Примечания excel в pdf

Программа Excel предназначена для работы с электронными таблицами, с помощью которых можно проводить расчеты, создавать и редактировать графики или просто хранить информацию. Однако структура получаемых документов получается достаточно сложной, а размеры файлов — большими. 

Для упрощения документооборота и ускорения их отправки по электронной почте таблицы Эксель можно сохранить в формате PDF. Полученный документ не только уменьшится в размере, но и будет одинаково отображаться в разных программах и на всех устройствах, включая телефоны. 

Конвертация в программе Excel 

Разработчики офисного пакета приложений MS Office постоянно добавляют в него новые функции. И в современных версиях, начиная с 2010 года, с помощью редактора Excel можно сразу переводить документы в множество различных форматов, без применения дополнительных приложений. 

Для преобразования достаточно выполнить несколько простых действий: 

1. Выделить область, которая будет сконвертирована в новый формат. 
2. Перейти на вкладку «Файл» и к пункту «Сохранить как». Указать, в какой папке будет сохранен сконвертированный документ. 
3. Выбрать в выпадающем списке формат PDF. Указать способ оптимизации, от которого зависят размер документа и качество изображений. 
4. При необходимости — перейти к меню Параметров, где можно выбрать дополнительные настройки. В том числе, указать необходимость конвертирования всей информации или только выделенной, подключить свойства документа и тэги. Нажать ОК. 
5. В основном меню конвертирования кликнуть на «Сохранить», что приведет к автоматическому созданию нового документа с тем же названием, но с расширением не xls или xlsx, а pdf. 

По умолчанию в программе уже установлена галочка на пункте «Открыть файл после публикации». Если ее не убирать, когда мы переводим Эксель в ПДФ, полученный электронный документ будет автоматически открыт в соответствующей программе. 

В программе Microsoft Office Excel пользователи могут работать с электронными таблицами. Они представляют собой сетку ячеек, которые содержат информацию. Помимо возможности заполнения книги Excel, можно выполнять различные математические операции, создавать визуальные диаграммы и вставлять прочие элементы. Программа также работает с данными из других источников и баз данных, а результат пользователь может сохранить в одном из нескольких популярных форматов.

Сохранение файла Excel в PDF чаще всего используется в двух случаях — когда документ нужно передать:

• В типографию для печати;
• Другому пользователю — информацию нужно предоставить в более простом виде, а файл не должен быть редактируемым.

Кроме того, документы в формате PDF могут быть открыты на любом компьютере, даже если на нём не установлен Excel той или иной версии. Конвертацию документа в другой формат можно сделать несколькими способами. К ним относится использование возможностей Экселя — эта функция впервые появилась в версии 2010 года.

Бывают и обратные ситуации — когда PDF нужно конвертировать в файл Excel. Например, в том случае, когда коллега отправляет вам данные из недавнего отчёта или проекта, либо вы скачали файл, автор которого хотел сделать чтение более простым или скрыть формулы Excel. В любом случае, если вам нужно работать с документом и вносить изменения, его придётся перевести из PDF в XLS.

Как перевести Excel в PDF

Структура таблицы в Экселе довольно сложная. Редактируемые ячейки содержат не только обычную информацию, но и формулы, внешние ссылки и графические элементы. Этот фактор усложняет оборот документов в программе.

Для того чтобы увеличить вероятность, что другой пользователь сможет открыть и прочитать документ, можно перевести его в PDF. Это также удобно в том случае, когда нужно скрыть от сторонних людей формулы, по которым были рассчитаны те или иные показатели в ячейках книги. Перед тем как отправить файл по почте или выложить его в общий доступ, сделайте конвертацию в PDF одним из способов:

1. С помощью встроенных в Эксель функций;
2. Через официальную надстройку от Майкрософта;
3. С использованием онлайн-сервисов;
4. В скачанной программе.

Документ в формате PDF, который вы получите любым из способов, будет отличаться целостной структурой. Он может быть открыт на любом, в том числе мобильном, устройстве, а также не может быть редактирован читателем. Такой файл не содержит ссылок на сторонние ресурсы и формулы расчёта.

