Программная обработка информации в таблице excel

Время на прочтение
7 мин

Количество просмотров 312K

Приветствую всех.

В этом посте я расскажу, что такое VBA и как с ним работать в Microsoft Excel 2007/2010 (для более старых версий изменяется лишь интерфейс — код, скорее всего, будет таким же) для автоматизации различной рутины.

VBA (Visual Basic for Applications) — это упрощенная версия Visual Basic, встроенная в множество продуктов линейки Microsoft Office. Она позволяет писать программы прямо в файле конкретного документа. Вам не требуется устанавливать различные IDE — всё, включая отладчик, уже есть в Excel.

Еще при помощи Visual Studio Tools for Office можно писать макросы на C# и также встраивать их. Спасибо, FireStorm.

Сразу скажу — писать на других языках (C++/Delphi/PHP) также возможно, но требуется научится читать, изменять и писать файлы офиса — встраивать в документы не получится. А интерфейсы Microsoft работают через COM. Чтобы вы поняли весь ужас, вот Hello World с использованием COM.

Поэтому, увы, будем учить Visual Basic.

Чуть-чуть подготовки и постановка задачи

Итак, поехали. Открываем Excel.

Для начала давайте добавим в Ribbon панель «Разработчик». В ней находятся кнопки, текстовые поля и пр. элементы для конструирования форм.

Появилась вкладка.

Теперь давайте подумаем, на каком примере мы будем изучать VBA. Недавно мне потребовалось красиво оформить прайс-лист, выглядевший, как таблица. Идём в гугл, набираем «прайс-лист» и качаем любой, который оформлен примерно так (не сочтите за рекламу, пожалуйста):

То есть требуется, чтобы было как минимум две группы, по которым можно объединить товары (в нашем случае это будут Тип и Производитель — в таком порядке). Для того, чтобы предложенный мною алгоритм работал корректно, отсортируйте товары так, чтобы товары из одной группы стояли подряд (сначала по Типу, потом по Производителю).

Результат, которого хотим добиться, выглядит примерно так:

Разумеется, если смотреть прайс только на компьютере, то можно добавить фильтры и будет гораздо удобнее искать нужный товар. Однако мы хотим научится кодить и задача вполне подходящая, не так ли?

Кодим

Для начала требуется создать кнопку, при нажатии на которую будет вызываться наша програма. Кнопки находятся в панели «Разработчик» и появляются по кнопке «Вставить». Вам нужен компонент формы «Кнопка». Нажали, поставили на любое место в листе. Далее, если не появилось окно назначения макроса, надо нажать правой кнопкой и выбрать пункт «Назначить макрос». Назовём его FormatPrice. Важно, чтобы перед именем макроса ничего не было — иначе он создастся в отдельном модуле, а не в пространстве имен книги. В этому случае вам будет недоступно быстрое обращение к выделенному листу. Нажимаем кнопку «Новый».

И вот мы в среде разработки VB. Также её можно вызвать из контекстного меню командой «Исходный текст»/«View code».

Перед вами окно с заглушкой процедуры. Можете его развернуть. Код должен выглядеть примерно так:

Sub FormatPrice()End Sub

Напишем Hello World:

Sub FormatPrice()
    MsgBox "Hello World!"
End Sub

И запустим либо щелкнув по кнопке (предварительно сняв с неё выделение), либо клавишей F5 прямо из редактора.

Тут, пожалуй, следует отвлечься на небольшой ликбез по поводу синтаксиса VB. Кто его знает — может смело пропустить этот раздел до конца. Основное отличие Visual Basic от Pascal/C/Java в том, что команды разделяются не ;, а переносом строки или двоеточием (:), если очень хочется написать несколько команд в одну строку. Чтобы понять основные правила синтаксиса, приведу абстрактный код.

Примеры синтаксиса

' Процедура. Ничего не возвращает
' Перегрузка в VBA отсутствует
Sub foo(a As String, b As String)
    ' Exit Sub ' Это значит "выйти из процедуры"
    MsgBox a + ";" + b
End Sub' Функция. Вовращает Integer
Function LengthSqr(x As Integer, y As Integer) As Integer
    ' Exit Function
    LengthSqr = x * x + y * y
End FunctionSub FormatPrice()
    Dim s1 As String, s2 As String
    s1 = "str1"
    s2 = "str2"
    If s1 <> s2 Then
        foo "123", "456" ' Скобки при вызове процедур запрещены
    End IfDim res As sTRING ' Регистр в VB не важен. Впрочем, редактор Вас поправит
    Dim i As Integer
    ' Цикл всегда состоит из нескольких строк
    For i = 1 To 10
        res = res + CStr(i) ' Конвертация чего угодно в String
        If i = 5 Then Exit For
    Next iDim x As Double
    x = Val("1.234") ' Парсинг чисел
    x = x + 10
    MsgBox xOn Error Resume Next ' Обработка ошибок - игнорировать все ошибки
    x = 5 / 0
    MsgBox xOn Error GoTo Err ' При ошибке перейти к метке Err
    x = 5 / 0
    MsgBox "OK!"
    GoTo ne

On Error GoTo 0 ' Отключаем обработку ошибок

    ' Циклы бывает, какие захотите
    Do While True
        Exit DoLoop 'While True
    Do 'Until False
        Exit Do
    Loop Until False
    ' А вот при вызове функций, от которых хотим получить значение, скобки нужны.
    ' Val также умеет возвращать Integer
    Select Case LengthSqr(Len("abc"), Val("4"))
    Case 24
        MsgBox "0"
    Case 25
        MsgBox "1"
    Case 26
        MsgBox "2"
    End Select' Двухмерный массив.
    ' Можно также менять размеры командой ReDim (Preserve) - см. google
    Dim arr(1 to 10, 5 to 6) As Integer
    arr(1, 6) = 8Dim coll As New Collection
    Dim coll2 As Collection
    coll.Add "item", "key"
    Set coll2 = coll ' Все присваивания объектов должны производится командой Set
    MsgBox coll2("key")
    Set coll2 = New Collection
    MsgBox coll2.Count
End Sub

Грабли-1. При копировании кода из IDE (в английском Excel) есь текст конвертируется в 1252 Latin-1. Поэтому, если хотите сохранить русские комментарии — надо сохранить крокозябры как Latin-1, а потом открыть в 1251.

Грабли-2. Т.к. VB позволяет использовать необъявленные переменные, я всегда в начале кода (перед всеми процедурами) ставлю строчку Option Explicit. Эта директива запрещает интерпретатору заводить переменные самостоятельно.

Грабли-3. Глобальные переменные можно объявлять только до первой функции/процедуры. Локальные — в любом месте процедуры/функции.

Еще немного дополнительных функций, которые могут пригодится: InPos, Mid, Trim, LBound, UBound. Также ответы на все вопросы по поводу работы функций/их параметров можно получить в MSDN.

Надеюсь, что этого Вам хватит, чтобы не пугаться кода и самостоятельно написать какое-нибудь домашнее задание по информатике. По ходу поста я буду ненавязчиво знакомить Вас с новыми конструкциями.

Кодим много и под Excel

В этой части мы уже начнём кодить нечто, что умеет работать с нашими листами в Excel. Для начала создадим отдельный лист с именем result (лист с данными назовём data). Теперь, наверное, нужно этот лист очистить от того, что на нём есть. Также мы «выделим» лист с данными, чтобы каждый раз не писать длинное обращение к массиву с листами.

Sub FormatPrice()
    Sheets("result").Cells.Clear
    Sheets("data").Activate
End Sub

Работа с диапазонами ячеек

Вся работа в Excel VBA производится с диапазонами ячеек. Они создаются функцией Range и возвращают объект типа Range. У него есть всё необходимое для работы с данными и/или оформлением. Кстати сказать, свойство Cells листа — это тоже Range.

Примеры работы с Range

Sheets("result").Activate
Dim r As Range
Set r = Range("A1")
r.Value = "123"
Set r = Range("A3,A5")
r.Font.Color = vbRed
r.Value = "456"
Set r = Range("A6:A7")
r.Value = "=A1+A3"

Теперь давайте поймем алгоритм работы нашего кода. Итак, у каждой строчки листа data, начиная со второй, есть некоторые данные, которые нас не интересуют (ID, название и цена) и есть две вложенные группы, к которым она принадлежит (тип и производитель). Более того, эти строки отсортированы. Пока мы забудем про пропуски перед началом новой группы — так будет проще. Я предлагаю такой алгоритм:

1. Считали группы из очередной строки.
2. Пробегаемся по всем группам в порядке приоритета (вначале более крупные)
   1. Если текущая группа не совпадает, вызываем процедуру AddGroup(i, name), где i — номер группы (от номера текущей до максимума), name — её имя. Несколько вызовов необходимы, чтобы создать не только наш заголовок, но и всё более мелкие.
3. После отрисовки всех необходимых заголовков делаем еще одну строку и заполняем её данными.

