Поможет при работе с excel

Выпустив Excel 2010, Microsoft чуть ли не удвоила функциональность этой программы, добавив множество улучшений и нововведений, многие из которых не сразу заметны. Неважно, опытный вы пользователь или новичок, найдется немало способов упростить работу с Excel. О некоторых из них мы сегодня расскажем.

Выделение всех ячеек одним кликом

Все ячейки можно выделить комбинацией клавиш Ctrl + A, которая, кстати, работает и во всех других программах. Однако есть более простой способ выделения. Нажав на кнопку в углу листа Excel, вы выделите все ячейки одним кликом.

Открытие нескольких файлов одновременно

Вместо того чтобы открывать каждый файл Excel по отдельности, их можно открыть вместе. Для этого выделите файлы, которые нужно открыть, и нажмите Enter.

Перемещение по файлам Excel

Когда у вас открыто несколько книг в Excel, между ними можно легко перемещаться с помощью комбинации клавиш Ctrl + Tab. Эта функция также доступна по всей системе Windows, и ее можно использовать во многих приложениях. К примеру, для переключения вкладок в браузере.

Добавление новых кнопок на панель быстрого доступа

Стандартно в панели быстрого доступа Excel находятся 3 кнопки. Вы можете изменить это количество и добавить те, которые нужны именно вам.

Перейдите в меню «Файл» ⇒ «Параметры» ⇒ «Панель быстрого доступа». Теперь можно выбрать любые кнопки, которые вам нужны.

Диагональная линия в ячейках

Иногда бывают ситуации, когда нужно добавить в таблицу диагональную линию. К примеру, чтобы разделить дату и время. Для этого на главной странице Excel нажмите на привычную иконку границ и выберите «Другие границы».

Добавление в таблицу пустых строк или столбцов

Вставить одну строку или столбец достаточно просто. Но что делать, если их нужно вставить гораздо больше? Выделите нужное количество строк или столбцов и нажмите «Вставить». После этого выберите место, куда нужно сдвинуться ячейкам, и вы получите нужное количество пустых строк.

Скоростное копирование и перемещение информации

Если вам нужно переместить любую информацию (ячейку, строку, столбец) в Excel, выделите ее и наведите мышку на границу, чтобы изменился указатель. После этого переместите информацию в то место, которое вам нужно. Если необходимо скопировать информацию, сделайте то же самое, но с зажатой клавишей Ctrl.

Быстрое удаление пустых ячеек

Пустые ячейки — это бич Excel. Иногда они появляются просто из ниоткуда. Чтобы избавиться от них всех за один раз, выделите нужный столбец, перейдите на вкладку «Данные» и нажмите «Фильтр». Над каждым столбцом появится стрелка, направленная вниз. Нажав на нее, вы попадете в меню, которое поможет избавиться от пустых полей.

Расширенный поиск

Нажав Ctrl + F, мы попадаем в меню поиска, с помощью которого можно искать любые данные в Excel. Однако его функциональность можно расширить, используя символы «?» и «*». Знак вопроса отвечает за один неизвестный символ, а астериск — за несколько. Их стоит использовать, если вы не уверены, как выглядит искомый запрос.

Если же вам нужно найти вопросительный знак или астериск и вы не хотите, чтобы вместо них Excel искал неизвестный символ, то поставьте перед ними «~».

Копирование уникальных записей

Уникальные записи могут быть полезными, если вам нужно выделить в таблице неповторяющуюся информацию. К примеру, по одному человеку каждого возраста. Для этого выберите нужный столбец и нажмите «Дополнительно» слева от пункта «Фильтр». Выберите исходный диапазон (откуда копировать) и диапазон, в который нужно поместить результат. Не забудьте поставить галочку.

Создание выборки

Если вы делаете опрос, в котором могут участвовать только мужчины от 19 до 60, вы легко можете создать подобную выборку с помощью Excel. Перейдите в пункт меню «Данные» ⇒ «Проверка данных» и выберите необходимый диапазон или другое условие. Вводя информацию, которая не подходит под это условие, пользователи будут получать сообщение, что информация неверна.

Быстрая навигация с помощью Ctrl и стрелки

Нажимая Ctrl + стрелка, можно перемещаться в крайние точки листа. К примеру, Ctrl + ⇓ перенесет курсор в нижнюю часть листа.

Транспонирование информации из столбца в строку

Довольно полезная функция, которая нужна не так уж и часто. Но если она вдруг понадобится, вряд ли вы будете транспонировать по одной. Для транспонирования в Excel есть специальная вставка.

