Программа сохраняющая данные в excel

Время на прочтение
9 мин

Количество просмотров 62K

Есть в IT-отрасли задачи, которые на фоне успехов в big data, machine learning, blockchain и прочих модных течений выглядят совершенно непривлекательно, но на протяжении десятков лет не перестают быть актуальными для целой армии разработчиков. Речь пойдёт о старой как мир задаче формирования и выгрузки Excel-документов, с которой сталкивался каждый, кто когда-либо писал приложения для бизнеса.

Какие возможности построения файлов Excel существуют в принципе?

1. VBA-макросы. В наше время по соображениям безопасности идея использовать макросы чаще всего не подходит.
2. Автоматизация Excel внешней программой через API. Требует наличия Excel на одной машине с программой, генерирующей Excel-отчёты. Во времена, когда клиенты были толстыми и писались в виде десктопных приложений Windows, такой способ годился (хотя не отличался скоростью и надёжностью), в нынешних реалиях это с трудом достижимый случай.
3. Генерация XML-Excel-файла напрямую. Как известно, Excel поддерживает XML-формат сохранения документа, который потенциально можно сгенерировать/модифицировать с помощью любого средства работы с XML. Этот файл можно сохранить с расширением .xls, и хотя он, строго говоря, при этом не является xls-файлом, Excel его хорошо открывает. Такой подход довольно популярен, но к недостаткам следует отнести то, что всякое решение, основанное на прямом редактировании XML-Excel-формата, является одноразовым «хаком», лишенным общности.
4. Наконец, возможна генерация Excel-файлов с использованием open source библиотек, из которых особо известна Apache POI. Разработчики Apache POI проделали титанический труд по reverse engineering бинарных форматов документов MS Office, и продолжают на протяжении многих лет поддерживать и развивать эту библиотеку. Результат этого reverse engineering-а, например, используется в Open Office для реализации сохранения документов в форматах, совместимых с MS Office.

На мой взгляд, именно последний из способов является сейчас предпочтительным для генерации MS Office-совместимых документов. С одной стороны, он не требует установки никакого проприетарного ПО на сервер, а с другой стороны, предоставляет богатый API, позволяющий использовать все функциональные возможности MS Office.

Но у прямого использования Apache POI есть и недостатки. Во-первых, это Java-библиотека, и если ваше приложение написано не на одном из JVM-языков, вы ей вряд ли сможете воспользоваться. Во-вторых, это низкоуровневая библиотека, работающая с такими понятиями, как «ячейка», «колонка», «шрифт». Поэтому «в лоб» написанная процедура генерации документа быстро превращается в обильную «лапшу» трудночитаемого кода, где отсутствует разделение на модель данных и представление, трудно вносить изменения и вообще — боль и стыд. И прекрасный повод делегировать задачу самому неопытному программисту – пусть ковыряется.

Но всё может быть совершенно иначе. Проект Xylophone под лицензией LGPL, построенный на базе Apache POI, основан на идее, которая имеет примерно 15-летнюю историю. В проектах, где я участвовал, он использовался в комбинации с самыми разными платформами и языками – а счёт разновидностей форм, сделанных с его помощью в самых разнообразных проектах, идёт, наверное, уже на тысячи. Это Java-проект, который может работать как в качестве утилиты командной строки, так и в качестве библиотеки (если у вас код на JVM-языке — вы можете подключить её как Maven-зависимость).

Xylophone реализует принцип отделения модели данных от их представления. В процедуре выгрузки необходимо сформировать данные в формате XML (не беспокоясь о ячейках, шрифтах и разделительных линиях), а Xylophone, при помощи Excel-шаблона и дескриптора, описывающего порядок обхода вашего XML-файла с данными, сформирует результат, как показано на диаграмме:

Шаблон документа (xls/xlsx template) выглядит примерно следующим образом:

Как правило, заготовку такого шаблона предоставляет сам заказчик. Вовлечённый заказчик с удовольствием принимает участие в создании шаблона: начиная с выбора нужной формы из «Консультанта» или придумывания собственной с нуля, и заканчивая размерами шрифтов и ширинами разделительных линий. Преимущество шаблона в том, что мелкие правки в него легко вносить уже тогда, когда отчёт полностью разработан.

