Преобразовать word в access

Существует два способа переноса данных из текстового файла в Access. Если вы хотите создать копию данных, доступную для изменения в Access, файл следует импортировать в новую или существующую таблицу с помощью мастера импорта текстовых файлов. Если вы просто хотите просматривать обновленные исходные данные в Access и использовать расширенные функции запросов и отчетов, создайте в базе данных связь с текстовым файлом с помощью мастера связывания с текстовыми файлами.

В этой статье подробно описываются процедуры импорта и связывания с текстовым файлом с помощью мастеров.

В этой статье

• Текстовые файлы и поддерживаемые форматы

• Импорт данных из текстового файла

• Что еще важно знать об импорте

• Решение проблем, связанных с отсутствующими и неверными значениями в импортированной таблице

• Создание связи с текстовым файлом

• Решение проблем со значением #ЧИСЛО! и неверными значениями в связанной таблице

Текстовые файлы и поддерживаемые форматы

Текстовый файл содержит читаемые знаки без форматирования (например, буквы и цифры) и специальные символы (такие как табуляция, перевод строки и возврат каретки). Access поддерживает следующие расширения для имени файла: TXT, CSV, ASC и TAB.

Чтобы использовать текстовый файл в качестве источника для импорта или связывания, необходимо структурировать его содержимое таким образом, чтобы мастера импорта и связывания могли разделить его на записи (строки), а каждую запись — на поля (столбцы). Текстовые файлы с правильной структурой делятся на два типа:

• Файлы с разделителями.    В таких файлах каждая запись располагается на отдельной строке, а поля отделяются друг от друга одним символом (разделителем). Разделителем может служить любой знак, который не используется в значениях полей, например знак табуляции, точка с запятой, запятая, пробел и т. д. Ниже приведен пример текста с разделителями-запятыми.

  1,Company A,Anna,Bedecs,Owner
  2,Company C,Thomas,Axen,Purchasing Rep
  3,Company D,Christina,Lee,Purchasing Mgr.
  4,Company E,Martin,O’Donnell,Owner
  5,Company F,Francisco,Pérez-Olaeta,Purchasing Mgr.
  6,Company G,Ming-Yang,Xie,Owner
  7,Company H,Elizabeth,Andersen,Purchasing Rep
  8,Company I,Sven,Mortensen,Purchasing Mgr.
  9,Company J,Roland,Wacker,Purchasing Mgr.
  10,Company K,Peter,Krschne,Purchasing Mgr.
  11,Company L,John,Edwards,Purchasing Mgr.
  12,Company M,Andre,Ludo,Purchasing Rep
  13,Company N,Carlos,Grilo,Purchasing Rep
  

• Файлы с полями фиксированного размера.    В таком файле каждая запись размещается на отдельной строке, а ширина каждого поля является постоянной для всех записей. Например, первое поле каждой записи всегда состоит из семи знаков, второе — всегда из 12, и т. д. Если фактические значения поля различаются от записи к записи, к значениям, длина которых меньше требуемой ширины, в конце нужно добавить пробелы. Ниже приведен пример текста с полями фиксированного размера.

  1   Company A   Anna       Bedecs         Owner            
  2   Company C   Thomas     Axen           Purchasing Rep   
  3   Company D   Christina  Lee            Purchasing Mgr.  
  4   Company E   Martin     O’Donnell      Owner            
  5   Company F   Francisco  Pérez-Olaeta   Purchasing Mgr.  
  6   Company G   Ming-Yang  Xie            Owner            
  7   Company H   Elizabeth  Andersen       Purchasing Rep   
  8   Company I   Sven       Mortensen      Purchasing Mgr.  
  9   Company J   Roland     Wacker         Purchasing Mgr.  
  10  Company K   Peter      Krschne        Purchasing Mgr.  
  11  Company L   John       Edwards        Purchasing Mgr.  
  12  Company M   Andre      Ludo         Purchasing Rep   
  13  Company N   Carlos     Grilo          Purchasing Rep   
  

К началу страницы

Импорт данных из текстового файла

Если вы хотите сохранить все данные текстового файла или их часть в базе данных Access, содержимое файла следует импортировать в новую таблицу или добавить к существующей. Импортированные данные можно просматривать и редактировать, не влияя на исходный текстовый файл.

