Принцип автозаполнения в excel

Мало кому понравится долго и монотонно вводить одинаковые или однотипные данные в таблицу. Это довольно скучная работа, забирающая большое количество времени. В программе Excel имеется возможность автоматизировать ввод таких данных. Для этого предусмотрена функция автозаполнения ячеек. Посмотрим, как она работает.

Работа автозаполнения в Эксель

Автозаполнение в Microsoft Excel осуществляется с помощью специального маркера заполнения. Для того, чтобы вызвать этот инструмент нужно навести курсор на нижний правый край любой ячейки. Появится небольшой черный крестик. Это и есть маркер заполнения. Нужно просто зажать левую кнопку мыши и потянуть в ту сторону листа, где вы хотите заполнить ячейки.

То, как будут заполняться ячейки, уже зависит от того типа данных, который находится в исходной ячейке. Например, если там будет обычный текст в виде слов, то при перетягивании с помощью маркера заполнения производится его копирование в другие ячейки листа.

Автозаполнение ячеек числами

Чаще всего автозаполнение используется для ввода большого массива чисел, которые следуют по порядку. Например, в определенной ячейке стоит цифра 1, а нам нужно пронумеровать ячейки от 1 до 100.

1. Активируем маркер заполнения и проводим им вниз на необходимое количество ячеек.



2. Но, как видим, во все ячейки скопировалась только единица. Кликаем на значок, который находится снизу слева от заполненной области и называется «Параметры автозаполнения».



3. В открывшемся списке устанавливаем переключатель в пункт «Заполнить».

Как видим, после этого весь нужный диапазон заполнился числами по порядку.

Но можно сделать ещё проще. Вам не нужно будет вызывать параметры автозаполнения. Для этого, когда тянете маркер заполнения вниз, то кроме зажатой левой кнопки мыши, нужно зажать ещё кнопку Ctrl на клавиатуре. После этого, заполнение ячеек числами по порядку происходит сразу же.

Существует также способ сделать автозаполнения ряда прогрессии.

1. Вносим в соседние ячейки два первых числа прогрессии.





2. Выделяем их. С помощью маркера заполнения вносим данные в другие ячейки.



3. Как видим, создается последовательный ряд чисел с заданным шагом.

Инструмент «Заполнить»

В программе Excel есть также отдельный инструмент, которые называется «Заполнить». Расположен он на ленте во вкладке «Главная» в блоке инструментов «Редактирование».

1. Заносим данные в любую ячейку, а затем выделяем её и диапазон ячеек, который собираемся заполнить.



2. Жмем на кнопку «Заполнить». В появившемся списке выбираем то направление, в которои следует заполнить ячейки.



3. Как видим, после этих действий данные из одной ячейки были скопированы во все остальные.

С помощью данного инструмента можно также заполнить ячейки прогрессией.

1. Заносим число в ячейку и выделяем диапазон ячеек, который будет заполняться данными. Жмем на кнопку «Заполнить», а в появившемся списке выбираем пункт «Прогрессия».



2. Открывается окно настройки прогрессии. Здесь нужно произвести ряд манипуляций:
   • выбрать расположение прогрессии (по столбцам или по строкам);
   • тип (геометрическая, арифметическая, даты, автозаполнение);
   • установить шаг (по умолчанию он равен 1);
   • установить предельное значение (необязательный параметр).

   Кроме того, в отдельных случаях, устанавливаются единицы измерения.

   Когда все настройки внесены, жмем на кнопку «OK».



3. Как видим, после этого весь выделенный диапазон ячеек заполняется согласно установленными вами правилами прогрессии.

Автозаполнение формулами

Одним из основных инструментов Excel являются формулы. При наличии в таблице большого числа одинаковых формул можно также воспользоваться функцией автозаполнения. Суть не меняется. Нужно тем же способом маркера заполнения скопировать формулу в другие ячейки. При этом, если в формуле содержатся ссылки на другие ячейки, то по умолчанию при копировании таким способом координаты их меняются по принципу относительности. Поэтому, такие ссылки называют относительными.

Если вы хотите, чтобы при автозаполнении адреса стали фиксированными, то нужно в исходной ячейке перед координатами строк и столбцов поставить знак доллара. Такие ссылки называются абсолютными. Затем, производится обычная процедура автозаполнения с помощью маркера заполнения. Во всех заполненных таким способом ячейках формула будет абсолютно неизменная.

