Предварительный просмотр таблицы excel

Перед тем, как распечатывать готовый документ, созданный в любой программе, желательно предварительно просмотреть, как именно он будет выглядеть на печати. Ведь, возможно, что его часть не попадает в область печати или отображается некорректно. Для этих целей в Экселе существует такой инструмент, как предварительный просмотр. Давайте разберемся, как в него перейти, и как с ним работать.

Читайте также: Предварительный просмотр в MS Word

Использование предварительного просмотра

Главной особенностью предварительного просмотра является то, что в его окне документ будет отображаться точно так же, как после распечатки, в том числе с разбивкой на страницы. В случае, если увиденный результат не удовлетворил пользователя, можно сразу отредактировать книгу Excel.

Рассмотрим работу с предварительным просмотром на примере программы Excel 2010. Более поздние версии этой программы имеют схожий алгоритм работы данного инструмента.

Переход в область предварительного просмотра

Прежде всего, разберемся, как попасть в область предварительного просмотра.

1. Находясь в окне открытой книги Excel, переходим во вкладку «Файл».



2. Далее перемещаемся в раздел «Печать».



3. В правой части открывшегося окна будет располагаться область предпросмотра, где отображается документ в том виде, в котором он будет выглядеть на печати.

Можно также заменить все эти действия простым нажатием сочетания горячих клавиш Ctrl+F2.

Переход в предварительный просмотр в старых версиях программы

Но в версиях приложения ранее Excel 2010 перемещение в раздел предварительного просмотра происходит несколько по-другому, чем в современных аналогах. Давайте вкратце остановимся на алгоритме открытия области предпросмотра для этих случаев.

Для перехода в окно предпросмотра в Excel 2007 нужно выполнить следующие действия:

1. Кликаем по логотипу Microsoft Office в верхнем левом углу запущенной программы.
2. В раскрывшемся меню наводим курсор на пункт «Печать».
3. В блоке справа откроется дополнительный список действий. В нем нужно выбрать пункт «Предварительный просмотр».
4. После этого в отдельной вкладке открывается окно предпросмотра. Для его закрытия следует нажать на большую красную кнопку «Закрыть окно предварительного просмотра».

Ещё больше отличается от Excel 2010 и последующих версий алгоритм перехода в окно предпросмотра в Excel 2003. Хотя он и проще.

1. В горизонтальном меню открытого окна программы щелкаем по пункту «Файл».
2. В раскрывшемся списке выбираем пункт «Предварительный просмотр».
3. После этого окно предпросмотра будет открыто.

Режимы предпросмотра

В области предпросмотра можно переключать режимы предварительного просмотра документа. Это можно делать при помощи двух кнопок, размещенных в нижнем правом углу окна.

1. При нажатии левой кнопки «Показать поля» отображаются поля документа.





2. Наведя курсор на нужное поле, и зажав левую кнопку мыши, в случае необходимости можно увеличивать или уменьшать его границы, просто передвинув их, тем самым редактируя книгу для печати.



3. Для отключения показа полей достаточно кликнуть ещё раз по той же кнопке, которой было включено их отображение.



4. Правая кнопка режима предпросмотра — «По размеру страницы». После её нажатия страница приобретает те размеры в области предпросмотра, какие она будет иметь на печати.



5. Для отключения данного режима достаточно ещё раз нажать на эту же кнопку.

Навигация по документу

Если документ состоит из нескольких страниц, то по умолчанию сразу в окне предпросмотра видна только первая из них. Внизу под областью предварительного просмотра указан номер текущей страницы, а справа от него общее количество страниц в книге Excel.

1. Чтобы просмотреть в области предварительного просмотра нужную страницу, требуется вбить через клавиатуру её номер и нажать на клавишу ENTER.



2. Для перехода на следующую страницу нужно кликнуть по треугольнику, направленному углом направо, который расположен справа от нумерации страниц.
   

   Для перехода на предыдущую страницу требуется щелкнуть по треугольнику, направленному углом влево, который расположен слева от нумерации страниц.



3. Чтобы просмотреть книгу в целом, можно установить курсор на полосу прокрутки в крайней правой части окна, зажать левую кнопку мыши и потянуть курсор вниз, пока вы не просмотрите документ в целом. Кроме того, можно воспользоваться кнопкой, расположенной внизу. Она находится под полосой прокрутки и представляет собой треугольник, направленный углом вниз. При каждом клике по этому значку левой кнопкой мыши будет совершен переход на одну страницу.



