Excel for Microsoft 365 Excel for Microsoft 365 for Mac Excel for the web Excel 2021 Excel 2021 for Mac Excel 2019 Excel 2019 for Mac Excel 2016 Excel 2016 for Mac Excel 2013 Excel 2010 Excel 2007 Excel for Mac 2011 Excel Starter 2010 More…Less
Tip: Try using the new XLOOKUP function, an improved version of VLOOKUP that works in any direction and returns exact matches by default, making it easier and more convenient to use than its predecessor.
Use VLOOKUP when you need to find things in a table or a range by row. For example, look up a price of an automotive part by the part number, or find an employee name based on their employee ID.
In its simplest form, the VLOOKUP function says:
=VLOOKUP(What you want to look up, where you want to look for it, the column number in the range containing the value to return, return an Approximate or Exact match – indicated as 1/TRUE, or 0/FALSE).
Tip: The secret to VLOOKUP is to organize your data so that the value you look up (Fruit) is to the left of the return value (Amount) you want to find.
Use the VLOOKUP function to look up a value in a table.
Syntax
VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])
For example:
-
=VLOOKUP(A2,A10:C20,2,TRUE)
-
=VLOOKUP(«Fontana»,B2:E7,2,FALSE)
-
=VLOOKUP(A2,’Client Details’!A:F,3,FALSE)
|
Argument name |
Description |
|---|---|
|
lookup_value (required) |
The value you want to look up. The value you want to look up must be in the first column of the range of cells you specify in the table_array argument. For example, if table-array spans cells B2:D7, then your lookup_value must be in column B.
|
|
table_array (required) |
The range of cells in which the VLOOKUP will search for the lookup_value and the return value. You can use a named range or a table, and you can use names in the argument instead of cell references. The first column in the cell range must contain the lookup_value. The cell range also needs to include the return value you want to find. Learn how to select ranges in a worksheet. |
|
col_index_num (required) |
The column number (starting with 1 for the left-most column of table_array) that contains the return value. |
|
range_lookup (optional) |
A logical value that specifies whether you want VLOOKUP to find an approximate or an exact match:
|
How to get started
There are four pieces of information that you will need in order to build the VLOOKUP syntax:
-
The value you want to look up, also called the lookup value.
-
The range where the lookup value is located. Remember that the lookup value should always be in the first column in the range for VLOOKUP to work correctly. For example, if your lookup value is in cell C2 then your range should start with C.
-
The column number in the range that contains the return value. For example, if you specify B2:D11 as the range, you should count B as the first column, C as the second, and so on.
-
Optionally, you can specify TRUE if you want an approximate match or FALSE if you want an exact match of the return value. If you don’t specify anything, the default value will always be TRUE or approximate match.
Now put all of the above together as follows:
=VLOOKUP(lookup value, range containing the lookup value, the column number in the range containing the return value, Approximate match (TRUE) or Exact match (FALSE)).
Examples
Here are a few examples of VLOOKUP:
Example 1
Example 2
Example 3
Example 4
Example 5
You can use VLOOKUP to combine multiple tables into one, as long as one of the tables has fields in common with all the others. This can be especially useful if you need to share a workbook with people who have older versions of Excel that don’t support data features with multiple tables as data sources — by combining the sources into one table and changing the data feature’s data source to the new table, the data feature can be used in older Excel versions (provided the data feature itself is supported by the older version).
|
|
Here, columns A-F and H have values or formulas that only use values on the worksheet, and the rest of the columns use VLOOKUP and the values of column A (Client Code) and column B (Attorney) to get data from other tables. |
-
Copy the table that has the common fields onto a new worksheet, and give it a name.
-
Click Data > Data Tools > Relationships to open the Manage Relationships dialog box.
-
For each listed relationship, note the following:
-
The field that links the tables (listed in parentheses in the dialog box). This is the lookup_value for your VLOOKUP formula.
-
The Related Lookup Table name. This is the table_array in your VLOOKUP formula.
-
The field (column) in the Related Lookup Table that has the data you want in your new column. This information is not shown in the Manage Relationships dialog — you’ll have to look at the Related Lookup Table to see which field you want to retrieve. You want to note the column number (A=1) — this is the col_index_num in your formula.
-
-
To add a field to the new table, enter your VLOOKUP formula in the first empty column using the information you gathered in step 3.
In our example, column G uses Attorney (the lookup_value) to get the Bill Rate data from the fourth column (col_index_num = 4) from the Attorneys worksheet table, tblAttorneys (the table_array), with the formula =VLOOKUP([@Attorney],tbl_Attorneys,4,FALSE).
The formula could also use a cell reference and a range reference. In our example, it would be =VLOOKUP(A2,’Attorneys’!A:D,4,FALSE).
-
Continue adding fields until you have all the fields that you need. If you are trying to prepare a workbook containing data features that use multiple tables, change the data source of the data feature to the new table.
|
Problem |
What went wrong |
|---|---|
|
Wrong value returned |
If range_lookup is TRUE or left out, the first column needs to be sorted alphabetically or numerically. If the first column isn’t sorted, the return value might be something you don’t expect. Either sort the first column, or use FALSE for an exact match. |
|
#N/A in cell |
For more information on resolving #N/A errors in VLOOKUP, see How to correct a #N/A error in the VLOOKUP function. |
|
#REF! in cell |
If col_index_num is greater than the number of columns in table-array, you’ll get the #REF! error value. For more information on resolving #REF! errors in VLOOKUP, see How to correct a #REF! error. |
|
#VALUE! in cell |
If the table_array is less than 1, you’ll get the #VALUE! error value. For more information on resolving #VALUE! errors in VLOOKUP, see How to correct a #VALUE! error in the VLOOKUP function. |
|
#NAME? in cell |
The #NAME? error value usually means that the formula is missing quotes. To look up a person’s name, make sure you use quotes around the name in the formula. For example, enter the name as «Fontana» in =VLOOKUP(«Fontana»,B2:E7,2,FALSE). For more information, see How to correct a #NAME! error. |
|
#SPILL! in cell |
This particular #SPILL! error usually means that your formula is relying on implicit intersection for the lookup value, and using an entire column as a reference. For example, =VLOOKUP(A:A,A:C,2,FALSE). You can resolve the issue by anchoring the lookup reference with the @ operator like this: =VLOOKUP(@A:A,A:C,2,FALSE). Alternatively, you can use the traditional VLOOKUP method and refer to a single cell instead of an entire column: =VLOOKUP(A2,A:C,2,FALSE). |
|
Do this |
Why |
|---|---|
|
Use absolute references for range_lookup |
Using absolute references allows you to fill-down a formula so that it always looks at the same exact lookup range. Learn how to use absolute cell references. |
|
Don’t store number or date values as text. |
When searching number or date values, be sure the data in the first column of table_array isn’t stored as text values. Otherwise, VLOOKUP might return an incorrect or unexpected value. |
|
Sort the first column |
Sort the first column of the table_array before using VLOOKUP when range_lookup is TRUE. |
|
Use wildcard characters |
If range_lookup is FALSE and lookup_value is text, you can use the wildcard characters—the question mark (?) and asterisk (*)—in lookup_value. A question mark matches any single character. An asterisk matches any sequence of characters. If you want to find an actual question mark or asterisk, type a tilde (~) in front of the character. For example, =VLOOKUP(«Fontan?»,B2:E7,2,FALSE) will search for all instances of Fontana with a last letter that could vary. |
|
Make sure your data doesn’t contain erroneous characters. |
When searching text values in the first column, make sure the data in the first column doesn’t have leading spaces, trailing spaces, inconsistent use of straight ( ‘ or » ) and curly ( ‘ or “) quotation marks, or nonprinting characters. In these cases, VLOOKUP might return an unexpected value. To get accurate results, try using the CLEAN function or the TRIM function to remove trailing spaces after table values in a cell. |
Need more help?
You can always ask an expert in the Excel Tech Community or get support in the Answers community.
See Also
XLOOKUP function
Video: When and how to use VLOOKUP
Quick Reference Card: VLOOKUP refresher
How to correct a #N/A error in the VLOOKUP function
Look up values with VLOOKUP, INDEX, or MATCH
HLOOKUP function
Need more help?
Допустим у нас есть таблица с прайс листом товаров. Задача состоит в том, чтобы заполнить таблицу Заказов.
Функция ВПР в Excel с примером
Для решения данной задачи мы будем использовать функцию ВПР. В Excel существуют и другие функции с помощью которых можно решить данную задачу, но мы с вами разбираем самую популярную и часто используемую функцию ВПР в Excel.
Итак, чтобы решить задачу в нашем примере нам необходимо сначала заполнить столбец «С» в таблице заказов, т.е найти цену товаров в таблице «Прайс лист», а затем, чтобы узнать стоимость — перемножить цену на количество товаров.
Синтаксис функции ВПР (VLOOKUP) в Excel
[ads]
ВПР(искомое_значение, таблица, номер_столбца, [интервальный_просмотр])
Функция ВПР ищет значение в крайнем левом столбце таблицы и возвращает значение ячейки, находящейся в указанном столбце той же строки.
