Претензии по работе с excel

Большинство статей на нашем сайте прямо или косвенно описывают возможности и достоинства Excel. Это программа используется ежедневно миллионами пользователей во всем мире, поэтому очевидно, что достоинства Excel явно перевешивают любые найденные недоработки. Однако, как известно, идеальных программ не бывает. Остановимся поподробнее на этих недоработках, ошибках и других досадных моментах при работе в Excel различных версий. Сразу хочется отметить, что многие умозаключения носят субъективный характер. 

Ошибки

Потеря данных

Многие встречались с ситуацией, когда старый рабочий файл (обычно большого размера) перестает открываться с сообщением типа «Имя файла является недопустимым», «Нет доступа к файлу», «Файл не найден» и т.п. Если при этом не было сохранено резервных копий файла, то есть вероятность безвозвратной потери информации. Эта ошибка встречалась в основном в ранних версиях Excel (97-2003). Применение опции совместного доступа к файлу существенно повышало вероятность появления ошибки. Иногда для решения проблемы помогает открытие файла в более поздней версии. Общей рекомендацией для предотвращения подобных проблем является сохранение резервных копий файлов.

Критическое завершение

При работе со сложными структурами расчетов Excel может критически закрыть программу без сохранения данных. Этот сбой особенно часто встречается в ранних версиях Excel. Так, например, легко «убить» файл Excel 2000-2003, попытавшись перемножить несколько миллионов ячеек на одном листе.

В случае критического завершения программы восстановить не удастся только несохраненные данные. При регулярном появлении таких критических сбоев рекомендуется переустановить Microsoft Office, а лучше перейти на более позднюю версию этого пакета. В качестве временного решения можно посоветовать применять опцию автосохранения файла.

Слишком много форматов

В Excel 97-2003 возможно появления сообщения «Слишком много форматов ячеек». Это ошибка признается Microsoft в качестве, так называемой, «особенности» программы. Файл при этом остается доступным для изменений.
Лечение заключается в том, чтобы уменьшить количество типов форматирования для ячеек. К сожалению, это не всегда помогает, так как Excel каким-то образом кэширует и хранит даже неиспользуемые форматы. Вероятно, это сделано в целях оптимизации прорисовки таблиц на экране.

Для решения проблемы иногда приходится очищать от форматирования листы целиком. Удалите в первую очередь неиспользуемые пользовательские форматы числа. Может помочь также открытие файла в Excel 2007, сохранение сначала в новом, затем в старом формате. Если такой возможности нет, то можно попробовать переносить информацию в новый файл через последовательное копирование листов.

Неоконченные вычисления

В Excel 2000-2003 встречается ситуация, когда программа просто не досчитывает все дерево формул. При этом в строке состояния остается сообщение «Вычислить», которое не зависит от режима вычислений. Ситуация аналогична тому, что расчет был прерван пользователем (например, через начало редактирования ячейки), хотя по факту этого не происходило. При этом файл не содержит циклических ссылок или каких-либо других очевидных ошибок.

Необходимо заметить, что такое поведение программы встречается достаточно редко и только в файлах с очень большим количеством сложных формул.

Ошибки отображения

В Excel 2007 разработчиками признана ошибка при умножении чисел, образующих результат в диапазоне 65534,99999999995 и 65535. Например, 850*77.1 показывает результат 100000. Причем, это именно ошибка отображения результата на экране – по факту в ячейке правильное значение 65535. Можно производить дальнейшие вычисления, используя именно это правильное значение.

С нашей точки зрения, это достаточно безобидная ошибка, так как вероятность столкнуться с ней на практике весьма низка.

Ошибки в формулах

Мы выделили главу с описанием «багов» в вычислениях в отдельную статью.

Дополнительно к описанным ситуациям некорректных расчетов часто приводятся замечания по точности в работе функций с плавающей точкой, а также некоторых статистических функций. При работе с экономическими моделями расчеты с высокой степенью точности (до десятых знаков после запятой) используются крайне редко, поэтому вряд ли имеет смысл обсуждать подобные проблемы.

Следует также заметить, что количество «багов» в вычислениях относительно допустимой сложности расчетов в Excel ничтожно мало – проблем с другими функциональными особенностями встречается значительно больше.

