Программа для формирования отчетов в excel

• Надстройка PastePictures для MS Excel: общие сведения

  Предназначение программы: вставка изображений в таблицу Excel, поиск картинок в папке или в Google, экспорт картинок из таблицы в папку.
  Основные функции программы:

  вставка фото из папки (поиск по имени файла)
  вставка картинок по ссылкам из таблицы
  поиск изображений в гугл по данным с листа Excel
  экспорт изображений с листа в файлы…

• 

  Программа «Прайс лист», выполненная в виде надстройки для Excel, позволяет легко автоматизировать обработку прайс-листов.
  Вспомните ситуацию: поставщики в очередной раз прислали свои прайс-листы в Excel — конечно, в совершенно разных форматах — и вам нужно объединить данные из всех этих файлов в одну таблицу. А составители этих таблиц будто специально хотели усложнить вам жизнь…

• 

  Программа предназначена для сравнения и подстановки значений в таблицах Excel.
  Если вам надо сравнить 2 таблицы (по одному столбцу, или по нескольким),
  и для совпадающих строк скопировать значения выбранных столбцов из одной таблицы в другую,
  надстройка «Lookup» поможет сделать это нажатием одной кнопки.
   
  То же самое можно сделать при помощи формулы =ВПР(), но:

  формулы…

• 

  
  Программа предназначена для создания и печати этикеток, наклеек, ценников и квитанций на основании данных в таблице Excel.

  При помощи этой программы вы можете:

  распечатать ценники на товар, взяв данные из прайс-листа

  сформировать этикетки и наклейки для заданных строк вашей таблицы

  подготовить квитанции для оплаты услуг ЖКХ (счета за водоснабжение, канализацию, электроэнергию)…

• 

  
  Программа предназначена для формирования (заполнения) договоров купли-продажи.
   
  Исходными данными выступает таблица сделок, и шаблон договора, в который при помощи формул подставляются значения из заданной строки таблицы сделок.
  Для запуска программы достаточно нажать зеленую кнопку — и сразу же начнётся формирование договоров (файлов Excel из одного листа) в автоматически созданной папке…

• Данный макрос предназначен для поиска адресов электронной почты на листе Excel, с последующим выводом найденных адресов на отдельный лист.
  В прикреплённом файле, на первом листе («исходные данные»), ячейки заполнены неструктурированной информацией (смесь фамилий, адресов почты, прочей ненужной информации)
  Макрос вычленяет из текста ячеек адреса электронной почты, и выводит все найденные…

• 

  
  Надстройка SearchText предназначена для поиска заданного текста в книге Excel, с выводом результатов поиска на отдельный лист.
   
  При запуске надстройка формирует панель инструментов, с которой осуществляется запуск всех макросов:

  В Excel 2007 и 2010 панель инструментов можно найти на вкладке «Надстройки»:

  Надстройка SearchText является расширенной версией надстройки для…

• 

  
  Программа предназначена для сравнения цен конкурентов из их прайсов с прайс-листом вашей организации.

  ВНИМАНИЕ: Недавно разработана многофункциональная программа для обработки прайс-листов

  Новая программа объединения и обработки прайс-листов доступна на сайте для скачивания и тестирования на различных наборах прайс-листов.

  Исходными данными для программы являются:

  ваш прайс…

• К примеру, есть у вас несколько десятков (или сотен) текстовых файлов с подобным содержимым:
  (количество файлов, и количество строк данных в каждом файле не ограничено)
  1c04;1J0-698-151-G;1 комплект тормозных накладок;1J0698151G;1J0698151G;5;1
  1c04;1H0698151A;Тормозные колодки;1H0698151A;1H0698151A;1;1
  1c04;1K0-698-151-B;Тормозные колодки;1K0698151B;1K0698151B;2;1
  А надо из всего этого…

• 

  
  База данных «Преподаватели» предназначена для автоматизации работы администрации учебных заведений.

  Программа обеспечивает выполнение всех необходимых операций по приему документов, поиску и анализу информации, составлению отчетов.

  Эта база данных представляюет собой урезанную и немного изменённую версию программы АИСС СПК.

  Программа обеспечивает:

  Хранение полной…

• 

  
  Надстройка SearchExcel предназначена для поиска заданного текста во всех столбцах текущего листа Excel, с выводом результатов поиска на отдельный лист.
   
  При запуске надстройка формирует панель инструментов, с которой осуществляется запуск всех макросов:

  Надстройка SearchExcel является упрощённой версией надстройки для поиска на всех листах книги Excel
  Смотрите также надстройку для…

• 

  Макрос FilenamesWithValues предназначен для получения списка файлов Excel из заданной папки, и загрузки значений из каждого найденного файла.
  В отдельной ячейке задаётся путь к папке, которая будет просмотрена в поисках файлов Excel.
  При формировании списка файлов проставляются гиперссылки на найденные файлы, указывается дата создания файла.
  Из каждого файла загружаются значения с…

• 

  
  Программа предназначена для работы с заказами, оформляемыми менеджерами на выставках.

  Основные функции программы:

  создание (заполнение) новых заказов

  редактирование существующих заказов

  объединение нескольких заказов в один

  формирование заявки на продукцию на основании данных их сформированных заказов

  Для каждого заказа предусмотрен выбор клиента из базы данных (если клиент…

• 

  
  Программа АИСС «СПК» предназначена для автоматизации работы приемной комиссии колледжей и техникумов.

  АИСС обеспечивает выполнение всех необходимых операций по приему документов, поиску и анализу информации, составлению отчетов.

  Назначением программы является автоматизация труда работника приёмной комиссии учебного заведения.

  Программа обеспечивает:

  Хранение полной…

• 

  
  Программа предназначена для загрузки списка товаров из актов о приеме-передаче основных средств.
  Поддерживаются акты по формам № ОС-3.1 и № ОС-3.3, возможно добавить поддержку актов других форм (в формате Excel).
  При запуске макроса, выводится диалоговое окно выбора папки, после чего, в выбранной папке, производится поиск всех файлов Excel.
  Для каждого из найденных файлов Excel, программа…

• 

  
  Программный комплекс, предназначенный для автоматизации учёта и администрирования сети связи телефонной или телекоммуникационной компании.

  Программа позволяет хранить и редактировать базу данных объектов (в виде файлов Excel), просматривать существующие трассы и формировать новые.

   

  Особенность программы — возможность учёта и администрирования узлов связи с нестандартными…

• 

  Программа позволяет сформировать отчёты по базе данных больницы.
  Кроме того, реализован ввод данных в базу о новых пациентах.

   

• 

  
  Программа предназначена для обработки объявлений о продаже недвижимости.
   

  Основная задача программы — обработка списка телефоннных номеров из объявлений, с целью фильтрации этого списка.
  Это позволяет выделить объявления от частных лиц,
  удалив из общего списка предложения от агенств недвижимости.
   
