Практическая работа функция впр в excel

Практическое занятие

Использование ФУНКЦИи ВПР

Функция ВПР
в Excel позволяет данные из одной таблицы переставить в соответствующие ячейки
второй. Ее английское наименование – VLOOKUP.

Очень
удобная и часто используемая. Т.к. сопоставить вручную диапазоны с десятками
тысяч наименований проблематично.

Допустим,
на склад предприятия по производству тары и упаковки поступили материалы в
определенном количестве.

Стоимость
материалов – в прайс-листе. Это отдельная таблица.

Необходимо
узнать стоимость материалов, поступивших на склад. Для этого нужно подставит
цену из второй таблицы в первую. И посредством обычного умножения мы найдем
искомое.

Алгоритм
действий:

3.   Откроется
окно с аргументами функции. В поле «Искомое значение» — диапазон данных первого
столбца из таблицы с количеством поступивших материалов. Это те значения,
которые Excel должен найти во второй таблице.

4.   Следующий
аргумент – «Таблица». Это наш прайс-лист. Ставим курсор в поле аргумента.
Переходим на лист с ценами. Выделяем диапазон с наименованием материалов и
ценами. Показываем, какие значения функция должна сопоставить.

5.   Чтобы Excel
ссылался непосредственно на эти данные, ссылку нужно зафиксировать. Выделяем
значение поля «Таблица» и нажимаем F4. Появляется значок $.

6.   В поле
аргумента «Номер столбца» ставим цифру «2». Здесь находятся данные, которые
нужно «подтянуть» в первую таблицу. «Интервальный просмотр» — ЛОЖЬ. Т.к. нам
нужны точные, а не приблизительные значения.

Нажимаем
ОК. А затем «размножаем» функцию по всему столбцу: цепляем мышью правый нижний
угол и тянем вниз. Получаем необходимый результат.

Теперь
найти стоимость материалов не составит труда: количество * цену.

Функция ВПР
связала две таблицы. Если поменяется прайс, то и изменится стоимость
поступивших на склад материалов (сегодня поступивших). Чтобы этого избежать,
воспользуйтесь «Специальной вставкой».

Формула в
ячейках исчезнет. Останутся только значения.

БЫСТРОЕ СРАВНЕНИЕ ДВУХ ТАБЛИЦ С ПОМОЩЬЮ ВПР

Функция
помогает сопоставить значения в огромных таблицах. Допустим, поменялся прайс.
Нам нужно сравнить старые цены с новыми ценами.

1.   В старом
прайсе делаем столбец «Новая цена».

2.   Выделяем
первую ячейку и выбираем функцию ВПР. Задаем аргументы (см. выше). Для нашего
примера: . Это значит, что нужно взять наименование
материала из диапазона А2:А15, посмотреть его в «Новом прайсе» в столбце А.
Затем взять данные из второго столбца нового прайса (новую цену) и подставить
их в ячейку С2.

Данные,
представленные таким образом, можно сопоставлять. Находить численную и
процентную разницу.

ЛАБОРАТОРНАЯ
РАБОТА № 4

Тема: Использование
функции ВПР

Цель работы:
Научить
студентов использовать готовые функции
при решении задач экономического профиля
с помощью табличного процессора на
персональном компьютере.

Краткий комментарий

Функция ВПР – это
функция работы со справочниками из
категории «Ссылки и массивы». Она ищет
значение в первом столбце массива
таблицы и возвращает значение в той же
строке из другого столбца массива
таблицы. Синтаксис
написания функции ВПР:

ВПР(искомое_значение;таблица;номер_столбца),

где — искомое_значение
— значение,
которое должно быть найдено в первом
столбце табличного массива;

таблица
— два или
более столбцов данных. Можно использовать
ссылку на диапазон или имя диапазона.
Значения в первом столбце аргумента
«таблица» — это значения, в которых
выполняется поиск аргумента
«искомое_значение». Эти значения могут
быть текстовыми, числовыми или логическими.
Текстовые значения в нижнем и верхнем
регистре считаются эквивалентными.

номер_столбца
— номер столбца в аргументе «таблица»,
из которого возвращается соответствующее
значение. Если номер_столбца = 2, то
возвращается значение из второго столбца
таблицы; если номер_столбца = 3 — значение
из третьего столбца таблицы и т.д.

Практическое
задание

1. Загрузить MS Excel
   2007.

2. На Листе 1 рабочей
   книги на основании данных, представленных
   на рис. 4.1, создать таблицу. Установить
   при этом достаточную ширину столбцов
   и высоту строк, в «шапке» таблицы
   выполнить центрирование заголовков.
   Оформить таблицу линиями.

Рис. 4.1 Учет надоя
молока за три дня

1. На Листе 2 Рабочей
   книги создать таблицу по образцу (Рис.
   4.2).

