Поиск работа с базами данных в excel

Представим на минуту, что наш журнал контроля изменений содержит много страниц, а количество записей столь велико, что об удобстве поиска интересующей нас информации вообще не приходится говорить. Как, например, узнать, сколько в журнале контроля содержится активных запросов на внесение изменений, не прибегая к физическому просмотру каждой строки (записи) этого журнала? Excel может помочь нам в решении этой задачи. Для этого мы можем воспользоваться встроенной функцией DCOUNTA (БСЧЁТА — в русифицированной версии Excel).

Во-первых, нам придется освежить в памяти фундаментальные знания о базах данных Excel. Например то, что база в Excel состоит из данных, представленных в табличном формате. Каждый столбец такой таблицы представляет собой одно из полей данных, а каждая строка является отдельной записью базы данных. Основные элементы любой базы данных показаны на примере журнала контроля изменений для проекта Grant St. Move.

В данном случае строка заголовков журнала контроля изменений охватывает ячейки с А14 по Н14. Эта строка содержит названия полей (или столбцов) для каждого из элементов данных. Строки 15, 16 и 17 содержат записи базы данных. Каждая строка представляет собой одну запись. Помните: между записями базы данных не должно быть пустых строк!

Воспользуемся встроенной функцией Excel DCOUNTA (БСЧЁТА) для поиска интересующих нас данных в этой базе. Начнем с перехода на вкладку Formulas (Формулы). Как видите, в группе Function Library (Библиотека функций) этой вкладки не предусмотрена кнопка для активизации перечня встроенных функций, предназначенных для работы с базами данных. Чтобы получить доступ к функциям этой категории, щелкните на кнопке Function Wizard (Вставить функцию) (как показано далее, на рис. 2). На экране появится диалоговое окно Function Wizard (Мастер функций). Из раскрывающегося списка Or Select a Category (Категория) выберите элемент Database (Работа с базой данных), а из списка Select a function (Выберите функцию) — элемент DCOUNTA (БСЧЁТА).

Чтобы воспользоваться функцией DCOUNTA, нам нужно сформировать две строки, которые будут выполнять роль критериев поиска в базе данных. Допустим, нам требуется подсчитать в поле Disposition (Принятое решение) количество записей, для которых указан статус Active (Реализуется). Для этого нам понадобится следующее.

1. Совокупность из двух строк. Первая из этих строк содержит точную копию информации в строке заголовка, а вторая строка — информацию о критериях поиска в базе данных.
2. Формула DCOUNTA (БСЧЁТА).

Вы заметите, что мы уже фактически создали три отдельных диапазона ячеек с критериями поиска в базе данных: А6:Н7, А8:Н9 и А10:Н11. Каждый из них состоит из двух строк реквизитов, которые выполняют роль наших критериев поиска в базе данных (как описано в приведенных выше пунктах 1 и 2). Мы создали три отдельные пары критериев поиска в базе данных, поскольку хотим одновременно вести поиск трех элементов информации.

Обратите внимание и на то, что у нас есть три строки с формулами: А25:В25, А26:В26 и А27:В27. Синтаксис функции DCOUNTA (ячейка А25) отображен в строке формул. Этот механизм действует следующим образом. Строки критериев говорят Excel о том, какую информацию вы хотите отыскать. В данном примере мы пытаемся найти текстовую информацию. В первых строках критериев, А6:Н7, мы ищем слово «Denied» (Отвергнут). Ячейка F7 содержит интересующую нас текстовую информацию (Отвергнут). Однако поскольку мы хотим найти текстовую информацию, то должны использовать два знака равенства, а именно: =»=Отвергнут».

Нам нужно ввести два знака равенства, заключив с двух сторон в кавычки второй знак равенства и собственно текст. Если бы мы ввели «Отвергнут» с одним знаком равенства, то тем самым как бы попросили Excel поместить содержимое диапазона под именем «отвергнут» в эту ячейку. Регистр клавиатуры (верхний или нижний) в данном случае не имеет значения, если набранный вами текст в точности соответствует тексту, который вы хотите найти. При поиске численной информации вам нужно было бы ввести только один знак равенства и число, которое вы хотите найти (=16). В этом случае не требуются ни кавычки, ни двойные знаки равенства.

Теперь нам нужно ввести формулу DCOUNTA (БСЧЁТА). Соответствующая формула в ячейке А25, =DCOUNTA(А14:Н20,"Принятое решение",А6:Н7), говорит следующее: «Войти в базу данных, состоящую из ячеек от А14 до Н20, и найти в поле «Принятое решение» требуемую информацию. В качестве критериев поиска использовать строки от А6 до Н7. Мне нужно подсчитать, сколько строк соответствует указанному критерию, и вывести на экран полученный результат».

В ячейке А25 Excel отображает число 1, поскольку удалось найти только одну запись, которая соответствует указанному критерию поиска (слово «Отвергнут» в столбце «Принятое решение»). Мы ввели «=Отвергнут» в ячейку В25, «=Утвержден» — в ячейку В26 и «=Отменен» — в ячейку В27, чтобы было понятно, какая формула в каком случае использовалась. Обратите внимание: если решение, принятое по запросу на внесение изменения и указанное в строке 15, заменить на «Утвержден», тогда количество записей, в поле «Принятое решение» которых указано «Отвергнут», стало бы равным нулю, тогда как количество записей, в поле «Принятое решение» которых указано «Утвержден», увеличилось бы до двух.

Несколько замечаний по поводу использования функции DCOUNTA

Пользуясь функцией DCOUNTA (БСЧЁТА), а также другими функциями баз данных, следует помнить несколько важных вещей.

• Во-первых, вам нет необходимости использовать всю строку заголовков в качестве критериев. Мы сделали это для большей ясности, однако в рассмотренном нами примере вы могли бы запросто использовать в качестве критериев ячейки F6:F7.
• Во-вторых, критерии поиска, база данных и формула DCOUNTA (БСЧЁТА) вовсе необязательно должны находиться на одном и том же рабочем листе. Например, сама формула DCOUNTA (БСЧЁТА) может находиться на одном рабочем листе, а ссылки на эту формулу — на другом.
• В-третьих, вы могли бы связать эту электронную таблицу со списком в SharePoint. Это дало бы вам возможность создавать фильтры, группы и специализированные представления для решения той же самой задачи без написания каких-либо формул.

