Преобразовать ссылки в значения excel

В листе Excel иногда вы можете создать некоторые внешние ссылки на данные из других книг, чтобы связать их с одним используемым листом, как правило, данные будут изменяться по мере изменения исходной книги. Если вам нравится, что данные перестают меняться, и вы хотите преобразовать ссылки в значения, как вы могли бы это сделать?

Преобразуйте внешние ссылки в значения с помощью команды Редактировать ссылки

Преобразование внешних ссылок в значения с помощью кода VBA

Преобразование внешних ссылок в значения с помощью Kutools for Excel

Преобразуйте как внешние ссылки, так и формулы в значения с помощью Kutools for Excel

Преобразуйте внешние ссылки в значения с помощью команды Редактировать ссылки

В Excel Редактировать ссылки Функция может помочь вам разорвать внешние ссылки и преобразовать их в значения, пожалуйста, сделайте следующее:

1. Нажмите Данные > Редактировать ссылки, см. снимок экрана:

2. В Редактировать ссылки В диалоговом окне все ссылки исходных книг перечислены в диалоговом окне, укажите исходные книги, содержащие внешние ссылки, которые вы хотите разорвать, а затем щелкните Разорвать ссылку кнопку, см. снимок экрана:

3. Затем появится предупреждающее сообщение, чтобы напомнить вам, что после применения этой операции ссылки будут преобразованы в существующие значения, продолжайте нажимать Разрыв ссылок кнопку, см. снимок экрана:

4. И конкретные внешние ссылки были преобразованы в значения, см. Скриншоты:

Преобразование внешних ссылок в значения с помощью кода VBA

Следующий код VBA также может помочь вам удалить внешние ссылки из всей книги.

1. Удерживайте ALT + F11 , чтобы открыть Microsoft Visual Basic для приложений окно.

2. Нажмите Вставить > Модулии вставьте следующий код в Окно модуля.

Код VBA: преобразование внешних ссылок в значения

Sub BreakLinks()
'Updateby Extendoffice
Dim xLink As Variant
xLink = Application.ActiveWorkbook.LinkSources(Type:=xlLinkTypeExcelLinks)
Do Until IsEmpty(xLink)
    Application.ActiveWorkbook.BreakLink Name:=xLink(1), Type:=xlLinkTypeExcelLinks
    xLink = Application.ActiveWorkbook.LinkSources(Type:=xlLinkTypeExcelLinks)
Loop
End Sub

3, Затем нажмите F5 ключ для запуска этого кода, и все внешние ссылки в текущей книге были разорваны, и они преобразованы в нормальные значения.

Преобразование внешних ссылок в значения с помощью Kutools for Excel

Если у вас есть Kutools for Excel, С его Найдите и сломайте неработающие ссылки вы можете просматривать и находить ячейки ссылок и разбивать их по своему усмотрению.

После установки Kutools for Excel, пожалуйста, сделайте следующее Бесплатная загрузка Kutools for Excel Теперь )

1. Активируйте свой рабочий лист, содержащий внешние ссылки, затем нажмите Кутулс > Ссылка > Найдите и сломайте неработающие ссылки, см. снимок экрана:

2. В Найдите и сломайте неработающие ссылки В диалоговом окне все внешние ссылки в текущем листе перечислены в поле списка, затем вы можете указать ссылки, которые хотите преобразовать в значения, вы также можете просмотреть ссылки, установив флажок Просмотр ячейки, см. снимок экрана:

Tips: вы можете отфильтровать ссылки из Фильтр выпадающий список.

3. Затем нажмите Разорвать ссылку все определенные внешние ссылки текущего рабочего листа были преобразованы в значения, и они выбираются одновременно, см. снимки экрана:

Щелкните здесь, чтобы узнать больше об этой утилите поиска и удаления неработающих ссылок.

Преобразуйте как внешние ссылки, так и формулы в значения с помощью Kutools for Excel

Предположим, что на вашем листе есть и внешние ссылки, и формулы, как преобразовать их оба в нормальные значения? Kutools for Excel также содержит мощную функцию — К фактическому, с его помощью вы можете быстро преобразовать формулы или отображаемые значения в фактические значения.