Урок: Абсолютные и относительные ссылки в Excel

Автозаполнение другими значениями

Кроме того, в программе Excel предусмотрено автозаполнение другими значениями по порядку. Например, если вы введете какую-нибудь дату, а затем, воспользовавшись маркером заполнения, выделите другие ячейки, то весь выбранный диапазон окажется заполненный датами в строгой последовательности.

Точно так же, можно произвести автозаполнение по дням недели (понедельник, вторник, среда…) или по месяцам (январь, февраль, март…).

Более того, если в тексте будет любая цифра, то Эксель распознает её. При использовании маркера заполнения произойдет копирование текста с изменением цифры по нарастающей. Например, если вы запишите в ячейку выражение «4 корпус», то в других ячейках, заполненных с помощью маркера заполнения, это название преобразится в «5 корпус», «6 корпус», «7 корпус» и т.д.

Добавление собственных списков

Возможности функции автозаполнения в Excel не ограничивается определенными алгоритмами или предустановленными списками, такими как, например, дни недели. При желании пользователь может в программу добавить свой личный список. Тогда, при записи в ячейку любого слова из элементов, которые находятся в перечне, после применения маркера заполнения, данным списком будет заполнен весь выделенный диапазон ячеек. Для того, чтобы добавить свой список, нужно выполнить такую последовательность действий.

1. Делаем переход во вкладку «Файл».



2. Переходим в раздел «Параметры».



3. Далее, перемещаемся в подраздел «Дополнительно».



4. В блоке настроек «Общие» в центральной части окна жмем на кнопку «Изменить списки…».



5. Открывается окно списков. В левой его части расположены уже имеющиеся списки. Для того, чтобы добавить новый список записываем нужные слова в поле «Элементы списка». Каждый элемент должен начинаться с новой строки. После того, как все слова записаны, жмем на кнопку «Добавить».



6. После этого, окно списков закроется, а при повторном его открытии пользователь сможет увидеть те элементы, которые он добавлял уже в окне активных списков.



7. Теперь, после того, как вы в любую ячейку листа внесете слово, которое являлось одним из элементов добавленного списка, и примените маркер заполнения, выделенные ячейки будут заполнены символами из соответствующего списка.

Как видим, автозаполнение в Экселе является очень полезным и удобным инструментом, который позволяет значительно сэкономить время на добавлении одинаковых данных, повторяющихся списков, и т.д. Преимуществом этого инструмента является и то, что он настраиваемый. В него можно вносить новые списки или изменять старые. Кроме того, с помощью автозаполнения можно произвести быстрое заполнение ячеек различными видами математических прогрессий.

Программа Excel позволяет не только обрабатывать большие объемы данных, но и благодаря различным инструментам и функциям, делать это максимально быстро и эффективно. В данной статье мы разберем, каким образом работает автозаполнение ячеек данными.

Принцип работы автозаполнения

Для того, чтобы выполнить автозаполнение в Эксель нужно использовать так называемый маркер заполнения. Делается это достаточно просто:

1. Наводим указатель мыши на нижний правый угол ячейки, информацию из которой хотим размножить.
2. Должен появиться черный плюсик, который и является маркером заполнения. Зажав левую кнопку мыши тянем его вниз/вверх/вправо/влево – в зависимости от того, какое направление нам нужно (в нашем случае – вниз).
3. Остановившись на ячейке, до которой хотим выполнить автозаполнение, отпускаем кнопку.

Примечание: заполнение ячеек с помощью маркера зависит от того, какие данные содержатся в исходной. В нашем случае это текстовое значение, которое было просто скопировано.

Автоматическое заполнение числами

Одним из самых распространенных примеров применения автозаполнения является ввод подряд идущих чисел. Допустим, нам нужно выполнить нумерацию от 1 до 25. Чтобы не вводить значения вручную, делаем так:

1. Пишем в самой верхней ячейке будущего списка единицу. Затем по описанному выше принципу воспользуемся маркером заполнения, протянув его вниз на 25 строк.
2. В результате, во всех ячейках получаем цифру 1. После этого щелкаем на появившийся значок справа от заполненного диапазона и в предложенном перечне выбираем команду “Заполнить”.
3. Всего в несколько кликов нам удалось автоматически ввести в выделенные ячейки числа от 1 до 25, что и требовалось.