Скопируйте диапазон ячеек, который нужно транспонировать. После этого кликните правой кнопкой на нужное место и выберите специальную вставку.

Как скрывать информацию в Excel

Не знаю, зачем это может пригодиться, но тем не менее такая функция в Excel есть. Выделите нужный диапазон ячеек, нажмите «Формат» ⇒ «Скрыть или отобразить» и выберите нужное действие.

Объединение текста с помощью «&»

Если вам нужно объединить текст из нескольких ячеек в одну, необязательно использовать сложные формулы. Достаточно выбрать ячейку, в которой будет соединен текст, нажать «=» и последовательно выбрать ячейки, ставя перед каждой символ «&».

Изменение регистра букв

С помощью определенных формул можно менять регистр всей текстовой информации в Excel. Функция «ПРОПИСН» делает все буквы прописными, а «СТРОЧН» — строчными. «ПРОПНАЧ» делает прописной только первую букву в каждом слове.

Внесение информации с нулями в начале

Если вы введете в Excel число 000356, то программа автоматически превратит его в 356. Если вы хотите оставить нули в начале, поставьте перед числом апостроф «’».

Ускорение ввода сложных слов

Если вы часто вводите одни и те же слова, то обрадуетесь, узнав, что в Excel есть автозамена. Она очень похожа на автозамену в смартфонах, поэтому вы сразу поймете, как ей пользоваться. С ее помощью можно заменить повторяющиеся конструкции аббревиатурами. К примеру, Екатерина Петрова — ЕП.

Больше информации

В правом нижнем углу можно следить за различной информацией. Однако мало кто знает, что, нажав туда правой кнопкой мыши, можно убрать ненужные и добавить нужные строки.

Переименование листа с помощью двойного клика

Это самый простой способ переименовать лист. Просто кликните по нему два раза левой кнопкой мыши и введите новое название.

Часто ли вы пользуетесь Excel? Если да, то у вас наверняка есть свои секреты работы с этой программой. Делитесь ими в комментариях.

Таблицы Excel — очень мощный инструмент. В них больше 470 скрытых функций. Поначалу это пугает: кажется, на то, чтобы разобраться со всем, уйдут годы. На самом деле это не так. Всего десятка функций и горячих клавиш уже хватит для того, чтобы сильно упростить себе жизнь. Расскажем о некоторых из них (скоро стартует второй поток курса «Магия Excel»).

Интерфейс

Настраиваем панель быстрого доступа

Начнем с самого простого — добавления самых часто используемых опций на панель быстрого доступа. Чтобы сделать это, заходите в параметры Excel — «Настроить ленту» — и ищите в параметрах «Панель быстрого доступа».

Опции, перенесенные на панель быстрого доступа, будут доступны при работе со всеми вашими книгами Excel (хотя можно ее настроить и отдельно для любой книги). Так что если пользуетесь какими-то командами и инструментами постоянно — добавляйте их туда.

Другой вариант — просто щелкнуть по инструменту на ленте правой кнопкой мыши и нажать «Добавить…»:

Перемещаемся по ленте без мышки

Нажмите на Alt. На ленте инструментов появились цифры и буквы — у каждого инструмента на панели быстрого доступа и у каждой вкладки на ленте соответственно:

Нажмите на клавиатуре любую из букв — попадете на соответствующую вкладку на ленте, а там каждый инструмент в свою очередь тоже будет подписан. Так можно быстро вызвать нужные опции, не трогая мышку.

Ввод данных

Теперь давайте рассмотрим несколько инструментов для быстрого ввода данных.

Автозамена

Если вам часто нужно вводить какое-то словосочетание, адрес, емейл и так далее — придумайте для него короткое обозначение и добавьте в список автозамены в Параметрах:

Прогрессия

Если нужно заполнить столбец или строку последовательностью чисел или дат, введите в ячейку первое значение и затем воспользуйтесь этим инструментом:

Протягивание

Представьте, что вам нужно извлечь какие-то данные из целого столбца или переписать их в другом виде (например, фамилию с инициалами вместо полных ФИО). Задайте Excel одну ячейку с образцом — что хотите получить:

Выделите все ячейки, которые хотите заполнить по образцу, — и нажмите Ctrl+E. И магия случится (ну, в большинстве случаев).

Проверка ошибок

Проверка данных позволяет избежать ошибок при вводе информации в ячейки.

Какие бывают типовые ошибки в Excel?

