Применение excel в бизнесе

Microsoft (NASDAQ: MSFT) Excel is a spreadsheet software application used to store, organize, and analyze data. It was released in 1985 and has grown to become arguably the most important computer program in workplaces around the world. In business, any function in any industry can benefit from those with strong Excel knowledge.

Excel is a powerful tool that has become entrenched in business processes worldwide—whether for analyzing stocks or issuers, budgeting, or organizing client sales lists.

Finance and Accounting

Financial services and financial accounting are the areas of finance that rely on and benefit from Excel spreadsheets the most. In the 1970s and early 1980s, financial analysts would spend weeks running advanced formulas either manually or (beginning in 1983) on programs like Lotus 1-2-3. Now, you can perform complex modeling in minutes with Excel.

Walk through the finance or accounting department of any major corporate office, and you will see computer screens filled with Excel spreadsheets crunching numbers, outlining financial results, and creating budgets, forecasts, and plans used to make major business decisions.

Most users know that Excel can add, subtract, multiply, and divide, but it can do much more with advanced IF functions when coupled with VLOOKUP, INDEX-MATCH-MATCH, and pivot tables.

Marketing and Product Management

While marketing and product professionals look to their finance teams to do the heavy lifting for financial analysis, using spreadsheets to list customer and sales targets can help you manage your salesforce and plan future marketing strategies based on past results.

Using a pivot table, users can quickly and easily summarize customer and sales data by category with a quick drag-and-drop.

Human Resources Planning

While database systems like Oracle (ORCL), SAP (SAP), and Quickbooks (INTU) can be used to manage payroll and employee information, exporting that data into Excel allows users to discover trends, summarize expenses and hours by pay period, month, or year, and better understand how their workforce is spread out by function or pay level.

HR professionals can use Excel to take a giant spreadsheet full of employee data and understand exactly where the costs are coming from and how to best plan and control them for the future.

You Can Do Anything With a Spreadsheet

Using Excel for business has almost no limits for applications. Here are some examples:

• When planning a team outing to a baseball game, you can use Excel to track the RSVP list and costs.
• Excel creates revenue growth models for new products based on new customer forecasts.
• When planning an editorial calendar for a website, you can list out dates and topics in a spreadsheet.
• When creating a budget for a small product, you can list expense categories in a spreadsheet, update it monthly and create a chart to show how close the product is to budget across each category.
• You can calculate customer discounts based on monthly purchase volume by product.
• Users can summarize customer revenue by product to find areas where to build a stronger customer relationships.
• Use complex calculation methods, like Sharpe ratios.

Excel Is Not Going Anywhere

Excel is not going anywhere, and businesses will continue to use Excel as a primary tool for diverse functions and applications ranging from IT projects to company picnics.

Working knowledge of Excel is vital for most office-based professionals today, and stronger Excel skills can open the door to promotion and leadership opportunities. Excel is a powerful tool but cannot function alone. It takes a savvy computer user to take advantage of everything Excel has to offer to provide the best results for their company.

Зачем современному бизнесу, в распоряжении которого десятки вариантов «умных» систем автоматизации, обучать свой персонал использованию Microsoft Excel? Казалось бы, сама программа едва ли не ровесник компьютера, и давно обрела статус некоего улучшенного калькулятора. На смену ей пришли многие другие узкоспециализированные программы.

И здесь сразу пять «НО» в пользу старого-доброго Excel:

1. именно Excel, а не его многочисленные аналоги, установлен практически в каждом офисе по всему миру и потому не будет проблем в обмене данными с партнёрами по бизнесу;
2. приложение гораздо доступнее большинства альтернатив, цена которых далеко не всегда оправдывает их эффективность (а если добавить платные обновления, маленькому бизнесу становится совсем невыгодно их применять);
3. если использовать электронные таблицы правильно, их возможности становятся куда шире, чем даже у самого «умного» калькулятора;
4. приложение отлично интегрируется с популярными майкрософтовскими «коллегами»: MS Project, Power BI, а его функционал резко возрастает путём подключения дополнительных надстроек: Power Query, Power Pivot и DAX.
5. и наконец Excel популярен — ему обучают в школах и ВУЗах, большой выбор курсов повышения квалификации и наконец обилие форумов и видеоуроков в Интернет, посвященных этой программе — так что проблем с компетентностью кадров точно не будет.

