Программа для создания отчетов в word

IMRY: I’ll Make Reports for You

Описание проекта

IMRY это программа для автоматического создания Word отчетов. Отчеты создаются из шаблонов и конфигурационных файлов.
Шаблон — набор лабораторных и практических работ, в которых указаны название, цель, теоретическая часть, общее задание и индивидуальные задания, выводы.

Установка

>>> СКАЧАТЬ <<<

Для установки программы можно скачать из папки InstallationFiles/Installer/Installer-SetupFiles файл Installer.exe, или просто нажать на большую кнопку сверху. При открытии файла запустится стандартный установщик, нужно будет проследовать по всем шагам. После установки программма будет отображаться в списке установленных программ, появится иконка на рабочем столе и в меню «Пуск».

Обновление программы

При выходе новой версии, нужно скачать ее и запустить установщик. Он автоматически обновит файлы до новой версии.
Программу удалять не нужно

Запуск программы

Чтобы запустить программу, можно воспользоваться ярлыком на рабочем столе или в меню «Пуск».

---

Реализованный функционал

• Создание отчетов
• Создание, сохранение, изменение шаблонов для отчетов
• Сохранение и загрузка информации о студенте
• Переход к папке с отчетами после создания отчета
• Кнопка для быстрого перехода к репозиторию для обновления
• Окно с настройками для изменения главного конфигурационного файла
• Возможность сохранять и загружать введенные данные при генерации отчета
• Автозагрузка сохраненных данных

---

В разработке

• Возможность создавать отчеты для разных предметов
• Возможность выбирать расширения файлов для добавления при использовании Drag & Drop для каждой работы

---

Удаление

Для удаления программы можно воспользоваться любым деинсталлятором. Также можно в меню «Пуск» нажать правой кнопкой по иконке приложения, затем «Удалить».

---

Конфигурирование работы приложения

Работу программы можно конфигурировать, редактируя конфигурационные файлы, изменяя ряд параметров.

Описание конфигурационных файлов

Для работы программы нужен главный конфиругационный файл в папке приложения, который содержит следующие параметры:

Параметры, которые хранят значение

Параметр	Тип данных	Описание параметра
ShortSubjectName	string	Расширение, которое используется для сохранения и загрузки данных
WorkHasTitlePage	bool	Есть ли в работе титульная страница
WorkHasTitlePageParams	bool	Есть ли в работе в титульнике какие-то параметры

Параметры, которые хранят путь к файлу

Параметр	Тип данных	Описание параметра	Тип данных в файле
WorkTitlePageFilePath	string	Путь до файла с титульником (при наличии)	Dictionary<string, string>
WorkTitlePageParamsFilePath	string	Путь до файл с параметрами для титульника (при наличии)	List<string>
PermittedDragAndDropExtentionsFilePath	string	Разрешенные расширения файлов при использовании Drag & Drop	List<string>
CurrentTemplateFilePath	string	Текущий шаблон для работ	Dictionary<string, Dictionary<string, ReportInformation>> ( лучше создавать в программе в пунке меню «Создать шаблон» )
UserDataFilePath	string	Путь до файла с информацией о пользователе	StudentInformation ( создается программой )

Параметры, которые хранят путь к папке

Параметр	Тип данных	Описание параметра
ReportsPath	string	Путь, где будут сохраняться сгенерированные отчеты
SavedReportsPath	string	Путь, где все отчеты будут сохраняться все введенные данные в отчеты

Пример главного конфигурационного файла

{
  "ShortSubjectName": "java",
  "WorkHasTitlePage": true,
  "WorkTitlePageFilePath": "./Subjects/Java/TitlePage.docx",
  "WorkHasTitlePageParams": true,
  "WorkTitlePageParamsFilePath": "./Subjects/Java/TitlePageParams.params.json",
  "PermittedDragAndDropExtentionsFilePath": "./Subjects/Java/PermittedDragAndDropExtentions.extensions.json",
  "CurrentTemplateFilePath": "./Subjects/Java/JavaTasks.template.json",
  "ReportsPath": "./Reports/Java",
  "SavedReportsPath": "./SavedReports/Java"
}

---

При использовании Drag & Drop, программа фильтрует файлы, список разрешенных расширения вынесен в отдельный конфигурационный файл.

Если добавить символ *, программа добавит все файлы без фильтрации

Пример файла с разрешенными расширениями файлов для Drag & Drop

[
    "срр",
    "h",
    "cs",
    "java",
    "py",
    "asm",
    "png",
    "bmp",
    "jpg",
    "jpeg",
    "*"
]

---

В пустом документе ( *.doc, *.docx ) можно указать ряд параметров, которые будут заменены на значения

!!! Все параметры должны быть вставлены в документ формате {{НазваниеПараметра}}

---

Таблица параметров

Параметр	Описание	На что будет заменен
UserName	ФИО пользователя (полное или инициалы)	Строка (значение формируется из введенных данных
WorkType	Тип работы	«Практическая работа» / «Лабораторная работа»
WorkNumber	Номер работы	Число
WorkName	Полное название работы	Строка ( значение берется из шаблона )
TheoryPart	Теоретическая часть работы	Строка ( значение берется из шаблона )
WorkTarget	Цель работы	Строка ( значение берется из шаблона )
Conclusions	Выводы работы	Строка ( значение берется из шаблона )
CommonTask	Общее описание работы	Один или несколько абзацев
DynamicTasks	Выбранные задания в работе	Один или несколько абзацев
UserFiles	Файлы, добавленные пользователем	Один или несколько абзацев

---

Для титульной страницы существует отдельный конфигурационный файл, в котором можно указать любое количество параметров, в этом файле необходимо указать название параметра и его значение.

Пример конфигурационного файла для титульной страницы

{
    "DesciplineName": "«Программирование на Java»",
    "TeacherName": "Фамилия И. О.",
    "Departament": "преподаватель кафеды",
    "City": "Москва",
    "Year": "2020"
}

Добавление изменение работ

Для добавления новых работ в программе в главном меню есть отдельньные кнопки «Создатm шаблон» и «Изменить шаблон»

При заполнении шаблонов, можно также вставить изображения, изображение вставляется в виде {{image source="Относительный/абсолютный путь", name="Подпись картинки (можно не указывать)"}}. Картинки нумеруются автоматически.

FAQ — Создание отчета в MS Word

Создавать отчет в программе Word удобно если отчет имеет сложную структуру (тогда его быстрее создать в Word, чем в Qreport от Delphi, кроме того, этот QReport имеет «глюки»), либо, если после создания отчета его нужно будет изменять. Итак, первым делом в Word создается шаблон будущего отчета, это самый обыкновенный не заполненный отчет. А в места куда будет записываться информация нужно поставить метки. Например (для наглядности метки показаны зеленым цветом, реально они конечно не видны):

No	Поставщик	Наименование товара	Код товара	Кол-во	Цена	Сумма
1

Далее в форму, откуда будут выводиться данные, вставляете компоненту DdeClientConv из палитры System. Назовем ее DDE1. Эта компонента позволяет передавать информацию между программами методом DDE. Свойства:

ConnectMode : ddeManual — связь устанавливаем вручную

DdeService : (winword) — с кем устанавливается связь

ServiceApplication : C:MSOfficeWinwordWINWORD.EXE — полный путь доступа к программе. (Вот здесь можно наступить на грабли. Ведь Word может лежать в любой папке! Поэтому путь доступа к нему лучше взять из реестра, а еще лучше использовать OLE см.начало раздела)

Теперь пишем процедуру передачи данных:

Для Delphi 2 и выше

Пример проверен только на русском Word 7.0! Может, поможет.

