиктографическая панель и статусная строка; останется только пиктограммная кнопке Full. С помощью этой кнопки можно быстро восстановить стандартный вид основного окна.

11.3. Изменение вида рабочего листа.

Вызовите директиву Options из меню Tools, тогда откроется диалоговое окно, в верхнем поле которого выберите опцию View. В среднем поле Windows Options появится ряд контрольных индикаторов, состояние которых определяет форму представления рабочего листа.

Если включить индикатор Automatic Page Break, то в рабочем листе появятся штриховые линии, указывающие границы печатной страницы, которая получится при выводе таблицы на печать при заданных параметрах форматирования. С помощью индикатора Formulas можно включить текстовый режим, при котором вместо отображения значений в ячейках будут отображаться формулы.

Контрольный индикатор Gridlines делает линии координатной сетки видимыми или невидимыми. Кроме того, здесь можно управлять отображением заголовков строк или столбцов (Row & Column Headers) , нулевых значений в таблице (Zero Values) , горизонтальных (Horizontal Scroll Bar) и вертикальных (Vertical Scroll Bar) линеек прокрутки, названий рабочих листов (Sheet Tabs) . Выполнив все установки, закройте диалоговое окно щелчком по кнопке OK. Вид рабочего листа будет соответствовать указанному состоянию контрольных индикаторов.

11.4. Установка стандартного шрифта.

Вызовите директиву Options из меню Tools. В верхней части открывшегося диалогового окна выберите опцию General. Тогда в среднем поле Standard Font: появится название шрифта, который программа использует по умолчанию. Щелкните по стрелке, расположенной рядом с этим полем, тогда откроется список всех доступных видов шрифта. С помощью линейки прокрутки можно просмотреть весь список. Щелкните мышью по названию подходящего Вам шрифта, тогда это название появится в поле Standard Font:. Теперь по умолчанию будет использоваться выбранный Вами шрифт, но стандартным он станет только после перезапуска программы Excel, о чем она сообщит в диалоговом окне при закрытии окна Options.

Справа от поля Standard Font: находится поле списков для размеров шрифта (Size) . Обычно используется шрифт размером в 10 пунктов, но здесь можно задать любой из доступных размеров шрифта. Следует учитывать, что для текста, набранного более крупным шрифтом, потребуются ячейки большего размера. Это может привести к ухудшению восприятия большой таблицы.

Кроме установки шрифта, в этом окне можно изменить стандартную директорию. По умолчанию программа в качестве стандартной использует директорию, где она инсталлирована (c: excel) , но в поле Default File Location: можно указать любую другую директорию.

11.5. Установка национальных параметров.

Вызовите директиву Options из меню Tools и в верхней части открывшегося диалогового окна выберите опцию Module General. Тогда в нижней части окна появится группа полей International, в которой можно установить национальные параметры. Обычно при инсталляции устанавливаются параметры, которые приняты в Америке и Англии (English/USA) . Эти параметры стали фактически международными. В частности, это касается разделителя в списках (List Separator) , в качестве которого используется запятая, поскольку именно этот символ применяется в программе Excel для разделения аргументов в функциях.

Щелкните по маленькой стрелке, которая находится в поле Language/Country:. Откроется список стран, национальные параметры которых можно установить в программе Excel. При выборе конкретной страны в нижнем поле появляются параметры, которые используются в этой стране. Если Вашей страны нет в списке, то Вам придется устанавливать национальные параметры через опции International в программе настройки (Control Panel) среды Windows. Обратите внимание: в Германии и России запятая используется в качестве десятичного знака, отделяющего целую часть числа от дробной, поэтому в качестве разделителя аргументов в функциях приходится использовать другой символ, а именно точку с запятой. После выполнения всех установок закройте окно щелчком по командной кнопке OK.

11.6. Изменение цветов.

Вызовите директиву Options из меню Tools и в верхней части открывшегося диалогового окна выберите опцию Color. Тогда в первом среднем поле появится изображение шестнадцати стандартных цветовых тонов (Standard Colors:) , на основе которых можно получить всю цветовую гамму. Во втором среднем поле расположены изображения восьми цветовых тонов, которые используются для заполнения столбиков диаграмм (Chart Fills:) , в третьем поле — восьми цветовых тонов для построения диаграмм (Chart Colors:) , в четвертом поле — восьми цветов для проведения линий на диаграммах (Chart Lines:) и в пятом поле можно увидеть изображения 24-х дополнительных цветовых тонов, предназначенных для оформления таблиц (Other Colors:) .

В поле списка Copy Colors from находится список файлов, из которых можно импортировать цветовую палитру. Для того чтобы изменить какой-нибудь цвет, щелкните сначала по соответствующему цветному квадрату, а затем по командной кнопке Modify. В открывшемся диалоговом окне Color Picker переместите мышью маркер цветового тона. В полях Hue:, Sat: и Lum: можно изменить соответственно оттенок, насыщенность и яркость цвета. В нижнем левом поле просмотра можно увидеть цветовой тон, который получается в результате этих действий.

11.7. Автоматическая загрузка документов.

Предположим, что некоторая версия Вашего документа уже создана и загружена. Вызовите директиву Save As из меню File и сохраните свой документ в поддиректории XLSTART стартовой директории программы Excel. При каждом запуске программа Excel автоматически загружает все файлы, которые находятся в этой поддиректории.

Другой способ связан с выбором опции General в диалоговом окне директивы Tools Options. В нижнем поле Alternate Startup File Location: можно указать имя директории, где находятся Ваши документы.

Можно также указать имя загружаемого файла в качестве стартового параметра. Для этого необходимо перейти в Менеджер Программ (Program Manager) среды Windows. В нем нужно открыть группу программ Microsoft Office и промаркировать пиктограмму программы Excel. Затем следует вызвать директиву Properties из меню File. Тогда откроется диалоговое окно, в поле ввода которого Command Line уже будет находиться имя программы Excel. Введите в это поле пробел и укажите директорию и имя Вашего рабочего документа. Затем закройте окно щелчком по кнопке OK. Теперь при запуске программы Excel автоматически будет загружаться Ваш документ. Когда документ устареет и его не нужно будет больше загружать, этот стартовый параметр можно будет аналогичным образом удалить.

11.8. Шаблоны таблиц.

Сделайте вручную таблицу и выполните в ней все необходимые процедуры форматирования. Постройте для нее типовые диаграммы, если они будут в дальнейшем использоваться.

Вызовите директиву Save As из меню File. В открывшемся диалоговом окне укажите имя типового документа и выберите директорию, где он будет храниться. Затем щелкните по стрелке в поле Save File As Type: и в открывшемся списке выберите элемент Template. Закройте окно щелчком по командной кнопке OK.

Этот документ получит расширение. XLT, которое присваивается шаблонам. В дальнейшем его можно загрузить как и любой другой файл, но в этом случае открывается не сам шаблон, а его копия, что позволяет многократно использовать исходный шаблон при построении других таблиц.

Для модификации самого шаблона вызовите директиву Open из меню File. После выбора шаблона нажмите клавишу [Shift] и щелкните по кнопке OK. После редактирования сохраните шаблон обычным образом.

12. VISUAL BASIC Начиная с версии 5.0 в программу Excel включен специальный язык программирования, который получил название Visual Basic for Applications (VBA) .

Введение достаточно мощного языка программирования в Excel делает эту программную платформу весьма привлекательной для профессионалов, которые занимаются разработкой специализированных прикладных систем.

Разработка языка программирования VBA, встраиваемого в прикладные системы, является одним из стратегических направлений компании Microsoft. Этот язык уже интегрирован в такие программы, как Word for Windows, Power Point и ряд других. VBA позволяет создавать программные модули, меню, диалоговые окна и другие ресурсы в среде Windows. Благодаря этому языку появляется возможность значительно расширить набор функций в Excel, а также создавать функции, значения которых зависят от некоторых условий и событий. В принципе, можно полностью перепрограммировать все функции программы Excel, если в этом появилась необходимость.

12.1. Программирование табличных функций.

Чтобы создать отдельный рабочий лист для программного модуля, щелкните по пиктограмме Insert Module из пиктографического меню Visual Basic (1-я пиктограмма) или вызовите директиву Module из меню Insert Macro. После этого появится новый рабочий лист «Modele1». В программном модуле нужно описать функцию на языке VBA. В окне программного модуля можно работать, как в окне небольшого текстового редактора, но при этом необходимо помнить, что Вы пишите текст программы. Описание функции должно начинаться оператором Function, за которым через пробел следуют название функции и ее аргументы, заключенные в скобки и разделенные запятыми. Затем идет собственно текст программного кода функции, а заканчиваться описание должно оператором End Function.

Если в тексте программного кода имя определяемой функции будет находиться в левой части оператора присваивания (обозначаемого знаком равенства) , то присвоенное значение и будет результатом вычисления функции при заданных аргументах. В качестве примера можно рассмотреть функцию, которая вычисляет налог на добавленную стоимость.

Function NDS(Value) NDS=Value*0.15 End Function 12.2. Встраивание функций.

Щелкните по 3-й пиктограмме Object Browser из пиктографического меню VBA или вызовите одноименную директиву из меню View.

Функции, определенные пользователем, рассматриваются в программе Excel как самостоятельные объекты. В поле списка Methods/Properties: будет находиться имя новой функции. Щелкните мышью сначала по имени, а затем по командной кнопке Options, тогда откроется диалоговое окно Macro Options. В поле Description: введите поясняющий текст, который позднее будет использован Конструктором функций. В списке Function Category укажите категорию, в которую Вы хотите записать свою функцию. Например, функцию, вычисляющую налог на добавленную стоимость, следует поместить в категорию Financial. В дальнейшем Конструктор функций поместит Вашу функцию в указанную Вами категорию. Закройте окно Macro Options щелчком по командной кнопке OK, а окно Object Browser кнопкой Close.

12.3. Применение функций.

Перейдите на рабочий лист, где будет расположена таблица. Переместите указатель ячеек в ячейку, в которой будет находиться формула, и введите в нее знак равенства. Затем щелкните по 14-й пиктограмме Конструктора функций на основной пиктографической панели.

Появится диалоговое окно Конструктора функций. На первом шаге выберите категорию Financial и в правом поле найдите свою функцию NDS. Щелкните по названию этой функции, после чего перейдите к следующему шагу, щелкнув по командной кнопке Next.

Откроется второе диалоговое окно Конструктора функций. Здесь можно будет увидеть Ваш комментарий к функции, который был введен ранее в окне макроопций. Укажите единственный аргумент для этой функции Value и закройте диалоговое окно Конструктора щелчком по кнопке Finish.

В таблице появится значение, составляющее 15% величины аргумента. В таблице с этой функцией можно работать как с обычной функцией программы Excel.

БЕЛОРУССКИЙ ИНСТИТУТ ПРАВОВЕДЕНИЯ

Дистанционное образование

А.И.Бородина, Л.И. Крошинская, О.Л.Сапун

ОСНОВЫ ИНФОРМАТИКИ

И ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ

Прикладное программное обеспечение.

Табличные процессоры

Минск

2004

СКИЙ ИНСТИТУТ ПРАВОВЕДЕНИЯ

Дистанционное образование

А.И.Бородина, Л.И. Крошинская, О.Л.Сапун

ОСНОВЫ ИНФОРМАТИКИ

И ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ

Прикладное программное обеспечение.

Табличные процессоры

Минск

ООО «БИП-С Плюс»

2004

Прикладное программное обеспечение.

Табличные процессоры

ТЕМАТИЧЕСКИЙ ПЛАН

1. Назначение и классификация табличных процессоров.
   

2. Интерфейс табличного процессора Microsoft Excel.
   

3. Технология создания рабочей электронной таблицы.
   

4. Технология вычислений в электронной таблице.
   

5. Технология построения диаграмм.
   

6. Специальные средства обработки данных.
   

Литература.

Глоссарий.

Тесты.

Тренинг умений.

Краткая аннотация

Рассматриваются табличные процессоры и работа с использованием табличного процессора Microsoft Excel. Описана технология создания рабочей таблицы, специальные приемы редактирования и форматирования. Приводятся специальные средства обработки данных.

1. НАЗНАЧЕНИЕ И КЛАССИФИКАЦИЯ
ТАБЛИЧНЫХ ПРОЦЕССОРОВ

Табличные процессоры представляют собой комплексные средства для хранения различных типов данных и их обработки. Основное свойство электронных таблиц заключается в том, что при изменении содержания любых ячеек таблицы может происходить автоматическое изменение содержания во всех прочих ячейках, связанных с измененным соотношением, заданным математическим или логическими выражениями (формулами). Простота и удобство работы с электронными таблицами снискали им широкое применение в сфере бухгалтерского учета, в качестве универсальных инструментов анализа финансовых, сырьевых и товарных рынков, т. е. всюду, где необходимо автоматизировать регулярно повторяющиеся вычисления достаточно больших объемов числовых данных.

Особенность табличных процессоров состоит в том, что с их помощью можно не только вводить данные в ячейки таблиц, редактировать и форматировать их, но и применять формулы для описания связи между значениями, хранящимися в различных ячейках.

Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчетов вручную или специального программирования. Их можно эффективно использовать, для:

• автоматической обработки зависящих друг от друга данных;
  

• автоматизации итоговых вычислений;
  

• создания сводных таблиц;
  

• ведения простых баз данных;
  

• обработки записей баз данных;
  

• совместной работы с экономическими или бухгалтерскими документами;
  

• подготовки табличных документов;
  

  • построения диаграмм и графиков по имеющимся данным.
    

Современные табличные процессоры практически являются интегрированными системами, так как они содержат средства для работы с текстами, таблицами, графикой, а также различные дополнения для моделирования, анализа и прогнозирования. Все распространенные табличные процессоры позволяют:

• создавать таблицы одноразового и многоразового пользования;
  

• выполнять специальные расчеты (математические, статистические, бухгалтерские и др.);
  

• автоматизировать расчеты, причем при изменении исходных значений можно наблюдать, как изменяются расчетные и анализировать получаемые результаты;
  

• строить по данным из таблицы разнообразные графики и диаграммы;
  

• взаимодействовать с системами управления базами данных;
  

• при необходимости создавать текстовые документы;
  

• автоматизировать работу с таблицами с помощью макрокоманд.
  

На рынке программных продуктов наиболее популярными представителями этого класса являются табличные процессоры различных версий Lotus 1-2-3 фирмы Lotus Development Inc., Quattro Pro фирмы Novell и Excel корпорации Microsoft. Все они представляют собой компоненты соответствующих офисных пакетов – Lotus SmartSuit, Perfect Office, Microsoft Office.

В интегрированных пакетах Lotus 1-2-3 объединены электронные таблицы, деловая графика, база данных для экономиста, менеджера, бухгалтера. Они дают возможность формировать разнообразные отчеты, вести расчетные и учетные операции, осуществлять моделирование коммерческих операций. Кроме того, имеется возможность использовать средства высшей математики.

Другим популярным интегрированным пакетом на рынке программных продуктов является пакет Quattro Pro фирмы Novell. Он объединяет в себе электронную таблицу, систему управления базами данных, подсистему машинной графики, возможности работы с Excel, Paradox, Lotus 1-2-3.

Корпорацией Microsoft разработан табличный процессор Excel. Среди прочих подобных программных продуктов этот пакет выделяет графичеcкий интерфейс и возможность взаимодействовать с другими продуктами Microsoft Office. Функциональные возможности этого пакета позволяют широко его использовать для финансовой обработки данных, научных расчетов, инженерно-технических расчетов, автоматизации учетно-контрольной деятельности, эффективной обработки больших объемов информации, заданных в табличном виде. Он обеспечивает:

• быстрое построение таблиц любой формы одноразового и многоразового пользования;
  

• возможность обработки типов данных, таких как числа, даты, формулы; возможен ввод текстовой и вставка графической информации.
  

• поддержку форматов файлов самых разнообразных программных продуктов;
  

• импорт и экспорт табличных данных из внешних баз данных;
  

  • возможность корректировки уже созданной таблицы;
    

• использование большой библиотеки стандартных функций (математических, тригонометрических, статистических, бухгалтерских и др.);
  

• возможность выбора цветового оформления таблицы, а также выбора различных шрифтов и стилей, включая автоформатирование;
  

• импорт графических объектов в таблицу (поддержка OLE-технологии);
  

• защиту таблицы от несанкционированного доступа;
  

• средства формирования профессиональных отчетов, а также возможность использования форм Microsoft Access для этих целей;
  

• наличие механизма мастеров, которые позволяют автоматизировать выполнение операций (мастер диаграмм, мастер функций);
  

• представление таблицы в виде двух- и трехмерных графиков и диаграмм;
  

• упорядочивание, удаление, копирование, нахождение по условию данных в таблице;
  

• одновременное открытие нескольких рабочих книг, в каждой из которых можно создавать и работать с различными таблицами;
  

• связку таблиц, т.е. автоматический перенос информации из одной таблицы в другую;
  

• автоматизированную обработку таблиц с помощью макрокоманд;
  

• анализ структуры таблицы;
  

• прогнозирование различных экономических процессов;
  

• реализацию матричных и оптимизационных вычислений;
  

• поддержку работы в сети;
  

• интеллектуальное реагирование на действия пользователя – система предугадывает действия пользователя и помогает выполнить их;
  

• поддержку технологии drug-and-drop (перетащи и отпусти).
  

