С давних пор
самыми сложными профессиями считались бухгалтер, инженер и статистик, так как
людям этих профессий приходилось выполнять громоздкие вычисления на
калькуляторе. При выполнении расчётов нужно было быть очень внимательным и аккуратным,
потому что даже из-за незначительной ошибки работа могла остановиться на целые
месяцы.
В аналогичной
ситуации были и студенты математических, экономических и других факультетов.
Каждый день им приходилось выполнять и сложные и довольно скучные вычисления.
Однажды в 1979г.,
сидя на лекции в Гарвардском университете студент финансового факультета Дэн Бриклин
наблюдал за преподавателем. Лектору приходилось нелегко. Мало того, что ему
нужно было обучить студентов и обеспечить наглядность материала, так ещё и
приходилось каждый раз стирать и переписывать большое количество данных в
таблице финансовой модели. У Бриклина появилась идея создать компьютерную
программу, «электронную таблицу», которая автоматически будет делать перерасчёт
всех данных при их изменении.
Он и его друг
Роберт Фрэнкстон, который разбирался в программировании, разработали первую
программу электронной таблицы, названную ими VisiCalc.
Вопросы:
Что
такое электронные таблицы?
Какие
данные можно вводить в ячейки таблицы?
Основные режимы
работы электронных таблиц.
Практически во
всех сферах деятельности используют электронные таблицы. Это и бухгалтерия, и
экономика, медицина, инженерные расчёты, составление различных сводок,
накладных, ведение домашнего хозяйства и многое другое.
Электронная
таблица
(сокращённо ЭТ) – это совокупность данных, представленных в виде таблицы.
Данные в таблице могут быть связаны формулой и автоматически пересчитываться,
когда формула изменяется. Таким образом, электронная таблица представляет собой
табличную модель структурирования, обработки и отображения информации.
Табличный
процессор
– это программа для работы с электронными таблицами. На сегодняшний день самыми
распространёнными процессорами являются Microsoft Excel и OpenOffice.org Calc.
С
помощью табличных процессоров можно решать следующие задачи:
· Создавать
электронные таблицы.
· Открывать,
редактировать и сохранять электронные таблицы в файле.
· Графически
представлять данные с помощью графиков и диаграмм.
· Вычислять и
анализировать данные, а также пересчитывать значения при изменении данных.
· Выводить на печать
электронные таблицы.
Рассмотрим интерфейс табличного процессора
Microsoft Excel.
После запуска на
экран выводится окно, при внимательном рассмотрении которого многие элементы
вам покажутся известными по опыту работы в том же Microsoft Word.
В самом верху вы
увидите строку заголовка, на которой отображается название программы и
документа, а также кнопки управления окном.
Интерфейс
процессора состоит из 4 основных частей – это панель быстрого доступа, панель
вкладок, строка формул и основное окно, представляющее собой таблицу.
Давайте
познакомимся поближе со всеми частями интерфейса.
В левой части
строки заголовков расположена Панель быстрого доступа. Название панели говорит
о том, что с её помощью мы можем получить быстрый доступ к важным командам. Вы
можете настроить данную панель, разместив на ней команды, которые вы будете
часто использовать.
Специалисты
компании Microsoft, после проведения ряда серьёзных исследований, объединили
наиболее часто используемые функции в «Ленту вкладок», сгруппировав их в
логические группы – «Главная», «Вставка», «Разметка страницы», «Формулы»,
«Данные» и так далее. Эти группы называются вкладками.
Рассмотрим
вкладки подробнее:
1.
Отдельно выделенная вкладка Файл находится в левой части ленты и
отвечает за самые главные действия, без которых вся остальная работа просто не
имеет смысла: создание и открытие документа, сохранение, печать, публикацию в
Интернете и пересылку по электронной почте созданного вами файла.
2. Вкладка
Главная используется в основном при работе с буфером обмена и при
форматировании.
3. Вкладку
Вставка часто используют при работе с графическими объектами, и в первую
очередь она полезна при создании диаграмм.
4.
Большинство инструментов, размещённых на вкладке Разметка страницы,
имеют прямое или косвенное отношение к настройкам печати документов.
5. Вкладка
Формулы позволяет вставлять и редактировать формулы, а также переключать
режимы отображения
6. Вкладка
Данные используется при обработке данных, в том числе полученных от внешних
источников.
7.
Для проверки правописания, работы с примечаниями, совместного использования и
защиты документов, а также для отслеживания редакторских изменений используют
утилиты, собранные на вкладке Рецензирование.
