Складской учет в Excel подходит для любой торговой или производственной организации, где важно учитывать количество сырья и материалов, готовой продукции. С этой целью предприятие ведет складской учет. Крупные фирмы, как правило, закупают готовые решения для ведения учета в электронном виде. Вариантов сегодня предлагается масса, для различных направлений деятельности.
На малых предприятиях движение товаров контролируют своими силами. С этой целью можно использовать таблицы Excel. Функционала данного инструмента вполне достаточно. Ознакомимся с некоторыми возможностями и самостоятельно составим свою программу складского учета в Excel.
В конце статьи можно скачать программу бесплатно, которая здесь разобрана и описана.
Как вести складской учет в Excel?
Любое специализированное решение для складского учета, созданное самостоятельно или приобретенное, будет хорошо работать только при соблюдении основных правил. Если пренебречь этими принципами вначале, то впоследствии работа усложнится.
- Заполнять справочники максимально точно и подробно. Если это номенклатура товаров, то необходимо вносить не только названия и количество. Для корректного учета понадобятся коды, артикулы, сроки годности (для отдельных производств и предприятий торговли) и т.п.
- Начальные остатки вводятся в количественном и денежном выражении. Имеет смысл перед заполнением соответствующих таблиц провести инвентаризацию.
- Соблюдать хронологию в регистрации операций. Вносить данные о поступлении продукции на склад следует раньше, чем об отгрузке товара покупателю.
- Не брезговать дополнительной информацией. Для составления маршрутного листа водителю нужна дата отгрузки и имя заказчика. Для бухгалтерии – способ оплаты. В каждой организации – свои особенности. Ряд данных, внесенных в программу складского учета в Excel, пригодится для статистических отчетов, начисления заработной платы специалистам и т.п.
Однозначно ответить на вопрос, как вести складской учет в Excel, невозможно. Необходимо учесть специфику конкретного предприятия, склада, товаров. Но можно вывести общие рекомендации:
- Для корректного ведения складского учета в Excel нужно составить справочники. Они могут занять 1-3 листа. Это справочник «Поставщики», «Покупатели», «Точки учета товаров». В небольшой организации, где не так много контрагентов, справочники не нужны. Не нужно и составлять перечень точек учета товаров, если на предприятии только один склад и/или один магазин.
- При относительно постоянном перечне продукции имеет смысл сделать номенклатуру товаров в виде базы данных. Впоследствии приход, расход и отчеты заполнять со ссылками на номенклатуру. Лист «Номенклатура» может содержать наименование товара, товарные группы, коды продукции, единицы измерения и т.п.
- Поступление товаров на склад учитывается на листе «Приход». Выбытие – «Расход». Текущее состояние – «Остатки» («Резерв»).
- Итоги, отчет формируется с помощью инструмента «Сводная таблица».
Чтобы заголовки каждой таблицы складского учета не убегали, имеет смысл их закрепить. Делается это на вкладке «Вид» с помощью кнопки «Закрепить области».
Теперь независимо от количества записей пользователь будет видеть заголовки столбцов.
Таблица Excel «Складской учет»
Рассмотрим на примере, как должна работать программа складского учета в Excel.
Делаем «Справочники».
Для данных о поставщиках:
* Форма может быть и другой.
Для данных о покупателях:
* Обратите внимание: строка заголовков закреплена. Поэтому можно вносить сколько угодно данных. Названия столбцов будут видны.
Для аудита пунктов отпуска товаров:
Еще раз повторимся: имеет смысл создавать такие справочники, если предприятие крупное или среднее.
Можно сделать на отдельном листе номенклатуру товаров:
В данном примере в таблице для складского учета будем использовать выпадающие списки. Поэтому нужны Справочники и Номенклатура: на них сделаем ссылки.
Диапазону таблицы «Номенклатура» присвоим имя: «Таблица1». Для этого выделяем диапазон таблицы и в поле имя (напротив строки формул) вводим соответствующие значение. Также нужно присвоить имя: «Таблица2» диапазону таблицы «Поставщики». Это позволит удобно ссылаться на их значения.
Для фиксации приходных и расходных операций заполняем два отдельных листа.
Делаем шапку для «Прихода»:
Следующий этап – автоматизация заполнения таблицы! Нужно сделать так, чтобы пользователь выбирал из готового списка наименование товара, поставщика, точку учета. Код поставщика и единица измерения должны отображаться автоматически. Дата, номер накладной, количество и цена вносятся вручную. Программа Excel считает стоимость.