Псевдоошибки

В 99% случаев ситуации, преподносимые пользователями как «ошибки Excel», по факту таковыми не являются. Чаще всего проблемы связаны с непониманием формул или логики вычислений электронной таблицы.
Другая типичная причина проблем – это некорректное использование форматов чисел. Так, например, легко добиться визуальной ситуации, когда «2 * 2 = 5»:

В первом примере в ячейках A1:C1 на экране отображаются только целая часть чисел, в расчетах же участвуют вещественные числа: «2,3 * 2,3 = 5,29».

Во втором примере в ячейкe C2 установлен пользовательский формат отображения чисел. Для всех чисел отображается символ «5», вне зависимости от того, какое значение на самом деле хранится в ячейке. Если производить дальнейшие вычисления с ячейкой C1, то в расчетах будет участвовать правильное значение «4».

Про отображение чисел с использованием пользовательских форматов можно сказать, что подобная ситуация не является ошибкой Excel – это специально разработанная возможность программы. Ответственность за корректное использование форматов лежит на конечном пользователе.

Еще один сложный для понимания случай некорректных вычислений связан с типом хранимых в ячейке значений. Использование универсального типа (Variant) для хранения значений в ячейке позволяет ввести число в виде строки. Для примера попробуйте сначала установить в ячейке текстовый формат, затем ввести туда число – оно внутренне сохранится как набор символов. И, логично, арифметические действия с этим текстом-числом будут давать нулевой результат. Например, используйте функцию SUM (простое сложение не даст нужного эффекта, так как Excel попытается привести текстовый тип к числовому). Теперь верните формат ячейки на «Общий» или даже на «Числовой». Никаких изменений в отображении не произойдет, возможно, только, появится специальный зеленый индикатор в ячейке (зависит от настроек Excel). Формула с использованием SUM будет по-прежнему давать некорректный результат. Формат при этом будет выглядеть нормально. Дело в том, что значение в ячейке, хранящееся в универсальном типе данных, не получило информации, что надо что-то изменить и по-прежнему осталось в виде текста. Еще раз обращаем внимание, что поменялся формат, но не значение. Проще говоря, значение в ячейке имеет дополнительный признак текущего типа данных (число или строка), что в редких случаях позволяет добиться некорректного использования текстовых данных в числовых вычислениях. Для исправления ситуации придется ввести в ячейку число заново.

Внутренний тип значения может изменяться только при обновлении ячейки (вводе данных) при этом действуют такие правила:

1. Если текущий формат ячейки не «Текст», а вводимое значение является числом, датой или логической константой (TRUE, FALSE), то типу значения присваивается признак «число».
2. Если текущий формат ячейки «Текст», либо вводимое значение начинается с символа «’» (апостроф), то типу значения присваивается признак «строка».

Необходимо заботиться только о двух вариантах типа значения: строка и число. Дата, время, проценты, логические константы и специальные форматы чисел хранятся с числовым признаком универсального типа.

Эта особенность Excel, с нашей точки зрения, также не является программной ошибкой. Но отловить такие нестандартные ситуации бывает чрезвычайно сложно. На практике они чаще всего встречаются при импорте информации из внешних баз данных.

Локализация

Перевод и адаптация русскоязычной версии содержат недоработки, иногда серьезно мешающие адекватному восприятию системы пользователем. По всей видимости, при первичной локализации программы не были приняты жесткие стандарты качества перевода. В дальнейшем по возможности некоторые интерфейсные вещи были исправлены. Но проблемы с русскоязычными формулами рабочих листов разработчики Microsoft то ли не хотят признавать, то ли не видят корректного пути исправления. А возможно и то, и другое.

Интерфейс

В качестве примера не совсем корректного перевода в интерфейсе откройте диалог параметры Excel 2007 и выберите раздел «Формулы»:

Подпись к флажку «Использовать функции GetPivotData для ссылок в сводной таблице» почему-то не до конца переведена. Проблема здесь в том, что в русскоязычной локализации нет функции GetPivotData. При локализации она переведена как ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ (о корректности перевода см.следующий раздел) и только в таком виде ее и может по идее воспринимать русскоязычный пользователь. Таким образом, понять назначение флажка без дополнительного обращения в справочную систему достаточно сложно, тем более, что этого параметра не было в предыдущих версиях.
Обратная ситуация в другом разделе параметров — «Дополнительно» — имеется флажок с подписью «Переход к другой ячейке по нажатию клавиши ВВОД». Надпись полностью переведена на русский язык, но где вы видели на современных клавиатурах клавишу с надписью «ВВОД»? Очевидно, что подразумевается клавиша «Enter» — это общеупотребительное название. В предыдущих версиях описание этого параметра было другое: «Переход к другой ячейке после ввода», что было не совсем верно по смыслу. То есть хотели как лучше, но получилось не совсем удачно. Мелочь, казалось бы, но неприятно.

