Преобразование в число в excel для впр - Word и Excel - помощь в работе с программами

ВПР и числа-как-текст

Обычные числа и числа-как-текст (т.е. числа, которые только выглядят как числа, а, по-сути, являются текстом) — это причина многих проблем и сложностей при работе с данными в Microsoft Excel. Одна из подобных ситуаций — использование функции ВПР (VLOOKUP) для поиска и подстановки, когда в исходных данных есть эти пресловутые числа в текстовом формате.

Рассмотрим классический пример — подстановку цен из прайс-листа в таблицу заказов по совпадению артикулов:

Как и множество других функций и инструментов Excel, ВПР считает числа как текст не равноценными этим же числам в нормальном виде, поэтому выдаёт ошибку #Н/Д, сигнализируя, что искомое значение не обнаружено, хотя визуально оно, вроде бы, есть.

Давайте рассмотрим различные сценарии, с которыми мы здесь можем столкнуться и решения для каждого из них.

Примечание: Различить нормальные и текстовые числа не всегда легко. Иногда на таких ячейках появляется зелёный уголок-индикатор, иногда — нет. В этой статье, для наглядности, я буду выравнивать числа-как-текст по левому краю, а нормальные числа — по правому.

Вариант 1. Числа-как-текст в искомых значениях

Предположим для начала, что псевдочисла эпизодически встречаются у нас в искомых значениях, т.е. в таблице заказов (диапазон B4:B7) и перемешаны с нормальными числовыми артикулами, что приводит к появлению ошибок.

Исправить ситуацию можно, если заставить Excel принудительно конвертировать все исходные артикулы с помощью выполнения над ними любой математической операции, типа:

умножения или деления на 1
прибавления или вычитания 0
двойного знака минус перед артикулом (равносильно двойному умножению на -1)

Значение артикула от выполнения такой безобидной математической операции никак не изменится, но сам факт её выполнения заставит Excel воспринимать артикул именно как число. А значит и ВПР найдет текстовые значения без проблем:

Вариант 2. Числа-как-текст в таблице, где ищем

Может встретиться и обратная сторона той же медали, когда псевдочисла будут не в заказе, а в артикулах прайс-листа. Здесь поможет та же логика: для принудительного преобразования исходных числовых артикулов в текстовые, над ними нужно выполнить любую безобидную не математическую, а текстовую операцию.

Самым простым и компактным вариантом будет приклеивание к артикулу пустой строки:

Артикул от такой склейки никак не меняется, но вынужденно преобразовывается в текстовый формат, т.к. склейка априори возможна только для текста.

Вариант 3. Пропадание начальных нулей

Частным случаем предыдущего примера бывает сценарий, когда артикулы в прайс-листе не просто текстовые, но ещё и содержат нули в начале строк, дополняющие их до заданной разрядности. Тут поможет функция ТЕКСТ (TEXT), которая умеет любое число выводить как текст по заданному шаблону:

Вариант 4. Числа-как-текст вперемешку с числами в обеих таблицах

Ну, и на десерт, давайте рассмотрим самый «веселый» случай, когда псевдочисла у нас перемешаны с нормальными числами и встречаются в артикулах обеих таблиц.

Звучит страшно, но решается легко — нужно просто скомбинировать первый и второй способы, вложив их в функцию ЕСЛИОШИБКА (IFERROR). Эта функция прокачает обе версии ВПР — «текстовую» и «числовую» — и выдаст ту, которая не приводит к ошибке #Н/Д:

Вот и всё — и никаких больше ошибок

Ссылки по теме

Как выполнить левый ВПР
Многоразовый ВПР, извлекающий сразу все значения
Функция ПРОСМОТРХ как преемник ВПР

Источник

Как преобразовать текст в число в Excel — 10 способов.

В этом руководстве показано множество различных способов преобразования текста в число в Excel: опция проверки ошибок в числах, формулы, математические операции, специальная вставка и многое другое.

Иногда значения в ваших таблицах Excel выглядят как числа, но их нельзя сложить или перемножить, они приводят к ошибкам в формулах. Общая причина этого — числа, записанные как текст. Во многих случаях Microsoft Excel достаточно умен, чтобы автоматически преобразовывать цифровые символы, импортированные из других программ, в обычные числа. Но иногда числа остаются отформатированными в виде текста, что вызывает множество проблем в ваших электронных таблицах.

Перестает правильно работать сортировка данных, поскольку числовые и текстовые значения упорядочиваются по-разному. Функции поиска, подобные ВПР, также не могут найти нужные значения (подробнее об этом читайте – Почему не работает ВПР?). Подсчет по условиям СУММЕСЛИ и СЧЁТЕСЛИ даст неверные результаты. Если они находятся среди «нормальных» чисел, то функция СУММ их проигнорирует, а вы этого даже не заметите. В результате – неверные расчеты.

Как выглядят числа-как текст?
Используем индикатор ошибок.
Изменение формата ячейки может преобразовать текст в число
Специальная вставка
Инструмент «текст по столбцам»
Повторный ввод
Формулы для преобразования текста в число
Как можно использовать математические операции
Удаление непечатаемых символов
Использование макроса VBA
Как извлечь число из текста при помощи инструмента Ultimate Suite

Из этого материала вы узнаете, как преобразовать строки в «настоящие» числа.

Как определить числа, записанные как текст?

В Excel есть встроенная функция проверки ошибок, которая предупреждает вас о возможных проблемах со значениями ячеек. Это выглядит как маленький зеленый треугольник в верхнем левом углу ячейки. При выборе ячейки с таким индикатором ошибки отображается предупреждающий знак с желтым восклицательным знаком (см. Скриншот ниже). Наведите указатель мыши на этот знак, и Excel сообщит вам о потенциальной проблеме: в этой ячейке число сохранено как текст или перед ним стоит апостроф .

В некоторых случаях индикатор ошибки не отображается для чисел, записанных в виде текста. Но есть и другие визуальные индикаторы текстовых чисел:

Число

Строка (текстовое значение)

На изображении ниже вы можете видеть текстовые представления чисел справа и реальные числа слева:

Есть несколько разных способов изменить текст на число Excel. Ниже мы рассмотрим их, начиная с самых быстрых и простых. Если простые методы не работают для вас, пожалуйста, не расстраивайтесь. Нет проблем, которые невозможно преодолеть. Просто нужно попробовать другие способы.

Используем индикатор ошибок.

Если в ваших клетках отображается индикатор ошибки (зеленый треугольник в верхнем левом углу), преобразование выполняется одним щелчком мыши:

Выберите всю область, где цифры сохранены как текст.
Нажмите предупреждающий знак и затем — Преобразовать в число.

Таким образом можно одним махом преобразовать в числа весь столбец. Просто выделите всю проблемную область, а затем жмите восклицательный знак.

Смена формата ячейки.

Все ячейки в Экселе имеют определенный формат, который указывает программе, как их обрабатывать. Например, даже если в клетке таблицы будут записаны цифры, но формат выставлен текстовый, то они будут рассматриваться как простой текст. Никакие подсчеты с ними вы провести не сможете. Для того, чтобы Excel воспринимал цифры как нужно, они должны быть записаны с общим или числовым форматом.

Итак, первый быстрый способ видоизменения заключается в следующем:

Выберите ячейки с цифрами в текстовом формате.
На вкладке «Главная » в группе «Число» выберите « Общий» или « Числовой» в раскрывающемся списке «Формат» .

Или же можно воспользоваться контекстным меню, вызвав его правым кликом мышки.

Последовательность действий в этом случае показана на рисунке. В любом случае, нужно применить числовой либо общий формат.