4. Аналогичным образом можно переходить и в начало документа, но для этого следует либо тянуть полосу прокрутки вверх, либо кликать по пиктограмме в виде треугольника, направленного углом вверх, которая расположена над полосой прокрутки.



5. Кроме того, можно совершать переходы на определенные страницы документа в области предпросмотра, воспользовавшись клавишами навигации на клавиатуре:
   • Стрелка вверх – переход на одну страницу вверх документа;
   • Стрелка вниз – переход на одну страницу вниз документа;
   • End – перемещение в конец документа;
   • Home – переход в начало документа.

Редактирование книги

Если в процессе предварительного просмотра вы выявили в документе какие-то неточности, ошибки или вас не устраивает оформление, то книгу Excel следует отредактировать. В случае, если нужно исправить само содержимое документа, то есть, данные, которые он содержит, то нужно вернутся во вкладку «Главная» и произвести необходимые действия по редактированию.

Если же нужно изменить только внешний вид документа на печати, то это можно сделать в блоке «Настройка» раздела «Печать», который расположен слева от области предпросмотра. Тут можно произвести смену ориентации страницы или масштабирования, в случае, если она не вписывается на один печатный лист, настроить поля, разделить документ по копиям, выбрать формат бумаги и выполнить некоторые другие действия. После того, как необходимые манипуляции по редактированию произведены, можно посылать документ на печать.

Урок: Как распечатать страницу в Экселе

Как видим, с помощью инструмента предварительного просмотра в Экселе можно перед выводом на принтер документа просмотреть, как он будет выглядеть при распечатке. Если отображаемый результат не будет соответствовать тому итогу, который пользователь желает получить, то он может отредактировать книгу и уже после этого посылать её на печать. Таким образом, будет сэкономлено время и расходный материал для распечатки (тонер, бумага и т.д.) в сравнении с тем, если бы пришлось распечатывать один и тот же документ несколько раз, в случае невозможности просмотреть, как он будет выглядеть на печати с экрана монитора.

Прежде, чем отправлять готовый документ на печать, лучше сначала проверить, как он будет выглядеть в распечатанном виде, так как его вид мониторе и на листе бумаги может различаться. Например, часть документа может не поместиться на листе или будет отображаться не так, как мы ожидали. В Экселе для этой цели существует специальная функция – предварительный просмотр. Давайте разберемся, что это за инструмент, и как им пользоваться.

Зачем нужен предварительный просмотр документа

Предпросмотр позволяет взглянуть на документ в том виде, в котором он будет представлен на распечатанном листе, включая разбивку по страницам, если листов больше, чем один. На основании увиденного можно понять, будет ли нас удовлетворять конечный результат на физическом носителе, т.е. на бумаге. Если да, то файл можно смело отправлять на принтер. Если же нам что-то не нравится, можно настроить параметры печати или внести корректировки в сам документ, чтобы привести его к тому виду, который нам нужен.

Конечно, документы можно распечатывать и без предварительного просмотра, а в случае неудовлетворительного результата внести корректировки и снова отправить его на печать. Но такой подход нерационален и не экономичен, так как в случае неудачной попытки мы напрасно израсходуем ресурс картриджа принтера и бумагу, не считая зря потраченного времени.

Как открыть предварительный просмотра файла

Приведенный ниже порядок действий актуален для Excel 2019, однако, с небольшими поправками он применим и к более ранним версиям программы, например, версии 2010 года.

1. Открываем документ и кликаем по меню Файл.
2. В открывшемся списке команд слева кликаем по надписи “Печать”.
3. В результате на мониторе отобразится окно для настройки параметров печати. С правой стороны мы можем увидеть, как будет выглядеть документ в распечатанном виде. Здесь же будет указано, на скольки листах он будет распечатан.

Примечание: Чтобы, минуя первые два шага выше, сразу попасть в настройки печати документа с областью предпросмотра можно воспользоваться горячими клавишами – Ctrl+F2.

Пролистывание страниц в режиме предпросмотра

В случае, когда документ содержит более одной страницы, в окне предпросмотра по умолчанию отображается его первая страница. Снизу окна будет отображаться порядковый номер отображенной страницы, а справа будет показано общее число страниц открытого документа.