В ходе импорта вы можете задать структуру исходного файла и выбрать вариант импорта: в новую или существующую таблицу.

В конце импорта можно сохранить сведения о нем в виде спецификации. Спецификация позволяет выполнять импорт повторно без использования мастера.

Подготовка исходного файла

1. Откройте исходный файл в текстовом редакторе, например в Блокноте.

   Примечание: В ходе одной операции импорта можно импортировать лишь один текстовый файл. Чтобы импортировать несколько файлов, повторите импорт для каждого из них.

2. Просмотрите содержимое исходного текстового файла и выполните действия из приведенной ниже таблицы.

   Элемент	Описание
   Разделители или поля фиксированного размера	Убедитесь, что содержимое файла соответствует выбранному формату. Если это файл с разделителями, найдите разделитель. Если это файл с полями фиксированного размера, убедитесь, что длина значения поля одинакова во всех записях.
   Ограничители текста	Некоторые файлы с разделителями могут содержать значения полей, заключенные в одинарные или двойные кавычки, как показано ниже: «Ольга Зуева»,25,4.5.2017,»Нижний Новгород» «Глеб Селезнев»,27,2018,»Вологда» Знак, используемый для ограничения значения поля, называется ограничителем текста. Ограничители не являются обязательными, но их рекомендуется использовать в следующих случаях: Разделитель является частью значения поля. Например, если в качестве разделителя используется запятая, а значение поля равно Самара, Вологда, его придется заключить в ограничители: «Самара, Вологда». Вы хотите, чтобы Access обрабатывал нетекстовые значения, например 0452934 и 0034539, как текстовые и хранил их в текстовом поле. Во время импорта можно указать, используется ли в файле ограничитель, и, если он используется, задать соответствующий знак. Убедитесь в том, что во всем файле используется один ограничитель текста и что он применяется только к текстовым значениям.
   Количество полей	Число исходных полей не должно превышать 255 , так как Access поддерживает не более 255 полей в таблице.
   Пропуск записей и значений	Если вам нужно перенести лишь часть текстового файла, его следует отредактировать перед началом импорта, так как пропуск записей в ходе операции невозможен. Если вы добавляете данные в новую таблицу, некоторые поля можно пропустить, но этот вариант не поддерживается при добавлении в существующую таблицу. В последнем случае структура исходных данных должна соответствовать структуре конечной таблицы. Другими словами, в исходном файле должно быть то же число столбцов, что и в конечной таблице, а типы данных должны совпадать с типами данных в конечной таблице.
   Пустые строки и поля	Удалите все лишние пустые строки из файла. При наличии пустых полей добавьте в них отсутствующие данные. Если вы планируете добавить записи в существующую таблицу, убедитесь, что соответствующие поля таблицы допускают использование значений NULL. Поле может принимать значения NULL, если для его свойства Обязательное поле задано значение Нет, а свойство Условие на значение не запрещает значения NULL.
   Лишние символы	Найдите и удалите лишние символы (табуляции, перевода строки, возврата каретки).
   Типы данных	Чтобы избежать ошибок при импорте, убедитесь, что типы данных в полях одинаковы для всех строк. Access считывает первые 25 строк файла, чтобы определить тип данных для полей таблицы. Настоятельно рекомендуем убедиться в том, что первые 25 исходных строк не содержат данные разных типов. Кроме того, нетекстовые значения, которые требуется обрабатывать как текстовые, необходимо заключить в одинарные или двойные кавычки. Если исходный файл содержит смешанные значения в строках, идущих после 25-й строки, они могут быть пропущены или неправильно преобразованы при импорте. Сведения об устранении проблем см. в разделе Решение проблем, связанных с отсутствующими и неверными значениями в импортированной таблице далее в этой статье.
   Имена полей	Если файл с разделителями не содержит имена полей, их рекомендуется указать в первой строке. В ходе импорта можно настроить мастер так, чтобы значения в первой строке считались именами полей. При импорте файлов с полями фиксированного размера такая возможность недоступна. Примечание: Если вы добавляете файл с полями фиксированного размера в существующую таблицу, убедитесь, что имя каждого столбца в точности соответствует имени поля. Если они отличаются, импорт завершится сбоем. Чтобы просмотреть имена полей, откройте конечную таблицу в режиме конструктора.