Вопросы для самоконтроля

1. Что представляют собой табличные процессоры?
   

2. Для чего используются табличные процессоры?
   

3. Возможен ли ввод текстовой информации в табличном процессоре?
   

4. Приведите примеры табличных процессоров.
   

2. ИНТЕРФЕЙС ТАБЛИЧНОГО ПРОЦЕССОРА

MICROSOFT EXCEL

Microsoft Excel входит в состав пакета прикладных программ Microsoft Office. Для запуска текстового процессора на выполнение необходимо выбрать ПускàПрограммыàMicrosoft Excel. Если на Рабочем столе вынесена панель ППП Microsoft Office, то для запуска процессора на выполнение можно щелкнуть мышкой по кнопке X, расположенной на данной панели. После запуска программы на экране будет представлено рабочее окно Microsoft Excel (рис. 1):

Рис. 1. Интерфейс табличного процессора Microsoft Excel

Под строкой заголовка располагается строка меню. Каждый пункт меню (Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Данные, Окно, ?) объединяет группу команд, реализующих те или иные операции Excel. Щелчком мыши по пункту меню вызывается ниспадающее меню.

Под строкой основного меню располагается пиктографическое меню или так называемые панели инструментов. На экране чаще всего видно две панели инструментов – Стандартная и Форматирование, но может быть гораздо больше. Серая полоса панели заполнена инструментами с изображениями, указывающими на их значение. Подведенный к инструменту указатель мыши вызывает отображение подсказки с названием инструмента в желтой рамке. При необходимости вывода дополнительных панелей инструментов используется команда ВидàПанели инструментов.

Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц. В окне документа в программе Excel отображается только текущий рабочий лист рабочей книги, с которым ведется работа. Каждый рабочий лист имеет название (по умолчанию – это Лист1, Лист2 и т.д.), которое отображается на ярлычке листа, расположенном в его нижней части. В новой рабочей книге, по умолчанию, имеется 3 рабочих листа. С помощью ярлычков можно переключаться между рабочими листами, входящими в ту же рабочую книгу. Чтобы переименовать лист, надо дважды щелкнуть по его ярлычку.

Табличное пространство рабочего листа состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и далее двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист может содержать до 256 столбцов, пронумерованных от A до IV. Строки последовательно нумеруются числами от 1 до 65536 (максимально допустимый номер строки).

На пересечении строк и столбцов образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами хранения данных. Обозначение отдельной ячейки сочетает в себе номера столбцов и строки (в этом порядке, например, А4, Е7). Обозначение ячейки (ее номер) выполняет адресную функцию. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках. Одна из ячеек всегда является активной и выделяется рамкой активной ячейки. Эта рамка в программе Excel играет роль табличного курсора. Операции входа и редактирования всегда производятся в активной ячейке. Переместить рамку активной ячейки можно с помощью курсорных клавиш или указателя мыши.

На данные, расположенные в соседних ячейках, можно ссылаться в формулах, как на единое целое. Такую группу ячеек называют диапазоном. Наиболее часто используют прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последовательно идущих строк и группы последовательно идущих столбцов. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие номера ячеек, расположенных в противоположных углах прямоугольника, например: А1:С15.

Если требуется выделить прямоугольный диапазон ячеек, то это можно сделать протягиванием указателя от одной угловой ячейки до противоположной по диагонали. Рамка текущей ячейки при этом расширяется, охватывая весь выбранный диапазон. Чтобы выбрать столбец или строку целиком, достаточно щелкнуть по заголовку столбца (строки). Протягиванием указателя по заголовкам можно выбрать несколько идущих подряд столбцов или строк.

Над строкой заголовков столбцов расположена строка, состоящая их двух частей. Первая – поле имени. По умолчанию ввод данных, формул относится к текущей ячейке. Вторая часть – строка формул. Ее используют для ввода и редактирования данных и формул в ячейках или диаграммах.

Справа и снизу рабочая область обрамлена полосами прокрутки, предназначенными для перемещения по строкам и столбцам рабочего листа. Внизу экрана расположены ярлыки листов и кнопки прокрутки ярлыков. На экране всегда виден один рабочий лист – текущий.

Самая нижняя строка электронной таблицы – это строка состояния. В ней всегда содержится информация о текущем состоянии программы.

Для подключения и отключения элементов интерфейса Excel необходимо воспользоваться командой СервисàПараметры, в появившемся диалоговом окне перейти на вкладку Вид. Далее включение или выключение отдельных элементов зависит от наличия или отсутствия соответствующих флажков (рис.2)

Рис.2. Настройка элементов интерфейса

В электронной таблице Excel существуют два режима отображения: Обычный и Разметка страницы. Обычный режим позволяет увидеть электронную таблицу в наиболее удобном для ввода и восприятия введенной информации виде. В режиме Разметка страницы можно увидеть отдельную часть электронной таблицы, которая будет выводиться на печать с автоматической разбивкой на печатные листы. Переключение между режимами осуществляется выполнением команд ВидàОбычный и ВидàРазметка
страницы соответственно.

С помощью команды ВидàМасштаб можно изменить масштаб отображения электронной таблицы, выбрав в окне диалога один из предложенных масштабов или задать свой в поле Произвольный.

Для завершения сеанса работы с Excel существует несколько способов:

• щелчок мыши по кнопке Закрыть в строке заголовка;
  

• комбинация клавиш Alt+F4;
  

• команда меню Файл/Выход;
  

• двойной щелчок мыши по кнопке системного меню;
  

• команда Закрыть системного меню.
  

Вопросы для самоконтроля

1. Как запустить табличный процессор Microsoft Excel?
   

2. Какие пункты меню содержит табличный процессор Microsoft Excel?
   

3. Что собой представляет рабочая книга?
   

4. Как обозначаются в таблице строки и столбцы?
   

5. Как обозначается диапазон ячеек в таблице?
   

6. Какие режимы отображения поддерживает табличный процессор Microsoft Excel?
   

7. Как можно изменить масштаб отображения электронной таблицы?
   

3. ТЕХНОЛОГИЯ СОЗДАНИЯ
РАБОЧЕЙ ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЫ

3.1. Ввод, редактирование и форматирование данных

Отдельная ячейка может содержать данные, относящиеся к одному из трех типов: тексту, числу или формуле, – а также оставаться пустой. Excel при сохранении рабочей книги записывает в файл только прямоугольную область рабочих листов, примыкающую к левому верхнему углу (ячейка А1) и содержащую все заполненные ячейки.

Тип, данных, размещаемых в ячейке, определяется автоматически при вводе. Если эти данные можно интерпретировать как число, программа Excel так и делает. В противном случае данные рассматриваются как текст. Ввод формул всегда начинается с символа «=» (знака равенства).

Ввод данных осуществляют непосредственно в текущую ячейку или в строку формул, расположенную в верхней части окна программы под панелями инструментов. Содержимое строки формул всегда соответствует содержимому текущей ячейки, так что оба метода ввода равноправны. Место ввода отмечается текстовым курсором. Если начать ввод нажатием алфавитно-цифровых клавиш, данные из текущей ячейки заменяются вводимым текстом. Если щелкнуть по строке формул или дважды по текущей ячейке, старое содержимое ячейки не удаляется и появляется возможность его редактирования. Вводимые данные в любом случае отображаются как в ячейке, так и в строке формул.

Чтобы завершить ввод, сохранив введенные данные, используют кнопку [Enter] в строке формул или клавишу Enter на клавиатуре. Чтобы отменить внесенные изменения и восстановить прежнее значение ячейки, используют кнопку [Отмена] в строке формул или клавишу Esc. Для очистки текущей ячейки или выделенного диапазона проще всего использовать клавишу [Delete].

3.2. Форматирование содержимого ячеек

Текстовые данные по умолчанию выравниваются по левому краю ячейки, а числа – по правому. Способ выполнения вычислений не зависит от того, каким способом отформатированы данные, но для человека внешний вид данных позволяет быстро определить их назначение.

Числовые форматы. Для экономических расчетов применяют три принципиально разных формата записи чисел: обычный числовой, финансовый и формат даты.

Обычный числовой формат используют для записи различных отвлеченных чисел, например: количества какой-либо продукции, процентной ставки, возраста и т.п.

Для записи денежных сумм используют финансовые форматы, отличающиеся указанием денежной единицы (например, р.) и фиксированным числом знаков после десятичного разделителя (обычно две цифры, обозначающие копейки). Денежные суммы можно записывать и обычными числами, но при работе с финансовым форматом программа иначе подходит к округлению чисел и контролирует, чтобы в результате многочисленных операций с очень большими суммами не потерялось ни единого рубля.

Для записи даты можно применять разные варианты форматирования. Но следует учитывать, что хотя даты – это тоже числа, с ними возможны не все числовые операции. Так, разность дат имеет физический смысл, а сумма дат никакого смысла не имеет.

Текстовые форматы. Текстовые форматы используют для записи текстовых строк и цифровых нечисловых данных. К таким данным относятся, например, почтовые индексы, номера телефонов и т.д. Несмотря на то, что номера телефонов записывают цифрами, арифметические операции с ними не имеют никакого смысла.

Изменение формата данных в ячейке. Чтобы изменить формат отображения данных в текущей ячейке или в выбранном диапазоне ячеек, используют команду ФорматàЯчейки. В открывшемся диалоговом окне можно выбирать формат записи данных (количество знаков после запятой, указание денежной единицы, способ записи даты и прочее), задавать направление текста и метод его выравнивания, определять шрифт и начертание символов, управлять отображением и видом рамок, задавать фоновый цвет.

ание строк и столбцов

При изучении приемов ввода и редактирования данных может возникнуть, возникает вопрос: что делать в том случае, если ширина вводимого в ячейку текста гораздо больше ширины самой ячейки? Это зависит от того, будет ли использована соседняя ячейка. Если она пуста, то текст на экране расположится поверх нее. При вводе данных в соседнюю ячейку текст в предыдущей ячейке будет обрезан. При вводе чисел, ширина столбца которых превышает ширину ячейки на экране, Excel будет отображать их в виде решетки (#######) или в экспоненциальной форме (например, вместо числа 10100000000 увидите 1,01Е+11, что означает 1,01*10¹¹, а число 0,000000000075 будет представлено в виде 7,5Е-11, что означает 7,5*10^-11).

Ширину столбца можно регулировать. Для этого нужно поместить указатель мыши на разделительную линию между заголовками столбцов, например А и В. Когда указатель преобразуется в двунаправленную стрелку, выполните двойной щелчок мыши. В ячейке текущего столбца автоматически будет установлена ширина по самой длинной записи. Те же возможности предоставляет нам команда ФорматàСтолбецàАвтободбор ширины. Для регулирования ширины столбца нажмите левую клавишу мыши на границе заголовков столбцов и, удерживая ее, переместите разделительную линию столбцов в нужное положение. Можно воспользоваться командой ФорматàСтолбецàШирина, предварительно выделив нужный столбец или хотя бы одну ячейку этого столбца. Ширина столбца задается числом в диапазоне от 0 до 255. Это число приблизительно равно количеству символов стандартного шрифта, которые поместятся в ячейку указанной ширины. Аналогично выполняется и процедура изменения высоты строки, причем высота строки изменяется в диапазоне от 0 до 409 пунктов. Размер одного пункта составляет 1/72 дюйма, или приблизительно 0,4 мм.

Если текст, вводимый в ячейку, слишком длинный, не всегда следует менять ширину столбца. Лучше расположить его в несколько строк. Это можно сделать, выполнив команду меню ФорматàЯчейки для нужной ячейки и установить флажок Переносить по словам на вкладке Выравнивание.

Процесс форматирования сводится к установке требуемых параметров для нужных ячеек или областей ячеек рабочего листа. Начнем с выбора параметров шрифта. В это понятие, как правило, входят тип шрифта (гарнитура), размер (кегль), начертание, цвет и дополнительные эффекты. Для оформления электронных таблиц используются различные типы шрифтов, среди которых встречаются русифицированные, как, например Times New Roman Cyr, и нерусифицированные, как Symbol; пропорциональные, каждый символ которых занимает в строке разный промежуток (Times New Roman Cyr), и непропорциональные, для которых все символы шрифта имеют одинаковую ширину (Courier Cyr); с засечками (Times New Roman Cyr) или без них (Arial Cyr). Выбор типа, размера начертания шрифта осуществляется через меню ФорматàЯчейкиàШрифт.

Возможно выравнивание информации в ячейках рабочего листа По левому
краю, По центру, По правому краю. Если есть необходимость изменить не только выравнивание по горизонтали, но и по вертикали, а также ориентацию текста внутри ячейки (например, расположить его сверху вниз, снизу вверх или под некоторым углом), воспользуйтесь меню ФорматàЯчейкиàВыравнивание и выберите нужные параметры в диалоговом окне (рис.3).

Для оформления заголовка таблицы воспользуйтесь кнопкой Объединить и поместить в центре на панели Форматирование, или
командой ФорматàЯчейкиàОбъединить ячейки.

Рис.3. Форматирование ячеек

Разделительные линии сетки могут быть удалены с экрана или при выводе на печать. В первом случае необходимо воспользоваться командой СервисàПараметры и снять флажок Сетка на вкладке Вид, что приведет к изменению вида рабочей области. Во втором случае – команду ФайлàПараметры
страницы и снять флажок Сетка на вкладке Лист. При этом линии раздела ячеек не будут выводиться на печать даже в случае присутствия их на экране.

Функцию установки рамок (границ) для одной ячейки или областей ячеек выполнит кнопка Границы на панели Форматирование или с помощью команды ФорматàЯчейкиàГраница.

3.5. Сохранение таблицы на диске

Для сохранения файла на диске можно воспользоваться командой ФайлàСохранить. При первом выборе данной команды для новой рабочей книги откроется окно диалога Сохранить как, в котором в поле Папка необходимо выбрать диск и место на диск (т.е. папку) для сохранения. Удалите стандартное имя Книга1 в поле Имя файла и введите свое имя. Обратите внимание, что все таблицы Excel имеют расширение .xls, которое присваивается автоматически, если в поле Тип файла по умолчанию содержится запись Книга Microsoft Excel.

Вопросы для самоконтроля

1. Как сохранить электронную таблицу в памяти ПЭВМ?
   

2. Какие форматы данных можно ввести в электронную таблицу?
   

3. Как можно изменить ширину строки и столбца?
   

4. Как можно объединить строки и столбцы?
   

5. В чем состоит особенность ввода формул в электронной таблице?
   

6. Какое расширение имеют файлы, созданные в табличном процессоре MS Excel?
   

7. Как можно установить рамки (границы) в таблице?
   

4. ТЕХНОЛОГИЯ ВЫЧИСЛЕНИЙ
В ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦАХ

4.1. Редактирование формул

Вычисления в таблицах осуществляются при помощи формул. Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции Excel, соединенные знаками математических операций. Скобки позволяют изменять стандартный порядок выполнения действий. Если ячейка содержит формулу, то в рабочем листе отображается только текущий результат вычисления этой формулы. Чтобы увидеть формулу, а не результат ее работы, надо выделить ячейку (сделать ее текущей) и посмотреть на запись, которая отображается в строке формул.

Основное правило использования формул в Excel состоит в том, что если значение ячейки действительно зависит от других ячеек таблицы, всегда следует использовать формулу, даже если операцию легко выполнить вручную. Это гарантирует при последующем редактировании таблицы сохранение ее целостности и правильности производимых в ней вычислений.

Вместо чисел в формуле используются имена ячеек, т.е. ссылки на ячейки. Ссылки выполняют роль адресов ячеек, содержимое которых используется в вычислениях. Это означает, что результат расчета зависит от того, какие числа находятся в ячейках, участвующих в вычислении. Таким образом, ячейка, содержащая формулу, является зависимой. Значение в зависимой ячейке подлежит пересчету всякий раз, когда изменяются значения в ячейках, на которые указывают ссылки, входящие в формулу.

Ссылку на ячейку можно задать разными способами:

• адрес ячейки ввести вручную;
  

• щелчок на нужной ячейке или выбор диапазона, адрес которого требуется ввести; ячейка или диапазон при этом выделяются пунктирной рамкой.
  

