Продвинутый пользователь excel что это такое

Advanced Excel – это навык, который пользуется большим спросом. Быстрый запрос в LinkedIn показал, что по состоянию на январь 2020 года более 68000 вакансий по всему миру запрашивали расширенный Excel.

вакансии, которые показывались в LinkedIn, как правило, предназначены для финансовых должностей, таких как менеджер по финансовому планированию или финансовый аналитик, хотя роли распространяются не только на географические регионы, но и на секторы.

Однако нет четкого определения того, что представляет собой расширенный Excel.

В одном описании должности расширенный Excel определяется как

Высокий уровень владения Microsoft Office и особенно Excel (т.е. сводные таблицы, поисковые запросы, расширенные формулы )

В другом случае требовался больший набор навыков.

Расширенные функции Excel (макросы, индекс, условный список, массивы, сводные таблицы, поиск)

В большинстве описаний должностей просто требовалось продвинуться в работе с Excel. Эти вакансии не повлияли на типы навыков в Excel, которые составляют углубленное понимание Excel.

Чтобы попытаться лучше понять, как Microsoft определяет расширенный Excel, первое место, куда нужно обратиться их сертификационные экзамены; специалист Microsoft Office.

Экзамены для специалистов Office

На сайте сертификации Microsoft показано, что в настоящее время для Microsoft Excel доступно 5 экзаменов.

Два экзамена относятся к Excel 2016 вместо Excel 2019/365; эти экзамены заменяются более современными экзаменами. Самый продвинутый экзамен связан с комбинацией Word и Excel и не дает подробных сведений о том, что оценивается на этом экзамене.

Фактически, существует два экзамена:

Специалист Microsoft Office: партнер по Excel (Excel и Excel 2019)

Специалист по Microsoft Office: эксперт по Microsoft Excel (Excel и Excel 2019)

Что такое партнер по Excel?

Официальный список навыков, предоставляемый Microsoft для сотрудника Excel, включает:

• Управление рабочими листами и книгами
• Управление ячейки и диапазоны данных
• Выполняйте операции с помощью формул и функций
• Управляйте диаграммами
• Управляйте таблицами и данными таблиц

Возможно, цель на уровне партнера – не создавать сложные электронные таблицы. Вместо этого цель может состоять в том, чтобы иметь возможность работать с шаблонами, которые были предоставлены более опытными пользователями Excel.

Функции, на которые ссылаются по имени на этом уровне, включают:

• Текстовые функции, такие как LOWER () и LEFT ().
• Основные вычислительные функции, такие как SUM () и MAX ().
• Простая условная логика с функцией IF ().

Для работы с листом, созданным более опытным пользователем, может потребоваться сотрудник Excel. Они также могут внести некоторые изменения в лист. Тем не мение; им было бы трудно создать электронную таблицу без руководства.

Что такое эксперт по Excel?

На основе навыков, предоставленных Microsoft для экзамена на эксперта по Excel, навыки достаточны для удовлетворения требований большинства должностей, требующих высоких навыков работы с Excel.

• Управление параметрами и настройками книги
• Управление данными и их форматирование.
• Создание расширенных формул и макросов
• Управление расширенными диаграммами и таблицами

Функции, которые упоминаемые по имени на этом уровне:

• ВПР (), ИНДЕКС () и ПОИСКПОЗ ().
• Формулы условных столбцов, включая СУММЕСЛИМН ().
• Основные финансовые функции, включая PMT ().

Этот уровень также относится к сводным таблицам, а также к записи и копированию основных макросов . На данный момент пользователь превратился из человека, который может работать с электронными таблицами, в человека, который может создавать электронные таблицы из некоторых источников данных.

Какие концепции Advanced Excel упускаются из виду в качестве эксперта по Excel?

Хотя экзамен Excel Expert может предоставить достаточно информации для создания электронной таблицы из источника данных, он упускает многие элементы, которые важны в современных процессах Excel.

Более продвинутый элементы, которые не обсуждаются, включают:

• Математические, финансовые и статистические формулы.
• PowerPivot (как DAX, так и M)
• Программирование на VBA

Другие формулы

Экзамен «Эксперт Excel» дает очень хороший обзор некоторых ключевых функций анализа данных, таких как ВПР (), а также условных формул. такие как СУММЕСЛИМН ().

Он также дает хорошее введение в текстовые функции; даже на ассоциированном уровне!

Однако; он предоставляет только базовое введение в финансовые функции (функция PMT ()) и не использует математические функции, такие как RAND ().

Заметное упущение в разделе обработки текста включает TRIM () и ПОДСТАВИТЬ () функции. Эти функции гарантируют, что данные импортируются правильно, если Power Query нельзя использовать.

Power Pivot (DAX и M)

В настоящее время Microsoft не предлагает никаких сертификатов или экзаменов по языкам программирования DAX или M. Это прискорбно, поскольку это важные элементы Modern Excel.

Экзамен, предлагаемый Microsoft, Microsoft Certified Power Platform Fundamentals, дает обзор службы Power Platform, но ориентирован на бизнес ценность платформы в целом.

Хотя эти инструменты имеют графический интерфейс, рекомендуется начать с некоторых дополнительных ресурсов на правильном пути с языками программирования!

Лучший обзор языка программирования M – это книга «M is for (Data) Monkey» Кена Пульса и Мигеля Эскобара из Microsoft MVP..

Хорошей отправной точкой для изучения DAX является книга «Анализ данных с помощью Microsoft Power BI и Power Pivot for Excel». Эта книга написана Альберто Феррари и Марко Руссо, двумя самыми знающими людьми в мире по теме DAX!

Программирование на VBA

Учитывая, что Microsoft уделяет особое внимание другим инструментам (таким как Power Query/Automate), изучение VBA может оказаться нецелесообразным. Это мнение подтверждается опросом StackOverflow 2019 года, в котором разработчики считали VBA своим самым опасным языком программирования.

Это не означает, что VBA не является полезным языком программирования. Тем не мение; другие языки программирования могут быть более ценными.

Заключение

Нет четкого единого определения того, какими навыками обладает опытный пользователь Excel. Определение Expert, предоставленное Microsoft, отвечает потребностям рынка труда, но в нем отсутствуют некоторые ключевые концепции.

Опытным пользователям современной Excel требуется понимание концепций программирования. этого не было 10 лет назад.

Пользователи, обладающие навыками, которых нет в сертификации Excel Expert, принесут наибольшую пользу бизнесу в будущем.

---

---

25 лучших НАВЫКОВ EXCEL‌ – все уровни (базовый | средний | продвинутый) + тест

В наши дни, независимо от того, в каком профиле вы работаете, от бухгалтера до аналитика данных, от HR до менеджера по продукту, навыки работы с Excel имеют огромные преимущества.

Когда мы говорим о навыках работы с Excel, мы можем далее разделите их на 3 уровня:

• Базовые навыки работы с Excel
• Промежуточные навыки работы с Excel
• Продвинутые навыки работы в Excel

В этом руководстве мы подробно рассмотрим все три уровня, один за другим, так что приступим.

Базовые навыки Excel

Ниже приведены десять основных навыков работы с Excel, которые необходимо освоить любому, кто только начинает работать с Excel.

1. Сохранение и открытие книги

Сохранение и открытие книги Excel происходит так же, как и в любом другом приложении.

Когда вы щелкаете вкладку файла, появляется возможность сохранить файл.

И когда вы нажимаете кнопку сохранения, он открывает диалоговое окно сохранения как , в котором вы можете указать местоположение и вы также можете выбрать используемый формат файла.

По сути, Excel имеет разные расширения файлов, которые можно использовать для сохранения книги.. Вы можете использовать описанные выше шаги, если сохраняете файл в первый раз, и если у вас есть файл, который уже сохранен в системе, вам просто нужно нажать Control + S , чтобы сохранить изменения.

Таким же образом, если вы хотите открыть файл, сохраненный в вашей системе, вы можете перейти на вкладку ФАЙЛ и щелкнуть по открытому.

Он показывает открытое диалоговое окно, в котором вы можете найти файл и открыть его.

2. Управление рабочими таблицами

Каждая рабочая книга состоит из рабочих листов, на которые вы можете добавлять свои данные и анализировать их, и как только вы откроете книгу Excel, вы увидите, что внизу окна есть вкладки.

Чтобы вставить новый рабочий лист, просто нажмите кнопку с плюсом или вы также можете использовать комбинацию клавиш SHIFT + F11 .

