Правила заполнения таблицы excel

Программа Microsoft Excel удобна для составления таблиц и произведения расчетов. Рабочая область – это множество ячеек, которые можно заполнять данными. Впоследствии – форматировать, использовать для построения графиков, диаграмм, сводных отчетов.

Работа в Экселе с таблицами для начинающих пользователей может на первый взгляд показаться сложной. Она существенно отличается от принципов построения таблиц в Word. Но начнем мы с малого: с создания и форматирования таблицы. И в конце статьи вы уже будете понимать, что лучшего инструмента для создания таблиц, чем Excel не придумаешь.

Как создать таблицу в Excel для чайников

Работа с таблицами в Excel для чайников не терпит спешки. Создать таблицу можно разными способами и для конкретных целей каждый способ обладает своими преимуществами. Поэтому сначала визуально оценим ситуацию.

Посмотрите внимательно на рабочий лист табличного процессора:

Это множество ячеек в столбцах и строках. По сути – таблица. Столбцы обозначены латинскими буквами. Строки – цифрами. Если вывести этот лист на печать, получим чистую страницу. Без всяких границ.

Сначала давайте научимся работать с ячейками, строками и столбцами.



Как выделить столбец и строку

Чтобы выделить весь столбец, щелкаем по его названию (латинской букве) левой кнопкой мыши.

Для выделения строки – по названию строки (по цифре).

Чтобы выделить несколько столбцов или строк, щелкаем левой кнопкой мыши по названию, держим и протаскиваем.

Для выделения столбца с помощью горячих клавиш ставим курсор в любую ячейку нужного столбца – нажимаем Ctrl + пробел. Для выделения строки – Shift + пробел.

Как изменить границы ячеек

Если информация при заполнении таблицы не помещается нужно изменить границы ячеек:

1. Передвинуть вручную, зацепив границу ячейки левой кнопкой мыши.



2. Когда длинное слово записано в ячейку, щелкнуть 2 раза по границе столбца / строки. Программа автоматически расширит границы.



3. Если нужно сохранить ширину столбца, но увеличить высоту строки, воспользуемся кнопкой «Перенос текста» на панели инструментов.

Для изменения ширины столбцов и высоты строк сразу в определенном диапазоне выделяем область, увеличиваем 1 столбец /строку (передвигаем вручную) – автоматически изменится размер всех выделенных столбцов и строк.

Примечание. Чтобы вернуть прежний размер, можно нажать кнопку «Отмена» или комбинацию горячих клавиш CTRL+Z. Но она срабатывает тогда, когда делаешь сразу. Позже – не поможет.

Чтобы вернуть строки в исходные границы, открываем меню инструмента: «Главная»-«Формат» и выбираем «Автоподбор высоты строки»

Для столбцов такой метод не актуален. Нажимаем «Формат» — «Ширина по умолчанию». Запоминаем эту цифру. Выделяем любую ячейку в столбце, границы которого необходимо «вернуть». Снова «Формат» — «Ширина столбца» — вводим заданный программой показатель (как правило это 8,43 — количество символов шрифта Calibri с размером в 11 пунктов). ОК.

Как вставить столбец или строку

Выделяем столбец /строку правее /ниже того места, где нужно вставить новый диапазон. То есть столбец появится слева от выделенной ячейки. А строка – выше.

Нажимаем правой кнопкой мыши – выбираем в выпадающем меню «Вставить» (или жмем комбинацию горячих клавиш CTRL+SHIFT+»=»).

Отмечаем «столбец» и жмем ОК.

Совет. Для быстрой вставки столбца нужно выделить столбец в желаемом месте и нажать CTRL+SHIFT+»=».

Все эти навыки пригодятся при составлении таблицы в программе Excel. Нам придется расширять границы, добавлять строки /столбцы в процессе работы.

Пошаговое создание таблицы с формулами

1. Заполняем вручную шапку – названия столбцов. Вносим данные – заполняем строки. Сразу применяем на практике полученные знания – расширяем границы столбцов, «подбираем» высоту для строк.



2. Чтобы заполнить графу «Стоимость», ставим курсор в первую ячейку. Пишем «=». Таким образом, мы сигнализируем программе Excel: здесь будет формула. Выделяем ячейку В2 (с первой ценой). Вводим знак умножения (*). Выделяем ячейку С2 (с количеством). Жмем ВВОД.



3. Когда мы подведем курсор к ячейке с формулой, в правом нижнем углу сформируется крестик. Он указываем на маркер автозаполнения. Цепляем его левой кнопкой мыши и ведем до конца столбца. Формула скопируется во все ячейки.




4. Обозначим границы нашей таблицы. Выделяем диапазон с данными. Нажимаем кнопку: «Главная»-«Границы» (на главной странице в меню «Шрифт»). И выбираем «Все границы».

Теперь при печати границы столбцов и строк будут видны.

С помощью меню «Шрифт» можно форматировать данные таблицы Excel, как в программе Word.

Поменяйте, к примеру, размер шрифта, сделайте шапку «жирным». Можно установить текст по центру, назначить переносы и т.д.

Как создать таблицу в Excel: пошаговая инструкция

Простейший способ создания таблиц уже известен. Но в Excel есть более удобный вариант (в плане последующего форматирования, работы с данными).

Сделаем «умную» (динамическую) таблицу:

1. Переходим на вкладку «Вставка» — инструмент «Таблица» (или нажмите комбинацию горячих клавиш CTRL+T).



