Пример сводного расчета в excel

Иллюстрация: Meery Mary для Skillbox Media

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Сводная таблица — инструмент для анализа данных в Excel. Она собирает информацию из обычных таблиц, обрабатывает её, группирует в блоки, проводит необходимые вычисления и показывает итог в виде наглядного отчёта. При этом все параметры этого отчёта пользователь может настроить под себя и свои потребности.

Разберёмся, для чего нужны сводные таблицы. На конкретном примере покажем, как их создать, настроить и использовать. В конце расскажем, можно ли делать сводные таблицы в «Google Таблицах».

Сводные таблицы удобно применять, когда нужно сформировать отчёт на основе большого объёма информации. Они суммируют значения, расположенные не по порядку, группируют данные из разных участков исходной таблицы в одном месте и сами проводят дополнительные расчёты.

Вид сводной таблицы можно настраивать под себя самостоятельно парой кликов мыши — менять расположение строк и столбцов, фильтровать итоги и переносить блоки отчёта с одного места в другое для лучшей наглядности.

Разберём на примере. Представьте небольшой автосалон, в котором работают три менеджера по продажам. В течение квартала данные об их продажах собирались в обычную таблицу: модель автомобиля, его характеристики, цена, дата продажи и ФИО продавца.

В конце квартала планируется выдача премий. Нужно проанализировать, кто принёс больше прибыли салону. Для этого нужно сгруппировать все проданные автомобили под каждым менеджером, рассчитать суммы продаж и определить итоговый процент продаж за квартал.

Разберёмся пошагово, как это сделать с помощью сводной таблицы.

---

Создаём сводную таблицу

Чтобы сводная таблица сработала корректно, важно соблюсти несколько требований к исходной:

• у каждого столбца исходной таблицы есть заголовок;
• в каждом столбце применяется только один формат — текст, число, дата;
• нет пустых ячеек и строк.

Теперь переходим во вкладку «Вставка» и нажимаем на кнопку «Сводная таблица».

Появляется диалоговое окно. В нём нужно заполнить два значения:

• диапазон исходной таблицы, чтобы сводная могла забрать оттуда все данные;
• лист, куда она перенесёт эти данные для дальнейшей обработки.

В нашем случае выделяем весь диапазон таблицы продаж вместе с шапкой. И выбираем «Новый лист» для размещения сводной таблицы — так будет проще перемещаться между исходными данными и сводным отчётом. Жмём «Ок».

Excel создал новый лист. Для удобства можно сразу переименовать его.

Слева на листе расположена область, где появится сводная таблица после настроек. Справа — панель «Поля сводной таблицы», в которые мы будем эти настройки вносить. В следующем шаге разберёмся, как пользоваться этой панелью.

---

Настраиваем сводную таблицу и получаем результат

В верхней части панели настроек находится блок с перечнем возможных полей сводной таблицы. Поля взяты из заголовков столбцов исходной таблицы: в нашем случае это «Марка, модель», «Цвет», «Год выпуска», «Объём», «Цена», «Дата продажи», «Продавец».

Нижняя часть панели настроек состоит из четырёх областей — «Значения», «Строки», «Столбцы» и «Фильтры». У каждой области своя функция:

• «Значения» — проводит вычисления на основе выбранных данных из исходной таблицы и относит результаты в сводную таблицу. По умолчанию Excel суммирует выбранные данные, но можно выбрать другие действия. Например, рассчитать среднее, показать минимум или максимум, перемножить.

  Если данные выбранного поля в числовом формате, программа просуммирует их значения (например, рассчитает общую стоимость проданных автомобилей). Если формат данных текстовый — программа покажет количество ячеек (например, определит количество проданных авто).

• «Строки» и «Столбцы» — отвечают за визуальное расположение полей в сводной таблице. Если выбрать строки, то поля разместятся построчно. Если выбрать столбцы — поля разместятся по столбцам.
• «Фильтры» — отвечают за фильтрацию итоговых данных в сводной таблице. После построения сводной таблицы панель фильтров появляется отдельно от неё. В ней можно выбрать, какие данные нужно показать в сводной таблице, а какие — скрыть. Например, можно показывать продажи только одного из менеджеров или только за выбранный период.

Настроить сводную таблицу можно двумя способами:

• Поставить галочку напротив нужного поля — тогда Excel сам решит, где нужно разместить это значение в сводной таблице, и сразу заберёт его туда.
• Выбрать необходимые для сводной таблицы поля из перечня и перетянуть их в нужную область вручную.

Первый вариант не самый удачный: Excel редко ставит данные так, чтобы с ними было удобно работать, поэтому сводная таблица получается неинформативной. Остановимся на втором варианте — он предполагает индивидуальные настройки для каждого отчёта.

