Программа для подписания документа word электронной подписью

Назначение: 

Продукт «КриптоПро Office Signature» предназначен для обеспечения возможности создания и проверки электронной подписи по алгоритмам ГОСТ Р 34.10-2001/ГОСТ Р 34.10-2012 документов Word и Excel из состава Microsoft Office 2007/2010/2013/2016/2019/2021.

 
Внимание!

  1. Microsoft Office Starter не поддерживает функционал электронной подписи.
  2. При использовании Microsoft Office 365 возможность создания электронной подписи зависит от варианта использования: web-компоненты Microsoft Office 365 не поддерживают функционал электронной подписи.
    Данный функционал поддерживается в приложениях рабочего стола Microsoft Office, входящих в подписку Microsoft Office 365 (включены не во все варианты подписок, состав подписки уточняйте у уполномоченных представителей Microsoft).
  3. Работа в Microsoft Office 2007 имеет особенности, описанные в «Инструкции по установке и использованию».
  4. Поддержка Microsoft Office 2016/2019/2021 и ГОСТ Р 34.11-2012/34.10-2012 реализована в «КриптоПро Office Signature 2.0».

Преимущества: 

Добавляет возможность создания и проверки электронной подписи по ГОСТ Р 34.10-2001/ГОСТ Р 34.10-2012 в стандартный интерфейс Microsoft Office Word и Excel.

Источник

Использование КриптоПро CSP в Word/Excel из состава Microsoft Office 2003, 2007, 2010, 2013, 2016

Данная инструкция описывает порядок действий по конфигурации программ Word и Excel из состава Microsoft Office 2003, 2007, 2010, 2013, 2016, для создания и проверки электронных цифровых подписей документов. Цифровые подписи используют в тех случаях, когда требуется гарантировать подлинность, целостность и происхождение (авторство) документа, поэтому подписывать документ необходимо только в том случае, когда он окончательно готов.

Для создания ЭП на 2012 ГОСТ в Microsoft Office Word/Excel 2007/2010/2013/2016 необходимо наличие плагина «КриптоПро Office Signature 2.0». Описание использования этого продукта (плагина) имеется в данном документе. Дистрибутив плагина доступен на странице: http://www.cryptopro.ru/products/office/signature

Важно помнить: если после создания и подписи документ будет открыт в другой версии Microsoft Office Word/Excel, то ЭП документа проверится не всегда.

Ниже представлена таблица, в которой рассмотрены все варианты создания подписи: в Word/Excel с плагином и без него — и возможности проверки подписи в различных версиях Microsoft Office. 

Документ сделан и подписан в:

Документ открывается в:
   Office 2003  Office 2007 Office 2007 с плагином  Office 2010/2013/2016 Office 2010/2013/2016
с плагином
Office 2003 Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, или 3.6 Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.6.
При наличии CSP 3.0 выводит сообщение «Документ содержит недействительные подписи»		 Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.6.
При наличии CSP 3.0 выводит сообщение «Документ содержит недействительные подписи»		 Выводит сообщение «Документ содержит недействительные подписи» Выводит сообщение «Документ содержит недействительные подписи»
Office 2007 Подпись не будет показана Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6 Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6 Подпись не будет показана Подпись не будет показана
Office 2007 с плагином Подпись не будет показана При наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6 выводит сообщение «Документ содержит недействительные подписи», но предлагает ссылку на сайт для установки плагина Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6 Подпись не будет показана Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6
Office 2010/2013/2016 — — — — —
Office 2010/2013/2016 с плагином Подпись не будет показана При наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6 выводит сообщение «Документ содержит недействительные подписи», но предлагает ссылку на сайт для установки плагина Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6 Подпись не будет показана Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6

Оглавление

1. Использование КриптоПро CSP в Microsoft Office Word/Excel 2003

         1.1. Создание цифровой подписи

         1.2. Подписание документа, содержащего цифровую подпись

2. Создание цифровой подписи в Microsoft Office/Excel 2007 и 2010/2013/2016 с использованием «КриптоПро Office Signature»

         2.1. Установка «КриптоПро Office Signature»

         2.2. Создание и проверка ЭП

         2.3. Подписание документа, содержащего цифровую подпись

         2.4. Видимые строки подписи

                 2.4.1 Добавление строки подписи

                 2.4.2 Добавление подписи в строку подписания

                 2.4.3 Просмотр свойств подписи

         2.5. Открытие документа на компьютере без «КриптоПро Office Signature»

1. Использование КриптоПро CSP в Microsoft OfficeWord/Excel 2003

1.1. Создание цифровой подписи

В главном меню выберите пункт Сервис → Параметры

В появившемся окне выберите закладку Безопасность и нажмите кнопку Цифровые подписи.

Появится окно цифровой подписи. Это окно позволяет пользователю добавить свои личные сертификаты, которые будут использоваться для формирования ЭП. Нажмите Добавить.

В появившемся окне представлен список сертификатов пользователя, установленных на компьютере.

Выберите сертификат и нажмите ОК.

 

Появится окно ввода пароля ключевого контейнера. Введите пароль, соответствующий контейнеру выбранного сертификата.

Если пароль введен неверно, повторите попытку. При успешном вводе пароля появится окно подтверждения подписи.

В результате подписания документа, в строке состояния в правом нижнем углу появится значок, свидетельствующий о том, что данный документ создан с ЭП.

Для проверки статуса подписи, нажмите на это значок.

При изменении подписанного документа, цифровая подпись пропадает, о чем свидетельствует сообщение:

 

1.2. Подписание документа, содержащего цифровую подпись

Для подписания документа, уже содержащего цифровую подпись, необходимо проделать шаги, аналогичные п1.

Во вкладке Сервис, выбрать Параметры. В появившемся окне на вкладке Безопасность, нажать кнопку Цифровые подписи.

Добавить сертификаты для подписания документа. Выделить сертификат и нажать ОК.

Нажатием двойного щелчка мыши на значке, свидетельствующем о подписи документа, на нижней панели задач, откроется окно Цифровая подпись. Это окно содержит информацию о подписях документа.

При внесении изменений в документ, подписи становятся недействительными, поэтому рекомендуется подписывать уже готовые документы.

Для просмотра статуса подписи, опять нажать на иконку в нижней части. Обе подписи будут недействительными.

Замечание:

При использовании отправителем и получателем одинаковой версии Microsoft Office совместимость форматов подписи обеспечивается при использовании версии КриптоПро CSP 3.0 и выше.

Если происходит открытие подписанного документа версии Microsoft Office Word 2003 в Microsoft Office Word 2007, то необходимо использовать КриптоПро CSP 3.6.1.

2. Создание цифровой подписи в Microsoft Office/Excel 2007 и 2010/2013/2016 с использованием «КриптоПро Office Signature»

2.1. Установка «КриптоПро Office Signature»

Установка продукта «КриптоПро Office Signature» производится на компьютер с программным обеспечением:

ОС: Windows XP/2003/Vista/2008/2008 R2/7 (32 или 64 бит);

Microsoft Office 2007 или Microsoft Office 2010 (32 или 64 бит);

КриптоПро CSP 2.0 и выше.

Установка производится путём запуска дистрибутива:

XMLDSigAddIn-win32.msi (для 32-битных версий MS Office)

XMLDSigAddIn-x64.msi (для 64-битных MS Office)

2.2. Создание и проверка ЭП

После завершения редактирования документа и сохранения документа можно добавить к документу ЭП.

Подписанный документ будет доступен только для чтения.

Если в подписанный документ нужно внести изменения, то все созданные ЭП следует удалить из документа.

Для создания ЭП в MS Office Word 2007 или Excel 2007:

В главном меню выберите пункт Подготовить, затем Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)

Для создания ЭП в MS Office Word 2010 или Excel 2010:

На вкладке Файл в разделе Сведения нажмите кнопку Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)

Затем появится окно подписания документа. Это окно позволяет пользователю указать свой личный сертификат, который будет использоваться для формирования ЭП. Один из сертификатов будет выбран автоматически.

Если нужно выбрать другой сертификат — нажмите кнопку Изменить. В появившемся окне представлен список сертификатов пользователя, установленных на компьютере.

Выберите сертификат и нажмите ОК. Если для доступа к ключевому контейнеру требуется задать пароль — появится окно ввода пароля.

Если пароль введен неверно, повторите попытку. При успешном вводе пароля появится окно о статусе подписания документа.

После подписи документа, в строке состояния окна документа появится значок, свидетельствующий о том, что данный документ имеет ЭП.

Для проверки статуса подписи, нажмите на этот значок, и справа появится вкладка Подписи, в которой указан статус подписи. Для просмотра состава подписи щелкните правой кнопкой мыши на строке подписи и выберите пункт Состав подписи.

Появится более детальное сообщение о составе подписи.

При открытии измененного документа, содержащего ЭП, появится сообщение о том, что документ содержит недействительную подпись.

Для более детального просмотра статуса, нажмите на значок ЭП в строке состояния, и справа появится окно, содержащее недействительный статус подписи.

Состав подписи можно посмотреть нажатием правой кнопки мышки

2.3. Подписание документа, содержащего цифровую подпись

Если документ уже содержит цифровую подпись, его можно подписать еще раз.

Для добавления новой ЭП в MS Office Word 2007 или Excel 2007:

В главном меню выберите пункт Подготовить, затем Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО).