Как перевести Excel в PDF в самом редакторе

Для использования этого способа вам не придётся искать сторонние сервисы — онлайн или скачиваемые. Всё делается в Экселе:

1. Выделите ячейки таблицы, которые хотите преобразовать в PDF, или перейдите к следующим шагам, если хотите преобразить весь лист (учтите, что документ можно будет вернуть обратно — это не так просто, но вся структура сохранится);
2. Кликните «Файл»;
3. Выберите «Экспорт»;
4. В Эксель 2010 нажмите «Сохранить как», в более новых версиях сначала укажите расположение и название;
5. В списке форматов выберите PDF;
6. Для того чтобы настроить будущий документ, нажмите «Параметры» — вы можете задать диапазон страниц, которые будут конвертированы, выбрать только конкретные ячейки, активный лист или всю книгу;
7. Выберите метод оптимизации — для небольших файлов подойдёт «Стандартный», тогда как для крупных придётся менять параметры;
8. Назовите файл и сохраните его — он сразу же откроется по умолчанию;
9. Если документ не открылся, возможно, ваш компьютер не поддерживает чтение PDF — установите подходящую программу и проверьте, корректно ли всё загрузилось;
10. Если нужно сделать изменения, внесите их в документ-исходник Эксель, после чего конвертируйте его снова.

Как перевести Excel в PDF с помощью официальной надстройки для редактора

Этот способ подходит для тех случаев, когда Эксель не позволяет конвертировать, так как в установленной версии нет такой возможности. Обойти ограничение можно, установив специальную надстройку (плагин), которая называется «Save as PDF and XPS». Вы можете загрузить функционал с официального сайта Microsoft — это бесплатно.

Для самого перевода нужно:

1. После установки плагина в главном меню Экселя появится поле «Создать PDF/XPS» в разделе «Сохранить» — выберите формат PDF и назовите документ;
2. Сохраните этот файл в нужную директорию на компьютере.

Для того чтобы было удобнее работать с функцией, используйте возможности по выделению ячеек или сохранению целой страницы или листа, которые описаны в прошлом способе.

Как перевести Excel в PDF с помощью онлайн-сервисов

В интернете существует большое количество конвертеров, которые позволяют за несколько кликов преобразовать XLS в PDF. Большинство из них делают это бесплатно либо предлагают пользователю демонстрационный режим. Для конвертации обычно нужно:

1. Загрузить документ в систему сервиса;
2. Выбрать формат, в который будет переведён документ, если доступно несколько;
3. Запустить конвертацию;
4. Загрузить файл в формате PDF на свой компьютер.

Все сервисы имеют схожий функционал, но рекомендуется выбирать проверенные, чтобы на компьютер не попали вирусы. Тем не менее способ не рекомендован, если есть возможность выполнить конвертацию непосредственно в Эксель. Это сложнее и дольше, а некоторые службы дают ограниченные возможности или просят заплатить за преобразование.

Как перевести Excel в PDF с помощью сторонних, скачиваемых программ

Как и онлайн-сервисы, такие программы позволяют сделать преобразование, не используя функционал Экселя. Это нужно в тех случаях, когда версия редактора не позволяет проделать в нём процесс. Программы работают по принципу виртуального принтера — они принимают ваш файл «в печать», но вместо выдачи бумажного документа сохраняют его в другую директорию. При этом во время процесса можно изменить формат, в том числе из XLS в PDF.

Одна из лучших программ для преображения вне Экселя — Универсальный Конвертер Документов. Он добавляет в главное меню редактора несколько функций в виде «горячих» клавиш, чтобы было проще сохранять файл в другом формате. Установив Универсальный Конвертер, вы сможете за пару нажатий перевести документ Эксель в PDF:

1. Перейдите в панель инструментов Конвертера:
2. Выберите «Конвертировать в PDF» («Convert to PDF»);
3. Укажите название и расположение файла, выполните сохранение.

Этот способ, как и в случае с онлайн-сервисами, рекомендован для тех версий Эксель, в которых невозможно выполнить конвертацию с использованием встроенных функций.

Как на одной странице PDF разместить целый лист Excel

Если вам нужно сделать так, чтобы один лист книги Эксель занимал одну страницу в PDF и при этом отображался корректно:

1. Откройте «Разметка страницы» в Экселе, кликните на стрелочку, которая открывает дополнительные опции (значок в правом нижнем углу области «Параметры страницы»);
2. Активируйте пункт «Разместить не более чем на» и укажите количество страниц, равное единице;
3. Кликните «ОК», распечатайте файл в PDF с использованием функций Экселя, дополнительного плагина или Универсального Конвертера Документов.

Как массово переводить файлы Excel в формат PDF

Если вы регулярно создаёте большое количество документов XLS, которые нужно переводить в PDF, это можно сделать с помощью автоматической функции. Она будет делать работу быстрее, а вам не придётся производить все действия вручную.

Такая возможность есть в Универсальном Конвертере Документов. Для её активации нужно сделать настройки:

1. При сохранении документа выберите программу среди принтеров;
2. Кликните «Изменить настройки»;
3. В параметрах итогового документа укажите формат PDF;
4. Для начала пакетной конвертации нажмите «Старт»;
5. Нынешний и последующие документы будут сохраняться в нужном виде — это можно отменить в тех же настройках.