На деле грамотное использование программы даёт не только быстрый подсчёт важных цифр. Это система автоматизации процессов, органайзер, способ перехода на электронный документооборот, ПО для профессионального анализа в одном «лице».

Как предприятие может использовать знания, которые даёт программа обучения MS Excel? Зависит от содержания этой программы и задач этого предприятия. Предлагаем рассмотреть самые востребованные способы «приложения» знаний MS Excel в корпоративном секторе.

Хранение данных в Microsoft Excel

Самый очевидный вариант использования возможностей Excel – обеспечение работы с данными. Точнее, возможность безопасно хранить большие массивы информации без привлечения дорогого оборудования.

Электронные таблицы позволяют не только собирать вручную информацию, но и настроить базы данных.

Программа может хранить огромные массивы информации, быстро загружать файлы с ними, подгружать данные из сторонних источников, проводить аналитические расчёты без зависаний, распределять базы между сотрудниками и многое другое. Это и накопитель данных, и система их обработки одновременно.

Наглядность и визуализация данных

Кстати, об обработке. До анализа мы ещё дойдём, но вначале стоит вспомнить о главном преимуществе MS Excel – его встроенных возможностях облекать данные в нужные формы. Таблицы – первичные (сбор информации) и сводные – в этой программе формировать проще и удобнее, чем где бы то ни было. Это наглядная подача информации.

Кроме наглядности, MS Excel даёт ещё и визуализацию – представление данных в графических формах: графиках; диаграммах – простых, комбинированных, саморасширяющихся; гистограммах.

Очень удобно именно для бизнеса, что Excel связан с другим модулем из пакета Microsoft Office – PowerPoint. В него для презентации на итоговом корпоративном собрании или представления начальству можно переносить готовые таблицы, графические данные. Причём взаимная интеграция программ оставляет возможность сохранить связи между источником и готовой презентацией, когда при изменении данных в таблицах Excel они автоматически актуализируются и в PowerPoint.

Потенциал Excel в сфере менеджмента

Все 4 функции классического менеджмента можно реализовать, используя инструменты Excel:

1. Планирование – через составление простых и сводных таблиц с автоматическим подтягиванием данных по итогам прошлых периодов работы. Все расчеты при этом берёт на себя программа – менеджер получает целостную картинку, на базе которой быстро принимает адаптационные решения. В условиях, когда кризис и условная стабильность в экономике сменяют друг друга слишком быстро, это очень важная опция.
2. Организация работы тоже может быть реализована на всех уровнях фирмы. График и табель работника, распределение средств, распределение полномочий через раздачу доступов – всё это возможно в электронных таблицах, доступных любому бизнесу. Нужен только компьютер и менеджер, который прослушал продвинутый курс Excel от учебного центра «Альянс».
3. Мотивация – ещё одна функция, которую помогает реализовать программа. Через бухгалтерские таблицы, визуализацию данных о зарплатах с привязкой к результатам работы сотрудников. Excel эффективен даже в очень разветвленных сетях филиалов или отделений компании.
4. Контроль. С помощью программы можно автоматизировать всю рутину, связанную с контрольными функциями – сбор и формирование отчётов, фотографии дня, проверку реализации плана, отклонения факта от плана, даже присутствие сотрудников на работе.

В списке наиболее полезных менеджеру опций Excel – выборка и проверка данных. Первая реализована через фильтры (в том числе расширенные) в таблицах, а также через сами сводные таблицы.

Проверку данных можно установить на ячейки. И снизить вероятность ошибки в расчётах, не прилагая никаких усилий (не говоря о финансовых вложениях), просто уменьшив вероятность неправильного ввода информации.