Приступим к решению задачи. Сначала все справочники отформатируем как таблицы. Это нужно для того, чтобы впоследствии можно было что-то добавлять, менять.
Создаем выпадающий список для столбца «Наименование». Выделяем столбец (без шапки). Переходим на вкладку «Данные» — инструмент «Проверка данных».
В поле «Тип данных» выбираем «Список». Сразу появляется дополнительное поле «Источник». Чтобы значения для выпадающего списка брались с другого листа, используем функцию: =ДВССЫЛ(«номенклатура!$A$4:$A$8»).
Теперь при заполнении первого столбца таблицы можно выбирать название товара из списка.
Автоматически в столбце «Ед. изм.» должно появляться соответствующее значение. Сделаем с помощью функции ВПР и ЕНД (она будет подавлять ошибку в результате работы функции ВПР при ссылке на пустую ячейку первого столбца). Формула: .
По такому же принципу делаем выпадающий список и автозаполнение для столбцов «Поставщик» и «Код».
Также формируем выпадающий список для «Точки учета» — куда отправили поступивший товар. Для заполнения графы «Стоимость» применяем формулу умножения (= цена * количество).
Формируем таблицу «Расход товаров».
Выпадающие списки применены в столбцах «Наименование», «Точка учета отгрузки, поставки», «Покупатель». Единицы измерения и стоимость заполняются автоматически с помощью формул.
Делаем «Оборотную ведомость» («Итоги»).
На начало периода выставляем нули, т.к. складской учет только начинает вестись. Если ранее велся, то в этой графе будут остатки. Наименования и единицы измерения берутся из номенклатуры товаров.
Столбцы «Поступление» и «Отгрузки» заполняется с помощью функции СУММЕСЛИМН. Остатки считаем посредством математических операторов.
Скачать программу складского учета (готовый пример составленный по выше описанной схеме).
Вот и готова самостоятельно составленная программа.
Шаблоны Excel для складского учёта полезны в управления складами, так как они позволяют контролировать вход и выход продукции и количество товаров, которые находятся на складе. Таким образом, мы можем управлять складскими остатками и торговыми потенциалом, которым мы располагаем. Это также поможет в проведении инвентаризации в Excel.
Элементы расчётного листа для складского учёта в Excel
Складской учёт для управления складами также позволяет нам знать, когда мы должны пополнит запасы и заказать товары у поставщиков. Поэтому важно, чтобы каждый расчётный лист Excel для складского учёта имел ряд характеристик:
- Учёт продаж: с кодами продукта, количеством, ценой и общей стоимостью
- Учёт покупок: с кодами продукции, количеством, ценой и общей стоимостью
- Информационный регистр продуктов: код, описание, акции, запас, минимальный инвентарь, максимальный инвентарь и продажная цена
Складской учёт в Excel бесплатно
Системы хранения могут отслеживать или нет запасы, поэтому рекомендовано скачать какой-нибудь шаблон Excel, разработанный для складского учёта, который нам позволит управлять запасами нашего предприятия. Здесь вы можете скачать бесплатно шаблон для складского учёта в Excel, содержащий необходимые функции Excel , так что вы можете включить его в свою систему склада легко и просто, вам нужно только ввести свои данные.
Шаблон складского учёта для Excel
С этим шаблоном складского учёта в Excel вы сможете управлять и контролировать складские остатки через регистр входа и выхода в его расчётных листах.
Универсальная складская программа с простым и наглядным интерфейсом. Предназначена для автоматизации складских операций и учета остатков на складе на всех этапах от оприходования до отгрузки продукции заказчику.
Не требует специального обучения или каких-либо специальных навыков. Пригодна для разных видов складского учета и производства.
Системные требования:
- Win XP, Vista, Win 7, Win 8, Win 10
- Наличие Microsoft Excel 2007 или более поздней версии
Функционал программы:
- прием заявок от заказчика (формирование заявки)
- лист заказов со списком всех принятых заявок
- оприходование товара
- отгрузкасписание товара
- учет скидок
- учет доставки
- отмена проведенных накладных
- отчеты за период по приходам и продажам
- критические остатки склада
- заявка поставщикам
- печать расходных и приходных накладных
- справочники контрагентов и сотрудников
- выбор оператораменеджерапродавца
- поиск товара по наименованию и коду
- администрирование: вход по паролям, разграничение функций, защита данных
- печать остатков
- прайс
- лист расходов (файл ведения сопутствующих расходов)
- просмотр расходных и приходных накладных
Excel Programm
© Excel Programm
Шаблоны для отслеживания личных или коммерческих запасов
Скачайте бесплатный шаблон запасов для личного или коммерческого использования. Используйте его для удобного отслеживания личных и домашних запасов, оборудования, продуктов и основных средств. С помощью шаблонов запасов Excel, например калькулятора амортизации основных средств, списка складских запасов, листа учета наличных запасов или перечня домашнего имущества, вы улучшите управление своим имуществом.
