Презентация на тему фильтрация данных в excel

Презентация «Фильтрация данных в ЭТ»

Слайд 13

Слайд 24

Слайд 25

Слайд 26

Слайд 29

Слайд 1

Установите соответствие Абсолютная адресация Относительная адресация Смешанная адресация $ B3 $ C$3 A$2 B4

Слайд 2

Дан фрагмент электронной таблицы: А В С 1 15 10 = A1+B$1 2 23 2 Чему станет равным значение ячейки С2 , если в нее скопировать формулу из ячейки С1 ? 1) 2 5 2) 2 0 3) 33 4) 3 5 = A2+B$1

Слайд 3

Дан фрагмент электронной таблицы: А В С 1 3 5 10 = A1+$B$1 2 5 20 Чему станет равным значение ячейки С2 , если в нее скопировать формулу из ячейки С1 ? 1) 4 5 2) 25 3) 15 4) 5 5 = A2+$B$1

Слайд 4

Дан фрагмент электронной таблицы: А В С 1 5 1 = A1+$B1 2 6 20 Чему станет равным значение ячейки С2 , если в нее скопировать формулу из ячейки С1 ? 1) 2 5 2) 7 3) 6 4) 26 = A2+$B 2

Слайд 5

1) 6 2) 4 3) 7 4) 12 Сколько ячеек содержит диапазон C3:E4 ? Укажите расположение ячеек для диапазона C3:E4 ? 1) 2) 3) 4)

Слайд 6

3 x3 ( три строки и три столбца ) 3×2 ( три строки и два столбца ) 1×6 ( одна строка и 6 столбцов ) 6×1 ( 6 строк и один столбец ) Укажите расположение ячеек для диапазона C3:E4?

Слайд 8

Сортировка – это способ упорядочивания ячеек по значениям. Поле, по которому производится сортировка, называется ключом сортировки.

Слайд 9

1. Поместить табличный курсор в область данных. 2. Выбрать команду меню СОРТИРОВКА. 3. Установить параметры сортировки. В раскрывающихся списках диалогового окна выбрать названия столбцов, по которым будет проводиться сортировка.

Слайд 10

1. Поместить табличный курсор в область данных. 2. Выбрать команду меню СОРТИРОВКА. 3. Установить параметры сортировки. В раскрывающихся списках диалогового окна выбрать названия столбцов, по которым будет проводиться сортировка.

Слайд 11

1.Можно выбрать конкретное значение из нижней части раскрывающегося списка, тогда на экране компьютера останутся только строки, содержащие это значение в данном столбце. 2.(Первые 10…) Можно выбрать только первые 10 (хотя это количество можно изменить в появившемся диалоговом окне) наибольших или наименьших элементов столбца. 3.(Условие…) Это наиболее интересная возможность установить фильтр. При выборе этого критерия, появляется диалоговое окно, в котором можно установить условия на вывод данных на экран: Для каждого столбца можно устанавливать свои критерии фильтрации.

Слайд 12

• Быстро заменить данные в таблице можно с помощью команды … • Для того, чтобы провести грамотно сортировку или фильтрацию данных нужно таблицу представить в виде … • Сортировку можно проводить до … уровней вложения. • Для проведения сортировки выбираем команду … • Фильтры позволяют…

Слайд 13

конспект

1.

ГЛАВА 5.
ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ
§5.10. Фильтрация данных

2.

Фильтрация данных в списке — это выбор данных
по заданному критерию (условию). Операция
фильтрации позволяет выделить нужные данные среди
имеющихся.
Осуществляется фильтрация с помощью команды
Главная — Редактирование — Сортировка и
фильтр — Фильтр. Существуют две разновидности
фильтрации: Фильтр и Расширенный фильтр.
Фильтрация данных может также осуществляться и с
помощью специальной формы, которая вызывается
командой Форма.
12.11.12
Доцент С.Т. Касюк
2

3.

Фильтрация.
Команда Главная —
Редактирование — Сортировка и
фильтр — Фильтр для каждого
столбца строит список значений,
который используется для задания
условий фильтрации.
При выборе этого
пункта в каждом
столбце появляется
кнопка списка, нажав
которую можно
ознакомиться со
списком возможных
критериев выбора.
12.11.12
Доцент С.Т. Касюк
3

4.

