Приемы работы с данными таблицы в excel

Таблицы Excel — очень мощный инструмент. В них больше 470 скрытых функций. Поначалу это пугает: кажется, на то, чтобы разобраться со всем, уйдут годы. На самом деле это не так. Всего десятка функций и горячих клавиш уже хватит для того, чтобы сильно упростить себе жизнь. Расскажем о некоторых из них (скоро стартует второй поток курса «Магия Excel»).

Интерфейс

Настраиваем панель быстрого доступа

Начнем с самого простого — добавления самых часто используемых опций на панель быстрого доступа. Чтобы сделать это, заходите в параметры Excel — «Настроить ленту» — и ищите в параметрах «Панель быстрого доступа».

Опции, перенесенные на панель быстрого доступа, будут доступны при работе со всеми вашими книгами Excel (хотя можно ее настроить и отдельно для любой книги). Так что если пользуетесь какими-то командами и инструментами постоянно — добавляйте их туда.

Другой вариант — просто щелкнуть по инструменту на ленте правой кнопкой мыши и нажать «Добавить…»:

Перемещаемся по ленте без мышки

Нажмите на Alt. На ленте инструментов появились цифры и буквы — у каждого инструмента на панели быстрого доступа и у каждой вкладки на ленте соответственно:

Нажмите на клавиатуре любую из букв — попадете на соответствующую вкладку на ленте, а там каждый инструмент в свою очередь тоже будет подписан. Так можно быстро вызвать нужные опции, не трогая мышку.

Ввод данных

Теперь давайте рассмотрим несколько инструментов для быстрого ввода данных.

Автозамена

Если вам часто нужно вводить какое-то словосочетание, адрес, емейл и так далее — придумайте для него короткое обозначение и добавьте в список автозамены в Параметрах:

Прогрессия

Если нужно заполнить столбец или строку последовательностью чисел или дат, введите в ячейку первое значение и затем воспользуйтесь этим инструментом:

Протягивание

Представьте, что вам нужно извлечь какие-то данные из целого столбца или переписать их в другом виде (например, фамилию с инициалами вместо полных ФИО). Задайте Excel одну ячейку с образцом — что хотите получить:

Выделите все ячейки, которые хотите заполнить по образцу, — и нажмите Ctrl+E. И магия случится (ну, в большинстве случаев).

Проверка ошибок

Проверка данных позволяет избежать ошибок при вводе информации в ячейки.

Какие бывают типовые ошибки в Excel?

• Текст вместо чисел
• Отрицательные числа там, где их быть не может
• Числа с дробной частью там, где должны быть целые
• Текст вместо даты
• Разные варианты написания одного и того же значения. Например, сокращения («ЭБ» вместо «Электронная библиотека»), лишние пробелы в конце текстового значения или между словами — всего этого достаточно, чтобы превратить текстовые значения в разные и, соответственно, чтобы они обрабатывались Excel некорректно.

Инструмент проверки данных

Чтобы использовать инструмент проверки данных, нужно выделить ячейки, к которым хотите его применить, выбрать на ленте «Данные» → «Проверка данных» и настроить параметры проверки в диалоговом окне:

Если в графе «Сообщение об ошибке» вы выбрали вариант «Остановка», то после проверки в ячейки нельзя будет ввести значения, не соответствующие заданному правилу.

Если же вы выбрали «Предупреждение» или «Сообщение», то при попытке ввести неверные данные будет появляться предупреждение, но его можно будет проигнорировать и все равно ввести что угодно.

Еще неверные данные можно обвести, чтобы точно увидеть, где есть ошибки:

Удаление пробелов

Для удаления лишних пробелов (в начале, в конце и всех кроме одного между слов) используйте функцию СЖПРОБЕЛЫ / TRIM. Ее единственный аргумент — текст (ссылка на ячейку с текстом, как правило).

Если после очистки данных функцией СЖПРОБЕЛЫ или другой обработки вам не нужен исходный столбец, вставьте данные, полученные в отдельном столбце с помощью функций, как значения на место исходных данных, а столбец с формулой удалите:

Дата и время

За любой датой в Excel скрывается целое число. Датой его делает формат.

Аналогично со временем: одна единица — это день, а часть единицы (число от 0 до 1) — время, то есть часть дня.

Это не значит, что так имеет смысл вводить даты и время в ячейки, вводите их в любом из стандартных форматов — Excel сразу отформатирует их как даты:

ДД.ММ.ГГГГ

ДД/ММ/ГГГГ

ГГГГ-ММ-ДД

С датами можно производить операции вычитания и сложения.

Вычесть из одной даты другую, чтобы получить разницу в днях (результатом вычитания будет число — количество дней.

Прибавить к дате число — и получить дату, которая наступит через соответствующее количество дней.

Поиск и подстановка значений

Функция ВПР / VLOOKUP

Функция ВПР / VLOOKUP (вертикальный просмотр) нужна, чтобы связать несколько таблиц — «подтянуть» данные из одной в другую по какому-то ключу (например, названию товара или бренда, фамилии сотрудника или клиента, номеру транзакции).

=ВПР (что ищем; таблица с данными, где «что ищем» должно быть в первом столбце; номер столбца таблицы, из которого нужны данные; [интервальный просмотр])

У нее есть два режима работы: интервальный просмотр и точный поиск.

Интервальный просмотр — это поиск интервала, в который попадает число. Если у вас прогрессивная шкала налога или скидок, нужно конвертировать оценку из одной системы в другую и так далее — используется именно этот режим. Для интервального просмотра нужно пропустить последний аргумент ВПР или задать его равным единице (или ИСТИНА).

В большинстве случаев мы связываем таблицы по текстовым ключам — в таком случае нужно обязательно явным образом указывать последний аргумент «интервальный_просмотр» равным нулю (или ЛОЖЬ). Только тогда функция будет корректно работать с текстовыми значениями.

Функции ПОИСКПОЗ / MATCH и ИНДЕКС / INDEX

У ВПР есть существенный недостаток: ключ (искомое значение) обязан быть в первом столбце таблицы с данными. Все, что левее этого столбца, через ВПР «подтянуть» невозможно.

