Прием обработки данных в excel

В
электронных таблицах доступны такие
средства обработки данных, как сортировка,
фильтрация и формирование итогов.
Использование этих средств требует
представления электронной таблицы в
виде базы данных или списка. В этом
разделе показано, как представить
электронную таблицу в виде базы данных
и применить к ней аппарат сортировки,
фильтрации и формирования итоговых
данных, включая средства сводных таблиц.

Список
— это один из способов организации
данных на рабочем листе. Список создается
как помеченный ряд, состоящий из строк
с однотипными данными. Данные,
организованные в список, в терминологии
Excel называются базой данных (БД). При
этом строки таблицы — это записи базы
данных, а столбцы — поля записей БД.
Чтобы превратить таблицу Excel в список
или базу данных, необходимо присвоить
столбцам однострочные имена, которые
будут использоваться как имена полей
записей БД. Следует иметь в виду, что
однострочные имена столбцов могут
состоять из нескольких строк заголовков,
размещенных в одной строке таблицы
Excel.

При
создании списка или базы данных на
рабочем листе Excel необходимо выполнять
следующие правила:

1.
На одном рабочем листе не следует
помещать более одного списка, поскольку
некоторые операции, например Фильтрация,
работают
в определенный момент только с одним
списком.

2.
Следует отделять список от других данных
рабочего листа хотя бы одним незаполненным
столбцом или одной незаполненной
строкой. Это поможет Excel автоматически
выделить список при выполнении фильтрации
или при сортировке данных.

3.
Список может занимать весь рабочий
лист.

4.
Имена столбцов должны располагаться в
первой строке списка. Excel использует
эти имена при создании отчетов, в поиске
и сортировке данных.

5.
Для имен столбцов следует использовать
шрифт, тип данных, выравнивание, формат,
рамку или стиль прописных букв, •отличных
от тех, которые использовались для
данных списка.

6.
Чтобы отделить имена столбцов от данных,
следует разместить рамку по нижнему
краю ячеек строки с именами столбцов.
Не рекомендуется использовать пустые
строки или пунктирные линии.

Сортировка
данных. Список БД можно отсортировать
по алфавиту, числам или в хронологическом
порядке в соответствии с содержанием
определенного столбца или столбцов.

Чтобы
отсортировать весь список, достаточно
выделить одну ячейку и выбрать в меню
Данные
команду
Сортировка.
Excel
автоматически выделит весь список. Если
в первой строке списка БД находятся
имена столбцов, то они не будут включены
в сортировку. Необходимо иметь в виду,
что в этом случае итоговая строка
исходного списка также будет включена
в сортировку, поэтому целесообразнее
самостоятельно выделять область
исходного списка для сортировки.

Команда
Сортировка
осуществляется
через диалоговое окно. В трех окнах
ввода окна Сортировка
можно
задать ключи, по которым она будет
выполнена.

В
диалоговом окне Сортировка
имеется
режим Параметры,
который
позволяет установить порядок сортировки
по первому ключу — обычный или определяемый
пользователем, задать учет кодировки
строчных и прописных букв (учет регистра
символов), а также направление сортировки
— по возрастанию или по убыванию.

Для
быстрой сортировки на панели инструментов
Стандартная
находятся
две кнопки:

Фильтрация
данных в списке. С помощью фильтров
можно выводить и просматривать только
те данные, которые удовлетворяют
определенным условиям.

Excel
позволяет быстро и удобно просматривать
требуемые данные из списка БД с помощью
простого средства — автофильтра. Более
сложные запросы к базе данных можно
реализовать с помощью команды Расширенный
фильтр.

Чтобы
использовать автофильтр,
надо
сначала выделить область БД для поиска,
с заголовками столбцов. При этом имена
столбцов списка Excel преобразует в имена
полей записей БД.

Затем
выполнить команду Автофильтр
в меню
Данные.

По
команде Автофильтр
Excel
помещает раскрывающиеся стрелки
непосредственно на имена столбцов
списка. Щелкнув по стрелке, можно вывести
на экран список всех уникальных элементов
соответствующего столбца. Если выделить
некоторый элемент столбца, то будут
скрыты все строки, кроме тех, которые
содержат выделенное значение.

Элемент
столбца, который выделен в раскрывающемся
окне списка, называется критерием
фильтра. Можно продолжить фильтрацию
списка с помощью критерия из другого
столбца. Чтобы удалить критерии фильтра
для отдельного столбца, надо выбрать
параметр Все
в
раскрывающемся списке столбца. Чтобы
показать все скрытые в списке строки,
надо выбрать в меню Данные
команду
Фильтр,
а затем
— команду Показать
все.

