Помощь по макросам word

Макрос — это набор определенных действий, команд и/или инструкций, которые сгруппированы в одну целостную команду, обеспечивающую автоматическое выполнение той или иной задачи. Если вы активный пользователь MS Word, вы тоже можете автоматизировать часто выполняемые задачи, создав для них соответствующие макросы.

Именно о том, как включить макросы в Ворд, как их создавать и использовать для упрощения, ускорения рабочего процесса и пойдет речь в этой статье. И все же, для начала не лишним будет более подробно разобраться в том, зачем вообще они нужны.

Области использования макросов:

1. Ускорение часто выполняемых операций. В числе таковых форматирование и редактирование.

2. Объединение нескольких команд в целостное действие “от и до”. Например, с помощью макроса можно вставить таблицу заданного размера с необходимым количеством строк и столбцов.

3. Упрощение доступа к некоторым параметрам и инструментам, расположенным в различных диалоговых окнах программы.

4. Автоматизация сложных последовательностей действий.

Последовательность макросов может быть записана или создана с нуля путем введения кода в редактор Visual Basic на одноименном языке программирования.

Включение макросов

По умолчанию макросы доступны не во всех версиях MS Word, точнее, они просто не включены. Чтобы активировать их необходимо включить средства разработчика. После этого на панели управления программы появится вкладка “Разработчик”. О том, как это сделать, читайте ниже.

Примечание: В версиях программы, в которых макросы доступны изначально (например, Ворд 2016), средства для работы с ними находятся во вкладке “Вид” в группе “Макросы”.

1. Откройте меню “Файл” (кнопка “Microsoft Office” ранее).

2. Выберите пункт “Параметры” (ранее “Параметры Word”).

3. Откройте в окне “Параметры” категорию “Основные” и перейдите в группе “Основные параметры работы”.

4. Установите галочку напротив пункта “Показывать вкладку “Разработчик” на ленте”.

5. На панели управления появится вкладка “Разработчик”, в которой и будет находиться пункт “Макросы”.

Запись макросов

1. Во вкладке “Разработчик” или, в зависимости от используемой версии Ворда, во вкладке “Вид”, нажмите кнопку “Макросы” и выберите пункт “Запись макроса”.

2. Задайте имя для создаваемого макроса.

Примечание: Если вы, создавая новый макрос, даете ему точно такое же имя, как у встроенного в программу, действия, записанные вами в новый макрос, будут выполняться взамен стандартным. Для просмотра макросов, доступных в MS Word по умолчанию, в меню кнопки “Макросы” выберите “Команды Word”.

3. В пункте “Макрос доступен для” выберите то, для чего он будет доступен: шаблон или документ, в который его следует сохранить.

Совет: Если вы хотите, чтобы создаваемый макрос был доступен во всех документах, с которыми вы работаете в дальнейшем, выберите параметр “Normal.dotm”.

4. В поле “Описание” введите описание для создаваемого макроса.

5. Выполните одно из действий, указанных ниже:

• Нажмите “кнопке”;

• Выберите документ или документы, в которых требуется добавить создаваемый макрос на панель быстрого доступа (раздел “Настройка панели быстрого доступа”);

Совет: Чтобы создаваемый макрос был доступен для всех документов, выберите параметр “Normal.dotm”.

В окне “Макрос из” (ранее “Выбрать команды из”) выберите макрос, который следует записать, нажмите “Добавить”.

• Если вы хотите настроить эту кнопку, нажмите “Изменить”;

• Выберите подходящий символ для создаваемой кнопки в поле “Символ”;

• Введите имя макроса, которое будет отображаться в дальнейшем в поле “Отображаемое имя”;

• Для начала записи макроса дважды кликните по кнопке “ОК”.

Символ, который вы выбрали, будет отображаться на панели быстрого доступа. При наведении указателя курсора на этот символ, будет отображаться его имя.

• Кликните по кнопке “Клавишами” (ранее “Клавиатура”);

• В разделе “Команды” выберите макрос, который необходимо записать;

• В разделе “Новое сочетание клавиш” введите любую удобную для вас комбинацию, после чего нажмите кнопку “Назначить”;

• Для начала записи макроса нажмите “Закрыть”.

6. Выполните поочередно все те действия, которые необходимо включить в макрос.

Примечание: Во время записи макроса нельзя использовать мышь для выделения текста, а вот для выбора команд и параметров нужно использовать именно ее. При необходимости, выделить текст можно с помощью клавиатуры.