  Программа умеет:

  разносить номера из ячеек по разным столбцам или строкам…

• 

  
  Программа предназначена для формирования прайс-листов на ноутбуки с соответствии с требованиями интернет-каталога Onliner.by

  Основные функции программы:

  (учитываются цены фирм-конкурентов, цены onliner.by и надбавка фирмы)

  загрузка каталога ноутбуков (названия, характеристики, цены) с сайта onliner.by в файл Excel, и обновление этого каталога

  назначение соответствий моделей…

• 

  
  Программа предназначена для составления учебного расписания.
  На отдельных листах хранится список преподавателей вуза, список групп и занятий у этих групп по дням недели.
  Макрос делает выборку по всем преподавателям (или по выбранному преподавателю),
  фильтрует по заданной группе (курсу), если не выбрана опция «все курсы»,
  сортирует по времени начала занятия, группирует по дню…

• 

  
  Надстройка, позволяющая загрузить из выбранной папки список файлов на лист Excel.
  Автор: VictorM

  Особенности надстройки:

  задаваемая пользователем глубина поиска в подпапках

  простановка гиперссылок на листе Excel на найденные файлы

  вывод дополнительных характеристик файла

  (размер файла, дата создания файла, полный путь)

  изменяемая маска поиска (поиск по части имени файла, по…

• 

  Программа предназначена для формирования заданий на производство.
  Исходными данными выступают таблицы Excel и файлы XML.
  При конвертации таблиц происходит обработка данных и перестановка столбцов.
  При запуске программа формирует панель инструментов с 6 кнопками — для обработки файлов различной структуры.

• 

  
  Программа предназначена для формирования единого прайс-листа автозапчастей на основании нескольких исходных прайсов различной структуры.

  ВНИМАНИЕ: Описанная в данной статье программа послужила прототипом для новой, многофункциональной программы, где пользователь сам может настраивать обработку прайс-листов

  Новая программа объединения и обработки прайс-листов доступна на сайте для…

• 

  Программа предназначена для преобразования файлов формата .HTM с объявлениями о продаже недвижимости (файлы являются результатом сохранения веб-страниц с сайтов публикации объявлений) в формат Microsoft Excel.
  Программа производит анализ текста объвлений, распознаёт значения площади и этажности, отделяет второстепенные данные (комментарий) из текста объявления, преобразует различные форматы цен (…

• 

  
  Программа анализирует поступившие заказы с интернет-магазина (письма в программе Outlook), извлекает необходимые данные из писем (в формате HTML), и формирует сводную таблицу заказов
   
  Файл программы состоит из 2 листов — на первом листе находятся кнопки запуска, на втором — шаблон создаваемой сводной таблицы заказов.
   

  Принцип работы программы:

  при нажатии зеленой кнопки,…

• 

  
  Программа предназначена для работы с заявками на оборудование.

  Цели программы:

  автоматизация составления и редактирования заявок

  преобразование имеющихся заявок в виде отдельных файлов Excel различной структуры к единому виду

  формирование отчётов по категориям и типам заявок

  стандартизация печатной формы заявок

  разграничение доступа на работу с базой данных заявок

   …

• 

  
  Узнать продолжительность (время) звучания аудиофайла (MP3, WAV и т.д.), или длительность видеофайла (видеоролика) из Excel совсем несложно.
  Используйте функцию ПродолжительностьМедиафайла:
  (функцию можно использовать как в макросах, так и на листе Excel)
  Sub Пример_Использования_Функции_ПродолжительностьМедиафайла()
  Путь = «E:MusicMODERN_TALKING With_a_little_love.mp3″…

• 

  
  Программа предназначена для импорта данных о соискателях с сайта superjob.ru
  В качестве исходных данных для макроса, используется ссылка на результат поиска на сайте superjob.ru
  (которую можно получить, забив искомый текст в строке поиска сайта, и скопировав URL страницы результатов поиска из адресной строки браузера).
  Во время выполнения кода, происходит авторизация на сайте путем…

• 

  
  Программа предназначена для сбора данных из отчётов нефтедобывающих компаний.
   
  Исходными данными выступают файлы оперативной отчётности следующих типов:

  Добыча

  Переработка

  Сбыт

  Сервис

  Анализ

  На распределение

   
  Во втором столбце таблицы перечислены названия компаний, чьи отчеты программа будет обрабатывать,
  а в строке заголовка — список месяцев, данные по по…

• 

  
  Программа предназначена для вывода отчёта по мероприятиям налоговой инспекции.
   

  Исходные данные для обработки расположены на других листах того же файла Excel: 

  перечень мероприятий налогового контроля, проведенных в отношении контрагентов

  поручения об истребовании документов (информации)

  запросы в кредитные организации о предоставлении сведений по операциям на счетах…

• 

  
  Программа собирает в таблицу Excel номера телефонов из объявлений на сайте abw.by
  В ячейке листа Excel указывается количество дней, за которые будут обрабатываться объявления с сайта.
  (если указано 0 дней — обрабатываются только объявления за сегодняшнюю дату, если 1 день — сегодняшние и вчерашние, и т.д.
  Количество дней неограничено — влияет только на время загрузки данных)
  В каждом…

• 

  
  Макрос предназначен для создания сводной таблицы и диаграммы для отчёта по трафику.

  В качестве исходных данных выступает таблица со статистикой доступа в интернет — сформированная программой создания отчётов по статистике

  Создаваемая сводная диаграмма позволяет легко проанализировать причины перерасхода трафика, а сводная таблица предоставляет детализированный отчёт по каждому сайту.

  При…

• 

  
  Макрос предназначен для загрузки в Excel списка подпапок заданной папки
  Для каждой из найденных папок производится поиск всех подпапок, и для каждой подпапки из списка выводится необходимая информация (в частности, количество файлов и подпапок, а также размер папки в байтах)
  Для всех ячеек с названиями папок и подпапок макрос проставляет гиперссылки, позволяющие быстро получить доступ к нужному…

• 

  
  Данная программа предназначена для ввода данных о заказе и сортировки заказов по группам.

  Программа представляет собой шаблон Excel для создания, сортировки и сведения в общую таблицу, заказов различных категорий.
  (категории можно менять вручную на отдельном листе).
  Сотрудник регистрирует своё имя, выбирая его из выпадающего списка, а после выбора ФИО, в соседние поля подтягивается…

• 

  
  Программа предназначена для обработки отчётов управления по сделкам с ценными бумагами

  Основные функции программы:

  Создание новых отчётов управления (за следующий квартал) на основании текущих отчётов

  Внесение изменений и дополнений в существующие отчёты

  Формирование сводной таблицы по вкладам для оценки роста, а также коэффициентов ликвидности и версификации вкладов

  Обработка…

• 

  

  Программа позволяет загружать котировки различных валют из файлов формата .HTM, и анализировать их при различных параметрах анализа.
  Все котировки разбиваются на отдельные блоки (временные диапазоны для разбивки задаются на форме настроек), и анализ производится по каждому блоку в отдельности.
  Есть возможность исключить из расчётов данные за пятницу.
  Изменение параметров вычисления значений BS…

• 

  
  Программа предназначена для выборки данных из текстовых файлов, которые были сгенерированны инвентаризационной программой
  В качестве исходных данных для макроса используются текстовые файлы, в которых находится информация о конфигурации компьютеров
  (на каждый компьютер приходится по 3 файла).
  Работу макроса можно разделить на следующие этапы:

  Выбор папки с данными по всем компьютерам…

• 

  
  Программа позволяет формировать отчёты по трафику на основании данных биллинговой системы.