8. Далее следует вкладка
Вид. Группы вкладки содержат пиктограммы команд и меню для настроек
внешнего вида документа.
Строка формул располагается под
лентой и над основным окном. В ней отображается адрес ячейки и данные, которые
в неё введены. Здесь же данные можно редактировать.
Под строкой формул
расположен рабочий лист. Совокупность листов составляет рабочую книгу. В
Excel можно менять имена листов, а также можно удалять ненужные листы и
добавлять новые. Можно перемещаться по листам, нажимая на их ярлыки. Также в
окне имеются полосы прокрутки, которые позволяют перемещаться из одного места
активного листа в другое место, но в пределах активного листа.
Рабочий лист
представляет собой прямоугольник, разделённый на строки и столбцы, пресечение
которых образует ячейки. Столбец – это вертикально расположенная область
электронной таблицы. Столбцы обозначают буквами и сочетаниями букв латинского
алфавита. Например А, В и так далее; Z, AA, AB и так далее. Строка
– горизонтально расположенная область электронной таблицы. Строки нумеруются
числами. Всего в Excel 1.048.576 строк и 16.384 столбца.
Каждая ячейка
имеет свой адрес, который состоит из названия столбца и номера строки,
например: А5, В12. Называя адрес ячейки, в первую очередь указывают имя
столбца, а во вторую – номер строки.
Табличный курсор – это выделенный
прямоугольник, который можно поместить в любую ячейку. Ячейка, в которую
помещён курсор, называется текущей. Данные можно вводить и редактировать только
в текущей ячейке.
Диапазон ячеек – это группа
нескольких выделенных ячеек. Адрес диапазона состоит из адресов верхней левой и
нижней правой ячеек, разделённых двоеточием. Например: В2:В6 или С4:D18.
Под рабочей
областью расположена строка состояния, в которой отображаются сообщения о
текущем режиме работы таблицы, а также о возможных действиях пользователя.
Какие данные можно
вводить в ячейки электронной таблицы?
Данные могут быть
различны: это числа, текст или формулы. Возможности работы с данными определяются
их типом.
Excel
работает с данными следующих типов:
· числовые значения
(45; 8,3; );
· текстовые значения
(Школа №; 9 класс, ФИО);
· дата и время суток
(Январь 2016; 5.04.2017; 13:00);
· примечания («это
победитель в олимпиаде по информатике»);
· формулы (=СУММ(С6:С10)
или =В5*D5/F5);
· изображения и
объекты мультимедиа из файлов или коллекций клипов, фигуры и объекты WordArt;
· гиперссылки на
ресурсы Интернета и другие документы.
Рассмотрим основные типы данных более
подробно:
Текст. Для ввода текстовых
данных выделяют нужную ячейку, набирают текст и нажимают клавишу Enter. Excel
автоматически распознает текстовые значения и по умолчанию выравнивает их по
левому краю ячейки. Если соседние ячейки не заполнены, то Excel позволяет
отображать более длинный текст, перекрывающий расположенные справа ячейки. Если
в них уже размещены данные, видимое текстовое значение обрезается, но не
удаляется. Полностью текст можно увидеть в строке ввода при выделении ячейки
или при изменении ширины столбца.
Числа. Excel
автоматически распознаёт числовые значения и по умолчанию выравнивает их по
правому краю ячейки. Данные могут быть целыми (10), десятичными (8,5) или
обыкновенными дробями (7 ½).
Для
того, чтобы табличный процессор правильно обрабатывал вводимые данные, нужно
соблюдать следующие правила ввода:
· Для ввода числа в
ячейку ее выделяют с помощью мыши или клавиатуры, затем набирают число и
нажимают клавишу Enter.
· Дробную часть
числа от целой отделяют запятой.
· Если число
разделили точкой, то табличный процессор распознает его
как дату (например 1.06 воспринимается как 1 июня, а 12.36 – как декабрь 2036
года).
· Если требуется,
чтобы Excel сохранил в виде текста числа, даты и формулы, то вводить их
начинают с апострофа (например, если ввести в ячейку апостроф 55 – там появится
число 55, выровненное по левому краю без апострофа).
Редактировать
данные можно как в строке формул, так и в самой ячейке. Для замены содержимого
ячейку выделяют и вводят новые данные. Двойной щелчок мыши или нажатие клавиши
F2 позволяют редактировать данные прямо в ячейке. Приёмы редактирования не
отличаются от применяемых в текстовом редакторе.