Вы также можете использовать скачиваемую программу Folder Mill, которая способна работать с большим количеством файлов различных форматов, поступающих из внешних источников. Она создавалась для того, чтобы упростить работу сотрудникам компаний, которым приходилось конвертировать всё вручную. Используйте Folder Mill — в настройках укажите, чтобы файлы преобразовывались в PDF, после чего начнётся автоматическая конвертация.

Как защитить полученный файл PDF паролем

Защита от доступа без соответствующего кода нужна для того, чтобы предотвратить чтение файла сторонними лицами. Самый простой способ сделать это — также использовать Универсальный Конвертер Документов. Для активации защиты нужно:

1. Открыть требуемый документ в формате XLS в Excel;
2. Нажать «Печать», выбрать Универсальный Конвертер как принтер и выбрать «Свойства»;
3. Настройте функцию так, чтобы выходящий документ был в PDF — это делается в «Формат файла»;
4. В области «PDF Standart» укажите пункт «Защита паролем» и введите секретный код;
5. Если позже вам понадобится добавить в запароленный документ страницы, не меняйте сам секретный код (если файл изначально не имел защиты, не устанавливайте её на новые страницы);
6. Кликните «ОК», распечатайте документ Эксель в виде PDF с помощью Конвертера.

Как перевести PDF в Excel

Обратные ситуации, когда нужно преобразовать PDF в Excel, случаются, если вам отправили файл, автор которого не учёл, что вы захотите выполнить редактирование. Кроме того, документы PDF нередко являются единственным доступным форматом при скачивании различных таблиц с расценками компаний. Они рассчитаны на то, что файл будет доступен в любой системе, даже если на устройстве нет Excel.

В отличие от первичного преобразования таблицы Эксель в документ PDF, обратная процедура более сложная. Тем не менее её также можно выполнить в редакторе — для этого придётся использовать один из двух вариантов:

1. Функция «Текст по столбцам» в Microsoft Office Excel (также потребуется Acrobat Reader);
2. Онлайн-конвертер;
3. Скачиваемую программу для преобразования.

Как перевести PDF в Excel с помощью опции «Текст по столбцам»

Этот способ не требует скачивания специальных программ или использования онлайн-сервисов — достаточно Acrobat Reader, который есть почти на каждом компьютере. Для преобразования нужно:

1. Открыть PDF в Acrobat Reader;
2. Сохранить как обычный текст с помощью «Файл» — «Сохранить другим» — «Текст» (либо «Файл» — «Сохранить как» — «Тип файла» — «Текстовый файл»);
3. Укажите имя и директорию сохранения, кликните «Сохранить»;
4. Далее откройте текстовый документ и перенесите из него файлы в новый файл Экселя — вставьте в ячейку A1;
5. Используйте функцию для автоматического распределения — «Данные» — «Работы с данными» — «Текст по столбцам»;
6. Откроется окно «Мастер текстов», где в разделе «Формат исходных данных» вам нужно выбрать «С разделителями», затем «Далее»;
7. В качестве знака-разделителя установите пробел, уберите остальные отметки;
8. Укажите любой столбец в «Образец разбора данных», выберите «Текстовый» в «Формат данных столбца»;
9. Повторите прошлые шаги для каждого столбца в образцах;
10. Кликните «Готово», чтобы завершить процедуру, — данные из PDF окажутся упорядочены в Экселе по столбцам.

Как перевести PDF в Excel с помощью онлайн-сервисов

В интернете есть много программ для того, чтобы превратить XLS в PDF. В отличие от обратного действия, при такой конвертации воспользоваться сервисом обычно проще. Обычно процедура происходит следующим образом:

1. Загрузите PDF в систему преобразования (для того чтобы получить лучший результат, используйте файлы, в которых сохранена структура таблицы);
2. Выберите требуемый формат и начните конвертирование;
3. Когда процесс завершится, загрузите полученный документ.

Во многих программах есть ограничение на объём данных или количество файлов, которые предлагают снять, получив платный доступ. Некоторые сервисы требуют ввести почтовый адрес, чтобы выслать файл на него. Скорее всего, вам придётся довести таблицу до желаемого вида, так как сервисы редко справляются с форматированием — особенно сложных документов. Тем не менее они выполняют основную работу и требуют всего несколько кликов для запуска конвертации.

Как перевести PDF в Excel с помощью скачиваемой программы

Есть большое количество конвертеров, которые можно загрузить для использования. Обычно самые эффективные — платные. Их стоит покупать в том случае, если предстоит работа с большим количеством документов. Обычно процесс происходит примерно так:

1. Вы открываете требуемый файл PDF или вызываете для него контекстное меню по месту расположения;
2. Выбираете функцию преобразования, итоговый формат, название и директорию;
3. Выполняете конвертацию.