Когда «оформительская» работа выполнена, разработчику остаётся

1. Создать процедуру выгрузки необходимых данных в формате XML.
2. Создать дескриптор, описывающий порядок обхода элементов XML-файла и копирования фрагментов шаблона в результирующий отчёт
3. Обеспечить привязку ячеек шаблона к элементам XML-файла с помощью XPath-выражений.

С выгрузкой в XML всё более-менее понятно: достаточно выбрать адекватное XML-представление данных, необходимых для заполнения формы. Что такое дескриптор?

Если бы в форме, которую мы создаём, не было повторяющихся элементов с разным количеством (таких, как строки накладной, которых разное количество у разных накладных), то дескриптор выглядел бы следующим образом:

<element name="root">
    <output range="A1:Z100"/>
</element>

Здесь root – название корневого элемента нашего XML-файла с данными, а диапазон A1:Z100 – это прямоугольный диапазон ячеек из шаблона, который будет скопирован в результат. При этом, как можно видеть из предыдущей иллюстрации, подстановочные поля, значения которых заменяются на данные из XML-файла, имеют формат ~{XPath-выражение} (тильда, фигурная скобка, XPath-выражение относительно текущего элемента XML, закрывающая фигурная скобка).

Что делать, если в отчёте нам нужны повторяющиеся элементы? Естественным образом их можно представить в виде элементов XML-файла с данными, а помочь проитерировать по ним нужным образом помогает дескриптор. Повторение элементов в отчёте может иметь как вертикальное направление (когда мы вставляем строки накладной, например), так и горизонтальное (когда мы вставляем столбцы аналитического отчёта). При этом мы можем пользоваться вложенностью элементов XML, чтобы отразить сколь угодно глубокую вложенность повторяющихся элементов отчёта, как показано на диаграмме:

Красными квадратиками отмечены ячейки, которые будут являться левым верхним углом очередного прямоугольного фрагмента, который пристыковывает генератор отчёта.

Есть и ещё один возможный вариант повторяющихся элементов: листы в книге Excel. Возможность организовать такую итерацию тоже имеется.

Рассмотрим чуть более сложный пример. Допустим, нам надо получить сводный отчёт наподобие следующего:

Пусть диапазон лет для выгрузки выбирает пользователь, поэтому в этом отчёте динамически создаваемыми являются как строки, так и столбцы. XML-представление данных для такого отчёта может выглядеть следующим образом:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<report>
	<column year="2016"/>
	<column year="2017"/>
	<column year="2018"/>
	<item name="Товар 1">
		<year amount="365"/>
		<year amount="286"/>
		<year amount="207"/>
	</item>
	<item name="Товар 2">
		<year amount="95"/>
		<year amount="606"/>
		<year amount="840"/>
	</item>
	<item name="Товар 3">
		<year amount="710"/>
		<year amount="437"/>
		<year amount="100"/>
	</item>
	<totals>
		<year amount="1170"/>
		<year amount="1329"/>
		<year amount="1147"/>		
	</totals>
</report>

Мы вольны выбирать названия тэгов по своему вкусу, структура также может быть произвольной, но с оглядкой на простоту конвертации в отчёт. Например, выводимые на лист значения я обычно записываю в атрибуты, потому что это упрощает XPath-выражения (удобно, когда они имеют вид @имяатрибута).

Шаблон такого отчёта будет выглядеть так (сравните XPath-выражения с именами атрибутов соответствующих тэгов):

