Презентация базы данных списки в excel

• Сейчас обучается 342 человека из 65 регионов

технических средств и персонала , которые обеспечивают

сбор, хранение, обработку и выдачу информации для решения поставленных задач.
В современных информационных системах применяются базы данных.

и взаимосвязанных данных, организованная по определенным правилам,

которые предусматривают общие принципы описания, хранения и обработки данных.
Обычно база данных создается для предметной области.
Предметная область – это часть реального мира, подлежащая изучению с целью создания базы данных для автоматизации процесса управления.

и обрабатывать базы данных.
База данных

в Microsoft Excel – таблица, состоящая из однотипных записей (строк).
Столбцы таблицы являются полями записи в базе данных. Под имена полей выделяется первая строка базы данных.

то полями записи будут: фамилия, имя, номер

телефона абонента (рис.1).

представляет собой электронную таблицу с большим объемом

взаимосвязанной информации (список товаров на складах или список номеров телефонов и адресов абонентов).
Список — это набор строк электронной таблицы со взаимосвязанными однотипными данными постоянного формата.

является недопустимым.
Данные в списке должны иметь

постоянный формат.
Первая строка в списке содержит названия столбцов или имена полей как в базах данных.

данных должна содержать следующие элементы данных:
наименование

продукта;
количество (в кг);
цену за 1 кг;
дату завоза;
нормативный срок хранения (в днях);
сведения о поставщике (название, адрес, фамилия и инициалы директора);
название страны, откуда прибыл продукт.

базы данных.
Формирование списка продуктов, запрашиваемых пользователем, с

подсчетом стоимости по наименованиям и указанием даты завоза.
Формирование списка продуктов, полученных от каждого поставщика с подсчетом общего количества продуктов в килограммах.
Вывод названия продукта с минимальным сроком хранения.
Формирование отчета с группировкой по странам, откуда прибыл товар, включающего название продуктов с истекшим сроком реализации, данные о его количестве и стоимости, дату завоза и адреса поставщика.

и получить ответы на все пункты задания,

необходимо иметь, как минимум, 15 записей в таблице и заполнять данные, исходя из того, что необходимо получить в результате обработки базы.
2.В таблице должны быть повторяющиеся записи.
3. В процессе работы в таблице всегда добавляются столбцы, необходимые для расчётов.

необходимо вводить с помощью «Формы»
«Форма» — это

окно диалога, предназначенное для удобного ввода, удаления и поиска данных в списках.
Для создания полей в «Форме» редактор Excel использует заголовки списка.
Для отображения формы на экране необходимо в меню «Данные» выбрать команду «Форма».

поля.
После ввода данных необходимо нажать кнопку

Добавить, чтобы данные появились в списке.
Для просмотра записей можно воспользоваться линией прокрутки или кнопками «Далее» или «Назад».

поиске информации по определенному критерию, перегруппировке записей

в зависимости от критерия и обработке информации.

анализа данных в списке относятся команды из

меню Данные:
Сортировка,
Фильтр,
Промежуточные итоги,
Проверка.
При выполнении этих команд, редактор автоматически распознает список как базу данных и осуществляет обработку и анализ данных в списке как в базе данных.

и анализа данных в списке применяется команда

«Сортировка». «Сортировка» позволяет переставлять записи в определенном порядке на основании значений одного или нескольких столбцов или переставлять столбцы на основании значений в строках.
Существуют три типа сортировки:
в возрастающем порядке
в убывающем порядке
в пользовательском порядке

при выделении в нем ячейки нажатием кнопки

«Сортировка по возрастанию» или «Сортировка по убыванию» на стандартной панели инструментов.
.

или записей в списках используются фильтры, которые

отображают на экране только записи, соответствующие определенным условиям, а записи, не удовлетворяющие заданным требованиям, редактор временно скрывает.
К средствам фильтрации относятся:
меню «Данные» — «Фильтр» – и значок «Дополнительно» , в котором находится «Расширенный фильтр»

а расширенный фильтр для более сложных условий

отбора записей.
Условие отбора — это ограничения, заданные для отбора записей, которые отбираются редактором для отображения на экране.
Фильтры бывают текстовые и числовые.

— все записи будут отображаться на экране
Первые

10… — откроется окно диалога «Наложение условия по списку» в том случае, если данные в столбце являются числами.
С помощью этого окна можно быстро просмотреть до десяти наибольших или наименьших чисел в столбце.