• Текст вместо чисел
• Отрицательные числа там, где их быть не может
• Числа с дробной частью там, где должны быть целые
• Текст вместо даты
• Разные варианты написания одного и того же значения. Например, сокращения («ЭБ» вместо «Электронная библиотека»), лишние пробелы в конце текстового значения или между словами — всего этого достаточно, чтобы превратить текстовые значения в разные и, соответственно, чтобы они обрабатывались Excel некорректно.

Инструмент проверки данных

Чтобы использовать инструмент проверки данных, нужно выделить ячейки, к которым хотите его применить, выбрать на ленте «Данные» → «Проверка данных» и настроить параметры проверки в диалоговом окне:

Если в графе «Сообщение об ошибке» вы выбрали вариант «Остановка», то после проверки в ячейки нельзя будет ввести значения, не соответствующие заданному правилу.

Если же вы выбрали «Предупреждение» или «Сообщение», то при попытке ввести неверные данные будет появляться предупреждение, но его можно будет проигнорировать и все равно ввести что угодно.

Еще неверные данные можно обвести, чтобы точно увидеть, где есть ошибки:

Удаление пробелов

Для удаления лишних пробелов (в начале, в конце и всех кроме одного между слов) используйте функцию СЖПРОБЕЛЫ / TRIM. Ее единственный аргумент — текст (ссылка на ячейку с текстом, как правило).

Если после очистки данных функцией СЖПРОБЕЛЫ или другой обработки вам не нужен исходный столбец, вставьте данные, полученные в отдельном столбце с помощью функций, как значения на место исходных данных, а столбец с формулой удалите:

Дата и время

За любой датой в Excel скрывается целое число. Датой его делает формат.

Аналогично со временем: одна единица — это день, а часть единицы (число от 0 до 1) — время, то есть часть дня.

Это не значит, что так имеет смысл вводить даты и время в ячейки, вводите их в любом из стандартных форматов — Excel сразу отформатирует их как даты:

ДД.ММ.ГГГГ

ДД/ММ/ГГГГ

ГГГГ-ММ-ДД

С датами можно производить операции вычитания и сложения.

Вычесть из одной даты другую, чтобы получить разницу в днях (результатом вычитания будет число — количество дней.

Прибавить к дате число — и получить дату, которая наступит через соответствующее количество дней.

Поиск и подстановка значений

Функция ВПР / VLOOKUP

Функция ВПР / VLOOKUP (вертикальный просмотр) нужна, чтобы связать несколько таблиц — «подтянуть» данные из одной в другую по какому-то ключу (например, названию товара или бренда, фамилии сотрудника или клиента, номеру транзакции).

=ВПР (что ищем; таблица с данными, где «что ищем» должно быть в первом столбце; номер столбца таблицы, из которого нужны данные; [интервальный просмотр])

У нее есть два режима работы: интервальный просмотр и точный поиск.

Интервальный просмотр — это поиск интервала, в который попадает число. Если у вас прогрессивная шкала налога или скидок, нужно конвертировать оценку из одной системы в другую и так далее — используется именно этот режим. Для интервального просмотра нужно пропустить последний аргумент ВПР или задать его равным единице (или ИСТИНА).

В большинстве случаев мы связываем таблицы по текстовым ключам — в таком случае нужно обязательно явным образом указывать последний аргумент «интервальный_просмотр» равным нулю (или ЛОЖЬ). Только тогда функция будет корректно работать с текстовыми значениями.

Функции ПОИСКПОЗ / MATCH и ИНДЕКС / INDEX

У ВПР есть существенный недостаток: ключ (искомое значение) обязан быть в первом столбце таблицы с данными. Все, что левее этого столбца, через ВПР «подтянуть» невозможно.

В реальных условиях структура таблиц бывает разной и не всегда возможно изменить порядок столбцов. Поэтому важно уметь работать с любой структурой.

Функция ПОИСКПОЗ / MATCH определяет порядковый номер значения в диапазоне. Ее синтаксис:

=ПОИСКПОЗ (что ищем; где ищем ; 0)

На выходе — число (номер строки или столбца в рамках диапазона, в котором находится искомое значение).

ИНДЕКС / INDEX выполняет другую задачу — возвращает элемент по его номеру.

=ИНДЕКС(диапазон, из которого нужны данные; порядковый номер элемента)

Соответственно, мы можем определить номер строки, в котором находится искомое значение, с помощью ПОИСКПОЗ. А затем подставить этот номер в ИНДЕКС на место второго аргумента, чтобы получить данные из любого нужного нам столбца.

Получается следующая конструкция:

=ИНДЕКС(диапазон, из которого нужны данные; ПОИСКПОЗ (что ищем; где ищем ; 0))

Оформление

Нужно оформить ячейки в книге Excel в едином стиле? Для этого есть одноименный инструмент — «Стили».