3. Закройте исходный файл, если он открыт. Если исходный файл остается открытым в ходе операции импорта, могут возникнуть ошибки преобразования данных.

Запуск импорта в Access

1. Откройте базу данных Access, в которой будут храниться импортируемые данные. Если ни одна из существующих баз данных не подходит для этого, создайте пустую базу данных.

2. Перед началом импорта следует определить, в какой таблице будут храниться данные: в новой или существующей.

   • Создание новой таблицы.    Если необходимо сохранить данные в новой таблице, в Access создается таблица, в которую добавляются импортируемые данные. Если таблица с указанным именем уже существует, ее содержимое перезаписывается импортируемыми данными.

   • Добавление в существующую таблицу.    Если используется существующая таблица, при импорте данные добавляются в нее.

     Следует помнить, что ошибки в ходе добавления зачастую объясняются тем, что исходные данные не соответствуют структуре и параметрам полей в конечной таблице. Чтобы избежать таких ошибок, откройте таблицу в режиме конструктора и проверьте следующее:

     • Первая строка.    Если в первой строке исходного текстового файла нет имен полей, убедитесь, что столбцы в этом файле расположены в том же порядке и имеют тот же тип данных, что и в таблице. Если первая строка файла с разделителями содержит заголовки столбцов, совпадение порядка столбцов и полей необязательно, но имя и тип данных каждого столбца должны в точности совпадать с именем и типом данных соответствующего поля. При импорте файлов с полями фиксированного размера такая возможность недоступна.

     • Отсутствующие или лишние поля.    Если в конечной таблице отсутствует одно или несколько полей, добавьте их до начала импорта. Если же таблица содержит поля, отсутствующие в исходном файле, их не требуется удалять из таблицы, если для них разрешены значения NULL.

       Совет: Поле может принимать значения NULL, если для его свойства Обязательное поле задано значение Нет, а свойство Условие на значение не запрещает значения NULL.

     • Первичный ключ.    Если таблица содержит поле первичного ключа, исходный файл должен содержать столбец со значениями, совместимыми с полем первичного ключа. Кроме того, импортируемые значения ключа должны быть уникальными. Если импортируемая запись содержит значение первичного ключа, которое уже существует в таблице, отображается сообщение об ошибке. Нужно отредактировать исходные данные таким образом, чтобы они содержали уникальные значения ключа, а затем повторить импорт.

     • Индексированные поля.    Если для свойства Индексированное поле поля в таблице задано значение Да (совпадения не допускаются), соответствующий столбец в исходном текстовом файле должен содержать уникальные значения.

3. Расположение мастера импорта или связывания текста зависит от используемой версии Access. Выполните действия, которые соответствуют вашей версии Access.

   • Если вы используете Access 2019 или последнюю версию Access, которая предоставляется по подписке на Microsoft 365, на вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи нажмите кнопку Создать источник данных и выберите Из файла > Текстовый файл.

   • Если вы используете Access 2016, Access 2013 или Access 2010, на вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи нажмите кнопку Текстовый файл.

4. Откроется диалоговое окно Внешние данные — Текстовый файл.

   

5. В диалоговом окне Внешние данные — Текстовый файл введите путь к исходному файлу в поле Имя файла.

6. Укажите способ сохранения импортируемых данных.

   • Чтобы сохранить данные в новой таблице, выберите вариант Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных. Позднее будет предложено указать имя этой таблицы.

   • Чтобы добавить данные в существующую таблицу, выберите параметр Добавить копию записей в конец таблицы и выберите таблицу в раскрывающемся списке.