Теперь наступает самая интересная часть: создание дескриптора. Т. к. это практически полностью динамически собираемый отчёт, дескриптор довольно сложен, на практике (когда у нас есть только «шапка» документа, его строки и «подвал») всё обычно гораздо проще. Вот какой в данном случае необходим дескриптор:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<element name="report">
	<!-- Создаём лист -->
	<output worksheet="Отчет" sourcesheet="Лист1"/>
	<!-- И за ним слева направо заголовки столбцов -->
	<iteration mode="horizontal">
		<element name="(before)">
			<!-- Выводим пустую ячейку в ЛВУ сводной таблицы -->
			<output range="A1"/>
		</element>
		<element name="column">
			<output range="B1"/>
		</element>
	</iteration>
	<!-- Выводим строки: итерация с режимом вывода умолчанию, сверху вниз -->
	<iteration mode="vertical">
		<element name="item">
			<!-- И по строке - слева направо -->
			<iteration mode="horizontal">
				<element name="(before)">
					<!-- Заголовок строки -->
					<output range="A2"/>
				</element>
				<!-- И за ним слева направо строку с данными -->
				<element name="year">
					<output range="B2"/>
				</element>
			</iteration>
		</element>
	</iteration>
	<iteration>
		<element name="totals">
			<iteration mode="horizontal">
				<element name="(before)">
					<!-- Заголовок строки -->
					<output range="A3"/>
				</element>
				<!-- И за ним слева направо строку с данными -->
				<element name="year">
					<output range="B3"/>
				</element>
			</iteration>
		</element>
	</iteration>
</element>

Полностью элементы дескриптора описаны в документации. Вкратце, основные элементы дескриптора означают следующее:

• element — переход в режим чтения элемента XML-файла. Может или являться корневым элементом дескриптора, или находиться внутри iteration. С помощью атрибута name могут быть заданы разнообразные фильтры для элементов, например
  • name="foo" — элементы с именем тэга foo
  • name="*" — все элементы
  • name="tagname[@attribute='value']" — элементы с определённым именем и значением атрибута
  • name="(before)", name="(after)" — «виртуальные» элементы, предшествующие итерации и закрывающие итерацию.
• iteration — переход в режим итерации. Может находиться только внутри element. Могут быть выставлены различные параметры, например
  • mode="horizontal" — режим вывода по горизонтали (по умолчанию — vertical)
  • index=0 — ограничить итерацию только самым первым встреченным элементом
• output — переход в режим вывода. Основные атрибуты следующие:
  • sourcesheet —лист книги шаблона, с которого берётся диапазон вывода. Если не указывать, то применяется текущий (последний использованный) лист.
  • range – диапазон шаблона, копируемый в результирующий документ, например “A1:M10”, или “5:6”, или “C:C”. (Применение диапазонов строк типа “5:6” в режиме вывода horizontal и диапазонов столбцов типа “C:C” в режиме вывода vertical приведёт к ошибке).
  • worksheet – если определён, то в файле вывода создаётся новый лист и позиция вывода смещается в ячейку A1 этого листа. Значение этого атрибута, равное константе или XPath-выражению, подставляется в имя нового листа.

В действительности всевозможных опций в дескрипторе гораздо больше, смотрите документацию.

Ну что же, настало время скачать Xylophone и запустить формирование отчёта.
Возьмите архив с bintray или Maven Central (NB: на момент прочтения этой статьи возможно наличие более свежих версий). В папке /bin находится shell-скрипт, при запуске которого без параметров вы увидите подсказку о параметрах командной строки. Для получения результата нам надо «скормить» ксилофону все приготовленные ранее ингредиенты:

xylophone -data testdata.xml -template template.xlsx -descr descriptor.xml -out report.xlsx

Открываем файл report.xlsx и убеждаемся, что получилось именно то, что нам нужно:

Так как библиотека ru.curs:xylophone доступна на Maven Central под лицензией LGPL, её можно без проблем использовать в программах на любом JVM-языке. Пожалуй, самый компактный полностью рабочий пример получается на языке Groovy, код в комментариях не нуждается:

@Grab('ru.curs:xylophone:6.1.3')
import ru.curs.xylophone.XML2Spreadsheet
baseDir = '.'
new File(baseDir, 'testdata.xml').withInputStream {
    input ->
        new File(baseDir, 'report.xlsx').withOutputStream {
            output ->
                XML2Spreadsheet.process(input,
                        new File(baseDir, 'descriptor.xml'),
                        new File(baseDir, 'template.xlsx'),
                        false, output)
        }
}
println 'Done.'