В случае с нашим примером нужно, чтобы сводная таблица отразила ФИО менеджеров по продаже, проданные автомобили и их цены. Остальные поля — технические характеристики авто и дату продажи — можно будет использовать для фильтрации.

Таблица получится наглядной, если фамилии менеджеров мы расположим построчно. Находим в верхней части панели поле «Продавец», зажимаем его мышкой и перетягиваем в область «Строки».

После этого в левой части листа появится первый блок сводной таблицы: фамилии менеджеров по продажам.

Теперь добавим модели автомобилей, которые эти менеджеры продали. По такому же принципу перетянем поле «Марка, модель» в область «Строки».

В левую часть листа добавился второй блок. При этом сводная таблица сама сгруппировала все автомобили по менеджерам, которые их продали.

Определяем, какая ещё информация понадобится для отчётности. В нашем случае — цены проданных автомобилей и их количество.

Чтобы сводная таблица самостоятельно суммировала эти значения, перетащим поля «Марка, модель» и «Цена» в область «Значения».

Теперь мы видим, какие автомобили продал каждый менеджер, сколько и по какой цене, — сводная таблица самостоятельно сгруппировала всю эту информацию. Более того, напротив фамилий менеджеров можно посмотреть, сколько всего автомобилей они продали за квартал и сколько денег принесли автосалону.

По такому же принципу можно добавлять другие поля в необходимые области и удалять их оттуда — любой срез информации настроится автоматически. В нашем примере внесённых данных в сводной таблице будет достаточно. Ниже рассмотрим, как настроить фильтры для неё.

---

Настраиваем фильтры сводной таблицы

Чтобы можно было фильтровать информацию сводной таблицы, нужно перенести требуемые поля в область «Фильтры».

В нашем примере перетянем туда все поля, не вошедшие в основной состав сводной таблицы: объём, дату продажи, год выпуска и цвет.

Для примера отфильтруем данные по году выпуска: настроим фильтр так, чтобы сводная таблица показала только проданные авто 2017 года.

В блоке фильтров нажмём на стрелку справа от поля «Год выпуска»:

В появившемся окне уберём галочку напротив параметра «Выделить все» и поставим её напротив параметра «2017». Закроем окно.

Теперь сводная таблица показывает только автомобили 2017 года выпуска, которые менеджеры продали за квартал. Чтобы снова показать таблицу в полном объёме, нужно в том же блоке очистить установленный фильтр.

Фильтры можно выбирать и удалять как удобно — в зависимости от того, какую информацию вы хотите увидеть в сводной таблице.

---

Проводим дополнительные вычисления

Сейчас в нашей сводной таблице все продажи менеджеров отображаются в рублях. Предположим, нам нужно понять, каков процент продаж каждого продавца в общем объёме. Можно рассчитать это вручную, а можно воспользоваться дополнениями сводных таблиц.

Кликнем правой кнопкой на любое значение цены в таблице. Выберем параметр «Дополнительные вычисления», затем «% от общей суммы».

Теперь вместо цен автомобилей в рублях отображаются проценты: какой процент каждый проданный автомобиль составил от общей суммы продаж всего автосалона за квартал. Проценты напротив фамилий менеджеров — их общий процент продаж в этом квартале.

Можно свернуть подробности с перечнями автомобилей, кликнув на знак – слева от фамилии менеджера. Тогда таблица станет короче, а данные, за которыми мы шли, — кто из менеджеров поработал лучше в этом квартале, — будут сразу перед глазами.

Чтобы снова раскрыть данные об автомобилях — нажимаем +.

Чтобы значения снова выражались в рублях — через правый клик мыши возвращаемся в «Дополнительные вычисления» и выбираем «Без вычислений».

---

Обновляем данные сводной таблицы

Предположим, в исходную таблицу внесли ещё две продажи последнего дня квартала.

В сводную таблицу эти данные самостоятельно не добавятся — изменился диапазон исходной таблицы. Поэтому нужно поменять первоначальные параметры.

Переходим на лист сводной таблицы. Во вкладке «Анализ сводной таблицы» нажимаем кнопку «Изменить источник данных».

Кнопка переносит нас на лист исходной таблицы, где нужно выбрать новый диапазон. Добавляем в него две новые строки и жмём «ОК».

После этого данные в сводной таблице меняются автоматически: у менеджера Трегубова М. вместо восьми продаж становится десять.

Когда в исходной таблице нужно изменить информацию в рамках текущего диапазона, данные в сводной таблице автоматически не изменятся. Нужно будет обновить их вручную.

Например, поменяем цены двух автомобилей в таблице с продажами.

