Правила оформления документа в программе word

Параметры по ГОСТу (поля, абзац, размер бумаги, ориентация, разметка) устанавливают перед началом работы. Размер и начертание отдельных слов или предложений редактируется по ходу написания текста.

Шрифт и межстрочный интервал

При составлении какой-либо документации необходимо придерживаться нормативов ГОСТ 2 .105-95 и 7.32-2001. Написание студенческих и школьных работ (рефераты, курсовые и дипломы) требует использования стандартных шрифтов для документа: Times New Roman, 14 пт. Допустимо использование других начертаний в зависимости от типа документации:

Учитывайте, что для текста рекомендуют выбирать шрифт 14 кеглей; для сносок, подписей картинок, диаграмм, графиков в тексте используют 12 пт.

Для настройки шрифтов либо откройте диалоговое окно, либо воспользуйтесь панелью инструментов. В диалоговом окне в предлагаемых разделах установите необходимые параметры и кликните «ОК». Если планируете придерживаться указанных параметров и в дальнейшем, нажмите кнопку «По умолчанию». Это позволит не вводить каждый раз значения, а использовать установленные настройки в качестве шаблона. К слову, при вызове окна «Шрифт» настройка параметров доступна в расширенном режиме.

Поля и отступы

Межгосударственный стандарт предусматривает стандартные поля для любого документа:

Чтобы вызвать окно «Параметры страницы», дважды кликните по линейке либо пройдите в раздел «Макет» и раскройте категорию «Поля». Либо выберите из предложенных вариантов, либо кликните на пункт «Настраиваемые поля» и отредактируйте значения согласно требованиям к научной работе.

Подробнее: Изменяем поля страницы в документе Microsoft Word

Красная строка – это строка, обозначающаяся отступом слева на расстоянии 1,25-1,27 см и обычно являющаяся первой в абзаце. Устанавливается через движение бегунка на линейке либо через диалоговое окно «Абзац». Помимо этого настраивают также отступы до и после абзаца и межстрочный интервал (по стандарту допустимо 1-1,5 строки, однако этот показатель увеличивается до 2, если при издании материала на бумажном носителе или в электронном виде масштаб заметно уменьшается).

Подробнее: Настраиваем отступы и интервалы в MS Word

Важный параметр при оформлении документа — установка опции «Выравнивание текста». Она доступна на панели инструментов и в диалоговом окне «Абзац», также вы можете воспользоваться горячими клавишами. «Выравнивание текста» позволяет красиво оформить текст без рваных краев. По ГОСТу требуется выравнивание по ширине, т.е. растягивание заданного массива текста от левого края до правого.

Подробнее: Выравнивание текста в документе Microsoft Word

Оформление заголовков и подзаголовков

По межгосударственным стандартам названия частей работы располагаются посередине строки, в конце предложения не ставится точка. И сверху, и снизу главы и более мелкие части разделяются тройным интервалом. Все настройки по отступам заголовков и подзаголовков доступны в контекстном меню.

Подробнее: Делаем заголовок в документе Microsoft Word

При написании работы необходимо соблюдать ряд условий:

• нумерация разделов и подразделов происходит по всему документу;
• недопустимо оставлять пустые строки вместо заглавия;
• заголовок нумеруется по порядку, подзаголовок включает номер главы и порядковый номер;
• точки не проставляются после нумерации частей;
• если заглавие раздела состоит из двух частей, между ними ставится точка;
• обозначение каждого пункта пишется с новой строки и с большой буквы (иногда допускается написание заголовков прописными буквами);
• перенос слов запрещен;
• в нумерацию разделов не включаются введение, заключение, список литературы.

Согласно требованиям ГОСТ каждый раздел начинается с новой страницы, т.е. вставляется разрыв. Это необходимо для того, чтобы отделить одну часть от другой, а также чтобы редактирование информации не привело к беспорядку в нижестоящем тексте. Разрыв, выполненный инструментами Word, позволяет сместить на одну страницу целый блок, в отличие от некорректного оформленного документа (когда разрыв выполняется через нажатие на Enter), где смещение происходит на произвольный интервал.