Рис. 4.2 Справочник
доярок

1. Используя
   функцию ВПР (из категории «Ссылки и
   массивы»), каждому табельному номеру
   (Рис. 4.1) найти соответствующее ФИО из
   таблицы (Рис. 4.2) и поместить в
   соответствующую графу, а также каждому
   табельному номеру – соответствующий
   процент доплаты и поместить в графу
   «Доплата за мастерство, %» (Рис. 4.1).

Для
этого необходимо вызвать Мастер функций,
где на первом шаге отыскать функцию ВПР
в категории Ссылки и массивы (Рис. 4.3).

Рис.
4.3 Мастер функций 1 шаг

А затем, перейдя
на второй шаг Мастера функций ввести
аргумент данной функции (Рис. 4.4)

Рис.
4.4 Мастер функций 2 шаг

Протащить формулу
по столбцу.

1. Выполнить расчет:
   «Сумма
   оплаты» = «Количество» * «Расценку»
   (взять для расчета 110 руб.); «Сумма
   доплаты» = «Сумма оплаты» * «Процент
   доплаты за мастерство» / 100;
   «Сумма всего»
   = «Сумма оплаты» + «Сумма доплаты»
   (для отображения результата использовать
   числовой формат, ноль десятичных знаков
   и с разделителем разрядов).

2. Сохранить документ
   в фамильной папке под именем лр4зад1.

3. На Листе 3 рабочей
   книги на основании данных, представленных
   на рис. 4.5, создать таблицу по образцу:

Рис. 4.5 Расчет
сравнительной эффективности суточных
рационов по содержанию переваримого
протеина

1. На листе 4 Рабочей
   книги создать таблицу по образцу рис.
   4.6.

Рис. 4.6 Справочник
кормов

1. Используя
   функцию ВПР (из категории «Ссылки и
   массивы»), каждому коду корма (Рис. 4.5)
   найти соответствующее наименование
   вида корма из таблицы (Рис. 4.6) и поместить
   в графу «Вид корма».

2. Аналогично
   заполнить столбец «Содержание в одном
   грамме корма переваримого протеина,
   г» по первому и второму вариантам
   рационов.

3. Посчитать столбец
   «Количество переваримого протеина»
   по формуле: «Количество
   переваримого протеина, г» = «Содержание
   в одном грамме корма переваримого
   протеина, г» * «Количество корма, кг» *
   1000 по обоим
   вариантам рационов кормления.

4. Посчитать итоги
   в конце таблицы по столбцам.

5. Сохранить документ
   в фамильной папке под именем лр4зад2.

Вопросы для
самоконтроля

1. Что позволяет
   выполнить функция ВПР?

2. Синтаксис написания
   функции ВПР?

3. Аргумент функции
   ВПР?

4. Как работает
   Мастер функций с функцией ВПР?

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше

Функция ВПР может использоваться для поиска значения по строке в таблице в определённом массиве данных. Синтаксис нашей функции имеет следующий вид:

ВПР (искомое значение; диапазон поиска; номер столбца с входным значением; 0 (ЛОЖЬ) или 1 (ИСТИНА)).

ЛОЖЬ – точное значение, ИСТИНА – приблизительное значение.

Простейшая задача для функции ВПР. Например, у нас есть список лекарственных препаратов. Наша первая задача – найти стоимость препарата Хепилор.

В ячейке С12 начинаем писать функцию:

1. B12 – поскольку нам нужен Хепилор, выбираем ячейку с предварительно написанным названием искомого лекарства.
2. Далее выбираем диапазон данных B3:D10, где функция будет совершать поиск нужного нам значения. Крайний левый столбец диапазона должен содержать в себе искомый критерий, по которому производится поиск значения.
3. Следующий шаг – указать номер столбца в массиве B3:D10, из которого будет считана информация на одной строке с Хепилором. Столбцы нумеруются слева направо в самом диапазоне, в нашем примере первый столбец – В, но не А, поскольку А лежит вне области диапазона.

Поиск по столбце «Производитель» будет работать точно так же, нужно просто указать последовательность столбца, где находится нужная нам информация – заменяем цифру «3» в формуле (ячейка С27) на цифру «2»:

Есть определённая особенность, связанная со столбцами. Иногда в Excel-файле в таблицах некоторые ячейки объединяют. На картинке ниже в формуле на месте порядкового номера столбца у нас написана цифра «3», но результат – название производителя, а не цена, как в первом примере:

Произошел сдвиг нумерации столбцов как раз из-за наличия объединения ячеек в столбце «Лекарственное средство»: мы объединяли столбцы «H» и «I», зрительно столбец «Лекарственное средство» — это первый столбец, а «Производитель» — второй, НО формула нумерует их следующим образом:

• H – первый;
• I – второй;
• J – третий;
• K – четвертый.

Использование функции ВПР для поиска по критерию в данном примере кажется не совсем уместной, ведь любую информацию о продукте можно сразу прочитать без поиска, но когда диапазон вмещает сотни, тысячи названий, она значительно ускорит процесс и сэкономит очень много времени сравнительно с самостоятельным поиском.



