Понятие абзаца форматирование абзаца в ms word

1. Форматирование абзацев

Понятие
абзаца в текстовом процессоре Word имеет
иной смысл, чем традиционный термин
«абзац», обозначающий законченную
смысловую единицу текста. В документах
Word — это любая часть документа (текст,
рисунок, формулы и др.), за которым следует
маркер абзаца (непечатаемый символ ¶).
Маркеры абзаца вставляются каждый раз
при нажатии клавишиEnter. Они не
выводятся на печать и отображаются на
экране в режиме отображения непечатаемых
символов.

При
наборе текста Word автоматически переносит
слова в конце строки. Нельзя нажимать
Enter в конце каждой строки, это приводит
к образованию множества абзацев из
одной строки, что сильно затрудняет
форматирование документа. Если нужно
завершить строку без образования абзаца,
следует одновременно нажать клавиши
Shift и Enter.

Характеристики
абзаца:

• выравнивание
  ;

• интервалы;

• отступы;

• положение
  на странице.

Для изменения
расположения строк на странице документа
в Word используются разные способы
горизонтального выравнивания текста:

• выравнивание
  текста по левому полю;

• центрирование
  текста;

• выравнивание
  текста по правому полю;

• выравнивание
  текста по ширине.

Изменение
выравнивания для абзаца можно осуществить,
диалоговое окно Абзац закладки «Главная»
ленты или с помощью соответствующих
кнопок панели инструментов —

Выравнивание
по ширине используется для равномерного
заполнения области текста на странице.
При этом желательно установить режим
автоматической расстановки переносов.

Интервалы
«перед» и «после» абзаца, задаются для
заголовков, рисунков и названий рисунков
и таблиц. Междустрочный интервал задается
с учетом размера шрифта и количества
строк на странице.

Отступ
используется для красной строки, выступы
— для словарных терминов, а также
маркированных и нумерованных списков.

Характеристика
абзаца «Положение на странице» позволяет
запретить появление висячих строк
(последняя строка абзаца в начале
страницы), начать абзац с новой страницы
(каждая новая глава документа начинается
с новой страницы, не отрывать данный
абзац от следующего (рисунок и название
рисунка должны быть на одной странице).

Вид
диалогового окна «Абзац» приведен на
рисунке 1.6.

Рисунок 1.5 –
Диалоговое окно «Абзац»

Для
оформления текстовых абзацов курсовых
и дипломных работ следует задать:

• выравнивание
  текста по ширине;

• отступ слева
  и справа «0 см»;

• отступ первой
  строки -1,5 см;

• интервал
  перед и после абзаца 0 пт.

1. Стили Word

Стиль
— это совокупность параметров
форматирования, имеющая свое название.
Использование стилей состоит в удобстве
их применения. Использование стилей
позволяет повысить эффективность и
ускорить процесс создание документа.
Форматирование с помощью стилей сводится
к выделению нужных фрагментов текста
и выбору из списка требуемого стиля для
данного фрагмента. В редакторе имеется
набор базовых стилей, на основе которых
разработан ряд встроенных (системных)
стилей. На основе существующих стилей
пользователь может создавать собственные
стили оформления фрагментов документа,
присваивая им уникальные имена.

Различают
стили символов и стили абзаца. Для
применения к группе символов нужного
стиля, их необходимо предварительно
выделить, а затем назначить требуемый
стиль. Чтобы применить нужный стиль к
абзацу, необходимо установить курсор
в любое место абзаца (без выделения
символов), и выбрать требуемый стиль.
Если требуется применить стиль оформления
к нескольким рядом расположенным
абзацам, их следует выделить, а затем
назначить стиль оформления. При выделении
следует обратить внимание на то, что
абзацы должны быть выделены целиком,
включая маркер «Конец абзаца».

Представьте
себе документ, отформатированный одним
шрифтом, без отступов, табуляций,
заголовков. Без сомнения, вы согласитесь,
что такой текст трудно читать. Для того
чтобы превратить этот текст в читабельный
вам потребуется выделить заголовок,
оформить подзаголовки в соответствии
с их уровнем, выполнить подписи к рисункам
и таблицам, выделить новые термины,
примечания, установить колонтитулы, и
т.д. Теперь представьте, что вам придется
отформатировать каждый из элементов
вручную. Если документ имеет достаточно
большой объем, то задача становится
неразрешимой при условии, что все
элементы одного типа (например, подписи
и заголовки соответствующих уровней)
должны быть оформлены единообразно.