Разберем функцию на нашем примере. Вставим курсов в ячейку C3 и наберем формулу =ВПР(A3;$F$2:$H$22;3;0)
в английской версии =VLOOKUP(A3;$F$2:$H$22;3;0)
В данной формуле с ВПР (англ. VLOOKUP):
A3 – искомое_значение. В нашем случае это «Ведро», т.е нам необходимо найти «ведро» в таблице «Прайс лист»
$F$2:$H$22 – таблица. В нашем примере это таблица «Прайс лист» (F2:H22). В диапазон данной таблицы вставлены знаки $ для его закрепления, чтобы он не сдвигался вниз, когда мы будем протягивать формулу. Знак доллара в Excel превращает относительный диапазон в абсолютный.
3 – номер столбца. В нашем случае это цифра «3», так как цена находится в третьем столбце нашей таблицы «Прайс лист».
0 – интервальный просмотр. Может принимать только два значения 0 или 1: 0 – ищет точное совпадение, 1 – приблизительное. В 99% случаях требуется искать точное значение (в нашем случае нам необходимо искать слово «Ведро»). Поэтому практически всегда указывается цифра 0.
Таким образом, логика функции ВПР Excel в нашем примере следующая. Функция ищет искомое значение («ведро») в крайнем левом столбце таблицы («Прайс лист»), после того как находит — возвращает значение ячейки находящейся в указанном столбце той же строки, т.е цену 120 рублей.
После этого переходим в ячейку D3 и находит стоимость товаров. Прописываем формулу =C3*B3, т.е перемножаем цену товара на количество.
Далее для автоматической простановки формул по остальным товаром, необходимо протянуть формулу вниз. Для этого необходимо выделить обе ячейки которые нужно протянуть и потянуть вниз за нижний правый угол (смотрите рисунок 3)
Если статья была вам полезна, то буду благодарен, если вы поделитесь ей со своими друзьями с помощью кнопок расположенных ниже.
Спасибо за внимание.
Функция ВПР в Excel (на английском — VLOOKUP) по некоторому ключевому полю «подтягивает» данные из одного диапазона в другой. Ключевое поле должно присутствовать в обоих диапазонах данных (и там, куда «подтягиваем», и там, откуда берем данные).
Функция ВПР в Экселе: пошаговая инструкция
Представим, что перед нами стоит задача определить стоимость проданных товаров. Стоимость рассчитывается, как произведение количества и цены. Сделать это очень легко, если количество и цены находятся в соседних колонках. Однако данные могут быть представлены не в столь удобном виде. Исходная информация может находиться в совершенно разных таблицах и в другом порядке. В первой таблице указаны количества проданных товаров:
Во второй – цены:
Если перечень товаров в обеих таблицах совпадает, то, зная магическое сочетание Ctrl+C и Ctrl+V, данные о ценах можно легко подставить к данным о количестве. Однако очередность позиций в обеих таблицах не совпадает. Тупо скопировать цены и подставить к количеству не получится.
Поэтому мы не можем прописать формулу умножения и «протянуть» вниз на все позиции.
Что делать? Надо как-то цены из второй таблицы подставить к соответствующему количеству в первой, т.е. цену товара А к количеству товара А, цену Б к количеству Б и т.д.
Вот так.
Функция ВПР в Эксель легко справится с задачей.
Добавим вначале в первую таблицу новый столбец, куда будут подставляться цены из второй таблицы.
Для вызова функции с помощью Мастера нужно активировать ячейку, где будет прописана формула и нажать кнопку f(x) в самом начале строки формул. Появится диалоговое окно Мастера, где из списка всех функций нужно выбрать ВПР.
Кликаем по надписи «ВПР». Открывается следующее диалоговое окно.
Теперь нужно заполнить предлагаемые поля. В первом окошке «Искомое_значение» нужно указать критерий для ячейки, в которую мы вписываем формулу. В нашем случае это ячейка с наименованием товара «А».
Следующее поле «Таблица». В нем нужно указать диапазон данных, где будет осуществляться поиск нужных значений. В нашем случае это вторая таблица с ценой. При этом крайний левый столбец выделяемого диапазона должен содержать те самые критерии, по которым осуществляется поиск (столбец с наименованиями товаров). Затем таблица выделяется вправо минимум до того столбца, где находятся искомые значения (цены). Можно и дальше вправо выделить, но это уже ни на что не влияет. Главное, чтобы выделенная таблица начиналась со столбца с критериями и захватывала нужный столбец с данными. Также следует обратить внимание на тип ссылок, они должны быть абсолютными, т.к. формула будет копироваться в другие ячейки.
Следующее поле «Номер_столбца» — это число, на которое столбец с искомыми данными (ценами) отстоит от столбца с критерием (наименованием товара) включительно. То есть отсчет идет, начиная с самого столбца с критерием. Если у нас во второй таблице оба столбца находятся рядом, то нужно указать число 2 (первый – критерий, второй — цены). Часто бывает, что данные отстоят от критерия на 10 или 20 столбцов. Это не важно, Excel все сосчитает.
Последнее поле «Интервальный_просмотр», где указывается тип поиска: точное (0) или приблизительное (1) совпадение критерия. Пока ставим 0 (или ЛОЖЬ). Второй вариант рассмотрен ниже.
Нажимаем ОК. Если все правильно и значение критерия есть в обеих таблицах, то на месте только что введенной формулы появится некоторое значение. Остается только протянуть (или просто скопировать) формулу вниз до последней строки таблицы.
Теперь легко рассчитать стоимость простым умножением количества на цену.
Формулу ВПР можно прописать вручную, набирая аргументы по порядку, и разделяя точкой с запятой (см. видеоурок ниже).
Функция ВПР имеет свои особенности, о которых следует знать.
1. Первую особенность можно считать общей для функций, которые используются для многих ячеек путем прописывания формулы в одной из них и дальнейшим копированием в остальные. Здесь нужно обращать внимание на относительность и абсолютность ссылок. Конкретно в ВПР критерий (первое поле) должно иметь относительную ссылку (без знаков $), так как у каждой ячейки свой собственный критерий. А вот поле «Таблица» должно иметь абсолютную ссылку (адрес диапазона прописывается через $). Если этого не сделать, то при копировании формулы диапазон «поедет» вниз и многие значения просто не найдутся, так как искать будет негде.
2. Номер столбца, указываемый в третьем поле «Номер_столбца» при использовании Мастера функций, должен отсчитываться, начиная с самого критерия.
3. Функция ВПР из диапазона с искомыми данными выдает первое сверху значение. Это значит, что, если во второй таблице, откуда мы пытаемся «подтянуть» некоторые данные, присутствуют несколько ячеек с одинаковым критерием, то в рамках выделенного диапазона ВПР захватит первое сверху значение. Об этом следует помнить. К примеру, если мы хотим к цене товара подтянуть количество из другой таблицы, а там этот товар встречается несколько раз (в нескольких строках), то к цене подтянется первое сверху количество.
4. Последний параметр формулы, который 0 (нуль), ставить нужно обязательно. Иначе формула может криво работать.
5. После использования ВПР саму формулу лучше сразу удалить, оставив только полученные значения. Делается это очень просто. Выделяем диапазон с полученными значениями, нажимаем «копировать» и на это же место с помощью специальной вставки вставляем значения. Если таблицы находятся в разных книгах Excel, то очень удобно разорвать внешние связи (оставив вместо них только значения) с помощью специальной команды, которая находится по пути Данные → Изменить связи.
После вызова функции разрывания внешних связей появится диалоговое окно, где нужно нажать кнопку «Разорвать связь» и затем «Закрыть».
Это позволит удалить сразу все внешние ссылки.
Примеры функции ВПР в Excel
Для следующих примеров использования функции ВПР возьмем немного другие данные.
Требуется цены из второй таблицы подтянуть в первую. В качестве критерия здесь используется код. Ниже показаны этапы вычисления ВПР.
Вторая таблица меньше первой, т.е. некоторые коды в ней отсутствуют. Для отсутствующих позиций ВПР выдает ошибку #Н/Д.
Появление таких ошибок, кстати, можно использовать для пользы дела, когда нужно найти отличия в таблицах. Но, скорее всего, ошибки помешают.
Конструкция с функцией ЕСЛИОШИБКА
Вместе с функцией ВПР часто используют функцию ЕСЛИОШИБКА, которая «заглушает» ошибки #Н/Д и вместо них возвращает некоторое значение. Обычно это 0 или пусто.
Как видно, ошибок больше нет, а вместо них пустые ячейки.
Разные форматы критерия в таблицах
Одна из распространенных причин появления ошибок заключается в несовпадении форматов критериев в двух таблицах. Текстовый и числовой форматы воспринимаются функцией ВПР как разные значения. Возможны два варианта.
Первый случай, когда критерии в первой таблице сохранены как числа, а критерии во второй таблице – как текст.
В ячейках с числами, сохраненными как текст, в левом верхнем углу появляется зелененький треугольник. Можно выделить все такие числа и в раскрывающемся списке выбрать Преобразовать в число.
Такое решение используется довольно часто. Но оно не всегда подходит. Например, когда данные из второй таблицы регулярно выгружаются из какой-нибудь базы данных типа 1С. В подобных файлах вообще все сохранено как текст. И если мы планируем постоянно использовать такие данные, вставляя их в заранее подготовленный диапазон, то лучше, чтобы формулы работали без дополнительного вмешательства.
Автоматически изменить формат критерия во второй таблице нельзя, т.к. ссылка ведет на целый диапазон. Придется вмешиваться в ссылку на критерий в первой таблице. Для этого потребуется дописать функцию ТЕКСТ, которая изменит числовой формат на текстовый. Синтаксис функции ТЕКСТ предполагает обязательное указание формата. Достаточно задать формат #. Ниже картинка с готовой формулой.