Для добавления новой ЭП в MS Office Word 2010 или Excel 2010:

На вкладке Файл в разделе Сведения нажмите кнопку Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО).

Дальнейшие действия аналогичны созданию первой подписи.

В результате на вкладке Подписи появится еще одна действительная подпись.

Для просмотра состава подписи, щелкните правой кнопкой мыши на строке нужной подписи и выберите пункт Состав подписи.

2.4. Видимые строки подписи

2.4.1 Добавление строки подписи

На вкладке Вставка в группе Текст нажмите на стрелку рядом с кнопкой Строка подписи и в появившемся меню выберите Строка подписи (КРИПТО-ПРО).

Появится диалоговое окно Настройка подписи. В нём можно ввести информацию о лице, которое будет добавлять подпись. Эти сведения будут отображены в строке подписи в документе. Заполнять все пункты необязательно.

  • в поле Предложенный подписывающий вводится ФИО подписывающего.
  • в поле Должность предложенного подписывающего — название должности подписывающего.
  • в поле Адрес электронной почты предложенного подписывающего — адрес электронной почты подписывающего
  • в поле Инструкции для подписывающего можно ввести рекомендации или требования для подписывающего. Эти инструкции отображаются в диалоговом окне Подпись, в котором подписывающий будет ставить подпись.
  • для разрешения самому подписывающему добавления комментариев в процессе создания подписи установите флажок Разрешить подписывающему добавлять примечания в окне подписи.
  • для отображения даты подписания документа, установите флажок Показывать дату подписи в строке подписи.

Нажмите кнопку ОК.

Созданная строка подписи представляет собой графический объект, который можно переместить на любое место в тексте документа.

При необходимости можно повторить добавление видимой строки подписи в случае, если документ подписывается разными людьми.

2.4.2 Добавление подписи в строку подписания

Дважды щелкните мышью в документе по строке подписи, в которую требуется ввести подпись. Появится диалоговое окно Подписание

В верхней части окна можно просмотреть дополнительные сведения о создаваемой подписи нажав ссылку Дополнительные сведения о том, что подписывается.

При нажатии ссылки Выбрать рисунок можно добавить изображение, например, своей рукописной подписи.

Один из имеющихся на компьютере сертификатов будет выбран автоматически.

Для выбора другого цифрового сертификата для подписи нажмите кнопку Изменить и в окне Выбор сертификата выберите необходимый сертификат

В окне Подписание нажмите кнопку Подписать. Появится информационное окно подтверждения подписи, в этом окне нажмите кнопку ОК. Для удобства работы можно установить флажок Больше не показывать это сообщение.

Созданная подпись будет отображена в документе. Одновременно будет отображена вкладка Подписи, в которой приведен список подписей в документе. Созданная подпись будет находиться в разделе Действительные подписи. Незаполненная подпись — в разделе Требуемые подписи.

После того, как в документе появилась первая (или единственная) цифровая подпись, он автоматически помечается как окончательный и доступен только для чтения.

Если документ содержит единственную подпись, то на этом работа с ним заканчивается.

Если документ содержит несколько строк подписей для нескольких лиц, документ следует передать этим лицам для подписания.

При открытии документа, содержащего незаполненные строки подписи, появляется панель сообщений.

Щелкните по кнопке Просмотр подписей, после чего на вкладке Подписи будет отображен список подписей в документе.

Для добавления подписи в строку подписи дважды щелкните по строке подписи в тексте документа или в панели Подписи нажмите правой кнопкой мыши на нужной строке подписи и выберите команду Подписать.

В окне Подписание введите необходимую информацию и нажмите кнопку Подписать

После создания последней подписи в документе в панели Подписи все подписи будут находиться в разделе Действительные подписи

2.4.3 Просмотр свойств подписи

В окне документа в панели Подписи щелкните по стрелке требуемой подписи и выберите команду Состав подписи. Можно также дважды щелкнуть мышью по строке подписи в тексте документа.

Свойства подписи буду отображены в соответствующем окне. Для просмотра сертификата, использовавшегося при создании подписи, нажмите кнопку Просмотр.

Подписанный документ, можно просматривать, печатать, выделять фрагменты и копировать их в буфер обмена.

Можно скопировать и строку подписи в другой документ, но эта строка подписи вставляется без цифровой подписи. Необходимо добавление подписи в строку подписи в новом документе.

При попытке сохранить подписанный документ под другим именем, появляется информационное окно:

Если нажать кнопку Да, все подписи в документе станут недействительными.

Документ, содержащий цифровые подписи, автоматически помечается как окончательный. При попытке снятия этой отметки появляется информационное окно.

Если нажать кнопку Да, то любое действие по редактированию документа приведёт к тому, что все подписи в документе станут недействительными.

Тогда в строках подписи появится текст Недействительная подпись. На вкладке Подписи данные подписи будут находиться в разделе Недействительные подписи.

Документ, содержащий недействительную подпись, можно подписать повторно.

Для этого на вкладке Подписи щелкните по стрелке недействительной подписи и выберите команду Подписать еще раз. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши по строке подписи в тексте документа и в контекстном меню выбрать команду Подписать еще раз.

Заново заполните окно Подписание и нажмите кнопку Подписать.

2.5. Открытие документа на компьютере без «КриптоПро Office Signature»:

При открытии документа с подписью на компьютере, где не установлен продукт «КриптоПро Office Signature» подпись будет отображаться как недействительная. При выборе пункта Состав подписи на вкладке Подписи будет выдано информационное окно:

Кнопка Дополнительные сведения об этом поставщике служит для перехода на веб-сайт производителя продукта «КриптоПро Office Signature», где можно скачать дистрибутив и установить «КриптоПро Office Signature».

Источник

Электронная подпись (далее ЭП) – это криптографический шифр, который позволяет идентифицировать владельца документа и таким образом служит аналогом подписи на бумаге. ЭП используется для придания юридической значимости актам в электронном документообороте.

Использование цифровой подписи является обязательным условием, чтобы договор, отчетность или другой акт компании имел законную силу

Подписать электронной подписью можно документ любого формата. Наиболее распространенным текстовым редактором сегодня является «Word», входящий в пакет Microsoft Office. Для подписания вордовского документа существует несколько способов, часть из которых требует подготовки документа и дополнительного ПО. В данной статье разберемся, как подписать ЭП Word, выделим важные моменты и особенности.

Планшет

Приглашаем на
бесплатный вебинар!

18 апреля в 11:00 мск

40 мин.

Что нужно для подписания документа Ворд ЭП?

Естественно, нужна установленная программа Word соответствующей версии для проверки и подготовки документа к подписанию, если подписание будет производиться в отдельном ПО, и непосредственно для подписания, если для этого будет использован функционал Word и соответствующие плагины.

При этом рекомендуется использовать при подписании такую же версию Word, какая установлена у получателя, чтобы избежать проблем с проверкой подписи. Документ в большинстве случаев откроется без ошибок, но с проверкой подписи могут возникнуть сложности, если версия Word отличается.

Окончательная версия документа, желательно, согласованная с контрагентом, поскольку после подписания документ будет недоступен для редакции. Поэтому следует убедиться, что все правки внесены. Если ошибки будут замечены после подписания, потребуется создание новой исправленной копии и повторная процедура подписания.

Рис.1 Документ заблокирован для исправления
Рис.1 Документ заблокирован для исправления

Действительный сертификат ЭП, определяющий, кем будет подписан документ. Важно использовать правильный тип сертификата, если у пользователя их несколько, например, для придания юридической значимости использовать сертификат квалифицированной ЭП, а не простой.

Программные средства, обеспечивающие работу с механизмами электронных подписей и криптографии. Они отвечают за работу с носителями электронных подписей, алгоритмами шифрования, чтение и проверку сертификатов, электронных ключей. Благодаря этому ПО работают программы и плагины для создания и проверки ЭП. Пример такого продукта – КриптоПРО CSP.

Программное обеспечение, отвечающее за подписание. Это могут быть плагины для Word, такие как КриптоПро Office Signature или отдельные программы, такие как КриптоАРМ.

Как подготовить документ к подписанию?

Для начала подготовьте документ Word, который хотите подписать. Для этого воспользуйтесь следующим алгоритмом:

  • Наберите текст;
  • Проверьте ошибки, опечатки;
  • Перепроверьте юридически значимую информацию (номера приказов, актуальность законов, ГОСТ, СНИП и т.д.);
  • Убедитесь, что дополнительные изменения не потребуются.

В техническом смысле документ Word отличается от других типов файлов. Вставить ЭП просто так не получится. Для этого необходимо будет отделить основную часть документа:

  • Поставьте курсор под текстом;
Рис.2 Установка курсора
Рис.2 Установка курсора
  • Перейдите во вкладку «Вставка» и выберите «Таблицы»;
Рис.3 Создание таблицы
Рис.3 Создание таблицы
  • Создайте таблицу в 1 ячейку и настройте ее размер;
Рис.4 Создание одноячеистой таблицы
Рис.4 Создание одноячеистой таблицы
  • Нажмите на квадратик в верхнем углу таблицы, далее перейдите во вкладку «Конструктор», выберите тип и ширину границ. Эта опция применяется для формализации документов, при желании можно оставить стандартные настройки.
Рис.5 Настройка документа
Рис.5 Настройка документа

После проведения указанных манипуляций акт готов к подписанию. Для удобства сохраните вордовский документ как шаблон, это позволит в дальнейшем экономить время.