Урок: Горячие клавиши в Ворде

7. Для остановки записи макроса нажмите “Остановить запись”, эта команда расположена в меню кнопки “Макросы” на панели управления.

Изменение комбинаций клавиш для макроса

1. Откройте окно “Параметры” (меню “Файл” или кнопка “MS Office”).

2. Выберите пункт “Настройка”.

3. Нажмите на кнопку “Настройка”, расположенную рядом с полем “Сочетание клавиш”.

4. В разделе “Категории” выберите “Макросы”.

5. В открывшемся списке выберите макрос, который необходимо изменить.

6. Кликните по полю “Новое сочетание клавиш” и нажмите клавиши или комбинацию клавиш, которые вы хотите назначить для конкретного макроса.

7. Убедитесь, что назначенное вами сочетание клавиш не используется для выполнения другой задачи (поле “Текущее сочетание”).

8. В разделе “Сохранить изменения” выберите подходящий вариант (место) для сохранения места, где макрос будет запускаться.

Совет: Если вы хотите, чтобы макрос был доступен к использованию во всех документах, выберите параметр “Normal.dotm”.

9. Нажмите “Закрыть”.

Запуск макроса

1. Нажмите на кнопку “Макросы” (вкладка “Вид” или “Разработчик”, в зависимости от используемой версии программы).

2. Выберите макрос, который хотите запустить (список “Имя макроса”).

3. Нажмите “Выполнить”.

Создание нового макроса

1. Нажмите кнопку “Макросы”.

2. Задайте имя для нового макроса в соответствующем поле.

3. В разделе “Макросы из” выберите шаблон или документ, для которого будет сохранен создаваемый макрос.

Совет: Если вы хотите, чтобы макрос стал доступен во всех документах, выберите параметр “Normal.dotm”.

4. Нажмите “Создать”. Будет открыт редактор Visual Basic, в котором и можно будет создать новый макрос на языке Visual Basic.

На этом все, теперь вы знаете, что такое макросы в MS Word, зачем они нужны, как их создавать и как с ними работать. Надеемся, информация из этой статьи будет полезной для вас и действительно поможет упростить, ускорить работу со столь продвинутой офисной программой.

Приветствую на Fast-Wolker.ru!! В  сегодняшнем выпуске продолжим знакомство с созданием макросов уже  в приложении Microsoft Office Word. Все знакомы с ним; многим приходится набирать документы в этой программе.

Документы чаще всего имеют одну и ту же структуру — мы берем шаблон правим его так как нам надо в одних и тех же местах — меняем даты,  имена, форматируем текст.

То есть мы каждый раз делаем одни и те же операции с текстом, и чтобы их не делать каждый раз — можно  заставить компьютер совершать их автоматически. Для этого в МS Word можно применять макрокоманды (или макросы) которые вы самостоятельно записываете в виде программы на языке VBA, который встроен в Word.

Что такое включенные макросы в Ворд?

А сейчас разберемся подробно, что за «макросы», как их включать. Начнем изучение на примере Office Word 2007, так как для многих он по прежнему остается самым привычным пакетом. Включать макросы нужно через меню «Файл» -«Параметры Word».

Дело в том, что настройки макросов в программе по умолчанию выключены, либо заданы такие настройки безопасности, что работать с  полноценно с макрокомандами Вы не сможете. Когда Вы создаете макросы, Вы по сути становитесь программистом.

Можно не только самому их писать, но и находить уже готовые. Среда VBA позволяет работать не только в пределах MS OFFICE. Можно создавать полноценные  программы, которые  получают доступ системным файлам на компьютере,  можно нанести вред. Этим пользуются злоумышленники.

Включаем первую настройку на ленте. Она сделает видимой вкладку «Разработчик» и позволит работать с макрокомандами и запускать редактор VBA:

Следующая настройка отвечает за безопасность. Здесь же, переходим в «Центр управления безопасностью»..

…»Парамеры центра» отвечает за запуск наших будущих программ. Вы можете настроить так как  нужно вам. Настройка «Доверять доступ к объектной модели VBA» позволит  пользоваться уже готовыми проектами VBA, например скачанными из Интернет.

Сторонние макрокоманды и проекты VBA перед запуском всегда проверяйте на вирусы!

Стабильный MS Office 2007 морально устарел и  поддержка его прекращена. Нужно уметь включать режим разработчика и в поздних версиях. Они более функциональны и для серьезной работы лучше использовать их.  В  Word 2016  включаем вкладку «Разработчик». Для этого так же в меню «Файл» переходим в «Параметры» и затем «Настройки Ленты»:

   Не забываем сделать настройки безопасности так как делали до этого. Теперь, когда все настройки сделаны можно работать далее.