И еще, как определить установлен ли на компьютере Word, запустить его и загрузить в него текст из программы?

По командам OLE Automation сервера см. help по Microsoft Word Visual Basic.

Учимся говорить на языке диаграмм на всех версиях ворда

Здравствуйте всем, уважаемые читатели! На связи Федор Лыков. Сегодня я вам расскажу о том, как построить диаграмму в ворде.

Сперва рассмотрим определение и назначение этих графических объектов в документе, а после рассмотрим возможные способы их создания. Итак, поехали!

Как построить диаграмму в ворде?

Определение, виды и назначение

Диаграмма – это такое изображение или графический чертеж, который позволяет наглядно увидеть соотношение нескольких величин.

Используется для создания отчетов и более детального представления разницы в расходах, о доходах компании за квартал, о повышении или уменьшении прибыли.

Качественное и уместное использование данных графиков позволяет упростить ваш документ для восприятия, а также очень даже неплохо украсить его в визуальном плане. Согласитесь в разы приятнее глазами увидеть разницу с помощью какого-то красивого графика, чем бесконечно смотреть на черные цифры в тексте.

Существуют самые различные её виды, каждый из которых может подойти лучше всего для отображения каких-то конкретных данных.

1. «Биржевая» исходя из названия создана для отображения повышения и понижения курса валют.
2. «Круговая» отлично подходит для того, чтобы увидеть самый большой источник расходов.
3. «Линейчатая» или «гистограмма» позволяет наглядно сравнить несколько различных кандидатов в сравнении. К примеру, с помощью подобных диаграмм сравниваются процессоры или видеокарты и данные вносятся исходя из результатов тестов конкурирующих продуктов.

И это далеко не все примеры. В самой программе я насчитал 17 разных видов у каждого из которых есть еще несколько разновидностей. В общем, на любой вкус и цвет.

Давайте уже наконец перейдем к рассмотрению возможности создания диаграмм в ворде по данным таблицы пошагово. Начнем с традиционного 2003, а закончим более современными 2007, 2010, 2016 и так далее.

Приятного вам чтения!

Создание диаграмм в 2003 ворде

Итак, создаем для тренировки новый текстовый документ. В нем нас интересует вкладка меню вверху окна программы «вставка». Кликаем левой кнопкой мыши по ней и наводим курсор на пункт раскрывающегося меню «Рисунок» и в нем уже выбираем «Диаграмма».

Перед нами появится гистограмма и окно с таблицей данных, в которую вы можете внести уже свои значения и названия элементов.

Внимательно посмотрите на таблицу и на гистограмму, чтобы верно ввести значения в каждой ячейке.

Для смены данной стандартной гистограммы на какой-либо другой вид необходимо нажать чуть ниже самого графика как на скриншоте ниже и выбрать из контекстного меню пункт «тип диаграммы».

Перед вами откроется окно выбора, в котором просто выбирайте подходящий вам вариант и нажимаете «ОК».

В конце статьи мы обязательно рассмотрим разные виды и их назначение, так что обязательно читайте статью до конца!

После ввода всех данный и выбора типа просто закрывайте окно таблицы и любуйтесь результатом вашей работы. Для повторного редактирования данных таблицы нажмите два раза левой кнопкой мыши по полученной диаграмме, чтобы ее область была обведена диагональными пунктирными линиями. После этого нажмите правой кнопкой мыши в этой области и выберите пункт «режим таблицы».

После этого табличка с данными снова появится и позволит вам отредактировать их.

Для редактирования цвета столбцов необходимо нажать на тот, который хотите изменить правой кнопкой мыши и выбрать пункт «Формат ряда данных». Так же можно просто дважды кликнуть по нему левой клавишей мыши. В открывшемся окне вы сможете настроить столбец более детально.

То же самое касается и фона столбцов. По выше написанной инструкции вы сможете изменить его цвет.

Теперь предлагаю рассмотреть возможность создания диаграмм из уже имеющейся таблички с данными.

Создать диаграмму по таблице в ворде 2003

Часто может возникать необходимость графически отобразить уже готовые таблички данных. В этом случае можете попробовать сделать автоматическую диаграмму на основании данных.

Для этого нам понадобится таблица для примера. Я сделал небольшую 3×4 со случайным расчетом расходов.

В рамках тренировки можете просто сделать точно такую же.

После этого выделяем все ячейки таблицы, зажав левую клавишу мыши и после этого выполняем те же действия, что и в прошлом случае.

Мы увидим созданную гистограмму, которая использует данные из таблицы.

Вот мы и разобрали как построить диаграмму в ворде 2003 пошагово для чайников. Теперь предлагаю рассмотреть данный вопрос на современных версиях офиса.

Создание диаграмм на современных изданиях офиса

Для добавления их в современную версию офиса так же не понадобится особых профессиональных умений.

Переходим на уже хорошо знакомую нам вкладку «Вставка» и нажимаем на кнопку «Диаграмма».

После этого откроется окно выбора макета. Как я уже упоминал в начале статьи их здесь 17 штук и еще в каждой есть свои разновидности.

Выбираем макет, выбираем его разновидность и нажимаем «ОК».

На листе появится выбранная нами диаграмма и также откроется окно таблицы Excel, в которую будет необходимо внести данные. В зависимости от выбранного макета будут различаться и имеющийся в ней стандартный формат данных. То есть, это зависит от прямого типа назначения макета.

В верхней части окна программы мы сразу можем обратить внимание на настройки. Здесь мы можем добавить элемент, выбрать экспресс-макет, изменить цвета, выбрать стиль, поменять данные со строки на столбец и наоборот, выбрать данные, изменить или сменить формат на какой-либо другой, если выбранный вами не подошел или не понравился.

После окончания редактирования просто нажмите в любом свободном месте листа, чтобы выйти из режима настройки параметров. Для повторного редактирования дважды нажмите по любой области диаграммы и снова попадете в настройки. Для изменения данных нажмите кнопку «Изменить данные» в верхней части окна на панели настроек и в этом случае снова откроется окно редактирования таблицы.

Создать диаграмму по таблице в современном издании офиса

Здесь следует сделать небольшое отступление. Не знаю по какой причине, но в современных версиях не работает это так, как в 2003. Как бы я не старался все равно пришлось вводить значения вручную. Лучше делать сразу таблицу средствами Excel в ворде.

Как это сделать я рассказывал в одной из предыдущих статей под названием «12 невероятных способа создания таблицы в ворде на всех версиях офиса», рекомендую ознакомиться.

Если у вас уже есть готовая таблица формата Word, то тогда можно просто построить диаграмму по предыдущему способу. Затем внести данные или преобразовать нынешнюю таблицу в Excel формат.

Разбор

Сейчас покажу как построить диаграмму в ворде 2010 по данным таблицы пошагово.