В реальных условиях структура таблиц бывает разной и не всегда возможно изменить порядок столбцов. Поэтому важно уметь работать с любой структурой.

Функция ПОИСКПОЗ / MATCH определяет порядковый номер значения в диапазоне. Ее синтаксис:

=ПОИСКПОЗ (что ищем; где ищем ; 0)

На выходе — число (номер строки или столбца в рамках диапазона, в котором находится искомое значение).

ИНДЕКС / INDEX выполняет другую задачу — возвращает элемент по его номеру.

=ИНДЕКС(диапазон, из которого нужны данные; порядковый номер элемента)

Соответственно, мы можем определить номер строки, в котором находится искомое значение, с помощью ПОИСКПОЗ. А затем подставить этот номер в ИНДЕКС на место второго аргумента, чтобы получить данные из любого нужного нам столбца.

Получается следующая конструкция:

=ИНДЕКС(диапазон, из которого нужны данные; ПОИСКПОЗ (что ищем; где ищем ; 0))

Оформление

Нужно оформить ячейки в книге Excel в едином стиле? Для этого есть одноименный инструмент — «Стили».

На ленте инструментов нажмите на «Стили ячеек» и выберите подходящий. Он будет применен к выделенным ячейкам:

А самое главное — если вы применили стиль ко многим ячейкам (например, ко всем заголовкам на 20 листах книги Excel) и захотели что-то переделать, щелкните правой кнопкой мыши и нажмите «Изменить». Изменения будут применены ко всем нужным ячейкам в документе.

На курсе «Магия Excel» будет два модуля — для новичков и продвинутых. Записывайтесь→

Фото на обложке отсюда

Николай Павлов

Автор проекта «Планета Excel», разработчик и IT-тренер.

1. Быстрое добавление новых данных в диаграмму

Если для построенной диаграммы на листе появились новые данные, которые нужно добавить, то можно просто выделить диапазон с новой информацией, скопировать его (Ctrl + C) и потом вставить прямо в диаграмму (Ctrl + V).

2. Мгновенное заполнение (Flash Fill)

Предположим, у вас есть список полных ФИО (Иванов Иван Иванович), которые вам надо превратить в сокращённые (Иванов И. И.). Чтобы сделать это, нужно просто начать писать желаемый текст в соседнем столбце вручную. На второй или третьей строке Excel попытается предугадать наши действия и выполнит дальнейшую обработку автоматически. Останется только нажать клавишу Enter для подтверждения, и все имена будут преобразованы мгновенно. Подобным образом можно извлекать имена из email, склеивать ФИО из фрагментов и так далее.

3. Копирование без нарушения форматов

Вы, скорее всего, знаете о волшебном маркере автозаполнения. Это тонкий чёрный крест в правом нижнем углу ячейки, потянув за который можно скопировать содержимое ячейки или формулу сразу на несколько ячеек. Однако есть один неприятный нюанс: такое копирование часто нарушает дизайн таблицы, так как копируется не только формула, но и формат ячейки. Этого можно избежать. Сразу после того, как потянули за чёрный крест, нажмите на смарт-тег — специальный значок, появляющийся в правом нижнем углу скопированной области.

Если выбрать опцию «Копировать только значения» (Fill Without Formatting), то Excel скопирует вашу формулу без формата и не будет портить оформление.

4. Отображение данных из таблицы Excel на карте

В Excel можно быстро отобразить на интерактивной карте ваши геоданные, например продажи по городам. Для этого нужно перейти в «Магазин приложений» (Office Store) на вкладке «Вставка» (Insert) и установить оттуда плагин «Карты Bing» (Bing Maps). Это можно сделать и по прямой ссылке с сайта, нажав кнопку Get It Now.

После добавления модуля его можно выбрать в выпадающем списке «Мои приложения» (My Apps) на вкладке «Вставка» (Insert) и поместить на ваш рабочий лист. Останется выделить ваши ячейки с данными и нажать на кнопку Show Locations в модуле карты, чтобы увидеть наши данные на ней. При желании в настройках плагина можно выбрать тип диаграммы и цвета для отображения.

5. Быстрый переход к нужному листу

Если в файле количество рабочих листов перевалило за 10, то ориентироваться в них становится трудновато. Щёлкните правой кнопкой мыши по любой из кнопок прокрутки ярлычков листов в левом нижнем углу экрана. Появится оглавление, и на любой нужный лист можно будет перейти мгновенно.

6. Преобразование строк в столбцы и обратно

Если вам когда-нибудь приходилось руками перекладывать ячейки из строк в столбцы, то вы оцените следующий трюк:

1. Выделите диапазон.
2. Скопируйте его (Ctrl + C) или, нажав на правую кнопку мыши, выберите «Копировать» (Copy).
3. Щёлкните правой кнопкой мыши по ячейке, куда хотите вставить данные, и выберите в контекстном меню один из вариантов специальной вставки — значок «Транспонировать» (Transpose). В старых версиях Excel нет такого значка, но можно решить проблему с помощью специальной вставки (Ctrl + Alt + V) и выбора опции «Транспонировать» (Transpose).

7. Выпадающий список в ячейке

Если в какую-либо ячейку предполагается ввод строго определённых значений из разрешённого набора (например, только «да» и «нет» или только из списка отделов компании и так далее), то это можно легко организовать при помощи выпадающего списка.

1. Выделите ячейку (или диапазон ячеек), в которых должно быть такое ограничение.
2. Нажмите кнопку «Проверка данных» на вкладке «Данные» (Data → Validation).
3. В выпадающем списке «Тип» (Allow) выберите вариант «Список» (List).
4. В поле «Источник» (Source) задайте диапазон, содержащий эталонные варианты элементов, которые и будут впоследствии выпадать при вводе.

8. Умная таблица

Если выделить диапазон с данными и на вкладке «Главная» нажать «Форматировать как таблицу» (Home → Format as Table), то наш список будет преобразован в умную таблицу, которая умеет много полезного:

1. Автоматически растягивается при дописывании к ней новых строк или столбцов.
2. Введённые формулы автоматом будут копироваться на весь столбец.
3. Шапка такой таблицы автоматически закрепляется при прокрутке, и в ней включаются кнопки фильтра для отбора и сортировки.
4. На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) в такую таблицу можно добавить строку итогов с автоматическим вычислением.