Что такое макросы в  Ворде и как с ними работать?

По факту вы просто включаете запись ваших действий с текстом. Все выполняемые Вами  действия записываются. В нужный момент вы останавливаете запись и сохраняете макрос, а когда это необходимо — снова запускаете. Таким образом, вам на первых этапах не нужно знать язык программирования, чтобы справится с  простой задачей.

Но Вы получаете возможность изучать язык, если вас это дело увлечет. Создание макросов — это введение в программирование. VBA позволяет создавать для себя мощные инструменты при работе с  текстовыми и табличными документами для решения многих задач в  привычном виде .

Тем, кто после прочтения статьи заинтересуется и  захочет начать изучать язык VBA самостоятельно в помощь книга.

В качестве примера расскажу об одной такой полезной программе для Word. Иногда появляется желание распечатать полезную книгу на принтере, потому что не все любят читать с экрана. Это может быть большая инструкция,  или же полноценное художественное произведение в виде документа Ворд.

Чтобы понравившийся документ после распечатывания стал полноценной привычной брошюрой — нужен макрос. А точнее написанный в VBA программный код, он вам и позволит распечатать ваш документ в виде брошюры, в которой будет правильное расположение текста и нумерация страниц.

Эту программу для ознакомления качаем тут. Вам останется распечатать и сшить брошюру и вот у вас книга готова 🙂

Но чаще всего мы используем макросы на работе при составлении документов. Нужно форматировать текст, менять его размер, менять даты, имена на другие. Это ответственно и занимает время. И здесь наши  знания могут очень пригодится.

Для начала покажу демонстрационный пример — как работает макрос. У нас есть шаблон договора, который нужно подготовить для заполнения. Задача: открыть документ, убрать ненужные нам элементы из текста автоматически:

Согласитесь, убирать вручную каждый раз пустые поля (выделено желтым) на нескольких страницах утомительно, поэтому мы  для примера прибегнем к помощи макроса.  Итак, запускаю Ворд 2016, начинаю записывать макрос:

Указываем имя нашего макроса (без пробелов),  доступ делаю из шаблона Normal.doth. Такой выбор позволит запускать выполнение нашей макрокоманды из любого документа Word.

Назначать макрос можно кнопке на панели инструментов или вызвать нажатием сочетания определенный клавиш, но мы этого делать пока не будем. Просто нажмем на «OK» и начнется запись наших действий. Предлагаю посмотреть на видео, что получилось, это будет нагляднее.

Мы сделали самую простую операцию — замену текста во всем документе. Но, поизучав язык можно  пойти и далее —  отформатировать текст, сделать форму, в которой указываются все необходимые  данные договора (даты, номер, ФИО директора, должности, наименование организации, реквизиты и т .д.).

При выполнении макроса все эти данные заполнялись бы автоматически после указания в форме в нужных местах. По опыту знаю ошибок будет меньше при таком заполнении и времени уходит меньше.

Что такое макрос в ворде 2007? Формула из Excel таблицы

Многие интересуются — как вставить формулы Excel в таблицу Word? Excel хорош при вычислениях но не удобен для работы с текстом, а таблицы Word не так привычны после  работы с Excel.

Туда нельзя вставить формулы как в Excel, но можно вставлять таблицу Excel путем копирования или создания таблицы прямо в документе Word. Для этого переходим в меню «Вставка»:

Далее,  «рисуем»  таблицу так, как мы делаем это в Excel:

Создавать Excel таблицу в Word с помощью макроса вышеописанным способом не получится — нужны дополнительные усилия. А что касается обычной Word таблицы — можно записывать макросы в случае создания сложных макетов таблиц.

Можно попробовать записать создание таблицы в макрос любым из этих способов и посмотреть что получится. Лично я таблицы копирую прямо из Excel, а макросы записываю в Office 2016 — там мне удобнее работать со стилями и оформлением. Удачи в освоении программы!

Устали выполнять повторяющиеся задачи в Microsoft Word? В программе похоронен мощный инструмент автоматизации, который может избавить вас от этой работы. Мы говорим о макросах, и хотя эта функция опирается на Microsoft Visual Basic для приложений (VBA), вы можете использовать ее, даже если идея кодирования вызывает у вас хиби-джиби.

При нажатии кнопки Word записывает ваши действия, создавая макрос, который вы можете воспроизводить так часто, как захотите. Если вы любите приключения, вы можете легко изменить макрос для дополнительной степени автоматизации.