В начале создадим небольшую табличку Excel ради примера. Я сделал небольшую 3×4 со случайным расчетом расходов. Собственно, это такая же табличка, как и в случае со старой версией ворда, но уже в формате электронных таблиц экселя.

Так как сама программа Excel обладает куда более интересными возможностями в плане построения диаграмм, то это будет даже удобнее. Перейдите на вкладку «Вставка» и увидите большое количество кнопок для построения.

Здесь имеющиеся виды рассортированы по категориям, которые обозначены миниатюрными значками. Я предпочту в данной ситуации просто выбрать «Рекомендуемые диаграммы», чтобы приложение само подобрало подходящую. Для наших расчетов он выбрал несколько видов, в том числе график и гистограмму.

Остановился я на гистограмме, так как она мне больше всего нравится для подобного рода наглядных расчетов. Вы можете выбрать любую другую, читайте описание и смотрите пример. После выбора нажимайте кнопку «ОК».

После этого увидите получившийся результат в рабочей области экселя.

Для того, чтобы выйти из интерфейса Excel, нажмите в любое свободное место листа Word. Чтобы вернуться к редактированию дважды нажмите левой кнопкой мыши по таблице.

Если нет необходимости в изменении данных полученной диаграммы, то рекомендую выделить ее как на скриншоте выше (нажать в область ближе к краю). Затем скопировать (Ctrl-C или правой кнопкой мыши и выбрать «Копировать»). После выйти из режима экселя и вставить (Ctrl-V или правой кнопкой мыши и выбрать «Вставить»).

В этом случае наша гистограмма будет в виде картинки и более лаконично впишется в документ. Взгляните сами.

Рекомендую делать данные действия только в финальном форматировании готового документа, чтобы не вышла ситуация, что вам необходимо поправить какие-то данные, а у вас уже не таблица, а всего лишь картинка. Имейте в виду.

Заключение

Итак, мы рассмотрели все имеющиеся способы воплощения ваших таблиц в виде наглядного графика или гистограммы и тем самым разобрались с вопросом как построить диаграмму в ворде.

Предлагаю вашему вниманию небольшую таблицу с несколькими видами различных диаграмм, их описанием и назначением. Для того, чтобы вы смогли более точно наглядно изобразить в документе необходимые сравнения или подготовить отчеты.

Название диаграммы	Описание	Назначение
Гистограмма	Значение параметров отображаются в виде прямоугольников, высота которых отображает большее значение.	Для сравнения расходов по кварталам или напротив для планирования будущих затрат.
График	Данные изображаются в виде точек, соединенных линиями. Для построения используется классическая система прямоугольная система координат	Целесообразно использовать при большом количестве данных в длительном промежутке времени, которые необходимо представить к сравнению
Круговая	Значения представляются в виде процентного соотношения и располагаются в кругу, разделенном на сектора, где каждый сектор – определенный параметр таблицы данных.	Удобно использовать при сравнении затрат, так как позволяет увидеть наибольшие элементы расходов. Поэтому данные представлены в процентном соотношении.
Линейчатая	Значение параметров отображаются в виде прямоугольников, длина которых отображает большее значение.	Аналогичное как у гистограммы. Применяется для сравнения нескольких значений.
Каскадная (водопад)	Значения представлены в виде прямоугольных столбцов разного цвета, который показывает положительный или отрицательный результат. Каждый столбец отвечает за конкретную категорию значения.	Позволяет определить общий эффект, последовательно представляя положительные и отрицательные значения факторов. Классическая диаграмма для проведения факторного анализа.

А на этом я предлагаю закончить. Надеюсь, что статья была информативной и полезной. Остались вопросы? Милости прошу в блок комментариев, где я обязательно отвечу на ваши вопросы. Спасибо, что дочитали данную публикацию до конца. До скорых встреч в следующих публикациях!

Отчет в Word

На вкладке «Отчет в Word» возможно произвести следующие настройки стандартного отчета в MS Word:

1. Установка галочки в поле, обозначенное на рис. 22 единицей (1) позволяет либо использовать при формировании отчета главу, определяющую наличие признаков преднамеренного и фиктивного банкротства, либо отказаться от ее формирования в отчете.

2. Если отсутствуют данные в форме отчета о движении денежных средств, то с помощью снятия галочки с поля №2 (2), можно отказаться от использования отчета о движении денежных средств в отчете в MS Word.

3. Под номером три (3) на рисунке №22 с помощью ниспадающего меню, можно установить формат ориентации страниц отчета. Это могут быть либо книжные, либо альбомные страницы.

4. Кнопка «Стандартный отчет» начинает построение отчета по финансовому анализу в формате MS Word. Эту кнопку следует нажимать только после проверки данных на следующих шести закладках меню, показанного на рисунке №22.

5. Кнопка «Отчет об оценке бизнеса» начинает построение отчета по оценке бизнеса. Эту кнопку следует нажимать после настройки входных параметров и в «Главном меню» и, при необходимости веса влияния прибыли на стоимость бизнеса на листе «Coefficients».

6. Кнопка «Сформировать отчет в соответствии с ПП 367» начинает построение тестового отчета в формате MS Word. Эту кнопку следует нажимать после проведения всех настроек на вкладке 367ПП данного меню.

Внимание! Перед формированием отчета в MS Word необходимо установить базовый и отчетный периоды на листе «Deviation» (см. п. 5.10. данного руководства).

Приложение.

Внешний вид вкладки «Приложение» показан на рисунке № 23.

При использовании планируемых периодов, для того, чтобы включить в отчет расчетные таблицы с листа «Plan», необходимо установить галочку напротив надписи «Включать в качестве приложения к отчету таблицы с листа «Plan».

Отчет по финансовому анализу, либо по оценке стоимости бизнеса можно дополнить приложением, которое должно быть в файле формата MS Word с расширением .doc. Файл приложения выбирается с помощью кнопки «Выбрать файл». Наименование и путь к файлу в этом случае будут видны в окне «Используемый файл» (2).

Чтобы файл добавлялся в отчет также необходимо установить галочку напротив надписи «Использовать файл приложения к отчету» (2).

Для закрытия диалогового окна предназначена клавиша «X».

10.1.3. Настройка отчетов. Отклонения … Коэффициенты.

Эти вкладки предназначена для настроек стандартного текстового отчета и отчета по оценке бизнеса, так как в нем также проводится минимальный финансовый анализ ликвидности, платежеспособности, деловой активности.

На данных вкладках необходимо определить предельные размеры величин, для которых в отчете будут использоваться наречия «значительно», «незначительно» и т.д.

ПП.

Эта вкладка предназначена для настроек тестового отчета, создаваемого в соответствии с Постановлением Правительства №367.

Перейдите на вкладку «Лента»> «Ссылки» и выберите « Исследователь» . Справа откроется панель с параметрами поиска.

Введите ключевое слово для темы, которую хотите найти, и нажмите Enter.

Панель «Результаты» показывает список источников, которые вы можете использовать в своем документе. Выберите тему для детального изучения.

Добавьте тему в документ Microsoft Word, щелкнув значок плюса в правом верхнем углу. Вы также можете щелкнуть знак плюс на любом результате, чтобы указать источник в своем исследовательском документе. Цитируемый источник поможет вам поддержать ваши исследования с помощью веб-источников и книг.