Этот способ не слишком удобен и достался нам «в наследство» от предыдущих версий Excel, когда еще не было индикатора ошибки в виде зелёного уголка.

Примечание. Этот метод не работает в некоторых случаях. Например, если вы примените текстовый формат, запишете несколько цифр, а затем измените формат на «Числовой». Тут ячейка все равно останется отформатированной как текст.

То же самое произойдёт, если перед цифрами будет стоять апостроф. Это однозначно указывает Excel, что записан именно текст и ничто другое.

Совет. Если зеленых уголков нет совсем, то проверьте — не выключены ли они в настройках вашего Excel (Файл — Параметры — Формулы — Числа, отформатированные как текст или с предшествующим апострофом).

Специальная вставка.

По сравнению с предыдущими методами этот метод требует еще нескольких дополнительных шагов, но работает почти на 100%.

Чтобы исправить числа, отформатированные как текст с помощью специальной вставки, выполните следующие действия:

Выделите клетки таблицы с текстовым номером и установите для них формат «Общий», как описано выше.
Скопируйте какую-нибудь пустую ячейку. Для этого либо установите в нее курсор и нажмите Ctrl + C, либо щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Копировать» в контекстном меню.
Выберите клетки таблицы, которые вы хотите трансформировать, щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Специальная вставка». В качестве альтернативы, нажмите комбинацию клавиш Ctrl + Alt + V.
В диалоговом окне «Специальная вставка» выберите «Значения» в разделе «Вставить» и затем «Сложить» в разделе «Операция».
Нажмите ОК.

Если все сделано правильно, то ваши значения изменят выравнивание слева на правую сторону. Excel теперь воспринимает их как числа.

Инструмент «текст по столбцам».

Это еще один способ использовать встроенные возможности Excel. При использовании для других целей, например для разделения ячеек, мастер «Текст по столбцам» представляет собой многоэтапный процесс. А вот чтобы просто выполнить нашу метаморфозу, нажимаете кнопку Готово на самом первом шаге

Выберите позиции (можно и весь столбец), которые вы хотите конвертировать, и убедитесь, что их формат установлен на Общий.
Перейдите на вкладку «Данные», группу «Инструменты данных» и нажмите кнопку «Текст по столбцам» .
На шаге 1 мастера распределения выберите «С разделителями» в разделе «Формат исходных данных» и сразу чтобы завершить преобразование, нажмите «Готово» .

Это все, что нужно сделать!

Повторный ввод.

Если проблемных ячеек, о которых мы ведём здесь разговор, у вас не очень много, то, возможно, неплохим вариантом будет просто ввести их заново.

Для этого сначала установите их формат на «Обычный». Затем в каждую из них введите цифры заново.

Думаю, вы знаете, как корректировать ячейку — либо двойным кликом мышки, либо через клавишу F2.

Но это, конечно, если таких «псевдо-чисел» немного. Иначе овчинка не стоит выделки. Есть много других менее трудоемких способов.

Преобразовать текст в число с помощью формулы

До сих пор мы обсуждали встроенные возможности, которые можно применить для перевода текста в число в Excel. Во многих ситуациях это может быть сделано быстрее с помощью формулы.

В Microsoft Excel есть специальная функция — ЗНАЧЕН (VALUE в английском варианте). Она обрабатывает как текст в кавычках, так и ссылку на элемент таблицы, содержащий символы для трансформирования.

Функция ЗНАЧЕН может даже распознавать набор цифр, включающих некоторые «лишние» символы.

Например, распознает цифры, записанные с разделителем тысяч в виде пробела:

=ЗНАЧЕН(«1 000»)

Конвертируем число, введенное с символом валюты и разделителем тысяч:

=ЗНАЧЕН(«1 000 $»)

Обе эти формулы возвратят число 1000.

Точно так же она расправляется с пробелами перед цифрами.

Чтобы преобразовать столбец символьных значений в числа, введите выражение в первую позицию и перетащите маркер заполнения, чтобы скопировать его вниз по столбцу.

Функция ЗНАЧЕН также пригодится, когда вы извлекаете что-либо из символьной строки с помощью одной из текстовых функций, таких как ЛЕВСИМВ, ПРАВСИМВ и ПСТР.

Например, чтобы получить последние 3 символа из A2 и вернуть результат в виде цифр, используйте следующее:

=ЗНАЧЕН(ПРАВСИМВ(A2;3))

На приведенном ниже рисунке продемонстрирована формула трансформации:

Если вы не обернете функцию ПРАВСИМВ в ЗНАЧЕН, результат будет возвращен в виде набора символов, что делает невозможным любые вычисления с извлеченными значениями.

Этот метод подходит, когда вы точно знаете, сколько символов и откуда вы желаете получить, а затем превратить их в число.

Математические операции.

Еще один способ — выполнить простую арифметическую операцию, которая фактически не меняет исходное значение. В этом случае программа, если есть такая возможность, сама сделает нужную конвертацию.

Что это может быть? Например, сложение с нулём, умножение или деление на 1.

=A2+0

=A2*1

=A2/1

Важно, чтобы эти действия не изменили величины чисел. Выше вы видите пример таких операций: двойное умножение на минус 1, умножение на 1, сложение с 0. Наиболее элегантно и просто для ввода выглядит «двойное отрицание»: ставим два минуса перед ссылкой, то есть дважды умножаем на минус 1. Результат расчета не изменится, а записать такую формулу очень просто.

Но если исходные значения отформатированы как текст, Excel также может автоматически применить соответствующий формат и к полученным результатам. Вы сможете заметить это по выровненному влево их содержимому. Чтобы это исправить, обязательно установите общий формат для ячеек, которые используются в формуле.

Примечание. Если вы хотите, чтобы результаты были значениями, а не формулами, используйте после применения этого метода функцию специальной вставки, чтобы заменить их результатами.

Удаление непечатаемых символов.

Когда вы копируете в таблицу Excel данные из других приложений при помощи буфера обмена (то есть Копировать – Вставить), вместе с цифрами часто копируется и различный «мусор». Так в таблице могут появиться внешне не видимые непечатаемые символы. В результате ваши цифры будут восприниматься программой как символьная строка.

Эту напасть можно удалить программным путем при помощи формулы. Аналогично предыдущему примеру, в С2 можно записать примерно такое выражение:

=ЗНАЧЕН(СЖПРОБЕЛЫ(ПЕЧСИМВ(A2)))

Поясню, как это работает. Функция ПЕЧСИМВ удаляет непечатаемые знаки. СЖПРОБЕЛЫ – лишние пробелы. Функция ЗНАЧЕН, как мы уже говорили ранее, преобразует текст в число.

Макрос VBA.

Если вам часто приходится преобразовывать большие области данных из текстового формата в числовой, то есть резон для этих повторяющихся операций создать специальный макрос, который будет использоваться при необходимости. Но для того, чтобы это выполнить, прежде всего, нужно в Экселе включить макросы и панель разработчика, если это до сих пор не сделано. Нажмите правой кнопкой мыши на ленте и настройте показ этого раздела.

Нажмите сочетание клавиш Alt+F11 или откройте вкладку Разработчик (Developer) и нажмите кнопку Visual Basic. В появившемся окне редактора добавьте новый модуль через меню Insert — Module и скопируйте туда следующее небольшое выражение:

Sub Текст_в_число()   
   Dim rArea As Range
   On Error Resume Next
   ActiveWindow.RangeSelection.SpecialCells(xlCellTypeConstants).Select
   If Err Then Exit Sub
   With Application: .ScreenUpdating = False: .EnableEvents = False: .Calculation = xlManual: End With
   For Each rArea In Selection.Areas
   rArea.Replace ",", "."
   rArea.FormulaLocal = rArea.FormulaLocal
   Next rArea
   With Application: .ScreenUpdating = True: .EnableEvents = True: .Calculation = xlAutomatic: End With
End Sub

После этого закрываем редактор, выполнив нажатие стандартной кнопки закрытия в верхнем правом углу окна.