На ленте инструментов нажмите на «Стили ячеек» и выберите подходящий. Он будет применен к выделенным ячейкам:

А самое главное — если вы применили стиль ко многим ячейкам (например, ко всем заголовкам на 20 листах книги Excel) и захотели что-то переделать, щелкните правой кнопкой мыши и нажмите «Изменить». Изменения будут применены ко всем нужным ячейкам в документе.

На курсе «Магия Excel» будет два модуля — для новичков и продвинутых. Записывайтесь→

Фото на обложке отсюда

Excel — фирменное приложение Microsoft, которое позволяет управлять, систематизировать, анализировать и форматировать данные в электронных таблицах. Независимо от того, являетесь ли вы обычным пользователем, управляющим городским бюджетом или владельцем малого бизнеса, программа непременно облегчит жизнь. Главное — научиться ей пользоваться.

Горячие клавиши для ускорения работы

Горячие клавиши — полезный инструмент, который предоставляет быстрый доступ к различным возможностям Excel. При работе с большим объёмом чисел и электронных таблиц эти комбинации значительно экономят время и избавляют от головной боли.

• Ctrl + N — создание нового документа;
• Ctrl + S — сохранение документа;
• Ctrl + O — открытие документа;
• Ctrl + W — закрытие документа;
• ALT + F1 — создание диаграммы;
• Shift + F3 — вставка функции;
• Ctrl + Shift + $ — применение денежного формата;
• Ctrl + Shift + % — применение процентного формата;
• Ctrl + Shift + & — применение границы контура;
• Alt + H + D + C — удаление столбца;
• Alt + H + B — добавление границ к ячейке.

Конечно, это — далеко не все комбинации, которые можно использовать при работе с электронными таблицами. У Microsoft есть полный список, который находится по ссылке.

Использование «Условного форматирования»

«Условное форматирование» — одна из самых важных функций Excel. Этот инструмент обеспечивает быстрые графические подсказки для идентификации конкретных ячеек. С помощью этой фичи можно выделить область с определёнными значениями, найти критические ошибки, визуализировать нужную информацию и многое другое. Например, «Условное форматирование» поможет предпринимателю всего в несколько кликов выявить процент самых эффективных продавцов или же проследить динамику продаж. Получается, самая простая смена цвета может принести огромную пользу. Чтобы настроить эту функцию, нужно перейти в меню «Главная» > «Условное форматирование» > «Панели данных», а затем выбрать набор нужных цветов для заливки.

Подробнее об условном форматировании по ссылке.

«ВПР» (VLOOKUP) для сопоставления данных в таблицах

«ВПР» — инструмент для поиска любых данных внутри конкретного столбца таблицы. Он ищет информацию в первом столбце определённого листа и возвращает соответствующее значение в той же строке из другого столбца. Например, пользователь может узнать стоимость товара, выполнив поиск по названию модели. И хотя функция «ВПР» ограничена вертикальной ориентацией, это — важный инструмент, упрощающий выполнение других задач Excel, таких как вычисление стандартного отклонения и вычисление средневзвешенных значений. Для работы с этим инструментом необходимо построить формулу «ВПР», которая включает искомое значение, диапазон искомого значения, номер столбца и слова «ИСТИНА» (если подойдёт приблизительное совпадение) или «ЛОЖЬ» (если требуется точное совпадение).

Подробнее об этом инструменте по ссылке.

Использование инструмента Power View

Power View — инструмент для исследования и визуализации данных, который может быстро сопоставлять большие объёмы информации и создавать интерактивные отчёты для презентации из таблиц, карт, графиков, матриц, гистограмм, диаграмм и так далее. Впервые эта фича появилась в Microsoft Excel 2013. Power View можно найти в меню «Вставка» > «Отчёты». При этом важно понимать, что лист Power View включает несколько компонентов: холст Power View, фильтры, список полей и вкладки на ленте.

Подробнее об этом инструменте по ссылке.

Применение «Сводных таблиц»

«Сводные таблицы» — инструмент, который позволяет суммировать, сортировать и подсчитывать большие объёмы информации в списках и таблицах. Эта фича упрощает анализ данных на основе конкретных ориентиров. «Сводные таблицы» являются идеальным решением для учителей. Например, если у педагога есть полный набор оценок за весь год, данный инструмент может сузить круг до одного ученика на один месяц. Чтобы создать сводную таблицу, нужно выбрать «Сводная таблица» на вкладке «Вставка». А ещё лучше выбрать вариант «Рекомендуемые сводные таблицы», чтобы Excel автоматически подобрал правильный тип. Также можно попробовать сводную диаграмму, которая создаёт таблицу с включённым графиком для упрощения понимания.