Как мы увидим позже, аннотированная библиография является одной из самых сложных частей документа. Исследователь — умный помощник, который вступает.

Заморозить часть вашего документа Word

Давайте считать само собой разумеющимся, что ваш профессиональный доклад будет долгой и сложной работой. Вы можете разделить окно Word на две панели, чтобы вы могли одновременно просматривать две разные части документа. Это экономит время, когда вы хотите копировать и вставлять детали из одного места в другое или ссылаться на одну часть документа, работая в другом.

Перейдите на Лента> вкладка Просмотр> Разделить .

Чтобы удалить разделение, нажмите « Удалить разделение» на той же вкладке.

Группа Windows предоставляет вам несколько вариантов для изменения способа работы с двумя или более документами. Особенности говорят сами за себя.

Чтобы одновременно прокрутить оба документа, нажмите Синхронная прокрутка в группе «Окно» на вкладке «Вид». Вы также можете нажать « Просмотр рядом», чтобы поместить две части документа рядом друг с другом.

Совет: используйте разделенный вид для отображения двух разных макетов — например, «Печать» и «Контур». Установите разделение. Затем щелкните на панели, которую хотите изменить, и выберите другой макет на вкладке «Вид».

Работа над версткой и дизайном

Представление отчета — это то, что заставляет кого-то читать отчет в первую очередь, и поэтому важно, чтобы ваш отчет был хорошо представлен. Если у вас есть выбор из четырех отчетов для чтения, что вы выберете?

1. Рукописный отчет.
2. Документ напечатан в черно-белом.
3. Отчет печатается на обычной бумаге формата А4 в цвете.
4. Отчет, напечатанный в цвете, с броской титульной страницей, аккуратно ограниченный и гладкий?

Вы возьмете четвертый отчет, потому что он привлечет вас к нему только благодаря внешнему виду.

Передняя крышка не единственная причина. Хорошо составленный отчет легче читать. Также легче сканировать, когда у вас нет времени на чтение. Вот почему вам нужно потратить некоторое время на верхние и нижние колонтитулы, а также на различные стили и темы. Короче — форматирование каждого элемента в отчете.

Форматирование может показаться сложной задачей, но это забавное упражнение, которое задействует все ваши творческие мускулы. Ключевые выводы будут навыки, которые вы можете применить ко всему в Microsoft Office в будущем. И время, которое вы сэкономите со всеми советами по производительности, изученными здесь

Microsoft Word 2016 обладает богатым набором функций. Это лишь некоторые из способов, которыми ваш дизайн отчета может выделиться среди остальных и быть профессиональным. Итак, давайте разберем навыки верстки и дизайна.

В этом разделе описываются эти функции шаг за шагом:

• Начните с титульной страницы
• Составить оглавление
• Создайте свой верхний и нижний колонтитулы
• Добавить номера страниц

(Форматировать содержимое)

• Выберите правильные шрифты
• Стиль абзацев
• Разрывы контрольной страницы
• Используйте стили и темы
• Титры
• Используйте быстрые части
• Украсить границами страницы

1. Начните с титульной страницы

Первая страница — это первая точка контакта с вашим читателем. Это также ваша возможность произвести благоприятное впечатление. Не позволяйте своим недостаткам художественных навыков быть оправданием, потому что Word берет на себя работу со встроенной галереей титульных страниц. Все, что вам нужно сделать, это жениться на теме доклада.

Microsoft Word 2016 предлагает вам 16 предварительно отформатированных шаблонов и еще три на Office.com.

Перейдите в меню «Вставка»> «Группы страниц»> «Титульная страница» .

По умолчанию титульная страница отображается в начале документа.

Так как в продаже имеется только 16 «официальных» шаблонов, вы можете обнаружить, что у всех ваших пиров одинаковая титульная страница. Так почему бы не настроить его и сделать его немного более уникальным.

Вы можете создать титульную страницу (или титульную страницу) в Microsoft Word титульную страницу в Microsoft Word что может быть оригиналом в стеке. Сохраните его как шаблон или легко измените дизайн на лету.

2. Составьте оглавление

Сканирование случайных читателей. Хорошие читатели сначала сканируют, а потом глубоко погружаются. Оглавление содержит путевые точки, которые помогают обоим. Когда это длинный и сложный документ, не лучше ли проверить участок земли перед тем, как отправиться в интересующий вас раздел? Рассмотрите оглавление, если ваш документ содержит более 10 страниц.

В Microsoft Word вам не нужно писать полностью оглавление вручную. На вкладке « Ссылки » есть автоматический инструмент «Оглавление », который берет ваш план и разрабатывает его для вас. Кроме того, вы можете легко обновлять его, когда хотите что-то изменить.

Есть также шаблоны, которые вы можете скачать и подогнать их под характер контента. Например, оглавление для диссертации будет отличаться от годового отчета компании.

У нас есть полное руководство по созданию оглавления в Word.

Суть этого заключается в следующем:

Создайте схему и используйте стили заголовков для организации иерархии. Примените автоматический инструмент ТОС к стилям заголовка. Word 2016 ищет эти заголовки, а затем вставляет оглавление в документ. Затем вы можете автоматически обновить содержание, если вносите изменения в документ.

Для большего практического контроля вы также можете использовать стиль « Ручное оглавление» . Word вставляет заполнитель текста, и вы должны вставить и отформатировать каждый контент в списке.

Верхние и нижние колонтитулы важны в отчетах, поскольку основная цель заключается в предоставлении информации об отчете на каждой странице. Они являются общими областями отображения для номеров страниц. Заголовок документа должен содержать заголовок отчета и, возможно, имя того, кто его создал. Название текущего раздела полезно.

Нижний колонтитул, с другой стороны, должен включать номера страниц, дату публикации и другую необходимую административную информацию. Обратите внимание, что в некоторых руководствах по стилю есть специальные рекомендации для верхних и нижних колонтитулов. сноски сноски

Давайте начнем с заголовка в вашем документе и придадим ему уникальный вид.

Выберите « Вставить» , затем выберите в группе верхний или нижний колонтитул . Встроенная галерея показывает вам несколько вариантов, которые вы можете выбрать.

Верхний и нижний колонтитулы вставляются в ваш документ с заполнителем текста или таблицы. Инструменты «Верхний колонтитул» и «Нижний колонтитул» открываются на ленте для других операций форматирования, таких как дата, время или изображение.

Введите текст, а затем выберите « Закрыть верхний и нижний колонтитулы» .

Вы можете начать с пустого верхнего и нижнего колонтитула. Если у вас есть навыки проектирования, используйте инструменты для верхних и нижних колонтитулов, чтобы создать свой собственный. Освойте пространство верхнего и нижнего колонтитула, если вы хотите создать собственные бланки для своей организации. Вы можете использовать элементы бренда, такие как логотипы компании или организации вверху и аккуратно отформатированные сноски внизу.

Давайте попробуем и изменим один из встроенных заголовков. Я выбрал Facet из галереи.

Окончательный вид занял две минуты, чтобы соединить с простыми текстовыми эффектами и значком, полученным из галереи значков Microsoft Office.

Верхний и нижний колонтитулы на месте. Но как узнать, где вы находитесь в документе? Вставьте номера страниц в качестве следующего важного указателя.