Формулы. Табличный
процессор Excel выполняет все вычисления по формулам. В состав формул могут
входить числа, знаки математических операций, скобки, адреса ячеек и диапазонов,
а также стандартные встроенные выражения, называемые функциями.
Ввод формулы в
Excel начинают со знака “=”. Знак равенства является признаком начала
формулы. Он указывает табличному процессору на необходимость интерпретации
следующего за ним выражения в виде формулы. Ввод формулы завершают нажатием
клавиши Enter либо щелчком мыши по кнопке «птичка» в строке формул или по любой
свободной ячейке. После ввода формулы табличный процессор выполняет вычисления
и по умолчанию отображает в ячейке результат вычислений.
Для обозначения
арифметических операций используются следующие знаки: плюс (+), минус (–),
умножить (*), разделить (/), возведение в степень (^). Порядок выполнения
действий не отличается от принятого в математике: сначала вычисляются значения
функций и выполняются действия в скобках, затем – возведение в степень,
умножение и деление, и наконец – сложение и вычитание.
Пример. В ячейки В2, В3 и
В4 записаны числа 8, 9, 10, а в ячейки С2, С3 и С4 – числа 6, 18, 8.
Нам
необходимо:
· в ячейке D2 по
формуле (=В2+С2) найти сумму чисел;
· в ячейке D3 найти
результат вычисления по формуле (=В3*С3/9);
· в ячейке D4 найти
разность квадратов по формуле (=В4^2-С4^2).
Значения в
ячейках, содержащих формулы, изменяются автоматически, как только изменяются
входящие в формулу исходные данные. Для этого в формулах используют не сами
исходные данные, а ссылки на адреса ячеек, в которых эти данные находятся. По
умолчанию в ячейках с формулами отображаются не сами формулы, а результаты
вычислений по ним. При этом сама формула отображается в строке формул.
Основные
режимы работы электронных таблиц:
·
Режим
формирования таблицы, который предполагает заполнение и редактирование
документа.
· Режим отображения
таблицы. Для электронных таблиц может быть установлен режим отображения формул
и режим отображения значений (по умолчанию включён режим отображения значений).
Чтобы в Excel установить режим
отображения формул, нужно на вкладке “Формулы” в разделе “Зависимости Формул”
нажать кнопку “Показать формулы”.
· Режим выполнения
вычислений. Все вычисления начинаются с ячейки, расположенной на пересечении
первой строки и первого столбца электронной таблицы. Вычисления проводятся в
естественном порядке. Если в ячейке изменяются данные, то документ
пересчитывается заново. В Excel для выбора режима вычислений нужно
выполнить команды «Файл – Параметры – Формулы» и в разделе “Параметры
вычислений” нужно отметить пункт автоматически.
Важно запомнить:
·
Электронная
таблица
представляет собой табличную модель структурирования, обработки и отображения
информации.
·
Ячейка образуется на
пересечении столбца и строки. Содержимым ячейки может быть текст, число, формула.
·
Тексты
(надписи, заголовки, пояснения) нужны для оформления таблицы. Числовые
данные, введённые в ячейки таблицы, являются исходными данными для проведения
вычислений.
·
Табличный
процессор выполняет все вычисления по формулам. В состав формул могут
входить числа, знаки математических операций, скобки, адреса ячеек и
диапазонов, а также стандартные встроенные выражения, называемые функциями.
·
Выделяют
3 основных режима работы электронных таблиц: это режим
формирования таблицы, режим отображения таблицы и режим выполнения вычислений
План урока:
Понятие и назначение электронных таблиц
Рабочий лист и книга, ячейка и ее адрес, диапазон ячеек
Интерфейс MS Excel: строка заголовка, строка меню, панель инструментов
Типы данных в Excel
Виды ссылок: абсолютные и относительные
Встроенные функции и их использование
Диаграмма. Виды и порядок построения диаграммы
Понятие и назначение электронных таблиц
Электронной таблицей (табличным процессором) называют программное обеспечение, основными задачами которого являются создание, изменение, сохранение и визуализация данных, представленных в табличной форме.
Современные электронные таблицы выпускаются и поддерживаются разными коммерческими производителями, а также открытыми сообществами разработчиков, но основные функциональные возможности этих продуктов, представленные на первом рисунке, схожи.
