Программа excel для кадров

Если вы работаете в отделе кадров, скорее всего, вам часто приходится выполнять множество задач одновременно. Ваши обязанности могут быть очень разнообразными и включать в себя не только поиск и привлечение лучших талантов, но и развитие мотивации сотрудников и управление тренингами и обучением.

Для тех, кто выполняет так много задач одновременно, очень важно построить систему, которая бы позволяла оставаться организованными и не упускать из виду ни одной детали. Для этого можно использовать шаблоны Excel. Но как найти и выбрать самые лучшие шаблоны Excel, которые соответствовали бы вашим целям? Мы просмотрели и изучили ключевые шаблоны Excel для отдела кадров и предлагаем вам небольшое описание каждого из шаблонов, а также ссылку для скачивания. 

Мы также расскажем, как использовать шаблоны для отдела кадров в Smartsheet, инструменте для совместной работы на основе электронных таблиц, с помощью которого можно, сотрудничая с коллегами, ещё больше, чем в Excel, упростить процессы управления персоналом.

В этой статье мы рассмотрим создание автоматизированной книги, которая позволит организовать участок работы, связанный с кадровым учетом в организации. На рис. 3.23 показан один из листов этой книги, содержащий штатное расписание. Здесь каждая строка информирует сотрудника кадровой службы о конкретной должности в определенном подразделении. Например, в пятой строке указана должность одного переводчика в административном отделе. Третий столбец на листе содержит информацию о количестве ставок.

Учитывая постановку задачи, нам в дальнейшем понадобится учитывать уже занятые ставки, чтобы отличить их от вакантных. Для этого мы воспользуемся шестым столбцом на листе Штатное расписание. Его мы будем программно использовать для фиксации занятости ставок. Скажем, если на место секретаря в административный отдел будет принят один человек, то в шестом столбце данной строки это будет отмечено цифрой 1. Наоборот, при переводе или увольнении сотрудника единица будет вычитаться из соответствующей ячейки. Разумеется, нам в процессе работы понадобится справочный лист, который представлен на рис. 3.24. Видно, что здесь в каждом столбце листа содержится перечень данных, который будет программно использоваться для подстановки в различные списки для исключения неоднозначности выбора.

Лист Основной (рис. 3.25) будет играть роль регистра текущих данных. На этом листе мы будем фиксировать всю информацию о конкретных сотрудниках. Все данные на рис. 3.25 не видны, поэтому приведем названия тех столбцов, которые скрыты:

• приказ о приеме №;
• дата приказа о приеме;
• оклад;
• приказ об увольнении №;
• дата приказа об увольнении.

Разумеется, ручное заполнение листа Основной не предусматривается (или не является основным в процессе работы), и мы специально разработаем удобный интерфейс, который позволит с листа Управление (рис. 3.26) воспользоваться специально разработанными формами ввода.

На листе Управление три кнопки, каждая из которых реализует определенное функциональное действие. Значения свойства Name у этих элементов управления относительно варианта «по умолчанию» мы изменим, и они (слева направо) выглядят следующим образом:

• Add_People
• Del_People
• Tr_People

Наша задача заключается в том, чтобы последовательно рассмотреть функциональные действия, связанные с каждой из трех данных кнопок. Первая цель — обеспечить зачисление нового сотрудника щелчком на кнопке Принять. В этом случае будет открываться форма, показанная на рис. 3.27.

В плане программирования первая процедура, которая нам понадобится, вызывается щелчком на кнопке Принять на листе Управление. Ее программный код состоит из единственной строки (листинг 3.19).

1
2
3
4

' Листинг 3.19. Процедура, выполняемая при щелчке на кнопке Принять
Private Sub Add_People_Click()
    AddNewSotr.Show
End Sub

Таким образом, перед пользователем открывается форма, представленная на рис. 3.27. После ее заполнения щелчком на кнопке Записать информация переносится на лист с названием Основной. Перед дальнейшими программными процедурами приведем в табл. 3.2 значения свойства Name элементов управления.