Для упрощения работы рекомендую определить следующие функции-сокращения:

Function GetCol(Col As Integer) As String
    GetCol = Chr(Asc("A") + Col)
End FunctionFunction GetCellS(Sheet As String, Col As Integer, Row As Integer) As Range
    Set GetCellS = Sheets(Sheet).Range(GetCol(Col) + CStr(Row))
End FunctionFunction GetCell(Col As Integer, Row As Integer) As Range
    Set GetCell = Range(GetCol(Col) + CStr(Row))
End Function

Далее определим глобальную переменную «текущая строчка»: Dim CurRow As Integer. В начале процедуры её следует сделать равной единице. Еще нам потребуется переменная-«текущая строка в data», массив с именами групп текущей предыдущей строк. Потом можно написать цикл «пока первая ячейка в строке непуста».

Глобальные переменные

Option Explicit ' про эту строчку я уже рассказывал
Dim CurRow As Integer
Const GroupsCount As Integer = 2
Const DataCount As Integer = 3

FormatPrice

Sub FormatPrice()
    Dim I As Integer ' строка в data
    CurRow = 1
    Dim Groups(1 To GroupsCount) As String
    Dim PrGroups(1 To GroupsCount) As String

"data").Activate
    I = 2
    Do While True
        If GetCell(0, I).Value = "" Then Exit Do
        ' ...
        I = I + 1
    Loop
End Sub

Теперь надо заполнить массив Groups:

На месте многоточия

Dim I2 As Integer
For I2 = 1 To GroupsCount
    Groups(I2) = GetCell(I2, I)
Next I2
' ...
For I2 = 1 To GroupsCount ' VB не умеет копировать массивы
    PrGroups(I2) = Groups(I2)
Next I2
I =  I + 1

И создать заголовки:

На месте многоточия в предыдущем куске

For I2 = 1 To GroupsCount
    If Groups(I2) <> PrGroups(I2) Then
        Dim I3 As Integer
        For I3 = I2 To GroupsCount
            AddHeader I3, Groups(I3)
        Next I3
        Exit For
    End If
Next I2

Не забудем про процедуру AddHeader:

Перед FormatPrice

Sub AddHeader(Ty As Integer, Name As String)
    GetCellS("result", 1, CurRow).Value = Name
    CurRow = CurRow + 1
End Sub

Теперь надо перенести всякую информацию в result

For I2 = 0 To DataCount - 1
    GetCellS("result", I2, CurRow).Value = GetCell(I2, I)
Next I2

Подогнать столбцы по ширине и выбрать лист result для показа результата

После цикла в конце FormatPrice

Sheets("Result").Activate
Columns.AutoFit

Всё. Можно любоваться первой версией.

Некрасиво, но похоже. Давайте разбираться с форматированием. Сначала изменим процедуру AddHeader:

Sub AddHeader(Ty As Integer, Name As String)
    Sheets("result").Range("A" + CStr(CurRow) + ":C" + CStr(CurRow)).Merge
    ' Чтобы не заводить переменную и не писать каждый раз длинный вызов
    ' можно воспользоваться блоком With
    With GetCellS("result", 0, CurRow)
        .Value = Name
        .Font.Italic = True
        .Font.Name = "Cambria"
        Select Case Ty
        Case 1 ' Тип
            .Font.Bold = True
            .Font.Size = 16
        Case 2 ' Производитель
            .Font.Size = 12
        End Select
        .HorizontalAlignment = xlCenter
    End With
    CurRow = CurRow + 1
End Sub

Уже лучше:

Осталось только сделать границы. Тут уже нам требуется работать со всеми объединёнными ячейками, иначе бордюр будет только у одной:

Поэтому чуть-чуть меняем код с добавлением стиля границ:

Sub AddHeader(Ty As Integer, Name As String)
    With Sheets("result").Range("A" + CStr(CurRow) + ":C" + CStr(CurRow))
        .Merge
        .Value = Name
        .Font.Italic = True
        .Font.Name = "Cambria"
        .HorizontalAlignment = xlCenterSelect Case Ty
        Case 1 ' Тип
            .Font.Bold = True
            .Font.Size = 16
            .Borders(xlTop).Weight = xlThick
        Case 2 ' Производитель
            .Font.Size = 12
            .Borders(xlTop).Weight = xlMedium
        End Select
        .Borders(xlBottom).Weight = xlMedium ' По убыванию: xlThick, xlMedium, xlThin, xlHairline
    End With
    CurRow = CurRow + 1
End Sub

Осталось лишь добится пропусков перед началом новой группы. Это легко:

В начале FormatPrice

Dim I As Integer ' строка в  data
CurRow = 0 ' чтобы не было пропуска в самом начале
Dim Groups(1 To GroupsCount) As String

В цикле расстановки заголовков

If Groups(I2) <> PrGroups(I2) Then
    CurRow = CurRow + 1
    Dim I3 As Integer

В точности то, что и хотели.

Надеюсь, что эта статья помогла вам немного освоится с программированием для Excel на VBA. Домашнее задание — добавить заголовки «ID, Название, Цена» в результат. Подсказка: CurRow = 0 CurRow = 1.

Файл можно скачать тут (min.us) или тут (Dropbox). Не забудьте разрешить исполнение макросов. Если кто-нибудь подскажет человеческих файлохостинг, залью туда.

Спасибо за внимание.

Буду рад конструктивной критике в комментариях.

UPD: Перезалил пример на Dropbox и min.us.

UPD2: На самом деле, при вызове процедуры с одним параметром скобки можно поставить. Либо использовать конструкцию Call Foo(«bar», 1, 2, 3) — тут скобки нужны постоянно.

• Надстройка FillDocuments для MS Excel: общие сведения

  Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.
  Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов.
  В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.
  На выходе получаются заполненные файлы исходного…

• 

  Программа «Прайс лист», выполненная в виде надстройки для Excel, позволяет легко автоматизировать обработку прайс-листов.
  Вспомните ситуацию: поставщики в очередной раз прислали свои прайс-листы в Excel — конечно, в совершенно разных форматах — и вам нужно объединить данные из всех этих файлов в одну таблицу. А составители этих таблиц будто специально хотели усложнить вам жизнь…

• 

  Программа предназначена для сравнения и подстановки значений в таблицах Excel.
  Если вам надо сравнить 2 таблицы (по одному столбцу, или по нескольким),
  и для совпадающих строк скопировать значения выбранных столбцов из одной таблицы в другую,
  надстройка «Lookup» поможет сделать это нажатием одной кнопки.
   
  То же самое можно сделать при помощи формулы =ВПР(), но:

  формулы…

• 

  
  Этот макрос предназначен для сбора (загрузки) информации из файлов Excel, расположенных в одной папке.
   
  Для работы этого макроса, помимо него самого, вам понадобится добавить в свой файл:

  функцию FilenamesCollection для получения списка файлов в папке

  функцию GetFolder для вывода диалогового окна выбора папки с запоминанием выбранной папки

  прогресс-бар для отображения…

• 

  
  Программа предназначена для автоматизации процесса создания форм ввода и редактирования данных из таблиц Excel.
  Сейчас реализована лишь малая часть программы.
  Но уже сейчас программа достаточно точно распознаёт типы полей таблицы, и для полей типа «выпадающий список» и «поле с маской ввода» формирует список значений и маску ввода соответственно.
  Как будет свободное время -…

• 

  
  Программа предназначена для формирования (заполнения) договоров купли-продажи.
   
  Исходными данными выступает таблица сделок, и шаблон договора, в который при помощи формул подставляются значения из заданной строки таблицы сделок.
  Для запуска программы достаточно нажать зеленую кнопку — и сразу же начнётся формирование договоров (файлов Excel из одного листа) в автоматически созданной папке…

• 
  Макрос предназначен для создания текстовых файлов в кодировке UTF-8.
  Исходными данными является таблица Excel из 12 столбцов.
  Сначала, макрос создаёт папку для будущих текстовых файлов.
  Папка создаётся в том же каталоге, где расположена книга Excel.
  Далее, для каждой строки таблицы, макрос формирует подпапку,
  используя в качестве её названия текст из 7-го столбца таблицы.
  И потом, когда папка…

• Данный макрос предназначен для поиска адресов электронной почты на листе Excel, с последующим выводом найденных адресов на отдельный лист.
  В прикреплённом файле, на первом листе («исходные данные»), ячейки заполнены неструктурированной информацией (смесь фамилий, адресов почты, прочей ненужной информации)
  Макрос вычленяет из текста ячеек адреса электронной почты, и выводит все найденные…

• 

  
  Надстройка SearchText предназначена для поиска заданного текста в книге Excel, с выводом результатов поиска на отдельный лист.
   
  При запуске надстройка формирует панель инструментов, с которой осуществляется запуск всех макросов:

  В Excel 2007 и 2010 панель инструментов можно найти на вкладке «Надстройки»:

  Надстройка SearchText является расширенной версией надстройки для…

• 

  
  Программа предназначена для сравнения цен конкурентов из их прайсов с прайс-листом вашей организации.

  ВНИМАНИЕ: Недавно разработана многофункциональная программа для обработки прайс-листов

  Новая программа объединения и обработки прайс-листов доступна на сайте для скачивания и тестирования на различных наборах прайс-листов.