Рисунок 1 – Основные функции электронных таблиц
Как правило, электронные таблицы предназначены для решения следующих задач:
— хранение разнородных данных в электронном виде в табличной форме;
— организация вычислений, выполняемых в автоматическом режиме;
— статистический анализ данных и поиск управленческих решений;
— построение графиков и диаграмм для наглядного представления данных;
— создание отчетов в форматах, удобных для последующей печати или распространения в сети.
Рабочий лист и книга, ячейка и ее адрес, диапазон ячеек
Электронные таблицы представляют собой строгую иерархическую конструкцию из книг, содержащих листы, каждый из которых разделен на пронумерованные строки и столбцы, по аналогии с архивными записями или бухгалтерскими книгами прошлого века, для замены которых была придумана этап программа. Далее работу с электронными таблицами мы будем рассматривать на примере Microsoft Excel.
Книгой в среде Excel называют файл, содержащий один или несколько листов с данными, часто объединенных по какому-то признаку, например, расписания занятий на каждый день недели.
Рабочий лист электронной таблицы – это базовый элемент Excel, представляющий собой отдельную таблицу, имеющую свое имя (заголовок), и свою внутреннюю адресацию. Именно на листах хранятся и редактируются данные, задаются формулы для расчетов и выводятся графики.
Адресация рабочего листа Excel задается в двумерной системе координат, где первой координатой является столбец листа, а второй – строка.
Ячейка Excel – это хранилище одного элемента данных таблицы, доступ к которому осуществляется по адресу ячейки – номерам столбца и строки, на пересечении которых находится ячейка. Например, ячейка, расположенная в столбце «B» строки «6», будет иметь адрес «B6».
Диапазоном ячеек называют прямоугольную область, охватывающую стразу несколько строк и/или столбцов. Такие области имеют составную адресацию. Например, диапазон, охватывающий столбцы от «A» до «E» и строки от «4» до «9» включительно, будет иметь адрес «A4:E9».
Интерфейс MS Excel: строка заголовка, строка меню, панель инструментов
Интерфейс электронной таблицы Excel видоизменяется с каждым выпуском, следуя общему стилю и функциональности всего пакета MS Office. Тем не менее некоторые ключевые элементы, такие как строка заголовка, меню и панель инструментов присутствуют в каждой версии.
Строка заголовка, помимо стандартных кнопок сворачивания/разворачивания/закрытия, присущих большинству программных окон, содержит название текущей открытой книги, что позволяет идентифицировать ее среди множества других открытых книг.
Рисунок 2 – Строка заголовка Excel
Под строкой заголовка располагается меню, в состав которого в стандартном режиме работы входят следующие разделы:
— «Файл»;
— «Главная»;
— «Вставка»;
— «Разметка страницы»;
— «Формулы»;
— «Данные»;
— «Рецензирование»;
— «Вид»;
— «Разработчик»;
— «Справка».
Рисунок 3 – Строка меню
При выполнении определенных задач состав меню может динамически видоизменяться, дополняясь новыми пунктами. Например, при редактировании диаграмм добавляются «Конструктор диаграмм» и «Формат».
Рисунок 4 – Динамически добавляемые пункты меню
На панели инструментов Excel, находящейся непосредственно под строкой меню, размещаются элементы управления, относящиеся к данному разделу. Пример содержимого панели приведен на рисунке.
Рисунок 5 – Фрагмент панели инструментов для пункта меню «Главная»
Типы данных в Excel
Мы уже выяснили, что в таблицах можно хранить разнородные данные, но, чтобы Excel мог их правильно отображать, сортировать и корректно обрабатывать в функциях, каждому элементу данных должен быть сопоставлен его тип.
Тип данных – это формальное соглашение о том, какой объем памяти будет занимать элемент данных, как он будет храниться, обрабатываться в формулах и преобразовываться в другие типы.
Основные типы данных Excel:
— число;
— текст;
— дата и время;
— логическое значение;
— формула.
В большинстве случаев тип данных определяется автоматически, но бывают ситуации, когда Excel «не понимает» что имел в виду пользователь, тогда формат данных (включающий тип и способ его представления) указывают вручную. Это можно сделать как для отдельных ячеек, так и для целых столбцов, строк или диапазонов. Функция выбора формата доступна из контекстного меню.
Рисунок 6 – Команда контекстного меню для выбора формата данных
В появившемся окне «Формат ячеек», в первой его вкладке «Число», можно указать формат данных.
Рисунок 7 – Окно «формат ячеек»
Не все форматы отвечают за разные типы данных. Например, форматы «Числовой», «Денежный» и «Финансовый» – это просто разные представления числового типа, определяющие количество знаков после запятой, правила вывода отрицательных чисел, разделители разрядов и пр.
