Примеры для excel 2007

Excel 2007 в примерах, Карчевский Е.М., Филиппов И.Е., 2010.

  Запуск Microsoft Excel.
Для запуска Excel необходимо щелкнуть кнопку Пуск на панели задач в группе меню Программы выбрать пункт Microsoft Excel При запуске Excel на экране появляется окно с пустой таблицей. При первом запуске этот документ имеет стандартное имя Книга 1, которое указывается в строке заголовка.

Excel 2007 в примерах, Карчевский Е.М., Филиппов И.Е., 2010

Работа с функциями.
Подготовьте таблицу для расчета ваших еженедельных трат на поездки в городском транспорте:
1. В ячейку В1 введите »понедельник». В выделенной ячейке В1 в правом нижнем углу можно заметить маленький черный квадрат — Маркер заполнения. Если поместить курсор на маркер заполнения, курсор принимает форму черного крестика. Перетаскивание маркера заполнения приводит к копированию содержимого в соседние ячейки. Помимо копирования данных, функция автозаполнения позволяет создавать списки. В нашем случае, после того как вы введете в ячейку «понедельник” и произведете автозаполнение соседних ячеек, то вы получите список: «вторник», «среда» и т.д.

2. Выделите ячейку В1.

3. Подведите курсор мыши к маркеру заполнения, поймайте момент, когда курсор примет вид тонкого черного креста.

4. Удерживая нажатой левую кнопку мыши, переместите указатель на 6 ячеек вправо.

5. Выполните команду Главная/(Ячейки)Формат/Автоподбор ширины столбца. В этом случае ширина столбца будет соответствовать содержимому активной (выделенной) ячейки, или в случае, когда столбец предварительно был выделен, ширина столбца будет подобрана в соответствии с содержимым ячейки, содержащей самую длинную цепочку символов.

СОДЕРЖАНИЕ
ПЕРВЫЙ УРОК
Первое знакомство
Работа с диаграммами
Работа с формулами и функциями
Сортировка строк по столбцам
ВТОРОЙ УРОК
Работа со списками
Работа с диаграммами
Работа с функциями
ТРЕТИЙ УРОК
Работа с функциями
Сортировка
Шаблоны
ЧЕТВЕРТЫЙ УРОК
Фильтрация
Работа с диаграммами
Вычисления и функции
ПЯТЫЙ УРОК
Трехмерные ссылки
Консолидация данных
Работа с диаграммами
ШЕСТОЙ УРОК
Создание сводной таблицы
Функция «ЕСЛИ»
Работа с диаграммами
СЕДЬМОЙ УРОК
Диаграммы
Абсолютные и относительные ссылки
Использование фильтров
ВОСЬМОЙ УРОК
Зашита нескольких ячеек рабочего листа
Зашита рабочего листа за исключением нескольких ячеек
Проведение анализа документа
ДЕВЯТЫЙ УРОК
Таблицы подстановок
Анализ «что-если»
Работа со сценариями
Поиск решений
ДЕСЯТЫЙ УРОК
Базы данных в Excel.

Бесплатно скачать электронную книгу в удобном формате, смотреть и читать:

Скачать книгу Excel 2007 в примерах, Карчевский Е.М., Филиппов И.Е., 2010 — fileskachat.com, быстрое и бесплатное скачивание.

Скачать pdf
Ниже можно купить эту книгу по лучшей цене со скидкой с доставкой по всей России.Купить эту книгу

Скачать книгу Excel 2007 в примерах, Карчевский Е.М., Филиппов И.Е., 2010
— pdf — Яндекс.Диск.

Дата публикации: 19.04.2014 07:19 UTC

Теги:

учебник по информатике :: информатика :: компьютеры :: Карчевский :: Филиппов

Следующие учебники и книги:

  • Интеллектуальные системы, Концепция и приложения, Нечаев Ю.И., Дегтярев А.Б., 2011
  • MS EXCEL в расчетных задачах, Косовцева Т.Р., Петров В.Ю., 2010
  • Информатика и ИКТ, Методическое пособие, 3 класс, Бененсон Е.П., Паутова А.Г., 2012
  • Лира-САПР 2011, Гензерский Ю.В., Медведенко Д.В., Палиенко О.И., Титок В.П., 2011

Предыдущие статьи:

  • Аутентификация, Теория и практика. Обеспечение безопасного дотупа к информационным ресурсам, Афанасьев А.А., 2009
  • Технологии искусственного интеллекта, Потапов А.С., 2010
  • История и методология информатики
  • Разрушающие программные воздействия, Иванова М.А., 2011
Источник

Сборник практических заданий.

Тема «Табличный процессор MS Excel»

Автор:

Фоминых С.Ю.

Учитель информатики

ГБОУ РЦДО

Уфа, 2020

Практическая работа №1 в табличном процессоре MS Excel 2007.

Заполнение ячеек. Автозаполнение.

  1. Откройте MS Excel. (Пуск—Программы-Microsoft Office-Excel 2007)

  2. В ячейку В3 ввести цифру 1. С помощью автозаполнения заполнить ячейки числами от 1 до 27 (удерживая Ctrl, протянуть вниз за маркер до ячейки В29. Курсор меняется на ).

  3. Аналогично заполните числами от 10 до 36 диапазон ячеек С3-С29.

  4. В ячейке D3 ввести число 10, в ячейке D4 – 20. Выделить обе ячейки, используя маркер автозаполнения заполнить числами вниз до 270 с шагом 10 (выделить обе ячейки, протянуть вниз за маркер до ячейки D29. Курсор меняется на ).

  5. Аналогично заполнить числами от 1000 до -300, с шагом -50 (В первой ячейке записать число 1000, в следующей 950).

  6. Используя автозаполнение, создать следующую таблицу. Месяц и день недели заполняется с помощью маркера автозаполнения.

понедельник

вторник

среда

четверг

пятница

суббота

воскресенье

1

январь

10

10

-120

2,5

100

да

1000

2

февраль

20

20

-100

5,5

200

нет

2000

3

март

10

30

-80

8,5

300

да

3000

4

апрель

20

40

-60

11,5

400

нет

4000

5

май

10

50

-40

14,5

500

да

5000

6

июнь

20

60

-20

17,5

600

нет

6000

7

июль

10

70

0

20,5

700

да

7000

8

август

20

80

20

23,5

800

нет

8000

9

сентябрь

10

90

40

26,5

900

да

9000

10

октябрь

20

100

60

29,5

1000

нет

10000

11

ноябрь

10

110

80

32,5

1100

да

11000

12

декабрь

20

120

100

35,5

1200

нет

12000

  1. Используя инструменты в панели Главная оформить таблицу по образцу, используя:

    • шрифты, размер текста,

    • границу таблицы,

    • различные цвета, заливку ячеек,

    • числа в таблице – по центру.

  1. Поменяйте ширину ячеек, так, чтобы вся информация в ячейках просматривалась (Расширять столбцы между заголовками столбцов).

  2. Посмотрите итог в Предварительном просмотре. (Кнопка Office – Печать – Предварительный просмотр).

  3. Сохраните в своей папке.

Практическая работа №2 в табличном процессоре MS Excel 2007.

Создание таблиц. Использование формул.

  1. Откройте MS Excel. (Пуск—Программы-Microsoft Office-Excel 2007)

  2. С оздайте таблицу.
    Для заголовка таблицы объедините 5 ячеек. Аналогично объединить ячейки для «Итого по организации». (Выделить ячейки, в панели инструментов Главная нажать кнопку ).

Сводная ведомость по оплате

№

Ф.И.О.

Должность

Оплата за час. в руб.

Количество часов

Итого

1

Скворцова А.В.

Маляр 1 кат.

100

125

2

Семенова Г.И.

Маляр 2 кат.

90

109

3

Дубова З.Е.

Штукатур

80

97

4

Березкин М.Л.

Электрик

120

53

5

Котова Е.Е.

Каменщик

150

150

6

Бровкин М.М.

Каменщик

150

70

7

Лужин П.И.

Монтажник

200

55

8

Антонова Е.Б.

Слесарь

110

60

9

Семенов В.В.

Сантехник

130

30

10

Барков Н.И.

Сантехник

130

60

Итого по организации

  1. Оформите шрифтами, рамкой, выполните центровку.

  2. Заполните столбец «Итого» используя формулу =оплата за час*количество часов.
    (В первой ячейки столбца ввести знак =; щелкнуть по ячейке с цифрой 100; ввести знак *; щелкнуть по ячейке 125; нажать Enter)

  3. Заполнить оставшиеся ячейки, используя автозаполнение (вниз за маркер до ячейки D29. Курсор меняется на ).

  4. И того по организации посчитать с помощью функции Автосумма (Выделить ячейки, которые необходимо посчитать, в панели инструментов Главная нажать кнопку ).

  5. Посмотрите итог в Предварительном просмотре. (Кнопка Office – Печать – Предварительный просмотр).

  6. Сохраните в своей папке под именем «Ведомость».

Создание таблицы «Результат соревнований»

№ п/п

Фамилия Имя

Заплыв

Лучшее время, с

Среднее время, с

Отклонение, с

1

2

3

1

Лягушкин Иван

3,23

3,44

3,30

2

Моржов Саша

3,21

3,22

3,24

3

Китов Петя

3,17

3,16

3,18

4

Рыбин Максим

3,24

3,20

3,18

5

Черепахин Ян

3,56

3,44

3,52

Лучший результат соревнований, с

Среднее время участников соревнований, с

Максимальное отклонение, с

  1. В столбце «Лучшее время» записывается минимальный результат из трех заплывов (Функция МИН).

  2. В столбце «Среднее время» находится среднее арифметическое трех его заплывов (Функция СРЗНАЧ).

  3. В ячейку «Лучший результат соревнований» записывается минимальное время из столбца (Функция МИН).

  4. В столбце «Отклонение» записывается разность между лучшим временем спортсмена и лучшим результатом соревнований. (При автозаполнении использовать абсолютную ссылку).

  5. В ячейку «Максимальное отклонение» записывается максимальное значение столбца «Отклонение» (Функция МАКС)

Практическая работа №3 в табличном редакторе Excel.

Использование функций. Адресация.

Самостоятельно создайте таблицу учета продажи молочных продуктов.

№ п/п

Продукт

Цена, руб.

Поставлено, шт.

Продано, шт.

Осталось, шт.

Выручка, руб.

1

Молоко

57

100

100

2

Сметана

78

70

15

3

Творог

89

110

20

4

Йогурт

40

225

200

5

Сливки

66

45

20

Итого

  1. Остаток посчитать, используя формулу =Поставлено – Продано

  2. Выручку посчитать, используя формулу =Цена*Продано

  3. В каждом столбце посчитать Итого с помощью Автосуммы.

  4. Оформить рамкой, шрифтами.

  5. Вывести в Предварительном просмотре.

  6. Сохранить.

  1. Добавьте еще один столбец Подвоз, в котором будет отображаться потребность в закончившемся товаре.

  2. Столбец Подвоз заполнить используя функцию Если. Если оставшийся товар равен нулю, то вывести слово «Да» иначе «Нет». (Щелкнуть по кнопке , найти функцию Если, заполнить: логич_выражение Остаток=0; Значение если истина – «Да»; Значение если ложь – «Нет»).

№ п/п

Продукт

Цена, руб.

Поставлено, шт.

Продано, шт.

Осталось, шт.

Выручка, руб.

Подвоз,

шт.

1

Молоко

57

100

100

2

Сметана

78

70

15

3

Творог

89

110

20

4

Йогурт

40

225

200

5

Сливки

66

45

20

Итого

  1. Добавьте еще продукты: варенец, кефир, биойогурт, ряженка (Правой кнопкой мыши по строке, перед которой необходимо вставить новую строчку, Вставить-Строку).

  2. Заполнить данными, проверить, считается ли Итого. (Выделить ячейку, проверить диапазон подсчета).

  3. О тсортировать продукты по возрастанию. (1. Выделить таблицу с данными без шапки и Итого. 2. Сортировка и фильтр — Настраиваемая сортировка. 3.Выберите столбец, в котором находятся продукты, выберите сортировку от А до Я)

  4. Добавьте столбец Подтаварка. Под таблицей создайте запись Осталось до конца дня (ч.). В следующей ячейке укажите – «2» .

  5. Заполните столбец Подтаварка, при условии что подтаварка будет сегодня, если необходим Подвоз и до конца дня осталось больше 2 часов, иначе только завтра. Используя функцию ЕСЛИ и логическое условие И (пример И(В=«Да»; Е172)) . Чтобы при автозаполнении ссылка на ячейку со временем не изменялась, сделать ее абсолютной (пример $Е$17).

  6. Поменяйте время на 4 часа.

  7. Сохраните.

Практическая работа №4 в табличном редакторе Excel.

Создание диаграмм.

Создайте таблицу «Страны мира».

Страна

Столица

Население, тыс.чел.

Площадь, тыс. км2

Австрия

Вена

7513

84

Великобритания

Лондон

55928

244

Греция

Афины

9280

132

Афганистан

Кабул

20340

642

Монголия

Улан-Батор

1555

1565

Япония

Токио

1114276

372

Франция

Париж

53183

551

  1. Постройте круговую диаграмму, отражающую площади стран.

    1. Выделите столбцы Страна и Площадь, используя клавишу CTRL для выделения несмежных данных.

    2. Во вкладке Вставка – выберите Круговая.

  2. Аналогично постойте столбчатую диаграмму(гистограмму), отражающую площади стран. (Разместите диаграммы рядом с таблицей)

  3. По столбцам Страна и Население постройте линейную диаграмму.

    1. Разместите эту диаграмму на отдельном листе (Правой кнопкой мыши по диаграмме, Переместить диаграмму… на отдельный лист).

    2. Измените цену деления на вертикальной оси (Правой кнопкой мыши по левой оси, Формат оси…, в параметрах оси цена основных делений сделать фиксированной – 50000).

    3. Добавить подписи данных. (Правой кнопкой мыши по линии графика, Добавить подписи данных).

    4. Удалите легенду. (Легенда – это значение линии).

    5. Поменяйте цвет линии графика. (Правой кнопкой мыши, Формат ряда данных).

Источник

Microsoft Office Excel 2007

Электронные таблицы

Учебное пособие предназначено для освоения  начальных навыков
работы в MS Excel 2007. Пособие содержит описание основных операций создания
и обработки таблиц с помощью MS Microsoft Excel 2007

Составитель Воронкина Е.Г.

Ставрополь 2020

               


Содержание

1.      

Введение

3

2.      

Знаки
операции в электронных таблицах

3

3.      

Работа с
формулами

4

4.      

Окно MS Excel 2007

6

5.      

Копирование
и перемещение элементов электронной таблицы

7

6.      

Добавление
и удаление элементов электронной таблицы

7

7.      

Вставка
Дата/время

8

8.      

Форматирование
таблиц в MS Excel 2007

8

9.      

Формат
ячеек

10

10.  

Форматирование
строк и столбцов

10

11.  

Ошибки в
формулах

12

12.
 

Excel справочник

14

13.  

Практическая
работа № 1 «Начальные навыки работы в MS Excel 2007»

17

14.  

Практическая
работа № 2 «Основные понятия Excel. Создание и форматирование таблиц»

20

15.  

Практическая
работа № 3 «Организация расчетов в табличном процессоре Excel 2007»

30

16.  

Практическая
работа № 4 «Создание электронной книги. Абсолютная и относительная адресация»

47

17.  

Практическая
работа № 5 «Связанные таблицы. Расчет промежуточных итогов».

52

18.  

Практическая
работа № 6 «Подбор параметра. Организация обратного расчета»

62

19.  

Практическая
работа № 7 «Создание учебных тестов в MS Excel 2007»

69

20.  

Практическая
работа № 8 «Связи между файлами и консолидация данных в MS Excel 2007»

72

21.  

Практическая
работа № 9 «Составление отчета. Составление итоговых отчетов. Составление
консолидированных отчетов»

79

22.  

Контрольная
работа  по теме «Табель успеваемости по учебной дисциплине»

86

23.  

Контрольные
вопросы

100

Microsoft Office Excel 2007 представляет собой мощный табличный процессор, который широко
используется как рядовыми пользователями, так и специалистами узкого профиля
для работы с электронными таблицами.

Электронная таблица – это
информационная технология для профессиональной работы с данными, представляющая
собой аналог обычной таблицы и позволяющая производить разнообразные вычисления
с числовыми данными.

Каждая рабочая книга в Excel состоит из рабочих
листов. Лист состоит из ячеек, образующих строки и
столбцы. На одном листе может содержаться 1 048 576 строк и 16 384 столбцов.

Ячейка
— место пересечения столбца и строки.

Адрес
ячейки электронной таблицы составляется из
заголовка столбца и заголовка строки, например, Al,
F12.
Ячейка, с которой производятся какие-то работы (или могут производиться в
настоящий момент), обычно выделена рамкой и называется активной.

Формула
может содержать следующие элементы: операторы, ссылки
на ячейки, значения, функции, имена и должна начинаться со знака равенства
(=). Например, «=А3*В8+18» (кавычки не вводятся. Здесь и далее они для
выделения формулы). Вводится формула на английском языке.

Знаки операций:

+
сложение

* умножение

—
вычитание

/ деление

^
возведение в степень.

Вся формула
пишется в одну строку и обязательно должна начинаться со знака «=».

Например:
=2*21+3*32  =(55-1)^2

Сочетание клави  ш при работе с формулами

 

http://www.online-academy.ru/demo/excel/urok1/images/1.jpg

Копирование и перемещение

Чтобы скопировать данные из ячейки/строки/столбца,
нужно выделить необходимый элемент и по контекстному меню по нажатию правой
кнопки мыши выбрать пункт Копировать, затем Вставить, переместив
курсор и выделив нужное для вставки место. Также можно воспользоваться
сочетаниями клавиш Ctrl+Insert или Ctrl+C (для
копирования) и Shift+Insert или Ctrl+V(для
вставки), либо с помощью левой кнопки мыши с нажатой одновременно клавишей Ctrl«перетащить»
элемент в нужное место для получения там его копии, либо воспользоваться
соответствующими кнопками на панели Буфер обмена вкладки Главная.

Чтобы переместить данные из ячейки/строки/столбца,
нужно выделить необходимый элемент и по контекстному меню по нажатию правой
кнопки мыши выбрать пункт Вырезать, затем Вставить,
переместив курсор и выделив нужное для вставки место. Также можно
воспользоваться сочетаниями клавиш Shift+Delete или Ctrl+X
(для вырезания) и Shift+Inser tили Ctrl+V (для
вставки), либо просто перетащить на новое место элемент левой кнопкой мыши,
либо воспользоваться соответствующими кнопками на панели Буфер обмена
вкладки Главная.

Добавление
и удаление

Чтобы добавить новую ячейку на лист, нужно выделить место
вставки новой ячейки, по контекстному меню выбрать команду Вставить и
в появившемся окне Добавление ячеек выбрать нужный
вариант.

Чтобы добавить новую строку/столбец, нужно выделить
строку/столбец, перед которой будет вставлена новая/новый, и по контекстному
меню командой Вставить осуществить вставку элемента, либо
использовать команду Главная –Ячейки – Вставить.

Чтобы удалить строку/столбец, нужно выделить данный
элемент, и по контекстному меню командой Удалить, выполнить
удаление, либо применить команду Главная – Ячейки – Удалить. При
удалении строки произойдет сдвиг вверх, при удалении столбца – сдвиг влево.

Для удаления ячеек со сдвигом выберите из
контекстного меню команду Удалить и укажите способ
удаления.

Для удаления данных из ячеек воспользуйтесь
командой контекстного меню Удалить – Очистить содержимое. Также
на панели Редактирование вкладки Главная существует
кнопка Очистить, позволяющая выбрать, что именно вы хотите очистить в ячейке
(все, формат, содержимое, примечания).

Вставка
Дата/Время

ФОРМАТИРОВАНИЕ
ТАБЛИЦ В EXCEL 2007

Форматирование придает таблицам, созданным в табличном процессоре,
законченный вид и позволяет акцентировать внимание пользователей на нужных
деталях.

Изменение основных параметров формата

Основные средства для форматирования ячеек расположены на панелях Шрифт,
Выравнивание, Стили, Число, Ячейки вкладки  Главная, в
диалоговом окне

Рис.
2 Мини-панель форматирования

Формат
ячеек (открываемой
с панелей инструментов, либо из контекстного меню) и на мини-панели
(рис. 2), вызываемой при нажатии на ячейке правой кнопки мыши.

Рис.
3. Диалоговое окно Формат ячеек

Выделив
ячейку и вызвав диалоговое окно форматирования (рис. 3), можно применить
различные способы оформления ячеек.