Если какая-то из
кнопок была
использована для
назначения фильтра,
треугольник в ней
превращается в
воронку.
12.11.12
Доцент С.Т. Касюк
4

5.

Варианты списка критериев.
По отдельному столбцу в списке
критериев отбора
предусматриваются следующие
варианты:
•все — выбираются все записи без
ограничений;
12.11.12
Доцент С.Т. Касюк
5

6.

•первые 10 —
данный пункт
позволяет во вновь
появляющемся
диалоговом
окне «Наложение
условия
по списку»
выбрать
определенное
количество
наибольших или наименьших
элементов списка, которые
необходимо отобразить;
12.11.12
Доцент С.Т. Касюк
6

7.

•выше среднего —
будут выбраны
только те записи,
которые в
данном столбце
содержат
значения выше
среднего;
•ниже среднего —
будут выбраны
только те записи,
которые в
данном столбце
содержат
значения ниже среднего;
12.11.12
Доцент С.Т. Касюк
7

8.

•равно, не равно,
больше, больше или
равно, меньше,
меньше или равно,
между — выбираются
записи по
формируемому
пользователем условию
в диалоговом окне
«Пользовательский
автофильтр»;
•настраиваемый
фильтр — будет
вызван
«Пользовательский
автофильтр».
12.11.12
Доцент С.Т. Касюк
8

9.

Отмена фильтрации.
Отмена результата
фильтрации и возврат к
исходному состоянию
списка производятся
повторным вводом
команды Фильтр.
12.11.12
Доцент С.Т. Касюк
9

10.

Расширенная
фильтрация
Команда Данные —
Сортировка и фильтр —
Дополнительно —
Расширенный фильтр
обеспечивает использование
двух типов критериев для фильтрации записей
списка:
1) критерий сравнения;
2) вычисляемый критерий.
Обычно критерий фильтрации формируется в
нескольких столбцах, и тогда его называют
множественным критерием.
12.11.12
Доцент С.Т. Касюк
10

11.

Технология использования
расширенного фильтра
Важной особенностью этого фильтра является
необходимость формирования заранее, до
выполнения самой команды фильтрации,
специального блока (области) для задания
сложных поисковых условий, называемых
областью критерия (диапазоном условия).
Технология использования расширенного
фильтра состоит из двух этапов:
•этап 1 — формирование области критериев
поиска;
•этап 2 — фильтрация записей списка.
12.11.12
Доцент С.Т. Касюк
11

12.

Этап 1. Формирование диапазона условий
для расширенного фильтра.
Область критериев поиска содержит строку
имен столбцов и произвольное число строк для
задания поисковых условий.
12.11.12
Доцент С.Т. Касюк
12

13.

Критерий сравнения формируется при
соблюдении следующих требований:
1) состав столбцов области критериев
определяется столбцами, по которым задаются
условия фильтрации записей;
2) имена столбцов области критериев должны
точно совпадать с именами столбцов исходного
списка;
3) ниже имен столбцов располагаются критерии
сравнения типа: точного значения; значения,
формируемого с помощью операторов
отношения; шаблона значения, включающего
символы * и (или) ?.
12.11.12
Доцент С.Т. Касюк
13

14.

Правила формирования множественного
критерия сравнения:
1. Если условия указываются в каждом столбце
на одной строке, то они считаются связанными
условием И .
2. Если условия записаны в нескольких строках,
то они считаются связанными условием ИЛИ.
12.11.12
Доцент С.Т. Касюк
14

15.

Пример . Условие выбора записей о сдаче
экзаменов студентами группы 133 по предмету
п1 на оценки 4 или 5 можно записать
несколькими способами:
1-й способ. Множественный критерий
сравнения — все условия находятся в одной
строке, связка И. Номер группы, код предмета
заданы как точные значения, оценка—
оператор сравнения со значением константы.
Номер группы
133
Код
предмета
п1
Оценка
>3
12.11.12
Доцент С.Т. Касюк
15

16.