И если вы хотите удалить рабочий лист, просто щелкните правой кнопкой мыши вкладку рабочего листа и затем выберите параметр удаления, или вы также можете использовать сочетание клавиш Alt ➜ H ➜ D ➜ S.

Но есть одна вещь, о которой вам нужно позаботиться, чтобы после удаления листа вы не могли вернуть его обратно .

3. Форматирование ячеек

В Excel на главной вкладке есть множество параметров форматирования.

1. Группа шрифтов дает вам возможность отформатировать шрифт, сделав его полужирным, курсивом и подчеркиванием. Вы можете изменить стиль шрифта, его размер, цвет шрифта и цвет ячейки.
2. В группе выравнивания вы можете определить выравнивание текста, добавить отступ, объединить ячейки и обернуть текст.
3. А из группы чисел вы можете применить форматирование к таким значениям, как формат валюты, текстовый формат, числовой формат и т. д.

Помимо из приведенных выше параметров вы также можете открыть параметры форматирования ячейки, щелкнув ячейку правой кнопкой мыши и выбрав параметр формата, или вы также можете использовать сочетание клавиш Control + 1 .

4. Печать

Когда вы переходите на вкладку ФАЙЛ, вы можете найти кнопку печати, которая дополнительно включает все параметры печати, которые вы можете использовать для печати данных с рабочего листа.

Вы также можете использовать сочетание клавиш Control + P, чтобы открыть параметр печати , и как только вы откроете его, вы увидите там следующие параметры:

1. Область печати
2. Диапазон страниц для печати
3. Столкновение
4. Ориентация
5. Тип страницы
6. Поля
7. Масштабирование

5. Функции Excel (базовые)

Самая большая сила Excel – это его функции, которые вы можете использовать для выполнения множества вычислений, и ниже у вас есть список из десяти основных базовых функций Excel :

1. СУММ: С помощью этой функции вы можете суммировать значения из нескольких ячеек или вводить значения непосредственно в функцию.
2. COUNT: Эта функция возвращает количество числовых значений в ячейке. Вы можете ссылаться на ячейки, в которых есть значения, или просто вставлять в них значения.
3. AVERAGE: Возвращает среднее числовых значений. Вы можете ссылаться на ячейки, в которых у вас есть значения, или просто вставить их в функцию.
4. TIME: Он возвращает действительный порядковый номер времени в соответствии с временем Excel формат. Вам необходимо указать часы, минуты и секунды.
5. DATE: Возвращает действительную дату (порядковый номер даты) в соответствии с форматом времени Excel с использованием дня , месяц и год.
6. LEFT: Он извлекает определенные символы из ячейки/строки, начиная с левого (начала). Вам необходимо указать текст и количество символов для извлечения.
7. RIGHT: Он извлекает определенные символы из строки, начиная с правого (последнего). Вам необходимо указать текст и количество символов для извлечения.
8. ВПР: Он ищет значение в столбце и может вернуть это значение или значение из соответствующих столбцов с использованием того же номера строки.
9. IF: Функция IF (проверяет условие) возвращает значение, когда конкретное условие имеет значение ИСТИНА, и возвращает другое значение если это условие – ЛОЖЬ.
10. СЕЙЧАС: Возвращает текущую дату и время (используя настройки вашей системы) в ячейке, в которую вы его вставили.

А вот полный список 100 лучших функций Excel, чтобы вы могли узнать больше.

1. Строковые (текстовые) функции
2. Функции даты
3. Функции времени
4. Логические функции
5. Математические функции
6. Статистические функции
7. Функции поиска
8. Информационные функции
9. Финансовые функции

6. Диаграммы

Как только вы начнете работать с данными, возможно, вам нужно будет их кому-то представить, и диаграмма – один из лучших способов для этого.

В Excel вы можете есть целый список диаграмм, которые вы можете создать. После того, как вы перейдете на вкладку «Вставка» и в группе диаграмм вы сможете найти все доступные для использования диаграммы.

Но для создания диаграммы в Excel вам нужно иметь данные в правильном формате, а затем вам нужно выбрать правильный тип диаграммы (обязательно ознакомьтесь с этим руководством по типам диаграмм).

Например, ниже у вас есть Данные по объему продаж за 12 месяцев.

Вы можете создать столбчатую диаграмму для представления этих ежемесячных данных.

Но вы также можете использовать линейную диаграмму, если хотите показать тенденцию за 12 месяцев.

Но ниже у вас есть продукт -wise – это данные.

И в этом случае идеальной диаграммой была бы круговая диаграмма, на которой вы можете представить количественную долю этих продуктов.

Вы также можете использовать кнопку рекомендуемых диаграмм, чтобы Excel рекомендовал тип диаграммы в соответствии с имеющимися у вас данными..

Вам просто нужно выбрать данные и нажать на рекомендованную кнопку диаграммы.

Вы можете настроить диаграмму по-разному. Как только вы выберете диаграмму, у вас появятся вкладки Дизайн и формат диаграммы , где у вас есть все параметры для настройки.

7 . Сортировка данных

Excel предоставляет мощные возможности для сортировки данных. Чтобы открыть параметр сортировки, вам нужно перейти на вкладку данных и затем нажать кнопку Сортировка .

Теперь вам нужно определить 3 вещи:

1. Сортировать по: столбцу, который будет использоваться в качестве основы сортировки.
2. Сортировка: в раскрывающемся списке у вас есть 4 различных варианта сортировки значений. Вы можете использовать значение ячейки, цвет ячейки, цвет шрифта и условное форматирование.
3. Порядок: порядок сортировки или произвольный порядок.

Вы также можно использовать более одного уровня сортировки. Если вы хотите добавить новый уровень, просто нажмите на Добавить уровень , а затем определите все три вещи, которые мы обсудили выше.

8. Параметр «Найти и заменить»

Как и любое другое приложение, Excel имеет собственный параметр поиска и замены. Сочетание клавиш для открытия поиска – это Control + F , а для поиска и замены – Control + R .

В в строке ввода «Найти что» введите значение, которое вы хотите найти, и в поле «Заменить на» введите значение, которым вы хотите заменить.

Теперь, если вы хотите заменить или найти все значения, используйте кнопки «Заменить все» или «Найти все», в противном случае вы можете использовать кнопки «Найти далее» и «Заменить» для одного значения.

И как только вы нажмете кнопку параметров, вы увидите, что есть несколько дополнительных параметров, которые вы можете использовать.

1. Выполнять с учетом регистра найти и заменить.
2. Найти и заменить во всей книге.
3. Найти и заменить, используя формат ячейки.
4. И вы также можете найти значения из комментарии и примечания.

9. Специальная опция вставки

Специальная опция вставки дает вам полный контроль над тем, как вы хотите вставлять значения в ячейку.

Чтобы открыть специальная опция страницы, вам нужно перейти на вкладку «Главная», затем щелкнуть раскрывающееся меню «Вставить» и щелкнуть специальную вставку (Вы также можете открыть специальную страницу из контекстного меню).

В специальном диалоговом окне вставки у вас есть несколько вариантов, которые вы можете использовать.

Допустим, вы есть ячейка, в которой есть формула, но вы хотите скопировать и вставить только значение из этой ячейки. В этом случае просто скопируйте эту ячейку и используйте параметр «Значения» из специальных параметров вставки в ячейку назначения.

Или, если вы хотите скопировать и вставить формат из одной ячейки в другую, вы можете использовать опцию «Форматы».

Связано: Format Painter

10. Сочетания клавиш

От Excel 2007 до Excel 2019 вы можете найти сочетание клавиш, нажав клавишу ALT. При нажатии на нее отображаются сочетания клавиш для параметров, которые находятся на ленте, как показано ниже.

Отсюда вы можете загрузить (Шпаргалку по быстрым клавишам Excel), в которой описаны восемьдесят основных сочетаний клавиш для Excel.

Excel среднего уровня Навыки

Теперь, когда вы овладеете базовыми навыками, вам нужно будет разобраться в навыках Excel среднего уровня. В основном, эти навыки включают варианты и методы для эффективного управления данными и работы с ними.

11. Перейти к специальным

Параметр «Перейти к специальным» позволяет перейти к определенной ячейке или диапазону ячеек на листе. Чтобы открыть его, вам нужно перейти на вкладку «Главная» ➜ «Редактирование» ➜ «Найти и выделить» ➜ «Перейти к специальному».