  Исходными данными для программы являются:

  ваш прайс…

• К примеру, есть у вас несколько десятков (или сотен) текстовых файлов с подобным содержимым:
  (количество файлов, и количество строк данных в каждом файле не ограничено)
  1c04;1J0-698-151-G;1 комплект тормозных накладок;1J0698151G;1J0698151G;5;1
  1c04;1H0698151A;Тормозные колодки;1H0698151A;1H0698151A;1;1
  1c04;1K0-698-151-B;Тормозные колодки;1K0698151B;1K0698151B;2;1
  А надо из всего этого…

• 

  Программа предназначена для автоматизации формирования договоров комиссии и купли автотранспортного средства.
  В качестве исходных данных выступают:

  таблица Excel с реквизитами создаваемых документов
  папка с шаблонами договоров (в формате dot)

  В исходной таблице Excel занесены все необходимые исходные данные для заполнения бланков договоров, а также, при помощи пользовательских формул (UDF),…

• 

  
  База данных «Преподаватели» предназначена для автоматизации работы администрации учебных заведений.

  Программа обеспечивает выполнение всех необходимых операций по приему документов, поиску и анализу информации, составлению отчетов.

  Эта база данных представляюет собой урезанную и немного изменённую версию программы АИСС СПК.

  Программа обеспечивает:

  Хранение полной…

• 

  
  Программа предназначена для поиска минимальных цен на товары в Яндекс.Маркете
  UPDATE: Продажа программы прекращена 14 мая 2015 года, ввиду нерентабельности техподдержки
  (это единственная из моих программ, где я не могу гарантировать работоспособность, — т.к. всё зависит от Яндекса, который часто меняет сайт, и вводит ограничения типа капчи).
  Техподдержка программы тоже прекращена в полном…

• 

  Макрос FilenamesWithValues предназначен для получения списка файлов Excel из заданной папки, и загрузки значений из каждого найденного файла.
  В отдельной ячейке задаётся путь к папке, которая будет просмотрена в поисках файлов Excel.
  При формировании списка файлов проставляются гиперссылки на найденные файлы, указывается дата создания файла.
  Из каждого файла загружаются значения с…

• 

  
  Программа предназначена для работы с заказами, оформляемыми менеджерами на выставках.

  Основные функции программы:

  создание (заполнение) новых заказов

  редактирование существующих заказов

  объединение нескольких заказов в один

  формирование заявки на продукцию на основании данных их сформированных заказов

  Для каждого заказа предусмотрен выбор клиента из базы данных (если клиент…

• 

  
  Программа АИСС «СПК» предназначена для автоматизации работы приемной комиссии колледжей и техникумов.

  АИСС обеспечивает выполнение всех необходимых операций по приему документов, поиску и анализу информации, составлению отчетов.

  Назначением программы является автоматизация труда работника приёмной комиссии учебного заведения.

  Программа обеспечивает:

  Хранение полной…

• 
  Если ваш макрос выдаёт ошибку при использовании метода SpecialCells — возможно, причина в установленной защите листа Excel.
  Почему разработчики Microsoft отключили работу этой функции на защищённых листах — не совсем понятно, но мы попробуем обойти это ограничение.
   

  Итак, нам надо получить все заполненные ячейки из некого диапазона листа Excel. 
  Обычно для этого используется вызов…

• 

  
  Если вам нужно рассылать письма из Excel,
  воспользуйтесь готовым решением в виде надстройки FillDocuments
  Ознакомьтесь с возможностями и способами рассылки писем из Excel,
  а также с инструкцией по настройке рассылки через TheBAT

  Макроc предназначен для автоматизированной рассылки почты из Excel.
  Для рассылки используется почтовая программа TheBAT!
  (подразумевается, что эта программа на…

• 
  Надстройка предназначена для выполнения множественных замен в выделенном диапазоне ячеек.
   

  После запуска надстройки, появляется панель инструментов из 3 кнопок:

  Кнопка «Выполнить все замены» — выполняет замены в выделенном диапазоне ячеек

  Кнопка «Изменить список замен» — отображает лист настроек, где в первом столбце находится список заменяемых…

• Функция UniqueValues возвращает коллекцию, содержащую уникальные непустые значения из диапазона ячеек (или массива)
  Function UniqueValues(ByVal arr) As Collection
  ‘ функция получает в качестве параметра массив любой размерности
  ‘ возвращает коллекцию уникальных НЕПУСТЫХ значений
  Set UniqueValues = New Collection: On Error Resume Next
  For Each v In arr
  v = Trim(v): If Len(v…

• 

  Программа выполняет поиск организаций по ИНН на официальном сайте для размещения информации о государственных (муниципальных) учреждениях bus.gov.ru, и заносит данные о найденных организациях в таблицу Excel.

  Смотрите также парсер сайта bus.gov.ru,который создаёт в Excel таблицу со списком организаций с этого сайта по выбранному региону и сферам деятельности.

  На скриншоте красным цветом…

• 
  Функция GetValue предназначена для получения данных из закрытой книги Excel
  Использовать такой способ имеет смысл только в том случае, если из большого файла надо получить значения только нескольких ячеек (или одного диапазона ячеек), и при этом точно известно расположение на листе интересующих нас ячеек, и имена листов
  Пример использования функции:
  Sub ПримерИспользования_GetValue()
  p =…

• 

  
  Программа предназначена для загрузки списка товаров из актов о приеме-передаче основных средств.
  Поддерживаются акты по формам № ОС-3.1 и № ОС-3.3, возможно добавить поддержку актов других форм (в формате Excel).
  При запуске макроса, выводится диалоговое окно выбора папки, после чего, в выбранной папке, производится поиск всех файлов Excel.
  Для каждого из найденных файлов Excel, программа…

• 
  Данный макрос автоматизирует процесс переключения раскладки клавиатуры (смену языков ввода) при работе с таблицами в Excel.

  К примеру, вы заносите данные в таблицу, где в некоторые столбцы требуется вводить русские слова (фамилия, имя, и т.п.), а в другие столбцы — английские (марка и модель авто, и т.д.)

  Чтобы каждый раз не переключать раскладку вручную — можно воспользоваться WinAPI…

• Часто бывает, что надо получить данные из другой, открытой вместе с используемой, книги Excel.
  Данная функция помогает получить ссылку на другую, открытую в текущий момент, книгу:
  Sub ПримерИспользования_GetAnotherWorkbook()
  Dim WB As Workbook
  Set WB = GetAnotherWorkbook
  If Not WB Is Nothing Then
  MsgBox «Выбрана книга: » & WB.FullName, vbInformation
  Else…

• 

  
  Надстройка для транслитерации или кодирования (замены символов их кодами) выделенного диапазона ячеек Excel
  При запуске надстройки в Excel формируется панель инструментов, при помощи которой можно выполнять следующие действия:

  Нажатием кнопки RU->EN выполнить транслитерацию выделенного диапазона ячеек

  Нажатием кнопки EN->RU выполнить транслитерацию выделенного диапазона ячеек

  В…

• 

  
  Программный комплекс, предназначенный для автоматизации учёта и администрирования сети связи телефонной или телекоммуникационной компании.

  Программа позволяет хранить и редактировать базу данных объектов (в виде файлов Excel), просматривать существующие трассы и формировать новые.

   

  Особенность программы — возможность учёта и администрирования узлов связи с нестандартными…

• 

  Программа позволяет сформировать отчёты по базе данных больницы.
  Кроме того, реализован ввод данных в базу о новых пациентах.

   

• 
  Функция TextFile2Array предназначена для преобразования файла CSV в двумерный массив
  Очень часто при работе с текстовыми файлами (и, в частности, с файлами CSV) приходится их загружать на лист Excel, предварительно производя фильтрацию данных в этом файле.
  Чтобы упростить весь процесс — от выбора файла CSV в диалоговом окне, до разбиения загруженного из файла текста в двумерный массив, и была…

• 

  
  Программа предназначена для формирования прайс-листов на ноутбуки с соответствии с требованиями интернет-каталога Onliner.by

  Основные функции программы:

  (учитываются цены фирм-конкурентов, цены onliner.by и надбавка фирмы)

  загрузка каталога ноутбуков (названия, характеристики, цены) с сайта onliner.by в файл Excel, и обновление этого каталога

  назначение соответствий моделей…

• 

  
  Программа предназначена для составления учебного расписания.
  На отдельных листах хранится список преподавателей вуза, список групп и занятий у этих групп по дням недели.
  Макрос делает выборку по всем преподавателям (или по выбранному преподавателю),
  фильтрует по заданной группе (курсу), если не выбрана опция «все курсы»,
  сортирует по времени начала занятия, группирует по дню…

• 

  
  Система учёта заявок предназначена для автоматизации ввода, редактирования и учёта заданий на заказ запасных частей для автомобилей.

  Программа позволяет производить поиск по базе данных, и распечатку информации о выбранном заказе.

  Эта база данных представляет собой урезанную и немного изменённую версию программы АИСС СПК.

• 

  
  Программа предназначена для обработки таблиц с тарифами на междугородную и международную телефонную связь.