После установки Kutools for Excel, пожалуйста, сделайте следующее Бесплатная загрузка Kutools for Excel Теперь )

1. Выберите диапазон данных, в котором вы хотите преобразовать формулы, внешние ссылки в значения.

2. Затем нажмите Кутулс > К фактическому, см. снимок экрана:

3. И все формулы и внешние ссылки преобразованы в значения в разделе.

Нажмите, чтобы узнать больше об этой функции To Actual.

Бесплатная загрузка Kutools for Excel Теперь

Преобразование формул в значения

Формулы – это хорошо. Они автоматически пересчитываются при любом изменении исходных данных, превращая Excel из «калькулятора-переростка» в мощную автоматизированную систему обработки поступающих данных. Они позволяют выполнять сложные вычисления с хитрой логикой и структурой. Но иногда возникают ситуации, когда лучше бы вместо формул в ячейках остались значения. Например:

• Вы хотите зафиксировать цифры в вашем отчете на текущую дату.
• Вы не хотите, чтобы клиент увидел формулы, по которым вы рассчитывали для него стоимость проекта (а то поймет, что вы заложили 300% маржи на всякий случай).
• Ваш файл содержит такое больше количество формул, что Excel начал жутко тормозить при любых, даже самых простых изменениях в нем, т.к. постоянно их пересчитывает (хотя, честности ради, надо сказать, что это можно решить временным отключением автоматических вычислений на вкладке Формулы – Параметры вычислений).
• Вы хотите скопировать диапазон с данными из одного места в другое, но при копировании «сползут» все ссылки в формулах.

В любой подобной ситуации можно легко удалить формулы, оставив в ячейках только их значения. Давайте рассмотрим несколько способов и ситуаций.

Способ 1. Классический

Этот способ прост, известен большинству пользователей и заключается в использовании специальной вставки:

1. Выделите диапазон с формулами, которые нужно заменить на значения.
2. Скопируйте его правой кнопкой мыши – Копировать (Copy).
3. Щелкните правой кнопкой мыши по выделенным ячейкам и выберите либо значок Значения (Values):

   
   либо наведитесь мышью на команду Специальная вставка (Paste Special), чтобы увидеть подменю:

   
   Из него можно выбрать варианты вставки значений с сохранением дизайна или числовых форматов исходных ячеек.

   В старых версиях Excel таких удобных желтых кнопочек нет, но можно просто выбрать команду Специальная вставка и затем опцию Значения (Paste Special — Values) в открывшемся диалоговом окне:

   

Способ 2. Только клавишами без мыши

При некотором навыке, можно проделать всё вышеперечисленное вообще на касаясь мыши:

1. Копируем выделенный диапазон Ctrl+C
2. Тут же вставляем обратно сочетанием Ctrl+V
3. Жмём Ctrl, чтобы вызвать меню вариантов вставки
4. Нажимаем клавишу с русской буквой З или используем стрелки, чтобы выбрать вариант Значения и подтверждаем выбор клавишей Enter:

Способ 4. Кнопка для вставки значений на Панели быстрого доступа

Ускорить специальную вставку можно, если добавить на панель быстрого доступа в левый верхний угол окна кнопку Вставить как значения. Для этого выберите Файл — Параметры — Панель быстрого доступа (File — Options — Customize Quick Access Toolbar). В открывшемся окне выберите Все команды (All commands) в выпадающем списке, найдите кнопку Вставить значения (Paste Values) и добавьте ее на панель:

Теперь после копирования ячеек с формулами будет достаточно нажать на эту кнопку на панели быстрого доступа:

Кроме того, по умолчанию всем кнопкам на этой панели присваивается сочетание клавиш Alt + цифра (нажимать последовательно). Если нажать на клавишу Alt, то Excel подскажет цифру, которая за это отвечает:

Способ 5. Макросы для выделенного диапазона, целого листа или всей книги сразу

Если вас не пугает слово «макросы», то это будет, пожалуй, самый быстрый способ.