Как видите, в нем есть разные параметры, которые вы можно использовать и выбирать разные типы ячеек.

Например, если вы хотите выбрать все ячейки, которые пустые, вам просто нужно выбрать пустые и нажмите OK, и он мгновенно выберет все пустые ячейки.

Таким же образом, если вы хотите выбрать ячейки, содержащие формулы и возвращающие числа, вам нужно выбрать формулы, затем поставить галочки напротив цифр и нажать OK.

12. Сводная таблица

Сводные таблицы – один из лучших способов анализа данных. Вы можете создать сводную таблицу из большого набора данных. Чтобы создать сводную таблицу, выполните следующие действия:

• Сначала перейдите на вкладку «Вставка» и нажмите кнопку сводной таблицы.

• У вас будет диалоговое окно для указания исходных данных, но, поскольку вы уже выбрали данные, диапазон автоматически принимает диапазон.

• После того, как вы нажмете ОК, у вас появится боковая панель, как показано ниже, где вы можете определить строки, столбцы и значения для сводной таблицы, которая вы можете просто перетащить. А теперь добавьте «Возраст» в строки, «Образование» в столбец и «Имя» к значениям.

Один раз вы определяете все, у вас будет сводная диаграмма, как показано ниже.

Подробнее о сводных таблицах

• Ранжирование в сводной таблице
• Автоматическое обновление диапазона сводной таблицы
• Вычисляемое поле сводной таблицы
• Группировка дат в сводной таблице
• Связывание нескольких сводных таблиц с одним срезом
• Добавление временной шкалы дат в текущую сводную таблицу
• Обновить все сводные таблицы
• Промежуточный итог в сводной таблице
• Расширенные советы по сводной таблице

13. Именованный диапазон

Именованный диапазон – это присвоение имени ячейке или диапазону ячеек. В Excel каждая ячейка имеет свой адрес, который представляет собой комбинацию строки и столбца.

Связано: стиль Excel R1C1

Но с именованным диапазоном вы можете указать эту ячейку или диапазон ячеек с определенным именем (Generic), а затем вы можете использовать это имя для ссылки на него.

Допустим, у вас есть налоговый процент в ячейке A1, и теперь вместо использования ссылки , вы можете дать ему имя, а затем использовать это имя в каждом вычислении.

• Чтобы создать именованный диапазон, вам нужно перейти на вкладку «Формула» ➜ «Определить имена» ➜ «Определить» name.

• Теперь в диалоговом окне определения имени вам необходимо определить следующие вещи:

1. Имя диапазона.
2. Область для использования этого диапазона во всей книге или только на листе .
3. Прокомментируйте, если хотите что-то добавить.
4. А затем адрес ячейки или диапазона.

Теперь, когда вы нажмете ОК, Excel присвоит это имя ячейке A1, и вы сможете использовать его в f ormulas для ссылки на ячейку A1.

Таким же образом вы можете создать именованный диапазон для диапазона ячеек, а затем ссылаться на него в формулы.

14. Выпадающие списки

Раскрывающийся список – это, по сути, предопределенный список значений, который может помочь вам быстро ввести данные в ячейку.

Чтобы создать раскрывающийся список список, вам нужно перейти во вкладку Data ➜ Data Tools Tools Data Validation ➜ Data Validation.

Теперь в диалоговом окне проверки данных вам нужно выбрать список из разрешения, а затем в источнике вам нужно указать диапазон, из которого вы хотите принимать значения (вы также можете вставлять значения непосредственно в поле ввода источника).

В конце нажмите OK.

Теперь, когда вы вернетесь к ячейке, у вас появится раскрывающийся список, из которого вы можете выбрать значение для вставки в ячейку.

Подробнее о раскрывающихся списках

• Зависимые раскрывающиеся списки Список
• Динамический раскрывающийся список

15. Условное форматирование

Основная идея условного форматирования заключается в использовании условий и формул для форматирования, а самое приятное то, что существует более 20 параметров, которые можно применить одним щелчком мыши..

Скажем, если вы хотите выделить все повторяющиеся значения из диапазона ячеек, вам просто нужно перейти на вкладку «Главная» ➜ «Условное форматирование» ➜ «Правила выделения» ➜ Повторяющиеся значения.

И у вас также есть панели данных, навыки цвета и значки, которые нужно применить.

Обязательно изучите все варианты и ознакомьтесь с этим руководством, если хотите научиться использовать формулы в условном форматировании.

16. Таблица Excel

Таблица Excel преобразует обычные данные в структурированную таблицу, где вы можете легко сортировать, фильтровать и анализировать данные.

Чтобы преобразовать обычные данные в таблицу Excel, все, что вам нужно сделать, это использовать комбинацию клавиш Control + T или вы также можете перейти на вкладку «Вставка» p «Таблица».

Ознакомьтесь с полным обзором таблиц Excel от Microsoft.

По теме: Excel Slicer

17. Кнопка «Идея»

Если вы используете Office 365, у вас может быть доступ к новой кнопке «Идея», представленной Microsoft, которая поможет вам легко анализировать данные, рекомендуя возможные способы создания:

• Сводные таблицы
• Графики тренда
• Диаграмма распределения частот

Вам просто нужно выбрать данные и затем щелкнуть по кнопке идеи, которая находится на главной вкладке.

Анализ данных занимает несколько секунд. а затем он показывает вам список возможных результатов.

18. Использование спарклайнов

Спарклайны – это крошечные диаграммы, которые вы можете вставить в ячейку на основе диапазона данных. Чтобы вставить спарклайн, вам нужно перейти на вкладку «Вставка» ➜ «Спарклайны».

Есть 3 типа спарклайнов, которые можно вставить в ячейку.

• Line
• Column
• Проигрыш-проигрыш

Когда вы нажимаете на сверкающую кнопку, появляется диалоговое окно, в котором вам нужно выбрать диапазон данных и целевой диапазон сверкающего.

Помимо этого, у вас есть возможность настроить спарклайн, изменив его цвет, добавив маркеры и многое другое на вкладке спарклайна.

19. Текст в столбец

С опцией текста в столбец вы можете разделить один столбец на несколько столбцов с помощью разделителя. Это один из лучших способов очистки и преобразования ваших данных. Посмотрите на таблицу ниже, где у вас есть столбец с именами, а между именем и фамилией есть пробел.

Вы можете разделить этот столбец на два разных столбца (имя и фамилия), используя текст в столбец, используя пробел в качестве разделителя.

• Сначала перейдите на вкладку «Данные» и нажмите «Текст в столбец».

• Теперь в диалоговом окне выберите разделитель и нажмите «Далее».

• После этого отметьте пробел галочкой. Как видите, значения в столбце отделены пробелом.

• В конце нажмите “Далее” и затем “Готово”.

В тот момент, когда вы щелкаете по финишу, он преобразует один столбец с полными именами в два разных столбца (имя и фамилия).

20. Инструмент быстрого анализа

Как следует из названия, инструмент быстрого анализа позволяет анализировать данные одним или двумя щелчками мыши. Я пытаюсь сказать, что в нем есть некоторые из выбранных опций, которые могут помочь вам анализировать и представлять данные.

Ниже приведены данные об учениках с их оценками в тот момент, когда вы их выбираете. получите небольшой значок внизу экрана, который является кнопкой для инструмента быстрого анализа.

Теперь, когда вы нажимаете на него, он показывает вам несколько вкладок откуда вы можете выбрать параметры. Теперь давайте изучим каждую вкладку одну за другой.

• Форматирование : эта вкладка позволяет вам добавить условное форматирование к выбранной таблице, например, к данным полосы, цветовая шкала, наборы значков и другие правила условного форматирования.

• Диаграммы: На этой вкладке показаны некоторые из рекомендуемых диаграмм, которые можно вставить с выбранными данными, или вы также можете щелкнуть другие диаграммы, чтобы выбрать конкретную диаграмму.

• Итого: На этой вкладке вы можете быстро добавить некоторые из основных формул, например, среднее количество, промежуточный итог и многое другое.

• Таблица : на этой вкладке вы можете вставить сводную таблицу с выбранными данными, и вы также можете применить к нему таблицу Excel.

• Sparklines : это Вкладка позволяет добавлять спарклайны, которые в основном представляют собой крошечные диаграммы, которые можно создавать в ячейке.