С
помощью автофильтра можно для каждого
столбца задать Пользовательские
критерии отбора
записей базы данных, например, вывести
на экран только те записи, значения
полей которых находятся в пределах
заданного интервала. Чтобы задать
пользовательский критерий, надо в
раскрывающемся списке столбца выбрать
параметр Настройка…
затем
в диалоговом окне Пользовательский
автофильтр ввести
нужные критерии.

Возможна
фильтрация списков в Excel по сложным
критериям с использованием команды
Расширенный
фильтр.

Для
фильтрации списка или базы данных по
сложному критерию, который будет
определен ниже, а также для получения
части исходного списка по нескольким
заданным столбцам в Excel ис пользуется
команда Расширенный
фильтр меню
Данные.
Отличие
этой команды от команды Автофильтр
состоит
в том, что кроме перечисленных выше
возможностей отфильтрованные записи
можно вынести в другое место рабочего
листа Excel, не испортив исходный список.

Чтобы
использовать команду Расширенный
фильтр, надо
сначала создать таблицу критериев,
которую следует разместить на;
том же
рабочем листе, что и исходный список,
но так, чтобы не скрывать его во время
фильтрации.

Для
формирования таблицы критериев необходимо
скопировать имена полей записей БД
(имена столбцов списка) в ту часть
рабочего листа, где будет располагаться
таблица критериев.

При
этом число строк в этой таблице
определяется только числом критериев
поиска. Однако включение пустых строк
в таблицу критериев недопустимо,
поскольку в этом случае будут найдены
все записи базы данных. Задание критериев
поиска в виде констант требует точной
копии имен тех столбцов исходного
списка, которые задают условия фильтрации.
Кроме таблицы критериев для команды
Расширенный
фильтр надо
определить вид выходного документа.
Это означает, что следует скопировать
в свободное место рабочего листа имена
только тех столбцов списка, ко-1 торые
определяют вид выходного документа.
Количество строк в выходном документе
Excel определит сам.

Таким
образом, для выполнения команды
Расширенный
фильтр надо
выполнить три действия:

сформировать
в свободном месте рабочего листа таблицу
критериев;

сформировать
шапку выходного документа;

выделить
область поиска в исходном списке.

Использование
вычислительного критерия. Ввод вычисляемых
критериев поиска в таблицу требует
выполнения следующих правил.

1.
Формула должна выводить логическое
значение истина
или

ложь.
После
выполнения поиска на экран выводятся
только те стро

ки,
для которых результатом вычисления
формулы будет истина.

2.
Формула должна ссылаться хотя бы на
один столбец в списке.

Использование
вычисляемого критерия накладывает
существенное ограничение на таблицу
критериев. В этом случае имя столбца в
таблице критериев, содержащего значение
вычисляемого критерия, должно отличаться
от имени подобного столбца в исходном
списке.

Формирование
итогов в электронной таблице осуществляется
командой Итоги
из меню
Данные.
Чтобы
команда Итоги
работала,
список должен быть сначала отсортирован.
После сортировки можно подсчитать итоги
по группам записей. Команда Итоги
позволяет
подводить итоги более чем по одному
полю из группы записей, а также добавлять
обрабатываемые поля и применять для
вычисления итогов другие функции.

Сводная
таблица — это еще один инструмент
обработки больших списков с данными.
Поскольку в этом случае сразу подводятся
итоги, выполняются сортировка и фильтрация
списков, то сводная таблица является
более мощным инструментом обработки
данных, который называется «Мастер
сводных таблиц». Для создания сводной
таблицы необходимо выполнить следующие
шаги:

выделить
область списка;

в
меню Данные
выбрать
команду Сводная
таблица, по
которой на экран выводится окно Мастера
сводных таблиц;

щелкнув
по кнопке Далее,
перейти
к следующему шагу.

С
помощью мыши можно перетащить поля
списка из правой части окна Мастера
сводных таблиц в
области Строки,
Столбца и
Данных
в том
же окне. Таким образом формируется вид
выходного документа.

Последний
шаг построения сводной таблицы определяет,
где будет размещена сводная таблица.
Рекомендуется размещать ее на отдельном
рабочем листе. При необходимости можно
сводную таблицу озаглавить.