Таблица 3.2. Элементы управления на форме AddNewSotr

Пять полей со списками должны при открытии формы должны быть заполнены данными с листа Справочный. Для этого процедуру UserForm_Activate необходимо оформить в соответствии с листингом 3.20.

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52

' Листинг 3.20. Процедура, выполняемая при активизации формы AddNewSotr
Private Sub Userform_Activate()
' Подсчет и заполнение списка подразделений
N = 0
While Worksheets("SPRAV").Cells(N + 2, 4).Value <> ""
    N = N + 1
Wend
Podrazdel.Clear
For i = 1 To N
    Podrazdel.AddItem Worksheets("SPRAV").Cells(i + 1, 4).Value
Next
' Очистка списка должностей
Dolznost.Clear
' Подсчет и заполнение списка вариантов работы
N = 0
While Worksheets("Справочный").Cells(N + 2, 2).Value <> ""
    N = N + 1
Wend
VidRab.Clear
For i = 1 To N
    VidRab.AddItem Worksheets("Справочный").Cells(i + 1, 2).Value
Next
N = 0
While Worksheets("Справочный").Cells(N + 2, 1).Value <> ""
    N = N + 1
Wend
' Заполнение списка указания пола
Pol.Clear
For i = 1 To N
    Pol.AddItem Worksheets("Справочный").Cells(i + 1, 1).Value
Next
N = 0
While Worksheets("Справочный").Cells(N + 2, 3).Value <> ""
    N = N + 1
Wend
' Подсчет и заполнение списка вариантов договора
VidDog.Clear
For i = 1 To N
    VidDog.AddItem Worksheets("Справочный").Cells(i + 1, 3).Value
Next
' Подсчет числа сотрудников на основном листе
N = 0
While Worksheets("Основной").Cells(N + 2, 1).Value <> ""
    N = N + 1
Wend
' Извлечение табельного номера последней записи
Kod = Worksheets("Основной").Cells(N + 1, 1).Value
If N <> 0 Then
' Внесение значения нового табельного номера
    TabNum.Text = Kod + 1
End If
End Sub

Кроме заполнения полей со списками, процедура, представленная в листинге 3.20, позволяет выполнить еще одно функциональное действие. Поле Табельный номер на рис. 3.27, разумеется, должно быть при открытии формы автоматически заполнено исходя из табельного номера предыдущего сотрудника. Для этого мы в строке Kod = Worksheets("Основной").Cells(N + 1, 1).Value извлекли значение из первого столбца последней заполненной строки. После этого увеличили на единицу извлеченное значение и внесли результат в текстовое окно TabNum.

Наоборот, при увольнении единица вычитается (тем самым показывается освобождение ставки).

Перейдем теперь к рассмотрению действий пользователя при работе с формой. Так, после выбора подразделения в элементе управления Podrazdel элемент управления Dolznost должен заполняться только должностями из штатного расписания (для каждого подразделения они свои). В листинге 3.21 показана необходимая для этого процедура.

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17

' Листинг 3.21. Обработка щелчка на поле со списком подразделений
Private Sub Podrazdel_Click()
Dolznost.Clear
' Подсчет числа записей в штатном расписании
N = 0
While Worksheets("Штатное расписание").Cells(N + 2, 1).Value <> ""
    N = N + 1
Wend
Next
For i = 1 To N
If Podrazdel.Text = Worksheets("Штатное расписание").Cells(i + 1, 1).Value Then
' Если подразделение совпадает с указанным, то
' должность заносится в список
Dolznost.AddItem Worksheets("Штатное расписание").Cells(i + 1, 2).Value
End If
Next
End Sub

Заполнив остальные поля на рис. 3.27, пользователь может щелчком на кнопке Записать внести информацию на лист Основной. Текст необходимой для этого программной процедуры представлен в листинге 3.22.