Другой пример в интерфейсе ленты Excel 2007:

Здесь почему-то использовано слово «узор», хотя кнопка служит для копирования, как формата, так и содержимого ячейки из соседней.

Таких примеров наберется достаточно много в различных версиях Excel. С одной стороны это вроде бы не влияет на работу, но негативно сказывается на общем впечатлении от программного продукта.

Формулы

Русская локализация формул Excel – это отдельная широко-обсуждаемая (в узких кругах специалистов) тема. Формулы рабочего листа имеют оригинальные и локализованные (переведенные) заголовки. Например, формула СУММ, используемая в русском Excel, в немецкой версии будет выглядеть как SUMME, а в английской (оригинальной) как SUM.

Excel хранит формулу в как в оригинальной, так и в локализованной версии – это можно увидеть, проверив свойства ячейки в VBA:

ActiveCell.Formula
ActiveCell.FormulaLocal

В конкретной версии Excel можно использовать язык формул, соответствующий только текущей локализации. Немного представляя внутреннюю организацию Excel, с нашей точки зрения, не представляет особого труда добавить специальный параметр с названием типа «Использовать оригинальный язык формул» для возможности написания формул на английском языке в любой локальной версии (еще раз обращаем внимание на то, что формула в любом случае хранится в оригинальной записи). Такая опция сняла бы большинство претензий, приведенных в этом разделе.

Решать проблемы Microsoft рекомендует с помощью специальных пакетов языковой поддержки:

http://office.microsoft.com/ru-ru/language/HA101828850.aspx

Это решение в свою очередь имеет несколько недостатков. Во-первых, языковой пакет является платной надстройкой. Во-вторых, вместе с языком формул переводится и интерфейс: меню, диалоги, подсказки (возможно в последних версиях что-то изменилось, но раньше было так). Пожалуй, языковой пакет может быть полезен для разработчика приложений на Excel, чтобы иметь возможность быстро переключиться на вариант интерфейса конечного пользователя.

К переводу формул на русский язык имеются большие претензии, высказываемые специалистами с момента первой локальной версии. Разделим недостатки перевода на несколько групп.

1. Нелогичные наименования:

2. Использования буквы «Ё», которая практически не используется при компьютерном наборе текстов:

3. Перевод на русский устоявшихся английских терминов:

4. Нелогичный неперевод на русский английских терминов. Если уж переводите все, то будьте последовательны:

5. Использование смеси английского и русского в одной формуле. При вводе с клавиатуры необходимо переключать раскладку:

6. Слишком короткие наименования. Нелогичные аббревиатуры не способствуют запоминанию формулы:

7. Слишком длинные наименования. Совершенно непонятна причина, почему нельзя было для этих формул использовать сокращения:

8. Неверный по смыслу перевод. Нет никакой интуитивной связи с действиями функций:

9. Неверная работа формулы в различных локализациях, связанная с переводом. Это совершенно недопустимая ошибка с нашей точки зрения.

10. Просто смешные аббревиатуры (попробуйте произнести вслух):

В качестве компенсации проблем с локализацией формул можно использовать средства интерфейса, облегчающие выбор функций и параметров (мастер формул, онлайн подсказки и пр.). Но это, во-первых, не особенно помогает в запоминании нелогичных аббревиатур. А, во-вторых, еще больше ставит под сомнение первоначальную идею перевода формул на другие языки.

При чтении статей нашего сайта можно использовать переключатель Язык формул, находящийся с левой стороны основного текста. Доступны русские и английские наименования функций.

Названия функции в различных локализациях Excel

Термины

Имеется несколько противоречивых терминов и в оригинальной документации Excel.

Самую большую путаницу вызывает, пожалуй, термин «Table» («Таблица»). Он употребляется в следующих случаях:

• Связанный диапазон ячеек, имеющих общую формулу. Такие таблицы вводятся через сочетание клавиш Ctrl+Shift+Enter. Сейчас больше употребляется термин «массив».
• Таблицы подстановки, использующие функцию ТАБЛИЦА().
• Устаревший редко используемый вариант таблиц для поиска информации через специальные функции типа DGET,DSUM и пр. В этом случае таблица представляет собой прямоугольный диапазон с заголовками столбцов, а также диапазоны для формирования выборок.
• Новый объект данных в Excel 2007. Такая таблица имеет общий стиль для строк и/или столбцов. Кроме того, есть возможность применять запись формул в специальной нотации со ссылками по имени таблицы. Изначально такая таблица была названа «List», затем все-таки переименована в «Table».
• В русском языке вообще любой файл Excel зачастую также называют «таблицей», что вносит дополнительную путаницу.