9. Спарклайны

Спарклайны — это нарисованные прямо в ячейках миниатюрные диаграммы, наглядно отображающие динамику наших данных. Чтобы их создать, нажмите кнопку «График» (Line) или «Гистограмма» (Columns) в группе «Спарклайны» (Sparklines) на вкладке «Вставка» (Insert). В открывшемся окне укажите диапазон с исходными числовыми данными и ячейки, куда вы хотите вывести спарклайны.

После нажатия на кнопку «ОК» Microsoft Excel создаст их в указанных ячейках. На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) можно дополнительно настроить их цвет, тип, включить отображение минимальных и максимальных значений и так далее.

10. Восстановление несохранённых файлов

Представьте: вы закрываете отчёт, с которым возились последнюю половину дня, и в появившемся диалоговом окне «Сохранить изменения в файле?» вдруг зачем-то жмёте «Нет». Офис оглашает ваш истошный вопль, но уже поздно: несколько последних часов работы пошли псу под хвост.

На самом деле есть шанс исправить ситуацию. Если у вас Excel 2010, то нажмите на «Файл» → «Последние» (File → Recent) и найдите в правом нижнем углу экрана кнопку «Восстановить несохранённые книги» (Recover Unsaved Workbooks).

В Excel 2013 путь немного другой: «Файл» → «Сведения» → «Управление версиями» → «Восстановить несохранённые книги» (File — Properties — Recover Unsaved Workbooks).

В последующих версиях Excel следует открывать «Файл» → «Сведения» → «Управление книгой».

Откроется специальная папка из недр Microsoft Office, куда на такой случай сохраняются временные копии всех созданных или изменённых, но несохранённых книг.

11. Сравнение двух диапазонов на отличия и совпадения

Иногда при работе в Excel возникает необходимость сравнить два списка и быстро найти элементы, которые в них совпадают или отличаются. Вот самый быстрый и наглядный способ сделать это:

1. Выделите оба сравниваемых столбца (удерживая клавишу Ctrl).
2. Выберите на вкладке «Главная» → «Условное форматирование» → «Правила выделения ячеек» → «Повторяющиеся значения» (Home → Conditional formatting → Highlight Cell Rules → Duplicate Values).
3. Выберите вариант «Уникальные» (Unique) в раскрывающемся списке.

12. Подбор (подгонка) результатов расчёта под нужные значения

Вы когда-нибудь подбирали входные значения в вашем расчёте Excel, чтобы получить на выходе нужный результат? В такие моменты чувствуешь себя матёрым артиллеристом: всего-то пара десятков итераций «недолёт — перелёт» — и вот оно, долгожданное попадание!

Microsoft Excel сможет сделать такую подгонку за вас, причём быстрее и точнее. Для этого нажмите на вкладке «Данные» кнопку «Анализ „что если“» и выберите команду «Подбор параметра» (Insert → What If Analysis → Goal Seek). В появившемся окне задайте ячейку, где хотите подобрать нужное значение, желаемый результат и входную ячейку, которая должна измениться. После нажатия на «ОК» Excel выполнит до 100 «выстрелов», чтобы подобрать требуемый вами итог с точностью до 0,001.

Если этот обзор охватил не все полезные фишки MS Excel, о которых вы знаете, делитесь ими в комментариях!

Основные
приемы работы в EXCEL

1. Вставка текста
на рабочий лист

Текст на рабочем
листе может располагаться или в ячейке
(текстовые данные) или в объекте «Надпись».

В случае расположения
текста в ячейках, в каждой ячейке должен
располагаться логически завершенный
блок текста.

Чтобы поместить
на рабочий лист большой объема текста
удобней воспользоваться объектом
«Надпись».

Чтобы поместить
объект «Надпись» на рабочий лист надо
выполнить следующие действия:

— нажать кнопку
«Рисование» на панели инструментов
«Стандартная»

— на открывшейся
внизу панели инструментов «Рисование»
нажать кнопку «Надпись»

— курсором мыши
(тонкий черный крест) обрисовать
прямоугольник, в который затем будет
помещен текст. Работа с текстом аналогична
работе в редакторе WORD.

2. Вставка формулы

Для вставки и
составления формулы используется
редактор «Microsoft
Equations
3.0».

Редактор «Microsoft
Equations
3.0» запускается командой «ВставкаОбъект…
Microsoft
Equations
3.0».

В редакторе формул
формула набирается в прямоугольной
рамке с заштрихованными границами. Ввод
символов осуществляется с помощью
клавиатуры или с использованием панели
инструментов «Формула».

После того как
формула набрана — щелкнуть левой кнопкой
мыши в любом месте документа.

Для редактирования
формулы – щелкнуть по ней два раз левой
кнопкой мыши. После этого откроется
редактор «Microsoft
Equations
3.0» с этой формулой.

3.
Переименование листа

Для изменение
названия листа:

— щелкнуть по
вкладке листа правой кнопкой мыши и
выбрать команду «Переименовать».

— на клавиатуры
набрать новое имя и нажать клавишу
«Enter».

4. Построение
таблицы

При построении
таблиц используются следующие правила:

— не допускается
вставка пустых строк и столбцов
(допускается вставка пустой строки для
отделения итоговых данных от остальной
таблицы).

— не допускается
разрывать текстовые данные на несколько
ячеек;

— текстовые и
числовые данные располагаются в разных
ячейках;

— коэффициенты,
которые могут изменяться по условию
задачи (например: курс доллара), размещать
в отдельных ячейках, а не в формуле;

— при вводе данных
обязательно соблюдать формат данных;

— желательно
отделять таблицу пустыми строчками и
столбцами от остальных данных расположенных
на листе

5. Вставка формул
в ячейки

Вставлять формулы
в ячейки можно как вручную с помощью
клавиатуры, так с помощью мастера формул.
В формулы вместо чисел помещаются ссылки
на ячейки, в которых эти числа находятся.
Если в формуле встречается ссылка на
коэффициенты, то эта ссылка должна быть
абсолютной.