Итог

Документы PDF имеют большую популярность, так как могут быть открыты на любом компьютере. Конвертация XLS в PDF нужна для того, чтобы облегчить запуск на разных устройствах, упростить чтение и запретить редактирование и просмотр свойств ячеек таблицы. Обратное преобразование нужно для работы с данными таблицы в интерфейсе Excel.

Что это Excel в PDF ?

Excel в PDF — это бесплатный онлайн-инструмент для преобразования документов Excel (.xlsx, .xls) в PDF. Если вы ищете преобразование xlsx в PDF, xls в PDF или excel2pdf, то это ваш инструмент. С помощью онлайн-инструмента Excel в PDF вы можете быстро и легко конвертировать файлы Excel в PDF.

Как Excel в PDF ?

В этом видео будет подробно показано Как excel в PDF.

Часть 1: 3 встроенных метода преобразования Excel в PDF

Office Excel имеет встроенные функции, которые позволяют сохранять файлы Excel в формате PDF. Это встроенный и оптимальный метод преобразования файлов без потери исходного формата ваших электронных таблиц.

Способ 1: как сохранить Excel в формате PDF

Это наиболее часто используемый метод использования Сохраните возможность конвертировать Excel в PDF. Если вам нужно отправить только определенную часть большого листа или вы не хотите, чтобы его можно было редактировать, это хороший вариант.

Шаг 1. После того, как вы заполнили электронную таблицу Excel, перейдите в меню «Файл» в верхней части приложения.

Шаг 2. Выберите Сохранить как вариант из выпадающего меню. Выберите PDF в качестве формата файла, щелкнув стрелку вниз.

Шаг 3. Сохраните изменения, нажав кнопку Сохраните и найдите сохраненный файл в проводнике на ПК.

Способ 2: как экспортировать Excel в PDF

Когда вам нужно настроить различные параметры для преобразования Excel в PDF, вы можете использовать встроенный Экспортировать особенность. Он может публиковать электронные таблицы Excel для выбора, всей книги, активных листов и многого другого.

Шаг 1, Перейдите к Файл меню Excel, которое вы можете найти в верхней части приложения, и перейдите к Экспортировать меню.

Шаг 2. Выберите Создать PDF / XPS пункт меню для преобразования электронной таблицы Excel в документ PDF.

Шаг 3, Нажмите Опции кнопку, чтобы настроить параметры PDF-файла, который вы собираетесь создать, прежде чем нажать кнопку OK кнопку.

Примечание:Выберите Выбор возможность преобразовать выбранную область электронной таблицы Excel для сохранения в формате PDF. Выберите Активный лист (ы) возможность сохранить весь видимый рабочий лист в формате PDF.

Метод 3: как опубликовать Excel как команду панели быстрого доступа PDF

Если вам нужно опубликовать несколько электронных таблиц Excel или создать несколько новых сообщений электронной почты с вложенным PDF-файлом, вы можете просто добавить команду для публикации Excel в формате PDF на панели инструментов быстрого доступа.

Шаг 1. Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте панели быстрого доступа и выберите Настроить панель быстрого доступа из меню.

Шаг 2. В Параметры Excel окно, вы можете перейти к Быстрый доступ Вкладка панели инструментов для управления командами Excel.

Шаг 3. Выберите Все команды из выпадающего списка и выберите Публикация в формате PDF или XPS опцию.

Шаг 4, нажмите Добавить кнопку, чтобы включить команду в список команд панели быстрого доступа, и нажмите кнопку OK кнопку.

Часть 2: 2 профессиональных метода преобразования Excel в PDF

Способ 4: как конвертировать Excel в PDF через PDFelement

Если вас не устраивает встроенная функция Excel для преобразования Excel в PDF, особенно если вам нужно отшлифовать или отредактировать файлы Excel, PDFelement — это универсальный метод преобразования нужных электронных таблиц в формат PDF, пакетного преобразования нескольких файлов PDF и даже полировки файлов PDF. Кроме того, он предоставляет инструменты для создания, редактирования, комментирования и преобразования PDF-файлов.

1. Конвертируйте PDF в Excel, PowerPoint, Word, изображения и другие форматы файлов.

2. Обеспечьте пакетный процесс для преобразования PDF в Excel и другие файлы одним щелчком мыши.

3. Используйте технологию OCR для извлечения текстов из PDF в Excel.

4. Создавайте PDF-документы с нуля, из файлов других форматов или веб-страниц.