  Присутствует опция выгрузки обработанной таблицы в файл формата XML.

  При запуске программы (которая выполнена в виде надстройки Excel) формируется дополнительная панель инструментов:

  Формируемый надстройкой XML-файл имеет такую структуру:

• 

  Программа предназначена для формирования заданий на производство.
  Исходными данными выступают таблицы Excel и файлы XML.
  При конвертации таблиц происходит обработка данных и перестановка столбцов.
  При запуске программа формирует панель инструментов с 6 кнопками — для обработки файлов различной структуры.

• 

  
  Программа предназначена для формирования единого прайс-листа автозапчастей на основании нескольких исходных прайсов различной структуры.

  ВНИМАНИЕ: Описанная в данной статье программа послужила прототипом для новой, многофункциональной программы, где пользователь сам может настраивать обработку прайс-листов

  Новая программа объединения и обработки прайс-листов доступна на сайте для…

• 

  
  Макрос формирует прайс-лист для отправки клиенту.
  Исходными данными являются позиции из основного прайс-листа фирмы.
  При формировании нового прайса учитывается бонус продавца, а также коэффициенты дохода и доставки.
   

  Помимо этого простейшего макроса, у нас на сайте есть множество других программ для работы с прайс-листами.
  Например, для сбора данных из прайсов разных поставщиков…

• 

  Программа предназначена для преобразования файлов формата .HTM с объявлениями о продаже недвижимости (файлы являются результатом сохранения веб-страниц с сайтов публикации объявлений) в формат Microsoft Excel.
  Программа производит анализ текста объвлений, распознаёт значения площади и этажности, отделяет второстепенные данные (комментарий) из текста объявления, преобразует различные форматы цен (…

• 

  
  Если у вас есть таблица Excel, в которой, в определённом столбце, через запятую перечислены значения (или диапазоны значений), а вы хотите получить аналогичную таблицу, но чтобы в каждой строке было только одно значение, — то вам на помощь придёт функция ExtendArray.

  (пример работы функции можно увидеть на прикреплённом изображении)

  В своей работе ExtendArray использует функцию…

• 

  
  Программа предназначена для предпечатной подготовки, и последующего вывода на печать (на виртуальный ПДФ принтер) документов Excel.
   
  Программа позволяет:

  подгонять файлы, выгруженные из 1С, под печать на одной странице

  изменять ориентацию страницы для счетов-фактур

  вставлять реквизиты (фамилии, информацию о доверенностях) в специально выделенные для этого ячейки

  вставлять…

• 

  
  Программа предназначена для работы с заявками на оборудование.

  Цели программы:

  автоматизация составления и редактирования заявок

  преобразование имеющихся заявок в виде отдельных файлов Excel различной структуры к единому виду

  формирование отчётов по категориям и типам заявок

  стандартизация печатной формы заявок

  разграничение доступа на работу с базой данных заявок

   …

• 

  
  Данная программа предназначена для выборки выражений по заданным «минус словам»
  В качестве базы используется выгрузка из файлов формата csv, данные загружаются в столбец «A» (далее БАЗА).
  В столбец «E» заносятся слова которые нужно найти в БАЗЕ. При нажатии на кнопку «Добавить минус слова» происходит выборка вхождений заданных шаблонов…

• 
  Макрос предназначен для экспорта выделенного диапазона ячеек книги Excel в код HTML.
   

  Смотрите также надстройку для экспорта таблицы или выделенного диапазона ячеек в HTML

  Результат (HTML код таблицы) помещается в буфер обмена.
  Первая строка выделенного диапазона ячеек считается заголовком таблицы (обрамляется тегами <th> вместо <td>)
   
  Например, мы имеем…

• Sub ПримерИспользования()
  ‘ задаём полный путь к обрабатываемому файлу
  ПутьКФайлу$ = ThisWorkbook.Path & «» & «Contract.XLS»
   
  Application.ScreenUpdating = False ‘ отключаем обновление экрана
  arr = LoadArrayFromWorkbook(ПутьКФайлу$, «a2», 30) ‘ загружаем данные

  ‘ выводим результаты в окно Immediate
  Debug.Print «…

• 

  
  Программа предназначена для сбора данных из отчётов нефтедобывающих компаний.
   
  Исходными данными выступают файлы оперативной отчётности следующих типов:

  Добыча

  Переработка

  Сбыт

  Сервис

  Анализ

  На распределение

   
  Во втором столбце таблицы перечислены названия компаний, чьи отчеты программа будет обрабатывать,
  а в строке заголовка — список месяцев, данные по по…

• 
  Надстройка предназначена для быстрой конвертации выделенного диапазона ячеек в HTML код для вставки на сайт.
  При запуске надстройки, формируется панель инструментов (на ленте, на вкладке Надстройки)
  с 2 кнопками: экспорт в HTML всей таблицы, или только выделенного диапазона ячеек

   
  Файл надстройки, — во вложении к статье.
  Программа корректно обрабатывает объединённые ячейки.
  Количество…

• Клавиша:
  Ctrl + T
  Макрос:
  Создание Текстовых Файлов

  Клавиша:
  Ctrl + 4
  Макрос:
  Окраска Объединённых Ячеек

  Клавиша:
  Ctrl + 5
  Макрос:
  Окраска Всех Объединённых Ячеек

  Клавиша:
  Ctrl + G
  Макрос:
  Объединение Значений Из Ячеек

  Клавиша:
  Ctrl + Shift + G
  Макрос:
  Разъединение Значений Из Ячеек

  Клавиша:
  Ctrl + Shift + D
  Макрос:
  Поиск Дубликатов В Книге

  Клавиша:
  Ctrl + Shift + O
  Макрос:…

• 

  Программа предназначена для расчёта твердости металла (сплава) по изображению оттиска, выполненного на специальном оборудовании (с многократным увеличением)
  В качестве исходных данных выступает 24-битное изображение в формате BMP, на основании результатов обработки которого (считывается массив, содержащий цвета отдельных пикселей) и производятся все дальнейшие вычисления.
  Сначала из массива…

• 

  
  Программа предназначена для вывода отчёта по мероприятиям налоговой инспекции.
   

  Исходные данные для обработки расположены на других листах того же файла Excel: 

  перечень мероприятий налогового контроля, проведенных в отношении контрагентов

  поручения об истребовании документов (информации)

  запросы в кредитные организации о предоставлении сведений по операциям на счетах…

• 

  
  Программа предназначена для автоматизации рабочего места сотрудника, отвечающего за регистрацию, прием на работу, и увольнение иностранных граждан.
  В качестве исходных данных используется таблица изображенная на скриншоте.
  В этой таблице содержится нужная информация, необходимая для заполнения шаблонов документов.
  Программа заполняет следующие документы:

  Доверенность (doc)

  Заявление на…

• 

  
  Макрос предназначен для создания сводной таблицы и диаграммы для отчёта по трафику.

  В качестве исходных данных выступает таблица со статистикой доступа в интернет — сформированная программой создания отчётов по статистике

  Создаваемая сводная диаграмма позволяет легко проанализировать причины перерасхода трафика, а сводная таблица предоставляет детализированный отчёт по каждому сайту.

  При…

• 

  
  Программа предназначена для обработки отчётов управления по сделкам с ценными бумагами

  Основные функции программы:

  Создание новых отчётов управления (за следующий квартал) на основании текущих отчётов

  Внесение изменений и дополнений в существующие отчёты

  Формирование сводной таблицы по вкладам для оценки роста, а также коэффициентов ликвидности и версификации вкладов

  Обработка…

• 

  
  Программа предназначена для объединения однотипных отчётов, сформированных программой 1С
  Обрабатываемые отчёты (файлы Excel) хранятся в одной папке, и имеют структуру, изображенную на скриншоте:

  В итоговой таблице, загруженные строки группируются (объединяются) при совпадении значений в 2 полях — «модель» и «название»,
  при этом количество в объединяемых…

• 

  

  Программа позволяет загружать котировки различных валют из файлов формата .HTM, и анализировать их при различных параметрах анализа.
  Все котировки разбиваются на отдельные блоки (временные диапазоны для разбивки задаются на форме настроек), и анализ производится по каждому блоку в отдельности.
  Есть возможность исключить из расчётов данные за пятницу.
  Изменение параметров вычисления значений BS…

• 

  
  Программа предназначена для выборки данных из текстовых файлов, которые были сгенерированны инвентаризационной программой
  В качестве исходных данных для макроса используются текстовые файлы, в которых находится информация о конфигурации компьютеров
  (на каждый компьютер приходится по 3 файла).
  Работу макроса можно разделить на следующие этапы:

  Выбор папки с данными по всем компьютерам…

• 

  
  Программа служит для преобразования тиковых значений котировок в свечи необходимого периода
  Исходный файл в формате .csv получается в результате выгрузки (экспорта) котировок с сайта www.finam.ru (Фьючерсы ФОРТС),
  и содержит большое количество строк (записей) — около 1 миллиона за 1 день.
  В исходном файле CSV имеется таблица  со следующими столбцами:
  <TICKER> <PER> <DATE…

• 

  
  Программа предназначена для вывода информации о скором наступлении события
  Каждый раз при открытии файла (и автоматической активации макроса), происходит проверка разницы между текущей датой, и датой окончания действия полиса
  (столбец номер 7 на скриншоте).
  Если эта разница находится в пределах 10 дней (параметр можно менять по своему усмотрению), то на отдельный лист выводится ссылка на…

• 

  
  Программа предназначена для формирования отчёта по серверам компании (список технических характеристик, IP адресов, установленного программного обеспечения)
  В качестве исходных данных для программы имеется выгрузка из Help Desk системы Acme в формате XLS, но этот отчёт, хоть и содержит все необходимые данные, крайне неудобен для анализа и дальнейшей обработки:

  Программа производит поиск…

• 

  
  Программа предназначена для анализа ожидаемой доходности различных портфелей

  (рассматриваются всевозможные комбинации проектов)

  При помощи формул типа =СЛЧИС() на листах с характеристиками проектов генерируются различные комбинации исходных значений, на основании которых формулами рассчитывается доходность проекта.