Пролистывать страницы можно разными способами:

1. Кликаем по области предпросмотра и затем крутим колесо мыши вверх-вниз
2. Используем для пролистывания кнопки вправо-влево, расположенные сразу под областью предварительного просмотра, или пишем в поле с текущим номером страницы (между этими кнопками) желаемую цифру, после чего жмем Enter.
3. Пользуемся дополнительными инструментами скролинга внутри области предпросмотра:
   • зажав левой кнопкой мыши тянем ползунок вверх-вниз;
   • или кликаем по стрелкам, расположенным на концах полосы прокрутки.
4. Нажимаем клавиши на клавиатуре:
   • End – перемещение в конец документа
   • Home – перемещение в начало документа
   • Стрелка вверх – пролистывание назад
   • Стрелка вниз – пролистывание вперед

Режимы предварительного просмотра

На вкладке предпросмотра у нас есть возможность переключаться между различными режимами, что осуществляется посредством двух кнопок, находящихся справа внизу окна.

1. Для отображения полей документа кликаем по кнопке «Показать поля», которая находится слева.
2. Размер полей, разумеется, можно редактировать. Дя этого наводим указатель мыши на линию границы нужного поля и как только курсор поменяет вид на характерный крестик, передвигаем линию, зажав левую кнопку мыши.
3. Для того чтобы скрыть показ полей, еще раз щелкаем по кнопке “Показать поля”.
4. С правой стороны есть еще одна кнопка – “По размеру страницы”. Если кликнуть по ней, документ будет отображен точно в таком же размере, каким он будет на листе бумаги.
5. Для выхода из режима “По размеру страницы”, соответственно, щелкаем еще раз по этой же кнопке.

Настройка печати документа

В случае, когда нас не устраивает то, как документ выглядит в режиме предпросмотра, мы можем как внести корректировки, непосредственно, в данные таблицы, так и настроить параметры печати. В последнем варианте делается это в том же разделе “Печать”, с левой стороны от области предпросмотра.

Тут можно поменять ориентацию страницы, настроить поля, выбрать формат бумаги и т.д. Здесь же предусмотрена возможность изменения масштаба печатаемого документа, чтобы уместить его на листе. После внесения необходимых правок можно приступать к печати документа, нажав на соответствующую кнопку.

Предпросмотр в более ранних версиях Эксель

В версиях Эксель, вышедших до 2010 года, переход в режим предпросмотра выполняется иначе. Хотя эти версии программы на сегодняшний день вряд ли использует большинство пользователей, мы все же расскажем, как это сделать.

Алгоритм действий в Эксель 2007:

1. В открытом документе щелкаем по иконке Microsoft Office (в верхнем углу окна программы слева).
2. В появившемся перечне команд выбираем курсором “Печать”.
3. В результате откроется список дополнительных команд, где нажимаем на “Предварительный просмотр”.
4. В результате проделанных действий откроется окно с предварительным просмотром документа.

План действий в Эксель 2003:

1. В открытом документе щелкаем по меню “Файл”.
2. В появившемся списке команд кликаем по надписи “Предварительный просмотр”.
3. Откроется окно предпросмотра документа.

Заключение

Функция предпросмотра документа в Эксель перед его распечаткой весьма полезна. С ее помощью можно выявить все недочеты перед отправкой документа на печать и исправить их заранее. Это позволяет сэкономить массу времени и расходных материалов (бумага, картридж принтера и т.д.), так как при отсутствии данной функции могла бы потребоваться отправка на печать одного и того же файла по несколько раз с целью получения нужного результата.

Предварительный просмотр страниц перед печатью – это очень полезный инструмент. Он позволяет просмотреть, как будут отображаться данные на листе после печати документа.

Благодаря инструменту «Предварительный просмотр» мы заранее можем проконтролировать, соответствует ли вид документа нашим требованиям. При необходимости можно устранить недостатки и настроить презентабельный вид еще до печати. Это позволяет сэкономить время и деньги, потраченные на бракованную печать бумаги.