Чтобы данные сводной таблицы тоже обновились, переходим на её лист и во вкладке «Анализ сводной таблицы» нажимаем кнопку «Обновить».

Теперь у менеджера Соколова П. изменились данные в столбце «Цена, руб.».

Как использовать сводные таблицы в «Google Таблицах»? Нужно перейти во вкладку «Вставка» и выбрать параметр «Создать сводную таблицу». Дальнейший ход действий такой же, как и в Excel: выбрать диапазон таблицы и лист, на котором её нужно построить; затем перейти на этот лист и в окне «Редактор сводной таблицы» указать все требуемые настройки. Результат примет такой вид:

Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше

Настройка вычислений в сводных таблицах

Допустим, у нас есть построенная сводная таблица с результатами анализа продаж по месяцам для разных городов (если необходимо, то почитайте эту статью, чтобы понять, как их вообще создавать или освежить память):

Нам хочется слегка изменить ее внешний вид, чтобы она отображала нужные вам данные более наглядно, а не просто вываливала кучу чисел на экран. Что для этого можно сделать?

Другие функции расчета вместо банальной суммы

Если щелкнуть правой кнопкой мыши по расчетному полю в области данных и выбрать из контекстного меню команду Параметры поля (Field Settings) или в версии Excel 2007 – Параметры полей значений (Value Field Settings), то откроется очень полезное окно, используя которое можно задать кучу интересных настроек:

 В частности, можно легко изменить функцию расчета поля на среднее, минимум, максимум и т.д. Например, если поменять в нашей сводной таблице сумму на количество, то мы увидим не суммарную выручку, а количество сделок по каждому товару:

По умолчанию, для числовых данных Excel всегда автоматически выбирает суммирование (Sum), а для нечисловых (даже если из тысячи ячеек с числами попадется хотя бы одна пустая или с текстом или с числом в текстовом формате) – функцию подсчета количества значений (Count).

Если же захочется увидеть в одной сводной таблице сразу и среднее, и сумму, и количество, т.е. несколько функций расчета для одного и того же поля, то смело забрасывайте мышкой в область данных нужное вам поле несколько раз подряд, чтобы получилось что-то похожее:

 …а потом задавайте разные функции для каждого из полей, щелкая по очереди по ним мышью и выбирая команду Параметры поля (Field settings), чтобы в итоге получить желаемое:

Долевые проценты

Если в этом же окне Параметры поля нажать кнопку Дополнительно (Options) или перейти на вкладку Дополнительные вычисления (в Excel 2007-2010), то станет доступен выпадающий список Дополнительные вычисления (Show data as):

В этом списке, например, можно выбрать варианты Доля от суммы по строке (% of row), Доля от суммы по столбцу (% of column) или Доля от общей суммы (% of total), чтобы автоматически подсчитать проценты для каждого товара или города. Вот так, например, будет выглядеть наша сводная таблица с включенной функцией Доля от суммы по столбцу:

Динамика продаж

Если в выпадающем списке Дополнительные вычисления (Show data as) выбрать вариант Отличие (Difference), а в нижних окнах Поле (Base field) и Элемент (Base item) выбрать Месяц и Назад (в родной англоязычной версии вместо этого странного слова было более понятное Previous, т.е. предыдущий):

…то получим сводную таблицу, в которой показаны отличия продаж каждого следующего месяца от предыдущего, т.е. – динамика продаж:

А если заменить Отличие (Difference) на Приведенное отличие (% of difference) и добавить условное форматирование для выделения отрицательных значений красным цветом — то получим то же самое, но не в рублях, а в процентах:

P.S.

В Microsoft Excel 2010 все вышеперечисленные настройки вычислений можно проделать еще проще — щелкнув правой кнопкой мыши по любому полю и выбрав в контекстном меню команды Итоги по (Summarize Values By):

… и Дополнительные вычисления (Show Data as):

Также в версии Excel 2010 к этому набору добавились несколько новых функций:

• % от суммы по родительской строке (столбцу) — позволяет посчитать долю относительно промежуточного итога по строке или столбцу:
  
  

  В прошлых версиях можно было вычислять долю только относительно общего итога.

• % от суммы нарастающим итогом — работает аналогично функции суммирования нарастающим итогом, но отображает результат в виде доли, т.е. в процентах. Удобно считать, например, процент выполнения плана или исполнения бюджета:
  
  
• Сортировка от минимального к максимальному и наоборот — немного странное название для функции ранжирования (РАНГ), вычисляющей порядковый номер (позицию) элемента в общем списке значений. Например, с ее помощью удобно ранжировать менеджеров по их суммарной выручке, определяя кто на каком месте в общем зачете:
  
  

Ссылки по теме

• Что такое сводные таблицы, как их строить
• Группировка чисел и дат с нужным шагом в сводных таблицах
• Построение отчета сводной таблицы по нескольким диапазонам исходных данных

Пользователи создают сводные таблицы для анализа, суммирования и представления большого объема данных. Такой инструмент Excel позволяет произвести фильтрацию и группировку информации, изобразить ее в различных разрезах (подготовить отчет).

