Презентация табличный редактор microsoft excel

1. Табличный процессор Microsoft Excel.

2. История и тенденции развития

Идея создания таблицы возникла у студента Гарвардского
университета (США) Дэна Бриклина в1979г. Выполняя
скучные вычисления экономического характера с помощью
бухгалтерской книги, он и его друг Боб Франкстон, который
разбирался в программировании, разработали первую
программу электронной таблицы, названную ими VisiCalc.
Новый существенный шаг в развитии электронных таблиц –
появление в 1982г. на рынке программных средств Lotus 1-23. Lotus в первый же год повышает свой объем продаж до 50
млн. дол. И становится самой большой независимой
компанией – производителем программных средств.

3.

Следующий шаг – появление в 1987г. табличного процессора
Excel фирмы Microsoft. Эта программа предложила более
простой графический интерфейс в комбинации с
ниспадающими меню, значительно расширив при этом
функциональные возможности пакета и повысив качество
выходной информации.
Имеющиеся сегодня на рынке табличные процессоры
способны работать вы широком круге экономических и
других приложений и могут удовлетворить практически
любого пользователя.

4. Microsoft Excel

Предназначена для работы с таблицами данных,
преимущественно числовых.
При формировании таблицы выполняют ввод,
редактирование и форматирование текстовых и
числовых данных, а также формул.

5. Применение электронных таблиц

проведение однотипных расчетов над большими
наборами данных;
автоматизация итоговых вычислений;
решение задач путем подбора значений параметров,
табулирования формул;
обработка результатов экспериментов;
проведение поиска оптимальных значений параметров;
подготовка табличных документов;
построение диаграмм и графиков по имеющимся
данным.

6.

Табличный редактор — это приложение,
позволяющее создавать, редактировать и
форматировать электронные таблицы и данные в
них.
Основные функции табличного редактора MS
Excel:
•Ввод, редактирование, форматирование текста
•Ввод, редактирование, форматирование чисел
•Ввод, редактирование, форматирование формул
•Графическая обработка данных
•Работа с файлами
•Печать и др.

7. Работа с программой

Запуск программы:
Пуск Все программы Excel
Сохранение документа:
Файл Сохранить
Выход из программы:
Файл Выход
Стандартный тип файла: .xls

8. Основные понятия

Электронная таблица – приложение, которое
позволяет хранить и обрабатывать данные в
прямоугольных таблицах. Состоит из строк и столбцов.
Имена сток обозначаются арабскими числами, имена столбцов латинскими буквами.
Ячейка – Пересечение строки и столбца. Имя ячейки: А1,
В12, AW125, IV65536 – последняя
Диапазон ячеек – несколько ячеек, расположенных и
образующих прямоугольник.
Лист – название электронной таблицы в Excel
Книга – документ в Excel, состоящий из нескольких
листов.

9. Выделение объектов

Ячейка – щелчок ЛК мыши по нужной ячейке.
Несколько разных ячеек – удерживая клавишу Ctrl и
щелчок ЛК мыши по нужным ячейкам
Строка(столбец) — щелчок ЛК мыши по имени
нужной строки(столбца).
Диапазон ячеек – удерживая ЛК мыши , протянуть
указатель мыши от начала до конца нужного
диапазона.
Лист – щелчок ЛК мыши по имени нужного листа.

10.

Адрес ячейки определяется именем (номером) столбца и
именем (номером) строки, на пересечении которых находится
ячейка.
Ссылка – указание адреса ячейки.
Блок ячеек – группа смежных ячеек, определяемая с помощью
адреса. Блок ячеек может состоять из одной ячейки, строки,
столбца, а также последовательности строк и столбцов.
Адрес блока ячеек задается указанием ссылок первой и
последней его ячеек, между которыми ставится
разделительный символ – двоеточие или две точки подряд.

11. Рабочая книга и рабочий лист

Документ Excel называется рабочей книгой.
Рабочая книга представляет собой набор рабочих
листов, каждый из которых имеет табличную
структуру и может содержать одну или несколько
таблиц.
В окне документа в программе Excel отображается
только текущий рабочий лист, с которым и ведется
работа.
Каждый рабочий лист имеет название, которое
отображается на ярлычке листа, отображаемом в его
нижней части.

12.

13.

Всего рабочий лист может содержать до 256
столбцов, пронумерованных от А до IV.
Строки последовательно нумеруются цифрами, от 1
до 65 536 (максимально допустимый номер строки).
С помощью ярлычков можно переключаться к
другим рабочим листам, входящим в ту же самую
рабочую книгу.
Чтобы переименовать рабочий лист надо дважды
щелкнуть на его ярлычке.
Рабочий лист состоит из строк и столбцов.
Столбцы озаглавлены прописными латинскими
буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями

14.

Каждый столбец имеет
буквенное обозначение,
начиная с буквы «А».
Каждая строка имеет свой
номер.

15. Ячейки и их адресация

На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они
являются минимальными элементами для хранения данных.
Обозначение отдельной ячейки сочетает в себе номера столбца и
строки, на пересечении которых она расположена.
Обозначение ячейки (ее номер) выполняет функции ее адреса.
Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих
взаимосвязь между значениями, расположенными в разных
ячейках.
Одна из ячеек всегда является активной и выделяется рамкой
активной ячейки.
Эта рамка в программе Excel играет роль курсора
Операции ввода и редактирования всегда производятся в активной
ячейке.
Переместить рамку активной ячейки можно с помощью курсорных
клавиш или указателя мыши

16. На пересечении строк и столбцов образуются ячейки, которые обозначаются координатами (В4 и т.д.).

17.

Ячейка, в которой
находится курсор и
выделена рамкой,
называется текущей.

18. Диапазон ячеек

На данные, расположенные в соседних ячейках,
можно ссылаться в формулах как на единое целое.
Такую группу ячеек называют диапазоном.
Диапазон ячеек обозначают, указывая через
двоеточие номера ячеек, расположенных в
противоположных углах прямоугольника,
например: А1:С15.

19.

Для обозначения
группы ячеек
используется термин
диапазон. Например,
диапазон
выделенных ячеек
может записываться
так:
А2:D8

20.

Выделение ячеек: Выделять ячейки можно не
только сверху вниз или слева направо, но и в любом
другом направлении

21.

Выделение целого столбца:
для этого достаточно
щелкнуть на заголовок этого
столбца. Если необходимо
выделить подряд несколько
столбцов, то необходимо
протянуть мышью по
заголовкам столбцов.

22. Выделение всей строки: для этого достаточно щелкнуть на заголовке этой строки. Если необходимо выделить подряд несколько строк,

то необходимо
протянуть мышью по заголовкам строк.

23. Ввод, редактирование и форматирование данных

Отдельная ячейка может содержать данные,
относящиеся к одному из трех типов: текст, число или
формула, — а также оставаться пустой.
Тип данных, размещаемых в ячейке, определяется
автоматически при вводе.
Если эти данные можно интерпретировать как число,
программа Excel так и делает.
В противном случае данные рассматриваются как
текст.
Ввод формулы всегда начинается с символа «=»
(знака равенства).

24. Основные типы и форматы данных

Число – ввод с клавиатуры обычных чисел (формат по
умолчанию- числовой) можно применить формат денежный,
процентный и др. (Десятичный знак – запятая).
Формула – начинается со знака =, может содержать имена
ячеек, арифметические выражения, числа, функции.
Пример: =А1*2+В3^2 (*-умножение, /-деление, ^возведение в степень).
Текст – это последовательность символов, которая может
содержать буквы, цифры, пробелы, специальные символы и
др.

25. Редактирование.

Переместить: Выделить объект КМ:Вырезать
КМ в нужной месте: Вставить
Копировать: Выделить объект КМ: Копировать
КМ в нужной месте: Вставить
Заполнить: Ввести в первую ячейку данные,
которыми нужно заполнить диапазон ячеек и
выделить нужный диапазон. Правка Заполнить.
Удалить :
КМ на объекте : Удалить
Выделить объект нажать клавишу DELETE

26. Ввод текста и чисел

Ввод данных осуществляют непосредственно в текущую
ячейку или в строку формул, располагающуюся в верхней
части окна программы под панелями инструментов.
Место ввода отмечается текстовым курсором.
Чтобы завершить ввод, сохранив введенные данные,
используют кнопку Ввод в строке формул или клавишу
ENTER.
Чтобы отменить внесенные изменения и восстановить
прежнее значение ячейки, используют кнопку Отмена в
строке формул или клавишу ESC
Для очистки текущей ячейки или выделенного диапазона
проще всего использовать клавишу DELETE.

27. По окончанию ввода программа Excel автоматически выравнивает текстовые данные по левому краю, а числовые – по правому.

28. Форматирование

Форматирование
Ячеек
Столбца
Строки

29.

Форматирование ячеек:
Выделить ячейки Формат Ячейки…
• Число – устанавливает формат ячеек
• Выравнивание – выравнивание текста по горизонтали
и вертикали, ориентация текста, переносить по
словам, автоподбор ширины, объединение ячеек.
• Шрифт – форматирование шрифта текста.
• Граница – добавление границы таблице
• Вид – заливка ячеек.
• Защита – для блокировки и защиты информации в
ячейках.

30.

Форматирование столбца:
Выделить столбец Формат Столбец
• Ширина
• Автоподбор ширины
• Скрыть
• Отобразить
Форматирование строки:
Выделить строку Формат Строка
• Высота
• Автоподбор высоты
• Скрыть строку
• Отобразить строку

31. Введенные в ячейки данные можно форматировать теми же средствами панели Форматирование, что и в Word (шрифт, начертание,

размер, выравнивание, цвет, фон и
др.).

32. Видимая на экране сетка не выводится при печати, поэтому необходимо для нужных ячеек ставить границы с помощью кнопки Границы

на панели
Главная.

33. Изменение ширины ячейки (столбца): Навести указатель мыши на вертикальную границу ячейки (столбца). Указатель примет вид    «

Изменение ширины ячейки (столбца):
Навести указатель мыши на вертикальную границу
ячейки (столбца). Указатель примет вид «
Схватить» мышью границу и перемещать ее до
нужного размера.

34. Изменение высоты ячейки (строки).  Навести указатель мыши на горизонтальную границу ячейки (строки). Указатель примет вид 

Изменение высоты ячейки (строки).
Навести указатель мыши на горизонтальную
границу ячейки (строки). Указатель примет
вид

35. Так же можно изменить высоту и ширину ячейки с помощью команды Формат ячейки на панели Главная

36. Формулы

Вычисления в таблицах программы Excel
осуществляются при помощи формул.
Формула может содержать числовые константы,
ссылки на ячейки и функции Excel, соединенные
знаками математических операций.
Если ячейка содержит формулу, то в рабочем листе
отображается текущий результат вычисления этой
формулы.
Если сделать ячейку текущей, то сама формула
отображается в строке формул.

37. Способы задания ссылки на ячейку

Адрес ячейки можно ввести вручную.
Щелчок на нужной ячейке или выборе диапазона,
адрес которого требуется ввести. Ячейка или
диапазон при этом выделяются пунктирной
рамкой.

