Понятие таблицы данных excel

Чтобы упростить управление группой связанных данных и ее анализ, можно превратить диапазон ячеек в таблицу Excel (ранее Excel списком).

Элементы таблиц Microsoft Excel

Таблица может включать указанные ниже элементы.

• Строка заголовков.    По умолчанию таблица включает строку заголовков. Для каждого столбца таблицы в строке заголовков включена возможность фильтрации, что позволяет быстро фильтровать или сортировать данные. Дополнительные сведения см. в сведениях Фильтрация данных и Сортировка данных.

  

  Строку с заглавной строкой в таблице можно отключить. Дополнительные сведения см. в Excel или отключении Excel таблицы.

• Чередование строк.    Чередуясь или затеняя строками, можно лучше различать данные.

  

• Вычисляемые столбцы.    Введя формулу в одну ячейку столбца таблицы, можно создать вычисляемый столбец, ко всем остальным ячейкам которого будет сразу применена эта формула. Дополнительные сведения см. в статье Использование вычисляемой таблицы Excel столбцов.

  

• Строка итогов    После добавления строки итогов в таблицу Excel вы можете выбрать один из таких функций, как СУММ, С СРЕДНЕЕ И так далее. При выборе одного из этих параметров таблица автоматически преобразует их в функцию SUBTOTAL, при этом будут игнорироваться строки, скрытые фильтром по умолчанию. Если вы хотите включить в вычисления скрытые строки, можно изменить аргументы функции SUBTOTAL.

  Дополнительные сведения см. в этойExcel данных.

  

• Маркер изменения размера.    Маркер изменения размера в нижнем правом углу таблицы позволяет путем перетаскивания изменять размеры таблицы.

  

  Другие способы переумноизации таблицы см. в статье Добавление строк и столбцов в таблицу с помощью функции «Избавься от нее».

Создание таблиц в базе данных

В таблице можно создать сколько угодно таблиц.

Чтобы быстро создать таблицу в Excel, сделайте следующее:

1. Вы выберите ячейку или диапазон данных.

2. На вкладке Главная выберите команду Форматировать как таблицу.

3. Выберите стиль таблицы.

4. В диалоговом окне Форматировать как таблицу, если вы хотите, чтобы первая строка диапазона была строкой заглавных и нажмите кнопку ОК.

Также просмотрите видео о создании таблицы в Excel.

Эффективная работа с данными таблицы

Excel есть некоторые функции, которые позволяют эффективно работать с данными таблиц:

• Использование структурированных ссылок.    Вместо использования ссылок на ячейки, таких как A1 и R1C1, можно использовать структурированные ссылки, которые указывают на имена таблиц в формуле. Дополнительные сведения см. в теме Использование структурированных ссылок Excel таблиц.

• Обеспечение целостности данных.     Вы можете использовать встроенную функцию проверки данных в Excel. Например, можно разрешить ввод только чисел или дат в столбце таблицы. Дополнительные сведения о том, как обеспечить целостность данных, см. в теме Применение проверки данных к ячейкам.

Экспорт таблицы Excel на SharePoint

Если у вас есть доступ к SharePoint, вы можете экспортировать таблицу Excel в SharePoint список. Таким образом, другие люди смогут просматривать, редактировать и обновлять данные таблицы в SharePoint списке. Вы можете создать однонаправленную связь со списком SharePoint, чтобы на листе всегда учитывались изменения, вносимые в этот список. Дополнительные сведения см. в статье Экспорт таблицы Excel в SharePoint.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

См. также

Форматирование таблицы Excel

Проблемы совместимости таблиц Excel

Табл.в
EXCEL
представл.собой
прямоуг-к
ячеек начиная с А1 по посл.столбец строку
содерж.информ.

Это
пон-ие исп.при печати и
поставл.диаграммы.Табл.баз.дан.в
EXCEL-прямоуг-к
ячеек первая строка это название полей
содерж.информацию,а остальные строки
это записи состояния из полей.В табл.базы
данных поле-это информация о одном
свойстве объектов,а запись это совокупность
полей содерж-ая информ.об одном объекте.

Работа
с табл.базы данных осущ. с записями.

Операции
с записями табл.базы данных:

• 1.добавл.записи

• 2.изменение.

• 3.удаление.

• 4.поиск.

• 5.сортировка.

• 6.фильтрация
  (отбор)

В
табл.базы данных как правило не
используется вычисл.значения.

40. Определение ячейки в табличном процессоре. Адрес ячейки. Имя ячейки.

Ячейка-основной
элемент документа на рабочем
столе,предназначенный для хранения
информации.Образуется на пересечении
столбцов и строк.Обозначение отдельной
ячейки сочетает в себе номера столбца
и строки(в этом порядке),на пересечении
которых она расположена,например:А1 или
DE234.Обозначение
ячейки(ее номер) выполняет функции ее
адреса.

Адреса ячеек
используются при записи формул,определяющих
взаимосвязь между значениями,расположенными
в разных ячейках.Имя ячейки-выделите
ячейку или диапазон ячеек, которым Вы
хотите присвоить имя

Вариант I.
В поле Имя (в левой части строки формул)
введите имя ячейки и нажмите ENTER.

Вариант II.
В меню Вставка выберите пункт Имя, далее
выберите команду Присвоить. В диалоговом
окне Присвоение имени в поле Имя введите
нужное имя, затем нажмите кнопку ОК.