Читайте также: Добавляем разрыв страницы в Microsoft Word

Нумерация

Все листы в документе нумеруются, за исключением титульного, однако с него начинается нумерация. По стандарту номер в виде арабского числа проставляется в середине нижнего колонтитула без точки. Чтобы пронумеровать документ, перейдите в меню «Вставка» – блок «Колонтитулы» – «Номер страницы».

Подробнее: Как пронумеровать страницы в Microsoft Word

Также нумеруются картинки, таблицы и графики/диаграммы. Графическое отображение информации, как и подписи к ней, центрируются. Если изображение нормального размера, необходимо пропустить по одной строке до и после картинки. Если рисунок небольшой, допустимо его нахождение справа от текста с соблюдением пропуска в 0,5 см.

В статье приводятся конкретные правила и нормы оформления текста по госту и алгоритм действий в текстовом редакторе Ворд.

Дипломные и курсовые работы, бланки и нормативно-технические пособия — все эти документы должны быть составлены в соответствие с государственным стандартом. Важно соблюдать утвержденные параметры гост при подготовке, от них зависит его аккуратность и структурированный вид.

Если вы студент, владелец бизнеса или офисный сотрудник, то вам обязательно предстоит столкнуться с нормами гост в оформление работ. При подготовке очень удобно пользоваться редакторами. В Ворде можно прописать параметры поля, шрифта и заголовков по ГОСТу. Как это сделать описывается в этой статье.

Содержание:

1. Параметры страницы и текста по ГОСТ
• Шрифт
• Отступы, поля
• Интервал между строками
• Параметры заголовков, подзаголовков
• Требования к нумерации
• Выравнивание текста
• Ссылки на другие источники
• Настройка параметров страницы в Ворде

Параметры страницы и текста по ГОСТ

Всероссийский институт научной и технической информации разработал нормативный документ, утверждающий порядок оформления ГОСТ 7.32-2019. Которому должны соответствовать:

• научные и технические отчеты;
• отчеты для информационных систем;
• документы научно-исследовательских институтов;
• дипломные и курсовые работы студентов высших учебных заведений.

Для каждого формата перечисленных документов, используется свой основной вид оформления. Но в общем гост предъявляет следующие требования к параметрам страниц и поля:

1. Весь текст в курсовых работах рекомендуется оформлять в ворде шрифтом New Roman (им оформляются титульный лист, основное содержание и сноски).
2. Размер шрифта по гост для основного содержания 14 пт., сноски можно оформить размером от 10 до 12 пт. в зависимости от количества источников информации.
3. Строчки оформляются через полуторный интервал.
4. Поля: правое не менее 10мм., верхнее и нижнее 30мм. и больше. В ворд эти значения поля установлены автоматически, поэтому этот редактор очень удобен в работе.
5. Стандартное значение для абзацного отступа от поля по госту 1,5 мм.
6. На титульном листе номер не ставиться, но при этом входит в общий объём работы.
7. На остальных страницах номер по гост проставляется снизу по центру от поля.
8. Нумерация по госту сквозная.
9. Приложения к работе в ворде не нумеруются.

Подробный разбор текстовых параметров по гост приведен ниже.

Шрифт

Поправки к оформлению документов по гост вносятся каждый год. Но основные правила не изменяются. Для разных видов документации параметры могут отличаться.

Стоит учитывать, что нормы Гост носят рекомендательный характер и некоторые организации оформляют свои документы в ворде нестандартным шрифтом. Однако при пересылке происходит автозамена на шрифты, установленные на компьютере. В результате все оформление документа меняется. Чтобы избежать этого, стоит применять стандартизированные шрифты в ворде.

Для основного содержания:

• Times New Roman (13,14);
• Arial (12,13);
• Verdana (12,13);
• Calibri (14).

При выборе размера учитывают:

• общую читабельность;
• восприятие информации с листа и экрана;
• форматы бланков: А4, А5, А2.

Отступы, поля

Поля в Ворде-это не заполненное текстом пространство, располагающееся по краям листа. Все остальные элементы документа (таблицы, диаграммы, текст и графика) находятся в области печати, которую и ограничивают поля.

Допускается по госту использовать варианты поля, встроенных по умолчанию в ворде или создавать свои. Для подготовки документа автоматическими установками нужно:

1. Перейти во вкладку «Макет» или в старых версиях Ворда «Разметка «
2. Нажимаем на кнопку «Поля», расположенной в группе «Параметры».
3. Выбираем в списке один из установленных гостом размеров поля.