38. Редактирование формулы

Двойной щелчок на
соответствующей ячейке. При
этом ячейки (диапазоны), от
которых зависит значение
формулы, выделяются на рабочем
листе цветными рамками, а сами
ссылки отображаются в ячейке и в
строке формул тем же цветом.

39. Абсолютные и относительные ссылки

По умолчанию, ссылки на ячейки в формулах
рассматриваются как относительные.
Это означает, что при копировании формулы адреса в ссылках
автоматически изменяются в соответствии с относительным
расположением исходной ячейки и создаваемой копии.
При абсолютной адресации адреса ссылок при копировании
не изменяются, так что ячейка, на которую указывает ссылка,
рассматривается как нетабличная.
Для изменения способа адресации при редактировании
формулы надо выделить ссылку на ячейку и нажать клавишу
F4.
Элементы номера ячейки, использующие абсолютную
адресацию, предваряются символом $.

40. Копирование содержимого ячеек

Копирование и перемещение ячеек в программе
Excel можно осуществлять методом
перетаскивания или через буфер обмена.
При работе с небольшим числом ячеек удобно
использовать первый метод, при работе с
большими диапазонами — второй.

41. Метод перетаскивания

Чтобы скопировать или переместить текущую
ячейку вместе с содержимым, следует навести
указатель мыши на рамку текущей ячейки.
Затем ячейку можно перетащить в любое место
рабочего листа.

42. Автозаполнение числами

В правом нижнем углу рамки текущей ячейки имеется
черный квадратик — маркер заполнения. При наведении
на него указатель мыши приобретает форму тонкого
черного крестика.
Перетаскивание маркера заполнения рассматривается как
операция «размножения» содержимого ячейки в
горизонтальном или вертикальном направлении.

43. Автозаполнение формулами

Ее особенность заключается в необходимости
копирования ссылок на другие ячейки.
В ходе автозаполнения во внимание принимается
характер ссылок в формуле: относительные ссылки
изменяются в соответствии с относительным
расположением копии и оригинала, абсолютные
остаются без изменений.

44. Правила обновления ссылок при автозаполнении

45. Построение диаграмм и графиков

Построение графического изображения производится
на основе ряда данных — группы ячеек с данными в
пределах отдельной строки или столбца.
На одной диаграмме можно отображать несколько
рядов данных.
Для построения диаграммы обычно используют
Мастер диаграмм, запускаемый щелчком на кнопке
Мастер диаграмм на стандартной панели
инструментов.

46. Панели инструментов

Панели инструментов можно расположить друг за
другом в одной строке. Например, при первом
запуске приложения Microsoft Office панель
инструментов Стандартная располагается рядом с
панелью инструментов Форматирования.
При размещении в одной строке нескольких панелей
инструментов может не хватать места для
отображения всех кнопок. В этом случае
отображаются наиболее часто используемые кнопки.

47. Строка основного меню

Она включает в себя несколько пунктов меню:
файл – для открытия, сохранения, закрытия, печати документов и т.д.;
правка – служит для отмены ввода, повторного ввода, вырезания
копирования документов или отдельных предложений;
вид – служит для вывода на экран разных панелей, а так же разметки
страниц, вывода области задач и т.д.;
вставка – служит для вставки столбцов, строк , диаграмм и т.д.;
формат – служит для форматирования текста;
сервис – служит для проверки орфографии, защиты, настроек и т.д.;
данные – служит для сортировки, фильтра, проверки данных и т.д.;
окно – служит для работы с окном; справка для показа справки о
документе или самой программе.

48.

Заголовки
столбцов
Заголовки строк
Строка
состояния
Полосы
прокрутки
Заголовки строк и столбцов необходимы для поиска нужной
ячейки.
Строка состояния показывает состояния документа.
Полосы прокрутки служат для прокрутки документа вверх –
вниз, вправо – влево.

49.

Поле имени
Кнопки ввода,
отмены и
мастера функций
Ярлычок листа
Кнопки прокрутки
ярлычков
Строка формул
Маркер
разбиения
ярлычков
Строка формул используется для ввода и редактирования значений
или формул в ячейках или диаграммах.
Поле имени – это окно слева от строки формул, в котором выводится
имя ячейки или интервала ячеек.
Кнопки прокрутки ярлычков осуществляют прокрутку ярлычков
рабочей книги.

50. Экран MS Excel

Строка заголовка
Панель
стандартная
Строка
Панель
основного меню
форматирования
Заголовки
строк
Строка
состояния
Заголовки
столбцов
Полосы
прокрутки

51. Экран MS Excel

Поле
имени
Кнопки
прокрутки
ярлычков
Кнопки ввода,
отмены и
мастера функций
Ярлычок
листа
Строка
формул
Маркер
разбиения
ярлычков

52. Данные в Excel

Текстовый тип данных
Текстовые данные представляют собой некоторый набор
символов. Если первый из них является буквой, кавычкой,
апострофом или пробелом либо цифры чередуются с буквами, то
такая запись воспринимается как текст.
Действия над символьными данными производятся аналогично
действиям над объектами в текстовом процессоре.
Пример:
Расписание занятий
422 группа
001 счет

53.

Числовой тип данных
Числовые данные представляют собой последовательность
цифр, которые могут быть разделены десятичной запятой и
начинаться с цифры, знака числа («+» либо «-») или
десятичной запятой. Над числовыми данными в
электронной таблице могут производиться различные
математические операции.
Пример:
232,5
,546
-13,7
+100

54.

Логический тип данных
Логические данные используются в логических формулах
и функциях. Данные этого типа отображаются в текущей
ячейке следующим образом: если вводится любое
отличное от нуля число (целое или дробное), то после
нажатия клавиши <Enter> в этой ячейке будет выведено
«ИСТИНА». Ноль отображается в соответствующей ячейке
как «ЛОЖЬ».Это представление данных связано с
понятием логической переменной, которая используется в
алгебре логики. Она служит для описания высказываний,
которые могут принимать одно из двух возможных
значений: «истина» (логическая единица) либо «ложь»
(логический нуль).

55.

Тип данных — даты
Этот тип данных используется при выполнении
таких функций, как добавление к дате числа,
получение разности двух дат, при пересчете даты,
например вперед или назад. Пересчет чисел в даты
производится автоматически в зависимости от
заданного формата. Табличный процессор позволяет
представлять вводимые числа как даты несколькими
способами.
Пример: 4 июня 1998
06.98
Июнь
Июнь 1998
4 июня
04.06

56.

Если в ячейке таблицы хранится последовательность
цифр, начинающаяся с кавычки, то, хотя такой набор
цифр и выглядит на экране как число, на самом деле это
текст. Его нельзя использовать в вычислениях. Любые
текстовые донные в вычислениях всегда
воспринимаются как ноль.

57.

Внешний признак, по которому можно различить
текстовые и числовые данные. Если в ячейку вводится
текст, то после нажатия клавиши <Enter> он
автоматически (по умолчанию) выравнивается по левой
границе ячейки.

58.

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Вопросы:
Что такое электронные таблицы?
Назначение электронных таблиц.
Что такое рабочая книга и рабочие листы?
Как именуются ячейки?
Какие типы данных могут храниться в
ячейках?
Какая ячейка является текущей?
Каким образом можно оформить таблицу?

1


Microsoft Excel Электронные таблицы Microsoft Excel предназначены для создания и редактирования табличных (бухгалтерских) документов, создания диаграмм, простых баз данных, анализа данных. Автор: Тутыгин В.С.

2


Рабочее окно Excel

3


Создание таблицы В клетки на рабочем листе Excel можно вводить: Текст; Формулы. Формулы могут включать числа, ссылки на ячейки и диапазоны ячеек текущего рабочего листа или других листов, знаки математических действий При создании таблицы используются приемы автозаполнения и автосуммирования.

4


Пример таблицы

5


Автоматизация при создании таблиц. Автозаполнение Автозаполнение применяется если в строке или столбце содержатся: Одни и те же числа или текст; Числовой ряд (арифметическая или геометрическая прогрессия); Стандартные списки (например, названия дней недели).

6


Автозаполнение строки одинаковыми числами Шаг 1. Ввод числа в первую клетку. Шаг 2. Буксировка курсора автозаполнения вдоль строки.

7


Автозаполнение. Арифметическая прогрессия 1. Ввести первые два значения прогрессии пометить эти две клетки. 2. Буксировать курсор автозаполнения вдоль строки.

8


Автозаполнение. Геометрическая прогрессия 1. Заполнить первую клетку; 2. Пометить ряд клеток в строке или столбце, в которых должна быть прогрессия; 3. [Правка] — [Заполнить] — [Прогрессия…]; 4. Выбрать тип прогрессии «геометрическая», задать шаг, конечное значение и щелкнуть левой кнопкой мыши на кнопке «OK» всплывающей панели «Прогрессия».

9


Автосуммирование Позволяет автоматически вычислять строку (столбец) с итоговыми суммами.

10


Автосуммирование 1. Пометить строку для сумм 2. Выбрать пиктограмму Автосумма

11


Форматирование таблицы Форматирование таблицы включает: Форматирование ячеек; Форматирование строк; Форматирование таблицы в целом

12


Форматирование ячеек Для форматирования выбрать Format/Font Форматирование ячеек включает задание: Формата числа; Выравнивание текста в ячейке; Задание параметров шрифта; Задание границ ячейки; Заливку ячеек (цвет); Введение защиты ячейки;

13


Параметры форматирования ячеек таблицы

14


Условное форматирование ячеек таблицы Можно задать особые параметры формата ячеек (например, другой цвет ячейки) в таблице при выполнении какого-либо условия (например, >100). Для этого: 1. Пометить ячейки таблицы; 2. [Формат]–[Условное форматирование…]; 3. Задать условия и вид форматирования.

15


Примечания к ячейкам К любой ячейке таблицы можно создать примечание (комментарий). Для этого: 1. Пометить ячейку. 2. [Вставка] – [Примечание]. 3. Ввести текст примечания.

16


Форматирование строк/столбцов Форматирование строк(столбцов) включает: Настройку высоты строк (ширины столбцов); Автоподбор высоты строк (ширины столбцов).

17


Автоформат таблицы При форматировании таблицы в целом выбирается один из стандартных видов внешнего оформления таблицы. Для этого: Пометить форматируемую область таблицы; [Формат] — [Автоформат] — [ ].

18


Автоформат таблицы. Пример.

19


Построение диаграмм 1. Пометить строку с подписями для оси Х и строки с данными

20


Построение диаграмм [Insert] – [Chart]; Задать атрибуты диаграммы (подписи осей, название диаграммы, легенду и т. д.) в ходе диалога.

21


Базы данных Можно использовать таблицу как базу данных, так как в Excel предусмотрены средства сортировки и поиска данных в таблице по критериям, задаваемым пользователем, имеются средства интерфейса пользователя (формы) для работы с данными в таблицах.