Рис.6 Сохранение документа
Рис.6 Сохранение документа

Как поставить электронную подпись на документ WORD?

Для добавления ЭП в Ворд существует несколько способов. В зависимости от типа документов и требований к его оформлению можно использовать как встроенный функционал WORD, так и стороннее программное обеспечение.

Первый способ подходит в том случае, если вы работаете с документами общего типа и исходящей корреспонденции не так много. При больших объемах данных этот вариант неудобен, поскольку все манипуляции выполняются вручную.

Специализированное ПО стоит денег, зато позволяет автоматизировать процессы. К тому же большинство программ дает возможность опробовать функционал в демо-режиме или предоставляет ограниченный доступ к полному функционалу.

Рассмотрим конкретные примеры, как подписать Ворд-документ с помощью встроенных средств, а также используя расширения, утилиты и консольные приложения.

Подключение 1С-ЭДО от официального партнера 1С. Комплект документов от 250 руб./мес.

Без плагина

Хотя любая версия Ворд поддерживает встроенную функцию добавления ЭП, способы того, как это делается в разных релизах, отличаются.
«Заморочиться» предстоит владельцам WORD 2003. Подпись делается через системное подменю. Для этого зайдите во вкладку «Сервис», затем перейдите в «Параметры».

В открывшемся меню зайдите в раздел «Безопасность» и добавьте цифровую подпись:

Рис.7 Проставление ЭП в разделе «Безопасность»
Рис.7 Проставление ЭП в разделе «Безопасность»

После вставки ЭП программа попросит ввести пароль. Укажите код доступа к вашей подписи. Далее скрипт внесет ЭП в Ворд, после чего документ будет считаться подписанным.

Версии WORD 2007, 2010, 2013, 2016 выполнены в новой, более дружественной к пользователю архитектуре, поэтому процедура выполняется проще:

  • Поставьте курсор в ячейку;
  • Нажмите вкладку «Макет»;
  • В строке поиска напишите «подготовка»;
  • Выберите «Добавить цифровую подпись»;
Рис.8 Добавление цифровой подписи
Рис.8 Добавление цифровой подписи
  • Далее программа предложит сохранить документ в специализированном формате, нажмите «Да»;
Рис.9 Сохранение в спецформате
Рис.9 Сохранение в спецформате
  • Программа предложит выбрать сертификат;
Рис.10 Выбор сертификата
Рис.10 Выбор сертификата
  • Укажите ЭП и нажмите «Ок».

После выполнения этого шага документ считается подписанным. Его копии не будут содержать ЭП, поэтому можете не переживать о несанкционированном использовании файла. Любые внесенные изменения также отменяют ЭП.

С плагином

Наиболее удобная надстройка для визирования документов Ворд ЭП – КриптоПро Office Signature. С помощью этого плагина можно подписать документ без установки стороннего ПО. Подходит надстройка для любых версий Ворд, кроме 2003. Архитектура процессора не позволяет подключить плагин.

Также стоит добавить, что в версиях Word 2010-2019 подписать документ можно только с помощью плагина, поскольку встроенного функционала программы недостаточно для работы с квалифицированными цифровыми подписями.

Office Signature не относится к самостоятельному виду ПО и только расширяет базовые возможности MS Office. Это значит, что проводить какие-либо не предусмотренные стандартными вордовскими протоколами операции нельзя. Например, некоторые квалифицированные ключи могут быть не распознаны.

Чтобы скачать утилиту, перейдите на сайт cryptopro.ru и загрузите расширение. Первые 3 месяце плагином можно пользоваться бесплатно, но в дальнейшем придется купить лицензию. Активировать утилиту можно в «Пуск» → «КРИПТО-ПРО» → «CryptoPro Office Signature» → «Все задачи» → «Серийный номер», и затем остается ввести код.

Как подписать документ электронной подписью КриптоПро?

Существует несколько подходов при работе с ЭП для Ворд. В разных ситуациях настройки ПО могут отличаться. Например, для версий Word 2010 и выше при работе с КриптоПро обязательно требуется плагин, а в 2007 можно обойтись без него. Существуют возможности подписания файлов даже без установленного Word.

К сожалению, надстройка WORD поддерживает далеко не все виды ЭП. Поэтому может возникнуть необходимость в установке специализированного ПО. Оптимальное решение – плагин КриптоПро. Чтобы им воспользоваться, необходимо подготовить компьютер:

  • Скачайте и установите КриптоПро CSP 4.0 или 5.0. СКЗИ – это системное ядро, которое используется для работы с криптографией ЭП. ПО имеет триал 90 дней, после чего потребует активировать лицензию, купить ее можно на сайте ООО «КРИПТО-ПРО».
  • В процессе установки программы ПО потребует скачки и установки дополнительных драйверов для работы с криптографическим ядром, процесс выполняется автоматически, пользователю необходимо только подтверждать запуск программ.
  • Добавьте ЭП в базу программы, для этого в папке «Корень консоли» найдите папку «Доверенные» и внесите в нее квалифицированные подписи. Личные добавляются в папку «Личное».
  • Установите бесплатную утилиту КриптоПро ЭП Browser plug-in.
  • Скачайте специальное расширение для маршрутизации каналов передачи данных.
  • Проверьте в брандмауэре, чтобы каналы обмена документацией были в списке доверенных.
  • Также рекомендуется добавить онлайн-сервисы, которые принимают от вас документацию, в каталог надежных узлов.

Далее откройте Ворд и зайдите во вкладку «Добавить цифровую подпись». Выберите нужный сертификат и подпишите документ.

Рис.11 Подпись документа
Рис.11 Подпись документа

После подписания программа сообщит о том, что операция прошла успешно. Как и в случае с классическим методом подписания, любое изменение документа приведет к тому, что ЭП станет недействительной. Как видите, подписать файл ЭП Криптопро приложением легко и просто.

Гарантия 6 мес. на услуги подключения и настройки ЭДО в 1С. Решаем любые задачи!

При помощи КриптоАРМ

Это полноценное ПО, позволяющее работать с файлами из собственной консоли управления. Этот вариант подходит компаниям с большим документооборотом, поскольку процесс максимально автоматизирован и занимает минимум времени.

Алгоритм работы следующий:

  • Скачайте и установите программу;
  • Запустите ПО и дождитесь автоматической настройки системы;
  • Перейдите через вкладку «Файл» в раздел «Подписать»;
Рис.12 Раздел «Подписать»
Рис.12 Раздел «Подписать»
  • Воспользуйтесь автоматическим мастером создания и настройки ЭП;
Рис.13 Автоматический мастер создания и настройки ЭП
Рис.13 Автоматический мастер создания и настройки ЭП
  • Выберите файл, который нужно подписать;
Рис.14 Выбор файла
Рис.14 Выбор файла
  • В окне «Выходной формат» укажите доптребования к файлу, например, формат или место сохранения результата, нажмите «Далее»;
  • Выберите сертификат, которым подписываете документ;
  • Дождитесь окончания работы программы.

На подписание документа программа затрачивает несколько секунд. Также есть возможность подписывать несколько файлов сразу, что существенно увеличивает продуктивность работы. Напомним, что после добавления ЭП в документ его изменение становится невозможным. Также следует добавить, что некоторые ключи требуют введения пароля. Если эта опция потребуется, программа автоматически запросит права на использование файла.

Поддержка работы ЭДО в 1С

Поддержка работы ЭДО в 1С

Консультации и поддержка работы ЭДО в любых программах 1С. Приступим к вашему вопросу в течение 15 минут

1С-ЭДО - встроенный сервис в 1С

При помощи веб-сервисов

В интернете представлено достаточно много сервисов, которые предлагают услуги цифровой подписи документов. Некоторые работают полностью бесплатно. Напоминаем, используя их, вы передаете данные, составляющие коммерческую тайну, третьим лицам. Поэтому важно быть уверенным в платформе.

По отзывам, наиболее авторитетным ресурсом считается «Контур.Крипто». Поэтому рекомендуем пользоваться данным веб-приложением и не испытывать судьбу в работе с сомнительным веб-ПО.

Приложение разработано «СКБ Контур» – лицензированным разработчиком криптографического программного обеспечения. Веб-платформа доступна для использования в бесплатном режиме. Но есть ограничения – размер одного файла не может превышать 100 Мб. К преимуществам платформы относятся:

  • Реализация КЭП полного цикла, включая создание, шифровку, проверку и дешифровку;
  • Совместимость с консольной версией КриптоПро CSP;
  • Доступ к программе предоставляется бесплатно сразу после регистрации;
  • Документооборот осуществляется без использования дополнительного ПО;
  • С помощью программы можно проверить подлинность любой цифровой подписи;
  • Предусмотрена возможность автоматической рассылки завизированной корреспонденции на почту контрагенту или в виде ссылки.

Получатель документа может проверить его подлинность либо через «Контур.Крипто», либо через ПО, которое использует. Применяемый алгоритм шифрования доступен для проверки любыми специализированными программами. Чтобы подписать документ через веб-платформу, выполните следующие шаги:

  • Перейдите на официальный сайт;
  • Зарегистрируйте аккаунт и перейдите в личный кабинет;
  • Войдите в раздел «Создание ЭП»;
  • Загрузите документ, который хотите заверить;
  • Добавьте ЭП;
  • Нажмите кнопку «Подписать».