Продвинутые навыки работы с Excel

Продвинутые навыки работы с Excel больше связаны с решением сложных проблем и позволяют эффективно выполнять всю работу в Excel, а ниже у вас есть лучшие продвинутые навыки работы с Excel, которые вам необходимо освоить.

21. Расширенные формулы Excel

РАСШИРЕННАЯ ФОРМУЛА EXCEL означает объединение различных функций Excel для вычисления определенного значения, которое невозможно вычислить иначе. Ниже приводится список некоторых из наиболее важных:

22. Расширенные диаграммы Excel

Как вы уже видели, вы можете создать большинство диаграмм в Excel с помощью нескольких щелчков мышью, но помимо всех этих диаграмм вы также можете создать некоторые расширенные диаграммы.

Расширенные диаграммы Excel предназначены для определенной цели, и вам нужно потратить несколько минут, чтобы узнать, как создавать и как они представляют данные. Ниже у вас есть список (учебные пособия) для некоторых расширенных диаграмм, которые вы можете научиться создавать в Excel.

23. Visual Basic для приложений

VBA – это объектно-ориентированный язык программирования для офисных приложений Microsoft, и вы можете использовать его в Excel для написания кодов VBA для автоматизации действий, которые вы обычно выполняете вручную.

24. Power Query

Если вы работаете с данными, я уверен, что вы столкнетесь с такой ситуацией, когда вам нужно очистить и преобразовать данные перед их использованием.

Теперь дело в том, чтобы очистить данные, а преобразование данных – утомительный процесс, и вам нужно тратить на это большую часть своего времени каждый день.. Но с помощью запроса мощности вы можете выполнить весь этот процесс очистки и преобразования с помощью нескольких щелчков мыши.

Запрос Power в основном работает как ETL, где вы можете извлекать данные из разных источников, преобразовывать их и затем загрузите его обратно на рабочий лист. Ознакомьтесь с полным руководством по Power Query и не забудьте научиться комбинировать несколько файлов Excel.

25. Power Pivot

Power Pivot – это, по сути, метод моделирования данных, который можно использовать для импорта данных миллионов строк из нескольких источников, а затем выполнять вычисления (DAX).

Чтобы начать работу с Power Pivot:

• Введение в Power Pivot
• Power Pivot – Обзор и Обучение

---

Подробнее…

• Советы и рекомендации по работе с Excel
• Окно наблюдения за Excel
• Панель формул Excel

Продвинутый excel

Вместо предисловия:

ТОП 5 фраз сказанных участниками по окончанию данного тренинга:

• «Да, а мы-то думали, что умеем работать в MS Excel. «
• «Вы бы знали, сколько времени я потратил на это на прошлой неделе. «
• «Вы только не рассказывайте это нашим руководителям, а то у нас половину народа сократят. «
• «Ни фига себе. «
• «А зачем тогда вообще нужны другие программы, когда есть MS Excel. «

Программа обучения:

• Ускорение работы с помощью «Горячих» клавиш ( Создание, открытие, сохранение файлов, Быстрое перемещение между книгами, между листами, Быстрое перемещение по большим таблицам, Быстрое выделение таблиц, столбцов строк, ячеек с определенными данными, Быстрое копирование формул.);
• Полезные, но «Неизвестные» приемы (Возможности специальной вставки, Создание и использование именованных диапазонов, Создание выпадающих списков, Возможности автозаполнения, Поиск и удаление дубликатов, Разбиение текста по столбцам.);
• Работа с макросами (Автоматизация типовых операций, Запись макроса макрорекордером, Создание кнопок для запуска своих макросов, Обзор редактора Visual Basic for Application, Редактирование записанных макросов, Соединение нескольких макросов в один, Создание макросов путем написания кода, Основы языка программирования VBA, Создание пользовательских функций.);
• Работа с «Большими» таблицами (Быстрое заполнение таблиц данными, Возможности автофильтра, Структурирование таблиц, Быстрая фильтрация данных с помощью макросов, Возможности условного форматирования.);
• Полезные, но «Неизвестные» формулы (ЕСЛИ, СУММЕСЛИ, СЧЁТ, СЧЁТЗ, СЧЁТЕСЛИ, ПРОМЕЖУТОЧНИЕ.ИТОГИ, ТЕКСТ, СЦЕПИТЬ, ВПР, СМЕЩ, ПОИСКПОЗ, ИНДЕКС, ДВССЫЛ, ДЛСТР, ЛЕВСИМВ, ПРАВСИМВ, СЖПРОБЕЛЫ, ПОВТОР.);
• Создание интерактивных пользовательских форм для ввода данных ( Создание пользовательских форматов данных, Защита избранных ячеек от изменений, Скрытие формул, Сложное условное форматирование, Создание микрографиков в ячейках, Связывание данных ).

Что должен знать продвинутый пользователь Excel?

Поверьте, чем больше вы знаете об Excel, чем лучше разбираетесь в её функциях, тем эффективнее будет ваша работа. А мы пока расскажем вам о пяти наиболее важных инструментах Excel.

1. Запрет на изменения задним числом

Итак, у вас есть таблица, где пока пустуют поля «Количество» и «Дата». Таблицу будет заполнять менеджер Василий, и вы немного сомневаетесь в его честности. Как же сделать так, чтобы Василий не смог внести в таблицу изменения задним числом?

1) Наведите курсор на ячейку «Дата» и выберите пункт «Данные».

2) Щёлкните на пункт «Проверка данных». Выскочит табличка.

3) В пункте «Тип данных» щёлкните на «Другой».

4) Найдите графу «Формула» и впишите туда: =А2=СЕГОДНЯ().

5) Найдите пункт «Игнорировать пустые ячейки» и уберите с него галочку.

Ту же самую процедуру можно повторить со столбцом «Количество», да и в принципе — с любым другим столбцом.

2. Создание абсолютно скрытого листа

Предположим, над одним документом Excel работают сразу несколько человек. Предположим, вы хотите скрыть определённый лист. Если сделать это простым способом, то пользователь всё равно увидит имя скрытого листа. Мы же предлагаем вам супертайный вариант:

1) Наберите ALT+F11, слева выскочит вытянутое окошко.

2) В верхней части окошка укажите, который из листов вы хотите скрыть.

3) В нижней части окошка отыщите свойство Visible и переведите его в режим xlSheetVeryHidden.

Всё! Теперь об этом листе будете знать только вы.

3. Запрет на ввод дублей

Допустим, вы загружаете список продуктов в прайс-лист. Как избежать повторов? Приводим пример организации прайс-листа на десять ячеек; при желании вы можете создать любое их количество.

1) Выделите ячейки, на которые будет распространяться запрет дублей. Например, так: А1:А10.

2) Нажмите на вкладку «Данные» и выберите пункт «Проверка данных».

3) В выпадающем списке «Тип данных» из вкладки «Параметры» выберите пункт «Другой».

Работа в Excel для продвинутых пользователей

Встроенный офисный продукт Microsoft Excel удобен для создания баз данных, ведения оперативного учета. Надстройки программы предоставляют пользователю возможность для продвинутых пользователей автоматизировать работу и исключить ошибки с помощью макросов.

В данном обзоре рассмотрим полезные возможности программы Excel, которые используют продвинутые пользователи для решения различных задач. Мы узнаем, как работать с базой данных в Excel. Научимся применять макросы на практике. А также рассмотрим использование совместного доступа к документам для совместной (многопользовательской) работы.

Как работать с базой данных в Excel

База данных (БД) – это таблица с определенным набором информации (клиентская БД, складские запасы, учет доходов и расходов и т.д.). Такая форма представления удобна для сортировки по параметру, быстрого поиска, подсчета значений по определенным критериям и т.д.

Для примера создадим в Excel базу данных.

Информация внесена вручную. Затем мы выделили диапазон данных и форматировали «как таблицу». Можно было сначала задать диапазон для БД («Вставка» — «Таблица»). А потом вносить данные.

Найдем нужные сведения в базе данных

Выбираем Главное меню – вкладка «Редактирование» — «Найти» (бинокль). Или нажимаем комбинацию горячих клавиш Shift + F5 или Ctrl + F. В строке поиска вводим искомое значение. С помощью данного инструмента можно заменить одно наименование значения во всей БД на другое.

Отсортируем в базе данных подобные значения

Наша база данных составлена по принципу «умной таблицы» — в правом нижнем углу каждого элемента шапки есть стрелочка. С ее помощью можно сортировать значения.