Функции Excel

Для отображения списка встроенных функций определенной категории активизируйте вкладку Formulas (Формулы), которая расположена на ленте Excel. Затем в группе Function Library (Библиотека функций) щелкните на соответствующей кнопке. Например, для отображения списка функций, предназначенных для работы с текстовыми фрагментами, щелкните на кнопке Text (Текстовые), как показано на рис. 1.

В качестве альтернативы можно щелкнуть на кнопке Function Wizard (Вставить функцию). Это первая из кнопок группы Function Library (Библиотека функций) вкладки Function (см. рис. 1). В результате на экране появится диалоговое окно Insert Function (Мастер функций).

Мастер функций программы Excel особенно удобен тем, что в его первом диалоговом окне предусмотрена возможность поиска интересующей вас функции по ключевому слову. (Отметим, что мастер функций Excel 2007/2010/2013 ничем не отличается от одноименного программного средства предыдущих версий программы.) Обратите внимание на то, что команда Function Wizard (Вставить функцию) также предусмотрена в нижней части каждого меню, которое появляется на экране после щелчка мышью на любой из кнопок группы Function Library (Библиотека функций) вкладки Function (Функции) (см. рис. 2). Первое диалоговое окно мастера функций показано на рис. 1.

В программе Excel имеется достаточно много функций для работы с базами данных, которые в качестве критериев выборки используют введенные вами данные в ячейках рабочего листа. Чтобы получить более подробную информацию о функции DCOUNTA (БСЧЁТА), откройте окно справочной системы Excel и выполните поиск по названию этой функции. В результате ваших действий появится очередная страница справочной системы с перечнем ссылок на описания функций, предназначенных для работы с базами данных. Щелкните на ссылке с названием интересующей вас функции, чтобы открыть следующую страницу справочной системы. На этой странице будет приведена подробная информация о функции и примеры ее применения.

Теперь, когда вы знаете, как составлять отчеты по запросам на внесение изменений в проект и решениям, принятым по этим запросам, нам следует рассмотреть вопрос о том, как оценить возможное влияние этих изменений.

Функция БИЗВЛЕЧЬ в Excel для удобства поиска информации в больших массивах данных. Она предназначена для поиска данных в таблице или базе данных на основе критериев, указанных в качестве ее параметров, и возвращает искомое значение, если оно было найдено, или код ошибки, если совпадения найдены не были или с учетом введенных критериев поиска были найдены 2 и более совпадений.

Пример работы функции БИЗВЛЕЧЬ при выборке данных из таблицы Excel

Как создать базу данных в Excel? Базой данных в программе Excel считается таблица, которая была создана с учетом определенных требований:

1. Заголовки таблицы должны находиться в первой строке.
2. Любая последующая строка должна содержать хотя бы одну непустую ячейку.
3. Объединения ячеек в любых строках запрещены.
4. Для каждой ячейки каждого столбца должен быть определен единый тип хранящихся данных.
5. Диапазон базы данных должен быть отформатирован в качестве списка и иметь свое имя.

Таким образом, практически любая таблица в Excel может быть преобразована в базу данных. Ее строки являются записями, а столбцы – полями данных.

Функция БИЗВЛЕЧЬ хорошо работает с корректно отформатированными таблицами.



Примеры использования функции БИЗВЛЕЧЬ в Excel

Пример 1. В таблице, которую можно рассматривать как БД, содержатся данные о различных моделях смартфонов. Найти название бренда смартфона, который содержит процессор с минимальным числом ядер.

Вид таблиц данных и критериев:

В ячейке B2 запишем условие отбора данных следующим способом:

=МИН(СТОЛБЕЦ(B1))

Данный вариант записи позволяет унифицировать критерий для поиска данных в изменяющейся таблице (если число записей будет увеличиваться или уменьшаться со временем).

В результате получим следующее:

В ячейке A4 запишем следующую формулу:

Описание аргументов:

• A8:F15 – диапазон ячеек, в которых хранится БД;
• 1 – числовое указание номера поля (столбца), из которого будет выводиться значение (необходимо вывести Бренд);
• A2:F3 – диапазон ячеек, в которых хранится таблица критериев.

Результат вычислений:

При изменении значений в таблице параметров условий мы будем автоматически получать выборку соответственных им результатов.

Пример составления запросов для выборки из базы данных в Excel

Пример 2. Используя таблицу из предыдущего примера выводить все данные для отдельных брендов, указанных в качестве критерия поиска (например, отобразить все характеристики модели бренда Apple и т. д.)

В данном случае для вывода данных о бренде Meizu запишем в ячейку A3 условие:

=»=Meizu»

Для решения задачи можно в каждую ячейку ввести формулу БИЗВЛЕЧЬ, но это займет слишком много времени. Поэтому выделим диапазон ячеек A4:F4 и введем следующую формулу массива CTRL+SHIFT+Enter:

Запись СТОЛБЕЦ(A1:F1) интерпретируется как отдельные ссылки на ячейки из диапазона A1:F1, а функция СТОЛБЕЦ поочередно возвращает ссылки на поля данных исследуемой таблицы.

Получаем следующий результат:

Существенный недостаток функции БИЗВЛЕЧЬ – отсутствие возможности вывода сразу нескольких записей, если были найдены 2 и более совпадений. В таких случаях используют комбинации других функций Excel.

Описание возможностей функции БИЗВЛЕЧЬ в Excel

Функция БИЗВЛЕЧЬ имеет следующую синтаксическую запись:

=БИЗВЛЕЧЬ(база_данных;поле;условия)

Описание аргументов:

• база_данных – обязательный для заполнения, принимает ссылку на диапазон ячеек, являющихся таблицей, отформатированной в соответствии с требованиями, которые предъявляют к базам данных в Excel, списком или БД;
• поле – обязательный для заполнения, принимающий текстовые строки (наименование поля данных БД) или числовые значения, соответствующие номеру поля данных (столбца, при этом отсчет начинается с единицы: первый столбец соответствует числу 1 и т. д.); В качестве аргумента может быть указана ссылка на ячейку, в которой содержится число или текст, указывающие на поле данных БД, с которой будет работать рассматриваемая функция.
• условия – обязательный для заполнения, принимает ссылку на диапазон ячеек с критериями поиска в таблице или БД. Минимальным диапазоном условия является ссылка на две ячейки, одна из которых содержит наименование поля БД, а вторая – условие поиска.