2. В открывшемся диалоговом окне указываем диапазон для данных. Отмечаем, что таблица с подзаголовками. Жмем ОК. Ничего страшного, если сразу не угадаете диапазон. «Умная таблица» подвижная, динамическая.

Примечание. Можно пойти по другому пути – сначала выделить диапазон ячеек, а потом нажать кнопку «Таблица».

Теперь вносите необходимые данные в готовый каркас. Если потребуется дополнительный столбец, ставим курсор в предназначенную для названия ячейку. Вписываем наименование и нажимаем ВВОД. Диапазон автоматически расширится.

Если необходимо увеличить количество строк, зацепляем в нижнем правом углу за маркер автозаполнения и протягиваем вниз.

Как работать с таблицей в Excel

С выходом новых версий программы работа в Эксель с таблицами стала интересней и динамичней. Когда на листе сформирована умная таблица, становится доступным инструмент «Работа с таблицами» — «Конструктор».

Здесь мы можем дать имя таблице, изменить размер.

Доступны различные стили, возможность преобразовать таблицу в обычный диапазон или сводный отчет.

Возможности динамических электронных таблиц MS Excel огромны. Начнем с элементарных навыков ввода данных и автозаполнения:

1. Выделяем ячейку, щелкнув по ней левой кнопкой мыши. Вводим текстовое /числовое значение. Жмем ВВОД. Если необходимо изменить значение, снова ставим курсор в эту же ячейку и вводим новые данные.
2. При введении повторяющихся значений Excel будет распознавать их. Достаточно набрать на клавиатуре несколько символов и нажать Enter.



3. Чтобы применить в умной таблице формулу для всего столбца, достаточно ввести ее в одну первую ячейку этого столбца. Программа скопирует в остальные ячейки автоматически.



4. Для подсчета итогов выделяем столбец со значениями плюс пустая ячейка для будущего итога и нажимаем кнопку «Сумма» (группа инструментов «Редактирование» на закладке «Главная» или нажмите комбинацию горячих клавиш ALT+»=»).

Если нажать на стрелочку справа каждого подзаголовка шапки, то мы получим доступ к дополнительным инструментам для работы с данными таблицы.

Иногда пользователю приходится работать с огромными таблицами. Чтобы посмотреть итоги, нужно пролистать не одну тысячу строк. Удалить строки – не вариант (данные впоследствии понадобятся). Но можно скрыть. Для этой цели воспользуйтесь числовыми фильтрами (картинка выше). Убираете галочки напротив тех значений, которые должны быть спрятаны.

Цель урока: 

• Научить вводить и редактировать данные, формулы; форматировать электронную таблицу в среде MS Excel.

Задачи урока:

Образовательные:

• Практическое применение изученного материала.
• Закрепление знания о структуре электронной таблицы.
• Формирование представления о вычислениях в электронных таблицах как важной, полезной и широко применяемой на практике структуре.

Развивающие:

• Развитие навыков индивидуальной и групповой практической работы.
• Развитие способности логически рассуждать, делать эвристические выводы.
• Развитие умений применять знания для ввода и редактирования данных и формул, форматирования таблицы в MS Excel.

Воспитательные:

• Воспитание творческого подхода к работе, желания экспериментировать.
• Развитие познавательного интереса, воспитание информационной культуры.
• Профессиональная ориентация и подготовка к дальнейшему самообразованию к будущей трудовой деятельности.

Тип урока: комбинированный.

Форма проведения урока: беседа, работа в малых группах за компьютером, индивидуальная работа, работа с интерактивной доской.

Программное и техническое обеспечение урока:

• мультимедийный проектор;
• интерактивная доска;
• компьютерный класс;
• система организации и поддержки образовательного процесса «1С: Образование 4. Школа»
• программа MS EXCEL.

Дидактическое обеспечение урока:

• ЦОРы к учебнику И.Семакина, Л.Залоговой, С.Русакова, Л.Шестаковой, «Информатика- базовый курс, 9 класс»;
• Раздаточный материал- домашнее задание (Приложение 1);
• Презентация к лекционной части урока (Приложение 2);
• Дидактический материал- примеры записи формул (Приложение 3);
• Разноуровневая интерактивная самостоятельная работа (Приложение 4);
• Раздаточный материал- домашнее задание (Приложение 5).

План урока:

1. Организационный момент.
2. Актуализация опорных знаний.
3. Проверка домашнего задания / Работа на интерактивной доске
4. Сообщение темы, цели и задач урока.
5. Изложение нового материала.
6. Обобщение, осмысление и систематизация знаний.
7. Практическая работа «Подготовка таблицы к расчетам».
8. Подведение итогов. /Постановка домашнего задания.

ХОД УРОКА

1. Организационный этап.
2. Актуализация опорных знаний.

Вопросы классу:

Для чего предназначены электронные таблицы?

Что такое табличный процессор?

1. Проверка домашнего задания / Работа на интерактивной доске

На интерактивной доске представлено домашнее задание (см. Приложение 1). Ученики указывают основные элементы окна (пишут на интерактивной доске).

Сообщение темы, цели и задач урока.

Эпиграф к уроку:

«Я услышал и узнал.

Я увидел и запомнил.

Я сделал и понял».

Чарльз Беббидж

Тема, цель и задачи урока представлены презентацией (см. Приложение 2)

1. Изложение нового материала.

Запущена система организации и поддержки образовательного процесса «1С: Образование 4. Школа».

Объяснение нового материала с интерактивным справочником по ИКТ для самостоятельной работы учащихся «Ввод и редактирование данных в MS Excel».

Данные в ячейках таблицы могут относиться к одному из следующих типов: текст, числа, даты, формулы и функции.

