Преобразование математических формул в excel

Преобразование формул в значения

Формулы – это хорошо. Они автоматически пересчитываются при любом изменении исходных данных, превращая Excel из «калькулятора-переростка» в мощную автоматизированную систему обработки поступающих данных. Они позволяют выполнять сложные вычисления с хитрой логикой и структурой. Но иногда возникают ситуации, когда лучше бы вместо формул в ячейках остались значения. Например:

• Вы хотите зафиксировать цифры в вашем отчете на текущую дату.
• Вы не хотите, чтобы клиент увидел формулы, по которым вы рассчитывали для него стоимость проекта (а то поймет, что вы заложили 300% маржи на всякий случай).
• Ваш файл содержит такое больше количество формул, что Excel начал жутко тормозить при любых, даже самых простых изменениях в нем, т.к. постоянно их пересчитывает (хотя, честности ради, надо сказать, что это можно решить временным отключением автоматических вычислений на вкладке Формулы – Параметры вычислений).
• Вы хотите скопировать диапазон с данными из одного места в другое, но при копировании «сползут» все ссылки в формулах.

В любой подобной ситуации можно легко удалить формулы, оставив в ячейках только их значения. Давайте рассмотрим несколько способов и ситуаций.

Способ 1. Классический

Этот способ прост, известен большинству пользователей и заключается в использовании специальной вставки:

1. Выделите диапазон с формулами, которые нужно заменить на значения.
2. Скопируйте его правой кнопкой мыши – Копировать (Copy).
3. Щелкните правой кнопкой мыши по выделенным ячейкам и выберите либо значок Значения (Values):

   
   либо наведитесь мышью на команду Специальная вставка (Paste Special), чтобы увидеть подменю:

   
   Из него можно выбрать варианты вставки значений с сохранением дизайна или числовых форматов исходных ячеек.

   В старых версиях Excel таких удобных желтых кнопочек нет, но можно просто выбрать команду Специальная вставка и затем опцию Значения (Paste Special — Values) в открывшемся диалоговом окне:

   

Способ 2. Только клавишами без мыши

При некотором навыке, можно проделать всё вышеперечисленное вообще на касаясь мыши:

1. Копируем выделенный диапазон Ctrl+C
2. Тут же вставляем обратно сочетанием Ctrl+V
3. Жмём Ctrl, чтобы вызвать меню вариантов вставки
4. Нажимаем клавишу с русской буквой З или используем стрелки, чтобы выбрать вариант Значения и подтверждаем выбор клавишей Enter:

Способ 4. Кнопка для вставки значений на Панели быстрого доступа

Ускорить специальную вставку можно, если добавить на панель быстрого доступа в левый верхний угол окна кнопку Вставить как значения. Для этого выберите Файл — Параметры — Панель быстрого доступа (File — Options — Customize Quick Access Toolbar). В открывшемся окне выберите Все команды (All commands) в выпадающем списке, найдите кнопку Вставить значения (Paste Values) и добавьте ее на панель:

Теперь после копирования ячеек с формулами будет достаточно нажать на эту кнопку на панели быстрого доступа:

Кроме того, по умолчанию всем кнопкам на этой панели присваивается сочетание клавиш Alt + цифра (нажимать последовательно). Если нажать на клавишу Alt, то Excel подскажет цифру, которая за это отвечает:

Способ 5. Макросы для выделенного диапазона, целого листа или всей книги сразу

Если вас не пугает слово «макросы», то это будет, пожалуй, самый быстрый способ.

Макрос для превращения всех формул в значения в выделенном диапазоне (или нескольких диапазонах, выделенных одновременно с Ctrl) выглядит так:

Sub Formulas_To_Values_Selection()
'преобразование формул в значения в выделенном диапазоне(ах)
    Dim smallrng As Range
    For Each smallrng In Selection.Areas
        smallrng.Value = smallrng.Value
    Next smallrng
End Sub

Если вам нужно преобразовать в значения текущий лист, то макрос будет таким:

Sub Formulas_To_Values_Sheet()
'преобразование формул в значения на текущем листе
    ActiveSheet.UsedRange.Value = ActiveSheet.UsedRange.Value
End Sub
 

И, наконец, для превращения всех формул в книге на всех листах придется использовать вот такую конструкцию:

Sub Formulas_To_Values_Book()
'преобразование формул в значения во всей книге
    For Each ws In ActiveWorkbook.Worksheets
        ws.UsedRange.Value = ws.UsedRange.Value
    Next ws
End Sub
 

Код нужных макросов можно скопировать в новый модуль вашего файла (жмем Alt+F11 чтобы попасть в Visual Basic, далее Insert — Module). Запускать их потом можно через вкладку Разработчик — Макросы (Developer — Macros) или сочетанием клавиш Alt+F8. Макросы будут работать в любой книге, пока открыт файл, где они хранятся. И помните, пожалуйста, о том, что действия выполненные макросом невозможно отменить — применяйте их с осторожностью. 

Способ 6. Для ленивых

Если ломает делать все вышеперечисленное, то можно поступить еще проще — установить надстройку PLEX, где уже есть готовые макросы для конвертации формул в значения и делать все одним касанием мыши:

В этом случае:

• всё будет максимально быстро и просто
• можно откатить ошибочную конвертацию отменой последнего действия или сочетанием Ctrl+Z как обычно
• в отличие от предыдущего способа, этот макрос корректно работает, если на листе есть скрытые строки/столбцы или включены фильтры
• любой из этих команд можно назначить любое удобное вам сочетание клавиш в Диспетчере горячих клавиш PLEX

Ссылки по теме

• Что такое макросы, как их использовать, копировать и запускать
• Как скопировать формулы без сдвига ссылок
• Как считать в Excel без формул