Аналитические возможности MS Excel

Наконец, обучать сотрудников навыкам работы в Excel стоит хотя бы затем, чтобы оптимизировать систему анализа результатов работы предприятия. Потому что программа открывает по-настоящему безграничные возможности в этом плане:

• она умеет сводить расчёты отдельных таблиц в сводный отчёт (автоматически);
• консолидирует цифры без участия бухгалтера (минус человеческий фактор);
• подводит итоги за секунды;
• применяет логические функции (не нужно для стандартных расчётов каждый раз вводить вручную формулы).

В итоге анализ ускоряется в разы. Можно принимать быстрые управленческие решения, основываясь на достоверных данных (потому что расчёты и перенос информации осуществляет программа, у которой не бывает «посмотрела не туда»).

А на базе эффективного анализа в Excel можно строить прогнозы. Опять же автоматически. То есть за секунды. Когда реакция на изменения рынка нужна очень быстро, это буквально спасает. В остальных случаях (если торопиться особо некуда) это все равно важно, потому что даёт объективное конкурентное преимущество.

Для построения прогнозов есть целый блок функций, которые современные пользователи практически не применяют (просто потому что не умеют):

• тенденция;
• рост;
• скользящее среднее;
• линия тренда;
• предсказ.

Можно строить прогнозы на определённый период (анализировать перспективы инвестиционного проекта, например), учитывать сезонный фактор, добавлять в расчёт данные разных периодов.

Возможности VBA для автоматизации

Что есть автоматизация? Это делегирование машине рутинных повторяющихся функций на основании динамически вводимых данных. Плюс, организация сообщения между подразделениями фирмы, которые эти данные вводят.

Здесь есть инструменты для реализации всех перечисленных задач. Макросы создаваемые в Excel позволяют использовать его как связующее звено между разными отделами предприятия.

VBA и макросы применяются как способ обработки по-настоящему больших объемов информации в считанные минуты. Исключив ошибки и сняв с персонала до 80% рутинной работы.

Использование в области защиты информации

Наконец, защита корпоративных данных – одна из приоритетных задач современного бизнеса. В Excel эта возможность тоже реализована. Приложение позволяет запаролить папки и даже отдельные ячейки таблиц. Или предоставить доступ к заполнению ячеек конкретным сотрудникам, согласно лимитам их полномочий.

Исходя из сказанного, становится очевидным — приобретение для организации всего лишь одной (далеко не самой дорогой) офисной программы, потенциально заменяет покупку многочисленных узкоспециализированных приложений. Чаще всего корень проблем не в моральном устаревании Excel, а в неумении персонала компании им пользоваться. А с данной проблемой отлично справляются опытные преподаватели курсов «Альянс», уже много лет обучающие Excel сотрудников организаций по всей России.

Поделиться:

Оглавление:

• Финансы и бухгалтерский учет
• Маркетинг и управление продуктами
• Планирование человеческих ресурсов
• Вы можете делать что угодно с таблицей
• Нижняя строка

Microsoft (NASDAQ: MSFT) Excel был выпущен в 1985 году и стал, пожалуй, самой важной компьютерной программой на рабочих местах по всему миру., вы обычно используете Excel. В бизнесе буквально любая функция в любой отрасли может извлечь выгоду из тех, кто хорошо разбирается в Excel. Excel — это мощный инструмент, который прочно вошел в бизнес-процессы по всему миру — будь то анализ акций или эмитентов, составление бюджета или составление списков продаж клиентов.

Финансы и учет

Финансовые услуги и финансовый учет — это области финансов, которые больше всего полагаются на электронные таблицы Excel и извлекают из них пользу. В 1970-х и в начале 1980-х финансовые аналитики тратили недели на выполнение сложных формул вручную или в таких программах, как IBM (NYSE: IBM) Lotus 1-2-3. Теперь вы можете выполнять сложное моделирование за считанные минуты с помощью Excel.