Для
печати электронной таблицы ее следует
предварительно подготовить. Для этого
необходимо:

разбить
ЭТ на страницы;

установить
параметры страницы;

создать
необходимые колонтитулы;

создать
заголовки для печати, чтобы шапка таблицы
выводи

лась
на каждом листе;

просмотреть
материал, подготовленный для печати.

Чтобы
разбить ЭТ на страницы, необходимо
вставить горизонтальные разделители
конца страницы в требуемых местах ЭТ.
Для этого надо выполнить следующее:
выделить строку, с которой надо начать
новую страницу; в меню Вставка
выполнить
команду Разрыв
страницы;

В
результате Excel вставит широкую пунктирную
линию (конец страницы) сверху от выделенной
строки.

Аналогично
можно разбить на страницы остальную
часть ЭТ.

Для
установки параметров страницы в меню
Файл
следует
выбрать команду Параметры
страницы, определив
размеры полей, наличие и расположение
колонтитулов, а также наличие заголовков
таблицы и другие параметры.

Вопросы
и задания

1.
Что такое электронная таблица и каковы
ее основные функции?

2.
Укажите типы данных, используемые в
электронных таблицах.

3.
Какой класс задач решается с помощью
электронных таблиц?

4.
Чем отличается абсолютный адрес ячейки
от относительного?

5. Что
такое рабочий лист и рабочая книга?

6.
Какие возможности предоставляет Excel
при работе с диаграммами?

7.
Какими средствами располагает Excel для
сортировки и выборки данных?

8.
Какие ограничения имеет сортировка в
Excel?

9.
Что такое фильтрация данных?

10.В
чем отличие автофильтра от расширенного
фильтра?

11.Как
автоматически просуммировать данные
в строках и столбцах?

12.Что
такое мастер формул?

13.Чем
отличается расширенный фильтр от
автофильтра?

14.Что
такое сводная таблица и как ее создать?

15.Что
такое связывание объектов в Excel? Для
чего используются связи?

16.Как
установить связь между данными разных
рабочих листов в

одной
рабочей книге?

17.Как
установить связь между данными из разных
рабочих книг?

18.Какую
проблему позволяет решить установление
связей между разными таблицами в Excel?

19.Можно
ли таблицу, созданную в Excel, вставить в
документ Word?

Темы
рекомендуемых лабораторных работ

1.
Технология обработки электронных
таблиц.

2.
Организация вычислений средствами
электронных таблиц.

3.
Средства деловой графики электронных
таблиц.

4.
Инструментальные средства электронных
таблиц.

5.
Обработка данных в Excel.

6.
Подготовка и печать ЭТ.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Одним из самых популярных методов использования электронных таблиц является обработка данных, полученных из учетных систем. Современные базы данных, используемые учетными системами в качестве хранилища информации, способны накапливать и обрабатывать в собственных структурах десятки, а иногда сотни тысяч информационных записей в день. Средства анализа в системах управления базами данных реализуются либо на программном уровне, либо через специальные интерфейсы и языки запросов. Электронные таблицы позволяют эффективно обработать данные без знания языков программирования и других технических средств.

Методы переноса данных в Excel могут быть различны:

• Копирование-вставка результатов запросов
• Использование стандартных процедур импорта (например, Microsoft Query) для формирования данных на рабочих листах
• Использование программных средств для доступа к базам данных с последующим переносом информации в диапазоны ячеек
• Непосредственный доступ к данным без копирования информации на рабочие листы
• Подключение к OLAP-кубам

Данные, полученные из учетных систем, обычно характеризуются большим объемом – количество строк может составлять десятки тысяч, количество столбцов при этом часто невелико, так как языки запросов к базам данным сами имеют ограничение на одновременно выводимое количество полей.

Обработка этих данных в Excel может вестись различными методами. Выделим основные способы работы:

1. Обработка данных стандартными средствами интерфейса Excel
2. Анализ данных при помощи сводных таблиц и диаграмм
3. Консолидация данных при помощи формул рабочего листа
4. Выборка данных и заполнение шаблонов для получения отчета
5. Программная обработка данных

Правильность выбора способа работы с данными зависит от конкретной задачи. У каждого метода есть свои преимущества и недостатки.

В данной статье будут рассмотрены способы консолидации и выборки данных при помощи стандартных формул Excel. 

Описание примеров

Примеры к статье построены на основе демонстрационной базы данных, которую можно скачать с сайта Microsoft

http://www.microsoft.com/download/en/details.aspx?displaylang=en&id=19704

Выгруженный из этой базы данных набор записей сформирован при помощи Microsoft Query.