  В качестве исходных данных программа принимает:

  логин абонента

  дату начала и окончания периода сбора статистики

   

  Особенности программы:

  формирование отчётов по всему трафику, или только по оплачиваемому

  создание листа итогов с диаграммой (сразу видно, с какого сайта был…

• 

  
  Программа предназначена для формирования отчёта по серверам компании (список технических характеристик, IP адресов, установленного программного обеспечения)
  В качестве исходных данных для программы имеется выгрузка из Help Desk системы Acme в формате XLS, но этот отчёт, хоть и содержит все необходимые данные, крайне неудобен для анализа и дальнейшей обработки:

  Программа производит поиск…

• 

  
  Программа предназначена для объединения однотипных файлов в единый сводный файл.
  Перед запуском программы требуется выбрать папку, содержащую файлы смет.
  При запуске программа загружает из выбранной папки список файлов, соответствующих заданной маске,
  и для каждого имени файла, заданного в первом столбце ли листе запуска, подбирает подходящий по имени файл.
  Если для какого-то из номеров смет не…

• 

  
  Программа предназначена для анализа ожидаемой доходности различных портфелей

  (рассматриваются всевозможные комбинации проектов)

  При помощи формул типа =СЛЧИС() на листах с характеристиками проектов генерируются различные комбинации исходных значений, на основании которых формулами рассчитывается доходность проекта.

  Методом Монте-Карло формируются массивы значений (по одному массиву для…

• 

  
  Программа предназначена для создания отчётов по детализации телефонных звонков (междугородная и международная связь), последующей упаковки созданных детализаций в ZIP архив, и автоматизированной рассылки сформированных писем абонентам.
  При запуске программа ищет в заданной папке исходные файлы с детализацией (упакованные в ZIP файлы DBF), и на основании из этих файлов формирует (по шаблону, с…

• 

  

  Программа позволяет сформировать списки игр, отсортированные по различным критериям.
  На основании результатов программы букмекеры могут правильно выстроить «линию», то есть, учитывая массу нюансов, с достаточной долей вероятности определить фаворитов и аутсайдеров в предстоящих играх, и сделать выгодные ставки.

• 

  
  Программа предназначена для формирования коммерческих предложений по наружной рекламе.
  В качестве исходных данных выступает файл Excel со списком рекламных объектов.

  Список объектов должен содержать следующую информацию (в отдельных столбцах):

  адрес рекламной конструкции (щита)

  сторона рекламного щита или перетяжки (А, Б, В, и т.п.)

  ссылки на фото и карту рекламной конструкции
  (…

• 

  Программа позволяет в процессе ввода новых данных в таблицу Excel отслеживать наличие совпадений с записями из «черного списка», расположенного на отдельном листе.
   

  Особенности данной программы:

  поиск частичных совпадений (адреса могут совпадать лишь частично, при сравнении файмилий не учитываются 2 последних буквы, и т.д.)
  можно изменить «точность» совпадения — в…

• 

  
  Надстройка предназначена для формирования оглавления прайс-листов, расположенных на отдельных листах книги Excel.

  При запуске программа формирует панель инструментов:

  Особенности программы:

  группировка строк каждого прайс-листа

  формирование обратных ссылок с прайс-листов на оглавление

   

Чтобы оперативно мониторить и своевременно влиять на динамику реализации продукции, коммерческой службе требуются аналитические отчеты, в которых раскрываются различные аспекты процесса реализации.

Большинство современных учетных программ имеет встроенные наборы аналитических отчетов о продажах, но все они формируют показатели только по заданным параметрам отбора. Для ввода новых показателей нужно привлекать программистов.

Если пользователям такой отчетности требуется часто менять структуру отчетов о продажах или создавать новые отчеты, то для самостоятельного решения подобных задач вполне подойдет всем знакомый табличный редактор Excel.

ИНСТРУМЕНТАРИЙ EXCEL ДЛЯ СОЗДАНИЯ АНАЛИТИЧЕСКИХ ОТЧЕТОВ

В табличном редакторе Excel предусмотрен широкий выбор инструментов, с помощью которых можно создать аналитические отчеты на основе данных о реализации продукции. Для успешной работы с этими инструментами от пользователя требуется определенный уровень подготовки. Представим перечень инструментария для создания аналитических отчетов:

• продвинутый уровень — макросы, Power BI;
• хороший уровень — OLAP-кубы, Power Query/Pivot;
• средний уровень — сводные таблицы, формулы.

Рассмотрим особенности применения каждого из указанных инструментов, а также знания и навыки пользователя, которые нужны для их качественного применения.

Макросы

Работа с макросами основана на применении языка программирования VBA, который можно использовать для расширения возможностей MS Excel и других приложений MS Office. С помощью прописанных в макросе команд можно:

• проводить различные обработки и сортировки данных в файле Excel;
• получать информацию из других файлов;
• создавать сводные таблицы;
• добавлять в создаваемые отчеты дополнительные функции, которые невозможно получить обычными средствами Excel.

Чтобы создавать макросы, пользователь должен отлично знать редактор Excel, владеть языком программирования VBA. Приведу в качестве примера запись макроса, с помощью которого в файле Excel автоматически из массива данных формируется сводная таблица:

Очевидно, что работать с макросами может незначительная часть сотрудников, которые создают отчетность в Excel.

Power BI

Power BI по своей сути является отдельным программным продуктом, в который можно загрузить файлы Excel и произвести дальнейшую обработку с целью анализа и визуализации данных.

Power BI включает в себя весь функционал надстроек Excel (Power Query и Power Pivot плюс улучшенные механизмы визуализации из Power View и Power Map). Преимущества данного инструмента: с отчетами может работать сразу несколько пользователей плюс широкий диапазон визуализации показателей отчетов.

Идет тренд к интеграции Excel c Power BI. Например, в Excel 2019 появилась возможность напрямую загружать данные в функционал Power BI. Для этого в меню выбираем:

Файл > Опубликовать > Опубликовать в Power BI.

Передав файл, нажимаем кнопку «Перейти к Power BI», чтобы просмотреть загруженные данные.

Главные сложности использования Power BI: загруженные таблицы Excel нужно дополнительно обрабатывать для корректного включения их данных в отчеты, а формулы для создания отчетов в этой программе отличаются от формул Excel.

Power BI постоянно развивается, однако на сегодняшний момент использовать его для формирования аналитических отчетов достаточно трудоемко.

OLAP-кубы

OLAP (online analytical processing) — аналитическая технология обработки данных в реальном времени, при которой данные из учетной базы выгружаются в файлы Excel, а затем обрабатываются с помощью другого инструмента Excel (сводных таблиц).

Для начала работы нужно создать подключение файла Excel к данным OLAP-куба (Данные → Получение внешних данных), а затем из открывшегося окна перетащить курсором в табличную часть Excel показатели, которые требуются.