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36

' Листинг 3.22. Обработка щелчка на кнопке Записать на форме
Private Sub OK_Click()
' Подсчет числа записей на листе Основной
N = 0
While Worksheets("Основной").Cells(N + 2, 1).Value <> ""
    N = N + 1
Wend
Worksheets("Основной").Cells(N + 2, 1).Value = TabNum.Text
Worksheets("Основной").Cells(N + 2, 2).Value = Fam.Text
Worksheets("Основной").Cells(N + 2, 3).Value = Ima.Text
Worksheets("Основной").Cells(N + 2, 4).Value = Otch.Text
Worksheets("Основной").Cells(N + 2, 5).Value = DatePriem.Text
Worksheets("Основной").Cells(N + 2, 6).Value = Dolznost.Text
Worksheets("Основной").Cells(N + 2, 7).Value = Podrazdel.Text
Worksheets("Основной").Cells(N + 2, 8).Value = Pol.Text
Worksheets("Основной").Cells(N + 2, 9).Value = VidRab.Text
Worksheets("Основной").Cells(N + 2, 10).Value = NumPrikaz.Text
Worksheets("Основной").Cells(N + 2, 11).Value = DatePrikaz.Text
Worksheets("Основной").Cells(N + 2, 12).Value = Oklad.Text
' Фрагмент коррекции штатного расписания
N = 0
While Worksheets("Штатное расписание").Cells(N + 2, 1).Value <> ""
    N = N + 1
Wend
For i = 1 To N
If Podrazdel.Text = Worksheets("Штатное расписание").Cells(i + 1, 1).Value _
And Worksheets("Штатное расписание").Cells(i + 1, 2).Value = _
Dolznost.Text Then
' Шестой столбец листа используется для учета занятых должностей
Worksheets("Штатное расписание").Cells(i + 1, 6).Value = _
CInt(Worksheets("Штатное расписание").Cells(i + 1, 6).Value) + 1
End If
Next
MsgBox ("Информация внесена")
Hide
End Sub

Кроме внесения новой информации на лист Основной, процедура, представленная в листинге 3.22, отмечает заполнение ставки на листе Штатное расписание. Для этого используется шестой столбец листа Штатное расписание. И при принятии нового человека на конкретную должность в определенной строке шестого столбца производится добавление единицы. Результат продемонстрирован на рис. 3.28.

Учитывая рассмотренную возможность учета занятых ставок, следует скорректировать процедуру (см. листинг 3.21), выполняемую по щелчку на поле со списком подразделений. Этот модернизированный вариант представлен в листинге 3.23, и он позволяет исключать уже занятые должности (в списке остаются только вакантные ставки).

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15

' Листинг 3.23. Обработка щелчка на списке подразделений на форме (вариант 2)
Private Sub Podrazdel_Click()
Dolznost.Clear
N = 0
While Worksheets("Штатное расписание").Cells(N + 2, 1).Value <> ""
    N = N + 1
Wend
For i = 1 To N
If Podrazdel.Text = Worksheets("Штатное расписание").Cells(i + 1, 1).Value _
And (Worksheets("Штатное расписание").Cells(i + 1, 3).Value) - _
CInt(Worksheets("Штатное расписание").Cells(i + 1, 6)) > 0 Then
Dolznost.AddItem Worksheets("Штатное расписание").Cells(i + 1, 2).Value
End If
Next
End Sub

Здесь вместе с проверкой подразделения еще проверяется условие наличия ставки в указанном подразделении:

1
2

(Worksheets("Штатное расписание").Cells(i + 1, 3).Value) - _
CInt(Worksheets("Штатное расписание").Cells(i + 1, 6)) > 0

Таким образом, необходимый «функционал» для внесения новых сотрудников обеспечен; перейдем к другой форме, Yvolnenie (рис. 3.29), которая позволит производить необходимые технические действия для увольнения сотрудников.