4. Добавить номера страниц

Номера страниц выглядят лучше в нижнем колонтитуле (в отличие от верхнего колонтитула, как на картинке выше). Вы можете добавить основной номер страницы с помощью кнопки Вставить> Номер страницы на ленте. Вы также можете добавить его на вкладке « Дизайн », которая появляется при добавлении верхнего и нижнего колонтитула.

У вас есть большой контроль над номерами страниц. Выберите из широкого спектра числовых форматов и настройте их под свои нужды. В этом случае мы добавляем номер в нижний колонтитул, но вы можете поставить их сверху или даже на полях. В этом примере я поместил номер страницы внизу слева. Но я бы хотел изменить внешний вид и формат по умолчанию.

Например: использование «Страница X из XXX» обеспечивает лучший показатель для длинного документа.

Выберите номер страницы. Перейдите во Вставить> Быстрые детали . В раскрывающемся меню выберите Поле . Вы также можете открыть диалоговое окно «Поле» на вкладке «Дизайн верхнего и нижнего колонтитула».

Выберите NumPages из длинного списка имен полей. Из поля справа вы можете выбрать определенный формат. Я выбрал обычные 1, 2, 3. Нажмите OK , и появится номер количества страниц. Теперь все, что вам нужно сделать, это добавить свой текст, такой как страница X из XXX, и изменить вид чисел с помощью обычных инструментов форматирования текста, доступных на вкладке «Главная».

Теперь это выглядит так:

Создайте внешний вид любого номера страницы в документе, и Word автоматически обновит все остальные. Номера страниц являются наиболее распространенными элементами нижнего колонтитула, но они также могут содержать любую другую информацию, такую ​​как заголовок. Из параметров в группе «Вставка» вы можете добавить дату и время, информацию о документе, изображения и многое другое в верхний или нижний колонтитул.

Далее мы идем к форматированию контента.

Визуальное оформление вашего профессионального отчета сопровождается «украшением», которое вы применяете к контенту. Форматирование также является важным шагом для документа, который течет хорошо. Таким образом, вы должны сосредоточиться на выборе правильного шрифта, пространства абзаца и цветов.

Не беспокойся Даже профессионалы с легкостью найдут эту часть легкой, потому что Microsoft Word поставляется с темами по умолчанию и визуальными стилями. Давайте начнем с самого основного элемента документа.

5. Выберите и стиль правильный шрифт

Ваш выбор шрифта в профессиональном отчете Word определяет не только то, как текст выделяется, но и то, как он печатается. Вы хотите оба для максимального воздействия.

Вы можете применить гарнитуру (то есть визуальный вид шрифта) ко всему документу или к отдельным частям документа. Все варианты шрифтов доступны на вкладке Главная. Перейти на главную> Шрифт .

В Microsoft Word 2016 по умолчанию используется шрифт Calibri. Посмотрите дальше, потому что у вас есть много других на выбор. Если вы выбираете Times New Roman, вы можете считать себя ленивым, если вы выбираете «Обмотки», ну… я не думаю, что мне нужно это объяснять. Поэтому убедитесь, что вы выбрали шрифт, который легко читается и подходит для отчета. Чтобы не рисковать, выберите один из этих профессионально выглядящих шрифтов Google ; они доступны бесплатно.

Совет: Баскервиль и Джорджия — хорошая альтернатива часто используемому Times New Roman

Попробуйте разные пары шрифтов для основного текста и заголовков (и подзаголовков). Несколько сайтов, таких как FontJoy и TypeWolf , помогут вам поэкспериментировать с сопряжением шрифтов. Вы можете скачать и использовать пользовательские шрифты тоже. Но помните правило большого пальца — никогда не используйте в документе более трех разных шрифтов.

Для этого дополнительного кусочка Pizazz, попробуйте использовать буквицу для улучшения текста.

6. Стиль абзацев

Если вы хотите, чтобы строки были с двойным или одинарным интервалом, вам нужно изменить формат абзацев. Изменяя интервал, вы можете сделать документ легче для чтения или создать впечатление, что он длиннее и что вы вложили в него больше работы.

Чтобы изменить абзац для всего документа, лучше всего выбирать каждый блок текста; в противном случае, если вы используете заголовки в своем отчете, они тоже изменятся. Другой лучший вариант, если вы настраиваете определенный стиль, который вы используете для форматирования абзаца.

Для этого перейдите в раздел Домашняя страница > Стили . Щелкните правой кнопкой мыши стиль, который хотите изменить, и выберите « Изменить» . Нажмите на Формат> Абзац, который находится внизу диалогового окна. Теперь измените интервал, отступ и выравнивание для абзаца. Нажмите OK, чтобы закрыть диалоги.

Если вы хотите изменить меньшую часть документа , выберите то, что вы хотите изменить. Щелкните правой кнопкой мыши на выделенном тексте и выберите пункт «Абзац» . Появится то же диалоговое окно, что и выше.

7. Контрольные разрывы страниц

Разрыв страницы — по своему названию — разбивает непрерывный блок текста на две страницы. Разрывы страниц являются важными структурными элементами для длинных документов. Word автоматически вставляет разрыв страницы в конце страницы. Но в длинном документе вы можете размещать разрывы страниц там, где вы хотите.

Чтобы вставить разрыв страницы вручную, нажмите « Вставка»> « Разрыв страницы». (Сочетание клавиш: CTRL + Enter)

Разрыв страницы выглядит следующим образом, если щелкнуть команду « Показать / скрыть» в группе « Абзац» .

Но что, если вы хотите сохранить несколько строк на странице или в столбце, а не разделять их из-за разрыва страницы? Макет находится под вашим контролем. Нажмите на крошечную стрелку, которую вы видите в правом нижнем углу группы Абзац.

В поле « Абзац» нажмите « Линия и разрывы страниц». Выберите из этих четырех вариантов нумерации страниц:

• Элемент управления Widow / Orphan размещает как минимум две строки абзаца вверху или внизу страницы.
• Сохранить с помощью следующего предотвращает разрывы между параграфами, которые вы хотите остаться вместе.
• Хранение строк предотвращает разрывы страниц в середине абзацев.
• Разрыв страницы перед добавляет разрыв страницы перед определенным абзацем.

8. Используйте стили и темы

Стили и темы, пожалуй, две из наиболее недоиспользуемых функций в Microsoft Word используемые функции Microsoft Word Но я думаю, что вы должны использовать их при каждой возможности, чтобы сэкономить много времени.

Но в чем разница между темой и стилем? Microsoft говорит:

Темы предоставляют быстрый способ изменить общий цвет и шрифты. Если вы хотите быстро изменить форматирование текста, Word Styles являются наиболее эффективными инструментами.

Таким образом, поскольку темы управляют общим внешним видом с помощью цвета, эффектов и шрифтов — сначала начните с хорошей темы для вашего документа. Затем используйте стили для поиска определенных частей, для которых вы хотите изменить внешний вид.

Для тем: перейдите на вкладку « Дизайн ». Выберите тему из галереи. Вы можете увидеть предварительный просмотр того, на что похожа цветовая комбинация.