Для редактирования формулы следует дважды щелкнуть по соответствующей ячейке. При этом ячейки (диапазоны), от которых зависит значение формулы, выделяются на рабочем листе цветными рамками, а сами ссылки отображаются в ячейке и в строке формул тем же цветом. Это облегчает редактирование и проверку правильности формул.

Приступая к созданию формулы, следует помнить следующие правила:

• формуле всегда должен предшествовать знак равно «=»;
  

• в формуле нельзя использовать символы русского алфавита;
  

• необходимо учитывать последовательность выполнения математических операций.
  

В формуле могут использоваться арифметические и текстовые операторы, операторы сравнения и связи. Арифметические операции можно осуществлять только над числами, и результатом всегда будет число. Операторы сравнения используются для сравнения как числовых, так и текстовых значений, а результатом операций сравнения всегда являются логические значения ИСТИНА или ЛОЖЬ. Текстовый оператор объединяет числовые или текстовые значения в одну строку символов. Независимо от того, какие значения, текстовые или числовые объединяются, результатом всегда будет текстовая строка. Иерархия операторов отражена в табл. 1. При необходимости нарушить общепринятую иерархию операций необходимо использовать скобки, поскольку операторы, заключенные в скобки выполняются первыми.

Таблица 1

Порядок выполнения операторов

Ввод формулы в ячейку можно произвести при помощи клавиатуры или мыши. В первом случае формулу следует напечатать в нужную ячейку рабочего листа и подтвердить ввод нажатием клавиши Enter. Однако может случиться, что вместо привычного результата вычислений можно увидеть формулу. В этом случае необходимо выполнить команду СервисàПараметры и на вкладке Вид снять флажок Формулы (рис. 2)

4.2. Ссылки абсолютные и относительные

Относительная адресация. От метода адресации ссылок зависит, что будет с ними происходить при копировании формулы из одной ячейки в другую. По умолчанию, ссылки на ячейки в формулах рассматриваются как относительные. Это означает, что адреса в ссылках при копировании формулы из одной ячейки в другую автоматически изменяются. Они приводятся в соответствие с относительным положением исходной ячейки и создаваемой копии.

Пусть, например, в ячейке I2 имеется ссылка на ячейку А3, которая располагается на один столбец левее и на одну строку ниже. Если формула будет скопирована в другую ячейку, то такое относительное указание ссылки сохранится. Например, при копировании формулы в ячейку D5 ссылка будет продолжать указывать на ячейку, располагающуюся левее и ниже, в данном случае на ячейку С6.

Абсолютная адресация. При абсолютной адресации адреса ссылок при копировании формулы не изменяются, так что ячейка, на которую указывает ссылка, рассматривается как постоянная (нетабличная). Для изменения способа адресации при редактировании формулы надо выделить ссылку на ячейку и нажать клавишу F4. Элементы номера ячейки, использующие абсолютную адресацию, предваряются символом $. Например, при последовательных нажатиях клавиши F4 номер ячейки А1 будет записываться как А1, $А$1, А$1 и $А1.

4.3. Копирование содержимого ячеек

Копирование и перемещение содержимого ячеек в Excel можно осуществлять методом перетаскивания или через буфер обмена. При работе с небольшим числом ячеек удобно использовать метод перетаскивания, при работе с большими диапазонами удобнее пользоваться буфером обмена.

Метод перетаскивания. Чтобы методом перетаскивания скопировать или переместить текущую ячейку (выделенный диапазон) вместе с содержимым, следует установить указатель мыши на рамку текущей ячейки (он примет вид стрелки). Ячейку можно перетаскивать в любое место рабочего листа.

Для выбора способа выполнения этой операции, а также для более надежного контроля над ней рекомендуется использовать специальное перетаскивание с помощью правой кнопки мыши. В этом случае при отпускании кнопки появляется специальное меню, в котором можно выбрать конкретную выполняемую операцию.

Копирование и перемещение данных через буфер обмена. Передача информации через буфер обмена имеет в программе Excel определенные особенности, связанные со сложностью контроля над этой операцией. Сначала необходимо выделить копируемый (вырезаемый) диапазон и дать команду на его помещение в буфер обмена: ПравкаàКопировать или ПравкаàВырезать. Вставка данных в рабочий лист возможна лишь немедленно после их помещения в буфер обмена. Попытка выполнить любую другую операцию приводит к отмене начатого процесса копирования или перемещения. Однако утраты данных не происходит, поскольку «вырезанные» данные удаляются из места их исходного размещения только тогда, когда вставка будет успешно завершена.

Место вставки определяется путем указания ячейки, соответствующей верхнему левому углу диапазона, помещенного в буфер обмена, или путем выделения диапазона, который по размерам в точности равен копируемому (перемещаемому). Вставка выполняется командой ПравкаàВставить. Для управления способом вставки можно использовать команду ПравкаàСпециальная вставка. В этом случае правила вставки данных из буфера обмена задаются в открывшемся диалоговом окне.

Автоматизация ввода

Так как таблицы часто содержат повторяющиеся или однотипные данные, программа Excel предоставляет средства для автоматизации ввода. К числу предоставляемых средств относятся: автозавершение, автозаполнение числами и автозаполнение формулами.

Автозавершение. Для автоматизации ввода текстовых данных используется метод автозавершения. Его применяют при вводе в ячейки одного столбца рабочего листа текстовых строк, среди которых есть повторяющиеся. Такая ситуация часто возникает при использовании рабочей книги Excel в качестве базы данных.

В ходе ввода текста в очередную ячейку программа проверяет соответствие введенных символов строкам, имеющимся в этом столбце выше. Если обнаружено однозначное совпадение, введенный текст автоматически дополняется. Нажатие клавиши [Enter] подтверждает операцию автозавершения, в противном случае ввод можно продолжать, не обращая внимания на предлагаемый вариант.

Можно прервать работу средства автозавершения, оставив в столбце пустую ячейку. И наоборот, чтобы использовать возможности средства автозавершения, заполненные ячейки должны идти подряд, без промежутков между ними.

Автозаполнение числами. При работе с числами используется метод автозаполнения. В правом нижнем углу рамки текущей ячейки имеется черный квадратик – это маркер заполнения. При наведении на него указатель мыши приобретает вид тонкого черного крестика. Перетаскивание маркера заполнения рассматривается как операция «размножения» содержимого ячейки в горизонтальном или вертикальном направлении.

Если ячейка содержит число (в том числе дату или денежную сумму), то при перетаскивании маркера происходит либо ее заполнение данными по закону арифметической прогрессии. Для выбора способа автозаполнения следует производить специальное перетаскивание с использованием правой кнопки мыши.

Например, ячейка А1 содержит число 1. Необходимо перетащить маркер заполнения правой кнопкой мыши так, чтобы рамка охватила ячейки А1, В1 и С1 и отпустить кнопку мыши. Если в открывшемся меню выбрать пункт Копировать ячейки, то все ячейки будут содержать число 1. Если выбрать пункт Заполнить, то в ячейках окажутся числа 1, 2 и 3.

Чтобы точно сформулировать условия заполнения ячеек, следует дать команду ПравкаàЗаполнитьàПрогрессия. В открывшемся диалоговом окне Прогрессия выбираются тип прогрессии (арифметическая, геометрическая, даты, автозаполнение), величина шага и предельное значение. После щелчка на кнопке [Ок] Excel автоматически заполняет ячейки в соответствии с заданными правилами.

Автозаполнение формулами. Эта операция выполняется так же, как автозаполнение числами. Ее особенность заключается в необходимости копирования ссылок на другие ячейки. В ходе автозаполнения формулами принимается во внимание характер ссылок в формуле: относительные ссылки изменяются в соответствии с относительным расположением копии и оригинала, а абсолютные ссылки остаются без изменений.

Таблица 2

Примеры оформления ячеек со ссылкой

4.5. Стандартные функции

Стандартные функции используются в программе Excel только в формулах. Вызов функции состоит в указании в формуле имени функции, после которого в скобках указывается список параметров. Отдельные параметры разделяются в списке точкой с запятой. В качестве параметра можгут использоваться число, адрес ячейки или произвольное выражение, для вычисления которого также могут применяться функции.

Палитра формул. Если начать ввод формулы щелчком по кнопке Изменить формулу (в строке формул), то под строкой формул появляется палитра формул, обладающая свойствами диалогового окна. Она содержит значение, которое получится, если немедленно завершить ввод формулы. В левой части строки формул, где раньше располагался номер текущей ячейки, теперь появляется раскрывающийся список функций. Он содержит десять функций, которые использовались последними, а также пункт Другие функции.

Мастер функций. При выборе пункта Другие функции (или кнопка Мастер функций на панели инструментов Стандартная) запускается Мастер функций, облегчающий выбор нужной функции (рис. 4).

Рис. 4. Мастер функций

В списке Категория выбирается категория, к которой относится функция (если определить категорию затруднительно, используют пункт Полный
алфавитный перечень), а в списке Функция – конкретная функция данной категории. После щелчка по кнопке [Ок] имя функции заносится в строку формул вместе со скобками, ограничивающими список параметров.

Параметры можно вводить непосредственно в строку формул или в поля палитры формул, а если они являются ссылками – выбирать на рабочем листе.

Правила вычисления формул, содержащих функции, не отличаются от правил вычисления более простых формул. Ссылки на ячейки, используемые в качестве параметров функции, также могут быть относительными или абсолютными, что учитывается при копировании формул методом автозаполнения.

Итоговые функции.
В экономических и бухгалтерских расчетах применяют главным образом итоговые функции. Общим свойством этих функций является то, что их список параметров может содержать заранее не известное количество параметров (или диапазон неопределенного размера), а в результате вычисления получается одно число, каким-то образом характеризующее весь набор параметров. Большая часть таких функций находится в категориях Математические и Статистические.

Итоговые вычисления предполагают получение числовых характеристик, описывающих определенный набор данных в целом. Например, возможно вычисление:

• суммы значений элементов, входящих в набор;
  

• среднего значения и других статистических характеристик;
  

• количества или доли элементов набора, удовлетворяющих определенным условиям.
  

Итоговые вычисления в Excel выполняются при помощи стандартных функций. Особенность итоговых функций состоит в том, что при их задании программа пытается «угадать», в каких ячейках заключен обрабатываемый набор данных, и задать параметры функции автоматически.

В качестве параметра итоговой функции чаще всего задается прямоугольный диапазон ячеек, размер которого определяется автоматически. Выбранный диапазон рассматривается как отдельный параметр «массив», и в вычислениях используются все ячейки, составляющие его.

Суммирование. Наиболее типичная из функций, предназначенных для итоговых вычислений – это функция суммирования (СУММ). Это единственная функция, для применения которой есть отдельная кнопка на стандартной панели инструментов (кнопка Автосумма). Диапазон суммирования, выбираемый автоматически, включает ячейки с данными, расположенными над текущей ячейкой (предпочтительнее) или слева от нее и образующими непрерывный блок. При неоднозначности выбора используется диапазон, непосредственно примыкающий к текущей ячейке.

Автоматический подбор диапазона не исключает возможности редактирования формулы. Можно переопределить диапазон, который был выбран автоматически, а также задать дополнительные параметры функции.

Прочие функции для итоговых вычислений выбираются обычным образом с помощью раскрывающегося списка в строке формул или с использованием мастера функций. В число таких функций входят, например, функции МАКС (максимальное число в диапазоне), СРЗНАЧ (среднее арифметическое значение чисел диапазона), СЧЕТ (подсчет ячеек с числами в диапазоне) и др. Перечисленные функции относятся к категории Статистические.

Контроль логических ошибок. При наличии ошибок в формуле нарушается логика работы. В этом случае программа Excel сама способна помочь в их поиске и исправлении. Эти ошибки можно разделить на две группы: неверные
формулы и циклические
ссылки.

Неверные формулы. Если получить значение в результате вычисления формулы по каким-то причинам невозможно, программа Excel выдает вместо значения ячейки код ошибки. Возможные коды ошибок приведены в табл. 3.

Таблица 3

Стандартные сообщения программы об ошибках

параметра#ПУСТО!В формуле использовано пересечение диапазонов, не

включающее ни одной ячейки#ЧИСЛО!При вычислении получилось число, слишком большое

или слишком маленькое для программы Excel. Как правило это следствие неправильности формулы#ССЫЛКА!Формула указывает на ячейку, которая отсутствует на

рабочем листе. Чаще всего такая ошибка возникает

вследствие копирования формулы с относительной адресацией влево или вверх, из-за чего возникают ссылки на столбцы, предшествующие столбцу А, и строки, предшествующие первой

Циклические ссылки. При возникновении циклических ссылок Excel выдает сообщение об ошибке немедленно. При появлении новых формул их значения вычисляются сразу же, а циклическая ссылка делает невозможным вычисление данных в одной или нескольких ячейках.

Если в формуле при вычислении используются значения, располагающиеся в других ячейках, то она зависит от них, и соответствующая ячейка называется зависимой. В свою очередь, используемая ячейка влияет на значение формулы, и поэтому называется влияющей. Циклическая ссылка – это случай, когда значение в ячейке зависит от нее самой. Простейший вариант – ячейка содержит ссылку на саму себя.

Если программа обнаруживает в электронной таблице циклические ссылки, она немедленно выдает предупреждающее сообщение и открывает панель инструментов Циклические ссылки. Все ячейки, содержащие циклические ссылки, помечаются голубым кружком, а в строке состояния появляются слово Цикл и список таких ячеек.

Для поиска цикла, который всегда связан с ошибкой в логике работы формул рабочего листа, удобно использовать панель инструментов Циклические ссылки. Все ячейки с циклическими ссылками приведены в раскрывающемся списке на этой панели. Если цикл взаимных ссылок включает несколько ячеек (так называемая косвенная циклическая ссылка), то проследить его можно с помощью кнопок Влияющие ячейки и Зависимые ячейки. Если щелкнуть по кнопке [Влияющие ячейки], то программа автоматически выделит ячейки, от которых непосредственно зависит значение в текущей ячейке.

Проверка вводимых данных. Часто вводом данных в отчетные документы занимаются разные лица которые эти данные получают и которые отвечают за их правильность. Кроме того, ввод данных часто осуществляют в спешке, а возможность выполнить перепроверку существует не всегда. Для таких случаев в Excel предусмотрены средства автоматического подтверждения правильности ввода, основанные на деловых правилах, принятых в данной организации. Например, в организации может быть принят верхний предел оклада, так что все, что выходит за данный предел, является ошибкой ввода.

Правила, используемые для подтверждения правильности ввода, должны быть выработаны заранее, т.е. до того, как будет начат реальный ввод данных.

Выделив область рабочего листа, предназначенную для ввода данных определенного типа, выбирается команда ДанныеàПроверка. Условия, накладываемые на вводимые значения, задаются на вкладке Параметры диалогового окна Проверка вводимых значений.

Дополнительные средства контроля. Все инструменты контроля правильности электронных таблиц сосредоточены на панели инструментов Зависимости, которую можно открыть командой СервисàЗависимостиàПанель зависимостей. Здесь, в частности, имеются кнопки, аналогичные кнопкам панели инструментов Циклические ссылки, позволяющие прослеживать влияние и зависимость ячеек. Кроме того, панели инструментов Зависимости позволяет выделить ячейки, содержимое которых не отвечает заданным условиям правильности данных. Это особенно удобно, если часть данных была введена, до того как были заданы эти условия. Ячейки с неверным содержанием помечаются кружком.

4.7. Подготовка рабочей книги
к печати

Прежде чем печатать, необходимо убедиться в том, что, во-первых, в созданных таблицах нет ошибок, во-вторых, что печатный вариант таблицы будет так же хорош, как и электронный.

Проверку можно проводить для отдельных рабочих листов, рабочей книги в целом, а при необходимости – и для произвольных областей ячеек. В первом случае достаточно находиться на том рабочем листе, который нуждается в проверке, во втором – должны быть выделены все ярлычки рабочих листов в рабочей книге, в третьем – нужный диапазон ячеек. Отметим, что выделить ярлычки можно, щелкая по ним мышкой при нажатой клавише [Ctrl], либо выполнив команду Выделить все листы контекстно-зависимого меню, которое вызывается на экран при нажатии правой клавиши на ярлычке любого рабочего листа. Далее необходимо выполнить команду СервисàОрфография либо воспользоваться клавишей F7.