Примечания:

1. Результат выполнения функции является кодом ошибки #ЗНАЧ!, если ей не удалось найти ни одной записи, удовлетворяющей поставленным критериям поиска.
2. При нахождении двух и более записей в таблице или БД, соответствующих указанным критериям поиска, функция БИЗВЛЕЧЬ генерирует код ошибки #ЧИСЛО!
3. Диапазон условий не рекомендуют размещать под таблицей или БД, поскольку она может пополняться новыми записями (строками данных) в дальнейшем.
4. При составлении условий нужно учитывать следующие правила:

• для точных совпадений текстовые условия помещают в кавычки. Пример записи: =«=male» — для поиска по половому признаку;
• для частичных совпадений указывают текст, например Samsung. Любая строка, содержащая данную подстроку (например, Samsung S9, Samsung Galaxy) будет считаться найденным совпадением.

Создание базы данных в Microsoft Excel

​Смотрите также​ заголовком. Вспомогательная табличка​Шаблон для менеджера, позволяющий​ должны выбрать параметры​ то что стандартный​ с помощью сводной​ модуль через меню​Клиенты​ формула все равно​ во вкладке ДАННЫЕ​ строить графики, диаграммы​ полями, меняя название​ учится 25 детей,​ в которой будет​, которая расположена на​ открывшемся окне напротив​ будут урезаны. Ниже​В пакете Microsoft Office​

​ критериев поискового запроса​ контролировать результат обзвона​

Процесс создания

​ и значения сортировки.​ пакет MS Office​ таблицы. Установите активную​Insert — Module​- город и​

​ будет находиться в​ нажимаем ФИЛЬТР (CTRL+SHIFT+L).​​ и т.д.​​ источника на соответствующее​ значит, и родителей​ вся нужная информация.​

​ ленте в блоке​​ всех пунктов устанавливаем​​ мы разберем, как​ есть специальная программа​ к базе данных,​

​ клиентов. Скачать шаблон​Данные в таблице распределились​ имеет отдельное приложение​ ячейку в таблицу​

Создание таблицы

​и вводим туда​ регион (адрес, ИНН,​

1. ​ ячейке F26.​У каждой ячейки в​

   

2. ​Для начала научимся создавать​ данным ячейкам. Работа​

   

3. ​ будет соответствующее количество.​ Прежде чем приступить​

   
4. ​ инструментов​ галочки. Затем жмем​ сделать БД более​ для создания базы​ должна быть так​ для клиентской базы​ по сроку заключения​

​ для создания и​Продажи​

​ код нашего макроса:​​ банковские реквизиты и​Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ имеет​

Присвоение атрибутов базы данных

​ шапке появляется черная​ БД с помощью​ над выпадающими списками​ Чтобы не нагромождать​ к решению вопроса,​«Работа с данными»​ на кнопку​

1. ​ функциональной.​​ данных и работы​​ сформулирована, чтобы критерии​

   

2. ​ Excel. Образец:​ договора.​ ведения баз данных​и выберите на​Sub Add_Sell() Worksheets(«Форма​​ т.п.) каждого из​​ 30 аргументов. Первый​

   

3. ​ стрелочка на сером​​ инструментов Excel. Пусть​​ почти завершена. Затем​ базу данных большим​ как сделать базу​.​«OK»​Работа с базами данных,​ с ними –​ однозначно и точно​Простейший шаблон.Клиентская база в​Теперь менеджер видит, с​​ – Microsoft Access,​​ ленте вкладку​ ввода»).Range(«A20:E20»).Copy ‘копируем строчку​ них.​ статический: код действия.​ фоне, куда можно​ мы – магазин.​ выделяем третью ячейку​ числом записей, стоит​ данных в Excel,​Открывается окно проверки видимых​.​ прежде всего, предусматривает​ Access. Тем не​ определяли данные, которые​​ Excel скачать бесплатно.​​ кем пора перезаключить​

   

4. ​ пользователи активно используют​​Вставка — Сводная таблица​​ с данными из​Таблица​ По умолчанию в​ нажать и отфильтровать​​ Составляем сводную таблицу​​ и «протягиваем» ее​ сделать раскрывающиеся списки,​ нужно узнать специальные​ значений. В поле​Для того, чтобы полностью​

​ возможность упорядочивания, отбора​ менее, многие пользователи​ нужно найти в​ Образец:​ договор. А с​ Microsoft Excel для​ (Insert — Pivot​ формы n =​Продажи​ Excel сумма закодирована​ данные. Нажимаем ее​ данных по поставкам​ через всю таблицу.​

Сортировка и фильтр

​ которые спрячут лишнюю​ термины, использующиеся при​«Тип данных»​ убрать фильтрацию, жмем​ и сортировки записей.​ предпочитают использовать для​

1. ​ БД. Если же​Шаблоны можно подстраивать «под​ какими компаниями продолжаем​ этих же целей.​ Table)​ Worksheets(«Продажи»).Range(«A100000»).End(xlUp).Row ‘определяем номер​​будет использоваться нами​​ цифрой 9, поэтому​​ у параметра ПРИНИМАЛ​​ различных продуктов от​

   

   ​ База данных в​ информацию, а когда​

   • ​ взаимодействии с ней.​
   • ​выставляем переключатель в​
   • ​ на кнопку​
2. ​ Подключим эти функции​ этих целей более​ функция БИЗВЕЧЬ возвращает​ себя», сокращать, расширять​ сотрудничество.​ Ведь возможности программы​. В открывшемся окне​ последней строки в​​ впоследствии для занесения​​ ставим ее. Второй​

   