  Методом Монте-Карло формируются массивы значений (по одному массиву для…

• 

  
  Программа предназначена для создания отчётов по детализации телефонных звонков (междугородная и международная связь), последующей упаковки созданных детализаций в ZIP архив, и автоматизированной рассылки сформированных писем абонентам.
  При запуске программа ищет в заданной папке исходные файлы с детализацией (упакованные в ZIP файлы DBF), и на основании из этих файлов формирует (по шаблону, с…

• 

  

  Программа позволяет сформировать списки игр, отсортированные по различным критериям.
  На основании результатов программы букмекеры могут правильно выстроить «линию», то есть, учитывая массу нюансов, с достаточной долей вероятности определить фаворитов и аутсайдеров в предстоящих играх, и сделать выгодные ставки.

• 

  
  Программа предназначена для формирования коммерческих предложений по наружной рекламе.
  В качестве исходных данных выступает файл Excel со списком рекламных объектов.

  Список объектов должен содержать следующую информацию (в отдельных столбцах):

  адрес рекламной конструкции (щита)

  сторона рекламного щита или перетяжки (А, Б, В, и т.п.)

  ссылки на фото и карту рекламной конструкции
  (…

• 

  
  Программа предназначена для формирования таблицы Excel для расчёта суммы оплаты за услуги ЖКХ (холодного и горячего водоснабжения)
  В качестве исходных данных выступает таблица, в которой занесены показания счётчиков (расход горячей и холодной воды)
  Макрос производит поиск клиентов в исходной таблице (по номеру лицевого счёта), и подставляет данные по этому клиенту в итоговую таблицу.
   
  Вы…

• 

  Программа позволяет в процессе ввода новых данных в таблицу Excel отслеживать наличие совпадений с записями из «черного списка», расположенного на отдельном листе.
   

  Особенности данной программы:

  поиск частичных совпадений (адреса могут совпадать лишь частично, при сравнении файмилий не учитываются 2 последних буквы, и т.д.)
  можно изменить «точность» совпадения — в…

• 

  
  Программа предназначена для создания маркировальных этикеток для идентификации груза
  В качестве исходных данных используется таблица (на скриншоте) имеющая следующие поля:

  НАИМЕНОВАНИЕ ТОВАРА

  КОД ТНВЭД

  КОЛИЧЕСТВО

  ЕД. ИЗМ.

  ВЕС НЕТТО

  ВЕС БРУТТО

  МЕСТА

  ТИП УПАКОВКИ

  ОБЪЕМ

  ТОРГОВАЯ МАРКА

  ПРОИЗВОДИТЕЛЬ

  ФОТО

  ЗАВОДСКАЯ МАРКИРОВКА

  МАРКИРОВКА

  НОМЕР ЗАЯВКИ…

• 

  
  Программа позволяет выполнить сквитовку первой продажи и первой покупки в таблице сделок

  В результате работы программы таблица сделок принимает вид, показанный на скриншоте.

  Исходными данными выступает таблица сделок в таком формате:

  Для проверки корректности работы программы она формирует лог-файл примерно такого содержания:
  ========= Обработка строки 1 ===================
  Текущее…

• 

  Надстройка позволяет одним щелчком мыши выполнить копирование выделенных строк в один из файлов, расположенных в специальной папке на сервере или локальном компьютере.
  Надстройка при запуске добавляет несколько пунктов в контекстное меню ячейки (см. скриншот)
  При закрытии (отключении) надстройки дополнительные пункты контекстного меню исчезают.
  В коде указываются настройки программы:
  ‘…

• 

  Надстройка PhoneNumbers предназначена для обработки номеров телефонов в таблице Excel, в выводом найденный (распознанных) номеров в отдельный столбец
  Основное предназначение: Извлечение номеров телефонов из Excel файла.
  Пример исходных данных и результата можно посмотреть в прикреплённом файле Excel (на первом листе — что есть изначально, на втором — то, что получается…

• 

  

  
  Программа позволяет искать в выбранной папке изображения, основываясь на содержимом ячеек таблицы Excel, и производить вставку найденных изображений в соседние ячейки.

  Реализовано:

  сжатие вставляемых изображений

  поиск картинок в подпапках

  установка выбранного пользователем размера для вставляемых изображений

  отображение состояния обработки файла (прогресс-бар)

   
  При вставке…

• 

  
  Надстройка предназначена для формирования оглавления прайс-листов, расположенных на отдельных листах книги Excel.

  При запуске программа формирует панель инструментов:

  Особенности программы:

  группировка строк каждого прайс-листа

  формирование обратных ссылок с прайс-листов на оглавление

   

• 

  Программа предназначена для импорта данных из одного файла Excel (проект разработки нефтяных месторождений) в другой файл (форма отчета).
  Макрос выполнен в виде надстройки для Excel, добавляющей в меню приложения кнопку «Скопировать» для запуска формы.
  На форме выбираются исходное и конечное поля, нажимается кнопка «Перенести данные», — и программа, сопоставляя столбцы двух файлов, производит…

• 

  Программа предназначена для получения данных с сайта Национального рейтингового агенства.
  Исходными данными является столбец с гиперссылками.
  Результат выводится на отдельный лист.
   
  Собираемые программой данные содержат следующую информацию:

  Суммарные брокерские операции
  Совокупные обороты
    Собственный Капитал
  Прибыль
  Обороты с облигациями
  Обороты с муниципальными облигациями…

• 

  Программа предназначена для переноса информации из файла формы в файл проекта.
  После выбора и загрузки формы пользователь выбирает поля для переноса, и указывает, в какую позицию проекта необходимо поместить данные.
  При необходимости осуществляется конвертация валют с учётом текущего курса доллара.

• 
  Программа предназначена для еженедельного формирования плана проверок торговых точек.
   

  Функции программы:

  выборка из базы данных заданного числа случайных торговых точек, в соответствии с настройками для каждой группы

  формирование таблицы (файл Excel) со списком выбранных объектов по шаблону

  рассылка созданного файла (в архиве ZIP) по заданному списку адресов электронной…

• 

  
  Программа предназначена для формирования таблицы, содержащей имена файлов игр для сотовых телефонов.
  В исходной таблице содержатся данные о всех моделях сотовых телефонов различных брендов.
  Цель макроса — сформировать список имён файлов .jar для новой игры, дополнив его столбцами с производителем и моделью аппарата.

Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше

Финансы в Excel

Одним из самых популярных методов использования электронных таблиц является обработка данных, полученных из учетных систем. Современные базы данных, используемые учетными системами в качестве хранилища информации, способны накапливать и обрабатывать в собственных структурах десятки, а иногда сотни тысяч информационных записей в день. Средства анализа в системах управления базами данных реализуются либо на программном уровне, либо через специальные интерфейсы и языки запросов. Электронные таблицы позволяют эффективно обработать данные без знания языков программирования и других технических средств.

Методы переноса данных в Excel могут быть различны:

• Копирование-вставка результатов запросов
• Использование стандартных процедур импорта (например, Microsoft Query) для формирования данных на рабочих листах
• Использование программных средств для доступа к базам данных с последующим переносом информации в диапазоны ячеек
• Непосредственный доступ к данным без копирования информации на рабочие листы
• Подключение к OLAP-кубам

Данные, полученные из учетных систем, обычно характеризуются большим объемом – количество строк может составлять десятки тысяч, количество столбцов при этом часто невелико, так как языки запросов к базам данным сами имеют ограничение на одновременно выводимое количество полей.

Обработка этих данных в Excel может вестись различными методами. Выделим основные способы работы:

1. Обработка данных стандартными средствами интерфейса Excel
2. Анализ данных при помощи сводных таблиц и диаграмм
3. Консолидация данных при помощи формул рабочего листа
4. Выборка данных и заполнение шаблонов для получения отчета
5. Программная обработка данных

Правильность выбора способа работы с данными зависит от конкретной задачи. У каждого метода есть свои преимущества и недостатки.

В данной статье будут рассмотрены способы консолидации и выборки данных при помощи стандартных формул Excel. 