Программа создает два файла: оригинальный с цифровой подписью и проверочный в расширении .sig. Второй файл служит для проверки подлинности сертификата, поэтому получателю документа необходимо отправлять оба файла.

Нет принципиальной разницы между тем, каким способом проставлять ЭП для Ворда. Если вы работаете со встроенными расширениями Microsoft, процесс может занимать немного больше времени, чем в случае со сторонними приложениями. Используя платное ПО, вы экономите время и обрабатываете больше пакетов данных. Поэтому выбор конкретного способа зависит от размеров вашего документооборота и личных предпочтений. С технической точки зрения подписать документ ЭП не составляет сложностей.

Следует также учитывать, что для комфортной работы рекомендуется установить свежую версию Ворд. Хотя документы будут выглядеть и читаться в любом релизе программы, стоит освежать софт, чтобы ваши контрагенты не столкнулись с проблемой. Например, файлы в расширении .docx не читаются в Word 2003.

Источник

Для осуществления электронного документооборота необходимо, чтобы документы были подписаны электронной подписью (ЭП, ЭЦП). Это обязательное условие, так как документ без подписи не может считаться юридически значимым.
Рассказываем, что и в каком порядке нужно сделать, чтобы подписать документ электронной подписью.

Что потребуется

Документ следует подписывать только в окончательной редакции — какие-либо изменения в нём после подписания будут невозможны, иначе документ таким образом потеряет свою юридическую силу.

Чтобы подписать документ с помощью ЭЦП, вам потребуются:

  1. Действующий сертификат квалифицированной электронной подписи.

    2. КЭП — единственная ЭЦП, которая даёт документу юридическую силу без дополнительных соглашений между сторонами ЭДО.

  2. Средства электронной подписи.

    3. В связи с особенностями технологии электронной подписи владелец ЭЦП не может подписывать документы без специального ПО, которое пользователь должен установить на ПК.

  3. Программа для создания ЭЦП — плагины, онлайн-сервисы и программы, устанавливаемые отдельно.

Как с помощью ЭЦП подписать документы формата Word и Excel

Чтобы документ, подписанный в Word или Excel, обладал юридической силой, необходимо предварительно установить КриптоПро Office Signature — специальный программный модуль, позволяющий создавать и проверять ЭЦП по алгоритмам программ Word и Excel.

Порядок действий при подписании документа для разных версий MS Office отличается.
Для программ, начиная с версии MS Office 2010, алгоритм следующий:

  • на вкладке Файл перейти в разделе Сведения;

  • нажать кнопку Добавить электронную подпись (КриптоПро);

картинка1

  • в окне Подписание нажать кнопку Изменить и выбрать личный сертификат ЭЦП;

  • после выбора сертификата нажать кнопку Подписать.

картинка2

Если ключевой контейнер защищён паролем, нужно указать его в соответствующем окне.Если ключевой контейнер защищён паролем, нужно указать его в соответствующем окне.

картинка3

Если пароль указан правильно, появится сообщение об успешном подписании документа.

картинка4

Обратите внимание! Если создать подпись в одной версии КриптоПро Office Signature, а проверять её в другой, результат проверки может быть некорректным.

Как с помощью ЭЦП подписать документ в формате PDF

Для создания и проверки электронной подписи в программах для работы с PDF-файлами Adobe Acrobat, Adobe Reader предусмотрен модуль КриптоПро PDF.

Прежде чем подписывать документ, для работы с КриптоПро PDF нужно установить и настроить Acrobat Reader DC либо Adobe Acrobat Pro.

картинка5

Рассмотрим настройку на примере Acrobat Reader DC:

  1. Заходим в меню Редактирование → Установки → Подписи.

  2. В блоке Создание и оформление нажимаем кнопку Подробнее.

  3. В пункте Метод подписания по умолчанию выбираем КриптоПро PDF.

картинка6

Чтобы подписать PDF-файл:

  1. Откройте документ в Acrobat Reader DC

  2. Выберите пункт Заполнить и подписать на панели инструментов справа.

    3. картинка7

  3. Выберите пункт Сертификаты. Если его нет в списке, то необходимо добавить через настройки панели инструментов.

    4. картинка8

  4. Нажмите Поставить цифровую подпись.

    5. картинка9

  5. Выделите область, где будет стоять ЭЦП . После этого появится окно, в котором нужно будет выбрать цифровое удостоверение для подписи.

    6. картинка10а

  6. Нажмите Подписать.

    7. картинка10

Как создать и подписать файл в формате SIG с помощью ЭЦП

картинка11

Как видно по изображению, файл с подписанным документом не только имеет другой формат, но и больше исходного по размеру. Это связано с добавлением подписи.

Чтобы сформировать документ в формате SIG или посмотреть содержимое документа с таким форматом, потребуется специальное ПО для шифрования и расшифрования данных, создания и проверки ЭЦП.

Как создать файл электронной подписи в формате SIG

Процесс создания документа в формате SIG мы рассмотрим на примере программы КриптоАРМ. Чтобы создать подписанный документ необходимо:

  1. Выбрать исходный документ, кликнув по нему правой кнопкой мыши (1), выбрать в меню КриптоАРМ (2), затем – Подписать (3).

    2. КриптоАРМ

  2. Нажать кнопку Далее в открывшемся Мастере создания электронной подписи.

    3. Мастере создания

  3. Выбрать в списке исходный файл для подписания. При необходимости можно добавить дополнительные файлы, которые нужно подписать.

    4. исходный файл для подписания

  4. Выбрать формат, в который будет преобразован исходный файл. По умолчанию установлен sig, поэтому менять в нашем случае ничего не нужно.

    5. преобразован исходный файл

  5. В блоке свойства подписи выбрать Подписано рядом с параметром Использование подписи (4). Если необходимо сохранить отдельный файл в формате SIG, отмечаем соответствующий параметр (5).

    6. Использование подписи

  6. Нажать кнопку Выбрать(6) в окне Выбор сертификата подписи.

    7. Выбор сертификата

  7. В Хранилище сертификатов выбрать сертификат ЭЦП из списка.

    8. Хранилище сертификатов

  8. На последнем этапе создания документа с помощью Мастера нажать Готово.

    9. Готово

    После завершения операции подписания документа появится окно с результатами (7).

    SIG создан

    Готово! Документ в формате SIG создан и подписан.

Чтобы воспользоваться программой КриптоАРМ, потребуется лицензия, приобрести которую можно у нас на сайте. Если у вас ещё нет электронной подписи, оставьте заявку на её изготовление — наши менеджеры свяжутся с вами и проконсультируют по вопросам её получения в удостоверяющем центре
«Астрал-М», а также помогут подобрать удобный вариант тарифа.

Источник

В этой статье я бы хотел рассказать о том, как установить КриптоПро Office Signature и начать им пользоваться: подписывать документы и проверять электронную подпись.

Начнем с того, что вам потребуется чтобы начать:

  1. Сертификат электронной подписи
  2. Установленный и настроенный криптопровайдер КриптоПро CSP (о том, как установить КриптоПро CSP, я писал вот в этой статье)
  3. Приобретенная лицензия КриптоПро Office Signature
  4. Установленный Microsoft Office (как минимум, MS Word или MS Excel)

Также рекомендую изучить таблицу совместимости Office Signature (на странице продукта) с версиями Microsoft Office. У меня установлен Office 2013, поэтому все скриншоты будет актуальны именно для этой версии Word. Если у вас другая версия Office, то у вас процедура может немного отличаться.

Итак, если у вас все вышеперечисленное готово, то приступим.

Шаг 1. Скачиваем и устанавливаем КриптоПро Office Signature

Скачать продукт можно с официального сайта КриптоПро вот по этой ссылке: http://www.cryptopro.ru/products/office/signature/downloads (регистрация не требуется).

После загрузки установочного файла, нужно его запустить. Установка достаточно простая, поэтому приведу только те экраны, которые могут вызвать вопросы

На этом этапе оставляем все по-умолчанию: Полный вид установки

На этом экране вводим лицензионный ключ, который вы получили от нас по электронной почте после покупки КриптоПро Office Signature.

Шаг 2. Подписываем документ

После завершения установки, запускаем Word: можно или создать новый документ и сохранить его, или же открыть уже сохраненный документ. Помните, что подписать можно только сохраненный документ, и после подписания его нельзя редактировать.

Для того, чтобы подписать документ, нажимаем на кнопку Файл

Выбираем категорию Сведения, а затем нажимаем на кнопку Добавить электронную подпись.

В появившемся окне можно заполнить поля Тип подтверждения и Цель подписания, но это необязательно. Важно обратить внимание на пункты Тема сертификата и Кем выдан. Там должен быть именно тот сертификат электронной подписи, которым вы хотите подписать документ. Если же там выбран неправильный сертификат, то нажимаем на кнопку Изменить — там будет возможность выбрать нужный.

Помните, что здесь отображаются только установленные в систему сертификаты. Если у вас здесь ничего не отображается, то вам нужно установить ваш сертификат в систему.