2-й способ. Множественный критерий
сравнения — условия записаны в двух
строках, связка ИЛИ.
Номер группы
Код предмета
Оценка
133
п1
4
133
п1
5
12.11.12
Доцент С.Т. Касюк
16

17.

Вычисляемый критерий.
Диапазон условий может содержать
вычисляемые критерии. В этом случае он
заполняется в соответствии со следующими
правилами:
заголовок столбца вычисляемого критерия
диапазона условий не должен совпадать с
именами полей списка (может не заполняться);
в строке условия вводится формула, которая
вычисляет логическую константу (ИСТИНА,
ЛОЖЬ) по отношению к первой записи списка;
12.11.12
Доцент С.Т. Касюк
17

18.

формула
содержит ссылки на ячейки списка. В
левой части формулы (до знака сравнения)
ссылки на ячейки списка должны быть
относительными, в правой части формулы —
абсолютными. Ссылки на ячейки вне списка
должны быть всегда абсолютными.
Например, для компьютеров, цены которых не
выше средней, сниженной на заданный
процент, имя столбца ЦЕНА 1 не совпадает с
именами полей списка. Формула фильтрации
имеет логический вид:
=G2<=CP3HAЧ($G$2:$G$11)*(1 — $N$4).
12.11.12
Доцент С.Т. Касюк
18

19.

=G2<=CP3HAЧ ($G$2:$G$11)*(1 — $N$4)
Левая часть формулы (G2) — относительная
ссылка на первую ячейку столбца Цена. Правая
часть формулы использует встроенную функцию
СРЗНАЧ по диапазону ячеек столбца Цена.
$G$2:$G$11 — абсолютные ссылки на диапазон
ячеек блока. Процент снижения цены находится
в ячейке $N$4 — абсолютная ссылка, так как
ячейка находится вне списка.
12.11.12
Доцент С.Т. Касюк
19

20.

Этап 2. Фильтрация
записей расширенным
фильтром
После подготовки области
критерия курсор
устанавливается в список и
выполняется команда
Данные — Сортировка и
фильтр — Дополнительно —
Расширенный фильтр.
Появляется диалоговое окно
Расширенный фильтр.
Переключатель Только
уникальные записи позволяет
исключить дублирование записей.
Установив значения в Исходный
диапазон и Диапазон условий
нажимаем ОК.
12.11.12
Доцент С.Т. Касюк
20

21.

Фильтрация с
помощью формы
данных
Excel позволяет
работать с отдельными
записями списка с
помощью экранной
формы.
Основные операции
обработки записей
списка:
последовательный просмотр записей;
поиск или фильтрация записей по критериям
сравнения;
создание новых и удаление существующих
записей списка.
12.11.12
Доцент С.Т. Касюк
21

22.

При установке курсора в область списка и
выполнении команды Форма на экран
выводится форма, в составе которой имена
полей — названия столбцов списка.
12.11.12
Доцент С.Т. Касюк
22

23.

Фильтрация записей:
Нажимается кнопка
Критерии, форма
очищается для ввода
условий поиска в
полях формы с
помощью кнопки
Очистить, а название
кнопки Критерии
заменяется на
название Правка.
12.11.12
Доцент С.Т. Касюк
23

24.

После
ввода
критериев сравнения
нажимаются кнопки
Назад или Далее для
просмотра
отфильтрованных
записей в нужном
направлении.
При просмотре можно
удалять и
корректировать
отфильтрованные
записи списка.
Для возврата к форме
нажимается кнопка
Правка.
12.11.12
Доцент С.Т. Касюк
24

25.

Для
выхода из формы
нажимается кнопка
3акрыть.
12.11.12
Доцент С.Т. Касюк
25

1


«MS Excel. Фильтрация (выборка) данных из списка» Подготовила работу Шевцова Татьяна

2


В данном разделе представлены поурочные и методические разработки системы лабораторно-практических работ по теме «MS Excel» При изучении предмета «Информатика и ИКТ» в условиях компьютерного класса. Методические разработки, использовались автором на учебных занятиях, а также при подготовке коллег, не владеющих основами работы на ПК. Надеюсь данный материал будет полезен как начинающим, так и продвинутым пользователям.