Win Скачать
Mac Скачать

Шаг 1. После установки PDFelement вы можете запустить программу и открыть файл Excel, который хотите преобразовать. Перейдите к Конвертировать вкладку и нажмите В PDF кнопку для преобразования Excel в PDF.

Шаг 2. Будет всплывающее окно. Выберите выходную папку и формат для преобразования Excel в PDF во всплывающем окне. Например, расширение будет xls to PDF.

Шаг 3. Перед преобразованием вы можете нажать кнопку Настройки кнопку, чтобы выбрать, должны ли все страницы быть объединены в один лист Excel. После этого вы можете нажать кнопку Сохраните чтобы сохранить изменения.

Win Скачать
Mac Скачать

Способ 5: как конвертировать Excel в PDF с помощью Adobe Acrobat

После установки Adobe Acrobat вы можете установить PDF Maker — подключаемый модуль для Adobe Acrobat, который можно использовать с Microsoft Office. Если установлен Microsoft Office 2010 или более поздней версии, элементы управления PDF Maker (вкладка ACROBAT) появляются в главном меню для преобразования файла Excel в документ PDF.

Шаг 1. Запустите программу Microsoft Excel и откройте файл Excel, который вы хотите преобразовать в PDF.

Шаг 2. Используйте акробат в верхней части приложения, чтобы преобразовать электронную таблицу Excel в документ PDF.

Шаг 3, Нажмите Создать PDF-файл в раскрывающемся меню выберите лист для преобразования, а затем сохраните PDF-файл, дав ему имя файла.

Шаг 4. После этого вы можете преобразовать Excel в PDF, в котором вы можете просмотреть файл перед экспортом файла.

Формат PDF является одним из самых популярных форматов документов для чтения и печати. Также, его можно использовать, как источник информации без возможности редактирования. Поэтому, актуальным является вопрос конвертации файлов других форматов в ПДФ. Давайте разберемся, как перевести известный табличный формат Excel в PDF.

Конвертация в программе Excel

Если раньше для того, чтобы конвертировать Excel в PDF, нужно было повозиться, используя для этого сторонние программы, сервисы и дополнения, то с версии 2010 года процесс конвертации можно выполнить прямо в программе Microsoft Excel.

Прежде всего, выделяем область ячеек на листе, которую собираемся конвертировать. Затем, переходим во вкладку «Файл».

Кликаем по пункту «Сохранить как».

Открывается окно сохранения файла. В нём следует указать папку на жестком диске или съемном носителе, куда файл будет сохранен. При желании, можно переименовать файл. Затем, раскрываем параметр «Тип файла», и из огромного списка форматов выбираем PDF.

После этого, открываются дополнительные параметры оптимизации. Путем установки переключателя в нужную позицию, можно выбрать один из двух вариантов: «Стандартный размер» или «Минимальный». Кроме того, установив галочку напротив надписи «Открыть файл после публикации», вы сделаете так, что сразу после процесса конвертации, файл запустится автоматически.

Для установки некоторых других настроек, нужно нажать на кнопку «Параметры».

После этого, открывается окно параметров. В нём можно установить конкретно, какую часть файла вы собираетесь конвертировать, подключить свойства документов и тэги. Но, в большинстве случаев, изменять данные настройки не нужно.

Когда все настройки сохранения выполнены, жмем на кнопку «Сохранить».

Происходит конвертация файла в формат PDF. На профессиональном языке процесс конвертации в этот формат называется публикацией.

По завершению конвертации, вы можете делать с готовым файлом все то же самое, что и с любым другим документом PDF. Если в настройках сохранения вы указали необходимость открыть файл после публикации, то он запустится в автоматическом режиме в программе для просмотра файлов PDF, которая установлена по умолчанию.

Использование надстроек

Но, к сожалению, в версиях Microsoft Excel до 2010 года не предусмотрен встроенный инструмент конвертации Excel в PDF. Что же делать пользователям, у которых старые версии программы?

Для этого, в Excel можно установить специальную надстройку для конвертации, которая действует по типу плагинов в браузерах. Многие программы для работы с PDF предлагают установку собственных надстроек в приложениях пакета Microsoft Office. Одной из таких программ является Foxit PDF.

После установки этой программы, в меню Microsoft Excel появляется вкладка под названием «Foxit PDF». Для того, чтобы конвертировать файл нужно открыть документ и перейти в эту вкладку.

Далее, следует нажать на кнопку «Create PDF», которая расположена на ленте.

Открывается окно, в котором, с помощью переключателя, нужно выбрать один из трёх режимов конвертирования:

1. Entire Workbook (конвертация всей книги полностью);
2. Selection (конвертация выделенного диапазона ячеек);
3. Sheet(s) (конвертация выбранных листов).