Что делает этот макрос?

Вы можете выделить несколько областей данных для конвертации (можно использовать мышку при нажатой клавише CTRL). При этом, если в ваших числах в качестве разделителя десятичных разрядов используется запятая, то она будет автоматически заменена на точку. Ведь в Windows чаще всего именно точка отделяет целую и дробную части числа. А при экспорте данных из других программ запятая в этой роли встречается почему-то очень часто.

Чтобы использовать этот код, выделяем область на рабочем листе, которую нужно преобразовать. Жмем на значок «Макросы», который расположен на вкладке «Разработчик» в группе «Код». Или нам поможет комбинация клавиш ALT+F8.

Открывается окно имеющихся макросов. Находим «Текст_в_число», указываем на его и жмем на кнопку «Выполнить».

Извлечь число из текстовой строки с помощью Ultimate Suite

Как вы уже убедились, не существует универсальной формулы Excel для извлечения числа из текстовой строки. Если у вас возникли трудности с пониманием формул или их настройкой для ваших наборов данных, вам может понравиться этот простой способ получить число из строки в Excel.

Надстройка Ultimate Suite предоставляет множество инструментов для работы с текстовыми значениями: удалить лишние пробелы и ненужные символы, изменить регистр текста, подсчитать символы и слова, добавить один и тот же текст в начало или конец всех ячеек в диапазоне, преобразовать текст в числа, разделить его по отдельным ячейкам, заменить ошибочные символы с правильными.

Вот как вы можете быстро получить число из любой буквенно-цифровой строки:

Перейдите на вкладку Ablebits Data > Текст и нажмите Извлечь (Extract) :

Выделите все ячейки с нужным текстом.
На панели инструмента установите переключатель «Извлечь числа (Extract numbers)».
В зависимости от того, хотите ли вы, чтобы результаты были формулами или значениями, выберите переключатель «Вставить как формулу (Insert as formula)» или оставьте его неактивным (по умолчанию).

Я советую активировать эту возможность, если вы хотите, чтобы извлеченные числа обновлялись автоматически, как только в исходные строки вносятся какие-либо изменения.

Если вы хотите, чтобы результаты не зависели от исходных строк (например, если вы планируете удалить исходные данные позже), не выводите результат в виде формулы.

Нажмите кнопку «Вставить результаты (Insert results)». Вот и всё!

Как и в предыдущем примере, результаты извлечения являются числами , что означает, что вы можете подсчитывать, суммировать, усреднять или выполнять любые другие вычисления с ними.

В этом примере мы решили вставить результаты как формулы , и надстройка сделала именно то, что было запрошено:

=ЕСЛИ(МИН(НАЙТИ({0;1;2;3;4;5;6;7;8;9},A2&»_0123456789″))>ДЛСТР(A2), «»,СУММПРОИЗВ(ПСТР(0&A2,НАИБОЛЬШИЙ(ИНДЕКС(ЕЧИСЛО(—ПСТР(A2,СТРОКА(ДВССЫЛ(«$1:$»&ДЛСТР(A2))),1))*СТРОКА(ДВССЫЛ(«$1:$»&ДЛСТР(A2))),0),СТРОКА(ДВССЫЛ(«$1:$»&ДЛСТР(A2))))+1,1)*10^СТРОКА(ДВССЫЛ(«$1:$»&ДЛСТР(A2)))/10))

Сложновато самому написать такую формулу, не правда ли?

Если отсутствует флажок «Вставить как формулу», вы увидите число в строке формул.

Любопытно попробовать? Просто скачайте пробную версию Ultimate Suite и убедитесь сами

Если вы хотите иметь этот, а также более 60 других полезных инструментов в своем Excel, воспользуйтесь этой специальной возможностью покупки, которую предоставлена исключительно читателям нашего блога.

Вот как вы можете преобразовать текст в число Excel с помощью формул и встроенных функций. Более сложные случаи, когда в ячейке находятся одновременно и буквы, и цифры, мы рассмотрим в отдельной статье. Я благодарю вас за чтение и надеюсь не раз еще увидеть вас в нашем блоге!

Также рекомендуем:

Как быстро посчитать количество слов в Excel — В статье объясняется, как подсчитывать слова в Excel с помощью функции ДЛСТР в сочетании с другими функциями Excel, а также приводятся формулы для подсчета общего количества или конкретных слов в…

Как быстро извлечь число из текста в Excel — В этом кратком руководстве показано, как можно быстро извлекать число из различных текстовых выражений в Excel с помощью формул или специального инструмента «Извлечь». Проблема выделения числа из текста возникает достаточно…

Как умножить число на процент и прибавить проценты — Ранее мы уже научились считать проценты в Excel. Рассмотрим несколько случаев, когда известная нам величина процента помогает рассчитать различные числовые значения. Чему равен процент от числаКак умножить число на процентКак…

Как считать проценты в Excel — примеры формул — В этом руководстве вы познакомитесь с быстрым способом расчета процентов в Excel, найдете базовую формулу процента и еще несколько формул для расчета процентного изменения, процента от общей суммы и т.д.…

Функция ПРАВСИМВ в Excel — примеры и советы. — В последних нескольких статьях мы обсуждали различные текстовые функции. Сегодня наше внимание сосредоточено на ПРАВСИМВ (RIGHT в английской версии), которая предназначена для возврата указанного количества символов из крайней правой части…

Функция ЛЕВСИМВ в Excel. Примеры использования и советы. — В руководстве показано, как использовать функцию ЛЕВСИМВ (LEFT) в Excel, чтобы получить подстроку из начала текстовой строки, извлечь текст перед определенным символом, заставить формулу возвращать число и многое другое. Среди…

5 примеров с функцией ДЛСТР в Excel. — Вы ищете формулу Excel для подсчета символов в ячейке? Если да, то вы, безусловно, попали на нужную страницу. В этом коротком руководстве вы узнаете, как использовать функцию ДЛСТР (LEN в английской версии)…

Источник

Содержание

1 Функция ВПР в Экселе – быстрый перенос данных
- 1.1 Критерий поиска
- 1.2 Диапазон данных
- 1.3 Номер столбца для итогового значения
- 1.4 Условие для поиска
2 Функция ВПР в Экселе: пошаговая инструкция
- 2.1 ВПР пример 1
- 2.2 ВПР пример 2
- 2.3 ВПР пример 3
3 Особенности использования формулы ВПР в Excel
4 Примеры функции ВПР в Excel
- 4.1 Конструкция с функцией ЕСЛИОШИБКА
- 4.2 Разные форматы критерия в таблицах
- 4.3 Функция СЖПРОБЕЛЫ для чистки текстового критерия
- 4.4 Подсчет номера столбца в большой таблице
5 Видео-урок: Как использовать функцию ВПР в Excel
6 Функция ВПР в Excel для чайников
- 6.1 С одним условием
- 6.2 С несколькими условиями
7 Синтаксис
8 Аргументы функции
9 Дополнительная информация

Функция ВПР в Экселе – быстрый перенос данных

Самое простое применение функция ВПР это быстрый перенос данных из одной таблицы в другую.