На следующем шаге у вас может быть запрошен пин-код для вашего токена. Введите его. Если вы не знаете пин-код к своему токену, то попробуйте один из стандартных, которые приведены в этой статье. 

Все, документ подписан.

Шаг 3. Проверка подписи

Проверить подпись очень просто. Достаточно открыть подписанный документ, и обратить внимание в строку статуса в нижней части окна.

Там должен быть расположен специфический символ. В более ранних версиях office он выглядит так:

Этот символ означает, что документ подписан. Чтобы узнать, кто подписал документ, нужно на него кликнуть. Откроется вот такое окно:

На этом все. Удачного подписания документов!

Источник

Цифровая подпись (ЦП) используется там, где требуется подтверждение достоверности, авторства и неизменности электронной формы с момента ее заверки, а также придание ей юридической силы. Завизированный файл можно будет только читать, и если внести в него правки, ЦП потеряет значимость в системе электронного обмена информацией.

Чаще всего участники ЭДО работают с документами Word — это самый востребованный и удобный текстовый процессор для внесения поправок и просмотра текстовых данных.

Рассмотрим все способы, как поставить электронную подпись на документ Word, и расскажем, какие программные средства для этого требуются.

Настроим вашу электронную подпись под ключ за 30 минут!

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Что обеспечивает электронная подпись на документе

ЦП создается благодаря средствам криптозащиты и заменяет ручную в ЭДО. Только квалифицированная ЭП придает цифровой информации юридическую значимость без предварительных договоренностей с адресатом. Об этом атрибуте и будем говорить далее. Что обеспечивает электронная подпись на документе:

  • позволяет идентифицировать автора письма;
  • гарантирует достоверность и актуальность информации;
  • защищает пакет данных от подделки;
  • подтверждает отсутствие поправок после подписания цифровой формы;
  • исключает доступ к сведениям посторонних лиц — благодаря криптошифрованию файл может открыть только адресат, которому предназначалось письмо.

Сферы применения КЭП:

  • корпоративный и отраслевой ЭДО;
  • подача обращений в арбитражный суд;
  • удаленная подача отчетности в госорганы, например, в Федеральную налоговую службу РФ или Пенсионный фонд;
  • отправка информации в госсистемы: ЕГАИС, ЕАИС, ЕСИА и др.;
  • участие в онлайн-торгах.

ЭП упрощает и ускоряет процесс обмена данными, повышает уровень защиты информации, снижает издержки на бумагу, услуги курьеров и почтовую доставку. Чтобы использовать КЭП в разных видах документооборота, обратитесь в аккредитованный УЦ и приобретите сертификат ЭП, который будет подтверждать ваше авторство на заверенных онлайн-формах. Электронно-цифровой идентификатор можно создавать в таблицах, текстовых и графических файлах.

Далее рассмотрим, как подготовить ПК, чтобы подписать вордовский документ электронной подписью.

Как подписать вордовский документ электронной подписью в КриптоПро CSP

Итак, ЭЦП — это основной инструмент для удаленного обмена информацией между участниками ЭДО. Идентификатор формируется не сам по себе, а с использованием специальных средств, полученных в аккредитованном центре:

  • ключевая пара: закрытый (секретный) и открытый (публичный) ключи;
  • сертификат ЭП (СКПЭП).

ЭП создается посредством секретного ключа, который записывается в УЦ на защищенный аппаратный носитель (флешку, электронную карту) или на ПК (в реестр операционной системы). Кроме генерации ЭЦП, секретный ключ нужен для расшифровки полученного письма. Публичный ключ работает в связке с секретным, служит в качестве доказательства подлинности ЭЦП и идентифицирует автора письма.

Для публичного ключа выпускается СКПЭП — это документ в цифровом или бумажном виде. Он содержит открытый ключ и сведения о владельце. При отправке файла, заверенного ЭЦП, сертификат автоматически передается адресату. Как правило, СКПЭП выпускается на 12 месяцев, по истечении этого срока он требует продления.

Зачастую все перечисленные средства КЭП записываются на специальную флешку (USB-токен, аппаратный носитель), например, Rutoken, eToken или JaCarta. У каждой системы, принимающей сертификаты ЭП, есть свои условия по ее реализации. Например, для работы с ЕГАИС подойдут не все USB-токены, а только Рутокен ЭЦП 2.0 и JaCarta SE.

Перед тем как подписать ЭЦП документ Ворд (Word), рекомендуется произвести соответствующие настройки ПК:

  1. Поставить на ПК КриптоПро CSP 4.0 или 5.0. СКЗИ принимает непосредственное участие в генерации ЭЦП — получает доступ к закрытому ключу и преобразовывает информацию при помощи алгоритмов криптошифрования. Дистрибутив для скачивания размещен в открытом доступе на сайте ООО «КРИПТО-ПРО». По истечении пробного периода (90 дней) пользователю необходимо приобрести годовую или бессрочную лицензию на каждый ПК, где используется ЦП.
  2. Инсталлировать драйверы для ключевых носителей, пользуясь подсказками Установщика. Драйверы доступны для бесплатной загрузки на сайте компании.
  3. Сохранить на ПК личный и корневой сертификаты, полученные в УЦ. Они добавляются через CryptoPro в папку «Корень консоли»: корневой — в «Доверенные», а личный СКПЭП — в папку «Личное».
  4. Настроить браузер для работы с КЭП на интернет-ресурсах: установить бесплатный плагин КриптоПро ЭЦП Browser plug-in и скачать расширение (чтобы веб-обозреватель не препятствовал сайту получать доступ к данным). Также рекомендуется добавить онлайн-сервисы, которые принимают от вас документацию, в каталог надежных узлов.

Теперь подробно рассмотрим все способы, как подписать документ Ворд посредством ЭЦП.

Мы готовы помочь!

Задайте свой вопрос специалисту в конце статьи. Отвечаем быстро и по существу. К комментариям

Как подписать вордовский документ электронной подписью

На рынке криптографических утилит представлен большой выбор продуктов для заверки текстовой информации в формате .docx в разных версиях MS Office. Веб-компоненты MS Office 365 не поддерживают функциональность электронного атрибута, для остальных релизов, начиная с v.2003, можно подобрать оптимальный продукт для реализации функций ЭП.

Подпись бывает прикрепленной — присоединяется к пакету данных, или открепленной — в отдельной форме. Все способы, как подписать документ World электронной цифровой подписью:

  1. В самом приложении (через специальный плагин или без него).
  2. В КриптоАРМ или в другом вспомогательном ПО.
  3. В веб-сервисах, например, Крипто.Контур.

Чтобы у адресата не было проблем с просмотром файла, рекомендуется создавать его в той же версии Word. Как правило, госорганы, принимающие отчетность в онлайн-режиме, указывают версию текстового процессора в требованиях. Независимо от используемых средств для заверки, на ПК обязательно должен стоять криптопровайдер.

Как поставить электронную подпись на документ Word без программ

В сборках Word 2003 и 2007 предусмотрена возможность генерации ЭП в самом приложении без использования отдельных программ и плагинов. Проблема этих версий состоит в том, что они уже устарели и почти нигде не применяются. Если у адресата стоит более поздний релиз ПО, подпись не отобразится, поэтому заранее согласуйте версию создания файла. Для проверки КЭП адресату также необходимо инсталлировать на ПК СКЗИ актуальной сборки (4.0 или 5.0). Порядок подписи документа ЭЦП в Ворде 2003 включает следующие шаги:

  1. В контекстном меню выберите опцию «Параметры».
  2. Перейдите на страницу «Безопасность» и щелкните по клавише «ЦП» — откроется список сертификатов, загруженных в реестр.
  3. Найдите в списке нужный СКПЭП и нажмите «ОК».
  4. Введите пароль от контейнера выбранного сертификата и подтвердите операцию клавишей «ОК».

Для версии пакета приложений 2007 порядок действий аналогичен, только вначале на боковой панели необходимо выбрать команду «Подготовить» и пункт «Добавить ЦП». В нижней части страницы отобразится значок, подтверждающий наличие идентификатора.

Если в файл вносятся правки, ЦП пропадает, и потребуется повторная заверка по описанному выше алгоритму. Для v. 2010-2019 такой вариант не подойдет. Придется задействовать специальный плагин, о котором поговорим ниже.

Как подписать документ Ворд электронной подписью в КриптоПро Office Signature

Плагин позволяет подписывать пакеты данных напрямую из приложения Ворд без установки отдельного софта. Этот модуль актуален для любых версий текстового процессора, кроме 2003. В v. 2007 можно работать как с плагином, так и без него (алгоритм описан ранее), в v. 2010-2019 — только с плагином.

Office Signature не является самостоятельным ПО, а применяется только в качестве дополняющего компонента, расширяющего возможности MS Office. Утилиту можно бесплатно скачать на сайте cryptopro.ru. В течение первых 90 дней действует демо-период, по окончании которого необходимо купить лицензию и ввести лицензионный номер в настройках: меню «Пуск» → «КРИПТО-ПРО» → «CryptoPro Office Signature» → «Все задачи» → «Серийный номер».

Ниже рассмотрим, как посредством плагина подписать электронной подписью документ на примере Word 2010.

Выпустим и настроим электронную подпись для сотрудника прямо в день обращения!

Оставьте заявку и получите консультацию.