Подробнее об этом инструменте по ссылке.

Использование «Защиты ячеек»

Когда нужно поделиться информацией с другими пользователями, важно предотвратить случайное редактирование. Лучше всего запретить изменение значений. Сначала необходимо защитить сам лист. Для этого нужно выбрать вариант «Защитить лист» в меню «Формат». После этого стоит выбрать тип изменения, ввести пароль и подтвердить своё действие. Можно также выбрать необходимые строки или столбцы и заблокировать их, нажав «Заблокировать ячейку» в меню «Формат». Этот инструмент особенно полезен экономистам, которые создают отчёты и отправляют их для ознакомления остальным работникам. С помощью «Защиты ячеек» информация не будет случайным образом искажена или же потеряна, что, несомненно, положительно отразится на продуктивности всего отдела.

Подробнее о защите ячеек по ссылке.

Закрепление заголовков строк и столбцов

Закрепить заголовки строк и столбцов — один из самых простых приёмов Excel, с помощью которого главная информация при прокрутке всегда будет находиться на виду. Чтобы использовать этот инструмент, сначала нужно выбрать ячейку, которую необходимо закрепить — далее на вкладке «Вид» нажать «Закрепить области».

Подробнее об этом инструменте по ссылке.

Использование «Специальной вставки» для транспонирования

Невнимательные пользователи могут внести данные в столбцы, в тот момент как нужно было предоставить информацию в виде строк. Однако это не означает, что вся проделанная работа пойдёт насмарку — из такой ситуации есть простой выход. Сначала нужно скопировать исходный блок ячеек, затем правой кнопкой мыши нажать целевую ячейку и выбрать вариант «Специальная вставка» > «Транспонировать». Столбцы и строки поменяются местами.

Подробнее об этом инструменте по ссылке.

Использование «Мгновенного заполнения»

«Мгновенное заполнение» — инструмент, который заполнит столбец на основе шаблона данных, который находится в базовой ячейке. Например, если первый столбец содержит имена, а второй — фамилии, чтобы третий столбец соединил эти данные, необходимо в верхней ячейке ввести полное имя и фамилию. Далее функция мгновенного заполнения использует этот шаблон и заполнит остальные ячейки. Если же этот процесс не происходит, то, вероятнее всего, данная опция не включена. Для активации мгновенного заполнения необходимо перейти в меню «Сервис» > «Параметры» > «Дополнительно» > «Параметры правки» > «Автоматически выполнять мгновенное заполнение».

Подробнее об этом инструменте по ссылке.

Применение окна контрольного значения

Когда редактируете большой рабочий лист, часто нужно посмотреть, как изменения в одной области влияют на итоги и другие вычисления в ячейках, которые находятся за пределами страницы. Вместо того, чтобы многократно перемещаться вперёд и назад по экрану, достаточно использовать окно контрольного значения для отображения ячеек в другой части листа. Чтобы настроить этот инструмент, нужно щёлкнуть левой кнопкой мыши в пределах одной области, которую нужно отследить. Далее на панели инструментов выбрать «Формулы» и «Окно контрольного значения». А поскольку ячейка уже выбрана, останется только подтвердить, что ссылка на неё в диалоговом окне верна.

Подробнее об окне контрольного значения читайте по ссылке.

Excel — удобный и доступный инструмент, содержащий сотни полезных функций. В электронных таблицах можно быстро рассчитать значения по заданным критериям, найти в огромном массиве данных нужную информацию. Поэтому многие компании используют его для финансового моделирования и управления.

Формулы в Excel довольно гибкие. В их основе лежат порядка десятка категорий различных функций — логических, математических, статистических, финансовых, инженерных, аналитических, текстовых.

Вы можете воспользоваться нашей памяткой, которая поможет не забыть, какой инструмент Excel для чего предназначен (таблица 1).