Технически форма для увольнения открывается по щелчку на кнопке Уволить, расположенной на листе Управление. В этом случае необходимо оформить процедуру Del_People_Click() в виде, представленном в листинге 8.24.

1
2
3
4

' Листинг 3.24. Обработка щелчка на кнопке Уволить на листе Управление
Private Sub Del_People_Click()
    Yvolnenie.Show
End Sub

На форме (рис. 3.29) расположено семь элементов управления, при этом два из них являются чисто пояснительными и представляют надписи (Label). В верхней части формы расположено поле со списком (Name — Spk), в которое заносятся все имеющиеся сотрудники. Пользователю после выбора конкретного специалиста требуется указать в текстовых окнах номер приказа на увольнение (Name — NumPrikaz) и его дату (Name — DatePrikaz). После этого щелчком на кнопке Внести информацию (Name — OK) на листе Основной фиксируется факт увольнения. Также изменения производятся и на листе Штатное расписание — одна из должностей переходит в категорию вакантных. В плане рассмотрения описанных функциональных действий первая процедура, которая нам понадобится, выполняется при активизации формы (листинг 3.25).

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16

' Листинг 3.25. Процедура, выполняемая при активизации формы на рис. 3.29
Private Sub UserForm_Activate()
N = 0
While Worksheets("Основной").Cells(N + 2, 1).Value <> ""
    N = N + 1
Wend
Spk.Clear
For i = 1 To N
' Извлечение фамилии, имени и отчества сотрудника
a = Worksheets("Основной").Cells(i + 1, 2).Value + " " + _
Worksheets("Основной").Cells(i + 1, 3).Value + " " + _
Worksheets("Основной").Cells(i + 1, 4).Value
' Добавление ФИО в список
Spk.AddItem a
Next
End Sub

Теперь сотрудник, работающий с данной разработкой, может щелчком на поле со списком выбрать одного из сотрудников и далее внести номер и дату приказа.

Технический момент связан с тем, что мы можем таким образом выбрать уже ранее уволенного сотрудника (его данные не пропадают из базы). Здесь можно предложить несколько вариантов программной реализации для исключения подобной ситуации. Мы используем один из наиболее несложных. Так, мы обеспечим, чтобы при выборе фамилии сотрудника в поле со списком в текстовые поля NumPrikaz и DatePrikaz заносилась информация из 13-го и 14-го столбцов листа Основной. В этих столбцах и размещается информация об увольнении. В листинге 3.26 приведена процедура, необходимая для выполнения данного функционального действия.

1
2
3
4
5

' Листинг 3.26. Обработка щелчка на поле со списком на рис. 3.29
Private Sub Spk_Click()
NumPrikaz.Text = Worksheets("Основной").Cells(Spk.ListIndex + 2, 13).Value
DatePrikaz.Text = Worksheets("Основной").Cells(Spk.ListIndex + 2, 14).Value
End Sub

Теперь при попытке повторного увольнения сотрудника мы это увидим — увидим номер и дату приказа об увольнении. На данном листе осталось разработать процедуру, которая позволила бы вносить информацию об увольнении на лист Основной, а также корректировать штатное расписание (листинг 3.27).

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26

' Листинг 3.27. Обработка щелчка на кнопке Внести информацию
Private Sub OK_Click()
' Вычисляется номер строки, где расположена информация о сотруднике
NomStr = Spk.ListIndex + 2
' Внесение информации о номере приказа и дате увольнения
Worksheets("Основной").Cells(NomStr, 14).Value = DatePrikaz.Text
Worksheets("Основной").Cells(NomStr, 13).Value = NumPrikaz.Text
' Извлечение информации о подразделении и должности сотрудника
Podrazdelenie = Worksheets("Основной").Cells(NomStr, 7).Value
Dolznost = Worksheets("Основной").Cells(NomStr, 6).Value
' Подсчет числа записей в штатном расписании
N = 0
While Worksheets("Штатное расписание").Cells(N + 2, 1).Value <> ""
    N = N + 1
Wend
For i = 1 To N
If Podrazdelenie = Worksheets("Штатное расписание").Cells(i + 1, 1).Value _
And Worksheets("Штатное расписание").Cells(i + 1, 2).Value = _
Dolznost Then
' Коррекция штатного расписания
Worksheets("Штатное расписание").Cells(i + 1, 6).Value = _
CInt(Worksheets("Штатное расписание").Cells(i + 1, 6).Value) - 1
End If
Next
MsgBox ("Информация введена")
End Sub