Стандарты поля в ворде по ГОСТу:

• левые поля 20 мм;
• правые поля 10мм;
• верхние поля 20мм;
• нижние поля 20мм.

Поля для документов в ворде, которые хранятся более 10 лет, по госту должны быть слева на расстояние минимум 30 мм., так как поля прошивают или скрепляют. Для электронных документов эти значения не важны, но по госту их также применяют.

При установке поля страницы автоматически применяется отступ текста от края листа, но часто нужен дополнительный абзацный отступ. После него предложение начинается с красной строки. Его настраивают в ворде слева от поля, справа либо одновременно для обоих полей.

В соответствие с правилами гост абзацный отступ должен быть от 1,25 до 1,5 см от поля документа.

Интервал между строками

Справка: Межстрочный интервал по госту — это расстояние между прямыми линиями, проходящими по краю печатных знаков возле поля.

По правилам ГОСТ межстрочный интервал должен быть 1,5 мм. (его еще называют полуторным).

Чтобы изменить его в ворд нужно:

1. Переходим во вкладку «Конструктор» и нажимаем кнопку «Интервал между абзацами».
2. Предварительно просмотрев варианты в ворде, выбираем подходящий.

Для настройки одинарного интервала от поля для фрагмента нужно:

1. Выбираем необходимые абзацы и выделяем их.
2. Переходим во вкладку «Главная» в ворде.
3. Нажимаем на кнопку «Интервал»от поля.
4. Выбираем нужный.

Параметры заголовков, подзаголовков

Заголовок это текст, раскрывающий общее содержание документа, располагающейся над началом абзаца и выделенный отступом от поля и параметрами шрифта.

По правилам гост заголовок должен быть написан:

1. В центре строки без точки в конце.
2. На расстояние в 15 мм от текста.
3. Заглавными (прописными буквами).
4. Для заголовков по госту используют 14 размер шрифта.
5. Каждый новый заголовок начинается с нового листа.
6. Состоящий из двух предложений заголовок разделяется точкой.
7. Не допускаются переносы и подчеркивания.

Чтобы создать заголовок в ворде встроенными стилями программы, которые удовлетворяют нормам гост нужно:

1. Выделить нужный отрезок текста в ворде.
2. В разделе «Главное» выбрать группу «Стили».
3. В предложенных вордом типах, выбираем нужный.

Подзаголовок-это надпись под основным заголовком, дополнительно отражающее суть документа.

По нормам гост подзаголовок должен быть:

1. Расположен в 8 миллиметрах от заголовка.
2. Написан в ворде с учетом абзацного отступа от поля.
3. Размер шрифта выбирается в зависимости от уровня вложенности в текст.

По сути подзаголовок отличается от заголовка только степенью вложенности и размером шрифта. Он вносит дополнительную смысловую нагрузку и структурирование.

Требования к нумерации

Для ориентации по темам документа в ворде создается содержание, в котором прописывают все структурные части. Без правильной нумерации страниц по госту прописать его не получится.

Нумерация по правилам гост должна быть:

1. Сквозной (располагаться по порядку).
2. Прописана арабскими цифрами.
3. На титульном листе по гост не проставляется нумерация, но в общем количестве листов в ворде он указывается как отдельная страница.
4. После номера страницы не ставиться точка.
5. Номер по госту проставляется в нижней части листа.

Для нумерации приложений по госту предъявляются особенные требования:

• сквозная нумерация в ворде используется, если приложение это часть дипломной работы;
• объёмные приложения оформляются отдельно с рекомендуемым созданием специальной страницы содержания.

Нумерацию в Ворде выполняют так:

1. Переходим во вкладку «Вставка»
2. В разделе «Колонтитулы» кликаем по строке «Номер страницы»
3. Проставляем номер в нижнем углу.
4. Для настройки внешнего вида номера в ворде переходим в раздел «Формат номеров».
5. Выбираем буквенный или цифровой форматы.

Выравнивание текста

Выравнивание это способ форматирования абзацев в соответствии с их расположениям от поля документа. Выделяют:

• выравнивание по левому краю от поля;
• по правому краю от поля;
• по центру;
• текст распространяется по всей ширине листа.