Для
задания параметров шрифта (вид, начертание, цвет, размер,
видоизменение) можно использовать инструменты с мини-панели, с панели Шрифт
вкладки Главная, либо со вкладки Шрифт окна
Формат ячеек. Выравнивание текста в ячейках по горизонтали и
вертикали, наклон текста, перенос по словам, автоподбор ширины ячейки под
текст, объединение/разъединение можно задать с помощью кнопок панели Выравнивание
вкладки Главная, мини-панели, вкладки Выравнивание окна

Формат
ячеек.

Параметры
границ и заливки ячеек задаются на панели Шрифт, мини-панели,
вкладках Граница, Заливка окна Формат ячеек.
Формат представления данных в ячейках может быть задан на вкладке Число
окна Формат ячеек, либо на панели Число вкладки
Главная, либо на мини-панели.

Замечание.

Для
любой ячейки может быть задано всплывающее текстовое примечание, появляющееся
при наведении на ячейку курсора мыши. Чтобы добавить примечание к ячейке, нужно
применить команду Рецензирование – Примечания – Создать примечание. В
появившемся желтом окне нужно ввести текст примечания. Чтобы отредактировать
примечание, по правой кнопки мыши в контекстном меню ячейки выберите Изменить
примечание. Для удаления – выберите пункт Удалить
примечание в контекстном меню. Чтобы увидеть все примечания, заданные к
ячейкам, отобразите их на листе книги при помощи команды Рецензирование –
Примечания – Показать все примечания.

Форматирование строк и столбцов

Ячейки являются основополагающими элементами для задания
форматирования, поэтому основные параметры форматирования строк и столбцов
накладываются через команды форматирования ячеек.

Отдельно можно изменить параметры высоты строк и ширины столбцов.
Для этого необходимо выделить соответствующие строки/столбцы и перетащить мышью
границу: верхнюю для строки и правую для столбца. Для задания точного значения
высоты и ширины нужно использовать команды Главная – Ячейки – Формат –
Высота строки/Ширина столбца. Команды Главная – Ячейки – Формат –
Автоподбор высоты строки/Автоподбор ширины столбца позволяют
автоматически так подобрать значения соответствующих параметров, чтобы
введенный в ячейки текст был полностью отображен.

ОШИБКИ В ФОРМУЛАХ

Если при вводе
формул или данных допущена ошибка, то в результирующей ячейке появляется
сообщение об ошибке. Первым символом всех значений ошибок является символ #.
Значения ошибок зависят от вида допущенной ошибки.

Excel может
распознать далеко не все ошибки, но те, которые обнаружены, надо уметь
исправить.

Ошибка ####
появляется, когда вводимое число не умещается в
ячейке. В этом случае следует увеличить ширину столбца.

Ошибка #ДЕЛ/0!
появляется, когда в формуле делается попытка деления на нуль. Чаще всего это
случается, когда в качестве делителя используется ссылка на ячейку, содержащую
нулевое или пустое значение.

Ошибка #Н/Д!
является сокращением термина «неопределенные данные». Эта ошибка
указывает на использование в формуле ссылки на пустую ячейку.

Ошибка #ИМЯ?
появляется, когда имя, используемое в формуле, было удалено или не было ранее
определено. Для исправления определите или исправьте имя области данных, имя
функции и др.

Ошибка #ПУСТО!
появляется, когда задано пересечение двух областей, которые в действительности
не имеют общих ячеек. Чаще всего ошибка указывает, что допущена ошибка при
вводе ссылок на диапазоны ячеек.

Ошибка #ЧИСЛО!
появляется, когда в функции с числовым аргументом используется неверный формат
или значение аргумента.

Ошибка #ССЫЛКА!
появляется, когда в формуле используется недопустимая ссылка на ячейку.
Например, если ячейки были удалены или в эти ячейки было помещено содержимое
других ячеек.

Ошибка #ЗНАЧ!
появляется, когда в формуле используется недопустимый тип аргумента или
операнда. Например, вместо числового или логического значения для оператора или
функции введен текст.

Кроме
перечисленных ошибок, при вводе формул может появиться циклическая ссылка.

Циклическая
ссылка возникает тогда, когда формула прямо или
косвенно включает ссылки на свою собственную ячейку. Циклическая ссылка может
вызывать искажения в вычислениях на рабочем листе и поэтому рассматривается как
ошибка в большинстве приложений. При вводе циклической ссылки появляется
предупредительное сообщение

EXCEL
СПРАВОЧНИК

Создать

Кнопка «Office» |
Создать | Пустой лист

Открыть…

Кнопка «Office» |
Открыть

Сохранить

Панель быстрого
доступа | Сохранить

Сохранить

Кнопка «Office» |
Сохранить

Печать

Кнопка «Office» |
Печать | Быстрая печать

Предварительный просмотр

Кнопка «Office» |
Печать | Предварительный просмотр

Орфография…

Рецензирование |
Проверка орфографии | Проверка правописания

Справочные материалы

Рецензирование |
Проверка орфографии | Справочные материалы

Вырезать

Главная | Буфер
обмена | Вырезать

Копировать

Главная | Буфер
обмена | Копировать

Вставить

Главная | Буфер
обмена | Вставить

Формат по образцу

Главная | Буфер
обмена | Формат по образцу

Отменить

Панель быстрого
доступа | Отменить

Вернуть

Панель быстрого
доступа | Вернуть

Рукописные примечания

Рецензирование |
Рукописные данные | Начать рукописный ввод

Гиперссылка

Вставить | Связи |
Гиперссылка

Автосумма

Главная | Правка |
Автосумма

Автосумма

Формулы | Библиотека
функций | Автосумма

Сортировка по возрастанию

Данные | Сортировка и
фильтр | Сортировка от А до Я

Сортировка по убыванию

Данные | Сортировка и
фильтр | Сортировка от А до Я

Мастер диаграмм

Вставить | Диаграммы

Рисование

Эти команды доступны
в диалоговом окне «Средства рисования» при выборе или вставке фигуры.

Сводная таблица

Вставить | Таблицы |
Сводная таблица | Сводная таблица или диаграмма

Примечание

Рецензирование |
Примечания | Создать примечание

Автофильтр

Кнопка «Office» |
Параметры Excel | Настройка | Все команды | Автофильтр

Объединить и выровнять по центру

Главная |
Выравнивание | Объединить и поместить в центре

Денежный формат

Главная | Число |
Финансовый

Процентный формат

Главная | Число |
Процентный

Формат с разделителями

Главная | Число |
Числовой

Увеличить/ Уменьшить разрядность

Главная | Число |
Увеличить/ Уменьшить разрядность

Уменьшить/ Уменьшить отступ

Главная |
Выравнивание | Уменьшить/ Уменьшить отступ

Границы

Главная | Шрифт |
Границы

Диаграмма | Тип диаграммы

Работа с диаграммами
| Конструктор | Тип | Изменить тип диаграммы…

Диаграмма | Исходные данные

Работа с диаграммами
| Конструктор | Данные | Выбрать данные…

Диаграмма | Размещение

Работа с диаграммами
| Конструктор | Расположение | Переместить диаграмму…

Диаграмма | Размещение

Работа со сводными
диаграммами | Конструктор | Расположение | Переместить диаграмму…

Диаграмма | Добавить данные

Работа с диаграммами
| Конструктор | Данные | Изменить источник данных

Диаграмма | Добавление линии тренда

Работа с диаграммами
| Макет | Анализ | Линия тренда

Диаграмма | Объемный вид

Работа с диаграммами
| Макет | Фон | Объемный вид

Автоформат

Главная | Стили |
Форматировать как таблицу

Ячейки

Главная | Ячейки |
Формат | Формат ячеек

Увеличить/ Уменьшить размер шрифта

Главная | Шрифт |
Увеличить/ Уменьшить размер шрифта

Направление текста

Главная |
Выравнивание | Ориентация

*Лист справа налево

Разметка страницы |
Параметры листа | Документ с текстом справа налево

Сводная таблица | Формат отчета

Работа со сводными
таблицами | Конструктор| Стили сводных таблиц

Сводная таблица | Сводная диаграмма

Работа со сводными
таблицами | Параметры | Сервис | Сводная диаграмма

Сводная таблица | Мастер сводных таблиц

Кнопка «Office» |
Параметры Excel | Настройка | Все команды | Мастер сводных таблиц и диаграмм

Формат отчета

Работа со сводными
таблицами | Конструктор | Стили сводной таблицы

Мастер диаграмм

Кнопка «Office» | Параметры
Excel | Настройка | Все команды | Мастер сводных таблиц и диаграмм

Объекты диаграммы

Работа с диаграммами
| Макет

Тип диаграммы

Работа с диаграммами
| Конструктор | Тип | Изменить тип диаграммы…

Примечание

Рецензирование | Примечания
| Создать примечание

Начать запись

Разработчик | Код |
Запись макроса

Список

Разработчик |
Элементы управления | Вставить | Список

Блокировать ячейку

Главная | Ячейки |
Формат | Блокировать ячейку

Защитить лист

Рецензирование | Изменения
| Защитить лист

Список

Главная | Ячейки |
Вставить | Вставить строки таблицы сверху

Ячейки

Главная | Ячейки |
Вставить

Строки

Главная | Ячейки |
Вставить | Вставить строки на лист

Колонки

Главная | Ячейки |
Вставить | Вставить столбцы на лист

Лист

Главная | Ячейки |
Вставить | Вставить лист

Диаграмма

Вставить | Диаграммы

Функция

Формулы | Библиотека
функций | Вставить функцию

Автоформат

Главная | Стили |
Форматировать как таблицу

Условное форматирование

Главная | Условное форматирование

Стиль

Главная | Стиль |
Стили ячеек

Тип диаграммы

Работа с диаграммами
| Конструктор | Тип | Изменить тип диаграммы…

Практическая работа № 1

Начальные навыки работы в
MS Excel

1.                
Используя
Автозаполнение, внесите следующие данные:

2.    
На листе
1 нажав правую кнопку мыши и выбрав Формат ячеек отформатировать ячейки
по приведенному ниже образцу. Цвет текста и заливку ячеек сделать произвольной.

3.    
На листе
2 при помощи вкладки Выравнивание диалога Формат Ячеек отформатировать
ячейки по приведенному ниже образцу.

      

4.    
На листе
3 при помощи вкладок Шрифт, Граница и Вид диалога Формат Ячеек
отформатировать ячейки по приведенному ниже образцу.

В пункте 11 цвет текста
сделате темно-бирюзовым цветом, в пункте 12 – желтый цвет фона, в пункте 13 –
темно-бирюзовый цвет фона и темно-синий цвет текста.

5.    
Пользуясь
знаниями, полученными на этом занятии, создайте таблицу по указанному образцу и
поместите эту новую таблицу на лист с названием «ИТОГОВЫЙ ЛИСТ»
(создать нужно собственное расписание по указанному образцу).

Практическая работа № 2

«Основные понятия
Excel. Создание и форматирование таблиц»

ЗАДАНИЕ

1.   Создать
и выполнить форматирование таблицы «Стоимость вычислительной техники».

Порядок выполнения работы

Запустить EXCEL.

1.                
Выполнить форматирование и заполнение
таблицы в соответствии с образцом:

Сформировать
шапку таблицы:

— заполнить шапку
таблицы: интервал ячеек А1:Е1;

— если требуется,
выполнить подгон ширины столбцов по максимальной ширине заполненной ячейке
столбца

1.2.
Занести наименование таблицы:

— выделить первую
строку (щелкнуть по номеру строки), нажав правую кнопку мыши выбрать вставить

— в ячейку А1
занести заголовок таблицы Стоимость ноутбуков

1.3.
Сформировать столбцы таблицы.

1.3.1.
Заполнить столбцы таблицы: А, В, С.

1.3.2.
Добавить новый столбец в начало таблицы (выделить первый столбец

1.3.3.
Занести в ячейку А2: № п/п.

1.3.4.
Установить автоматическую нумерацию в графе 1:

— занесите в
ячейку А3 ‘1;

— выделить ячейку
А3 и скопировать на интервал ячеек А4:А10, для этого: установите мышь в нижний
угол правой границы ячейки, щелкните левой кнопкой мыши и, удерживая её,
перетащить на указанный интервал ячеек.

1.3.5.
Сформировать графы с расчетными формулами:

— в ячейку Е3
занести формулу расчета стоимости  =С3*D3;

 —
скопировать формулу из ячейки Е3 в  ячейки Е4:Е9;

— в яч. Е10
занесите формулу суммирования по столбцу, для этого:

На вкладке
Главная→Формула →Автосуммирование;

— в яч. F3
занесите формулу расчета процента стоимости каждого ноутбука от общей
стоимости  (т.е. от содержимого яч. Е10),  для этого установите курсор в яч. F3
и введите следующую формулу: =Е3/$Е$10;

— скопируйте
формулу в яч. F4:F9;

— в яч. F10
занесите формулу суммирования по столбцу: выделить яч. F10,

Главная→Формула
→Автосуммирование

1.4.
Выполнить форматирование таблицы.

1.4.1.
Форматирование шапки:

— выделить
интервал яч. А2:F2, установить
размер шрифта 14, начертание – полужирное, выравнивание – по центру;

— выполнить
изменение цвета фона яч. и шрифта по вашему желанию, для этого: выделите
интервал яч. А2:F2, открыть список
пиктограммы Цвет заливки  и
выбрать цвет фона, открыть список пиктограммы Цвет шрифта  и
выбрать по желанию цвет шрифта.

1.4.2.
Форматирование заголовка:

— выделить
интервал яч. А1:F1, щелкнуть по
пиктограмме Объединить и поместить по центру ,
установить размер 16, цвет по желанию.

1.4.3.
Изменить в столбцах D и E
формат на денежный:

— выделить яч. D3:E11,
щелкнуть по пиктограмме Денежный формат .

1.4.4.
Изменить формат в столбцах F
на процентный:

— выделить яч. F3:F11,
щелкнуть по пиктограмме Процентный формат  →
увеличить разрядность на два знака (щелкнуть два раза по кнопке ).

1.4.5.
Форматирование итоговой строки: выделить интервал яч. В11:D11,
щелкнуть по пиктограмме Объединить и поместить по центру, выделить
интервал яч. В11:F11, установить
размер 16, цвет – красный.

1.5.
Выполнить обрамление таблицы:

— выделить
интервал яч. А2:F11, щелкнуть по
пиктограмме Границы, выбрать вид обрамления.

1.6.
Сохранить таблицу с именем Таблица 1.XLS.

2.
Сформировать
и отформатировать по заданному образцу таблицу «Расчет расходов на
командировку»

1.                
Заполнить таблицу в соответствии с
образцом (если потребуется, выполните подгон
ширины столбцов):

2.                
Отформатировать заголовок:

— расположить
заголовок по центру области А1:Е1;

— изменить шрифт
заголовка: полужирный, 16 пт, изменить цвет и заливку.

3.                
Занести формулы расчета:

— выделить
интервал ячеек С11:Е11→меню Формат → Ячейки → вкладка Число
→ Числовой → Число десятичных знаков: 0, в ячейку С11
занести формулу расчета количества дней в командировке:

=С9-С8

— скопировать эту
формулу в ячейки D11, E11;

— в ячейку С12
ввести формулу расчета суммы суточных:

=
С10*С11

— скопировать эту
формулу в ячейки D12, E12;

— в ячейку С18
ввести формулу итоговой суммы расходов на транспорт:

=
С14+С15+С16+С17

— скопировать эту
формулу в ячейки D18, E18;

стоимости
проживания (С21):

=С20*С11

— скопировать эту
формулу в ячейки D21, E21;

— в ячейку С22
ввести формулу расчета общих расходов:

=С12+С18+С21

— скопировать эту
формулу в ячейки D22, E22;

— в ячейку С24
ввести формулу разницы между авансом и потраченной суммой:

=С22-С23

— скопировать эту
формулу в ячейки D24, E24;

— в ячейку Е25
ввести формулу:

=С24+D24+Е24.

4.                
Выполнить форматирование таблицы:

— в итоговых
строках и в ячейке Е25  изменить шрифт: 12 пт, полужирный, цвет текста –
красный;

— присвоить
денежный формат ячейкам С10:Е24 и Е25;

— присвоить
числовой формат ячейкам С11:Е11;

— выделить всю
таблицу и выполнить обрамление внутри и снаружи.

5.                
Сохранить с именем Командировочные
расходы.

3.Построение
совмещенных графиков в Microsoft Office Excel

Графики
математических функций в Microsoft Excel 2007

Для построения графиков функций Y(X) в
Microsoft Office Excel используется тип
диаграммы Точечная:

3.1. Рассмотрим построение графика линейной функции. Возьмем, графики
функций y1= x 2  и     y2= x 3   на интервале [- 3 ; 3]  с  шагом 0,5.

1. Запустить
Excel.

2. Сформировать
таблицу:

3. Выделить
таблицу и указать тип диаграммы Точечная .

4. Выбрать
формат точечной диаграммы с гладкими кривыми.

5. В
Макете указать название диаграммы «Графики», дать название осей: X и Y

6. Должен
получиться график:

Задание 3.2.

1. Запустить
Excel.

2. Сформировать
таблицу:

3. Выполнить
оформление заголовка и шапки таблицы:

— выделить
интервал ячеек А1:М1, щелкнуть по пиктограмме Объединить и поместить по
центру , установить размер 14пт,
полужирный, курсив, цвет по желанию.

 — выделить
интервал ячеек А2:М2 и ячейкуА6 – по центру, начертание полужирное, размер
шрифта 12 пт;

— выполнить подгон
столбцов по ширине;

— выделить
интервал ячеек А2:М6, щелкнуть по пиктограмме Границы, выбрать вид
обрамления Толстая внешняя граница.

4. Изменить
формат представления данных:

— выделить
интервал ячеек В3:М6, щелкнуть по пиктограмме Денежный формат .

5. Ввести
в итоговую строку формулу суммы:

— в ячейку В6
ввести формулу расчета суммы (в строке формул ввести знак = →
затем нажать кнопку Вставить функцию

  → в вышедшем
окне диалога выбрать СУММ → ОК):

=
СУММ(В3:В5) — ОК

— скопировать эту
формулу в ячейки С6:М6.

6. Выполнить
цветовое оформление столбцов и строк  таблицы по сезонам.

7. Выполнить
создание диаграммы:

— выделить
таблицу;

— выбрать на
вкладке Главная →Вставка→Диаграмма

— в вышедшем окне
диалога выбрать тип диаграммы (График):

Выбираем  фрагмент
таблицы, который должен быть изображен на диаграмме

Нажимаем Далее и
получаем Диаграмму

Практическая работа № 3

«Организация расчетов
в табличном процессоре MS EXCEL»

Задание

1.     Создать
таблицу финансовой сводки за неделю, произвести расчеты, построить диаграмму
изменения финансового результата, произвести фильтрацию данных.

Порядок выполнения работы

1.     Запустите 
редактор электронных таблиц Microsoft Excel.

2.     Выполните
форматирование и заполнение таблицы в соответствии с образцом:

В открывшемся окне
Формат ячеек на вкладке Выравнивание задайте Переносить
по словам и выберите горизонтальное и вертикальное выравнивание – по
центру, на вкладке Число укажите формат – Текстовый. После
этого нажмите кнопку Добавить.

*   
Для ввода дней недели наберите
«Понедельник» и произведите  автокопирование до «Воскресенья» (левой кнопкой
мыши за маркер автозаполнения в правом нижнем углу ячейки).

3. Произведите
расчеты в графе «Финансовый результат» по следующей формуле:

Финансовый
результат = Доход – Расход,

для этого в ячейке D4
наберите формулу = В4 — С4 →  произведите  автокопирование формулы (так
как в графе «Расход» нет незаполненных данными ячеек, можно производить
автокопирование двойным щелчком мыши по маркеру автозаполнения в правом нижнем
углу ячейки).

4. Для ячеек с
результатом расчетов задайте формат – «Денежный» с выделением
отрицательных чисел красным цветом: Формат Ячеек →  на вкладке
Число  выберите формат Денежный, в поле Отрицательные
числа:  красные, число десятичных знаков задайте равное 2.

 

Обратите внимание,
как изменился цвет отрицательных значений финансового результата на красный.

5.  Рассчитайте
средние значения Дохода и Расхода, пользуясь мастером функций (Главная→
Формулы ). Функция «Среднее
значение» (СРЗНАЧ) находится в разделе  «Статистические».

Для расчета
функции СРЗНАЧ дохода:  установите курсор в ячейку B11,
далее запустите мастер Главная→ Формулы  →
категория Статистические → СРЗНАЧ. В качестве
первого числа выделите группу ячеек с данными для расчета среднего значения –
В4:В10.

Аналогично
рассчитайте «Среднее значение» расхода.

6. В ячейке D13
выполните расчет общего финансового результата (сумма по столбцу «Финансовый
результат»). Для выполнения автосуммы удобно пользоваться кнопкой Автосуммирование
() на панели инструментов
Стандартная или функцией СУММ, в качестве первого числа выделите группу
ячеек с данными для расчета суммы – D4:D10.