Пройдитесь по финансовому или бухгалтерскому отделу любого крупного корпоративного офиса, и вы увидите экраны компьютеров, заполненные электронными таблицами Excel, обрабатывающими числа, прогнозы и планы, используемые для принятия важных бизнес-решений.

НАЧАЛО

Большинство пользователей знают, что Excel может складывать, вычитать, умножать и делить, но он может делать гораздо больше с расширенными функциями ЕСЛИ в сочетании с VLOOKUP, INDEX-MATCH-MATCH и сводными таблицами. (Подробнее см. Руководство Investopedia по Excel для финансов: функции PV и FV.)

Маркетинг и управление продуктами

Хотя маркетинг и продукты специалисты обращаются к своим финансовым командам делать тяжелую работу для финансового анализа, с помощью электронных таблиц в список клиентов и продажи цели может помочь вам управлять  Salesforce и планировать будущие маркетинговые стратегии, основанные на прошлых результатах.

Используя сводную таблицу, пользователи могут быстро и легко суммировать данные о клиентах и ​​продажах по категориям с помощью быстрого перетаскивания.

Планирование человеческих ресурсов

Хотя системы баз данных, такие как Oracle ( заработной плате и сотрудниках, экспорт этих данных в Excel позволяет пользователям обнаруживать тенденции, суммировать расходы и часы по периодам оплаты, месяцам и т. Д. или год, и лучше понять, как ваши сотрудники распределены по функциям или уровню оплаты.

Специалисты по персоналу могут использовать Excel, чтобы взять гигантскую электронную таблицу, полную данных о сотрудниках, и точно понять, откуда берутся расходы и как лучше всего планировать и контролировать их в будущем.

Вы можете делать что угодно с таблицей

Использование Excel для бизнеса почти не имеет ограничений для приложений. Вот некоторые примеры:

• Планируя командную поездку на бейсбольный матч, вы можете использовать Excel для отслеживания списка ответов и затрат.
• Excel создает модели роста доходов для новых продуктов на основе новых прогнозов клиентов.
• При планировании редакционного календаря для веб-сайта вы можете перечислить даты и темы в электронной таблице.
• При создании бюджета для небольшого продукта вы можете перечислить категории расходов в электронной таблице, ежемесячно обновлять ее и создавать диаграмму, чтобы показать, насколько продукт близок к бюджету по каждой категории.
• Вы можете рассчитать скидки для клиентов на основе ежемесячного объема покупок по продуктам.
• Пользователи могут суммировать доходы клиентов по продуктам, чтобы найти области, в которых можно укрепить отношения с клиентами.
• Используйте сложные методы расчета, такие как коэффициенты Шарпа.

Узнайте, как Excel может помочь преобразовать бухгалтерский учет в малом бизнесе.После калькуляторов электронные таблицы
— лучший друг бухгалтера, когда дело доходит до управления основными бухгалтерскими задачами (например, бухгалтерские книги и балансы). Но соответствует ли Microsoft Excel
шумихе в эту эпоху инновационных технологий, таких как искусственный интеллект и блокчейн?

Да, в зависимости от ваших требований к бухгалтерскому учету и финансам. Excel может помочь с большинством основных из них (например, бухгалтерский учет, управление счетами), но если вам нужна помощь с расширенными функциями бухгалтерского учета, такими как управление денежными потоками и налогами, вам может потребоваться программное обеспечение
для бухгалтерского учета
.

Оптимизируйте поиск программного обеспечения с помощью нашего руководства по шортлистам

Быстро найдите нужный инструмент с помощью этого снимка самого популярного программного обеспечения для бухгалтерского учета

СРАВНИТЬ СЕЙЧАС

В этой статье мы рассмотрим некоторые ключевые тенденции использования Excel, преимущества и функции, бесплатные шаблоны Excel и когда вам следует использовать Excel для бухгалтерского учета малого бизнеса.

Тенденции использования Excel для бухгалтерского учета малого бизнеса

Прежде чем мы углубимся в особенности и преимущества Excel, важно понять, как использование Excel для бухгалтерского учета малого бизнеса изменилось за последние несколько лет.

