При выполнении команды экспорт в word выполняется

Использование буфера обмена

Импорт текстового файла с разделителями

Связь Excel с Access

Импорт и связывание данных в Access

Экспорт данных из Access в Word и Excel

Экспорт документов в HTML-формат

Резюме

Пользователям офисных приложений часто приходится обрабатывать
информацию из различных источников, а значит, постоянно сталкиваться с необходимостью
импорта и экспорта данных. При этом необходимо заботиться, чтобы перенос данных
из одного формата в другой выполнялся без ошибок и потерь важной информации.

В статье рассматривается взаимный обмен данными между основными
приложениями Microsoft Office: Word, Excel и Access, а также операции экспорта/импорта
в формат HTML.

При работе с данными информацию удобнее всего хранить и обрабатывать в табличном
виде. Работать с таблицами позволяют практически все основные приложения Microsoft
Office 2000:

• в текстовом редакторе Word наилучшим образом можно оформить таблицы для
  печати;
• в электронных таблицах Excel удобно проводить анализ данных и результатов
  расчетов как в табличной форме, так и с помощью диаграмм;
• наконец, в базах данных Access можно максимально эффективно обрабатывать
  большие объемы табличных данных.

Каждое офисное приложение имеет свои «фирменные» возможности, поэтому для эффективной
работы с документами и информацией в одной программе лучше перепоручить выполнение
отдельных задач другому приложению. Например, табличные расчеты легко и удобно
произвести в Excel, однако создать красиво отформатированную таблицу для печати
лучше в Word. А значит, нам потребуется импортировать данные из Excel в Word.

Использование буфера обмена

Самый простой способ переноса данных из одной офисной программы в другую — воспользоваться
буфером обмена.

Чтобы поместить информацию в буфер обмена, нужно выделить данные и выбрать в
меню команду Правка а Копировать (или Правка а Вырезать). Все приложения Microsoft
Office 2000 работают с общим буфером обмена, в который можно поместить до 12
различных фрагментов. Для просмотра содержимого буфера обмена нужно вызвать
специальную панель «Буфер обмена» (меню Вид а Панели инструментов а Буфер обмена).

Для вставки произвольного фрагмента из буфера обмена нужно установить курсор
в позицию вставки, а затем в панели «Буфер обмена» выбрать вставляемый фрагмент.
Если же нужно вставить последний скопированный (или вырезанный) фрагмент, то
можно использовать привычную команду меню Правка а Вставить или кнопку Вставить
панели инструментов «Стандартная».

При вставке фрагмента из буфера обмена данные обычно помещаются в формате,
позволяющем их редактировать. Так, ячейки рабочих листов Microsoft Excel и записи
баз данных Microsoft Access вставляются в Word как таблицы Word, с сохранением
ширины столбцов и параметров форматирования шрифта. Текст Microsoft Word, содержащий
символы табуляции, будет вставлен в ячейки листа Microsoft Excel с распределением
по строкам и столбцам (рис. 1). Записи
из Microsoft Access вставляются на лист Microsoft Excel в виде строк, с отображением
каждого поля в отдельном столбце.

Однако если программа не позволяет редактировать данные, то их нужно вставить
в виде внедренного объекта, который можно редактировать в исходной программе,
открыв объект двойным щелчком мыши. Например, таким образом ведет себя диаграмма,
созданная в Excel, если вставить ее в документ Word. Наконец, если данные не
могут быть вставлены в виде внедренного объекта (например, при копировании данных
из программы, не поддерживающей механизм ОLE¹),
то они должны быть помещены в виде неизменяемого рисунка.

Для самостоятельного управления форматом данных, вставляемых из буфера обмена,
следует вместо команды меню Правка а Вставить использовать команду Правка а
Специальная вставка… В этом случае в открывшемся окне «Специальная вставка»
(рис. 2) можно выбрать из списка вариант
конечного результата вставки.

Например, с помощью Специальной вставки таблицу, скопированную из Excel, можно
вставить в Word не только в виде отформатированной таблицы Word, но и как внедренный
лист Microsoft Excel, неформатированный текст, а также в виде точечного или
векторного рисунка.

Импорт текстового файла с разделителями

Если у вас все еще сохранились данные, созданные в «древних» текстовых редакторах
под MS-DOS, то давно пора перенести их в Word, Excel или Access.

Файлы DOS’овских текстовых редакторов хранят только текстовую информацию, а
в таблицах таких документов обычно для разделения используются символы пробелов,
табуляции, символов «!», «:», «;» и др.