Данные не несут специальной смысловой нагрузки и используются только в качества произвольного набора записей, имеющих несколько ключевых полей.

Файл nwdata_sums.xls используется для версий Excel 2000-2003

Файл nwdata_sums.xlsx имеет некоторые отличия и используется для версий Excel 2007-2010.

Первый лист data содержит исходные данные, остальные – примеры различных формул для обработки информации.

Ячейки, окрашенные в серый цвет, содержат служебные формулы. Ячейки желтого цвета содержат ключевые значения, которые могут быть изменены.

Применение метода

Очевидно, самым простым и удобным методом обработки больших объемов данных с точки зрения пользователя являются сводные таблицы. Этот интерфейс специально создавался для подобного рода задач, способен работать с различными источниками данных, поддерживает интерфейсные методы фильтрации, группировки, сортировки, а также автоматической агрегации данных различными способами.

Проблема при консолидации данных при помощи сводных таблиц появляются, если предполагается дальнейшая работа с этими агрегированными данными. Например, сравнить или дополнить данные из двух разных сводных таблиц (как вариант: объемы продаж и прайс листы). В таком случае обычно прибегают к методу копирования значений из сводных таблиц в промежуточные диапазоны с дальнейшим применением формул поиска (VLOOKUP/HLOOKUP). Очевидно, что проблема возникает при обновлении исходных данных (например, при добавлении новых строк) – требуется заново копировать результаты консолидации из сводной таблицы. Другим, с нашей точки зрения, не совсем корректным методом решения является применение функций поиска непосредственно к диапазонам, которые занимают сводные таблицы. Это может привести к неверному поиску при обновлении не только данных, но и внешнего вида сводной таблицы.

Еще один классический пример непригодности применения сводной таблицы – это требование формирования отчета в заранее предопределенном виде («начальство требует в такой форме и никак иначе»). Возможностей настройки сводной таблицы зачастую недостаточно для предоставления произвольной формы. В данном случае пользователи также обычно используют копирование результатов агрегирования в качестве значений.

Самым правильным методом обработки данных в приведенных случаях, с нашей точки зрения, является применение функций рабочего листа для консолидации данных. Этот метод требует иногда больших затрат времени на создание формул, но зато в дальнейшем при изменении исходных данных отчеты будут обновляться автоматически. Файлы примеров показывают различные варианты применения функция рабочего листа для обработки данных.

Суммирование по одному ключевому полю

Таблицы с формулами на листе SUM показывают вариант решения задачи консолидации данных по одному ключевому значению.

Две верхние таблицы на листе демонстрируют возможности стандартной функции SUMIF, которая как раз и предназначена для суммирования с проверкой одного критерия.

SUM!B5

=SUMIF(data!$H:$H;A5;data!$M:$M) 

SUM!B11

=SUMIF(data!$Z:$Z;A11;data!$M:$M) 

Нижние таблицы показывают возможности другой редко используемой функции DSUM

SUM!B19

=DSUM(data!$A$1:$AJ$2156;"Quantity";D18:D19) 

Первый параметр определяет рабочий диапазон данных. Причем верхняя строка диапазона должна содержать заголовки полей. Второй параметр указывает наименование поля (столбца) для суммирования. Третий параметр ссылается на диапазон условий суммирования. Этот диапазон должен состоять как минимум из двух строк, верхняя строка – поле критерия, вторая и последующие — условия.

В другом варианте указания условий именем поля в этом диапазоне можно пренебречь, задав его прямо в тексте условия:

SUM!B28

=DSUM(data!$A$1:$AJ$2156;"Quantity";D27:D28)

SUM!D28

Здесь data!Z2 означает ссылку на текущую строку данных, а не на конкретную ячейку, так как используется относительная ссылка. К сожалению, нельзя указать в третьем параметры ссылку на одну ячейку – строка заголовка полей все равно требуется, хотя и может быть пустой.

В принципе, функции типа DSUM являются устаревшим методом работы с данными, в подавляющем большинстве случаев лучше использовать SUMIF, SUMPRODUCT или формулы обработки массивов. Но иногда их применение может дать хороший результат, например, при совместном использовании с интерфейсной возможностью «расширенный фильтр» – в обоих случаях используется одинаковое описание условий через дополнительные диапазоны.

Суммирование по нескольким критериям

Таблицы с формулами на листе SUM2 показывают вариант суммирования по нескольким критериям.

Первый вариант решения использует дополнительно подготовленный столбец обработанных исходных данных. В реальных задачах логичнее добавлять такой столбец с формулами непосредственно на лист данных.