С
помощью стилей вы можете установить
несколько параметров форматирования
за один шаг. При этом для каждого из
элементов оформления можно установить
собственный стиль, который будет иметь
уникальное наименование. В этом случае
вам не придется при форматировании
элементов устанавливать параметры с
помощью команд меню Формат (Шрифт, Абзац
и т.д.). Вам достаточно установить
требуемые стили, а затем каждый раз
просто выбирать из списка требуемый
стиль.

Использование
стилей позволяет повысить эффективность
и ускорить выполнение вашей работы.
Форматирование с помощью стилей сводится
к выделению нужных фрагментов текста
и выбору из списка требуемого стиля для
данного фрагмента.

В
MS Word стиль может быть применен как к
целому абзацу, так и к нескольким
символам. Принципиальное отличие
заключается в том, что абзац, благодаря
знаку конца абзаца, можно не выделять,
достаточно установить в нем курсор, а
стиль символов можно применить к
фрагменту текста любой величины, но без
знака абзаца, поэтому требуемый фрагмент
обязательно должен быть выделен.

Самый
простой способ установки стиля одного
символа — это выделить его и нажать
нужную кнопку панели инструментов:
полужирный, курсив, подчеркивание, и
выделенный символ будет оформлен
соответствующим образом. Что касается
стиля абзаца , то его название появляется
в поле Стиль панели инструментов
«Форматирование» при установке
курсора в пределах абзаца.

В
качестве основного стиля, установленного
по умолчанию используется стиль
«Нормальный». Этот стиль применяется
для основного текста любого документа
и служит основой для создания других
стилей.

Таким
образом, форматируя абзацы соответственно
вашему представлению о том, как должен
выглядеть тот или иной элемент текста,
не забывая при этом дать название новому
виду форматирования, можно создать
различные стили для разных целей.

Собственно
назначение стилей состоит в удобстве
их применения. Дело в том, что при наличии
различных стилей вам не придется тратить
время на форматирование отдельных
элементов текста, достаточно установить
курсор в пределах абзаца, стиль которого
требуется поменять, открыть список
стилей стандартной панели инструментов
и выбрать нужный вам стиль из предложенного
списка. В результате фрагмент будет
оформлен соответствующим образом.

Параметры
форматирования можно узнать из
специального справочного окна (его
можно вызвать, используя кнопку на
панели инструментов «Стандартная»),
а так же из окон диалога «Стиль»,
«Изменение стиля», «Создание
стиля», «Организатор». Все
перечисленные выше окна диалога содержат
раздел «Описание», в котором
представлены все параметры формата.

MS
Word содержит несколько десятков встроенных
стилей, а также пять основных или, как
их еще иногда называют, базовых стилей:
Нормальный, Заголовок 1, Заголовок 2,
Заголовок 3 и Шрифт абзаца по умолчанию
. Стили, используемые в текущем документе,
представлены в списке Стиль на панели
инструментов «Форматирование».
Весь список встроенных стилей можно
увидеть в окне диалога «Стиль» при
установке в поле Список опции Всех
стилей.

В
ряде случаев MS Word автоматически назначает
встроенные стили. Это происходит при
использовании команд Примечание,
Название, Оглавление и указатели и
Сноска из меню, Вставка , а также из меню
Сервис — команды: Конверты и наклейки,
из меню Вид — Колонтитулы .

Параметры
форматирования, входящие в понятие
стиля абзаца:

• шрифт, которым
  написан текст абзаца;

• отступы и
  интервалы, установленные для данного
  стиля абзаца;

• позиции
  табуляции, установленные в абзаце

• обрамление
  вокруг абзаца текста

• язык, которым
  написан абзац. (Используется для
  подключения соответствующих словарей
  при проверке орфографии и грамматики
  для данного абзаца);

• нумерация
  строк в абзаце.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Форматирование документа в Microsoft Word – это один из важных этапов его оформления. В данном вопросе особую роль играют абзацы, ведь иногда их требуется оформить каким-то конкретным образом, например, для последующей печати и сдачи. Именно этому и посвящена данная статья. Давайте разбираться, как сделать абзац в Ворде.