Чтобы произвести перенос данных, в Excel выбираем команду Файл а Открыть…,
тип файла «Текстовые файлы» и нажимаем кнопку «Открыть». Запускается мастер
импорта текстов (рис. 3).

На первом шаге мастера нужно указать, формат, в котором хранятся исходные данные,
то есть используются ли разделители в исходном документе, а также кодировку,
в которой хранится текст. Затем нужно указать символ-разделитель и дополнительную
информацию о типе и формате исходных данных. В результате текст будет перекодирован
и вставлен в виде таблицы в Excel.

Примерно так же работает мастер импорта текстовых файлов с разделителями в MS
Access, только при его работе дополнительно можно указывать язык и кодировку
исходного текста.

Кстати, для более корректного импорта текстового файла желательно заранее немного
подкорректировать его содержимое, чтобы количество и местоположение разделителей
в каждой строке совпадало.

Связь Excel c Access

В приложениях MS Office для обмена данными предусмотрены три типа действий:
экспорт, импорт и связывание. При операциях экспорта и импорта полученный результат
не связан с исходными данными, а является их копией. В свою очередь, при операции
связывания данные продолжают храниться в исходном документе, а обращаться к
ним можно из других связанных документов. Таким образом, связывание позволяет
при работе с одним источником данных использовать возможности разных приложений.

Предположим, вы работаете с данными в Excel и хотите воспользоваться возможностями
MS Access. Для этого вам потребуется установить связь с Access. В Excel в меню
Сервис а Надстройки нужно включить надстройку AccessLinks (рис.
4) (возможно, для ее установки требуется дистрибутив MS Office 2000). Надстройка
AccessLinks позволяет использовать формы и отчеты MS Access при работе с данными
MS Excel. В меню Данные в Excel будут добавлены три команды:

• Форма MS Access…;
• Отчет MS Access…;
• Перенести в MS Access… .

При выборе команды Данные а Форма MS Access произойдет следующее:

• по выбору будет создана новая или открыта существующая БД;
• в этой БД автоматически будет установлена связь с исходной таблицей Excel
  и запущен мастер форм Access, предлагающий создать новую форму;
• выполнив все шаги мастера форм, вы получите экранную форму Access для работы
  с данными Excel.

Аналогично работает команда Данные а Отчет MS Access, только в результате будет
создан стандартный отчет Access.

Команда Данные а Перенести в MS Access… запустит Access и выполнит экспорт данных
из Excel в таблицу новой или существующей БД Access.

На рабочем листе Excel появляются кнопки для открытия формы (или отчета) в
Access, а после переноса данных появляется надпись об успешном его окончании
(рис. 5). С помощью этих кнопок можно
повторно вызывать созданные в Access формы или отчеты, связанные с хранящимися
на рабочем листе данными.

Можно достичь подобного результата, работая в MS Access с данными из электронных
таблиц Excel.

Импорт и связывание данных в Access

Среди всех офисных приложений фирмы Microsoft система управления базами данных
Access 2000 специально предназначена для работы с табличными данными.

В Access имеются возможности:

• сохранять большие объемы данных во взаимосвязанных таблицах;
• создавать сложные запросы для отбора записей (табличных строк) и выполнения
  вычислений по данным из нескольких таблиц;
• автоматически изменять множество записей с помощью запросов действия;
• и наконец, создавать собственные формы и отчеты для удобного ввода, редактирования
  и анализа данных.

Чтобы использовать все эти преимущества, необходимо будет перенести в Access
данные из других офисных приложений.

Передать информацию в Access можно с помощью импорта или путем установки связи
с источником данных.

Операция Импорт подразумевает получение извне и сохранение копии данных «приемлемого»
формата. При этом связь с источником исходных данных поддерживаться не будет
(то есть данные становятся «родными» для Access и «забывают» о своем предыдущем
местонахождении).

Попробуем перенести данные из рабочей книги Excel в Access. Для этого в меню
Файл выберем команду Внешние данные а Импорт.

В открывшемся диалоговом окне «Импорт» выберем тип файлов «Microsoft Excel»,
укажем исходный файл Excel и нажмем кнопку Импорт. После этого начнет работу
мастер, который позволяет импортировать в Access содержимое выбранного рабочего
листа или именованного диапазона ячеек (рис.
6).