Допускается
присвоение имени ячейкам, расположенным
в нескольких листах. В меню Вставка
выберите пункт Имя, далее выберите
команду Присвоить. В диалоговом окне
Присвоение имени в поле Имя введите
нужное имя, затем в поле Формула щелкните
на кнопку расположенную справа, далее
нажмите клавишу SHIFT и укажите первый и
последний лист, в которых должны
располагаться ячейки.Выделите ячейку
или диапазон ячеек, которым Вы хотите
присвоить имя и нажмите ENTER и кнопку ОК

41. Структура ячейки табличного процессора excel. Форматирование ячейки

1.уровень
отображения,показывает содержимое
ячейки и результат вычисления в
соответствии с параметрами форматирования.

2.форматирование,
задает правильное отображение содержимого
ячейки или результата отображения.

3.граница и заливка.

4.уровень формулы
на котором хранится содержимое ячейки.

5.уровень
защиты,предназначен для защиты уровня
ячейки от изменений,но действителен
только если задана защита листа.

6.имя ячейки содержит
набор символов определяющих данные
ячейки,если имя ячейки не задано,то в
этом качестве используется адрес ячейки.

7.уровень
примечания,содержит текст отображаемый
при выборе данной ячейки.
Форматирование
ячейки:Текстовые
данные по умолчанию выравниваются по
левому краю ячейки,а числа – по
правому.Чтобы изменить формат отображения
данных в текущей ячейке или выбранном
диапозоне,используют команду
Формат=>Ячейки.Вкладки этого диалогового
окна позволяют выбирать формат записи
данных(количество знаков после
запятой,указание денежной единицы,способ
записи даты и прочее),задавать направление
текста и метод его выравнивания,определять
шрифт и начертание символов,управлять
отображением и видом рамок,задавать
фоновый режим.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

План урока:

Понятие и назначение электронных таблиц

Рабочий лист и книга, ячейка и ее адрес, диапазон ячеек

Интерфейс MS Excel: строка заголовка, строка меню, панель инструментов

Типы данных в Excel

Виды ссылок: абсолютные и относительные

Встроенные функции и их использование

Диаграмма. Виды и порядок построения диаграммы

Понятие и назначение электронных таблиц

Электронной таблицей (табличным процессором) называют программное обеспечение, основными задачами которого являются создание, изменение, сохранение и визуализация данных, представленных в табличной форме.

Современные электронные таблицы выпускаются и поддерживаются разными коммерческими производителями, а также открытыми сообществами разработчиков, но основные функциональные возможности этих продуктов, представленные на первом рисунке, схожи.

Рисунок 1 – Основные функции электронных таблиц

Как правило, электронные таблицы предназначены для решения следующих задач:

— хранение разнородных данных в электронном виде в табличной форме;

— организация вычислений, выполняемых в автоматическом режиме;

— статистический анализ данных и поиск управленческих решений;

— построение графиков и диаграмм для наглядного представления данных;

— создание отчетов в форматах, удобных для последующей печати или распространения в сети.

Рабочий лист и книга, ячейка и ее адрес, диапазон ячеек

Электронные таблицы представляют собой строгую иерархическую конструкцию из книг, содержащих листы, каждый из которых разделен на пронумерованные строки и столбцы, по аналогии с архивными записями или бухгалтерскими книгами прошлого века, для замены которых была придумана этап программа. Далее работу с электронными таблицами мы будем рассматривать на примере Microsoft Excel.

Книгой в среде Excel называют файл, содержащий один или несколько листов с данными, часто объединенных по какому-то признаку, например, расписания занятий на каждый день недели.  

Рабочий лист электронной таблицы – это базовый элемент Excel, представляющий собой отдельную таблицу, имеющую свое имя (заголовок), и свою внутреннюю адресацию. Именно на листах хранятся и редактируются данные, задаются формулы для расчетов и выводятся графики.

Адресация рабочего листа Excel задается в двумерной системе координат, где первой координатой является столбец листа, а второй – строка.  

Ячейка Excel – это хранилище одного элемента данных таблицы, доступ к которому осуществляется по адресу ячейки – номерам столбца и строки, на пересечении которых находится ячейка. Например, ячейка, расположенная в столбце «B» строки «6», будет иметь адрес «B6».

Диапазоном ячеек называют прямоугольную область, охватывающую стразу несколько строк и/или столбцов. Такие области имеют составную адресацию. Например, диапазон, охватывающий столбцы от «A» до «E» и строки от «4» до «9» включительно, будет иметь адрес «A4:E9».

Интерфейс MS Excel: строка заголовка, строка меню, панель инструментов

Интерфейс электронной таблицы Excel видоизменяется с каждым выпуском, следуя общему стилю и функциональности всего пакета MS Office. Тем не менее некоторые ключевые элементы, такие как строка заголовка, меню и панель инструментов присутствуют в каждой версии.

Строка заголовка, помимо стандартных кнопок сворачивания/разворачивания/закрытия, присущих большинству программных окон, содержит название текущей открытой книги, что позволяет идентифицировать ее среди множества других открытых книг.   

Рисунок 2 – Строка заголовка Excel

Под строкой заголовка располагается меню, в состав которого в стандартном режиме работы входят следующие разделы:

— «Файл»;

— «Главная»;

— «Вставка»;

— «Разметка страницы»;

— «Формулы»;

— «Данные»;

— «Рецензирование»;

— «Вид»;

— «Разработчик»;

— «Справка».

Рисунок 3 – Строка меню

При выполнении определенных задач состав меню может динамически видоизменяться, дополняясь новыми пунктами. Например, при редактировании диаграмм добавляются «Конструктор диаграмм» и «Формат».

Рисунок 4 – Динамически добавляемые пункты меню

На панели инструментов Excel, находящейся непосредственно под строкой меню, размещаются элементы управления, относящиеся к данному разделу. Пример содержимого панели приведен на рисунке.

Рисунок 5 – Фрагмент панели инструментов для пункта меню «Главная»

Типы данных в Excel

Мы уже выяснили, что в таблицах можно хранить разнородные данные, но, чтобы Excel мог их правильно отображать, сортировать и корректно обрабатывать в функциях, каждому элементу данных должен быть сопоставлен его тип.

Тип данных – это формальное соглашение о том, какой объем памяти будет занимать элемент данных, как он будет храниться, обрабатываться в формулах и преобразовываться в другие типы.

Основные типы данных Excel:

— число;

— текст;

— дата и время;

— логическое значение;

— формула.

В большинстве случаев тип данных определяется автоматически, но бывают ситуации, когда Excel «не понимает» что имел в виду пользователь, тогда формат данных (включающий тип и способ его представления) указывают вручную. Это можно сделать как для отдельных ячеек, так и для целых столбцов, строк или диапазонов. Функция выбора формата доступна из контекстного меню.

Рисунок 6 – Команда контекстного меню для выбора формата данных

В появившемся окне «Формат ячеек», в первой его вкладке «Число», можно указать формат данных.

Рисунок 7 – Окно «формат ячеек»

Не все форматы отвечают за разные типы данных. Например, форматы «Числовой», «Денежный» и «Финансовый» – это просто разные представления числового типа, определяющие количество знаков после запятой, правила вывода отрицательных чисел, разделители разрядов и пр.

Виды ссылок: абсолютные и относительные

Поскольку каждая ячейка, строка, столбец или диапазон имеют свой адрес, при составлении формул и выражений мы можем ссылаться на эти элементы.

Ссылка в Excel – это адрес элемента или группы элементов данных, заданный в абсолютном или относительном виде.

Относительная ссылка – это простой адрес вида «столбец, строка», используемый в качестве аргумента в формуле. Относительной она называется потому, что Excel запоминает расположение адресуемой ячейки относительно ячейки с формулой, и при изменении положения формулы на листе будет меняться и ссылка.

Примеры относительных ссылок: «B3», «F2», «AP34».

Абсолютная ссылка – это адрес вида «$столбец, $строка», ссылающийся на ячейку, позиция которой остается неизменной при перемещении ячейки с формулой. Допускается отдельно «фиксировать» столбец или строку, указывая перед ними знак «$».

Примеры абсолютных ссылок:

— на ячейку E32: «$E$32»;

— на столбец F: «$F2»;

— на строку 4: «A$4».

Порядок создания формулы в Excel

Рассмотрим шаги создания формулы на примере произведения чисел.

При правильном выполнении всех шагов, в ячейке C1 отобразится произведение чисел из ячеек A1 и B1. Более того, это произведение будет автоматически изменяться при изменении множителей.

Ошибки при вводе формул

При вводе новой формулы в ячейку, перед ее выполнением Excel осуществляет синтаксический анализ выражения и контроль входящих в него ссылок. Несоответствия приводят к выводу ошибки, которую необходимо устранить, прежде чем формула будет вычисляться.

Самые распространенные ошибки при вводе формул:

«#ДЕЛ/0!» – произошло деление на ноль или на пустую ячейку;

«#Н/Д» – один из аргументов функции в данный момент недоступен;

«#ИМЯ?» – некорректно задано название функции или аргумента;

«#ПУСТО!» – указанный диапазон не содержит ячеек;

«#ЧИСЛО!» – ячейка содержит значение, которое нельзя преобразовать в число;

«#ССЫЛКА!» – ссылка некорректна;

«#ЗНАЧ!» – один или несколько аргументов функции принимают недопустимые значения.

Встроенные функции и их использование

Программный пакет Excel не был бы таким эффективным и удобным инструментом, если бы не огромное количество встроенных функций, позволяющих пользователям, не являющимся ни программистами, ни математиками, решать задачи анализа данных разной степени сложности, приложив минимум усилий.

В списке встроенных представлены математические, логические, статистические и финансовые функции, операции обработки текста, дат и времени, процедуры взаимодействия с базами данных.

 Для использования встроенных функций откройте раздел меню «Формулы». На панели инструментов появятся кнопка «Вставить функцию», а также библиотека функций с удобными рубрикаторами по типам решаемых задач.

Рисунок 13 – Библиотека функций на панели инструментов

Рассмотрим использование встроенных функций на конкретном примере.

Пример вычисления математической функции

Допустим, перед нами стоит задача определения среднего балла ученика по имеющемуся списку оценок.

Шаг 1. На пустом листе в столбце B создайте список дисциплин, а в столбце C – соответствующих им оценок. Под списком дисциплин разместите ячейку с текстом «Средний балл».

Шаг 2. Поместите курсор в ячейку столбца C, расположенную напротив ячейки с текстом «Средний балл». В меню выберите пункт «Формулы» и нажмите на панели инструментов кнопку «Вставить функцию».

Шаг 3. Из списка функций выберите «СРЗНАЧ» — вычисление среднего значения, и нажмите кнопку «ОК». Появится окно заполнения аргументов функции, в которое Excel уже автоматически вписал столбец оценок.

Шаг 4. Если автоматически выбранный диапазон вас не устраивает, его можно скорректировать вручную. В нашем случае в диапазон попала ячейка с адресом C9, в которой никаких оценок нет. Ограничьте диапазон строками с третьей по восьмую, просто выделив его мышью.

Шаг 5. Подтвердите выбор, нажав кнопку «ОК». В ячейке C10 при этом появится среднее значение.

Шаг 6. Выводимое значение получилось не очень красивым, ограничим его одним знаком после запятой. Для этого щелкните правой кнопкой мыши по ячейке и в контекстном меню выберите «Формат ячеек…»

Шаг 7. В появившемся окне выберите формат «Числовой», число десятичных знаков – 1.

Теперь расчет и отображение среднего балла работают как нам нужно.

Диаграмма. Виды и порядок построения диаграммы

Диаграмма в excel – это форма наглядного графического представления набора данных.

Доступ к панели инструментов «Диаграммы» осуществляется через меню «Вставка».

В Excel имеется множество шаблонов диаграмм, объединенных в группы, самые популярные среди которых:

            — гистограммы;

            — точечные диаграммы;

            — графики;

            — круговые диаграммы.

Рассмотрим пошаговый порядок построения диаграммы успеваемости по четвертям учебного года. В качестве наиболее подходящего вида диаграммы определим столбчатую (гистограмму).

Шаг 1. Дополните таблицу из предыдущего примера тремя столбцами оценок, сформировав тем самым аттестацию за четыре четверти. Над оценками проставьте номера соответствующих четвертей.

Шаг 2. Выделите на листе область, охватывающую все введенные данные и подписи.

Шаг 3. В меню «Вставка» — «Диаграммы» выберите первый элемент – «Гистограмма».

Шаг 4. Проверьте корректность создания диаграммы, при необходимости отмените шаги 2,3 и выделите диапазон заново.

Шаг 5. Измените название диаграммы. Щелкнув по нему мышью, введите «Успеваемость по четвертям».

Шаг 6. Слева на оси оценок мы видим значения 0 и 6. Таких оценок не бывает, поэтому исправим формат вывода. Наведите курсор мыши на ось оценок, нажмите правую кнопку и выберите «Формат оси…».

Шаг 7. В открывшемся окне параметров введите минимум – 1, максимум – 5, основные и промежуточные деления – 1.

Шаг 8. Добавьте к диаграмме таблицу оценок, нажав кнопку «+» в правом верхнем углу диаграммы и выбрав «Таблица данных».

Если вы все сделали правильно, то диаграмма будет выглядеть как на рисунке.

Поздравляем! Вы научились основам ввода, обработки и визуализации данных в программе Microsoft Excel.

Excel – это по мнению многих программа для работы с электронными таблицами. Поэтому вопрос, как создавать и работать с таблицами, может на первый взгляд показаться странным. Но мало кто знает, в чем заключается основное отличие между Excel и таблицами. Кроме этого, данная составная часть пакета Microsoft Office – это не всегда взаимодействие с электронными таблицами. Более того, основная задача Excel – это обработка информации, которая может быть представленной в разной форме. В форме таблиц – также.

А может появиться ситуация, когда необходимо выделить отдельный диапазон под таблицу и оформить ее соответствующим образом. В общем, возможностей применения таблиц огромное количество, поэтому давайте их рассмотрим более подробно.

Понятие умных таблиц

Разница между листом Excel и умной таблицей все же есть. Первый – это просто область, содержащая определенное количество ячеек. Часть из них может быть заполненной определенной информацией, другая же пустая. Но принципиальной разницы между ними нет с технической точки зрения.

А вот таблица Excel – принципиально иное понятие. Оно не сводится к диапазону данных, у него есть свои свойства, название, определенная структура и огромное количество преимуществ.

Поэтому можно выделить отдельное название для таблицы Excel – «Умная таблица» или Smart Table.

Создание умной таблицы

Предположим, мы создали диапазон данных с информацией о продажах.

Это еще не таблица. Чтобы превратить диапазон в нее, необходимо его выделить и найти вкладку «Вставка» и там найти кнопку «Таблица» в одноименном блоке.

Появится маленькое окошко. В нем можно скорректировать набор ячеек, который необходимо превратить в таблицу. Кроме этого, необходимо указать, что в первой строке находятся заголовки столбцов. Также можно воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl + T, чтобы вызвать это же диалоговое окно.

В принципе, ничего не нужно менять в большинстве случаев. После того, как действие будет подтверждено путем нажатия кнопки «ОК», выделенный предварительно диапазон сразу станет таблицей.

Перед непосредственно настройкой ее свойств надо понять, как сама программа видит таблицу. После этого много чего станет понятно.

Понятие структуры таблицы Excel

Все таблицы имеют определенное имя, отображаемое на специальной вкладке «Конструктор». Она показывается сразу после выделения любой ячейки. Стандартно имя принимает форму «Таблица 1» или «Таблица 2», и соответственно.

Если вам необходимо иметь несколько таблиц в одном документе, рекомендуется давать им такие имена, чтобы потом можно было понять, какая информация где содержится. В будущем тогда станет значительно проще с ними взаимодействовать, как вам, так и людям, просматривающим ваш документ.

Кроме того, именованные таблицы могут использоваться в Power Query или ряде других надстроек.

Давайте нашу таблицу назовем «Отчет». Имя можно увидеть в окне, которое называется диспетчером имен. Чтобы его открыть, необходимо пройти по следующему пути: Формулы – Определенные Имена – Диспетчер имен.

Также возможен ручной ввод формулы, где также можно увидеть имя таблицы.

Но наиболее забавным является то, что Excel способен одновременно видеть таблицу в нескольких разрезах: целиком, а также по отдельным столбцам заголовкам, итогам. Тогда ссылки будут выглядеть так.

Вообще, такие конструкции приводятся лишь с целью более точно ориентироваться. Но нет никакой необходимости запоминать их. Они автоматически отображаются в подсказках, появляющихся после выбора Таблицы и того, как будут открыты квадратные скобки. Чтобы их вставить, необходимо предварительно включить английскую раскладку.

Требуемый вариант можно найти с помощью клавиши Tab. Не стоит забывать и о том, чтобы закрыть все скобки, которые находятся в формуле. Квадратные здесь не являются исключением. 

Если необходимо суммировать содержимое всего столбца с продажами, необходимо написать следующую формулу:

=СУММ(D2:D8)

После этого она автоматически превратится в =СУММ(Отчет[Продажи]). Простыми словами, ссылка будет вести на конкретную колонку. Удобно, согласитесь?

Таким образом, любая диаграмма, формула, диапазон, где умная таблица будет использоваться для того, чтобы из нее брать данные, будет использовать актуальную информацию автоматически.

Теперь давайте более подробно поговорим о том, какие таблицы могут иметь свойства.

Таблицы Excel: свойства

Каждая созданная таблица может иметь несколько заголовков колонок. Первая строка диапазона при этом служит источником данных.

Помимо этого, при чрезмерно большом размере таблицы во время прокрутки вниз вместо букв, обозначающих соответствующие колонки, отображаются названия столбцов. Это придется по душе пользователю, поскольку не нужно будет закреплять области вручную.

Также в функционал входит автофильтр. Но если он не нужен, его всегда можно отключить в настройках.

Также все значения, которые записываются сразу под последней ячейкой колонки таблицы, присоединяются к ней сами. Поэтому их можно найти непосредственно в любом объекте, который использует данные из первого столбца таблицы в своей работе.

При этом происходит форматирование новых ячеек под дизайн таблицы, и в них автоматически записываются все формулы, характерные для этой колонки. Простыми словами, чтобы увеличить размеры таблицы и расширить ее, достаточно просто указать правильные данные. Все остальное добавит программа. То же касается и новых столбцов.

Если хотя бы в одну ячейку вносится формула, то автоматически происходит ее распространение на весь столбец. То есть, не нужно вручную заполнять ячейки, все произойдет автоматически, как показано на этом анимированном скриншоте.

Все эти свойства – хорошо. Но ведь можно самостоятельно настроить таблицу и расширить ее функционал.

Настройка Таблицы

Для начала необходимо открыть вкладку «Конструктор», где располагаются параметры таблицы. Настраивать их можно путем добавления или снятия конкретных флажков, расположенных в группе «Параметры стилей таблиц»

Предусмотрены следующие возможности:

1. Добавление или удаление строки заголовков.
2. Добавление или удаление строки с итогами.
3. Сделать строки чередующимися.
4. Выделение крайних колонок жирным начертанием.
5. Включение или отключение чередующейся заливки строк.
6. Отключение автофильтра.

Можно также настроить другой формат. Это можно сделать с помощью опций, расположенных в группе «Стили таблиц». Изначально формат отличается от того, который расположен выше, но в случае чего всегда можно настроить такой внешний вид, какой хочется.

Также можно найти группу «Инструменты», где возможно создание сводной таблицы, удаление копий и преобразование таблицы в стандартный диапазон.

Но наиболее занимательная функция – создание срезов.

Под срезом подразумевается разновидность фильтра, которая выводится в отдельный графический элемент. Чтобы его вставить, необходимо нажать на одноименную кнопку «Вставить срез», после чего выбрать те столбцы, которые необходимо оставить.

Все, теперь появляется панель, где перечислены все уникальные значения, содержащиеся в ячейках этой колонки.

Чтобы отфильтровать таблицу, необходимо выбрать категорию, которая наиболее интересна в данный момент.

Возможен выбор нескольких категорий с помощью среза. Чтобы это сделать, необходимо нажать клавишу Ctrl или перед началом выделения кликнуть по кнопке, расположенной в верхнем правом углу слева от снятия фильтра.

Чтобы выставлять параметры непосредственно на ленте, можно воспользоваться одноименной вкладкой. С ее помощью возможно редактирование разных свойств среза: внешнего вида, размера кнопок, количества и так далее.

Основные ограничения умных таблиц

Несмотря на то, что таблицы Excel имеют множество преимуществ, все же пользователю придется мириться с некоторыми минусами:

1. Представления не функционируют. Простыми словами, нет возможности запомнить определенные параметры листа.
2. Нельзя использовать книгу вместе с другим человеком.
3. Нет возможности вставлять промежуточные итоги.
4. Нельзя использовать формулы массивов.
5. Нет возможности объединять ячейки. Но этого не рекомендуется делать и так.

Впрочем, достоинств значительно больше, чем недостатков, поэтому эти минусы будут не очень заметными.

Примеры использования умных таблиц

Теперь настало время поговорить о том, в каких ситуациях нужны умные таблицы Excel и о том, какие действия можно предпринять, которые невозможны при работе со стандартным диапазоном.

Предположим, мы имеем таблицу, где приводятся денежные поступления от покупки футболок. В первой колонке расположены имена членов группы, а в других – сколько футболок было продано, и какой их размер. Давайте на примере этой таблицы посмотрим, какие возможные действия можно предпринять, каких нельзя в случае с обычным диапазоном.

Подведение итогов с помощью функционала Excel

На скриншоте, который приводится выше, можно увидеть нашу таблицу. Давайте сначала подведем итоги по всем размерам футболок по отдельности. Если использовать диапазон данных для того, чтобы достичь этой цели, то придется вручную вводить все формулы. Если же создать таблицу, то этой обременительной ноши уже не будет. Достаточно просто включить один пункт, и после этого строка с итогами будет сгенерирована сама.

Далее делается правый клик по любому месту. Появляется всплывающее меню, где есть пункт «Таблица». В нем есть опция «строка итогов», которую и нужно включить. Также ее добавление возможно через конструктор.

Далее в нижней части таблицы появляется строка с итогами. Если открыть выпадающее меню, там можно увидеть следующие настройки:

1. Среднее арифметическое.
2. Количество.
3. Максимум.
4. Смещенное отклонение.

И многое другое. Чтобы получить доступ к функциям, не вошедшим в список выше, нужно нажать по пункту «Другие функции». Здесь удобно то, что диапазон автоматически определяется. Мы выбрали функцию СУММ, потому что в нашем случае надо знать, сколько всего футболок было продано.

Автоматическая вставка формул

Excel – это действительно очень умная программа. Пользователь может даже не знать, что она пытается предугадать его дальнейшие действия. Нами в конец таблицы была добавлена колонка с целью проанализировать результаты продаж по каждому из покупателей. После вставки формулы в первую строку, она сразу копируется во все остальные ячейки, и далее весь столбец становится заполненным нужными нам значениями. Удобно?

Функция сортировки

Очень много людей используют контекстное меню с целью использования той или иной функции. Там есть почти все действия, которые в большинстве случаев нужно выполнять. Если использовать умные таблицы, то функционал еще больше расширяется.

Например, нам нужно проверить, кем уже была переведена предоплата. Для этого необходимо отсортировать данные по первому столбцу. Давайте отформатируем текст таким образом, чтобы была возможность понять, кто уже осуществил оплату, кто нет, и кто не предоставил необходимые для этого документы. Первые будут обозначены зеленым цветом, вторые – красным, а третьи – синим. И предположим, перед нами стоит задача сгруппировать их вместе. 

Причем все Excel может сделать вместо вас. 

Сперва необходимо нажать по выпадающему меню, расположенному возле заглавия столбца «Name» и кликнуть по пункту «Сортировка по цвету» и выбрать красный цвет шрифта.

Все, теперь информация о том, кто совершил оплату, представлена наглядно. 

Фильтрация

Есть также возможность настраивать отображение и скрытие определенной информации таблицы. Например, если необходимо отобразить только тех людей, которые не заплатили, то можно отфильтровать данные по этому цвету. Также возможна фильтрация по другим параметрам.

Выводы

Таким образом, умные таблицы в Excel будут служить прекрасными помощниками для решения любых задач, с которыми только придется столкнуться. 

Таблица – это прямоугольный диапазон структурированных данных. Ключевые особенности –

• Каждая строка в таблице соответствует отдельной записи данных. Пример – информация о сотруднике.

• Каждый столбец содержит определенный фрагмент информации. Пример. Столбцы могут содержать такие данные, как имя, номер сотрудника, дата найма, оклад, отдел и т. Д.

• Верхняя строка описывает информацию, содержащуюся в каждом столбце и называется строкой заголовка.

• Каждая запись в верхней строке называется заголовком столбца.

Каждая строка в таблице соответствует отдельной записи данных. Пример – информация о сотруднике.

Каждый столбец содержит определенный фрагмент информации. Пример. Столбцы могут содержать такие данные, как имя, номер сотрудника, дата найма, оклад, отдел и т. Д.

Верхняя строка описывает информацию, содержащуюся в каждом столбце и называется строкой заголовка.

Каждая запись в верхней строке называется заголовком столбца.

Вы можете создавать и использовать таблицу Excel для удобного управления и анализа данных. Кроме того, с помощью таблиц Excel вы получаете встроенные функции фильтрации, сортировки и затенения строк, которые облегчают ваши действия по составлению отчетов.

Кроме того, Excel реагирует на действия, выполняемые на столе, интеллектуально. Например, у вас есть формула в столбце или вы создали диаграмму на основе данных в таблице. Когда вы добавляете больше данных в таблицу (т. Е. Больше строк), Excel расширяет формулу для новых данных, и диаграмма расширяется автоматически.

Разница между таблицами и диапазонами

Ниже приведены различия между таблицей и диапазоном.

• Таблица – это более структурированный способ работы с данными, чем диапазон.
• Вы можете конвертировать диапазон в таблицу, и Excel автоматически предоставляет –
  • Имя таблицы
  • Имена заголовков столбцов
  • Форматирование данных (цвет ячейки и цвет шрифта) для лучшей визуализации

Таблицы предоставляют дополнительные функции, которые недоступны для диапазонов. Это –

• Excel предоставляет на ленте табличные инструменты от свойств до стилей.

• Excel автоматически предоставляет кнопку «Фильтр» в заголовке каждого столбца, чтобы отсортировать данные или отфильтровать таблицу так, чтобы отображались только те строки, которые соответствуют заданным критериям.

• Если у вас есть несколько строк в таблице, и вы прокручиваете лист вниз, чтобы строка заголовка исчезла, буквы столбца на рабочем листе заменяются заголовками таблицы.

• Когда вы помещаете формулу в любую ячейку в столбце таблицы, она распространяется на все ячейки в этом столбце.

• Вы можете использовать имена таблиц и заголовков столбцов в формулах, не используя ссылки на ячейки или создавая имена диапазонов.

• Вы можете расширить размер таблицы, добавив больше строк или столбцов, щелкнув и перетащив небольшой треугольный элемент управления в нижнем правом углу нижней правой ячейки.

• Вы можете создавать и использовать слайсеры для таблицы для фильтрации данных.

Excel предоставляет на ленте табличные инструменты от свойств до стилей.

Excel автоматически предоставляет кнопку «Фильтр» в заголовке каждого столбца, чтобы отсортировать данные или отфильтровать таблицу так, чтобы отображались только те строки, которые соответствуют заданным критериям.

Если у вас есть несколько строк в таблице, и вы прокручиваете лист вниз, чтобы строка заголовка исчезла, буквы столбца на рабочем листе заменяются заголовками таблицы.

Когда вы помещаете формулу в любую ячейку в столбце таблицы, она распространяется на все ячейки в этом столбце.

Вы можете использовать имена таблиц и заголовков столбцов в формулах, не используя ссылки на ячейки или создавая имена диапазонов.

Вы можете расширить размер таблицы, добавив больше строк или столбцов, щелкнув и перетащив небольшой треугольный элемент управления в нижнем правом углу нижней правой ячейки.

Вы можете создавать и использовать слайсеры для таблицы для фильтрации данных.

Вы узнаете обо всех этих функциях в этой главе.

Создать таблицу

Чтобы создать таблицу из данных, имеющихся у вас на листе, выполните следующие шаги:

Шаг 1 – Выберите диапазон ячеек, которые вы хотите включить в таблицу. Ячейки могут содержать данные или могут быть пустыми. Следующий диапазон содержит 290 строк данных о сотрудниках. Верхний ряд данных имеет заголовки.

Шаг 2. На вкладке « Вставка » в группе «Таблицы» нажмите «Таблицы». Откроется диалоговое окно « Создать таблицу ». Проверьте, выбран ли диапазон данных в разделе Где находятся данные для вашей таблицы? Коробка правильная.

Шаг 3 – Установите флажок Моя таблица имеет заголовки, если верхняя строка выбранного диапазона содержит данные, которые вы хотите использовать в качестве заголовков таблицы.

Примечание. Если этот флажок не установлен, в вашей таблице будут заголовки – Column1, Column2,…

Шаг 4 – Нажмите ОК.

Диапазон преобразуется в таблицу со стилем по умолчанию.

Шаг 5 – Вы также можете преобразовать диапазон в таблицу, щелкнув в любом месте диапазона и нажав Ctrl + T. Появится диалоговое окно « Создать таблицу », после чего вы сможете повторить шаги, описанные выше.

Имя таблицы

Excel присваивает имя каждой создаваемой таблице.

Шаг 1 – Чтобы посмотреть на название таблицы, которую вы только что создали, нажмите «Таблица», нажмите « Инструменты таблицы» – вкладка « Дизайн » на ленте.

Шаг 2 – В группе « Свойства » в поле « Имя таблицы» будет отображаться ваше имя таблицы.

Шаг 3 – Вы можете отредактировать это Имя таблицы, чтобы сделать его более значимым для ваших данных.

Шаг 4 – Щелкните поле «Имя таблицы». Очистите Имя и введите Emp_Data.

Примечание . Синтаксические правила имен диапазонов применимы к именам таблиц.

Управление именами в таблице

Вы можете управлять именами таблиц так же, как вы управляете именами диапазонов с помощью диспетчера имен.

• Нажмите на таблицу.

• Нажмите « Диспетчер имен» в группе « Определенные имена » на вкладке « Формулы ».

Нажмите на таблицу.

Нажмите « Диспетчер имен» в группе « Определенные имена » на вкладке « Формулы ».

Откроется диалоговое окно « Диспетчер имен », и вы сможете найти имена таблиц в своей книге.

Вы можете изменить имя таблицы или добавить комментарий с помощью опции « Новый» в диалоговом окне « Диспетчер имен ». Однако вы не можете изменить диапазон в Refers на .

Вы можете создавать имена с заголовками столбцов, чтобы использовать их в формулах, диаграммах и т. Д.

• Щелкните по EmployeeID заголовка столбца в таблице.

• Нажмите Диспетчер имен.

• Нажмите New в диалоговом окне Name Manager.

Щелкните по EmployeeID заголовка столбца в таблице.

Нажмите Диспетчер имен.

Нажмите New в диалоговом окне Name Manager.

Откроется диалоговое окно « Новое имя ».

В поле Имя вы можете найти заголовок столбца, а в поле Ссылка на – Emp_Data [[# Headers], [EmployeeID]] .

Как вы заметили, это быстрый способ определения имен в таблице.

Заголовки таблиц заменяют буквы столбцов

Когда вы работаете с большим количеством строк данных в таблице, вам, возможно, придется прокрутить вниз, чтобы просмотреть данные в этих строках.

Однако при этом также требуется, чтобы заголовки таблицы указывали, какое значение принадлежит какому столбцу. Excel автоматически обеспечивает плавный способ сделать это. Когда вы прокручиваете свои данные вниз, буквы столбцов рабочего листа сами преобразуются в заголовки таблиц.

На приведенном ниже листе буквы столбцов отображаются в том виде, в каком они есть, а заголовки таблиц находятся в строке 2. Видна 21 строка из 290 строк данных.

Прокрутите вниз, чтобы увидеть строки таблицы 25 – 35. Заголовки таблицы заменят буквы столбцов для столбцов таблицы. Остальные буквы столбца остаются без изменений.

Распространение формулы в таблице

Предположим, что в приведенной ниже таблице вы хотите указать возраст каждого сотрудника.

Шаг 1 – Вставьте столбец справа от столбца Дата рождения. Введите Age в заголовке столбца.

Шаг 2 – В любой из ячеек в этом пустом столбце введите формулу = DAYS ([@BirthDate], TODAY ()) и нажмите Enter.

Формула автоматически распространяется на другие ячейки в этом столбце таблицы.

Изменить размер таблицы

Вы можете изменить размер таблицы, чтобы добавить или удалить строки / столбцы.

Рассмотрим следующую таблицу Student_Marks, которая содержит итоговые оценки для партий 1 – 15.

Предположим, вы хотите добавить еще три пакета 16 – 18 и столбец, содержащий процент прохождения.

• Нажмите на стол.

• Перетащите элемент управления синего цвета в нижнем правом углу вниз, чтобы включить в таблицу еще три строки.

Нажмите на стол.

Перетащите элемент управления синего цвета в нижнем правом углу вниз, чтобы включить в таблицу еще три строки.

• Снова перетащите синий элемент управления в нижнем правом углу, чтобы включить еще один столбец в таблицу.

Снова перетащите синий элемент управления в нижнем правом углу, чтобы включить еще один столбец в таблицу.

Ваша таблица выглядит следующим образом. Вы также можете проверить диапазон, включенный в таблицу в диалоговом окне Диспетчер имен –

Удалить дубликаты

Когда вы собираете данные из разных источников, вы, вероятно, можете иметь повторяющиеся значения. Вам нужно удалить повторяющиеся значения, прежде чем идти дальше с анализом.

Посмотрите на следующие данные, где у вас есть информация о различных продуктах различных брендов. Предположим, вы хотите удалить дубликаты из этих данных.

• Нажмите на стол.

• На вкладке ДИЗАЙН нажмите « Удалить дубликаты» в группе «Инструменты» на ленте. Откроется диалоговое окно « Удалить дубликаты ».

Нажмите на стол.

На вкладке ДИЗАЙН нажмите « Удалить дубликаты» в группе «Инструменты» на ленте. Откроется диалоговое окно « Удалить дубликаты ».

Заголовки столбцов отображаются под столбцами в диалоговом окне «Удалить дубликаты».

• Проверьте заголовки столбцов в зависимости от того, из какого столбца вы хотите удалить дубликаты, и нажмите OK.

Проверьте заголовки столбцов в зависимости от того, из какого столбца вы хотите удалить дубликаты, и нажмите OK.

Вы получите сообщение о том, сколько строк с повторяющимися значениями удалено и сколько уникальных значений осталось. Очищенные данные будут отображены в таблице.

Вы также можете удалить дубликаты с помощью команды « Удалить дубликаты» в группе « Инструменты данных » на вкладке «ДАННЫЕ» на ленте.

Преобразовать в диапазон

Вы можете преобразовать таблицу в диапазон .

• Нажмите на стол.

• Нажмите « Преобразовать в диапазон» в группе « Инструменты » на вкладке «Дизайн» на ленте.

Нажмите на стол.

Нажмите « Преобразовать в диапазон» в группе « Инструменты » на вкладке «Дизайн» на ленте.

Вы получите сообщение с вопросом, хотите ли вы преобразовать таблицу в Range. После того как вы подтвердите нажатием Да , таблица будет преобразована в Диапазон.

Параметры стиля таблицы

У вас есть несколько вариантов таблиц стилей на выбор. Эти параметры можно использовать, если вам нужно выделить строку / столбец.

Вы можете установить или снять эти флажки, чтобы увидеть, как выглядит ваша таблица. Наконец, вы можете решить, какие варианты подходят вашим данным.

Рекомендуется использовать параметры стиля таблицы только для того, чтобы проецировать важную информацию в ваши данные, а не делать ее разноцветной, что не требуется при анализе данных.

Таблицы стилей

У вас есть несколько стилей таблицы на выбор. Эти стили можно использовать в зависимости от того, какого цвета и рисунка вы хотите отобразить ваши данные в таблице.

Наведите указатель мыши на эти стили, чтобы просмотреть таблицу со стилями. Наконец, вы можете решить, какой стиль подходит вашим данным.

Рекомендуется использовать таблицы стилей только для представления важной информации в ваших данных презентабельным способом, а не делать ее разноцветной, что не требуется при анализе данных.

Слайсеры для столов

Если вы используете Excel 2013 или Excel 2016, вы можете использовать срезы для фильтрации данных в вашей таблице.

Подробнее о том, как использовать слайсеры для таблиц, см. Главу « Фильтрация» в этом руководстве.