Средство предварительного просмотра Excel

Для просмотра и подготовки документа перед печатью возьмем за образец прайс из предыдущего урока. Чтобы сделать предварительный просмотр:

1. Выберите «Файл»-«Печать» (или нажмите комбинацию горячих клавиш CTRL+P). В появившемся окне отображаются опции управления печатью. А в отдельной панели справа отображается предварительный просмотр печати документа.



2. Чтобы увеличить размер отображения предварительной печати документа, щелкните по кнопке в нижнем правом углу «По размеру страницы». А для выхода из этого режима щелкните по кнопке еще раз.



3. Для настройки полей щелкните по кнопке «Показать поля». Данная кнопка находится так же в правом нижнем углу. В таком режиме не только отображаются поля, но и доступны средства для управления ими. Чтобы изменить границы печати в Excel достаточно навести курсор мышки на любое поле и переместить его в желаемое положение. Таким образом, можно настраивать размеры полей прямо из предварительного просмотра документа.



4. В средней панели выберите опцию «Книжная ориентация» из выпадающего списка смените ее на «Альбомная ориентация»

Теперь можно нажать на большую кнопку «Печать».



После чего появиться окно параметров вашего принтера. Там уже все зависит от модели и типа печатающего устройства. При необходимости внесите желаемые параметры. Например, двухсторонняя печать в Excel. Если ваш принтер поддерживает данную функцию, то у Вас будет возможность выбрать ее и в параметрах Excel. Он считывает возможности принтера с драйвера и добавляет в раздел параметров опции переключения «Двусторонняя печать / Односторонняя». Но лучше пользоваться данной функцией в настройках параметров самого принтера. Так как информация с драйвера считывается только один раз при его установке в Windows.

Если принтер не поддерживает двухстороннюю печать тогда нужно указать в его настройках:

1. Выводить только нечетные страницы – 1,3,5,7.
2. Перевернуть распечатанные страницы чистой стороной вверх и вставить снова в лоток шапкой вперед.
3. Выводить только четные страницы – 2,4,6,8.

Совет. Используйте функцию двусторонней печати не в параметрах Excel, а в параметрах и настройках принтера.

Внимание! Для каждого листа свои настройки параметров принтера. Если вы хотите распечатать несколько листов, сделайте их все активными перед отправкой на печать. Удерживая клавишу CTRL, щелкните мышкой по каждому листу, который нужно распечатать.

Далее жмем ОК. Документ будет распечатан и приобретет внешний вид такой же, как и в предварительном просмотре.

У пользователей Excel довольно часто возникает необходимость распечатывать таблицы или другие документы на бумаге. Однако, прежде чем производить такую операцию, лучше заранее посмотреть, как будет выглядеть распечатка на экране вашего устройства. Если этого сразу не сделать, то существует вероятность, что при распечатке документ будет выглядеть не так, как вам бы хотелось. Например, при распечатке таблицы с товарными позициями столбцы могут быть смещены вверх, вниз, влево, вправо относительно центра листа или вовсе не быть отображены на бумаге. Поэтому разработчики программы Excel внедрили в нее функцию предварительного просмотра. Ниже мы рассмотрим, что это за функция, и каким образом ее можно применять на практике.

Зачем нужен предварительный просмотр документа

Посредством рассматриваемой опции у пользователя имеется возможность увидеть на экране своего устройства документ в том виде, в котором он будет распечатан, и с учетом разбивки по страницам в тех случаях, если необходимо распечатать больше одного листа. Таким образом, пользователи оценивают увиденное на экране, и в зависимости от этого решают производить печать на принтере или нет. Если пользователь при предварительном просмотре увидит на экране, что в документе есть какие-либо недочеты, тогда он сможет внести в него изменения.

Безусловно, можно делать распечатку на принтере без предварительного просмотра на компьютере, а затем, увидев на бумаге недочеты, делать изменения в документе и снова посылать этот документ на распечатку. Однако такой подход экономически нецелесообразен. Ведь в случаях неудачной распечатки документов пользователи расходуют бумагу, чернила картриджа принтера и свое время.

Переход в область предварительного просмотра

В зависимости от версии Excel, действия, связанные с переходом в область просмотра, несколько отличаются друг от друга. Сначала мы вас ознакомим, как делать переход в предварительный просмотр документа в самых последних версиях программы, так как они используются чаще:

1. Загрузите программу Excel и откройте требуемый документ. После этого в главном окне программы выберите меню с названием «Файл».
   