У класса XML2Spreadsheet есть несколько перегруженных вариантов статического метода process, но все они сводятся к передаче всё тех же «ингредиентов», необходимых для подготовки отчёта.

Важная опция, о которой я до сих пор не упомянул — это возможность выбора между DOM и SAX парсерами на этапе разбора файла с XML-данными. Как известно, DOM-парсер загружает весь файл в память целиком, строит его объектное представление и даёт возможность обходить его содержимое произвольным образом (в том числе повторно возвращаясь в один и тот же элемент). SAX-парсер никогда не помещает файл с данными целиком в память, вместо этого обрабатывает его как «поток» элементов, не давая возможности вернуться к элементу повторно.

Использование SAX-режима в Xylophone (через параметр командной строки -sax или установкой в true параметра useSax метода XML2Spreadsheet.process) бывает критически полезно в случаях, когда необходимо генерировать очень большие файлы. За счёт скорости и экономичности к ресурсам SAX-парсера скорость генерации файлов возрастает многократно. Это даётся ценой некоторых небольших ограничений на дескриптор (описано в документации), но в большинстве случаев отчёты удовлетворяют этим ограничениям, поэтому я бы рекомендовал использование SAX-режима везде, где это возможно.

Надеюсь, что способ выгрузки в Excel через Xylophone вам понравился и сэкономит много времени и нервов — как сэкономил нам.

И напоследок ещё раз ссылки:

• исходники — здесь: github.com/CourseOrchestra/xylophone
• документация — здесь: courseorchestra.github.io/xylophone
• все примеры кода из этой статьи — здесь: github.com/inponomarev/xylophone-example.

MS-Excel has one more advantage that not only the MS-Office other packages but also the outer packages can also bring data and can even send it, here we will discuss how to send data from MS-word and how to bring it to Excel.

Importing Data from MS-Word to Excel 

Here we will discuss two ways the first one is simply copied and paste method through which data is imported to excel and the second is from the External source option in the Quick Access Toolbar. 

Method 1: Simple Copy and Paste method for importing data to excel from word

• You can bring an MS-Word table of any data to the excel worksheet if you have prepared any table in Word. So you can bring that table to MS-Excel just like the way it is in Word if apart from the table there is certain text or without a table, the list is been formed then you can also put the type of text and list in Excel.

• From each Enter sign, there will be a new line starting in the worksheet.

• If you prepare a document while keeping these points in mind, so you can bring that part to the worksheet in excel, for this you use the copy and paste commands option from which you are familiar now.

• Assume that you have created a small list in MS-Word in which for separating fields you have used tabs.

For bringing the list from Word to Excel do the following things:

• Select the part you want to take to Excel.

• Now click on the copy button in the home tab clipboard part or click on the right button of the mouse for selecting a copy option.

• Start the Excel program and open the worksheet where you want to take data.

• You want to link the data to whatever cell click on that cell in the worksheet and select it.

• Now in the home tab Clipboard part click on the paste option or click on the mouse right button and now the data will link on the worksheet. If you have selected the A1 cell and given the paste command then the worksheet will work. 

• By increasing the column length and Width you can read the whole data easily.

• You do this by taking the word table into excel and all the settings are just like that, you must do the practice on your own.

Method 2: Importing data to excel by using Get External Data Option

Now we will discuss another way of importing data to excel from word. 

• Firstly, prepare content in a word and select.

• Then in the File menu select Save As option.

• The Save As dialogue box will appear below the file name the Save as type blank is there in that select the Plain Text option.

• The File Conversion dialogue box will be seen press ok.

• The data as a text file is saved.

• Now in the Excel sheet, the Get External Data option in the Data menu goes to From Access option and select the file you want to import to excel by pressing the open button.

• The text import wizard will appear, from there the brake lines will be seen you can separate it into the year and description and press the next button.

• Now import the data dialogue box will appear press ok and continue the process.

• Finally, the whole content will be copied to excel from word.

Transferring data from Excel to Word

Taking data from excel to word is again easy, in this, you do not need to worry about Tab and Enter key, in this you use the paste and copy option just like before.

• For practice, select the data you have created in an Excel sheet and copy the whole content by selecting it.