При вставке формул
вручную надо выполнять следующие
требования:

— формула всегда
начинается со знака «=»;

— количество
открывающих скобок «(» и закрывающих
«)» должно быть одинаковое.

5.1.
Мастер функций

Для ввода сложных
формул используется мастер функций.

Последовательность
работы следующая:

1. Поставить курсор
в ячейку, в которой производятся
вычисления.

2. Запустить «Мастер
функций», нажав на кнопку «Вставка
функции» на панели инструментов
«Стандартная».

3. В открывшемся
окне выбрать Категорию функции и саму
функцию.

4. Откроется окно,
в левом верхнем углу которого будет
записана выбранная функция.

5. В строки ввода
аргументов вставить аргументы

7.
Если в качестве аргумента используется
другая функция (вложенная), в этом случае
надо поставить курсор в нужную строку
и повторно запустить мастер функций,
который будет располагаться в левом
углу строки «Формул».

8.
Выбрать нужную функцию, если в списке
нет нужной функции – «Другие функции…».
В этом случае откроется окно «Мастер
функций».

6. Построение
диаграмм

Для построения
диаграмм используется мастер построения
диаграмм.

Последовательность
построения диаграмм следующая:

— выделить требуемые
столбцы для построения диаграмм; если
требуется выделить столбцы расположенные
в произвольном порядке, надо выделить
первый столбец, нажать кнопку «Ctrl»
и, не отпуская ее, выделить требуемые
столбцы;

— запустить мастер
построения диаграмм (нажать кнопку
«Мастер диаграмм» на панели инструментов
«Стандартная» или выполнив команду
«ВставкаДиаграмма»;

— в окне «Мастер
диаграмм (шаг 1 из 4): тип диаграммы»

выбрать «Тип» и
«Вид» диаграммы и нажать кнопку «Далее»;

— окне «Мастер
диаграмм (шаг 2 из 4): источник данных
диаграммы»

указать как строится
диаграмм по строкам или по столбцам (в
данном случае по столбцам);

— открыть вкладку
«Ряд» и поставить курсор и строку
«Подписи оси Х:»

и
выделить числовые значения в таблице
столбец «Х», после этого нажать кнопку
далее;

— в окне «Мастер
диаграмм (шаг 3 из 4): параметры диаграммы»
заполнить строки «Название диаграммы»,
«Ось Х (категории)», «Ось Y
(значения)» и нажать кнопку «Далее»;

— в окне «Мастер
диаграмм (шаг 4 из 4): размещение диаграммы»

указать где будет
располагаться диаграмма: на отдельном
листе или на имеющемся, после этого
нажать кнопку готово. В данном случае
диаграмма будет помещена на имеющийся
лист, т.е. на лист, на котором расположена
лабораторная работа.

Если требуется
изменить вид диаграммы, параметры или
исходные данные и т.д. надо:

— выделить диаграмму
(щелкнуть по ней один раз левой кнопкой
мыши);

— войти в меню
«Диаграмма» и выбрать нужную команду;

— в открывшемся
окне выполнить необходимые настройки.

Если требуется
изменить формат отдельных элементов
диаграммы надо выделить этот элемент
и выполнить команду «Формат
«Выделенная (название выделенного
элемента)…»;

—
в открывшемся окне выполнить требуемые
настройки.

7. Копирование
рабочего листа

Для копирования
рабочего листа надо:

— поставить курсор
мыши на вкладку листа;

— нажать левую
кнопку мыши и кнопку «Ctrl»;

— не отпуская кнопки
переместить курсор вправо;

— отпустить сначала
кнопку мыши, затем кнопку «Ctrl»;

— появится копия
листа с названием «Лист 1(2)»;

— переименовать
лист.

8.
Создание листа в режиме формул

Листы в режиме
формул получают следующим образом:

— полностью выполнить
работу на одном из рабочих листов в
режиме значений;

— создать копию
этого листа;

— переименовать
лист как лист с формулами;

— удалить с листа
формул все объекты: математический
текст, диаграммы, надписи и т.п.;

— включить на листе
режим формул командой «Сервис
ПараметрыВидФормулы».

9. Подготовка листов
к печати

Подготовка листов
к печати осуществляется в режиме
«Предварительный просмотр». Для включения
режима «Предварительный просмотр» надо
нажать кнопку «Предварительный просмотр»
на панели инструментов «Стандартная».

В режиме просмотра
регулируются размеры полей и столбцов,
так чтобы названия столбцов и содержимое
ячеек были видны и желательно, чтобы
вся таблица размещалась на одной
странице. Регулировка осуществляются
с помощью маркеров, которые появляются
после нажатия на кнопку «Поля».

Настройка параметров
страницы осуществляется в окне диалогов
«Параметры страницы», которое открывается
нажатием кнопки «Страница».

В режиме формул
обязательно включить печать сетки и
заголовков строк и столбцов.

Включение вывода
на печать заголовков строк и колонок и
вспомогательной сетки осуществляется
на вкладке «Лист» окна диалогов «Параметры
страницы» установкой флажков в
соответствующих параметрах.

10. Экспорт рабочих
листов из Ехсеl
в Word

Для вставки
содержимого рабочего листа ЕХСЕL
в WORD надо выполнить следующее:

— выделить на
рабочем листе ЕХСЕL
область ячеек, включающую в себя таблицы,
а также ячейки под объектами — математическим
текстом из редактора формул, диаграммами;

— выполнить команду
«Правка Копировать»;

— в WORD открыть макет
отчета;

— в нужном месте
создать пустой абзац (поставить курсор
в конец строки, после которой вставляется
лист EXCEL,
нажать кнопку «Enter»;

— выполнить команду
«ПравкаСпециальная
вставка Рисунок».

Таблица из ЕХСЕL
преобразуется в рисунок и будет вставлена
как объект. Для преобразования рисунка
в абзац надо щелкнуть по рисунку правой
кнопкой мыши и выбрать «Формат рисунка»
и в открывшемся окне на вкладке «Положение»
выбрать установку «в тексте»;

11. Вставки копии
экрана в ЕХСЕL
и WORD.