Как подписать электронной цифровой подписью документ Word 2010

Прежде чем присоединить КЭП к файлу, отредактируйте его и сохраните изменения. После визирования информацию можно будет только просматривать. Если в заверенный пакет данных внести коррективы, появится уведомление о присутствии неактуальных ЦП, и файл придется заверять заново. Как подписать электронной подписью вордовский документ в КриптоПро Office Signature:

  1. Из меню перейдите в подраздел добавления ЦП.
  2. Выберите СКПЭП из открывшегося каталога.
  3. Нажмите «ОК» — всплывет новое окно с уведомлением об успешном сохранении идентификатора вместе с пакетом данных.
  4. Завершите процедуру клавишей «ОК».

В меню «Файл» во вкладке «Сведения» отражается информация о том, что файл завизирован и внесение поправок запрещено. Внизу страницы в Ворде появится значок ЭП. При нажатии на картинку справа откроется вкладка «Подписи», в которой отображаются статусы КЭП (действительные или недействительные).

Кликните по строке ЦП и выберите «Состав». Откроется форма с информацией о держателе сертификата. У адресата для проверки завизированной документации также должен быть загружен плагин Office Signature, иначе подпись не будет показана.

Вам будет интересно: Как подписать документ электронной подписью

Как подписать документ Ворд ЭЦП в КриптоАРМ

Специальный программный продукт от компании ООО «Цифровые технологии» имеет встроенные механизмы для генерации КЭП и зашифровки документации любого размера и формата. Стоимость и функциональные возможности софта зависят от тарифа.

«КриптоАрм СТАРТ» — базовая бесплатная сборка с минимальным набором опций. Функции ЭЦП реализуются с помощью «родных» средств криптозащиты, встроенных в ОС Windows. Остальные версии («Стандарт Плюс», «Терминал» и «СКЗИ КриптоАРМ 5») требуют покупки лицензии. В платных версиях есть 2-недельный демо-период. Дистрибутив размещен в свободном доступе на официальном сайте разработчика:

  1. Скачайте программу и зайдите в ОС под правами администратора.
  2. Установите ПО, следуя подсказкам Мастера установки. При первичной инсталляции по умолчанию активируется 14-дневный демо-период сборки «Стандарт Плюс» или «Терминал». По окончании ознакомительного периода автоматически включается режим «Старт», и система предлагает купить лицензию.

При каждом запуске всплывает окно с предложением установить лицензию. Подтвердите согласие на установку клавишей «Перейти» и введите серийный номер. ПО позволяет заверять и зашифровывать одновременно несколько документов с любым расширением.

Как подписать ЭЦП документ Word в КриптоАрм:

  1. Откройте программу (ярлык появится на рабочем столе после инсталляции).
  2. В главном окне на верхней панели активируйте опцию «Подписать» — всплывет окно с Мастером создания ЭЦП.
  3. Нажмите «Выбор файлов» и загрузите цифровые формы клавишей «Добавить».
  4. В следующем окне задайте выходной формат, место сохранения папки и нажмите «Далее».
  5. В подразделе «Параметры подписи» оставьте комментарий к КЭП и уточните тип подписи (открепленная, присоединенная), после чего перейдите к следующему этапу с помощью кнопки «Далее».
  6. Выберите СКПЭП из реестра.

На следующей стадии всплывет окно с уведомлением о том, что все данные для формирования ЭЦП собраны. Сохраните информацию в профиль, чтобы в дальнейшем при визировании файлов ЭП загружалась автоматически, и завершите операцию кнопкой «Готово».

Если все сделано правильно, система сообщит пользователю, что форма успешно завизирована и сохранена в выбранном месте. Открепленная ЦП генерируется в отдельном документе с расширением .sig. Если переименовывать цифровую форму и файл после заверки, КЭП станет неактуальной и файл придется визировать заново.

Подпись документа ЭЦП в Ворде через Крипто Контур

Crypto.Kontur — один из самых востребованных веб-сервисов для заверки цифровых файлов. Приложение от «СКБ Контур» позволяет визировать цифровые формы с расширением .pdf, .doc, .xml, но по размерам есть ограничения — до 100 Мб. Еще один минус онлайн-сервиса — возможность формировать только отсоединенные КЭЦП. Преимуществ у Крипто Контур значительно больше:

  • реализация всех функций КЭП: создание, зашифровка, проверка подлинности и дешифрование;
  • полная совместимость с КриптоПро CSP;
  • в веб-сервисе можно работать бесплатно сразу после авторизации на сайте;
  • обмен данными без установки на ПК вспомогательных программ и плагинов;
  • проверка достоверности сертификатов от любых УЦ.

Получатель письма сможет открыть пакет данных и подтвердить подлинность идентификатора в Крипто Контур или любом другом приложении. Для создания ЭЦП авторизуйтесь в онлайн-сервисе и пройдите несколько простых шагов:

  1. В ЛК войдите в раздел «Создание ЭП».
  2. Выберите цифровую форму, которую требуется заверить, и СКПЭП.
  3. Щелкните по клавише «Подписать».

Онлайн-сервис сохраняет отдельный файл КЭП в папку с завизированным документом с таким же названием и форматом .sig. Архив с информацией хранится на сервере системы. Владелец СКПЭП может отправить адресату пакет данных в виде ссылки, полученной с сервера в личном аккаунте.

При проверке подлинности идентификатора система покажет результат процедуры и даст возможность выгрузить протокол. Чтобы зашифровать пакет данных, в ЛК зайдите на страницу «Шифрование документа»:

  1. Загрузите файл для зашифровки.
  2. Выберите сертификат получателя (его следует заранее скачать или запросить у адресата).
  3. Кликните по клавише «Зашифровать документ» и выберите место для хранения папки.

Дешифрование возможно в веб-сервисе Крипто Контур или в любом другом софте, предназначенном для этих операций. На компьютере адресата должен быть загружен СКПЭП, посредством которого был зашифрован файл.

Подберем USB-носитель для ЭП. Доставка — в любую точку России!

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Оцените, насколько полезна была информация в статье?

Наш каталог продукции

У нас Вы найдете широкий ассортимент товаров в сегментах
кассового, торгового, весового, банковского и офисного оборудования.

Посмотреть весь каталог

Источник

1. Добавление строки подписи

На вкладке Вставка в группе Текст нажмите на стрелку рядом с кнопкой Строка подписи и в появившемся меню выберите Строка подписи (КРИПТО-ПРО).

В открывшемся окне Настройка подписи можно ввести информацию о лице, которое будет добавлять подпись. Эти сведения будут отображены в строке подписи в документе. Заполнять все пункты необязательно.

  • в поле Предложенный подписывающий вводится ФИО подписывающего,
  • в поле Должность предложенного подписывающего – название должности подписывающего,
  • в поле Адрес электронной почты предложенного подписывающего — адрес электронной почты подписывающего,
  • в поле Инструкции для подписывающего можно ввести рекомендации или требования для подписывающего. Эти инструкции отображаются в диалоговом окне Подпись, в котором подписывающий будет ставить подпись,
  • для разрешения самому подписывающему добавления комментариев в процессе создания подписи установите флажок Разрешить подписывающему добавлять примечания в окне подписи,
  • для отображения даты подписания документа, установите флажок Показывать дату подписи в строке подписи.

Введите информацию и нажмите ОК.

Появится строка подписи, её можно переместить на любое место в тексте документа.

При необходимости можно повторить добавление видимой строки подписи, если документ подписывается разными людьми.

2. Добавление подписи в строку подписания

Дважды щелкните мышью в документе по строке подписи, в которую требуется ввести подпись. 

В открывшемся окне введите ФИО подписанта или выберите рисунок для использования в качестве подписи.

Один из имеющихся на компьютере сертификатов будет выбран автоматически.

Для выбора другого цифрового сертификата для подписи нажмите кнопку Изменить и в окне Выбор сертификата выберите необходимый сертификат.

В окне Подписание нажмите кнопку Подписать. В появившемся окне нажмите ОК. Для удобства работы можно установить флажок Больше не показывать это сообщение. 

Документ подписан. 

Источник

Использование электронной подписи (ЭЦП) удобно тем, что ее можно поставить на документе любого формата. Для файлов MO Word существует несколько способов проставления ЭЦП. Они различаются типом необходимого программного обеспечения и техническими возможностями при подписании.

Что нужно для подписания документа

Перед тем как поставить ЭЦП пользователь должен подготовить окончательную версию самого документа, т.к. в дальнейшем его изменение будет невозможно. Пользователю также нужен действующий сертификат квалифицированной ЭЦП и программные средства ЭЦП. К ним относят программы криптографического преобразования данных, при помощи которых формируется ЭЦП.

Подпись с ЭЦП

Как сделать линию для вставки ЭЦП в Word

Перед тем как сделать электронную подпись в ворде нужно провести разделительную линию в том месте, где должна быть ЭЦП. Чтобы добавить строку нужно:

  • кликнуть по любой области на документе;

Открытие документа Ворд

  • через вкладку «Вставка» выбрать «Таблица»;

Вкладка таблица

  • создать таблицу в 1 ячейку;

Создание таблицы

Таблица создана

  • переместить ячейку в нужное на документе и изменить ее размер;

Форматирование ячейки

  • далее нужно через правую кнопку мышки вызвать рабочее меню, где выбрать пункт «Границы и заливка»/«Границы»/«Тип»/«Нет». А в разделе «Стиль» выбрать нужный цвет линии, толщину и тип;
  • в разделе «Образец» нужно кликнуть между маркерами нижнего поля на представленной диаграмме для формирования только нижней границы;
  • затем пользователь нажимает последовательно «Применить» и «Ок».