• Once copied open MS-Word and put your cursor to the area where you want to paste the content copied from excel.

• Press paste command the whole content will be copied to word in a tabular form.

В Excel удобно систематизировать и обрабатывать текстовые и численные данные. Но что делать, если изначально документ создан в Word? Достаточно конвертировать его в другой формат. Способов конвертации масса: встроенными средствами редакторов, бесплатными онлайн-сервисами или специальными приложениями.

Преобразование документа встроенными средствами Word и Excel

Перенос текста, таблиц, списков, диаграмм и рисунков с сохранением форматирования

Из Ворда в Эксель можно перенести не только таблицу, но и текст. Для этого чаще всего используют функции копирования данных через буфер обмена, а также импорт.

Итак, чтобы перенести документ из одной программы в другую с сохранением стиля, сначала отобразите и удалите лишние символы форматирования в тексте. Это нужно для того, чтобы исключить появление в таблице лишних ячеек.

Отображение выполняется двумя способами:

• Нажатием кнопки «Отобразить все знаки» (показана на скриншоте ниже). Она располагается на вкладке меню «Главная» в блоке «Абзац»;
• Нажатием сочетания клавиш Ctrl+*.

После удаления элементов:

1. Выделите в документе данные, которые собираетесь переносить.
2. Скопируйте выделенный фрагмент через контекстное меню: щелкните по документу правой клавишей мышки и выберите команду «Копировать». Или просто нажмите Ctrl+C.

По умолчанию данные вставятся в левую верхнюю ячейку новой книги Excel.

Кроме того, вы можете добавлять элементы из Word в уже заполненную книгу Эксель, но сначала установите одинаковый размер шрифта в обоих документах. Например, если в табличном редакторе используется шрифт 14 пикселей, то и в текстовом редакторе нужно выставить такой же.

Для этого:

• выделите мышкой нужный фрагмент;
• выберите нужный размер шрифта на панели быстрого доступа или главной вкладке верхнего меню.

Затем нажмите на пустую ячейку в Excel правой клавишей мышки и выберите «Параметры форматирования» с подсказкой «Сохранить исходное форматирование».

Для вставки рисунков и диаграмм выделите в таблице отдельные ячейки, иначе можно нарушить структуру документа.

Импорт данных в Excel. Корректный перенос таблиц

Для выполнения корректного импорта данных необходимо правильно сохранить Word-документ:

1. Щелкните по таблице в документе Word.
2. В «Макете» для редактирования вставленной таблицы выберите команду «Преобразовать в текст».
3. Поставьте галочку возле строки «Знак табуляции».

После этого сохраните документ. Вместо стандартного формата .docx выберите тип файла «Обычный текст».

Дальнейшая работа по переносу данных выполняется в Excel.

1. Откройте файл, в который будет производиться вставка.
2. На вкладке «Данные» в левом верхнем углу панели меню выберите пиктограмму «Получить данные» или «Из текстового файла».
3. Нажмите кнопку Импорт (в книге Эксель откроется окно Мастера текстов). По умолчанию все данные текстового документа будут сохранены так же, как в Ворд.
4. Нажмите кнопку «Преобразовать данные». Вас перенесет на страницу редактора Power Query. Здесь можно форматировать столбцы и удалять лишние пробелы.

После редактирования нажимаете «Закрыть и загрузить» — таблица переместится в выделенную ячейку Excel.

Конвертация Ворд в Эксель онлайн

Текстовый документ можно преобразовать в табличный и с помощью бесплатных веб-сервисов. Рассмотрим два наиболее популярных из них.

Convertio

Чтобы загрузить вордовский документ в сервис Convertio, нажмите на пиктограмму папки и выберите нужный файл на компьютере или в онлайн-хранилище. Затем укажите тип готового Эксель-документа (xls).

Без регистрации за один сеанс можно отправить на конвертацию два файла.

Скачивать преобразованные документы можно по отдельности или архивом. Незарегистрированным пользователям отводится на это 24 часа.

Pdfmall

На сервисе Pdfmall, как и на Convertio, можно преобразовывать файлы различных форматов. Интернет-конвертер DOC (Word) — один из его разделов. Он обрабатывает документы, загруженные по ссылке с облачных сервисов или хранящиеся на компьютере.