Excel продолжает оставаться одним из самых популярных бухгалтерских инструментов, используемых финансовыми менеджерами малого бизнеса. Небольшие предприятия, как правило, имеют и используют меньше финансовых данных по сравнению с предприятиями, и Excel позволяет таким предприятиям сосредоточиться на основных задачах бухгалтерского учета, таких как планирование бюджета и прогнозирование.

Вот разбивка инструментов бухгалтерского учета, используемых предприятиями США:

Разбивка инструментов бухгалтерского учета, используемых предприятиями США ( Источник
)

Несмотря на популярность Excel, его использование в бухгалтерском учете постепенно сокращается среди предприятий любого размера, как показано на диаграмме ниже.

Одной из возможных причин этого снижения является снижение цен на программное обеспечение ERP
и облачные инструменты бухгалтерского учета,
специально предназначенные для основных функций, таких как управление счетами.

Использование Excel для бухгалтерского учета сокращается с 2017 г. ( Источник
)Преимущества использования Excel для бухгалтерского учета малого бизнесаСравнить наборы данных : помогает сравнивать наборы финансовых данных, такие как общая кредиторская задолженность и дебиторская задолженность, для расчета объема денежных потоков за определенный период. Вы можете отслеживать повторяющиеся расходы, чтобы получить более четкое представление о том, куда уходят ваши деньги, и (если применимо) разделять клиентов на группы в зависимости от размера, местоположения или покупок, чтобы увидеть, какие группы приносят наибольший доход вашему бизнесу.Создавайте настраиваемые отчеты: создавайте отчеты на основе шаблонов (включая таблицы и диаграммы), которые можно повторно использовать для таких задач, как управление счетами и оценка объемов денежных потоков. Эти отчеты можно настроить по мере необходимости для добавления дополнительных точек данных (например, нескольких / различных ставок налога с продаж штата) без необходимости создавать новый шаблон с нуля.Автоматизация ввода данных: макросы Excel помогают автоматизировать повторяющиеся задачи ввода финансовых данных (например, копирование данных из первичных источников в таблицу Excel). Например, вы можете создать макрос для экспорта данных, связанных со счетами, из файла CSV и заполнить соответствующий шаблон управления счетами на листе Excel.Ключевые функции Excel, которые можно использовать для бухгалтерского учета малого бизнеса

Сводные таблицы. Сводные таблицы, расположенные в меню «Вставка» в Excel, представляют собой расширенный формат таблицы, в котором суммируются сложные наборы данных на основе выбранного диапазона ячеек. Оттуда пользователи могут фильтровать выбранные данные в отдельном окне.

 КОГДА ИСПОЛЬЗОВАТЬ ДЛЯ УЧЕТА МАЛОГО БИЗНЕСА:  

Сводные таблицы отлично подходят для обобщения необработанных данных бухгалтерского учета и их сортировки по различным категориям. Допустим, вам нужно отсортировать маршруты для управления расходами. Вы можете использовать сводную таблицу для фильтрации сложных наборов данных и суммирования расходов по категориям.

Анализ «что, если». Анализ «что, если», расположенный в меню Excel «Данные», помогает прогнозировать результаты, изменяя наборы данных в формуле. Другими словами, эта функция позволяет пользователям тестировать новые результаты, изменяя данные без удаления или изменения основного набора данных.

 КОГДА ИСПОЛЬЗОВАТЬ ДЛЯ УЧЕТА МАЛОГО БИЗНЕСА:  

Эта функция идеально подходит для управления денежными потоками и общего бюджета и процессов прогнозирования. Эта функция позволяет пользователям тестировать различные оценки бюджета в графическом формате (линия тренда или гистограмма) и изменять прогноз для этих оценок на основе изменений, которые пользователь вносит в данные бюджета.

Таблицы прогнозов: эта функция находится в том же меню, что и «Анализ возможных вариантов», и помогает пользователям прогнозировать тенденции данных на основе исторических значений. Эта функция предсказывает тенденции в графическом формате вместо простого изменения значений данных в ячейке.