Описание примеров

Примеры к статье построены на основе демонстрационной базы данных, которую можно скачать с сайта Microsoft

http://www.microsoft.com/download/en/details.aspx?displaylang=en&id=19704

Выгруженный из этой базы данных набор записей сформирован при помощи Microsoft Query.

Данные не несут специальной смысловой нагрузки и используются только в качества произвольного набора записей, имеющих несколько ключевых полей.

Файл nwdata_sums.xls используется для версий Excel 2000-2003

Файл nwdata_sums.xlsx имеет некоторые отличия и используется для версий Excel 2007-2010.

Первый лист data содержит исходные данные, остальные – примеры различных формул для обработки информации.

Ячейки, окрашенные в серый цвет, содержат служебные формулы. Ячейки желтого цвета содержат ключевые значения, которые могут быть изменены.

Применение метода

Очевидно, самым простым и удобным методом обработки больших объемов данных с точки зрения пользователя являются сводные таблицы. Этот интерфейс специально создавался для подобного рода задач, способен работать с различными источниками данных, поддерживает интерфейсные методы фильтрации, группировки, сортировки, а также автоматической агрегации данных различными способами.

Проблема при консолидации данных при помощи сводных таблиц появляются, если предполагается дальнейшая работа с этими агрегированными данными. Например, сравнить или дополнить данные из двух разных сводных таблиц (как вариант: объемы продаж и прайс листы). В таком случае обычно прибегают к методу копирования значений из сводных таблиц в промежуточные диапазоны с дальнейшим применением формул поиска (VLOOKUP/HLOOKUP). Очевидно, что проблема возникает при обновлении исходных данных (например, при добавлении новых строк) – требуется заново копировать результаты консолидации из сводной таблицы. Другим, с нашей точки зрения, не совсем корректным методом решения является применение функций поиска непосредственно к диапазонам, которые занимают сводные таблицы. Это может привести к неверному поиску при обновлении не только данных, но и внешнего вида сводной таблицы.

Еще один классический пример непригодности применения сводной таблицы – это требование формирования отчета в заранее предопределенном виде («начальство требует в такой форме и никак иначе»). Возможностей настройки сводной таблицы зачастую недостаточно для предоставления произвольной формы. В данном случае пользователи также обычно используют копирование результатов агрегирования в качестве значений.

Самым правильным методом обработки данных в приведенных случаях, с нашей точки зрения, является применение функций рабочего листа для консолидации данных. Этот метод требует иногда больших затрат времени на создание формул, но зато в дальнейшем при изменении исходных данных отчеты будут обновляться автоматически. Файлы примеров показывают различные варианты применения функция рабочего листа для обработки данных.

Суммирование по одному ключевому полю

Таблицы с формулами на листе SUM показывают вариант решения задачи консолидации данных по одному ключевому значению.

Две верхние таблицы на листе демонстрируют возможности стандартной функции SUMIF, которая как раз и предназначена для суммирования с проверкой одного критерия.

SUM!B5

=SUMIF(data!$H:$H;A5;data!$M:$M) 

SUM!B11

=SUMIF(data!$Z:$Z;A11;data!$M:$M) 

Нижние таблицы показывают возможности другой редко используемой функции DSUM

SUM!B19

=DSUM(data!$A$1:$AJ$2156;"Quantity";D18:D19) 

Первый параметр определяет рабочий диапазон данных. Причем верхняя строка диапазона должна содержать заголовки полей. Второй параметр указывает наименование поля (столбца) для суммирования. Третий параметр ссылается на диапазон условий суммирования. Этот диапазон должен состоять как минимум из двух строк, верхняя строка – поле критерия, вторая и последующие — условия.

В другом варианте указания условий именем поля в этом диапазоне можно пренебречь, задав его прямо в тексте условия:

SUM!B28

=DSUM(data!$A$1:$AJ$2156;"Quantity";D27:D28)

SUM!D28

Здесь data!Z2 означает ссылку на текущую строку данных, а не на конкретную ячейку, так как используется относительная ссылка. К сожалению, нельзя указать в третьем параметры ссылку на одну ячейку – строка заголовка полей все равно требуется, хотя и может быть пустой.

В принципе, функции типа DSUM являются устаревшим методом работы с данными, в подавляющем большинстве случаев лучше использовать SUMIF, SUMPRODUCT или формулы обработки массивов. Но иногда их применение может дать хороший результат, например, при совместном использовании с интерфейсной возможностью «расширенный фильтр» – в обоих случаях используется одинаковое описание условий через дополнительные диапазоны.

Суммирование по нескольким критериям

Таблицы с формулами на листе SUM2 показывают вариант суммирования по нескольким критериям.

Первый вариант решения использует дополнительно подготовленный столбец обработанных исходных данных. В реальных задачах логичнее добавлять такой столбец с формулами непосредственно на лист данных.

SUM!D5

=SUMIF(A:A;B5 & ";" & C5;data!M:M) 

Операция «&» используется для соединения строк. Можно также вместо этого оператора использовать функцию CONCATENATE. Промежуточный символ «;» (или любой другой служебный символ) необходим для обеспечения уникальности сцепленных строковых значений.

Пример: Есть, если два поля с перечнем слов. Пары слов «СТОЛ»-«ОСЬ» и «СТО»-«ЛОСЬ» дают одинаковый ключ «СТОЛОСЬ». Что соответственно даст неверный результат при консолидации данных. При использовании служебного символа комбинации ключей будут уникальны «СТОЛ;ОСЬ» и «СТО;ЛОСЬ», что обеспечит корректность вычислений.

Использовать подобную методику создания уникального ключа можно не только для строковых, но и для числовых целочисленных полей.

Второй пример – это популярный вариант использования функции SUMPRODUCT с проверкой условий в виде логического выражения:

SUM!D13

=SUMPRODUCT((data!$H$2:$H$3000=B13)*(data!$Z$2:$Z$3000=C13)*data!$M$2:$M$3000) 

Обрабатываются все ячейки диапазона (data!$M$2:$M$3000), но для тех ячеек, где условия не выполняются, в суммирование попадает нулевое значение (логическая константа FALSE приводится к числу «0»). Такое использование этой функции близко по смыслу к формулам обработки массива, но не требует ввода через Ctrl+Shift+Enter.

Третий пример аналогичен, описанному использованию функций DSUM для листа SUM, но в нем для диапазона условий использовано несколько полей.

SUM!D21

=DSUM(data!$A$1:$AJ$2156;"Quantity";F20:G21) 

Четвертый пример – это использование функций обработки массивов.

SUM!D32

{=SUM(IF(data!$H$2:$H$3000=B32;IF(data!$Z$2:$Z$3000=C32;data!$M$2:$M$3000)))} 

Обработка массивов является самым гибким вариантом проверки условий. Но имеет очень сложную запись, трудно воспринимается пользователем и работает медленнее стандартных функций.

Пятый пример содержится только в файле формата Excel 2007 (xlsx). Он показывает возможности новой стандартной функции

SUMIFS

SUM!D40

=SUMIFS(data!$M$2:$M$3000;data!$H$2:$H$3000;B40;data!$Z$2:$Z$3000;C40) 

Поиск по одному критерию

Таблицы с формулами на листе SEARCH предназначены для поиска по ключевому полю с выборкой другого поля в качестве результата.

Первый вариант – это использование популярной функции VLOOKUP.

SEARCH!B5

=VLOOKUP(A5;data!$H$1:$M$3000;6;0) 

Во втором вариант использовать VLOOKUP нельзя, так как результирующее поле находится слева от искомого. В данном случае используется сочетание функций MATCH+OFFSET.

SEARCH!C13

=MATCH(A13;data!$Z$1:$Z$3000;0) 

SEARCH!B13

=OFFSET(data!$M$1;C13-1;0) 

Первая функция ищет нужную строку, вторая возвращает нужное значение через вычисляемую адресацию.

Поиск по нескольким критериям

Таблицы с формулами на листе SEARCH2 предназначены для поиска по нескольким ключевым полям.

В первом варианте используется техника использования служебного столбца, описанная в примере к листу SUM2:

SEARCH2!Е5

=VLOOKUP(C5 & ";" & D5;$A$1:$B$3000;2;0) 

Второй вариант работы сложнее. Используется обработка массива, который образуется при помощи функций вычисляемой адресации:

SEARCH2!Е 12

{=OFFSET(data!$M$1;MATCH(C13 & ";" & D13; data!$H$1:$H$3000 & ";" & data!$Z$1:$Z$3000;0)-1;0)} 

Четвертый и пятый параметр в функции OFFSET используется для образования массива и определяет его размерность в строках и столбцах.

Выборка по одному критерию

Таблица на листе SELECT показывает вариант фильтрации данных через формулы.

Предварительно определяется количество строк в выборке:

SELECT!С4

=COUNTIF(data!$H:$H;$A$5) 

Служебный столбец содержит формулы для определения номеров строк для фильтра. Первая строка ищется через простую функцию:

SELECT!С5

=MATCH($A$5;data!$H$1:$H$3000;0) 

Вторая и последующие строки ищутся в вычисляемом диапазоне с отступом от предыдущей найденной строки:

SELECT!С6

=MATCH($A$5;OFFSET(data!$H$1;C5;0; ROWS(data!$H$1:$H$3000)-C5;1);0)+C5

Результат выдается через функцию вычисляемой адресации:

SELECT!B6

=IF(ISNA(C6);"";OFFSET(data!$M$1;C6-1;0)) 

Вместо функции проверки наличия ошибки ISNA можно сравнивать текущую строку с максимальным количеством, так как это сделано в столбце A.