Текст – последовательность букв, иногда цифр или некоторых специальных символов.

Числа могут включать цифры и различные символы: знак процента, знак мантиссы, круглые скобки, денежные обозначения, разделители и др. Например: 5; 3,14.

Дата и время вводятся в ячейки электронной таблицы как числа и выравниваются по правому краю.

Учитель показывает примеры в программе MS EXCEL.

С помощью интерактивного справочника по ИКТ для самостоятельной работы учащихся «Формулы в MS Excel» учитель демонстрирует ввод и редактирование, правила записи формул.

Формулой в электронной таблице называют алгебраические и логические выражения. Формулы всегда начинаются со знака равенства (=) и вводятся в латинском регистре. Например: =А5*2/В1

В формулах используются следующие знаки арифметических операций:

сложение +

вычитание –

умножение *

деление /

возведение в степень ^

Для изменения порядка арифметических действий используются круглые скобки.

Ученики решают примеры записи формул на интерактивной доске (см. Приложение 3).

Интерактивный справочник по ИКТ для самостоятельной работы учащихся «Форматирование таблицы MS Excel»

Форматированием называется изменение внешнего оформления таблиц и данных в них.

Важно! Excel различает форматирование всей ячейки и форматирование содержимого ячейки.

К форматированию ячеек относится: изменение шрифта содержимого ячеек, выравнивание данных в ячейках, представление чисел в разных форматах, оформление границ ячеек, и т.д. Для того чтобы изменить формат ячейки необходимо щелкнуть на ней и выполнить команду Формат—Ячейки. Появившееся диалоговое окно Формат Ячеек, позволит изменить формат всей ячейки.

Для выравнивания данных следует:

• щелкнуть на форматируемой ячейке или выделить диапазон ячеек, содержащих выравниваемый текст;
• выполнить команду Формат—Ячейки. На закладке Выравнивание установить опцию Переносить по словам, которая позволяет располагать текст одной ячейки в несколько строк.

Для оформления предварительно выделенных ячеек с помощью рамок следует выполнить команду Формат—Ячейки. На закладке Граница следует выбрать тип линии для рамки, а затем щелкнуть на кнопке с нужным видом рамки. (Возможно поочередное назначение нескольких видов рамок).

Для назначения цветного фона предварительно выделенным ячейкам необходимо выполнить команду Формат—Ячейки. На закладке Вид выбрать цвет фона ячеек и нажать кнопку ОК.

Для изменения шрифта предварительно выделенного текста или числа, находящихся в нескольких ячейках, необходимо выполнить команду Формат—Ячейки. На закладке Шрифт следует указать тип шрифта (Arial, Times New Roman и т. д.), начертание (жирный, курсив, подчеркнутый), размер шрифта, цвет и т.д.

Для изменения формата чисел, находящихся в выделенном диапазоне ячеек необходимо выполнить команду Формат—Ячейки. С помощью закладки Число можно установить один из следующих форматов чисел: денежный, процентный, дата, текстовый и т.д.

• Физкультминутка. Ученики выполняют движения по стихотворению.

Буратино потянулся,

Раз нагнулся, два нагнулся,

Руки в стороны развел,

Видно ключик не нашел.

Чтобы ключик нам достать

Нужно руки вверх поднять,

Опустили руки вниз,

Тихо на места садись.

1. Обобщение, осмысление и систематизация знаний.

После всего изложенного проводится интерактивная разноуровневая самостоятельная работа в малых группах за компьютером для закрепления изложенного материала (см. Приложение 4). Оценки заносятся в электронный журнал системы организации и поддержки образовательного процесса «1С: Образование 4. Школа».

Физкультминутка для глаз (Учитель проводит указкой  винтообразные круги в воздухе, ученики следят за прикрепленной к концу указки бабочкой).

Прилетела бабочка, 

Села на указку,

Попытайтесь вслед за ней

Пробежаться глазками.

Ещё раз.     

1. Практическая работа «Подготовка таблицы к расчетам».

Работа с демонстрационной электронной таблицей из системы организации и поддержки образовательного процесса «1С: Образование 4. Школа». На интерактивной доске представлена демонстрационная электронная таблица. Учащиеся за компьютером по образцу составляют таблицу, форматируют ее и готовят к расчетам (для использования на следующем уроке).  Работы сохраняют в личных папках.

1. Подведение итогов. /Постановка домашнего задания.

Рефлексия. В программе MS Excel на пустой строке установить шрифт 72.

Если урок понравился, нажать клавиши Alt и 1 (на цифровой части клавиатуры)

Если урок не понравился- клавиши Alt и 2 (на цифровой части клавиатуры)

Домашнее задание на карточках (см. Приложение 5).

Спасибо вам за хорошую работу! Тема урока успешно пройдена и усвоена. Успехов в дальнейшей учебе!

Таблицы – важный инструмент в работе пользователя Excel. Как в Экселе сделать таблицу и автоматизировать этот процесс, ответит наша статья.

Советы по структурированию информации

Перед тем, как создать таблицу в Excel, предлагаем изучить несколько общих правил:

• Сведения организуются по колонкам и рядам. Каждая строка отводится под одну запись.
• Первый ряд отводится под так называемую «шапку», где прописываются заголовки столбцов.
• Нужно придерживаться правила: один столбец – один формат данных (числовой, денежный, текстовый и т.д.).
• В таблице должен содержаться идентификатор записи, т.е. пользователь отводит один столбец под нумерацию строк.
• Структурированные записи не должны содержать пустых колонок и рядов. Допускаются нулевые значения.