22


Базы данных. Сортировка записей Пометить таблицу базы данных; [Фильтр] – [Автофильтр]; Открыть меню в столбце; Выбрать пункт «Сортировка по возрастанию (убыванию)»

23


Базы данных. Поиск записей Выбрать пункт подменю «Условие» На всплывающей панели «Пользовательский автофильтр» устанавливаем условия отбора записей

24


Анализ данных Количество строк и столбцов таблицы и количество поставщиков или потребителей может быть очень велико (несколько сотен). Это затрудняет оценку итогов деятельности непосредственно по данным, приведенным в таблице.

25


Анализ данных В результате анализа часто требуется получить в сжатом виде данные по потребителям (фирмам): Сколько каждой фирмой закуплено товаров за месяц по видам продукции; Какая сумма фирмой уже выплачена; Сколько фирма еще должна выплатить.

26


Анализ данных. Исходная таблица данных.

27


Результат анализа

28


Создание сводной таблицы Сводная таблица может включать результаты анализа сразу по двум показателям, например, содержать сводные данные о закупках или отгрузке продукции одновременно по фирмам и по датам.

29


Пример сводной таблицы Дата Наим.орг.Данные01.я нв 02.я нв 03.я нв 04.я нв 05.я нв 06.я нв 07.я нв 08.я нв 09.я нв 10.я нв Общий итог АЛЬЯНССумма по полю Всего 125 Сумма по полю Оплата Сумма по полю Остаток 125 АННА-МАРИЯСумма по полю Всего Сумма по полю Оплата Сумма по полю Остаток Итог Сумма по полю Всего Итог Сумма по полю Оплата Итог Сумма по полю Остаток

30


Решение задач. Подбор параметра. Excel включает средства, позволяющие автоматически подбирать значения параметров, при которых достигается заданное значение какого-либо показателя, связанного функционально с этим параметром (например, достигать заданную прибыль при подборе значения накладных расходов)

31


Пример таблицы В этой таблице приведена калькуляция расходов и доходов от издания книги. Прибыль от издания книги зависит от тиража, % накладных расходов, цены и себестоимости.

32


Решение задач. Подбор параметра.

33


Решение задач. Подбор параметра Пометить целевую ячейку; [Сервис] – [Подбор параметра…]; В появившейся диалоговой панели «Подбор параметра» внести: — в окно «Установить в ячейке:»- адрес целевой ячейки; — в окно «Значение:» — желаемое значение в целевой ячейке; — в окно «Изменяя значение ячейки:» — адрес изменяемой ячейки;

34


Решение задачи оптимизации В составе Excel есть программа Solver, предназначенная для нахождения значений нескольких параметров при наличии ограничений при которых значение параметра, связанного функционально с ними максимизируется или минимизируется. Примером может быть задача получения максимальной прибыли за счет перераспределения по кварталам затрат на рекламу.

35


Решение задачи оптимизации

36


Для решения задачи оптимизации нужно Пометить целевую ячейку; 2. [Сервис] — [Поиск решения…]. В результате появится диалоговая панель «Поиск решения»

37


Вид диалогового окна «Поиск решения»

38


В окнах диалоговой панели нужно задать… — в окно «Установить целевую ячейку:» ввести адрес целевой ячейки: — активизировать один из элементов (максимальному значению, минимальному значению) в группе «Равной:» или задать фиксированное значение, достигаемое в целевой ячейке в результате оптимизации в окно «значению»; — указать диапазон изменяемых ячеек в окне «Изменяя ячейки:»; — ввести ограничения в окно «Ограничения». Вызов панели ввода ограничений — щелчком левой кнопки мыши на кнопке «Добавить».

39


Для получения автоотчета по результатам оптимизации нужно… Во всплывающей после активизации кнопки Solver панели Solver Results нужно выбрать: [Answer] – [OK]

40


Создание и использование макросов В макросы записывают последовательности команд, соответствующих выполнению нескольких часто повторяющихся последовательных действий с таблицами или диаграммами Excel. Запуск макроса будет приводить к автоматическому выполнению всей последовательности действий. Для возможности работы с макросами нужно установить низкий уровень защиты: [Сервис] – [Макрос] – [Безопасность…] – [Низкая].

41


Создание макроса с помощью макрорекордера 1. [Сервис] — [Макрос] — [Начать запись]; 2. Вввести имя макроса в окно ввода Имя макроса панели Запись макроса и нажать кнопку [OK]; 3. Выполнить действия с таблицей или диаграммой; 4. Остановить запись макроса щелчком левой кнопки мыши на кнопке OK всплывающей панели «Остановить запись макроса».

42


Запуск макроса 1. [Сервис] — [Макрос] – [Макросы…] ; 2. Выбрать из меню нужный макрос; 3. [Выполнить].

43


Создание средств запуска макросов Для запуска макросов могут быть созданы и использоваться: кнопки, которые могут быть добавлены в имеющиеся пиктографические меню Excel; кнопки управления Кнопка из панели инструментов Формы; графические объекты и объекты WordArt.

44


Для создания кнопки в пиктографическом меню нужно [Вид] — [Панели инструментов] — [Настройка…]; 2. [Команды] – [Макросы]; 3. Отбуксировать кнопку Кнопка на имеющуюся панель инструментов, например, на панель Стандартная; 4. [Закрыть].

45


Для создания кнопки управления на рабочем листе нужно [Вид] – [Панели инструментов] – [Формы]; 2. Выбрать объект Кнопка и установить его в нужном месте листа рабочей книги Excel и нужного размера; 3. Связать кнопку Кнопка с макросом для чего вызвать контекстное меню правой кнопкой мыши и выбрать пункт Назначить макрос, затем указать требуемый макрос в списке.

46


Для создания средства запуска макроса в форме графического объекта или объекта WordArt нужно… 1.Создать такой объект; 2.Вызвать контекстное меню правой кнопкой мыши и выбрать пункт Назначить макрос, затем указать требуемый макрос в списке.

Табличный процессор Microsoft Excel.

• Борисов В.А.
• КАСК – филиал ФГБОУ ВПО РАНХ и ГС
• Красноармейск 2011 г.

• <number>

• Класс программ, используемых для представления данных в электронной форме, их отображения и обработки называется электронными таблицами.

• <number>

• Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек.

Применение электронных таблиц

• <number>

• проведение однотипных расчетов над большими наборами данных;
• автоматизация итоговых вычислений;
• решение задач путем подбора значений параметров, табулирования формул;
• обработка результатов экспериментов;
• проведение поиска оптимальных значений параметров;
• подготовка табличных документов;
• построение диаграмм и графиков по имеющимся данным.

• <number>

• Основные понятия электронных таблиц

Microsoft Excel

• <number>

• Предназначена для работы с таблицами данных, преимущественно числовых.
• При формировании таблицы выполняют ввод, редактирование и форматирование текстовых и числовых данных, а также формул.

Рабочая книга и рабочий лист. Строки, столбцы, ячейки.

• <number>

• Документ Excel называется рабочей книгой.
• Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц.

• <number>

• <number>

• В окне документа в программе Excel отображается только текущий рабочий лист, с которым и ведется работа.
• Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа, отображаемом в его нижней части.

• <number>

• С помощью ярлычков можно переключаться к другим рабочим листам, входящим в ту же самую рабочую книгу.
• Чтобы переименовать рабочий лист надо дважды щелкнуть на его ярлычке.

• <number>

• Рабочий лист состоит из строк и столбцов.
• Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями.

• <number>

• Всего рабочий лист может содержать до 256 столбцов, пронумерованных от А до IV.
• Строки последовательно нумеруются цифрами, от 1 до 65 536 (максимально допустимый номер строки).

Ячейки и их адресация

• <number>

• На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами для хранения данных.
• Обозначение отдельной ячейки сочетает в себе номера столбца и строки, на пересечении которых она расположена.

• <number>

• Обозначение ячейки (ее номер) выполняет функции ее адреса.
• Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках.

• <number>

• Одна из ячеек всегда является активной и выделяется рамкой активной ячейки.
• Эта рамка в программе Excel играет роль курсора.

• <number>

• Операции ввода и редактирования всегда производятся в активной ячейке.
• Переместить рамку активной ячейки можно с помощью курсорных клавиш или указателя мыши.

Диапазон ячеек

• <number>

• На данные, расположенные в соседних ячейках, можно ссылаться в формулах как на единое целое.
• Такую группу ячеек называют диапазоном.

• <number>

• Наиболее часто используют прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последовательно идущих строк и группы последовательно идущих столбцов.

• <number>

• Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие номера ячеек, расположенных в противоположных углах прямоугольника, например: А1:С15.

• <number>

• Если требуется выделить прямоугольный диапазон ячеек, это можно сделать протягиванием указателя от одной угловой ячейки до противоположной по диагонали.

• <number>

• Чтобы выбрать столбец или строку целиком, следует щелкнуть на заголовке столбца (строки).
• Протягиванием указателя по заголовкам можно выбрать несколько идущих подряд столбцов или строк.

Ввод, редактирование и форматирование данных

• <number>

• Отдельная ячейка может содержать данные, относящиеся к одному из трех типов: текст, число или формула, — а также оставаться пустой.

• <number>

• Тип данных, размещаемых в ячейке, определяется автоматически при вводе.
• Если эти данные можно интерпретировать как число, программа Excel так и делает.
• В противном случае данные рассматриваются как текст.
• Ввод формулы всегда начинается с символа «=» (знака равенства).

Ввод текста и чисел

• <number>

• Ввод данных осуществляют непосредственно в текущую ячейку или в строку формул, располагающуюся в верхней части окна программы под панелями инструментов.
• Место ввода отмечается текстовым курсором.

• <number>

• Чтобы завершить ввод, сохранив введенные данные, используют кнопку Ввод в строке формул или клавишу ENTER.

• <number>

• Чтобы отменить внесенные изменения и восстановить прежнее значение ячейки, используют кнопку Отмена в строке формул или клавишу ESC.

• <number>

• Для очистки текущей ячейки или выделенного диапазона проще всего использовать клавишу DELETE.

Форматирование содержимого ячеек

• <number>

• Текстовые данные по умолчанию выравниваются по левому краю ячейки, а числа — по правому.
• Чтобы изменить формат отображения данных в текущей ячейке или выбранном диапазоне, используют команду Формат > Ячейки.

Функции диалогового окна Ячейки

• <number>

• выбор формата записи данных,
• задание направления текста и метода его выравнивания,
• определение шрифта и начертания символов,
• управление oтoбpaжeниeм и видом рамок,
• задание фонового цвета.

• <number>

• Содержание электронной таблицы

Формулы

• <number>

• Вычисления в таблицах программы Excel осуществляются при помощи формул.
• Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции Excel, соединенные знаками математических операций.

• <number>

• Если ячейка содержит формулу, то в рабочем листе отображается текущий результат вычисления этой формулы.
• Если сделать ячейку текущей, то сама формула отображается в строке формул.

Правило использования формул

• <number>

• Если значение ячейки действительно зависит от других ячеек таблицы, всегда следует использовать формулу, даже если операцию легко можно выполнить в «уме».

Ссылки на ячейки

• <number>

• Ячейка, содержащая формулу, таким образом, является зависимой.
• Значение, отображаемое в ячейке с формулой, пересчитывается при изменении значения ячейки, на которую указывает ссылка.