Таблица 1. 17 полезных функций Excel

Функция	Назначение	Пример
1	СУММ	Позволяет складывать отдельные значения, диапазоны ячеек, ссылки на ячейки или данные всех этих трёх видов.	=СУММ(Число 1;Число 2;…Число n) или =СУММ(А1;B1;C1) — сумма значений в ячейках
2	ПРОИЗВЕД	Перемножает все числа, переданные как аргументы, и возвращает произведение.	=ПРОИЗВЕД(Число 1; Число 2;…;Число n) или =ПРОИЗВЕД(А1;B1;C1) — произведение значений в ячейках
3	СРЗНАЧ	Считает среднее арифметическое числовых значений.	=СРЗНАЧ(Число 1; Число 2;…;Число n) или =СРЗНАЧ(А1;A2;A3)
4	ЕСЛИ	Позволяет выполнять логические сравнения значений и ожидаемых результатов (проверить, выполняются ли заданные условия в выбранном диапазоне таблицы). У функции возможны два результата (ИСТИНА и ЛОЖЬ). Функцию ЕСЛИ можно настроить сразу по нескольким критериям.	=ЕСЛИ(логическое выражение; [функция если истина]; [функция если ложь]) Например, если в таблице нужно определить значения меньше 100, то значение 96 будет отмечено функцией как истинное, а значение 125 — как ложное. =ЕСЛИ(A1>=100;»истина»;ЕСЛИ(A1<100;»ложь«))
5	СУММЕСЛИ	Суммирует значения, удовлетворяющие заданным условиям (например, все затраты из одной категории).	=СУММЕСЛИ(ячейки которые нужно проверить на условие; условие; какие ячейки складывать при удовлетворении условию)
6	СЧЁТЕСЛИ	Подсчитывает количество ячеек в диапазоне, удовлетворяющих заданному условию (например, сколько раз в списке повторяется то или иное название).	= СЧЕТЕСЛИ(ячейки которые надо подсчитывать, критерий по которым ячейку принимать в расчёт)
7	СРЗНАЧЕСЛИ	Рассчитывает условное среднее значение.	=СРЗНАЧЕСЛИ(ячейки которые нужно проверить на условие; условие; для каких ячеек рассчитывать среднее при удовлетворении условию)
8	МИН	Возвращает наименьшее значение в списке аргументов.	=МИН(Число 1; Число 2;…;Число n) или =МИН(A2:A6)
9	МАКС	Возвращает максимальное значение в списке аргументов (функция обратная МИН).	=МАКС(Число 1; Число 2;…;Число n) или =МАКС(A2:A6)
10	НАИМЕНЬШИЙ	Используется для получения минимального значения из заданного диапазона ячеек (возвращает k-ое наименьшее значение из массива данных).	В ячейках А1;A5 находятся числа 1;3;6;5;10. =НАИМЕНЬШИЙ (A1;A5) при разных k: k=1; результат =1 (первое наименьшее значение) k=2; результат=2 (второе наименьшее значение) k=3; результат=5 (третье наименьшее значение)
11	НАИБОЛЬШИЙ	Позволяет выбрать значение по его относительному местоположению (возвращает k-ое по величине значение из множества данных). Функцией можно воспользоваться для определения наилучшего, второго или третьего результатов.	В ячейках А1;A5 находятся числа 1;3;6;5;10. = НАИБОЛЬШИЙ (A1;A5) при разных k: k=1; результат = 10 (первое наибольшее значение) k=2; результат = 6 (второе наибольшее значение) k=3; результат = 5 (третье наибольшее значение)
12	СЖПРОБЕЛЫ	Позволяет избавиться от всех лишних пробелов в заданных ячейках (кроме уместных одинарных).	=СЖПРОБЕЛЫ(адрес ячейки)
13	ЛЕВСИМВ	Возвращает заданное количество знаков из указанной строки слева.	=ЛЕВСИМВ(адрес ячейки; количество знаков)
14	ПРАВСИМВ	Возвращает заданное количество знаков из указанной строки справа.	=ПРАВСИМВ(адрес ячейки; количество знаков)
15	ПСТР	Возвращает знаки из текстовой строки, начиная с указанной позиции.	=ПСТР(адрес ячейки; начальное число; число знаков)
16	ВПР	Позволяет находить данные по строкам в таблице или диапазоне (по фрагменту известных данных можно найти неизвестные) Например, по номеру товара можно найти его цену или по идентификатору найти имя сотрудника.	=ВПР(искомое значение; таблица; номер столбца; тип совпадения) Тип совпадения может быть приблизительным или точным. Для передачи точного значения в формуле нужно прописать 0 или ЛОЖЬ, для передачи приблизительных значений указывается 1 или ИСТИНА
17	Конкатенация	Позволяет объединить в одной ячейке данные из двух и более ячеек. Самый простой способ — вставить между адресами ячеек амперсанд (&).	=ячейка 1&ячейка 2…&ячейка n (=A1&A2&A3)

В Excel немало и других инструментов, и хитростей, зная которые можно существенно упростить себе работу. Вот шесть из них.

