График отпусков сотрудников
График строится автоматически в MS Excel на основании данных об отпусках сотрудников (дат начала и конца отпусков), внесенных пользователем в таблицу.
Если график отпусков строится вручную, часть работы может выполняться вручную. Например:
— дата отпуска каждого сотрудника вносится в таблицу Microsoft Excel.
— для визуализации данных, иногда вручную, рисуется общий график отпусков.
— при переносе дат отпуска любого сотрудника график отпусков приходится перерисовывать. Что очень неудобно и отнимает массу времени на рутинную работу.
Но можно избежать рутины, если скачать форму для построения графика отпусков.
Форма для автоматического построения графика отпусков — это файл Microsoft Excel, который содержит:
1) табличную часть — таблицу дат отпусков каждого сотрудника;
2) графическую часть — график отпусков сотрудников, автоматически строящийся на основании таблицы дат отпусков.
Изменение графика отпусков происходит автоматически при изменении данных об отпусках в таблице Excel.
В таблицу отпусков заносятся данные на любой календарный год.
Полная версия, позволяющая разбить годовой отпуск на 4 любые части — 99 руб.
Полная версия на 2023 год, учитывающая государственные праздники. Автоматически продлевает отпуск, если он выпадает на праздничные дни — 132 руб.
Полная версия на 2022 год, учитывающая государственные праздники. Автоматически продлевает отпуск, если он выпадает на праздничные дни — 118 руб.
Эту же форму можно использовать для составления графика работы сотрудников.
Другие готовые решения:
Как пользоваться таблицей
Форма — образец заполнения
- ФИО ответственного лица
- Название отдела
- Введите ФИО сотрудников
- Должность сотрудника
- Запланированную дату отпуска
- Кол-во дней в отпуске
- Поле для подписи работника
- Вкладка: Форма — образец заполнения
- Вкладка: График отпусков сотрудников по месяцам и году
График отпусков сотрудников по месяцам и году
График отпусков создан для удобства распределения отпускных дней сотрудников.
- Поля ФИО, даты начала и окончания отпуска и общее кол-во дней в отпуске.
Здесь вам необходимо заполнить лишь эти поля. - График отпусков на 2020 год автоматически выстроится по заданным датам отпусков
На форуме новая статья!
Сделай первый шаг к пассивному доходу, прочитай новую статью «5 лучших инструментов пассивного заработка с доходом от 20 000 в месяц«.
Время чтения всего 2 минуты!
Опубликовано 2016-12-15 22:31 пользователем
2 варианта
1. Очень удобна форма.
Вводите отдел, сотрудника, должность, начало отпуска и количество дней.
Внизу график.
Нажимаете кнопку добавить строку и все вводиться.
Потом формирует унифицированную форму и можно посмотреть когда предупреждать сотрудников.
Спасибо журналу «Кадровое дело»
2. Удобный файл для составления наглядного графика отпусков 2017 г.
Вводите данные — график рисуется автоматически.
Смотрите приложенные файлы
Вид документа:
- Таблица
Ключевые слова:
- график отпусков
- Excel
Рубрика:
- Кадровое делопроизводство
Каждое лето приходится согласовывать график отпусков отдела. У каждого свои планы на отдых, но работа должна идти своим чередом. Поэтому решено было, что каждую неделю в отделе должно быть минимум 2 человека. Рассказываю, как я нарисовал график отпусков в Excel, который автоматически найдет нестыковки и поможет их исправить.
Решение задачи
В нашем пример будет 5 человек. В отпуск они идут два раза за лето, по 2 недели подряд. Начнем с классической таблицы. Конец периода считаем по формуле: начало периода плюс продолжительность отпуска, в днях.
Теперь строим таблицу по неделям. Она будет похожа на диаграмму Ганта — закрашенные прямоугольники, длина которых зависит от длительности отпусков. Я расположил ее справа от таблицы.