Виды ссылок: абсолютные и относительные
Поскольку каждая ячейка, строка, столбец или диапазон имеют свой адрес, при составлении формул и выражений мы можем ссылаться на эти элементы.
Ссылка в Excel – это адрес элемента или группы элементов данных, заданный в абсолютном или относительном виде.
Относительная ссылка – это простой адрес вида «столбец, строка», используемый в качестве аргумента в формуле. Относительной она называется потому, что Excel запоминает расположение адресуемой ячейки относительно ячейки с формулой, и при изменении положения формулы на листе будет меняться и ссылка.
Примеры относительных ссылок: «B3», «F2», «AP34».
Абсолютная ссылка – это адрес вида «$столбец, $строка», ссылающийся на ячейку, позиция которой остается неизменной при перемещении ячейки с формулой. Допускается отдельно «фиксировать» столбец или строку, указывая перед ними знак «$».
Примеры абсолютных ссылок:
— на ячейку E32: «$E$32»;
— на столбец F: «$F2»;
— на строку 4: «A$4».
Порядок создания формулы в Excel
Рассмотрим шаги создания формулы на примере произведения чисел.
При правильном выполнении всех шагов, в ячейке C1 отобразится произведение чисел из ячеек A1 и B1. Более того, это произведение будет автоматически изменяться при изменении множителей.
Ошибки при вводе формул
При вводе новой формулы в ячейку, перед ее выполнением Excel осуществляет синтаксический анализ выражения и контроль входящих в него ссылок. Несоответствия приводят к выводу ошибки, которую необходимо устранить, прежде чем формула будет вычисляться.
Самые распространенные ошибки при вводе формул:
«#ДЕЛ/0!» – произошло деление на ноль или на пустую ячейку;
«#Н/Д» – один из аргументов функции в данный момент недоступен;
«#ИМЯ?» – некорректно задано название функции или аргумента;
«#ПУСТО!» – указанный диапазон не содержит ячеек;
«#ЧИСЛО!» – ячейка содержит значение, которое нельзя преобразовать в число;
«#ССЫЛКА!» – ссылка некорректна;
«#ЗНАЧ!» – один или несколько аргументов функции принимают недопустимые значения.
Встроенные функции и их использование
Программный пакет Excel не был бы таким эффективным и удобным инструментом, если бы не огромное количество встроенных функций, позволяющих пользователям, не являющимся ни программистами, ни математиками, решать задачи анализа данных разной степени сложности, приложив минимум усилий.
В списке встроенных представлены математические, логические, статистические и финансовые функции, операции обработки текста, дат и времени, процедуры взаимодействия с базами данных.
Для использования встроенных функций откройте раздел меню «Формулы». На панели инструментов появятся кнопка «Вставить функцию», а также библиотека функций с удобными рубрикаторами по типам решаемых задач.
Рисунок 13 – Библиотека функций на панели инструментов
Рассмотрим использование встроенных функций на конкретном примере.
Пример вычисления математической функции
Допустим, перед нами стоит задача определения среднего балла ученика по имеющемуся списку оценок.
Шаг 1. На пустом листе в столбце B создайте список дисциплин, а в столбце C – соответствующих им оценок. Под списком дисциплин разместите ячейку с текстом «Средний балл».
Шаг 2. Поместите курсор в ячейку столбца C, расположенную напротив ячейки с текстом «Средний балл». В меню выберите пункт «Формулы» и нажмите на панели инструментов кнопку «Вставить функцию».
Шаг 3. Из списка функций выберите «СРЗНАЧ» — вычисление среднего значения, и нажмите кнопку «ОК». Появится окно заполнения аргументов функции, в которое Excel уже автоматически вписал столбец оценок.
Шаг 4. Если автоматически выбранный диапазон вас не устраивает, его можно скорректировать вручную. В нашем случае в диапазон попала ячейка с адресом C9, в которой никаких оценок нет. Ограничьте диапазон строками с третьей по восьмую, просто выделив его мышью.
Шаг 5. Подтвердите выбор, нажав кнопку «ОК». В ячейке C10 при этом появится среднее значение.
Шаг 6. Выводимое значение получилось не очень красивым, ограничим его одним знаком после запятой. Для этого щелкните правой кнопкой мыши по ячейке и в контекстном меню выберите «Формат ячеек…»
Шаг 7. В появившемся окне выберите формат «Числовой», число десятичных знаков – 1.