окно диалога «Пользовательский автофильтр».
С помощью этого

окна можно отфильтровать записи, удовлетворяющие одному или двум условиям.

Excel имеется команда «Данные» – «Структура» —

«Промежуточные итоги», которая может осуществлять вывод как промежуточных, так и общих итогов в списке.
При выполнении этой команды список отображается в виде структуры, что дает возможность быстро сворачивать и разворачивать записи в промежуточных итогах с помощью манипулятора мышь.

задания 5)
В первую очередь отсортировать список по

тому столбцу, по которому необходимо подвести итоги, в данном случае, отсортируйте «Название страны» по убыванию

выберите команду «Промежуточные итоги» в меню «Данные»
В

появившемся окне диалога «Промежуточные итоги» выберите заголовок столбца «Название страны» из списка «При каждом изменении в:»

может быть использована для вычисления промежуточных итогов,

функцию СУММ()

флажок перед заголовком столбца, по которому необходимо

выполнить расчет промежуточного итога (количество и стоимость)
Обязательно поставить маркеры в строках- «Заменить текущие итоги» и «Итоги под данными»

Описание слайда:

Списки в MS Excel
Простейшие базы данных

Описание слайда:

База данных
Базы данных являются ядром компьютерных систем обработки информации (информационных систем).
База данных — это система файлов, хранящих всю необходимую информацию, и она может быть организована по различным правилам.
Одним из наиболее наглядных и распространенных принципов организации является табличная организация. В этом случае база данных реализуется как набор таблиц, хранящихся в файлах. Каждая из таблиц имеет фиксированную структуру и может состоять из произвольного числа строк. Структура таблицы определяет количество столбцов в ней, их заголовки (имена) и вид информации, представимой в каждом столбце (числа, символы, тексты, даты и т.п.).

Описание слайда:

Системы управления базами данных (СУБД)
СУБД — это специальное программное обеспечение для создания баз данных, работы с ними и разработки информационных систем.
В электронные таблицы Excel включен набор средств, позволяющий организовать простейшую базу данных и осуществлять автоматический поиск в ней необходимой информации.
В Excel каждая таблица базы данных называется списком. Каждый список должен находиться на отдельном рабочем листе.

Описание слайда:

Список
Список — последовательность строк рабочего листа, содержащих в одинаковых столбцах данные одного типа.
Список состоит из записей (строк). Каждая строка является элементом списка.
Поля (столбцы) списка содержат компоненты (атрибуты) записи.
Поля списка имеют имена (метки или заголовки), расположенные в верхней части списка (в первой строке).
Итак, список в Excel — это специальным образом организованная таблица, первая (заглавная) строка которой содержит заголовки столбцов (имена полей), а все остальные строки — однотипные записи.

Описание слайда:

Создание списка
Для создания списка необходимо определить поля списка и ввести данные в таблицу:
В заглавной строке таблицы (первой или второй строке рабочего листа) введите имена полей.
В следующей строке определите, если нужно, выражения для вычисляемых полей (введите в соответствующие ячейки формулы для необходимых вычислений). В этой строке можно предварительно выполнить форматирование ячеек, чтобы обеспечить необходимый вид отображения информации в таблице. Как формулы, так и форматы будут автоматически копироваться при заполнении таблицы в новую строку.
Заполнение списка информацией осуществляется непосредственно путем ввода данных в список или с помощью Формы.

Описание слайда:

Формы для ввода и редактирования данных
Форма — способ отображения данных, когда на экране располагаются поля только одной записи-строки.
Для работы с формой нужно выбрать пункт меню Данные, Форма… главного меню Excel, предварительно выделив любую ячейку списка. Открывшееся диалоговое окно будет иметь то же название, что и рабочий лист.
В окне выводятся заголовки столбцов таблицы в качестве названий полей и окна для ввода данных, курсор стоит в первом окне ввода. Для перехода в следующее окно ввода используется клавиша Tab, для возврата в предыдущее — одновременно нажатые клавиши Shift и Tab. Перемещаться по всем элементам формы можно щелчком левой кнопки мыши. Доступ к вычисляемым полям блокирован. Значения этих полей автоматически заполняются на основе информации, содержащейся в таблице.