Для начала построим колонки недель. В первые две ячейки ставим начало недели: 14.06, 21.06. Далее протягиваем мышкой, используя автозаполнение.
Теперь строим саму диаграмму. Вот формула, которую нужно напечатать в ячейке (3, 8):
=ЕСЛИ(ИЛИ(И(R2C>=RC2;R2C<=RC4);И(R2C>=RC5;R2C<=RC7));1;0)
Расшифрую:
Если дата начала недели попадает в первый или второй интервал отпуска, ставится цифра 1, иначе — 0. Обратите внимание, что фиксируются только номера колонок. Это нужно для протягивания формулы по всем ячейкам диапазона. Получилась таблица из 1 и 0. Выделяем ее и накладываем Условное форматирование.
Получается вот такая картина.
Добавим последний штрих — контроль конфликтов отпусков. Для этого в нижней строке суммируем число значений 1 в колонке. Обычной формулой СУММА(). А потом на эту строку тоже накладываем Условное форматирование. Только в этот раз нам нужно покрасить красным значения, большие 3. Они соответствуют неделям, когда на работе остается меньше 2-х человек.
Все, график готов!
На построение потрачено не больше 10 минут, а сэкономлены часы труда. Буду использовать этот график и в следующем году. Теперь на его составление будет тратиться всего 2 минуты: даты подправить и новые границы отпусков ввести.
Экономия времени будет расти с увеличением числа сотрудников в отделе или подразделении. По описанной технологии можно сделать сводный график по всему предприятию. Про связку таблиц по текстовым полям в Excel читайте нашу статью про функцию ВПР. Она помогает менеджерам экономить часы времени при анализе данных за разные периоды из нескольких подразделений.
Правильный расчет отпускных волнует бухгалтеров, кадровиков (больше – даты и сроки) и самих работников. С помощью средств Excel некоторые расчетные операции можно автоматизировать. Рассмотрим варианты создания простых программок.
Расчет количества дней отпуска
Составим программку для контроля количества положенных работнику дней отпуска. Государственные праздники не входят в отпускные периоды. Поэтому сначала сделаем таблицу в Excel с государственными праздниками.
Чтобы преобразовать текстовый формат в числовой, используем функцию ДАТАЗНАЧ.
Формула объединяет значения ячеек В3, С3 и результат функции ГОД. Чтобы показать даты праздников в прошлом году, ставим «-1». В будущем году – «+1». Для столбца на 2018 год – «+2».
На 2-м листе сделаем табличку для расчета количества дней, положенных к отпуску.
Это первый блок таблицы. Во втором блоке покажем общий стаж, сколько дней отработано за период и сколько дней отпуска положено работнику. Шапка блока:
Чтобы автоматически устанавливалась текущая дата, используется функция СЕГОДНЯ.
Для расчета общего стажа на текущую дату применяем формулу:
Количество отработанных дней – разница между текущей датой и датой приема (=D$3-C4).
Чтобы найти, сколько дней отпуска наработано на текущую дату, используем следующую формулу:
Размножаем формулы на весь столбец.
Третий блок – найдем расчетный период для количества дней отпуска за первый год. Начало периода – ссылка на ячейку с датой приема на работу. Конец периода находим по формуле: =ДАТАМЕС(G4;12)-1, где G4 – начало расчетного периода.
Четвертый блок – данные по отпускам за период. Количество дней отпуска и начальную дату проставляем вручную. Делаем вспомогательный столбец для расчета конечной даты отпуска с учетом праздников. Формула:
Excel прибавляет к начальной дате отпуска количество дней за минусом 1. Затем проверяет наличие праздничных дат в диапазоне. Если таковые имеются, прибавляет их число к количеству отпускных дней.
Формула для расчета конечной даты отпуска:
Общее число отгулянных дней нашли по формуле: =ЕСЛИ(ИЛИ(I4=»»;J4=»»);0;I4+I5).