SUM!D5

=SUMIF(A:A;B5 & ";" & C5;data!M:M) 

Операция «&» используется для соединения строк. Можно также вместо этого оператора использовать функцию CONCATENATE. Промежуточный символ «;» (или любой другой служебный символ) необходим для обеспечения уникальности сцепленных строковых значений.

Пример: Есть, если два поля с перечнем слов. Пары слов «СТОЛ»-«ОСЬ» и «СТО»-«ЛОСЬ» дают одинаковый ключ «СТОЛОСЬ». Что соответственно даст неверный результат при консолидации данных. При использовании служебного символа комбинации ключей будут уникальны «СТОЛ;ОСЬ» и «СТО;ЛОСЬ», что обеспечит корректность вычислений.

Использовать подобную методику создания уникального ключа можно не только для строковых, но и для числовых целочисленных полей.

Второй пример – это популярный вариант использования функции SUMPRODUCT с проверкой условий в виде логического выражения:

SUM!D13

=SUMPRODUCT((data!$H$2:$H$3000=B13)*(data!$Z$2:$Z$3000=C13)*data!$M$2:$M$3000) 

Обрабатываются все ячейки диапазона (data!$M$2:$M$3000), но для тех ячеек, где условия не выполняются, в суммирование попадает нулевое значение (логическая константа FALSE приводится к числу «0»). Такое использование этой функции близко по смыслу к формулам обработки массива, но не требует ввода через Ctrl+Shift+Enter.

Третий пример аналогичен, описанному использованию функций DSUM для листа SUM, но в нем для диапазона условий использовано несколько полей.

SUM!D21

=DSUM(data!$A$1:$AJ$2156;"Quantity";F20:G21) 

Четвертый пример – это использование функций обработки массивов.

SUM!D32

{=SUM(IF(data!$H$2:$H$3000=B32;IF(data!$Z$2:$Z$3000=C32;data!$M$2:$M$3000)))} 

Обработка массивов является самым гибким вариантом проверки условий. Но имеет очень сложную запись, трудно воспринимается пользователем и работает медленнее стандартных функций.

Пятый пример содержится только в файле формата Excel 2007 (xlsx). Он показывает возможности новой стандартной функции

SUMIFS

SUM!D40

=SUMIFS(data!$M$2:$M$3000;data!$H$2:$H$3000;B40;data!$Z$2:$Z$3000;C40) 

Поиск по одному критерию

Таблицы с формулами на листе SEARCH предназначены для поиска по ключевому полю с выборкой другого поля в качестве результата.

Первый вариант – это использование популярной функции VLOOKUP.

SEARCH!B5

=VLOOKUP(A5;data!$H$1:$M$3000;6;0) 

Во втором вариант использовать VLOOKUP нельзя, так как результирующее поле находится слева от искомого. В данном случае используется сочетание функций MATCH+OFFSET.

SEARCH!C13

=MATCH(A13;data!$Z$1:$Z$3000;0) 

SEARCH!B13

=OFFSET(data!$M$1;C13-1;0) 

Первая функция ищет нужную строку, вторая возвращает нужное значение через вычисляемую адресацию.

Поиск по нескольким критериям

Таблицы с формулами на листе SEARCH2 предназначены для поиска по нескольким ключевым полям.

В первом варианте используется техника использования служебного столбца, описанная в примере к листу SUM2:

SEARCH2!Е5

=VLOOKUP(C5 & ";" & D5;$A$1:$B$3000;2;0) 

Второй вариант работы сложнее. Используется обработка массива, который образуется при помощи функций вычисляемой адресации:

SEARCH2!Е 12

{=OFFSET(data!$M$1;MATCH(C13 & ";" & D13; data!$H$1:$H$3000 & ";" & data!$Z$1:$Z$3000;0)-1;0)} 

Четвертый и пятый параметр в функции OFFSET используется для образования массива и определяет его размерность в строках и столбцах.

Выборка по одному критерию

Таблица на листе SELECT показывает вариант фильтрации данных через формулы.