Например, у вас есть большой прайс на 500 позиций и запрос от покупателя, скажем на 50 позиций (в реальности и прайс и запрос могут быть гораздо больше, но принцип от этого не меняется).

Вам нужно быстро найти цены на эти 50 позиций. Разумеется, можно отдельно искать каждую позицию в большом прайсе и потратить на это 30 – 60 минут, а можно сделать это менее чем за минуту при помощи функции ВПР.

Итак, у нас в прайсе 500 позиций. Позиции обозначаются следующим образом, буквами обозначается вид позиции, а цифрами модификация.

Например, «Стул_1» и «Стул_21» это два совершенно разных стула.

Цены в прайсе указаны для примера и вряд ли имеют отношение к реальным ценам.

Обозначим задачу.

В ООО «ЫкэА» пришел запрос от «Петровича».

Петрович человек простой, любит всё делать быстро, но не очень чётко. Поэтому его запросы отличаются особым сумбуром в позициях.

Однако это нас не страшит, во-первых, у нас есть ВПР, во-вторых мы и не такое видали.

Вот собственно и сам запрос:

Петрович требует, чтобы мы очень быстро проставили цены в его запросе. Ждать он намерен максимум 5 минут. Ведь другие поставщики уже завалили его предложениями.

Нам не хочется терять такого клиента и мы практически мгновенно открываем прайс:

Получается у нас должно быть открыто два файла (две книги в Эксель). Запрос от Петровича и Прайс.

Это как раз то что необходимо, осталось только перенести цены из прайса в запрос.

Для этого перейдем в таблицу запроса и в первой ячейке столбца «Цены» (D4) введем «=впр» и два раза кликнем на значок функции:

Сразу же после этого, в строке формулы нужно поставить курсор внутри надписи ВПР и нажать Fx, перед вами появится окно с аргументами функции ВПР:

В аргументах функции вы говорите Экселю что и где нужно искать:

Искомое значение — это значение (в данном случае наименование), цену которого вы хотите найти в прайсе. Соответственно кликайте на первую ячейку столбца «Наименование».

Далее, сразу переходите в «Прайс»:

Теперь в аргументах функции заполните следующие поля:

Таблица — выделяете столбцы, которые содержат искомые наименования и цены, таким образом, чтобы наименования были крайним левым столбцом.

Так работает функция ВПР — ищет искомые значения в крайнем левом столбце (для ВПР это столбец №1). Когда ВПР находит искомое значение он начинает смотреть правее, в тот столбец, который вы указали в «Номере столбца».

Там вы должны указать столбец, содержащий необходимые для переноса данные. В нашем случае это цены и в нашем случае это столбец под номером два, относительно той таблицы, которую вы указали в аргументах.

Интервальный просмотр — ставьте 0. Ноль обозначает точное соответствие.

После заполнения аргументов функции нажимайте «Ок» и если всё сделано верно, то в столбце «Цена» (файл «Запрос от Петровича»), появится цена.

Вам нужно протянуть цены на оставшиеся ячейки:

Коллеги, вот и всё, вы овладели функцией ВПР.

Очень важное замечание!

Обратите внимание на то, что сейчас мы работали в двух разных файлах (книгах).

Когда работа идёт в двух разных книгах, Эксель автоматически закрепляет таблицу в функции ВПР:

Делает это он при помощи значка $, который проставляет перед столбцами и строками таблицы.

Это позволяет не съезжать формуле когда вы протягиваете её вниз. Это очень актуально когда вы работаете в рамках одного листа или одной книги (в этом случае Эксель автоматически Не закрепляет ячейки).

Давайте посмотрим что получиться если протянуть формулу «без закрепления»:

Обратите внимание, что для первой ячейки всё в порядке и диапазон B3:C502 точно соответствует той таблице, которую мы выделили для поиска данных, однако (без закрепления) так будет не всегда, по мере «протягивания» формулы ВПР вниз, будет смещаться и таблица, пока однажды, мы не увидим вот такую странную надпись #Н/Д:

#Н/Д значит что функция ВПР не смогла найти цену Стул_13 в прайсе и это не мудрено, ведь диапазон таблицы в формуле ВПР уехал ниже этого значения:

Посему, если не хотите чтобы от вас уезжали, закрепляйте диапазон.

Очень важное замечание №2

Как вы заметили, формулы ссылаются на определённые ячейки, другими словами между формулами и исходными данными есть связь. Стоит изменить исходные данные и значения в формулах сразу изменятся.

Особенно остро это чувствуется в ВПР. Если вы вдруг забудетесь и в исходной табличке добавите лишний столбец в «неположенном месте», то в формула ВПР выдаст совсем неожиданные значения.

Поэтому, если вам не нужна связь между таблицами, рекомендую формулы превратить в данные.

Для этого нужно выделить столбец с формулами, нажать Ctrl+C и в левом верхнем углу выбрать «Вставить» — «Вставить значения».

Для тех кто не любит изучать картинки, я записал небольшое видео в котором показываю всё то, что мы проговорили выше (кроме вставки значений):

Критерий поиска

Адрес ячейки листа Excel, в которой указываются данные для осуществления поиска в таблице.

Диапазон данных

Все адреса, среди которых осуществляется поиск. В качестве первого столбца следует указать тот, в котором расположен критерий поиска.

Номер столбца для итогового значения

Номер столбца, откуда будет браться значение при найденном совпадении.

Условие для поиска

Логическое значение (истина/1 или ложь/0), которое указывает приблизительное совпадение искать (1) или точное (0).

Функция ВПР в Экселе: пошаговая инструкция

Представим, что перед нами стоит задача определить стоимость проданных товаров. Стоимость рассчитывается, как произведение количества и цены. Сделать это очень легко, если количество и цены находятся в соседних колонках. Однако данные могут быть представлены не в столь удобном виде. Исходная информация может находиться в совершенно разных таблицах и в другом порядке. В первой таблице указаны количества проданных товаров:

Во второй – цены:

Если перечень товаров в обеих таблицах совпадает, то, зная магическое сочетание Ctrl+C и Ctrl+V, данные о ценах можно легко подставить к данным о количестве. Однако очередность позиций в обеих таблицах не совпадает. Тупо скопировать цены и подставить к количеству не получится.

Поэтому мы не можем прописать формулу умножения и «протянуть» вниз на все позиции.

Что делать? Надо как-то цены из второй таблицы подставить к соответствующему количеству в первой, т.е. цену товара А к количеству товара А, цену Б к количеству Б и т.д.

Вот так.

Функция ВПР в Эксель легко справится с задачей.

Добавим вначале в первую таблицу новый столбец, куда будут подставляться цены из второй таблицы.

Для вызова функции с помощью Мастера нужно активировать ячейку, где будет прописана формула и нажать кнопку f(x) в самом начале строки формул. Появится диалоговое окно Мастера, где из списка всех функций нужно выбрать ВПР.

Кликаем по надписи «ВПР». Открывается следующее диалоговое окно.

Теперь нужно заполнить предлагаемые поля. В первом окошке «Искомое_значение» нужно указать критерий для ячейки, в которую мы вписываем формулу. В нашем случае это ячейка с наименованием товара «А».

Следующее поле «Таблица». В нем нужно указать диапазон данных, где будет осуществляться поиск нужных значений. В нашем случае это вторая таблица с ценой. При этом крайний левый столбец выделяемого диапазона должен содержать те самые критерии, по которым осуществляется поиск (столбец с наименованиями товаров). Затем таблица выделяется вправо минимум до того столбца, где находятся искомые значения (цены). Можно и дальше вправо выделить, но это уже ни на что не влияет. Главное, чтобы выделенная таблица начиналась со столбца с критериями и захватывала нужный столбец с данными. Также следует обратить внимание на тип ссылок, они должны быть абсолютными, т.к. формула будет копироваться в другие ячейки.