Здесь мы покажем вам один простой, но полезный пример: как автоматизировать функцию поиска и замены Word.

Запись макроса

В этом примере вы уважаемый президент Общества сохранения антикварной стоматологической техники. У вас есть десятки документов Word об исторических зубных протезах и тому подобном, и все они имеют заметное упоминание имени общества. Затем внезапно правление голосует за изменение названия на Лигу сохранения стоматологического антиквариата. Теперь вам нужен простой способ обновить документы.

Вы можете начать с нового пустого документа или открыть существующий. Если вы еще этого не сделали, вам нужно включить вкладку «Разработчик».

Перейдите в Файл> Параметры> Настроить ленту . Справа в разделе « Основные вкладки» установите флажок « Разработчик» . Выберите ОК и выйдите.

Теперь создадим наш макрос.

1. Щелкните Разработчик> Записать макрос .
2. Вам будет предложено назвать макрос. Введите «ChangeSocietyName» или любое другое имя, которое вам подходит. При именовании макросов избегайте пробелов, точек, восклицательных знаков и специальных символов, иначе вы получите сообщение об ошибке. Вы можете использовать числа, но первым символом должна быть буква.
3. Вы можете назначить макрос кнопке и / или сочетанию клавиш, но это не обязательно. Если вы выберете кнопку, Word позволит вам добавить ее на панель быстрого доступа. Вы также можете добавить краткое описание макроса.
4. Нажмите ОК , и Word запишет ваши действия. Нажмите Ctrl + H, чтобы открыть диалоговое окно « Найти и заменить ».
5. Введите «Общество сохранения старинной стоматологической техники» в поле «Найти» и «Лига сохранения антиквариата» в поле «Заменить».
6. Нажмите « Заменить все», чтобы выполнить операцию «Найти и заменить». Это единственное действие, которое вы хотите записать. Не имеет значения, заменяет ли макрос какой-либо текст. Дело в том, чтобы сохранить его для других документов.
7. Это важно: щелкните Разработчик> Остановить запись . В противном случае макрос будет включать все последующие действия.

А теперь посмотрим на вашу работу. Откройте документ, содержащий название общества. Щелкните Разработчик> Макросы . Если дважды щелкнуть ChangeSocietyName, Word автоматически выполнит операцию «Найти и заменить».

Совет: Во время записи макроса вам может потребоваться выполнить действие, которое вы не хотите записывать. Например, вы можете захотеть скопировать и вставить текст в диалоговое окно «Найти и заменить», а не вводить его вручную. Нет проблем: просто нажмите « Разработчик»> «Приостановить запись» , скопируйте и вставьте текст, затем нажмите « Разработчик»> «Продолжить запись» . Затем вы можете завершить запись макроса, как описано выше.

Хотя мы сосредоточились здесь на Microsoft Word, вы также можете использовать макросы для повышения производительности в Excel . И есть много макросов для экономии времени для Microsoft OneNote .

Погружение в код

Теперь мы более подробно рассмотрим наш новый макрос Word. Перейдите в « Разработчик»> «Макросы» , но вместо двойного щелчка по макросу выберите его и нажмите « Изменить» . Это открывает редактор Visual Basic, автономную среду для создания приложений VBA.

Это может показаться устрашающим, но вы можете игнорировать меню и большинство панелей. Вместо этого сосредоточьтесь на окне, содержащем код. Как видите, Word только что написал макрос, который выполняет поиск и замену.

 
Sub ChangeSocietyName()
 '
 ' ChangeSocietyName Macro
 ' Rename Society for the Preservation of Antique Dental Appliances
 '
 Selection.Find.ClearFormatting
 Selection.Find.Replacement.ClearFormatting
 With Selection.Find
 .Text = "Society for the Preservation of Antique Dental Appliances"
 .Replacement.Text = "Dental Antiques Preservation League"
 .Forward = True
 .Wrap = wdFindContinue
 .Format = False
 .MatchCase = False
 .MatchWholeWord = False
 .MatchWildcards = False
 .MatchSoundsLike = False
 .MatchAllWordForms = False
 End With
 Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll
 End Sub

Давайте объясним, что здесь происходит.

«Подпрограмма» в первой строке является сокращением от «подпрограммы», небольшой программы, которая может работать сама по себе или как часть более крупного приложения VBA. Строки, перед которыми стоят одинарные кавычки, предназначены для комментариев. Кавычки указывают VBA игнорировать любые утверждения в этих строках.