В завершении процедуры подписываем файл и отправляем по электронной почте адресату.

ЭЦП на документе

Как подписать документ

Заверить вордовский документ электронной подписью можно несколькими способами: с использованием или без специального плагина, платной лицензионной программы от КриптоАРМ или онлайн-сервиса.

Без плагина

Если плагин от КриптоПро не установлен, но нужно заверить электронный документ ЭЦП, то пользователь:

  • создает документ и подготавливает его к подписанию;

Подписание без плагина

  • в верхнем углу необходимо выбрать Office, затем нажать «Подготовить»/«Добавить ЭЦП»/«Ок»;

Добавление ЭЦП

  • затем пользователь выбирает цель подписания документа, а в поле «Тема сертификата» проверяет свои личные данные. Затем нажимает «Подпись».

Подписание документа с ЭЦП

Документ подписывается ЭЦП, а последующее его изменение делает подпись недействительной.

С плагином КриптоПро

Плагин используется для создания электронной подписи на документах Word. Для разных версий MS Office алгоритм подписания может незначительно различаться. Преимущество способа: при помощи плагина подпись проверяется, а заверенный документ открывается без нарушений даже на ПК, где КриптоПро не установлен.

Как подписать документ ворд электронной подписью с использованием плагина КриптоПро office signature:

  • в подготовленном файле выберите пункт меню «Файл»/«Добавить ЭЦП»;

Добавление эЦП с КиптоПро

  • далее выберите сертификат и нажмите «Подписать». Если нужно оставить сообщение о составе подписи или комментарий о цели подписания, то его указывают в соответствующей строке.

Процесс подписания

Если система не обнаружила ошибок, то после проверки электронной подписи автоматически будет выведено сообщение об успешном завершении процедуры.

Подпись подтверждена

При помощи КриптоАРМ

Функциональность программы различается в зависимости от версий, и каждый пользователь может подобрать оптимальный пакет для работы. Сервис позволяет подписывать файлы любого формата и объема, а недостаток — необходимость регулярно продлевать лицензию. Для подписания нужно:

  • открыть программу и через вкладку меню «Файл» выбрать «Подписать; »

подписание документа с КриптоАрм

  • автоматически откроется инструкция мастера создания ЭЦП, с которой нужно ознакомиться и нажать «Далее»;

Мастер создания ЭЦП

  • затем пользователю необходимо выбрать нужный файл и еще раз нажать «Далее»;

Выбор файла

  • после этого нужно выбрать подписываемый файл;

Выбор файла для подписи

  • в окне «Выходной формат» указывают дополнительные требования к подписываемому файлу. Это может быть формат сохранения или место сохранения результата. Если требований нет, то нужно просто нажать «Далее»;

Формат файла

  • затем пользователь выбирает сертификат, при необходимости вводит пароль ключевого контейнера, и снова нажимает «Далее»;

Выбор Сертификата

  • в новом окне необходимо проверить данные, необходимые для создания ЭЦП. Если все верно, то нажать «Готово».

Проверка данных

Подпись будет сформирована в течение нескольких секунд и при отсутствии ошибок пользователь получит уведомление системы.

Документ подписан

При помощи веб-сервисов

Если нет необходимости часто использовать ЭЦП или нужно подписать файл с ПК, на котором не установлен плагин, то можно воспользоваться одним из веб-сервисов (https://crypto.kontur.ru, http://mig24.online/ и т.п.).

Контур Крипто

Преимущество сервисов в том, что они бесплатны и позволяют как создать, так и проверить ЭЦП, провести шифрование или расшифрование подписи. Сервис позволяет также подписывать как отдельные файлы, так и папки. Из недостатков способа можно отметить то, что подписываемый документ не должен превышать размера в 100 Мб. Все онлайн-сервисы создают только отсоединенную подпись, а большинство из них поддерживаются только OS Windows.

Как подписать документ:

  • зайти на страницу выбранного сервиса и загрузить документ, который нужно подписать;
  • открыть строку подписи и выбрать сертификат;
  • создать файл с электронной подписью. Сразу после нажатия «Подписать» создается папка с исходным документом и дополнительный файл с расширением .sig. Файлы доступны для скачивания на ПК.

В завершение документы можно послать адресату. Сервис предлагает возможность прямой отправки, а адресат получит ссылку на подписанный файл и саму подпись.

Электронные документы (ЭД) в формате Word используются и физическими, и юридическими лицами в ежедневной работе. Чтобы ЭД имел юридическую силу, его подписывают ЭЦП, которую проставляют при помощи специального плагина от КриптоПро, программы КриптоАРМ или даже онлайн-сервиса. Каждый из способов имеет свои плюсы и минусы, но дают клиенту надежность и безопасность при подписании, гарантируют неизменность документа и возможность открыть подписанный файл даже на ПК без специальных программных средств.



Оценка статьи:

Загрузка…

Источник

Удостоверяющий центр

Существует 5 наиболее часто используемых способов, как подписать документ электронной подписью в Word. Выбор определяется версией Microsoft Office, действующей на компьютере. Word 2003 и 2007 сами могли подписать документы ЭЦП, не обращаясь к сторонним программам. Новые версии Word для работы с документами, подписанными цифровыми ключами, требуют отдельных плагинов или установки специального ПО “КриптоПро Office Signature”.

Электронная подпись

Электронная подпись позволяет подтвердить авторство электронного документа.

Что обеспечивает ЦП на документе

Электронно-цифровая подпись (ЭЦП) предназначена для выявления изменений в защищаемом тексте и дает возможность устанавливать его владельца.

Удостоверяющий центр

Защита основана на криптографическом преобразовании данных с применением закрытого ключа. Все вместе (закрытая и открытая части ключа, математические алгоритмы) защищают текст от подделок, обнаруживают изменение любой части документа.

Проблема заверения документа, созданного в Word, чаще возникает при работе на выезде, когда нет возможности расписаться на бумажном варианте или нотариально заверить заявление. У владельца ЭЦП имеется только текстовый редактор и созданный документ. Проблема решается относительно просто при достаточной квалификации сотрудника и наличия доступа к интернету. Существует широкий набор возможностей, как вставить ЭЦП в текстовый документ.

В КриптоПро CSP

Чтобы подписать документ Ворд электронной подписью через “КриптоПРО CSP”, требуется наличие инсталлированного пакета “КриптоПРО”, сертификатов УЦ и обладателя ЭЦП.

КриптоПРО CSP

КриптоПро CSP – линейка шифровальных программ.

Возможно, будет нужно настроить компьютер в плане распределения пользовательских прав. В случае удачной установки приложения и настройки прав для подписи документа понадобится:

  • открыть файл, зайти в “Сведения”, кликнуть “Добавить ЭЦП”;
  • выбрать требуемый файл ЭЦП, ввести, при необходимости, комментарий и кликнуть “Подписать”.

При отсутствии ошибок Microsoft Windows сообщит об успехе.

В КриптоПРО Office Signature

В данном способе применяется предварительно инсталлированный “КриптоПРО Office Signature”:

  • пользуясь этим плагином, следует запустить файл, выбрать “Добавить цифровую подпись”;
  • задействовав файл ЭЦП, как в способе выше, комментируем, если нужно, и даем команду “Подписать”.

КриптоПРО Office Signature

КриптоПро Office Signature – этот продукт предназначен для проверки и создания электронной цифровой подписи.

При отсутствии ошибок операционная система Windows уведомит об окончании операции.

В КриптоАРМ

Сертификат подписи может обеспечить программный комплекс “КриптоАРМ”. Его особенностью является возможность шифрования новыми форматами и работы с архивами. Чтобы внедрить в вордовский файл электронную подпись через пакет “КриптоАРМ”, нужно:

  • открыть программу “КриптоАРМ” и указать “Подписать”;
  • изучить указания мастера создания ЭЦП, перейти “Далее”;
  • сделать “Выбор файла” и продвинуться “Далее”;
  • открыть файл для подписи и переместиться “Далее”;
  • указать тип файла, выбрав “Выходной формат”, кодировку оставить без изменений, а для передачи по почте файл сжимают в формат ZIP либо меняют место сохранения;
  • приложить собственные комментарии в разделе “Параметры”, там же поставить галочку, выбрав тип ЭП, присоединенной (к первоначальному файлу) или отсоединенной (будет сохранена отдельно), заполнить прочие поля, после чего нажать “Далее”;
  • сделать клик на пункте “Выбрать” и задать сертификат подписи, завершив шаг нажатием кнопки “Далее”;
  • в открывшемся окне с кратким описанием введенных параметров нажать “Готово”. При многократных повторениях параметры удобно записать в свой профиль.

КриптоАРМ

КриптоАРМ – это программа для электронной подписи и шифрования файлов и документов.

При отсутствии ошибок появится уведомление операционной системы об удачном завершении операции.