Исходный материал – таблица с несколькими десятками и сотнями строк, несколько таблиц в одной книге, несколько файлов. Напомним порядок создания: «Вставка» – «Таблицы» – «Сводная таблица».

А в данной статье мы рассмотрим, как работать со сводными таблицами в Excel.

Как сделать сводную таблицу из нескольких файлов

Первый этап – выгрузить информацию в программу Excel и привести ее в соответствие с таблицами Excel. Если наши данные находятся в Worde, мы переносим их в Excel и делаем таблицу по всем правилам Excel (даем заголовки столбцам, убираем пустые строки и т.п.).

Дальнейшая работа по созданию сводной таблицы из нескольких файлов будет зависеть от типа данных. Если информация однотипная (табличек несколько, но заголовки одинаковые), то Мастер сводных таблиц – в помощь.

Мы просто создаем сводный отчет на основе данных в нескольких диапазонах консолидации.

Гораздо сложнее сделать сводную таблицу на основе разных по структуре исходных таблиц. Например, таких:

Первая таблица – приход товара. Вторая – количество проданных единиц в разных магазинах. Нам нужно свести эти две таблицы в один отчет, чтобы проиллюстрировать остатки, продажи по магазинам, выручку и т.п.

Мастер сводных таблиц при таких исходных параметрах выдаст ошибку. Так как нарушено одно из главных условий консолидации – одинаковые названия столбцов.

Но два заголовка в этих таблицах идентичны. Поэтому мы можем объединить данные, а потом создать сводный отчет.

1. В ячейке-мишени (там, куда будет переноситься таблица) ставим курсор. Пишем = — переходим на лист с переносимыми данными – выделяем первую ячейку столбца, который копируем. Ввод. «Размножаем» формулу, протягивая вниз за правый нижний угол ячейки.



2. По такому же принципу переносим другие данные. В результате из двух таблиц получаем одну общую.



3. Теперь создадим сводный отчет. Вставка – сводная таблица – указываем диапазон и место – ОК.

Открывается заготовка Сводного отчета со Списком полей, которые можно отобразить.

Покажем, к примеру, количество проданного товара.

Можно выводить для анализа разные параметры, перемещать поля. Но на этом работа со сводными таблицами в Excel не заканчивается: возможности инструмента многообразны.



Детализация информации в сводных таблицах

Из отчета (см.выше) мы видим, что продано ВСЕГО 30 видеокарт. Чтобы узнать, какие данные были использованы для получения этого значения, щелкаем два раза мышкой по цифре «30». Получаем детальный отчет:

Как обновить данные в сводной таблице Excel?

Если мы изменим какой-либо параметр в исходной таблице либо добавим новую запись, в сводном отчете эта информация не отобразится. Такое положение вещей нас не устраивает.

Обновление данных:

Курсор должен стоять в любой ячейке сводного отчета.

Либо:

Правая кнопка мыши – обновить.

Чтобы настроить автоматическое обновление сводной таблицы при изменении данных, делаем по инструкции:

1. Курсор стоит в любом месте отчета. Работа со сводными таблицами – Параметры – Сводная таблица.



2. Параметры.



3. В открывшемся диалоге – Данные – Обновить при открытии файла – ОК.

Изменение структуры отчета

Добавим в сводную таблицу новые поля:

1. На листе с исходными данными вставляем столбец «Продажи». Здесь мы отразим, какую выручку получит магазин от реализации товара. Воспользуемся формулой – цена за 1 * количество проданных единиц.



2. Переходим на лист с отчетом. Работа со сводными таблицами – параметры – изменить источник данных. Расширяем диапазон информации, которая должна войти в сводную таблицу.

Если бы мы добавили столбцы внутри исходной таблицы, достаточно было обновить сводную таблицу.

После изменения диапазона в сводке появилось поле «Продажи».

Как добавить в сводную таблицу вычисляемое поле?

Иногда пользователю недостаточно данных, содержащихся в сводной таблице. Менять исходную информацию не имеет смысла. В таких ситуациях лучше добавить вычисляемое (пользовательское) поле.

Это виртуальный столбец, создаваемый в результате вычислений. В нем могут отображаться средние значения, проценты, расхождения. То есть результаты различных формул. Данные вычисляемого поля взаимодействуют с данными сводной таблицы.