Следующее поле «Номер_столбца» — это число, на которое столбец с искомыми данными (ценами) отстоит от столбца с критерием (наименованием товара) включительно. То есть отсчет идет, начиная с самого столбца с критерием. Если у нас во второй таблице оба столбца находятся рядом, то нужно указать число 2 (первый – критерий, второй — цены). Часто бывает, что данные отстоят от критерия на 10 или 20 столбцов. Это не важно, Excel все сосчитает.

Последнее поле «Интервальный_просмотр», где указывается тип поиска: точное (0) или приблизительное (1) совпадение критерия. Пока ставим 0 (или ЛОЖЬ). Второй вариант рассмотрен ниже.

Нажимаем ОК. Если все правильно и значение критерия есть в обеих таблицах, то на месте только что введенной формулы появится некоторое значение. Остается только протянуть (или просто скопировать) формулу вниз до последней строки таблицы.

Теперь легко рассчитать стоимость простым умножением количества на цену.

Формулу ВПР можно прописать вручную, набирая аргументы по порядку, и разделяя точкой с запятой .

ВПР пример 1

После создания отсортированного учебного файла щёлкнуть любую свободную ячейку (например, F9): в ней будет возвращён результат.

На строке формул щёлкнуть fx.

3. В выпадающем списке «Категория» выбрать «Полный алфавитный перечень» или категорию «Ссылки и массивы»: в них в алфавитном порядке будет присутствовать нужная нам функция ВПР. Если эта функция недавно вызывалась, то она будет и в списке «10 недавно использовавшихся».

4. Выделить функцию ВПР и кликнуть OK.

5. В появившемся окне «Аргументы функции» обратите внимание на рекомендацию, подчёркнутую синим цветом. Её игнорирование делает выдаваемые функцией результаты непредсказуемыми. Правильной будет только часть результатов, поэтому перед началом работы сортировка ключевого столбца обязательна.

В окне аргументов необходимо корректно заполнить три обязательных параметра, выделенных жирным шрифтом (последний необязательный параметр будет рассмотрен в примере 3).

6. Как видно, заданное или ключевое значение в окне аргументов именуется «Искомым». Такое название не кажется мне удачным: оно задаётся изначально, а не ищется, и используется как ключ к поиску. Предположим, что нас интересует зарплата, получаемая сотрудницей Ириной Соколовой. Самый простой способ задать верхний параметр – щёлкнуть на ячейке A8, после чего – кликнуть на строке параметра «Таблица».

7. В качестве параметра «Таблица» выделяется весь заполненный участок Excel, исключая заголовки столбцов. А на строке «Номер столбца» следует ввести номер столбца, содержащего список зарплат, т. е. 2. Как видно, правильное значение зарплаты сотрудницы Ирины Соколовой появляется прямо в окне аргументов.

8. После клика на OK возвращённое функцией значение появится и в ячейке, зарезервированной для результата.

ВПР пример 2

Естественно, что аналогичным образом могут быть извлечены данные из других информационных столбцов. Предположим, что нам нужно узнать дату рождения всё той же Ирины Соколовой. Аргументы функции ВПР претерпят единственное изменение на строке «Номер столбца». Как видно, функция возвращает, на первый взгляд, непонятное число 29025.

После щелчка на ОК оно появится и в ячейке результата.

Опытные пользователи Excel знают, что в этой программе даты (и время) хранятся в числовом формате, начиная с условно принятой даты 0 января 1900 года. Для отображения полученного значения в привычном человеку виде достаточно придать ячейке результата формат даты. Для этого сначала открыть её контекстное меню, и щёлкнуть пункт «Формат ячеек».

В появившемся одноимённом окне:

щёлкнуть пункт «Дата»;

в правом списке при необходимости поменять вариант отображения;
щёлкнуть OK.

После этого отображаемая в ячейке результата дата примет «человеческий» вид.

ВПР пример 3

Этот пример отличается от первого двумя аргументами – первым и заполненным последним. Как видно, в первом аргументе вместо имени использован подстановочный знак звёздочки *. Если не заполнять последний аргумент, то возвращаемое функцией значение будет ошибочным. Ввод логического значения ЛОЖЬ сделает результат правильным.

Из последнего примера вытекают два важных следствия, связанных с необязательным аргументом.

При использовании функцией ВПР подстановочных знаков её последний аргумент обязательно должен использоваться, и иметь значение ЛОЖЬ.

В более широком смысле то же самое нужно делать и в других случаях, когда, при корректном заполнении обязательных аргументов функции ВПР, возвращаемый ею результат ошибочен.

Функция ВПР имеет свои особенности, о которых следует знать.

1. Первую особенность можно считать общей для функций, которые используются для многих ячеек путем прописывания формулы в одной из них и дальнейшим копированием в остальные. Здесь нужно обращать внимание на относительность и абсолютность ссылок. Конкретно в ВПР критерий (первое поле) должно иметь относительную ссылку (без знаков $), так как у каждой ячейки свой собственный критерий. А вот поле «Таблица» должно иметь абсолютную ссылку (адрес диапазона прописывается через $). Если этого не сделать, то при копировании формулы диапазон «поедет» вниз и многие значения просто не найдутся, так как искать будет негде.

2. Номер столбца, указываемый в третьем поле «Номер_столбца» при использовании Мастера функций, должен отсчитываться, начиная с самого критерия.

3. Функция ВПР из диапазона с искомыми данными выдает первое сверху значение. Это значит, что, если во второй таблице, откуда мы пытаемся «подтянуть» некоторые данные, присутствуют несколько ячеек с одинаковым критерием, то в рамках выделенного диапазона ВПР захватит первое сверху значение. Об этом следует помнить. К примеру, если мы хотим к цене товара подтянуть количество из другой таблицы, а там этот товар встречается несколько раз (в нескольких строках), то к цене подтянется первое сверху количество.

4. Последний параметр формулы, который 0 (нуль), ставить нужно обязательно. Иначе формула может криво работать.

5. После использования ВПР саму формулу лучше сразу удалить, оставив только полученные значения. Делается это очень просто. Выделяем диапазон с полученными значениями, нажимаем «копировать» и на это же место с помощью специальной вставки вставляем значения. Если таблицы находятся в разных книгах Excel, то очень удобно разорвать внешние связи (оставив вместо них только значения) с помощью специальной команды, которая находится по пути Данные → Изменить связи.

После вызова функции разрывания внешних связей появится диалоговое окно, где нужно нажать кнопку «Разорвать связь» и затем «Закрыть».

Это позволит удалить сразу все внешние ссылки.

Примеры функции ВПР в Excel

Для следующих примеров использования функции ВПР возьмем немного другие данные.

Требуется цены из второй таблицы подтянуть в первую. В качестве критерия здесь используется код. Ниже показаны этапы вычисления ВПР.

Вторая таблица меньше первой, т.е. некоторые коды в ней отсутствуют. Для отсутствующих позиций ВПР выдает ошибку #Н/Д.

Появление таких ошибок, кстати, можно использовать для пользы дела, когда нужно найти отличия в таблицах. Но, скорее всего, ошибки помешают.

Конструкция с функцией ЕСЛИОШИБКА

Вместе с функцией ВПР часто используют функцию ЕСЛИОШИБКА, которая «заглушает» ошибки #Н/Д и вместо них возвращает некоторое значение. Обычно это 0 или пусто.