Нормами гост установлено выравнивание в ворде по ширине листа.

Выравнить текст по ширине в ворде можно несколькими способами.

В разделе «Абзац».

• выделяем нужный текст;
• в блоке «Параметры абзаца» в ворде переходим в раздел «Отступы и интервалы» от поля;
• в пункте «Общие» устанавливаем параметр по ширине.

В панели инструментов.

• на панель инструментов в ворде вынесены четыре кнопки выравнивания;
• выбираем среди них по ширине страницы от поля;
• выделяем нужный текст;
• через раздел «Абзац» применяем форматирование.

Применяя инструмент «Линейка».

Инструмент линейка имеет в ворде, три ползунка с разным функционалом.

• верхний нужен для установки красной строки абзаца от поля;
• нижний для перемещения остальных строчек от поля;
• правый перемещает текст справа налево от поля.

Если в документе ворд инструмент не вынесен под панель инструментов, включаем его во вкладке «Вид». Двигая ползунками линейки, выравниваем документ по ширине.

Стоит обязательно выделять части текста в ворде для выравнивания от поля, если это требуется для определенных областей. Автоматическое выравнивание для всего документа можно задать в ворде в пункте «Общие» параметра абзац.

Ссылки на другие источники

Для повышения доверия к тексту, а также формирования лучшего структурирования документа, нужно вставлять в работу ссылки использованных источников по госту. Правила и нормы для их оформления устанавливаются государственным стандартом.

Ссылки в ворде разделяются на:

1. Библиографические — взятые из других источников информационные блоки. Располагаются в ворде в конце работы. Бывают полными и сокращенными.
2. Внутритекстовые — ссылки на информацию, расположенные внутри документа. Должны выделяться квадратными скобками с указанием порядкового номера и вноситься в список литературы в конце работы.
3. Подстрочные — в тексте информация на которую ссылается автор по госту, должна выделяться звездочкой или порядковым номером, а в конце страницы приводится список источников.
4. Затекстовые — отличается от подстрочных ссылок тем, что их список располагают в самом конце работы. Также нумеруются по порядку.

ГОСТ регламентирует следующие нормы использования ссылок:

1. Внутритекстовая ссылка оформляется квадратными скобками с номером. В конце работы детально прописывается источник информации и автор, а также через запятую страница, где вставлена ссылка.

   
2. Подстрочные ссылки нумеруются по порядку, сносятся в ворде в конец текста.

   

3. Затекстовые ссылки по гост оформляются в формате текста документа, обозначаются квадратными скобками в тексте. В списке используемой литературы выделяются кавычками.

   

4. В работе можно использовать ссылки на электронные издания. В этом случае оформление проходит поэтапно:указывается заглавие источника; информация о издании; вид и объём сайта; физическое определение материала (размер, обозначения и т.д.); необходимые примечания; типовой номер.

   

5. Ссылки на источники из интернета по гост оформляются в соответствие с используемым материалом:
• интервью;

  

• видеоролик в YouTube;

  

• социальные сети.

  

Проще всего для составления ссылок использовать текстовый редактор Ворд, где можно прописать их автоматически.

Для этого:

1. Во вкладке ссылки выбираем стиль.
2. Установив курсор в конце текста для ссылки щелкаем вставить ссылку.
3. Нажимаем Ok.

Настройка параметров страницы в Ворде

Параметры страницы в ворде подразделяются на:

• размер бумаги;
• изменение полей;
• зеркальные поля для четных и нечетных листов;
• границы и заливка страницы;
• поля для переплета при брошюровании.

Для настройки первого пункта:

• переходим в меню файл;
• в параметрах страницы устанавливаем нужный размер(по ГОСТу А4).

Второй пункт:

• в меню файл ворда выбираем параметры страницы;
• открываем вкладку поля и выбираем параметры.

Третий пункт:

• открываем меню файл;
• выбираем параметры страницы;
• во вкладке поля указываем тип зеркальные;
• вводим значение внутри и снаружи.

Четвертый:

• в меню файл ворда, находим параметры страницы;
• открываем раздел источник бумаги;
• внизу окна жмем кнопку границы;
• открываем вкладку страница, указываем тип для ограничения поля.