Способы задания ссылки на ячейку

• <number>

• Адрес ячейки можно ввести вручную.
• Щелчок на нужной ячейке или выборе диапазона, адрес которого требуется ввести. Ячейка или диапазон при этом выделяются пунктирной рамкой.

• <number>

Редактирование формулы

• <number>

• Двойной щелчок на соответствующей ячейке. При этом ячейки (диапазоны), от которых зависит значение формулы, выделяются на рабочем листе цветными рамками, а сами ссылки отображаются в ячейке и в строке формул тем же цветом.

Абсолютные и относительные ссылки

• <number>

• По умолчанию, ссылки на ячейки в формулах рассматриваются как относительные.
• Это означает, что при копировании формулы адреса в ссылках автоматически изменяются в соответствии с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копии.

• <number>

• При абсолютной адресации адреса ссылок при копировании не изменяются, так что ячейка, на которую указывает ссылка, рассматривается как нетабличная.

• <number>

• Для изменения способа адресации при редактировании формулы надо выделить ссылку на ячейку и нажать клавишу F4.
• Элементы номера ячейки, использующие абсолютную адресацию, предваряются символом $.

Копирование содержимого ячеек

• <number>

• Копирование и перемещение ячеек в программе Excel можно осуществлять методом перетаскивания или через буфер обмена.
• При работе с небольшим числом ячеек удобно использовать первый метод, при работе с большими диапазонами — второй.

Метод перетаскивания

• <number>

• Чтобы скопировать или переместить текущую ячейку вместе с содержимым, следует навести указатель мыши на рамку текущей ячейки.
• Затем ячейку можно перетащить в любое место рабочего листа.

Применение буфера обмена

• <number>

• Выделить копируемый диапазон и дать команду на его помещение в буфер обмена: Правка > Копировать или Правка > Вырезать.
• Вставка данных в рабочий лист возможна лишь немедленно после их помещения в буфер обмена.
• Попытка выполнить любую другую операцию приводит к отмене начатого процесса копирования или перемещения.

• <number>

• Место вставки определяется путем указания ячейки, соответствующей верхнему левому углу диапазона, помещенного в буфер обмена, или путем выделения диапазона, который по размерам в точности равен копируемому (перемещаемому).
• Вставка выполняется командой Правка > Вставить.

Специальная вставка

• <number>

• В этом случае правила вставки данных из буфера обмена задаются в открывшемся диалоговом окне.

Автоматизация ввода

• <number>

• К числу предоставляемых средств относятся: автозавершение, автозаполнение числами и автозаполнение формулами.

Автозавершение

• <number>

• Применяют при вводе в ячейки одного столбца рабочего листа текстовых строк, среди которых есть повторяющиеся.
• В ходе ввода текстовых данных в очередную ячейку Excel проверяет соответствие введенных символов строкам, имеющемся в этом столбце выше.
• Если обнаружено однозначное совпадение, введенный текст автоматически дополняется.

• <number>

• Нажатие клавиши ENTER подтверждает операцию автозавершения, в противном случае ввод можно продолжать.
• Можно прервать работу средства автозавершения, оставив в столбце пустую ячейку.
• Чтобы использовать возможности средства автозавершения, заполненные ячейки должны идти подряд, без промежутков между ними.

Автозаполнение числами

• <number>

• В правом нижнем углу рамки текущей ячейки имеется черный квадратик — маркер заполнения. При наведении на него указатель мыши приобретает форму тонкого черного крестика.
• Перетаскивание маркера заполнения рассматривается как операция «размножения» содержимого ячейки в горизонтальном или вертикальном направлении.

• <number>

• Если ячейка содержит число, то при перетаскивании маркера происходит копирование ячеек или их заполнение арифметической прогрессией.
• Для выбора способа автозаполнения следует производить специальное перетаскивание с использованием правой кнопки мыши.

Автозаполнение формулами

• <number>

• Ее особенность заключается в необходимости копирования ссылок на другие ячейки.
• В ходе автозаполнения во внимание принимается характер ссылок в формуле: относительные ссылки изменяются в соответствии с относительным расположением копии и оригинала, абсолютные остаются без изменений.

Правила обновления ссылок при автозаполнении

• <number>

Использование стандартных функций

• <number>

• Вызов функции состоит в указании в формуле имени функции, после которого в скобках указывается список параметров.
• Отдельные параметры разделяются в списке точкой с запятой.

• <number>

• В режиме ввода формулы в левой части строки формул, где раньше располагался номер текущей ячейки, появляется раскрывающийся список функций.
• Он содержит десять функций, которые использовались последними, а также пункт Другие функции.

Использование мастера функций

• <number>

• При выборе пункта Другие функции запускается Мастер функций, облегчающий выбор нужной функции.
• В раскрывающемся списке Категория выбирается категория, к которой относится функция, а в списке Выберите функцию — конкретная функция данной категории.

• <number>

• После щелчка на кнопке ОК имя функции заносится в строку формул вместе со скобками, ограничивающими список параметров.
• Текстовый курсор устанавливается между этими скобками.
• Вызвать Мастер функций можно и проще, щелчком на кнопке Вставка функции в строке формул.

• <number>

• Правила вычисления формул, содержащих функции, не отличаются от правил вычисления более простых формул.
• Ссылки на ячейки, используемые в качестве параметров функции, также могут быть относительными или абсолютными, что учитывается при копировании формул методом автозаполнения.

• <number>

Печать документов Excel

• <number>

• Элементы оформления рабочего окна программы: номера строк и столбцов, условные границы ячеек — обычно не отображаются при печати.

Предварительный просмотр

• <number>

• Режим предварительного просмотра не допускает редактирования документа, но позволяет увидеть его на экране точно в таком виде, в каком он будет напечатан.
• Кроме того, режим предварительного просмотра позволяет изменить свойства печатной страницы и параметры печати.

• <number>

• <number>

• Управление в режиме предварительного просмотра осуществляется при помощи кнопок, расположенных вдоль верхнего края окна.

Кнопка Страница

• <number>

• Открывает диалоговое окно Параметры страницы, которое служит для задания параметров страницы: ориентации листа, масштаба страницы, размеров полей документа.

Вкладка Лист

• <number>

• Включается или отключается печать сетки и номеров строк и столбцов, а также выбирается последовательность разбиения на страницы рабочего листа, превосходящего размеры печатной страницы как по длине, так и по ширине.

• <number>

• Изменить величину полей страницы, а также ширину ячеек при печати можно также непосредственно в режиме предварительного просмотра, при помощи кнопки Поля.
• При щелчке на этой кнопке на странице появляются маркеры, указывающие границы полей страницы и ячеек.
• Изменить положение этих границ можно методом перетаскивания.

Завершение работы в режиме предварительного
просмотра

• <number>

• Щелчок на кнопке Закрыть позволяет вернуться к редактированию документа.
• Щелчок на кнопке Разметка страницы служит для возврата к редактированию документа, но в режиме разметки страницы.
• Третий способ — начать печать документа.

Печать документа

• <number>

• Щелчок на кнопке Печать открывает диалоговое окно Печать, используемое для распечатки документа.
• Это окно содержит стандартные средства управления, применяемые для печати документов в любых приложениях.

Выбор области печати

• <number>

• Область печати — это часть рабочего листа, которая должна быть выведена на печать.
• По умолчанию область печати совпадает с заполненной частью рабочего листа и представляет собой прямоугольник, примыкающий к верхнему левому углу рабочего листа и захватывающий все заполненные ячейки.

• <number>

• Если часть данных не должна выводиться на бумагу, область печати можно задать вручную.
• Для этого надо выделить ячейки, которые должны быть включены в область печати, и дать команду Файл > Область печати > Задать.

• <number>

• Если текущей является одна-единственная ячейка, то программа предполагает, что область печати не выделена, и выдает предупреждающее сообщение.

• <number>

• Если область печати задана, то программа отображает в режиме предварительного просмотра и распечатывает только ее.

• <number>

• Границы области печати выделяются на рабочем листе крупным пунктиром.
• Для изменения области печати можно задать новую область или при помощи команды Файл > Область печати > Убрать вернуться к параметрам, используемым по умолчанию.

• <number>

• Границы отдельных печатных страниц отображаются на рабочем листе мелким пунктиром.
• В некоторых случаях требуется, чтобы определенные ячейки располагались вместе на одной и той же печатной странице или, наоборот, разделение печатных страниц происходило в определенном месте рабочего листа.
• Такая возможность реализуется путем задания границ печатных страниц вручную.

Применение электронных таблиц для расчетов

• <number>

• Удобно применять в тех случаях, когда требуется быстрая обработка больших объемов данных.
• Полезны для выполнения таких операций, как статистическая обработка и анализ данных, решение задач оптимизации, построение диаграмм и графиков.

Итоговые вычисления

• <number>

• Итоговые вычисления предполагают получение числовых характеристик, описывающих определенный набор данных в целом.
• Проведение итоговых вычислений в Excel выполняется при помощи встроенных функций.
• Особенность использования таких функций состоит в том, что при их задании программа пытается «угадать», в каких ячейках заключен обрабатываемый набор данных, и задать параметры функции автоматически.

Суммирование

• <number>

• Диапазон суммирования, выбираемый автоматически, включает ячейки с данными, расположенные над текущей ячейкой или слева от нее и образующие непрерывный блок.
• При неоднозначности выбора используется диапазон, непосредственно примыкающий к текущей ячейке.

Функции для итоговых вычислений

• <number>

• Прочие функции для итоговых вычислений выбираются обычным образом, с помощью раскрывающегося списка в строке формул или с использованием мастера функций.

Использование надстроек

• <number>

• Надстройки — это специальные средства, расширяющие возможности программы Excel.
• Команда использования настройки обычно открывает специальное диалоговое окно, оформление которого не отличается от стандартных диалоговых окон программы Excel.

• <number>

• Подключить или отключить установленные надстройки можно с помощью команды Сервис > Надстройки.
• Подключение надстроек увеличивает нагрузку на вычислительную систему, поэтому обычно рекомендуют подключать только те надстройки, которые реально используются.

• <number>

• <number>

• Основные надстройки, поставляемые вместе
• с программой Excel

Пакет анализа

• <number>

• Обеспечивает дополнительные возможности анализа наборов данных.
• Выбор конкретного метода анализа осуществляется в диалоговом окне Анализ данных, которое открывается командой Сервис > Анализ данных.

Мастер суммирования

• <number>

• Позволяет автоматизировать создание формул для суммирования данных в столбце таблицы.
• Запуск мастера осуществляется с помощью команды Сервис > Частичная сумма.

Мастер подстановок

• <number>

• Автоматизирует создание формулы для поиска данных в таблице по названию столбца и строки.
• Мастер позволяет произвести однократный поиск или предоставляет возможность ручного задания пара­метров, используемых для поиска.
• Вызывается командой Сервис > Поиск.

Поиск решения

• <number>

• Используется для решения задач оптимизации.
• Ячейки, для которых подбираются оптимальные значения и задаются ограничения, выбираются в диалоговом окне Поиск решения, которое открывают при помощи команды Сервис > Поиск решения.