В результате будет получена сводная таблица с отчетными данными. Главное ее преимущество — возможность автоматической актуализации данных при каждом подключении к OLAP-кубу.

Power Query/Pivot

Данные инструменты являются надстройками Excel, поэтому работа с ними происходит непосредственно из меню табличного редактора.

Power Query появился в версии Excel 2013 как отдельная надстройка, требующая подключения, а с версии 2016 г. весь функционал Power Query уже встроен по умолчанию и находится на вкладке «Данные → Получить и преобразовать».

Power Query обладает значительными возможностями для целей создания отчетов. С помощью этой надстройки можно:

• загружать данные в Excel из почти 40 различных источников, среди которых базы данных (SQL, Oracle, Access, Teradata), корпоративные ERP-системы (SAP, Microsoft Dynamics, 1C), интернет-сервисы;
• собирать данные из файлов всех основных типов данных (XLSX, TXT, HTML, XM) — поодиночке и сразу из всех файлов указанной папки;
• зачищать полученные данные от лишних пробелов, столбцов или строк, повторов, служебной информации в заголовках, непечатаемых символов и т. д;
• трансформировать таблицы Excel, приводя их в желаемый вид (фильтровать, сортировать, менять порядок столбцов, транспонировать, добавлять итоги, разворачивать кросс-таблицы в плоские и сворачивать обратно);
• подставлять данные из одной таблицы в другую по совпадению одного или нескольких параметров (полностью заменяет формулу ВПР и ее аналоги).

Главная особенность Power Query: все действия по импорту и трансформации данных запоминаются в виде запроса — последовательности шагов на внутреннем языке программирования Power Query, который лаконично называется «М».

Шаги можно отредактировать, воспроизвести любое количество раз (обновить запрос). Поэтому данный инструмент может служить хорошей альтернативой создания макросов или прописания очень сложных формул при построении отчетов.

Power Pivot — надстройка Excel, предназначенная для разнопланового анализа больших объемов данных. Поэтому результат работы с Power Pivot похож на усложненные сводные таблицы.

Общие принципы работы в Power Pivot:

• внешние данные загружают в Power Pivot, который поддерживает 15 различных источников: распространенные базы данных (SQL, Oracle, Access), файлы Excel, текстовые файлы, веб-каналы данных. Если Power Query использовать как источник данных, то возможности загрузки увеличиваются многократно;
• между загруженными таблицами настраиваются связи, то есть создается Модель Данных. Это позволит строить отчеты по любым полям из имеющихся таблиц так, будто это одна таблица;
• при необходимости в Модель Данных добавляют дополнительные вычисления с помощью вычисляемых столбцов (аналог столбца с формулами в «умной» таблице) и мер (аналог вычисляемого поля в сводной таблице). Нужные вычисления записываются на специальном внутреннем языке Power Pivot, который называется DAX (Data Analysis Expressions);
• на листе Excel по Модели Данных строят интересующие отчеты в виде сводных таблиц и диаграмм.

Сводные таблицы

Первый интерфейс сводных таблиц (сводных отчетов) был включен в состав Excel в 1993 г. (в версии Excel 5.0). Этот инструмент изначально создавался для построения отчетов на основе многомерных данных. Он имеет достаточно широкие функциональные возможности.

Реализованный в Excel инструмент сводных таблиц позволяет расположить измерения многомерных данных в области рабочего листа. Упрощенно можно представлять себе сводную таблицу как отчет, лежащий сверху диапазона ячеек (хотя есть определенная привязка форматов ячеек к полям сводной таблицы).

Сводная таблица Excel имеет четыре области отображения информации: фильтр, столбцы, строки и данные. Измерения данных именуются полями сводной таблицы. Эти поля имеют собственные свойства и формат отображения.

С помощью сводных таблиц можно группировать, сортировать, фильтровать и менять расположение данных с целью получения различных аналитических выборок.

Обновление отчета производится простыми средствами пользовательского интерфейса. Данные автоматически агрегируются по заданным правилам. Не требуется дополнительный или повторный ввод какой-либо информации.

Сводные таблицы Excel являются самым востребованным инструментом при работе с многомерными данными в больших объемах информации. Этот инструмент поддерживает в качестве источника данных как внешние источники данных, так и внутренние диапазоны электронных таблиц.

Для работы со сводными таблицами не нужны знания в области программирования VBA или внутренних языков программирования надстроек Excel.

Формулы Excel

Механизм формул появился в первой версии табличного редактора. С тех пор он значительно расширился. На сегодняшний день функционал формул содержит больше сотни наименований. С учетом того что при создании отчетов формулы могут комбинироваться, количество вариантов трудно подсчитать.

Формулы отлично подходят для создания двухмерных отчетов при обработке небольшого объема данных. Преимущество формул в том, что их легко копировать или транспонировать на другие ячейки отчетов, переделать или защитить от изменений.

В редакторе Excel есть встроенный справочник по формулам, что облегчает работу пользователям со средним уровнем владения Excel. Поэтому я предлагаю рассмотреть возможности использования функционала формул при разработке аналитических отчетов из одного источника данных.

ВОЗМОЖНОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ФОРМУЛ ДЛЯ РАЗРАБОТКИ АНАЛИТИКИ ПРОДАЖ В EXCEL

Вне зависимости от выбора инструментария Excel при разработке аналитических отчетов о реализации продукции в первую очередь создают новую книгу и загружают в нее исходные данные из учетной программы компании для последующей их обработки.

Удобнее всего сделать это путем формирования в учетной программе реестра продаж с нужными показателями и сохранения его в виде файла формата Excel. Далее отчетность будем создавать на отдельных листах этого файла.

Возьмем самые востребованные данные о продажах, на основе которых создаются аналитические отчеты:

• наименование покупателя;
• наименование продукции;
•  дата отгрузки продукции покупателю;
• регион реализации продукции;
• сумма реализации продукции;
• валовая прибыль от реализации продукции;
• маржа (процентное соотношение валовой прибыли к сумме реализации).

Для анализа больших и сложных таблиц обычно используют

. С помощью формул также можно осуществить группировку и анализ имеющихся данных. Создадим несложные отчеты с помощью формул.

В качестве исходной будем использовать

таблицу в формате EXCEL 2007

(

), содержащую информацию о продажах партий продуктов. В строках таблицы приведены данные о поставке партии продукта и его сбыте. Аналогичная таблица использовалась в статье

Сводные таблицы

.

В таблице имеются столбцы:

• 
  Товар
  
  – наименование партии товара, например, «
  
  Апельсины
  
  »;
• 
  Группа
  
  – группа товара, например, «
  
  Апельсины
  
  » входят в группу «
  
  Фрукты
  
  »;
• 
  Дата поставки
  
  – Дата поставки Товара Поставщиком;
• 
  Регион продажи
  
  – Регион, в котором была реализована партия Товара;
• 
  Продажи
  
  – Стоимость, по которой удалось реализовать партию Товара;
• 
  Сбыт
  
  – срок фактической реализации Товара в Регионе (в днях);
• 
  Прибыль
  
  – отметка о том, была ли получена прибыль от реализованной партии Товара.