Для организации выборок при помощи формул необходимо знать максимально возможное количество строк в фильтре, чтобы создать в них формулы.

Выборка вариантов

Самый сложный вариант выборки по ключевому полю представлен на листе SELECT2. Формулы сами определяют все доступные ключевые значения второго критерия.

Первый служебный столбец содержит сцепленные строки ключевых полей. Второй столбец проверяет соответствие первому ключу и оставляет значение второго ключевого поля:

SELECT2!B2

=IF(LEFT(A2;LEN($D$5)) & ";" = $D$5 & ";"; data!Z2;"") 

Третий служебный столбец проверяет значение второго ключа на уникальность:

SELECT2!C2

=IF(B2="";0;IF(ISNA(MATCH(B2;B$1:B1;0));COUNTIF(C$1:C1;">0")+1;0)) 

Результирующий столбец второго ключа ProductName ищет уникальные значения в служебном столбце C:

SELECT2!E5

=IF(ISNA(MATCH(ROWS($5:5);$C$1:$C$3000;0));"";OFFSET($B$1;MATCH(ROWS($5:5);$C$1:$C$3000;0)-1;0)) 

Столбец Quantity просто суммирует данные по двум критериям, используя технику, описанную на листе SUM2.

SELECT2!F5

=IF(E5="";"";SUMPRODUCT((data!$H$2:$H$3000=D5)*(data!$Z$2:$Z$3000=E5)*data!$M$2:$M$3000)) 

Заключение

Использование функций рабочего листа для консолидации и выборки данных является эффективным методом построения отчетов с обновляемым источником исходных данных. Недостатками этого метода являются повышенные требования к пользователю в части создания сложных формул, а также низкая производительность в сравнении, например, со сводными таблицами. Последний недостаток зависит от объема исходных данных, сложности формул консолидации и технических возможностей компьютера. В критических случаях рекомендуется использовать ручной режим пересчета формул рабочей книги Excel.

В
электронных таблицах доступны такие
средства обработки данных, как сортировка,
фильтрация и формирование итогов.
Использование этих средств требует
представления электронной таблицы в
виде базы данных или списка. В этом
разделе показано, как представить
электронную таблицу в виде базы данных
и применить к ней аппарат сортировки,
фильтрации и формирования итоговых
данных, включая средства сводных таблиц.

Список
— это один из способов организации
данных на рабочем листе. Список создается
как помеченный ряд, состоящий из строк
с однотипными данными. Данные,
организованные в список, в терминологии
Excel называются базой данных (БД). При
этом строки таблицы — это записи базы
данных, а столбцы — поля записей БД.
Чтобы превратить таблицу Excel в список
или базу данных, необходимо присвоить
столбцам однострочные имена, которые
будут использоваться как имена полей
записей БД. Следует иметь в виду, что
однострочные имена столбцов могут
состоять из нескольких строк заголовков,
размещенных в одной строке таблицы
Excel.

При
создании списка или базы данных на
рабочем листе Excel необходимо выполнять
следующие правила:

1.
На одном рабочем листе не следует
помещать более одного списка, поскольку
некоторые операции, например Фильтрация,
работают
в определенный момент только с одним
списком.

2.
Следует отделять список от других данных
рабочего листа хотя бы одним незаполненным
столбцом или одной незаполненной
строкой. Это поможет Excel автоматически
выделить список при выполнении фильтрации
или при сортировке данных.

3.
Список может занимать весь рабочий
лист.

4.
Имена столбцов должны располагаться в
первой строке списка. Excel использует
эти имена при создании отчетов, в поиске
и сортировке данных.

5.
Для имен столбцов следует использовать
шрифт, тип данных, выравнивание, формат,
рамку или стиль прописных букв, •отличных
от тех, которые использовались для
данных списка.

6.
Чтобы отделить имена столбцов от данных,
следует разместить рамку по нижнему
краю ячеек строки с именами столбцов.
Не рекомендуется использовать пустые
строки или пунктирные линии.

Сортировка
данных. Список БД можно отсортировать
по алфавиту, числам или в хронологическом
порядке в соответствии с содержанием
определенного столбца или столбцов.

Чтобы
отсортировать весь список, достаточно
выделить одну ячейку и выбрать в меню
Данные
команду
Сортировка.
Excel
автоматически выделит весь список. Если
в первой строке списка БД находятся
имена столбцов, то они не будут включены
в сортировку. Необходимо иметь в виду,
что в этом случае итоговая строка
исходного списка также будет включена
в сортировку, поэтому целесообразнее
самостоятельно выделять область
исходного списка для сортировки.

Команда
Сортировка
осуществляется
через диалоговое окно. В трех окнах
ввода окна Сортировка
можно
задать ключи, по которым она будет
выполнена.

В
диалоговом окне Сортировка
имеется
режим Параметры,
который
позволяет установить порядок сортировки
по первому ключу — обычный или определяемый
пользователем, задать учет кодировки
строчных и прописных букв (учет регистра
символов), а также направление сортировки
— по возрастанию или по убыванию.

Для
быстрой сортировки на панели инструментов
Стандартная
находятся
две кнопки:

Фильтрация
данных в списке. С помощью фильтров
можно выводить и просматривать только
те данные, которые удовлетворяют
определенным условиям.

Excel
позволяет быстро и удобно просматривать
требуемые данные из списка БД с помощью
простого средства — автофильтра. Более
сложные запросы к базе данных можно
реализовать с помощью команды Расширенный
фильтр.

Чтобы
использовать автофильтр,
надо
сначала выделить область БД для поиска,
с заголовками столбцов. При этом имена
столбцов списка Excel преобразует в имена
полей записей БД.

Затем
выполнить команду Автофильтр
в меню
Данные.

По
команде Автофильтр
Excel
помещает раскрывающиеся стрелки
непосредственно на имена столбцов
списка. Щелкнув по стрелке, можно вывести
на экран список всех уникальных элементов
соответствующего столбца. Если выделить
некоторый элемент столбца, то будут
скрыты все строки, кроме тех, которые
содержат выделенное значение.

Элемент
столбца, который выделен в раскрывающемся
окне списка, называется критерием
фильтра. Можно продолжить фильтрацию
списка с помощью критерия из другого
столбца. Чтобы удалить критерии фильтра
для отдельного столбца, надо выбрать
параметр Все
в
раскрывающемся списке столбца. Чтобы
показать все скрытые в списке строки,
надо выбрать в меню Данные
команду
Фильтр,
а затем
— команду Показать
все.

С
помощью автофильтра можно для каждого
столбца задать Пользовательские
критерии отбора
записей базы данных, например, вывести
на экран только те записи, значения
полей которых находятся в пределах
заданного интервала. Чтобы задать
пользовательский критерий, надо в
раскрывающемся списке столбца выбрать
параметр Настройка…
затем
в диалоговом окне Пользовательский
автофильтр ввести
нужные критерии.

Возможна
фильтрация списков в Excel по сложным
критериям с использованием команды
Расширенный
фильтр.

Для
фильтрации списка или базы данных по
сложному критерию, который будет
определен ниже, а также для получения
части исходного списка по нескольким
заданным столбцам в Excel ис пользуется
команда Расширенный
фильтр меню
Данные.
Отличие
этой команды от команды Автофильтр
состоит
в том, что кроме перечисленных выше
возможностей отфильтрованные записи
можно вынести в другое место рабочего
листа Excel, не испортив исходный список.

Чтобы
использовать команду Расширенный
фильтр, надо
сначала создать таблицу критериев,
которую следует разместить на;
том же
рабочем листе, что и исходный список,
но так, чтобы не скрывать его во время
фильтрации.

Для
формирования таблицы критериев необходимо
скопировать имена полей записей БД
(имена столбцов списка) в ту часть
рабочего листа, где будет располагаться
таблица критериев.

При
этом число строк в этой таблице
определяется только числом критериев
поиска. Однако включение пустых строк
в таблицу критериев недопустимо,
поскольку в этом случае будут найдены
все записи базы данных. Задание критериев
поиска в виде констант требует точной
копии имен тех столбцов исходного
списка, которые задают условия фильтрации.
Кроме таблицы критериев для команды
Расширенный
фильтр надо
определить вид выходного документа.
Это означает, что следует скопировать
в свободное место рабочего листа имена
только тех столбцов списка, ко-1 торые
определяют вид выходного документа.
Количество строк в выходном документе
Excel определит сам.

Таким
образом, для выполнения команды
Расширенный
фильтр надо
выполнить три действия:

сформировать
в свободном месте рабочего листа таблицу
критериев;

сформировать
шапку выходного документа;

выделить
область поиска в исходном списке.