Построение диаграмм и графиков

• <number>

• Построение графического изображения производится на основе ряда данных — группы ячеек с данными в пределах отдельной строки или столбца.
• На одной диаграмме можно отображать несколько рядов данных.

• <number>

• Диаграмма представляет собой вставной объект, внедренный на один из листов рабочей книги.
• Диаграмма сохраняет связь с данными, на основе которых она построена, и при обновлении этих данных немедленно изменяет свой вид.

• <number>

• Для построения диаграммы обычно используют Мастер диаграмм, запускаемый щелчком на кнопке Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов.

Выбор типа диаграммы

• <number>

• На первом этапе работы мастера выбирают форму диаграммы.
• Для выбранного типа диаграммы справа указывается несколько вариантов представления данных, из которых следует выбрать наиболее подходящий.
• После задания формы диаграммы следует щелкнуть на кнопке Далее.

Выбор данных

• <number>

• Второй этап работы мастера служит для выбора данных, по которым будет строиться диаграмма.
• Предварительное представление диаграммы автоматически обновляется при изменении набора отображаемых данных.

Оформление диаграммы

• <number>

• Третий этап работы мастера (после щелчка на кнопке Далее) состоит в выборе оформления диаграммы.

На вкладках окна мастера задаются

• <number>

• название диаграммы, подписи осей;
• отображение и маркировка осей координат;
• отображение сетки линий, параллельных осям координат;
• описание построенных графиков;
• отображение надписей, соответствующих отдельным элементам данных на графике;
• представление данных, использованных при построении графика, в виде таблицы.

• <number>

Размещение диаграммы

• <number>

• На последнем этапе работы мастера указывается, следует ли использовать для размещения диаграммы новый рабочий лист или один из имеющихся.

Редактирование диаграммы

• <number>

• Готовую диаграмму можно изменить.
• Она состоит из набора отдельных элементов, таких, как сами графики, оси координат, заголовок диаграммы, область построения и прочее.
• При щелчке на элементе диаграммы он выделяется маркерами, а при наведении на него указателя мыши — описывается всплывающей подсказкой.

Готовая диаграмма Excel

• <number>

• Если требуется внести в диаграмму изменения, следует воспользоваться мастером диаграмм.
• Для этого надо открыть рабочий лист с диаграммой или выбрать диаграмму, внедренную в рабочий лист с данными.
• Запустив мастер диаграмм, можно изменить текущие параметры, которые рассматриваются в окнах мастера как заданные по умолчанию.

• <number>

• <number>

• Чтобы удалить диаграмму, можно удалить рабочий лист, на котором она расположена, или выбрать диаграмму, внедренную в рабочий лист с данными, и нажать клавишу DELETE.

Слайд 1

Microsoft EXCEL . Основы работы с программой Автор: Чипиштанова Дарья Викторовна преподаватель первой квалификационной категории ГБПОУ «ЧГТК им. М.И. Щадова»

Слайд 2

Excel —работа с ячейками и текстом Часть 1

Слайд 3

Ячейки и их содержимое Ячейки – основные строительные блоки листа. Ячейки могут иметь разнообразное содержимое, например, текст, формулы или функции. Чтобы работать с ячейками, вам нужно знать как их выделять, вводить содержимое, удалять ячейки и их содержимое. Каждый прямоугольник на листе называется ячейкой. Ячейка – это пресечение строки и столбца.

Слайд 4

Адрес ячейки У каждой ячейки есть имя или адрес ячейки, который образуется на основе имен столбца и строки, пресечением которых образована ячейка. Адрес выбранной ячейки показывается в поле Имя. Здесь вы можете увидеть, что выбрана ячейка C5 . Также вы можете одновременно выделить несколько ячеек. Группа ячеек называется диапазоном ячеек. Если вы ссылаетесь не на одну ячейку, а на диапазон, то используйте запись из адресов первой и последней ячеек, разделенных двоеточием. Например, диапазон ячеек, включающий ячейки A1, A2, A3, A4 и A5 будет записан как A1:A5.

Слайд 5

Выделение ячеек Чтобы выбрать ячейку: Кликните по ячейке, чтобы выделить ее. Когда ячейка выделена, вы заметите, что границы ячейки отображаются жирным, а столбец и строка, образующие ячейку, выделены. Отпустите кнопку мыши. Ячейка останется выделенной до тех пор, пока вы не кликните мышью по другой ячейке на листе. Вы также можете перемещаться между ячейками и выделять их с помощью клавиш со стрелками на клавиатуре.

Слайд 6

Выделение ячеек Чтобы выбрать несколько ячеек: Зажмите левую кнопку мыши и не отпуская ее, тащите курсор, пока не выделятся нужные ячейки. Отпустите кнопку мыши. Ячейки останутся выделенными, пока вы не кликните по другой ячейке на листе.

Слайд 7

Содержимое ячейки Каждая ячейка может содержать свой собственный текст, форматирование, комментарии, формулы или функции. Текст . Ячейки могут содержать буквы, цифры и даты. Атрибуты форматирования . Ячейки могут содержать атрибуты форматирования, которые меняют способ отображения букв, цифр и дат. Например, даты могут быть отформатированы как ММ/ДД/ГГГГ или Месяц/Д/ГГГГ. Комментарии . Ячейки могут содержать комментарии от нескольких рецензентов. Формулы и функции . Ячейки могут содержать формулы и функции, которые вычисляют значения ячейки. Например, СУММ (ячейка 1, ячейка 2…) – это формула, которая суммирует значения нескольких ячеек.

Слайд 8

Содержимое ячейки Чтобы ввести содержимое: Кликните по ячейке, чтобы выделить ее. Введите содержимое в выбранную ячейку с помощью клавиатуры. Оно появится в ячейке и строке формул. Вы также можете вносить и редактировать содержимое в строке формул. Чтобы удалить содержимое ячейки: Выделите нужную ячейку. Кликните по команде Очистить на ленте. Появится диалоговое окно. Выберите Очистить содержимое. Вы также можете использовать клавишу Backspace , чтобы удалить содержимое из одной ячейки или клавишу Delete для удаления содержимого из нескольких ячеек.

Слайд 9

Скопировать и вставить содержимое ячеек Чтобы скопировать и вставить содержимое ячеек: Выделите ячейки, которые хотите скопировать. Кликните по команде Копировать . Граница выделенных ячеек примет другой вид. Выделите ячейку или ячейки, в которые хотите вставить содержимое. Кликните по команде Вставить . Скопированное содержимое будет вставлено в выделенные ячейки.

Слайд 10

Вырезать и вставить содержимое ячейки Чтобы вырезать и вставить содержимое ячеек: Выделите ячейки, которые хотите вырезать. Кликните по команде Вырезать . Граница выделенных ячеек примет другой вид. Выделите ячейки, в которые вы хотите вставить содержимое. Кликните по команде Вставить . Вырезанное содержимое будет удалено из ячеек – источников и вставлено в выделенные ячейки.

Слайд 11

Перемещение ячеек Чтобы переместить ячейки: Выделите ячейки, которые хотите переместить. Поместите курсор мыши на одну из внешних границ выделенных ячеек. Курсор из белого креста станет черным крестом с 4 стрелками. Нажмите левую кнопку мыши и тащите ячейки в новое место. Отпустите кнопку мыши и ячейки переместятся.

Слайд 12

Маркер автозаполнения Чтобы использовать маркер заполнения для заполнения ячеек: Выделите ячейку или ячейки, содержимое которых вы хотите использовать. Вы можете заполнять ячейки содержимым, как по вертикали, так и по горизонтали. Наведите курсор мыши на маркер заполнения так, чтобы курсор из белого креста стал черным крестом Нажмите левую кнопку мыши и тащите маркер заполнения пока все ячейки, которые вы хотите заполнить не окажутся выделенными. Отпустите кнопку мыши, ваши ячейки будут заполнены.

Слайд 13

Работа со строками, столбцами и ячейками По умолчанию, каждая строка и каждый столбец новой книги имеют одинаковую высоту и ширину. Excel позволяет вам изменять ширину столбцов и высоту строк разными способами. Чтобы изменить ширину столбца: Установите курсор на линию столбца в заголовке столбца так, чтобы курсор из белого креста стал двойной стрелкой. Нажмите левую кнопку мыши и тяните столбец вправо, чтобы увеличить его ширину, и влево, чтобы ее уменьшить. Отпустите кнопку мыши. Ширина столбца на листе будет изменена. Если отображаются знаки (#######) в ячейке, это означает что столбец не достаточно широк, чтобы отобразить содержимое ячейки. Просто увеличьте ширину столбца, чтобы отобразить содержимое ячейки.

Слайд 14

Работа со строками, столбцами и ячейками Чтобы установить точное значение ширины столбца: Выделите столбцы, которые нужно изменить. Кликните по команде Формат на вкладке Главная . Появится выпадающее меню. Выберите Ширина столбца . Откроется диалоговое окно ширина столбца. Введите нужную ширину. Нажмите OK . Ширина каждого выделенного столбца на листе изменится.

Слайд 15

Вставка строк и столбцов Чтобы вставить строки: Выделите строку, над которой вы хотите вставить новую. Кликните по команде Вставить на вкладке Главная . На листе появится новая строка. Чтобы вставить столбцы: Выделите столбец справа от которого вы хотите вставить новый. Например, чтобы вставить столбец между столбцами A и B, выделите столбец B. Кликните по команде Вставить на вкладке Главная .

Слайд 16

Перенос текста Если ячейка содержит больше текста, чем может быть отображено, вы можете выбрать опцию Перенос текста в ячейке или объединить ячейку с пустыми соседними. Перенос текста заставляет текст отображаться в ячейке в несколько строк. Объединить ячейки соединяет соседние ячейки в одну. Чтобы установить Перенос текста: Выделите нужные ячейки. Выберите команду Перенос текста на вкладке Главная . Текст в выбранных ячейках будет отображаться в несколько строк.

Слайд 17

Объединение ячеек Чтобы объединить ячейки с помощью команды «Объединить и поместить в центре»: Выделите объединяемые ячейки. Выберите команду Объединить и поместить в центре на вкладке Главная . Выделенные ячейки будут объединены, а текст помещен в центре. Если вы передумали объединять ячейки, просто еще раз кликните по команде Объединить и поместить в центре .

Слайд 18

Форматирование текста Многие команды для форматирования текста можно найти в группах Шрифт , Выравнивание , Число , которые находятся на ленте. Команды группы Шрифт позволяют вам менять стиль, размер и цвет текста. Вы также можете использовать их для добавления границ и заполнения ячеек цветом. Команды группы Выравнивание позволяют задать отображение текста в ячейке как по вертикали, так и по горизонтали. Команды группы Число позволяют менять способ отображения чисел и дат.

Слайд 19

Форматирование текста Чтобы изменить шрифт: Выделите нужные ячейки. Кликните по стрелке выпадающего меню команды шрифт на вкладке Главная. Появится выпадающее меню. Наводите курсор мыши на разные шрифты. В выделенных ячейках будет интерактивно меняться шрифт текста. Выберите нужный шрифт.