3. ​ ТОВАР и снимаем​ разных поставщиков.​​ Excel почти готова!​​ она снова потребуется,​Горизонтальные строки в разметке​ позицию​
   • ​«Фильтр»​​ к нашей БД.​​ знакомое им приложение​ ошибку #ЗНАЧ! –​ и редактировать.​БД в процессе деятельности​​ позволяют: сортировать; форматировать;​​ Excel спросит нас​
   • ​ табл. Продажи Worksheets(«Продажи»).Cells(n​​ в нее совершенных​​ и последующие аргументы​ галочку с фамилии​№п/п​Красивое оформление тоже играет​ они услужливо предоставят​ листа «Эксель» принято​«Список»​на ленте.​Выделяем информацию того поля,​​ – Excel. Нужно​​ значит в базе​​Выполнение поиска по огромным​​ фирмы разрастается до​ фильтровать; редактировать; систематизировать​​ про источник данных​​ + 1, 1).PasteSpecial​​ сделок.​​ динамические: это ссылки​
   • ​ КОТОВА.​Продукт​​ немалую роль в​​ ее опять.​ называть записями, а​. В поле​

   ​Урок:​ по которому собираемся​ отметить, что у​​ данных нет записей,​​ таблицам с тысячами​

   

   ​ невероятных размеров. Найти​ и структурировать информацию.​ (т.е. таблицу​ Paste:=xlPasteValues ‘вставляем в​Само-собой, можно вводить данные​ на диапазоны, по​Таким образом, у нас​

   

4. ​Категория продукта​ создании проекта. Программа​Копируем названия полей и​ вертикальные колонки –​«Источник»​Сортировка и фильтрация данных​ провести упорядочивание. Кликаем​​ этой программы имеется​​ соответствующих критериям поискового​​ позиций информации о​​ нужную информацию становится​

   

5. ​То есть все то,​Продажи​ следующую пустую строку​ о продажах непосредственно​ которым подводятся итоги.​ остаются данные только​Кол-во, кг​ Excel может предложить​ переносим их на​ полями. Можно приступать​устанавливаем знак​ в Excel​ по кнопке «Сортировка»​ весь инструментарий для​ запроса. Если же​​ товарах или объемах​​ все сложнее. Чтобы​

   

   ​ что необходимо для​) и место для​ Worksheets(«Форма ввода»).Range(«B5,B7,B9»).ClearContents ‘очищаем​ в зеленую таблицу​ У нас один​ по Петрову.​
6. ​Цена за кг, руб​ на выбор пользователя​ пустой лист, который​ к работе. Открываем​«=»​При наличии большой БД​ расположенной на ленте​ создания полноценной базы​ возвращена ошибка #ЧИСЛО!​ продаж – это​​ отыскать конкретный текст​​ работы с базами​

   

7. ​ выгрузки отчета (лучше​ форму End Sub​Продажи​​ диапазон: F4:F24. Получилось​​Обратите внимание! При сортировке​

​Общая стоимость, руб​​ самые различные способы​ для удобства также​

Поиск

​ программу и создаем​и сразу после​ поиск по ней​ во вкладке​

1. ​ данных (БД). Давайте​ – значит в​​ непростой вызов для​​ или цифры, можно​ данных. Единственный нюанс:​​ на новый лист):​​Теперь можно добавить к​​, но это не​​ 19670 руб.​

   

2. ​ данных сохраняются не​Месяц поставки​ оформления базы данных.​ необходимо назвать. Пусть​​ новую книгу. Затем​​ него без пробела​​ удобно производить с​​«Данные»​

   

3. ​ выясним, как это​ базе данных более​ большинства пользователей Excel.​ воспользоваться одним из​

   

   ​ программа Excel -​Жизненно важный момент состоит​ нашей форме кнопку​

​ всегда удобно и​​Теперь попробуем снова отсортировать​ только все позиции​

Закрепление областей

​Поставщик​ Количество цветовых схем​ это будет, к​ в самую первую​ пишем наименование выпадающего​ помощь специального инструмента.​в блоке инструментов​ сделать.​ 1 одинаковой записи​ Для эффективного решения​ следующих способов:​ это универсальный аналитический​ в том, что​

1. ​ для запуска созданного​ влечет за собой​ кол-во, оставив только​ в столбцах, но​Принимал товар​ очень богатое, нужно​ примеру, «Родители». После​

   

2. ​ строку нужно записать​​ списка, которое мы​​Для этого переходим во​​«Сортировка и фильтр»​​Скачать последнюю версию​ по данному критерию.​​ данной задачи, пользователи​​Одновременным нажатием кнопок Ctrl​ инструмент, который больше​​ нужно обязательно включить​​ макроса, используя выпадающий​

​ появление ошибок и​ партии от 25​ и номера соответствующих​С шапкой определились. Теперь​ только выбрать подходящую​ того как данные​ названия полей.​

​ дали ему чуть​​ вкладку​.​

Выпадающий список

​ Excel​В нашем случаи функция​ вынуждены комбинировать многоэтажные​ + F или​ подходит для сложных​ флажок​ список​ опечаток из-за «человеческого​​ кг.​​ строк на листе​ заполняем таблицу. Начинаем​ по душе расцветку.​

1. ​ будут скопированы, под​Полезно узнать о том,​ выше. После этого​«Главная»​Сортировку можно проводить практически​База данных в Экселе​ БИЗВЕЧЬ вернула одно​

   

2. ​ формулы из поисковых​ Shift + F5.​ расчетов, вычислений, сортировки​Добавить эти данные в​Вставить​​ фактора». Поэтому лучше​​Видим, что сумма тоже​

   

3. ​ (они подсвечены синим).​ с порядкового номера.​ Кроме того, совсем​ ними записываем в​ как правильно оформлять​ жмем на кнопку​и на ленте​

   

4. ​ по любому параметру:​ представляет собой структурированный​ значение – без​ функций, которым нужно​ Появится окно поиска​​ и даже для​​ модель данных (Add​​на вкладке​​ будет на отдельном​ изменилась.​ Эта особенность пригодится​​ Чтобы не проставлять​​ необязательно выполнять всю​

   
5. ​ пустые ячейки все​ содержимое ячейки. Если​​«OK»​​ в блоке инструментов​имя по алфавиту;​​ набор информации, распределенный​​ ошибок. Эту функцию​​ еще вычислить соответствующие​​ «Найти и заменить».​​ сохранения структурированных данных,​​ data to Data​Разработчик (Developer — Insert​ листе сделать специальную​Скачать пример​ нам позже.​ цифры вручную, пропишем​ базу данных в​​ необходимые сведения.​​ ваша база данных​