Макрос для превращения всех формул в значения в выделенном диапазоне (или нескольких диапазонах, выделенных одновременно с Ctrl) выглядит так:

Sub Formulas_To_Values_Selection()
'преобразование формул в значения в выделенном диапазоне(ах)
    Dim smallrng As Range
    For Each smallrng In Selection.Areas
        smallrng.Value = smallrng.Value
    Next smallrng
End Sub

Если вам нужно преобразовать в значения текущий лист, то макрос будет таким:

Sub Formulas_To_Values_Sheet()
'преобразование формул в значения на текущем листе
    ActiveSheet.UsedRange.Value = ActiveSheet.UsedRange.Value
End Sub
 

И, наконец, для превращения всех формул в книге на всех листах придется использовать вот такую конструкцию:

Sub Formulas_To_Values_Book()
'преобразование формул в значения во всей книге
    For Each ws In ActiveWorkbook.Worksheets
        ws.UsedRange.Value = ws.UsedRange.Value
    Next ws
End Sub
 

Код нужных макросов можно скопировать в новый модуль вашего файла (жмем Alt+F11 чтобы попасть в Visual Basic, далее Insert — Module). Запускать их потом можно через вкладку Разработчик — Макросы (Developer — Macros) или сочетанием клавиш Alt+F8. Макросы будут работать в любой книге, пока открыт файл, где они хранятся. И помните, пожалуйста, о том, что действия выполненные макросом невозможно отменить — применяйте их с осторожностью. 

Способ 6. Для ленивых

Если ломает делать все вышеперечисленное, то можно поступить еще проще — установить надстройку PLEX, где уже есть готовые макросы для конвертации формул в значения и делать все одним касанием мыши:

В этом случае:

• всё будет максимально быстро и просто
• можно откатить ошибочную конвертацию отменой последнего действия или сочетанием Ctrl+Z как обычно
• в отличие от предыдущего способа, этот макрос корректно работает, если на листе есть скрытые строки/столбцы или включены фильтры
• любой из этих команд можно назначить любое удобное вам сочетание клавиш в Диспетчере горячих клавиш PLEX

Ссылки по теме

• Что такое макросы, как их использовать, копировать и запускать
• Как скопировать формулы без сдвига ссылок
• Как считать в Excel без формул

MulTEx »

17 Февраль 2014              22749 просмотров

Замена ссылок в формулах на их значения

Данная функция является частью надстройки MulTEx

Вызов команды:
MulTEx -группа Ячейки/Диапазоны —Ячейки —Замена ссылок в формулах на значения ячеек

Команда преобразует ссылки на ячейки в формуле на значения ячеек, на которые ведут эти ссылки. К примеру на листе есть формула: =A1*A14+(5+C13)*C14 /B11
И необходимо понять какие значения скрываются за ссылками на ячейки. Т.е. из приведенной выше формулы надо сделать что-то вроде: =10*5,2+(5+5)*10 /7,8

Можно это сделать и вручную, конечно. Для одной формулы. И если ссылок не очень много и не ссылаются они на другие листы или книги. Но вот если формул, которые надо преобразовать много, то сделать это будет не так-то просто и тем более не быстро. А с помощью данной команды это можно сделать буквально за несколько секунд и практически не прилагая усилий. Все, что потребуется, это определить диапазон с формулами и метод отображения преобразованных формул.

Диапазон с формулами(Лист1!$B$3:$D$16) — указывается диапазон, формулы из которого необходимо преобразовать.
Метод вывода:

• В комментарии к ячейкам с формулами — преобразованная формула будет записана в примечание к ячейке, в которой расположена эта формула.
  