Порядок использования:

1. Нажмите кнопку «Выберите файл» или вставьте ссылку на документ в строку ниже.
2. Загрузите файл Word.
3. Выберите формат итогового Excel-документа, открыв показанный стрелкой выпадающий список (поддерживается конвертация в форматы XLS и XLSX).

Также здесь доступен выбор режима распознавания текста. Чтобы конвертировать Ворд в Эксель, поставьте галочку напротив «Использовать только текст из DOCX (Word)».

Конвертация при помощи приложений

Пользователям, работающим с большими объемами текстовых и табличных данных, стоит установить на ПК специальное приложение для конвертации документов. Представленные ниже программы-конвертеры занимают минимум места на жестком диске и очень просты в применении.

Total Doc Converter

Приложение Total Doc Converter предназначено для конвертации фалов больших размеров. Одно из его достоинств – простое и понятное меню на русском языке.

Чтобы преобразовать Word-документ в Excel с помощью Total Doc Converter:

1. Выберите в проводнике файл Ворд.
2. Отметьте галочкой его тип.
3. Укажите тип конечного файла.

После этого откроется дополнительное окно, где вам следует выбрать папку для сохранения Excel-файла.

После нажатия на кнопку «Старт» начинается процесс конвертации.

Abex Word to Excel Converter

В приложении Abex Word to Excel Converter меню на английском языке, но его интерфейс интуитивно понятен. Этот компактный конвертер позволяет преобразовывать несколько документов одновременно. Однако его бесплатная версия предназначена только для работы с файлами формата .doc (поддерживается версиями Word 2003/2007/2010).

Порядок конвертации:

1. Выберите файл для преобразования в главном окне программы.
2. Определите место сохранения итогового документа.
3. Слева внизу окна выберите один из трех возможных форматов итогового файла Excel.
4. После того как все настройки выставлены, нажмите «Convert».

Внимание! Для корректной работы приложение автоматически закрывает все открытые текстовые документы.

Процесс конвертации занимает от нескольких секунд до нескольких минут в зависимости от размера исходного файла.

Для облегчения работы и автоматизации
подсчетов пользователи часто конвертируют
файлы из одного формата в другой. Для
получения наилучшего результата нужно
знать, как документ Ворд перевести в
Эксель.

Чтобы сделать процесс быстрым и надежным,
применяют следующие методы:

• копирование информации;
• продвинутое копирование информации;
• изменение при помощи сторонних утилит;
• конвертация посредством web-ресурсов.

Преобразование списка

Ответ на вопрос о том, как перевести
документ из Excel в Word, подразумевает
подготовку файла к переносу из одного
приложение в другое. Для перемещения
большого количества информации требуется
предварительное редактирование во
избежание ручного преобразования
таблицы в MS Excel.

Чтобы облегчить процесс переноса,
необходимо:

• установить для текста одинаковое
  форматирование;
• исправить знаки пунктуации.

Копирование информации

Каждый пользователь справится с
копированием информации из Word в Excel.
Ситуация осложняется тем, что вставляемый
текст будет выглядеть не всегда красиво.
После вставки пользователю необходимо
отформатировать его в табличном
процессоре для его структурированного
расположения на листе.

Для копирования и последующей вставки
текста в Excel необходимо выполнить
действия в следующем порядке:

1. Выделить текст в MS Word.
2. Скопировать выделенное любым способом: нажать сочетание клавиш «CTRL+C»; правой кнопкой мыши – «Копировать»; активировать пиктограмму «Копировать»
   в блоке «Буфер обмена».
3. Открыть MS Excel.
4. Сделать активной ячейку, в которой
   расположится текст.
5. Вставить текст любым способом: «CTRL+V»; правой кнопкой мышки – «Вставить»; активировать пиктограмму «Вставить»
   в блоке «Буфер обмена».
6. Раскрыть пиктограмму, которая появляется
   после вставки текста, и выбрать пункт
   «Сохранить исходное форматирование».
7. Для придания тексту структурированного
   вида увеличить ширину столбца и
   произвести форматирование клетки
   посредством инструментария в блоке
   «Шрифт» и «Выравнивание» на вкладке
   «Главная».