Пятый пункт:

• открываем меню файл и выбираем параметры страницы;
• во вкладке поля находим переплет;
• вводим нужное значение;
• выбираем положение для переплета (слева или сверху).

Правильное оформление документа в ворде по госту также важно, как его содержание. Наличие заголовков, нумеровка страниц, ссылок на информацию дополнительно структурируют форму текста, повышая его читабельность. Нормы гост делают процесс написания проще, так как представляют автору готовые шаблоны для работы.

Красиво и правильно оформленный документ Ворд не только приятен для восприятия, но и существенно облегчает работу с ним. Хорошо сверстанный структурированный текст легко читается и быстро корректируется. Однако, практически каждый пользователь компьютера сталкивался с неумело сверстанными документами, когда даже незначительные исправления в них существенно искажали структуру всего текста. А ведь для того, чтобы этого не произошло, достаточно придерживаться всего лишь нескольких правил оформления документов в Ворд. В этом нет ничего сложного. Достаточно правильно набрать один-два текста, и это станет простым и привычным.
Как назначить шрифт в Ворд
Как установить параметры страницы в Ворде
Как задать отступы и интервалы
Как убрать лишние пробелы в Ворде
Как оформить заголовки
Как вставить разрывы страниц
Как оформить списки в тексте
Как пронумеровать страницы в Ворде
Как сделать оглавление в Ворде
Порядок действий при оформлении документа

Как назначить шрифт в Ворд

При назначении шрифтов в набираемом тексте важно помнить простое правило: шрифт во всем документе должен быть один и тот же. Например, совершенно неприемлемо, когда начало документа напечатано шрифтом Arial, середина набрана шрифтом Calibri, а в заключительной части используется шрифт Verdana. Бывают исключения, когда нужно каким-то образом выделить фрагмент текста, но основная часть документа все равно в этом случае должна быть набрана одним и тем же шрифтом.

Как быть в ситуации, когда при копировании и вставке фрагмента текста из другого документа сохраняется исходное начертание шрифта? Для решения этой задачи существует несколько методов.

1. Выделите фрагмент текста с измененным шрифтом и на вкладке «Главная» верхнего меню Word установите необходимые параметры шрифта.
2. Выделите нужный фрагмент, щелкните по нему правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите раздел «Шрифт».

При вставке текста из другого документа может меняться не только начертание шрифта и его размер, но и другие параметры. Например, междустрочный интервал. Чтобы избежать этих проблем следует использовать «Специальную вставку». Для этого:

1. Скопируйте текст из другого документа.
2. Перейдите в нужный документ и на вкладке «Главная» основного меню Word нажмите на треугольник под кнопкой «Вставить». В появившемся меню выберите раздел «Специальная вставка».
3. В открывшемся окне «Специальная вставка» выберите раздел «Неформатированный текст» и нажмите «ОК».

После этих манипуляций скопированный фрагмент текста будет вставлен в формате создаваемого документа.

Для того, чтобы установить единый шрифт для всего документа, сначала выделите весь текст в нем. При помощи мыши длинный текст выделять неудобно. Рекомендуется для этой цели использовать опцию «Выделить все». Она находится на вкладке «Главная» в блоке «Редактирование».
После этого на той же вкладке «Главная» перейдите в блок «Шрифт» и установите нужный размер шрифта, его гарнитуру, цвет, начертание и некоторые другие параметры. Следует обратить внимание, что при этом изменится и шрифт заголовков. Но это легко исправить на следующих этапах оформления документа.

Как установить параметры страницы в Ворде

Для того, чтобы установить параметры страницы в документе, сначала нужно задать поля. Для этого следует перейти на вкладку «Разметка страницы» и нажать на кнопку «Поля». В появившемся окне можно выбрать стандартный размер полей или задать свои размеры, выбрав опцию «Настраиваемые поля» внизу этого окна.
В данном блоке можно также задать ориентацию (книжная или альбомная), размер бумаги и некоторые другие параметры. Если нужно сделать так, чтобы все выбранные параметры страницы устанавливались по умолчанию при создании последующих документов, нажмите в этом окне на кнопку «По умолчанию».