1. Чем полезно умное форматирование

Чтобы систематизировать данные, привести таблицы в понятный и презентабельный вид можно использовать условное форматирование (рисунок 1). Это целый массив способов обработки данных.

Методы основаны на цветном выделении ячеек в зависимости от различных критериев:

• ранжирования по диапазону значений с помощью гистограмм
• сравнения с константой
• различных значков

Благодаря динамике, данные корректируются при каждом изменении.

Рисунок 1. Условное форматирование

2. Как создать умную таблицу

Список данных в Excel можно преобразовать в умную таблицу (рисунок 2), у которой есть масса полезных функций:

• шапка таблицы автоматически закрепляется при прокрутке, включаются кнопки фильтра для отбора и сортировки;
• при дописывании новых столбцов и строк таблица автоматически растягивается;
• появляется дополнительная вкладка «Конструктор» с дополнительными инструментами анализа и настроек;
• введённые формулы автоматом копируются на весь столбец.

Рисунок 2. Умная таблица

3. Как визуализировать данные с помощью спарклайнов

Чтобы отобразить динамику ваших данных, можно использовать спарклайны. Это маленькие диаграммы, расположенные прямо в ячейках.

Чтобы создать спарклайн, нажмите «Вставка» → группа «Спарклайны» → кнопка «График» или «Гистограмма» (рисунок 3).

Рисунок 3. Спарклайны

4. Как перенести большую формулу

При переносе большой формулы, содержащей ссылки на ячейки, может измениться ссылка. Чтобы этого не произошло, можно прибегнуть к небольшой хитрости.

Замените знак «=» на «!». Формула превратится в символьную строку, которая перемещается без изменений. После того как формула полностью вписана в нужную ячейку, поменяйте знак обратно на «=».

5. Как ускорить и упростить работу с помощью Power Query

Представьте, что вам нужно составлять еженедельный отчёт. Вы готовите таблицы в Excel. А исходные вы получаете в виде CSV-файлов. Нужно каждый раз искать в них только необходимую вам информацию, вставлять данные в Excel, обновляя сводные данные и графики. Всё можно сделать намного проще, воспользовавшись Power Query.

Это технология подключения к данным. С помощью Power Query можно находить, загружать, объединять, преобразовывать, обновлять, и уточнять данные из различных источников.

Надстройка умеет собирать данные из фалов почти 40 различных форматов (например, TXT, XLSX, HTML, CSV, JSON, XML). Помогает менять регистр на правильный, приводить цифры к числовому формату, заполнять пробелы, исправлять заголовки таблиц, разделять текстовые фрагменты на столбцы и склеивать их снова в единый текст, удаляет пустые столбцы и строки, выполняет многие другие полезные операции.

Power Query представлена в двух вариантах:

• отдельным модулем, доступным для скачивания с официального сайта Microsoft (для Excel 2010-13).
• как сервисная функция в составе редактора (рисунок 4).

В большинстве последних версий Excel надстройка находится на вкладке «Данные» → Получить и преобразовать.

Рисунок 4. Power Query

6. Как восстановить несохранённые файлы

Даже если вы закрыли документ, забыв «согласиться» с сохранением, есть шанс восстановить данные. Вот алгоритм для разных версий Excel:

• Excel 2010: «Файл» → «Последние» и найдите в правом нижнем углу экрана кнопку «Восстановить несохранённые книги».
• Excel 2013: «Файл» → «Сведения» → «Управление версиями» → «Восстановить несохранённые книги».
• Для последующих версий Excel: «Файл» → «Сведения» → «Управление книгой».

Здесь вы найдёте временные копии созданных, изменённых, но несохраненных книг.

Microsoft Excel — основной инструмент Digital специалиста. С его помощью можно упростить работу с большим количеством данных и автоматизировать рабочие задачи: сбор семантики, подготовка рекламной кампании или составление отчета по данным из систем Яндекс.Директа, Google Ads и других.

Валерия Федотова, специалист по интернет-рекламе в E-Promo, поделилась лайфхаками, благодаря которым можно сократить время на выполнение рутинных задач при работе с таблицами.

Горячие клавиши

Начнём с самого простого и рассмотрим самые нетипичные горячие клавиши и сценарии их использования.     

Alt+= 

Запуск функции «автосумма». Считаем сумму значений из диапазона ячеек без ввода формулы. Удобно, если нужно быстро посчитать сумму в диапазоне ячеек

Shift+F9 

Пересчет всех имеющихся формул на открытом листе. Может пригодиться, если вычисления в вашем документе производятся вручную, а не автоматически. Ускоряет работу с большими данными. 