Предварительно определяется количество строк в выборке:

SELECT!С4

=COUNTIF(data!$H:$H;$A$5) 

Служебный столбец содержит формулы для определения номеров строк для фильтра. Первая строка ищется через простую функцию:

SELECT!С5

=MATCH($A$5;data!$H$1:$H$3000;0) 

Вторая и последующие строки ищутся в вычисляемом диапазоне с отступом от предыдущей найденной строки:

SELECT!С6

=MATCH($A$5;OFFSET(data!$H$1;C5;0; ROWS(data!$H$1:$H$3000)-C5;1);0)+C5

Результат выдается через функцию вычисляемой адресации:

SELECT!B6

=IF(ISNA(C6);"";OFFSET(data!$M$1;C6-1;0)) 

Вместо функции проверки наличия ошибки ISNA можно сравнивать текущую строку с максимальным количеством, так как это сделано в столбце A.

Для организации выборок при помощи формул необходимо знать максимально возможное количество строк в фильтре, чтобы создать в них формулы.

Выборка вариантов

Самый сложный вариант выборки по ключевому полю представлен на листе SELECT2. Формулы сами определяют все доступные ключевые значения второго критерия.

Первый служебный столбец содержит сцепленные строки ключевых полей. Второй столбец проверяет соответствие первому ключу и оставляет значение второго ключевого поля:

SELECT2!B2

=IF(LEFT(A2;LEN($D$5)) & ";" = $D$5 & ";"; data!Z2;"") 

Третий служебный столбец проверяет значение второго ключа на уникальность:

SELECT2!C2

=IF(B2="";0;IF(ISNA(MATCH(B2;B$1:B1;0));COUNTIF(C$1:C1;">0")+1;0)) 

Результирующий столбец второго ключа ProductName ищет уникальные значения в служебном столбце C:

SELECT2!E5

=IF(ISNA(MATCH(ROWS($5:5);$C$1:$C$3000;0));"";OFFSET($B$1;MATCH(ROWS($5:5);$C$1:$C$3000;0)-1;0)) 

Столбец Quantity просто суммирует данные по двум критериям, используя технику, описанную на листе SUM2.

SELECT2!F5

=IF(E5="";"";SUMPRODUCT((data!$H$2:$H$3000=D5)*(data!$Z$2:$Z$3000=E5)*data!$M$2:$M$3000)) 

Заключение

Использование функций рабочего листа для консолидации и выборки данных является эффективным методом построения отчетов с обновляемым источником исходных данных. Недостатками этого метода являются повышенные требования к пользователю в части создания сложных формул, а также низкая производительность в сравнении, например, со сводными таблицами. Последний недостаток зависит от объема исходных данных, сложности формул консолидации и технических возможностей компьютера. В критических случаях рекомендуется использовать ручной режим пересчета формул рабочей книги Excel.

Excel – одна из лучших программ для аналитика данных. А почти каждому человеку на том или ином этапе жизни приходилось иметь дело с цифрами и текстовыми данными и обрабатывать их в условиях жестких дедлайнов. Если вам и сейчас нужно это делать, то мы опишем техники, которые помогут существенно улучшить вам жизнь. А чтобы было более наглядно, покажем, как их воплощать, с помощью анимаций.

Анализ данных через сводные таблицы Excel

Сводные таблицы – один из самых простых способов автоматизировать обработку информации. Он позволяет свести в кучу огромный массив данных, которые абсолютно не структурированы. Если его использовать, можно почти навсегда забыть о том, что такое фильтр и ручная сортировка. А чтобы их создать, достаточно нажать буквально пару кнопок и внести несколько несложных параметров в зависимости от того, какой способ представления результатов нужен конкретно вам в определенной ситуации.

Существует множество способов автоматизации анализа данных в Excel. Это как встроенные инструменты, так и дополнения, которые можно скачать на просторах интернета. Также есть дополнение «Пакет анализа», которое было разработано компанией Майкрософт. Она имеет все необходимые возможности, чтобы вы могли получать все необходимые результаты в одном файле Excel.

Пакет анализа данных, разработанный Майкрософт, можно использовать исключительно на едином листе в одну единицу времени. Если он будет обрабатывать информацию, расположенную на нескольких, то итоговая информация будет отображаться исключительно на одном. В других же будут показываться диапазоны без какой-либо значений, в которых есть исключительно форматы. Чтобы осуществить проанализировать информацию на нескольких листах, нужно использовать этот инструмент по отдельности. Это очень большой модуль, который поддерживает огромное количество возможностей, в частности, позволяет выполнять следующие типы обработки:

1. Дисперсионный анализ.
2. Корреляционный анализ.
3. Ковариация.
4. Вычисление скользящего среднего. Очень популярный метод в статистике и в трейдинге.
5. Получать случайные числа.
6. Выполнять операции с выборкой.