После того, как выбор режима конвертации сделан, жмем на кнопку «Convert to PDF» («Конвертировать в PDF»).

Открывается окно, в котором нужно выбрать директорию жесткого диска, или съемного носителя, где будет размещаться готовый файл PDF. После этого, жмем на кнопку «Сохранить».

Выполняется конвертация документа Excel в формат PDF.

Сторонние программы

Теперь давайте выясним, существует ли способ конвертации файла Excel в PDF, если на компьютере вообще не установлен пакет Microsoft Office? В этом случае, на помощь могут прийти сторонние приложения. Большинство из них работают по принципу виртуального принтера, то есть посылают на печать файл Excel не на физический принтер, а в документ PDF.

Одной из наиболее удобных и простых программ для процесса конвертирования файлов в данном направлении, является приложение FoxPDF Excel to PDF Converter. Несмотря на то, что интерфейс данной программы на английском языке, все действия в ней очень просты и интуитивно понятны. Инструкция, которая приводится ниже, поможет сделать работу в приложении ещё проще.

После того, как FoxPDF Excel to PDF Converter установлен, запускаем эту программу. Жмем на крайнюю левую кнопку на панели инструментов «Add Excel Files» («Добавить файлы Excel»).

После этого, открывается окно, где вы должны найти на жестком диске, или съемном носителе, файлы Excel, которые желаете конвертировать. В отличие от предыдущих способов конвертации, этот вариант хорош тем, что одновременно позволяет добавить несколько файлов, и таким образом, произвести пакетную конвертацию. Итак, выделяем файлы и жмем на кнопку «Открыть».

Как видим, после этого, наименование этих файлов появляется в главном окне программы FoxPDF Excel to PDF Converter. Обратите внимание, чтобы около наименований файлов, подготовленных к конвертации, стояли галочки. Если галочка не установлена, то после запуска процедуры преобразования, файл со снятой галочкой конвертирован не будет.

По умолчанию, конвертированные файлы сохраняются в специальной папке. Если вы хотите сохранять их в другом месте, то нажмите на кнопку справа от поля с адресом сохранения, и выберите нужную директорию.

Когда все настройки выполнены, можно запускать процесс конвертирования. Для этого, нажмите на большую кнопку с эмблемой PDF в нижнем правом углу окна программы.

После этого, будет выполнена конвертация, и вы сможете использовать готовые файлы по своему усмотрению.

Конвертация с помощью онлайн-сервисов

Если вы конвертируете файлы Excel в PDF не очень часто, и для этой процедуры не хотите устанавливать у себя на компьютере дополнительное программное обеспечение, то можно использовать услуги специализированных онлайн-сервисов. Рассмотрим, как произвести конвертацию Excel в PDF на примере популярного сервиса SmallPDF.

После перехода на главную страницу данного сайта, жмем на пункт меню «Excel в PDF».

После того, как мы попали в нужный раздел, просто перетягиваем файл Excel из открытого окна Проводника Windows в окно браузера, в соответствующее поле.

Можно добавить файл и другим способом. Жмем на кнопку «Выберите файл» на сервисе, и в открывшемся окне выбираем файл, или группу файлов, которые желаем конвертировать.

После этого, начинается процесс конвертации. В большинстве случаев, он не занимает много времени.

После того, как конвертация завершена, вам остается только загрузить готовый файл PDF на компьютер, нажав на кнопку «Скачайте файл».

В подавляющем большинстве онлайн-сервисов конвертация проходит по точно такому же алгоритму:

Загрузка файла Excel на сервис;

Процесс конвертации;

Скачивание готового файла PDF.

Как видим, существуют четыре варианта конвертации файла Excel в PDF. Каждый из них имеет свои преимущества и недостатки. Например, с помощью специализированных утилит можно производить пакетную конвертацию файлов, но для этого нужно устанавливать дополнительное программное обеспечение, а для конвертации онлайн, обязательно требуется подключение к интернету. Поэтому, каждый пользователь решает для себя сам, каким способом воспользоваться, учитывая свои возможности и потребности.

Есть у вас PDF файл, например это шаблон грамоты или диплома участника. Отдельно есть большая таблица со списком участников. Задача автоматизировать процесс, что бы в шаблон PDF вставились данные из таблички Excel, причем построчно, да еще и чтобы каждый PDF сохранился потом в отдельный файл, а вы бы потом смогли разослать получившиеся документы участникам.

Задача довольно простая, но с реализацией могу возникнуть затруднения, особенно у неопытных пользователей.