​.​«Редактирование»​дата;​ по столбцам и​ можно так же​ адреса и значения​Функцией «Найти и выделить»​ но в небольших​

​ Model)​ — Button)​ форму для ввода​Получается, что в Excel​Можно произвести дополнительную фильтрацию.​ в ячейках А4​ едином стиле, можно​Для того чтобы база​

​ в Excel будет​​Теперь при попытке ввести​жмем на кнопку​

​число и т.д.​ строкам листа.​ использовать для вывода​ для их аргументов.​ («биноклем») в главном​ объемах (не более​в нижней части​:​ данных примерно такого​ тоже можно создавать​ Определим, какие крупы​ и А5 единицу​ раскрасить одну колонку​ данных MS Excel​ содержать какие-либо денежные​ данные в диапазон,​«Найти и выделить»​В следующем появившемся окне​Согласно специальной терминологии, строки​

​ целой строки за​

lumpics.ru

База данных в Excel: особенности создания, примеры и рекомендации

​ Чтобы сократить путь​ меню.​ миллиона записей в​ окна, чтобы Excel​После того, как вы​ вида:​ небольшие БД и​ принял Петров. Нажмем​ и двойку, соответственно.​ в голубой цвет,​ предоставляла возможность выбора​ суммы, то лучше​ где было установлено​.​ будет вопрос, использовать​ БД именуются​ одну операцию без​ решения и не​

Что такое база данных?

​Посредством фильтрации данных программа​ одной таблице, у​ понял, что мы​ ее нарисуете, удерживая​В ячейке B3 для​ легко работать с​ стрелочку на ячейке​ Затем выделим их,​ другую – в​ данных из раскрывающегося​ сразу в соответствующих​ ограничение, будет появляться​Открывается окно, в котором​ ли для сортировки​«записями»​ копирования функции в​ нагружать вычислительные ресурсы​ прячет всю не​ версии 2010-го года​ хотим строить отчет​ нажатой левую кнопку​ получения обновляемой текущей​ ними. При больших​ КАТЕГОРИЯ ПРОДУКТА и​ схватимся за уголок​ зеленый и т.​ списка, необходимо создать​

​ полях указать числовой​ список, в котором​ нужно указать искомое​ только выделенную область​. В каждой записи​ другие ячейки с​

Создание хранилища данных в Excel

​ Excel в первую​ интересующую пользователя информацию.​ выпуска ).​ не только по​ мыши, Excel сам​ даты-времени используем функцию​ объемах данных это​ оставим только крупы.​ получившегося выделения и​ д.​ специальную формулу. Для​

​ формат, в котором​ можно произвести выбор​ значение. После этого​ или автоматически расширять​ находится информация об​ другими аргументами. Чтобы​ очередь следует обратить​ Данные остаются в​База данных – набор​ текущей таблице, но​ спросит вас -​

​ТДАТА (NOW)​ очень удобно и​Вернуть полную БД на​ продлим вниз на​Не только лишь Excel​ этого нужно присвоить​ после запятой будет​ между четко установленными​ жмем на кнопку​ её. Выбираем автоматическое​ отдельном объекте.​

Особенности формата ячеек

​ избежать необходимости указывать​ внимание на функции​ таблице, но невидимы.​ данных, распределенных по​ и задействовать все​ какой именно макрос​. Если время не​ рационально.​ место легко: нужно​ любое количество строк.​ может сделать базу​ всем сведениям о​ идти два знака.​ значениями.​«Найти далее»​ расширение и жмем​Столбцы называются​ новый критерий для​ Excel для работы​ В любой момент​ строкам и столбцам​ связи.​ нужно на нее​ нужно, то вместо​При упоминании баз данных​ только выставить все​

​ В небольшом окошечке​ данных. Microsoft выпустила​ родителях диапазон значений,​ А если где-либо​Если же вы попытаетесь​или​ на кнопку​«полями»​ каждой ее копии​ с базами данных.​ их можно восстановить.​ для удобного поиска,​После нажатия на​ назначить — выбираем​ТДАТА​ (БД) первым делом,​ галочки в соответствующих​ будет показываться конечная​ еще один продукт,​ имена. Переходим на​

Что такое автоформа в «Эксель» и зачем она требуется?

​ встречается дата, то​ написать в этих​«Найти все»​«Сортировка…»​. В каждом поле​ составим простую формулу,​Допустим мы располагаем базой​В программе Excel чаще​ систематизации и редактирования.​ОК​ наш макрос​можно применить функцию​ конечно, в голову​ фильтрах.​ цифра.​ который великолепно управляется​ тот лист, где​ следует выделить это​

Фиксация «шапки» базы данных

​ ячейках произвольные символы,​.​.​ располагается отдельный параметр​ в которую добавим​ данных, которая экспортированная​ всего применяются 2​ Как сделать базу​в правой половине​Add_Sell​СЕГОДНЯ (TODAY)​ приходят всякие умные​В нашем примере БД​Примечание. Данную таблицу можно​ с этим непростым​ записаны все данные​ место и также​ то будет появляться​В первом случае первая​Открывается окно настройки сортировки.​ всех записей.​ функцию СТОЛБЕЦ. Для​

​ в Excel так​ фильтра:​ данных в Excel?​ окна появится панель​. Текст на кнопке​.​

Продолжение работы над проектом

​ слова типа SQL,​ заполнялась в хронологическом​ скачать в конце​ делом. Название ему​ под названием «Родители»​ установить для него​ сообщение об ошибке.​

​ ячейка, в которой​ В поле​То есть, каркасом любой​ этого:​ как показано ниже​Автофильтр;​Вся информация в базе​Поля сводной таблицы​ можно поменять, щелкнув​В ячейке B11 найдем​ Oracle, 1С или​ порядке по мере​ статьи.​ – Access. Так​ и открываем специальное​ соответствующий формат. Таким​ Вам придется вернутся​ имеется указанное значение,​«Сортировать по»​ базы данных в​

Как создать раскрывающиеся списки?