Эта надстройка не активирована по умолчанию, но входит в стандартный пакет. Чтобы ею воспользоваться, необходимо ее включить. Для этого сделайте следующие шаги:

1. Перейдите в меню «Файл», и там найдите кнопку «Параметры». После этого перейдите в «Надстройки». Если же вы установили 2007 версию Эксель, то нужно нажать на кнопку «Параметры Excel», которая находится в меню Office.
2. Далее появляется всплывающее меню, озаглавленное словом «Управление». Там находим пункт «Надстройки Excel», нажимаем на него, а потом – на кнопку «Перейти». Если же вы используете компьютер Apple, то достаточно открыть вкладку «Средства» в меню, а потом в раскрывающемся перечне найти пункт «Надстройки для Excel».
3. В том диалоге, который появился после этого, нужно поставить галочку возле пункта «Пакет анализа», после чего подтвердить свои действия, нажав кнопку «ОК».

В некоторых ситуациях может оказаться так, что этого дополнения найти не удалось. В этом случае его не будет в перечне аддонов. Для этого надо нажать на кнопку «Обзор». Может также появиться информация о том, что пакет полностью отсутствует на этом компьютере. В этом случае необходимо его установить. Для этого нужно нажать на кнопку «Да».

Перед тем, как включить пакет анализа, необходимо сначала активировать VBA. Для этого его нужно загрузить таким же способом, как и саму надстройку.

Как работать со сводными таблицами

Первоначальная информация может быть какой-угодно. Это могут быть сведения о продажах, доставке, отгрузках продукции и так далее. Независимо от этого, последовательность шагов будет всегда одинаковой:

1. Откройте файл, в котором содержится таблица.
2. Выделите диапазон ячеек, которые мы будем анализировать с помощью сводной таблицы.
3. Откройте вкладку «Вставка, и там надо найти группу «Таблицы», где есть кнопка «Сводная таблица». Если же используется компьютер под операционной системой Mac OS, то нужно открыть вкладку «Данные», и эта кнопка будет находиться во вкладке «Анализ».
4. После этого откроется диалог с заголовком «Создание сводной таблицы».
5. Затем выставите такое отображение данных, которое соответствует выделенному диапазону.

Мы открыли таблицу, информация в которой никоим образом не структурирована. Чтобы это сделать, можно воспользоваться настройками полей сводной таблицы в правой стороне экрана. Например, отправим в поле «Значения» «Сумму заказов», а информацию про продавцов и дату продажи – в строки таблицы. Исходя из данных, которые содержатся в этой таблице, автоматически определились суммы. Если есть необходимость, можно открыть информацию по каждому году, кварталу или месяцу. Это позволит получить детальную информацию, которая надо в конкретный момент.

От того, сколько колонок есть, будет отличаться и набор имеющихся параметров. Например, общее число столбцов – 5. И нам надо просто разместить и выбрать их верным образом, а показать сумму. В таком случае выполняем действия, показанные на этой анимации.

Можно сводную таблицу конкретизировать, указав, например, страну. Для этого мы включаем пункт «Страна».

Можно также посмотреть информацию про продавцов. Для этого мы заменяем колонку «Страна» на «Продавец». Результат получится следующий.

Анализ данных с помощью 3D-карт

Данный метод визуального представления с географической привязкой дает возможность искать закономерности, привязанные к регионам, а также анализировать информацию этого типа.

Преимущество этого способа в том, что нет необходимости отдельно прописывать координаты. Необходимо просто правильно написать географическое положение в таблице.

Как работать с 3D-картами в Excel

Последовательность действий, которую вам необходимо выполнить, чтобы работать с 3Д-картами, следующая:

1. Откройте файл, в котором есть интересующий диапазон данных. Например, таблица, где есть колонка «Страна» или «Город».
2. Информацию, которая будет показываться на карте, нужно сначала отформатировать, как таблицу. Для этого надо найти соответствующий пункт на вкладке «Главная».
3. Выделите те ячейки, которые будут анализироваться.
4. После этого переходим на вкладку «Вставка», и там находим кнопку «3Д-карта».

Затем показывается наша карта, где города в таблице представлены в виде точек. Но нам не особо нужно просто наличие информации о населенных пунктах на карте. Нам гораздо важнее видеть ту информацию, которая привязана к ним. Например, те суммы, которые можно показать, как высоту столбика. После того, как мы выполним действия, указанные на этой анимации, при наведении курсора на соответствующий столбик будут отображаться привязанные к нему данные.

Также можно воспользоваться круговой диаграммой, которая является намного более информативной в некоторых случаях. От того, какая общая сумма по величине, зависит размер круга.