Инструкция по добавлению пользовательского поля:

1. Определяемся, какие функции будет выполнять виртуальный столбец. На какие данные сводной таблицы вычисляемое поле должно ссылаться. Допустим, нам нужны остатки по группам товаров.



2. Работа со сводными таблицами – Параметры – Формулы – Вычисляемое поле.



3. В открывшемся меню вводим название поля. Ставим курсор в строку «Формула». Инструмент «Вычисляемое поле» не реагирует на диапазоны. Поэтому выделять ячейки в сводной таблице не имеет смысла. Из предполагаемого списка выбираем категории, которые нужны в расчете. Выбрали – «Добавить поле». Дописываем формулу нужными арифметическими действиями.



4. Жмем ОК. Появились Остатки.

Группировка данных в сводном отчете

Для примера посчитаем расходы на товар в разные годы. Сколько было затрачено средств в 2012, 2013, 2014 и 2015. Группировка по дате в сводной таблице Excel выполняется следующим образом. Для примера сделаем простую сводную по дате поставки и сумме.

Щелкаем правой кнопкой мыши по любой дате. Выбираем команду «Группировать».

В открывшемся диалоге задаем параметры группировки. Начальная и конечная дата диапазона выводятся автоматически. Выбираем шаг – «Годы».

Получаем суммы заказов по годам.

Скачать пример работы

По такой же схеме можно группировать данные в сводной таблице по другим параметрам.

Сводные таблицы — это механизм отчетности, встроенный в Excel. Это лучший инструмент в Excel для анализа данных без формул. Вы можете создать базовую сводную таблицу примерно за одну минуту и начать интерактивный анализ ваших данных.

Ниже приведены более 20 советов, как получить максимальную отдачу от этого гибкого и мощного инструмента.

1. Как построить Сводную таблицу за одну минуту?

Многие люди думают, что создание сводной таблицы сложно и отнимает много времени, но это просто неправда. По сравнению с тем, сколько времени вам потребуется для создания эквивалентного отчета вручную, сводные таблицы невероятно быстрые. Если у вас есть хорошо структурированные исходные данные, вы можете создать сводную таблицу менее чем за минуту.

Начните с выбора любой ячейки в исходных данных:

Далее выполните следующие четыре шага:

• На вкладке «Вставка» ленты нажмите кнопку «Сводная таблица».
• В диалоговом окне «Создание сводной таблицы» проверьте данные и нажмите кнопку «ОК».
• Перетащите поле (например, Товар) в область «Строки»
• Перетащите числовое поле в область «Значения» (например, Продажи).

Сводная таблица выше показывает общий объем продаж по продуктам, но вы можете легко изменить порядок полей, чтобы показать общий объем продаж по регионам, категориям, месяцам и т.д.

2. Какие должны быть идеальные исходные данные?

Чтобы минимизировать проблемы в будущем, всегда используйте исходные данные хорошего качества, организованные в виде таблицы. «Идеальные» исходные данные выглядят так:

• не содержат пустых строк или столбцов
• не содержат промежуточных итогов
• каждый столбец имеет уникальное имя (только в одной строке)
• каждое поле имеет значение в каждой строке
• столбцы не содержат повторяющиеся группы данных (например, названия месяцев, названия регионов и т.д.).

3. Как проверить правильно ли работает Сводная таблица?

Когда вы создаете сводную таблицу в первый раз, используйте ее сначала для генерации простого счета, чтобы убедиться, что сводная таблица обрабатывает данные в соответствии с вашими ожиданиями.

Для этого просто добавьте любое текстовое поле в качестве поля Значение. Вы увидите очень маленькую сводную таблицу, в которой отображается общее количество записей, то есть общее количество строк в ваших данных. Если это число имеет смысл для вас, с таблицей можно работать. Если число не имеет смысла, возможно, сводная таблица неправильно читает данные или данные не были определены правильно.

4. Как правильно спланировать работу со сводной таблицей?

Хоть это и очень увлекательно перетаскивать поля сводной таблицы и наблюдать за тем, как Excel выдает еще одно необычное представление данных, можно легко обнаружить множество непроизводительных кроличьих ям. Через час станет уже не так весело.

Прежде чем приступить к созданию таблицы, запишите, что вы пытаетесь измерить или понять, и нарисуйте несколько простых отчетов в блокноте. Эти простые заметки помогут вам пропустить огромное количество вариантов, которые есть в вашем распоряжении. Не усложняйте и сосредоточьтесь на вопросах, на которые вам нужно ответить.

5. Как создать «динамический диапазон»?

Если вы используете таблицу Excel для исходных данных вашей сводной таблицы, вы получите очень приятное преимущество: ваш диапазон данных становится «динамическим». Динамический диапазон автоматически расширяет и сжимает таблицу при добавлении или удалении данных, поэтому не нужно беспокоиться о том, что в сводной таблице отсутствуют последние данные. Когда вы используете таблицу, как исходник, сводная таблица всегда будет синхронизирована с вашими данными.