Руководство по форматированию документа

Абзацем называется участок текста, который может состоять из одного или нескольких предложений. Зачастую при написании текста стоит руководствоваться правилом «Одна законченная мысль – один абзац». В Ворде такие фрагменты разделяются между собой клавишей «Enter», которая делает перенос на новую строку.

У абзаца есть несколько параметров, которые можно настроить:

• Размер и тип шрифта
• Выравнивание
• Отступы и поля
• И другие

Попробуем разобраться, как до них добраться и изменить по своему усмотрению.

Если вы три раза подряд быстро кликните левой кнопкой мыши по текстовому фрагменту, то он выделится от начала до самого конца. Затем правой кнопкой по выделению, чтобы вызвать контекстное меню. И нажмите на соответствующий пункт в открывшемся списке.

Здесь можно изменить основные параметры.

Пройдемся по самым важным:

• Выравнивание текста.
• Уровень вложения.
• Отступы слева и справа. Если включить «Зеркальные отступы», то они будут одинаковыми.
• Первая строка – отступ или выступ конкретно для первой строки.
• Интервалы до и после фрагмента, межстрочный

Сохраните изменения с помощью кнопки «ОК». Ну а если вы хотите, чтобы они использовались для всего документа по умолчанию, то нажмите на соответствующую кнопку.

Также настройки можно задать для всех документов Word в будущем. Для этого:

1. Во вкладке «Главная» отыщите блок «Стили».
2. Щелкните правой кнопкой мыши по стилю «Обычный».
3. Выберите «Изменить…» в контекстном меню.
4. Настройте все по своему усмотрению.
5. Отрегулируйте отступы и межстрочные интервалы с помощью отмеченных иконок.
6. Поставьте галочку напротив пункта «В новых документах» и нажмите «ОК» для сохранения изменений.

Теперь давайте на конкретном примере разберемся, как сделать абзацы в Ворде по госту. Существует два основных нормативных документа: ГОСТ 2.105-95 и 7.32-2001. Но вам стоит ориентироваться на конкретные требования, ведь они могут быть несколько измененными, например, другой шрифт или его размер.

Поменять шрифт можно в настройках стиля или просто на вкладке «Главная», используя параметры из соответствующей секции. Зачастую требуется Times New Roman с кеглем 14.

Следующий пункт – поля и отступы. Настроить поля можно из вкладки «Макет».

Верхнее и нижнее – 2 см, левое – 3 см, правое – 1 см.

Нажмите «ОК», чтобы применить изменения.

Дальше, нужно поставить красную строку или отступ первой строки абзаца. Для этого выделите соответствующий фрагмент текста, вызовите контекстное меню и нажмите на отмеченный пункт.

Выравнивание требуется по ширине. Для первой строки – отступ на 1.25 см. Межстрочный множитель – 1.

Если это необходимо, то выставьте отступы и интервалы, нажмите на кнопку «ОК».

Для максимально правильного результата все предложенные действия следует выполнять с пустым документом Microsoft Word.

Интервалы между абзацами

Мы уже объяснили, как выставить интервал между абзацами в Ворде. Чтобы выделить весь текст, нажмите комбинацию клавиш Ctrl + A. А затем щелкните правой кнопкой мыши и выберите нужный пункт.

Здесь нам интересен раздел «Интервалы». Выставьте в графах «Перед» и «После» подходящие значения, ориентируясь на требования по оформлению или на предварительный просмотр в разделе «Образец», а затем нажмите кнопку «ОК».

А если вы хотите убрать интервал между абзацами, то для обоих граф выставьте значение «0». Тогда расстояние между разными абзацами будет таким же, как между строками внутри него.

Полезные горячие клавиши

Напоследок пройдемся по нескольким горячим клавишам, которые могут упростить работу с Microsoft Word:

• Ctrl + J / L / R / E – разные варианты выравнивания (по ширине, левому и правому краю, по центру)
• Ctrl + 1 – межстрочный интервал с множителем 1
• Ctrl + 5 – с множителем 2
• Ctrl + 0 – включить или отключить интервал размером с 1 строку.
• Ctrl + M – увеличить отступ слева
• Ctrl + Shift + M – уменьшить его
• Ctrl + T – выступ для выделенного фрагмента текста
• Ctrl + Shift + T – удалить выступ

Чтобы вернуть форматирование по умолчанию, нажмите комбинацию Ctrl + Q или кликните по иконке со стирательной резинкой на вкладке «Главная».