2. Перед вами появится всплывающее меню. В нем вам необходимо выбрать подпункт с названием «Печать».
   
3. В результате выполненных вами действий вы увидите на экране новое окно, где отображаются параметры настройки печати.

Дополнительная информация! Помимо этого, здесь с правой стороны окна наглядно отображается, в каком виде будет сделана распечатка, а также, сколько листов будет распечатано в процессе печати.

В тех ситуациях, если у вас нет желания выполнять переход в предварительный просмотр через меню программы, и вам удобней использовать горячие клавиши, то вы можете нажать «Ctrl+F2». После нажатия этих клавиш перед вами отобразится окно предварительного просмотра, выбранного ранее документа.

Переход в предварительный просмотр в старых версиях программы

Для тех пользователей, у которых на устройстве установлен Microsoft Excel 2007 года, переход в предварительный просмотр страницы, выполняется по следующим шагам:

1. Запустите на своем устройстве программу Excel и откройте необходимый документ.
2. Подведите курсор мышки к верхнему левому углу и кликните по иконке Microsoft Office.
3. Во всплывающем меню выберите пункт с названием «Печать».
4. В результате предыдущего выполнение команд появится новое всплывающее окно, в нем выберите пункт меню с названием «Предварительный просмотр».
5. После вышеописанных действий на экране устройства появится новое окно, в котором будет отображен документ в режиме предварительного просмотра.

Если на вашем ноутбуке или компьютере установленная программа Excel 2003 года, для перехода в режим предпросмотра документа вам нужно выполнить следующие действия:

1. Запустите программу на своем устройстве и выберите необходимый документ.
2. В главном окне программы подведите курсор мыши к пункту меню с названием «Файл» и щелкните по нему правой клавишей мыши.
3. В появившемся всплывающем окне меню выберите пункт с названием «Предварительный просмотр» и нажмите на него.
4. После вышеперечисленных действий перед вами откроется выбранной ранее документ в предварительном просмотре для печати.

Пролистывание страниц в режиме предпросмотра

В большинстве случаев файлы формата программы Excel содержат в себе не один, а множество листов. При открытии таких документов и переходе в режим предпросмотра на экране будет отображена по умолчанию первая страница. Помимо этого, в нижней части открытого окна будет выведен номер показанной страницы, а с правой стороны от номера будет отображено количество страниц присутствующих в этом документе. Для пролистывания листов документа в режиме предпросмотра в программе предусмотрено несколько способов.

• Первый из этих способов заключается в возможностях использовать функции компьютерной мышки. Чтобы воспользоваться этим способом, вам необходимо кликнуть по области предпросмотра и после этого посредством движения колесика мышки вверх или вниз, совершать пролистывание страниц.

• Суть следующего способа заключается в применении интегрированных функций, имеющихся в интерфейсе программы. Для этого у пользователя имеется возможность делать пролистывание страниц с помощью кнопок вправо-влево, расположенных внизу под областью предварительного просмотра. Помимо этого, между этих кнопок расположено цифровое поле, в котором можно ввести номер страницы и нажать клавишу «Enter». После этого действия на экране монитора появится страница, номер, который был введен пользователем.
  
• В программе интегрированы также дополнительные инструменты, позволяющие производить пролистывание страниц при предпросмотре. Эти дополнительные инструменты реализованы в виде ползунка и полосы прокрутки, находящихся в правой части основного окна предпросмотра. Чтобы воспользоваться возможностью этих инструментов и произвести навигацию в документе при предпросмотре, пользователю надо зажать левую клавишу мышки и тянуть ползунок вверх или вниз.

Внимание! Аналогичные действия можно произвести, если кликать правой кнопкой мышки и нажимать на стрелки, размещенные с разных концов полосы прокрутки.

• И последний способ заключается в использовании горячих клавиш клавиатуры. Так с помощью клавиши «End» программа пролистает и выведет в предварительном просмотре на экране последний лист документа. Нажатие горячей клавиши «Home» приведет к пролистыванию и выводу на экран монитора первого листа документа. Посредством клавиш «Стрелка вверх» и «Стрелка вниз» происходит соответствующее пролистывание страниц документа назад или вперед.

Режимы предпросмотра

Во время предпросмотра в нижней части окна справа находятся две кнопки, которые позволяют пользователю изменять режимы просмотра.