Как создать таблицу в Excel вручную

Для организации рабочего процесса пользователь должен знать, как создать таблицу в Экселе. Существуют 2 метода: ручной и автоматический. Пошаговая инструкция, как нарисовать таблицу в Excel вручную:

1. Открыть книгу и активировать нужный лист.
2. Выделить необходимые ячейки.
3. На панели инструментов найти пиктограмму «Границы» и пункт «Все границы».
4. Указать в таблице имеющиеся сведения.

II способ заключается в ручном рисовании сетки таблицы. В этом случае:

1. Выбрать инструмент «Сетка по границе рисунка» при нажатии на пиктограмму «Границы».
2. При зажатой левой кнопке мыши (ЛКМ) перетащить указатель по обозначенным линиям, в результате чего появляется сетка. Таблица создается, пока нажата ЛКМ.

Как создать таблицу в Excel автоматически

Опытные пользователи рекомендуют прибегнуть к изучению вопроса, как создать таблицу в Excel
автоматически. С использованием встроенного инструментария процесс создания табличной формы происходит в разы быстрее.

Область таблицы

Перед тем, как составить таблицу в Excel, пользователю нужно определить, какой интервал ячеек ему понадобится:

1. Выделить требуемый диапазон.
2. В MS Excel 2013-2019 на вкладке «Главная» кликнуть на пиктограмму «Форматировать как таблицу».
3. При раскрытии выпадающего меню выбрать понравившийся стиль.

Кнопка «Таблица» на панели быстрого доступа

На панели инструментов находится пиктограмма для создания табличного объекта. Чтобы воспользоваться функционалом табличного процессора, пользователь использует следующий алгоритм:

1. Активировать интервал ячеек, необходимых для работы.
2. Перейти в меню «Вставка».
3. Найти пиктограмму «Таблицы»:

• В MS Excel 2007 кликнуть на пиктограмму. В появившемся диалоговом окне отметить или убрать переключатель пункта «Таблица с заголовками». Нажать ОК.
• В MS Excel 2016 нажать пиктограмму и выбрать пункт «Таблица». Указать диапазон ячеек через выделение мышкой или ручное прописывание адресов ячеек. Нажать ОК.

Примечание: для создания объекта используют сочетание клавиш CTRL + T.

4. Для изменения названия столбца перейти на строку формул или дважды кликнуть на объекте с заголовком.

Диапазон ячеек

Работа с числовой информацией подразумевает применение функций, в которых указывается интервал (диапазон ячеек). Под диапазоном справочная литература определяет множество клеток электронной таблицы, в совокупности образующих единый прямоугольник (А1:С9).

Активированная вкладка «Конструктор» раскрывает инструментарий, облегчающий процесс редактирования объекта. Для автоматизации работы пользователь устанавливает переключатели на инструментах «Строка заголовка» и «Строка итогов». Последняя опция позволяет провести расчеты по выбранной формуле. Для этого пользователь раскрывает список посредством нажатия на стрелку в итоговой ячейке и выбирает функцию.

Заполнение данными

Работа со структурированной информацией возможна, если ячейки заполнены текстовой, численной и иной информацией.

• Для заполнения необходимо активировать ячейку и начать вписывать информацию.
• Для редактирования ячейки дважды кликнуть на ней или активировать редактируемую ячейку и нажать F2.
• При раскрытии стрелок в строке заголовка структурированной информации MS Excel можно отфильтровать имеющуюся информацию.
• При выборе стиля форматирования объекта MS Excel автоматически выбрать опцию черезстрочного выделения.
• Вкладка «Конструктор» (блок «Свойства») позволяет изменить имя таблицы.
• Для увеличения диапазона рядов и колонок с последующим наполнением информацией: активировать кнопку «Изменить размер таблицы» на вкладке «Конструктор», новые ячейки автоматически приобретают заданный формат объекта, или выделить последнюю ячейку таблицы со значением перед итоговой строкой и протягивает ее вниз. Итоговая строка останется неизменной. Расчет проводится по мере заполнения объекта.

• В заголовках должны отсутствовать числовые форматы, поскольку при создании таблицы они преобразуются в текст. Если формула содержит в качестве аргумента ссылку на ячейку заголовка, где предполагалось число, то функция может не сработать.

Сводная таблица

Сводка используется для обобщения информации и проведения анализа, не вызывает трудностей при создании и оформлении. Для создания сводной таблицы:

1. Структурировать объект и указать сведения.
2. Перейти в меню «Вставка» и выбрать пиктограмму: в MS Excel 2007 – «Сводная таблица»; в MS Excel 2013-2019 – «Таблицы – Сводная таблица».
3. При появлении окна «Создание сводной таблицы» активировать строку ввода диапазона, устанавливая курсор.
4. Выбрать диапазон и нажать ОК.

Примечание: Если сводка должна находиться после создания на этом же листе, пользователь устанавливает переключатель на нужную опцию.

5. При появлении боковой панели для настройки объекта перенести категории в нужные области или включить переключатели («галочки»).

Созданная сводка автоматически подсчитывает итоги по каждому столбцу.

Рекомендуемые сводные таблицы

Поздние версии MS Excel предлагают воспользоваться опцией «Рекомендуемые сводные таблицы». Подобная вариация анализа информации применяется в случаях невозможности правильного подбора полей для строк и столбцов.