Слайд 20

Форматирование текста Чтобы изменить размер шрифта: Выделите нужные ячейки. Кликните по стрелке выпадающего меню команды размер шрифта на вкладке Главная. Появится выпадающее меню. Наводите курсор мыши на разные размеры шрифта. В выделенных ячейках будет интерактивно меняться размером шрифта. Выберите нужный размер шрифта. Также вы можете использовать команды Увеличить размер и Уменьшить размер для изменения размера шрифта.

Слайд 21

Форматирование чисел и дат Одна из самых полезных функций Excel – это возможность форматировать числа и даты разными способами. Например, вам может понадобиться отобразить числа с десятичным разделителем, символом валюты или процента и т.д. Чтобы задать формат чисел и дат: Выделите нужные ячейки. Кликните на стрелке выпадающего меню рядом с командой Числовой формат на вкладке Главная . Выберите нужный формат. Для некоторых форматов, вы затем можете использовать команды Увеличить разрядность и Уменьшить разрядность (находятся ниже), чтобы изменить количество отображаемых знаков после запятой.

Слайд 22

Форматы ячеек Общий – это формат любой ячейки по умолчанию. Когда вы вводите в ячейку число, Excel предложит наиболее подходящий по его мнению формат числа. Например, если вы введете «1-5″, то в ячейке отобразится число в формате Краткий формат даты, «1/5/2010″. Числовой форматирует числа в вид с десятичными разрядами. Например, если вы введете в ячейку «4», то в ячейке отобразится число «4.00». Денежный форматирует числа в вид с отображением символа валюты. Например, если вы введете в ячейку «4», то в ячейке число отобразится в виде «». Финансовый форматирует числа в вид сходный с Денежным форматом, но дополнительно выравнивает символы валют и десятичные разряды в столбцах. Этот формат сделает легче чтение длинных финансовых списков. Краткий формат даты форматирует числа в вид M/Д/ГГГГ. Например, запись Август 8, 2010 будет представлена как «8/8/2010″. Длинный формат даты форматирует числа в вид День недели, Месяц ДД, ГГГГ. Например, «Понедельник, Август 01, 2010″.

Слайд 23

Форматы ячеек Время форматирует числа в вид ЧЧ/MM/СС и подпись AM или PM. Например, «10:25:00 AM». Процентный форматирует числа в вид с десятичными разрядами и знаком процента. Например, если вы введете в ячейку «0.75», то в ней отобразится «75.00%». Дробный форматирует числа в вид дробей с косой чертой. Например, если введете в ячейку «1/4″, то в ячейке отобразится «1/4″. Если вы введете в ячейку с форматом Общий «1/4″, то в ячейке отобразится «4-Jan». Экспоненциальный форматирует числа в экспоненциальную запись. Например, если введете в ячейку «140000», то в ячейке отобразится «1.40E+05″.Заметим: по умолчанию Excel будет использовать экспоненциальный формат для ячейки, если в нее записано очень большое целое число. Если вы не хотите такого формата, то используйте Числовой формат. Текстовый форматирует числа как текст, то есть в ячейке все будет отображено именно так, как вы это ввели. Excel по умолчанию использует этот формат для ячеек, содержащих и числа и текст. Вы с легкостью можете настроить любой формат с помощью пункта Другие числовые форматы. Например, вы можете изменить знак доллара США на символ другой валюты, указать отображение запятых в числах, изменить количество отображаемых десятичных разрядов и т.д.

Слайд 24

Excel — работа с числами Часть 2

Слайд 25

Простые формулы Формула – это равенство, которое выполняет вычисления. Как калькулятор, Excel может вычислять формулы, содержащие сложение, вычитание, умножение и деление. Одной из самых полезных особенностей Excel является возможность производить вычисления с использованием адреса ячейки для представления значения в ней. Такой способ называется использованием ссылок на ячейки. Для максимального использования возможностей Excel важно понимать, как создавать простые формулы и использовать ссылки на ячейки. Создание простых формул Excel использует стандартные операторы для уравнений, такие как знак плюс для сложения (+), знак минус для вычитания (-), звездочка для умножения (*), a косая черта для деления (/), и знак вставки (^) для возведения в степень. Ключевым моментом, который следует помнить при создании формул в Excel , является то, что все формулы должны начинаться со знака равенства (=). Так происходит потому, что ячейка содержит или равна формуле и ее значению.

Слайд 26

Простые формулы Чтобы создать простую формулу в Excel : Выделите ячейку, где должно появиться значение формулы (B4, например). Введите знак равно (=). Введите формулу, которую должен вычислить Excel . Например, «120 х 900″. Нажмите Enter . Формула будет вычислена и результат отобразится в ячейке. Результат формулы может не поместиться в ячейке, и вместо значения могут отображаться знаки (#######). Это означает, что столбец недостаточно широк для отображения содержимого ячейки. Просто увеличьте ширину столбца, чтобы отобразить содержимое ячейки.

Слайд 27

Создание формул со ссылками на ячейки Когда формула содержит адрес ячейки, его называют ссылкой на ячейку. Создание формул со ссылками на ячейки является очень полезной штукой. Это дает вам возможность изменить данные на листе без необходимости переписывать значения в формулах. Чтобы создать формулу со ссылками на ячейки: Выделите ячейку, где должно появиться значение формулы (B3, например). Введите знак равно (=). Введите адрес ячейки, которая содержит первое число уравнения (B1, например). Введите нужный оператор. Например, знак плюс (+). Введите адрес ячейки, которая содержит второе число уравнения (в моей таблице это B2). Нажмите Enter . Формула будет вычислена и результат отобразится в ячейке. Если вы измените значение в ячейке B1 или B2, итог будет автоматически пересчитан.

Слайд 28

Создание формул со ссылками на ячейки Более легкий и быстрый способ создания формул «Наведи и кликни» Выделите ячейку, где должно появиться значение (B3, например). Введите знак равно (=). Кликните по первой ячейке, которую нужно включить в формулу (B1, например). Введите нужный оператор. Например, знак деления (*). Кликните по следующей ячейке в формуле (B2, например). Нажмите Enter . Формула будет вычислена и результат отобразится в ячейке.

Слайд 29

Чтобы изменить формулу: Кликните по ячейке, которую нужно изменить. Поместите курсор мыши в строку формул и отредактируйте формулу. Также вы можете просматривать и редактировать формулу прямо в ячейке, дважды щелкнув по ней мышью. Когда закончите, нажмите Enter на клавиатуре или нажмите на команду Ввод в строке формул . Если вы передумаете, используйте команду Отмена в строке формул, чтобы избежать внесения изменений в формулу. Создание формул со ссылками на ячейки

Слайд 30

Математические операторы Операторы сравнения Операторы сравнения используются для сравнения двух значений. Результатом сравнения является логическое значение: либо ИСТИНА, либо ЛОЖЬ . Текстовый оператор конкатенации Текстовый оператор амперсанд (&) используется для объединения нескольких текстовых значений. Операторы ссылок Операторы ссылок используют для описания ссылок на диапазоны ячеек .

Слайд 31

Создание формул с использованием мастера функций Функция — стандартная формула, которая обеспечивает выполнение определенных действий над значениями, выступающими в качестве аргументов. Функции позволяют упростить формулы, особенно если они длинные или сложные. Функции используют не только для непосредственных вычислений, но также и для преобразования чисел, например для округления, для поиска значений, сравнения и т. д. Для создания формул с функциями обычно используют группу Библиотека функций вкладки Формулы

Слайд 32

Мастер функций Выделите ячейку , в которую требуется ввести формулу. Щелкните по кнопке нужной категории функций в группе Библиотека функций и выберите нужную функцию. В окне Аргументы функции в соответствующем поле (полях) введите аргументы функции . Ссылки на ячейки можно вводить с клавиатуры, но удобнее пользоваться выделением ячеек мышью. Для этого поставьте курсор в соответствующее поле и на листе выделите необходимую ячейку или диапазон ячеек . Для удобства выделения ячеек окно Аргументы функции можно сдвинуть или свернуть. Текст, числа и логические выражения в качестве аргументов обычно вводят с клавиатуры. В качестве подсказки в окне отображается назначение функции, а в нижней части окна отображается описание аргумента, в поле которого в данный момент находится курсор . Следует иметь в виду, что некоторые функции не имеют аргументов. В окне Аргументы функции нажмите кнопку ОК .

Слайд 33

Относительные и абсолютные ссылки По умолчанию ссылки на ячейки в формулах относительные, то есть адрес ячейки определяется на основе расположения этой ячейки относительно ячейки с формулой. При копировании ячейки с формулой относительная ссылка автоматически изменяется. Именно возможность использования относительных ссылок и позволяет копировать формулы. В некоторых случаях использование относительных ссылок недопустимо. Для того чтобы ссылка на ячейку при копировании не изменялась, необходимо использовать абсолютные ссылки. Абсолютная ссылка ячейки имеет формат $A$1 , где $ — служебный символ, показывающий абсолютную ссылку. Чтобы ссылка на ячейку была абсолютной, после указания ссылки на ячейку следует нажать клавишу F4 . Ссылку можно преобразовать из относительной в абсолютную и при редактировании ячейки с формулой. К заголовкам столбца и строки в адресе ячейки следует добавить служебный символ $ . Ссылка может быть не только относительной или абсолютной, но и смешанной. Ссылка формата A$1 является относительной по столбцу и абсолютной по строке, т.е. при копировании ячейки с формулой выше или ниже, ссылка изменяться не будет. А при копировании влево или вправо будет изменяться заголовок столбца. Ссылка формата $A1 является относительной по строке и абсолютной по столбцу, т.е. при копировании ячейки с формулой влево или вправо ссылка изменяться не будет. А при копировании выше или ниже будет изменяться заголовок строки.

Слайд 34

Функция СУММ Простая сумма Для простейшего суммирования используют функцию СУММ . Синтаксис функции СУММ(А) , где А — список от 1 до 30 элементов, которые требуется суммировать. Элемент может быть ячейкой , диапазоном ячеек , числом или формулой. Ссылки на пустые ячейки , текстовые или логические значения игнорируются. Фактически данная функция заменяет непосредственное суммирование с использованием оператора сложения (+).

Слайд 35

Функция СУММ Выборочная сумма Иногда необходимо суммировать не весь диапазон, а только ячейки , отвечающие некоторым условиям (критериям). В этом случае используют функцию СУММЕСЛИ . Синтаксис функции СУММЕСЛИ(А;В;С) , где А — диапазон вычисляемых ячеек. В — критерий в форме числа, выражения или текста, определяющего суммируемые ячейки ; С — фактические ячейки для суммирования. В тех случаях, когда диапазон вычисляемых ячеек и диапазон фактических ячеек для суммирования совпадают, аргумент С можно не указывать. Можно суммировать значения, отвечающие заданному условию. Например, в таблице на рисунке суммированы только студенты по странам, при условии, что число студентов от страны превышает 200.