7. Постройте
диаграмму (линейчатого типа) изменения финансовых результатов по дням недели с
использованием мастера диаграмм:  выделите интервал ячеек с данными финансового
результата → Вставка → Диаграмма →

8. Произведите 
фильтрацию значений дохода, превышающих 5000 руб.

В режиме фильтра в
таблице видны только те данные, которые удовлетворяют некоторому критерию, при
этом остальные строки скрыты. В этом режиме все операции форматирования,
копирования, автозаполнения, автосуммирования и т.д. применяются только к
видимым ячейкам листа.

Для установления
режима фильтра установите курсор внутри таблицы →на вкладке Главная
→Сортировка и Фильтр.

Далее появляется
окно→выбираем значения дохода (в данном случае превышающее 5000)

В открывшемся окне
Пользовательский автофильтр задайте условие «Больше 5000»:

 

Произойдет отбор
данных по заданному условию.

Проследите, как
изменились вид таблицы и построенная диаграмма.

Задание
2

1. Создать рабочую книгу «Финансовый
отдел».

2. Ввести данные согласно заданию (см.
табл.1).

Сведения
о среднемесячной заработной плате сотрудников
отдела

ФИО

Должность

Зарплата, руб.

Премия, %

Премия, руб.

Итого

Иванова
И.И.

начальник
отдела

12000

75

Павлов
П.П.

главный
специалист

10000

50

Петрова
П.П.

ведущий
специалист

8000

25

Яковлев
Я.Я.

программист
(совмест.)

6000

0

Далее после столбца «Должность» вставить
столбец «Табельный номер» и заполнить его, начиная с 0601 для фамилии Иванова.
Затем с помощью команды «Присвоить имя» (вкладка Формулы) присвоить имена
ячейкам в столбце «Табельный номер». Сохранить книгу.

3. Отформатировать данные по образцу
табл.1. При этом в первую строку листа внести название таблицы и разместить
посредине с использованием команды «Объединить и поместить в центре».

4. Средствами Excel
рассчитать размер премии для каждого сотрудника (графа «Премия, руб.»), а также
сумму выплаты: а) по каждой строке; б) по столбцу «Итого». При этом
воспользоваться средством «автозаполнение ячеек» и автосуммирование». Оформить
таблицу с помощью команды «Формат ячейки», залить цветом соответствующие
ячейки.

Ввести данные согласно заданию (см.
табл.3) на лист №3.

Смета на приобретение оборудования

Наименование статьи расхода

Модель

Стоимость за ед, у.е.

Кол- во, шт

Всего, у.е.

Всего, руб.

Стоимость покупки с учетом скидки

Компьютеры

Ноутбук

1750

3

Мышь
оптическая

50

3

Комплектующие и принадлежности

USB
Flash Drive (512 Mb)

30

3

CD-RW
(болванки))

1

100

Программное обеспечение

Microsoft
Project

530

1

КонсультантПлюс
(верс. Проф)

300

1

Периферийные устройства

Принтер
лазерный
цветной
А4

2700

1

Сканер

150

2

Оргтехника

Копировальный
аппарат А4

470

1

Дупликатор

3500

1

Средства
связи

Факсимильный
аппарат

110

1

Телефонный
аппарат (база+трубка DECT)

115

4

ИТОГО:

8. Средствами Excel
организовать возможность перерасчета стоимости в рублях, если за условную
единицу принять $.

9. Средствами Excel
рассчитать в рублях размер скидки 5 %, предоставляемой фирме при условии,
если сумма покупки превышает 1000 у.е. (с использованием логической функции
«ЕСЛИ»). Выполнить оформление листа.

Часть 2 Заполнить
таблицу (с учётом форматирования), произвести расчеты, выделить минимальную и
максимальную суммы покупки; по результатам расчета построить круговую диаграмму
суммы продаж.

 1.
Выполните форматирование и заполнение таблицы в соответствии с образцом:

 2.
Произвести расчеты, выделите минимальную и максимальную суммы покупки; по
результатам расчета построить круговую диаграмму суммы продаж.

Выходной документ

Часть
3.

a)    заполнить ведомость учёта
брака (с учётом форматирования), произвести расчёты, выделить минимальную,
максимальную и среднюю сумму брака, а так же средний процент брака;

b)    произвести фильтрацию данных
по условию процента брака < 8 %, построить      график отфильтрованных
значений изменения суммы брака по месяцам.

1. Выполните
форматирование и заполнение таблицы в соответствии с образцом:

2. а) произвести
расчёты, выделить минимальную, максимальную и среднюю сумму брака, а так же
средний процент брака.  (Сумма брака = Процент брака * Сумма зарплаты);

б) произвести
фильтрацию данных по условию процента брака < 8 %, построить график
отфильтрованных значений изменения суммы брака по месяцам.

Выходной документ (а)

Выходной документ

Часть
4.

a)    заполнить таблицу анализа
продаж (с учётом форматирования), провести расчёты, выделить минимальную и
максимальную продажи (количество и сумму);

b)    произвести фильтрацию по
цене, превышающей 9000 руб., построить гистограмму отфильтрованных значений
изменения выручки по видам продукции.

1. Выполните
форматирование и заполнение таблицы в соответствии с образцом:

 2. а) провести расчёты
(Всего = Безналичные платежи + Наличные платежи, Выручка от продаж = Цена *
Всего), выделить минимальную и максимальную продажи (количество и сумму);

 б) произвести
фильтрацию по цене, превышающей 9000 руб., построить гистограмму
отфильтрованных значений изменения выручки по видам продукции.

Выходной документ (а)

Выходной документ (б)

1.    
Задание 4.2.

Создайте таблицу по образцу
(рис. 1).

a)    
Ячейки в
столбце F имеют формат Процентный, а количество десятичных знаков = 0.

b)   
В ячейке
F5 формула должна содержать абсолютную ссылку на ячейку Е9: =Е5/$E$9. В
этом случае при копировании ячейки F5 в ячейки F6, F7, F8, абсолютная ссылка
$E$9 останется неизменной, а будет меняться только относительная ссылка по столбцу
Е (Е6, Е7, Е8).

2.     По данным таблицы постройте
диаграмму, выберите для данных таблицы ячейки F5:F8. Используйте приведенные
ниже виды диаграмм.

3.     Отредактируйте диаграмму:

– внесите название диаграммы Продажа
мороженного за лето 2011 года;

– задайте подписи оси Х, используя
данные диапазона ячеек А5:А8;

– задайте Объемный вариант Круговой
диаграммы используя те же данные таблицы;

– измените имя текущего листа на
новое – Мороженое.

Задание 4.3.

4.     Создайте следующую таблицу и
следующие диаграммы.

— Для первой диаграммы выберите тип —
с областями и накоплением.

— Для второй диаграммы выберите тип –
Нормированная с областями и накоплением.

— Добавьте легенду и необходимые подписи
к осям.

— У второй диаграммы измените Заливку
на Рисунок или текстура.

Рисунок 3

Задание 4.4.

5.     Создайте следующую таблицу и
следующую диаграмму. Тип диаграммы — Лепестковая с маркерами.

Практическая работа № 4

«Создание электронной
книги. Относительная и абсолютная адресации в MS EXCEL»

Абсолютными называются ссылки, которые
при копировании в составе формулы в другую ячейку не изменяются. Для
того, чтобы адрес при копировании формулы не изменялся его нужно говорят «заморозить»
или сделать абсолютным.

Абсолютные
адреса не изменяются при копировании формул.
Такие адреса содержат знак $
перед именем столбца и номером строки – $А$1.

Абсолютные ссылки используются в формулах тогда, когда
нежелательно автоматическое изменение ссылки при копировании 

Координата строки и координата столбца в
адресе ячейки могут фиксироваться раздельно.

Для фиксации адреса ячейки используется знак
“$”.

Чтобы относительный адрес ячейки в формуле
стал абсолютным, после
ввода в формулу адреса этой ячейки нажмите
<F4>.

Адресация

По строке

Относительная

Абсолютная

По столбцу

Относительная

B1

B$1

Абсолютная

$B1

$B$1

Изменение адреса ячейки в
формуле, при ее копировании.

Значение адреса в исходной формуле

Вниз 6

Вправо4

B1

B2

C1

$B1

$B2

$B1

B$1

B$1

C$1

$B$1

$B$1

$B$1

Задание

 1.
Создать таблицы ведомости начисления заработной платы за два месяца на разных
листах электронной книги, произвести расчеты, форматирование, сортировку и
защиту данных.

Порядок выполнения работы

1.     Запустите 
редактор электронных таблиц Microsoft Excel.

2.     Выполните
форматирование и заполнение таблицы в соответствии с образцом:

3. Произведите
расчеты во всех столбцах таблицы.

При расчете Премии
используется формула: Премия = Оклад × % Премии. В ячейке D5
наберите формулу    = $D$4*C5
(ячейка D4
используется в виде абсолютной адресации) и скопируйте автозаполнением.

Формула для
расчета «Всего начислено»: Всего начислено = Оклад + Премия.

При расчете
Удержания используется формула: Удержание = Всего начислено × % Удержания
(для этого в ячейке F5 наберите формулу
= $F$4*E5).

Формула для
расчета столбца «К выдаче»: К выдаче = Всего начислено – Удержания.

4. Рассчитайте
итоги по столбцам, а также максимальный, минимальный и средний доходы по данным
колонки «К выдаче» (Вставка → Функция → категория: Статистические функции).

5. Переименуйте
ярлычок Листа 1, присвоив ему имя «Зарплата январь». Для этого дважды щелкните
мышью по ярлычку и наберите новое имя. Можно воспользоваться командой Переименовать
контекстного меню ярлычка, вызываемого правой кнопкой мыши.

6. Скопируйте
содержимое листа «Зарплата октябрь» на новый лист.

7. Присвойте
скопированному листу название «Зарплата Февраль». Исправьте название месяца в
названии таблицы. Измените значение премии на 32 %. Убедитесь, что программа
произвела пересчет формул.

8. Между колонками
«Премия» и «Всего начислено» вставьте новую колонку «Доплата» и рассчитайте
значение доплаты по формуле Доплата = Оклад × % Доплаты. Значение
доплаты примите равным 5 %.

9. Измените
формулу для расчета значений колонки «Всего начислено»: Всего начислено =
Оклад + Премия + Доплата.

10. Проведите
условное форматирование значений колонки «К выдаче». Установите формат вывода
значений между 7000 и 10000 – зеленым цветом шрифта; меньше 7000 – красным;
больше или равно 10000 – синим цветом шрифта (Главная → Условное
форматирование).

11. Проведите
сортировку по фамилиям в алфавитном порядке по возрастанию

12.
Защитите лист «Зарплата Февраль» от изменений (Рецензирование→ Защитить лист).
Задайте пароль на лист, сделайте подтверждение пароля.

13. Сохраните
книгу под именем  «Зарплата».

Задание
2

1.                
Создайте
таблицу следующего вида:

1

2.                
Номера
позиций введите, используя автозаполнение.

3.                
Напишите,
используя абсолютную адресацию, в ячейку D5 формулу для вычисления цены
товара в рублях (=C5*$B$3), затем скопируйте ее до D12.

4.                
Напишите,
используя относительную адресацию, в ячейке G5 формулу для стоимости, затем за
маркер заполнения скопируйте ее до G12.

5.                
Используя
автосуммирование, вычислите «Итого» в ячейке G13.

6.                
Нанесите
сетку таблицы там, где это необходимо.

7.                
Сохраните
документ под именем Прайс.xls.

8.                
Измените
курс доллара на 2,5. Посмотрите, что изменилось.

9.                
Поменяйте
произвольно количество товара. Посмотрите, что изменилось.

Задание 3

1.                
2Создайте
следующую таблицу:

2.                
Вместо
ФИО введите свои фамилию, имя и отчество.

3.                
В ячейку D5
введите формулу расчета прибыли – Приход-Расход. Настройте ячейки так,
чтобы в случает отрицательного баланса цифры выделялись красным цветом.

4.                
При
помощи маркера заполнения скопируйте формулу до D16.

5.                
«Итого»
подсчитайте при помощи автосуммирования.

6.                
Среднее,
максимальное и минимальное значения – с использованием функций СРЗНАЧ, МАКС
и МИН.

7.                
Нанесите
сетку.

8.                
Примените
шрифтовое оформление и заливку шапки таблицы.

9.                
Сохраните
документ под именем Plus.xls.

{Совет 1. Для введения названия месяцев используйте функцию
автозаполнения.

 Совет 2. При заполнении столбцов прихода и расходы
настройте предварительно денежный формат ячейки.}

Задание 4  Решить задачу

Дядя Федор, кот
Матроскин и пес Шарик летом жили в Простоквашино, а папа с мамой слали им
письма, посылки, телеграммы и бандероли, которые доставлял почтальон Печкин.
Каждое письмо весило в среднем – 100 гр, каждая посылка – 5 кг, каждая
телеграмма – 50 г, каждая бандероль – 500 г.

Дядя Федор получил
10 писем, 2 посылки, 10 телеграмм, 1 бандероль. Кот Матроскин – 4 письма, 1
посылку, 2 телеграммы, 1 бандероль. Пес шарик не получил ни одного письма, ни
одной телеграммы, зато получил 4 посылки и 2 бандероли.

Определить,
сколько килограммов  и какой почты получил каждый житель Простоквашино; 
сколько весила вся доставленная Печкиным почта одного вида; какой общий груз
пришлось перенести почтальону Печкину?

Ваши задачи:

1.                
Выбрать оптимальную структуру таблицы для
решения этой задачи

2.                
Занести все необходимые данные в таблицу

3.                
Произвести расчеты с использованием формул.

После заполнения
таблицы задается вопрос:

2)       — В какой формуле будет
использоваться абсолютная ссылка и почему? (так, для данного вырианта таблицы,
в формуле, содержащейся в ячейке F2 = B2*$B$8+C2*$B$9+D2*$B$10+E2*$B$11, т.к.
ячейки B8,B9, B10,B11 в формулах при копировании не должны изменяться)

Задание
5

А теперь представьте себе ситуацию: вы отправляетесь в поход.
Сколько вам надо взять продуктов, чтобы не быть голодными?

Для
организации похода надо рассчитать нормы продуктов для группы туристов.
Известна норма каждого продукта на 1 человека на 1 день, количество человек и
количество дней похода. Надо рассчитать необходимое количество продуктов на
весь поход для 1 человека и для всей группы. Провести расчеты для разных
исходных значений количества дней и туристов.

Ваша задача правильно подобрать формулы для расчета

Практическая работа № 5

«Связанные таблицы.
Расчет промежуточных итогов в таблицах MS EXCEL».

Задание 2. Рассчитать
зарплату за декабрь и построить диаг­рамму. Создать итоговую таблицу ведомости
квартального начис­ления заработной платы, провести расчет промежуточных итогов
по подразделениям.

Порядок работы

1.   Запустите редактор электронных таблиц Microsoft Excel и откройте созданный в
практической работе 5 файл «Зарплата».

2.  Скопируйте содержимое листа «Зарплата ноябрь» на новый лист электронной книги (Правка/Переместить/Скопировать
лист).

3.  Присвойте скопированному листу название
«Зарплата декабрь». Исправьте название месяца
в названии таблицы.

4.  Измените значения Премии на 46 %, Доплаты — на 8 %. Убе­дитесь,
что программа произвела пересчет формул (рис. 2.1).

5. По данным
таблицы «Зарплата декабрь» постройте гисто­грамму дохода сотрудников. В
качестве подписей оси X выберите фамилии
сотрудников. Проведите форматирование диаграммы. Конечный вид гистограммы
приведен на рис. 2.2.

Рис.
2.1. Ведомость зарплаты за декабрь

6.   Перед расчетом итоговых данных за квартал проведите сор­тировку по
фамилиям в алфавитном порядке (по возрастанию) в таблице расчета зарплаты за
октябрь.

7.   Скопируйте содержимое листа «Зарплата октябрь» на новый лист (Правка/Переместить/
Скопировать лист).

Рис.
2.2. Гистограмма зарплаты за декабрь

8.   Присвойте скопированному листу название «Итоги за квар­тал».
Измените название таблицы на «Ведомость начисления зара­ботной платы за первый
квартал».

9.   Отредактируйте лист «Итоги за квартал» согласно образцу на рис.
2.3. Для этого удалите в основной таблице колонки «Оклад» и «Премия», а также
строку 4 с численными значениями: % Пре­мии и % Удержания и строку 19 «Всего».
Удалите также строки с расчетом максимального, минимального и среднего доходов
под основной таблицей. Вставьте пустую строку 3.

10. Вставьте новый столбец «Подразделение» {Вставка/Стол­бец) между
столбцами «Фамилия» и «Всего начислено». Заполни­те столбец «Подразделение»
данными по образцу (рис. 2.3).

11. Произведите расчет квартальных начислений, удержаний и суммы к
выдаче как сумму начислений за каждый месяц (данные по месяцам располагаются на
разных листах электронной книги, поэтому к адресу ячейки добавится адрес
листа).

Краткая справка. Чтобы
вставить в формулу адрес или диапазон ячеек с другого листа, следует во время
ввода формулы щелкнуть по вкладке этого листа и выделить на нем нужные ячей­ки.
Вставляемый адрес будет содержать название этого листа.

В ячейке D5 для
расчета квартальных начислений «Всего начис­лено» формула имеет вид:

= Зарплата декабрь!Р5 + Зарплата ноябрь!Р5 + + Зарплата октябрь!
Е5.

Аналогично произведите квартальный расчет столбца «Удер­жания» и
«К выдаче».

Рис. 2.3. Таблица для расчета итоговой
квартальной заработной платы

Примечание. При выборе начислений за каждый месяц де­лайте ссылку
на соответствующую ячейку из таблицы соответ­ствующего листа электронной книги
«Зарплата». При этом про­изойдет связывание ячеек листов электронной книги.

12. В силу однородности расчетных таблиц зарплаты по меся­цам для
расчета квартальных значений столбцов «Удержания» и «К выдаче» достаточно скопировать формулу из ячейки D5 в ячейки Е5 и F5.

Рис. 2.4.
Расчет квартального начисления заработной платы связыванием листов электронной книги

Для расчета квартального начис­ления заработной платы для всех
сотрудников скопируйте формулы вниз по столбцам D, Е и F. Ваша электронная таблица примет вид, как на рис. 2.4.

Рис. 2.6. Окно задания параметров расчета промежуточных итогов

13.    Для расчета промежуточных итогов
проведите сортировку по подразделениям, а внутри подразделе­ний — по
фамилиям. Таблица при­мет вид, как на рис. 2.5.

14.
Рис. 2.5. Вид таблицы начисления квартальной
заработной платы после сортировки по подразделениям

15.    Рассчитайте промежуточные итоги по подразделениям, используя
формулу суммирования. Для этого выделите всю таблицу и выполните команду Данные/Итоги
(рис. 2.6). Задайте параметры подсчета проме­жуточных итогов:

при каждом изменении — в Подразделение; операция — Сумма;

добавить итоги: Всего начислено, Удержания, К выдаче. Отметьте
галочкой операции «Заменить текущие итоги» и «Ито­ги под данными».

Примерный вид итоговой таблицы представлен на рис. 2.7.

Рис.
2.7. Итоговый вид таблицы расчета квартальных итогов по зарплате

15.        Изучите
полученную структуру и формулы подведения промежуточных итогов, устанавливая
курсор на разные ячейки таблицы. Научитесь сворачивать и разворачивать
структуру до разных уровней (кнопками «+» и «-»).

Краткая справка. Под
структурированием понимаются многоуровневая группировка строк и столбцов
таблицы и созда­ние элементов управления, с
помощью которых легко можно скры­вать и раскрывать эти группы.

16.        Сохраните файл «Зарплата» с произведенными
изменениями.

Дополнительное задание

1.
Исследовать графическое отображение зависимости ячеек друг от друга.

1. Скопируйте
содержимое листа «Зарплата январь» на новый лист электронной книги;  копии
присвойте имя «Зависимости»;® откройте панель
Зависимости:

Устанавливайте курсор на ячейки в каждом
столбце и вызывайте зависимости кнопками Влияющие ячейки и Зависимые ячейки
панели Зависимости. Появятся стрелки, указывающие на зависимость ячейки от
других ячеек и её влияние на другие ячейки.

Примерный вид таблицы

 
Практическая работа № 6

«Подбор параметра.
Организация обратного расчета».

Задание

 1.
Используя режим подбора параметра, определить, при каком значении % Премии
общая сумма заработной платы за январь будет равна 250 000 р. (на
основании файла «Зарплата», созданного ранее).

Порядок выполнения работы

К исходным данным
этой таблицы относятся значения Оклада и % Премии, одинакового для всех
сотрудников. Результатом вычислений являются ячейки, содержащие формулы, при
этом изменение исходных данных приводит к изменению результатов расчетов.
Использование операции «Подбор параметра» в MS Excel
позволяет производить обратный расчет, когда задается конкретное значение
рассчитанного параметра, и по этому значению  подбирается некоторое
удовлетворяющее заданным условиям, значение исходного параметра расчета.