Затем рабочая таблица просматривается при выполнении команды ФайлàПредварительный
просмотр. Данный режим исключает всякую возможность редактирования, форматирования и других изменений созданного документа. Если результаты просмотра полностью удовлетворяют пользователя, можно приступить к печати. Процедура распечатки зависит от того, что печатать – всю рабочую книгу, текущий лист или избранный диапазон ячеек. Для распечатки текущего рабочего листа необходимо выполнить команду ФайлàПечать и в диалоговом окне Печатать установить переключатели все в группе Печатать и выделенные листы в группе Вывести на печать (рис. 5). Попутно можно указать число копий и нужно ли распечатанные страницы разбирать по копиям (флажок Разобрать по копиям). Аналогично производится распечатка нескольких рабочих листов, только требуется предварительно выделить их ярлычки в рабочей книге. Для печати всей рабочей книги можно выделить все ее рабочие листы и действовать по предыдущему сценарию, либо выполнить команду ФайлàПечать и установить переключатель всю книгу в группе Вывести на печать. В данном случае будут печататься только непустые листы.

Распечатать некоторый фрагмент можно двумя способами:

1. Выделить нужный фрагмент, выполнив команду ФайлàПечать и установить переключатель выделенный диапазон в группе Вывести на печать.
   

2. Выделить нужный фрагмент ФайлàОбласть печатиàЗадать. При этом область печати устанавливается жестко и просматривается в режиме предварительного просмотра. При необходимости распечатки другой области эту необходимо отменить, выполнив команду ФайлàОбласть печатиàУбрать.
   

Рис. 5. Настройка печати

Если таблица велика и не помещается на одной печатной странице, воспользуйтесь командой ФайлàПараметры и на вкладке Страницы выберите ориентацию Альбомная, в группе Масштаб установите переключатель разместить не более чем на 1 стр. в ширину и 2 стр. в высоту.
Поля Размер бумаги и Качество печати служат для выбора характеристик печатного листа и качества изображения соответственно. Вкладка Колонтитулы используются для создания колонтитулов, вид которых можно просто выбрать из списков Верхний колонтитул и Нижний колонтитул.

И, наконец, на вкладке Лист задаются параметры печати, такие как черно-белая или черновая печать, распечатка заголовков строк и столбцов. Настройка осуществляется с помощью соответствующих флажков в группе Печать. Здесь же можно указать порядок вывода печатных страниц: вниз, затем вправо или вправо, затем вниз. В группе Печатать на каждой странице
можно указать те строки/столбцы, которые будут использоваться в качестве заголовков на каждом листе при печати электронной таблицы, а в поле Выводить на печать диапазон: – ту область ячеек, которая предназначена для печати (рис. 6).

Рис. 6. Настройка параметров страницы

Вопросы для самоконтроля

1. Для чего используются ссылки Microsoft Excel?

2. Какие ссылки бывают в Microsoft Excel?

3. Для чего используется Мастер функций?

4. Что такое циклическая ссылка?

5. Можно ли вывести не всю таблицу, а только диапазон ячеек?

6. Возможно ли копирование формул в Microsoft Excel?

7. Как можно автоматически заполнить числами ячейки?

5. ТЕХНОЛОГИЯ ПОСТРОЕНИЯ ДИАГРАММ

В программе Excel термин диаграмма используется для обозначения всех видов графического представления числовых данных. Построение графического изображения производится на основе ряда данных. Так называют группу ячеек с данными в пределах отдельной строки или столбца. На одной диаграмме можно отобразить несколько рядов данных.

Диаграмма представляет собой вставной объект, внедренный на один из листов рабочей книги. Она может располагаться на том же листе, на котором находятся данные, или на любом другом листе. Диаграмма сохраняет связь с данными, на основе которых она построена, и при обновлении этих данных автоматически меняет свой вид.

Для построения диаграммы обычно используют Мастер диаграмм, запускаемый щелчком по кнопке Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов. Часто удобнее заранее выделить область, содержащую данные, которые будут отображаться на диаграмме, но задать эту информацию можно и в ходе работы (рис. 7).

Рис. 7. Выбор типа диаграмм

На первом шаге работы мастера выбирают форму диаграммы. Доступные формы перечислены в списке Тип на вкладке Стандартные. Для выбранного типа диаграммы справа имеется несколько вариантов представления данных (палитра Вид), из которых следует выбрать наиболее подходящий. На вкладке Нестандартные отображается набор полностью сформированных типов диаграмм с готовым форматированием. После задания формы диаграммы следует щелкнуть по кнопке Далее.

Второй шаг работы мастера служит для выбора данных, по которым будет строиться диаграмма. Если диапазон данных был выбран заранее, то в области предварительного просмотра в верхней части окна мастера появится приблизительное отображение будущей диаграммы. Если данные образуют единый прямоугольный диапазон, то их удобно выбирать при помощи вкладки Диапазон данных. Если данные не образуют единой группы, то информацию для отрисовки отдельных рядов данных задают на вкладке Ряд. Предварительное представление диаграммы автоматически обновляется при изменении набора отображаемых данных.

Третий шаг работы мастера (после щелчка по кнопке Далее) состоит в выборе оформления диаграммы (рис. 8).

Рис. 8. Построение диаграммы

На вкладках окна мастера задаются:

• название диаграммы, подписи осей (вкладка Заголовки);
  

• отображение и маркировка осей координат (вкладка Оси);
  

• отображение сетки линий, параллельных осям координат (вкладка Линии сетки);
  

• описание построенных графиков (вкладка Легенда);
  

• отображение надписей, соответствующих отдельным элементам данных на графике (вкладка Подписи данных);
  

• представление данных, использованных при построении графика, в виде таблицы (вкладка Таблица данных).
  

В зависимости от типа диаграммы некоторые из перечисленных вкладок могут отсутствовать.

На последнем шаге работы мастера (после щелчка на кнопке Далее) указывается, следует ли использовать для размещения диаграммы новый рабочий лист или один из имеющихся. Обычно этот выбор важен только для последующей печати документа, содержащего диаграмму. После щелчка по кнопке Готово диаграмма строится автоматически и вставляется на указанный рабочий лист.

Редактирование диаграммы. Готовую диаграмму можно изменить. Она состоит из набора отдельных элементов, таких как графики (ряды данных), оси координат, заголовок диаграммы, область построения и пр. При щелчке на элементе диаграммы он выделяется маркерами, а при наведении на него указателя мыши – описывается всплывающей подсказкой. Используя контекстное меню, можно изменять параметры отображения выбранного элемента данных.

Если требуется внести в диаграмму существенные изменения, следует вновь воспользоваться мастером диаграмм. Чтобы удалить диаграмму, можно удалить рабочий лист, на котором она расположена (ПравкаàУдалить лист) или выделить диаграмму, внедренную в рабочий лист с данными, и нажать клавишу [Delete].

Вопросы для самопроверки

1. Какие средства создания диаграмм существуют в Microsoft Excel?
   

2. Какие этапы существуют при построении Microsoft Excel?
   

3. Что такое Легенда?
   

4. Как можно отредактировать диаграмму?
   

5. Можно ли построить диаграмму на отдельном листе?
   

6. Как можно удалить диаграмму?
   

7. Можно ли отобразить на диаграмме несколько рядов данных?
   

6. СПЕЦИАЛЬНЫЕ СРЕДСТВА ОБРАБОТКИ ДАННЫХ

6.1. База данных

В настоящее время часто используется термин «база данных». И хотя большая часть населения склонна считать данный термин порождением компьютерной среды, тем не менее, в общем смысле под базой данных может пониматься любая совокупность связанной информации, структурированная специальным образом и объединенная некоторым признакам.

Базы данных MS Excel часто называются списками, и это объяснимо, поскольку они размещаются в таблицах, столбцы которых называются полями, а строки записями.

Организация ввода информации зависит от того, планируются ли в базе данных вычисляемые поля. Если нет, то сначала формируется строка заголовков поле, далее с помощью команды ДанныеàФорма производятся ввод и просмотр информации. В качестве примера рассмотрим создание базы данных сотрудников кафедры (Рис. 9.).

Рис. 9. База данных сотрудников

На экране отразится окно диалога, которое представляет собой форму для ввода, просмотра, редактирования и удаления записей. Помимо этого форму можно использовать и для поиска конкретной информации. Поля формы заполняются последовательно, для перемещения по полям можно использовать мышку или клавишу TAB на клавиатуре. После ввода всей записи, т.е. заполнения всех полей необходимо щелкнуть по кнопке Добавить в окне диалога. После завершения процесса ввода можно проконтролировать результаты, пролистывая их при помощи кнопок Назад, Далее. Кнопка Удалить служит для уничтожения текущей записи. Индикатор номера записи над кнопками в окне диалога на каждом шаге отражает номер текущей записи и общее число записей в списке, например 1 из 12 (рис. 10).

Рис. 10. Добавление или удаление записи

6.2. Создание списков
с вычисляемыми полями

После открытия файла нагрузки сотрудников добавим новый рабочий лист командой ВставкаàЛист и переместим его в конец рабочей книги, перетащив с помощью мыши. Далее введем название полей и отформатируем их нужным образом (рис. 11).

Рис. 11. Отформатированная база данных

Надбавка за стаж – 15% для тех, чей стаж более 15 лет, 10% – более 10 лет, 5% – более 5 лет. Премия составляет 50% от оклада. Занесем в ячейки Н2 и I2 следующие формулы:

=ЕСЛИ(F2>15;G2*0,15;ЕСЛИ(F2>10;G2*0,1;ЕСЛИ(F2>5;G2*0,05;0)))

=G2*0,5

Сформирована первая запись в базе данных. Остальные записи формируются аналогично.

6.3 Выборки данных по группе критериев

Самый простой способ выбора информации – воспользоваться известной командой Форма и в окне диалога щелкнуть по кнопке Критерии. Ввести условия отбора в нужные поля и просмотреть подходящие записи, используя кнопки Назад, Далее в окне диалога. У этой процедуры есть свои достоинства и недостатки. С одной стороны, выбранные таким образом записи, не могут быть выделены из всего списка, т.е. их нельзя скопировать или вывести на печать. С другой стороны, ввод критериев позволяет сократить число записей, отображаемых в форме, что удобно в случае поиска какой-либо конкретной информации. К примеру, найти всех сотрудников, чья фамилия начинается на букву «И», с окладом более 60 000 рублей можно, задав следующие критерии отбора: букву «И» в поле «Фамилия» (причем можно вводить букву строчную и прописную – результат тот же) и условие > 60000 в поле «Оклад».

6.4. Фильтрация данных в списке

Под фильтрацией понимается просмотр и отбор записей в базе данных (списке), отвечающих определенным условиям. Причем результаты фильтрации можно копировать, перемещать, распечатывать. MS Excel дает две возможности фильтрации – с применением команд Автофильтр и Расширенный фильтр. Автофильтр можно использовать лишь в том случае, если условия отбора определяются только по одному полю и их не более двух. Расширенный фильтр предлагает более широкий спектр возможностей – выбор по условиям, определяемым для нескольких полей, по множественным и вычисляемым условиям.

Для работы выберем команду ДанныеàФильтрàАвтофильтр. Ее выполнение влечет за собой появление кнопок раскрывающихся списков в строке заголовков полей. Раскрыв список в любом поле, можно получить набор всех значений, встречающихся в данном столбце, и ряд команд. В базе данных в поле «Должность» раскрывающийся список содержит следующую информацию: ассистент, преподаватель, доцент, профессор, а также команды Все, Первые 10…. Условие. Для выбранной информации о профессорах щелчком мыши выберите данную должность в списке. В результате на экран выводится только часть записей, все остальные данные являются временно скрытыми. Вернуть их можно с помощью команды Все.

Далее команда, условно названная Первые 10…, служит для отбора некоторого количества наибольших и наименьших значений. На экране появится окно Наложение условия по списку. Данная команда доступна только для числовых полей. Наибольший интерес представляет фильтрация на основе пользовательских критериев. Такую возможность обеспечивает команда Условие… Произведем фильтрацию данных по полю «Стаж работы». В раскрывающемся списке данного поля выполним команду Условие…, а далее в окне диалога Пользовательский автофильтр зададим одно или два условия фильтрации по данному столбцу. Например, выбор записей, где стаж работы – от 10 до 20 лет, условия должны выглядеть, как представлено на рис. 12.

Внимание! После каждой операции фильтрации выполнять команду Все раскрывающегося списка, иначе каждый следующий выбор будет делаться из тех записей, которые были выбраны на предыдущем шаге.

Рис. 12. Использование фильтра для отбора записей

6.5. Фильтрация данных в базе данных (списке)

Для расширения более сложных задач фильтрации используется средство Расширенный фильтр. Пользоваться им немного сложнее. Чем командой Автофильтр, поскольку необходимо предварительно сформировать диапазон условий фильтрации. Построим диапазон условий:

1. Добавьте пять пустых строк перед базой данных, для чего выделите пять строк таблицы и воспользуйтесь командой ВставкаàСтроки.
   

2. Скопируйте в первую строку заголовки полей.
   

3. В пустые строки введите условия отбора в виде неравенств, перечислений или неравенств с формулами. Используйте условия рис. 13.
   

   Далее установите курсор в любую ячейку списка и выполните команду ДанныеàФильтрàРасширенный фильтр. Область Обработка предназначена для определения места обработки списка: выберите переключатель скопировать результат в другое место, если не хотите испортить список отфильтрованными записями. В поле Исходный диапазон делаем ссылку на диапазон, содержащий список для фильтрации. Здесь обычно автоматически указывается область всей базы данных, в нашем случае $A$6:$I$18. Далее щелкните мышью в поле Область условий и укажите диапазон условий $A$1:$I$4, сформированный на рабочем листе. Проще всего это сделать, выделив нужную область при помощи мыши. Следующим шагом будет переход в поле Поместить результат в диапазон, тоже щелкнув в нем мышью, и ввод ссылку на ячейку, начиная с которой следует выводить отфильтрованные записи, например $A$20. Результат фильтрации увидите на экране.
   

   Рис. 13. Фильтрация данных в базе данных
   

   6.6. Сортировка базы данных (списка)
   

   Под сортировкой понимается процесс упорядочения записей в базе данных (списке) в соответствии с требованиями определенной задачи. Сортировку можно производить по одному или нескольким полям (двум или трем), причем если поле содержит разнородную информацию, то сортировка по возрастанию предполагает следующий порядок: числа, текст, логические значения, значения ошибок, пустые ячейки, а по убыванию соответственно, обратный порядок. При сортировке текстовых полей порядок по возрастанию означает алфавитный порядок, т.е. от А до Я, для числовых – от минимального к максимальному, для дат – от более ранней к более поздней. Отсортируем записи списка в порядке возрастания стажа работы. В окне диалога
   Сортировка диапазона команды Данные/Сортировка можно изменить параметры сортировки. Например, Учитывать регистр для различия строчных и прописных букв: изменить направление сортировки, т.е. сортировать строки диапазона (записи) или столбцы диапазона (поля); определить пользовательский порядок сортировки в поле Сортировка по первому ключу.
   

   6.7. Вычисление промежуточных итогов

   Для сотрудников, занимающих одинаковую должность, подсчитаем средний стаж работы. Для этого используем команду ДанныеàИтоги. Однако предварительно в списке должны быть выделены группы сотрудников с одинаковой должностью, что достигается в процессе сортировки по полю «Должность». В окне диалога Промежуточные итоги (рис. 15) из списка При каждом изменении в выбирается поле «Должность», которое содержит группы; из списка Операция – функция Среднее; в поле Добавить итоги по – поле «Стаж работы», по которому и требуется вычислить итоги. Флажок Конец страницы между группами автоматически вставляет конец страницы после каждой группы данных. Флажок Итоги под данными разместит строки итогов под соответствующими данными, а строку полных итогов – последней строкой в таблице.
   

   Рис. 14. Вычисление промежуточных итогов
   

   Если установлен флажок Заменить текущие итоги, то все итоги в списке заменяются новыми, в противном случае текущие итоги сохраняются, и к ним добавляются новые. Однако это имеет значение лишь тогда, когда процедура подведения итогов в списке реализуется не в первый раз. Для избавления от созданных итогов выполните команду ДанныеàИтоги и щелкните по кнопке Убрать все
   в окне диалога.
   

   6.8. Консолидация данных

   Процедура консолидации позволяет сводить вместе однотипные данные из одной или нескольких областей-источников, расположенных в различных файлах или в различных областях одного файла.
   

   При консолидации данных предварительно необходимо определиться, где будет располагаться область назначения консолидируемой информации, т.е. куда поместить результирующую таблицу.
   

   При консолидации данных из табл. 1 и 2 на рис. 15 определим область назначения на том же рабочем листе.
   