Для применения рекомендуемых сводных таблиц:

1. Выделить ячейки с введенной информацией.
2. При клике на пиктограмму «Таблицы» выбрать пункт «Рекомендуемые сводные таблицы».
3. Табличный процессор автоматически анализирует информацию и предлагает оптимальные варианты решения задачи.
4. В случае выбора подходящего пункта таблицы и подтверждения через ОК получить сводную таблицу.

Готовые шаблоны в Excel 2016

Табличный процессор MS Excel 2016 при запуске предлагает выбрать оптимальный шаблон для создания таблицы. В офисном пакете представлено ограниченное количество шаблонов. В Интернете пользователь может скачать дополнительные образцы.

Чтобы воспользоваться шаблонами:

1. Выбирать понравившийся образец.
2. Нажать «Создать».
3. Заполнить созданный объект в соответствии с продуманной структурой.

Оформление

Экстерьер объекта – важный параметр. Поэтому пользователь изучает не только, как построить таблицу в Excel, но и как акцентировать внимание на конкретном элементе.

Создание заголовка

Дана таблица, нарисованная посредством инструмента «Границы». Для создания заголовка:

Выделить первую строку, кликнув ЛКМ по численному обозначению строки.

На вкладке «Главная» найти инструмент «Вставить».

Активировать пункт «Вставить строки на лист».

После появления пустой строки выделить интервал клеток по ширине таблицы.

Нажать на пиктограмму «Объединить» и выбрать первый пункт.

Задать название в ячейке.

Изменение высоты строки

Обычно высота строки заголовка больше первоначально заданной. Корректировка высоты строки:

• Нажать правой кнопкой мыши (ПКМ) по численному обозначению строки и активировать «Высота строки». В появившемся окне указать величину строки заголовка и нажать ОК.
• Или перевести курсор на границу между первыми двумя строками. При зажатой ЛКМ оттянуть нижнюю границу ряда вниз до определенного уровня.

Выравнивание текста

Если пользователь предполагает расположение текста в ячейке иное, нежели по умолчанию, то пользуется пиктограммами «Выравнивание» относительно горизонтали и вертикали, а также кнопкой «Ориентация». Выбор пунктов выпадающего списка позволит расположить текст по вертикали или диагонали.

Изменение стиля

Изменение размера шрифта, начертания и стиля написания осуществляется вручную. Для этого пользователь пользуется инструментами блока «Шрифт» на вкладке «Главная» или вызывает диалоговое окно «Формат ячеек» через ПКМ.

Пользователь может воспользоваться пиктограммой «Стили». Для этого выбирает диапазон ячеек и применяет понравившийся стиль.

Как вставить новую строку или столбец

Для добавления строк, столбцов и ячеек:

• выделить строку или столбец, перед которым вставляется объект;
• активировать пиктограмму «Вставить» на панели инструментов;
• выбрать конкретную опцию.

Удаление элементов

Для удаления объектов на листе MS Excel пользователь активирует аналогичную кнопку на панели инструментов, предварительно выделив строку, столбец, ячейку.

Заливка ячеек

Для задания фона ячейки, строки или столбца:

• выделить диапазон;
• найти на панели инструментов пиктограмму «Цвет заливки»;
• выбрать понравившийся цвет.

II способ

• вызвать «Формат ячеек» через ПКМ;
• перейти на вкладку «Заливка»;
• выбрать цвет, способы заливки, узор и цвет узора.

III способ

• щелкнуть на стрелочку в блоке «Шрифт»;
• перейти на вкладку «Заливка»;
• выбрать понравившийся стиль.

Формат элементов

На панели инструментов находится пиктограмма «Формат». Опция помогает задать размер ячеек, видимость, упорядочить листы и защитить лист.

Формат содержимого

Последний пункт из выпадающего списка «Формат» на панели быстрого доступа позволяет назначить тип данных или числовые форматы, задать параметры внешнего вида и границы объекта, установить фон и защитить лист.

Использование формул в таблицах

Табличный процессор пользуется успехом благодаря возможности применения математических, статистических, логических и т.п. функций.

Ознакомиться с полным списком и вписываемыми аргументами пользователь может, нажав на ссылку «Справка по этой функции».

Для задания формулы:

• активировать ячейку, где будет рассчитываться формула;
• открыть «Мастер формул»;

или

• написать формулу самостоятельно в строке формул и нажимает Enter;

или

• применить и активирует плавающие подсказки.

На панели инструментов находится пиктограмма «Автосумма», которая автоматически подсчитывает сумму столбца. Чтобы воспользоваться инструментом:

• выделить диапазон;
• активировать пиктограмму.

Использование графики

Для вставки изображения в ячейку:

1. Выделить конкретную ячейку.
2. Перейти в меню «Вставка – Иллюстрации – Рисунки» или «Вставка – Рисунок».
3. Указать путь к изображению.
4. Подтвердить выбор через нажатие на «Вставить».

Инструментарий MS Excel поможет пользователю создать и отформатировать таблицу вручную и автоматически.

Навыки работы с электронными таблицами Microsoft Excel важны в любой сфере деятельности. Но с информатикой в школе или институте дружили не все. Это руководство подходит как для начинающих пользователей, так и для тех, кто хочет вспомнить забытое. Итак, как сделать таблицу в Excel с помощью готового шаблона и с нуля, как ее заполнить, отредактировать, настроить подсчет данных и отправить на печать.

Создание таблицы по шаблону

Преимущество использования шаблонов Excel — это минимизация рутинных действий. Вам не придется тратить время на построение таблицы и заполнение ячеек заголовков строк и столбцов. Все уже сделано за вас. Многие шаблоны оформлены профессиональными дизайнерами, то есть таблица будет смотреться красиво и стильно. Ваша задача – лишь заполнить пустые ячейки: ввести в них текст или числа.