Альтернативный способ

Во время протягивания маркера заполнения вниз вместе с зажатой левой копкой мыши, также, удерживаем клавишу Ctrl. Рядом с привычным значком в виде черного плюсика при этом должен появиться еще один плюсик поменьше – слева и сверху.

После этого числа сразу же заполнятся по порядку, и необходимость использовать меню с параметрами автозаполнения отпадает.

Заполнение значений математической прогрессии

С помощью автозаполнения можно максимально быстро составить ряд прогрессии, правда, только арифметической.

1. Печатаем в начальной ячейке будущего ряда первое числовое значение, в соседней – второе число с учетом шага прогрессии.
2. Выделив обе ячейки воспользуемся маркером заполнения, который появится внизу последней (в нашем случае – нижней).
3. Все готово, мы продолжили ряд арифметической прогрессии с заданным шагом, равным двум.

Примечание: Если в первых двух ячейках указать числа 1 и 2, то мы получим еще один способ заполнения числовых значений по порядку (прогрессия с разностью – один).

Использование функции “Заполнить”

Выполнить автозаполнение в Excel можно с помощью специального инструмента “Заполнить”. Алгоритм действий следующий:

1. Вносим информацию в исходную ячейку. После этого любым удобным способом (например, с помощью зажатой левой кнопки мыши) выделяем область ячеек, к которой хотим применить автозаполнение.
2. В группе инструментов “Редактирование” главной вкладки щелкаем по значку в виде стрелке вниз (это и есть функция “Заполнить”). Откроется перечень возможных вариантов, среди которых выбираем тот, который нужен (“вниз” в нашем примере).
3. Получаем автоматически заполненный диапазон ячеек.

Заполнение ряда прогрессии

С помощью функции “Заполнить” можно, в т.ч., продолжить ряд прогрессии:

1. Как и в алгоритме выше, указываем в начальной ячейке первое значение. Затем выделяем требуемый диапазон, кликаем по инструменту “Заполнить” и останавливаемся на варианте “Прогрессия”.
2. Настраиваем параметры прогрессии в появившемся окошке:
   • т.к. мы изначально выполнили выделение, уже сразу выбрано соответствующее расположение, однако, его можно изменить при желании.
   • выбираем тип прогрессии: арифметическая, геометрическая, даты, автозаполнение. На этот раз остановимся на геометрической.
   • указываем желаемый шаг.
   • заполняем предельное значение. Не обязательно – если заранее был выбран диапазон. В противном случае, указать конкретное число необходимо.
   • в некоторых ситуациях требуется выбрать единицу измерения.
   • когда все параметры выставлены, жмем OK.
3. Все готово, мы получили ряд чисел геометрической прогрессии с учетом выполненных настроек.

Автозаполнение ячеек формулами/функциями

Еще один распространенный пример использования автозаполнения – быстрое копирование формул/функции. При это учитываются относительные и абсолютные ссылки, содержащиеся в исходной ячейке.

Допустим, у нас есть перечень товаров, их стоимость и продажи в шт. Необходимо посчитать итоговую выручку по каждой позиции:

1. В первой ячейке результирующего столбца пишем формулу в виде произведения цены на количество проданных штук. В нашей таблице – ставим знак “=” (любая формула должна начинаться со знака “равно”) и перемножаем соответствующие ячейки: =B2*C2.Подробнее с выполнением данного действия можно ознакомиться в нашей публикации – “Как умножать в Экселе: числа, ячейки, столбцы, формула, функция”.
2. Нажав клавишу Enter на клавиатуре получаем результат. Теперь остается только воспользоваться маркером заполнения, чтобы растянуть/скопировать формулу на оставшиеся строки.
3. Расчет выручки по каждому товару готов.Выбрав произвольную ячейку из автоматически заполненного диапазона мы можем убедиться в том, что формула скопирована с учетом типа ссылок (в данном случае они являются относительными).

Другие виды автозаполнения

Возможности Эксель позволяют выполнить автозаполнение по порядку не только чисел, но и других подходящих для этого значений. При этом план действий остается тем же.