Шаблон запасов Excel для склада может предоставлять определенные сведения о наличных и заказанных позициях, включая время повторного заказа, количество повторного заказа и отмененные позиции. Шаблон запасов Excel содержит все необходимые данные об имеющемся оборудовании, включая инвентарный номер, физическое состояние и финансовый статус.
Личное имущество можно указать в шаблоне запасов Excel, чтобы отслеживать модель и серийные номера, дату покупки и цену для целей владения и страхования. Выбирайте из большого набора шаблонов запасов, чтобы найти подходящий вам стиль и визуальные элементы.
Попробуйте программу для ведения складского учета в Excel. Это бесплатно.
Записывать складские операции можно в тетради или на компьютере — в таблице учета товара в Excel. Так работать намного удобнее. В таблице складского учета в Excel можно:
- Фиксировать приход и расход, количество и цену товара.
- Считать наценки и скидки, делать прайс.
- Формировать оборотную ведомость, считать прибыль, смотреть остатки.
- Использовать функции и формулы программы, чтобы автоматизировать расчеты.
- Вести базу клиентов и поставщиков.
Скачать таблицу учета товаров в Excel можно здесь. В ней есть листы под справочники номенклатуры и покупателей. Таблица готова, чтобы сразу вести в ней складской учет.
Как сделать учет проще и эффективнее?
Возможности учета товаров в Excel ограничены. Таблицу нужно приспособить под свой бизнес, самостоятельно подобрать формулы, постоянно проверять данные. Ошибка в заполнении или сбой — и весь учет под угрозой.
Чтобы упростить работу, можно использовать вместо Excel специальную программу для ведения учета. Формулы больше не понадобятся: просто внесите данные — и все посчитается автоматически. Вы сэкономите до 70% времени.
В программе просто работать с документами. В один клик формируется накладная, счет, прайс. Документы нумеруются, прикрепляются к операциям. Печатать можно отдельно или пакетом, а отправлять — по email или через мессенджер.
Все возможности управления складом
В отличие от Excel, программа для ведения склада подходит не только для записи прихода и расхода. Это полноценная система для складского учета:
- Все операции с товаром, включая перемещения, списания, инвентаризации.
- Поддержка нескольких складов, ячейки, учет по серийным номерам и модификациям.
- Обработка заказов покупателей: резервы, печать чеков.
- Планирование закупок: автозаказ на основе остатков или статистики продаж.
- Создание ценников и этикеток во встроенном редакторе.
- Отчеты по продажам, остаткам, оборотам и рентабельности, удобные визуальные графики.
Бесплатная программа
Бесплатный тариф рассчитан на небольшой бизнес. На нем можно вести полноценный складской учет, для одного пользователя это доступно навсегда и без дополнительных оплат. Платные тарифы подойдут для более крупного бизнеса. В них есть специальные опции: несколько юрлиц, сотрудников, торговых точек.
Подключение к программе бесплатное. Просто зарегистрируйтесь — и можете сразу работать. Начните прямо сейчас!
Надежнее, чем в Excel
Вам больше не понадобится запасная копия вашей таблицы в Excel. Программа для складского учета хранит данные не на компьютере, а в облаке, на сервере. Это надежно: во-первых, вы ничем не рискуете в случае ошибки или сбоя (например, если компьютер сломался или на него попал вирус), во-вторых — у вас есть доступ к ним из любого места, с любого устройства, в любое время. Достаточно авторизоваться с нового устройства. На платных тарифах можно дать доступ сотрудникам и настроить для них права на просмотр данных.
Удобно настроить и пользоваться
Программу для складского учета не нужно устанавливать, достаточно завести аккаунт. Интерфейс простой, сложных настроек нет. Зарегистрируйтесь — и можно сразу вести учет продаж и товаров.