Отобразим товары, которые находятся на складе №3. Нажмем на стрелочку в углу названия «Склад». Выберем искомое значение в выпавшем списке. После нажатия ОК нам доступна информация по складу №3. И только.

Выясним, какие товары стоят меньше 100 р. Нажимаем на стрелочку около «Цены». Выбираем «Числовые фильтры» — «Меньше или равно».

Задаем параметры сортировки.

После нажатия ОК:

Примечание. С помощью пользовательского автофильтра можно задать одновременно несколько условий для сортировки данных в БД.

Найдем промежуточные итоги

Посчитаем общую стоимость товаров на складе №3.

С помощью автофильтра отобразим информацию по данному складу (см.выше).

Под столбцом «Стоимость» вводим формулу: =ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(9;E4:E41), где 9 – номер функции (в нашем примере – СУММА), Е4:Е41 – диапазон значений.

Обратите внимание на стрелочку рядом с результатом формулы:

С ее помощью можно изменить функцию СУММ.

В чем прелесть данного метода: если мы поменяем склад – получим новое итоговое значение (по новому диапазону). Формула осталась та же – мы просто сменили параметры автофильтра.

Как работать с макросами в Excel

Макросы предназначены для автоматизации рутинной работы. Это инструкции, которые сообщают порядок действий для достижения определенной цели.

Многие макросы есть в открытом доступе. Их можно скопировать и вставить в свою рабочую книгу (если инструкции выполняют поставленные задачи). Рассмотрим на простом примере, как самостоятельно записать макрос.

Создадим инструкцию, с помощью которой будет автоматически подсчитываться стоимость клиентского заказа:

1. Скопируем таблицу на новый лист.
2. Уберем данные по количеству. Но проследим, чтобы для этих ячеек стоял числовой формат без десятичных знаков (так как возможен заказ товаров поштучно, не в единицах массы).
3. Для значения «Цены» должен стоять денежный формат.
4. Уберем данные по стоимости. Введем в столбце формулу: цена * количество. И размножим.
5. Внизу таблицы – «Итого» (сколько единиц товара заказано и на какую стоимость). Еще ниже – «Всего».

Талица приобрела следующий вид:

Теперь научим Microsoft Excel выполнять определенный алгоритм.

1. Вкладка «Вид» (версия 2007) – «Макросы» — «Запись макроса».
2. В открывшемся окне назначаем имя для макроса, сочетание клавиш для вызова, место сохранения, можно описание. И нажимаем ОК.
3. Запись началась. Никаких лишних движений мышью делать нельзя. Все щелчки будут записаны, а потом выполнены.

Далее будьте внимательны и следите за последовательностью действий:

1. Щелкаем правой кнопкой мыши по значению ячейки «итоговой стоимости».
2. Нажимаем «копировать».
3. Щелкаем правой кнопкой мыши по значению ячейки «Всего».
4. В появившемся окне выбираем «Специальную вставку» и заполняем меню следующим образом:
5. Нажимаем ОК. Выделяем все значения столбца «Количество». На клавиатуре – Delete. После каждого сделанного заказа форма будет «чиститься».
6. Снимаем выделение с таблицы, кликнув по любой ячейке вне ее.
7. Снова вызываем инструмент «Макросы» и нажимаем «Остановить запись».
8. Снова вызываем инструмент «Макросы» и нажимаем и в появившимся окне жмем «Выполнить», чтобы проверить результат.

Как работать в Excel одновременно нескольким людям

Чтобы несколько пользователей имели доступ к базе данных в Excel, необходимо его открыть. Для версий 2007-2010: «Рецензирование» — «Доступ к книге».

Примечание. Для старой версии 2003: «Сервис» — «Доступ к книге».

Но! Если 2 и более пользователя изменили значения одной и той же ячейки во время обращения к документу, то будет возникать конфликт доступа.

Либо внесенная ранее одним пользователем информация будет удаляться при внесении следующим пользователем нового значения в эту же ячейку.

Программа не только увеличивает производительность работы пользователей, но и отслеживает их ошибки!

К сожалению, в многопользовательском режиме существуют некоторые ограничения. Например:

• нельзя удалять листы;
• нельзя объединять и разъединять ячейки;
• создавать и изменять макросы;
• ограниченная работа с XML данными (импорт, удаление карт, преобразование ячеек в элементы и др.).

Но в целом данный режим весьма привлекательный для большой и рутиной работы, которую вместе легче и быстрее выполнять. Совместный доступ существенно повышает производительность работы сотрудников на офисе.

В примере: совместный доступ к файлу — более детально описан процесс подключения и работы в многопользовательском режиме.

Excel для продвинутых: 9 полезных трюков

Кроме множества базовых приёмов работы с этой программой, которые Вы наверняка уже знаете, полезно изучить некоторые хитрости «для продвинутых», которые сделают Вас на голову выше всех остальных. Так что, если хотите впечатлить своих боссов и разгромить конкурентов, Вам пригодятся эти 8 хитрых функций Excel.

1. Функция ВПР

Эта функция позволяет быстро найти нужное Вам значение в таблице. Например, нам нужно узнать финальный балл Бетт, мы пишем: =ВПР(“Beth»,A2:E6,5,0), где Beth – имя ученика, A2:E6 – диапазон таблицы, 5 – номер столбца, а 0 означает, что мы не ищем точного соответствия значению.

Функция очень удобна, однако нужно знать некоторые особенности её использования. Во-первых, ВПР ищет только слева направо, так что, если Вам понадобится искать в другом порядке, придется менять параметры сортировки целого листа. Также если Вы выберете слишком большую таблицу, поиск может занять много времени.

2. Функция ИНДЕКС

Отражает значение или ссылку на ячейку на пересечении конкретных строки и столбца в выбранном диапазоне ячеек. Например, чтобы посмотреть, кто стал четвёртым в списке самых высокооплачиваемых топ-менеджеров Уолл-стрит, набираем: =ИНДЕКС(А3:А11, 4).

3. Функция ПОИСКПОЗ

Функция ПОИСКПОЗ выполняет поиск указанного элемента в диапазоне (Диапазон — две или более ячеек листа. Ячейки диапазона могут быть как смежными, так и несмежными) ячеек и отражает относительную позицию этого элемента в диапазоне.

По отдельности ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ не особо полезны. Но вместе они могут заменить функцию ВПР.

Например, чтобы в большой таблице найти, кто является главой Wells Fargo, пишем =ИНДЕКС(А3:А11,ПОИСКПОЗ(«Wells Fargo»,B3:B11,0). С помощью функции ВПР этого не сделать, потому что она ищет только слева направо. А сочетание двух последних позволяет сделать это с легкостью.

Допустим, Вы решили подсчитать, сколько денег Вы тратите каждый день, и вести учёт в течение семи недель. Под каждую неделю Вы создали отдельный лист, куда по дням заносите расходы на алкоголь, еду и прочие мелочи.

Теперь на вкладке TOTAL (ИТОГО) нам нужно увидеть, сколько и в какой день Вы потратили за этот период. Набираем =СУММ(‘Week1:Week7’!B2), и формула суммирует все значения в ячейке B2 на всех вкладках. Теперь, заполнив все ячейки, мы выяснили, в какой день недели тратили больше всего, а также в итоге подбили все свои расходы за эти 7 недель.

Одна из самых удобных функций в арсенале Excel, а также одна из самых простых – это знак $. Он указывает программе, что не нужно делать автоматической корректировки формулы при её копировании в новую ячейку, как Excel поступает обычно.

При этом знак $ перед «А» не даёт программе изменять формулу по горизонтали, а перед «1» – по вертикали. Если же написать «$A$1», то значение скопированной ячейки будет одинаковым в любом направлении. Очень удобный приём, когда приходится работать с большими базами данных.

Если Вы хотите собрать все значения из разных ячеек в одну, Вы можете использовать функцию СЦЕПИТЬ. Но зачем набирать столько букв, если можно заменить их знаком «&».

Для создания массива или матрицы Вам потребуется несколько операций, но они сложнее, чем в случае с обычными формулами, ведь для отображения результата требуется не одна, а несколько ячеек.

Например, давайте перемножим две матрицы. Для этого используем функцию МУМНОЖ (Массив 1, Массив 2). Главное, не забудьте закрыть формулу круглой скобкой. Теперь нажмите сочетание клавиш Ctrl+Shift+Enter, и Excel покажет результат умножения в виде матрицы. То же самое касается и других функций, работающих с массивами, – вместо простого нажатия Enter для получения результата используйте Ctrl+Shift+Enter.