Бывают ситуации, когда в документе нужно изменить параметры только одной страницы в тексте. Например, поменять у одного из листов его размеры или поля. В этом случае следует выделить текст на странице, в блоке «Параметры страницы» поменять нужный параметр и выбрать опцию «Применить к выделенному тексту».
Все эти действия можно применить к уже готовому документу. Однако, предпочтительнее сделать это в самом начале, на этапе его создания. Это позволит избежать нарушения форматирования уже набранного текста. Например, текст, умещавшийся изначально на одной странице, при увеличении размера полей может растянуться два листа.

Как задать отступы и интервалы

Любой корректно набранный текст делится на абзацы. При их отсутствии документ становится сложным для восприятия. Расстояние между абзацами текста можно задать по своему усмотрению. Для того, чтобы выставить интервалы между абзацами в уже набранном тексте, нужно выделить весь текст, щелкнуть по нему правой кнопкой мыши и в появившемся меню выбрать раздел «Абзац».
В открывшемся окне в блоке «Интервал» следует установить расстояния до абзаца и после него. Обратите внимание, что данные параметры будут применены только к выделенной части текста или только к тому абзацу, где расположен курсор, если ничего не выделено.

В этом же блоке можно установить расстояние между строками выделенного текста, указав междустрочный интервал.
Если выбранные параметры нужно сохранить для всех последующих создаваемых документов, нажмите кнопку «По умолчанию» в этом же окне.
Отдельно следует остановиться на выравнивании текста в документе. Способ выравнивания задается в том же окне «Абзац». Для официальных документов существуют определенные стандарты того, как должен быть выровнен текст: по левому краю или по ширине. Если же к документу нет никаких требований в этой части, обычно ставят выравнивание по ширине.

Как убрать лишние пробелы в Ворде

Форматирование текста при помощи пробелов – это наиболее часто встречающаяся ошибка при создании документов в Word. Делать красную строку вначале абзаца пробелами или центрировать заголовок при помощи пробелов категорически нельзя. Необходимо запомнить, что пробел используется только для отделения в тексте одного слова от другого.

Итак, следующий этап оформления документов в Word – удаление лишних пробелов. Очень сложно определить визуально, сколько пробелов напечатано между словами в тексте. Поэтому в Word есть специальный режим, в котором пробел отображается определенным знаком. Чтобы включить этот режим, нужно в главном меню Ворд нажать на кнопку «Отобразить все знаки», которая находится в блоке «Абзац».
После нажатия этой кнопки знаки форматирования, которые в обычном режиме были невидимы, отобразятся специальными символами. Можно убрать лишние пробелы вручную, но лучше автоматизировать этот процесс. Для этого:

1. На вкладке «Главная» в блоке «Редактирование» нажмите кнопку «Заменить».
2. В открывшемся окне «Найти и заменить» в поле «Найти» дважды нажмите на клавишу «Пробел». В поле «Заменить на:» нажмите на пробел один раз.
3. Нажмите на кнопку «Заменить все» и нажимайте на нее до тех пор, пока количество замен станет равным нулю.

Для того, чтобы удалить пробелы в начале абзацев, перейдите на вкладку «Найти» в этом окне и в поле «Найти» наберите комбинацию «^p ^?» без кавычек. Нажмите на кнопку «Найти далее». Найденные пробелы в начале абзацев нужно удалить вручную.
После автоматического удаления пробелов следует в этом же режиме просмотреть весь текст и вручную удалить лишние пробелы, которые не удалились автоматически. Перед знаками пунктуации (запятые, точки и так далее) тоже не должно быть пробелов.

После того, как документ будет очищен от лишних пробелов, можно настроить отступы в первых строках каждого абзаца. Для этого нужно выделить один или несколько абзацев, щелкнуть по ним правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выбрать пункт «Абзац». В открывшемся окне в блоке «Отступ» в поле «Первая строка:» выбрать значение «Отступ» , а в поле «на:» установить размер отступа и нажать кнопку «ОK».

Если заголовки в тексте были центрированы пробелами, после удаления лишних пробелов они окажутся прижатыми к левому краю документа. Сделать их снова по центру очень легко. Для этого щелкните левой кнопкой мыши по заголовку и в верхнем меню в блоке «Абзац» выберите выравнивание по центру.