В программу легко добавить товары, контрагентов и даже новый склад. Загрузите из файла или создайте вручную, настройте собственные фильтры и поля. Программу легче приспособить под свой бизнес, чем таблицу для ведения учета в Excel.
Более 3 000 000 компаний уже подключили своих сотрудников к системе МойСклад
Сколько сотрудников хотите подключить вы?
Выбрать тариф
Как вести складской учет в Excel?
Независимо от того, выбираете ли вы таблицы Excel, сервис МойСклад или другое специализированное решение для торговли, необходимо соблюдать несколько основных принципов. Если скачать программу и не использовать особые правила, со временем работа с учетом усложнится в разы:
- Корректное оформление справочников. Справочник с товарами без опознавательных знаков создает гарантированные проблемы с учетом, неудобства в работе продавца и сложности при составлении отчетов. При вводе данных необходимо заполнять как можно больше информации в различные ячейки (например, коды, артикулы, цены, НДС). Если учет реализуемого товара на складе осуществляется с помощью сервиса МойСклад, все необходимые данные о товарах автоматически подставляются в документы, что экономит много времени при обработке заказов.
- Заведение начальных остатков в количественном и суммовом выражении. Корректные данные вначале работы дадут адекватные отчеты в процессе работы, а оформляющим продажи с «чистого листа» на это рассчитывать не следует.
- Соблюдение хронологии в оформлении документов. Регистрировать приход товара на склад от поставщика нужно строго до его отгрузки покупателю. Иначе «поедет» себестоимость и вы не сможете точно посчитать, сколько же вы заработали. В МоемСкладе для каждой закупки и продажи товара вы можете указать произвольную дату.
- Структурированное хранение дополнительной информации. При ведении учета склада важно собирать дополнительную информацию о продажах (например, способ доставки и оплаты, дата отгрузки, наименование заказчика, имя менеджера) в отдельных полях. Все эти данные в будущем пригодятся для составления маршрутных листов курьерам, расчета з/п менеджерам, анализа статистики. В МоемСкладе вы легко и без программирования можете создать необходимое количество свободных полей для использования в справочниках и документах.
Пользователям интернет-сервиса МойСклад доступна бесплатная поддержка по телефону и e-mail. Сотрудники службы поддержки не только помогают с работой c программой, но также делятся советами по оптимальному ведению складского учета и настройке основных бизнес-процессов. Скачайте бесплатную версию, попробуйте наши новые решения.
Как оптимизировать складской учет в Excel
Таблица для учета в Excel подходит вам, только если вы торгуете небольшим количеством товара, и в день у вас немного складских операций. В ней удобно записывать приход и расход, вносить сведения об остатках. Но чем дольше вы ведете таблицу учета в Excel, тем очевиднее ее ограничения. Использовать все ее возможности не так просто. Для этого требуется придумать, как приспособить таблицу под ваши операции, а потом — составить нужные формулы и вручную вписать их в ячейки.
Таблицу нужно постоянно проверять: если допустите ошибку в формуле, весь учет пойдет неправильно. Если есть сотрудники, нужно придумать, как наладить для них доступ, а заодно решить, кому вы доверите таблицу, как организуете работу с версиями и главное: как защититесь от ошибок персонала. При ошибке или при сбое вам понадобится в лучшем случае перепроверять, в худшем — восстанавливать данные.
Очевидно, что это отнимает слишком много сил и времени. На каком-то этапе становится критически важно сделать работу проще, уменьшить затраты времени, гарантировать защиту от ошибок и расширить возможности. Для этого удобнее всего вместо Excel использовать программу для учета товаров.
В ней вы можете оформлять инвентаризации, регистрировать заказы от покупателей, создавать заказы поставщикам, не только учитывать закупки, но и планировать их. Создание заказа тоже можно автоматизировать на основе остатков. Вы можете вести несколько складов. В программу можно дать доступ сотрудникам и настроить уровень доступа.
В программе удобно учитывать скидки. Можно рассчитывать себестоимость услуг: например, доставки. Есть встроенный редактор ценников и этикеток с простым интерфейсом. Можно сделать нужный ценник за пару минут и отправить на массовую печать. Вести базу покупателей и контрагентов в программе тоже удобнее, чем в таблице учета в Excel.
Ее можно интегрировать с другими полезными сервисами, например, с банком, интернет-магазином, сервисом для рассылок. Тогда вы сможете управлять связанными процессами из одного центра.