Продвинутое копирование информации

Наш сайт предлагает воспользоваться
советами профессионалов при дублировании
сведений из одного приложения в другое.

Импорт данных

MS Excel позволяет работать с файлами иного
расширения, а именно импортировать их.
Поэтому важно понимать, как перевести
документ из Ворда в Эксель. Для импорта
таблицы, созданной в MS Word, необходимо
выполнить этот алгоритм действий.

• Открыть файл в MS Word.
• Выделить таблицу.
• Перейти на вкладку «Макет».
• Раскрыть блок «Данные» и выбрать
  пиктограмму «Преобразовать в текст».

• В окне «Преобразование в текст»
  установить переключатель на пункт
  «Знак табуляции».

• Подтвердить действие через нажатие на
  «Ок».
• Перейти на вкладку «Файл».
• Выбрать пункт «Сохранить как» –
  «Документ Word».

• Указать место сохранения преобразованной
  таблицы и имя файла.
• В поле «Тип файла» указать опцию «Обычный
  текст».

• Подтвердить действие через «Сохранить».
• В окне преобразования файла не нужно
  изменять настройки, только запомнить
  кодировку, в которой текст сохраняется.

• Нажать «Ок».
• Запустить MS Excel.
• Активировать вкладку
  «Данные».

• В блоке «Получить внешние данные»
  кликнуть на пиктограмму «Из текста».
• В открывшемся окне пройти по пути
  сохранения файла, выделить его и нажать
  «Импорт».

• В окне «Мастер текстов» на первом шаге
  установить переключатели «С разделителями»
  и указать кодировку файла, в которой
  он сохранен.

• Кликнуть «Далее».
• В блоке «Символом-разделителем является»
  установить переключатель на опцию
  «Знак табуляции».

• Нажать «Далее».
• Указать формат информации в каждом
  столбце. Для этого конкретный столбец
  выделяется в блоке «Образец разбора
  данных», и выбирается необходимый
  формат из представленных четырех.

• Нажать «Готово», когда форматирование
  окончено.
• При открытии окна «Импорт данных»
  необходимо указать ячейку, с которой
  начинает формироваться таблица при
  вставке (левую верхнюю ячейку будущей
  таблицы): указать ячейку можно вручную или нажать на пиктограмму, скрывающую окно
  и отображающую лист, где следует
  активировать нужную клетку.

• После возврата в «Импорт данных» нажать
  «Ок».

• Таблица импортирована из текстового
  процессора в табличный.

• По окончанию процедуры импорта
  пользователь форматирует таблицу по
  усмотрению.

Продвинутое копирование данных

Представленный метод аналогичен
алгоритму «Импорт данных». Разница
заключается в проведении подготовительных
работ. Как перевести с Ворда в Эксель,
чтобы сохранить максимально аккуратный
вид копируемой информации? Чтобы
подготовить текст, таблицы и списки к
копированию, необходимо автоматизированно
удалить лишние абзацы:

• нажать «CTRL+H» для вызова окна «Найти и
  заменить»;
• в поле «Найти» указать строчку «^p^p».
  Записать без кавычек. Если список задан
  в одну строку, то в вышеозначенном поле
  прописывается «^p»;
• в поле «Заменить на» указать знак
  разделения – символ, который ранее не
  использовался в тексте, например, «/».
• кликнуть на «Заменить все».

Примечание. Текст объединяется. Пункты
списка и абзацы разделяются указанным
символом.

Далее пользователь возвращает список
в презентабельный вид. Чтобы добиться
поставленной цели, следует:

• нажать «CTRL+H» для вызова окна «Найти и
  заменить»;
• в поле «Найти» указать выбранный символ
  разделения, например «/» (записать без
  кавычек);
• в поле «Заменить на» указать строку
  «^p»;
• подтвердить замену посредством нажатия
  на «Заменить все».

После подготовительного этапа необходимо
следовать алгоритму «Импорт данных».