Как оформить заголовки

При оформлении заголовков целесообразно использовать стили. Оформлять вручную каждый заголовок в длинном тексте долго и трудоемко, в то время как использование стилей позволяет решить эту задачу за несколько минут.

Чтобы познакомиться с тем, как работают стили, щелкните левой кнопкой мыши по заголовку, затем в меню Word в блоке «Стили» нажмите кнопку «Заголовок 1». При этом выбранный заголовок примет вид, который сохранен по умолчанию для такого типа заголовков. Скорее всего, этот стиль заголовка вас не устроит. Однако, эту проблему легко решить.

1. Установите курсор на заголовок и выберите стиль «Заголовок 1».
2. Выделите мышкой текст заголовка и установите нужные параметры: шрифт, размер шрифта, цвет, начертание, отступы. Выровняйте его по центру или с нужным отступом.
3. Щелкните по заголовку правой кнопкой мыши, выберите раздел «Стили» и в появившемся меню стилей выберите раздел «Обновить Заголовок 1 в соответствии с выделенным фрагментом».

Таким же образом можно изменить стили «Заголовок 2» и «Подзаголовок». После того, как стиль заголовка будет сформирован, нужно просмотреть весь текст и для каждого заголовка применить установленный стиль двумя щелчками мыши.

Можно не менять стили заголовков, установленные по умолчанию, а создать свой стиль. Для этого нужно сверстать заголовок и фрагмент текста нужного формата, выделить заголовок, щелкнуть по нему правой кнопкой мыши и в разделе «Стили» выбрать пункт «Сохранить выделенный фрагмент как новый Экспресс-стиль». В появившемся окне нужно дать имя новому стилю и нажать кнопку «ОК». Рекомендуется создать нужный стиль заголовка перед тем, как будет набран текст, и устанавливать этот стиль сразу по мере написания текста.

Как вставить разрывы страниц

Еще одна грубая и часто встречающаяся ошибка – разрыв страниц при помощи пустых строк. Например, вы закончили первую главу документа и вторую главу хотите начать с нового листа. Казалось бы, очень просто – несколько раз нажать на клавишу Enter до тех пор, пока курсор перейдет на новый лист. Но как только вы что-то поменяете в первой главе (например, добавите или удалите несколько строк), первая строка новой главы сместится вниз и будет уже не вверху листа, или, наоборот, переместится на предыдущую страницу. К сожалению, такое встречается очень часто у начинающих пользователей Word.

Чтобы не было таких ситуаций, в Word имеется специальная функция, называемая «Разрыв страницы». Найти ее можно на вкладке «Вставка» главного меню Ворд.
Для того, чтобы сделать разрыв, установите курсор в начало строки, с которой должна начинаться новая глава, и нажмите кнопку «Разрыв страницы». Если после этого появятся пустые страницы, значит до разрыва или после него были лишние знаки абзацев.

Как оформить списки в тексте

Еще одна часто встречающаяся ошибка верстки текстовых документов в Вoрд – списки, сформированные вручную. Если в тексте вашего документа имеются списки, нужно проверить корректность нумерации и расстояние от маркера списка до текста. Для того, чтобы правильно оформить список, нужно выделить все строки списка и в блоке «Абзац» главного меню Ворд выбрать нужный вид маркера или нумерацию списка.
То же самое можно сделать, выделив все элементы списка и щелкнув по ним правой кнопкой мыши. В появившемся меню следует выбрать раздел «Маркеры» или «Нумерация».
Если щелкнуть по выделенным элементам списка правой кнопкой мыши, можно вызвать контекстное меню, с помощью которого можно поменять некоторые параметры оформления элементов списка: изменить величину отступов в списке, поменять шрифт, маркер списка и др.

Если в тексте имеется несколько списков, рекомендуется сделать свой собственный стиль для оформления их, как это было описано выше для заголовков. Затем можно просто установить этот стиль двумя щелчками мыши для каждого списка в тексте.

Как пронумеровать страницы в Ворде

После того, как документ будет сверстан, нужно проставить номера на страницах. Пронумеровать листы документа Ворд можно в блоке «Колонтитулы», который находится на вкладке «Вставка». Для этого предусмотрено два способа:

1. При помощи верхнего или нижнего колонтитула.
2. С помощью кнопки «Номер страницы».