​В ячейке A3 введите​ на рисунке:​фильтр по выделенному диапазону.​ данных содержится в​, где нужно щелкнуть​ по ней правой​ цену выбранного товара​ хотя бы Access.​ привоза товара в​По базе видим, что​ как эта программа​ окно для создания​

​ образом, все ваши​ и внести корректную​ становится активной.​указываем имя поля,​ Excel является обычная​ следующую формулу:​Наша задача найти всю​Автофильтр предлагает пользователю выбрать​ записях и полях.​ по ссылке​ кнопкой мыши и​ в третьем столбце​ Безусловно, это очень​ магазин. Но если​ часть информации будет​ более адаптирована под​ имени. К примеру,​ данные будут оформлены​ запись.​Во втором случае открывается​ по которому она​ таблица.​Скопируйте ее во все​ информацию (номер фактуры,​ параметр фильтрации из​Запись – строка в​

Диапазон значений в Excel

​Все​ выбрав команду​ умной таблицы​ мощные (и недешевые​ нам нужно отсортировать​ представляться в текстовом​ создание базы данных,​ в Excel 2007​ правильно и без​Урок:​ весь перечень ячеек,​ будет проводиться.​

​Итак, прежде всего нам​ ячейки диапазона A3:E3.​ номер клиента, сумма​ готового списка.​ базе данных (БД),​, чтобы увидеть не​Изменить текст​Прайс​ в большинстве своем)​ данные по другому​ виде (продукт, категория,​ чем Excel, то​ это можно сделать,​ ошибок. Все операции​Как сделать выпадающий список​ содержащих это значение.​В поле​ нужно создать таблицу.​Выбрана целая строка информации​ и т.д.), которая​На вкладке «Данные» нажимаем​ включающая информацию об​ только текущую, а​.​с помощью функции​ программы, способные автоматизировать​ принципу, Excel позволяет​ месяц и т.п.),​ и работа в​ кликнув на «Формулы»​ с пустыми полями​

​ в Excel​Урок:​«Сортировка»​Вписываем заголовки полей (столбцов)​ по конкретной фамилии​ относится к одной​ кнопку «Фильтр».​

​ одном объекте.​ сразу все «умные​Теперь после заполнения формы​ВПР (VLOOKUP)​ работу большой и​ сделать и это.​ а часть –​

​ ней будет более​ и нажав «Присвоить​ программы производятся через​Конечно, Excel уступает по​Как сделать поиск в​указывается, как именно​ БД.​ определенного клиента.​ конкретной фамилии определенного​После нажатия в шапке​Поле – столбец в​ таблицы», которые есть​ можно просто жать​. Если раньше с​ сложной компании с​К примеру, мы хотим​ в финансовом. Выделим​ быстрой и удобной.​ имя». В поле​

​ контекстное меню «Формат​ своим возможностям специализированным​ Экселе​ она будет выполняться.​Заполняем наименование записей (строк)​Принцип действия формулы​ клиента. Для этой​ таблицы появляются стрелки​ БД, содержащий однотипные​ в книге.А затем​ на нашу кнопку,​

Внешний вид базы данных

​ ней не сталкивались,​ кучей данных. Беда​ отсортировать продукты по​ ячейки из шапки​Но как же сделать​ имени записываем: ФИО_родителя_выбор.​ ячеек».​ программам для создания​Удобно при создании БД​ Для БД лучше​ БД.​ для вывода целой​ цели рекомендуем воспользоваться​ вниз. Они сигнализируют​ данные обо всех​ можно, как и​ и введенные данные​ то сначала почитайте​ в том, что​ мере увеличения цены.​

Как перенести базу данных из Excel в Access

​ с ценой и​ так, чтобы получилась​ Но что написать​Также немаловажно и соответствующее​ баз данных. Тем​ закрепить ячейки с​ всего выбрать параметр​Переходим к заполнению базы​ строки из базы​ функцией Excel для​ о включении «Автофильтра».​ объектах.​ в классической сводной​ будут автоматически добавляться​ и посмотрите видео​

​ иногда такая мощь​ Т.е. в первой​ стоимостью, правой кнопкой​ база данных Access?​ в поле диапазона​ оформление проекта. Лист,​ не менее, у​

​ наименованием записей и​«Значения»​ данными.​ данных:​ работы с базами​Чтобы выбрать значение фильтра,​Записи и поля БД​ таблице, просто перетащить​ к таблице​ тут.​ просто не нужна.​ строке будет самый​ мыши вызовем контекстное​ Excel учитывает такое​ значений? Здесь все​ на котором находится​ него имеется инструментарий,​ полей. При работе​.​После того, как БД​В конструкции функции БИЗВЕЧЬ​

​ данных – БИЗВЛЕЧЬ.​ щелкаем по стрелке​ соответствуют строкам и​ мышью нужные нам​Продажи​В ячейке B7 нам​ Ваш бизнес может​ дешевый продукт, в​ меню и выберем​ желание пользователя. Это​

​ сложнее.​ проект, нужно подписать,​ который в большинстве​ с большой базой​В поле​ заполнена, форматируем информацию​ изменили мы только​ Данная функция на​ нужного столбца. В​ столбцам стандартной таблицы​ поля из любых​, а затем форма​ нужен выпадающий список​ быть небольшим и​ последней – самый​ ФОРМАТ ЯЧЕЕК.​ можно сделать несколькими​Существует несколько видов диапазонов​ чтобы избежать путаницы.​ случаев удовлетворит потребности​ – это просто​«Порядок»​ в ней на​

​ второй аргумент, значение​ основе критериев поискового​

​ раскрывающемся списке появляется​

fb.ru

Создание базы данных в Excel и функции работы с ней

​ Microsoft Excel.​ связанных таблиц в​ очищается для ввода​ с товарами из​ с относительно несложными​ дорогой. Выделяем столбец​Появится окно, где мы​ способами:​ значений. Диапазон, с​ Для того чтобы​ пользователей, желающих создать​ необходимое условие. Иначе​

​указываем, в каком​ свое усмотрение (шрифт,​ которого вычисляется функцией​ запроса, введенных в​ все содержимое поля.​Если Вы умеете делать​ области​ новой сделки.​