Даты

1. Вводим дату в исходной ячейке. Затем тянем маркер заполнения в выбранном направлении (допустим, вправо).
2. Получаем подряд идущие даты в выделенном диапазоне.
3. Также вместо маркера можно воспользоваться функцией “Заполнить”, предварительно выделив диапазон элементов в нужном направлении и выбрав его же в доступных вариантах.

Примечание: формат ячеек при этом можно настроить на наше усмотрение.

Дни недели/месяцы

Аналогичным образом выполняется автоматическое заполнение ячеек по дням недели или названиям месяцев (на скриншоте).

Произвольные значения

Иногда в определенный диапазон ячеек требуется ввести однотипные данные с изменением содержащегося числового значения по возрастанию. Например, это может быть список адресов.

При протягивании значения из исходной ячейки на другие, мы видим, что меняется только номер дома: 2, 3, 4, 5 и т.д.

Создаем собственные списки

Если необходимого варианта автозаполнения в программе Excel нет, его можно создать вручную. В данном случае руководствуемся следующим планом действий:

1. Открываем меню “Файл”.
2. В перечне слева выбираем пункт “Параметры”.
3. В открывшихся параметрах переходим в подраздел “Дополнительно”. Пролистываем содержимое в правой части окна, находим группу “Общие”, в которой щелкаем по кнопке “Изменить списки…”.
4. На экране отобразится окошко со стандартными списками. По умолчанию должен быть выбран пункт “НОВЫЙ СПИСОК” (если это не так, отмечаем его вручную). Чтобы создать свой, щелкаем внутри поля “Элементы списка”, после чего по порядку добавляем нужные значения, каждое из которых должно начинаться с новой строки. Когда все готово, щелкаем “Добавить”.
5. Созданный список появится в перечне слева. Теперь окно можно закрыть. Также выходим из параметров программы.
6. Пишем в свободной ячейке любое слово из созданного списка, после чего можно воспользоваться маркером заполнения.Получаем диапазон ячеек, заполненных с учетом расположения значений в нашем списке. Причем сделано это циклически, т.е. после последнего слова снова начинается первое – и так до последнего элемента выделенной области.

Заключение

Таким образом, благодаря автозаполнению процесс ввода однотипных данных в Экселе можно максимально ускорить, что делает эту функцию одной из самых полезных и незаменимых практически для каждого пользователя. А это значит, что потраченное на изучение данного инструмента время в дальнейшем неоднократно окупится.

Every day in business or any other field lots of information are there that are required to store for future use. For anyone, it is very difficult to remember that information for a long time. Earlier data and information are stored in a form of a registrar, file, or by paperwork but finding it may be difficult for us. It takes a lot of time. To resolve this issue Microsoft brings a software called MS Excel.  

Microsoft Excel is a software that allows users to store or analyze the data in a proper systematic manner. It uses spreadsheets to organize numbers and data with formulas and functions. MS Excel has a collection of columns and rows that form a table. Generally, alphabetical letters are assigned to columns, and numbers are usually assigned to rows. The point where a column and a row meet is called a cell. Generally, it is used to keep records, data in various fields of business.  

Features of MS Excel:

1. Auto calculate: This helps you to calculate a group of data and it automatically shows the result in the status area. You can also create your own formulas.
2. Shared: You can share your data file over a network.
3. Templates: It gives us a variety of elegantly designed templates for your home or business purpose.
4. Excel Charts: Excel charts help to convey your information in a very easy way. If you choose charts wisely and formatting them cleanly, you can deliver a lot of information to them.
5. Conditional Formatting: It helps users to focus quickly on important topics of data or to highlighted errors and to identify important patterns in data.
6. Sorting and Filtering: It is used to sort or filter data according to your need.  You can also reorder the data. It saves your time a lot.
7. Toolbars: It has a Collection of buttons that provide one-click access to commonly used commands such as Save, undo, and many more.
8. Ribbon: It has commands and controls organized tasks in Tabs and groups.

What is AutoFill Handle feature in MS Excel?

Microsoft Excel has a special feature call Fill Handle which files the data automatically with a specific pattern. Basically, The Fill Handle tool completes the incomplete entries of data by recognizing the pattern.  It is an inbuilt excel feature that is enabled by default settings. You can extend a series of dates, times, numbers, and text combinations to the desired number of cells by just writing the first two entries.

Some images of the fill handle are: 

Using Fill Handles in MS Excel?