Две ошибки по-прежнему связаны с тем, что эти товары отсутствую во второй таблице. Чтобы их заглушить, можно вновь воспользоваться функцией ЕСЛИОШИБКА.
Вторая ситуация, заключается в том, что «текстом» являются критерий из первой таблицы. Форматы снова не совпадают.
Как и в прошлый раз, будем вносить коррективы в функцию ВПР. Преобразовать «текст» в «число» еще проще. Достаточно к ссылке на «текстовый» критерий добавить 0 или умножить на 1.
Бывает еще и третья, смешанная ситуация. Она встречается гораздо реже. Это когда в первой и второй таблице критерии сохранены и как число, и как текст, вперемешку. Здесь потребуется задействовать сразу все описанные выше функции: ЕСЛИОШИБКА, ТЕКСТ и +0. Вначале прописываем ЕСЛИОШИБКА и в качестве первого аргумента этой функции записываем ВПР с какой-либо конструкцией для изменения формата. Например, ВПР с формулой ТЕКСТ. В качестве второго аргумента (т.е. того, что должно быть в случае ошибки) записываем вторую конструкцию ВПР с +0. Таким образом, если ВПР с функцией ТЕКСТ не выдает ошибку, значит все ОК. Но если первая конструкция возвращает ошибку #Н/Д, то функция ЕСЛИОШИБКА подставляет вторую конструкцию – ВПР с +0. Другими словами, мы вначале принудительно делаем все критерии текстовыми, а затем, числовыми. Таким образом, ВПР проверяет оба формата. Один из них совпадет с форматом во второй таблице. Немного громоздко получается, но в целом все работает.
Отсутствующие критерии по-прежнему вызывают ошибку #Н/Д. В таком случае всю формулу можно еще раз «обернуть» в ЕСЛИОШИБКА.
Функция СЖПРОБЕЛЫ для чистки текстового критерия
В качестве критерия рекомендуется брать уникальный код, в котором опечатки, характерные для текста, маловероятны. Но иногда все-таки кода нет и критерием выступает текст (названия организаций, фамилии людей и т.д.). В этом случае возможны случайные ошибки в написании. Одна из распространенных ошибок – лишние пробелы. Проблема решается просто с помощью функции СЖПРОБЕЛЫ для всех критериев. Сделать это можно внутри формулы ВПР, а можно и предварительно пройтись по всем критериям в обеих таблицах. Кому как удобней.
Подсчет номера столбца в большой таблице
Если во второй таблице много столбцов, да еще часть из них скрыта или сгруппирована, то подсчитать напрямую количество столбцов между критерием и нужными данными, весьма непросто. Есть прием, который позволяет вообще не считать эти столбцы. Для этого во время выделения второй таблицы следует посмотреть в нижний правый угол выделяемого диапазона. Там появляется подсказка о количестве выделенных строк и столбцов. Запоминаем число столбцов и вносим в формулу ВПР.
Здорово экономит время.
Интервальный просмотр в функции ВПР
Наступило время обсудить последний аргумент функции ВПР. Как правило, указываю 0, чтобы функция искала точное совпадение критерия. Но есть вариант приблизительного поиска, это называется интервальный просмотр.
Рассмотрим алгоритм работы ВПР при выборе интервального просмотра. Прежде всего (это обязательно), столбец с критериями в таблице поиска должен быть отсортированы по возрастанию (если числа) или по алфавиту (если текст). ВПР просматривает список критериев сверху и ищет равный, а если его нет, то ближайший меньший к указанному критерию, т.е. на одну ячейку выше (поэтому и нужна предварительная сортировка. После нахождения подходящего критерия ВПР отсчитывает указанное количество столбцов вправо и забирает оттуда содержимое ячейки, что и является результатом работы формулы.
Проще понять на примере. По результатам выполнения плана продаж каждому торговому агенту нужно выдать заслуженную премию (в процентах от оклада). Если план выполнен менее, чем на 100%, премия не положена, если план выполнен от 100% до 110% (110% не входит) – премия 20%, от 110% до 120% (120% не входит) – 40%, 120% и более – премия 60%. Данные находятся в следующем виде.
Требуется подставить премию на основании выполнения планов продаж. Для решения задачи в первой ячейке пропишем следующую формулу:
=ВПР(B2;$E$2:$F$5;2;1)
и скопируем вниз.
На рисунке ниже изображена схема, как работает интервальный просмотр функции ВПР.
Джеки Чан выполнил план на 124%. Значит ВПР в качестве критерия ищет во второй таблице ближайшее меньшее значение. Это 120%. Затем отсчитывает 2 столбца и возвращает премию 60%. Брюс Ли план не выполнил, поэтому его ближайший меньший критерий – 0%.
Предлагаю посмотреть видеоурок о работе ВПР из курса «Основные функции Excel».
Поделиться в социальных сетях:
Функция ВПР()
, английский вариант VLOOKUP(),
ищет значение в первом (в самом левом) столбце таблицы и возвращает значение из той же строки, но другого столбца таблицы.
Функция ВПР() является одной из наиболее используемых в EXCEL, поэтому рассмотрим ее подробно.
В этой статье выбран нестандартный подход: акцент сделан не на саму функцию, а на те задачи, которые можно решить с ее помощью.
Синтаксис функции
ВПР(искомое_значение; таблица; номер_столбца; интервальный_просмотр)
Искомое_значение
— это значение, которое Вы пытаетесь найти в столбце с данными.
Искомое_значение
может быть числом или текстом, но чаще всего ищут именно число. Искомое значение должно находиться в первом (самом левом) столбце диапазона ячеек, указанного в
таблице
.
Таблица —
ссылка на диапазон ячеек. В левом столбце таблицы ищется
Искомое_значение
, а из столбцов расположенных правее, выводится соответствующий результат (хотя, в принципе, можно вывести можно вывести значение из левого столбца (в этом случае это будет само
искомое_значение
)). Часто левый столбец называется
ключевым
. Если первый столбец не содержит
искомое_значение
,
то функция возвращает значение ошибки
#Н/Д.
Номер_столбца
— номер столбца
Таблицы
, из которого нужно выводить результат. Самый левый столбец (ключевой) имеет номер 1 (по нему производится поиск).
Параметр
интервальный_просмотр
может принимать 2 значения: ИСТИНА (ищется значение ближайшее к критерию или совпадающее с ним) и ЛОЖЬ (ищется значение в точности совпадающее с критерием). Значение ИСТИНА предполагает, что первый столбец в
таблице
отсортирован в алфавитном порядке или по возрастанию. Это способ используется в функции по умолчанию, если не указан другой.
Ниже в статье рассмотрены популярные задачи, которые можно решить с использованием функции ВПР() .
Задача1. Справочник товаров
Пусть дана исходная таблица (см. файл примера лист Справочник ).
Задача состоит в том, чтобы, выбрав нужный
Артикул
товара, вывести его
Наименование
и
Цену
.
Примечание
. Это «классическая» задача для использования ВПР() (см. статью
Справочник
).
Для вывода
Наименования
используйте формулу =ВПР($E9;$A$13:$C$19;2;ЛОЖЬ) или = ВПР($E9;$A$13:$C$19;2;ИСТИНА) или = ВПР($E9;$A$13:$C$19;2) (т.е. значение параметра
Интервальный_просмотр
можно задать ЛОЖЬ или ИСТИНА или вообще опустить). Значение параметра
номер_столбца
нужно задать =2, т.к. номер столбца
Наименование
равен 2 (Ключевой столбец всегда номер 1).
Для вывода
Цены
используйте аналогичную формулу =ВПР($E9;$A$13:$C$19;3;ЛОЖЬ) (значение параметра
номер_столбца
нужно задать =3).
Ключевой столбец в нашем случае содержит числа и должен гарантировано содержать искомое значение (условие задачи). Если первый столбец не содержит искомый артикул
,
то функция возвращает значение ошибки
#Н/Д.
Это может произойти, например, при опечатке при вводе артикула. Чтобы не ошибиться с вводом искомого артикула можно использовать
Выпадающий список
(см. ячейку
Е9
).
Понятно, что в нашей задаче ключевой столбец не должен содержать повторов (в этом смысл артикула, однозначно определяющего товар). В противном случае будет выведено самое верхнее значение.
При решении таких задач ключевой столбец лучше предварительно
отсортировать
(это также поможет сделать
Выпадающий список
нагляднее). Кроме того, в случае несортированного списка, ВПР() с параметром
Интервальный_просмотр
ИСТИНА (или опущен) работать не будет.
В файле примера лист Справочник также рассмотрены альтернативные формулы (получим тот же результат) с использованием функций ИНДЕКС() , ПОИСКПОЗ() и ПРОСМОТР() . Если ключевой столбец (столбец с артикулами) не является самым левым в таблице, то функция ВПР() не применима. В этом случае нужно использовать альтернативные формулы. Связка функций ИНДЕКС() , ПОИСКПОЗ() образуют так называемый «правый ВПР»: =ИНДЕКС(B13:B19;ПОИСКПОЗ($E$9;$A$13:$A$19;0);1)
В файле примера лист Справочник показано, что формулы применимы и для ключевых столбцов содержащих текстовые значения, т.к. артикул часто бывает текстовым значением. Также задача решена для несортированного ключевого столбца.