Использование
вычислительного критерия. Ввод вычисляемых
критериев поиска в таблицу требует
выполнения следующих правил.

1.
Формула должна выводить логическое
значение истина
или

ложь.
После
выполнения поиска на экран выводятся
только те стро

ки,
для которых результатом вычисления
формулы будет истина.

2.
Формула должна ссылаться хотя бы на
один столбец в списке.

Использование
вычисляемого критерия накладывает
существенное ограничение на таблицу
критериев. В этом случае имя столбца в
таблице критериев, содержащего значение
вычисляемого критерия, должно отличаться
от имени подобного столбца в исходном
списке.

Формирование
итогов в электронной таблице осуществляется
командой Итоги
из меню
Данные.
Чтобы
команда Итоги
работала,
список должен быть сначала отсортирован.
После сортировки можно подсчитать итоги
по группам записей. Команда Итоги
позволяет
подводить итоги более чем по одному
полю из группы записей, а также добавлять
обрабатываемые поля и применять для
вычисления итогов другие функции.

Сводная
таблица — это еще один инструмент
обработки больших списков с данными.
Поскольку в этом случае сразу подводятся
итоги, выполняются сортировка и фильтрация
списков, то сводная таблица является
более мощным инструментом обработки
данных, который называется «Мастер
сводных таблиц». Для создания сводной
таблицы необходимо выполнить следующие
шаги:

выделить
область списка;

в
меню Данные
выбрать
команду Сводная
таблица, по
которой на экран выводится окно Мастера
сводных таблиц;

щелкнув
по кнопке Далее,
перейти
к следующему шагу.

С
помощью мыши можно перетащить поля
списка из правой части окна Мастера
сводных таблиц в
области Строки,
Столбца и
Данных
в том
же окне. Таким образом формируется вид
выходного документа.

Последний
шаг построения сводной таблицы определяет,
где будет размещена сводная таблица.
Рекомендуется размещать ее на отдельном
рабочем листе. При необходимости можно
сводную таблицу озаглавить.

Для
печати электронной таблицы ее следует
предварительно подготовить. Для этого
необходимо:

разбить
ЭТ на страницы;

установить
параметры страницы;

создать
необходимые колонтитулы;

создать
заголовки для печати, чтобы шапка таблицы
выводи

лась
на каждом листе;

просмотреть
материал, подготовленный для печати.

Чтобы
разбить ЭТ на страницы, необходимо
вставить горизонтальные разделители
конца страницы в требуемых местах ЭТ.
Для этого надо выполнить следующее:
выделить строку, с которой надо начать
новую страницу; в меню Вставка
выполнить
команду Разрыв
страницы;

В
результате Excel вставит широкую пунктирную
линию (конец страницы) сверху от выделенной
строки.

Аналогично
можно разбить на страницы остальную
часть ЭТ.

Для
установки параметров страницы в меню
Файл
следует
выбрать команду Параметры
страницы, определив
размеры полей, наличие и расположение
колонтитулов, а также наличие заголовков
таблицы и другие параметры.

Вопросы
и задания

1.
Что такое электронная таблица и каковы
ее основные функции?

2.
Укажите типы данных, используемые в
электронных таблицах.

3.
Какой класс задач решается с помощью
электронных таблиц?

4.
Чем отличается абсолютный адрес ячейки
от относительного?

5. Что
такое рабочий лист и рабочая книга?

6.
Какие возможности предоставляет Excel
при работе с диаграммами?

7.
Какими средствами располагает Excel для
сортировки и выборки данных?

8.
Какие ограничения имеет сортировка в
Excel?

9.
Что такое фильтрация данных?

10.В
чем отличие автофильтра от расширенного
фильтра?

11.Как
автоматически просуммировать данные
в строках и столбцах?

12.Что
такое мастер формул?

13.Чем
отличается расширенный фильтр от
автофильтра?

14.Что
такое сводная таблица и как ее создать?

15.Что
такое связывание объектов в Excel? Для
чего используются связи?

16.Как
установить связь между данными разных
рабочих листов в

одной
рабочей книге?

17.Как
установить связь между данными из разных
рабочих книг?

18.Какую
проблему позволяет решить установление
связей между разными таблицами в Excel?

19.Можно
ли таблицу, созданную в Excel, вставить в
документ Word?

Темы
рекомендуемых лабораторных работ

1.
Технология обработки электронных
таблиц.

2.
Организация вычислений средствами
электронных таблиц.

3.
Средства деловой графики электронных
таблиц.

4.
Инструментальные средства электронных
таблиц.

5.
Обработка данных в Excel.

6.
Подготовка и печать ЭТ.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Анализ данных в Excel предполагает сама конструкция табличного процессора. Очень многие средства программы подходят для реализации этой задачи.

Excel позиционирует себя как лучший универсальный программный продукт в мире по обработке аналитической информации. От маленького предприятия до крупных корпораций, руководители тратят значительную часть своего рабочего времени для анализа жизнедеятельности их бизнеса. Рассмотрим основные аналитические инструменты в Excel и примеры применения их в практике.

Инструменты анализа Excel

Одним из самых привлекательных анализов данных является «Что-если». Он находится: «Данные»-«Работа с данными»-«Что-если».

Средства анализа «Что-если»:

1. «Подбор параметра». Применяется, когда пользователю известен результат формулы, но неизвестны входные данные для этого результата.
2. «Таблица данных». Используется в ситуациях, когда нужно показать в виде таблицы влияние переменных значений на формулы.
3. «Диспетчер сценариев». Применяется для формирования, изменения и сохранения разных наборов входных данных и итогов вычислений по группе формул.
4. «Поиск решения». Это надстройка программы Excel. Помогает найти наилучшее решение определенной задачи.

Практический пример использования «Что-если» для поиска оптимальных скидок по таблице данных.

Другие инструменты для анализа данных:

Анализировать данные в Excel можно с помощью встроенных функций (математических, финансовых, логических, статистических и т.д.).



Сводные таблицы в анализе данных

Чтобы упростить просмотр, обработку и обобщение данных, в Excel применяются сводные таблицы.

Программа будет воспринимать введенную/вводимую информацию как таблицу, а не простой набор данных, если списки со значениями отформатировать соответствующим образом:

1. Перейти на вкладку «Вставка» и щелкнуть по кнопке «Таблица».
2. Откроется диалоговое окно «Создание таблицы».



3. Указать диапазон данных (если они уже внесены) или предполагаемый диапазон (в какие ячейки будет помещена таблица). Установить флажок напротив «Таблица с заголовками». Нажать Enter.

К указанному диапазону применится заданный по умолчанию стиль форматирования. Станет активным инструмент «Работа с таблицами» (вкладка «Конструктор»).

Составить отчет можно с помощью «Сводной таблицы».

1. Активизируем любую из ячеек диапазона данных. Щелкаем кнопку «Сводная таблица» («Вставка» — «Таблицы» — «Сводная таблица»).
2. В диалоговом окне прописываем диапазон и место, куда поместить сводный отчет (новый лист).
3. Открывается «Мастер сводных таблиц». Левая часть листа – изображение отчета, правая часть – инструменты создания сводного отчета.



4. Выбираем необходимые поля из списка. Определяемся со значениями для названий строк и столбцов. В левой части листа будет «строиться» отчет.

Создание сводной таблицы – это уже способ анализа данных. Более того, пользователь выбирает нужную ему в конкретный момент информацию для отображения. Он может в дальнейшем применять другие инструменты.

Анализ «Что-если» в Excel: «Таблица данных»

Мощное средство анализа данных. Рассмотрим организацию информации с помощью инструмента «Что-если» — «Таблица данных».

Важные условия:

• данные должны находиться в одном столбце или одной строке;
• формула ссылается на одну входную ячейку.

Процедура создания «Таблицы данных»:

1. Заносим входные значения в столбец, а формулу – в соседний столбец на одну строку выше.



2. Выделяем диапазон значений, включающий столбец с входными данными и формулой. Переходим на вкладку «Данные». Открываем инструмент «Что-если». Щелкаем кнопку «Таблица данных».



3. В открывшемся диалоговом окне есть два поля. Так как мы создаем таблицу с одним входом, то вводим адрес только в поле «Подставлять значения по строкам в». Если входные значения располагаются в строках (а не в столбцах), то адрес будем вписывать в поле «Подставлять значения по столбцам в» и нажимаем ОК.

Анализ предприятия в Excel: примеры

Для анализа деятельности предприятия берутся данные из бухгалтерского баланса, отчета о прибылях и убытках. Каждый пользователь создает свою форму, в которой отражаются особенности фирмы, важная для принятия решений информация.

• скачать систему анализа предприятий;
• скачать аналитическую таблицу финансов;
• таблица рентабельности бизнеса;
• отчет по движению денежных средств;
• пример балльного метода в финансово-экономической аналитике.

Для примера предлагаем скачать финансовый анализ предприятий в таблицах и графиках составленные профессиональными специалистами в области финансово-экономической аналитике. Здесь используются формы бухгалтерской отчетности, формулы и таблицы для расчета и анализа платежеспособности, финансового состояния, рентабельности, деловой активности и т.д.