Убрать пробелы

Иногда между абзацами в Word вставляются пробелы. Есть простой способ, как убрать эти пробелы. Выполните предложенные шаги:

1. Выделите нужный текстовый фрагмент.
2. На вкладке «Главная» кликните по отмеченной иконке.
3. Для междустрочных интервалов выставьте значение «0».
4. Поставьте галочку для параметра «Не добавлять …».
5. Нажмите на кнопку «ОК».

Если все сделано правильно, то пробелы пропадут.

Подведение итогов

Мы постарались раскрыть основные моменты, которые относятся к оформлению текстовых документов в Microsoft Word. Вам в любом случае следует ориентироваться на определенные требования и настраивать форматирование именно по ним. А если в требованиях отсылаются к ГОСТы, то можно воспользоваться теми параметрами, которые указаны в статье (Times New Roman, 14 кегль и т. д.). Ну и заодно можно посмотреть на сами ГОСТы, как они выглядят и какое у них содержимое.

Как
мы уже знаем к прямому форматированию относится форматирование
символов и абзацев. Что такое форматирование символов и что оно в
себя включает, мы узнали с вами на прошлом уроке. Сегодня же мы ответим с вами
на вопросы: что такое абзац, что в себя включает форматирование абзацев,
а также что такое стилевое форматирование.

Итак,
абзац – это часть документа между двумя соседними непечатаемыми (не
отображаемыми без специальной команды) управляющими символами конца абзаца. Исключением
является первый абзац. Абзац заканчивается непечатаемым символом «Конец
абзаца», – его мы ставим, нажимая клавишу «Enter».

Давайте
сравним два текста.

Они
одинаковы по содержанию, но разница в том, что в первом выключена функция
отображения непечатаемых символов, а во втором включена. Точки между словами
обозначают пробел. Символы в конце каждого абзаца указывают, что был
осуществлён переход на новую строку. Кнопка для включения или выключения
функции отображения этих символов выглядит так.

Эта
функция удобна тем, что мы можем видеть, сколько, например, пробелов между
словами, где заканчивается абзац. Это нам поможет не нарушать правила ввода
текста. При выводе на печать эти символы не отображаются.

А
теперь переходим непосредственно к форматированию абзацев. Оно
включает в себя выравнивание, отступ слева или справа,
отступ первой строки, междустрочный интервал.

Прежде
чем перейти к подробному рассмотрению всех этих пунктов, вспомним такой элемент
интерфейса текстового процессора как линейка.

Вертикальная
линейка показывает длину листа, а горизонтальная – ширину. Рассмотрим
вертикальную линейку.

Она
окрашена в два цвета. Серый цвет указывает размер полей сверху и снизу. В них
ввод данных не осуществляется. Соответственно белое поле обозначает место для
ввода данных.

Аналогично
и с горизонтальной, только серый цвет указывает левое и правое поля. Также на
горизонтальной линейке есть маркеры. Их назначение мы узнаем чуть позже.

А
сейчас познакомимся с элементами форматирования абзацев.

Итак,
выравнивание абзаца – это расположение абзаца относительно боковых
границ. Абзац можно выравнивать по левой или правой границе, по ширине или по
центру.

Для
этого существуют специальные кнопки, которые выглядят одинаково в любом
текстовом процессоре.

Первая
кнопка обозначает выравнивание по левому краю. При применении этого
форматирования все строки абзаца визуально образуют линию по левому краю
абзаца. В большинстве случаев это выравнивание применяется ко всему тексту.

Вторая
кнопка обозначает выравнивание по центру. При применении этого форматирования
высчитывается длина каждой строки, то есть количество символов плюс все
пробелы, затем находится середина. После этого середина строки соотносится с
серединой листа. Таким образом края текста получаются неровными. Чаще всего
такое форматирование применяется для выравнивания заголовков текстов.

Третья
кнопка обозначает выравнивание по правому краю. При применении такого
форматирования текст образует ровную линию справа. Это форматирование чаще
всего используется для оформления цитат перед текстом.

И
последняя, четвёртая кнопка – выравнивание по ширине. Это форматирование
позволяет выравнивать текст по ровным линиям по левому и правому краям. Кроме
последней строки абзаца – она ведёт себя так, как при выравнивании по левому
краю.

Основная
ошибка учеников при выравнивании текста – то, что они пытаются выровнять текст,
используя пробелы, а не при помощи специальных команд или кнопок.