8. Подбор параметра

Без этой функции Excel целым легионам аналитиков, консультантов и прогнозистов пришлось бы туго. Спросите кого угодно из сферы консалтинга или продаж, и Вам расскажут, насколько полезной бывает эта возможность Excel.

Например, Вы занимаетесь продажами новой видеоигры, и Вам нужно узнать, сколько экземпляров Ваши менеджеры должны продать в третьем месяце, чтобы заработать 100 миллионов долларов. Для этого в меню «Инструменты» выберите функцию «Подбор параметра». Нам нужно, чтобы в ячейке Total revenue (Общая выручка) оказалось значение 100 миллионов долларов. В поле set cell (Установить в ячейке) указываем ячейку, в которой будет итоговая сумма, в поле to value (Значение) – желаемую сумму, а в by Changing cell (Изменяя значение ячейки) выберите ячейку, где будет отображаться количество проданных в третьем месяце товаров. И – вуаля! – программа справилась. Параметрами и значениями в ячейках можно легко манипулировать, чтобы получить нужный Вам результат.

9. Сводные таблицы

Если Вам нужно провести макроанализ и увидеть общую картину, а на руках у Вас только бесконечные колонки цифр, то сводная таблица станет отличным способом оптимизировать и ускорить работу. Для этого выберите в меню «Вставка» пункт «Сводная таблица». Введя нужные диапазоны, Вы получите данные в виде удобной для восприятия таблицы. Вы легко можете изменять параметры отображения данных с помощью конструктора сводных таблиц, сравнивать и анализировать полученные числа и т.д.

Сводная таблица – прекрасный способ превратить огромный бесполезный объём информации в удобные для работы данные в рекордно короткие сроки.

MS Excel 2013/2016: продвинутый курс

Обучение самым востребованным возможностям Microsoft Excel 2013/2016. Это должен знать каждый, кто сталкивается с реальными задачами.

Главная цель курса:

Превратить Excel в простой и понятный рабочий инструмент, с помощью которого Вы сможете экономить время и решать множество реальных задач.

В этом курсе Вы узнаете:

• Как защищать данные в таблицах.
• Как работать с картинками и прочими графическими объектами.
• Как вставлять результаты вычислений в графические объекты.
• Как создавать и настраивать диаграммы.
• Как сортировать и фильтровать данные.
• Как добавлять промежуточные итоги.
• Как профессионально использовать функцию ЕСЛИ.
• Как форматировать ячейки в зависимости от данных в них.
• Что такое мгновенное заполнение и как им пользоваться.

• 52 урока, около 6 часов материала.
• Курс создавали эксперты работы в программе.
• Курс сделан очень качественно, его приятно проходить.
• Легко воспринимается.
• Интерактивные тренировки, где Вы можете опробовать изучаемые навыки.
• Вы можете скачать Файлы с данными, с помощью которых мы делали этот курс.

Ищете качественный самоучитель по работе в Microsoft Excel?

Специально для тех, кто знает основы работы в Microsoft Excel, но хочет детальней разобраться в этой программе, skill.im подготовила курс по работе в этой программе.

Зачем он нужен? Затем, что он позволит вам стать уверенным пользователем и применять навыки при выполнении различных задач в кратчайшие сроки. Пройдите его и никто больше не назовет вас чайником. А самое главное – это то, что учиться со skill.im не только полезно, но и интересно.

Что входит в курс по MS Excel?

Второй этап нашего самоучителя посвящен более сложным темам, поэтому, если вы еще никогда не пользовались экселем, то мы рекомендуем начать с базового курса.

Так вот, в этот этап входит семь разделов.

Первый раздел курса посвящен сложному форматированию:

• Созданию списков быстрого заполнения

Во втором разделе мы поговорим о защите данных:

• Как защитить данные на листе

• Как частично защитить данные

Третий целиком и полностью посвящен графическим объектам:

• Добавлению картинок в Excel

• Объектам типа «SmartArt»

• Вставке фигур в Excel

• Группировке объектов в Excel

• Использованию объектов совместно с математическими формулами

В четвертом пункте самоучителя мы затронем такую важную тему, как диаграммы в Excel:

• Что такое рекомендуемые диаграммы в Excel

• Несколько способов создания диаграмм в Excel

• Изменения типа диаграмм

• Форматирования элементов диаграммы

• Добавления линий тренда

• Спарклайны в Excel

Пятый пункт самоучителя посвящен теме «Excel в качестве базы данных». Из него вы узнаете о:

• Фиксации строк и столбцов в Excel

• Фиксации строк и столбцов при печати

• Сортировке данных в Excel

• Фильтрах для отбора данных

• Удалении дублирующихся записей в Excel

• Получении данных с веб-страницы.

В шестом разделе самоучителя речь пойдут о более сложных формулах:

• ЕСЛИ для работы с ошибками

• Вложенные функции ЕСЛИ

• оператор И совместно с ЕСЛИ

• РАЗНДАТ – спрятанная функция

• Функция ТЕКСТ для форматирования чисел и дат

• Функции для работы с датами

• Определение ранга в множестве значений

• Функции СЧЕТЕСЛИ, СРЗНАЧЕСЛИ и СУММЕСЛИ

Последний раздел этого самоучителя мы отвели под условное форматирование:

• Форматирование ячейки в зависимости от ее содержимого в Excel

• Вставка небольших диаграмм и цветовых индикаторов

• Создание правил форматирования с нуля

• Управление правилами форматирования.

Помимо всего, мы хотим добавить, что каждый урок в самоучителе происходит на конкретных, жизненных примерах. Это помогает вам не только освоить полученное знание, но и увидеть затем, как оно применяется на практике при работе с таблицами.

Почему именно самоучитель от skill.im?

Дело в том, что в наш самоучитель по Excel входят не только видеоуроки, но еще и тесты, и симуляции.

Тесты позволяют вам закрепить полученные навыки. А симуляции – применять их на практике, при выполнение различных ситуативных заданий.

Вместе с уроками, они делают наш самоучитель максимально разнообразным и интересным. Так что, станьте экспертами по работе в Excel прямо сейчас.

Встроенный офисный продукт Microsoft Excel удобен для создания баз данных, ведения оперативного учета. Надстройки программы предоставляют пользователю возможность для продвинутых пользователей автоматизировать работу и исключить ошибки с помощью макросов.

В данном обзоре рассмотрим полезные возможности программы Excel, которые используют продвинутые пользователи для решения различных задач. Мы узнаем, как работать с базой данных в Excel. Научимся применять макросы на практике. А также рассмотрим использование совместного доступа к документам для совместной (многопользовательской) работы.

Как работать с базой данных в Excel

База данных (БД) – это таблица с определенным набором информации (клиентская БД, складские запасы, учет доходов и расходов и т.д.). Такая форма представления удобна для сортировки по параметру, быстрого поиска, подсчета значений по определенным критериям и т.д.

Для примера создадим в Excel базу данных.

Информация внесена вручную. Затем мы выделили диапазон данных и форматировали «как таблицу». Можно было сначала задать диапазон для БД («Вставка» — «Таблица»). А потом вносить данные.



Найдем нужные сведения в базе данных

Выбираем Главное меню – вкладка «Редактирование» — «Найти» (бинокль). Или нажимаем комбинацию горячих клавиш Shift + F5 или Ctrl + F. В строке поиска вводим искомое значение. С помощью данного инструмента можно заменить одно наименование значения во всей БД на другое.

Отсортируем в базе данных подобные значения

Наша база данных составлена по принципу «умной таблицы» — в правом нижнем углу каждого элемента шапки есть стрелочка. С ее помощью можно сортировать значения.

Отобразим товары, которые находятся на складе №3. Нажмем на стрелочку в углу названия «Склад». Выберем искомое значение в выпавшем списке. После нажатия ОК нам доступна информация по складу №3. И только.

Выясним, какие товары стоят меньше 100 р. Нажимаем на стрелочку около «Цены». Выбираем «Числовые фильтры» — «Меньше или равно».

Задаем параметры сортировки.

После нажатия ОК:

Примечание. С помощью пользовательского автофильтра можно задать одновременно несколько условий для сортировки данных в БД.

Найдем промежуточные итоги

Посчитаем общую стоимость товаров на складе №3.

С помощью автофильтра отобразим информацию по данному складу (см.выше).