Лист прогноза в Excel

Нередко бизнес-процессы зависят от сезонных особенностей. И такие факторы надо обязательно принимать в учет на этапе планирования. Для этого существует специальный инструмент Excel, который понравится вам своей высокой точностью. Он значительно более функциональный, чем все описанные выше методы, какими бы отличными они ни были. Точно так же, очень широкой является сфера его использования – коммерческие, финансовые, маркетинговые и даже государственные структуры.

Важно: чтобы рассчитать прогноз, необходимо получить информацию за предыдущее время. От того, насколько долгосрочные данные, зависит качество прогнозирования. Рекомендуется иметь данные, которые разбиты по одинаковым интервалам (например, поквартально или помесячно).

Как работать с листом прогноза

Чтобы работать с листом прогноза, необходимо выполнять следующие действия:

1. Откройте файл, в котором содержится большой объем информации по тем показателям, которые нам надо проанализировать. Например, в течение прошлого года (хотя чем больше, тем лучше).
2. Выделите две строки с информацией.
3. Перейдите в меню «Данные», и там кликните по кнопке «Лист прогноза».
4. После этого откроется диалог, в котором можно выбрать тип визуального представления прогноза: график или гистограмма. Выберите тот, который подходит под вашу ситуацию.
5. Установите дату, когда прогноз должен закончиться.

В приводимом нами ниже примере даются сведения за три года – 2011-2013. При этом рекомендуется указывать временные промежутки, а не конкретные числа. То есть, лучше писать март 2013, а не конкретное число типа 7 марта 2013 года. Чтобы исходя из этих данных получить прогноз на 2014 год необходимо получить данных, расположенные в рядах с датой и показателями, которые были на этот момент. Выделяем эти строки.

Затем переходим на вкладку «Данные» и ищем группу «Прогноз». После этого переходим в меню «Лист прогноза». После этого появится окно, в котором снова выбираем способ представления прогноза, а затем устанавливаем дату, к которой прогноз должен быть закончен. После этого нажимаем на «Создать», после чего получаем три варианта прогноза (показываются оранжевой линией).

Быстрый анализ в Excel

Предыдущий способ действительно хорош, потому что позволяет составлять реальные прогнозы, основываясь на статистических показателях. Но этот метод позволяет фактически проводить полноценную бизнес-аналитику. Очень классно, что эта возможность создана максимально эргономичной, поскольку для достижения желаемого результата необходимо совершить буквально несколько действий. Никаких ручных подсчетов, записи каких-либо формул. Достаточно просто выбрать диапазон, который будет анализироваться и задать конечную цель.

Есть возможность прямо в ячейке создавать самые разные диаграммы и микрографики.

Как работать

Итак, чтобы работать, нам надо надо открыть файл, в котором содержится тот набор данных, который надо анализировать и выделить соответствующий диапазон. После того, как мы его выделим, у нас автоматически появится кнопка, дающая возможность составить итоги или же выполнить набор других действий. Называется она быстрым анализом. Также мы можем определить суммы, которые автоматически будут проставлены внизу. Более наглядно посмотреть, как это работает, можете на этой анимации.

Функция быстрого анализа позволяет также по-разному форматировать получившиеся данные. А определить, какие значения больше или меньше, можно непосредственно в ячейках гистограммы, которая появляется после того, как мы настроим этот инструмент.

Также пользователь может поставить самые разные маркеры, которые обозначают большие и меньшие значения относительно тех, которые есть в выборке. Так, зеленым цветом будут показываться самые большие значения, а красным – наиболее маленькие.

Очень хочется верить, что эти приемы позволят вам значительно повысить эффективность вашей работы с электронными таблицами и максимально быстро добиться всего, что вы желаете. Как видим, эта программа для работы с электронными таблицами дает очень широкие возможности даже в стандартном функционале. А что уже говорить про дополнения, которых очень много на просторах интернета. Важно только обратить внимание, что все аддоны должны быть тщательно проверены на вирусы, потому что модули, написанные другими людьми, могут содержать вредоносный код. Если же надстройки разработаны компанией Майкрософт, то ее можно использовать смело.

Пакет анализа от Майкрософт – очень функциональная надстройка, которая делает пользователя настоящим профессионалом. Она позволяет выполнить почти любую обработку количественных данных, но она довольно сложная для начинающего пользователя. На официальном сайте справки Майкрософт есть детальная инструкция по тому, как использовать разные виды анализа с помощью этого пакета.