Следующий
элемент форматирования абзацев – это отступ слева или справа. Отступ слева
или справа – это расстояние от края страницы до левой или правой границы
абзаца соответственно. То есть при использовании данного элемента
форматирования мы можем указать расстояние от левого или правого полей (а можно
и то и то сразу) до левой или правой границы абзаца. Это можно выполнить,
используя горизонтальную линейку. Если мы потянем за нижний левый вправо, то
таким образом мы зададим отступ слева. А если за правый, то соответственно
справа.

Переходим
к отступу первой строки. Отступ первой строки – это отступ перед первой
строкой абзаца. Можно назвать его красной строкой. При отступе первой строки,
красная строка находится правее всего абзаца, а при выступе – левее. Отступ или
выступ абзаца тоже можно устанавливать горизонтальной линейкой с помощью
верхнего левого маркера.

С
помощью интервалов перед и после абзаца задаётся расстояние между
абзацами сверху и снизу. Это расстояние измеряется в пунктах.

И
последний элемент, который относится к форматированию абзацев – это междустрочный
интервал. С его помощью задаётся расстояние между строками абзаца, которое
также задаётся в пунктах. Чаще всего используют одинарный, полуторный и двойной
интервалы.

Как
изменять текст с помощью форматирования абзацев мы с вами узнаем в практической
части нашего урока.

А
сейчас переходим к стилевому форматированию. Как вы уже знаете,
форматирование символов и абзацев относится к прямому форматированию. Чаще
всего стилевое форматирование применяют при работе с объёмными текстами. С
помощью данного форматирования мы можем назначать специальные стили для абзацев
и символов. Например, мы можем задать определённый стиль для заголовков в одном
тексте. Этот стиль будет включать в себя определённый набор параметров
форматирования (шрифт, начертание, размер, междустрочный интервал и так далее).

В
современных текстовых процессорах есть функция, которая автоматически создаёт
оглавления документов, в которых для заголовка определённого уровня будет
применятся стилевое форматирование. Прежде чем создавать такое оглавление
необходимо выбрать соответствующий стиль для заголовков каждого уровня. Далее
выбирается команда для создания оглавления, которое собирается автоматически, с
указанием страниц, с которых начинается тот или иной раздел.

У
стилевого форматирования существует множество преимуществ перед прямым.
Рассмотрим некоторые из них.

Экономия
времени.
Для применения определённого стиля нужно меньше времени, чем задавать отдельно
для каждого элемента текста все необходимые параметры форматирования.

Единообразие
в оформлении текстового документа. Данное преимущество в том, что с
применением стилевого форматирования весь документ будет оформлен одинаково.
Применение определённого стиля вносит в оформление документа определённую
строгость.

Быстрое
изменение вида отдельных элементов во всём документе. Вам достаточно
изменить нужные параметры в самом стиле и все элементы текста, которые
оформлены с его помощью, изменятся в соответствии с внесёнными изменениями.

К
преимуществам также можно отнести и то, что в текстовых процессорах уже
существуют готовые стили, которые вам достаточно применить для изменения
элементов текста. Также вы можете самостоятельно создавать свои стили, с указанием
определённых параметров.

На
основе определённых стилей создаются шаблоны типовых документов. К ним можно
отнести визитные карточки, грамоты, буклеты и много другое. Вам достаточно
ввести информацию в блоки шаблона и визитная карточка или грамота будет готова.

На
этом теоретическая часть нашего урока подошла к концу.

Подведём
итоги урока.

·                  
Абзац
– это часть документа между двумя соседними непечатаемыми (не отображаемыми без
специальной команды) управляющими символами конца абзаца. Исключением является
первый абзац.

·                   
Форматирование
абзацев включает в себя выравнивание, отступ слева или справа, отступ первой
строки, междустрочный интервал.

·                   
Выравнивание
абзаца – это расположение абзаца относительно боковых границ.

·                   
Отступ
слева или справа – это расстояние от края страницы до левой или правой границы
абзаца соответственно.

·                   
Отступ
первой строки – это отступ перед первой строкой абзаца.

·                   
Интервалы
перед и после абзаца задают расстояние между абзацами сверху и снизу.

·                   
С
помощью междустрочного интервала задаётся расстояние между строками абзаца, которое
также измеряется в пунктах.

·                   
С
помощью стилевого форматирования назначаются специальные стили для абзацев или
символов.