Через

Диспетчер имен

откорректируем

имя

таблицы на «

Исходная_таблица

» (см.

файл примера

).

С помощью формул создадим 5 несложных отчетов, которые разместим на отдельных листах.

Отчет №1 Суммарные продажи Товаров

Найдем суммарные продажи каждого Товара. Задача решается достаточно просто с помощью функции

СУММЕСЛИ()

, однако само построение отчета требует определенных навыков работы с некоторыми средствами EXCEL.

Итак, приступим. Для начала нам необходимо сформировать перечень названий Товаров. Т.к. в столбце Товар исходной таблицы названия повторяются, то нам нужно из него выбрать только

уникальные

значения. Это можно сделать несколькими способами: формулами (см. статью

Отбор уникальных значений

), через меню

или с помощью

Расширенного фильтра

. Если воспользоваться первым способом, то при добавлении новых Товаров в исходную таблицу, новые названия будут включаться в список автоматически. Но, здесь для простоты воспользуемся вторым способом. Для этого:

• Перейдите на лист с исходной таблицей;
• Вызовите

  Расширенный фильтр

  (

  );

• Заполните поля как показано на рисунке ниже: переключатель установите в позицию
  
  Скопировать результат в другое место
  
  ; в поле Исходный диапазон введите $A$4:$A$530; Поставьте флажок
  
  Только уникальные записи
  
  .

• Скопируйте полученный список на лист, в котором будет размещен отчет;
• Отсортируйте перечень товаров (

  ).

Должен получиться следующий список.

В ячейке

B6

введем нижеследующую формулу, затем скопируем ее

Маркером заполнения

вниз до конца списка:

=СУММЕСЛИ(Исходная_Таблица[Товар];A6;Исходная_Таблица[Продажи])

Для того, чтобы понять сруктурированные ссылки на поля в

таблицах в формате EXCEL 2007

можно почитать Справку EXCEL (клавиша

F1

) в разделе

Основные сведения о листах и таблицах Excel > Использование таблиц Excel

.

Также можно легко подсчитать количество партий каждого Товара:

=СЧЁТЕСЛИ(Исходная_Таблица[Товар];A6)

Отчет №2 Продажи Товаров по Регионам

Найдем суммарные продажи каждого Товара в Регионах. Воспользуемся перечнем Товаров, созданного для Отчета №1. Аналогичным образом получим перечень названий Регионов (в поле Исходный диапазон

Расширенного фильтра

введите $D$4:$D$530). Скопируйте полученный вертикальный диапазон в

Буфер обмена

и

транспонируйте

его в горизонтальный. Полученный диапазон, содержащий названия Регионов, разместите в заголовке отчета.

В ячейке

B

8

введем нижеследующую формулу:

=СУММЕСЛИМН(Исходная_Таблица[Продажи]; Исходная_Таблица[Товар];$A8; Исходная_Таблица[Регион продажи];B$7)

Формула вернет суммарные продажи Товара, название которого размещено в ячейке

А8

, в Регионе из ячейки

В7

. Обратите внимание на использование

смешанной адресации

(ссылки $A8 и B$7), она понадобится при копировании формулы для остальных незаполненных ячеек таблицы.

Скопировать вышеуказанную формулу в ячейки справа с помощью

Маркера заполнения

не получится (это было сделано для Отчета №1), т.к. в этом случае в ячейке

С8

формула будет выглядеть так:

=СУММЕСЛИМН(Исходная_Таблица[Сбыт, дней]; Исходная_Таблица[Группа];$A8; Исходная_Таблица[Продажи];C$7)

Ссылки, согласно правил

относительной адресации

, теперь стали указывать на другие столбцы исходной таблицы (на те, что правее), что, естественно, не правильно. Обойти это можно, скопировав формулу из ячейки

B8

, в

Буфер обмена

, затем вставить ее в диапазон

С8:

G

8

, нажав

CTRL

+

V

. В ячейки ниже формулу можно скопировать

Маркером заполнения

.

Отчет №3 Фильтрация Товаров по прибыльности

Вернемся к исходной таблице. Каждая партия Товара либо принесла прибыль, либо не принесла (см. столбец Прибыль в исходной таблице). Подсчитаем продажи по Группам Товаров в зависимости от прибыльности. Для этого будем фильтровать с помощью формул записи исходной таблицы по полю Прибыль.

Создадим

Выпадающий (раскрывающийся) список

на основе

Проверки данных

со следующими значениями:

(Все); Да; Нет

. Если будет выбрано значение фильтра

(Все)

, то при расчете продаж будут учтены все записи исходной таблицы. Если будет выбрано значение фильтра «

Да»

, то будут учтены только прибыльные партии Товаров, если будет выбрано «

Нет»

, то только убыточные.

Суммарные продажи подсчитаем следующей

формулой массива

:

=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Группа]=A8)* ЕСЛИ($B$5=»(Все)»;1;(Исходная_Таблица[Прибыль]=$B$5))* Исходная_Таблица[Продажи])

После ввода формулы не забудьте вместо простого нажатия клавиши

ENTER

нажать

CTRL

+

SHIFT

+

ENTER

.

Количество партий по каждой группе Товара, в зависимости от прибыльности, можно подсчитать аналогичной формулой.

=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Группа]=A8)* ЕСЛИ($B$5=»(Все)»;1;(Исходная_Таблица[Прибыль]=$B$5)))

Так будет выглядеть отчет о продажах по Группам Товаров, принесших прибыль.

Выбрав в фильтре значение

Нет

(в ячейке

B

5

), сразу же получим отчет о продажах по Группам Товаров, принесших убытки.

Отчет №4 Статистика сроков сбыта Товаров

Вернемся к исходной таблице. Каждая партия Товара сбывалась определенное количество дней (см. столбец Сбыт в исходной таблице). Необходимо подготовить отчет о количестве партий, которые удалось сбыть за за период от 1 до 10 дней, 11-20 дней; 21-30 и т.д.

Вышеуказанные диапазоны сформируем нехитрыми формулами в столбце

B

.

Количество партий, сбытые за определенный период времени, будем подсчитывать с помощью формулы

ЧАСТОТА()

, которую нужно ввести как

формулу массива

:

=ЧАСТОТА(Исходная_Таблица[Сбыт, дней];A7:A12)

Для ввода формулы выделите диапазон

С6:С12

, затем в

Строке формул

введите вышеуказанную формулу и нажмите

CTRL

+

SHIFT

+

ENTER

.

Этот же результат можно получить с помощью обычной функции

СУММПРОИЗВ()

:

=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Сбыт, дней]>A6)* (Исходная_Таблица[Сбыт, дней]<=A7))

Отчет №5 Статистика поставок Товаров

Теперь подготовим отчет о поставках Товаров за месяц. Сначала создадим перечень месяцев по годам. В исходной таблице самая ранняя дата поставки 11.07.2009. Вычислить ее можно с помощью формулы:

=МИН(Исходная_Таблица[Дата поставки])

Создадим перечень дат —

первых дней месяцев

, начиная с самой ранней даты поставки. Для этого воспользуемся формулой:

=КОНМЕСЯЦА($C$5;-1)+1

В результате получим перечень дат — первых дней месяцев:

Применив соответствующий формат ячеек, изменим отображение дат:

Формула для подсчета количества поставленных партий Товаров за месяц:

=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Дата поставки]>=B9)* (Исходная_Таблица[Дата поставки]

Теперь добавим строки для подсчета суммарного количества партий по каждому году. Для этого немного изменим таблицу, выделив в отдельный столбец год, в который осуществлялась поставка, с помощью функции

ГОД()

.