 1.  Запустите 
редактор электронных таблиц Microsoft Excel 
и откройте созданный в Лабораторной работе №4 файл «Зарплата».

2. Скопируйте
содержимое листа «Зарплата январь» на новый лист электронной книги. Не забудьте
для копирования поставить галочку в окошке Создавать копию.
Присвойте скопированному листу имя «Подбор параметра».

3. Осуществите
подбор параметра командой Данные → Подбор параметра:

В диалоговом окне Подбор
параметра на первой строке в качестве подбираемого параметра укажите адрес
общей итоговой суммы зарплаты (ячейка G19),
на второй строке наберите заданное значение 250 000, на третьей строке
укажите адрес подбираемого значения % Премии (ячейка D4),
затем нажмите кнопку ОК. В окне Результат подбора параметра дайте
подтверждение подобранному параметру нажатием кнопки ОК.

Произойдет
обратный пересчет % Премии, если сумма к выдаче равна 250 000 р., то %
Премии должен быть 203 %. Результаты подбора:

задания №1

1.     Используя
режим подбора параметра, определить штатное расписание фирмы.

2.     Известно,
что в штате фирмы состоит:

·       
6
курьеров;

·       
8
младших инженеров;

·       
10
менеджеров;

·       
3
заведующих отделами;

·       
1
главный бухгалтер;

·       
1
программист;

·       
1
системный аналитик;

·       
1
генеральный директор фирмы.

Общий месячный
фонд зарплаты составляет 100 000 р. Необходимо определить, какими должны
быть оклады сотрудников фирмы.

Каждый оклад
является линейной функцией от оклада курьера, а именно:

зарплата
= Аi *x
+ Bi,

где х
 — оклад курьер;

Аi
и Bi
— коэффициенты, показывающие: Аi –
во сколько раз превышается значение х;

 
Bi
– на сколько превышается значение х.

Порядок выполнения работы

1. Запустите 
редактор электронных таблиц Microsoft Excel.

2. Создайте
таблицу штатного расписания фирмы по приведенному образцу:

3. Выделите
отдельную ячейку D3 для зарплаты
курьера (переменная «х») и все расчеты задайте с учетом этого. В ячейку D3
временно введите произвольное число (например, 1500).

4. В столбце D
введите формулу для расчета заработной платы по каждой должности. Например, для
ячейки D6
формула расчета имеет следующий вид: = B6*$D$3+C6
(ячейка D3
задана в виде абсолютной адресации). Далее скопируйте формулу из ячейки D6
вниз по столбцу автокопированием.

В столбце F
задайте формулу расчета заработной платы всех работающих в данной должности.
Например, для ячейки F6 формула расчета
имеет вид: =D6*E6.
Далее скопируйте формулу из ячейки F6
вниз по столбцу автокопированием.

В ячейке F14
автосуммированием вычислите суммарный фонд заработной платы фирмы:

5. Произведите
подбор зарплат сотрудников фирмы для суммарной заработной платы, равной
100 000 р. Для этого в меню Главная→Данные активизируйте
команду Подбор параметра:

в поле Установить
в ячейке появившегося окна введите ссылку на ячейку F14,
содержащую формулу расчета фонда заработной платы;

в поле Значение
наберите искомый результат 100 000;

в поле Изменяя
значение ячейки введите ссылку на изменяемую ячейку D3,
в которой находится значение зарплаты курьера, и щелкните по кнопке ОК.
Произойдет  обратный расчет зарплаты сотрудников по заданному условию при фонде
зарплаты, равном 100 000 р:

6. Присвойте
рабочему листу имя «Штатное расписание 1». Сохраните созданную электронную
книгу под именем «Штатное расписание» в своей папке.

Анализ задач
показывает, что с помощью MS Excel
можно решать линейные уравнения. Выше решенные задания показывают, что поиск
значения параметра формулы – это не что иное, как численное решение уравнений.
Другими словами, используя возможности программы MS Excel,
можно решать любые уравнения с одной переменной.

№2

 Используя
режим подбора параметра и таблицу расчета штатного  расписания (см. доп.
задание №1), определить заработные платы сотрудников фирмы для ряда заданных
значений фонда заработной платы.

Порядок выполнения работы

1.    
Скопируйте
содержимое листа «Штатное расписание 1» на новый лист и присвойте копии листа
имя «Штатное расписание 2». Выберите коэффициенты уравнений для расчета
согласно таблице (один из пяти вариантов расчетов):

Должность

Вариант
1

Вариант
2

Вариант
3

Вариант
4

Вариант
5

Коэффициент
А

Коэффициент
В

Коэффициент
А

Коэффициент
В

Коэффициент
А

Коэффициент
В

Коэффициент
А

Коэффициент
В

Коэффициент
А

Коэффициент
В

Курьер

1

0

1

0

1

0

1

0

1

0

Младший менеджер

1,2

500

1,3

0

1,3

700

1,4

0

1,45

500

Менеджер

2,5

800

2,6

500

2,7

700

2,6

300

2,5

1000

Зав.

отделом

3

1500

3,1

1200

3,2

800

3,3

700

3,1

1000

Главный бухгалтер

4

1000

4,1

1200

4,2

500

4,3

0

4,2

1200

Программист

1,5

1200

1,6

800

1,7

500

1,6

1000

1,5

1300

Системный аналитик

3,5

0

3,6

500

3,7

800

3,6

1000

3,5

1500

Ген.

директор

5

2500

5,2

2000

5,3

1500

5,5

1000

5,4

3000

2.
Методом подбора параметра последовательно определите зарплаты сотрудников фирмы
для различных значений фонда заработной платы:
100 000, 150 000, 200 000, 250 000, 300 000,
350 000, 400 000 р. Результаты подбора значений зарплат скопируйте в
таблицу в виде специальной вставки:

Фонд
заработной платы

100 000

150 000

200 000

250 000

300 000

350 000

400 000

Должность

Зарплата
сотрудника

Зарплата
сотрудника

Зарплата
сотрудника

Зарплата
сотрудника

Зарплата
сотрудника

Зарплата
сотрудника

Зарплата
сотрудника

Курьер

?

?

?

?

?

?

?

Младший менеджер

?

?

?

?

?

?

?

Менеджер

?

?

?

?

?

?

?

Зав.

отделом

?

?

?

?

?

?

?

Главный

бухгалтер

?

?

?

?

?

?

?

Программист

?

?

?

?

?

?

?

Системный аналитик

?

?

?

?

?

?

?

Ген. дир

?

?

?

?

?

?

?

Для копирования
результатов расчетов в виде значений необходимо выделить копируемые данные,
произвести запись в буфер памяти (Правка → Копировать), установить
курсор в соответствующую ячейку таблицы ответов, задать режим специальной
вставки

(Вставить →
Специальная вставка), отметив в качестве объекта вставки – значения (Вставить
→ Специальная вставка → вставить — значения):

Практическая работа № 7

Способы создания
учебных тестов в Microsoft Excel

Выберите тему для
создания теста, по какому-либо предмету. Составьте несколько вопросов по данной
теме. Для каждого вопроса необходимо подобрать несколько (4-5) вариантов
ответа, один из которых будет правильным. На отдельном листе необходимо
составить таблицу правильных ответов на вопросы теста (ключ).

Порядок работы:

1.     Находясь на первом листе,
введите заголовок теста.

2.     Немного отступив вниз, введите
первый вопрос. При необходимости расширьте столбец.

3.     Перейдите на Лист2. Введите в
ячейки варианты ответов на первый вопрос (ячейки должны идти подряд в одном
столбце).

4.     Вернитесь на Лист1. Вызовите
панель инструментов Формы. Для этого войдите в меню Вид, выберите Панели
инструментов, затем Формы

5.     На панели инструментов Формы
нажмите кнопку  (Поле со
списком).

6.     Выведите курсор в основную
рабочую область и под вопросом нарисуйте  поле со списком (в виде
прямоугольника).

7.     После того как поле
нарисовано, щелкните по нему правой кнопкой мыши и выберите пункт Формат
объекта.

8.     В открывшемся окне в первом
поле «Формировать список по диапазону» надо задать область ячеек, из которой
берутся пункты списка. Для этого нажмите кнопку  справа от этого поля

9.     Перейдите на второй лист и
выделите ячейки, в которых содержатся варианты ответов. Вокруг этих ячеек
появится бегущая пунктирная рамка.

10. Найдите на экране окно «Формат
элемента управления». Нажмите кнопку , располагающуюся справа.

11. Во втором поле «Связь с ячейкой»
следует указать ячейку, где будет отображаться номер выбранного пункта списка.
Например, если выбран второй пункт, в ячейке появится число 2. Нажмите кнопку  справа от этого поля.

12. Перейдите на Лист3 и выделите ячейку A1

13. Найдите на экране окно Формат
элемента управления. Нажмите кнопку , располагающуюся справа

14. В третьем поле необходимо указать
количество элементов списка (количество вариантов ответов).

15. Нажмите кнопку ОК.

16. Перейдите на Лист3

17. В зависимости от выбранного варианта
ответа учащийся должен получить 1 балл (если ответ правильный) или 0 баллов
(если ответ неправильный). Пусть правильным является второй вариант ответа.
Тогда в ячейку B1  мы должны записать условие
=ЕСЛИ(A1=2;1;0).

18. Действия 2-16 повторите необходимое
количество раз – для всех вопросов.

19. Перейдите на Лист3. В ячейке наберите
«Оценка за тест», в ячейке B7 нажмите
значок  , что даст сумму
баллов за тест. Для получения оценки по пятибалльной шкале сумму баллов надо
разделить на количество вопросов и умножить на 5.

20. Второй и третий листы при проведении
теста следует скрыть. Для этого войдите в меню Формат, затем выберите пункт
Лист, затем – Скрыть. После прохождения учащимся теста третий лист необходимо
отобразить, чтобы увидеть полученную оценку. Делается это так: Формат ->Лист
->Отобразить, затем выбрать Лист3.

21. Уберите сетку (разделительные линии)
на первом листе. Для этого войдите в меню Сервис, затем выберите пункт
Параметры. В открывшемся окне уберите флажок из окошка «сетка».

22. Завершающие штрихи в оформление теста.
Можно выделить область, содержащую заголовок, вопросы и поля, а затем  добавить
заливку. Другой вариант – использовать подложку. Для этого войти в меню Формат,
затем выбрать пункт Лист, затем – Подложка. После этого перейти на диск и в
папку, где находится файл с рисунком (текстурой), выделить этот файл и нажать
кнопку Вставка

Аналогичным
образом создаются тесты с использованием других форм – Флажок и Переключатель.

Практическая работа №8

Консолидация

 СВЯЗИ МЕЖДУ ФАЙЛАМИ И
КОНСОЛИДАЦИЯ ДАННЫХ В MS EXCEL

Цель. Изучение технологии
связей между файлами и консолидации данных в MS Excel.

Задание 2. Задание
связей между файлами.

Порядок
работы

Запустите редактор электронных таблиц Microsoft Excel и создайте новую
электронную книгу.

Создайте таблицу «Отчет о продажах 1 квартал» по образцу (рис.
2.1). Введите исходные данные (Доходы и Расходы):

Доходы = 234,58 р.;

Расходы = 75,33 р.

и проведите расчет Прибыли: Прибыль = Доходы — Расходы. Со­храните
файл под именем «1 квартал».

3. Создайте
таблицу «Отчет о продажах 2 квартал» по образцу (см. рис. 2.1) в виде нового
файла. Для этого создайте новый до­кумент (Файл/Создать) и скопируйте
таблицу отчета о продаже за первый квартал, после чего исправьте заголовок
таблицы и измените исходные данные:

Доходы = 452,6 р.; Расходы =
125,8 р.

Обратите внимание, как изменился расчет прибыли. Сохрани­те этот
файл под именем «2 квартал».

4. Создайте таблицу «Отчет о продажах за полугодие» по образ­цу
(см. рис. 2.1) в виде нового файла. Для этого создайте новый документ (Файл/Создать)
и скопируйте таблицу отчета о прода­же за первый квартал, после чего
подправьте заголовок таблицы и в колонке «В» удалите все значения исходных
данных и резуль­таты расчетов. Сохраните файл под именем «Полугодие».

Рис.
2.1. Задание связей между файлами

5. Для расчета полугодовых итогов свяжите формулами файлы «1 квартал»
и «2 квартал».

Краткая справка. Для
связи формулами файлов Excel вы­полните следующие действия: откройте все три файла; начните
ввод формулы в файле-клиенте (в файле «Полугодие» введите формулу для расчета
«Доход за полугодие»).

Формула для расчета:

Доход за полугодие = Доход за 1 квартал + Доход за 2 квартал.

Чтобы вставить в формулу адрес ячейки или диапазона ячеек из
другого файла (файла-источника), щелкните мышью по этим ячейкам, при этом
расположите окна файлов на экране так, что­бы они не перекрывали друг друга.

Полный адрес ячейки состоит из названия рабочей книги в квадратных
скобках, имени листа, восклицательного знака и ад­реса ячейки на листе.

В ячейке ВЗ файла «Полугодие» формула для
расчета полугодо­вого дохода имеет вид:

= ‘[1 квартал.хls]Лист1′!$В$3 + ‘[2 квартал.хls]Лист1′!$В$3.

Аналогично рассчитайте полугодовые значения Расходов и Прибыли,
используя данные файлов «1 квартал» и «2 квартал». Результаты работы
представлены на рис. 2.1. Сохраните текущие результаты расчетов.

Примечание. Если файл-источник данных закрыт, в фор­муле, которая
на него ссылается, будет указан весь путь до этого файла.

Задание 2.1. Обновление
связей между файлами.

Порядок
работы

Закройте файл «Полугодие» предыдущего задания.

Измените значение «Доходы» в файлах первого и второго квартала,
увеличив значения на 100 р.:

Доходы 1 квартала = 334,58 р.;

Доходы 2 квартала = 552,6 р.

Сохраните изменения и закройте файлы.

Откройте файл «Полугодие». Одновременно с открытием
файла появится окно с предложением обновить связи. Для обновления связей
нажмите кнопку Да. Проследите, как изменились данные файла «Полугодие»
(величина «Доходы» должна увели­читься на 200 р. и принять значение 887,18 р.).

Рис. 2.2. Ручное обновление
связей между файлами

В случае, когда вы отказываетесь от автоматического обновле­ния
связи, вам приходится выполнять это действие вручную.

4. Изучим
процесс ручного обновления связи. Сохраните файл «Полугодие» и закройте его.

5.  Вновь откройте файлы первого и второго кварталов и
измените исходные данные «Доходы», увеличив еще раз значения на 100 р.:

Доходы 1 квартала = 434,58 р.;

Доходы 2 квартала = 652,6 р.

Сохраните изменения и закройте файлы.

6. Откройте
файл «Полугодие». Одновременно с открытием файла появится окно с предложением
обновить связи, нажмите кнопку Нет. Для ручного обновления связи в меню Правка
выбе­рите команду Связи, появится окно (рис. 2.2), в котором
перечислены все файлы, данные из которых используются в активном
файле «Полугодие».

Расположите его так, чтобы были видны данные файла «Полу­годие»,
выберите файл «1 квартал», нажмите кнопку Обновить и проследите, как
изменились данные файла «Полугодие». Анало­гично выберите файл «2 квартал» и
нажмите кнопку Обновить. Проследите, как вновь изменились данные файла
«Полугодие».

Примечание. При изменении данных в нескольких исход­ных файлах
обновление связи производится для каждого файла.

Задание 2.2. Консолидация
данных для подведения итогов по таблицам данных сходной структуры.

Краткая справка. В Excel существует удобный
инструмент для подведения итогов по таблицам данных сходной структуры,
расположенных на разных листах или разных рабочих книгах, — консолидация
данных. При этом одна и та же операция (суммиро­вание, вычисление среднего и
др.) выполняется по всем ячейкам нескольких прямоугольных таблиц и все формулы Excel строятся автоматически.

Рис.
2.3. Консолидация данных

Порядок
работы

1. Откройте
все три файла Задания 2 и в файле «Полугодие» в колонке «В» удалите все
численные значения данных. Установи­те курсор в ячейку ВЗ.

2.  Выполните команду Данные/’Консолидация (рис.
2.3). В появив­шемся окне Консолидация выберите функцию — «Сумма».

В строке «Ссылка» сначала выделите в файле «1 квартал» диа­пазон
ячеек ВЗ:В5 и нажмите кнопку Добавить, затем выделите в файле «2
квартал» диапазон ячеек ВЗ:В5 и опять нажмите кнопку Добавить (см. рис. 2.3). В
списке диапазонов будут находиться две области данных за первый и второй
кварталы для консолидации. Далее нажмите кнопку ОК, произойдет
консолидированное сум­мирование данных за первой и второй кварталы.

Вид таблиц после консолидации данных приведен на рис. 2.4.

Рис.
2.4. Таблица «Полугодие» после консолидированного суммирования

Задание 2.3. Консолидация
данных для подведения итогов по таблицам неоднородной структуры.

Порядок
работы

1.    Запустите
редактор электронных таблиц Microsoft Excel
и создайте новую электронную книгу. Наберите отчет по отделам за третий квартал
по образцу (рис. 2.5). Произведите расчеты и со­храните файл с именем «3
квартал».

2.   Создайте
новую электронную книгу. Наберите отчет по отде­лам за четвертый квартал по
образцу (рис. 2.6). Произведите рас­четы и сохраните файл с именем «4 квартал».

3.   Создайте
новую электронную книгу. Наберите название таб­лицы «Полугодовой отчет о
продажах по отделам». Установите курсор в ячейку A3 и проведите консолидацию за
третий и чет­вертый кварталы по заголовкам таблиц. Для этого выполните ко­манду Данные/Консолидация. В появившемся
окне Консолидация данных сделайте ссылки на диапазон ячеек
АЗ:Е6 файла «3 квар­тал» и A3:D6
файла «4 квартал» (рис. 2.7). Обратите внимание, что интервал ячеек включает в
себя имена столбцов и строк таб­лицы.

Рис. 2.5.
Исходные данные для третьего квартала Задания 2.2

Рис. 2.6.
Исходные данные для четвертого квартала Задания 2.2

Рис.
2.7. Консолидация неоднородных таблиц

В окне Консолидация активизируйте опции (поставьте
галочку): подписи верхней строки; значения левого столбца; создавать связи с
исходными данными (результаты будут не константами, а формулами).

Рис. 2.8. Результаты консолидации
неоднородных таблиц

После нажатия кнопки ОК произойдет консолидация данных
(рис. 2.8). Сохраните все файлы в папке вашей группы.

Обратите внимание, что все данные корректно сгруппированы по их
заголовкам (по отделам). В левой части экрана появятся так называемые кнопки
управления контуром (иерархической струк­турой). С их помощью можно скрывать
или показывать исходные данные.

Практическая работа 9

«Составление отчета.
Составление итоговых отчетов. Составление консолидированных отчетов».

Ход работы

Задание
1. Фирма «Рога и
копыта» закупила для своих подразделений мониторы и принтеры. Общие
результаты покупки представлены в таблице, показанной на рис. Столбец общая
стоимость рассчитать по формуле.

1.1      
Получить общее количество и общую
стоимость всех мониторов, общее количество и общую стоимость всех принтеров, а
также общее количество и общую стоимость всех купленных изделий.

1.2      
 Определить средние значения цены
мониторов и цены принтеров.

1.3      
Рассчитать общее количество и общую
стоимость каждой разновидности мониторов и принтеров.

1.4      
Определите средние значения цены каждой
разновидности мониторов и принтеров.

Задание
2. В таблице представлены сведения о ряде стран.
Плотность населения рассчитайте по формуле.

2.1
Получить общую площадь и общее число жителей для каждого полушария Земли, а
также эти показатели для всех представленных в таблице стран.

2.2
Определить средние значения площади стран и их населения для каждого полушария
Земли

2.3
Рассчитать
общую площадь и общее число жителей для каждой части света

2.4
Определить средние значения площади стран и их населения для каждой части
света.

Задание
3. В таблице представлены сведения о трех акционерах
фирмы «Купи-Продай». Общую стоимость рассчитайте по формуле.

3.1
Определить общее количество акций и их общую стоимость для каждого акционера;

3.2
Определить среднее значение количество акций у каждого акционера;

3.3
Определить общее количество акций каждого выпуска и их общую стоимость;

3.4
Определить общее количество акций каждого вида (привилегированная и
обыкновенная) и их общую стоимость.

Задание
4. В таблице представлены сведения о прохождении
автомобилями участков пути. Длину участка рассчитайте по формуле.