Как видно, ошибок больше нет, а вместо них пустые ячейки.

Разные форматы критерия в таблицах

Одна из распространенных причин появления ошибок заключается в несовпадении форматов критериев в двух таблицах. Текстовый и числовой форматы воспринимаются функцией ВПР как разные значения. Возможны два варианта.

Первый случай, когда критерии в первой таблице сохранены как числа, а критерии во второй таблице – как текст.

В ячейках с числами, сохраненными как текст, в левом верхнем углу появляется зелененький треугольник. Можно выделить все такие числа и в раскрывающемся списке выбрать Преобразовать в число.

Такое решение используется довольно часто. Но оно не всегда подходит. Например, когда данные из второй таблицы регулярно выгружаются из какой-нибудь базы данных типа 1С. В подобных файлах вообще все сохранено как текст. И если мы планируем постоянно использовать такие данные, вставляя их в заранее подготовленный диапазон, то лучше, чтобы формулы работали без дополнительного вмешательства.

Автоматически изменить формат критерия во второй таблице нельзя, т.к. ссылка ведет на целый диапазон. Придется вмешиваться в ссылку на критерий в первой таблице. Для этого потребуется дописать функцию ТЕКСТ, которая изменит числовой формат на текстовый. Синтаксис функции ТЕКСТ предполагает обязательное указание формата. Достаточно задать формат #. Ниже картинка с готовой формулой.

Две ошибки по-прежнему связаны с тем, что эти товары отсутствую во второй таблице. Чтобы их заглушить, можно вновь воспользоваться функцией ЕСЛИОШИБКА.

Вторая ситуация, заключается в том, что «текстом» являются критерий из первой таблицы. Форматы снова не совпадают.

Как и в прошлый раз, будем вносить коррективы в функцию ВПР. Преобразовать «текст» в «число» еще проще. Достаточно к ссылке на «текстовый» критерий добавить 0 или умножить на 1.

Бывает еще и третья, смешанная ситуация. Она встречается гораздо реже. Это когда в первой и второй таблице критерии сохранены и как число, и как текст, вперемешку. Здесь потребуется задействовать сразу все описанные выше функции: ЕСЛИОШИБКА, ТЕКСТ и +0. Вначале прописываем ЕСЛИОШИБКА и в качестве первого аргумента этой функции записываем ВПР с какой-либо конструкцией для изменения формата. Например, ВПР с формулой ТЕКСТ. В качестве второго аргумента (т.е. того, что должно быть в случае ошибки) записываем вторую конструкцию ВПР с +0. Таким образом, если ВПР с функцией ТЕКСТ не выдает ошибку, значит все ОК. Но если первая конструкция возвращает ошибку #Н/Д, то функция ЕСЛИОШИБКА подставляет вторую конструкцию – ВПР с +0. Другими словами, мы вначале принудительно делаем все критерии текстовыми, а затем, числовыми. Таким образом, ВПР проверяет оба формата. Один из них совпадет с форматом во второй таблице. Немного громоздко получается, но в целом все работает.

Отсутствующие критерии по-прежнему вызывают ошибку #Н/Д. В таком случае всю формулу можно еще раз «обернуть» в ЕСЛИОШИБКА.

Функция СЖПРОБЕЛЫ для чистки текстового критерия

В качестве критерия рекомендуется брать уникальный код, в котором опечатки, характерные для текста, маловероятны. Но иногда все-таки кода нет и критерием выступает текст (названия организаций, фамилии людей и т.д.). В этом случае возможны случайные ошибки в написании. Одна из распространенных ошибок – лишние пробелы. Проблема решается просто с помощью функции СЖПРОБЕЛЫ для всех критериев. Сделать это можно внутри формулы ВПР, а можно и предварительно пройтись по всем критериям в обеих таблицах. Кому как удобней.

Подсчет номера столбца в большой таблице

Если во второй таблице много столбцов, да еще часть из них скрыта или сгруппирована, то подсчитать напрямую количество столбцов между критерием и нужными данными, весьма непросто. Есть прием, который позволяет вообще не считать эти столбцы. Для этого во время выделения второй таблицы следует посмотреть в нижний правый угол выделяемого диапазона. Там появляется подсказка о количестве выделенных строк и столбцов. Запоминаем число столбцов и вносим в формулу ВПР.

Здорово экономит время.

Видео-урок: Как использовать функцию ВПР в Excel

Функция ВПР в Excel для чайников

На примере ниже, в таблице справа, мы хотим подставить данные результатов экзамена по математике для студента Сидорова. Нам известны данные по всем студентам из таблицы слева. Используя формулу, мы можем подставить необходимые для нас данные.

С одним условием

Рассмотрим функцию на простом примере поиска сотрудника по присвоенному ему коду. Таблицу нужно отсортировать в порядке возрастания.

Кликнуть по ячейке справа от таблицы или под ней и вписать искомый номер.
В ячейке рядом ввести функцию ВПР через знак «=», либо же использовать опцию «Вставить функцию» в разделе «Формулы». Проще использовать именно опцию – там есть подсказки, какие именно данные нужны.
Задать параметры поиска, заполнив соответствующие поля. Интервальный просмотр в данном случае пропустим.
Нажать «Enter» – и появится результат поиска.
Когда таблица не отсортирована и данные введены в хаотичном порядке, результат будет неправильный – программа найдет ближайшее соответствие («ИСТИНА»). Но можно не сортировать таблицу, а указать интервальный просмотр «ЛОЖЬ».
Чтобы найти другой элемент, следует просто изменить первый аргумент, и результат автоматически преобразится.

С несколькими условиями

Часто на практике требуется сравнить данные нескольких диапазонов и выбрать значение с учетом 2-х и более критериев. Здесь задействована также функция ЕСЛИ, которая отвечает как раз за условия.

Из таблицы нужно найти показатель выручки по конкретному менеджеру в определенный день:

В первую выделенную ячейку вписать дату, во вторую – фамилию менеджера. В третьей ячейке будет происходить поиск.
Кликнуть по пустой ячейке и ввести формулу =ВПР(G1;ЕСЛИ(C2:C12=G2;A2:D12;»»);4;0).
Для подтверждения действия зажать комбинацию клавиш Ctrl+Shift+Enter. Нажатие на «Enter» не сработает в этом случае, потому что формула должна быть выполнена в массиве (об этом свидетельствуют скобки «{}», в которые взята вся формула).

Синтаксис

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]) – английская версия

=ВПР(искомое_значение, таблица, номер_столбца, [интервальный_просмотр]) – русская версия

Аргументы функции

lookup_value (искомое_значение) – это величина для поиска, из крайнего левого столбца таблицы. Это может быть значение, ссылка на ячейку или текстовая строка. В примере со студентами это их фамилии;
table_array (таблица) – это диапазон данных, в котором будет осуществлен поиск. Это может быть ссылка на диапазон ячеек или именованный диапазон. В примере с таблицей со студентами, это будет вся таблица, которая содержит оценку и фамилии студентов;
col_index (номер_столбца) – это порядковый номер столбца в диапазоне с данными, из которого будет получена искомая величина;
[range lookup] ([интервальный_просмотр]) – этот аргумент указывает на точность совпадения данных при поиске. Укажите “0” – если точное, “1” – если приблизительное совпадение.

Дополнительная информация

совпадение искомых данных может быть точным и приблизительным;
при сопоставлении по приблизительной точности данных убедитесь, что данные в таблицах отсортированы в убывающем порядке (от большого к малому). Иначе, результат сопоставления будет некорректным;
при сопоставлении данных по приблизительной точности:
– если функция не найдет искомое значение, она выдаст наибольшую величину, которая будет меньше чем значения поиска;
– если функция при сопоставлении выдает ошибку #N/A, то искомое значение меньше чем самая маленькая величина в искомом диапазоне;
– вы можете использовать подстановочные знаки для искомых значений.