3


Выполнив задания этой темы, вы научитесь: Выполнять операции по фильтрации данных по определенному условию; Различать операции по сортировке и фильтрации.

4


Фильтрация (выборка) данных в таблице позволяет отображать только те строки, содержимое ячеек которых отвечает заданному условию или нескольким условиям. В отличие от сортировки данные при фильтрации не переупорядочиваются, а лишь скрываются те записи, которые не отвечают заданным критериям выборки. Фильтрация данных может выполняться двумя способами: с помощью автофильтра или расширенного фильтра. Для использования автофильтра нужно: установить курсор внутри таблицы; выбрать команду Данные — Фильтр — Автофильтр; раскрыть список столбца, по которому будет производиться выборка; выбрать значение или условие и задать критерий выборки в диалоговом окне Пользовательский автофильтр. Для восстановления всех строк исходной таблицы нужно выбрать строку все в раскрывающемся списке фильтра или выбрать команду Данные — Фильтр — Отобразить все. Для отмены режима фильтрации нужно установить курсор внутри таблицы и повторно выбрать команду меню Данные — Фильтр — Автофильтр (снять флажок). Расширенный фильтр позволяет формировать множественные критерии выборки и осуществлять более сложную фильтрацию данных электронной таблицы с заданием набора условий отбора по нескольким столбцам. Фильтрация записей с использованием расширенного фильтра выполняется с помощью команды меню Данные — Фильтр — Расширенный фильтр.

5


Задание. Создайте таблицу в соответствие с образцом, приведенным на рисунке. Сохраните ее под именем Sort.xls.

6


Технология выполнения задания: Откройте документ Sort.xls Установите курсор-рамку внутри таблицы данных. Выполните команду меню Данные — Сортировка. Выберите первый ключ сортировки: в раскрывающемся списке «сортировать» выберите «Отдел» и установите переключатель в положение «По возрастанию» (Все отделы в таблице расположатся по алфавиту). Если же хотите, чтобы внутри отдела товары расположились по алфавиту, то выберите второй ключ сортировки в раскрывающемся списке «Затем» выберите «Наименование товара» и установите переключатель в положение «По возрастанию».

7


Установите курсор-рамку внутри таблицы данных. Выполните команду меню Данные — Фильтр — Автофильтр. Снимите выделение в таблицы. У каждой ячейки заголовка таблицы появилась кнопка «Стрелка вниз», она не выводится на печать, позволяющая задать критерий фильтра. Мы хотим оставить все записи с ненулевым остатком. Щелкните по кнопке со стрелкой, появившейся в столбце Количество остатка. Раскроется список, по которому будет производиться выборка. Выберите строку Условие. Задайте условие: > 0. Нажмите ОК. Данные в таблице будут отфильтрованы.

0. Нажмите ОК. Данные в таблице будут отфильтрованы.»>

8


Вместо полного списка товаров, мы получим список проданных на сегодняшний день товаров. Фильтр можно усилить. Если дополнительно выбрать какой-нибудь отдел, то можно получить список неподанных товаров по отделу. Для того, чтобы снова увидеть перечень всех непроданных товаров по всем отделам, нужно в списке «Отдел» выбрать критерий «Все».

9


Можно временно скрыть остальные столбцы, для этого, выделите столбец » «, и в контекстном меню выберите Скрыть. Таким же образом скройте остальные столбцы, связанные с приходом, расходом и суммой остатка. Вместо команды контекстного меню можно воспользоваться командой Формат — Столбец — Скрыть. Чтобы не запутаться в своих отчетах, вставьте дату, которая будет автоматически меняться в соответствии с системным временем компьютера Вставка — Функция — Дата и время — Сегодня. Как вернуть скрытые столбцы? Проще всего выделить таблицу всю целиком, щелкнув по пустой кнопке и выполнить команду Формат — Столбец — Показать. Восстановите исходный вариант таблицы и отмените режим фильтрации. Для этого щелкните по кнопке со стрелкой и в раскрывшемся списке выберите строку Все, либо выполните команду Данные — Фильтр — Отобразить все.

10


Спасибо за внимания!

Презентация, доклад Сортировка и фильтрация в электронных таблицах