Теперь для вывода

промежуточных итогов

по годам создадим структуру через пункт меню

:

• Выделите любую ячейку модифицированной таблицы;
• Вызовите окно

  Промежуточные итоги

  через пункт меню

  ;

• Заполните поля как показано на рисунке:

После нажатия ОК, таблица будет изменена следующим образом:

Будут созданы промежуточные итоги по годам. Нажатием маленьких кнопочек в левом верхнем углу листа можно управлять отображением данных в таблице.

Резюме

:

Отчеты, аналогичные созданным, можно сделать, естественно, с помощью

Сводных таблиц

или с применением

Фильтра

к исходной таблице или с помощью других функций

БДСУММ()

,

БИЗВЛЕЧЬ()

,

БСЧЁТ()

и др. Выбор подхода зависит конкретной ситуации.

Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше

Время на прочтение
25 мин

Количество просмотров 5.9K

Как известно MS Excel последних версий поддерживает описание структуры документа в формате xml. Это обстоятельство позволяет создавать отчеты в Excel с помощью генерации xml-файлов. В СУБД Caché существует несколько способов создания xml. В этой статье будут рассмотрены два, возможно наиболее удобных, способа эффективной программной генерации отчетов в MS Excel: с помощью Zen Reports и с использованием класса %XML.Writer.

В качестве примера отчета MS Excel взята печатная форма учебного плана из системы управления учебным планированием, о которой здесь уже писалось, поэтому перейдём непосредственно к постановке задачи и способам её решения. Требуется получить отчёт учебного плана в формате MS Excel, который должен состоять из графика учебного процесса (титульный лист) и содержания учебного плана (перечень всех дисциплин, их характеристик и вычисляемых параметров). Фрагмент отчёта учебного плана представлен на рисунке, готовый отчёт можно посмотреть здесь.

Общая схема формирования отчёта

В Cache существует несколько способов ручного изготовления отчётов (здесь не будут рассматрены возможности полуавтоматической сборки на базе DeepSee). Самый удобный способ реализован в ZEN и включает в себя набор средств, обеспечивающий полный цикл процесса формирования отчётов в формате XHTML и PDF. Описание этого процесса можно посмотреть в документации. Тем не менее, для решения нашей задачи этот способ можно задействовать только частично.
Рассмотрим общий механизм формирования отчёта в формате MS Excel с применением как технологии ZEN, так и других возможностей Caché (см. рисунок ниже).

Данная схема формирования xls документа включает три этапа: 1) данные из базы конвертируются при помощи технологии Zen Reports или стандартной технологии Caché в xml файл (входной xml); 2) посредством механизма трансформации XSL (eXtensible Stylesheet Language) модифицируется подготовленный заранее шаблон отчёта в формате xml; 3) генерируется документ Excel (xls) путём заполнения шаблона отчёта xml, расширенного вставками XSL, данными из входного xml.

Структура входного xml-файла

Поскольку xml используется в качестве источника данных для нашего отчёта, то структура xml-файла должна быть максимально удобной для прохождения описанных выше этапов и, в конечном счёте, для формирования отчёта. Никаких дополнительных специальных ограничений на структуру xml-файла нет.
Исходя из специфики нашей задачи и структуры базы данных, корневым элементом входного xml является «Curriculum», содержащий всю информацию об учебном плане и включающий следующие элементы:

• Название учебного плана
• Сумма форм контроля за весь учебный план: экзаменов; зачётов; курсовых проектов; курсовых работ
• Сумма часов по всем дисциплинам учебного плана: всего с экзаменом; всего по ГОС (государственный образовательный стандарт); аудиторных часов; КСР (самостоятельная работа на курсовой проект или работу); часов по самостоятельной работе
• Сумма часов по каждой дисциплине за каждый семестр учебного плана: часы на лекции; часы на лабораторные работы; часы на практические занятия; часы на КСР
• Сумма зачётных единиц (ЗЕ) на весь учебный план

Также в «Curriculum» содержатся циклы «Cicl», каждый из которых состоит из своих собственных элементов. Аналогично описываются остальные ветви xml-файла вплоть до дисциплин и их характеристик.

<?xmlversion="1.0" encoding="UTF-8"?>
<Curriculum>
  <CurrName>Название учебного плана</CurrName>
  <Cicl>
    <CiclName>Название цикла 1</CiclName>
    <CodeOfCicl>Код цикла</CodeOfCicl>
      <Block>
        <BlocName>Названиеблока 1</BlocName>
        <Disciplines>
          <Discipline>
            <DiscName>Названиедисциплины 1</DiscName>
            <Exam></Exam>
            <Zachet></Zachet>
            <KR></KR>
            <KP></KP>
            <chAll></chAll>
            <chGos></chGos>
            <chKsr></chKsr>
            <chAud></chAud>
            <chSamRab></chSamRab>
            <naBlock></naBlock>
            <Zet></Zet>

            <semestr1>
              <Lec></Lec>
              <Lab></Lab>
              <Pra></Pra>
              <KSR></KSR>
            </semestr1>
            . . .
          </Discipline>

          <Discipline>
            <DiscName>Названиедисциплины 2</DiscName>
            <Exam></Exam>
            <Zachet></Zachet>
            <KR></KR>
            <KP></KP>
            <chAll></chAll>
            <chGos></chGos>
            <chKsr></chKsr>
            <chAud></chAud>
            <chSamRab></chSamRab>
            <naBlock></naBlock>
            <Zet></Zet>

            <semestr1>
              <Lec></Lec>
              <Lab></Lab>
              <Pra></Pra>
              <KSR></KSR>
            </semestr1>
            . . .
          </Discipline>
          . . .
        </Disciplines>
      </Block>
      . . .
    </Cicl>
    . . .     
</Curriculum>

Формирование исходного xml

Рассмотрим два способа получения исходного xml файла: при помощи класса %XML.Writer и с использованием механизма Zen Reports.

Формирование исходного xml с использованием %XML.Writer

Описанная выше структура xml может быть получена посредством класса XML.Writer, который позволяет:

1. Создавать корневой элемент
   do fWriter.RootElement(«имя корневого элемента»)
   do fWriter.EndRootElement()
2. Создавать элемент
   do fWriter.Element(«имя элемента»)
   do fWriter.Write(значение элемента)
   do fWriter.EndElement()
3. Создавать атрибут
   do fWriter.WriteAttribute(«имя атрибута», «значение атрибута»)

Кроме того, XML.Writer обладает методом, позволяющим извлекать все данные из переданного в него объекта.
Writer.RootObject(«имя объекта»)

В задаче формирования отчёта учебного плана метод RootObject не подошел, т.к. класс дисциплины имеет ссылку сам на себя, и работа этого метода была не корректна. В связи с этим все элементы выходного xml файла были созданы вручную. Для этого был создан класс sp.Report.spExcelWriter, включающий метод genWriterData (iDSelectCur As %Integer) для генерации xml-файла, в который передаётся id выбранного учебного плана. Используя данный метод, с помощью SQL-запросов извлекаются данные из БД, и в нужном месте выполняется их вставка. После этого генерируется выходной xml файл с помощью другого метода OutputToFile(«путьимя файла.xml»).