Пошаговое создание базы данных в Excel

​ прайс-листа. Для этого​ бизнес-процессами, но автоматизировать​ с ценой и​ выберем формат –​• Можно выделить всю​ которым мы работаем,​ система могла отличать​ БД. Учитывая тот​

​ постоянно придется тратить​

​ порядке будет проводиться​

​ границы, заливка, выделение,​

​ СТОЛБЕЦ в место​

​ ее аргументы, по​

​ Если хотим спрятать​

​ простые таблицы, то​

​Фильтра​

​Перед построением отчета свяжем​

​ можно использовать команду​ его тоже хочется.​ на вкладке ГЛАВНАЯ​ финансовый. Число десятичных​ информацию, содержащуюся на​ называется динамическим. Это​ простое содержание от​ факт, что возможности​ время на пролистывание​ сортировка. Для разных​ расположение текста относительно​ числа 1. Данная​ отдельности выберите все​ какие-то элементы, сбрасываем​ создать БД не​,​

​ наши таблицы между​Данные — Проверка данных​ Причем именно для​

​ выбираем СОРТИРОВКА И​ знаков поставим 1.​ листе Excel, скопировать​ означает, что все​ заголовков и подписей,​ Эксель, в сравнении​ листа, чтобы посмотреть,​ типов информации в​ ячейки и т.д.).​ функция возвращает номер​ соответствующие строки из​ птички напротив их.​ составит труда.​

​Строк​ собой, чтобы потом​ (Data — Validation)​ маленьких компаний это,​ ФИЛЬТР.​ Обозначение выбирать не​ ее и перенести​ проименованные ячейки в​ следует выделять их​ со специализированными приложениями,​

​ какой строке или​ этом окне высвечиваются​На этом создание каркаса​ текущего столбца для​

​ базы данных.​Жмем «ОК». В примере​​,​ можно было оперативно​, указать в качестве​ зачастую, вопрос выживания.​Т.к. мы решили, что​ будем, т.к. в​ в другую программу.​ базе данных могут​ курсивом, подчеркиванием или​ обычным юзерам известны​ столбцу соответствует определенное​

​ разные значения. Например,​

​ БД закончено.​ текущей ячейки.​Все функции Excel, которые​ мы скроем клиентов,​Пошаговое создание базы данных​Столбцов​ вычислять продажи по​ ограничения​Для начала давайте сформулируем​ сверху будет меньшая​ шапке у нас​ Для этого выделите​ изменять свои границы.​

​ жирным шрифтом, при​ намного лучше, то​ значение.​ для текстовых данных​Урок:​Бесспорное преимущество использования функции​ предназначены для работы​ с которыми заключали​ в Excel. Перед​или​ регионам, клиентам или​Список (List)​

​ ТЗ. В большинстве​ цена, выбираем ОТ​

​ уже указано, что​

Функции Excel для работы с базой данных

​ данные, предназначенные для​ Их изменение происходит​ этом не забывая​ в этом плане​

Работа с базами данных в Excel

​Выделяем ячейку, области сверху​ – это будет​Как сделать таблицу в​ БИЗВЛЕЧЬ заключается в​ с базами данных​ договоры в прошлом​ нами стоит задача​Значений​ категориям. В старых​и ввести затем​ случаев база данных​ МИНИМАЛЬНОГО К МАКСИМАЛЬНОМУ.​ цена и стоимость​ копирования, и щелкните​

​ в зависимости от​ помещать названия в​ у разработки компании​

​ и слева от​ значение​ Excel​ автоматизации. Достаточно лишь​ обладают одним общим​ и текущем году.​ – сформировать клиентскую​- и Excel​ версиях Excel для​ в поле​

​ для учета, например,​ Появится еще одно​ в рублях.​

​ правой кнопкой мышки.​ количества значений в​ отдельные, не объединенные​ Microsoft есть даже​ которой нужно закрепить.​«От А до Я»​Для того, чтобы Excel​ изменить критерий и​ свойством. Все они​

​Чтобы задать условие для​ БД. За несколько​ моментально построит любой​ этого потребовалось бы​Источник (Source)​ классических продаж должна​

​ окно, где в​Аналогично поступаем с ячейками,​ В контекстном меню​ определенном диапазоне.​ поля. Это стоит​

Сортировка данных

​ некоторые преимущества.​ Она будет располагаться​или​ воспринимал таблицу не​ в результате мы​ требуют заранее сформатировать​ фильтрации поля типа​ лет работы у​ нужный нам отчет​

​ использовать несколько функций​ссылку на столбец​ уметь:​ качестве предполагаемого действия​ куда будет вписываться​ нажимайте «Копировать». Затем​Чтобы получился динамический диапазон,​ делать для возможности​Автор: Максим Тютюшев​ сразу под шапкой​«От Я до А»​ просто как диапазон​

​ получаем уже новую​ диапазон запросов к​ «больше», «меньше», «равно»​ компании появилось несколько​ на листе:​ВПР (VLOOKUP)​Наименование​хранить​ выберем АВТОМАТИЧЕСКИ РАСШИРИТЬ​ количество. Формат выбираем​ переключитесь на Access,​

​ необходимо использовать формулу​ использования таких инструментов,​

​Excel является мощным инструментом,​ и справа от​, а для числовых​ ячеек, а именно​ строку информации из​ базе, который необходимо​

Сортировка по условию

​ и т.п. числа,​ десятков постоянных клиентов.​Не забудьте, что сводную​для подстановки цен,​из нашей умной​в таблицах информацию​ ВЫДЕЛЕННЫЙ ДИАПАЗОН, чтобы​ числовой.​ выберите вкладку «Таблица»,​

​ СМЕЩ. Она, независимо​ как автоформа и​ совмещающим в себе​ наименований записей.​ –​ как БД, ей​ базы данных клиентов​ заполнить для поиска​ в списке фильтра​ Необходимо отслеживать сроки​ таблицу нужно периодически​ категорий, клиентов, городов​ таблицы​ по товарам (прайс),​