Чтобы использовать таблицу для сводной таблицы:

• Выберите любую ячейку в данных с помощью сочетания клавиш Ctrl + T, чтобы создать таблицу
• Нажмите кнопку Сводная таблица на вкладке Конструктор
• Создайте свою сводную таблицу
• Преимущество: данные, которые вы добавляете в таблицу, автоматически отображаются в сводной таблице при обновлении.

6. Как используйте сводную таблицу для подсчета?

По умолчанию в сводной таблице будет учитываться любое текстовое поле. Это может пригодиться во многих ситуациях. Например, предположим, у вас есть список сотрудников и вы хотите получить их количество по отделам?

Чтобы получить разбивку по отделам, выполните следующие действия:

• Создайте сводную таблицу
• Добавьте отдел в поле Строки
• Добавьте поле Имя в качестве значения
• Сводная таблица будет отображать количество сотрудников по отделам

7. Как показать итоги в процентах?

Во многих сводных таблицах вам нужно показывать процент, а не количество. Например, возможно, вы хотите показать разбивку продаж по продуктам. Но вместо того, чтобы показывать общие продажи для каждого продукта, вы хотите показать продажи в процентах от общего объема продаж.

Предполагая, что у вас есть поле с именем Продажи в ваших данных, просто выполните следующие действия:

• Добавьте товар в сводную таблицу в поле Строки
• Добавьте Продажи в сводную таблицу в качестве значения
• Щелкните правой кнопкой мыши поле «Продажи» и установите «Дополнительные вычисления» на «% от общей суммы»

8. Как использовать сводную таблицу для построения списка уникальных значений?

Поскольку сводные таблицы суммируют данные, их можно использовать для поиска уникальных значений в поле. Это хороший способ быстро увидеть все значения, которые появляются в поле, а также найти опечатки и другие несоответствия.

Например, предположим, что у вас есть данные о продажах, и вы хотите увидеть список каждого проданного товара. Чтобы создать список продуктов:

• Создайте сводную таблицу
• Добавьте товар в поле Строки
• Сводная таблица покажет список всех товаров, которые появляются в данных о продажах

9. Как создать автономную сводную таблицу?

Когда вы создали сводную таблицу из данных на том же листе, вы можете удалить данные, если хотите, и сводная таблица продолжит работать в обычном режиме. Это связано с тем, что в сводной таблице есть сводный кэш, содержащий точную копию данных, использованных для создания сводной таблицы.

1. Обновите сводную таблицу, чтобы обеспечить актуальность кэша (Данные > Обновить все)
2. Удалите лист, содержащий данные
3. Используйте вашу сводную таблицу как обычно

10. Как сгруппировать сводную таблицу вручную?

Хотя сводные таблицы автоматически группируют данные разными способами, вы также можете группировать элементы вручную в свои собственные пользовательские группы.

Например, предположим, что у вас есть сводная таблица, которая показывает распределение сотрудников по отделам. Вы хотите еще больше сгруппировать отделы: Продажи, Закуп и Маркетинг в группу 1, а Эксплуатацию и Бухгалтерию — в группу 2. Группа 1 и группа 2 не отображаются в данных, это ваши собственные пользовательские группы.

Чтобы сгруппировать сводную таблицу в специальные группы, нужно:

• Удерживая клавишу «Ctrl», выберите каждый элемент в первой группе.
• Щелкните правой кнопкой мыши один из элементов и выберите в меню «Группа».
• Excel создает новую группу «Группа1»
• Выберите Эксплуатация и Бухгалтерия в столбце B и сгруппируйте, как указано выше.
• Excel создает другую группу, «Группа2»

11. Как сгруппировать числовые данные в диапазоны?

Одна из наиболее интересных и мощных функций, которые есть в каждой сводной таблице, — это возможность группировать числовые данные в диапазоны или сегменты.

Например, предположим, что у вас есть список результатов голосования, включающий возраст избирателей, и вы хотите суммировать результаты по возрастным группам:

• Создайте свою сводную таблицу
• Добавьте Возраст в поле Строки, Результат голосования в поле Столбцы и Имя в качестве значения
• Щелкните правой кнопкой мыши любое значение в поле Возраст и выберите Группировать.
• Введите 10 в качестве интервала в области ввода «с шагом:»
• Когда вы нажмете ОК, вы увидите данные голосования, сгруппированные по возрасту в 10-летние сегменты.

12. Как переименовать поля для лучшей читаемости?