В базе Excel есть макеты под разные цели: для бизнеса, бухгалтерии, ведения домашнего хозяйства (например, списки покупок), планирования, учета, расписания, организации учебы и прочего. Достаточно выбрать то, что больше соответствует вашим задачам.

Как пользоваться готовыми макетами:

1. Запустите программу Excel. Откройте вкладку «Файл» в верхнем меню. Перейдите в раздел «Создать».
2. Выберите категорию, к которой относится будущая таблица.
3. Выделите левой кнопкой мыши шаблон, который вам подходит.
4. Нажмите на кнопку «Загрузить» на панели справа.
5. Откроется новый файл Excel с выбранным шаблоном. Заполните его поля. Чтобы ввести текст в ячейку, выделите ее левой кнопкой мыши и начните набирать на клавиатуре.
6. При необходимости меняйте размер и тип шрифта, цвет текста и ячейки. Все инструменты для форматирования находятся во вкладке «Главная».

Создание таблицы с нуля

Если ни один шаблон не подошел, у вас есть возможность составить таблицу самостоятельно. Я расскажу, как сделать это правильно, проведу вас по основным шагам – установке границ таблицы, заполнению ячеек, добавлению строки «Итог» и автоподсчету данных в колонках.

Рисуем обрамление таблицы

Работа в Эксель начинается с выделения границ таблицы. Когда мы запускаем программу, перед нами открывается пустой лист. В нем серыми линиями расчерчены строки и столбцы. Но это просто ориентир. Наша задача – построить рамку для будущей таблицы (нарисовать ее границы).

Создать обрамление можно двумя способами. Более простой – выделить мышкой нужную область на листе. Как это сделать:

1. Кликните мышкой первую ячейку А1 и, не отпуская кнопку, доведите курсор до последней – нижней правой ячейки. По мере продвижения курсора область будет выделяться синим цветом.
2. Раскройте выпадающий список «Границы» на верхней панели (вкладка «Главная»).
3. Выберите тип выделения: все границы, только нижняя, только верхняя, левая или правая. Можно оставить таблицу без границы или установить только внешние контуры.
4. На пустом листе появится черная рамка для будущей таблицы. Теперь можно приступить к ее редактированию – вносить информацию в ячейки.

Второй способ обрамления таблиц – при помощи одноименного инструмента верхнего меню. Как им воспользоваться:

1. Откройте вкладку «Вставка». Нажмите кнопку «Таблица».
2. Укажите адрес начальной и конечной ячейки вручную в специальном поле. Адрес ячейки – это сочетание буквы столбца и номера строки. Либо выделите таблицу курсором мыши. Выделенная область обрамляется пунктирной линией.
3. При необходимости поставьте галочку «Таблица с заголовками».
4. Нажмите «ОК». В результате появится таблица с синими ячейками и заголовками столбцов (если ставили галочку).

На одном листе Эксель можно построить несколько таблиц, а в одном документе — создать сколько угодно листов. Вкладки с листами отображаются в нижней части программы.

Редактирование данных в ячейках

Чтобы ввести текст или числа в ячейку, выделите ее левой кнопкой мыши и начните печатать на клавиатуре. Информация из ячейки будет дублироваться в поле сверху.

Чтобы вставить текст в ячейку, скопируйте данные. Левой кнопкой нажмите на поле, в которое нужно вставить информацию. Зажмите клавиши Ctrl + V. Либо выделите ячейку правой кнопкой мыши. Появится меню. Щелкните по кнопке с листом в разделе «Параметры вставки».

Еще один способ вставки текста – выделить ячейку левой кнопкой мыши и нажать «Вставить» на верхней панели.

С помощью инструментов верхнего меню (вкладка «Главная») отформатируйте текст. Выберите тип шрифта и размер символов. При желании выделите текст жирным, курсивом или подчеркиванием. С помощью последних двух кнопок в разделе «Шрифт» можно поменять цвет текста или ячейки.

В разделе «Выравнивание» находятся инструменты для смены положения текста: выравнивание по левому, правому, верхнему или нижнему краю.

Если информация выходит за рамки ячейки, выделите ее левой кнопкой мыши и нажмите на инструмент «Перенос текста» (раздел «Выравнивание» во вкладке «Главная»).

Размер ячейки увеличится в зависимости от длины фразы.

Также существует ручной способ переноса данных. Для этого наведите курсор на линию между столбцами или строками и потяните ее вправо или вниз. Размер ячейки увеличится, и все ее содержимое будет видно в таблице.

Если вы хотите поместить одинаковые данные в разные ячейки, просто скопируйте их из одного поля в другое. Как это сделать:

1. Выделите ячейку с уже введенными данными левой кнопкой мыши.
2. Наведите курсор на правый нижний угол ячейки. Появится значок в виде черного плюса. Либо нажмите кнопку «Копировать» на верхней панели (вкладка «Главная»).
3. Удерживая палец на мышке, перетащите данные на соседние ячейки. Они будут выделены пунктирной линией.
4. Отпустите мышку – данные из одной ячейки скопируются в другие.
5. При желании нажмите на меню со стрелкой и выберите формат автозаполнения: копировать ячейки полностью, копировать только значения или только форматы (параметры шрифта).

Чтобы быстро удалить текст из какой-то ячейки, нажмите на нее правой кнопкой мыши и выберите «Очистить содержимое».