Follow the below steps to use the AutoFill feature in Excel:

Step 1: First Enter the first two entries of your data in the first two cells. For example, entered 1 and 2 in cells A1 and A2.

Step 2: Next select both the cells as shown in figure 5.

Step 3: Now hover the mouse over the bottom-right edge of the rectangle window. You will notice that the cursor will immediately change to a plus (+) icon as shown in figure 6.

Step 4: Next drag the cross (+) icon down below 20 or according to your need.

As you can see in the below figure, the Fill handle feature will automatically identify the pattern type and fill the entries for you.

You can also copy same the data in the adjacent column using ” + “ icon as shown in figure 9.

Step 5: Drag the ” + ” icon sidewise as shown in figure 10.

All data will be copied automatically to the adjacent row.

Step 6: To open the AutoFill Option, click on the highlighted small button as shown below:

Step 7: After clicking the highlighted button a dialog box will open where you can select different auto-fill options.

Step 8: Check the option as per your need.

1. Copy Cell: This feature helps you to copy and paste the selected dragged cells.
2. Fill Series:  It is the default option. It auto-fills the dates based on their pattern.
3. Fill Without Formatting: This features auto-fills the cells by identifying the pattern type and it does not copy the cell’s formatting.
4. Fill Days: This feature auto-fills the cells with days.
5. Fill Weekdays: This option auto-fills the cells with weekdays only and eliminates the weekends.
6. Fill Months: This feature fills the cells with incrementing months.
7. Fill Years: Fill Years option fills the cells with the incrementing years. Therefore the day number and month number will be the same for all the cells.

Examples of Using Fill Handle in Excel:

Example 1: Autofill Month Names

Follow the below steps to autofill the name of the month in excel: 

Step 1: In the first cell Enter the full month name i.e. ” January “ as shown in the below figure:

Step 2: Now select the first cell and hover the move over the bottom-right edge of the rectangle window. You will note the cursor will change to plus (+) icon sign.

Step 3: Drag the “+” icon down.

As you see in the below image, Month names are automatically displayed in the cells.

Example 2: Autofill Dates and Days

Follow the below steps to autofill dates and days in Excel: 

Step 1: In the first cell Enter the date and weekday i.e. ” 20 – 08 – 2021 ” and ” Friday  ” as shown below:

Step 2: Now select the cell (A3 and B3 ) and hover the move over the bottom-right edge of the rectangle window. You will note the cursor will change to plus (+) icon sign.

Step 3: Drag the “+” icon down.

As you see in the below image, dates and days are automatically display in the cells.

These are some features of Autofill in MS Excel.

Мгновенное заполнение в Microsoft Excel – одна из функций, появившихся в последних версиях программы. Ее основное предназначение заключается в анализе сокращений, которые применяет пользователь при дублировании значения одной ячейки в другую. Один из примеров – сокращение полных имен в списке до необходимого формата, что я и рассмотрю в следующей инструкции.

Как мгновенно заполнить ячейки в Microsoft Excel

Начну с того, что Экселю необходимо обязательно знать закономерность, на основе которой он и будет осуществлять мгновенное заполнение ячеек. Например, у вас есть список месяцев с полными названиями, но вы хотите сократить их до трех букв. Значит, в ячейке напротив стоит написать «Янв» и активировать мгновенное заполнение для всей таблицы. Программа сразу поймет, как именно вы хотите сократить написание, поэтому оставит для всех остальных строк тоже только первые три буквы.

Более сложный вариант состоит как раз в использовании сокращений имени фамилии и отчества, о чем уже было сказано во вступительном абзаце. Давайте я рассмотрю его более детально, чтобы вы понимали принцип работы инструмента.

1. Откройте таблицу и начните с первой строки, введя такое сокращение, которое вы хотите видеть во всем остальном списке. Обратите внимание на следующий скриншот, чтобы понять, какой именно путь выбрал я в своем примере.

2. Перейдите к следующей строке и введите первую букву. Автозаполнение, включенное в Excel по умолчанию, должно предложить варианты сразу для всех ячеек таблицы. Если этого не произошло, останьтесь на первой строке с сокращением и нажмите сочетание клавиш Ctrl + E для применения опции мгновенного заполнения.