Во второй части процедуры OK_Click() производится коррекция штатного расписания. На рис. 3.28 это отражено в уменьшении на единицу количества занятых должностей.

Таким образом, мы обеспечили прием и увольнение с работы. На листе Управление последним нерассмотренным сервисом является перевод сотрудников с одной должности на другую. Для этого мы разработаем форму, представленную на рис. 3.30. Отображение ее на экране обеспечивает процедура (листинг 3.28) обработки щелчка на кнопке Перевод на листе Управление.

1
2
3
4

' Листинг 3.28. Обработка щелчка на кнопке Перевод листа Управление
Private Sub Tr_People_Click()
    Perevod.Show
End Sub

На форме Perevod три элемента управления типа ComboBox (поле со списком) с соответствующими надписями (элементы Label). Два элемента управления типа Label используются в дальнейших программных процедурах. Они выделены более светлым оттенком и снабжены соответствующими надписями (которые также представляют элементы типа Label). И еще один элемент управления — CommandButton. В табл. 3.3 приведены значения свойства Name данных элементов на форме. Первая процедура, которую мы рассмотрим, выполняется при активизации формы. Ее действия сводятся к заполнению полей со списками, а сам текст приведен в листинге 3.29.

Таблица 3.3. Элементы управления на форме Perevod

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33

' Листинг 3.29. Процедура, выполняемая при активизации формы
Private Sub UserForm_Activate()
' Подсчет числа сотрудников
N = 0
While Worksheets("Основной").Cells(N + 2, 1).Value <> ""
    N = N + 1
Wend
' Очистка и последующее заполнение списка сотрудников
Spk.Clear
For i = 1 To N
a = Worksheets("Основной").Cells(i + 1, 2).Value + " " + _
Worksheets("Основной").Cells(i + 1, 3).Value + " " + _
Worksheets("Основной").Cells(i + 1, 4).Value
Spk.AddItem a
Next
' Заполнение списка подразделений
N = 0
While Worksheets("Справочный").Cells(N + 2, 4).Value <> ""
    N = N + 1
Wend
NewPodrazdel.Clear
For i = 1 To N
    NewPodrazdel.AddItem Worksheets("Справочный").Cells(i + 1, 4).Value
Next
' Заполнение списка должностей
While Worksheets("Справочный").Cells(N + 2, 5).Value <> ""
    N = N + 1
Wend
NewDolznost.Clear
For i = 1 To N
    NewDolznost.AddItem Worksheets("Справочный").Cells(i + 1, 5).Value
Next
End Sub

Таким образом, при открытии формы перевода элементы управления «Поле со списком» заполнены. Пользователь, работающий с данной книгой, должен выбрать в поле со списком интересующего его сотрудника. Выполняемая при этом процедура осуществляет внесение информации о подразделении и должности сотрудника в элементы управления на форме. Если же сотрудник уволен, то сообщение об этом факте выводится в надпись, предназначенную для подразделения. Необходимый программный код данной процедуры представлен в листинге 3.30.