Слайд 36

Умножение Для умножения используют функцию ПРОИЗВЕД . Синтаксис функции ПРОИЗВЕД(А) , где А — список от 1 до 30 элементов, которые требуется перемножить. Элемент может быть ячейкой , диапазоном ячеек , числом или формулой. Ссылки на пустые ячейки , текстовые или логические значения игнорируются. Фактически данная функция заменяет непосредственное умножение с использованием оператора умножения (*). Так же как и при использовании функции СУММ , при использовании функции ПРОИЗВЕД добавление ячеек в диапазон перемножения автоматически изменяет запись диапазона в формуле. Например, если в таблицу вставить строку, то в формуле будет указан новый диапазон перемножения. Аналогично формула будет изменяться и при уменьшении диапазона.

Слайд 37

Округление Округление чисел особенно часто требуется при денежных расчетах. Например, цену товара в рублях, как правило, нельзя устанавливать с точностью более двух знаков после запятой. Если же в результате вычислений получается большее число десятичных разрядов, требуется округление. В противном случае накапливание тысячных и десятитысячных долей рубля приведет в итоге к ошибкам в вычислениях. Для округления чисел можно использовать целую группу функций. Наиболее часто используют функции ОКРУГЛ, ОКРУГЛВВЕРХ и ОКРУГЛВНИЗ . Синтаксис функции ОКРУГЛ(А;В) , где А — округляемое число; В — число знаков после запятой (десятичных разрядов), до которого округляется число. Синтаксис функций ОКРУГЛВВЕРХ и ОКРУГЛВНИЗ точно такой же, что и у функции ОКРУГЛ . Функция ОКРУГЛ при округлении отбрасывает цифры меньшие 5, а цифры большие 5 округляет до следующего разряда. Функция ОКРУГЛВВЕРХ при округлении любые цифры округляет до следующего разряда. Функция ОКРУГЛВНИЗ при округлении отбрасывает любые цифры.

Слайд 38

Возведение в степень, извлечение корня Для возведения в степень используют функцию СТЕПЕНЬ . Синтаксис функции СТЕПЕНЬ(А;В) , где А — число, возводимое в степень; В — показатель степени, в которую возводится число. Отрицательные числа можно возводить только в степень, значение которой является целым числом . В остальном ограничений на возведение в степень нет. Для извлечения квадратного корня можно использовать функцию КОРЕНЬ . Синтаксис функции КОРЕНЬ(А) , где А — число, из которого извлекают квадратный корень. Нельзя извлекать корень из отрицательных чисел.

Слайд 39

Тригонометрические вычисления В Microsoft Excel можно выполнять как прямые, так и обратные тригонометрические вычисления, то есть, зная значение угла, находить значения тригонометрических функций или, зная значение функции, находить значение угла. Синтаксис всех прямых тригонометрических функций одинаков. Например, синтаксис функции SIN(А) , где А — угол в радианах, для которого определяется синус. Точно так же одинаков и синтаксис всех обратных тригонометрических функций. Например, синтаксис функции АSIN АSIN(А) , где А — число, равное синусу определяемого угла. Следует обратить внимание, что все тригонометрические вычисления производятся для углов, измеряемых в радианах. Для перевода в более привычные градусы следует использовать функции преобразования ( ГРАДУСЫ, РАДИАНЫ ) или самостоятельно переводить значения используя функцию ПИ() .

Слайд 40

Статистические функции. Расчет средних значений В самом простом случае для расчета среднего арифметического значения используют функцию СРЗНАЧ . Синтаксис функции СРЗНАЧ(А) , где А — список от 1 до 30 элементов, среднее значение которых требуется найти. Элемент может быть ячейкой , диапазоном ячеек , числом или формулой. Ссылки на пустые ячейки , текстовые или логические значения игнорируются.

Слайд 41

Нахождение крайних значений Для нахождения крайних (наибольшего или наименьшего) значений в диапазоне данных используют функции МАКС и МИН . Синтаксис функций: МАКС(А) , МИН(А) где А — список от 1 до 30 элементов, среди которых требуется найти наибольшее значение. Элемент может быть ячейкой , диапазоном ячеек , числом или формулой. Ссылки на пустые ячейки , текстовые или логические значения игнорируются. Функции МАКС и МИН только определяют крайние значения, но не показывают, в какой ячейке эти значения находятся.

Слайд 42

Условные вычисления Часто выбор формулы для вычислений зависит от каких-либо условий. Например, при расчете торговой скидки могут использоваться различные формулы в зависимости от размера покупки. Для выполнения таких вычислений используется функция ЕСЛИ , в которой в качестве аргументов значений вставляются соответствующие формулы. Например, в таблице на рисунке при расчете стоимости товара цена зависит от объема партии товара . При объеме партии более 30 цена понижается на 10%. Следовательно, при выполнении условия используется формула B*C*0,9 , а при невыполнении условия — B*C .

Слайд 43

Ошибки в формулах

Слайд 44

Excel – Сортировка данных, фильтрация данных, условное форматирование Часть 3

Слайд 45

Сортировка данных Сортировка – расположение данных на листе в определенном порядке. Чаще всего необходимо сортировать строки с данными. Как правило, при сортировке упорядочиваются целиком строки, но можно сортировать и отдельные ячейки. Сортировку можно производить как по возрастанию, так и по убыванию. При желании можно сортировать данные в соответствии с собственным порядком сортировки. Поскольку при сортировке Microsoft Excel автоматически определяет связанный диапазон данных, сортируемый диапазон не должен иметь пустых столбцов. Наличие пустых строк допускается, но не рекомендуется. При сортировке заголовки столбцов обычно не сортируются вместе с данными, но сортируемый диапазон может и не иметь заголовков столбцов. Скрытые строки не перемещаются при сортировке строк. Тем не менее при сортировке строк данные скрытых столбцов также упорядочиваются. Прежде чем приступать к сортировке, рекомендуется сделать видимыми скрытые строки и столбцы. Можно выполнять сортировку данных по тексту (от А к Я или от Я к А), числам (от наименьших к наибольшим или от наибольших к наименьшим), а также датам и времени (от старых к новым или от новых к старым). Можно также выполнять сортировку по настраиваемым спискам или по формату, включая цвет ячеек, цвет шрифта, а также по значкам.

Слайд 46

Сортировка по значениям одного столбца Простейшая сортировка производится по данным одного столбца. Выделите одну любую ячейку в столбце, по данным которого сортируется таблица. Нажмите кнопку Сортировка и фильтр группы Редактирование вкладки Главная и выберите направление сортировки. Название команды в меню зависит от типа сортируемых данных (числа, текст или календарные данные). Для сортировки можно также использовать кнопки группы Сортировка и фильтр вкладки Данные

Слайд 47

Сортировка по нескольким столбцам Сортировку можно осуществлять по нескольким столбцам для группировки данных с одинаковыми значениями в одном столбце и последующего осуществления сортировки другого столбца или строки в этих группах с одинаковыми значениями. Например, если взять столбцы «Отдел» и «Сотрудник», сначала можно отсортировать строки по столбцу «Отдел» (для группировки всех сотрудников одного отдела), а затем по имени (для расположения имен сотрудников в каждом отделе в алфавитном порядке). Можно одновременно осуществлять сортировку по 64 столбцам. Выделите одну любую ячейку в диапазоне сортируемых данных. Нажмите кнопку Сортировка и фильтр группы Редактирование вкладки Главная и выберите команду Настраиваемая сортировка или нажмите кнопку Сортировка группы Сортировка и фильтр вкладки Данные . В окне Сортировка в раскрывающемся списке Столбец выберите название столбца, по данным которого будет выполняться сортировка. В раскрывающемся списке Сортировка выберите признак сортировки ( значение , цвет ячейки , цвет шрифта или значок ячейки ). Затем щелкните по стрелке раскрывающегося списка Порядок и выберите направление сортировки или цвет (значок). В окне Сортировка нажмите кнопку Добавить уровень и после того, как появится новая строка, выберите название столбца, по данным которого будет выполняться последующая сортировка. Аналогично предыдущему пункту настройте порядок сортировки. Повторите это действие для других столбцов. После выбора всех необходимых уровней сортировки нажмите кнопку ОК

Слайд 48

Отбор данных Простейшим инструментом для выбора и отбора данных является фильтр. В отфильтрованном списке отображаются только строки, отвечающие условиям, заданным для столбца. В отличие от сортировки, фильтр не меняет порядок записей в списке. При фильтрации временно скрываются строки, которые не требуется отображать. Строки, отобранные при фильтрации, можно редактировать, форматировать, создавать на их основе диаграммы, выводить их на печать , не изменяя порядок строк и не перемещая их. Кроме того, для выбора данных можно использовать возможности поиска данных, формы и некоторые функции.

Слайд 49

Установка фильтра Фильтры можно установить для любого диапазона, расположенного в любом месте листа. Диапазон не должен иметь полностью пустых строк и столбцов, отдельные пустые ячейки допускаются. Выделите одну любую ячейку в диапазоне, для которого устанавливаются фильтры. Нажмите кнопку Сортировка и фильтр группы Редактирование вкладки Главная и выберите команду Фильтр или нажмите кнопку Фильтр группы Сортировка и фильтр вкладки Данные После установки фильтров в названиях столбцов таблицы появятся значки раскрывающих списков Для удаления фильтров выделите одну любую ячейку в диапазоне, для которого устанавливаются фильтры, нажмите кнопку Сортировка и фильтр группы Редактирование вкладки Главная и выберите команду Фильтр или нажмите кнопку Фильтр группы Сортировка и фильтр вкладки Данные Фильтры автоматически устанавливаются при оформлении «таблицы» и автоматически удаляются при преобразовании «таблицы» в обычный диапазон.

Слайд 50

Работа с фильтром Для выборки данных с использованием фильтра следует щелкнуть по значку раскрывающегося списка соответствующего столбца и выбрать значение или параметр выборки Заголовки строк листа, выбранных из таблицы с помощью фильтра, отображаются синим цветом. На значках раскрывающихся списков в названиях столбцов, по которым была произведена выборка, появляется особая отметка. В строке состояния окна Excel в течение некоторого времени отображается текст с указанием количества найденных записей и общего количества записей в таблице.

Слайд 51

Отбор по условию Можно производить выборку не только по конкретному значению, но и по условию. Условие можно применять для числовых значений. Щелкните по значку раскрывающегося списка столбца, по которому производится отбор. Выберите команду Числовые фильтры , а затем в подчиненном меню выберите применяемое условие При использовании условий: равно, не равно, больше, меньше, больше или равно, меньше или равно установите значение условия в окне Пользовательский автофильтр . Значение условия можно выбрать из списка или ввести с клавиатуры.

Слайд 52

Условное форматирование Условное форматирование – это наложение определенного формата на ячейку при выполнении заданного условия. Такое форматирование удобно и наглядно, например, для анализа большого массива данных. Для задания условного форматирования надо выделить блок ячеек и выбрать Главная → Стили → Условное форматирование . В открывшемся меню для задания определенного правила выделения ячеек можно выбрать пункты Правила выделения ячеек или Правила отбора первых и последних значений и задать необходимые условия. Либо создать свое правило отбора ячеек, использовав пункт Создать правило.