Получить:

4.1
общую длину участков пути, пройденных автомобилями каждой фирмы, и общее время
движения автомобилей каждой фирмы;

4.2
среднюю длину участков пути, пройденных автомобилями каждой фирмы, и среднее
время движения автомобилей каждой фирмы;

4.3
общую длину участков пути, пройденных автомобилями каждого вида (легковыми и
грузовыми) и общее время движения этих автомобилей;

4.4
среднюю длину участков пути, пройденных автомобилями каждого вида (легковыми и
грузовыми) и среднее время движения этих автомобилей;

4.5
общую длину участков пути, пройденных однотипными автомобилями (грузовыми фирмы
Fiat, легковыми фирмы Nissan и т. д.), и общее время движения этих автомобилей;

4.6
среднюю длину участков пути, пройденных однотипными автомобилями (грузовыми
фирмы Fiat, легковыми фирмы Nissan и т. д.), и

4.7
среднее время движения этих автомобилей.

ЗАДАНИЕ 1. Заполните таблицу.

1.1.
Заполните шапку таблицы.

 

1.2
Отведите для каждой должности одну строку и занесите название должностей в
столбец С.

1.3.
В столбцах А и В укажите коэффициенты А и В, соответствующие каждой должности.

1.4.
В ячейку Н3 занесите значение заработной платы уборщицы.

ЗАДАНИЕ 2. В столбце D вычислите заработную плату для каждой должности.

Внимание!
Столбец D должен заполнятся формулами с
использованием абсолютной ссылки на ячейку Н3. Изменения содержимого этой
ячейки должно приводить к изменению содержимого всего столбца D. 

2.1. В ячейку D3
занесите формулу =АЗ*$Н$3+ВЗ.

2.2.
Скопируйте формулу из ячейки D3 в D4:D10.

При копировании адрес ячейки с зарплатой уборщицы
остался постоянным (абсолютным), а адреса A3 и ВЗ перенастраиваются (они
относительные).

ЗАДАНИЕ 3. В столбце Е укажите количество сотрудников на должностях.

Вводите значения по среднему количеству
сотрудников. Данные в ячейках ЕЗ:Е5 могут изменяться в пределах штатного
расписания, количество со­трудников на других должностях неизменно (см.
постановку задачи).     

ЗАДАНИЕ 4. В столбце F вычислите заработную плату всех сотрудников данной
должности.

4.1.
В ячейку F3 занесите формулу = зарплата * количество сотрудников.

ЗАДАНИЕ 5.
Определите суммарный месячный фонд заработной платы.

5.1. Просуммируйте
столбец F,
используя кнопку  «сумма» .

5.3. Составьте
штатное расписание.

Вносите изменения в зарплату уборщицы или меняйте количество сотрудников в ячейках Е4:Е5, Е7:Е8 до тех
пор, пока полученный суммарный месячный фонд
заработной платы не будет равен заданному $15000 (в
ячейке F12 необходимо получить значение ≈15000).

ЗАДАНИЕ 6. Составьте штатное расписание с
использованием функции авто­матизации расчетов — подбор параметра.

Подбор параметра — удобное средство Excel для
анализа «Что-если». При этом значения для ячеек-параметров изменяются так,
чтобы число в целевой ячейке стало равно заданному.

6.1. Скопируйте
таблицу на ЛИСТ 2.

6.2. Выберите команду меню сервис, подбор параметра .

6.3. Укажите в поле установить в ячейке адрес целевой ячейки $F$12.

6.4  Укажите в поле значение – 15000.

6.5. Укажите в поле изменяя ячейку адрес ячейки с зарплатой
уборщицы $Н$3 и нажмите на  кнопку <ОК>.

Начнется процесс подбора параметра. Если нажать на
кнопку <ОК>, значения ячеек в таблице будут изме­нены в соответствии с
найденным решением.

6.5. Нажмите
на кнопку «ОК»

ЗАДАНИЕ 7. Составьте
несколько вариантов штатного расписания с использованием функции Подбор
параметра и оформите их в виде таблицы на Листе 3.

7.1. Измените
количество сотрудников на долж­ностях грузчика и товароведа, сервисной службы и
продавцов-консультантов.

7.2. Подберите
зарплату уборщицы  в новых условиях.

7.3. Составьте
таблицу нескольких вариантов штатного распи­сания.

Составьте еще два варианта штатных расписаний: для
максимального количества сотрудников и для минимального количества сотрудников.

  ЗАДАНИЕ 8. Проанализируйте полученные варианты,
выберите и оформите один из них (на рис.3) представлен пример оформления
штатного расписания компьютерного магазина без подобран­ных числовых значений).

8.1. Оставьте столбцы С, D, Е, F.

Внимание! Удалить столбцы А, В, Н нельзя,
так как в табли­це на них есть ссылки, но их можно скрыть.

Столбцы А, В, Н необходимо выделить,
а за­тем воспользоваться пунктом главного меню формат,
столбец, скрыть или вызвать кон­текстно-зависимое меню и выбрать пункт скрыть.

8.2. Дайте заголовок
таблице «Штатное распи­сание магазина» и подзаголовок «Директор Сидоров И.С.»

8.3. Таблицу оформите, используя автоформа­тирование.

Контрольная работа

Табель успеваемости по
учебной дисциплине

Списки. С начала учебного года
преподаватель (или классный руководитель) начинает вести компьютерный учёт
текущих оценок, получаемых студентами его группы по разным предметам. По
внешнему виду это должен быть список фамилий, против которых стоят разнесённые
по датам занятий отметки, а в отдельный столбец выводятся подсчитываемые по
определённым формулам баллы за семестр, какими они получаются на данный момент.
Отдельным предметам посвящены отдельные рабочие листы. Само собой разумеется,
что таблицу нужно разлиновать, подобрать подходящие шрифты и выравнивания для
её ячеек и т.п.

Для отображения даты подходящей будет ориентация текста под углом
в 90 градусов, для всей третьей строки — и горизонтальное и вертикальное
выравнивание по центру, а для ячейки S3 — ещё и с переносом по словам. Ширину столбцов надо подобрать
так, чтобы вся таб­лица умещалась на одной странице, и убедиться в этом с
помощью предварительного просмот­ра. В названии таблицы (несмотря на большую
длину оно всё «прописано» в ячейке А1) исполь­зован жирный шрифт. И так далее.
Все эти режимы выбираются из меню «Формат» пункт «Ячейки», хотя надо помнить,
что перед вызовом любой команды мы сначала выделяем объект её применения.

При вводе номеров и дат удобно пользоваться автозаполнением. Так,
вписав первую да­ту 2.9.99 (допустим, занятия идут парами раз в неделю), можно за­тем
протянуть курсорную рамку за маркер заполнения правой клавишей мышки и выбрать
из кон­текстного меню вариант «Прогрессия». Нам останется лишь указать, что
прогрессия нужна арифметическая, с шагом, равным не единице, как будет
предложено по умолчанию, а семёрке, и с предельным значением 27.12.99. Только
столбец с 4.11.99 мы затем удалим — каникулы!

Что же касается расположения фамилий по алфавиту, то при вводе об
этом можно не заботиться, и вписывать их как угодно, а по окончании — заказать
«Сортировку по возрастанию» с панели инструментов, только, опять-таки, выделив
сначала нужные ячейки (В4:В21). Вообще, полученный список имеет смысл запомнить
на будущее, поскольку он, наверное, потребуется ещё не раз и в других таблицах,
связанных с группой. Это можно сделать прямо сейчас, пока все фамилии выделены.
Надо в меню «Сервис» щёлкнуть пункт «Параметры», а в нём раскрыть закладку
«Списки». В дополнение к уже имеющимся четырём спискам (понедельник, вторник,
январь, февраль…), мы импортируем «Новый» из выделенных ячеек. Это позволит
применять и к фамилиям учеников операцию автозаполнения: вводить одну лишь
первую фамилию, а даль­ше делать протяжку правой клавишей, подобно тому, как
это было для чисел.

Наконец, рамки устанавливать лучше в самую последнюю очередь,
когда уже будут вписаны формулы в столбце 8, иначе при копировании формул
появятся лишние границы.

Функция СУММПРОИЗВ. Каждую неделю
преподаватель должен собирать сведения о ходе учёбы и пополнять ими свою
таблицу. Не дожидаясь конца семестра, когда подчас в спешке приходится
выставлять итоговые баллы, он сам, да и его подопечные смогут в любой момент
отслеживать состояние дел и предпринимать какие-то меры, если оно окажется
вдруг неудовлетворительным.

Первым приходит в голову, в качестве способа определения итога,
простое усреднение. Берутся все имеющиеся оценки, и находится их
среднеарифметическое значение. При выставлении в журнал оно, естественно, будет
округлено до целого — систему возьмём обычную, пятибалльную. Однако ведь есть
уроки более важные, и менее важные. Не хотелось бы смешивать все в одну кучу и
приписывать оценкам одинаковое влияние на результат. Чтобы избежать такого
уравнивания, введём в таблицу дополнительную строку, где укажем как бы «вес»
каждого занятия. Для обычных уроков пусть он будет равен единице, а для особо
серьёзных — двойке. Числа не обязательно должны быть целыми, да и градаций
можно ввести больше, чем две, вплоть до того, что каждому уроку дать свой
коэффициент. Только их надо где-то расположить, в каких-то ячейках таблицы,
скажем во второй строке, над датами.

Пусть всего в семестре 16 занятий, и среди них три контрольные.
Итоговый результат опре­деляем так: сначала оценки, полученные на разных
уроках, перемножаем на коэффициенты этих уроков, и складываем вместе все
произведения. Это будет сумма баллов с учетом их «веса». За­тем подсчитываем
количество оценок, на которое надо будет разделить сумму, чтобы выйти на так
называемое «средневзвешенное» значение. Для каждого действия — своя функция.

Для баллов это «СУММПРОИЗВ», в нашем случае с двумя аргументами;
областями (С4:R4) и
(С2:R2). Числа из обеих будут
браться попарно, перемножаться первое с первым, вто­рое со вторым, третье с
третьим и т.д. и после окончания умножения — суммироваться.

К подсчёту количества оценок надо подойти осторожно, и не просто
вписать функцию «СЧЁТ», а учесть, что некоторые из них входили в сумму с
двойным весом, или, иначе говоря, по два раза. Значит, и сосчитаны должны быть
дважды, как простые и как контрольные.

Вставка первой функции в ячейку S4 завершается щелчком по «ОК» на её карточке, однако всё выражение
при этом ещё не будет окончено. Чтобы дописать остаток, надо перейти в строку
формул, встать в самый конец строки и добавить после знака деления вторую
функцию.

Абсолютные адреса. Формула усреднения,
написанная для первого по списку студента, должна быть повторена и для других,
и сделать это надо, как обычно, посредством копирования. Однако в данном случае
перед копированием формулу требуется немного подправить. Дело в том, что при
перемещении формулы вниз по списку те ссылки, которые в неё входят, также из­менятся
соответственно сдвигу. Поскольку сдвиг будет производиться вертикально вниз, то
во всех фигурирующих в формуле адресах цифровая составляющая увеличится на
единицу для следующей строки, затем ещё на единицу — для следующей и т.д.
Изменение второго аргумента с С2:R2 на СЗ:RЗ, потом на С4:R4 и далее, совершено недопустимо. Умножать-то требуется именно на
числа второго ряда. Вот таким адресам, которые должны оставаться неизменными
при сдвиге формулы, приписывается статус абсолют­ных, в отличие от всех
остальных, относительных. Знаком абсолютности служит символ «$» и его
надо до того, как копировать формулу, поставить в адресе перед каждым числом,
подлежа­щем фиксации. Делаем это, понятно, в строке формул, установив перед
этим курсорную рамку на ячейке S4. В нашем случае таких абсолютных адресов имеется всего два,
указывающих на область С$2:R$2, где размещены весовые коэффициенты, одни и те же для всех
студентов.

Введенные формулы дают то, что и было задумано при их
конструировании. Так, на­пример, у студента Мальцева простое среднеарифметическое
равнялось бы четырём с полови­ною — три пятёрки и три четвёрки, но поскольку
вес пятёрок, полученных за контрольные боль­ше, то итоговый бал за месяц до
конца семестра выходит отличным. А, скажем, у студентки Алексеевой, наоборот,
перевешивают всё же тройки, хотя их столько же, сколько и четвёрок.

Правда, вид столбца S неудачен. Формат всех его числовых ячеек следует заказать та­ким,
чтобы в таблице были видны лишь целые части полученных результатов. Для этого
даже не требуется раскрывать соответствующее меню, достаточно просто сделать
несколько одиноч­ных щелчков по значку «Уменьшить разрядность» на панели
инструментов. А с другой сторо­ны, может быть неплохо бы и оставить хотя бы
один знак после запятой. И кстати, если уж за­шла речь о внешнем виде таблицы,
совсем не обязательно выводить на экран сами весовые ко­эффициенты. Для них,
пожалуй, стоит заказать цвет шрифта белым, как у фона.

Сбор статистики. Контрольным работам
традиционно придаётся особая важность в учебном процессе. Обычно преподаватель
после их проведения подсчитывает, сколько студентов имеют отличные оценки,
сколько — просто хорошие, а сколько и неудовлетворительные.

Для сбора статистики существует целый набор встроенных функций.
Здесь есть и просто «СЧЁТ» — чтобы определить, в скольких ячейках из
указываемой области стоят числа, а есть и «СЧЁТЗ» — счёт значений, если нас
интересуют не только те ячейки, которые содержат числа, но и хоть что-нибудь
вообще содер­жат, т.е. не являются пустыми. Для пустых же ячеек, вернее для
вывода их количества (в ячейки Н26, М26 и Q26) оказалась подхо­дящей функция, которая так и называется
«СЧИТАТЬПУСТОТЫ». В качестве аргумента ей задают один или более адресных
диапазонов.

Следует, правда, различать две вещи: «не был на уроке» или же «не
писал контрольную». Хотя и то, и другое мы обозначаем буквой «н» — в самом
журнале или в его статистике, однако если на простом уроке «н» допустимо —
студент проболел или прогулял, то вот контрольную надо сдавать обязательно, и
«н» тут быть не должно. Либо студент отсутствовал в тот день в школе, либо
контрольную писал, да не справился с заданием и получив двойку, хочет её
исправить, — и в том и в другом случае в соответствующую клеточку ничего не
ставится. Пока работа всё же не будет выполнена на дополнительных занятиях и
хоть какая-то оценка не будет проставлена.

Подсчёт отличных, хороших, удовлетворительных и
неудовлетворительных работ ведётся в ячейках Н22:Н25, М22:М25 и Q22:Q25 с помощью функции
«СЧЁТЕСЛИ» по соответствующим образцам «5», «4», «3» и «2».

Логическая арифметика. Формулы дают
средневзвешенное значение итогового балла. Это уже лучше, чем простое
среднеарифметическое. Но всё же подход пока ещё слишком упрощённый, и не
отслеживает нюансов. Скажем, если взять студента Никитина, то окажется, что
имея всего только две оценки в текущем семестре, да и то лишь одну из них за
контрольную, он, тем не менее, претендует на четвёрку в семестре. Этого нельзя
признать обоснованным. Желательно, чтобы каким-то образом учитывалась ещё и
активность работы студента.

Представляется разумным ввести некоторый дополнительный критерий
оценки. Пусть, например, обязательным условием для аттестации за семестр будет,
во-первых, сдача всех трех контрольных, и, во-вторых, — наличие трёх обычных
оценок.

Условия можно было бы учесть в самой формуле для итогового балла.
Но она и так уже громоздкая, так что дальнейшее её усложнение практически
выходило бы за рамки возможного. Поэтому правильным решением будет отслеживать
выполнение обоих условий в каких-то дру­гих клетках. Выделим в исходной таблице
столбец S и через меню «Вставка»
добавим пять до­полнительных, не обращая пока внимания на то, что выходим при
этом за пределы страницы.

Сначала в ячейку S4 введём формулу «=ЕПУСТО(Н4)» и распространим её на другие клетки
этого столбца до S21 включительно (при этом ссылка на относительный адрес автомати­чески
будет подстраиваться под новое местоположение формулы). Функция «ЕПУСТО», явля­ясь
логической, выдаст значение «ЛОЖЬ» (т.е. там не пусто) или «ИСТИНА» (да, там
пусто). В зависимости от того, имеется какая-нибудь оценка за первую
контрольную или нет. В ячейку же S22 введём формулу «=И(S4:S21)», которая логически перемножая значения из вышележащего
диапазона адресов, даст фактически ответ на вопрос «А может эту работу группа
вообще не выполняла?» Если хотя бы у одного студента оценка за неё стоит, ответ
будет «ЛОЖЬ», и это значит, что группа работу выполняла, поскольку срок для неё
пришёл. Аналогично всё то же самое проделываем по отно­шению ко второй и
третьей контрольным работам в двух следующих столбцах.

Далее, в ячейку V4 вводим формулу «=И(S4=S$22;Т4=Т$22;U4=U$22)». Её смысл та­ков: «Данный студент идёт в ногу со всем
классом?» Если выходит «ИСТИНА» т.е. «да, именно поэтому», то первое условие
атте­стации соблюдено, если же выходит «ЛОЖЬ», то значит за студентом имеется
должок, и первое условие аттестации не соблюдено. Эту формулу мы копируем вниз
на весь список.

Наконец в ячейки W4 — W21 вводим последнюю формулу, согласно которой снова вы­даётся
значение «ИСТИНА» или «ЛОЖЬ» в зависимости от того, соблюдено или нет второе
условие, касающееся числа обычных, не контрольных оценок.

Скрытые столбцы. Итак, формулы для автоматического
отслеживания необходимых условий аттестации введены. Система слежения работает,
но только плохо, что её служебные, вспомогательные со­общения загромождают
экран. Хотелось бы, чтобы они, продолжая работать, тем не менее, были бы не
видны, и этого легко достичь. Выделяем буквы с S и до W включительно, а затем в меню «Формат» выбираем последовательно
пункты «Столбец» и «Скрыть».

Правда, сейчас скрывать столбцы преждевременно. Надо ведь ещё
слегка подправить формулу для итогового балла, поскольку пока что она совсем не
учитывает, выполнены ли поставленные условия, или не выполнены. (Если же
сокрытие столбцов всё-таки уже произведено, и требуется обратно вывести их на
экран, то надо выделить их соседей слева и справа, т.е. R и X, и заказать в том же меню
пункт «Отобразить»).

Подправлять формулу для итогового балла лучше так. К настоящему
моменту в ней уже зафиксирован порядок вычисления оценки за полугодие, но
независимо от того соблюдены ли условия аттестации. «=СУММПРОИЗВ(С4:R4;С$2:R$2)/СЧЁТ(С4:R4;Н4;М4;Q4)» — эту часть будущей
формулы менять не нужно, надо только добавить к ней указание о том, когда можно
приступить к самому вычислению, а когда нельзя. Если оба условия аттестации
соблюдены, то приступать к вычислению можно, а если хотя бы одно из них нет, то
и вычислять нечего, просто ставить «не аттестован».

Подобные действия выполняются, очевидно, с помощью функции «ЕСЛИ».
Однако пе­ред тем как заказать её для ввода в ячейку Х4, надо то, что в данный
момент в ней записано, переместить в буфер обмена (вырезать с помощью
«ножниц»). Для чего это делается? Для того чтобы потом, когда будет заполняться
та ветвь функции «ЕСЛИ», которая называется «Значение_если_истина», не
описывать способ вычисления заново, а просто вставить его из буфера. Во вторую
же ветвь, «Значение_если_ложь» собственно, только и останется ввести буквы
«н/а».

Ну а для формулировки условия мы используем логическую функцию И(V4;W4). Она берёт два значения
«ИСТИНА» или «ЛОЖЬ» (какие бы они ни были) как раз из тех ячеек, что будут
впоследствии скрыты, и производит их логическое произведение. Получится, что
условие состоит в том, чтобы и там, и там была «ИСТИНА», ведь только такой
вариант нас устраивает.

Круговая диаграмма. Статистические итоги по
контрольным работам представляются настолько важными, что их надо бы отобразить
в графической форме. Наиболее удобным видом такого отображения в данном случае
является круговая диаграмма. В принципе, построение диаграммы любого вида
совершается одинаковым образом: лучше всего сразу выделить те ячейки,
содержимое которых требуется отобразить, после чего вызвать мастера и в диалоге
с ним уточнить всевозможные детали оформления.

Берём сначала ячейки из области (G22:Н25), и щёлкаем по значку мастера диаграмм на панели
инструментов. Круговых диаграмм он предлагает несколько видов (шесть
стандартных и ещё две нестандартных), — выберем второй по счёту вариант под
названием «Объёмный» и пройдём далее. Так как ячейки уже были выделены, то в
следующей карточке мастера ничего менять не потребуется, а вот на третьей мы
остановимся, чтобы ввести некоторые дополнительные пояснения.

Прежде всего, дадим будущей диаграмме заголовок «Первая
контрольная». Затем пе­рейдём к вкладке «Легенда» и перепробовав разные способы
её размещения, вернемся, пожа­луй, к тому, что было предложено («справа»).
Заглянув напоследок на третью вкладку «Подписи данных», закажем весьма удачное
в смысле информативности и композиции решение под на­званием «доля».