1. Для того чтобы увидеть на экране монитора поля документа, пользователю нужно нажать на кнопку «Показать поля», которая находится с левой стороны окна.
   
2. У пользователя имеется возможность изменять размеры полей. Для изменения размера поля необходимо подвести указатель к линии границы, где есть необходимость изменения размеров поля после того, как курсор изменит свой вид на крестик, нужно передвинуть линию, при этом зажав левую кнопку мыши.
   
3. Если есть необходимость убрать вывод изображения полей с экрана, то для этого нужно повторно нажать на кнопку «Показать поля».
   
4. В интерфейсе окна предварительного просмотра с правой стороны присутствует кнопка с названием «По размеру страницы». Если нажать на нее, то на экране будет выведен документ в том же размере, каким он будет распечатан и на листе бумаге.
   
5. Для того чтобы выйти из этого режима, необходимо повторно нажать на эту же кнопку.
   

Редактирование книги

В том случае, если пользователь в процессе предварительного просмотра увидел в документе недочеты и какие-либо ошибки, а также если его не устраивает имеющееся оформление, то у него есть возможность произвести редактирование книги.

1. Если есть необходимости изменить присутствующую информацию в документе, пользователю нужно вернуться в обычный режим работы программы и с помощью имеющихся опций внести изменения.
2. Если надо изменить внешний вид документа, то для этого можно воспользоваться интерфейсом правой области окна предпросмотра. Для этого необходимо выбрать пункт меню с названием «Настройка», а в нем выбрать раздел с названием «Печать». В этом разделе посредством имеющихся опций можно настроить поля, выбрать формат бумаги при печати, сделать разделение документов по копиям, произвести их масштабирование, изменить ориентацию страницы документа и выполнить другие полезные действия, благодаря которым можно с удобством изменить внешний вид документа.
   

Настройка печати документа

• Для того чтобы произвести настройку печати документа, пользователю надо выбрать в верхнем меню окна программы пункт «Файл» и в появившемся всплывающем меню выбрать раздел с названием «Печать».
  

 Справка! Данную операцию можно также выполнить посредством горячих клавиш, а именно «Ctrl+P».

• После этого на экране устройства отобразится нового окно с параметрами управления печатью.
• В этом окне с правой стороны будет присутствовать отдельная выделенная область с предварительным просмотром документа. Внизу окна в правом углу размещена кнопка с названием «По размеру страницы». При ее нажатии происходит увеличение размера отображаемой в предварительном просмотре страницы. Здесь же рядом в нижнем правом углу расположена другая кнопка с названием «Показать поля». Благодаря активации этой кнопки появляется возможность не только видеть поля в документе, но и управлять ими.

Обратите внимание! Для изменения поля нужно подвести курсор мышки к нему и переместить его в нужное место.

Чтобы успешно произвести печать документа Microsoft Excel, необходимо также правильно настроить параметры установленного в системе принтера.

1. После нажатия кнопки «Печать» надо произвести настройку печатающего устройства. В зависимости от присутствующей модели принтера нужно изменять соответствующие параметры.
2. В тех случаях, если ваше печатающее устройство имеет поддержку двухсторонней печати, то это надо указать в параметрах программы. Дело в том, что Excel принимает данные о принтере, считывая информацию, указанную в его драйвере. Однако использовать эту опцию лучше в настройках принтера, так как считываемые данные программой могут не соответствовать действительности в силу того, что они принимаются один раз при инсталляции программы.
3. Следует также обратить ваше внимание, что для каждого распечатываемого листа должны быть свои соответствующие настройки в параметрах печатающего устройства. Поэтому если вам нужно распечатать больше, чем один лист, перед тем как отправить все листы в печать, сделайте их активными.

Заключение

В заключение следует отметить, что интегрированная функция в программе Excel в виде предварительного просмотра имеет множество преимуществ. Во-первых, у пользователя имеется возможность исправить все ошибки, которые были зафиксированы перед тем моментом, как отправить документ на распечатку. Во-вторых, происходит существенная экономия на расходных материалах в виде картриджа и бумаги. В-третьих, экономится большое количество времени, чем в том случае, если бы документ Excel без предварительного просмотра печатался на бумаге. Поэтому такой полезной опцией не стоит пренебрегать.