   Рис. 15. Консолидация данных
   

   Проделайте следующие операции:
   

• поместите курсор в ячейку А30, начиная с которой будет выведена консолидированная информация;
  

• выполните команду меню ДанныеàКонсолидация;
  

• в окне диалога Консолидация в раскрывающемся списке Функция укажите функцию Сумма для использования при консолидировании данных;
  

• переместите курсор в поле Ссылка и последовательно сделайте ссылку на табл. 1 и табл. 2, т. е. на области-источники. Ссылку на нужную область проще всего сделать, выделив ее на рабочем листе при помощи мыши. Так как ссылки надо делать на несколько областей-источников, то после указания области табл. 1 обязательно щелкните по кнопке Добавить для перемещения ссылки в поле Список диапазонов, и только после этого укажите область табл. 2;
  

• область Использовать в качестве имен предназначается для указания, использовать или нет метки из первой строки (флажок подписи верхней строки) и из первого столбца (флажок значения левого столбца) облатей-источников;
  

• незадействованным остался только флажок Создавать связи с исходными данными, который используется для установления связей между областью назначения и областями-источниками для автоматического обновления результатов консолидации при изменении данных в областях-источниках.
  

  В результате консолидации будет получена таблица, по виду идентичная табл. 1 и 2, каждая ячейка которой будет содержать сумму соответствующих значений из табл. 1 и 2.
  

  В случае если области-источники располагаются на различных рабочих листах рабочей книги (например, на листах 1 и 2) и результирующую консолидируемую информацию необходимо поместить на отдельном рабочем листе (например, на листе 3), операция консолидации отличается лишь порядком указания ссылок на области-источники, которые в данном случае определяются ссылкой на лист и ячейки.
  

  При консолидации данных из различных рабочих книг удобнее всего открыть все рабочие книги и разместить на экране рядом, используя команду меню ОкноàРасположить. Далее операция консолидации выполняется аналогично предыдущим случаям, за исключением того, что ссылки на области-источники в данном случае содержат полный путь к файлу и ссылки на рабочую книгу, лист и ячейки.
  

  6.9. Макросы

  Макрос – это способ автоматизации часто встречающихся операций. В простейшем случае макрос создается запоминанием ряда операций, выполняемых на компьютере, которые затем воспроизводятся. В Excel существуют два вида макросов: командный и функциональный.
  

  Командный макрос – это последовательность команд в Excel и функциональный макрос – пользовательская функция, возвращающая значение.
  

  Для создания макроса необходимо выполнить команду Сервис à Макрос àЗапись макроса. В меню Сервис выбрать команду Запись макроса и установить флажок относительные ссылки. Это позволяет использовать макрос в любой ячейке таблицы. Затем ввести имя макроса и его описание. Имя макроса должно быть записано записано на языке Excel, т.е. состоять только из букв, цифр и знака подчеркивания.
  

  Щелкнуть по кнопке Параметры, диалоговое окно расширится, предоставив дополнительные операции, что даст возможность установить такие параметры как Сочетание клавиш, Описание макроса. Затем щелкнуть по кнопке [Ок]. Произойдет запись всех операций (включая и ошибки).
  

  Когда работа будет окончена, остановить запись макроса, выполнив команду Сервис à Макрос àОстановить запись на специализированной панели для записи макроса.
  

  Вопросы для самоконтроля

1. Что представляет собой база данных в Microsoft Excel?
   

2. Что является записями в базе данных Microsoft Excel?
   

3. Что является полями в базе данных Microsoft Excel?
   

4. Можно ли отобрать записи в базе данных по нескольким критериям?
   

5. Что понимается под фильтрацией в Microsoft Excel?
   

6. Для чего используется консолидация?
   

7. Что такое макрос и для чего он используется?
   

ЛИТЕРАТУРА

1. Алексеев А.П. Информатика 2001.М., 2001.
   

2. Бауэр Ф.Л. Гооз Г. Информатика. Вводный курс: В 2-х ч. /Пер. с нем. М., 1990.
   

3. Ваш компьютер. //Радиомир, , 2001, №№1 – 8.
   

4. Информатика для юристов и экономистов: Учебник. /Под ред. С.В.Симоновича , СПб., 2001.
   

5. Основы информатики: Учебн.пособие./А.Н.Морозевич, Н.Н. Говядинова, Б.А.Железко и др. / Под ред. А.Н. Морозевича. Мн., 2001.
   

6. Симонович С., Евсеев Г., Алексеев А. Общая информатика.М.,2000.
   

7. Шафрин Ю.А. Основы компьютерной технологии: Учебн.пособие.:М.:, 1996.
   

8. Экономическая информатика: Учебник. /Под ред. П.В.Конюховского, Д.Н. Колесова. СПб., 2000
   

ГЛОССАРИЙ

ТЕСТЫ

1. Для запуска табличного процессора EXCEL:

1. Необходимо из меню Программы выбрать пункт Microsoft Excel.
   
2. Нажать соответствующую кнопку на панели Office.
   

3. Любой из перечисленных способов.
   

   2. Электронная таблица по умолчанию называется…
   

4. Лист.
   

5. Файл.
   
6. Документ.
   
7. Любой из перечисленных.
   

8. Книга.
   

   3. Совокупность рабочих листов в EXCEL называется…
   

9. Книгой.
   
10. Листом.
    
11. Документом
    
12. Файлом.
    
13. Любой из перечисленных.
    

4. Новая рабочая книга состоит из…

1. 3 листов.
   
2. 16 листов.
   
3. 25 листов.
   

4. 30 листов.
   

   5. Для редактирования введенных ранее данных в ячейку необходимо:
   

5. Выполнить двойной щелчок по ячейке, подлежащей редактированию.
   
6. Нажать клавишу F2, предварительно выделив ячейку.
   
7. Выделить необходимую ячейку и щелкнуть мышкой в строке формул.
   

8. Все перечисленное.
   

   6. Можно ли поменять имя Лист 1 на другое?
   

9. Да, если дважды щелкнуть на ярлычке Лист 1.
   

10. Нет, так как это имя жестко закреплено.
    

    7. Столбцы в EXCEL обозначаются…
    

11. Буквами латинского алфавита.
    
12. Цифрами.
    

13. Сочетанием буквы и цифры.
    

    8. Строки в EXCEL обозначаются…
    

14. Буквами латинского алфавита.
    
15. Цифрами.
    

16. Сочетанием буквы и цифры.
    

    9. Ячейка в Excel имеет свой адрес, который определяется…
    

17. Соответствующей строкой и столбцом.
    
18. Соответствующей строкой.
    
19. Соответствующим столбцом .
    

10. В ячейках можно расположит:

1. Текст.
   
2. Числа.
   
3. Формулы.
   
4. Все перечисленное.
   

11. Совокупность нескольких ячеек называется…

1. Группой.
   
2. Листом.
   
3. Книгой.
   
4. Диапазоном.
   

5. Любое из перечисленного.
   

   12. Для выделения несмежных ячеек используется клавиша:
   

6. Ctrl.
   
7. Alt.
   
8. Shift.
   
9. Ctrl+Alt.
   
10. Любая из перечисленных.
    

13. Адреса ячеек в диапазоне разделяются:

1. Двоеточием.
   
2. Точкой с запятой.
   
3. Тире.
   
4. Точкой.
   

14. Для выделения строки (столбца) необходимо;

1. Щелкнуть мышкой по заголовку строки (столбца).
   
2. В меню Файл выбрать команду Выделить строку (столбец).
   
3. Дважды щелкнуть мышкой в любом месте строки (столбца)
   
4. Любой из перечисленных методов.
   

15. Для расположения текста в таблице в несколько строк необходимо:

1. Выбрать ФорматàЯчейкиàВыравнивание и далее поставить флажок Переносить по словам.
   

2. Выбрать ФорматàЯчейкиàРавнение и далее поставить флажок Переносить по словам.
   

3. Выбрать ФайлàЯчейкиàВыравнивание и далее поставить флажок Переносить по словам
   

   1. Все перечисленное.
      

   16. Строка формул расположена:
   

4. Непосредственно над заголовками столбцов..
   
5. В нижней части экрана.
   
6. Над строкой меню.
   
7. Над панелями инструментов.
   

17. Команда Автозаполнение используется:

1. Для ввода данных, представляющих собой некоторый ряд.
   
2. Для ввода данных, представляющих только числовой ряд.
   

3. Для ввода данных, представляющих собой только текстовый ряд.
   

   18. Любые формулы в Excel всегда начинаются:
   

4. Со знака “=”.
   
5. Со знака “-”.
   
6. Со знака ” ‘ “.
   
7. Формулы вводятся без какого-либо знака перед ней.
   

19. Если данные в активной ячейке неверны, то их можно удалить следующим способом:

1. Начать ввод новых данных, старые данные будут замещены новыми.
   
2. Нажать клавишу Del.
   
3. Из меню Правка выбрать команду Очистить.
   

4. Любым перечисленным способом .
   

   20. Для вставки нового рабочего листа необходимо:
   

5. Выделить рабочий лист, перед которым надо вставить новый и далее выбрать ВставкаàЛист.
   

6. выделить рабочий лист, за которым надо вставить новый и далее выбрать ВставкаàЛист.
   
7. Любой перечисленный способ .
   

21. Для переименования рабочего листа необходимо:

1. Дважды щелкнуть по ярлычку рабочего листа и ввести новое имя.
   

2. В контекстном меню выбрать команду Переименовать.
   

3. Выделить лист и выбрать ФорматàЛистàПереименовать.
   

4. Все перечисленное.
   

22. Сколько файлов будет занимать рабочая книга, состоящая из 18 листов?

1. 18
   
2. 3
   
3. В первой книге -16 листов, во 2 книге – 2 листа
   

23. Отличаются ли команды, выполненные с использованием контекстного меню и выполненные с использованием основного меню?

1. Нет.
   
2. Да.
   

24. Можно ли в диалоговом окне Открытие документа выполнить команду Копировать?

1. Да.
   
2. Нет .
   

25. Можно ли в диалоговом окне Открытие документа выполнить команду Удалить?

1. Да.
   
2. Нет.
   

26. Можно ли в диалоговом окне Открытие документа выполнить команду Переименовать?

1. Да.
   
2. Нет.
   

27. Если в формуле присутствует несколько диапазонов, то они между собой отделяются:

1. Двоеточием.
   
2. Точкой с запятой.
   
3. Точкой.
   

4. Запятой.
   

   28. При присвоении имени диапазону ячеек необходимо помнить, что:
   

5. Имена должны начинаться с буквы или знака подчеркивания, после буквы можно использовать любой знак кроме пробела или дефиса.
   

6. Имена могут начинаться как с буквы, так и с другого знака, главное чтобы это были буквы латинского алфавита.
   

7. В имени диапазона должны присутствовать только буквы русского алфавита.
   

8. Никаких ограничений при присвоении имени диапазону ячеек не существует.
   

29. При необходимости ввода в формулу значения из фиксированной ячейки используется:

1. Абсолютная ссылка.
   
2. Относительная ссылка.
   
3. Смешанная адресация.
   

30. Могут ли в формулах быть ссылки на ячейки другой рабочей книги?

1. Да.
   
2. Нет.
   

31. В Excel можно построить два типа диаграмм:

1. Внедренные и на отдельных листах
   
2. Внутренние и на отдельных листах
   
3. Внешние и внутренние
   
4. Внутренние и наружные
   

32. В вашем распоряжении имеется громоздкая таблица, где вам хотелось бы одновременно просмотреть столбцы, расположенные далеко друг от друга. Как это сделать, не нарушая структуры таблицы?

1. Уменьшить масштаб на экране так, чтобы на нем присутствовали все нужные столбцы.
   

2. Скрыть ненужные промежуточные столбцы с помощью команды ФорматàСтолбецàСкрыть.
   

3. Скопировать нужные столбцы на другой лист и просмотреть их там
   

33. После ввода числа в клетку Вы наблюдаете следующую картину.

В чем причина такой ситуации?

1. Не хватает ширины клетки, чтобы показать введенное число.
   

2. Число введено с ошибкой.
   

3. Число введено в защищенную клетку.
   

34. Вы вводите в клетку данные в виде 01/01/00. Какая дата будет храниться в этой клетке?

1. 1 января 1900 г.
   

2. 1 января 2000г.
   

35. Вам необходимо размножить формулу из клетки C2 так, чтобы ее копии по-прежнему обрабатывали клетку D2. Как это сделать наиболее эффективно?

1. Защитить клетку D2 от изменений и скопировать формулу в нужные клетки.
   

2. Скопировать формулу в нужные клетки и отредактировать каждую копию.
   

3. Изменить в оригинале формулы адрес D2 на адрес $D$2 и скопировать формулу в нужные клетки.
   

36. Вам необходимо в клетке F5 подсчитать сумму отношений данных из блока клеток B3:E3 и данных из блока клеток B2:E2. Как это сделать, не занимая место под промежуточные результаты?

1. Подсчитать каждое отношение в отдельной клетке, затем – отдельно сумму этих отношений, а затем скрыть клетки с промежуточными результатами.
   

2. Воспользоваться специальной функцией, выполняющей нужные вычисления.
   

3. В итоговой клетке воспользоваться формулой =SUM(B3:E3/B2:E2) и зафиксировать ее комбинацией клавиш Ctrl+Shift+Enter.
   

37. Вы защитили на листе клетки с формулами, но оставили незащищенными клетки с исходными данными для них. Изменятся ли результаты расчета формул при изменении клеток с исходными данными?

1. Да, изменятся.
   

2. Это зависит от типа формул.
   

3. Нет, не изменятся.
   

38. Вы построили диаграмму по некоторым данным из таблицы, а через некоторое время изменили эти данные. Как перестроить диаграмму для новых данных? (Укажите все верные ответы)

1. Достаточно один раз щелкнуть мышью по диаграмме.
   

2. Достаточно дважды щелкнуть мышью по диаграмме.
   

3. Пересчет в стандартном режиме произойдет автоматически.
   

4. В режиме ручных вычислений достаточно будет нажать клавишу F9
   

39. Вы часто строите однотипные диаграммы нестандартного вида для различных данных из разных таблиц. Каким образом зафиксировать этот нестандартный вид диаграмм и использовать его, не оформляя каждый раз подобную диаграмму заново?

1. Сохранить все поля одной из диаграмм как отдельные графические объекты и вставлять их всякий раз в новые диаграммы.
   

2. При создании очередной диаграммы копировать какую-либо старую диаграмму, объявить ее текущей по умолчанию и пользоваться ею при создании новых диаграмм.
   

3. Оформить очередную диаграмму, объявить ее текущей по умолчанию и пользоваться ею при создании новых диаграмм.
   

40. При подготовке к печати листа, содержащего таблицу и диаграмму, оказалось, что диаграмма печатается частями на разных страницах. Какие из перечисленных ниже приемов помогут решить эту проблему? (Укажите все верные ответы)

1. Уменьшить поля в параметрах страниц.
   

2. Изменить ориентацию.
   

3. Изменить масштаб изображения на экране.
   

4. Переместить диаграмму в другое место на листе.
   

5. Уменьшить высоту шрифта всех названий на диаграмме.
   

6. Изменить масштаб для печати листа.
   

7. Расставить на листе нужным образом жесткие разделители страниц.
   

41. В вашей таблице имеется столбец с названиями месяцев, расположенными в случайном порядке. Как отсортировать строки такой таблицы, чтобы названия месяцев в указанном столбце шли по порядку, а не по алфавиту?

1. Названия месяцев при сортировке автоматически ставятся по порядку, а не по алфавиту.
   

2. Необходимо щелкнуть по заголовку столбца с месяцами, а затем воспользоваться кнопкой Сортировка по возрастанию при нажатой клавише Shift.
   

3. Необходимо щелкнуть по заголовку столбца с месяцами и воспользоваться кнопкой ДанныеàСортировка, указав в ее параметрах порядок сортировки по месяцам.
   

42. Какое минимальное количество дополнительных таблиц необходимо подготовить, чтобы выполнить фильтрацию списка с помощью команды ДанныеàРасширенный Фильтр?

1. Дополнительных таблиц не нужно.
   

2. Необходимо оформить одну дополнительную таблицу с критериями фильтрации.
   

3. Необходимо оформить две дополнительные таблицы: одну – с критериями фильтрации и одну – для размещения результатов фильтрации.
   

43. Вы хотите построить в Excel сводную таблицу на основе сведений из внешней базы данных. Какая из команд поможет решить эту проблему?

1. Команда ФайлàОткрыть, где в поле Тип файла указан тип файлов нужной базы данных.
   

2. Команда ВставкаàОбъект.
   

3. Команда ДанныеàСводная таблица.
   

4. Команда ДанныеàПолучить Внешние данные.
   

44. Как наиболее простым способом получить данные из таблицы, созданной средствами Word, на листе Excel в пригодном для расчетов виде?

1. Набрать все данные на листе Excel вручную.
   

2. Воспользоваться командой ВставкаàОбъект и указать файл с таблицей Word.
   