Описание слайда:

Сортировка списка
Сортировка — упорядочение данных по возрастанию или убыванию.
Сортировка записей-строк списка реализуется в Excel в соответствии с содержимым конкретных столбцов командой Данные, Сортировка…
При сортировке по возрастанию текстовые данные упорядочиваются в алфавитном порядке, числа располагаются по возрастанию значений от минимального к максимальному, даты — в хронологическом порядке. Сортировка по убыванию происходит в обратном порядке. Пустые ячейки всегда располагаются в конце списка,
В Excel можно реализовать многоуровневую сортировку. В трех строках ввода диалогового окна Сортировка диапазона последовательно задаются ключи сортировки — имена полей (столбцов), по которым сортируются данные.

Описание слайда:

Фильтрация данных в списке
Фильтрация позволяет находить и отбирать для обработки часть записей (строк), которые содержат определенное значение или отвечают определенным критериям. Остальные строки при этом скрыты.
В Excel для отбора данных списка (реализации запроса к базе данных) используются Автофильтр и Расширенный фильтр.
Расширенный фильтр применяется, если в отборе участвуют более двух критериев (условий поиска) или если при сравнении используются результаты вычислений.
Для установки Автофильтра следует, находясь в пределах списка, выполнить команду Данные, Фильтр, Автофильтр.

Описание слайда:

Формирование итогов
Подведение различных итогов — один из способов обработки списка.
Для получения итоговой информации в Excel используется команда Данные, Итоги (диалоговое окно Промежуточные итоги), которая позволяет применить одну из итоговых функций к некоторому полю или полям. При этом итоги могут быть сформированы не только ко всему списку, но и к отдельным группам записей, имеющих одинаковые значения по одному из полей.
Перед выполнением команды Итоги список должен быть отсортирован по тому полю, по которому предусматривается группирование записей.
После сортировки можно подвести итоги по списку в целом и итоги по группам записей.

Слайд 2

База данных

набор специфической информации

телефонная книга классный журнал поваренная книга

Слайд 3

Структура базы данных

Поле – столбец, содержит данные одного типа (фамилия, адрес, телефон)

Запись – строка, содержащая сведения о чем-то одном (ученик, работник, блюдо)

Слайд 6

Правила создания баз данных:

Набрать в одной из верхних строк рабочего листа заголовки столбцов, которые будут использоваться в качестве названия полей (№, фамилия, имя, адрес, домашний телефон) Отформатировать заголовки столбцов, например, так: тип данных строки заголовка – текстовый, полужирное начертание, более крупный размер шрифта

Слайд 7

Между строкой заголовков и первой записью не должно быть пустых строк. Все записи базы данных должны располагаться под строкой с заголовками. Данные не касающиеся базы данных должны отделяться от данных базы данных хотя бы одной пустой строкой или столбцом. Между записями базы данных не должно быть пустых срок. В ячейка каждого столбца базы данных необходимо вводить только данные одного типа. Все записи базы данных должны находиться на одном рабочем листе.

Слайд 8

Правильный вариант базы данных:

Слайд 10

Тема:

Использование форм для ввода и редактирования данных в базе данных Excel 2003

Слайд 11

Цели:

Набирать записи в базе данных Excel 2003 Использовать форму для ввода информации в базу данных Excel 2003 Использовать форму для редактирования информации в базе данных Excel 2003

Слайд 12

Информацию можно набирать двумя способами:

В режиме таблицы В режиме формы

Слайд 13

Режим Формы

Предоставляет особое удобство при наборе информации в список данных:

Окно для ввода четко ограничено Видны все поля записи Легко добавлять и удалять записи Удобно просматривать записи Имеются дополнительные возможности

Слайд 14

При наборе информации используя форму надо:

Набрать названия полей Отформатировать названия полей Активизировать ячейку с любым из названий полей Выбрать Данные-Форма Щелкнуть Ок в данном окне:

Слайд 15

6. Набрать информацию в первую запись

7. Щелкнуть «Добавить»

8. Повторить действия 6 и 7 нужное количество раз

9. После ввода последней записи – закрыть окно

Слайд 16

Задание:

Реализуйте разработанную вами в группах базу данных при помощи Excel 2003

Слайд 17

Указания:

Сохранить файл базы данных по адресу D:Группа17база данных1 Набрать названия полей Отформатировать названия полей Набрать 10 записей, используя форму Набрать 10 записей, используя режим таблицы

Слайд 18

Вопросы:

Для чего используются формы в Excel? Что представляют собой формы? Как открывается форма? Какие преимущества предоставляет форма? Можно ли набирать данные без формы?