3. Посмотрите на результат и убедитесь в том, что у вас получилось справиться с поставленной задачей. Можете поэкспериментировать с разными сокращениями, чтобы протестировать инструмент более детально.

4. В блоке с мгновенным заполнением появится кнопка, отвечающая за открытие панели с дополнительными действиями. Так вы сможете отменить заполнение, принять предложения для ввода данных или выделить все измененные ячейки.

Если предложенный вариант вам не подходит, например, не работает сочетание клавиш или не появляются варианты для заполнения, можно пойти немного другим путем. Для данной опции на панели с инструментами есть своя кнопка, которая и активирует действие мгновенного заполнения.

1. Создайте первую строку с сокращенным вариантом и перейдите на вкладку «Данные».

2. Нажмите кнопку с названием «Мгновенное заполнение».

3. Обратите внимание на то, что инструмент вступил в силу, таблица заполнена, а вы сэкономили значительное количество времени.

Решение некоторых проблем

В завершение быстро расскажу о том, что делать, если при редактировании ячеек не появляются варианты для мгновенного заполнения или по каким-то причинам данный инструмент не работает даже путем нажатия по соответствующей кнопке. Самая распространенная причина – отключенная функция в настройках. Ее проверка выполняется следующим образом:

1. Перейдите на вкладку «Файл».

2. Откройте список параметров программы, щелкнув по строке с соответствующим названием.

3. Выберите раздел «Дополнительно» и убедитесь в том, что в категории «Параметры правки» установлены галочки напротив пунктов «Автозавершение значений ячеек» и «Автоматически выполнять мгновенное заполнение».

Если пункта с мгновенным заполнением вы не нашли, значит, используете старую версию Microsoft Excel и данный инструмент попросту недоступен. Установите обновление, если есть такая возможность.

Еще одна проблема – программа не может понять, как именно вы хотите использовать мгновенное заполнение. Если это так, на экране появится ошибка с соответствующим содержанием. Не закрывайте ее сразу, а прочитайте описание и сделайте все так, как пишут разработчики.

Используйте мгновенное заполнение в Microsoft Excel в своих целях, оптимизируя и значительно ускоряя рабочий процесс. Если исходные данные после сокращения вам не нужны, просто удалите их, чтобы сэкономить место в электронной таблице.

Для упрощения работы в Excel существует множество полезных функций. Зачастую работать с таблицами и вносить большое количество данных вручную отнимает время и силы. Именно для упрощения этой задачи разработчики программного обеспечения Эксель внедрили функцию «Автозаполнение ячеек». С ее помощью можно автоматизировать процесс внесения данных в таблицы и сделать так, чтобы система автоматически подставляла необходимые данные и ускоряла процесс работы и проведения сложных подсчетов.

Принцип работы автозаполнения

Если у вас при работе возникла необходимость прибегнуть к автозаполнению ячеек, вам нужно использовать «Маркер заполнения». Для использования этой функции следуйте следующему алгоритму:

• Выберите нужную ячейку (с которой будет начинаться автозаполнение) и переместите курсор в ее правый нижний угол.

• Дождитесь появления черного плюсика (это и есть «маркер заполнения»). Зажмите на нем левую кнопку мыши и потяните вниз (или вверх, вправо или влево – в зависимости от того, какое направление вам нужно заполнить).

• Тяните плюсик до той ячейки, которая станет последней для автозаполнения и отпустите кнопку мыши.

Автозаполнение ячеек с помощью «Маркера заполнения» варьируется в зависимости от данных. В нашем примере приведен текст, который был скопирован в другие ячейки. Если вместо текста подставить цифры и выбрать «Запустить процесс» – все ячейки будут по порядку пронумерованы.

Автоматическое заполнение числами

Применяя способ «Маркера» для заполнения таблицы числами автоматически можно добиться простановки подряд идущих чисел в нужных клетках. Рассмотрим применение этой функции на примере чисел от 1 до 25. Вместо того чтобы расставлять 25 цифр вручную, воспользуйтесь следующим способом:

• В первой ячейке введите цифру 1 и нажмите на крестик в правом нижнем углу ячейки, потянув его вниз до 25 строки.

• Отпустите кнопку мыши. После заполнения во всех ячейках выставляется автоматически цифра 1. Справа от ячейки появился значок, нажмите на него и из выпадающего списка выберите «Заполнить».