Для стилей: выберите часть текста, которую вы хотите изменить. Перейдите в группу « Стили » на вкладке « Главная ». Вы можете увидеть предварительный просмотр того, как они выглядят. Выберите стиль, который подходит для вашего контента. Например, выберите стиль заголовка для заголовков в вашем документе. Или особый стиль для любых цитат. Вы также можете изменить существующий стиль и создавать новые стили с нуля.

9. Подписи

Каждое изображение, диаграмма или иллюстрация нуждаются в подписи, чтобы четко описать это. Это одна строка текста, обычно расположенная под графикой. Подписи также являются важной ссылкой, когда вам нужно упомянуть их в другом месте. Многие документы опускают эту маленькую деталь.

Легко добавить подпись. Щелкните правой кнопкой мыши на иллюстрации, к которой вы хотите добавить подпись. Выберите Добавить подпись .

В диалоговом окне добавьте текст подписи и настройте остальные параметры. На подписи можно автоматически ссылаться в Word.

10. Используйте быстрые детали

Профессиональные документы могут стать повторяющимися. Вот почему вы должны начать использовать Quick Parts для стандартного контента, который вы используете постоянно. Например, допустим, есть пункт договора, который вы включаете в каждый документ. Или некоторая вводная информация. Вместо повторного копирования-вставки сохраните их в качестве быстрых деталей и используйте их снова и снова.

Quick Parts — это также тип строительного блока . Вы можете увидеть галерею всех повторно используемых блоков контента в Building Block Organizer .

Сохраните и повторно используйте свои быстрые детали в два этапа:

1. Выберите фразу, предложение или другую часть документа, которую вы хотите сохранить в галерее.
2. Перейдите в меню «Вставка»> «Текстовая группа»> «Быстрые детали»> «Сохранить выделение в галерее быстрых деталей» . Измените имя и добавьте описание, если хотите. Нажмите ОК .

Так же легко, вы можете повторно использовать сохраненный фрагмент контента.

Поместите курсор туда, куда вы хотите вставить выделение из галереи быстрых деталей. Перейдите в меню «Вставка»> «Текстовая группа»> «Быстрые детали» . Затем щелкните предложение, фразу или другой сохраненный выбор, который вы хотите использовать повторно.

Вы увидите три другие категории в меню «Быстрые детали».

Автотекст: Word 2016 сохранил старую функцию автотекста . Он работает как Quick Parts для любого блока текста, который вы часто используете. Пример: заметка, которую вы хотите использовать с каждым документом.

Свойство документа: набор постоянных свойств, которые вы можете включить в каждый документ. Пример: название компании или автора.

Поля: это предопределенные элементы, которые обновляются автоматически. Пример: дата, время, номера страниц и т. Д.

Помните, что записи для свойства документа могут иногда включать информацию, которой вы не хотели бы делиться со всеми. Поэтому внимательно следите за этими полями и при необходимости удаляйте скрытые личные данные.

11. Украсьте границы страницы

Границы страницы выглядят хорошо не только на листовках и приглашениях. Если все сделано правильно, они могут добавить прикосновение класса к документу. Разнообразные стили линий, ширины и границы рисунков доступны в меню «Дизайн» на ленте.

Перейдите в Дизайн> Границы страницы.

В поле « Границы и заливка» перейдите на вкладку « Граница страницы », чтобы создать границы.

Настройки говорят сами за себя. Попробуйте Shadow или 3D с правильными цветами, чтобы добавить тонкую, но элегантную границу. Художественные стили с их границами клип-арта могут быть слишком яркими для профессиональных документов.

Используйте четыре угловые кнопки в окне предварительного просмотра, чтобы выбрать стороны страницы для рисования границ. Нажмите эти кнопки, чтобы удалить или добавить границы, как вы хотите.

Поместите курсор на первую страницу документа, если вы хотите поместить рамку только вокруг первой страницы. Вы также можете поместить границы вокруг определенных страниц в разделе. Поместите курсор в раздел — либо на первой странице этого раздела, либо на следующей странице.

Рекомендации и сотрудничество

Отчет Word может показаться неуправляемым делом. Это похоже на организацию миллиона куч сена в аккуратные маленькие стеки. Идея состоит в том, чтобы точно знать, какой стек имеет пин-код, который вы ищете. Эти функции предназначены для облегчения.

1. Создайте индекс

При написании больших документов, таких как отчет, который содержит много информации, страницы содержимого может быть недостаточно. Индекс должен отображаться в конце документа с номерами страниц с ключевыми словами и информацией в отчете. Создайте указатель, чтобы помочь читателю ссылаться на нужную информацию, используя только номер страницы

Сделайте индекс, если ваш документ имеет более 20 страниц. Microsoft Word 2016 не позволяет процессу ошеломить вас. В основном он состоит из двух частей:

• Выберите слова или информацию, которую вы хотите включить в указатель.
• Поместите указатель в нужном месте в вашем документе.

Вы можете прокрутить готовый документ и отметить слова или фразы, которые вы хотите включить в указатель, или отметить их по мере продвижения. В любом случае, выберите текст, который вы хотите использовать в качестве элемента указателя, или щелкните там, где вы хотите вставить запись.

1. Нажмите Ссылки > Отметить запись .

2. Отредактируйте текст в диалоговом окне « Отметить индексную запись ». Вы также можете добавить подпункт, который дополнительно определяет основное слово, которое вы использовали в индексе. Вы можете добавить несколько уровней, каждый из которых отображается с отступом под основной записью.

3. В разделе « Параметры» также можно создать перекрестную ссылку на другую основную запись. Читатель может использовать это для ссылки на связанную информацию в другом месте того же документа.

4. Используйте формат номера страницы, чтобы принять решение о появлении номеров страниц в индексе.

5. Нажмите « Пометить», чтобы отметить элемент указателя. Чтобы отметить этот текст везде, где он отображается в документе, нажмите « Отметить все» .

6. Повторите процесс для всех слов и фраз, которые вы хотите включить в указатель.

Вы сейчас создали свой индекс. Вставьте его в нужном месте к концу документа.

1. Нажмите на страницу, где вы хотите вставить индекс.

2. Нажмите Ссылки> Вставить указатель .

3. Откроется диалоговое окно Index . Здесь вы можете выбрать форматирование текстовых записей, номеров страниц, вкладок и ведущих символов.

4. Выберите внешний вид из различных форматов в списке и проверьте окно предварительного просмотра справа. Помните, что окно предварительного просмотра не показывает фактический индекс. Это просто «симуляция» того, как это будет выглядеть.

5. Нажмите ОК . Ваш индекс теперь готов.

Иногда вам может понадобиться добавить больше записей в индекс после того, как вы вставили его на страницу. Отметьте запись и перейдите в « Ссылки»> «Обновить индекс», чтобы включить новые упоминания.

Кроме того, добавьте заголовок для индекса, потому что Word не делает это автоматически.

2. Создание библиографий

Ваш документ почти готов. Теперь вам нужно отдать должное всей другой исследовательской работе и идеям, на которые вы ссылались в своем документе. Пришло время для библиографии.

Отчет компании, возможно, не нуждается в библиографии, но академическая статья не закончена без этого. Библиография — одна из самых кропотливых работ в академическом отчете. Вы должны привести все свои цитаты в порядок, прежде чем сесть, чтобы создать библиографию. Кроме того, определитесь со стилем цитирования (обычно MLA, APA или Chicago-style ) в соответствии с рекомендациями вашего предмета.