Под столбцом «Стоимость» вводим формулу: =ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(9;E4:E41), где 9 – номер функции (в нашем примере – СУММА), Е4:Е41 – диапазон значений.

Обратите внимание на стрелочку рядом с результатом формулы:

С ее помощью можно изменить функцию СУММ.

В чем прелесть данного метода: если мы поменяем склад – получим новое итоговое значение (по новому диапазону). Формула осталась та же – мы просто сменили параметры автофильтра.

Как работать с макросами в Excel

Макросы предназначены для автоматизации рутинной работы. Это инструкции, которые сообщают порядок действий для достижения определенной цели.

Многие макросы есть в открытом доступе. Их можно скопировать и вставить в свою рабочую книгу (если инструкции выполняют поставленные задачи). Рассмотрим на простом примере, как самостоятельно записать макрос.

Создадим инструкцию, с помощью которой будет автоматически подсчитываться стоимость клиентского заказа:

1. Скопируем таблицу на новый лист.
2. Уберем данные по количеству. Но проследим, чтобы для этих ячеек стоял числовой формат без десятичных знаков (так как возможен заказ товаров поштучно, не в единицах массы).
3. Для значения «Цены» должен стоять денежный формат.
4. Уберем данные по стоимости. Введем в столбце формулу: цена * количество. И размножим.
5. Внизу таблицы – «Итого» (сколько единиц товара заказано и на какую стоимость). Еще ниже – «Всего».

Талица приобрела следующий вид:

Теперь научим Microsoft Excel выполнять определенный алгоритм.

1. Вкладка «Вид» (версия 2007) – «Макросы» — «Запись макроса».



2. В открывшемся окне назначаем имя для макроса, сочетание клавиш для вызова, место сохранения, можно описание. И нажимаем ОК.



3. Запись началась. Никаких лишних движений мышью делать нельзя. Все щелчки будут записаны, а потом выполнены.

Далее будьте внимательны и следите за последовательностью действий:

1. Щелкаем правой кнопкой мыши по значению ячейки «итоговой стоимости».



2. Нажимаем «копировать».
3. Щелкаем правой кнопкой мыши по значению ячейки «Всего».



4. В появившемся окне выбираем «Специальную вставку» и заполняем меню следующим образом:



5. Нажимаем ОК. Выделяем все значения столбца «Количество». На клавиатуре – Delete. После каждого сделанного заказа форма будет «чиститься».
6. Снимаем выделение с таблицы, кликнув по любой ячейке вне ее.
7. Снова вызываем инструмент «Макросы» и нажимаем «Остановить запись».



8. Снова вызываем инструмент «Макросы» и нажимаем и в появившимся окне жмем «Выполнить», чтобы проверить результат.

Прочитайте следующий пример и узнайте: как работать с макросами без программирования.

Как работать в Excel одновременно нескольким людям

Чтобы несколько пользователей имели доступ к базе данных в Excel, необходимо его открыть. Для версий 2007-2010: «Рецензирование» — «Доступ к книге».

Примечание. Для старой версии 2003: «Сервис» — «Доступ к книге».

Но! Если 2 и более пользователя изменили значения одной и той же ячейки во время обращения к документу, то будет возникать конфликт доступа.

Либо внесенная ранее одним пользователем информация будет удаляться при внесении следующим пользователем нового значения в эту же ячейку.

Программа не только увеличивает производительность работы пользователей, но и отслеживает их ошибки!

К сожалению, в многопользовательском режиме существуют некоторые ограничения. Например:

• нельзя удалять листы;
• нельзя объединять и разъединять ячейки;
• создавать и изменять макросы;
• ограниченная работа с XML данными (импорт, удаление карт, преобразование ячеек в элементы и др.).

Но в целом данный режим весьма привлекательный для большой и рутиной работы, которую вместе легче и быстрее выполнять. Совместный доступ существенно повышает производительность работы сотрудников на офисе.

В примере: совместный доступ к файлу — более детально описан процесс подключения и работы в многопользовательском режиме.

Since its initial release in 1987, Microsoft Excel and the rest of the Office suite have become a productivity staple in more than 1 billion homes and offices across the globe. Some users like to use its spreadsheets to keep track of their personal spending habits and savings goals, while others find it a handy tool to map out vacation plans and plan grocery lists. On a professional level, though, businesses often rely on Excel for a wide range of tasks, including team management, data entry, expense tracking, statistical analysis, and even forecasting.

With the business world’s ever-growing reliance on data, now is a great time for budding professionals and seasoned workers alike to get familiar with Excel’s features beyond data entry and basic formatting.

If you landed on this blog, chances are you’re interested in getting a deeper understanding of those skills but are unsure of where to start. The good news is that you don’t have to overwhelm yourself with its long list of formulas, shortcuts, and tools to become a pro — just keep reading to get an overview of essential skills for advanced users to know and take your pick of the ones that are most relevant to you. 

One of the best things about Excel is that it not only comes with a spreadsheet to neatly store your data, but also tons of tools, formulas, and shortcuts that make managing said data stress-free. If it takes you a lot of time to complete a single task, you’ll definitely want to learn these skills and reduce your time spent on data entry to a matter of seconds. 

To begin, let’s take a look at some of the most commonly-used tools that Excel provides. 

1. Data Validation

The ability to neatly organize information within the rows and columns of Excel’s spreadsheets is one contributing factor to its popularity. While you can make manual adjustments to arrange your data to meet your preferences, Excel experts rely on data validation to do a lot of the heavy lifting for them. 

This tool allows you to control user input, which is perfect when sharing workbooks with multiple people. Some common uses for data validation include transforming cells into drop-down lists, adding custom rules, and formatting numbers. For example, you can take advantage of data validation to alert users when they input invalid information. (e.g., entering text in a cell that calls for numbers).

In the image above, the “Allow” field is where you would set your limitations on what type of data is allowed within the selected range of cells. You can access this dialog box by going to the “Data” tab and clicking on “Data Validation” within the ribbon. In total, there are eight different data validation options users can set for any cell. 

• Any Value: If any value is allowed, this tells Excel that no validation is necessary for the selected cells. This will be the default option. 
• Whole Number: If selected, users will only be able to enter whole numbers in the cell. If you’re sharing a spreadsheet with others and only want them to input values between 1 and 10, this will bring an alert if they enter something outside of that range. 
• Decimal: This works very similarly to whole numbers, except it converts numbers to decimal values.
• List: The list option only allows values from a predefined list. You can enter these using the “Settings” tab under dropdown menu controls.
• Dates: You will only be able to enter dates within a specified range.
• Time: You will only be able to enter time within a specified range. 
• Text length: This lets you set a character limit so that users cannot input anything beyond a certain text length.
• Custom: Selecting this option allows you to validate data using a custom formula. For example, you can make it so that users have to input data in all uppercase characters, or even show an alert if a user inputs a date beyond 30 days from the current date.
• Drop-Down Selections: This works alongside data validation so users can create drop-down selection lists that only contain accepted input options for any cell.
• Custom Filtering: Custom filtering allows users to slice and dice data in an endless number of ways. 
• Protecting Sheets and Locking Cells: Version controls such as sheet protection allow worksheet values and formulas not to become altered in any way, especially important when the worksheet owner passes it to various collaborators.

2. VBA and macros

Macros are yet another Excel feature that helps users complete tasks more efficiently. If you find yourself doing repetitive tasks that could stand to be automated, macros might be the perfect solution to optimizing your workflow.  In some cases, applying macros can easily turn a potential all-nighter into a quick, two-hour project. Not all employers require this skill, but its reputation for time-saving makes it worthwhile to learn. 

Short for Visual Basic for Applications, VBA is Excel’s programming language. Many of Udemy’s online courses will group VBA and macros together, as VBA allows you to have complete control over macros. And because it can work across multiple Microsoft Office applications, being familiar with VBA code will make you a valuable asset to any data team. 

You can take your first step to learning VBA and macros with a deeper look into what they are and how to use them. 

3. Statistical analysis

If you plan to work with statistics in Excel, there are specialized tools designed to help you crunch the numbers. Options include finding a correlation between data sets, generating random numbers, and even creating histograms. With Excel doing all of the hard work, you no longer have to worry about performing manual calculations or correcting human errors.  

Some of these items are built into Excel’s functions, but most are available as features of the add-in analysis toolpak. Go to the Data tab and click on the gear icon for analysis tools to make sure you have that resource installed. Now you can start learning some of the functions within it. 