Источники

https://pavel-istomin.ru/funkciya-vpr-v-eksele/
https://WindowsTips.ru/vpr-v-excel
https://statanaliz.info/excel/funktsii-i-formuly/funktsiya-excel-vpr-vlookup-i-gpr-hlookup/
https://gospodaretsva.com/excel-vlookup.html
https://excelhack.ru/funkciya-vlookup-vpr-v-excel/
https://sysadmin-note.ru/article/funkciya-vpr-v-excel/

Источник

Функция ВПР в Excel (на английском — VLOOKUP) по некоторому ключевому полю «подтягивает» данные из одного диапазона в другой. Ключевое поле должно присутствовать в обоих диапазонах данных (и там, куда «подтягиваем», и там, откуда берем данные).

Функция ВПР в Экселе: пошаговая инструкция

Во второй – цены:

Если перечень товаров в обеих таблицах совпадает, то, зная магическое сочетание Ctrl+C и Ctrl+V, данные о ценах можно легко подставить к данным о количестве. Однако очередность позиций в обеих таблицах не совпадает. Тупо скопировать цены и подставить к количеству не получится.

Поэтому мы не можем прописать формулу умножения и «протянуть» вниз на все позиции.

Вот так.

Функция ВПР в Эксель легко справится с задачей.

Добавим вначале в первую таблицу новый столбец, куда будут подставляться цены из второй таблицы.

Кликаем по надписи «ВПР». Открывается следующее диалоговое окно.

Теперь нужно заполнить предлагаемые поля. В первом окошке «Искомое_значение» нужно указать критерий для ячейки, в которую мы вписываем формулу. В нашем случае это ячейка с наименованием товара «А».

Следующее поле «Таблица». В нем нужно указать диапазон данных, где будет осуществляться поиск нужных значений. В нашем случае это вторая таблица с ценой. При этом крайний левый столбец выделяемого диапазона должен содержать те самые критерии, по которым осуществляется поиск (столбец с наименованиями товаров). Затем таблица выделяется вправо минимум до того столбца, где находятся искомые значения (цены). Можно и дальше вправо выделить, но это уже ни на что не влияет. Главное, чтобы выделенная таблица начиналась со столбца с критериями и захватывала нужный столбец с данными. Также следует обратить внимание на тип ссылок, они должны быть абсолютными, т.к. формула будет копироваться в другие ячейки.

Следующее поле «Номер_столбца» — это число, на которое столбец с искомыми данными (ценами) отстоит от столбца с критерием (наименованием товара) включительно. То есть отсчет идет, начиная с самого столбца с критерием. Если у нас во второй таблице оба столбца находятся рядом, то нужно указать число 2 (первый – критерий, второй — цены). Часто бывает, что данные отстоят от критерия на 10 или 20 столбцов. Это не важно, Excel все сосчитает.

Последнее поле «Интервальный_просмотр», где указывается тип поиска: точное (0) или приблизительное (1) совпадение критерия. Пока ставим 0 (или ЛОЖЬ). Второй вариант рассмотрен ниже.

Теперь легко рассчитать стоимость простым умножением количества на цену.

Формулу ВПР можно прописать вручную, набирая аргументы по порядку, и разделяя точкой с запятой (см. видеоурок ниже).

Функция ВПР имеет свои особенности, о которых следует знать.

1. Первую особенность можно считать общей для функций, которые используются для многих ячеек путем прописывания формулы в одной из них и дальнейшим копированием в остальные. Здесь нужно обращать внимание на относительность и абсолютность ссылок. Конкретно в ВПР критерий (первое поле) должно иметь относительную ссылку (без знаков $), так как у каждой ячейки свой собственный критерий. А вот поле «Таблица» должно иметь абсолютную ссылку (адрес диапазона прописывается через $). Если этого не сделать, то при копировании формулы диапазон «поедет» вниз и многие значения просто не найдутся, так как искать будет негде.

2. Номер столбца, указываемый в третьем поле «Номер_столбца» при использовании Мастера функций, должен отсчитываться, начиная с самого критерия.

4. Последний параметр формулы, который 0 (нуль), ставить нужно обязательно. Иначе формула может криво работать.

5. После использования ВПР саму формулу лучше сразу удалить, оставив только полученные значения. Делается это очень просто. Выделяем диапазон с полученными значениями, нажимаем «копировать» и на это же место с помощью специальной вставки вставляем значения. Если таблицы находятся в разных книгах Excel, то очень удобно разорвать внешние связи (оставив вместо них только значения) с помощью специальной команды, которая находится по пути Данные → Изменить связи.

После вызова функции разрывания внешних связей появится диалоговое окно, где нужно нажать кнопку «Разорвать связь» и затем «Закрыть».

Это позволит удалить сразу все внешние ссылки.

Примеры функции ВПР в Excel

Для следующих примеров использования функции ВПР возьмем немного другие данные.

Конструкция с функцией ЕСЛИОШИБКА

Как видно, ошибок больше нет, а вместо них пустые ячейки.

Разные форматы критерия в таблицах

Первый случай, когда критерии в первой таблице сохранены как числа, а критерии во второй таблице – как текст.

В ячейках с числами, сохраненными как текст, в левом верхнем углу появляется зелененький треугольник. Можно выделить все такие числа и в раскрывающемся списке выбрать Преобразовать в число.

Функция СЖПРОБЕЛЫ для чистки текстового критерия

Подсчет номера столбца в большой таблице

Если во второй таблице много столбцов, да еще часть из них скрыта или сгруппирована, то подсчитать напрямую количество столбцов между критерием и нужными данными, весьма непросто. Есть прием, который позволяет вообще не считать эти столбцы. Для этого во время выделения второй таблицы следует посмотреть в нижний правый угол выделяемого диапазона. Там появляется подсказка о количестве выделенных строк и столбцов. Запоминаем число столбцов и вносим в формулу ВПР.

Здорово экономит время.

Интервальный просмотр в функции ВПР

Наступило время обсудить последний аргумент функции ВПР. Как правило, указываю 0, чтобы функция искала точное совпадение критерия. Но есть вариант приблизительного поиска, это называется интервальный просмотр.

Рассмотрим алгоритм работы ВПР при выборе интервального просмотра. Прежде всего (это обязательно), столбец с критериями в таблице поиска должен быть отсортированы по возрастанию (если числа) или по алфавиту (если текст). ВПР просматривает список критериев сверху и ищет равный, а если его нет, то ближайший меньший к указанному критерию, т.е. на одну ячейку выше (поэтому и нужна предварительная сортировка. После нахождения подходящего критерия ВПР отсчитывает указанное количество столбцов вправо и забирает оттуда содержимое ячейки, что и является результатом работы формулы.

Проще понять на примере. По результатам выполнения плана продаж каждому торговому агенту нужно выдать заслуженную премию (в процентах от оклада). Если план выполнен менее, чем на 100%, премия не положена, если план выполнен от 100% до 110% (110% не входит) – премия 20%, от 110% до 120% (120% не входит) – 40%, 120% и более – премия 60%. Данные находятся в следующем виде.

Требуется подставить премию на основании выполнения планов продаж. Для решения задачи в первой ячейке пропишем следующую формулу:

=ВПР(B2;$E$2:$F$5;2;1)

и скопируем вниз.

На рисунке ниже изображена схема, как работает интервальный просмотр функции ВПР.