Импорт именованного диапазона может потребоваться в случае, если на одном рабочем
листе размещено несколько таблиц или наряду с табличными данными есть и другие
объекты (надписи, рисунки или диаграммы). Каждому из таких диапазонов можно
присвоить имя. Для это необходимо выделить диапазон ячеек, в котором размещены
данные табличного вида, а затем в окошке «Имя» (в самом начале строки формул)
ввести название диапазона и нажать Enter (рис.
7).

Из книги Excel можно импортировать в таблицу Access отобранные столбцы из указанного
диапазона или рабочего листа. Тип данных, хранящихся в полях (столбцах) значений,
распознается по содержимому нескольких первых записей (строк), поэтому после
импорта часто требуется его корректировка.

Иногда бывает удобно работать с одними и теми же данными одновременно то из
Excel, то из Access (то есть редактировать и добавлять данные в таблицу как
при работе в Excel, так и при обработке информации в базе данных MS Access).
В этом случае нужно в базе данных Access создать Связи с таблицами Excel.

Для установки связи базы данных с внешней таблицей необходимо выполнить команду
меню Файл а Внешние данные а Связь с таблицами. Запустится мастер установки
связи, шаги которого аналогичны действиям мастера импорта. В результате будет
установлена динамическая связь с данными из Excel, а в списке таблиц в окне
базы данных Access появится новая таблица, помеченная специальной пиктограммой
в виде стрелочки, которая обозначает, что данная таблица является связанной
(рис. 8).

После установки связи данные, хранящиеся в связанной таблице, можно обрабатывать
как в Excel, так и в базе данных Access.

Если в дальнейшем файл — источник данных будет переименован или перемещен в
другую папку, то связь будет нарушена. Для восстановления связи нужно будет
указать новое местоположение исходного файла с помощью команды меню Сервис а
Служебные программы а Диспетчер связанных таблиц.

Аналогичным образом производится импорт и связывание данных из одной базы данных
MS Access в другую.

Экспорт данных из Access в Word и Excel

Как бы ни была удобна и производительна обработка данных в базах данных Access,
все-таки его «выразительные» средства подчас беднее, чем у Excel или Word (Access
сложнее и в нем меньше возможностей оформления). Например, в Excel можно более
наглядно (главное — в привычной для пользователя форме) представить информацию
в табличном виде и намного проще создавать и изменять диаграммы.

В меню Сервис а Связи с Office находятся три команды экспорта данных из Access
в Word и Excel:

• Анализ в MS Excel;
• Публикации в MS Word;
• Слияние с MS Word.

Чтобы отправить данные из Access в Excel, в окне базы данных Microsoft Access
необходимо выбрать таблицу, запрос, форму или отчет, а затем выполнить команду
меню Сервис а Связи с Office а Анализ в MS Excel (рис.
9). Microsoft Access сохранит таблицу, запрос, форму или отчет в виде книги
Microsoft Excel (.xls) и откроет этот файл в Microsoft Excel. Файл с именем
таблицы, запроса или другого объекта базы данных сохраняется в текущем рабочем
каталоге (по умолчанию «C:Мои документы»).

Экспорт документов в HTML-формат

Сегодня для многих стало необходимым размещать данные в сети Internet.

Чтобы быстро подготовить информацию из офисных программ для публикации в Web,
не нужно знать тэги языка HTML — достаточно просто сохранить ее в формате гипертекстового
документа. Для этой цели в Word и Excel добавлена специальная команда меню Файл
а Сохранить как Web-страницу.

После выполнения этой команды откроется окно «Сохранение документа», в котором
можно изменить заголовок документа (кнопка «Изменить»), а также параметры HTML-документа
(кнопка «Сервис» а Параметры Web-документа) (рис.10).
Затем нажмите кнопку «Сохранить», и вы получите готовую Web-страничку.

При сохранении документа в формате HTML неизбежно утрачиваются некоторые элементы
форматирования, поэтому, прежде чем выполнять экспорт, воспользуйтесь командой
Файл а Предварительный просмотр Web-документа для оценки результата.

Полученный в результате Web-документ можно будет разместить в сети Internet
и просматривать с помощью программ-браузеров. Результат, конечно, далек от совершенства
(особенно громоздкий HTML-код), однако простота и скорость создания такой Web-странички
налицо.

Резюме

Перенос информации из одного офисного приложения в другое позволяет наиболее
эффективно работать с данными. Обмен данными можно организовать, используя буфер
обмена, а также операции импорта и экспорта. А для работы с общими данными из
разных приложений удобно организовать связь с источником данных. Надеемся, что
необходимость переноса данных в MS Office 2000 не станет для вас большой проблемой.

КомпьютерПресс 7’2001