CTRL + G

Найти и выделить → Перейти

Выделение диапазона видимых ячеек — заполняем диапазоны данных в таблице с установленным фильтром без ошибок. Отличный способ удостовериться в том, что данные не протянуты в лишние ячейки. Используем для группировки ключевых слов.

 Выделение пустых ячеек -— избавляемся от пустых ячеек или проверяем, все ли нужные ячейки заполнены. Используем для чистки поисковых запросов, сборе семантики. 

Выделение ячеек, содержащих формулы — проверяем отчеты на предмет ошибок (не съехали ли формулы, не назначены ли те или иные функции, перенесенные из предыдущего отчета). Используем при обновлении регулярных отчетов.

Подтяжка данных из закрытых файлов

Помогает при обновлении того или иного отчета одного формата, но за разные периоды времени. 

Как использовать: 

Скачиваем все необходимые данные в формате таблиц из которых строится отчет, и складываем их в отдельную папку. Открываем итоговый файл, в который собираются данные.

Проставляем ссылку на ячейки из ранее скачанных данных. 

Если отчет не меняется — ставим ссылку на конкретную ячейку. 

Данные меняются — пользуемся функцией ВПР, которая работает даже в случае, если вы ссылаетесь на закрытый файл.

Теперь при обновлении отчета вам необходимо просто заменить данные в папке на актуальные, открыть итоговый отчет и обновить в нем ссылки. 

Подтяжка старых текстов по группам и кампаниям к новым 

Помогает при сравнении файлов — например, для старых и новых текстов из аккаунта. Переставлять тексты руками — скучно и нудно, здесь помогут функции СЦЕПИТЬ и ВПР.

Для этого в файл со старыми и с новыми текстами добавляем дополнительный столбец. Затем при помощи функции ЕСЛИ присвоим номер каждой строке.

Создаем еще один дополнительный столбец. При помощи функции СЦЕПКА соединяем название кампании, название группы и номер строки.

Теперь при помощи функции ВПР стягиваем данные из одного файла в другой.

Сводные таблицы

У сводных таблиц есть полезные фишки, которые помогают в решении повседневных задач:

Изменение макета отчета

Позволяет сократить время при анализе данных, преобразовать отчет в удобный формат. Незаменима, если приходится работать с большими объемами информации. 

Дополнительные вычисления

Автоматический расчет прямо внутри сводной таблицы. Здесь вы можете выбрать вариант из предложенных (% от суммы, сортировка и др).  Сокращает время при анализе больших массивов данных на регулярной основе: достаточно дополнить исходные данные и обновить сводную таблицу — Excel сделает остальное.

Есть возможность самому задать формулу для вычислений в разделе «Поля, элементы и наборы».

Скачивание отчетов из аккаунтов Яндекса при помощи макроса открытия ссылок

Этот лайфхак сокращает время на подготовку ежедневного мониторинга рекламных кампаний в три раза. 

Есть макрос, позволяющий открыть много ссылок одновременно одним нажатием кнопки. Данный макрос помогает скачать сразу несколько отчетов из Яндекс.Директа. 

В первую очередь вам необходимо получить ссылку на отчет, который нужно скачать. Для этого формируем необходимый отчет в мастере отчетов и копируем получившуюся ссылку. 

К скопированной ссылке вам необходимо добавить частичку &format=xlsx& (выделена красным), чтобы открывшаяся ссылка не перебрасывала вас на отчет, а сразу скачивала.

Если вы часто скачиваете ряд отчетов для консолидации за разные даты или же из разных аккаунтов, можете с помощью функции СЦЕПКА сделать изменяемыми необходимые параметры (выделены зеленым).

В Excel это будет выглядеть так.

Выносите все ссылки на отдельный лист (не копируя значения, а ссылаясь на ячейки). И нажатием одной кнопки скачиваете все необходимые отчеты.

!SEMTools 

Полезная надстройка, которая поможет сократить временные затраты на огромный пул задач — работу с семантикой, написание текстов и чистку поисковых запросов. Используйте ее, чтобы: 

Проставить модификаторы соответствия в один клик.

Изменить регистр.

Посчитать частоту встречаемости слов в массиве. Помогает, когда надо почистить поисковые запросы.

Посчитать длину текста в пикселях. Незаменимая функция, которая помогает при написании текстов для рекламных кампаний в Яндексе.

Ознакомиться со всеми функциями и скачать !SEMTools вы можете на сайте разработчика.

Перечисленные советы по работе в Excel помогут вам упростить выполнение рутинных задач и расширить свои возможности как Digital-специалиста. А какими инструментами пользуетесь вы? Расскажите об этом в комментариях.