Разместить диаграмму нам, конечно, удобнее всего на том же листе,
где находятся сами данные, что мы и делаем, щёлкая по кнопке «Готово» и покидая
мастера. Размер полученной диаграммы надо немного уменьшить, так чтобы она
накрыла область ячеек (А28:I39). Делается это с той целью, чтобы рядом справа и снизу осталось
место для двух таких же диаграмм по второй и третьей контрольным, и ещё
четвёртой диаграммы по итоговым оценкам.

Причём вторую и третью совсем необязательно строить заново, —
гораздо удобнее про­сто скопировать первую всю целиком в буфер обмена, а затем
вставить два раза в соседние об­ласти. Ну, естественно, после вставки
потребуется и ту, и другую подкорректировать, определив для каждой свой
собственный диапазон отображаемых данных.

Так, для второй диаграммы надо будет щёлкнуть по её площади правой
клавишей мы­ши, и из контекстного меню выбрать пункт «Исходные данные…».
Появится карточка с двумя вкладками. В верхней, которая называется «Диапазон
данных», мы должны, войдя в поле ввода с тем же именем и немного сдвинув саму
карточку в сторону, чтобы не мешала, выделить клет­ки (L22:М25). После чего, не заходя
даже в следующую закладку «Ряд», уже щёлкнуть ОК, — на диаграмме будут
отображены новые результаты. Останется теперь лишь поменять заголовок, для чего
достаточно будет щёлкнуть по не­му левой клавишей мыши, чтобы дальше
действовать как с обычным текстом.

Защита ячеек. В полученной таблице,
как, вообще говоря, и в любой другой, надо раз­личать те ячейки, где содержатся
исходные данные и те, в которых производятся, согласно за­писанным в них
формулам, какие-либо действия над этими данными. Данные могут, по самой своей
природе, меняться, принимать новые значения. Так, например, отметки за
декабрьские занятия еще только будут выставляться, когда придёт время, а
выставленные за контрольные работы баллы могут быть, в принципе, изменены, если
учитель допускает пересдачу.

Наоборот, формулы в ячейках из столбцов S, Т, …,W, X ни в коем случае не должны
быть подвергнуты изменениям. Средства для этого в программе имеются, и
используют их следующим образом. Начать надо будет с выделения тех ячеек,
которые не нуж­даются в защите — в нашем случае это диапазон (С4:R18). Затем, выбрав из меню
«Формат» пункт «Ячейки…», мы должны перейти в появляющемся диалоговом окне
(карточке) к вклад­ке, которая так и называется «Защита».

Все ячейки уже изначально, по умолчанию, имеют статус защищаемых.
И как раз для выделенных нами этот статус надо поме­нять, т.е. снять
соответствующую галочку и нажать ОК.

Таблицу сохраним на диске в файл под именем «Табель успеваемости».

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1.    
Для чего могут использоваться табличные
процессоры

2.    
Какие команды можно вызвать при помощи
кнопки Office?

3.    
Как дополнить панель быстрого доступа
новыми кнопками?

4.    
Какие панели расположены на вкладке
Главная?

5.    
С помощью инструментов какой вкладки
можно настроить параметры страницы?

6.    
Что отображается в строке состояния?

7.    
Как переименовать лист в книге?

8.    
С помощью чего можно выделить все ячейки
листа?

9.    
Как объединить несколько ячеек?

10.
Как изменить текст примечания ячейки?

11.
В чем удобство применения средства
«Формат по образцу»?

12.
Что такое автозаполнение?

13.
Как можно изменить формат ячейки?

14.
Что такое автозамена и для чего может
применяться?

15.
 Какие существуют правила записи формул?

16.
Как вставить в формулу стандартную
функцию?

17.
Для чего может использоваться режим
отображения зависимостей формул?

18.
Как разделить лист на несколько частей
для просмотра?

19.
Как работает функция «автоподбор высоты
строки»?

20.
Какие виды графических
изображений можно разместить на листах?

21.
Как задать ширину столбца?

22.
Для чего можно использовать условное
форматирование?

23. Что
называется абсолютной адресаций?

24. Что
называется относительной адресацией?

25. Что
такое консолидация данных?

26.
Для чего используется «специальная
вставка»?

27.
Что включает в себя область
диаграммы?

28.
Как скопировать диаграмму на
другой лист?

29. Какими характеристиками обладает список данных?

30. Как отсортировать данные по нескольким критериям?

31. Как задать подсчет промежуточных итогов?

32. Что такое сводная таблица?

Источник


Для упрощения управления логически связанными данными в EXCEL 2007 введен новый формат таблиц. Использование таблиц в формате EXCEL 2007 снижает вероятность ввода некорректных данных, упрощает вставку и удаление строк и столбцов, упрощает форматирование таблиц.

Исходная таблица

Пусть имеется обычная таблица (диапазон ячеек), состоящая из 6 столбцов.

В столбце

№

(номер позиции), начиная со второй строки таблицы, имеется формула

=A2+1

, позволяющая производить автоматическую

нумерацию строк

. Для ускорения ввода значений в столбце

Ед.изм.

(единица измерения) с помощью

Проверки данных

создан

Выпадающий (раскрывающийся) список

.

В столбце

Стоимость

введена формула для подсчета стоимости товара (цена*количество)

=E3*D3

. Числовые значения в столбце отформатированы с отображением разделителей разрядов.

Действия с обычной таблицей

Чтобы показать преимущества таблиц в формате EXCEL 2007, сначала произведем основные действия с обычной таблицей.

Для начала добавим новую строку в таблицу, т.е. заполним данными строку 4 листа:

  • заполним значениями столбцы без формул (

    Наименование, Цена, Количество

    );
  • в столбцах

    Стоимость

    и

    №

    с помощью

    Маркера заполнения

    скопируем формулы в ячейки ниже;

  • чтобы в новой строке заработал

    Выпадающий список

    , в столбце

    Ед.изм

    . скопируем формат в ячейку ниже.  Для этого выделим ячейку

    С3

    , скопируем ее в

    Буфер обмена

    и, выделив ячейку ниже, через меню

    вставим

    Выпадающий список

    (либо, как на предыдущем шаге скопируем

    Маркером заполнения

    значение из ячейки

    С3

    в

    С4

    , тем самым скопировав правило

    Проверки данных

    . Затем необходимо ввести значение Единицы измерения в новой строке).

Конечно, можно заранее скопировать формулы и форматы ячеек вниз на несколько строк – это ускорит заполнение таблицы.

Для добавления

чрезстрочного выделения

придется использовать

Условное форматирование

.

Теперь рассмотрим те же действия, но в таблице в формате EXCEL 2007.

Создание таблиц в формате EXCEL 2007

Выделим любую ячейку рассмотренной выше таблицы и выберем пункт меню

.

EXCEL автоматически определит, что в нашей таблице имеются заголовки столбцов. Если убрать галочку

Таблица с заголовками

, то для каждого столбца будут созданы заголовки

Столбец1

,

Столбец2

, …


СОВЕТ

: Избегайте заголовков в числовых форматах (например, «2009») и ссылок на них. При создании таблицы они будут преобразованы в текстовый формат. Формулы, использующие в качестве аргументов числовые заголовки, могут перестать работать.

После нажатия кнопки ОК:

  • к таблице будет автоматически применен стиль с чрезстрочным выделением;
  • в заголовке будет включен

    фильтр

    (чтобы его отключить выделите любую ячейку таблицы и нажмите

    CTRL+SHIFT+L

    , повторное нажатие включит фильтр);

  • станет доступным специальная вкладка в меню для работы с таблицами (

    ), вкладка активна только когда выделена любая ячейка таблицы;

  • таблице будет присвоено

    Имя

    , которое можно посмотреть через конструктор таблиц или через

    Диспетчер имен (

    )

    .


СОВЕТ

:

Перед преобразованием таблицы в формат EXCEL 2007 убедитесь, что исходная таблица правильно структурирована. В статье

Советы по построению таблиц

изложены основные требования к «правильной» структуре таблицы.

Удаление таблиц в формате EXCEL 2007

Чтобы удалить таблицу вместе с данными, нужно выделить любой заголовок в таблице, нажать

CTRL

+

A

, затем клавишу

DELETE

(любо выделите любую ячейку с данными, дважды нажмите

CTRL

+

A

, затем клавишу

DELETE

). Другой способ удалить таблицу — удалить с листа все строки или столбцы, содержащие ячейки таблицы (удалить строки можно, например, выделив нужные строки за заголовки, вызвав правой клавишей мыши контекстное меню и выбрав пункт

Удалить

).

Чтобы сохранить данные таблицы можно преобразовать ее в обычный диапазон. Для этого выделите любую ячейку таблицы (Будет отображена вкладка Работа с таблицами, содержащая вкладку Конструктор) и через меню

преобразуйте ее в обычный диапазон. Форматирование таблицы останется. Если форматирование также требуется удалить, то перед преобразованием в диапазон очистите стиль таблицы (

).

Добавление новых строк

Теперь проделаем те же действия с таблицей в формате EXCEL 2007, которые мы осуществляли ранее с обычным диапазоном.

Начнем с заполнения со столбца

Наименование

(первый столбец без формул). После ввода значения, в таблице автоматически добавится новая строка.

Как видно из рисунка сверху, форматирование таблицы автоматически распространится на новую строку. Также в строку скопируются формулы в столбцах

Стоимость

и

№.

В столбце

Ед.изм

. станет доступен

Выпадающий список

с перечнем единиц измерений.

Для добавления новых строк в середине таблицы выделите любую ячейку в таблице, над которой нужно вставить новую строку. Правой клавишей мыши вызовите контекстное меню, выберите пункт меню Вставить (со стрелочкой), затем пункт Строки таблицы выше.

Удаление строк

Выделите одну или несколько ячеек в строках таблицы, которые требуется удалить. Щелкните правой кнопкой мыши, выберите в контекстном меню команду Удалить, а затем команду Строки таблицы. Будет удалена только строка таблицы, а не вся строка листа. Аналогично можно удалить столбцы.

Данные итогов в таблице

Щелкните в любом месте таблицы. На вкладке Конструктор в группе Параметры стилей таблиц установите флажок Строка итогов.

В последней строке таблицы появится строка итогов, а в самой левой ячейке будет отображаться слово

Итог

.

В строке итогов щелкните ячейку в столбце, для которого нужно рассчитать значение итога, а затем щелкните появившуюся стрелку раскрывающегося списка. В раскрывающемся списке выберите функцию, которая будет использоваться для расчета итогового значения. Формулы, которые можно использовать в строке итоговых данных, не ограничиваются формулами из списка. Можно ввести любую нужную формулу в любой ячейке строки итогов. После создания строки итогов добавление новых строк в таблицу затрудняется, т.к. строки перестают добавляться автоматически при добавлении новых значений (см. раздел

Добавление строк

). Но в этом нет ничего страшного: итоги можно отключить/ включить через меню.

Присваивание имен таблицам

При создании таблиц в формате EXCEL 2007, EXCEL присваивает

имена

таблиц автоматически:

Таблица1

,

Таблица2

и т.д., но эти имена можно изменить (через конструктор таблиц:

), чтобы сделать их более выразительными.

Имя таблицы невозможно удалить (например, через

Диспетчер имен

). Пока существует таблица – будет определено и ее имя.

Структурированные ссылки (ссылки на поля и значения таблицы в формулах)

Теперь создадим формулу, в которой в качестве аргументов указан один из столбцов таблицы в формате EXCEL 2007 (формулу создадим вне строки

итоги

).

  • Введем в ячейку

    H1

    часть формулы:

    =СУММ(
  • Мышкой выделим диапазон

    F

    2:

    F

    4

    (весь столбец

    Стоимость

    без заголовка)

Но, вместо формулы

=СУММ(F2:F4

мы увидим

=СУММ(Таблица1[Стоимость]

Это и есть структурированная ссылка. В данном случае это ссылка на целый столбец. Если в таблицу будут добавляться новые строки, то формула

=СУММ(Таблица1[Стоимость])

будет возвращать правильный результат с учетом значения новой строки.

Таблица1

– это имя таблицы (

).

Структурированные ссылки позволяют более простым и интуитивно понятным способом работать с данными таблиц при использовании формул, ссылающихся на столбцы и строки таблицы или на отдельные значения таблицы.

Рассмотрим другой пример суммирования столбца таблицы через ее

Имя

. В ячейке

H2

введем

=СУММ(Т

(буква Т – первая буква имени таблицы). EXCEL предложит выбрать, начинающуюся на «Т», функцию или имя, определенное в этой книге (в том числе и имена таблиц).

Дважды щелкнув на имени таблицы, формула примет вид

=СУММ(Таблица1

. Теперь введем символ [ (открывающую квадратную скобку). EXCEL после ввода

=СУММ(Таблица1[

предложит выбрать конкретное поле таблицы. Выберем поле

Стоимость

, дважды кликнув на него.

В формулу

=СУММ(Таблица1[Стоимость

введем символ ] (закрывающую квадратную скобку) и нажмем клавишу

ENTER

. В итоге получим сумму по столбцу

Стоимость

.

Ниже приведены другие виды структурированных ссылок: Ссылка на заголовок столбца:

=Таблица1[[#Заголовки];[Стоимость]]

Ссылка на значение в той же строке

=Таблица1[[#Эта строка];[Стоимость]]

Копирование формул со структурированными ссылками

Пусть имеется таблица со столбцами

Стоимость

и

Стоимость с НДС

. Предположим, что справа от таблицы требуется рассчитать общую стоимость и общую стоимость с НДС.

Сначала рассчитаем общую стоимость с помощью формулы

=СУММ(Таблица1[Стоимость])

. Формулу составим как показано в предыдущем разделе.

Теперь с помощью

Маркера заполнения

скопируем формулу вправо, она будет автоматически преобразована в формулу

=СУММ(Таблица1[Стоимость с НДС])

Это удобно, но что будет если скопировать формулу дальше вправо? Формула будет автоматически преобразована в

=СУММ(Таблица1[№])

Т.е. формула по кругу подставляет в формулу ссылки на столбцы таблицы. Т.е. структурированная ссылка похожа на

относительную ссылку

.

Теперь выделим ячейку

J2

и нажмем комбинацию клавищ

CTRL+R

(скопировать формулу из ячейки слева). В отличие от

Маркера заполнения

мы получим формулу

=СУММ(Таблица1[Стоимость])

, а не

=СУММ(Таблица1[Стоимость с НДС])

. В этом случае структурированная ссылка похожа на

абсолютную ссылку.

Теперь рассмотрим похожую таблицу и сделаем на основе ее данных небольшой

отчет

для расчета общей стоимости для каждого наименования фрукта.

В первой строке отчета (диапазон ячеек

I1:K2

) содержатся наименования фруктов (без повторов), а во второй строке, в ячейке

I2

формула

=СУММЕСЛИ(Таблица1[Наименование];I1;Таблица1[Стоимость])

для нахождения общей стоимости фрукта

Яблоки

. При копировании формулы с помощью

Маркера заполнения

в ячейку

J2

(для нахождения общей стоимости фрукта

Апельсины

) формула станет неправильной

=СУММЕСЛИ(Таблица1[Ед.изм.];J1;Таблица1[Стоимость с НДС])

(об этом см. выше), копирование с помощью комбинации клавищ

CTRL+R

решает эту проблему. Но, если наименований больше, скажем 20, то как быстро скопировать формулу в другие ячейки? Для этого выделите нужные ячейки (включая ячейку с формулой) и поставьте курсор в

Строку формул

(см. рисунок ниже), затем нажмите комбинацию клавищ

CTRL+ENTER

. Формула будет скопирована правильно.

Стили таблиц

Для таблиц, созданных в формате EXCEL 2007 (

) существует возможность использовать различные стили для придания таблицам определенного вида, в том числе и с

чрезсрочным выделением

. Выделите любую ячейку таблицы, далее нажмите

и выберите подходящий стиль.

Источник

Департамент внутренней и кадровой политики Белгородской области

ОГАПОУ «Белгородский правоохранительный колледж

им. Героя России В.В. Бурцева»

МЕТОДИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ

ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ MICROSOFT EXCEL 2007

Преподаватель информатики Шеметова Л.В.

Белгород, 2016 Знакомство с программой Microsoft Excel 2007

Чтобы запустить Excel, выполните Пуск — Все программы— Microsoft Office — Microsoft Office Excel 2007. Поскольку Excel является программой, входящей, как и Word, в состав пакета Microsoft Office, интерфейс этих приложений во многом схож. Главное меню также представлено в виде вкладок, на ленте которых находятся группы инструментов, предназначенных для форматирования ячеек и обработки данных. Некоторые из них вам хорошо знакомы из предыдущих статей о Word 2007, большинство же являются совершенно новыми. К изучению важнейших опций мы приступим чуть позже, а сейчас рассмотрим структуру окна Excel (рис. 1).

Рис. 1. Окно Microsoft Excel 2007

Электронная таблица состоит из ячеек, которые образуют строки и столбцы. Файл электронной таблицы называется книгой (см. заголовок окна). По умолчанию новый файл Excel (книга) имеет три электронные таблицы — три листа (так принято называть рабочие области в Excel). Переключаться между листами можно с помощью ярлыков в нижней части окна.

Строки образованы горизонтальными рядами ячеек и пронумерованы числами (1, 2, 3…). Максимальное количество строк в листе — 1 048 575. Нумерацию можно видеть в заголовках строк в левой части окна Excel. Столбцы обозначаются латинскими буквами (A, B, C, D, … Z, AA, АВ, АС, AD … AZ, BA, BB, BC, …, BZ…. AAA, AAB, AAC и т.д.), которые находятся в заголовках столбцов под лентой. Максимальное количество столбцов в листе — 16 384.

Чтобы вам было проще ориентироваться в новом материале, продолжим рассмотрение структуры окна Excel и принципов работы с ячейками на примере таблицы, в которой приведен простейший расчет затрат (рис. 2).

Cel 2007

Рис. 2. Простейший пример учета финансов в Excel

Каждая ячейка таблицы имеет уникальный адрес, который легко узнать, посмотрев на номер строки и столбца, на пересечении которых она расположена. Иначе положение ячейки принято называть ссылкой, что более правильно при использовании формул. Так, на рис. 2 ячейка, содержащая итоговую стоимость купленных товаров, имеет адрес D10, а ячейка, в которой набрана цена зубной пасты — В3.

В каждую ячейку можно ввести данные трех типов: текст, число, которое может быть представлено в разных форматах, и формулу. По формуле выполняется расчет, результат которого отображается в содержащей ее ячейке. Поясним сказанное на примере. Если бы вы, вернувшись из магазина, захотели подсчитать суммарные затраты, вы бы составили таблицу, подобную той, что представлена на рис. 2, затем последовательно перемножили на калькуляторе цену каждого товара на его количество, записали бы полученные результаты в столбец стоимости и просуммировали стоимость всех товаров. Одним словом, пришлось бы долго провозиться с калькулятором, ручкой и бумагой. В Excel подобный расчет можно провести намного быстрее. Для этого нужно всего лишь набрать в ячейках исходные данные и применить к ним формулы перемножения и суммирования. Именно это и было сделано в примере на рис. 2.

В ячейках столбца А набраны текстовые данные — наименование товара. Столбцы В и С содержат введенные с клавиатуры числовые данные — цену и количество товара. Во всех, за исключением последней, ячейках последнего столбца D помещены формулы, по которым Excel перемножает данные, находящиеся в двух предыдущих столбцах. В самих ячейках мы видим только результат перемножения. Чтобы увидеть формулу, которая применялась для расчетов, нужно выполнить на ячейке щелчок. При этом выражение отобразится в строке формул (рис. 3).

Строка формул — это уникальный элемент интерфейса Excel, расположенный под лентой с кнопками. Слева в строке выводится адрес активной ячейки (той, что выделена черной рамкой), а справа — ее содержимое, которое можно редактировать. Кроме того, строка формул содержит кнопку вызова Мастера функций, которые используются для создания математических выражений.

Рис. 3. Расчетная формула выделенной ячейки

Ввод любой формулы в Excel всегда начинается со знака равенства «=». Затем указываются адреса ячеек (ссылки на ячейки) и математические функции, которые следует применить к их содержимому. Правила создания формул в Excel очень строгие. Им будет уделено внимание ниже.

В ячейку D2 (см. рис. 3) была введена формула, указывающая системе на то, что нужно отобразить результат перемножения чисел, находящихся в ячейках В2 и С2. Для распространения формулы перемножения на все ячейки последнего столбца был применен специальный прием копирования. В Excel существует множество способов ускоренного ввода данных и набора формул. О них мы обязательно поговорим ниже.

Чтобы получить суммарную стоимость товаров, в последней ячейке D10 была введена формула =СУММ(D2:D9), которая отвечает за суммирование содержимого вышележащих ячеек данного столбца.