Для вставки копии
экрана надо создать на экране необходимую
среду и нажать на клавиатуре кнопку
«Print
Screen»
для копирования в буфер обмена всего
экрана или нажать одновременно кнопки
«Alt»
и «Print
Screen»
для копирования только активного
объекта. Затем в макет отчета или на
лист EXCEL
из буфера обмена вставить копию экрана,
выполнив команду «ВставкаПравка».
Копия экрана вставится сразу как абзац.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Иллюстрация: Meery Mary для Skillbox Media

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Excel — универсальный софт для работы с электронными таблицами. Он одинаково хорош как для составления примитивных отчётов или графиков, так и для глубокого анализа больших объёмов информации.

Функции Excel позволяют делать всё, что может понадобиться в работе с таблицами: объединять ячейки, переносить данные с одного листа на другой, закреплять строки и столбцы, делать выпадающие списки и так далее. Они значительно упрощают работу с данными, поэтому применять их должны уметь все.

В Skillbox Media есть серия инструкций по работе с Excel. В этом материале — подборка главных возможностей программы и ссылки на подробные руководства с примерами и скриншотами.

• Как ввести и оформить данные
• Как работать с формулами и функциями
• Как объединить ячейки и данные в них
• Как округлить числа
• Как закрепить строки и столбцы
• Как создать и настроить диаграммы
• Как посчитать проценты
• Как установить обычный и расширенный фильтр
• Как сделать сортировку
• Как сделать выпадающий список
• Как пользоваться массивами
• Как использовать функцию ЕСЛИ
• Как использовать поисковые функции
• Как делать сводные таблицы
• Как делать макросы
• Как узнать больше о работе в Excel

---

С этого видеоурока стоит начать знакомство с Excel. В нём сертифицированный тренер по Microsoft Office Ренат Шагабутдинов показывает:

• какие есть способы и инструменты для ввода данных в Excel;
• как копировать, переносить и удалять данные;
• как настраивать форматы и стили таблиц;
• как создавать пользовательские форматы, чтобы таблицы становились нагляднее.

Формулы в Excel — выражения, с помощью которых проводят расчёты со значениями на листе. Пользователи вводят их в ячейки таблицы вручную. Чаще всего их используют для простых вычислений.

Функции в Excel — заранее созданные формулы, которые проводят вычисления по заданным значениям и в указанном порядке. Они позволяют выполнять как простые, так и сложные расчёты.

На тему работы с формулами и таблицами тоже есть видеоурок. В нём Ренат Шагабутдинов показывает:

• как проводить расчёты с помощью стандартных формул и функций;
• как создавать формулы с абсолютными и относительными ссылками;
• как находить ошибки в формулах.

Функция объединения позволяет из нескольких ячеек сделать одну. Она пригодится в двух случаях:

• когда нужно отформатировать таблицу — например, оформить шапку или убрать лишние пустые ячейки;
• когда нужно объединить данные таблицы — например, сделать одну ячейку из нескольких и при этом сохранить всю информацию в них.

В статье подробно рассказали о четырёх способах объединения ячеек в Excel:

• Кнопка «Объединить» — когда нужно сделать шапку в таблице.
• Функция СЦЕПИТЬ — когда нужно собрать данные из нескольких ячеек в одну.
• Функция СЦЕП — когда нужно собрать данные из большого диапазона.
• Функция ОБЪЕДИНИТЬ — когда нужно собрать данные из большого диапазона и автоматически разделить их пробелами.

Округление необходимо, когда точность чисел не важна, а в округлённом виде они воспринимаются проще.

В Excel округлить числа можно четырьмя способами:

• Округление через изменение формата ячейки — когда нужно округлить число только визуально.
• Функция ОКРУГЛ — когда нужно округлить число по правилам математики.
• Функции ОКРУГЛВВЕРХ и ОКРУГЛВНИЗ — когда нужно самостоятельно выбрать, в какую сторону округлить число.
• Функция ОКРУГЛТ — когда нужно округлить число с заданной точностью.

В статье показали, как применять эти способы округления.

Закрепление областей таблицы полезно, когда все данные не помещаются на экране, а при прокрутке теряются названия столбцов и строк. После закрепления необходимые области всегда остаются на виду.

Опция «замораживает» первую строку таблицы, первый столбец или несколько столбцов и строк одновременно. В этой статье Skillbox Media мы подробно разбирали, как это сделать.

Диаграммы используют для графического отображения данных таблиц. Также с помощью них показывают зависимости между этими данными. Сложная информация, представленная в виде диаграмм, воспринимается проще: можно расставлять нужные акценты и дополнительно детализировать данные.

В статье «Как создать и настроить диаграммы в Excel» рассказали:

• для чего подойдёт круговая диаграмма и как её построить;
• как показать данные круговой диаграммы в процентах;
• для чего подойдут линейчатая диаграмма и гистограмма, как их построить и как поменять в них акценты;
• как форматировать готовую диаграмму — добавить оси, название, дополнительные элементы;
• как изменить данные диаграммы.

В этой статье Skillbox Media подробно рассказывали о четырёх популярных способах расчёта процентов в Excel:

• как рассчитать процент от числа — когда нужно найти процент одного значения в общей сумме;
• как отнять процент от числа или прибавить процент к числу — когда нужно рассчитать, как изменятся числа после уменьшения или увеличения на заданный процент;
• как рассчитать разницу между числами в процентах — когда нужно понять, на сколько процентов увеличилось или уменьшилось число;
• как рассчитать число по проценту и значению — когда нужно определить, какое значение будет у процента от заданного числа.

Фильтры в таблицах используют, чтобы из большого количества строк отобразить только нужные. В отфильтрованной таблице показаны данные, которые соответствуют критериям, заданным пользователем. Ненужная информация скрыта.

В этой статье Skillbox Media на примерах показали:

• как установить фильтр по одному критерию;
• как установить несколько фильтров одновременно и отфильтровать таблицу по заданному условию;
• для чего нужен расширенный фильтр и как им пользоваться;
• как очистить фильтры таблицы.

Сортировку в Excel настраивают, когда информацию нужно отобразить в определённом порядке. Например, по возрастанию или убыванию чисел, по алфавиту или по любым пользовательским критериям.

В статье о сортировке в Excel разобрали:

• как сделать сортировку данных по одному критерию;
• как сделать сортировку по нескольким критериям;
• как настроить пользовательскую сортировку.