Примечание
. Для удобства, строка таблицы, содержащая найденное решение, выделена
Условным форматированием
. (см. статью
Выделение строк таблицы в MS EXCEL в зависимости от условия в ячейке
).
Примечание
. Никогда не используйте ВПР() с параметром
Интервальный_просмотр
ИСТИНА (или опущен) если ключевой столбец не отсортирован по возрастанию, т.к. результат формулы непредсказуем (если функция ВПР() находит значение, которое больше искомого, то она выводит значение, которое расположено на строку выше его).
Задача2. Поиск ближайшего числа
Предположим, что нужно найти товар, у которого цена равна или наиболее близка к искомой.
Чтобы использовать функцию ВПР() для решения этой задачи нужно выполнить несколько условий:
- Ключевой столбец, по которому должен производиться поиск, должен быть самым левым в таблице;
- Ключевой столбец должен быть обязательно отсортирован по возрастанию;
-
Значение параметра
Интервальный_просмотр
нужно задать ИСТИНА или вообще опустить.
Для вывода
Наименования товара
используйте формулу =ВПР($A7;$A$11:$B$17;2;ИСТИНА)
Для вывода найденной цены (она не обязательно будет совпадать с заданной) используйте формулу: =ВПР($A7;$A$11:$B$17;1;ИСТИНА)
Как видно из картинки выше, ВПР() нашла наибольшую цену, которая меньше или равна заданной (см. файл примера лист «Поиск ближайшего числа» ). Это связано следует из того как функция производит поиск: если функция ВПР() находит значение, которое больше искомого, то она выводит значение, которое расположено на строку выше его. Как следствие, если искомое значение меньше минимального в ключевом столбце, то функцию вернет ошибку
#Н/Д.
Найденное значение может быть далеко не самым ближайшим. Например, если попытаться найти ближайшую цену для 199, то функция вернет 150 (хотя ближайшее все же 200). Это опять следствие того, что функция находит наибольшее число, которое меньше или равно заданному.
Если нужно найти по настоящему ближайшее к искомому значению, то ВПР() тут не поможет. Такого рода задачи решены в разделе
Ближайшее ЧИСЛО
. Там же можно найти решение задачи о поиске ближайшего при несортированном ключевом столбце.
Примечание
. Для удобства, строка таблицы, содержащая найденное решение, выделена
Условным форматированием
. Это можно сделать с помощью формулы =ПОИСКПОЗ($A$7;$A$11:$A$17;1)=СТРОКА()-СТРОКА($A$10) .
Примечание
: Если в ключевом столбце имеется значение совпадающее с искомым, то функция с параметром
Интервальный_просмотр
=ЛОЖЬ вернет первое найденное значение, равное искомому, а с параметром =ИСТИНА — последнее (см. картинку ниже).
Если столбец, по которому производится поиск не самый левый, то ВПР() не поможет. В этом случае нужно использовать функции ПОИСКПОЗ() + ИНДЕКС() или ПРОСМОТР() .
Просмотров 1.8к. Обновлено 26 сентября 2021
Функция впр — эта функция Excel относится к тематической категории «Ссылки и массивы». Название ВПР (VLOOKUP в англоязычной редакции) полностью звучит как «вертикальный просмотр». Её суть заключается в задании ключевого значения в одном из столбцов (часто в первом левом), используя которое, производится поиск соответствующей ему информации на той же строке в столбцах справа.
| Функция ВПР на Русском | Функция VLOOKUP на Английском |
|---|---|
| VLOOKUP | ВПР |
Содержание
- Синтаксис
- Примеры использования функции ВПР
- ВПР пример 1
- ВПР пример 2
- ВПР пример 3
Синтаксис
Синтаксис функции ВПР
ВПР (заданное значение, таблица, номер столбца, [интервальный просмотр])
Аргументы:
- заданное значение – исходный ключ для поиска соответствующих данных в правых столбцах;
- таблица (организованная по вертикали) – совокупность столбцов, в которых будет производиться поиск;
- номер столбца – номер столбца, содержащего возвращаемую (искомую) величину;
- [необязательно] интервальный просмотр – параметр степени точности производимого поиска.
Заданное или ключевое значение – ориентир, используемый для поиска информации на той же строке в других столбцах, расположенных правее.
Таблица – область поиска, содержащая и ключевой столбец;
Номер столбца указывает, какие именно данные следует извлечь из строки.
Необязательный «интервальный просмотр» относится к диапазону просмотра. Он может иметь два логических значения – ИСТИНА или ЛОЖЬ. В первом случае ищется приблизительное совпадение в диапазоне, а во втором – точное. При отсутствии заполнения этого параметра по умолчанию предполагается значение ИСТИНА.
При наличии в ключевом столбце нескольких одинаковых заданных значений функция ВПР будет оперировать с первым сверху из них.
Функция ВПР не чувствительна к регистру символов.
Примеры использования функции ВПР
Уяснение работы рассматриваемой функции будем проводить на примере учебного файла, представленного ниже. Как видно, он представляет собой список сотрудников воображаемого учреждения, содержащий в четырёх последовательных столбцах их фамилии-имена, зарплату, пол и дату рождения. Количество сотрудников практически не ограничено, но для раскрытия основных особенностей функции достаточна показанная десятка.
Предварительная сортировка
Прежде чем приступить к использованию функции ВПР, необходимо выполнить её обязательное предварительное требование. Левый столбец таблицы (в данном случае – с фамилиями и именами) должен быть отсортирован по возрастанию (в данном случае – в алфавитном порядке). Позже будет пояснена настоятельная необходимость этого.
Для сортировки первого столбца следует:
- выделить фамилии-имена первого столбца от Морозова до Петровой (визуальное отсутствие выделения фамилии Морозов – кажущееся);
- в контекстном меню выделенного первого столбца установить курсор на строку «Сортировка»;
- в её выпадающем списке щёлкнуть пункт «Сортировка от А до Я».
В следующем окне программа Excel предлагает пользователю «умную» сортировку». Иными словами, будет произведена сортировка не только первого левого столбца, но и связанных с ним остальных трёх. Очевидно, что если этого не сделать, то список сотрудников будет абсурдным. Поэтому в этом окне, ничего не меняя, следует щёлкнуть пункт «Сортировка».
ВПР пример 1
- После создания отсортированного учебного файла щёлкнуть любую свободную ячейку (например, F9): в ней будет возвращён результат.
- На строке формул щёлкнуть fx.
3. В выпадающем списке «Категория» выбрать «Полный алфавитный перечень» или категорию «Ссылки и массивы»: в них в алфавитном порядке будет присутствовать нужная нам функция ВПР. Если эта функция недавно вызывалась, то она будет и в списке «10 недавно использовавшихся».
4. Выделить функцию ВПР и кликнуть OK.
5. В появившемся окне «Аргументы функции» обратите внимание на рекомендацию, подчёркнутую синим цветом. Её игнорирование делает выдаваемые функцией результаты непредсказуемыми. Правильной будет только часть результатов, поэтому перед началом работы сортировка ключевого столбца обязательна.
В окне аргументов необходимо корректно заполнить три обязательных параметра, выделенных жирным шрифтом (последний необязательный параметр будет рассмотрен в примере 3).
6. Как видно, заданное или ключевое значение в окне аргументов именуется «Искомым». Такое название не кажется мне удачным: оно задаётся изначально, а не ищется, и используется как ключ к поиску. Предположим, что нас интересует зарплата, получаемая сотрудницей Ириной Соколовой. Самый простой способ задать верхний параметр – щёлкнуть на ячейке A8, после чего – кликнуть на строке параметра «Таблица».
7. В качестве параметра «Таблица» выделяется весь заполненный участок Excel, исключая заголовки столбцов. А на строке «Номер столбца» следует ввести номер столбца, содержащего список зарплат, т. е. 2. Как видно, правильное значение зарплаты сотрудницы Ирины Соколовой появляется прямо в окне аргументов.
8. После клика на OK возвращённое функцией значение появится и в ячейке, зарезервированной для результата.
ВПР пример 2
Естественно, что аналогичным образом могут быть извлечены данные из других информационных столбцов. Предположим, что нам нужно узнать дату рождения всё той же Ирины Соколовой. Аргументы функции ВПР претерпят единственное изменение на строке «Номер столбца». Как видно, функция возвращает, на первый взгляд, непонятное число 29025.
После щелчка на ОК оно появится и в ячейке результата.
Опытные пользователи Excel знают, что в этой программе даты (и время) хранятся в числовом формате, начиная с условно принятой даты 0 января 1900 года. Для отображения полученного значения в привычном человеку виде достаточно придать ячейке результата формат даты. Для этого сначала открыть её контекстное меню, и щёлкнуть пункт «Формат ячеек».
В появившемся одноимённом окне:
- щёлкнуть пункт «Дата»;
- в правом списке при необходимости поменять вариант отображения;
- щёлкнуть OK.
После этого отображаемая в ячейке результата дата примет «человеческий» вид.
ВПР пример 3
Этот пример отличается от первого двумя аргументами – первым и заполненным последним. Как видно, в первом аргументе вместо имени использован подстановочный знак звёздочки *. Если не заполнять последний аргумент, то возвращаемое функцией значение будет ошибочным. Ввод логического значения ЛОЖЬ сделает результат правильным.
Из последнего примера вытекают два важных следствия, связанных с необязательным аргументом.
- При использовании функцией ВПР подстановочных знаков её последний аргумент обязательно должен использоваться, и иметь значение ЛОЖЬ.