Преобразование таблицы

Важно знать, как перевести документ
Excel в документ Word, в частности дублировать
таблицу из текстового процессора в
табличный. Перемещение таблицы из одного
приложения в другое осуществляется по
алгоритму:

• копирование объекта;
• редактирование таблицы.

Копирование

Копируем таблицу из Word в Excel.

• Навести курсор в верхний левый угол
  таблицы в MS Word. Курсор примет вид плюса
  со стрелочками на конце.

• Нажать на «Плюс» таблицы. Все элементы
  выделены.
• Скопировать объект удобным способом.
• Открыть MS Excel.
• Кликнуть на ячейку, которая будет
  находиться в левом верхнем углу таблицы.
• Вставить объект.
• Выбрать режим вставки:
• сохранить форматы оригинала (общее
  форматирование объекта сохраняется)
  – следует подобрать ширину столбцов
  для размещения видимого текста;

• использовать форматы конечных ячеек
  (применяется форматирование, присущее
  всему листу в книге) – пользователь
  устанавливает форматы по усмотрению.

Редактирование

При вставке объекта из MS Word в MS Excel
возникают ситуации, когда у таблицы
непрезентабельный вид.

Для расположения информации в отдельных
столбцах следует:

• скопировать и вставить объект в табличный
  процессор;

• выделить столбец, который требует
  преобразования;

• перейти на вкладку «Данные»;
• кликнуть на пиктограмму «Текст по
  столбцам».
• при открытии «Мастера текстов» установить
  опцию «С разделителями» и нажать на
  «Далее».

• в блоке «Символы-разделители» выбрать
  подходящий разделитель и установить
  переключатель;

• выбрать формат данных для каждого
  столбца на шаге 3 «Мастера текстов»;

• после указания опций нажать на «Готово».

Конвертация таблицы с помощью приложений

Конвертировать табличную информацию
возможно двумя способами:

1. посредством приложений;
2. посредством web-ресурсов.

Для конвертации таблицы из Word в Excel
следует найти специализированное
приложение. Хорошие отзывы получила
утилита Abex Excel to Word Converter. Чтобы
воспользоваться программным продуктом,
необходимо:

• открыть утилиту;
• кликнуть на пиктограмму «Add Files»;

• указать путь к сохраненному файлу;

• подтвердить действие через нажатие на
  «Открыть»;
• в раскрывающемся списке «Select output
  format» выбрать расширение для конечного
  файла;

• в области «Output setting»
  указать путь, куда сохранится
  конвертированный файл MS Excel;

• для начала конвертирования нажать на
  пиктограмму «Convert»;

• после окончания конвертации открыть
  файл и работать с электронной таблицей.

Конвертирование посредством
онлайн-ресурсов

Чтобы не устанавливать на компьютер
стороннее ПО, пользователь вправе
применить возможности web-ресурсов.
Специализированные сайты оснащены
функционалом для конвертации файлов
из Word в Excel. Чтобы воспользоваться
подобным инструментарием, следует:

• открыть браузер;

• ввести в поисковую строку запрос о
  конвертации файлов;
• выбрать понравившийся web-ресурс.

Пользователи оценили качество и
быстродействие конвертации на сайте
Convertio. Перевод файла из Word в Excel представляет
собой следующий алгоритм действий.

• Перейти на web-ресурс.
• Указать файл, требующий конвертации,
  одним из способов: нажать на кнопку «С компьютера»; перетянуть файл из папки, зажав левую
  клавишу мыши; активировать сервис «Dropbox» и загрузить
  файл; загрузить файл из Google Drive; указать ссылку для предварительного
  скачивания файла.

• После загрузки файла на web-ресурс
  указать расширение при активации
  кнопки «Подготовлено» – «Документ»
  (.xls, .xlsx).

• Кликнуть кнопку «Преобразовать».

• После завершения конвертирования
  нажать на «Скачать».

• Файл скачан на устройство и готов к
  обработке.

Перевод файла Word в Excel происходит просто
и быстро. Однако ручное копирование
сохраняет исходное форматирование, при
таком способе пользователю не нужно
тратить время на приведение файла в
нужный вид.