Затем мы переходим к сути кода: коду, который выполняет операцию поиска и замены . Как видите, он определяет значения для каждого параметра в диалоговом окне «Найти и заменить», включая текст и текст замены в кавычках. Команда Selection.Find.Execute в конце эквивалентна нажатию кнопки «Заменить все».

Модификация макроса

Чтобы использовать макросы, вам не нужно возиться с кодом или даже смотреть на него. Но вы можете получить больше от этой функции, если захотите погрузиться в нее. Например, предположим, что вы допустили опечатку при записи макроса. Вместо того, чтобы перезаписывать это, вы можете зайти в Visual Basic и исправить.

Вы также можете настроить макрос, чтобы сделать его более полезным, и этим мы здесь и займемся. Когда вы запускаете «Найти и заменить» вручную или с помощью макроса, Word запоминает найденный и заменяющий текст. В следующий раз, когда вы откроете диалоговое окно «Найти и заменить», оно будет выглядеть следующим образом.

Было бы лучше очистить значения, чтобы получить чистое диалоговое окно. Мы сделаем это с помощью второго макроса, но на этот раз мы сделаем это непосредственно в Visual Basic.

1. В редакторе Visual Basic выберите всю подпрограмму от первой строки до End Sub. Нажмите Ctrl + C, чтобы скопировать его.
2. Поместите курсор под End Sub и нажмите Ctrl + V. Вы только что продублировали подпрограмму.
3. Измените имя с ChangeSocietyName на ClearFindReplace (или любое другое имя, которое вам подходит). Это важно, потому что VBA выдаст сообщение об ошибке, если вы попытаетесь запустить макросы с повторяющимися именами.
4. В значениях .Text и Replacement.Text удалите текст, но оставьте кавычки. По сути, вы говорите Word ничего не найти и ничего не заменить, но вы также очищаете эти значения.

Результат должен выглядеть так:

 
Sub ClearFindReplace()
 '
 ' ClearFindReplace Macro
 ' Clear Text from Find and Replace dialog
 '
 Selection.Find.ClearFormatting
 Selection.Find.Replacement.ClearFormatting
 With Selection.Find
 .Text = ""
 .Replacement.Text = ""
 .Forward = True
 .Wrap = wdFindContinue
 .Format = False
 .MatchCase = False
 .MatchWholeWord = False
 .MatchWildcards = False
 .MatchSoundsLike = False
 .MatchAllWordForms = False
 End With
 Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll
 End Sub

Теперь вернемся к макросу ChangeSocietyName. Под кодом поиска и замены, но перед End Sub введите ClearFindReplace (без скобок в конце).

Правильно: вам не нужно вводить весь код, который вы только что создали, только имя макроса.

 
Sub ChangeSocietyName()
 '
 ' ChangeSocietyName Macro
 ' Rename Society for the Preservation of Antique Dental Appliances
 '
 Selection.Find.ClearFormatting
 Selection.Find.Replacement.ClearFormatting
 With Selection.Find
 .Text = "Society for the Preservation of Antique Dental Appliances"
 .Replacement.Text = "Dental Antiques Preservation League"
 .Forward = True
 .Wrap = wdFindContinue
 .Format = False
 .MatchCase = False
 .MatchWholeWord = False
 .MatchWildcards = False
 .MatchSoundsLike = False
 .MatchAllWordForms = False
 End With
 Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll
 ClearFindReplace
 End Sub

Когда Word запускает ChangeSocietyName, сначала выполняется исходная функция «Найти и заменить». Затем он интерпретирует ClearFindReplace как команду для запуска второго макроса.

Идем дальше с VBA

Как видите, функция записи макросов Word может помочь вам сэкономить время множеством способов. Вы можете создавать макросы для автоматизации практически любой операции, а в редакторе Visual Basic вы можете настраивать макросы, вставлять один макрос в другой или создавать подпрограмму, которая выполняет несколько макросов один за другим.

Поскольку VBA – это полноценный язык программирования, вы можете включать подпрограммы в более крупные приложения с переменными, циклами, условными операторами и т. Д. И как только вы изучите основы VBA в Word, вы сможете применить многие из этих знаний для создания макросов в Microsoft Excel и Access.

Чтобы пойти дальше, вы захотите узнать больше о соглашениях VBA и редакторе Visual Basic, например о том, как организовать свой код и как бороться с ошибками. Но даже если вы хотите придерживаться простых функций, подобных описанным здесь, вы можете значительно улучшить свою производительность.