3. В Word выделить таблицу и воспользоваться командой Копировать, в Excel воспользоваться командой Вставить.
   

4. Воспользоваться командой ДанныеàПолучить внешние данные.
   

45. Какой оператор не входит в группу арифметических операторов?

1. —
   

2. +
   

3. & **
   

4. ^

46. Что из перечисленного не является характеристикой ячейки?

1. Имя.
   

2. Адрес.
   

3. Размер.
   

4. Значение.
   

47. Какое значение может принимать ячейка?

1. Числовое.
   

2. Текстовое.
   

3. Возвращенное.
   

4. Все перечисленные.
   

48. Что может являться аргументом функции?

1. Ссылка.
   

2. Константа.
   

3. Функция.
   

4. Все варианты верны.
   

49. Указание адреса ячейки в формуле называется…

1. Ссылкой.
   

2. Функцией.
   

3. Оператором.
   

4. Именем ячейки.
   

50. Программа Excel используется для…

1. Создания текстовых документов.
   

2. Создания электронных таблиц.
   

3. Создания графических изображений.
   

4. Все варианты верны.
   

51. С какого символа начинается формула в Excel?

1. =
   

2. +
   

3. Пробел.
   

4. Все равно с какого символа.
   

52. На основе чего строится любая диаграмма?

1. Книги Excel.
   

2. Графического файла.
   

3. Текстового файла.
   

4. Данных таблиц.
   

53. В каком варианте правильно указана последовательность выполнения операторов в формуле?

1. + и – затем * и /.
   

2. Операторы сравнения затем операторы ссылок.
   

3. Операторы ссылок затем операторы сравнения.
   

4. / затем % .
   

54. Минимальной составляющей таблицы является…

1. Ячейка.
   

2. Формула.
   

3. Книга.
   

4. Нет верного ответа.
   

55. Для чего используется функция СУММ?

1. Для получения суммы квадратов указанных чисел.
   

2. Для получения суммы указанных чисел.
   

3. Для получения разности сумм чисел.
   

4. Для получения квадрата указанных чисел.
   

56. Сколько существует видов адресации ячеек в Excel?

1. Один.
   

2. Два.
   

3. Три.
   

4. Четыре
   

57. Что делает Excel, если в составленной формуле содержится ошибка?

1. Возвращает нуль как значение ячейки.
   

2. Выводит сообщение о типе ошибки как значение ячейки.
   

3. Исправляет ошибку в формуле.
   

4. Удаляет формулу.
   

58. Для чего используется диалоговое окно команды Форма?

1. Для заполнения записей таблицы.
   

2. Для форматирования таблицы.
   

3. Для проверки орфографии на листе.
   

4. Для фильтрации записей таблицы по условию.
   

59. Какая из ссылок является абсолютной?

1. C22
   

2. R1C2
   

3. $A$5
   

4. #A#5
   

60. Упорядочивание значений диапазона ячеек в определенной последовательности называют…

1. Форматирование.
   

2. Фильтрация.
   

3. Группировка.
   

4. Сортировка .
   

61. Если в диалоге Параметры страницы установить масштаб страницы “не более чем на 1 стр. в ширину и 1 стр. в высоту” то при печати, если лист будет больше этого размера,…

1. Страница будет обрезана до этих размеров.
   

2. Страница будет уменьшена до этого размера.
   

3. Страница не будет распечатана.
   

4. Страница будет увеличена до этого размера.
   

62. Какой командой нужно воспользоваться чтобы вставить в столбец числа от 1 до 10 500?

1. Команда ПравкаàЗаполнить.
   

2. Команда ВставкаàЯчейки.
   

3. Команда ФорматàЯчейки.
   

4. Команда ПравкаàЗаменить.
   

63. Какое форматирование применимо к ячейкам в Excel?

1. Обрамление и заливка.
   

2. Выравнивание текста и формат шрифта.
   

3. Тип данных, ширина и высота.
   

4. Все варианты верны.
   

ТРЕНИНГ УМЕНИЙ

Первое умение. Проектирование, форматирование и редактирование таблиц

ЗАДАНИЕ 1. Спроектировать электронную таблицу 1, произвести в ней расчет на основе следующего документа:

Таблица 1.

Ведомость продажи товаров в марте 200_ года

Рекомендации по выполнению

1. Спроектировать заголовок, подзаголовок и шапку документа с нумерацией граф, набирая информацию на клавиатуре и располагая ее в соответствующих колонках электронной таблицы: Номер – в колонке А, Наименование товара – в колонке В и т. д.

2. Ввести постоянную информацию (гр. 1 – 3)
произвольного содержания.

Пояснение.
При вводе порядкового номера использовать режим автозаполнения: набрать номера 1 и 2, а затем войти в режим автозаполнения и заполнить графы до 7-го номера. Для использования этого режима следует выделить ячейки с номерами: 1, 2, а затем потянуть выделенную область за правый нижний угол.

Возможен и альтернативный вариант с использованием меню: ПравкаàЗаполнитьàПрогрессияàПо столбцамàАвтозаполнение

3. Вписать формулу в первую строку графы Стоимость и скопировать ее в остальные части строки.

Внимание! Формулы писать на латыни через координаты клеток и начинать со знака равно, например, =C5*D5.

Копирование формул выполнить, потянув активную клетку, в которой расположена набранная формула, за правый нижний угол.

Ввести формулу в итоговую строку графы Стоимость.

Пояснение. При вводе формулы воспользоваться автосуммированием. Для этого надо выделить ячейки, которые надо просуммировать, и нажать символ суммирования (S) на панели инструментов.

4. Сохранить полученный макет таблицы в своей папке, воспользовавшись командой Сохранить как …, и присвоив файлу имя Макет.

5. Ввести в таблицу переменную информацию (гр. 4 – 5)
произвольного содержания – произойдет расчет.

6. Сохранить полученную расчетную таблицу, присвоив файлу имя Расчет.

ЗАДАНИЕ 2. Выполнить в файле Макет форматирование, добавить рамку и визуальные эффекты.

Рекомендации по выполнению

1. Установить денежный формат для граф Цена и Стоимость, а также числовой формат для графы Количество.

Пояснение. Сделать это можно, выделив необходимые ячейки и выполнив команду ФорматàЯчейки… вкладка Число. В появившемся окне выбрать Денежный или Числовой форматы, в качестве обозначения выбрать необходимую валюту, например, рубли и щелкнуть кнопку [ОК].

2. Сделать обрамление таблицы:

• рамка таблицы – жирная;
  

• шапка – жирная;
  

• итоговая строка – жирная;
  

• низ таблиц – двойная линия;
  

• все остальное – разграничить обычной рамкой.
  

Пояснение. Это можно сделать, воспользовавшись командой Форматà Ячейки… вкладка Граница и установив необходимый тип, толщину и цвет линии.

3. Установить следующие визуальные эффекты, воспользовавшись панелью инструментов:

• заголовок – шрифт 16, жирный, красный;
  

• подзаголовок – шрифт 14, жирный, подчеркнутый, красный;
  

• итоговая строка – шрифт 14, курсив, синий;
  

• строка нумерации граф – шрифт 14, курсив, синий;
  

• содержимое графы «Стоимость» – шрифт 14, курсив, зеленый;
  

• все остальное – шрифт 12, обычный.
  

Пояснение. Это можно сделать, воспользовавшись командой ФорматàЯчейки… вкладка Шрифт и установив необходимый шрифт, его размер, тип и цвет.

4. Cохранить результаты работы в своей папке в файле Макет-формат.

5. Ввести в полученную таблицу (файл Макет-формат) новую переменную информацию произвольного содержания (гр. 4-5) – произойдет расчет.

6. Сохранить таблицу (результат расчета) в своей папке под именем Расчет-формат.

ЗАДАНИЕ 3. В файле Макет-формат выполнить удаление, вставку, замену строк и столбцов:

1. Удалить первую и вторую строки в содержательной части документа.

Пояснение. Удалить строку можно командой ПравкаàУдалить…, предварительно выделив ее, в появившемся окне выбрав строку и нажав затем кнопку [ОК].

2. Вставить:

• три строки в содержательную часть документа;
  

• столбец Единица измерения после графы Код товара;
  

• столбец Цена фактическая после графы Цена;
  

• столбец Количество фактическое после графы Количество;
  

• столбец Стоимость фактическая после графы Стоимость.
  

Пояснение. Сделать это можно, установив курсор на столбец, перед которым необходимо вставить столбец, либо на строку, сверху которой необходимо добавить строку, и выполнив команду ВставкаàСтолбцы или ВставкаàСтроки соответственно.

3. Заменить:

• в заголовке месяц и год – на текущие, т. е. сегодняшние;
  

• название графы Код – на Номенклатурный номер;
  

• название графы Цена – на Цена плановая;
  

• название графы Количество – на Количество плановое;
  

• название графы Стоимость – на Стоимость плановая.
  

Расположить слова в шапке в две строки, предварительно выделив их, а затем воспользовавшись командой:

ФорматàЯчейкаàВыравниваниеàПеренос по словам.

4. Отредактировать, отформатировать полученную таблицу, добавить недостающую постоянную информацию произвольного содержания, формулы и визуальные эффекты.

5. Сохранить отредактированную таблицу в своей папке под именем Макет-редакция.

6. Ввести новую переменную информацию произвольного содержания – произойдет расчет.

7. Сохранить расчетную таблицу под именем Расчет-редакция.

8. Перейти в таблице Макет в режим формул, воспользовавшись командой СервисàПараметры установить флажок Формулы и сохранить полученную таблицу под именем Макет-формулы.

9. На экране представить все подготовленные таблицы: Макет, Расчет, Макет-формат, Расчет-редакция, Макет-Редакция, Расчет-формат, Макет-формулы.

Задание для самостоятельной работы

1. Спроектировать таблицу Список клиентов, включив в него следующие данные:
   

• название фирмы;
  

• код;
  

• контактная персона;
  

• город;
  

• телефон;
  

• скидка (%).
  

2. Заполнить спроектированную табл. 2 Список клиентов записями, приведенного содержания, воспользовавшись формой данных.

Таблица 2

Список клиентов

фирмы

Код

Контактная персона

Город

Телефон

Скидка (%)

Интелеком

2001

Бирюкова М.Л.

Минск

0172-62-51-79

0,05

ЛЕЙСАН

2002

Ермоленко В.Г.

Киев

044-23-67-10

0,05

Техинтерторг

2201

Макарквич Д.Е.

Харьков

0572-56-6745

0,02

ЧП Гетман

2301

Гетман А.Л.

Москва

095-56-2345

0

Фоикс

2401

Мельник В.Л.

Гомель

0232-54-3490

0

Триумф-инфо

3001

Макаревич Е.Д.

Донецк

0622-57-4567

0,02

Нереида

3101

Ковалев Д.Г.

Минск

0172-45-7889

0,02

Белсервисмаш

3201

Зубович К.Д.

Москва

095-56-6758

0

ЧП Чиркун

3301

Чиркун Ю.С.

Минск

0323-50-1756

0,05

Второе умение. Проектирование диаграмм по готовой таблице

ЗАДАНИЕ 1. Спроектировать макет табл. 3 на основе данного документа и выполнить расчет.

Таблица 3

Ведомость реализации продукции по предприятию за ______ месяц 200_ г.

п/п

Дни

Молоч-ный

Мяс-ной

Колбас-ный

Бака-лея

Конди-терс

Рыб-ный

Вин-ный

Всего

 Понедельник         Вторник         Среда         Четверг         Пятница         Суббота         Воскресенье

И т о г о:

*

*

*

*

*

*

*

*

Рекомендации по выполнению

1. Спроектировать заголовок, подзаголовок (не указывая конкретные месяцы и год) и шапку документа с нумерацией граф.

Пояснение. При заполнении порядкового номера и дней недели использовать автозаполнение: ПравкаàЗаполнитьàПрогрессияàПо столбцамàАвтозаполнение.

2. Ввести постоянную информацию (графы 1 и 2).

3. Ввести формулы, используя копирование, в графе Всего и строке Итого.

Пояснение. Для заполнения строк и столбцов формулами достаточно ввести формулу в одну из ячеек, обычно первую. Затем выделить эту ячейку и выполнить команду ПравкаàКопировать. Далее нужно выделить оставшиеся ячейки, подлежащие заполнению формулами, и выполнить команду ПравкаàВставить.

4. Выполнить форматирование и ввести визуальные эффекты: шрифты, цветность, рамку, используя автоформат.

Пояснение. Для использования автоформата необходимо выделить нужную часть таблицы и выполнить команду ФорматàАвтоформат, после чего выбрать тип автоформата и нажать кнопку [ОК].

5. Сохранить спроектированный макет в своей папке под именем Диаграмма-Макет.

6. Ввести переменную информацию произвольного содержания, включая месяц и год в подзаголовке таблицы, произойдет расчет.

7. Сохранить расчетную таблицу под именем Диаграмма-Расчет.

ЗАДАНИЕ 2. Построить диаграммы и графики на основе данных созданной таблицы. Каждую диаграмму расположить на отдельном листе, а график – вместе с таблицей. Для всех диаграмм и графиков указать заголовки, подписи осей ОХ и ОУ и легенду.

Рекомендации по выполнению

1. Построить круговую плоскую диаграмму по графе Всего (без итога) на отдельном листе.

Пояснение. Сделать это можно, выполнив команду ВставкаàДиаграмма… и выбрав нужный тип диаграммы. Затем щелкнуть на кнопке Далее и указать диапазон данных, нажав на кнопку в конце строки, выделив нужные ячейки и повторно нажав на кнопку. После этого необходимо щелкнуть на кнопке Далее и выбрать подходящий тип легенды для диаграммы. Снова нажав на кнопку Далее нужно отметить создание диаграммы на отдельном листе и нажать кнопку Готово.

Внимание! Не забудьте указать название диаграммы, подписи осей ОХ и ОУ.

2. Построить плоскую гистограмму по дням недели, молочному и мясному отделам.

Пояснение. Сделать это можно аналогично предыдущему пункту, только следует выбрать другой тип диаграммы – плоскую гистограмму, указать другой диапазон данных, другое название диаграммы и другие подписи осей ОХ и ОY.

3. Построить объемную гистограмму по дням недели и выпуску по всем отделам.

4. Построить радар (лепестковую диаграмму) по дням недели и молочному и колбасному отделам.

5. Построить кольцевую диаграмму по всем отделам для итоговой строки.

6. Построить график по всем отделам и всем дням (без итогов) на том же листе, где и таблица.

Пояснение. Сделать это можно аналогично предыдущим пунктам, с той лишь разницей, что необходимо сначала перейти на лист с таблицей, создать диаграмму, указав в области данных все отделы и все дни (без итогов) и указав, что диаграмму нужно разместить на имеющемся листе.

Задание для самостоятельной работы

1. Спроектировать и сохранить макет таблицы 4, указав в нем: заголовок, подголовок, шапку с нумерацией граф, 25 строк с постоянной информацией, формулы в графе Годовой выпуск и итоговой строке.

Таблица 4

Выпуск продукции по месяцам 200_ года

Пояснение. Названия месяцев не сокращать и получить, используя Автозаполнение. Постоянная информация – это содержимое граф 1-3, которое следует заполнить по своему усмотрению согласно заданным элементам формата: А(15), 99, АААА).

2.
Построить график и три диаграммы разных типов с разными данными, на разных листах, используя таблицу Выпуск продукции. Все диаграммы и график описать, т.е. указать их названия, а также названия осей ОХ и ОУ.

Третье умение. Проектирование связанных таблиц

ЗАДАНИЕ 1. Спроектировать макет электронной таблицы 5 и произвести расчет на основе следующего документа:

Таблица 5

Производство изделий в 1-м квартале

Рекомендации по выполнению

1. Спроектировать на первом листе электронной таблицы макет предложенной таблицы, содержащий заголовок, подзаголовок, шапку, нумерацию граф, 10 строк постоянной информации произвольного содержания (графы 1 – 3), формулы для расчетов за квартал, формулы для расчетов в итоговой строке и визуальные эффекты.

2. Переименовать Лист1 в Макет1, щелкнув правой клавишей мыши по
вкладке
Лист1, выбрав
Переименовать
и набрав новое имя Макет1.

3. Скопировать Макет1 на Лист2, выделив
Макет1, поместив его в
буфер командой
ПравкаàКопировать
и вставив на
Лист2 командой ПравкаàВставить.

4. Заполнить скопированный макет переменной информацией произвольного содержания (графы 4-6) и произойдет расчет.

5. Переименовать Лист2 в Квартал1.

ЗАДАНИЕ 2. Спроектировать аналогичные макеты на 2, 3, 4 кварталы, заполнить другой переменной информацией и произвести расчет.