Не стесняйтесь воспользоваться сторонними генераторами цитирования и библиографии. библиографий. о создании этого раздела.

Но Microsoft Word 2016 имеет полный набор инструментов, чтобы сделать этот процесс максимально безболезненным. Итак, перейдите к тому пункту в документе, где вы хотели бы разместить библиографию. Хорошо, если у вас есть хотя бы одна цитата, но даже если вы этого не сделаете, Word 2016 позволяет использовать цитату-заполнитель и заполнять источники позже.

Нажмите « Ссылки»> «Библиография» .

Word предлагает несколько стилей библиографии, которые отличаются только названиями заголовков. Выберите подходящий стиль, а затем вставьте цитаты с кнопки в группе « Цитаты и библиография» .

У библиографического инструмента есть несколько шагов к этому. Для краткости я направлю вас на превосходную справочную страницу Microsoft Office, которая представляет собой пошаговое руководство.

В некоторых научных статьях вас попросят создать аннотированную библиографию. Это более конкретная версия библиографии со списком ссылок на журналы, книги, статьи и другие документы, за которыми следует краткий абзац. Абзац является описанием источника и того, как он поддерживает вашу статью.

3. Перекрестная ссылка

Вы можете использовать перекрестную ссылку, чтобы помочь читателю перемещаться по длинному документу.В любой точке документа вы можете попросить читателя сослаться на заголовок, номер страницы, изображение, диаграмму, сноску, сноску и абзац. Ссылка с перекрестными ссылками — это удобный способ связать связанную информацию вместе. Читатель просто должен нажать на ссылку, чтобы перейти к этому фрагменту информации.

Вот как вы начинаете:

1. Выберите место для перекрестной ссылки и введите текст, который сообщает читателю об этом. Например: «См. Диаграмму 3 для будущих тенденций».

2. Перейдите во Вставить> Перекрестная ссылка .

3. В поле « Тип ссылки» щелкните раскрывающийся список, чтобы выбрать ссылку для ссылки.

4. Параметры в раскрывающемся списке « Вставить ссылку на» изменятся в соответствии с вашим выбором выше.

5. В поле « Для чего» просмотрите варианты и сообщите Word точную информацию для ссылки.

6. Установите флажок Вставить как гиперссылку, чтобы создать гиперссылку для ссылочной информации.

7. Нажмите Вставить, чтобы включить перекрестную ссылку в документ.

Помните, наше упоминание подписей? Вы можете сделать перекрестные ссылки на уравнения, рисунки, графики и таблицы, если вы использовали подписи под ними.

Word не может создать перекрестную ссылку для чего-то, что не существует. Word сообщит вам об этих ошибках, а также автоматически обновит перекрестные ссылки при изменении номера страницы или текста элемента, на который есть ссылка.

Профессиональный отчет может быть одиночной работой, или вы можете воспользоваться помощью команды для подготовки первого проекта. Скромный комментарий — один из самых недоиспользуемых инструментов документа Word. Он отображается как прямоугольный цветной шарик на полях или в области просмотра.

Вы можете использовать комментарии в виде небольших «стикеров» или собственных заметок. Оставляйте небольшие заметки для себя на полях, когда вы пишете, редактируете и редактируете свой путь через отчет или рукопись. Будьте изобретательны — добавьте дополнительные ссылки на другие ресурсы, используйте их для подсказок и указателей, ссылки на различные части документа или создайте ссылку обратной связи для своих читателей.

Microsoft Word 2016 также является расширенным инструментом для совместной работы. Комментарии играют огромную роль в общении с командой. Вот как работает система комментариев …

1. Выделите текст, к которому вы хотите добавить комментарий, или щелкните в конце текстового блока.

2. Перейдите во Вставить> Комментарий . Введите свой комментарий в поле. Комментарии появляются в области разметки справа. Представление «Макет печати» обычно является лучшим способом просмотра комментариев рядом с текстом.

3. Перейдите к обзорной вкладке и увидеть больше возможностей для комментариев. На этой вкладке также отображаются все элементы управления для отслеживания изменений и комментариев в совместном документе. Используйте параметры разметки, чтобы отобразить или скрыть комментарии. Например: No Markup не будет скрывать комментарии и область разметки справа.

Завершите свой отчет

Как только большая часть вашего отчета будет завершена и сохранена, пришло время завершить ваш отчет. Когда я говорю «финализировать», я не имею в виду корректуру. Это должно быть сделано тоже. Теперь вам нужно принять меры безопасности, чтобы защитить отчет от несанкционированных изменений и плагиата.

Эти меры безопасности обеспечат дополнительный уровень подлинности вашего электронного файла, прежде чем вы передадите его.

Этот раздел будет охватывать:

• Подписи
• Вставить водяные знаки
• Сделать документ «только для чтения»
• Пароль защищает ваш документ
• Распечатайте свой документ в PDF

1. Подписи

Вы можете добавить текстовую подпись для личного контакта с отчетом. Но простая текстовая подпись не требует никакой аутентификации. Цифровая подпись — лучший способ защитить ваш документ от несанкционированного доступа. Цифровая подпись подтверждает , что документ пришел из подписывающих и не был подделан в любом случае.

Давайте создадим строку подписи в Microsoft Word 2016.

В документе поместите курсор туда, где вы хотите создать строку подписи.

1. Перейдите в меню « Вставка» > « Текстовая группа» > « Линия подписи» и нажмите « Линия подписи Microsoft Office» .

2. Откроется диалоговое окно « Настройка подписи» . Заполните поля, как указано. Если вы отправляете документ другому лицу для подписания, добавьте инструкции для подписывающего лица в поле, зарезервированное для него ( Инструкции для подписывающего лица ). Подписчик также может добавить указать цель подписи, если установлен флажок Разрешить подписчику добавлять комментарии в диалоговом окне Подписать .

3. Нажмите кнопку ОК, и документ теперь будет отображать заполнитель для подписи.

Введите подпись:

Когда вам нужно подписать документ цифровой подписью, перейдите к строке для подписи и щелкните правой кнопкой мыши по ней.

Вам будет предложено подписать с цифровым идентификатором. Если у вас его нет, Microsoft скажет вам, чтобы получить его от подписчика сервисного партнера.

Если у вас нет цифрового идентификатора, вы можете просто вставить текстовое представление строки подписи . Вы можете использовать письменную подпись или изображение, которое не требует аутентификации.

2. Вставьте водяные знаки

Водяной знак Microsoft Word является «поддельным», но все же полезным визуальным индикатором состояния документа. Например, вы можете использовать водяной знак с надписью «Черновики», чтобы отличать его от окончательной версии документа. Или используйте водяной знак, чтобы указать, что документ защищен авторским правом или является конфиденциальным.

Знак «Черновик» является наиболее распространенным. Но Microsoft Word дает вам несколько других водяных знаков на выбор.

1. Перейдите в Дизайн > Фон страницы и выберите Водяной знак . Кнопка «Водяной знак» будет доступна только в режиме «Печать».