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11

' Листинг 3.30. Обработка щелчка на поле со списком сотрудников
Private Sub Spk_Click()
If Worksheets("Основной").Cells(Spk.ListIndex + 2, 14).Value = "" Then
' Внесение информации о старом подразделении
StPodr.Caption = Worksheets("Основной").Cells(ListIndex + 2, 7).Value
' Внесение информации о старой должности
StDolznost.Caption = Worksheets("Основной").Cells(Spk.ListIndex + 2, 6).Value
Else
StPodr.Caption = "Уволен"
End If
End Sub

Следующая процедура (листинг 3.31) позволяет внести в поле со списком NewDolznost только вакантные должности в указанном подразделении.

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18

' Листинг 3.31. Обработка щелчка на поле со списком подразделений
Private Sub NewPodrazdel_Click()
' Очистка поля со списком должностей
NewDolznost.Clear
' podschet
N = 0
While Worksheets("Штатное расписание").Cells(N + 2, 1).Value <> ""
    N = N + 1
Wend
For i = 1 To N
If NewPodrazdel.Text = Worksheets("Штатное расписание").Cells(i + 1, 1).Value _
And (Worksheets("Штатное расписание").Cells(i + 1, 3).Value - _
CInt(Worksheets("Штатное расписание").Cells(i + 1, 6).Value)) > 0 Then
' Добавление в список вакантной должности
NewDolznost.AddItem Worksheets("Штатное расписание").Cells(i + 1, 2).Value
End If
Next
End Sub

На рис. 3.31 продемонстрирован вариант заполнения формы благодаря разработанным процедурам.

Теперь ключевая процедура (листинг 3.32), которая выполняется по щелчку на кнопке Перевести. Она производит изменения на листах Основной и Штатное расписание.

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40

' Листинг 3.32. Обработка щелчка на кнопке Перевести на рис. 3.31
Private Sub OK_Click()
' Вычисление номера строки, где располагается информация по сотруднику
Nom = Spk.ListIndex + 2
' Подсчет числа записей на листе Основной
N = 0
While Worksheets("Основной").Cells(N + 2, 1).Value <> ""
    N = N + 1
Wend
' Внесение информации о новых должности и подразделении
Worksheets("Основной").Cells(Nom, 6).Value = NewDolznost.Text
Worksheets("Основной").Cells(Nom + 2, 7).Value = NewPodrazdel.Text
' Подсчет числа строк в штатном расписании
NN = 0
While Worksheets("Штатное расписание").Cells(NN + 2, 1).Value <> ""
    NN = NN + 1
Wend
For i = 1 To NN
If StPodr.Caption = Worksheets("Штатное расписание").Cells(i + 1, 1).Value _
And Worksheets("Штатное расписание").Cells(i + 1, 2).Value = _
StDolznost.Caption Then
' Фиксирование освобождаемой должности
Worksheets("Штатное расписание").Cells(i + 1, 6).Value = _
CInt(Worksheets("Штатное расписание").Cells(i + 1, 6).Value) - 1
Exit For
End If
Next
For i = 1 To NN
If NewPodrazdel.Text = Worksheets("Штатное расписание").Cells(i + 1, 1).Value _
And Worksheets("SHTAT").Cells(i + 1, 2).Value = NewDolznost.Text Then
' Фиксирование занимаемой должности
Worksheets("Штатное расписание").Cells(i + 1, 6).Value = _
CInt(Worksheets("Штатное расписание").Cells(i + 1, 6).Value) + 1
Oklad = Worksheets("Штатное расписание").Cells(i + 1, 4).Value
Worksheets("Основной").Cells(Nom, 12).Value = Oklad
Exit For
End If
Next
MsgBox ("Перевод выполнен")
End Sub

Результат работы рассмотренных процедур показан на рис. 3.32.

В работе любого менеджера по кадрам Excel занимает свое, пусть и не самое главное, но определенно заметное место. Причем для самих HR-менеджеров, зачастую весьма далеких от сложных инструментов Excel, его использование иногда превращается в пытку. Давайте разберем несколько типовых ситуаций, вопросы про которые я часто слышу от сотрудников HR-отделов на моих тренингах.