• Вот таким простым способом можно быстро заполнить ячейки в Excel нужными вам цифрами, что может значительно сэкономить время.

Использование функции “Заполнить”

Чтобы использовать «Автозаполнение» вы также можете прибегнуть к специальной функции «Заполнить». Для этого следуйте следующей инструкции:

• Внесите в определенную ячейку нужную вам информацию и выберите область клеток, которые вам необходимы, зажав левую кнопку мыши.

• Во вкладке «Главная» перейдите в группу инструментов и выберите «Редактирование». Нажмите на кнопку со стрелочкой вниз (это и есть инструмент «Заполнить»).

• Таким образом, также можно использовать автозаполнение в таблицах Эксель, это альтернативный способ указанному ранее.

Автозаполнение ячеек формулами/функциями

Если вы являетесь более продвинутым пользователем, вы можете воспользоваться другой, также распространенной опцией для введения и расстановки данных автоматически. Эта опция позволяет заполнять ячейки с помощью формул. В этом случае учитываются относительные и абсолютные ссылки, которые находятся в определенной ячейке.

К примеру, у вас имеется собственный магазин или вы наемный бухгалтер. Перед вами стоит задача посчитать выручку за определенные товары, при этом вы имеете стоимость каждой позиции и их продажи. Подсчитать итог можно следующим образом:

• В строке формул вводим следующую комбинацию =B2*C2 (произведение цены на количество проданных единиц).

• Введя формулу, нажмите Enter. В поле «Выручка» появился результат умножения. Теперь в нижнем правом углу этой ячейки зажмите крестик левой кнопкой мыши и протяните вниз на все необходимые строки.

• В таблице появился результат автозаполнения для всех ячеек, и вы можете увидеть итоговую выручку по каждой позиции.

• Если вы нажмете на произвольную ячейку, то станет понятно, что программа подставила автоматически верную формулу для каждого товара отдельно.

Обратите внимание! Все формулы в Excel должны начинаться со знака равно, без него формула становится просто текстом без дальнейшего действия.

Автозаполнение в Excel из списка данных

При работе с вводом множества данных зачастую возникает необходимость ввести не только цифры или дни, но и другие данные, которых в стандартных списках нет. К примеру, необходимо ввести названия нескольких десятков городов в определенном порядке, наименование различных товаров или имена.

• Для введения автоматически таких данных вначале нужно создать список с названиями городов (или других данных) в нужном вам порядке. Для этого пройдите во вкладку «Файл», затем в раздел «Параметры», оттуда перейдите во вкладку «Дополнительно» и выберите раздел «Общие», нажмите «Изменить списки».

• Вы видите уже созданные списки, это стандартный набор, который не всегда оказывается достаточным для продуктивной работы.

• Если ни один вам не подходит – создайте собственный. В поле «Элементы списка» вы можете прописать вручную нужные вам данные для нового списка (в примере – названия городов). Если данных много, предварительно создайте отдельный лист в Эксель с этими данными и скопируйте ссылку на созданный лист с данными, а затем вставьте ее в поле «Импорт».

• Нажмите «ОК». Ваш список создан и сохранен. Вернитесь на рабочий лист. Теперь вы можете быстро заполнить ячейки необходимыми данными из нового списка.

Автозаполнение дат с помощью мыши

Если у вас возникла необходимость продлить список дат – воспользуйтесь следующей подсказкой:

• Введите нужную вам дату в ячейку.
• Нажмите на ячейку.
• В правом нижнем углу зажмите левую кнопку мыши и протяните в необходимом направлении на нужное количество клеток. Вам открылся список сбоку, выберите в нем опцию «Заполнить».

• Если вам нужно составить график платежей, которые поступают 15-го и последнего числа каждого месяца, выберите ячейку с цифрой 15 и 31 и протяните вниз.

При этом цифра 15 остается неизменной, а цифра 31 меняется автоматически в зависимости от количества дней в каждом определенном месяце.

Использование прогрессии

Если вручную переносить содержимое ячеек нет времени или желания, вы можете использовать специальную функцию для этого – прогрессию. Для ее применения следуйте следующей инструкции:

• Выделите нужную вам ячейку (для примера возьмем ячейку с цифрой 9).
• Перейдите во вкладку «Главная».
• Кликните на значок «Заполнить» (значок со стрелочкой вниз).
• Из выпадающего списка выберите опцию «Прогрессия».