Выпадающий список в Excel позволяет выбирать значение ячейки таблицы из перечня, подготовленного заранее. Эта функция пригодится, когда нужно много раз вводить повторяющиеся параметры — например, фамилии сотрудников или наименования товаров.

В статье дали пошаговую инструкцию по созданию выпадающих списков — на примере каталога авто.

Массивы в Excel — данные из двух и более смежных ячеек таблицы, которые используют в расчётах как единую группу, одновременно. Это делает работу с большими диапазонами значений более удобной и быстрой.

С помощью массивов можно проводить расчёты не поочерёдно с каждой ячейкой диапазона, а со всем диапазоном одновременно. Или создать формулу, которая одним действием выполнит сразу несколько расчётов с любым количеством ячеек.

В статье показали, как выполнить базовые операции с помощью формул массивов и операторов Excel:

• построчно перемножить значения двух столбцов;
• умножить одно значение сразу на весь столбец;
• выполнить сразу два действия одной формулой;
• поменять местами столбцы и строки таблицы.

ЕСЛИ — логическая функция Excel. С помощью неё проверяют, выполняются ли заданные условия в выбранном диапазоне таблицы.

Это может быть удобно, например, при работе с каталогами. Пользователь указывает критерий, который нужно проверить, — функция сравнивает этот критерий с данными в ячейках таблицы и выдаёт результат.

В статье Skillbox Media подробнее рассказали о том, как работает и для чего нужна функция ЕСЛИ в Excel. На примерах показали, как запустить функцию ЕСЛИ с одним или несколькими условиями.

Поисковые функции в Excel нужны, чтобы ускорить работу с большими объёмами данных. С их помощью значения находят в одной таблице и переносят в другую. Не нужно, например, самостоятельно сопоставлять и переносить сотни наименований, функция делает это автоматически.

В этой статье Skillbox Media разобрали, для чего нужна функция ВПР и когда её используют. Также показали на примере, как её применять пошагово.

В видеоуроке ниже Ренат Шагабутдинов показывает, как работают другие поисковые функции Excel — ПОИСКПОЗ и ПРОСМОТРX. А также учит пользоваться функциями для расчётов с условиями — СЧЁТ, СУММ, СРЗНАЧ, ИНДЕКС.

Сводные таблицы — инструмент для анализа данных в Excel. Сводные таблицы собирают информацию из обычных таблиц, обрабатывают её, группируют в блоки, проводят необходимые вычисления и показывают итог в виде наглядного отчёта.

С помощью сводных таблиц можно систематизировать тысячи строк и преобразовать их в отчёт за несколько минут. Все параметры этого отчёта пользователь настраивает под себя и свои потребности.

В статье дали пошаговую инструкцию по созданию сводных таблиц с примером и скриншотами. Также на эту тему есть бесплатный видеоурок.

Макрос в Excel — алгоритм действий, записанный в одну команду. С помощью макросов можно выполнить несколько шагов в Excel, нажав на одну кнопку в меню или на сочетание клавиш.

Макросы используют для автоматизации рутинных задач. Вместо того чтобы совершать несколько повторяющихся действий, пользователь записывает ход их выполнения в одну команду — и запускает её, когда нужно выполнить все эти действия снова.

В статье дали инструкцию по работе с макросами для новичков. В ней подробно рассказали, для чего нужны макросы и как они работают. А также показали, как записать и запустить макрос.

• В Skillbox есть курс «Excel + Google Таблицы с нуля до PRO». Он подойдёт как новичкам, которые хотят научиться работать в Excel с нуля, так и уверенным пользователям, которые хотят улучшить свои навыки. На курсе учат быстро делать сложные расчёты, визуализировать данные, строить прогнозы, работать с внешними источниками данных, создавать макросы и скрипты.
• Кроме того, Skillbox даёт бесплатный доступ к записи онлайн-интенсива «Экспресс-курс по Excel: осваиваем таблицы с нуля за 3 дня». Он подходит для начинающих пользователей. На нём можно научиться создавать и оформлять листы, вводить данные, использовать формулы и функции для базовых вычислений, настраивать пользовательские форматы и создавать формулы с абсолютными и относительными ссылками.
• Здесь собраны все бесплатные видеоуроки по Excel и «Google Таблицам», о которых мы говорили выше.

Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше

Студенты не любят MS Excel. Впрочем, MS Excel тоже не очень любит студентов. А мы знаем, как приручить этого демона и упростить учебу и работу с этим нелегким офисным приложением. Ловите, дорогие студенты: самые полезные функции, а также основные методы и приемы работы в Excel!

Советы и основные приемы работы в Excel

Многие просто сходят с ума при работе с этой программой. И чтобы сберечь вам нервы, мы решили раскрыть вам кое-какие профессиональные приемы в MS Excel, благодаря которым ваша жизнь станет существенно проще.

Работа с диаграммой в Excel: быстрое добавление новых данных

Если вы все силы потратили на создание диаграммы, а тут резко выясняется, что кое-какие данные нужно изменить или дополнить диаграмму, не переживайте.

Выделите диапазон с новыми данными, скопируйте его и после этого просто вставьте в диаграмму.

Моментальное заполнение в Excel

Многие приемы в Экселе неизвестны студентам. Мы решили раскрыть вам тайну мгновенного заполнения.

На самом деле, эта функция появилась в программе в 2013 году. Поэтому она есть только в обновленных программах после этого года. Но эта функция однозначно стоит того, чтобы обновить старую версию. И вот почему.

Например, есть у вас список полных данных (имя, фамилия и отчество – Иван Иванович Иванов) для библиографического списка. Но как вы знаете, в курсовой, дипломной или других научных работах нужно использовать сокращенные данные (И.И.Иванов).

И чтобы не перелопачивать вручную несколько страниц, не путаться в сокращениях, делаем так: в соседнем столбце пишем вручную текст, который должен получиться в итоге.

На 2-3-ей строке программа попробует разгадать последовательность ваших действий и автоматически выполнит обработку самостоятельно. Вам нужно будет лишь нажать Ввод, чтобы подтвердить действие – и программа мгновенно преобразует имена в сокращения.