Еще в качестве примера странного употребления термина можно привести область фильтра сводной таблицы. В версиях 97-2003 эта область упорно именовалась как «Page area», и, соответственно, переводилась на русский как «Область страниц». Вообще, к странице в общеупотребительном смысле слова это не имеет никакого отношения. Тем более что Excel поддерживает разметку страницы для вывода на печать собственными интерфейсными средствами. В Excel 2007 появилось корректное, с нашей точки зрения, название этой области — «Фильтр». Сами сводные таблицы в начальном варианте назывались «сводными отчетам» (pivot reports), что, кстати, ближе по смыслу к значению этого объекта.

Интерфейс Excel 2007

Смирившись с навязанным новым пользовательским интерфейсом, появившимся в 2007м году, хочется высказать несколько замечаний, реально мешающих работе.

1. Основное замечание к интерфейсу ленты Excel 2007 – это конечно невозможность ее настройки пользователем. К счастью, этот недостаток был устранен в Excel 2010. Судя по всему, эта функциональность была просто не доделана или не оттестирована в предыдущей версии, например, в связи со сроками выхода релиза. С нашей точки зрения, интерфейс настройки ленты не настолько сложен для программирования, чтобы не включить его в первую версию.

2. Непонятно, зачем надо было столь жестко отрезать функциональность меню. Теоретически можно было безболезненно оставить пункт ленты, содержащий старое меню. Тем более что сделать это также не представляет особых сложностей. См., например, нашу разработку. Думается, что в Microsoft решили, что не стоит «резать хвост по частям», а надо однозначно переучивать пользователей. И все равно остаются вопросы по эффективности применения ленты для приложений.

3. Найти некоторые диалоги старого меню без дополнительной справки чрезвычайно трудно. Так для примера попробуйте найти форму параметров группировки, вызываемую в старой версии через Данные Группы и структура Настройка. Честно признаюсь, сам не смог, пришлось «гуглить».

4. Некоторые параметры Excel запрятаны чрезвычайно глубоко. Так, например, старый диалог для установки надстроек Excel был доступен в качестве команды меню первого уровня. Теперь требуется выполнить следующую последовательность операций:
Кнопка Office Параметры Excel Раздел Надстройки Кнопка Перейти
Параметры безопасности макросов спрятаны еще глубже:
Кнопка Office Параметры Excel Раздел Центр управления безопасностью Раздел Параметры макросов
Отметим, что эти опции не такие уж редкие в использовании, чтобы делать столь долгий переход к ним.

5. Очевидно, что полностью реализовать клавиатурный доступ к пунктам меню в новом интерфейсе ленты не получится. Следует отдать должное разработчикам, что они все-таки сохранили старые сочетания клавиши Alt для меню первого уровня. Так тот же диалог надстроек можно вызвать, нажав Alt+е, затем отпустить Alt и нажать й. Но те, кто например привык вызывать аудит формул через Alt+в+в, повторить этой манипуляции уже не смогут. Да к тому же, даже для старых команд меню первого уровня после нажатия Alt надо ее отпускать, что не обязательно было делать в предыдущих версиях. Это замечание, возможно, не касается важных функциональных особенностей (не знаю людей, широко использующих Alt), но говорит о не совсем последовательных действиях разработчиков по обеспечению совместимости версий.

6. Последнее замечание носит совсем субъективный характер. Тем, кому часто приходится консультировать пользователей по вопросам использования Excel, стало трудно объяснить последовательность действий. Раньше почти все можно было указать через переходы по меню (пусть это и не всегда оптимальный путь), и эти последовательности действий отложились в памяти. Потребовалось заново переучиваться находить нужную кнопку на ленте.

Высказав замечания, хочется отметить, что для новичков и не очень опытных пользователей интерфейс ленты действительно более привлекателен, чем поиски в старом меню.

У меня несколько раз были такие ситуации, когда сроки горят, нужно срочно-срочно сдать отчёт, а программа отказывается работать!

Если вы работаете в Excel очень много — когда-нибудь обязательно столкнетесь с этим.