Прежде чем переходить к вопросу проведения расчетов в Excel, рассмотрим правила ввода и редактирования данных.

Работа с ячейками

К ячейкам Excel применимы стандартные операции копирования, перемещения, удаления. Многие действия в Excel удобнее проводить не с каждой ячейкой по отдельности, а с группой ячеек. В данном подразделе мы рассмотрим способы выделения ячеек и основные приемы работы с ними.

Выделение ячеек

Как вам уже известно, чтобы сделать активной одну ячейку, нужно поместить на нее рамку выделения. В Excel также можно делать активными группы ячеек, или, как принято говорить, диапазоны ячеек.

Чтобы выделить прямоугольный диапазон ячеек, выполните щелчок на левой верхней ячейке выделяемой области (указатель мыши при этом должен иметь стандартный для Excel вид белого крестика) и протяните рамку до нижней правой ячейки, удерживая нажатой кнопку мыши. Отпустите мышь для закрепления рамки (рис. 9, слева).

Чтобы сделать активными группу несмежных ячеек или диапазонов, удерживайте нажатой клавишу , последовательно выделяя нужные ячейки и области (рис. 9, справа).

Рис. 9. Выделение прямоугольного диапазона ячеек и несмежных элементов

Для выделения строки или столбца достаточно навести указатель мыши на заголовок, и когда он примет вид маленькой черной стрелочки, выполнить щелчок. Для выделения нескольких строк и столбцов нужно протянуть мышь от заголовка первого ряда к заголовку последнего (рис. 10).

Рис. 10. Выделение строки и столбца

Чтобы выделить все ячейки таблицы, щелкните на кнопке с треугольником , которая находится в верхнем левом углу рабочей области, или нажмите сочетание клавиш +A. Отменить любое выделение можно, выполнив щелчок на любой ячейке.

Как и любая отдельная ячейка, диапазон имеет свой уникальный адрес. В него входят адреса верхней левой и правой нижней ячеек, разделенные двоеточием, например А5:В8. Если выделенная область является строкой или столбцом, то в адресе будут присутствовать ссылки на первую и последнюю ячейку ряда, разделенные двоеточием. Значения из диапазонов ячеек могут принимать участие в расчетах. В этом случае адрес диапазона будет фигурировать в математической формуле.

Перемещение и копирование ячеек

Перемещать и копировать ячейки в Excel можно несколькими способами. Простейший из них — перетаскивание.

Для перемещения выделите нужную ячейку или диапазон, подведите указатель мыши к границе рамки выделения. Когда он примет вид

Рис. 11. Контекстное меню, открываемое при перетаскивании правой кнопкой мыши

В контекстном меню можно задействовать не только стандартные команды перемещения и вставки, но и команды выборочного копирования содержимого ячеек или их формата, а также особые команды, выполняющие наряду с копированием и перемещением сдвиг ячеек (они доступны только для отдельных ячеек, строк и столбцов). При обращении к любой из команд, название которой начинается со слова «Сдвинуть», в указанную ячейку (или диапазон) будет помещена или скопирована исходная ячейка (или диапазон), а данные, содержащиеся в конечных ячейках, не исчезнут, а будут смещены вправо или вниз (в зависимости от выбранной команды).

Операции копирования и перемещения ячеек также можно выполнять стандартным способом через буфер обмена. Выделите ячейку или диапазон, выполните на нем правый щелчок и задействуйте команду Вырезать или Копировать в зависимости от задачи. Затем выполните правый щелчок в ячейке вставки (для диапазона это должна быть верхняя левая ячейка) и задействуйте команду Вставить. После того как действие будет выполнено, справа внизу от вставленного фрагмента появится кнопка Параметры вставки . Щелкнув на ней, вы откроете меню, в котором можно указать дополнительные параметры вставки. Если в конечных ячейках находятся данные, они будут заменены без предупреждения.

Поместить содержимое ячеек из буфера обмена в новое место также можно с помощью кнопки Вставить, которая находится в группе Ячейки на вкладке Главная. При ее нажатии произойдет вставка ячеек из буфера обмена со сдвигом конечных ячеек вправо или вниз.

Добавление ячеек

Иногда возникает ситуация, когда к готовой таблице требуется добавить ячейки для ввода дополнительных данных. В этом случае нужно поступить следующим образом.

1. Выделите ячейку или диапазон, на место которой нужно поместить дополнительные ячейки.

2. В группе Ячейки на вкладке Главная щелкните на стрелке кнопки Вставить и выберите команду Вставить ячейки.

3. В открывшемся окне (рис. 12) укажите направление сдвига выделенных ячеек и нажмите ОК.

Рис. 12. Выбор способа добавления ячеек

Чтобы добавить целую строку или столбец, выделите ячейку, находящуюся в строке, выше которой нужно поместить новую (или в столбце, левее которого будет добавлен новый), щелкните на стрелке кнопки Вставить в группе Ячейки на вкладке Главная и задействуйте команду Вставить строки на лист или Вставить столбцы на лист.

Удаление ячеек

Удаление ненужных ячеек — задача, противоположная только что рассмотренной, однако и она нередко встречается на практике. Щелкните на ячейке или диапазоне, который должен быть удален, и нажмите кнопку Удалить. При этом произойдет удаление с автоматическим сдвигом вверх содержимого нижележащих ячеек. Если вы хотите выбрать другое направление сдвига, выполните на выделенных ячейках правый щелчок, задействуйте команду Удалить, в открывшемся окне выберите вариант сдвига и нажмите ОК.

Для удаления целой строки или столбца выполните правый щелчок на заголовке и задействуйте команду Удалить контекстного меню.

Очистка ячеек

Выше мы уже говорили о том, что для удаления содержимого ячейки достаточно выделить ее и нажать . Точно так же можно поступить и с диапазоном ячеек. Однако следует иметь в виду, что при использовании клавиши удаляются только данные, а форматирование ячейки и формат чисел, установленные для данных ячеек, сохранятся. Чтобы указать системе, что именно вы хотите удалить из ячеек — только содержимое, только формат или и то и другое, выполните щелчок на стрелке кнопки Очистить в группе Редактирование на вкладке Главная и задействуйте нужную команду (рис. 13). При выборе команды Очистить все удаляется и содержимое ячеек, и формат.

Рис. 13. Выбор варианта очистки ячеек

Поскольку числа, введенные через точку, воспринимаются Excel как даты, то, ошибившись со знаком препинания, вы автоматически зададите для ячейки формат даты, и впоследствии даже при правильном вводе дроби она будет трансформирована в дату. С помощью кнопки Очистить вы сможете быстро избавиться от нежелательного формата даты.

Формат чисел

Выше уже не раз упоминалось о том, что числа в Excel могут отображаться в различных форматах. В данном подразделе мы поговорим о том, какие существуют форматы чисел и как задать для ячейки определенный числовой формат.

По умолчанию в Excel установлен общий формат ячеек. Это значит, что при вводе данных система распознает их и выравнивает в ячейке определенным образом, а при особых условиях ввода автоматически меняет числовой формат. Часть из них уже была описана выше. Вспомним эти случаи, а также рассмотрим примеры других ситуаций автоматической смены числового формата.

 По умолчанию десятичную часть дробных чисел следует набирать через запятую. При вводе чисел через точку, слэш или тире в ячейке устанавливается формат даты и данные отображаются в виде календарной даты.

 При использовании двоеточия при наборе чисел для них автоматически устанавливается формат времени.

 Если вы хотите представить введенное число в процентном формате, добавьте после него знак «%».

 Чтобы представить число в денежном формате (в рублях), наберите после него р.. В денежном формате к числу добавляется знак денежной единицы, а каждые три цифры числа отделяются друг от друга пробелами для лучшего восприятия.

 Выделив пробелами в числе по три цифры, например 36 258, 2 739, вы переведете его в числовой формат. Он аналогичен денежному за исключением того, что на экран не выводится знак денежной единицы.

 Если в ячейку нужно поместить простую дробь, например 3/5 или 1., поступите следующим образом. Введите целую часть дроби (для дробей меньше единицы нужно набрать ноль), затем нажмите пробел и наберите дробную часть, используя слэш, например, 1 4/5. В результате в ячейке будет установлен дробный формат и запись отобразится без изменений (не трансформируясь в десятичную дробь).

Excel оперирует с числами с точностью до 15 знака после запятой, однако в ячейках по умолчанию выводится только два десятичных знака (при необходимости эту настройку можно изменить). Полностью число можно увидеть в строке формул, выделив ячейку.

Можно изменить формат числа, не только используя перечисленные приемы набора чисел, но и с помощью специальных инструментов. За установление числовых форматов ячеек отвечают опции, находящиеся в группе Число на вкладке Главная.

 В раскрывающемся списке Числовой формат  вы можете выбрать формат чисел для выделенной ячейки или диапазона. С большинством форматов вы уже познакомились. Стоит лишь сделать замечание относительно процентного формата. При его выборе число, находящееся в ячейке, будет умножено на 100 и к нему добавится знак «%». Новыми для вас являются экспоненциальный и текстовый форматы. Рассмотрим на конкретных примерах экспоненциальный формат числа.

Любое число можно представить в виде десятичной дроби, умноженной на 10 в степени, равной количеству знаков после запятой. Так, число 1230 можно записать в виде 1,23*103, а число 0,00015 как 1,5*10–4. Другими словами, в числе выделяется мантисса (дробная часть), а порядок записывается в виде показателя степени. Точно так же поступает и Excel, используя следующие правила оформления. После мантиссы ставится разделитель Е, а затем записывается показатель степени с обязательным указание знака («+» для положительного показателя, «–» для отрицательного). Так, число 1230 в экспоненциальном формате будет выглядеть как 1,23Е+03, а число 0,00015 как 1,5Е-04. Если в мантиссе содержится более двух знаков после запятой, они будут скрыты (Excel проводит автоматическое округление для отображения, но не реальное округление числа).

Текстовый формат полезен тогда, когда требуется, чтобы введенное число распознавалось системой как текст и не принимало участие в расчетах. При выборе текстового формата число в ячейке будет выровнено по левому краю, как и текст.

 Кнопка  позволяет быстро перевести содержимое ячейки в финансовый формат. По умолчанию единицей измерения в этом формате является российский рубль. Чтобы сменить его на другую денежную единицу, щелкните на стрелке данной кнопки и выберите подходящий вариант. Если такового не оказалось, задействуйте команду Другие финансовые форматы и в открывшемся окне в списке Обозначение выберите нужный знак.

 Кнопка  переводит содержимое выделенных ячеек в процентный формат.

 С помощью кнопки  можно задать для ячеек числовой формат с разделителями-пробелами по три знака.

 С помощью кнопок Увеличить разрядность  и Уменьшить разрядность  можно увеличить или уменьшить количество знаков, отображаемых после запятой.

Форматирование ячеек

К таблицам, созданным в Excel, можно применять все известные вам из предыдущего раздела приемы форматирования ячеек, а также некоторые специфические для Excel приемы. О тех и других мы поговорим прямо сейчас.

Принципы форматирования содержимого ячеек Excel ничем не отличаются от рассмотренных нами ранее для текстовых таблиц в Word. Кнопки задания определенных параметров шрифтов, заливки ячеек и визуализации границ (которые по умолчанию скрыты) находятся в группе Шрифт на вкладке Главная. Поскольку с ними вы уже хорошо знакомы, не будем останавливаться на рассмотрении каждого из них. Общий принцип работы с инструментами данной группы следующий: сначала нужно выделить ячейку или диапазон, а затем нажать кнопку в группе Шрифт для выполнения форматирования.

В группе Выравнивание вкладки Главная расположены инструменты выравнивания содержимого ячейки относительно границ. Некоторые из них также были рассмотрены выше. Остановимся на новых для вас опциях.

Дополнительные кнопки выравнивания  позволяют сориентировать данные в ячейках относительно верхней, нижней границы или по центру.

С помощью команд меню, открываемого стрелкой кнопки Ориентация , можно задать направление поворота текста в ячейке.

При создании заголовков в таблицах часто возникает необходимость объединить ячейки и поместить содержимое одной из них в центр объединенной области. В Excel за эту операцию отвечает кнопка Объединить и поместить в центре . Для создания заголовка наберите текст в ячейке, выделите нужный диапазон, включая ее, и нажмите данную кнопку. Применение описанных приемов форматирования ячеек показано на рис. 14.

Рис. 14. Различные способы форматирования ячеек

В процессе работы с ячейками вы будете часто менять ширину столбцов и высоту строк путем перетаскивания границ заголовков, чтобы оптимально разместить данные в ячейках. Однако такая процедура подгона может занять немало времени. В Excel имеются средства, позволяющие автоматически подобрать ширину и высоту ячеек таким образом, чтобы их содержимое полностью отобразилось на экране и при этом не было скрыты данные в других ячейках строк и столбцов, на пересечении которых находится выделенная область. Чтобы подобрать ширину ячейки или диапазона, выделите ее, нажмите кнопку Формат в группе Ячейки на вкладке Главная и задействуйте команду Автоподбор ширины столбца. Для выравнивания высоты обратитесь к команде Автоподбор высоты столбца в меню этой же кнопки.

Вы можете применять встроенные стили оформления Excel как к отдельным ячейкам, так и к таблице целиком, чтобы быстро и качественно оформить расчет. Стиль ячеек включает в себя определенный набор параметров форматирования ячейки — шрифт с заданными характеристиками, цвет заливки и шрифта, наличие и тип границы ячейки, числовой формат ячейки. Чтобы применить к выбранным ячейкам определенный стиль, выделите их, щелкните на кнопке Стили ячеек в группе Стили вкладки Главная и в открывшейся коллекции (рис. 15) выберите подходящий.

Стиль таблицы как единого целого определяет оформление заголовка, границы и заливку ячеек. Если вы уже ввели все данные таблицы и решили приступить к ее форматированию, выделите весь диапазон таблицы и нажмите кнопку Форматировать как таблицу в группе Стили на вкладке Главная. Выбрав в коллекции подходящий стиль, щелкните на его эскизе. В открывшемся окошке необходимо установить флажок Таблица с заголовками, если текст заголовков вы уже ввели. В противном случае поверх выделенного диапазона будет вставлена строка заголовка с именами столбцов по умолчанию Столбец 1, Столбец 2 и т.д., которые нужно будет переименовать. Вы можете сначала задать стиль таблицы, а затем начать заполнять ее. Для этого охватите рамкой примерную область расположения таблицы, обратитесь к кнопке Форматировать как таблицу, выберите подходящий стиль и в открывшемся окошке просто нажмите ОК. В нижнем правом углу вставленной заготовки можно видеть маленький треугольник. Чтобы изменить размеры заготовки таблицы, наведите на него указатель мыши и, когда он примет вид , протащите границу по горизонтали или вертикали, чтобы увеличить или уменьшить количество оформленных ячеек. Перетаскивание границы можно выполнять только по вертикали или горизонтали. Если вам нужно увеличить и число строк, и число столбцов, протяните сначала нижнюю границу вниз, а затем правую вправо. Определившись с размерами, заполните форму. При желании вы можете комбинировать стиль таблицами со стилями отдельных ячеек в ее составе. Пример таблицы, оформленной с использованием стиля из коллекции Excel, представлен на рис. 16.

Рис. 15. Выбор стиля ячеек

Рис. 16. Использование встроенного стиля таблицы

ПРИМЕЧАНИЕ

Чтобы избавиться от кнопок раскрывающихся списков в заголовках таблицы (которые открывают меню с командами сортировки), выделите заголовки, нажмите кнопку Сортировка и фильтр в группе Редактирование на вкладке Главная и дезактивируйте команду Фильтр, выбрав ее.

Ввод и редактирование данных в ячейках

Данные всегда вводятся в активную ячейку, на которой находится черная рамка. При первом запуске программы Excel по умолчанию активна ячейка А1 (см рис. 1). Чтобы активировать другую ячейку, необходимо поместить на нее рамку выделения. Это можно сделать левым щелчком мыши или перемещением рамки к нужной ячейке с помощью клавиш управления курсором.

Выбрав ячейку, наберите в ней текст или число или формулу (о вводе сложных формул с использованием встроенных функций Excel мы поговорим в отдельном подразделе). В качестве тренировки можете набрать таблицу, представленную на рис. 2.

При вводе десятичных дробей используйте запятую. Числа, содержащие точку, дефис или слэш Excel воспринимает как даты. Так, если вы наберете в ячейке 1.5, 1/5 или 1-5, система распознает эту запись как первое мая текущего года, трансформировав ее в 01.май. Полную дату (в формате число.месяц.год — 01.05.2007) можно увидеть в строке формул, выделив ячейку.

Если вы хотите ввести дату, содержащую другой год, наберите последовательно через точку, дефис или слэш число, месяц и год, например, 7.8.99, 25/6/0, или 12-12-4. В результате Excel поместит в ячейки даты 07.08.1999, 25.06.2000 и 12.12.2004. Двоеточие используется для ввода времени. Так, если вы наберете в ячейке 19:15, Excel распознает эту запись как время 19:15:00. Чтобы завершить ввод и переместиться к следующей нижней ячейке, нажмите клавишу Enter или же используйте мышь или клавиши управления курсором для перехода к другим ячейкам. Обратите внимание, текст выравнивается по левому краю ячейки, а числовые данные по правому.

Если ширина вводимого текста превышает ширину ячейки, он будет накладываться на пустые ячейки справа, но не заполнять их. Если же в ячейках, находящихся справа, имеются данные, то набираемый текст не будет перекрываться с ними. При удалении с ячейки рамки выделения текст будет «обрезан» по ширине, но увидеть его полностью можно в строке формул, выполнив на ячейке щелчок. Однако существует простой способ избавиться от наложения, изменив ширину столбца с «неблагополучной» ячейкой. Для этого наведите указатель мыши на правую границу заголовка столбца и, когда он примет вид , выполните щелчок и протащите границу вправо до тех пор, пока не отобразится весь текст. Именно таким образом была увеличена ширина первого столбца на рис. 2. Для задания точной ширины столбца следите за значением на всплывающей подсказке при перетаскивании границы. Еще более простой способ задать нужную ширину — выполнить на границе заголовка столбца двойной щелчок.

Визуализировать текст, не умещающийся по ширине ячейки, можно и другим способом — переносом по словам за счет увеличения высоты строки. Выделите щелчком проблемную ячейку и на вкладке Главная в группе Выравнивание нажмите кнопку Перенос текста . При этом высота строки, в которой находится ячейка, будет увеличена так, чтобы ее скрытое содержимое отобразилось полностью. Для переноса текста по словам высоту ячейки можно менять и вручную протаскиванием за границу заголовка, как и в случае столбца.

Для ввода простых формул, содержащих только арифметические знаки (+, –, *, /), выполните следующие действия.

1. Выделите щелчком ячейку, в которую нужно поместить формулу.

2. Введите знак равенства = (это нужно делать всегда при наборе формул).

3. Далее нужно ввести адреса ячеек, значения которых будут принимать участие в расчете. Чтобы сделать это, выполните щелчок на первой из них. При этом ячейка будет выделена бегущей рамкой, а ее адрес появится в ячейке ввода (рис. 4, слева).

4. После этого наберите с клавиатуры арифметический знак и щелчком выделите вторую ячейку для вставки ее адреса (рис. 4, справа) или же наберите адрес с клавиатуры, переключившись на английскую раскладку. Нажмите Enter для завершения ввода. В результате в ячейки отобразится результат вычисления.

5. Вы можете комбинировать в одной формуле несколько арифметических операций. При необходимости используйте скобки, как и в случае стандартной записи математических выражений. Так, например, если нужно сложить значения двух ячеек, а затем результат поделить на число, находящееся в третьей ячейке, в виде формулы это будет выглядеть следующим образом: =(В2+С2)/D2. При вводе формулы адреса ячеек указывайте щелчками или набирайте вручную.

Рис. 4. Ввод простейшей формулы

Редактирование данных в ячейке проводится следующим образом. Чтобы удалить все содержимое ячейки, выделите ее щелчком и нажмите клавишу . Если нужно набрать в заполненной ячейке новые данные, предыдущие удалять необязательно. Просто выделите ее и начните ввод. Старые данные будут автоматически заменены.

Если ячейка содержит большой текстовый фрагмент или сложную формулу, то для внесения изменений удалять их полностью нерационально. Следует выполнить на ячейке двойной щелчок, установить щелчком курсор в нужное место для редактирования, внести необходимые изменения и нажать Enter.

Если вы решили отказаться от редактирования ячейки, но уже начали выполнять его, просто нажмите клавишу Esc. При этом в ячейке будут восстановлены исходные данные. Для отмены уже совершенного действия используйте стандартное сочетание клавиш +Z или кнопку Отменить на Панели быстрого доступа.

При изменении значений в ячейках, на которые ссылается формула, результат вычислений в ячейке, содержащей формулу, будет автоматически пересчитан.