Точно так же вы можете склеивать из фрагментов ФИО, извлекать имена из email и так далее.

Копирование без нарушения форматов в Excel

Скорее всего, вам уже известны такие тайные приемы Эксель, как автозаполнение (тонкий черный крестик в нижнем правом углу ячейки, при растягивании которого можно копировать формулу или содержимое ячейки сразу в несколько ячеек).

Несмотря на его огромную пользу, он имеет и недостатки: при таком копировании часто нарушается формат ячейки, ухудшая дизайн всей таблицы.

Чтобы этого не допустить, сразу после растягивания крестика нажмите специальный смарт-тег – значок, который сразу же появится в нижнем правом углу скопированной части.

Если вы выберите действие Fill Without Formatting (копировать только значения), то программа не будет портить внешний вид оформления, копируя выбранную формулу без формата.

Кстати! Для наших читателей сейчас действует скидка 10% на любой вид работы

Данные из таблицы на геокарте в Excel

Последняя версия радует нас все больше: теперь вы можете отобразить нужную информацию на интерактивной географической карте (например, данные по продажам в разных городах).

Чтобы это сделать, зайдите во вкладку «Вставка», найдите там Магазин приложений и установите там плагин Bing Maps. Добавив модуль, его можно будет потом выбрать во вкладке Вставка/Мои приложения и разместить на рабочий лист.

Теперь вам остается только выделить ячейки с нужной информацией и кликнуть кнопочку Show Locations в модуле. Теперь вы сможете наблюдать информацию на географической карте.

Быстрый переход по листам в Excel

Если в одном документе MS Excel вы создаете по много листов, которые не помещаются в ленте, вам сложно будет в них ориентироваться.

Облегчить задачу можно простым нажатием правой кнопки мыши по любой кнопке прокрутки ярлыков в нижней части экрана.

Превращение строки в столбец и наоборот в Excel

Выделите нужную область, скопируйте его, нажмите правую клавишу мышки по той ячейке, куда хотите поместить выделенные данные. В контекстном меню выберите один из предложенных вариантов вставки – знак Транспортировать.

Если вы используете старую версию Эксель и там нет такой функции, вопрос легко решается специальной вставкой: Ctrl + Alt + V и выбрать опцию Транспортировать.

«Умная» таблица в Excel

Выделите область с информацией, на вкладке Главная выберите  Форматировать как таблицу. Ваш список автоматически преобразуется в «умную» таблицу. Кроме красивой и яркой раскраски эта таблица обладает массой преимуществ. С ней можно:

• автоматически растягивать, дописывая к ней новые столбцы и строки.
• автоматически копировать на весь столбец введенные формулы.
• автоматически закрепить шапку таблицы при прокрутке. Кроме того, в шапку автоматически включаются кнопки фильтра для сортировки и отбора.
• добавлять итоговую строку с автоматическими вычислениями (на вкладке Конструктор).

Спарклайны в Excel

Спарклайнами называют мини-диаграммы, которые прописываются прямо в ячейках. Они нагладно показывают динамику введенной информации.

Для создания таких спарклайнов нужно нажать вкладку Вставка/Спарклайны/ График или Гистограмма. В появившемся окошке указываем нужную область, куда должны быть выведены спарклайны.

Восстановление несохраненных файлов в Excel

Иногда чисто на автомате закрываешь таблицу с огромным количеством введенных данных, не нажав кнопку Сохранить. Не переживайте – это не конец света.

Делайте так: жмите  Файл/Последние, в нижнем правом углу экрана ищите кнопку Восстановить несохраненные книги.

Если у вас версия новее 2013 года, действия несколько отличаются: Файл/Сведения/Управления версиями/Восстановить несохраненные книги.

На экране откроется папка, куда автоматически на небольшой срок сохраняются копии всех недавних документов (созданных или измененных).

Сравнение 2-х участков документа на сходства и отличия в Excel

Если вам нужно быстро найти и сравнить элементы, быстрее всего это будет сделать так:

• выделяем 2 сравниваемых столбца с удержанием Ctrl,
• выбираем вкладку Главная/Условное форматирование/Правила выделения ячеек/Повторяющиеся значения,
• выбираем вариант Уникальные, который появится в новом списке.

Ну что, помогли вам эти простые приемы в работе с MS Excel? В любом случае, если работа с этой программой дается вам все так же сложно, как и раньше, вам всегда поможет учебный сервис, который занимается написанием курсовых, дипломных, рефератов.

Программа Microsoft Excel удобна для составления таблиц и произведения расчетов. Рабочая область – это множество ячеек, которые можно заполнять данными. Впоследствии – форматировать, использовать для построения графиков, диаграмм, сводных отчетов.

Работа в Экселе с таблицами для начинающих пользователей может на первый взгляд показаться сложной. Она существенно отличается от принципов построения таблиц в Word. Но начнем мы с малого: с создания и форматирования таблицы. И в конце статьи вы уже будете понимать, что лучшего инструмента для создания таблиц, чем Excel не придумаешь.

Как создать таблицу в Excel для чайников

Работа с таблицами в Excel для чайников не терпит спешки. Создать таблицу можно разными способами и для конкретных целей каждый способ обладает своими преимуществами. Поэтому сначала визуально оценим ситуацию.

Посмотрите внимательно на рабочий лист табличного процессора:

Это множество ячеек в столбцах и строках. По сути – таблица. Столбцы обозначены латинскими буквами. Строки – цифрами. Если вывести этот лист на печать, получим чистую страницу. Без всяких границ.

Сначала давайте научимся работать с ячейками, строками и столбцами.



Как выделить столбец и строку

Чтобы выделить весь столбец, щелкаем по его названию (латинской букве) левой кнопкой мыши.

Для выделения строки – по названию строки (по цифре).

Чтобы выделить несколько столбцов или строк, щелкаем левой кнопкой мыши по названию, держим и протаскиваем.

Для выделения столбца с помощью горячих клавиш ставим курсор в любую ячейку нужного столбца – нажимаем Ctrl + пробел. Для выделения строки – Shift + пробел.

Как изменить границы ячеек

Если информация при заполнении таблицы не помещается нужно изменить границы ячеек:

1. Передвинуть вручную, зацепив границу ячейки левой кнопкой мыши.