Теперь расчет и отображение среднего балла работают как нам нужно.
Диаграмма. Виды и порядок построения диаграммы
Диаграмма в excel – это форма наглядного графического представления набора данных.
Доступ к панели инструментов «Диаграммы» осуществляется через меню «Вставка».
В Excel имеется множество шаблонов диаграмм, объединенных в группы, самые популярные среди которых:
— гистограммы;
— точечные диаграммы;
— графики;
— круговые диаграммы.
Рассмотрим пошаговый порядок построения диаграммы успеваемости по четвертям учебного года. В качестве наиболее подходящего вида диаграммы определим столбчатую (гистограмму).
Шаг 1. Дополните таблицу из предыдущего примера тремя столбцами оценок, сформировав тем самым аттестацию за четыре четверти. Над оценками проставьте номера соответствующих четвертей.
Шаг 2. Выделите на листе область, охватывающую все введенные данные и подписи.
Шаг 3. В меню «Вставка» — «Диаграммы» выберите первый элемент – «Гистограмма».
Шаг 4. Проверьте корректность создания диаграммы, при необходимости отмените шаги 2,3 и выделите диапазон заново.
Шаг 5. Измените название диаграммы. Щелкнув по нему мышью, введите «Успеваемость по четвертям».
Шаг 6. Слева на оси оценок мы видим значения 0 и 6. Таких оценок не бывает, поэтому исправим формат вывода. Наведите курсор мыши на ось оценок, нажмите правую кнопку и выберите «Формат оси…».
Шаг 7. В открывшемся окне параметров введите минимум – 1, максимум – 5, основные и промежуточные деления – 1.
Шаг 8. Добавьте к диаграмме таблицу оценок, нажав кнопку «+» в правом верхнем углу диаграммы и выбрав «Таблица данных».
Если вы все сделали правильно, то диаграмма будет выглядеть как на рисунке.
Поздравляем! Вы научились основам ввода, обработки и визуализации данных в программе Microsoft Excel.
Бесплатные шаблоны Excel упрощают создание электронных таблиц
Microsoft Excel — одна из наиболее многофункциональных и полезных программ в наборе приложений Office. Не важно, для чего вам понадобятся шаблоны Excel — для составления бюджета на следующий финансовый год, отслеживания складских запасов, планирования приемов пищи или создания черновика для фэнтези-футбола — вы найдете их среди множества шаблонов Microsoft Excel.
Просмотрите обширную коллекцию премиум-шаблонов Excel, доступных при подписке на Microsoft 365, или ознакомьтесь с большим выбором бесплатных шаблонов Excel. Например, если вам необходимо визуализировать данные на временной шкале, воспользуйтесь готовыми шаблонами диаграмм Ганта, которые можно настроить для конкретного проекта.
И это далеко не все возможности Excel. Если вам нужны шаблоны Excel для домашнего использования, обратите внимание на расписание или список домашних дел. Благодаря бесплатным шаблонам Excel вам больше не нужно будет помнить, чья очередь чистить ванную или мыть посуду, и нервничать из-за этого. Шаблоны электронных таблиц Excel также помогут вам в создании краткосрочных и долгосрочных бюджетов. Эти электронные таблицы содержат множество встроенных формул, которые автоматически заполняются после ввода первых нескольких строк. Какой бы список или диаграмму вы ни задумали, для них найдется шаблон Excel.
Конспект
урока «Электронные таблицы (на примере Exсel)»
Цель: Познакомить учащихся с электронной таблицей EXCEL, научить
вводить данные в числовой и текстовой информации, правильно записывать формулы.
Должны знать: Правила
создания, заполнения и сохранения электронной таблицы; методику оформления
электронной таблицы;
Должны уметь: вводить
информацию и редактировать электронные таблицы; форматировать и оформлять
таблицу; сохранять созданную или отредактированную таблицу;
Excel — это программа, входящая в
комплекс программ Windows Office, одна из наиболее популярных среди
пользователей. Представляет собой электронные таблицы, используется для ведения
небольших баз данных; экономических расчётов; компоновки, сортировки и
связывания информации; построения диаграмм и графиков. Программа проста для
применения, а для более опытных пользователей открываются возможности
применения сложных формул, анализа и программирования.
С давних пор самыми сложными профессиями считались бухгалтер,
инженер и статистик, так как людям этих профессий приходилось выполнять
громоздкие вычисления на калькуляторе. При выполнении расчётов нужно было быть
очень внимательным и аккуратным, потому что даже из-за незначительной ошибки
работа могла остановиться на целые месяцы.