Добавление и удаление строк и столбцов

Чтобы добавить новую строку или столбец в готовую таблицу, нажмите на ячейку правой кнопкой мыши. Выделенная ячейка будет находиться снизу или справа от строки или столбца, который вы добавите. В меню выберите опцию «Вставить».

Укажите элемент для вставки – строка или столбец. Нажмите «ОК».

Еще одна функция, доступная в этом же окошке,– это добавление новой ячейки справа или снизу от готовой таблицы. Для этого выделите правой кнопкой ячейку, которая находится в одном ряду/строке с будущей.

Если у вас таблица с заголовками, ход действий будет немного другим: выделите ячейку правой кнопкой мыши. Затем наведите курсор на кнопку «Вставить» и выберите объект вставки: столбец слева или строку выше.

Чтобы убрать ненужную ячейку, строку или столбец, нажмите на любое поле в ряду. В меню выберите «Удалить» и укажите, что именно. Нажмите «ОК».

Объединение ячеек

Если в нескольких соседних ячейках размещены одинаковые данные, вы можете объединить поля.

Рассказываю, как это сделать:

1. Выделите ячейки с одинаковым содержимым левой кнопкой мыши. Они подсветятся синим цветом.
2. Нажмите на стрелку на кнопке «Объединить ячейки». Она находится в разделе «Выравнивание» во вкладке «Главная».
3. Выберите действие: объединить и поместить данные по центру, объединить по строкам или объединить ячейки. В этом же меню можно отменить объединение, если что-то пошло не так.

Выбор стиля для таблиц

Если вас не устраивает синий цвет фона, нажмите на кнопку «Форматировать как таблицу» в разделе «Стили» (вкладка «Главная») и выберите подходящий оттенок.

Затем выделите мышкой таблицу, стиль которой хотите изменить. Нажмите «ОК» в маленьком окошке. После этого таблица поменяет цвет.

С помощью следующего инструмента в разделе «Стили» можно менять оформление отдельных ячеек.

Список стилей таблицы доступен также во вкладке «Конструктор» верхнего меню. Если такая вкладка отсутствует, просто выделите левой кнопкой любую ячейку в таблице. Чтобы открыть полный перечень стилей, нажмите на стрелку вниз. Для отключения чередования цвета в строчках/колонках снимите галочку с пунктов «Чередующиеся строки» и «Чередующиеся столбцы».

С помощью этого же средства можно включить и отключить строку заголовков, выделить жирным первый или последний столбец, включить строку итогов.

В разделе «Конструктор» можно изменить название таблицы, ее размер, удалить дубликаты значений в столбцах.

Сортировка и фильтрация данных в таблице

Сортировка отличается от фильтрации тем, что в первом случае количество строк и столбцов таблицы сохраняется, во втором – не обязательно. Просто ячейки выстраиваются в другом порядке: от меньшего к большему или наоборот. При фильтрации некоторые ячейки могут удаляться (если их значения не соответствуют заданным фильтрам).

Чтобы отсортировать данные столбцов, нажмите стрелку на ячейке с заголовком. Выберите тип сортировки: по возрастанию, по убыванию (если в ячейках цифры), по цвету, по числам. В меню также будет список цифровых значений во всех полях. Вы можете отключить ячейку с определенными числами – для этого просто уберите галочку с номера.

Если вы выбрали пункт «Числовые фильтры», то в следующем окне укажите значения ячеек, которые нужно отобразить на экране. Я выбрала значение «больше». Во второй строке указала число и нажала «ОК». Ячейки с цифрами ниже указанного значения в итоге «удалились» (не навсегда) из таблицы.

Чтобы вернуть «потерянные» ячейки на место, откройте то же меню с помощью стрелки на заголовке. Выберите «Удалить фильтр». Таблица вернется в исходное состояние.

Если в ячейках текст, в меню будут текстовые фильтры и сортировка по алфавиту.

Еще один способ включить сортировку: во вкладке «Главная» нажмите кнопку «Сортировка и фильтры». Выберите параметр сортировки в меню.

Если у вас таблица без заголовков, включите сортировку или фильтрацию через контекстное меню ячейки. Для этого нажмите на нее правой кнопкой мыши и выберите «Фильтр» или «Сортировка». Укажите вид сортировки.

Как посчитать итог в таблице

Чтобы вывести некий итог значений в столбце, нажмите на любую ячейку правой кнопкой мыши. Наведите стрелку на пункт «Таблицы». Выберите значение «Строка итогов».

Под таблицей появится новая строка «Итог». Чтобы узнать сумму для конкретного столбца, нажмите на ячейку под ним (в строке «Итог»). Появится список возможных итогов: среднее значение чисел в столбце, общая сумма, количество чисел, минимальное или максимальное значение в столбце и т. д. Выберите нужный параметр – таблица посчитает результат.

Как закрепить шапку

Если у вас большая таблица, при ее прокрутке названия колонок исчезнут и вам будет трудно ориентироваться в них. Чтобы избежать такой проблемы, закрепите шапку таблицы — первую строку с заголовками столбцов.

Для этого откройте вкладку «Вид» на верхней панели. Нажмите кнопку «Закрепить области» и  выберите второй пункт «Закрепить верхнюю строку».

С помощью этого же меню можно закрепить некоторые другие области таблицы (выделенные ячейки) и первый столбец.

Как настроить автоподсчет

Табличные данные иногда приходится менять. Чтобы не пришлось редактировать таблицу целиком и вручную высчитывать результат для каждой строки, настройте автозаполнение ячеек с помощью формул.

Вы можете ввести формулу вручную либо использовать «Мастер функций», встроенный в Excel. Я рассмотрю оба способа.