- В более широком смысле то же самое нужно делать и в других случаях, когда, при корректном заполнении обязательных аргументов функции ВПР, возвращаемый ею результат ошибочен.
Функция офисного пакета Excel ВПР позволяет найти искомые данные в указанной таблице и в указанном столбце и вернуть его, как результат. Данная функция может быть очень полезной при сопоставлении данных
из разных таблиц или при сведении информации в какой-то единый массив для дальнейшего анализа.
ВПР (VLOOKUP в английском варианте) расшифровывается, как вертикальный просмотр. Функция является одной из самых востребованных в Excel. Она позволяет, к примеру, легко отыскать и сопоставить телефонные данные человека или организаций из справочной таблицы по его имени. Можно сопоставить цену товаров по их наименованиям. Эти и многие другие возможности предоставит для Вас функция ВПР. Пользоваться ей достаточно просто.
Использование функции
Рассмотрим структуру ВПР, какие аргументы она задействует. Как и любая другая функция в Excel начинается она со знака равенства (=). Далее имя функции и аргументы, заключенные в круглые скобки.
ВПР содержит 4 аргумента.
Функция ведет поиск искомого значения в крайнем левом столбце и производит возврат значения в той же строке из указанного столбца.
Вторым — указывается именно та таблица (или диапазон ячеек), в которой следует произвести этот поиск.
Номер столбца должен включать столбец для ответа, он находится правее от столбца с исходным значением.
Последний аргумент — интервальный просмотр, здесь может быть 2 значения: 0 — ЛОЖЬ, 1 — ИСТИНА. отвечает за точный поиск (совпадения при просмотре сверху вниз). Если ничего не находит, то возвращается ошибка Н/Д (нет данных), 1 — приблизительный.
Для лучшего понимания принципа работы функции рассмотрим пример использования ВПР.
Примеры использования
Первый простой пример — имеются 2 таблицы. В одной указываются Товары и их идентификаторы (ID). Во второй, с помощью фильтра по ID, мы хотим получить наименование товара.
После знака равно вводим ВПР, затем Enter и Fx для ввода аргументов.
Аргументы также можно вводить в соответствующей строке, перечисляя их через точку с запятой.
Искомыми будут значения, по которым будем искать совпадения. В данном случае это ячейка E1.
Для второго аргумента выделяем диапазон таблицы.
Обязательно необходимо зафиксировать (указать знаки доллара или клавиша F4 для всего диапазона) и сделать абсолютные ссылки для того чтобы диапазон не «сползал», так как в данном случае не указывается имя таблица.
Номер столбца — то, что нужно вернуть. В этом примере требуется вернуть 2 столбец (Товар). Для точного поиска 4 аргумент — .
Введя все значения, жмём кнопку ОК.
Теперь при изменении в фильтре номера ID будет изменяться наименование товара.
Теперь посмотрим другой пример.
Теперь нужно получить партию для каждого наименования товара по критерию Количество.
Например, для мелкой партии количество должно быть от 100 до 200, средней — 200-300 и т.д.
Искомым значением в данном случае будет количество, Таблицу выбираем диапазон Критерий — Партия (фиксируем F4). Номер столбца 2, интервальный просмотр в этом случае должен быть 1 (позволит получить ближайшее меньшее значение к искомому значению).
Как видим в полученной таблице для количества, например, 110, партию выдало Мелкая (ближайшее меньшее 100) и т.д. Обязательно сортировка критериев должна быть от большего к меньшему, иначе ВПР не сработает.
-
- Как пользоваться ВПР в Excel
- Особенности работы функции ВПР
- Как использовать формулу ВПР в Excel для сравнения двух таблиц
- Почему не работает ВПР в Excel
- Когда Интервальный просмотр может быть = 1
Функция ВПР в Excel (в английской версии VLOOKUP) используется для подтягивания значений в таблицу из другой таблицы при условии совпадения критерия поиска. Расшифровывается ВПР как “вертикальный поиск результата”. В этой статье разберемся, как сделать ВПР в Excel, ниже будет понятная инструкция.
ВПР ищет первое совпадение по критерию в левом столбца указанной таблицы и подтягивает значение из указанного столбца этой таблицы.
Как сделать ВПР в Excel понятная инструкция
Чтобы понять, как пользоваться функцией ВПР в Excel, разберем ее синтаксис:
=ВПР(искомое значение; таблица; номер столбца; [интервальный просмотр])
Искомое значение — значение или ссылка на ячейку, по которой будем искать значения в другой таблице. Это критерий поиска.
Таблица — ссылка на таблицу, в которой будет искать.
Номер столбца — порядковый номер столбца относительно самого левого столбца из выделенного диапазона поиска.
Интервальный просмотр — указывается 0 (точный поиск) или 1 (приблизительный поиск)
Рассмотрим использование ВПР на примере:
Есть таблица с количеством гостей в отеле, необходимо понять, есть ли зависимость количества проживающих от того, насколько тепло в этом городе. Для этого нужно подтянуть значения температуры воздуха из таблицы справочника.
В качестве критерия будет использоваться название месяца.
Добавим в первую таблицу столбец Температура и напишем следующую формулу:
В примере формула ВПР ищет значение Январь из первой таблице в крайнем левом столбце второй таблицы. И подтягивает совпадающее значение из указанного столбца (в данном случае, из второго столбца).
Аргумент Интервальный просмотр задаем 0, чтобы функция искала точное совпадение.
Запомним, что в абсолютном большинстве случаем Интервальный просмотр ставим = 0.
Кстати, если не указать интервальный просмотр совсем, то формула не выдаст ошибку, т.к. этот аргумент необязательный. Но результат будет неожиданным, поскольку в этом случае ВПР считает не указанный Интервальный просмотр равным 1 (а это приблизительный поиск).
Не забываем добавить абсолютные ссылки (значки доллара $) к диапазону, иначе диапазон “съедет” при копировании формулы.
Итак, мы получили в нашу таблицу значение из таблицы-справочника — подтянули по критерию названия месяца. Осталось только протянуть или скопировать формулу во все ячейки этого столбца.
Особенности работы функции ВПР
Несмотря на простоту использования формулы ВПР в Excel, у нее есть ряд особенностей, которые нужно учитывать в работе.
-
Функция ВПР ищет совпадение строго в крайнем левом столбце выделенной таблицы.
Ключевые слова здесь — “выделенной” таблицы. Чтобы понять, что это значит, добавим к таблице-справочнику еще один столбец слева (Год).
Чтобы сделать такой же ВПР, как в предыдущем примере (по критерию Месяц), нужно выделять столбцы H:I, хотя таблица содержит столбцы G:I. Иначе Excel будет искать в крайнем левом столбце, в котором содержится не месяц, а год.
Вывод: аргумент Таблица в данном случае — это выделенный диапазон ячеек, а не то, что мы видим “глазами” и считаем таблицей.
-
ВПР в Excel ищет первое совпадение с указанным критерием.
Для примера добавим еще одну строку в таблицу-справочник.
Теперь в таблице содержится два значения температуры для месяца Январь.
Но при этом, даже если мы изменим интервал таблицы для поиска, затянув в нее новую строку Январь 2023, то значение, которое подтянула ВПР, не изменится.
ВПР взяло первое совпадение.
-
В качестве критерия поиска можно использовать не только ссылку на ячейку (как в предыдущих примерах), но и ввести значение напрямую в формулу. Это не очень удобно, но возможно.
Текстовые значения необходимо вводить в кавычках, числовые — просто число.
Пример функции ВПР с текстовым критерием поиска
Пример функции ВПР с числовым критерием поиска
Как использовать формулу ВПР в Excel для сравнения двух таблиц
Функцию ВПР часто используют для сравнения двух таблиц.
-
Сверка двух таблиц по пропускам значений
Для примера удалим из первой таблицы две строки. Наша задача — понять, каких месяцев не хватает в первой таблице.
Для этого во вторую таблицу при помощи функции ВПР подтянем значения из первой таблицы Excel.
Значения можно подтягивать любые, например, количество проживающих. В данном случае сами значения не важны, важны пропуски.
Значения по месяцам Июнь и Октябрь подтянулись с ошибкой #Н/Д (нет данных) — это значит, что в исходной таблице эти месяцы пропущены.
-
Сверка числовых значений
Предположим, у нас есть статистика по количеству проживающих в другом отеле сети по месяцам и годам. Сравним с первым отелем. Для этого добавим новый столбец, и в нем сделаем ВПР по критерию месяца.
А теперь обратите внимание, что месяц Январь повторяется в обоих таблицах (разный год). Но для второго значения Январь в первую таблицу подтянулись цифры из первого значения Январь второй таблицы.
Это произошло потому, что ВПР в Excel ищет первое совпадение.
Выходы из ситуации:
- убедиться, что значения в столбце поиски во второй таблице уникальные
- использовать функцию СУММЕСЛИ или СУММЕСЛИМН
- использовать ВПР по нескольким критериям
Почему не работает ВПР в Excel
То, что ВПР не работает, можно понять по появлению ошибки #Н/Д.
Не работает ВПР — значит, что функция не находит значение. Причины:
- Ошибка в написании критерия. Часто в текст закрадываются лишние пробелы или латинские буквы вместо кириллицы, и тогда появится ошибка.
В данном примере в конце слова Январь стоит невидимый пробел. А поскольку функция ВПР в Excel ищет точное совпадение Январь + пробел в конце и просто Январь — это два разных значения.