Однажды в 1979г., сидя на лекции в
Гарвардском университете студент финансового факультета Дэн Бриклин
наблюдал за преподавателем. Лектору приходилось нелегко. Мало того, что ему
нужно было обучить студентов и обеспечить наглядность материала, так ещё и
приходилось каждый раз стирать и переписывать большое количество данных в
таблице финансовой модели. У Бриклина появилась идея создать компьютерную
программу, «электронную таблицу», которая автоматически будет делать перерасчёт
всех данных при их изменении.
Он и его друг Роберт Фрэнкстон,
который разбирался в программировании, разработали первую программу электронной
таблицы, названную ими VisiCalc.
Сегодня узнаем:
Что такое электронные таблицы?
Какие данные можно вводить в ячейки
таблицы?
Основные режимы работы электронных
таблиц.
Слайд — Практически во всех сферах
деятельности используют электронные таблицы. Это и бухгалтерия, и экономика,
медицина, инженерные расчёты, составление различных сводок, накладных, ведение
домашнего хозяйства и многое другое.
Электронная таблица (сокращённо
ЭТ) – это совокупность данных, представленных в виде таблицы. Данные в таблице
могут быть связаны формулой и автоматически пересчитываться, когда формула
изменяется. Таким образом, электронная таблица представляет собой табличную
модель структурирования, обработки и отображения информации.
Табличный процессор –
это программа для работы с электронными таблицами. На сегодняшний день самыми
распространёнными процессорами являются Microsoft Excel и OpenOffice.org Calc.
С помощью табличных процессоров можно
решать следующие задачи:
· Создавать
электронные таблицы.
· Открывать,
редактировать и сохранять электронные таблицы в файле.
· Графически
представлять данные с помощью графиков и диаграмм.
· Вычислять и
анализировать данные, а также пересчитывать значения при изменении данных.
· Выводить на
печать электронные таблицы.
Рассмотрим интерфейс табличного
процессора Microsoft Excel. Запустить Excel, и
рассказать структуру.
В самом верху вы увидите строку
заголовка, на которой отображается название программы и документа, а также
кнопки управления окном.
Интерфейс процессора состоит из 4
основных частей – это панель быстрого доступа, панель вкладок, строка формул и
основное окно, представляющее собой таблицу.
Рассмотрим интерфейс чуть подробнее.
Сверху, в левой части строки
заголовков расположена Панель быстрого доступа. С её помощью мы
можем получить быстрый доступ к важным командам.
Специалисты компании Microsoft, после
проведения ряда серьёзных исследований, объединили наиболее часто используемые
функции в «Ленту вкладок», сгруппировав их в логические группы –
«Главная», «Вставка», «Разметка страницы», «Формулы», «Данные» и так далее. Эти
группы называются вкладками.
Рассмотрим вкладки подробнее:
Первая вкладка Файл находится
в левой части ленты и отвечает за самые главные действия, без которых вся
остальная работа просто не имеет смысла: создание и открытие документа,
сохранение, печать, публикацию в Интернете и пересылку по электронной почте
созданного вами файла.
Вторая Вкладка Главная используется
в основном при работе с буфером обмена и при форматировании.
Третья Вкладка Вставка часто
используют при работе с графическими объектами, и в первую очередь она полезна
при создании диаграмм.
Четвертая вкладка Разметка
страницы, имеют прямое или косвенное отношение к настройкам печати
документов.
Пятая Вкладка Формулы позволяет
вставлять и редактировать формулы.
Шестая Вкладка Данные используется
при обработке данных.
Седьмая вкладка Рецензирование используется
для проверки правописания, работы с примечаниями и др.
Далее следует вкладка Вид.
Группы вкладки содержат пиктограммы команд и меню для настроек внешнего вида
документа.
Рабочий лист, рассмотрим что это
такое.
В Excel можно менять имена листов, а
также можно удалять ненужные листы и добавлять новые. Можно перемещаться по
листам, нажимая на их ярлыки.
Рабочий лист представляет собой
прямоугольник, разделённый на строки и столбцы, пресечение которых образует
ячейки.
Столбец – это
вертикально расположенная область электронной таблицы.
Строка –
горизонтально расположенная область электронной таблицы
Каждая ячейка имеет свой адрес,
который состоит из названия столбца и номера строки, например: А5, В12. Называя
адрес ячейки, в первую очередь указывают имя столбца, а во вторую – номер
строки.