В данной статье мы рассмотрим причины и методы заставить Excel работать.

Итак, начнём!

Причины

Excel довольно большая и сложная программа, причин может быть много. Но давайте остановимся на основных.

Основные причины:

1. Проблемы с настройками Excel;
2. Программа сломалась после аварийного отключения;
3. Конкурирующие приложения мешают работе программы;
4. Проблемы с приложением по-умолчанию для открытия таблиц;
5. Файл таблицы, которую вы открываете, поврежден.

Что же делать?

Итак, причины рассмотрели. Теперь давайте узнаем, что делать в каждом случае.

Эта статья написана по порядку самых эффективных способов. То есть, если вы столкнулись с проблемой, выполняйте все шаги по порядку.

Отключаем DDE-запросы

Это самая частая причина поломок в программе.

 Что такое DDE-запросы? Это запросы от других приложений.

Изначально, эти запросы выключены. Если они у вас включены — они могут являться причиной многих ошибок.

Пошаговая инструкция исправления:

• Щелкните «Файл»;

• «Параметры»;

• Далее — «Дополнительно»;

• Найдите группу «Общие»;
• И включите параметр, указанный на картинке;

• Подтвердите.

Если параметр был включен, значит здесь проблемы нет. Читайте далее.

Отключаем дополнительные пакеты

Большое количество пользователей, для тех или иных целей используют дополнительные пакеты.

Часто бывает, что из-за них Excel может не открываться.

Пошаговая инструкция по исправлению:

• Щелкните «Файл» -> «Параметры» -> «Надстройки»;

• Найдите такой параметр:

• Щелкните «Надстройки COM»;

• Нажмите «Перейти…» и отключите все дополнительные пакеты;

• Подтвердите.

Готово!

Это, наверное, самая частая причина. Если файл открылся, но дополнительные пакеты нужны вам при работе, включайте их по одному, чтобы понять какой именно вызывает ошибки.

Восстанавливаем Excel

Если, например, у вас выключился свет и после этого не открывается Excel, то повреждена сама программа, нужно восстановить её.

Как это сделать:

• Нажмите комбинацию клавиш Win + R (или откройте функцию «Выполнить»);

• Введите «appwiz.cpl»;

• Щелкните правой кнопкой на Office и нажмите «Изменить»;

• Выберите «Быстрое восстановление» и подтвердите.

Итак, Excel начал восстановление. Это что-то по типу отката к заводским настройкам.

Если дело было в программе, то с помощью этого метода вы решите свою проблему.

Проверяем приложения по-умолчанию

Приложения по-умолчанию, это такая опция в Windows, которая позволяет выбрать стандартное приложение для открытия, например, таблиц.

Бывает такое, что эта опция, на открытие таблиц, у вас сбита и там указана совсем другая программа.

Как это исправить?

Пошаговая инструкция:

• Откройте «Панель управления»;
• Щелкните «Программы»;

• И нажмите «Программы по умолчанию»;

• В открывшемся окне спуститесь в самый низ и щелкните «Сбросить».

Готово!

Если проблема была в этом — Excel откроется. Однако обратите внимание, что мы сбросили эту настройку абсолютно для всех типов файлов в Windows. Не только для табличек Excel.

Отключаем аппаратное ускорение обработки изображения

Эта опция помогает вашей видеокарте быстрей обрабатывать различные изображения и элементы интерфейса самых разных программ. В Excel эту опцию можно отключить.

Как это сделать?

Пошаговая инструкция:

• Щелкните «Файл» -> «Параметры»
• Далее — «Дополнительно» и найдите «Отключить аппаратное ускорение обработки изображения»;

• Подтвердите.

Готово! Проверьте, открывается ли Excel теперь.

Ничего не помогло, что делать?

Все эти способы хороши, но что же делать если ничего не помогло?

Я бы попробовал переустановить программу, но если даже это вам не помогло — рекомендую обратиться в поддержку.

Это можно сделать по этой ссылке:

https://support.microsoft.com/contactus/

А еще, вы можете поделиться проблемой на разных форумах по Excel. Возможно кто-то из пользователей форума уже сталкивался с вашей проблемой.

Естественно, это далеко не все проблемы Excel, мы рассмотрели только самые распространенные.

Вот и все!

Чаще всего вам поможет первый или второй способ, рассмотренный в этой статье. Но если не помогло, попробуйте все остальные.

Надеюсь, эта статья оказалась полезна для вас!