4. Tables, Graphs, and Dashboards

Tables and graphs are an excellent way to visualize your data, and usually don’t take much time to learn. Trying to calculate large sets of data and then draw it all by hand is neither the best use of time, nor practical in workplaces that do everything on a digital screen. 

Imagine you’re the person in charge of tracking the travel expenses for a Fortune 500 company in Excel, and you have to show that data to your colleagues before the end of each quarter. Presenting that information as a list would be incredibly hard to read, especially if there are hundreds of transactions. Your best approach is to create visuals like bar graphs and pie charts to give everyone a quick overview of the company’s spending habits. 

If your work calls for a mix of bar graphs, pie charts, and pivot tables, you should consider using dashboards to illustrate your key metrics. Dashboards can serve as visual reports of your company data and can even be interactive. You can find free and paid templates online — like the one we grabbed from Smartsheet above — or try a Udemy course to learn how to build them yourself. 

Formulas

Excel’s built-in tools are easy to use, save a lot of time, and will get you on the fast track to becoming a pro. Once you have the essentials down, you should ramp up your Excel knowledge with functions and keyboard shortcuts. Much like the skills mentioned above, these formulas take little effort to master and start incorporating into your daily Excel use.

Logical functions

Logical functions can be extremely helpful when different types of data call for different formatting. When applied to a cell, these types of functions will let you know if a condition is TRUE or FALSE, and you can set custom parameters depending on the result. 

Let’s take a look at a few examples. 

5. IF statements 

The IF function returns a result based on whether or not a condition is TRUE or FALSE. For example, a cell can return TRUE if sales exceed $1000 and FALSE if sales do not exceed $1000. This is an excellent choice for teachers grading tests who want to quickly determine if students have passed or failed. 

A MULTIPLE IF statement is when several IF functions are present in a single formula, which can introduce a lot of conditions to filter out nonessential data. Excel also has a function that used IF statements with the SUM function — which we go into detail in our blog on SUMIF statements. To summarize, SUMIF statements trigger Excel to add everything in your spreadsheet if it meets all of your criteria. 

6. NESTED IF

If you have to choose between three binary or more binary choices, then a NESTED IF is helpful. For example, a NESTED IF can return the values of ‘Excellent,’ ‘Fair,’ or ‘Poor’ if an entry meets a certain set of criteria (e.g., larger than $50, smaller than $75)

7. SUMPRODUCT

A fusion of the SUM and PRODUCT functions, SUMPRODUCT multiplies each array in your selection, adds all of the totals together, and displays the answer in your chosen cell. 

8. OR and AND 

Usually part of a larger formula, both of these functions determine whether or not a condition or all defined conditions is true or false, respectively.

Data functions

Data functions help you find exactly what you’re looking for, which is perfect when managing large amounts of data. 

9. VLOOKUP

This function stands for “vertical lookup” and is arguably one of the most powerful Excel charting functions. VLOOKUPs work to look up a value in a large data table and return a corresponding value that’s sitting in the same row. The value you are looking up needs to be in the left-most column, and the value that’s returned has to be in an adjacent column. This works for data tables with column headers.

10. HLOOKUP 

This charting function stands for “horizontal lookup” and works the same way as a VLOOKUP, only it works for data tables with row headers. Instead of returning a corresponding value for a defined column, it gives a corresponding value for a defined row.

Text Functions

These data functions are more straightforward than VLOOKUP and HLOOKUP. Two of the more popular text functions are the CONCATENATE and MID formulas.

12. CONCATENATE 

CONCATENATE combines multiple values from multiple cells and outputs them to a single text string.

13. MID 

The MID function extracts a substring from a defined string. The user would specify the starting position and the number of characters to extract. This formula works well when integrated within larger formulas for more intensive data processing tasks.

14. CHAR 

CHAR takes a number between one and 255 and gives a corresponding character. This is determined based on ASCII values.

15. TRIM

The TRIM functions allow users to move excess spaces from text data, keeping one space in between each word. It is also helpful in removing leading spaces and trailing spaces.

16. EXACT

The EXACT function allows users to compare two pieces of text and determine if they are identical. Matching text returns a ‘TRUE’ value, and differing text returns a ‘FALSE’ value. This is one of the fastest ways to determine if a user altered the text.

17. TEXTJOIN

The TEXTJOIN function works similarly to the CONCATENATE function. However, it has two more features — it allows users to separate data with a delimiter in between, and it enables users to ignore empty cells in the data list.

18. TEXT

The TEXT function allows users to convert numeric values to text values. For example, it can convert a cell with several numerical values to a percentage, number, decimal, and others with different symbols and separators. One of the more popular applications that comes to mind is converting data to a day of the week, a much quicker process than referring to an actual calendar.

19. LOWER

The LOWER function allows users to convert any text values into lower case text values. This is very useful for text-based functions.

20. UPPER

Like the LOWER function, the UPPER function allows users to convert any text values into upper case text values.

21. PROPER

The PROPER text function allows users to convert any text into a proper case, which consists of each word containing a capitalized first letter, with all remaining letters in lower case. This works great to quickly bulk edit titles.

22. LEFT

The LEFT function allows users to extract the left-most characters from a text string to place them in new cells. Users can define the number of characters extracted. This works great for parsing information, such as addresses (e.g., entering ZIP codes in their own separate column)

23. RIGHT

The RIGHT function works just like the LEFT function in that it extracts the rightmost characters from a text string and places it in a new column.

24. LEN

The LEN function allows users to get a character count. It works great to quickly tell the number of characters for each value in bulk instead of plugging each row’s content into a separate character counter tool.

25. REPT

The REPT function allows users to repeat any text any amount of time. The first argument is the text you wish to repeat, and the second argument is the number of times it should repeat the text.

26. FIND

The FIND function is exactly what the name implies. It allows users to find a particular text value within a larger piece of text. The first argument is the value you want to find, and the second argument is the text you want to find the value in. There is also an optional argument that allows the search to start at any character within the larger piece of text.

27. REPLACE

The REPLACE function allows users to replace text based on a character location. It uses four arguments — the old text to replace values in, the starting position for a replacement, the number of characters to replace, and the last argument is the value you want to replace it with.

28. SEARCH

The SEARCH function allows users to find text within a larger piece of text. It works similar to the FIND function, only the search function is not case sensitive. The first argument finds the word within a cell, the second argument tells the formula where to look, and the third argument (optional) offers a starting position on where to start the search from (expressed in a number of characters).

29. SUBSTITUTE

The SUBSTITUTE function allows users to find and replace text values. The first argument takes the text we want to locate and replace values in, the second argument is the text to find, and the third argument is the text we want to replace the value with.

Note, this is not a comprehensive list. Exploring each of these functions and applying them to everyday practice will save you a lot of time in even the most intensive data exercises.

30. Array functions

Array functions work to solve specific types of problems. This usually consists of multiple functions that are nested together, with the more popular array functions including IFERROR, AND, INDEX, and MATCH. Another valuable array function is the Transpose function, which allows uses to convert rows to columns and vice versa, effectively switching the axes for your data.

31. Excel shortcuts

Navigating Excel is simple enough, but it can be even easier with shortcuts. Below, you’ll find a list of keyboard shortcuts for both Windows and macOS. A plus sign between the keys means you have to press the keys all at once, while a comma tells you to type them in the order listed. 

Shortcut description	How to enter in Windows	How to enter in macOS
Closes a Workbook	CTRL + W	COMMAND + W
Opens a Workbook	CTRL + O	COMMAND + O
Reverts to the Home tab	Alt + H	Not available for this device.
Saves all of the data in the worksheet	CTRL + S	COMMAND + S
Undo selected data	CTRL + Z	COMMAND + Z
Removes the contents of a cell	Delete	Delete
Chooses a fill color for the selected cell	Alt + H , H	Not available for this device.
Aligns cell contents in the center	Alt + H , A , C	COMMAND + E
Navigates to the View tab	Alt + W	Not available for this device.
Open context menu	Shift + F10	Shift + F10
Navigates to Formula tab	Alt + M	Not available for this device.
Hides selected rows	CTRL + 9	(^) + 9
Hides selected columns	CTRL + 0	(^) + 0

Get Started With Udemy

Now that you have an idea of what Microsoft Excel has to offer and which tools best suit your needs, you can move forward with personalizing a lesson plan that will make you stand out in your industry. Whether you plan to do a deep dive at a steady pace or a quick overview, Udemy has tons of resources to set you up for success.