 КОГДА ИСПОЛЬЗОВАТЬ ДЛЯ УЧЕТА МАЛОГО БИЗНЕСА:  

Эта функция актуальна только в том случае, если у вас есть исторические данные за несколько лет. Например, если у вас есть данные о денежных потоках за прошлые годы, вы можете включить эти данные в таблицу и использовать эту функцию для создания нового рабочего листа с графиком, прогнозирующим будущие тенденции в объеме вашего денежного потока.

Бесплатные шаблоны бухгалтерского учета в Excel

Excel поставляется с готовыми шаблонами для всех видов бухгалтерских функций, таких как счета-фактуры, составление бюджета и т. Д.

Вы можете получить ведомости выверки банковских счетов, бухгалтерские книги, шаблоны счетов-фактур и средства отслеживания личных финансов прямо в Microsoft. Оттуда есть множество онлайн-ресурсов, которые помогут вам настроить бесплатные шаблоны бухгалтерского учета Excel, такие как видеоролики YouTube,
которые знакомят зрителей с различными шаблонами, включая форматирование и формулы, а также советы о том, как лучше всего использовать этот тип листа, когда вы я его настроил.

4 рекомендации по использованию Excel для бухгалтерского учета малого бизнеса

Вот некоторые вещи, о которых следует помнить, если вы используете (или планируете использовать) Excel для бухгалтерского учета в своем малом бизнесе.

Убедитесь, что нужная вам программа — это Excel . Если эта статья звучит слишком много для изучения или не совсем то, что вы ищете, не забывайте, что вы можете изучить другие варианты программного обеспечения для бухгалтерского учета и электронных таблиц. Вот наш список лучших бесплатных программ
для бухгалтерского учета с открытым исходным кодом,
чтобы начать работу.Ознакомьтесь с шаблонами, предлагаемыми Microsoft . Найдите в Интернете шаблоны бухгалтерского учета и отчетности, чтобы определить, соответствует ли то, что предлагает Microsoft, вашим потребностям. Щелкните здесь,
чтобы просмотреть таблицы Excel, настроенные Microsoft. После того, как вы ознакомитесь с шаблоном, вы можете настроить его в соответствии с вашими уникальными требованиями (например, оценивать ежемесячный или квартальный бюджет, добавлять сводные таблицы, включая ваш логотип).Пройдите через процесс создания шаблона, используя онлайн-ресурсы . Найдите в Интернете статьи или видеоролики, которые помогут вам создать и / или использовать шаблон от начала до конца. Это поможет вам понять интерфейс Excel, познакомит вас с дополнительными функциями, которые вы, возможно, захотите использовать, и даст вам практические навыки перед использованием собственных данных.Сосредоточьтесь на изучении предварительно заполненных наборов данных. Практика ведет к совершенству. Это справедливо для использования Excel для любых бухгалтерских задач, таких как управление денежными потоками. Завершив работу над шаблоном, вы можете попрактиковаться в его использовании с предварительно заполненными наборами данных, чтобы убедиться, что вы понимаете, как его использовать, прежде чем вводить свои собственные данные.Следующие шаги и дополнительные бухгалтерские ресурсы

Если вы уже используете Excel и готовы к обновлению, загляните в наш каталог программного обеспечения для бухгалтерского учета,
где вы можете отфильтровать по желаемым функциям, чтобы составить короткий список.

Вот несколько дополнительных ресурсов Platforms
, которые помогут вам удовлетворить потребности вашего бизнеса в бухгалтерском учете:Этот бесплатный шаблон бюджета для малого бизнеса поднимет вашу бухгалтерию на новый уровень 
6 причин, по которым компании проходят аудит (и как их избежать)
Как создать структуру бухгалтерии

Ищете бухгалтерское программное обеспечение? Ознакомьтесь со списком лучших программных
решений для бухгалтерского учета
Platforms
.

Источник: https://platforms.su/articles/2396