2. Когда длинное слово записано в ячейку, щелкнуть 2 раза по границе столбца / строки. Программа автоматически расширит границы.



3. Если нужно сохранить ширину столбца, но увеличить высоту строки, воспользуемся кнопкой «Перенос текста» на панели инструментов.

Для изменения ширины столбцов и высоты строк сразу в определенном диапазоне выделяем область, увеличиваем 1 столбец /строку (передвигаем вручную) – автоматически изменится размер всех выделенных столбцов и строк.

Примечание. Чтобы вернуть прежний размер, можно нажать кнопку «Отмена» или комбинацию горячих клавиш CTRL+Z. Но она срабатывает тогда, когда делаешь сразу. Позже – не поможет.

Чтобы вернуть строки в исходные границы, открываем меню инструмента: «Главная»-«Формат» и выбираем «Автоподбор высоты строки»

Для столбцов такой метод не актуален. Нажимаем «Формат» — «Ширина по умолчанию». Запоминаем эту цифру. Выделяем любую ячейку в столбце, границы которого необходимо «вернуть». Снова «Формат» — «Ширина столбца» — вводим заданный программой показатель (как правило это 8,43 — количество символов шрифта Calibri с размером в 11 пунктов). ОК.

Как вставить столбец или строку

Выделяем столбец /строку правее /ниже того места, где нужно вставить новый диапазон. То есть столбец появится слева от выделенной ячейки. А строка – выше.

Нажимаем правой кнопкой мыши – выбираем в выпадающем меню «Вставить» (или жмем комбинацию горячих клавиш CTRL+SHIFT+»=»).

Отмечаем «столбец» и жмем ОК.

Совет. Для быстрой вставки столбца нужно выделить столбец в желаемом месте и нажать CTRL+SHIFT+»=».

Все эти навыки пригодятся при составлении таблицы в программе Excel. Нам придется расширять границы, добавлять строки /столбцы в процессе работы.

Пошаговое создание таблицы с формулами

1. Заполняем вручную шапку – названия столбцов. Вносим данные – заполняем строки. Сразу применяем на практике полученные знания – расширяем границы столбцов, «подбираем» высоту для строк.



2. Чтобы заполнить графу «Стоимость», ставим курсор в первую ячейку. Пишем «=». Таким образом, мы сигнализируем программе Excel: здесь будет формула. Выделяем ячейку В2 (с первой ценой). Вводим знак умножения (*). Выделяем ячейку С2 (с количеством). Жмем ВВОД.



3. Когда мы подведем курсор к ячейке с формулой, в правом нижнем углу сформируется крестик. Он указываем на маркер автозаполнения. Цепляем его левой кнопкой мыши и ведем до конца столбца. Формула скопируется во все ячейки.




4. Обозначим границы нашей таблицы. Выделяем диапазон с данными. Нажимаем кнопку: «Главная»-«Границы» (на главной странице в меню «Шрифт»). И выбираем «Все границы».

Теперь при печати границы столбцов и строк будут видны.

С помощью меню «Шрифт» можно форматировать данные таблицы Excel, как в программе Word.

Поменяйте, к примеру, размер шрифта, сделайте шапку «жирным». Можно установить текст по центру, назначить переносы и т.д.

Как создать таблицу в Excel: пошаговая инструкция

Простейший способ создания таблиц уже известен. Но в Excel есть более удобный вариант (в плане последующего форматирования, работы с данными).

Сделаем «умную» (динамическую) таблицу:

1. Переходим на вкладку «Вставка» — инструмент «Таблица» (или нажмите комбинацию горячих клавиш CTRL+T).



2. В открывшемся диалоговом окне указываем диапазон для данных. Отмечаем, что таблица с подзаголовками. Жмем ОК. Ничего страшного, если сразу не угадаете диапазон. «Умная таблица» подвижная, динамическая.

Примечание. Можно пойти по другому пути – сначала выделить диапазон ячеек, а потом нажать кнопку «Таблица».

Теперь вносите необходимые данные в готовый каркас. Если потребуется дополнительный столбец, ставим курсор в предназначенную для названия ячейку. Вписываем наименование и нажимаем ВВОД. Диапазон автоматически расширится.

Если необходимо увеличить количество строк, зацепляем в нижнем правом углу за маркер автозаполнения и протягиваем вниз.

Как работать с таблицей в Excel

С выходом новых версий программы работа в Эксель с таблицами стала интересней и динамичней. Когда на листе сформирована умная таблица, становится доступным инструмент «Работа с таблицами» — «Конструктор».

Здесь мы можем дать имя таблице, изменить размер.

Доступны различные стили, возможность преобразовать таблицу в обычный диапазон или сводный отчет.

Возможности динамических электронных таблиц MS Excel огромны. Начнем с элементарных навыков ввода данных и автозаполнения:

1. Выделяем ячейку, щелкнув по ней левой кнопкой мыши. Вводим текстовое /числовое значение. Жмем ВВОД. Если необходимо изменить значение, снова ставим курсор в эту же ячейку и вводим новые данные.
2. При введении повторяющихся значений Excel будет распознавать их. Достаточно набрать на клавиатуре несколько символов и нажать Enter.



3. Чтобы применить в умной таблице формулу для всего столбца, достаточно ввести ее в одну первую ячейку этого столбца. Программа скопирует в остальные ячейки автоматически.



4. Для подсчета итогов выделяем столбец со значениями плюс пустая ячейка для будущего итога и нажимаем кнопку «Сумма» (группа инструментов «Редактирование» на закладке «Главная» или нажмите комбинацию горячих клавиш ALT+»=»).

Если нажать на стрелочку справа каждого подзаголовка шапки, то мы получим доступ к дополнительным инструментам для работы с данными таблицы.

Иногда пользователю приходится работать с огромными таблицами. Чтобы посмотреть итоги, нужно пролистать не одну тысячу строк. Удалить строки – не вариант (данные впоследствии понадобятся). Но можно скрыть. Для этой цели воспользуйтесь числовыми фильтрами (картинка выше). Убираете галочки напротив тех значений, которые должны быть спрятаны.