Через КриптоКонтур

Онлайн-сервис предоставляет много услуг, в т.ч. простое заверение документов. Установки ПО на компьютер не требуется. Исполнителем бесплатной услуги является “Контур.Крипто”. Программа создает и проверяет цифровую подпись, шифровку и расшифровку файла. Через сервис подписываются пакеты файлов либо архивов, можно заверять документы электронными подписями нескольких человек. Для работы с софтом требуется только регистрация на сайте. Для шифрования нужна дополнительная установка соответствующего ПО.

Понятный интерфейс позволяет сразу начать работать:

  • файл любого типа для подписи загружаем в сервис; размер ограничен 100 Мб;
  • выбираем ЭП на своем десктопе, которой будем заверять документ;
  • кликаем “Подписать” – в результате создаются каталог с исходником и подпись с таким же именем, но расширением .sig. Оба лежат на сервере и доступны для скачивания обратно на компьютер;
  • при необходимости отправляем документ получателю прямо из веб-приложения. В почтовый ящик адресата придет ссылка на файлы, хранящиеся в “Контур.Крипто”. При желании все файлы загрузить можно на локальный компьютер и отправить собственной почтовой программой.

КриптоКонтур

КриптоКонтур – бесплатное подписание документов ЭЦП, проверка электронных подписей.

Ограничения, налагаемые сервисом “Контур.Крипто”:

  • максимальный объем отправляемого файла, требующего проставления подписи, не превышает 100 Мб;
  • формируется только отсоединенная подпись;
  • работа только в ОС Windows;
  • ЭП проверяется любым ПО, работающим с отсоединенными электронными подписями.

Как подписать документ без помощи программ

В программах Ворд/Эксель 2003 и 2007 возможна генерация ЭЦП без применения сторонних плагинов и программ. Основной недостаток этих приложений в том, что они почти не используются в крупных компаниях, которые интенсивно практикуют цифровую маркировку своих документов. Word 2010, 2016 годов не распознают ЭП старых версий. Один из выходов лежит в согласовании используемого ПО, однако это сложно сделать большим компаниям и государственным учреждениям.

В Word 2003 генерация ЭЦП состоит из следующих этапов:

  • выбор в главном меню раздела “Параметры”;
  • переход на “Безопасность” и нажатие кнопки “ЦП”, после чего откроется перечень имеющихся сертификатов;
  • поиск в списке подходящей ЭЦП и подтверждение выбора кнопкой “ОК”;
  • ввод пароля контейнера избранного сертификата и подтверждение кнопкой “ОК”.

В Word 2007 прохождение пунктов аналогичное, с той разницей, что вначале требуется выбрать команду “Подготовить” и в меню – “Добавить ЦП”. Наличие цифровой подписи будет обозначаться значком внизу экрана. Внесение поправок в файл сбросит подтверждение ЭП и рассмотренные выше пункты предстоит пройти еще раз. В версиях редакторов Word/Excel с 2010 по 2019 г. такая возможность убрана. Для работы с ЭЦП необходимо использовать отдельный плагин.

Источник
Подписать документ присоединенной ЭП

ЭП защищает документ от изменений, подтверждает авторство и гарантирует конфиденциальность информации. Поэтому электронная торговая площадка или контрагент могут запросить файл, подтвержденный электронной подписью.

Чтобы создать документ с присоединенной ЭП, можно использовать различные программы. Для электронного письма — почтовый клиент, для документов в форматах *.doc, *.docx — Word, для pdf-файлов — Adobe Acrobat Reader DC.

Подписывать документ Word электронной подписью нужно, когда он полностью готов. После этого файл станет доступен только для чтения. Если вы внесете в него изменения, все подписи станут недействительными.

Microsoft Office Starter и web-компоненты Microsoft Office 365 не поддерживают работу с электронной подписью.

Системные требования

  1. Microsoft Office 2007/2010/2013/2016/2019 или Microsoft 365 (подписание доступно только в версии рабочего стола, но не во всех подписках).
  2. КриптоПро CSP в соответствии с версией ОС.
  3. КриптоПро Office Signature 2.0.

Подписать документ

  1. Убедитесь, что внесли все изменения и подписываете окончательную версию. Файлы, подписанные ЭП, нельзя менять, иначе подписи станут недействительными.
  2. Перейдите на вкладку «Файл», откройте «Сведения» и нажмите «Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО)».
  3. В окне «Подписание» проверьте сертификат ЭП, выбрать другой можно по кнопке «Изменить…». Укажите цель подписания документа (например, «аккредитация»).
  4. Нажмите «Подписать».

    Что делать, если появляется ошибка «Не удается добавить подпись в документ»?

Проверить, кто и когда подписал документ

Нажмите «Файл/Сведения/Просмотр подписей». В окне «Подписи» вы увидите, кто и когда подписал документ. Чтобы получить подробную информацию, кликните подпись правой кнопкой мыши и выберите «Состав подписи».

Подробнее о работе с ЭП в Microsoft Office Word/Excel читайте в инструкции разработчика.

Лицензия

Разберем, как настроить Microsoft Outlook, на примере версии Outlook 2010.

Настройте Outlook

  1. Откройте Outlook и выберите пункт меню «Файл/Параметры/Центр управления безопасностью».
  2. Нажмите «Параметры центра управления безопасностью».

  3. Перейдите на вкладку «Защита электронной почты» и нажмите «Параметры».

  4. В поле «Сертификат подписи» нажмите «Выбрать» и укажите ЭП, которая будет использоваться для подписания, шифрования и расшифровки сообщений.

    Выбрать можно только сертификат, в описании которого email совпадает с учетной записью Outlook.

  5. Вернитесь на вкладку «Защита электронной почты» и установите флаги:
    • «Шифровать содержимое и вложения исходящих сообщений» и «Добавлять цифровую подпись к исходящим сообщениям» — чтобы все письма подписывались и шифровались автоматически. Иначе настраивать подпись в Outlook нужно будет для каждого письма;
    • «Отправлять подписанные сообщения открытым текстом» — чтобы для всех прикрепленных файлов подпись формировалась как отдельное вложение. Иначе текст сообщения, все файлы и ЭП будут объединены в одно вложение.

Отправьте подписанное сообщение

  1. Нажмите «Создать» или выберите пункт меню «Файл/Создать/Сообщение».
  2. Выберите получателя в поле «Кому» и введите тему сообщения. Если письмо будет содержать файлы, добавьте их в письмо — нажмите «Вложить файл».
  3. Когда сообщение будет готово к отправке, нажмите «Отправить».

    Что делать, если появилось сообщение «Недопустимый сертификат не позволяет Microsoft Office Outlook подписать и расшифровать сообщение»?

Получите сертификат абонента для шифрования сообщений

Прежде чем отправить зашифрованное сообщение, обменяйтесь с адресатом сертификатами ЭП. Для этого достаточно отправить ему подписанное (но не зашифрованное) сообщение. Когда он получит письмо, адрес и сертификат отправителя автоматически добавятся в его адресную книгу.

Проверить наличие сертификата или добавить его вместе с контактом можно из письма.

  1. Откройте входящее письмо с ЭП.
  2. Установите курсор на адрес отправителя и, нажав правую кнопку мыши, выберите «Добавить в контакты Outlook». В блоке «Показать» выберите «Сертификаты». Убедитесь, что сертификат отправителя есть в вашей адресной книге.

  3. Нажмите «Сохранить и закрыть». Если абонент с таким адресом уже существует, программа предложит добавить новый контакт или обновить сведения. Выберите второй вариант — в контакт добавится новый сертификат, который будет использоваться по умолчанию.

Системные требования:

  • электронная подпись;
  • Adobe Acrobat Reader DC, 64-разрядная версия;
  • КриптоПро CSP в соответствии с версией ОС;
  • КриптоПро PDF.

Настроить Adobe Acrobat Reader DC

  1. Установите КриптоПро PDF.
  2. Откройте Adobe Acrobat Reader DC.
  3. Нажмите «Редактирование/Установки/Подписи».
  4. В блоке «Создание и оформление» кликните «Подробнее».
  5. Убедитесь, что в поле «Метод подписания по умолчанию» выбрано «КриптоПро PDF».

Подписать документ

  1. Откройте документ в Adobe Acrobat Reader DC.
  2. Перейдите на вкладку «Инструменты» и выберите «Сертификаты».

  3. Нажмите «Поставить цифровую подпись» и выделите область, в которой будет отображаться штамп ЭП.

  4. Выберите сертификат в списке и нажмите «ОК».

  5. В открывшемся окне, ничего не меняя, кликните «Продолжить».
  6. Выберите шаблон оформления штампа об электронной подписи или создайте свой. Нажмите «Подписать».

    • При подписании впоявилась ошибка «0xc2100140 — Лицензия на КриптоПро TSP Client истекла или не была введена». Что делать?
  7. Укажите имя файла и каталог, в который хотите сохранить подписанный документ.

Проверить подпись

При открытии документа в Adobe Acrobat Reader DC все подписи проверяются автоматически. Чтобы посмотреть результат проверки, кликните левой кнопкой мыши штамп об ЭП.

Подробнее о работе с ЭП в Adobe Acrobat Reader DC читайте в инструкции разработчика.

Лицензия

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.

Источник

Like this post? Please share to your friends:
  • Программа для подписания word эцп
  • Программа для подбора синонимов word
  • Программа для подбора пароля excel файлов
  • Программа для подбора паролей для word
  • Программа для подбора ключей активации word