Когда вы добавляете поля, в сводной таблице будет отображаться имя, которое есть в заголовке исходных данных. Имена полей значений будут отображаться с «Сумма по полю» или «Количество по полю», когда они добавляются в сводную таблицу.

Например, вы увидите сумму продаж, количество регионов и т.д. Однако вы можете просто заменить это имя своим собственным. Просто выберите ячейку, содержащую поле, которое вы хотите переименовать, и введите новое имя.

13. Как поменять имя поля, когда Excel жалуется?

Когда вы пытаетесь переименовать поля, вы можете столкнуться с проблемой, если попытаетесь использовать точно такое же имя поля, которое отображается в данных.

Например, предположим, что у вас есть поле с именем Продажи в ваших исходных данных. В качестве поля значения оно отображается как Сумма по полю Продажи, но (разумно) вы хотите, чтобы оно было «Продажи». Однако, когда вы пытаетесь использовать Продажи, Excel жалуется, что поле уже существует, и выдает сообщение об ошибке «Имя поля сводной таблицы уже существует».

В качестве простого обходного пути, просто добавьте пробел в конце вашего нового имени поля. Разница не видна, а Excel не будет жаловаться.

14. Как добавить поле более одного раза в сводную таблицу?

Есть много ситуаций, когда имеет смысл добавлять одно и то же поле в сводную таблицу более одного раза. Это может показаться странным, но вы действительно можете добавить одно и то же поле в сводную таблицу несколько раз.

Предположим, что у вас есть сводная таблица, которая показывает количество сотрудников по отделам.

Подсчет работает нормально, но вы также хотите показать количество в процентах от общего числа сотрудников. В этом случае простейшим решением является добавление одного и того же поля дважды в качестве поля значения:

• Добавьте текстовое поле в область значений (например, имя, фамилия и т.д.)
• По умолчанию вы получите счетчик для текстовых полей
• Снова добавьте то же поле в область значений
• Щелкните правой кнопкой мыши второй экземпляр и выберите Дополнительные вычисления «% от общего итога».
• Переименуйте оба поля как хотите

15. Как автоматически форматировать все поля значений?

Каждый раз, когда вы добавляете числовое поле в качестве значения в сводную таблицу, вы должны установить числовой формат непосредственно в поле. У вас может возникнуть желание отформатировать значения, которые вы видите в сводной таблице напрямую, но это не очень хорошая идея, потому что это ненадежно при изменении сводной таблицы.

Установка формата непосредственно в поле гарантирует, что поле будет отображаться в нужном формате, независимо от того, насколько большой или маленькой станет сводная таблица.

Например: сводная таблица показывает распределение продаж по регионам. Когда вы впервые добавите поле Продажи в сводную таблицу, оно будет отображаться в общем числовом формате, поскольку это числовое поле. Чтобы применить Финансовый формат к самому полю:

• Щелкните правой кнопкой мыши поле «Продажи» и выберите «Настройки поля значений» в меню
• Нажмите кнопку «Числовой формат» в открывшемся диалоговом окне «Параметры полей значений»
• Установите формат для учета и нажмите кнопку ОК, чтобы выйти

16. Как увидеть (или извлечь) данные любого итога?

Всякий раз, когда вы видите итоговое значение, отображаемое в сводной таблице, вы можете легко просматривать и извлекать данные, которые составляют итоговое значение, путем «детализации».

Предположим, что вы просматриваете сводную таблицу, в которой показано количество сотрудников по отделам. Вы видите, что в отделе Маркетинга работает 63 человека, но вы хотите увидеть настоящие имена. Чтобы увидеть список из 63 человек, составляющих это число, дважды щелкните непосредственно на числе 63, и Excel добавит в вашу книгу новый лист, содержащий точные данные, использованные для расчета 63 маркетологов. Вы можете использовать этот же подход для просмотра и извлечения данных итоговых значений, где бы вы ни находились в сводной таблице.

17. Как клонировать свои сводные таблицы, когда вам нужно другое представление?

После того, как вы настроите одну сводную таблицу, вы можете захотеть увидеть другое представление тех же данных. Конечно, вы можете просто переставить существующую сводную таблицу, чтобы создать новое представление. Но если вы создаете отчет, который планируете использовать и обновлять на постоянной основе, проще всего сделать клонирование существующей сводной таблицы, чтобы оба представления данных были всегда доступны.

Есть два простых способа клонирования сводной таблицы. Первый способ заключается в дублировании рабочей таблицы, содержащей сводную таблицу. Если у вас есть сводная таблица, настроенная на листе с заголовком и т.д., вы можете просто щелкнуть правой кнопкой мыши вкладку листа, чтобы скопировать лист в ту же книгу.