График тренингов

Если вы сталкивались в своей работе с планированием и организацией тренингов для сотрудников, то согласитесь, что грамотный выбор времени для них — очень важен. Дорогой и нужный тренинг, но проведенный в неудачное время, когда сотрудники завалены сезонной работой или, наоборот, разъехались по отпускам — выкинутые деньги компании и зря потраченные ресурсы.

Для правильного выбора дат нужна наглядность. Предположим, что на каждого сотрудника запланировано по два тренинга в год. Сведем предварительные даты начала и завершения тренингов по каждому сотруднику в следующую таблицу:

Формула здесь только одна — в ячейке G4 — скопированная затем вправо до конца года. Она позволит быстро менять шаг временной шкалы до любых нужных значений, тем самым масштабируя график.

Теперь выделим все пустые квадратные ячейки, начиная с F5 и до конца таблицы вправо-вниз и выберем на вкладке Главная — Условное форматирование — Создать правило (Home — Conditional formatting — Create Rule). В открывшемся окне уточним тип создаваемого правила — Использовать формулу для определения форматируемых ячеек и введем следующую формулу:

Это комбинация из двух логических функций И, связанных друг с другом логическим ИЛИ. Каждая из функций И (AND) проверяет попадание даты соответствующей данной ячейке в диапазон между датами старта и окончания тренинга. Поскольку мы хотим залить цветом оба тренинга, то две функции И связаны одной ИЛИ поверх.

В результате получаем:

Причем, если изменить шаг временной шкалы в желтой ячейке E1 до, например, недели, то получим более общую картину:

Расчет бонусов или доплаты за выслугу лет

Предположим, что мудрое руководство нагрузило нас приятной обязанностью — рассчитать доплаты к окладам наших сотрудников за выслугу лет (такое иногда бывает в госкомпаниях) или добавочные бонусы к зарплате. И то и другое предполагает сложную многоступенчатую систему доплат в зависимости от стажа наших коллег. Представим это в виде таблицы:

То есть, если сотрудник проработал у нас меньше 12 месяцев — он не получает ничего. Если проработал от года до двух — получает 10% доплаты (или бонуса). Если от двух до трех — 15%. Если от трех до пяти — 25% и т. д.Максимальный бонус в 100% полагается только старожилам — тем, кто работает в компании больше 10 лет.

Можно пойти классическим путем и использовать функцию проверки ЕСЛИ (IF). Причем, нам придется вкладывать одну ЕСЛИ в другую несколько раз, т. к. надо проверить попадание в несколько диапазонов:

Бррр… Ужас, правда? Задачу можно решить гораздо изящнее, если использовать известную в узких кругах финансистов и аналитиков, функцию ВПР (VLOOKUP):

Суть решения в том, что функция ВПР ищет ближайшее наименьшее значение в первом столбце нашей таблицы бонусов и выдает значение из второго столбца рядом с найденным. Аргументов у функции четыре:

• Искомое значение — значение стажа сотрудника, для которого мы определяем бонус
• Таблица — наша таблица бонусов. Если вы планируете копировать формулу вниз на других сотрудников, то ссылку на таблицу нужно будет сделать абсолютной, т. е. добавить значки доллара, чтобы при копировании ссылка на смещалась. Это можно сделать с помощью клавиши F4, предварительно выделив адрес в строке Таблица.
• Номер столбца — порядковый номер столбца в нашей таблице бонусов, откуда мы берем размер доплаты (у нас всего два столбца и номер, очевидно, 2).
• Интервальный просмотр — этот аргумент нужно задать равным 1, чтобы Excel производил поиск ближайшего наименьшего числа в первой колонке таблицы. Для точного поиска используется значение 0.