Какие данные можно вводить в ячейки
электронной таблицы?
Данные могут быть различны: это
числа, текст или формулы. Возможности работы с данными определяются их типом.
Excel работает с данными следующих
типов:
· числовые
значения
· текстовые
значения
· дата и
время суток
· примечания
· формулы
· изображения
и объекты мультимедиа из файлов или коллекций клипов, фигуры и объекты WordArt;
Рассмотрим основные типы данных более
подробно:
Текст. Для
ввода текстовых данных выделяют нужную ячейку, набирают текст и нажимают
клавишу Enter. Excel автоматически распознает текстовые значения и по умолчанию
выравнивает их по левому краю ячейки.
Числа. Excel
автоматически распознаёт числовые значения и по умолчанию выравнивает их по
правому краю ячейки. Данные могут быть целыми (10), десятичными (8,5) или
обыкновенными дробями (7 ½).
Формулы. Табличный
процессор Excel выполняет все вычисления по формулам. В состав формул могут
входить числа, знаки математических операций, скобки, адреса ячеек и
диапазонов, а также стандартные встроенные выражения, называемые функциями.
Ввод формулы в Excel начинают
со знака “=”. Знак равенства является признаком начала формулы.
Ввод формулы завершают нажатием
клавиши Enter.
После ввода формулы табличный
процессор выполняет вычисления и по умолчанию отображает в ячейке результат
вычислений.
Для обозначения арифметических
операций используются следующие знаки: плюс (+), минус (–), умножить (*),
разделить (/), возведение в степень (^). Порядок выполнения действий не
отличается от принятого в математике: сначала вычисляются значения функций и
выполняются действия в скобках, затем – возведение в степень, умножение и
деление, и наконец – сложение и вычитание.
Основные режимы работы электронных
таблиц:
· Режим
формирования таблицы, который предполагает заполнение и редактирование
документа.
· Режим
отображения таблицы. Для электронных таблиц может быть установлен режим
отображения формул и режим отображения значений (по умолчанию включён режим
отображения значений). Чтобы в Excel установить режим отображения формул, нужно
на вкладке “Формулы” в разделе “Зависимости Формул” нажать кнопку “Показать
формулы”.
· Режим
выполнения вычислений. Все вычисления начинаются с ячейки, расположенной на
пересечении первой строки и первого столбца электронной таблицы. Вычисления
проводятся в естественном порядке. Если в ячейке изменяются данные, то документ
пересчитывается заново. В Excel для выбора режима вычислений нужно выполнить
команды «Файл – Параметры – Формулы» и в разделе “Параметры вычислений” нужно
отметить пункт автоматически.
Подведем итоги и запишем некоторые
определения:
· Электронная
таблица представляет собой табличную модель структурирования,
обработки и отображения информации.
· Ячейка образуется
на пересечении столбца и строки. Содержимым ячейки может быть текст, число,
формула.
· Тексты
(надписи, заголовки, пояснения) нужны для оформления таблицы. Числовые
данные, введённые в ячейки таблицы, являются исходными данными для проведения
вычислений.
· Табличный
процессор выполняет все вычисления по формулам. В состав формул
могут входить числа, знаки математических операций, скобки, адреса ячеек и
диапазонов, а также стандартные встроенные выражения, называемые функциями.
·
Выделяют 3 основных режима работы электронных таблиц: это
режим формирования таблицы, режим отображения таблицы и режим выполнения
вычислений
Урок
окончен. Спасибо за урок. До свидания.
Improve Collaboration with Real-Time Work Management in Smartsheet
Streamlining business processes, managing workflows, and enabling cross-functional collaboration is the key to the success of your project or organization. To ensure that your business reaches its goal and objectives in the most efficient way, consider using a tool that enables you to plan, manage, automate, and report on projects and processes in real-time, in one centralized location.
Smartsheet is an enterprise work execution platform that is fundamentally changing the way businesses and teams work. Over 80,000 brands and millions of information workers trust Smartsheet to help them accelerate business execution and address the volume and velocity of today’s collaborative work.
The familiar Smartsheet interface that is designed for how people actually work leads to rapid and broad adoption across your organization. Use self-service reports and dashboards in Smartsheet to provide real-time visibility into resources, status, and performance, so you can rapidly align operations with strategy.
Try Smartsheet to discover why millions of professionals around the world use it to move from idea to impact, fast.