2. Вы можете выбрать изображение или текстовый водяной знак из галереи. Доступны как горизонтальные, так и диагональные версии. Диалоговое окно предоставляет вам все параметры настройки для окончательного вида водяного знака. Попробуйте разные шрифты, макеты, размеры и цвета.

3. Вы можете ввести свой собственный текст в поле Текст, чтобы создать свой собственный водяной знак.

4. Нажмите OK, чтобы применить водяной знак к вашему документу. Word автоматически применяет водяной знак к каждой странице, кроме титульной страницы.

3. Сделать документы «только для чтения»

Профессиональный отчет по своей природе не должен редактироваться его читателями. Преобразование документа в PDF является одним из способов. Но вы также можете применить несколько дополнительных ограничений в Microsoft Word и предотвратить случайное изменение или упущение любого рода.

Есть три способа защитить документ.

Первый — сделайте ваш документ «только для чтения».

Это гарантирует, что ваш документ может быть только прочитан или скопирован. Это не помешает никому копировать файл и вносить изменения в копию.

1. Перейдите на вкладку Файл > Информация > Защитить документ > Отметить как окончательный вариант.

2. Когда читатели открывают документ, панель сверху предложит читателям рассматривать этот документ только для чтения. Но они могут нажать «Все равно редактировать», чтобы открыть документ в режиме редактирования.

Второе — пароль защищает ваш документ.

Защитите свой документ от нежелательных изменений с помощью пароля.

1. В разделе « Защита документа» выберите « Зашифровать паролем» . Введите пароль и нажмите ОК .

2. В поле Подтверждение пароля введите пароль еще раз и нажмите кнопку ОК . Документ откроется, когда читателю будет предложено ввести пароль.

Microsoft использует AES (Advanced Encryption Standard), 128-битную длину ключа, SHA1 (криптографический алгоритм хеширования, который генерирует почти уникальный 160-битный ключ для замены открытого текста) и CBC (цепочку блоков шифра), чтобы дать хакеру выгоду заслуженная головная боль

Третье — ограничить редактирование.

Эта функция управления помогает вам как автору решить, какие части документа могут редактировать другие, а какие будут заблокированы. Думайте об этом как о вышибале, который впускает VIP, но в остальном закрывает дверь для простого народа.

1. Перейдите в Обзор > Ограничить редактирование .

2. В разделе « Редактирование ограничений» установите флажок « Разрешить только этот тип редактирования в документе» и убедитесь, что в списке указано « Без изменений» (только для чтения) .

Без изменений (только для чтения) — тип ограничения по умолчанию. Чтобы выбрать другой уровень ограничения для документа, щелкните меню и выберите «Отслеживаемые изменения», «Комментарии» или «Заполнение форм».

3. Чтобы освободить некоторые разделы от блокады редактирования, выберите разделы для редактирования без ограничений. Чтобы выбрать несколько областей, нажмите CTRL , выделяя область с помощью мыши.

4. Вы можете выбрать Все в разделе Исключения (необязательно) на панели «Ограничить редактирование». Или нажмите Дополнительные пользователи … и разрешите изменять разделы только определенным пользователям. Допустимые площади будут отмечены квадратными скобками.

5. Нажмите Да, Начать принудительную защиту .

Теперь введите уникальный пароль в открывшемся окне. Вы должны напечатать это снова, чтобы подтвердить это.

Пароль не является обязательным. Но это гарантирует, что никто не сможет просто нажать « Остановить защиту» и отредактировать документ. Если вы все еще параноик, идите вперед и зашифруйте свой документ Microsoft Word и зашифровать и зашифровать ваши как мы сделали во втором процессе выше.

4. Распечатайте отчет в PDF

Формат Portable Document Format имеет много преимуществ. Не в последнюю очередь это его кросс-платформенная совместимость на всех компьютерах. Ваш документ готов, и теперь вам нужно поделиться им или отправить на печать. Многие профессиональные отчеты — например, юридический документ — должны сохранять формат, как предполагалось.

Сохраните или конвертируйте копию в PDF. Microsoft Word 2016 не требует каких-либо сторонних надстроек.

Перейдите в Файл > Экспорт > Создать PDF / XPS .

Помните, что ваш документ Word может содержать конфиденциальную информацию, которую вы не хотите включать в PDF. Удалите его перед публикацией в PDF. В окне « Опубликовать как PDF или XPS» выберите « Параметры» . Затем выберите Документ и очистите Свойства документа . Установите любые другие параметры и нажмите ОК .

Найдите место, где вы хотите сохранить файл, и нажмите « Опубликовать» .

Следующий шаг…

Вы близки к финишной черте. Отчет готов к передаче вашим читателям. Но осталась одна последняя работа.

Переверните страницы и убедитесь (снова), что ваш отчет удобен для чтения. Подойдите к нему глазами читателя. Вы организовали свои мысли и написали убедительно? Хорошо ли сочетается информация с графиками и иллюстрациями? Могут ли они быстро просмотреть информацию? Текст читается? Используйте показатель читабельности, чтобы измерить уровень читаемости ваших документов в качестве последнего шага.

Вы также могли заметить, что мы не рассмотрели некоторые аспекты Microsoft Word. Например, Microsoft Word Tables являются важным инструментом для отображения данных. Или сила списков в управлении информацией.

Microsoft Word более четверти века, и в нем мало функций. В мы рассмотрели каждый закоулок этого зверя. Поэтому воспользуйтесь нашими ресурсами, чтобы узнать больше об этом программном обеспечении бесплатно. Каждая новая функция Microsoft Word выученных сделает вашу жизнь проще.

Сделайте свой отчет блеск

Как сказал автор Натаниэль Хоторн,

Легкое чтение чертовски сложно писать

Разве это не верно и для написания профессиональных отчетов? В конце концов, если есть выбор, никто не захочет его читать. Написание бизнес-отчета и его использование для общения — это две разные вещи. Microsoft Word — это всего лишь инструмент — это ваша работа.

Для некоторых альтернатив, проверьте лучшие онлайн текстовые процессоры онлайн текстовых процессоров И для получения дополнительной помощи в профессиональном письме, посмотрите на то, как извиниться в электронном письме, и назовите это

Каковы лучшие практики для написания профессиональных бизнес-отчетов? Напишите нам в комментариях.

Шаблоны документов и отчетности в Word упрощают форматирование и создание учебных работ и деловых документов. Создавайте структуру, сопроводительные письма, тезисы, командные отчеты и деловые документы с помощью шаблонов отчетности с готовым оформлением или добавляйте собственные изменения.

Для удобства использования многие шаблоны отчетов содержат отдельные разделы для сводки, введения и выводов. Шаблон отчета с краткими сведениями о проекте упрощает создание комплексных обзоров с разделами, посвященными цели, аудитории, конкурентам, риску и возможностям, а также выводам.

Также существуют шаблоны отчетов для специальных проектов, например отчет по аналитике социальных сетей. Просто укажите ключевые показатели, чтобы продемонстрировать ход выполнения и подтвердить достижение нужных результатов. Шаблон отчета также помогает сэкономить время и свести к минимуму исправления. Вы увидите, что можно сократить время создания документов вдвое, используя готовый формат шаблона MLA или APA.

Просматривайте, изменяйте, скачивайте и распечатывайте шаблоны отчетов, чтобы создавать профессионально оформленные документы, которые впечатлят читателей.