  Примечание создается автоматически внутри команды. Пожалуй самый удобный метод, т.к. и формула остается неизменной, и ячейки рядом. Но, как можно догадаться, если в ячейке до этого уже было какое-либо примечание — оно будет перезаписано. Т.е. старое примечание будет удалено без возможности восстановления.
• В ячейки правее ячеек с формулами — преобразованная формула будет выведена в ячейку, которая расположена правее ячейки с формулой:
  
  С одной стороны это вполне наглядно, но с другой стороны не всегда удобно. Если в ячейках правее есть какие-то значения, то они будут удалены и на их место будет записана расшифровка формулы.
• Заменить ссылки на их значения прямо в формуле — преобразование ссылок на ячейки в значения производится непосредственно внутри формулы. Может пригодиться, если необходимо оставить и формулу и возможность проследить этапы вычислений. В данном случае полностью теряется возможность проследить из каких ячеек взяты те или иные значения, т.к. исходная формула полностью заменяется. При использовании данного метода действия команды по преобразованию формул можно отменить, нажав кнопку возврата значений на панели Excel или сочетание клавиш Ctrl+Z

Выводить значения с точностью как на экране — если установлен, то значения ссылок выводятся так же, как они отображаются в ячейках. К примеру, если в ячейке A14 отображается значение «5,2» это не всегда означает, что само значение ячейки так же «5,2». Если к ячейке применен формат Числовой с количеством знаков после запятой 1, а в ячейке значится «5,159», то это значение тоже будет отображаться как «5,2». Это следует учитывать, применяя данную команду. Если флажок для данной опции не установлен, то в преобразованной формуле будут использованы реальные значения ячеек, несмотря на примененные к ним числовые форматы.

Проверять вложенность формул в ссылках — Если установлен, то при обнаружении внутри формулы ссылок на другие ячейки,которые так же содержат формулы — формулы этих ячеек так же будут разобраны и все ссылки в них заменены на значения. Используется в случаях, если формулы имеют множество связей друг с другом и надо проследить все значения.

Не выводить [значение недоступно] — данная опция необходима в случаях, когда в формуле присутствуют ссылки на другие книги и эти книги закрыты. Получить значение таких ссылок в этом случае невозможно. Поэтому для таких ссылок замена происходит следующим образом: путь к книге будет оставлен без изменений, а имя книги, листа и адрес ячеек будут заменены на [значение недоступно]. Однако, далеко не всегда требуется скрывать источник ссылки. К тому же, если выбран пункт Заменить ссылки на их значения прямо в формуле — текст [значение недоступно] вызовет ошибку формулы. Но если ссылку оставить без изменений, то формула будет работать.

Не выводить [ссылок на другие ячейки нет] — Если установлен, то для ячеек, не содержащих ссылок, будет возвращено значение пусто, а не текст [ссылок на другие ячейки нет]. Пригодится в случае, если применяется метод Заменить ссылки на их значения прямо в формуле, т.к. в этом случае лишний текст может привести к ошибке расчетов формулы.

Не заменять именованные диапазоны на значения — Если установлен, то ссылки на именованные диапазоны внутри формулы не будут заменяться значениями, а имена останутся «как есть». Может пригодится, если именованные диапазоны были созданы специально для удобства разбора формулы. В этом случае замена их на значения может только запутать.

Если в какой-либо из ячеек не будет ссылок на другие ячейки, а просто текстовая формула, то как результат отобразится сама формула. Если при этом пункт Не выводить [ссылок на другие ячейки нет] не отмечен, то за формулой так же будет дописан текст: «[ссылок на другие ячейки нет]».
Если в формуле применяются функции (ВПР, СЧЁТЕСЛИ, МИН, МАКС и т.д.), то их имена будут отображены без искажений (=СУММ(5,2;7,8)+ЦЕЛОЕ(5/11))
Если присутствуют ссылки на ячейки из других листов или книг, то они отображаются как и все остальные — просто значениями. Если в формуле есть ссылка на другую книгу, которая в настоящий момент закрыта — то сам путь к книге будет оставлен без изменений, а имя книги, листа и адрес ячеек будут заменены на [значение недоступно]. Если при этом установлен флажок Не выводить [значение недоступно], то ссылка пропускается и ничем не заменяется.
Если в формулах встречаются ссылки на массивы ячеек (A14:B16) — будут отображены все значения непустых ячеек массива (как и положено массиву в фигурных скобках: {5,2;4:6}. Для русской локализации двоеточием разделяются строки, а точкой-с-запятой — столбцы).

Так же см.:
Вставить значения