Рекомендации по выполнению

1. Скопировать Макет1 на Лист3, воспользовавшись операцией копирования таблицы Макет1 и необходимым последующим редактированием.

Замечание. Если в книге не хватает листов, то добавить их, выполнив команду: ВставкаàЛист.

2. Переименовать
Лист3
в Макет2.

3. Скопировать
Макет2
на
Лист4.

4. Заполнить скопированную таблицу Макет2 произвольной переменной информацией и произвести расчет.

5. Переименовать Лист4 в Квартал2.

6. Аналогично спроектировать макеты и расчетные таблицы для 3-го и 4-го кварталов.

ЗАДАНИЕ 3. На основе имеющихся макетов по кварталам спроектировать новый макет документа в таблице 6

Таблица 6

Производство изделий по кварталам

п/п

Наименование

изделия

Номенклатурный

номер

Произведено по кварталам, млн. руб.

За год

I

II

III

IV

1

2

…

10
       Итого *****

Рекомендации по выполнению

1. Спроектировать макет, используя операцию копирования таблицы Макет1, а затем выполняя необходимое ее редактирование.
   
2. 
   Переименовать соответствующий Лист, на котором спроектирован макет для годового расчета, в Макет-Год.
   

3. 
   Заполнить вновь созданный макет переменной информацией.
   

   Пояснение. При заполнении использовать формулы, связанные с предыдущими расчетными таблицами, например, формула для расчета выпуска одного изделия в первом квартале может быть такой: =Квартал1!G6, для второго квартала =Квартал2!G6, а для расчета годового выпуска =Квартал1G6+Квартал2!G6+Квартал3!G6+Квартал4!G6. Формулы выпуска всех остальных изделий за соответствующие кварталы можно получить из приведенных формул копированием.
   

4. Переименовать лист с полученной годовой расчетной таблицей в Расчет-Год.
   

   Задание для самостоятельной работы
   

5. Заполнить исходные таблицы новой переменной информацией так, чтобы в каждом квартале 2-3 вида изделий в каждом месяце квартала не производились и в соответствующих графах, в т.ч. и в графе За квартал, стояли нули.
   

6. При подсчете За год в соответствующей графе годовой таблицы поставить прочерк, воспользовавшись функцией ЕСЛИ.
   

   Пояснение. Функция ЕСЛИ выдает одно значение, если заданное условие принимает значение ИСТИНА, и другое, если оно ложно. Например: функция ЕСЛИ (G6=0;”—”;G6) выдаст прочерк, если содержимое G6=0 и выдаст само содержимое G6, если оно не равно нулю.
   

7. Представить на экране все полученные макеты и расчетные таблицы, расположив их на отдельных переименованных листах.
   

   Четвертое умение. Работа с таблицей как с базой данных: создание, добавление, сортировка данных, фильтрация данных, получение итогов
   

   1. Создать табл 7.
   

   Таблица 7
   

   Данные о клиентах брачного агентства

   Код	Пол	Фамилия	Имя	Возраст	Рост, см	Доход, $	Место жительства	Образование
   3045	Ж	Кирова	Ольга	21	168	125	Могилев	Нет	ср/о
   3046	М	Сидоров	Иван	23	185	187	Гомель	Нет	в/о
   3047	М	Климчук	Олег	35	171	243	Минск	Да	ср/о
   3048	Ж	Петрова	Мария	48	168	156	Минск	Да	в/о
   3049	М	Самков	Петр	51	174	447	Гродно	Нет	в/о
   3050	М	Котов	Юрий	32	180	311	Витебск	Да	в/о
   3051	Ж	Сомова	Елена	37	162	181	Минск	Нет	ср/о
   3052	Ж	Жукова	Инна	27	163	415	Слоним	Нет	в/о
   3053	М	Нечаев	Андрей	44	178	356	Минск	Да	ср/о
   3054	Ж	Крылова	Юлия	62	170	273	Могилев	Да	в/о

   Пояснение. При проектировании шапки таблицы, которую предстоит использовать как базу данных, старайтесь избегать объединения ячеек.
   

   2. Используя форму данных добавить в созданную таблицу следующие данные:

• Ж, Орлова, Ольга, 34, 159, 311, Минск, нет, ср/о;
  

• М, Иванов, Роман, 46, 187, 512, Бобруйск, да, в/о;
  

• М, Серов, Навел, 52, 168, З67, Гомель, да, ср/о;
  

• Ж, Зайцева, Нина, 35, 164, 300, Орша, да, в/о;
  

• Ж, Петрова, Вера, 65, 158, 250, Орша, нет, ср/о.
  

3. Удалить последнюю из добавленных строк. Сохранить полученную таблицу под именем Брак.

4. Установите курсор на любую ячейку списка (т. е. в любую ячейку таблицы). Выполните команду ДанныеàФорма. Появится диалоговое окно формы данных. Чтобы добавить новую запись в список, нажмите кнопку Добавить. Появится пустая форма данных. Введите добавляемые данные в поля ввода этой формы.

Замечание.
Чтобы перейти к редактированию очередного ноля ввода, нажимайте клавишу Таb. Чтобы вернутся к предыдущему полю ввода, нажимайте клавиши [Shift+Таb].

5.
После окончания ввода данных текущей записи нажимайте клавишу Enter. Будет появляться пустая форма данных, в которую можно ввести
следующую запись.

6. Закрыть диалоговое окно формы данных и
сохранить вновь полученную таблицу в своей папке, присвоив ей имя Брак.

7. Произвести сортировку данных таблицы:

• по одному полю (на одном уровне): расположить фамилии клиентов в алфавитном порядке. Полученные данные поместить на Лист2. Лист2 переименовать в Сорт1;
  

• по двум полям (на двух уровнях): по убыванию возраста и роста. Полученный результат пометить на новый лист, присвоив ему имя Сорт2;
  

• по трем полям (на трех уровнях): расположить фамилии клиентов в порядке возрастания возраста, убывания роста и возрастания доходов. Полученный результат поместить на новый лист под именем СортЗ.
  

8. Скопируйте полученную таблицу на новый лист.

9. Установить курсор на любую ячейку списка, который надо отсортировать, например на ячейку, где содержится слово Сидоров.

Замечание. Если вы выделите несколько записей, т. е. если нужно отсортировать только часть списка, то в появившемся окне Обнаружены данные
вне указанного списка надо выбрать пункт Автоматически расширить выделенный диапазон и нажать кнопку Сортировать.

10. Выбрать команду ДанныеàСортировка. Появится диалоговое окно Сортировка диапазона. Чтобы исключить участие в сортировке строки заголовков полей списка, выберите в окне Сортировка диапазона в группе Идентифицировать поля по переключатель Подписям (первая строка диапазона). В этом же диалоговом окне в раскрывшемся списке группы Сортировать
по выделить название поля, по которому надо сортировать список, например по фамилии. Выбрать переключатель По возрастанию или По убыванию. Нажать кнопку [ОК] или клавишу [Еntег].

11. Аналогично выполнить сортировку по двум, а затем по трем полям, скопировав предварительно исходную таблицу на новые листы.

Пояснение. Чтобы задать сортировку еще по одному или двум полям, выделите имена полей в раскрывающихся списках Затем по и В последнюю очередь, по.

Пятое умение. Фильтрация данных

ЗАДАНИЕ 1. Произвести фильтрацию данных с использованием автофильтра:

• вывести на экран данные о женщинах-минчанках. Расположить полученные данные на листе под именем Автоф1;
  

• вывести на экран сведения о мужчинах, живущих в Гомеле и имеющих квартиру. Расположить полученные данные на листе под именем Автоф2;
  

• вывести на экран сведения о клиентах, имеющих высшее образование и квартиру. Расположить полученные данные на листе под именем Автоф3;
  

• восстановить список на Листе1, т. е. отключить автофильтр.

Рекомендации по выполнению

1. Установить курсор на любую ячейку списка. Выполнить команду ДанныеàФильтрàАвтофильтр. В каждой ячейке заголовка списка появится кнопка с изображением стрелки. С помощью этой кнопки можно раскрыть список, содержащий все имеющиеся в списке значения данного поля.

3. Нажать кнопку с изображением стрелки в столбце, по значениям которого надо выбрать записи для отображения, например, Пол. Появится раскрывающийся список критериев фильтрации.

4. Выделить один из элементов в раскрывающемся списке, удовлетворяющий данному условию, например Ж.

5. Поместить полученный результат на новый лист, присвоив ему имя Автоф1.

6. Повторить три предыдущих шага, чтобы отфильтровать список по другим полям.

Пояснение. Для восстановления списка используйте команду ДанныеàФильтрàАвтофильтр.

ЗАДАНИЕ 2. Произвести фильтрацию данных, используя усиленный автофильтр:

• отобразить на экране сведения о клиентах, у которых доход >200$, но <400$. Поместить на листе под именем Фильтр1;
  

• отобразить на экране сведения о мужчинах-минчанах в возрасте >30 лет, но <45. Поместить на листе под именем Фильтр2;
  

• отобразить на экране сведения о женщинах с высшим образованием, не старше 30 лет. Поместить на листе под именем ФильтрЗ.
  

Пояснение. Усиленный фильтр позволяет при использовании автофильтра задать более одного условия.

Рекомендации по выполнению

1. Установить курсор на любую ячейку списка. Выполнить команду ДанныеàФильтрàАвтофильтр. Нажмите кнопку с изображением стрелки в столбце, по значениям которого надо отфильтровать записи. Выделить в раскрывшемся списке элемент (Условие…).
   

2. Выделить в раскрывшемся окне Пользовательский автофильтр операцию сравнения, например, больше, и ввести в поле ввода (или выделите в очередном раскрывающемся списке) значение поля записи, с которым надо произвести сравнение данных списка, например, 200.
   

3. Выбрать дополнительный критерий, установив переключатель И или ИЛИ в требуемое положение. Например, выбрать И. Аналогично задать новое условие меньше 400.
   

4. Нажать кнопку [Оk], или клавишу Еntег. Результат скопировать на новый лист, присвоив ему имя Фильтр1.
   

5. Аналогичные действия проделать для остальных пунктов задания.
   

ЗАДАНИЕ 3. Используя расширенный фильтр, вывести на экран данные:

• о женщинах с высшим образованием, имеющих квартиру. Результат поместить на лист под именем Расшир1;
  

• о клиентах, доход которых >401$, но <499$. Результат поместить на лист под именем Расшир2;
  

• о клиентах, имеющих квартиру и живущих в городах, название которых начинается на букву М. Поместить на лист под именем РасширЗ.
  

Рекомендации по выполнению

1. На
свободном месте листа создать диапазон условий (критериев), в соответствии с которым будет осуществляться выборка. Для этого скопируйте заголовки полей, по которым осуществляется выборка, например, всю шапку, в любое свободное место листа;

Внимание! Заголовки должны вставляться
копированием, а не набираться на клавиатуре.

2. В следующей строке под соответствующими заголовками полей сформировать условия (критерии), например, в графе Пол указать Ж и т.д.

Замечание. Используйте знак ?, заменяющий один любой символ. В нашем случае в качестве критерия по месту жительства, можно использовать М????, что означает любой город, начинающийся с М и содержащий пять символов.

Используйте знак *, заменяющий любое количество символов. В нашем примере в качестве критерия по месту жительства можно использовать М*, что означает город, начинающийся с буквы М.

При задании критериев знак равенства (=) для обозначения точного соответствия поля можно не использовать.

1. Для выходного диапазона сформировать строку заголовка, идентичную строке заголовка в диапазоне условий (критериев), тоже пользуясь копированием.
   

2. Установить курсор на любую ячейку в исходном списке.
   

3. Выполнить команду ДанныеàФильтрàРасширенный фильтр.
   

4. В окне Расширенный фильтр установить флажок Скопировать
   результат в другое место.
   

5. В этом же окне Расширенный фильтр щелкнуть мышкой в поле Диапазон
   условий (по красной стрелке справа) и на листе, где нарисована шапка диапазона условий, выделить мышкой строки диапазона условий вместе с заголовком. После чего вернуться в окно Расширенный фильтр, щелкнув по кнопке со стрелкой.
   

6. Снова оказавшись в окне Расширенный фильтр, щелкнуть мышкой в поле Поместить
   результат в диапазон и на листе, где расположена шапка выходного диапазона, выделить мышкой строку заголовка выходного диапазона.
   

7. Нажать кнопку ОК, или клавишу Enter. Результат расположить на листе под именем Расшир1.
   

8. Аналогичные действия выполнить и для остальных пунктов задания.
   

ЗАДАНИЕ 4. Используя возможности получения итогов, найти:

• максимальное значение дохода у мужчин, живущих в Минске и не имеющих высшего образования. Сохранить результат под именем Итоги1;
  
  

• количество клиентов, живущих в Минске. Результат сохранить под именем Итоги2;
  

• минимальное значение дохода жителя каждого города. Сохранить результат под именем ИтогиЗ.
  

  Рекомендации по выполнению
  

1. Отсортировать список по полю, по которому надо подвести итоги, у нас это поле Пол.
   

2. Выделить любую ячейку списка, например, Пол. Выбрать команду ДанныеàИтоги.
   

3. Выбрать поле, содержащее группы, по которым надо подвести итоги. Для этого выделить его название в раскрывающемся списке При каждом
   изменении в. Это должно
   быть поле, по которому проводилась сортировка на шаге 1, т. е. Пол.
   

4. Выбрать функцию для подведения итогов в раскрывающемся списке Операция, у нас максимум.
   

5. В списке Добавить итоги по выделить названия полей, содержащих значения, по которым надо подвести итоги. Нажать кнопку [Ок], или клавишу [Епtег].
   

6. Аналогичные действия выполните и для других пунктов задания.
   

   Замечание. Для удаления итогов из таблицы
   выбрать команду: ДанныеàИтоги. В появившемся диалоговом окне нажать кнопку Убрать все.
   

   Шестое умение. Консолидация данных, сводные таблицы
   

   ЗАДАНИЕ 1. Даны две таблицы. Путем консолидации данных определить для каждого предпринимателя:
   

• максимальное (минимальное) количество проданного товара в магазине (табл. 8).
  
• общее число проданных товаров (табл. 9).
  

Таблица 8

Отчет о продажах строительных материалов

Таблица 9

Владельцы магазинов

Рекомендации по выполнению

1. Выделить блок ячеек списка, например, проданный товар, и скопировать их на новый лист.
   

2. Для освоения команды консолидации при работе с несколькими областями-источниками выполнить следующую подготовку:
   

• отсортировать строки таблицы в алфавитном порядке, выполнить команду
  ДанныеàСортировка;
  

• разделить строки таблицы по наименованию магазина на несколько областей путем вставки пустых строк для чего использовать команду ВставкаàСтрока;
  

• переставить столбец Проданный товар так, чтобы он был справа от столбца ФИО предпринимателя, для этого вставить пустой столбец после столбца ФИО предпринимателя через команду ТаблицаàВставить столбец, затем выделить столбец Проданный товар, и скопировать его в пустой столбец, сначала выполнив команду ПравкаàКопировать, после чего команду ПравкаàВставить.
  

1. Вставить рабочий лист и переименовать его в Итоги консолидации:
   

• щелкнуть правой кнопкой мыши по названию предыдущего листа;
  

• выбрать команду ДобавитьàЛист;
  

• удалить название листа и напечатать свое.
  

4. Переместить курсор в место расположения итогов консолидации. Консолидация будет выполнена по категориям таблицы ФИО предпринимателя, т.е. по каждому предпринимателю будет рассчитан среднее количество проданного товара по наименованию. Для этого выполнить команду ДанныеàКонсолидация и сделать следующие установки:

• в появившемся диалоговом окне выбрать функцию Среднее;
  

• затем перейти на лист Итоги консолидации;
  

• для первой группы (области источника) определить ссылку – выделитеь блок ячеек и столбцов ФИО предпринимателя и Проданный товар.
  

• в диалоговом окне Консолидации поставить курсор в графу Ссылка и нажать кнопку Добавить и перейти к определению следующей области-источника.
  

• выбрать переключатель Использовать метки в левом столбце, т.к. консолидация будет производиться по каждому преподавателю.
  

• Выбрать переключатель Создавать связи с исходными данными
  

5. Для получения других консолидированных итогов курсор переставить в новое место с теми данными, которые вы собираетесь консолидировать и выполнить команду ДанныеàКонсолидация, определять области-источники заново не требуется.

ЗАДАНИЕ 2. По продажам товаров в приведенных выше таблицах подвести итоги по каждому предпринимателю:

• количество проданных товаров;
  

• минимальное (максимальное) количество проданного товара;
  

По каждому магазину подвести итог в разрезе проданных товаров:

• количество проданных товаров;
  

• структура прибыльности.
  