Лепестковая диаграмма компетенций

Любой HR занимавшийся когда-либо подбором персонала, не понаслышке знает, как сложно порой бывает подобрать правильных людей на вакантные должности. Думаю, все могут припомнить последствия неудачного выбора, когда сотрудники потом или «не тянут» или быстро «перерастают» занимаемую должность и процесс приходится повторять заново, тратя время, ресурсы и деньги компании. Как же наглядно и качественно оценить — насколько данный кандидат подходит на определенную должность?

В такой задаче имеет смысл использовать хоть и не очень распространенный, но весьма удобный в данном случае тип диаграммы в Microsoft Excel — Лепестковая (Radial). В английской терминологии этот тип диаграмм иногда называют еще Spider Chart — за её внешнее сходство с паутиной.

Составим для нашей вакантной должности список из 5–10 ключевых компетенций (навыков, требований). Под 0 в данном случае понимается отсутствие требований, под 10 — максимальная потребность. Например, на должность директора по продажам этот список может выглядеть так:

• Навыки устного и письменного общения — 8
• Навыки проведения презентаций — 7
• Знание/понимание английского — 5
• Знание технологии производства товаров — 2
• Знание финансов и бухгалтерии — 7
• Знание компьютера и ПО — 4

… и т. д.

По результатам общения с кандидатами (рассмотрения их резюме, собеседований, тестирования) мы можем создать похожий список их качеств и навыков с аналогичными оценками, нормированными по шкале от 0 до 10.

Теперь можно свести все наши данные в одну таблицу и, выделив ее, построить по ней лепестковую диаграмму, выбрав на вкладке Вставка в группе Диаграмма команду Лепестковая:

Дополнительно, для наглядного отображения набранных баллов в диапазоне B2:D10 я использовал условное форматирование гистограммами (Главная — Условное форматирование — Гистограммы), а в диапазоне C12:D12 — цветовыми шкалами (Главная — Условное форматирование — Цветовые шкалы).

Какие же выводы можно сделать по диаграмме?

Хорошо видно, что Кандидат2 хотя и имеет больший общий суммарный балл по сравнению с Кандидатом1 (61 против 52), но к данной должности подходит меньше, т. к. имеет высокие знания и навыки не там, где нужно (знания технологии или финансов), а по нужным параметрам (навыки ведения переговоров и презентаций) как раз сильно отстает. Кандидат1 напротив, по всем необходимым к данной должности компетенциям укладывается в требования очень неплохо. Если немного «подтянуть» его по презентациям и переговорам, что легко можно сделать отправив его на соответствующие тренинги, то он идеально впишется в эту вакансию.

Для вычисления итогового численного значения «попадания в должность» можно использовать следующую формулу (для ячейки C12):

=СУММ(ЕСЛИ(C2:C10

Обратите внимание на то, что это формула массива, т. е. она должна вводиться с использованием не клавиши Enter в конце, как обычно, а с помощью сочетания клавиш Ctrl+Shift+Enter. Формулы массива отличаются от обычных формул Excel и позволяют работать сразу с целыми массивами данных. В строке формул они отображаются в фигурных скобках (но ставить их с клавиатуры нельзя). Данная формула массива вычисляет отклонение качеств кандидата от требований вакансии и представляет это в виде доли, подразумевая за 100% идеальное совпадение по всем требованиям. Причем перебор навыков, т. е. ситуация, когда кандидат превосходит требования — не учитывается и не дает ему преимуществ.

Расчет зарплаты в MS Excel
для Windows

Расчет зарплаты — удобная электронная форма расчёта зарплаты в MS Excel, минимальный ручной ввод. Автоматически расчитывает все налоги на зарплату ЕСН, Соц. страх., мед. страх., подоходный налог и т.п. Автоматически считает итоговые суммы за любой отчётный период(от месяца до года включительно)по налогам, начислениям и т.п.

Бесплатная версия программы рассчитана на штат численностью до 4-ех человек. На сайте разработчика можно купить программу для расчета зарплаты для штата численностью до 50, 100 или 150 человек.