Джеки Чан выполнил план на 124%. Значит ВПР в качестве критерия ищет во второй таблице ближайшее меньшее значение. Это 120%. Затем отсчитывает 2 столбца и возвращает премию 60%. Брюс Ли план не выполнил, поэтому его ближайший меньший критерий – 0%.

Предлагаю посмотреть видеоурок о работе ВПР из курса «Основные функции Excel».

Поделиться в социальных сетях:

Источник

Функция ВПР может использоваться для поиска значения по строке в таблице в определённом массиве данных. Синтаксис нашей функции имеет следующий вид:

ВПР (искомое значение; диапазон поиска; номер столбца с входным значением; 0 (ЛОЖЬ) или 1 (ИСТИНА)).

ЛОЖЬ – точное значение, ИСТИНА – приблизительное значение.

Простейшая задача для функции ВПР. Например, у нас есть список лекарственных препаратов. Наша первая задача – найти стоимость препарата Хепилор.

В ячейке С12 начинаем писать функцию:

B12 – поскольку нам нужен Хепилор, выбираем ячейку с предварительно написанным названием искомого лекарства.
Далее выбираем диапазон данных B3:D10, где функция будет совершать поиск нужного нам значения. Крайний левый столбец диапазона должен содержать в себе искомый критерий, по которому производится поиск значения.
Следующий шаг – указать номер столбца в массиве B3:D10, из которого будет считана информация на одной строке с Хепилором. Столбцы нумеруются слева направо в самом диапазоне, в нашем примере первый столбец – В, но не А, поскольку А лежит вне области диапазона.

Поиск по столбце «Производитель» будет работать точно так же, нужно просто указать последовательность столбца, где находится нужная нам информация – заменяем цифру «3» в формуле (ячейка С27) на цифру «2»:

Есть определённая особенность, связанная со столбцами. Иногда в Excel-файле в таблицах некоторые ячейки объединяют. На картинке ниже в формуле на месте порядкового номера столбца у нас написана цифра «3», но результат – название производителя, а не цена, как в первом примере:

Произошел сдвиг нумерации столбцов как раз из-за наличия объединения ячеек в столбце «Лекарственное средство»: мы объединяли столбцы «H» и «I», зрительно столбец «Лекарственное средство» — это первый столбец, а «Производитель» — второй, НО формула нумерует их следующим образом:

H – первый;
I – второй;
J – третий;
K – четвертый.

Использование функции ВПР для поиска по критерию в данном примере кажется не совсем уместной, ведь любую информацию о продукте можно сразу прочитать без поиска, но когда диапазон вмещает сотни, тысячи названий, она значительно ускорит процесс и сэкономит очень много времени сравнительно с самостоятельным поиском.

Использование функции ВПР для работы с несколькими таблицами и другими функциями

В следующем примере рассмотрим, как ещё мы можем использовать функцию для поиска и получения информации по критериям и комбинирование функции с функцией ЕСЛИОШИБКА. Например, мы имеем два отчета – отчет о количестве товара и отчет о цене за единицу товара, которые нам необходимы для подсчета стоимости. Опять же, с небольшим количеством данных это вполне можно сделать вручную, но, когда мы имеем большой объем, справиться с этим скорее и эффективнее нам поможет функция ВПР. В ячейке D3 начинаем писать функцию:

B3 – критерий, по котором проводим поиск данных.
F3:G14 – диапазон, по котором наша функция будет осуществлять поиск совпадения критерия и данных по строке.
Цифра «2» — номер столбца с нужной нам информацией по критерию.
Цифра «0» (или можно использовать слово «ЛОЖЬ») — для точности результатов.

Таким образом, когда мы задаем формуле искомый критерий, она начинает поиск совпадений с верхней ячейки первого столбца (шаг 1 на картинке). Затем функция «читает» все критерии сверху вниз, пока не найдет точное совпадение (шаг 2). Когда ВПР дойдет до Хепилора, она отсчитает нужное количество столбцов вправо (шаг 3) и выдаст нам искомое значение для критерия – цену 86,90 (шаг 4):

Но сейчас у нас есть данные только по первому критерию. Для того чтобы заполнить третий столбец D первой таблицы до конца, нужно просто скопировать функцию до последнего критерия. Однако, на этом этапе для корректной работы диапазон, где совершается поиск, нужно закрепить, иначе массив данных «съедет» вниз и у нас ничего не получится. Для этого используем абсолютные ссылки для диапазона в ячейке D3 – выделяем курсором диапазон F3:G14 и нажимаем клавишу F4, после чего совершаем копирование формулы до конца таблицы:

В итоге мы получаем необходимый нам результат:

Однако, наш пример базировался на полном соответствии критериев с обеих таблиц – одинаковое количество товаров, одинаковые наименования. Но что, если, например, убрать последние четыре товара с отчета по ценам за упаковку? Тогда у нас будет ошибка #Н/Д в первой таблице в тех позициях, которые находятся на одной строке с искомым критерием:

Если вас не устраивает такое содержание ячеек, можно заменить значение ошибки. Для этого комбинируем функцию ВПР с функцией ЕСЛИОШИБКА. Синтаксис функции ЕСЛИОШИБКА(значение, значение_если_ошибка), таким образом значением у нас будет наша использованная функция ВПР, а значением если ошибка – то, что мы хотим видеть вместо #Н/Д, например, прочерк, но обязательно взятый в кавычки:

В результате мы получим красиво оформленную таблицу с надлежащим видом:

Использование приблизительного значения

Не всегда критерий, по которому происходит поиск, должен совпадать в таблицах точь-в-точь. Иногда будет достаточно некоторого диапазона, в который будет входить искомый критерий. Например, у нас есть список сотрудников с их показателями выполнения плана продаж и система мотивации, которая показывает нам сколько процентов премии от оклада заработали сотрудники:

Как видим, размер премии зависит от того диапазона по системе премирования, куда попал показатель выполнения продаж конкретного сотрудника. Мы видим, что если план выполнен менее, чем на 100% — премия не присваивается, а если на 107% (выше 100%, но меньше 110%), тогда сотрудник получает премию размером 10%. Описанные показатели премии нам нужно вписать с помощью функции ВПР в столбец «Премия» первой таблицы, только на этот раз критерий будет находиться в определённом диапазоне.

Для корректной работы нужно убедиться, что границы диапазонов во второй таблице крайнего левого столбца размещены по возрастанию сверху вниз (шаг 1). Формула берёт выбранный нами критерий и осуществляет поиск в первом столбце второй таблицы (шаг 2), просматривая все значения сверху вниз (шаг 3). Как только функция находит первое значение, которое превышает критерий с первой таблицы, делает «шаг назад» (шаг 4) и считывает значение, которое соответствует найденому критерию (шаг 5). Иными словами, при неточном поиске функция ВПР ищет меньшее значение для искомого критерия:

Таким образом, наша функция будет выглядеть так:

И результат использования функции ВПР с приблизительным поиском имеет вот такой результат:

Скачать все пошаговые примеры функции ВПР в Excel

Например, сотрудник Ольга имеет премию размером 0%, поскольку она выполнила 76% продаж, тоесть перевыполнила план на 0%. А сотрудник Наталья совершила продажи на 21% выше нормы и была премирована на 20%, что мы и видим, если сравнить самостоятельно данные с двух таблиц.

На этих примерах применение функции ВПР не заканчивается, есть много других задач, с которыми удобно справляться этой функцией. Она облегчает работу с большим массивом данных, минимизирует ошибки сравнительно с самостоятельными расчетами, проста в понимании и применении.

Источник