Использование функции ВПР для работы с несколькими таблицами и другими функциями

В следующем примере рассмотрим, как ещё мы можем использовать функцию для поиска и получения информации по критериям и комбинирование функции с функцией ЕСЛИОШИБКА. Например, мы имеем два отчета – отчет о количестве товара и отчет о цене за единицу товара, которые нам необходимы для подсчета стоимости. Опять же, с небольшим количеством данных это вполне можно сделать вручную, но, когда мы имеем большой объем, справиться с этим скорее и эффективнее нам поможет функция ВПР. В ячейке D3 начинаем писать функцию:

1. B3 – критерий, по котором проводим поиск данных.
2. F3:G14 – диапазон, по котором наша функция будет осуществлять поиск совпадения критерия и данных по строке.
3. Цифра «2» — номер столбца с нужной нам информацией по критерию.
4. Цифра «0» (или можно использовать слово «ЛОЖЬ») — для точности результатов.

Таким образом, когда мы задаем формуле искомый критерий, она начинает поиск совпадений с верхней ячейки первого столбца (шаг 1 на картинке). Затем функция «читает» все критерии сверху вниз, пока не найдет точное совпадение (шаг 2). Когда ВПР дойдет до Хепилора, она отсчитает нужное количество столбцов вправо (шаг 3) и выдаст нам искомое значение для критерия – цену 86,90 (шаг 4):

Но сейчас у нас есть данные только по первому критерию. Для того чтобы заполнить третий столбец D первой таблицы до конца, нужно просто скопировать функцию до последнего критерия. Однако, на этом этапе для корректной работы диапазон, где совершается поиск, нужно закрепить, иначе массив данных «съедет» вниз и у нас ничего не получится. Для этого используем абсолютные ссылки для диапазона в ячейке D3 – выделяем курсором диапазон F3:G14 и нажимаем клавишу F4, после чего совершаем копирование формулы до конца таблицы:

В итоге мы получаем необходимый нам результат:

Однако, наш пример базировался на полном соответствии критериев с обеих таблиц – одинаковое количество товаров, одинаковые наименования. Но что, если, например, убрать последние четыре товара с отчета по ценам за упаковку? Тогда у нас будет ошибка #Н/Д в первой таблице в тех позициях, которые находятся на одной строке с искомым критерием:

Если вас не устраивает такое содержание ячеек, можно заменить значение ошибки. Для этого комбинируем функцию ВПР с функцией ЕСЛИОШИБКА. Синтаксис функции ЕСЛИОШИБКА(значение, значение_если_ошибка), таким образом значением у нас будет наша использованная функция ВПР, а значением если ошибка – то, что мы хотим видеть вместо #Н/Д, например, прочерк, но обязательно взятый в кавычки:

В результате мы получим красиво оформленную таблицу с надлежащим видом:

Использование приблизительного значения

Не всегда критерий, по которому происходит поиск, должен совпадать в таблицах точь-в-точь. Иногда будет достаточно некоторого диапазона, в который будет входить искомый критерий. Например, у нас есть список сотрудников с их показателями выполнения плана продаж и система мотивации, которая показывает нам сколько процентов премии от оклада заработали сотрудники:

Как видим, размер премии зависит от того диапазона по системе премирования, куда попал показатель выполнения продаж конкретного сотрудника. Мы видим, что если план выполнен менее, чем на 100% — премия не присваивается, а если на 107% (выше 100%, но меньше 110%), тогда сотрудник получает премию размером 10%. Описанные показатели премии нам нужно вписать с помощью функции ВПР в столбец «Премия» первой таблицы, только на этот раз критерий будет находиться в определённом диапазоне.

Для корректной работы нужно убедиться, что границы диапазонов во второй таблице крайнего левого столбца размещены по возрастанию сверху вниз (шаг 1). Формула берёт выбранный нами критерий и осуществляет поиск в первом столбце второй таблицы (шаг 2), просматривая все значения сверху вниз (шаг 3). Как только функция находит первое значение, которое превышает критерий с первой таблицы, делает «шаг назад» (шаг 4) и считывает значение, которое соответствует найденому критерию (шаг 5). Иными словами, при неточном поиске функция ВПР ищет меньшее значение для искомого критерия:

Таким образом, наша функция будет выглядеть так:

И результат использования функции ВПР с приблизительным поиском имеет вот такой результат:

Скачать все пошаговые примеры функции ВПР в Excel

Например, сотрудник Ольга имеет премию размером 0%, поскольку она выполнила 76% продаж, тоесть перевыполнила план на 0%. А сотрудник Наталья совершила продажи на 21% выше нормы и была премирована на 20%, что мы и видим, если сравнить самостоятельно данные с двух таблиц.

На этих примерах применение функции ВПР не заканчивается, есть много других задач, с которыми удобно справляться этой функцией. Она облегчает работу с большим массивом данных, минимизирует ошибки сравнительно с самостоятельными расчетами, проста в понимании и применении.