При использовании верхнего или нижнего колонтитула можно вставить не только номер страницы в нужном месте, но и другой текст, например, фамилию автора или название документа. Если нажать на одну из этих кнопок, появится окно с многочисленными шаблонами колонтитулов. Можно выбрать один из таких шаблонов или сделать свой вид колонтитула при помощи «Конструктора колонтитулов». Перейти в «Конструктор колонтитулов» можно из меню с шаблонами колонтитулов.
Если требуется проставить только номера страниц без какой-либо дополнительной информации, можно использовать кнопку «Номер страницы». При нажатии на нее появляется меню, при помощи которого можно выбрать расположение нумерации на странице и формат номера страницы. Это позволяет обозначать страницы не только цифрами, но и буквами. Здесь же можно указать, с какой страницы следует производить нумерацию. Эта опция полезна в тех случаях, например, когда не нужно нумеровать титульный лист.

Как сделать оглавление в Ворде

После того, как будут проставлены номера на страницах документа, можно перейти к формированию оглавления. Большая ошибка – создавать оглавление вручную. Это не только долго, но трудоемко. При корректировке документа может поменяться расположение глав на страницах, и придется каждый раз вручную менять номера страниц в оглавлении. К счастью, в Ворд есть специальная функция, которая автоматически создает оглавление и меняет номера страниц при изменении расположения разделов. Кроме того, каждый раздел оглавления в этом случае является ссылкой, что позволяет быстро осуществлять переход в нужное место документа.

Для того, чтобы автоматически создать оглавление, нужно, чтобы главы и подразделы имели стиль «Заголовок». Поместите курсор в начало текста, откройте вкладку «Ссылки» и нажмите на кнопку «Оглавление».
В открывшемся меню выберите пункт «Автособираемое оглавление 1». Обычно содержание располагается на отдельном листе в начале или в конце документа. Чтобы поместить его на отдельную страницу, вставьте разрыв страницы до оглавления и после него. Для этого перейдите на вкладку «Вставка» и выберите пункт «Разрыв страницы».

Если в дальнейшем номера страниц изменятся, просто щелкните мышкой по оглавлению и нажмите «Обновить таблицу». Далее вам будет предложено обновить только номера страниц или обновить оглавление целиком.

Если шаблон оглавления вас не устраивает, можно настроить шаблон оглавления так, как вам нужно. Для этого при создании оглавления вместо пункта «Автособираемое оглавление 1» нужно выбрать пункт «Оглавление» внизу блока меню, а в следующем окне нажать на кнопку «Изменить». В появившемся окне стилей снова нажать кнопку «Изменить» и в открывшемся окне задать параметры своего стиля оглавления. Рис Теперь этот шаблон стиля оформления оглавления можно использовать и в последующих создаваемых документах.

В созданном оглавлении можно поменять шрифт, величину отступов, маркеры и так далее. Для этого щелкните по оглавлению левой кнопкой мыши, тем самым выделив его. Затем вызовите контекстное меню, щелкнув по выделенной части правой кнопкой мыши.

Порядок действий при оформлении документа

Таким образом, для того, чтобы правильно и красиво оформить документ в Ворд, нужно выполнить следующую последовательность действий.

1. Выбрать шрифт для текста создаваемого документа.
2. Установить нужные параметры страниц.
3. Задать отступы и интервалы для абзацев и строк документа.
4. В уже набранном тексте документа удалить пустые строки и лишние знаки пробелов.
5. Оформить заголовки при помощи стилей.
6. Вставить разрывы страниц там, где это необходимо.
7. Корректно оформить списки, таблицы, картинки.
8. Проставить номера страниц.
9. Сделать оглавление и список использованных источников, если это необходимо. Оформить приложения.
10. Окончательно проверить корректность написания документа.

Соблюдение этих несложных рекомендаций позволяет легко и быстро вносить изменения в текст и обеспечивает отсутствие проблем при печати документа.

В заключение еще один совет. Храните на компьютере только важные копии документов Word. Если, конечно, они нужны. Все остальные дубликаты файлов следует регулярно удалять. Существует множество программ, которые сделают это автоматически и быстро. Удаление дубликатов файлов Word – это важное условие поддержания идеального порядка в ваших документах.