Формирование исходного xml с использованием механизма Zen Reports

Zen Reports является высокоуровневым механизмом извлечения данных из базы Caché и преобразования их в xml, что накладывает определённые ограничения, о которых будет сказано ниже. Данный способ предполагает создание класса Zen-отчёта через Caché-студию, наследуемый от %ZEN.Report.reportPage, в котором необходимо заполнить блок XData ReportDefinition. Более подробно о правилах формирования блока XData ReportDefinition и выборке данных посредством SQL-запроса для XML-представления можно прочитать в документации.

Zen Report предлагает использование собственного синтаксиса для описания структуры данных для генерируемого xml — это накладывает некоторые ограничения на формат выходного xml. В результате структура полученного xml файла незначительно отличается от описанной выше: в генерируемый xml файл дополнительно добавляются узлы Cicls и Blocks, в которых содержатся подузлы Cicl и Block.
Покажем некоторые особенности вывода связанных данных.

Пример 1. Передача ID выбранного учебного плана в sql запрос элемента .
<

report sql = «SELECT * FROM sp.cCurriculum WHERE ID = ?»>

Далее на место «?» передается параметр со значением переменной ..idCurr
<

parameter expression = ‘..idCurr’/>

Переменная является свойством класса ZenReport и при вызове метода генерации отчета, значение idCurr принимает значение переданного в метод параметра id текущего учебного плана.

Пример 2. Передача параметра зависящего от результата выполнения SQL запроса, например связь Цикл – Блок:
<

group sql=«SELECT * FROM sp.cCicl WHERE Curriculum = ?»>
  <parameter expression = ‘..idCurr’/>
  <group sql = «SELECT * FROM sp.cBlock WHERE Cicl = ?» breakOnField = «ID»>
    <parameter field = «ID» />
  </group>
</group>

Здесь передача «ID» осуществляется с использованием атрибута breakOnField = «ID».
Покажем выполнение группировки для «Циклов».
<

group name=«Cicls» sql=«SELECT * FROM sp.cCicl WHERE Curriculum = ?» >
  <parameter expression=‘..idCurr’/>
        <group name=«Cicl» >
              <attribute name=«CiclName»   field=«Name»/>
              <attribute name=«CodeOfCicl» field=«CodeOfCicl» />
              …
        </group>
        …
</group>

Блоки группируются аналогично.
Изменённый формат сгенерированного XML-файла теперь имеет следующий вид.

<?xml version="1.0"  encoding='utf-8'?>
…
<Cicls>
  <Cicl>
    <Blocks>
      <Block>
        <Disciplines>…</Disciplines>
      </ Block>
    </ Blocks>
  </Cicl>
  …
  <Cicl>
    <Blocks>
      <Block>
        <Disciplines>…</Disciplines>
      </ Block>
    </ Blocks>
  </Cicl>
  …
</Cicls>

Также изменится вызов цикла при XSL трансформациях (общий способ применения XSL трансформаций описан ниже):

 <xsl:for-each select = ”./Cicls/Cicl”><xsl:for-each> 

Сформулируем некоторые правила, которые следует учитывать при проектировании структуры выходных данных.

1. Поле Name будет взято из Table1:
   <report sql=«SELECT Name FROM Table1»>
   <element name=«A» field=«Name»/>
2. Поле Name выдаст ошибку:
   <report sql=«SELECT Name FROM Table1»>
   <attribute name=«A» field=«Name»/>
3. Поле Name получится из Table2:
   <report sql=«SELECT Name FROM Table1»>
   <group name=«Name» sql=«SELECT Name FROM Table2 WHERE…»>
   <element name=«A» field=«Name»/>
4. Поле Name получится из Table1:
   <report sql=«SELECT Name FROM Table1»>
   <group name=«Name» sql=«SELECT Name FROM Table2 WHERE…»>
   <attribute name=«A» field=«Name»/>

Создание шаблона Excel

Перед выполнением XSL-трансформации необходимо создать шаблон документа Excel, в который будут вставляться данные из xml. Порядок создания шаблона Excel состоит из трёх шагов.
Шаг №1. В Excel создаётся внешний вид отчёта.
Шаг №2. Шаблон сохраняется в формате таблицы xml.

<?xml version="1.0"?>
<?mso-application progid="Excel.Sheet"?>
<Workbook xmlns="urn:schemas-microsoft-com:office:spreadsheet"
 xmlns:o="urn:schemas-microsoft-com:office:office"
 xmlns:x="urn:schemas-microsoft-com:office:excel"
 xmlns:ss="urn:schemas-microsoft-com:office:spreadsheet"
 xmlns:html="http://www.w3.org/TR/REC-html40">
 <DocumentProperties xmlns="urn:schemas-microsoft-com:office:office">
  <Author>Microsoft Corporation</Author>
  <LastAuthor>AlexandeR</LastAuthor>
  <LastPrinted>2012-10-31T10:28:49Z</LastPrinted>
  <Created>1996-10-08T23:32:33Z</Created>
  <LastSaved>2012-11-24T12:30:48Z</LastSaved>
  <Version>11.9999</Version>
 </DocumentProperties>
 <ExcelWorkbook xmlns="urn:schemas-microsoft-com:office:excel">
  <WindowHeight>7320</WindowHeight>
  <WindowWidth>9720</WindowWidth>
  <WindowTopX>120</WindowTopX>
  <WindowTopY>120</WindowTopY>
  <RefModeR1C1/>
  <AcceptLabelsInFormulas/>
  <ProtectStructure>False</ProtectStructure>
  <ProtectWindows>False</ProtectWindows>
  <DisplayInkNotes>False</DisplayInkNotes>
 </ExcelWorkbook>
 <Styles>
  <Style ss:ID="Default" ss:Name="Normal">
   <Alignment ss:Vertical="Bottom"/>
   <Borders/>
   <Font/>
   <Interior/>
   <NumberFormat/>
   <Protection/>
  </Style>
  <Style ss:ID="s374">
   <Alignment ss:Horizontal="Center" ss:Vertical="Bottom"/>
   <Font ss:FontName="Arial Cyr" x:CharSet="204" x:Family="Swiss" ss:Bold="1"
    ss:Italic="1"/>
   <Protection/>
  </Style>
  . . . 
 <Worksheet ss:Name="Титул">
  <Table>
   <Column ss:AutoFitWidth="0" ss:Width="14.25" ss:Span="66"/>
   <Row>
    <Cell ss:MergeAcross="66" ss:StyleID="s374"><Data ss:Type="String">МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ</Data></Cell>
   </Row>
   . . . 
  <WorksheetOptions xmlns="urn:schemas-microsoft-com:office:excel">
   <PageSetup>
    <PageMargins x:Bottom="0.984251969" x:Left="0.78740157499999996"
     x:Right="0.78740157499999996" x:Top="0.984251969"/>
   </PageSetup>
   <Print>
    <ValidPrinterInfo/>
    <PaperSizeIndex>9</PaperSizeIndex>
    <HorizontalResolution>600</HorizontalResolution>
    <VerticalResolution>600</VerticalResolution>
   </Print>
   <Selected/>
   <Panes>
    <Pane>
     <Number>3</Number>
     <ActiveRow>25</ActiveRow>
     <ActiveCol>74</ActiveCol>
    </Pane>
   </Panes>
   <ProtectObjects>False</ProtectObjects>
   <ProtectScenarios>False</ProtectScenarios>
   <AllowSort/>
   <AllowFilter/>
  </WorksheetOptions>
 </Worksheet>
 <Worksheet ss:Name="План">
   . . . 
 </Worksheet>
</Workbook>