     Примечание: Сведения о связывании с источником данных путем создания связанной таблицы см. ниже в разделе Создание связи с текстовым файлом.

7. Нажмите кнопку ОК.

   Access проверит содержимое файла и предложит его структуру. Если в файле используется разделитель, убедитесь, что выбран вариант с разделителями. Если файл содержит поля фиксированного размера, убедитесь, что выбран параметр фиксированная ширина полей. Если вы не уверены, какие поля в файле, см. предыдущий раздел (Подготовка исходного файла).

   Примечание: Если исходный текстовый файл содержит знаки табуляции или другие специальные знаки, в мастере импорта текстовых файлов они отображаются в виде полей между столбцами данных.

8. Нажмите кнопку Далее.

   В зависимости от выбранного варианта (файл с разделителями или с полями фиксированного размера) мастер отображает нужные сведения.

   С разделителями

   Выберите или укажите знак, разделяющий значения полей (табуляция, точка с запятой, запятая, пробел или другой). Если в файле используется ограничитель строк, выберите в поле Ограничитель текста двойные («) или одинарные (‘) кавычки. Если первая строка исходного файла содержит имена полей, установите флажок Первая строка содержит имена полей. Затем нажмите кнопку Далее.

   Фиксированная ширина полей

   Мастер отображает содержимое файла. Если Access обнаруживает столбцы данных, для разделения полей вставляются вертикальные черты. Просмотрите предлагаемую мастером структуру и следуйте его инструкциям, если нужно добавить, удалить или исправить строки. Затем нажмите кнопку Далее.

9. Если вы добавляете данные в существующую таблицу, перейдите к шагу 12. Если же данные импортируются в новую таблицу, нажмите кнопку Далее, чтобы просмотреть свойства полей, отображаемые в мастере.

   Примечание: Страница мастера, на которой можно указать сведения об импортируемых полях, не отображается при добавлении записей в существующую таблицу.

10. Щелкните столбец в нижней части страницы, чтобы отобразить свойства нужного поля. Просмотрите и измените имя и тип данных конечного поля.

    Access проверяет первые 25 строк каждого столбца, чтобы определить тип данных для соответствующего поля. Если первые 25 строк столбца содержат значения разных типов, например текст и числа, мастер предлагает тип данных, совместимый со всеми значениями столбца или их большинством (как правило, это текстовый тип данных). Хотя можно выбрать и другой тип данных, следует помнить, что значения, несовместимые с этим типом, будут в ходе импорта пропущены или преобразованы неправильно. Дополнительные сведения о том, как исправить неверные или отсутствующие значения, см. ниже в разделе Решение проблем, связанных с отсутствующими и неверными значениями в импортированной таблице.

11. Чтобы создать индекс для поля, присвойте свойству Индексировано значение Да. Чтобы пропустить весь исходный столбец, установите флажок Не импортировать (пропустить) поле. Затем нажмите кнопку Далее.

12. Если записи добавляются в новую таблицу, мастер предлагает указать для нее первичный ключ. При выборе варианта автоматически создать ключ Access добавляет поле счетчика в качестве первого поля конечной таблицы и автоматически заполняет его уникальными значениями кодов, начиная с 1. Нажмите кнопку Далее.

    Примечание: Страница мастера, на которой можно указать сведения об импортируемых полях, не отображается при добавлении записей в существующую таблицу.

13. Откроется последняя страница мастера. Если записи импортируются в новую таблицу, укажите ее имя в поле Импорт в таблицу. Если такая таблица уже существует, появится запрос о перезаписи ее содержимого. Нажмите кнопку Да, чтобы продолжить, или кнопку Нет, чтобы указать другое имя конечной таблицы.

    Для чего предназначена кнопка Дополнительно?

    Кнопка Дополнительно в мастере импорта текстовых файлов служит для создания или открытия спецификаций импорта в формате, который использовался в предыдущих версиях Access. Кнопку Дополнительно рекомендуется использовать только в том случае, если спецификации импорта, созданные в предыдущих версиях Access, требуется использовать в Access 2007. Если же вы хотите сохранить сведения об этой операции импорта, прочтите следующий раздел.