Разберемся поэтапно, как сделать эту автоматизацию, а не копировать вручную каждую строчку и сохранять PDF на жесткий диск.

Для этой задачи нам потребуется приложение PDF X-Changer Editor.

Линк: PDF X-Changer Editor

Это приложение для редактирования PDF документов. Позволяет просматривать, изменять, печатать PDF документы, экспортировать из них текст и графику, добавлять всплывающие подсказки, комментарии, делать пометки, изменять шрифт и масштаб и многое другое.

Имеет удобный понятный интерфейс с большим набором инструментов. Есть возможность работать сразу с несколькими документами, а также с зашифрованными PDF-файлами. Поддерживает взаимодействие с другими программами.

Демо-версия доступна бесплатно, лицензию можно приобрести в районе 3000-4000 рублей для коммерческого использования (лицензия бессрочна + год обновлений)

• Скачивайте приложение, устанавливайте на свой Windows ПК, открывайте.
• Далее откройте в приложении свой шаблон PDF файла
• В приложении войдите во кладку «Формы» и нажмите кнопку «Текст»
• Затем мышью выделяем в шаблоне область для поля, куда вам необходимо вставлять текст.
• После создания и выбора поля, появляется вкладка «Формат», а справа откроются «Свойства» данного поля, где вы сможете отредактировать отображение текста (шрифт, размер, рамка, цвет, выравнивание и так далее)
• Для моей задачи из примера выше необходимо было выбрать нужный шрифт, размер я выставил «автоматический» (чтобы размер ФИО в шаблоне выравнивалось по ширине поля), выравнивание текста по центру, убрал все рамки.
• Далее сохраняем получившийся файл с созданным на нем текстовым полем в отдельный .PDF файл (например FILE_TEXT_FIELD.PDF)
• Далее открываем свою таблицу с данными (ФИО) в Excel (или аналоге) и сохраняем её в формате .CSV (с любым разделителем, для удобства выберите запятую)
• Возвращаемся в PDF X-Changer Editor и открываем вкладку «Формы»
• Нажимаем кнопку «Заполнить формы» и в открывшемся окне в первом поле «Источник шаблонов PDF документов» выбираем заготовленный ранее файл .PDF с текстовым полем (FILE_TEXT_FIELD.PDF)
• Во втором поле «Источник данных» добавляем заготовленную таблицу с данными из Excel .CSV
• Если всё в порядке, вы увидите в этом окошке подгрузившиеся колонки данных
• Ниже в поле «Колонка данных источника» выбираем нужную колонку из таблицы, из которой будут браться данные в текстовое поле
• И еще ниже выбираем «Параметры вывода» — папку, куда сохранять итоговые файлы PDF и и формат их названий
• Жмите «Да» и наблюдайте статус сохранения файлов.

Готово дело, берлога! Получилось? Пишите в комментариях

Количество людей, посчитавших эту новость классной: 5 919

11

При работе с табличными документами Excel у пользователей нередко возникает необходимость преобразовать их в формат PDF, который особенно актуален в тех случаях, когда необходимо передать таблицу другому пользователю без возможности его редактирования. К тому же, если в документе присутствуют формулы, в формате PDF можно увидеть только конечные результаты расчетов по ним, но не сами формулы. И конечно же, данный формат незаменим, когда у получателя документа программа Эксель на компьютере не установлена.

Давайте рассмотрим различные варианты преобразования XLS в PDF через встроенные функции программы Эксель, а также, через сторонние приложения и онлайн-конвертеры.

Как конвертировать XLS в PDF в Эксель

До момента появления версии 2010 года преобразование документов XLS в PDF-формат проводилось только сторонними программами или сервисными ресурсами. Но все версии, вышедшие после 2010 года, обладают встроенной функцией, позволяющей конвертировать файлы, находясь непосредственно в самом Эксель

1. Для начала нужно выделить диапазон ячеек, который следует преобразовать, после чего щелкаем по меню «Файл». Здесь следует обратить внимание на настройки разметки страницы, чтобы вся выделяемая область попадала в активную область.
2. Нажимаем на пункт «Сохранить как” и в правой части окна жмем кнопку “Обзор”, чтобы приступить непосредственно к сохранению файла.
3. Откроется окно, в котором мы задаем имя (можно оставить таким же, что и для XLS), выбираем папку, где будет создан новый файл.
4. Далее нажатием на область с текущим форматом рядом с надписью “Тип файла” раскрываем список со всеми возможными вариантами и выбираем PDF.
5.  Внизу окна откроются варианты конвертации: стандартный (подходит для публикации в интернете и печати) или минимальный (для публикации в интернете). Чтобы открыть файл после завершения процесса конвертации ставим соответствующую галочку.
6. Для выбора дополнительных настроек кликаем по кнопке «Параметры».
7. В новом окне есть возможность детально настроить параметры конвертации, в том числе, выбрать диапазон для публикации, включить непечатаемые данные и т.д. Выбираем соответствующие параметры (чаще всего, это не требуется) и щелкаем “OK”.
8. После завершения работы с настройками жмем кнопку «Сохранить».
9. По окончании преобразования мы получим новый файл в выбранной папке с расширением PDF, который автоматически откроется в программе для просмотра данного формата (если такая уставлена на компьютере, и если мы выбрали опцию открывания документа сразу после публикации).