Рекомендации к выполнению

1. Вставить новый лист и переименовать в Сводные таблицы.
   

2. Выделить блок ячеек, например, таблицу №1 и скопировать их на новый лист
   

3. Установить курсор в область списка и выполнить команду ДанныеàСводная таблица
   

4. В появившемся диалоговом окне одобрить источник В списке или базе данных Excel.
   Затем нажать клавишу
   Далее.
   

5. Задать диапазон ячеек:
   

• выделить ту группу ячеек, с которой мы собираемся работать;
  

• установить курсор в диалоговое окно диапазона и нажать клавишу Далее.
  

1. Перетащить поля в нужные области диаграммы.
   

• переместить кнопки с названием ячеек, причем при перетаскивании кнопки в область Данные у нас автоматически идет подсчет итогов;
  

• для меньшей громоздкости желательно выполнить по каждому магазину в отдельности;
  

• после выполнения нажать кнопку Готово и выбрать лист, где будет находиться таблица.
  

1. Выполнить автоформатирование полученной сводной таблицы ФорматàАвтоформатирование
   

2. Внести изменения в исходные данные и выполнить команду ДанныеàОбновить данные.
   

3. 
   Аналогичным образом строятся и другие сводные таблицы.
   

   Задание для самостоятельной работы
   

   1. Исследовать зависимость различных комбинаций клавиш между собой с помощью возможностей Excel. Для исследования данной зависимости построить табл. 10.
   

   
   Таблица 10
   

   Наименование товара	Цена товара	Количество товара	Стоимость товара
   Болты	31	345
   Гайки	12	234
   Итого

   2. Построить приведенную в условии таблицу и внести в нее формулы, позволяющие произвести вычисления: стоимости товара, количества товара и суммы денег, потраченной на его приобретение.
   

   3. Формулы могут быть связаны между собой, для изучения зависимости одной формулы от другой выполнить команду СервисàЗависимостиàПанель зависимостей. Появится панель с пиктограммами, отражающими различные зависимости. Нажимая эти пиктограммы, выясните, какая зависимость существует между ячейками.
   

   Седьмое умение. Создание макроса
   

   ЗАДАНИЕ 1. Создать макрос, форматирующий ячейки таблицы и продемонстрировать его работу
   

   Рекомендации по выполнению
   

   1. Начать запись макроса. Для этого:
      

• в меню Сервис выполнить команду МакросàНачать запись. Откроется диалоговое окно Запись макроса;
  

  • в поле Имя макроса этого окна в качестве имени набрать любое, например, Таблица
    (имя не должно содержать пробелов);
    

• 
  в поле Описание ввести или отредактировать описание макроса, например, Форматирует ячейки. Щелкнуть по кнопке [Ок].
  

• Выполнить действия, которые должен записать макрос. Для этого:
  

  • выделить весь рабочий лист, щёлкнув верхний левый угол таблицы;
    

  • выполнить команду ФорматàЯчейки, в появившемся диалоговом окне Формат ячеек выбрать вкладку Шрифт, и в открывшемся диалоговом окне выполнить следующие действия:
    

    • в поле Шрифт выбрать MS Serif;
      

    • в поле Начертание – Полужирный;
      

    • в поле Цвет – синий;
      

    • в поле Размер – 14;
      

  • щелкнуть по кнопке [Оk].
    

  • выполнить команду ФорматàЯчейки, в появившемся диалоговом окне Формат ячеек
    выбрать вкладку Граница и в открывшемся диалоговом окне выбрать тип линии и ее цвет, например: жирная, зеленая.
    

  • щелкнуть по кнопке [Ок].
    

3.Остановить запись макроса,
выполнив команду СервисàМакросàОстановить запись, или щелкнуть по кнопке Остановить запись на специализированной панели для записи макроса.

4. Перейти на новый лист.

5. Создать таблицу 11, следующей формы:

Таблица 11

6. Продемонстрировать работу макроса. Для этого:

• выделить любую ячейку таблицы;
  

• выполнить команду СервисàМакросàМакросы;
  

• из списка макросов в появившемся окне Макрос выбрать созданный макрос и активизировать его.
  

• нажать кнопку Выполнить.
  

На экране появится таблица, приведенная в пункте 5, с учётом выбранных в пункте 2 шрифта, начертания, цвета, размера, типа и цвета рамки.

ЗАДАНИЕ 2. Создать макрос, оформляющий следующий столбец:

Продемонстрировать работу макроса, назначив ему «горячие» клавиши.

Рекомендации по выполнению

1. Перейти на следующий лист.

2. Выполнить команду СервисàМакросàНачать запись.

3. Назначить макросу имя, например, Столбец
и сделать его описание, например, Оформление столбца.

4. Нажать на кнопку [Оk].

5. Создайть приведенный в условии задачи столбец.

6. Остановить запись макроса, выполнив команду

СервисàМакросàОстановить запись, или щелкнув по кнопке Остановить запись на специализированной панели для записи макроса.

7. Продемонстровать работу макроса с помощью назначения «горячих» клавиш на клавиатуре. Для этого:

• перейти на новый лист;
  

• выполнить команду СервисàМакросàМакросы;
  

• активизировать нужный макрос в списке макросов;
  

• нажать кнопку Параметры и в открывшемся диалоговом окне назначить сочетание клавиш, введя удобную для вас алфавитно-цифровую клавишу в сочетании с клавишей [Ctrl], например: [Ctrl + Z] и нажать [Ок].
  

8. Запустить макрос, нажав на назначенных вами «горячих» клавиш. На экране появится столбец, приведенный в задании.

ЗАДАНИЕ 3. Создать макрос, оформляющий произвольную таблицу, и продемонстрировать работу макроса следующим способом – назначение ему графического объекта.

Рекомендации по выполнению

1.
Создать макрос Группа, оформляющий произвольный таблицу, например, содержащую сведения о группе (ФИО, год рождения, место жительства и т. д.), аналогично заданию 2, пункты 1 – 6.

2. Назначить макросу графический образ и продемонстрировать работу макроса, для этого:

• перейти на новый лист;
  

• установить указатель мыши на любой панели инструментов, нажать правую кнопку мыши и выбрать команду Рисование (если она не выбрана);
  

• щелкнуть по любой кнопке панели рисования на панели инструментов и создать графический объект, например, небольшую окружность;
  
• установить указатель мыши внутри объекта, нажать правую кнопку и выбрать в контекстном меню команду Назначить макрос;
  
• когда Excel выведет диалоговое окно Назначить макрос, выбрать макрос Группа, который выполнит вставку таблицы и нажать [Ок];
  

• снять выделение нарисованного объекта (окружности);
  

• зьпустите макрос, подведя указатель мыши к границе объекта (окружности) и при изменении вида указателя нажать левую кнопку мыши. На экране появится созданная таблица.
  

ЗАДАНИЕ 1. 1. Создать макрос, проектирующий следующую форму документа и продемонстрировать его работу, присвоив макросу имя
Документ

Зачетно-экзаменационная ведомость

Экзамен по ______________

группы _____ ______ курса ___

2. Продемонстрировать совместную работу ранее созданных макросов.

3. Перейти на новый лист.

4.Запустить макрос Документ, проектирующий документ «Зачетно-экзаменационная ведомость»

5. Запустить макрос Столбец, проектирующий столбец «Номер»

6. Запустить макрос Таблица, форматирующий ячейки таблицы.

ЗАДАНИЕ 2. Создать макрос по проектированию табл. 12 многоразового использования.

Таблица 12

Таблица многоразового использования

Фирма

Выручка

Расходы

Налоги

Зарплата

Чистая прибыль

Покупка сырья

Аренда помещений

Проценты по кредитам

СОДЕРЖАНИЕ

1. НАЗНАЧЕНИЕ И КЛАССИФИКАЦИЯ ТАБЛИЧНЫХ ПРОЦЕССОРОВ    2

Вопросы для самоконтроля    2

2. ИНТЕРФЕЙС ТАБЛИЧНОГО ПРОЦЕССОРА    2

MICROSOFT EXCEL    2

Вопросы для самоконтроля    2

3. ТЕХНОЛОГИЯ СОЗДАНИЯ РАБОЧЕЙ ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЫ    2

3.1. Ввод, редактирование и форматирование данных    2

3.2. Форматирование содержимого ячеек    2

3.3. Форматирование строк и столбцов    2

3.4. Форматирование ячеек (областей) рабочего листа    2

3.5. Сохранение таблицы на диске    2

Вопросы для самоконтроля    2

4. ТЕХНОЛОГИЯ ВЫЧИСЛЕНИЙ В ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦАХ    2

4.1. Редактирование формул    2

4.2. Ссылки абсолютные и относительные    2

4.3. Копирование содержимого ячеек    2

4.5. Стандартные функции    2

4.6. Средства контроля    2

4.7. Подготовка рабочей книги к печати    2

Вопросы для самоконтроля    2

5. ТЕХНОЛОГИЯ ПОСТРОЕНИЯ ДИАГРАММ    2

Вопросы для самопроверки    2

6. СПЕЦИАЛЬНЫЕ СРЕДСТВА ОБРАБОТКИ ДАННЫХ    2

6.1. База данных    2

6.2. Создание списков с вычисляемыми полями    2

6.3 Выборки данных по группе критериев    2

6.4. Фильтрация данных в списке    2

6.5. Фильтрация данных в базе данных (списке)    2

6.7. Вычисление промежуточных итогов    2

6.8. Консолидация данных    2

6.9. Макросы    2

Вопросы для самоконтроля    2

ЛИТЕРАТУРА    2

ГЛОССАРИЙ    2

ТЕСТЫ    2

ТРЕНИНГ УМЕНИЙ    2

Учебное издание

Бородина Алла Ивановна

Крошинская Лариса Израйлевна

Сапун Оксана Леонидовна

Основы информатики

и вычислительной техники

Прикладное программное обеспечение.

Табличные процессоры

Компьютерная верстка О.Н. Якубович

Подписано в печать 26.11.2004 г.

Формат 60х84 ¹/₁₆. Печать офсетная. Гарнитура «Таймс».

Усл. печ. л. 2,15. Уч.-изд. л. 3,43. Тираж 100 экз. Заказ № 56.

ООО «БИП-С Плюс». 220004, г. Минск, ул. Короля, 3.

Лицензия №02330/0133317 от 09.06.2004 г.

Размножено на ризографе для внутреннего использования

Метки текущей записи:

bip, Microsoft Excel, Белорусский Институт Правоведения, БИП, Бородина, вопрос, документы, закон, информатика, книга, Макрос, Макросы, Налог, образование, Основы информатики и математики, Понятие, права, право, признак, раздел, Симон, спор, указание, читы, ЭВМ, экономист

Лекция 4. Прикладное
программное обеспечение

Прикладное
программное обеспечение (ППО)
– это программы, которые обеспечивают
решение задач в различных областях
применения компьютерных систем обработки
данных (текстовые,
графические редакторы, электронные
таблицы, базы данных и т.д.).

Классификация
прикладного программного обеспечения

ППО, классифицируя
по назначению, можно разделить на
при­кладные
программы общего назначения
и прикладные
программы специ­ального назначения.

ППО общего
назначения
использу­ется для решения наиболее
общих задач информационного характе­ра
в любой сфере человеческой деятельности
(текстовые
редакторы, электрон­ные таблицы,
графические системы, игры, развлечения).

ППО специального
назначения
решает более узкие задачи, а также задачи
профессионального характера в различных
предметных областях.

Прикладное
программное обеспечение общего назначения

1. Программы, обрабатывающие тексты. К ним относятся текстовые редакторы, текстовые процессоры.

Текстовые
редакторы
– это программы для создания и
редакти­рования текстовых документов
(NotePad,
WordPad).

Редактирование
текста
– это комп­лекс операций по внутренней
(смысловой) и внешней (оформитель­ской)
работе над текстом.

Текстовые
редакторы обеспечивают основные
возможности по подготовке небольших и
несложных документов.
Они выполняют сле­дующие простые
операции:

• ввод алфавитно-цифровой
  информации;

• перемещение по
  набранному тексту;

• вставка или
  удаление символов.

• выделение/удаление/копирование/перемещение/вставка
  блока;

• дополнительные
  удобства (возможность поиска фрагмента,
  по­иск с заменой, печать документа и
  т.д.).

Текстовые
процессоры
– это программы, предоставляющие более
широкий круг (в
сравнении с редакторами)
возможностей формати­рования (шрифты,
таблицы, формулы)
и создания документов, содер­жащих
данные разных типов (вставка
графических, звуковых дан­ных).

На уровне
специального ППО, программы, обрабатывающие
тексты, представлены специализированными
текстовыми редактора­ми и издательски­ми
системами.

Издательские
системы –
это программы, которые автоматизируют
процесс верстки полиграфи­ческих
изданий. Издательские
системы отличаются расширенными
средствами управления взаимодействия
текста с параметрами стра­ницы и
графическими объектами, но имеют более
слабые возмож­ности по автоматизации
ввода и редактирования текста.

1. Электронные таблицы – программный продукт, предназначенный для всевозможных вычислительных задач (Excel, Lotus).

Основное назначение
электронных таблиц – обработка различных
типов данных, представляющихся в
таблич­ной форме, например,
планово-финансовые, бухгалтерские
докумен­ты, небольшие инженерные
расчеты.

Электронные таблицы
выполняют функции:

• текстовых
  процессоров по созданию и форматированию
  таблиц;

• математической
  обработки табличных данных;

• визуализации
  результатов в форме таблиц, диаграмм,
  графиков.

Основное
преимущество электронных таблиц, в
сравнении с текстовыми процессорами
(где тоже могут вес­тись таблицы,
производиться небольшие вычисления и
сортировка), в том, что содержание одних
ячеек может меняться автоматически в
соответствии с изменением содержания
других.

Современные
программные продукты этого вида имеют:

• калькуляционный
  (вычислительный) модуль, с
  помощью кото­рого происходит обработка
  данных (текстовых или числовых) в
  таблицах;

• модуль диаграмм
  для создания презентационной графики,
  кото­рый
  позволяет на основе числовых данных,
  полученных с помо­щью калькуляционного
  модуля, создать диаграммы различных
  типов;

• модуль базы данных,
  реализующий
  доступ к внешним базам дан­ных.

1. Системы управления
   базами данных (СУБД)
   – это совокупность программных средств,
   обеспечивающая возможность создания
   базы данных, доступа к данным и управления
   базой данных (Access).

База данных
– совокупность взаимосвязанных данных
на машинных носителях, организованная
определенным способом.

Более подробно
базы данных и системы управления базами
данных будут рассмотрены на следующих
лекциях.

1. Системы
   компьютерной графики
   – это отдельные программы и
   аппаратно-программные комплексы,
   создающие и обрабатывающие различные
   графические изображения.

К ним относятся
редакторы растровой и векторной графики,
программы обработки трехмерной графики
(ЗD-редакторы).

В растровой
графике
изображение какого-либо графического
объекта описывается конкретным
расположением и цветом точек (пикселей),
привязанных к сетке (растру). При
редактировании растровых графических
объектов изменя­ется цвет пикселей,
а не форма линий.

В векторной
графике
изображения описываются с помощью
кри­вых линий, называемых векторами,
а также параметров, описывающих их цвета
и расположение. При редактировании
элементов векторной графики можно
из­менять параметры линий, описывающих
форму графических объек­тов, можно
переносить их, менять размер, форму (это
делается ма­тематическими
преобразованиями), цвет, что не отразится
на качестве их визуального представления.

1. Интегрированные
   программные средства
   – программный продукт, обеспечивающий
   работу нескольких разнородных систем
   с единым интерфейсом, а также обмен
   данными между системами и общими
   стандартными частями (MS
   Office,
   Works).

Отдельные
программы, являясь мощным средством
решения круга прикладных задач, не могут
в полной мере удовлетворить пользователя.
Например, выборку данных, предоставленную
СУБД, бывает удобно обработать с помо­щью
электронных таблиц, а результаты,
оформленные в виде нагляд­ных таблиц,
поместить в отчет, представляющий собой
текстовый документ, который был составлен
в текстовом процессоре. Для составления
таких документов и применяются
интегрированные программные средства.

Среди множества
интегрированных пакетов программ
наиболее распространенным является
пакет офисных программ Microsoft Office. Он
включает несколько приложений, образующих
единую среду для обработки самой
различ­ной информации, которая может
встретиться в работе офиса. В его состав
входят:

• текстовый
  процессор Word;

• электронные
  таблицы Excel;

• пакет подготовки
  и демонстрации презентаций PowerPoint;

• организатор и
  планировщик работы Outlook;

• система управления
  базами данных (СУБД) Access и д.р.

1. Переводчики,
   игры, развлечения.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #