Понятие шаблона в microsoft word

Понятие шаблона.

В делопроизводстве любого предприятия
или организации большинство документов
яв­ляется стандартными, т.е. такими,
содержание и оформление которых
подчиняется, во-пер­вых, ГОСТам,
во-вторых, типовым инструкциям, и,
наконец, некоторым внутренним прави­лам
и требованиям.

При использовании персональных
компьютеров для создания стандартного
документа используются шаблоны. Шаблон
– это макет документа, определяющий
его структуру (состав и расположение
реквизитов) и оформление.

Создание стандартных документов в MSWordосновано на технологиисоздания и ис­пользования шаблонов.

Использованиевстроенных шаблоновприменяется
по умолчанию. Например, при за­грузкеWordзагружается шаблон
документаОбычный, который хранится
в файлеNormal.dot.
Это многоцелевой, автоматически
загружаемый шаблон, доступный любому
документу. Он хранит стандартные
пара­метры настройкиWord,
стан­дартные параметры страниц,
абзацев, стандартные меню, панели
инструментов, списки автотекстов,
макросы, но не определяет структуру
доку­мента.

Другие стандартные (встроенные) шаблоны
можно применить, выполнив ко­манду
Файл-Создать–Об­щие.
В окне Шаблоны (см. рисунок) имеются
шаблоны текстовых документов различных
ти­пов.

В последней версии Word
необходимо использовать
меню Файл-Создать-Шаблоны.

Несмотря на большое
количество предлагаемых типов шаблонов,
не всегда имеются нужные нам. Поэтому
приходится создавать собственные
шаблоны документов.

Создание шаблона в MS
Word.

Шаблон, или макет документа, может
включать:

• параметры страницы;

• постоянные
  реквизиты и тексты, их оформление
  расположение;

• постоянную графику,
  например, логотип фирмы, или уголковый
  штамп;

• указание
  местоположения и оформление переменных
  реквизитов;

• стили оформления;

• библиотеки
  автотекстов, содержащие стандартные
  словосочетания, обороты, текстовые
  фрагменты и др.;

• макросы-программы,
  выполняющие автоматически набор
  стандартных действий;

• поля Word,
  поля форм;

• элементы управления
  (флажки, кнопки, переключатели, списки,
  счетчики), панели инстру­ментов.

Шаблоны MSWordхранятся в файлах типа .dotв каталогеШаблоныи его подкаталогах
(папках). Их можно создаватьна основе
существующих шаблоновили путемредактированияимеемого шаблона.
Недостатком этих способов является то,
что такие шаблоны не «жесткие». Они
могут изменяться случайно или
преднамеренно, потому не могут служить
основой соз­дания документов. Чтобы
полностью исключитьвозможность
изменения видаи стандарта документа,
нужно создавать шаблон в видеформы.

Создание шаблона-формы.

Форма
– это документ определенной структуры,
содержащий защищенные об­ласти с
постоянными неизменяемыми данными и
области, подлежащие заполнению, которые
организуются как поля форм.

Поля
форм – это особый
объект MS
Word
для ввода значений переменных рек­визитов
в документ.Для работы с полями форм
используется инструментальная панельФормы(рисунок).

В последней версии Word
использовать меню:
Разработчик 
Инструменты из предыдущих версий 
Формы из предыдущих версий.

Поля форм могут быть трех типов: текстовые,
«флажок», список (слева в панели
Формы).

Текстовые поля[ab]могут принимать любой текст, длиной не
более 32767 символов, числа, даты или
формулы.

Флажок–это переключатель, позволяющий выбрать
одно из двух значений по принципу
«да/нет».

Список– перечень значений в рамке,
позволяющий сделать один выбор из
множества. Если список большой, его
можно прокручивать.

При использовании полей форм в документе
можно запретить любые изменения, кроме
ввода данных в поля форм. Это делается
пунктом меню Сервис-Установить защиту,
или с помощью кнопкиЗащита(«замок»)
на панелиФормы. При этом весь
остальной документ защищается от
изменений. Это и есть «жесткий»
шаблон.

Последовательность создания
шаблона-формы.

1. Создается документтого типа, для
   которого нужно создать шаблон (напри­мер,
   приказ).

2. Вводятся и оформляются все постоянные
   и переменные реквизиты.

3. Выполняется пробная печать, документ
   проверяется на соответствие всем
   требованиям.

4. При необходимости производится
   корректура документа. Документ
   сохраняется.

5. Выделяются значения переменных
   реквизитов, и на их местовставляются
   поля формнуж­ных типов. Для
   каждого поля можно задать параметры
   (нажав кнопкуПараметры поля формыили вы­звав пунктСвойстваиз
   контекстного меню поля).

Для текстового поля можно ввести Текст
по умолчанию (подсказку или начальное
значение).

Для флажка можно задать размеры и
начальное состояние – снят/установлен.

Для поля со списком задают какие-либо
элементы списка.

Поля формы на экране могут затеняться
(кнопка Затенение полей формыпанелиФормы) для того, чтобы их было легче
различать.

1. Устанавливаетсязащита, запрещающая любые изменения,
   кроме ввода данных в поля форм кнопкойЗащитапанелиФормыили путем
   менюСервис-Установить защиту-За­претить
   любые изменения, кроме ввода данных в поля форм, нажать
   кнопку ОК. При необходимости можно
   задать пароль. Защита – очень важный
   шаг, так как поля форм становятся
   доступными только после установления
   защиты.

В последней версии Word
для защиты шаблона-формы
в меню Разработчик 
Защитить документ 
Ограничить редактирование
выбирается способ
редактирования
документа Ввод данных
в поля форм (рис.).

1. Созданный документ сохраняетсякак шаблон:Файл-Сохранить как…-тип
   файла:Шаблондокумента. Задать
   имя, нажать кнопкуСохранить.

2. Закрывается шаблон: Файл-Закрыть.

В дальнейшем созданный шаблон-форма
будет доступен при выполнении команды
Файл-Создать. При создании документа
на базе такого шаблона можно вводить
данные только в поля форм (см.рисунок
ниже). Шаблон, построенный таким образом,
является «жестким», не допускающим
какого-либо произвола при создании
документа. Переход по полям осуще­ствляется
мышкой, клавишейTab(в той
последовательности, в которой эти поля
наносились на форму), или сочетанием
клавишShift+Tab(обратно).

Шаблоны-формы часто создаются на базе
таблиц, если шаблон имеет ячеистую
струк­туру (как это показано на рисунках
сверху и снизу). Это бывает очень часто.
Сначала создается таблица с набором
столбцов и строк (Таблица-Вставить-Таблица,
указать число строк и столбцов). [В
последней версии Word:
Вставка-Таблица.]
Затем, выделяя нужные ячейки или
группы ячеек,изменяютих размеры,
делают невидимыми или толстыми
соответствующие границы, объединяют
нужные ячейки. Затем надо вставить в
нужные местапостоянныереквизиты
и необходимые для вводапеременныхреквизитовполя форм, а затемустановить защиту.

Ниже приведен пример шаблона-формы
Анкета, в которой два поля (типа Флажоки типаСписок) имеют заданные по
умолчанию параметры, полеДата рожденияимеет типДатас заданным форматом,
остальные поля текстовые – в каждом
заданы собственные параметры. Например,
для поля «Фамилия, …» задан формат
текста: Первые прописные.

Анкета

Фамилия, имя, отчество
Дата рождения
Воинская обязанность
Образование
Научное звание, степень
Иностранный язык
Основная специальность
Увлечения

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Шаблоны Word — это файлы, содержащие стили, структуру, параметры страниц и др., на основе которых можно создавать новые документы.

Шаблоны MS Word уже заложены по умолчанию в программе и среди них есть, например, записки, отчеты, письма и факсы, публикации. Причем каждый раздел включает в себя еще варианты оформления (изысканное письмо, современный факс и др.) или иначе сказать, форматирования документа.

Возьмем к примеру, письма и факсы. Вы можете воспользоваться командой Файл/Создать и в правой части программы откроется Область задач, в которой выберите Создание документа -> Шаблоны -> На моем компьютере (см. Рис. 1).

Рисунок 1. Создание шаблона

После выполнения команды откроется диалоговое окно (см. Рис. 2).

Рисунок 2. Диалоговое окно «Шаблоны»

Выберите Обычный факс и создайте на его основе шаблон. Для этого установите «галочку» напротив команды «шаблон».

В окне Просмотра можно увидеть как будет выглядеть тот или иной документ. Нажмите ОК. Шаблон открыт.

Как правило, те стили, которые заданы в шаблонах по умолчанию, не подходят для компании поэтому приходиться править форматирование.

Читайте подробно об изменении стилей:

Стили в документе Word

Стили в документе. Формат по образцу

Стили в документе. Формат стиля

Таким образом, за основу создания шаблонов для своей организации можно брать уже имеющиеся файлы в программе MS Word. И на их базе создавать свои шаблоны. А можно создать «с нуля шаблон», что порой чаще делают опытные пользователи. Для этого нужно будет только изменить стили, параметры страниц, колонтитулы, разделы и т.д. Вот как раз об этом мы поговорим в следующий раз.
Как создать шаблон любого документа, пусть то будет исходящее письмо, отчет, реферат, факс, резюме и т.п.

Если вы часто работаете в MS Word, сохранение документа в качестве шаблона наверняка вас заинтересует. Так, наличие шаблонного файла, с установленным вами форматированием, полями и прочими параметрами, может во многом упростить и ускорить рабочий процесс.

Шаблон, создаваемый в ворде, сохраняется в форматах DOT, DOTX или DOTM. Последний разрешает работу с макросами.

Урок: Создание макросов в MS Word

Что такое шаблоны в Ворде

Шаблон — это особый тип документа, при его открытии и последующем изменении создается копия файла. Исходный (шаблонный) документ при этом остается неизменным, как и его местоположение на диске.

В качестве примера того, каким может быть шаблон документа и зачем вообще он нужен, можно привести бизнес-план. Документы этого типа довольно часто создаются в Word, следовательно, используют их тоже довольно часто.

Так, вместо того, чтобы каждый раз заново создавать структуру документа, выбирать подходящие шрифты, стили оформления, устанавливать размеры полей, можно просто использовать шаблон со стандартным макетом. Согласитесь, такой подход к работе куда более рационален.

Урок: Как добавить новый шрифт в Ворд

Документ, сохраненный в качестве шаблона, можно открыть и заполнить необходимыми данными, текстом. При этом, сохраняя его в стандартных для Word форматах DOC и DOCX, исходный документ (созданный шаблон), будет оставаться неизменным, как уже было сказано выше.

Большинство шаблонов, которые могут вам понадобиться для работы с документами в Ворде, можно найти на официальном сайте (office.com). Кроме того, в программе можно создавать собственные шаблоны, а также изменять уже существующие.

Примечание: Часть шаблонов уже встроена в программу, но часть из них, хоть и отображается в списке, на самом деле находится на сайте Office.com. После того, как вы нажмете на такой шаблон, он будет мгновенно скачан с сайта и доступен для работы.

Создание собственного шаблона

Проще всего будет начать создание шаблона с пустого документа, для открытия которого достаточно просто запустить Word.

Урок: Как в Ворде сделать титульный лист

Если вы используете одну из последних версий MS Word, при открытии программы вас будет встречать стартовая страница, на которой уже можно будет выбрать один из доступных шаблонов. Особенно радует то, что все они удобно рассортированы по тематическим категориям.

И все же, если вы сами хотите создать шаблон, выберите “Новый документ”. Будет открыт стандартный документ с установленными в нем параметрами по умолчанию. Эти параметры могут быть, как программными (заданными разработчиками), так и созданными вами (если ранее вы сохраняли те или иные значения в качестве используемых по умолчанию).

Используя наши уроки, внесите необходимые изменения в документ, который в дальнейшем будет использоваться в качестве шаблона.

Уроки по работе с Word:
Как сделать форматирование
Как изменить поля
Как изменить интервалы
Как изменить шрифт
Как сделать заголовок
Как сделать автоматическое содержание
Как сделать сноски

Помимо выполнения вышеперечисленных действий в качестве параметров по умолчанию для документа, который будет использоваться как шаблон, можно также добавить подложку, водяные знаки или любые графические объекты. Все, что вы измените, добавите и сохраните в дальнейшем будет присутствовать в каждом документе, созданном на основе вашего шаблона.

Уроки по работе с Ворд:
Вставка рисунка
Добавление подложки
Изменение фона в документе
Создание блок-схем
Вставка знаков и специальных символов

После того, как вы внесете необходимые изменения, зададите параметры по умолчанию в будущий шаблон, его необходимо сохранить.

1. Нажмите кнопку “Файл” (или “MS Office”, если используете старую версию Word).

2. Выберите пункт “Сохранить как”.

3. В выпадающем меню “Тип файла” выберите подходящий тип шаблона:

• Шаблон Word (*.dotx): обычный шаблон, совместимый со всеми версиями Ворда старше 2003 года;

• Шаблон Word с поддержкой макросов (*.dotm): как понятно из названия, данный тип шаблонов поддерживает работу с макросами;

• Шаблон Word 97 — 2003 (*.dot): совместим со старыми версиями Ворд 1997 — 2003.

4. Задайте имя файла, укажите путь для его сохранения и нажмите “Сохранить”.

5. Созданный и настроенный вами файл будет сохранен в качестве шаблона в заданном вами формате. Теперь его можно закрыть.

Создание шаблона на основе существующего документа или стандартного шаблона

1. Откройте пустой документ MS Word, перейдите во вкладку “Файл” и выберите пункт “Создать”.

Примечание: В последних версиях Ворда при открытии пустого документа пользователю сразу предлагается перечень шаблонных макетов, на основе которых можно создать будущий документ. Если вы хотите получить доступ ко всем шаблонам, при открытии выберите “Новый документ”, а затем уже выполните действия, описанные в пункте 1.

2. Выберите подходящий шаблон в разделе “Доступные шаблоны”.

Примечание: В последних версиях Word ничего выбирать не нужно, список доступных шаблонов появляется сразу после нажатия на кнопку “Создать”, непосредственно над шаблонами находится перечень доступных категорий.

3. Внесите в документ необходимые изменения, воспользовавшись нашими советами и инструкциями, представленными в предыдущем разделе статьи (Создание собственного шаблона).

Примечание: Для разных шаблонов стили оформления текста, которые доступны по умолчанию и представлены во вкладке “Главная” в группе “Стили”, могут быть разными и заметно отличаться от тех, что вы привыкли видеть в стандартном документе.

Совет: Воспользуйтесь доступными стилями для того, чтобы сделать свой будущий шаблон действительно уникальным, не похожим на остальные документы. Конечно, делайте это лишь в том случае, если вас не ограничивают требования к оформлению документа.

4. После того, как вы внесете необходимые изменения в документ, выполните все те настройки, которые посчитаете нужными, сохраните файл. Для этого нажмите на вкладку “Файл” и выберите “Сохранить как”.

5. В разделе “Тип файла” выберите подходящий тип шаблона.

6. Задайте имя для шаблона, укажите через “Проводник” (“Обзор”) путь для его сохранения, нажмите кнопку “Сохранить”.

7. Шаблон, созданный вами на основе существующего, будет сохранен вместе со всеми внесенными вами изменениями. Теперь этот файл можно закрыть.

Добавление стандартных блоков к шаблону

Стандартными блоками называют многократно используемые элементы, содержащиеся в документе, а также те компоненты документа, которые хранятся в коллекции и доступны для использования в любое время. Хранить стандартные блоки и распространять их можно с помощью шаблонов.

Так, используя стандартные блоки, вы можете создать шаблон отчета, в котором будут содержаться сопроводительные письма двух и более типов. При этом, создавая новый отчет на основе данного шаблона, другие пользователи смогут выбрать любой из доступных типов.

1. Создайте, сохраните и закройте шаблон, созданный вами с учетом всех требований. Именно в этот файл будут добавляться стандартные блоки, которые в дальнейшем будут доступны другим пользователям созданного вами шаблона.

2. Откройте шаблонный документ, к которому необходимо добавить стандартные блоки.

3. Создайте необходимые стандартные блоки, которые в дальнейшем будут доступны для других пользователей.

Примечание: При введении сведений в диалоговое окно “Создание нового стандартного блока” введите в строке “Сохранить в” имя шаблона, к которому их необходимо добавить (это тот файл, который вы создали, сохранили и закрыли согласно первому пункту данного раздела статьи).

Теперь созданный вами шаблон, содержащий стандартные блоки, может быть предоставлен другим пользователям. Сами же блоки, сохраненные вместе с ним, будут доступны в заданных коллекциях.

Добавление элементов управления содержимым к шаблону

В некоторых ситуациях требуется придать шаблону вместе со всем его содержимым некоторую гибкость. Например, шаблон может содержать раскрывающийся список, созданный автором. По тем или иным причинам этот список может не устроить другого пользователя, которому доведется с ним работать.

Если в таком шаблоне будут присутствовать элементы управления содержимым, второй пользователь сможет подкорректировать список под себя, оставив его неизменным в самом шаблоне. Чтобы добавить в шаблон элементы управления содержимым, необходимо включить вкладку “Разработчик” в MS Word.

1. Откройте меню “Файл” (или “MS Office” в более ранних версиях программы).

2. Откройте раздел “Параметры” и выберите там пункт “Настройка ленты”.

3. В разделе “Основные вкладки” установите галочку напротив пункта “Разработчик”. Для закрытия окна нажмите “ОК”.

4. Вкладка “Разработчик” появится на панели управления Ворд.

Добавление элементов управления содержанием

1. Во вкладке “Разработчик” нажмите на кнопку “Режим конструктора”, расположенную в группе “Элементы управления”.

Вставьте в документ необходимые элементы управления, выбрав их из представленных в одноименной группе:

• Форматированный текст;
• Обычный текст;
• Рисунок;
• Коллекция стандартных блоков;
• Поле со списком;
• Раскрывающийся список;
• Выбор даты;
• Флажок;
• Повторяющийся раздел.

Добавление пояснительного текста к шаблону

Сделать шаблон более удобным в использовании можно с помощью пояснительного текста, добавленного в документ. Если это необходимо, стандартный пояснительный текст всегда можно изменить в элементе управления содержимым. Для настройки пояснительного текста по умолчанию для пользователей, которые будут использовать шаблон, необходимо выполнить следующие действия.

1. Включите “Режим конструктора” (вкладка “Разработчик”, группа “Элементы управления”).

2. Кликните по тому элементу управления содержимым, в котором необходимо добавить или изменить пояснительный текст.

Примечание: Пояснительный текст по умолчанию находится в небольших блоках. Если “Режим конструктора” отключен, эти блоки не отображаются.

3. Измените, отформатируйте замещающий текст.

4. Отключите “Режим конструктора” повторным нажатием на эту кнопку на панели управления.

5. Пояснительный текст будет сохранен для текущего шаблона.

На этом мы закончим, из этой статьи вы узнали о том, что представляют собой шаблоны в Microsoft Word, как их создавать и изменять, а также обо всем том, что с ними можно делать. Это действительно полезная функция программы, во многом упрощающая работу с ней, особенно, если над документами работает не один, а сразу несколько пользователей, не говоря уже о крупных компаниях.

Работа приложения Microsoft Word с настройками по умолчанию начинается с чистого листа – как в прямом, так и в переносном смысле. Начать работу с текстовым редактором не с чистого листа при желании можно, взяв за основу шаблон Word – готовый документ с примененным форматированием, определенными параметрами листа и содержимым. Для приложений пакета Microsoft Office предусмотрен огромнейший перечень шаблонов из различных сфер: производственные и учебные бланки, образцы деловой переписки, объявления, резюме, календари, буклеты, брошюры, плакаты, листовки и т.п. Шаблоны призваны облегчить работу пользователей, сориентировать или вдохновить их, а также наглядно продемонстрировать возможности самого текстового редактора. Шаблоны для Word можно посмотреть и скачать на специальном сайте Microsoft. Но более удобным местом презентации и получения шаблонов является само приложение Microsoft Word, в него интегрирован доступ к базе шаблонов в Интернете. Открыв меню «Файл» — «Создать», можем просмотреть шаблоны в имеющихся тематических подборках или поискать образцы на другие тематики при помощи внутрибазового поисковика.

При нажатии кнопки создания документа с выбранным шаблоном он тотчас же будет скачан с Интернета и открыт в окне Word.

Образцы в Интернете – это хорошо, но как создать свои шаблоны, хоть на базе предлагаемых Microsoft, хоть сформированных самостоятельно, и упростить работу с ними в приложении Word? Ниже рассмотрим, как изменить шаблон по умолчанию, запускаемый вместе с Word, а также сформировать коллекцию личных шаблонов.

1. Изменение шаблона по умолчанию Normal.dotm

Шаблон, запускаемый вместе с Microsoft Word – это файл Normal.dotm. С настройками по умолчанию он являет собой обычный чистый лист А4 с определенным шрифтом, интервалом и предустановленной коллекцией стилей форматирования. Любые изменения, проделанные с документом на базе шаблона по умолчанию, будут сохранены только для конкретного документа – файла с расширением «.docx» (или «.doc»). Чтобы каждый раз при запуске Microsoft Word появлялся не чистый лист, а лист с данными (например, бланк предприятия) или тот же чистый лист, но с другими предустановками инструментов документа, необходимо изменить содержимое шаблона Normal.dotm. В версиях Microsoft Word 2007, 2010, 2013 и 2016 это делается следующим образом.

В первую очередь подготавливаем шаблон: берем любой из имеющихся документов Word или создаем новый. Настраиваем его под себя – выбираем макет листа, шрифт, интервал, добавляем подложку, колонтитулы, текст или таблицу, формируем свою коллекцию стилей и т.п.

По итогу сохраняем документ под именем «Normal», а в качестве типа файла указываем «Шаблон Word с поддержкой макросов». Сохраняем в любом удобном месте на диске.

Закрываем приложение Microsoft Word. Только что созданный файл Normal.dotm открываем в окне проводника, вырезаем или копируем его.

Далее жмем клавиши Win+R и запускаем команду:

appdata

Откроется системная папка «AppData». Здесь проходим путь:

Roaming — Microsoft — Templates (или Шаблоны)

Удаляем исходный файл Normal.dotm, а вместо него вставляем из буфера отредактированный Normal.dotm.

2. Создание коллекции личных шаблонов

Кроме редактирования основного шаблона Normal.dotm, упростить работу с большим документопотоком можно, создав коллекцию личных шаблонов. Тогда как Normal.dotm будет шаблоном для документов, с которыми работа проводится преимущественно, в коллекцию личных шаблонов могут войти образцы документов, используемых реже. Для хранения коллекции личных шаблонов пользователей приложения Microsoft Office при установке создают специальную папку «Настраиваемые шаблоны Office» внутри папки «Документы» пользовательского профиля. Изначально она пустая, заполнить ее можно, сохранив в эту папку любой отредактированный документ Word в формате шаблона. Для этого при сохранении документа необходимо выбрать тип файла «Шаблон Word» или «Шаблон Word с поддержкой макросов».

Коллекция личных шаблонов доступна внутри приложения Microsoft Word. Чтобы задействовать любой из своих шаблонов, при создании нового документа необходимо переключиться на вкладку «Личные».

3. Как не потерять свои шаблоны при сбое работы Windows

Шаблоны – и Normal.dotm, и коллекция личных – хранятся на диске системы С, не самом надежном месте компьютера. При критическом сбое работы Windows и, как следствие, ее переустановки, со всеми своими наработками можно распрощаться навсегда. Чтобы не потерять свои шаблоны, необходимо обеспечить хранение их копий на несистемном разделе, съемном носителе или в «облаке». Хранение копии – это единственный вариант уберечь шаблон Normal.dotm, поскольку его местонахождением должен быть рассмотренный выше путь внутри папки «AppData». А вот коллекцию личных шаблонов на несистемном диске можно хранить постоянно, указав приложению Microsoft Word новый путь хранения. Как это сделать?

Перемещаем папку «Настраиваемые шаблоны Office» из папки «Документы» на другой диск, в нашем случае D. Запускаем приложение Word, жмем «Файл» — «Параметры». В окне параметров переключаемся на вкладку «Сохранение» и ищем графу «Расположение личных шаблонов по умолчанию». В этой графе нужно указать новый путь хранения личных шаблонов. Поскольку кнопка обзора для этой настройки не предусмотрена, новый путь прописываем вручную (или копируем его в проводнике и вставляем).

Отличного Вам дня!