14. Чтобы импортировать данные, нажмите кнопку Готово.

    Access попытается импортировать данные. Если хотя бы часть данных импортирована, в мастере появится диалоговое окно, в котором указывается состояние импорта. Если же операция закончилась сбоем, в Access отображается сообщение Ошибка при попытке импорта файла.

15. Откройте конечную таблицу в режиме таблицы. Сравните данные в таблице с исходным файлом, чтобы убедиться в их правильности.

Что еще важно знать об импорте

• Сведения о том, как сохранить сведения об импорте в виде спецификации, которую можно использовать повторно, см. в статье Сохранение параметров операции импорта или экспорта в виде спецификации.

• Дополнительные сведения о запуске спецификаций см. в статье Выполнение сохраненной операции импорта или экспорта.

• Дополнительные сведения о запуске спецификаций в определенное время см. в статье Планирование импорта или экспорта.

• Сведения о том, как изменить имя спецификации, удалить ее или обновить имена исходных файлов, см. в статье Задачи управления данными.

Решение проблем, связанных с отсутствующими и неверными значениями в импортированной таблице

Сообщение Ошибка при попытке импорта файла свидетельствует о том, что импорт завершился сбоем. Если же после импорта отображается страница, на которой предлагается сохранить сведения об операции, это означает, что данные были полностью или частично импортированы. В сообщении о состоянии указывается также имя таблицы, которая содержит описание всех ошибок, возникших в ходе импорта.

Важно отметить, что даже если в сообщении о состоянии указано, что операция завершилась успешно, перед использованием таблицы следует просмотреть ее содержимое и структуру, чтобы убедиться в правильности всех данных.

Откройте конечную таблицу в режиме таблицы, чтобы убедиться в том, что в таблицу были успешно добавлены все данные. После этого откройте таблицу в режиме конструктора, чтобы проверить типы данных и параметры свойств для полей.

В приведенной ниже таблице описаны действия по разрешению проблем, связанных с отсутствующими или неверными значениями.

Совет: Если вы обнаружили лишь несколько отсутствующих значений, можно добавить их в таблицу вручную в режиме таблицы. Если же отсутствует или неправильно импортирован целый столбец либо большой объем данных, следует исправить исходный файл. После устранения всех возможных проблем повторите импорт.

Кроме того, может потребоваться просмотреть таблицу ошибок, о которой говорится на последней странице мастера, в режиме таблицы. Эта таблица содержит три поля: «Ошибка», «Поле» и «Строка». В каждой ее строке содержатся сведения об определенной ошибке, а данные в поле «Ошибка» можно использовать при устранении проблем.

Полный список ошибок и советы по устранению неполадок

К началу страницы

Создание связи с текстовым файлом

Связывание позволяет использовать данные из другого файла, не импортируя их. В этом случае можно просматривать обновленные данные как в исходной программе, так и в файле Access. При этом не требуется создавать и обновлять копию данных в Access. Если вместо копирования текстового файла в базу данных Access требуется использовать его для выполнения запросов и создания отчетов, следует использовать не операцию импорта, а функцию связывания с текстовым файлом.

Когда вы создаете связь с текстовым файлом, Access создает таблицу, которая связана с исходным файлом. Все изменения, вносимые в исходный файл, применяются к связанной таблице. При этом изменение данных таблицы в Access не разрешается. Если вы хотите внести изменения в содержимое или структуру, откройте исходный файл и отредактируйте его.

Решение проблем со значением #ЧИСЛО! и неверными значениями в связанной таблице

Даже если появится сообщение Завершено связывание таблицы, откройте таблицу в режиме таблицы и убедитесь, что все строки и столбцы содержат правильные данные.

При наличии в таблице ошибок или неверных данных необходимо выполнить действия, описанные в приведенной ниже таблице, и повторить попытку связывания. Следует помнить, что добавить значения непосредственно в связанную таблицу невозможно, так как она доступна только для чтения.

К началу страницы