- Съехал или “не дотянут” диапазон таблицы для поиска.
В данном случае значение Январь не попало в диапазон поиска, поэтому появилась ошибка #Н/Д.
Также часто при появлении новых строк в таблице-источнике забывают исправлять диапазон в формуле ВПР (он как бы не дотягивается до конца таблицы), тогда тоже будет ошибка.
Когда Интервальный просмотр может быть = 1
Аргумент Интервальный просмотр в ВПР может принимать только два значения — 0 или 1 (если его не указать, то по умолчанию считается 1).
Во всех предыдущих примерах мы использовали интервальный просмотр = 0. Это подходит для большинства ситуаций на практике.
Но иногда необходимо использовать интервальный просмотр = 1. Как правило, он используется для числовых критериев, чтобы подтянуть значение из определенного диапазона критериев.
Более подробно об этом — в статье
В этой статье мы узнали, как сделать ВПР в Excel, надеюсь, это была понятная инструкция.
Сообщество Excel Analytics | обучение Excel
Канал на Яндекс.Дзен
Вам может быть интересно:
#Руководства
- 6 апр 2022
-
0
Как перенести данные из одной таблицы в другую, если строки идут не по порядку? Разбираемся на примере каталога авто — переносим цены.
Иллюстрация: Meery Mary для Skillbox Media
Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.
ВПР (Vlookup, или вертикальный просмотр) — поисковая функция в Excel. Она находит значения в одной таблице и переносит их в другую. Функция ВПР нужна, чтобы работать с большими объёмами данных — не нужно самостоятельно сопоставлять и переносить сотни наименований, функция делает это автоматически.
Разберёмся, зачем нужна функция и как её использовать. В конце материала расскажем, что делать, если нужен поиск данных сразу по двум параметрам.
Представьте, что вы продаёте автомобили. У вас есть каталог с характеристиками авто и их стоимостью. Также у вас есть таблица с данными клиентов, которые забронировали эти автомобили.
Вам нужно сообщить покупателям, сколько стоят их авто. Перед тем как обзванивать клиентов, нужно объединить данные: добавить во вторую таблицу колонку с ценами из первой.
Просто скопировать и вставить эту колонку не получится. Искать каждое авто вручную и переносить цены — долго.
ВПР автоматически сопоставит названия автомобилей в двух таблицах. Функция скопирует цены из каталога в список забронированных машин. Так напротив каждого клиента будет стоять не только марка автомобиля, но и цена.
Ниже пошагово и со скриншотами разберёмся, как сделать ВПР для этих двух таблиц с данными.
Важно!
ВПР может не работать, если таблицы расположены в разных файлах. Тогда лучше собрать данные в одном файле, на разных листах.
ВПР работает по следующему принципу. Функция просматривает выбранный диапазон первой таблицы вертикально сверху вниз до искомого значения‑идентификатора. Когда видит его, забирает значение напротив него из нужного столбца и копирует во вторую таблицу.
Подробнее о том, как определить все эти значения, поговорим ниже. А пока разберёмся на примере с продажей авто, где найти функцию ВПР в Excel и с чего начать работу.
Сначала нужно построить функцию. Для этого выделяем ячейку, куда функция перенесёт найденное значение.
В нашем случае нужно перенести цены на авто из каталога в список клиентов. Для этого добавим пустой столбец «Цена, руб.» в таблицу с клиентами и выберем ячейку напротив первого клиента.
Дальше открываем окно для построения функции ВПР. Есть два способа сделать это. Первый — перейти во вкладку «Формулы» и нажать на «Вставить функцию».
Второй способ — нажать на «fx» в строке ссылок на любой вкладке таблицы.
Справа появляется окно «Построитель формул». В нём через поисковик находим функцию ВПР и нажимаем «Вставить функцию».
Появляется окно для ввода аргументов функции. Как их заполнять — разбираемся ниже.
Последовательно разберём каждый аргумент: искомое значение, таблица, номер столбца, интервальный просмотр.
Искомое значение — название ячейки с одинаковыми данными для обеих таблиц, по которым функция будет искать данные для переноса. В нашем примере это модель авто. Функция найдёт модель в таблице с каталогом авто, возьмёт оттуда стоимость и перенесёт в таблицу с клиентами.
Порядок действий, чтобы указать значение, выглядит так:
- Ставим курсор в окно «Искомое значение» в построителе формул.
- Выбираем первое значение столбца «Марка, модель» в таблице с клиентами. Это ячейка A2.
Выбранное значение переносится в построитель формул и одновременно появляется в формуле строки ссылок: fx=ВПР(A2).
Таблица — это диапазон ячеек, из которого функция будет брать данные для искомого значения. В этот диапазон должны войти столбцы с искомым значением и со значением, которое нужно перенести в первую таблицу.
В нашем случае нужно перенести цены автомобилей. Поэтому в диапазон обязательно нужно включить столбцы «Марка, модель» (искомое значение) и «Цена, руб.» (переносимое значение).
Важно!
Для правильной работы ВПР искомое значение всегда должно находиться в первом столбце диапазона. У нас искомое значение находится в ячейке A2, поэтому диапазон должен начинаться с A.
Порядок действий для указания диапазона:
- Ставим курсор в окно «Таблица» в построителе формул.
- Переходим в таблицу «Каталог авто».
- Выбираем диапазон, в который попадают столбцы «Марка, модель» и «Цена, руб.». Это A2:E19.
- Закрепляем выбранный диапазон. На Windows для этого выбираем значение диапазона в строке ссылок и нажимаем клавишу F4, на macOS — выбираем значение диапазона в строке ссылок и нажимаем клавиши Cmd + T. Закрепить диапазон нужно, чтобы можно было протянуть функцию вниз и она сработала корректно во всех остальных строках.
Выбранный диапазон переносится в построитель формул и одновременно появляется в формуле строки ссылок: fx=ВПР(A2;’каталог авто’!$A$2:$E$19).
Номер столбца — порядковый номер столбца в первой таблице, в котором находится переносимое значение. Считается по принципу: номер 1 — самый левый столбец, 2 — столбец правее и так далее.
В нашем случае значение для переноса — цена — находится в пятом столбце слева.
Чтобы задать номер, установите курсор в окно «Номер столбца» в построителе формул и введите значение. В нашем примере это 5. Это значение появится в формуле в строке ссылок: fx=ВПР(A2;’каталог авто’!$A$2:$E$19;5).
Интервальный просмотр — условное значение, которое настроит, насколько точно сработает функция:
- Если нужно точное совпадение при поиске ВПР, вводим 0.
- Если нужно приближённое соответствие при поиске ВПР, вводим 1.
В нашем случае нужно, чтобы функция подтянула точные значения цен авто, поэтому нам подходит первый вариант.
Ставим курсор в окно «Интервальный просмотр» в построителе формул и вводим значение: 0. Одновременно это значение появляется в формуле строки ссылок: fx=ВПР(A2;’каталог авто’!$A$2:$E$19;5;0). Это окончательный вид функции.
Чтобы получить результат функции, нажимаем кнопку «Готово» в построителе формул. В выбранной ячейке появляется нужное значение. В нашем случае — цена первой модели авто.
Дальше нужно протянуть это значение вниз до конца таблицы, чтобы функция нашла и перенесла цены всех оставшихся моделей. Для этого мы закрепляли интервал, когда заполняли аргументы.
Получилась таблица с ценами — можно звонить клиентам и сообщать о стоимости авто. Данные перенесены без ошибок, а потратили мы на это несколько минут.
В нашем примере модели автомобилей в таблицах не повторяются, поэтому мы ищем только по одному критерию — названию модели. Но бывают случаи, когда такой поиск не подходит.
Например, у нас несколько одинаковых моделей с разным цветом.
И по традиции есть таблица с клиентами, которые эти модели забронировали.
Если идти по классическому пути ВПР, получится такая функция: fx=ВПР(A29;’каталог авто’!$A$29:$E$35;5;0). В таком виде ВПР найдёт первую совпавшую модель и подтянет её стоимость. Параметр цвета не будет учтён.
Соответственно, цены у всех Nissan Juke будут 1 850 000 рублей, у всех Subaru Forester — 3 190 000 рублей, у всех Toyota C-HR — 2 365 000 рублей.
Поэтому в этом варианте нужно искать стоимость авто сразу по двум критериям — модель и цвет. Для этого нужно изменить формулу вручную. В строке ссылок ставим курсор сразу после искомого значения.
Дописываем в формулу фразу ЕСЛИ(‘каталог авто’!$B$29:$B$35=B29, где:
- ‘каталог авто’!$B$29:$B$35 — закреплённый диапазон цвета автомобилей в таблице, откуда нужно перенести данные. Это весь столбец с ценами.
- B29 — искомое значение цвета автомобиля в таблице, куда мы переносим данные. Это первая ячейка в столбце с цветом — дополнительным параметром для поиска.
Итоговая функция такая: fx=ВПР(A29;ЕСЛИ(‘каталог авто’!$B$29:$B$35=B29;’каталог авто’!$A$29:$E$35);5;0). Теперь значения цен переносятся верно.
Как использовать ВПР в «Google Таблицах»? В них тоже есть функция Vlookup, но нет окна построителя формул. Поэтому придётся прописывать её вручную. Перечислите через точку с запятой все аргументы и не забудьте зафиксировать диапазон. Для фиксации поставьте перед каждым символом значок доллара. В готовой формуле это будет выглядеть так: =ВПР(A2;’Лист1′!$A$2:$C$5;3;0).
Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше
Функция ВПР является одной из наиболее часто используемых и универсальных при работе с данными в Excel. Она не лишена недостатков, но ее обязательно следует освоить для понимания механизма работы с данными в Excel. Внимание!!! В августе 2019 Microsoft представила замену для ВПР — функцию ПРОСМОТРX, которая лучше во всем но требует поддержки динамических массивов
Описание функции ВПР
ВПР на английском — это VLOOKUP. ВПР осуществляет поиск указанного значения в определенном диапазоне (либо таблице из нескольких столбцов) и возвращает значение, которое находится в одной строке с искомым, из этого же диапазона. Наглядно, алгоритм действий получается следующий:
- Функция ссылается на идентификатор «40», т.е. значение, которое необходимо найти в первом столбце диапазона A3:D9 и возвращает значение из 4-го столбца той же строки, в которой находится идентификатор 40, т.е. это значение зарплаты 87000
=ВПР(G2;A3:D9;4;0)=ВПР(G6;A3:D9;3;0)В обоих случаях, в качестве четвертого параметра стоял «0» — этот параметр называется «интервальный_просмотр». Его можно записывать как «0» или «1», а также как «ЛОЖЬ» или «ИСТИНА». Более подробно об этом аргументе ниже в разделе «Синтаксис»
На первый взгляд может показаться, что выглядит все немного запутанно, но, на самом деле, использовать эту опцию довольно просто.
Буква «В» в названии функции ВПР означает «вертикально». Функция ВПР используется вместо функции ГПР, если сравниваемые значения расположены в столбце слева от искомых данных.
Вот другой пример, который наглядно демонстрирует принцип работы функции ВПР:
Синтаксис
=ВПР(искомое_значение; таблица; номер_столбца; [интервальный_просмотр])Аргументы
искомое_значениетаблицаномер_столбцаинтервальный_просмотр
Обязательный. Значение, которое должно быть найдено в первом столбце таблицы или диапазона. Аргумент искомое_значение может быть значением или ссылкой. Если искомое_значение меньше, чем наименьшее значение в первом столбце аргумента таблица, функция ВПР возвращает значение ошибки #Н/Д.
Обязательный. Диапазон ячеек, содержащий данные. Можно использовать ссылку на диапазон (например, A2:D8) или имя диапазона. Значения в первом столбце аргумента таблица — это значения, в которых выполняется поиск аргумента искомое_значение. Эти значения могут быть текстовыми, числовыми или логическими. Текстовые значения в нижнем и верхнем регистре считаются эквивалентными.
Обязательный. Номер столбца в аргументе таблица, из которого возвращается совпадающее значение. Если номер_столбца равен 1, то возвращается значение из первого столбца аргумента таблица; если номер_столбца равен 2, — значение из второго столбца аргумента таблица и т. д.
Если значение аргумента номер_столбца:
- меньше 1, функция ВПР возвращает значение ошибки #ЗНАЧ!;
- больше, чем число столбцов в аргументе таблица, функция ВПР возвращает значение ошибки #ССЫЛ!.
Необязательный. Логическое значение, определяющее, какое совпадение должна найти функция ВПР — точное или приблизительное.
Если аргумент интервальный_просмотр имеет значение ИСТИНА или опущен, то возвращается точное или приблизительное совпадение. Если точное совпадение не найдено, то возвращается наибольшее значение, которое меньше, чем искомое_значение.
Внимание! Если аргумент интервальный_просмотр имеет значение ИСТИНА или опущен, значения в первом столбце аргумента таблица должны быть расположены в возрастающем порядке, иначе функция ВПР может вернуть неправильный результат.
Если аргумент интервальный_просмотр имеет значение ЛОЖЬ, функция ВПР ищет только точное совпадение. Если в первом столбце аргумента таблица имеется несколько значений, соответствующих аргументу искомое_значение, используется первое найденное значение. Если точное совпадение не найдено, возвращается значение ошибки #Н/Д.
Замечания
- При поиске в большом массиве, особенно, если на листе Excel много формул, у пользователя могут возникать проблемы с производительностью. Первое, что приходит на ум — это произвести апгрейд компьютера. Да, функция ВПР считается достаточно медленной, однако, мало кто знает, что ее скорость работы можно увеличить десятикратно, если использовать поставить аргумент равным ИСТИНА (или 1). Да, здесь есть нюанс в виде обязательной сортировки, поэтому такое ускорение будет работать не всегда. Кстати скорость увеличивается из-за сортировки, в этом случае нет необходимости сравнивать каждое значение из столбца.
- Функция ВПР осуществляет поиск всегда в самом первом (левом) столбце диапазона. Данное ограничение можно обойти, там где возможно, конечно, уменьшив аргумент таблица, чтобы искомый столбец стал самым первым
Поиск ВПР всегда в самом левом столбце - При поиске текстовых значений в первом столбце аргумента таблица убедитесь, что данные в этом столбце таблицы не содержат начальных пробелов, конечных пробелов, используемых не по правилам прямых ( ‘ или » ) и «парных» ( ‘ или “ ) кавычек или непечатаемых символов. В этих случаях функция ВПР может вернуть неправильное или непредвиденное значение
Возвращение ошибки функцией ВПР - При поиске числовых значений или значений дат убедитесь, что данные в первом столбце аргумента таблица не являются текстовыми значениями. В этом случае функция ВПР может вернуть неправильное или непредвиденное значение
- Если значение аргумента «интервальный_просмотр» — ЛОЖЬ, а аргумент искомое_значение представляет собой текст, то в аргументе искомое_значение допускается использование подстановочных знаков: вопросительного знака (?) и звездочки (*). Вопросительный знак соответствует любому одиночному символу; звездочка — любой последовательности символов. Если нужно найти сам вопросительный знак или звездочку, поставьте перед ними знак тильды (~)
Использование заполнителей при поиске текстовых значений
Нюансы использования ВПР
Когда пользователь работает с функцией ВПР, не исключено появление различных ситуаций, когда что-то пошло не так или нужно обойти некоторые ограничения. Здесь и будут рассмотрены такие нюансы использования и решение различного рода потенциальных проблем.
Поиск в первом столбце
Как было сказано в замечаниях, одним из минусов является то, что поиск осуществляется только в самом левом столбце.
Не исключено, что столбец, в котором содержатся требуемые значения, располагается слева от столбца, где будет вестись поиск.
Если необходимо осуществлять поиск слева от искомого столбца, то нужно использовать связку ИНДЕКС + ПОИСКПОЗ. Понимание работы данной связки несколько сложнее ВПР, но, если вы освоите данную функцию, то использовать ИНДЕКС + ПОИСКПОЗ не составит большого труда.
Поиск до первого совпадения
Особенностью работы ВПР является поиск только до первого совпадения. Соответственно, если первый столбец диапазона не уникальный будет найдено только первое вхождение. Иногда именно это и нужно, иногда — нет, поэтому нужно иметь ввиду.
Данное ограничение можно обойти, решение не самое простое, но детально описано в курсе Excel.
Независимость от регистра
Для Excel и ВПР не важно в каком регистре (заглавные или прописные буквы) записано искомое значение и как оно записано в самом диапазоне.
Лишние пробелы
В замечаниях мы показали, как незаметный пробел может вызывать ошибку работы данной функции. Если существует риск загромождения ячеек чрезмерным количеством пробелов, следует очистить ячейки с помощью функции СЖПРОБЕЛЫ (TRIM).
Различие в формате данных
Если один параметр ВПР дает отсылку к ячейке содержащей цифру, которая прописана текстом, а начальный столбец массива содержит цифры в верном, числовом формате, или же наоборот, поиск не даст результатов.
Все можно исправить посредством приведения параметров в одинаковый формат. К примеру:
=ВПР(−−G2; A3:D9; 4; 0)— если в D5 буквы, а в таблице — цифры;
=ВПР(G2 & «»); A3:D9; 4; 0)— и иначе.
Существует несколько вариаций, как изменить формат текста на цифру:
- Возвести в степень: G2^1;
- Двойное отрицание: —G2;
- Прибавить ноль: G2+0;
- Умножить на один: G2*1.
Прекращение проявления ошибки #Н/Д
Если есть риск возникновения ошибки при вычислении формулы, можно воспользоваться функцией ЕСЛИОШИБКА (IFERROR), которая вернет определенное значение, в случае возникновения ошибки
Не зафиксирован массив
В примерах выше мы не использовали закрепление массива, т.к. всегда искали одно значение, т.е. не пользовались автозаполнением.
Однако, в подавляющем большинстве случаев, функцию ВПР вы будете использовать именно с автозаполнением. В этом случае лучше всего использовать абсолютную ссылку для закрепления диапазона поиска.
Массив можно оформить как умную таблицу. Команда «Форматировать как таблицу» из вкладки «Главная», либо горячее сочетание Ctrl+T. В этом случае ссылки на такой диапазон будут автоматически становиться абсолютными. Но при работе с такими таблицами в Excel есть свои нюансы и, не всегда это подойдет
Относительный поиск
При использовании ВПР пользователи, как правило всегда ставят аргумент интервальный_просмотр равным «0» (ЛОЖЬ), что означает, что нужно выполнить точный поиск и значения в первом столбце не отсортированы. Однако, если поиск осуществляется числовых значений, в некоторых случаях, хорошим решением будет отсортировать значения и выполнить не точный поиск. А в некоторых случаях неточный поиск вообще будет единственным решением. Рассмотрим подробнее.