Преобразование таблицы в PDF через внешние приложения

Если на вашем компьютере не установлен Microsoft Office, конвертацию XLS в PDF можно осуществить с помощью сторонних программ, которые по принципу работы напоминают виртуальный принтер: принимают файл XLS «в печать», но вместо выдачи на бумажном носителе сохраняют преобразованный документ в выбранной директории с расширением PDF.

В качестве примера давайте рассмотрим программу FoxPDF Excel to PDF Converter, которая неплохо себя зарекомендовала и пользуется популярностью среди пользователей.

Алгоритм действий понятен и интуитивен, и несмотря на то, что интерфейс не русифицирован, в нем достаточно просто разобраться.

1. Первым делом, нужно скачать программу и установить ее.
2. Запускаем программу, в левой верхней части окна щелкаем по кнопке “Add Excel Files”, чтобы открыть файлы для преобразования.
3. Преимущество данной программы заключается в том, что она позволяет производить одновременную конвертацию нескольких документов. Выбрав файл (или файлы), щелкаем по кнопке «Открыть».
4. В основном окне программы появятся наименования выделенных файлов. Обратите внимание на галочки, которые должны стоять напротив названий файлов, выбранных для преобразования. Документы, не помеченные ими, сконвертированы не будут.
5. Файлы, преобразованные в данной программе, сохраняются в папке, выбранной по умолчанию. Чтобы задать другое место для сохранения, кликните на кнопку в виде троеточия рядом с текущим адресом и измените его на свой.
6. После выполнения всех шагов по подготовке к конвертации нажмите на большую кнопку с надписью PDF в нижнем правом углу окна, после чего начнется процесс преобразования.
7. Дождитесь окончания конвертации, после чего нужные файлы появятся в выбранной папке.

Использование онлайн-сервисов для конвертации XLS в PDF

Если необходимость преобразования файла XLS в формат PDF возникает нечасто, то установка на компьютер дополнительных программ, возможно, не так целесообразна. В этом случае можно воспользоваться услугами сервисов, специализирующихся на конвертации в онлайн-режиме. Почти все подобные конвертеры преобразовывают файлы бесплатно, но, как правило, с ограничением количества операций в день. На некоторых сервисах требуется ввести адрес электронной почты для отправки на нее готового файла. Также, зачастую файл XLS должен соответствовать определенным параметрам, так как сервисы справляются с документами не любой сложности.

Предлагаем рассмотреть алгоритм конвертации подобным способом на примере сервиса SmallPDF.

1. На главной странице сайта с сервисом кликаем по кнопке «Excel в PDF».
2. Оказавшись на нужной странице, перетягиваем файл XLS в соответствующее поле либо можно воспользоваться кнопкой “Выберите файл”, чтобы указать путь к документу, который следует преобразовать. Стоит отметить, что сервис предусматривает возможность работы одновременно с несколькими файлами.
3. Следующий этап – непосредственно процесс конвертации, занимающий, как правило, небольшое количество времени. После завершения преобразования нажимаем кнопку «Сохраните файл».
4. Выбираем место для скачивания файла и нажимаем кнопку “Сохранить”.

Подобная последовательность действий при конвертации документов характерна для большей части сервисных ресурсов данной направленности:
• загрузка файла
• процедура преобразования
• скачивание и сохранение полученного файла в нужном формате.

Заключение

Все перечисленные способы преобразования XLS в PDF имеют свои положительные и отрицательные стороны. Выполнять процедуру непосредственно в самом Эксель удобно, но функция появилась только в версиях с 2010 года и более свежих. Преобразовывать файлы с помощью онлайн-сервисов можно только в случае подключения к сети Интернет, но это хороший вариант, если на компьютере не установлена программа Excel или другие утилиты, которым можно воспользоваться для конвертации файлов. Сторонние программы неплохо справляются со своей задачей, но зачастую требуется их покупка, чтобы избавиться от водяных знаков в преобразованном документе. В общем, конечный выбор остается за пользователем и зависит от его возможностей и конкретных задач.