В приведённом фрагменте видно, что вначале создаётся список стилей, который затем используется для форматирования ячеек. Например:

  <Style ss:ID="s374">
   <Alignment ss:Horizontal="Center" ss:Vertical="Bottom"/>
   <Font ss:FontName="Arial Cyr" x:CharSet="204" x:Family="Swiss" ss:Bold="1"
    ss:Italic="1"/>
   <Protection/>
  </Style>

На этот стиль ссылается следующая ячейка:

<Cell ss:MergeAcross="66" ss:StyleID="s374"><Data ss:Type="String">МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ</Data></Cell>

Элемент «Worksheet» создаёт листы в книге Excel, например:

<Worksheet ss:Name="Титул">
   . . . 
</Worksheet>

Элемент «Table» создаёт таблицу. Таблица состоит из строк «Row», а строки в свою очередь из ячеек «Cell».
Шаг 3. Посредством любого текстового редактора вносятся изменения в структуру xml путём удаления лишних атрибутов. В нашем случае удаляются атрибуты: ss:ExpandedColumnCount = «67»; ss:ExpandedRowCount = «45»; x:FullColumns = «1»; x:FullRows = «1», так как учебный план имеет произвольное количество дисциплин, и если у элемента «Table» сохранить эти атрибуты, возникнет ошибка при генерации документа Excel из-за несоответствия количества строк и столбцов. Также желательно удалить атрибут ss:Height у <Rowss:AutoFitHeight=«0» ss:Height=«13.5»>, так как если строка будет сильно длинная и в ячейке будет указано «переносить по словам», то переноса по словам не будет в сгенерированном Excel-документе.

XSL-трансформация

Для использования стандартного метода трансформации (в классе %XML.XSLT.Transformer) xml-данных в формат xls требуется подготовить специальный блок xml со встроенными конструкциями XSL. В нашем случае в качестве основы для XSL взят шаблон Excel, подготовленный в предыдущем пункте. Этот шаблон нужно доработать, используя следующие конструкции XSL:

1. <xsl:for-each select = ""> </xsl:for-each>
   

2. <xsl:value-of select = ""/>
   

Конструкция <xsl:for-each select = «»> </xsl:for-each> используется для выбора каждого xml элемента заданного набора. Конструкция <xsl:value-of select = «»/> позволяет выводить значения выбранного узла. Ниже приведён простой пример вставки XSL в Excel шаблон:

<Table>
<xsl:for-each select="Curriculum">
  <xsl:for-each select="./Cicl">
    <Row>
      <Cell>
        <Data ss:Type="String"><xsl:value-of select="./CiclName"/></Data>
      </Cell>
    </Row>
    <xsl:for-each select="./Block">
      <Row>
        <Cell>
          <Data ss:Type="String"><xsl:value-of select="./BlocName"/></Data>
        </Cell>
      </Row>
      <xsl:for-each select="./Disciplines/Discipline">
        <Row>
          <Cell>
            <Data ss:Type="String"><xsl:value-of select="./DiscName"/></Data>
          </Cell>
        </Row>
      </xsl:for-each>
    </xsl:for-each>
  </xsl:for-each>
</xsl:for-each>
</Table>

В приведённом примере показано, что в Excel таблице во вложенном цикле идёт обращение ко всем элементам «Cicl», затем в каждом цикле (укрупнённая группа дисциплин) ко всем элементам «Block», затем в каждом блоке к элементам /Disciplines/Discipline, и после этого выводится информация соответствующая указанному полю <xsl:value-ofselect=»./DiscName»/>, т.е. названия дисциплин.
После того как выполнилась вставка элементов XSL в нужные места шаблона можно приступать к процессу генерации отчёта. Для этого можно создать специальный метод в некотором классе, который будет выполнять трансформацию данных из xml формата в xls, используя подготовленный шаблон Excel, который можно разместить в блоке XData этого же класса (в приведённом ниже примере блок XData называется «xsl»). Пример этого метода приведён ниже.

ClassMethod generateReportStadyPlan(outFileName As %String) As %Status
{
  set xslStream = ##class(%Dictionary.CompiledXData).%OpenId(..%ClassName(1)_ «||xsl»).Data
  set xmlStream = ##class(%FileBinaryStream).%New()
  set xmlStream.Filename = «Путь к файлу xml»set outStream = ##class(%FileCharacterStream).%New()
  set outStream.TranslateTable = «UTF8»
  set outStream.Filename = outFileNameset sc = ##class(%XML.XSLT.Transformer).TransformStream(xmlStream, xslStream, .outStream)if $$$ISERR(sc) quit scquit outStream.%Save()
}

XData xsl
{
<xsl:stylesheet version=«1.0» xmlns:xsl=«www.w3.org/1999/XSL/Transform»
  xmlns=«urn:schemas-microsoft-com:office:spreadsheet»
  xmlns:o=«urn:schemas-microsoft-com:office:office» 
  xmlns:x=«urn:schemas-microsoft-com:office:excel»
  xmlns:ss=«urn:schemas-microsoft-com:office:spreadsheet»>
  <xsl:template match=«/»>
    <xsl:processing-instruction name=«mso-application»>
      <xsl:text>progid=»Excel.Sheet»</xsl:text>
    </xsl:processing-instruction>

<!-—Место вставки шаблона Excel—>
  </

xsl:template>
</xsl:stylesheet>
}

Сравнение Zen Reports и %XML.Writer

Исходя из специфики архитектуры МАС УУП, в которой создаются java-проекции для классов Caché, к дополнительным преимуществам %XML.Writer можно добавить возможность проецирования класса sp.Report.spExcelWriter, который формирует отчёт. Напротив, в Zen Reports получить проекцию класса отчёта, наследуемого от %ZEN.Report.reportPage, невозможно в силу того, что его методы работают с потоками.
Таким образом, использование XML.Writer целесообразно в случае жёстких требований к структуре выходного xml файла, а использование механизма Zen Reports рекомендуется при создании сложных отчётов, где в первую очередь требуется понятное описание и снижение трудоёмкости.