• Вы можете настроить: расположение заполнения, тип прогрессии, шаг прироста для новых чисел и максимальное значение.

• Для примера укажем в качестве предельного значения число 15. Нажмите «ОК».

• Проделав все вышеуказанные манипуляции, вы получаете следующий результат:

Другие виды автозаполнения

Эксель – это практичная и полезная программа, позволяющая заполнить по порядку не только числа, но и другие схожие данные. Алгоритм действий тот же самый, что описан выше.

Введение дат

• Вводим нужную вам дату в ячейку и перемещаем «маркер заполнения» в нужном вам направлении – вниз, вверх, влево или вправо (для примера переместим его вправо).

• В таблице автоматически ввелись даты, идущие подряд.

• Тот же самый результат получается при использовании опции «Заполнить» вместо использования маркера.

Важно! Формат ячеек можно изменять в зависимости от наших целей.

С помощью этих же функций можно автоматически проставить в нужных ячейках дни недели или месяцы.

Создаем собственные списки

Если в процессе работы выяснилось, что нужного вам варианта автоматического заполнения данных нет в программе, вы можете создать подходящий вам самостоятельно. Следуйте следующей инструкции для этого:

• Пройдите в меню «Файл».

• Из перечисленного списка выберите «Параметры».

• Вам открылись все доступные параметры. Перейдите во вкладку «Дополнительно» и затем в группу «Общие». Выберите опцию «Изменить списки».

• Вам представлены все существующие стандартные списки. Выберите опцию «Новый список» и начните вводить нужные вам данные в поле «Элементы списка». Когда все значения введены, нажмите «Добавить».

• Созданный вами список с этого момента будет отображаться в перечне стандартных списков и будет готов к использованию. Выйдите из меню «Параметры».

• В нужной вам ячейке введите любое слово из вновь созданного списка и воспользуйтесь функцией «Маркер заполнения».

Таким образом, вы получаете ячейки, заполненные с учетом расположения значений в созданном вами списке. Заполнение производится циклически – после последнего слова из списка он воспроизводится заново, начиная с первого слова.

Как пронумеровать строки в Excel

Чтобы пронумеровать строки в Excel, следуйте этим подсказкам:

• Введите в любую ячейку цифру 1.
• Выделите нужным вам диапазон ячеек (воспользуйтесь «Маркером заполнения» и зажатой клавишей Ctrl одновременно).

Таким же способом можно пронумеровать столбцы в таблице Эксель.

Как задать список нечетных или четных чисел

• В ячейке D3 введите значение – к примеру 1, и в ячейке D4 – 3.
• Выделите ячейки D3 и D4.
• Наведите курсор мыши на квадратик в правом нижнем углу выделенных ячеек и протяните бегунок, зажимая клавишу Ctrl, до ячейки D12.

• Вы получаете список нечетных чисел.

Отличие версий программы Excel

Все указанные выше инструкции применяются для более новых версий Excel – 2007, 2010, 2013, 2016. В пакете 2003 года функция «Прогрессия» находится в другом разделе вкладки «Меню». Остальной принцип работы, указанный выше подходит для Excel 2003. Чтобы настроить заполнение ячеек в Microsoft Office Excel 2003, используя «Прогрессию», следуйте этой инструкции:

• Выберите нужную вам ячейку с числом.
• Перейдите во вкладку «Правка».
• Из выпадающего списка выберите опцию «Заполнить» и «Прогрессия».

• Далее вам откроется окно идентичное более новым версиям программы. Дальнейшие шаги совпадают с ранее описанными.

Заключение

Хоть освоение инструмента «Автозаполнение ячеек» может показаться сложным и долгим, всегда важно уметь им пользоваться, а время, потраченное на освоение этой функции, полностью окупится в последующей работе. Данная функция помогает оптимизировать процесс ввода однотипных данных, делая это за вас, что значительно экономит время.

Используя этот инструмент, можно автоматически вводить различные данные – от стандартных (даты, числа, дни недели) до нестандартных (путем создания собственных списков). Количество создаваемых списков неограниченно – вы можете сделать столько, сколько считаете нужным. Все созданные списки сохраняются и становятся доступными для последующей работы, при необходимости их можно удалить.