По такому же алгоритму формируем данные для второго, третьего и последующих лет работы. В конце таблички можно дать итоговый столбец, где будет рассчитываться количество оставшихся для отпуска дней.
Как рассчитать отпускные за год в Excel
Схема расчета отпускных выглядит так:
- Найти сумму заработной платы за год, предшествующий отпуску. Сюда входят только те платежи, которые предусмотрены по контракту. Не учитываются разовые премии, оплата больничного листа, материальная помощь и т.п.
- Рассчитать среднемесячный заработок. Для этого сумму годовой зарплаты делим на 12.
- Рассчитать средний дневной заработок. Необходимо разделить среднемесячную зарплату на среднее число календарных дней в месяце (29,3).
- Средний дневной заработок умножить на количество дней отпуска.
Тимохин И.И. идет в отпуск с 01.02.2016 на 14 дней. Ежемесячный оклад согласно контракту – 20 000 рублей. Предусмотрена надбавка в размере 1 500 рублей ежемесячно и премия 20%.
Расчетный период – с 01.02.2015 по 31.01.2016 гг.
Данные о зарплате работника за период, предшествующий отпуску:
Месяц, оклад, надбавка (процент), данные по больничному листу и материальной помощи вносятся вручную (светло голубые ячейки). Количество дополнительных выплат может быть любым (в зависимости от особенностей предприятия).
Таблица данных о зарплате имеет следующие столбцы для расчетов:
Формулы, которые были использованы для введения данных о зарплате:
- количество рабочих дней (В3):
- надбавка (D3): =C3*$D$1
- фактически отработанное время (Е3) :=ЕСЛИ(I3>0;B3-ЧИСТРАБДНИ(G3;H3);B3)
- премия (F3):=ЕСЛИ(B3=E3;C3*20%;(C3/30,5*E3)*20%)
- число дней, когда человек был на больничном (I3)=ЕСЛИ(ИЛИ(G3=»»;H3=»»);»»;(H3-G3)+1)
- итого начислено (L3) : =ЕСЛИ(J3<=0;C3+D3+F3+J3+K3;(C3/30,5*E3)+D3+F3+J3+K3)
На отдельном листе делаем еще одну табличку «Производственный календарь» с праздниками в каждом месяце:
На отдельном листе делаем табличку для расчета отпускных:
Формула для ячейки С2: =зарплата!L3-зарплата!K3-зарплата!J3. В расчет отпускных не входят все дополнительные выплаты. Если они будут в таблице с начислениями, то впоследствии их можно извлечь из конечной цифры.
Входят ли отпускные в расчет отпускных? Нет. Оплата предыдущего отпуска в новый расчет не включается.
По закону расчетный период считается в календарных днях. Если человек отработал месяц согласно графику (без выходных, командировок и т.п.), то этот месяц полностью включается в период.
Для подсчета полных месяцев(C19):
А так же сумма отработанных дней в неполных месяцах(C20):
Обратите внимание! Формулы в ячейках C19 и C20 выполняются в массиве для этого после их ввода следует нажимать комбинацию клавиш CTRL+SHIFT+Enter.
Делаем дополнительную табличку:
Формула для расчета количества дней: =29,3*$H$14+29,3/30*$G$6.
Формулы для расчета средней заработной платы и отпускных:
Точно так же рассчитываются отпускные при увольнении в Excel и компенсации за неиспользованный отпуск.
Чтобы рассчитать отпускные по уходу за ребенком в Excel, нужно выполнить следующие операции:
- Найти средний заработок за два предшествующих отпуску календарных года.
- Полученную величину разделить на количество календарных дней расчетного периода.
- Средний дневной заработок умножить на 30,4 и на 40%.
Материалы:
- Скачать расчет среднего заработка для отпускных;
- Скачать пример расчета количества дней отпуска.
Для применения алгоритма подойдут приведенные выше таблицы и формулы.