Ручной ввод формул:

1. Создайте таблицу и заполните заголовки для столбцов. Добавьте форматирование таблицы через раздел «Стили», иначе этот способ может не сработать. В некоторые ячейки впишите данные, которые хотите посчитать (узнать сумму, умножить или разделить числа и т. д.). В моем случае это цена и количество килограмм фруктов, проданных за день.
2. Чтобы узнать выручку, которую мы получили по каждому виду фруктов, я задам формулу для последнего столбца. Для этого выделю первую пустую ячейку колонки и введу в нее знак «=». Так программа Excel поймет, что мы хотим установить формулу для столбца.
3. Затем я поставлю знак «[» и введу название первой колонки, данные которой должны учитываться при расчете. У меня это столбец «Цена». Название также закрою квадратной скобкой.
4. Заданная колонка подсветится синим цветом. Теперь поставим знак математического действия: «+», «*» (умножить), «-», «/» или «:» (разделить).
5. Снова откроем квадратную скобку «[» и напишем название второй колонки, которая должна участвовать в расчете.
6. Закроем скобку. Второй учтенный столбец подсветится зеленым цветом. При нажатии на «Enter» в колонке появится произведение выбранных столбцов. Результат будет индивидуальным для каждой строки в зависимости от данных.

Если какие-то строки остались незаполненными, в столбце с формулой будет пока стоять 0 (ноль). При вводе новых данных в ячейки «Цена» и «Количество» будет происходить автоматический перерасчет данных.

Нажатие на иконку с молнией рядом с ячейкой открывает меню, где можно отменить выполнение формулы для выделенной ячейки или для столбца целиком. Также здесь можно открыть параметры автозамены и настроить процесс вычисления более тонко.

Вместо названия столбцов в формулу иногда вводят адреса ячеек. Порядок настройки функции при этом такой же. Поставьте знак «=» и напишите адрес первой ячейки столбца (в моем примере это «С2», а название — «Цена»). Далее поставьте знак математического действия и укажите адрес первой ячейки другого столбца. У меня это «D2». Нажмите на «Enter», после этого Excel выполнит расчет для всех строк.

Использование «Мастера функций»:

1. Создайте таблицу, заполните ее заголовки и некоторые поля.
2. Выделите первую пустую ячейку столбца, для которого хотите установить формулу. Нажмите на кнопку «Вставить функцию». Она находится слева от строки, в которой дублируется информация из выделенной ячейки.
3. Выберите функцию в новом окошке. С помощью меню «Категория» можно открыть список математических и других функций. Через поисковую строку сверху можно найти определенное математическое действие. В моем случае это произведение. Введите запрос – название действия. У меня это «ПРОИЗВЕД». Нажмите «Найти». В списке ниже появятся результаты поиска. Выделите левой кнопкой нужную функцию и нажмите «ОК».
4. В следующем окне в строчках «Число1» и «Число2» укажите адреса ячеек, которые нужно перемножить. В моем случае это C2 и D2. Вместо ручного ввода адреса можно выделять нужные ячейки мышью – в строчках будут появляться заголовки соответствующих столбцов. При необходимости можно добавить строчки для третьего, четвертого числа и т. д. Нажмите «ОК».
5. Excel посчитает все строки и выведет результат в каждую ячейку столбца. На верхней строке, которая дублирует информацию, будет указана формула: =ПРОИЗВЕД(С2;D2).
6. Если программа посчитала только одну строчку, нажмите на иконку «Параметры автозамены». Выберите опцию «Заполнить все ячейки данного столбца указанной формулой».

Как сохранить и распечатать таблицу

Чтобы таблица сохранилась на жестком диске ПК в отдельном файле, сделайте следующее:

1. Нажмите на иконку в виде дискеты слева вверху либо перейдите во вкладку «Файл» и кликните «Сохранить как».
2. Выберите папку для размещения документа. Введите его название.
3. Кликните «Сохранить».

Чтобы распечатать готовую таблицу на принтере, выполните такие действия:

1. Перейдите во вкладку «Файл». Откройте раздел «Печать».
2. Справа появится лист бумаги, на котором находится созданная вами таблица. Именно так будет выглядеть распечатанный лист. Страниц для печати может быть несколько. Для того, чтобы их просмотреть, нажимайте на кнопку со стрелкой.
3. При необходимости настройте параметры печати и укажите количество копий, которые нужно распечатать. Выберите подключенный к компьютеру принтер в следующем меню.
4. В разделе «Настройка» отметьте листы книги, которые хотите распечатать (если их несколько).
5. Далее выберите альбомную или книжную ориентацию листа и формат бумаги (чаще всего это А4).
6. Настройте поля – от них зависит расположение таблицы на листе. В меню можно выбрать обычные, широкие, узкие либо настраиваемые поля.
7. В новом окне укажите желаемое расстояние от нижнего, верхнего, левого и правого краев. Если нужно поместить таблицу в центр листа, поставьте галочки «горизонтально» и «вертикально» в блоке «Центрировать». Щелкните «ОК».
8. Когда выставите все необходимые параметры, нажмите «Печать».

Работать в Эксель не так тяжело, как кажется на первый взгляд. С помощью этой программы можно посчитать итог каждого столбца, настроить автоподсчет (ячейки будут заполняться без вашего участия) и сделать многое другое. Вам даже не придется создавать таблицы с нуля – в базе Excel много готовых шаблонов для разных сфер жизни: бизнес, образование, ведение домашнего хозяйства, праздники и т. д.