Слайд 53

Выделение значений С помощью условного форматирования можно выделить значения, отвечающие какому либо условию (больше, меньше, между, равно и др.). Выделите ячейку или диапазон ячеек . Щелкните по кнопке Условное форматирование группы Стили вкладки Главная, в галерее выберите команду Правила выделения ячеек, а затем в подчиненном меню выберите условие Настройте параметры условия и выберите способ выделения Название и содержание окна настройки параметров условия зависит от выбранного условия. Например, при выборе условия Между можно указать минимальное и максимальное значения, а также выбрать способ выделения. При выборе условия Дата можно выбрать отношение выделяемых ячеек к сегодняшней дате (Вчера, Сегодня, Завтра, За последние 7 дней и т.д.) и выбрать способ выделения

Слайд 54

Выделение крайних значений С помощью условного форматирования можно выделить максимальные или минимальные значения. Выделите ячейку или диапазон ячеек . Щелкните по кнопке Условное форматирование группы Стили вкладки Главная , в галерее выберите команду Правила отбора первых и последних значений, а затем в подчиненном меню выберите принцип отбора

Слайд 55

Форматирование с использованием гистограммы Гистограммы помогают рассмотреть значение в ячейке относительно других ячеек. Длина гистограммы соответствует значению в ячейке. Чем она длиннее — тем выше значение. Выделите диапазон ячеек . Щелкните по кнопке Условное форматирование группы Стили вкладки Главная , в галерее выберите команду Гистограммы , а затем в подчиненном выберите цветовое оформление. При наведении указателя мыши на выбираемый вариант оформления срабатывает функция предпросмотра , и фрагмента листа отображается с указанным оформлением.

Слайд 56

Форматирование с использованием трехцветной шкалы Цветовые шкалы помогают понять распределение и разброс данных. Трехцветная шкала помогает сравнить диапазон ячеек путем использования градации трех цветов. Уровень яркости цвета соответствует высоким, средним или низким значениям. Например, в красно-желто-зеленой шкале можно указать, что ячейки с высокими значениями будут зелеными, ячейки со средним значением будут желтыми, а ячейки с низкими значениями будут красными. Выделите диапазон ячеек . Щелкните по кнопке Условное форматирование группы Стили вкладки Главная , в галерее выберите команду Цветовые шкалы , а затем в подчиненном выберите цветовую схему . При наведении указателя мыши на выбираемый вариант оформления срабатывает функция предпросмотра , и фрагмента листа отображается с указанным оформлением.

Слайд 57

Создание и оформление «Таблиц» О таблицах Данные, организованные на листе, можно оформить как «Таблицу». При создании таблицы можно анализировать ее данные и управлять ими независимо от данных за пределами таблицы. На листе можно создать любое количество таблиц. Таблица может использоваться для быстрой сортировки , отбора, суммирования или публикации данных, содержащихся в ней. С другой стороны, наличие таблицы на листе и в книге создает и некоторые проблемы. Так, например, таблицу нельзя структурировать. Нельзя использовать и автоматическое подведение итогов. Создание таблицы Таблица обычно создается на основе имеющихся на листе данных. Выделите любую ячейку в диапазоне данных. Нажмите кнопку Форматировать как таблицу в группе Стили вкладки Главная и выберите стиль оформления В поле окна Форматирование таблицы будет автоматически указан диапазон данных, который преобразуется в таблицу. При необходимости можно очистить поле и на листе выделить другой диапазон ячеек с данными, которые оформляются в виде таблицы. Нажмите кнопку ОК . В результате будет создана таблица. В каждый столбец автоматически добавляется значок автофильтра . Автоматически будет отображена контекстная вкладка Работа с таблицами/Конструктор

Слайд 58

Excel — работа с диаграммами Часть 4

Слайд 59

О диаграммах Диаграммы являются средством наглядного представления данных и облегчают выполнение сравнений, выявление закономерностей и тенденций данных. Диаграммы создают на основе данных, расположенных на рабочих листах . Как правило, используются данные одного листа. Это могут быть данные диапазонов как смежных, так и не смежных ячеек. Несмежные ячейки должны образовывать прямоугольник . При необходимости, в процессе или после создания диаграммы , в нее можно добавить данные, расположенные на других листах. Диаграмма может располагаться как графический объект на листе с данными (не обязательно на том же, где находятся данные, взятые для построения диаграммы ). На одном листе с данными может находиться несколько диаграмм . Диаграмма может располагаться на отдельном специальном листе. Диаграмму можно напечатать. Диаграмма , расположенная на отдельном листе, печатается как отдельная страница. Диаграмма , расположенная на листе с данными, может быть напечатана вместе с данными листа или на отдельной странице. Диаграмма постоянно связана с данными, на основе которых она создана, и обновляется автоматически при изменении исходных данных. Более того, изменение положения или размера элементов данных на диаграмме может привести к изменению данных на листе. В Excel можно создавать различные диаграммы . Всего существует 11 типов встроенных диаграмм , каждый из которых имеет еще множество разновидностей (видов). Выбор типа диаграммы определяется задачами, решаемыми при ее создании. Один из типов диаграмм является стандартным, то есть он используется по умолчанию при создании диаграмм . Обычно стандартной диаграммой является плоская гистограмма . В Microsoft Excel 2010 появилась возможность создания и использования микродиаграмм — инфокривых . Инфокривые — это небольшие диаграммы в ячейках листа, визуально представляющие данные. Занимая мало места, инфокривая позволяет продемонстрировать тенденцию в смежных с ней данных в понятном и компактном графическом виде. Инфокривую рекомендуется располагать в ячейке , смежной с используемыми ею данными. С помощью инфокривых можно показывать тенденции в рядах значений (например, сезонные повышения и спады или экономические циклы) и выделять максимальные и минимальные значения. Можно быстро увидеть связь между инфокривой и используемыми ею данными, а при изменении данных мгновенно увидеть соответствующие изменения на инфокривой . Помимо создания простой инфокривой на основе данных в строке или столбце, можно одновременно создавать несколько инфокривых , выбирая несколько ячеек с соответствующими данными. В отличие от диаграмм на листе Excel , инфокривые не являются объектами: фактически, инфокривая — это картинка, являющаяся фоном ячейки

Слайд 60

Создание диаграммы Перед созданием диаграммы следует убедиться, что данные на листе расположены в соответствии с типом диаграммы , который планируется использовать. Данные должны быть упорядочены по столбцам или строкам. Не обязательно столбцы ( строки) данных должны быть смежными, но несмежные ячейки должны образовывать прямоугольник . При создании гистограммы , линейчатой диаграммы , графика , диаграммы с областями, лепестковой диаграммы , круговой диаграммы можно использовать от одного до нескольких столбцов ( строк) данных . При создании диаграммы типа «Поверхность» должно быть два столбца ( строки) данных , не считая столбца (строки) подписей категорий. При создании круговой диаграммы нельзя использовать более одного столбца ( строки) данных , не считая столбца (строки) подписей категорий. Как правило, данные, используемые для создания диаграммы , не должны иметь существенно различную величину. Выделите фрагмент таблицы, для которого создается диаграмма. На вкладке Вставка в группе Диаграммы щелкните по кнопке с нужным типом диаграмм и в галерее выберите конкретный вид диаграммы На листе будет создана диаграмма выбранного вида Для создания диаграммы стандартного типа достаточно выделить фрагмент листа и нажать клавишу F11 . Для удаления диаграммы достаточно выделить ее и нажать клавишу Delete .

Слайд 61

Выделение диаграммы Все действия выполняются с выделенной диаграммой или с ее выделенными элементами. Для выделения диаграммы следует щелкнуть мышью в любом месте области диаграммы . Признаком выделения являются рамка диаграммы . На рамке имеются маркеры, расположенные по углам и сторонам рамки. Для выделения какого-либо элемента диаграммы следует щелкнуть по нему мышью. Признаком выделения являются рамка и маркеры элемента. Линейные элементы (оси, линии тренда и т.п.) рамки не имеют. Количество маркеров может быть различным для разных элементов диаграмм . Одновременно может быть выделен только один элемент диаграммы . При выделении элемента появляется всплывающая подсказка с его названием. Для выделения отдельных элементов диаграммы можно также использовать раскрывающийся список Элементы диаграммы группы Текущий фрагмент контекстной вкладки Работа с диаграммами/Макет

Слайд 62

Замена источника данных После создания диаграммы можно изменить диапазон данных, представленных на диаграмме . В группе Диапазон вкладки Работа с диаграммами/Конструктор нажмите кнопку Выбрать данные . В окне Выбор источника данных очистите поле Диапазон данных для диаграммы , а затем выделите на листе новый диапазон данных В тех случаях, когда диаграмма расположена на листе с данными, изменить диапазон источника данных можно перетаскиванием маркеров диапазонов данных. Маркеры диапазонов отображаются на листе при выделении диаграммы. Как правило, выделяются три диапазона: в зеленой рамке — названия рядов диаграммы , в сиреневой рамке — названия категорий, в синей рамке — значения рядов данных.

Слайд 63

Изменение вида диаграммы Выбор макета диаграммы Макет диаграммы определяет наличие и расположение элементов диаграммы . В группе Макеты диаграмм вкладки Работа с диаграммами/Конструктор щелкните по кнопке Дополнительные параметры галереи макетов. Выберите требуемый вариант Добавление и удаление элементов диаграммы Независимо от выбранного макета диаграммы можно добавлять и удалять ее отдельные элементы. Для этого используют элементы вкладки Работа с диаграммами/Макет

Слайд 64

Оформление диаграммы Выбор стиля оформления Стиль оформления диаграммы определяет, в первую очередь, цвета элементов диаграммы . В группе Стили диаграмм вкладки Работа с диаграммами/Конструктор щелкните по кнопке Дополнительные параметры галереи стилей. Выберите требуемый вариант Средства оформления Независимо от выбранного стиля диаграммы можно оформлять ее отдельные элементы. Для этого используют элементы вкладки Работа с диаграммами/Формат Выбор стиля оформления элемента Стиль оформления элемента определяет цвет и эффекты заливки элемента, параметры линии контура и эффекты, примененные при оформлении элемента. Выделите элемент диаграммы . В группе Стили фигур вкладки Работа с диаграммами/Формат щелкните по кнопке Дополнительные параметры галереи стилей. Выберите требуемый вариант

Слайд 65

Инфокривые Обычно инфокривая создается на основе непрерывного ряда значений ячеек одной строки или одного столбца. Выделите ячейку правее (ниже) диапазона, для которого создается инфокривая . В группе Инфокривые вкладки Вставка нажмите кнопку с требуемым типом создаваемой инфокривой Поставьте курсор в поле Диапазон данных окна Создание инфокривых и на листе выделите ячейки , для которых создается инфокривая . Нажмите кнопку ОК . Для работы с инфокривыми используют контекстную вкладку Работа с инфокривыми /Конструктор , которая обычно автоматически появляется при выделении ячейки , в которой находится инфокривая