Автозавершение

Часто при заполнении таблицы приходится набирать один и тот же текст. Имеющаяся в Excel функция автозавершения помогает значительно ускорить этот процесс. Если система определит, что набираемая часть текста совпадает с тем, что был введен ранее в другой ячейке, она подставит недостающую часть и выделит ее черным цветом (рис. 5). Можно согласиться с предложением и перейти к заполнению следующей ячейки, нажав , или же продолжить набирать нужный текст, не обращая внимания на выделение (при совпадении первых нескольких букв).

Рис. 5. Автозавершение при вводе текста

Автозаполнение

Механизм автозаполнения удобно применять в тех случаях, когда в ячейки требуется ввести какую-либо последовательность данных. Предположим, вам необходимо заполнить строку или столбец последовательностью чисел, каждое из которых больше (или меньше) предыдущего на определенную величину. Чтобы не заниматься этим вручную, выполните следующие действия.

1. Наберите в двух соседних ячейках первые два значения из ряда чисел, чтобы Excel мог определить их разность.

2. Выделите обе ячейки. Для этого щелкните на одной из них и, удерживая нажатой кнопку мыши, переведите рамку выделения на соседнюю ячейку, чтобы она захватила и ее.

3. Наведите указатель мыши на маркер, который находится в нижнем правом углу рамки выделения. При этом он примет вид черного плюса (рис. 6, а).

4. Выполните щелчок и, удерживая нажатой кнопку мыши, протяните рамку до появления на всплывающей подсказке возле указателя мыши конечного значения, которое будет помещено в последнюю ячейку ряда (рис. 6, б). Протаскивать рамку можно в любом направлении.

5. Отпустите кнопку мыши, чтобы диапазон охваченных ячеек заполнился (рис. 6, в).

Рис. 6. Автозаполнение ячеек последовательностью чисел

Функция автозаполнения очень полезна при копировании формулы в ряд ячеек. Вернемся к рис. 2. В столбце D находятся формулы перемножения значений из двух соседних ячеек. Для ввода каждой из них вручную потребовалось бы немало времени. Однако благодаря функции автозаполнения ввести формулы в ячейки можно за несколько секунд. Нужно набрать только первую формулу, а затем протаскиванием рамки за нижний маркер скопировать ее на весь ряд.

При этом адреса ячеек в формулах будут автоматически заменены на нужные (по аналогии с первой формулой).

Автозаполнение можно применять при вводе времени, дат, дней недели, месяцев, а также комбинаций текста с числом. Для этого достаточно ввести только первое значение. Принцип заполнения остальных ячеек Excel определит самостоятельно, увеличивая текущее значение на единицу (рис. 7). Если же эти величины необходимо ввести с определенным интервалом, поступите описанным выше способом, введя два первых значения, чтобы Excel определил разницу между ними.

С помощью автозаполнения вы можете быстро скопировать содержимое ячейки в ряд. Для этого выделите ее и протяните за маркер рамки в произвольном направлении, охватив нужное количество ячеек.

Рис. 7. Автозаполнение ячеек различными типами данных

При работе с ячейками важно разделять понятия «содержимое ячейки» и «формат ячейки». Содержимое — это введенные данные. К формату относится не только форматирование, примененное к ячейке (выравнивание содержимого, параметры шрифта данных, заливка, граница), но и формат данных в случае ячеек, содержащих числа. О числовых форматах и приемах форматирования ячеек мы поговорим чуть ниже, а сейчас рассмотрим вопрос копирования форматов с помощью автозаполнения.

Предположим, вы отформатировали ячейку, задали определенный формат числа и хотите распространить формат данной ячейки на ряд других без вставки содержимого. Для этого выделите ячейку и выполните операцию автозаполнения протаскиванием рамки за нижний маркер. После того как вы отпустите кнопку мыши, в правом нижнем углу ряда появится кнопка Параметры автозаполнения . Щелкнув на ней, вы откроете меню, в котором можно выбрать способ заполнения ячеек (рис. 8). В нашем случае для копирования формата следует выбрать пункт Заполнить только форматы. Если же, напротив, требуется применить автозаполнение только к содержимому ячеек без сохранения формата, обратитесь к команде Заполнить только значения. По умолчанию копируются и содержимое ячеек (с созданием последовательности, если это возможно), и их формат.

Рис. 8. Выбор способа автозаполнения

Сортировка, фильтрация и поиск

Очень часто Excel используется для создания списков, каждая строка которых содержит информацию, относящуюся к одному объекту. Во всех примерах, рассмотренных в данном разделе, фигурировали списки. Обратимся к рис. 22. Представленный в нем прайс-лист является типичным списком. В списке имеется «шапка» (заголовки столбцов) и столбцы, содержащие однотипные данные в соответствии с заголовком. В свою очередь каждая строка представляет собой характеристику объекта, название которого, как правило, присутствует в первом столбце таблицы.

На практике возникают ситуации, когда необходимо отсортировать список по возрастанию или убыванию параметра в одном из его столбцов. Например, прайс-лист на рис. 22 можно отсортировать по возрастанию или убыванию цены товара или по названию товара, выстроив его по алфавиту.

Чтобы выполнить сортировку списка по названиям, находящимся в первом столбце, выделите список целиком, включая заголовки, нажмите кнопку Сортировка и фильтр в группе Редактирование на вкладке Главная и задействуйте команду Сортировка от А до Я.

Для сортировки списка по параметрам другого столбца, например по цене, выделите весь список, включая заголовки, нажмите кнопку Сортировка и фильтр в группе Редактирование и задействуйте команду Настраиваемая сортировка. В открывшемся окне (рис. 34) последовательно укажите в раскрывающихся списках заголовок столбца, по которому будет выполнена сортировка, параметры размещения данных (пункт Значения менять не нужно) и порядок сортировки (по возрастанию или убыванию значения). Нажмите ОК для запуска процесса.

Рис. 34. Окно задания параметров сортировки

Иногда в списке требуется отобрать данные, удовлетворяющие какому-либо условию, другими словами, отфильтровать их по определенному признаку. Например, в прайс-листе следует выбрать товары, стоимость которых не превышает заданного порога. Чтобы выполнить фильтрацию данных, выделите таблицу целиком, включая заголовки, нажмите кнопку Сортировка и фильтр в группе Редактирование и задействуйте команду Фильтр. При этом в заголовках столбцов появятся кнопки раскрывающихся списков (если вы применили к таблице один из встроенных стилей, кнопки будут присутствовать по умолчанию и выполнять данную команду не следует). Щелкните на кнопке в заголовке столбца, по значениям которого нужно отфильтровать список, зайдите в подменю Числовые фильтры и выберите пункт, соответствующий условиям сортировки (в нашем случае следует выбрать пункт меньше). В открывшемся окне (рис. 35) выберите в раскрывающемся списке справа значение, которое не должны превышать выбранные данные, или введите число с клавиатуры и нажмите ОК. В результате в списке будут показаны только те пункты, которые удовлетворяют условиям фильтрации. Чтобы вновь отобразить все пункты списка, нажмите кнопку в заголовке столбца, по которому проводилась фильтрация, и в списке значений установите флажок Выделить все.

Построение графиков и диаграмм

В Excel имеются средства для создания высокохудожественных графиков и диаграмм, с помощью которых вы сможете в наглядной форме представить зависимости и тенденции, отраженные в числовых данных.

Кнопки построения графиков и диаграмм находятся в группе Диаграммы на вкладке Вставка. Выбирая тип графического представления данных (график, гистограмму, диаграмму того или иного вида), руководствуйтесь тем, какую именно информацию нужно отобразить. Если требуется выявить изменение какого-либо параметра с течением времени или зависимость между двумя величинами, следует построить график. Для отображения долей или процентного содержания принято использовать круговую диаграмму. Сравнительный анализ данных удобно представлять в виде гистограммы или линейчатой диаграммы.

Рассмотрим принцип создания графиков и диаграмм в Excel. В первую очередь вам необходимо создать таблицу, данные которой будут использоваться при построении зависимости. Таблица должна иметь стандартную структуру: следует поместить данные в один или несколько столбцов (в зависимости от типа задачи). Для каждого столбца создайте текстовый заголовок. Впоследствии он будет автоматически вставлен в легенду графика.

В качестве тренировки построим график изменения стоимости квадратного метра одно-, двух-, трех- и четырехкомнатных квартир на вторичном рынке жилья по месяцам в городе Минске за полгода.

В первую очередь необходимо сформировать таблицу с данными так, как показано на рис. 26. Первый столбец должен содержать даты с интервалом по месяцам, в остальные столбцы следует внести информацию о стоимости квадратного метра жилья в квартирах с различным числом комнат. Для каждого столбца также создайте заголовок.

Рис. 26. Сводная таблица цен на квадратный метр жилья

После того как таблица будет создана, выделите все ее ячейки, включая заголовки, перейдите на вкладку Вставка и в группе Диаграммы щелкните на кнопке График. Для нашей задачи лучше всего подойдет график с маркерами (рис. 27). Выберите его щелчком.

Рис. 27. Выбор типа графика

В результате на лист будет помещена область, в которой отобразится созданный график. По шкале Х будет отложена дата, по шкале Y — денежные единицы. Любой график и диаграмма в Excel состоят из следующих элементов: непосредственно элементов графика или диаграммы (кривых, столбцов, сегментов), области построения, градуированных осей координат, области построения и легенды. Если вы выполните щелчок на области построения или любом компоненте графика или диаграммы, в таблице появятся цветные рамки, указывающие на ячейки или диапазоны, из которых были взяты данные для построения. Перемещая рамки в таблице, вы можете изменять диапазоны значений, которые использовались при создании графика. На границах области построения, легенды и общей области графика имеются маркеры, протаскиванием которых можно менять размеры их прямоугольников.

Обратите внимание, когда указатель мыши находится над областью графика, он имеет вид . Если задержать его на одном из участков, появится всплывающая подсказка с названием одной из внутренних областей. Наведите указатель мыши на пустое место в правой части области графика (всплывающая подсказка Область диаграммы говорит о том, что действие будет применено по отношению ко всей области графика), выполните щелчок и, удерживая нажатой кнопку мыши, переместите график в произвольном направлении.

Наверняка вы уже заметили, что у получившегося графика есть один существенный недостаток — слишком большой диапазон значений по вертикальной оси, вследствие чего изгиб кривой виден нечетко, а графики оказались прижаты друг к другу. Чтобы улучшить вид графика, необходимо изменить промежуток значений, отображаемых на вертикальной шкале. Поскольку даже самая низкая цена в начале полугодового интервала превышала 1000, а самая высокая не превысила отметку 2000, имеет смысл ограничить вертикальную ось этими значениями. Выполните правый щелчок на области оси Y и задействуйте команду Формат оси. В открывшемся окне в разделе Параметры оси установите переключатель минимальное значение в положение фиксированное и в текстовом поле справа наберите 1 000, затем установите переключатель максимальное значение в положение фиксированное и в текстовом поле справа наберите 2 000. Можно увеличить и цену делений, чтобы сетка данных не загромождала график. Для этого установите переключатель цена основных делений в положение фиксированное и наберите справа 200. Нажмите кнопку Закрыть. В результате график примет наглядный вид.

В разделах этого же окна вы можете настроить цену деления, выбрать числовой формат для шкалы, выбрать заливку опорных значений шкалы, цвет и тип линии оси.

Обратите внимание, при выделении области графика в главном меню появляется новый набор вкладок Работа с диаграммами, содержащий три вкладки. На вкладке Конструктор можно подобрать для графика определенный макет и стиль. Поэкспериментируйте с применением эскизов из групп Макеты диаграмм и Стили диаграмм. Чтобы ввести название оси и диаграммы после применения макета, выполните двойной щелчок по соответствующей надписи и наберите нужный текст. Его можно форматировать известными вам способами, используя инструменты всплывающей панели при выполнении правого щелчка.

С помощью инструментов вкладки Макет можно настроить положение и вид подписей и осей диаграммы. В группе Стили фигур вкладки Формат можно подобрать визуальные эффекты для области построения и элементов диаграммы (кривых, столбцов), предварительно выделив их. Результат использования одного из встроенных макетов и стилей для нашего графика, а также применения фоновой заливки области построения показан на рис. 28.

Рис. 28. График изменения стоимости квадратного метра жилья

Помните о том, что Word и Excel полностью совместимы: объекты, созданные в одной из этих программ, можно без проблем скопировать в документ другого приложения. Так, чтобы перенести из Excel в документ Word любой график или таблицу, достаточно просто выделить ее и задействовать команду Копировать контекстного меню, затем перейти в Word, выполнить правый щелчок в месте размещении объекта и обратиться к команде Вставить.

В решении следующей задачи, которая на практике очень часто встает перед людьми, занимающимися подсчетом итогов деятельности, будет рассказано не только о построении гистограммы, но и о еще неизвестных вам приемах использования встроенных функций Excel. Кроме того, вы научитесь применять уже полученные в данном разделе знания.

Задача 3. Дан прайс-лист с розничными, мелкооптовыми и оптовыми ценами товара (рис. 29, вверху). Итоги годовой реализации товара №1 по кварталам представлены в таблице на рис. 29, внизу. Требуется подсчитать квартальную и годовую выручку от реализации товара №1 и построить соответствующую диаграмму.

Рис. 29. Прайс-лист и количество проданного товара №1 за год по кварталам

На этапе подготовки к решению задачи порядок ваших действий должен быть следующим.

1. Создайте новую книгу Excel и откройте ее.

2. Как вы помните, по умолчанию в книге имеется три листа. Открытым будет первый. Переименуйте Лист 1, дав ему название Прайс-лист.

3. Создайте таблицу прайс-листа так, как показано на рис. 29, вверху (поскольку в расчетах будут участвовать только данные из первой строки таблицы, две остальные можно не набирать).

4. Переименуйте второй лист книги с Лист 2 на Выручка. Создайте в нем таблицу, изображенную на рис. 29, снизу.

Проанализируем, в чем состоит суть решения. Чтобы получить сумму квартальной выручки, нам необходимо умножить розничную цену товара №1 из прайс-листа на количество товара, проданного по этой цене в квартале, затем умножить мелкооптовую цену на число проданных за нее принтеров, то же самое выполнить для оптовой цены и сложить три полученных результата. Другими словами, содержимое первой ячейки строки С3:Е3 прайс-листа необходимо умножить на число в первой ячейке столбца С3:С5 таблицы выручки, затем прибавить к нему значение из второй ячейки строки С3:Е3, умноженное на содержимое второй ячейки столбца С3:С5, и, наконец, прибавить к результату произведение третьей ячейки строки С3:Е3 и третьей ячейки столбца С3:С5. Эту операцию нужно повторить для столбца каждого квартала. Описанное действие есть не что иное, как матричное умножение, которое можно выполнить с помощью специальной встроенной функции.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ

Матричное умножение — это сумма произведений элементов строки первого массива и столбца второго массива, имеющих одинаковые номера. Из этого определения вытекают строгие ограничения на размеры перемножаемых матриц. Первый массив должен содержать столько же строк, сколько столбцов имеется во втором массиве.

Приступим к вводу формулы в ячейке суммирования выручки за первый квартал. Встроенная функция, отвечающая за перемножение массивов в Excel, имеет следующее имя: =МУМНОЖ(). Щелкните на ячейке С7 листа Выручка, перейдите на вкладку Формулы, нажмите кнопку , раскрывающее меню математических функций и выделите щелчком пункт МУМНОЖ. В результате откроется окно (рис. 30), в котором необходимо указать аргументы функции. Обратите внимание: в данном окне имеется справочная информация о задействованной функции.

Рис. 30. Окно выбора аргументов функции

В строке Массив 1 нажмите кнопку выбора аргумента . При этом появится маленькое окошко Аргументы функции, в котором отобразится адрес выделенного диапазона. Перейдите на вкладку Прайс-лист и выделите диапазон С3:Е3. Заметьте: адрес диапазона будет введен с учетом названия листа, которому он принадлежит. Далее нажмите в окошке кнопку , чтобы вернуться в основное окно выбора аргументов. Здесь вы увидите, что адрес первого массива уже помещен в свою строку. Осталось определить адрес второго массива. Нажмите кнопку  в строке Массив 2, выделите на текущей вкладке Выручка диапазон С3:С5, щелкните на кнопке  в маленьком окошке для возвращения в окно аргументов и нажмите ОК. Для ввода формулы в ячейки суммы выручки по остальным кварталам (D7, E7 и F7) можно воспользоваться автозаполнением, однако перед этим необходимо сделать абсолютным адрес диапазона цен из прайс-листа, чтобы он не «смещался» при копировании. Выполните двойной щелчок по ячейке с формулой, выделите в ней адрес диапазона C3:F3, нажмите клавишу , чтобы адрес строки с ценами принял вид $C$3:$E$3, а затем . Конечная формула должна выглядеть следующим образом: =МУМНОЖ(‘Прайс-лист’!$C$3:$E$3;C3:C5). Теперь с помощью автозаполнения распространите формулу на остальные ячейки, в которых суммируется квартальная выручка.

Далее необходимо просуммировать годовую выручку, сложив результаты подсчета выручки в кварталах. Это можно сделать с помощью уже знакомой вам функции =СУММ(). Введем ее с помощью Мастера функций, чтобы вы имели представление о том, как с ним работать.

Выделите ячейку С8 листа Выручка и строке формул щелкните на кнопке Вставить функцию . В результате откроется окно Мастера функций (рис. 31), в котором предстоит выбрать в списке нужную функцию (СУММ), которая находится в категории Математические. Для осуществления поиска по всему списку функций необходимо выбрать в списке Категория пункт Полный алфавитный перечень. Выделите щелчком нужную функцию и нажмите ОК. В результате откроется уже знакомое вам окно аргументов функции, в первом поле которого будет автоматически определен диапазон суммирования, но, к сожалению, неверно. Нажмите кнопку  строки Число 1, выделите диапазон C7:F7, щелкните на кнопке  маленького окошка и нажмите ОК. Расчет окончен.

Рис. 31. Окно Мастера функций

Переведите ячейки с суммами в денежный формат, выделив их и выбрав в раскрывающемся списке в группе Число на вкладке Главная пункт Денежный. Избавьтесь от нулей после запятой с помощью кнопки Уменьшить разрядность этой же группы.

В заключении необходимо построить диаграмму, отражающую суммарный уровень поквартальных продаж.

Выделите в таблице строку с результатами расчета поквартальной выручки (диапазон B7:F7). Перейдите на вкладку Вставка, в группе Диаграммы щелкните на кнопке Гистограмма и выберите первый эскиз в разделе Цилиндрическая. В результате на лист будет вставлена гистограмма, по которой легко сопоставить объемы продаж в разных кварталах. Однако у данной гистограммы есть существенный недостаток — отсутствие в легенде номеров кварталов, вместо них помещены номера неизвестных рядов. Чтобы исправить это, выполните правый щелчок по легенде и задействуйте команду Выбрать данные. В открывшемся окне (рис. 32) слева выделите щелчком имя первого ряда Ряд 1 и нажмите кнопку Изменить. Затем выполните щелчок на ячейке С2 в таблице — на заголовке I квартал. Нажмите ОК в появившемся окошке. Повторите эту операцию для остальных рядов, выделяя соответствующие заголовки, после чего нажмите ОК в окне изменения данных диаграммы.

Рис. 32. Окно изменения данных диаграммы

Чтобы отобразить на диаграмме суммы выручки, выберите для нее соответствующий макет. Перейдите на вкладку Конструктор, раскройте коллекцию макетов в группе Макет и выберите Макет 2. Выполните двойной щелчок на тексте Название диаграммы, чтобы изменить его на название таблицы. Примените к диаграмме понравившийся стиль, выбрав его в группе Стили диаграмм на вкладке Конструктор. Отформатируйте название диаграммы так, чтобы оно располагалось в одну строку. Это позволит увеличить размер фигур на диаграмме. В результате у вас должна получиться гистограмма, подобная той, что представлена на рис. 33. Перетащите ее в удобное для вас место на листе.

Рис. 33. Гистограмма распределения выручки от реализации товара по кварталам

Рис. 35. Задание порогового значения для фильтрации данных

Поиск и замена данных в ячейках Excel осуществляется по таким же принципам, что и поиск текстовых фрагментов Word. Чтобы открыть окно поиска и замены, нажмите сочетание клавиш +F или нажмите кнопку Найти и выделить в группе Редактирование и задействуйте команду Найти. Откроется уже знакомое вам окно, на вкладках которого можно вводить условия для поиска и замены данных.

С книгами Excel можно выполнять все стандартные операции: открытие, сохранение, распечатку, за которые отвечают команды кнопки Office в верхнем левом углу окна программы.

26

Источник

Like this post? Please share to your friends:
  • Примеры готовых таблиц в word
  • Примеры дисперсионный анализ в excel пример
  • Примеры гистограммы с накоплением в excel
  • Примеры динамических таблиц в excel
  • Примеры вычисления формул в excel