Рассмотрим подробнее примеры с неточным совпадением, и здесь не лишним будет напомнить, что если точное совпадение не найдено, то возвращается наибольшее значение, которое меньше, чем искомое значение.
Поиск оценкиМаксимальное значениеВязкость жидкости
Сейчас часто оценку можно встретить в двух форматах: в баллах и буквенном обозначении, например:
- 0 — 60: F
- 60 — 70: D
- 70 — 80: C
- 80 — 90: B
- 90 — 100: A
Вот так выглядит формула, если для ее построения использовать логическую функцию ЕСЛИ (да-да, с использованием ПЕРЕКЛЮЧ или ЕСЛИМН решение тоже будет лучше, но, допустим, у вас не самый свежий Excel, да и ВПР здесь выигрывает и у новых логических функций тоже):
посмотрите на рисунке на формуле с ЕСЛИ и сравните с таковой ВПР и неточным совпадением, последняя выглядит значительно лучше:
=ВПР(E1;A2:B6;2;1)Для поиска максимального значения есть более подходящая функция МАКС, однако, она просто найдет максимальное значение, а вот с помощью ВПР мы можем найти другое значение в таблице, которое находится в одной строке с максимальным. Например, у нас есть столбец с зарплатой сотрудников и нам нужно найти фамилию сотрудника у которого она максимальная.
Поскольку, если ВПР не находит точное совпадение, то функция вернет максимальное значение, которое меньше искомого. Значит нам просто нужно ввести очень большое число, которое заведомо больше зарплаты любого сотрудника. Главное не забыть сортировку по зарплате сделать.
В примерах вы найдете классический пример использования ВПР для определения вязкости жидкости или температуры по плотности. Почему классический? Да потому, что в таких случаях как правило точные значения плотности не указывается, поскольку идет округление до тысячных, полученное значение может не совпадать с табличным, приходится брать максимальное, которое меньше искомого.
Пример
Большой пример из видеоПример про вязкость жидкости
Видео работы функции
Полная инструкция ВПРЕще про ВПРСравнение двух файловРешение задач #ExcelWorldChamp
Дополнительные материалы
Как сравнить два файла MS Excel
#Excelwordlchamp 1-1 Решаем задачи первого тура
В табличном редакторе Microsoft Excel множество различных формул и функций. Они позволяют сэкономить время и избежать ошибок – достаточно правильно написать формулу и подставить нужные значения.
В этой статье мы рассмотрим функцию ВПР (или VLOOKUP, что означает «вертикальный просмотр»). Функция ВПР помогает работать с данными из двух таблиц и подтягивать значения из одной в другую. Использовать ее удобно, когда нужно посчитать выручку или прикинуть бюджет, если в одной таблице указан прайс-лист, а в другой количество проданного товара.
Допустим, есть таблица с количеством проданного товара и таблица с ценами на эти товары
Необходимо к каждому товару из таблицы слева добавить цену из прайса справа.
Как создать функцию ВПР в Excel
Необходимая последовательность значений в функции называется синтаксис. Обычно функция начинается с символа равенства «=», затем идет название функции и аргументы в скобках.
Записываем формулу в столбик цены (С2). Это можно сделать двумя способами:
-
Выделить ячейку и вписать функцию.
-
Выделить ячейку → нажать на Fx (Shift +F3) → выбрать категорию «Ссылки и массивы» → выбрать функцию ВПР → нажать «ОК».
После этого открывается окно, где можно заполнить ячейки аргументов формулы.
Синтаксис функции ВПР выглядит так:
=ВПР(искомое значение;таблица;номер столбца;интервальный просмотр)
В нашем случае получится такая формула:
=ВПР(A2;$G$2:$H$11;2;0)
Аргументы функции ВПР
Сейчас разберемся что и куда писать.
Со знаком равенства «=» и названием «ВПР» все понятно. Поговорим об аргументах. Они записываются в скобках через точку с запятой или заполняются в ячейки в окне функции. Формула ВПР имеет 4 аргумента: искомое значение, таблица, номер столбца и интервальный просмотр.
Искомое значение – это название ячейки, из которой мы будем «подтягивать» данные. Формула ВПР ищет полное или частичное совпадение в другой таблице, из которой берет информацию.
В нашем случае выбираем ячейку «A2», в ней находится наименование товара. ВПР возьмет это название и будет искать аналогичную ячейку во второй таблице с прайсом.
=ВПР(A2;
Таблица – это диапазон ячеек, из которых мы будем «подтягивать» данные для искомого значения. В этом аргументе используем абсолютные ссылки. Это значит, что в формуле таблица будет выглядеть как «$G$2:$H$11» вместо «G2:H11». Знаки «$» можно поставить вручную, а можно выделить «G2:H11» внутри формулы и нажать F4. Если этого не сделать, таблица не зафиксируется в формуле и изменится при копировании.
В нашем случае – это таблица с прайсом. Формула будет искать в ней совпадение с ячейкой, которую указали в первом аргументе формулы – A2 (Кофе). Нажимаем F4 и делаем ссылку абсолютной.
=ВПР(A2;$G$2:$H$11
Номер столбца – это столбец таблицы, из которой нужно взять данные. Именно из него мы будем «подтягивать» результат.
-
Формула сканирует таблицу по вертикали.
-
Находит в самом левом столбце совпадение с искомым значением.
-
Смотрит в столбец напротив, очередность которого мы указываем в этом аргументе.
-
Передает данные в ячейку с формулой.
В нашем случае – это столбец с ценой продуктов в прайсе. Формула ищет искомое значение ячейки A2 (Кофе) в первом столбце прайса и «подтягивает» данные из второго столбца (потому что мы указали цифру 2) в ячейку с формулой.
=ВПР(A2;$G$2:$H$11;2
Интервальный просмотр – это параметр, который может принимать 2 значения: «истина» или «ложь». Истина обозначается в формуле цифрой 1 и означает приблизительное совпадение с искомым значением. Ложь обозначается цифрой 0 и подразумевает точное совпадение. Приблизительный поиск и критерий «истина» обычно используют при работе с числами, а точный и «ложь» – в работе с наименованиями.
В нашем случае искомое значение – это текстовое наименование. Поэтому используем точный поиск – ставим цифру 0 и закрываем скобку.
=ВПР(A2;$G$2:$H$11;2;0)
Комьюнити теперь в Телеграм
Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей
Подписаться
Автозаполнение
В конце протягиваем формулу вниз до конца, в результате чего происходит автозаполнение.
Чтобы функция ВПР правильно сработала во время автозаполнения, искомое значение должно быть относительной ссылкой, а таблица – абсолютной.
-
В нашем случае искомое значение – A2. Это относительная ссылка на ячейку, потому что в ней нет знаков «$». Благодаря этому ссылка на искомое значение меняется относительно каждой строчки, когда происходит автозаполнение в другие ячейки: A2 → A3 → … → A11. Это удобно, когда необходимо повторить формулу на несколько строк, ведь ее не приходится писать заново.
-
Таблица зафиксирована абсолютной ссылкой «$G$2:$H$11». Это означает, что ссылки на ячейки не изменятся во время автозаполнения. Таким образом, расчет каждый раз будет корректным и опираться на таблицу.
ВПР и приблизительный интервальный просмотр
В предыдущем примере мы «подтягивали» значения из таблицы, используя точный интервальный просмотр. Он подходит для работы с наименованиями. Теперь разберем ситуацию, когда может понадобиться приблизительный интервальный просмотр.
Задача. В магазин привезли товар. Необходимо присвоить каждому товару размер партии, опираясь на его количество.
Товары такие же, как и в первом примере, но задача изменилась: нужно привязать формулу не к наименованию, а к количеству
Решение. Заполняем формулу ВПР в ячейке «Партия», как было показано в предыдущем примере.
Разница в том, что теперь искомое значение – число, а интервальный просмотр – истина, что означает приблизительный поиск. Получается вот такой результат:
Что произошло? Аргумент «интервальный просмотр» имеет значение 1. Это значит, что формула ВПР ищет в таблице ближайшее меньшее искомое значение.
В нашем случае количество товара «Кофе» – 380. ВПР берет это число в виде искомого значения, после чего ищет ближайшее меньшее в соседней таблице – число 300. В конце функция «подтягивает» данные из столбца напротив («Крупная»). Если количество товара «Кофе» = 340 – это «Крупная партия». Важно, чтобы крайний левый столбец таблицы, которая указана в формуле, был отсортирован по возрастанию. В противном случае ВПР не сработает.
Значения и данные во второй таблице отсортированы по убыванию – ВПР не работает
Итоги
-
Функция ВПР означает вертикальный просмотр. Она просматривает крайний левый столбец таблицы сверху вниз.
-
Синтаксис функции: =ВПР(искомое значение;таблица;номер столбца;интервальный просмотр).
-
Функцию можно вписать вручную или в специальном окне (Shift + F3).
-
Искомое значение – относительная ссылка, а таблица – абсолютная.
-
Интервальный просмотр может искать точное или приблизительное совпадение с искомым значением.
-
Приблизительный поиск и критерий «истина» обычно используют при работе с числами, а точный и «ложь» – в работе с наименованиями.
-
Порядок работы с функцией подходит для Гугл-таблиц.