Другой способ клонировать сводную таблицу — скопировать сводную таблицу и вставить ее в другое место. Используя эти подходы, вы можете сделать столько копий, сколько захотите.

При таком клонировании сводной таблицы обе сводные таблицы совместно используют один и тот же сводный кеш. Это означает, что при обновлении любого из клонов (или оригинала) все связанные сводные таблицы будут обновлены.

18. Как отключить самостоятельное обновление сводной таблицы?

После клонирования сводной таблицы вы можете столкнуться с ситуацией, когда вы действительно не хотите, чтобы клон был связан с тем же сводным кэшем, что и оригинал.

Типичный пример — после того, как вы сгруппировали поле даты в одну сводную таблицу, обновили и обнаружили, что вы также случайно сгруппировали это же поле даты в другую сводную таблицу, которую вы не собирались изменять. Когда сводные таблицы совместно используют один и тот же сводный кэш, они также разделяют группировку полей.

Вот один из способов отсоединения сводной таблицы от сводного кэша, который она разделяет с другими сводными таблицами в той же самой таблице:

• Вырежьте всю сводную таблицу в буфер обмена
• Вставьте сводную таблицу в совершенно новую книгу
• Обновить сводную таблицу
• Скопируйте его снова в буфер обмена
• Вставьте его обратно в оригинальную книгу
• Удалите временную книгу
• Ваша сводная таблица теперь будет использовать свой собственный сводный кэш и не будет обновляться с другими сводными таблицами в книге или совместно использовать ту же группу полей.

19. Как избавиться от ненужных заголовков?

Макет по умолчанию для новых сводных таблиц — это Сжатый макет. Этот макет будет отображать «Строки» ​​и «Столбцы» в качестве заголовков в сводной таблице. Это не самые интуитивные заголовки, особенно для людей, которые не часто используют сводные таблицы.

Простой способ избавиться от этих странных заголовков — переключить макет сводной таблицы со Сжатого на Структурный или Табличный. Это приведет к тому, что в сводной таблице фактические имена полей будут отображаться как заголовки в сводной таблице, что гораздо более разумно.

Чтобы полностью избавиться от этих меток, найдите кнопку под названием «Заголовки полей» на вкладке «Анализ» ленты инструментов «Сводная таблица». Нажатие на эту кнопку полностью отключит заголовки.

20. Как улучшить внешний вид таблицы?

Это всего лишь простой совет по дизайну. Все хорошие дизайнеры знают, что приятный дизайн требует немного пустого пространства. Пустое пространство просто означает место, отведенное для создания передышки.

После того, как вы создадите сводную таблицу, вставьте дополнительный столбец слева и дополнительный ряд или два вверху. Это даст вашей таблице «воздух» и создаст лучший внешний вид. В большинстве случаев я также рекомендую отключить линии сетки на рабочем листе. Сама сводная таблица будет представлять собой сильную визуальную сетку, поэтому линии сетки за пределами сводной таблицы не нужны и будут просто создавать визуальный шум.

21. Как избавиться от итогов по строкам и столбцам?

По умолчанию в сводных таблицах показаны итоги для строк и столбцов, но вы можете легко отключить один или оба из этих итогов, если они вам не нужны. На вкладке «Конструктор» ленты просто нажмите кнопку «Общие итоги» и выберите нужные параметры.

22. Как форматировать пустые ячейки?

Если у вас есть сводная таблица с большим количеством пустых ячеек, вы можете контролировать символ, отображаемый в каждой пустой ячейке. По умолчанию пустые ячейки вообще ничего не отображают.

Чтобы установить собственный символ, щелкните правой кнопкой мыши внутри сводной таблицы и выберите «Параметры сводной таблицы». Затем убедитесь, что установлен флажок «Для пустых ячеек отображать:», и введите символ, который хотите видеть. Имейте в виду, что этот параметр соответствует применяемому числовому формату.

Например: Если вы используете финансовый формат чисел для поля числового значения и вводите ноль, вы увидите дефис «-», отображаемый в сводной таблице, так как в формате учета отображаются нулевые значения.

23. Как отключить автообновление ширины столбцов при необходимости?

По умолчанию, когда вы обновляете сводную таблицу, столбцы, содержащие данные, корректируются автоматически, чтобы наилучшим образом соответствовать данным.

Обычно это удобно, но может свести вас с ума, если у вас есть другие таблицы на рабочем листе вместе со сводной таблицей, или если вы тщательно отрегулировали ширину столбцов вручную и не хотите, чтобы они изменялись.

Чтобы отключить эту функцию, щелкните правой кнопкой мыши внутри сводной таблицы и выберите «Параметры сводной таблицы». На первой вкладке параметров (или вкладки макета на Mac) снимите флажок «Автоматически изменять ширину столбцов при обновлении».