Промежуточные итоги

​ остальные столбцы тоже​Еще одно подготовительное действие.​ группу «Представления» и​ от того, как​ автофильтр.​ большинство полезных и​Находясь во вкладке​«По возрастанию»​ нужно присвоить соответствующие​ фирмы. Например, найдем​ и дальнейшей работы.​ нужно выбрать команду​ договоров, направления сотрудничества.​ (при изменении исходных​ и т.д. в​Прайс​ совершенным сделкам и​ подстроились под сортировку.​

​ Т.к. стоимость рассчитывается​ смело кликайте на​ были заданы аргументы,​Создание базы данных в​ нужных пользователям функций.​«Вид»​или​ атрибуты.​ данные теперь по​ Поэтому в первую​ «Числовые фильтры».​ Знать контактных лиц,​ данных) обновлять, щелкнув​ таблицу​

​:​ клиентам и связывать​Видим, что данные выстроились​ как цена, помноженная​ кнопку «Представление». Выбирайте​ возвращает ссылку на​ Excel – занятие​ К ним относятся​кликаем по кнопке​«По убыванию»​Переходим во вкладку​ номеру клиента 58499.​ очередь мы должны​Если мы хотим видеть​

​ данные для связи​ по ней правой​Продажи​Аналогичным образом создается выпадающий​

​ эти таблицы между​ по увеличивающейся цене.​

​ на количество, можно​

​ пункт «Режим таблицы»​ исходные данные. В​ трудное и кропотливое.​ графики, таблицы, диаграммы,​«Закрепить области»​.​«Данные»​ Удаляем старый критерий​

exceltable.com

Создание базы данных в Excel

​ предварительно сформатировать все​ в таблице клиентов,​ и т.п.​ кнопкой мыши и​. Это требует времени​ список с клиентами,​ собой​Примечание! Сделать сортировку по​ сразу учесть это​ и вставляйте информацию,​ выпадающем списке, который​ Чтобы помочь пользователю​ ведение учета, составление​, которая расположена в​Важно проследить, чтобы около​.​ вводим новый и​ критерии наших запросов​ с которыми заключили​Как создать базу данных​ выбрав команду​ и сил от​ но источник будет​иметь удобные​ убыванию или увеличению​

​ в соответствующих ячейках.​ щелкнув правой кнопкой​ получится в итоге,​ облегчить работу, программа​ расчетов, вычисления различных​ группе инструментов​

• ​ значения​​Выделяем весь диапазон таблицы.​ сразу же получаем​ к базе. Для​ договор на 3​ клиентов в Excel:​Обновить (Refresh)​
• ​ нас, а также​​ уже:​​формы ввода​ параметра можно через​
• ​ Для этого записываем​ мышки и выбрав​​ не должно встречаться​​ может предложить ему​ функций и так​
• ​«Окно»​​«Мои данные содержат заголовки»​​ Кликаем правой кнопкой​ результат.​ этого:​

​ и более лет,​Вводим названия полей БД​, т.к. автоматически она​ «кушает» немало ресурсов​=ДВССЫЛ(«Клиенты[Клиент]»)​

Шаг 1. Исходные данные в виде таблиц

​данных (с выпадающими​ автофильтр. При нажатии​ в ячейке F4​ «Вставить».​ пустых значений. С​ автоматическое заполнение ячеек​ далее. Из этой​. В выпадающем списке​стояла галочка. Если​ мыши. В контекстном​Данную задачу можно было​Выше базы данных добавим​ вводим соответствующие значения​ (заголовки столбцов).​​ этого делать не​​ Excel. Начиная с​​Функция​ списками и т.п.)​​ стрелочки тоже предлагается​ формулу и протягиваем​​• Можно импортировать лист​ ​ этим как раз​​ заранее заданной информацией.​ статьи мы узнаем,​​ выбираем значение​​ её нет, то​

​ меню жмем на​ бы решить и​ 4 пустых строки.​

​ в меню пользовательского​Вводим данные в поля​ умеет.​ Excel 2013 все​​ДВССЫЛ (INDIRECT)​​автоматически заполнять этими данными​ такое действие.​ ее на остальные​ формата .xls (.xlsx).​ превосходно справляется динамический​​ Например, ширина столбца,​​ как создать базу​«Закрепить области»​ нужно поставить.​ кнопку​ с помощью сложных​

​ Для этого достаточно​​ автофильтра.​​ БД. Следим за​Также, выделив любую ячейку​ можно реализовать существенно​нужна, в данном​

Шаг 2. Создаем форму для ввода данных

​ какие-то​Нам нужно извлечь из​ ячейки в этом​​ Откройте Access, предварительно​​ диапазон. Он задается​ высота строки, размер​ данных в Excel,​.​После ввода всех нужных​«Присвоить имя…»​ формул с комбинациями​ выделить 4 заголовка​Готово!​ форматом ячеек. Если​ в сводной и​

​ проще, просто настроив​ случае, потому что​печатные бланки​​ БД товары, которые​​ столбце. Так, стоимость​ закрыв Excel. В​​ двумя координатами ячеек:​​ и тип шрифта,​​ для чего она​​Теперь наименования полей и​

​ параметров жмем на​.​ функций ИНДЕКС, ПОИСКПОЗ,​ строк листа Excel​​Поэкспериментируем с фильтрацией данных​​ числа – то​​ нажав кнопку​​ связи между таблицами.​ Excel, к сожалению,​(платежки, счета и​ покупались партиями от​ будет подсчитываться автоматически​

​ меню выберите команду​ верхней левой и​ цвет поля и​ нужна, и какие​ записей будут у​​ кнопку​В графе​​ ВПР, ПРОСМОТР, но​ и щелкнуть правой​​ по выделенным ячейкам.​​ числа во всем​Сводная диаграмма (Pivot Chart)​​Для этого на вкладке​​ не понимает прямых​​ т.д.)​​ 25 кг и​ при заполнении таблицы.​​ «Импорт», и кликните​​ правой нижней, словно​

​ т. д. –​ советы помогут нам​ вас всегда перед​«OK»​

​«Имя»​

​ зачем изобретать велосипед?​​ кнопкой мышки. Из​​ Допустим, нам нужно​ столбце. Данные вводятся​на вкладке​Данные (Data)​ ссылок на умные​выдавать необходимые вам​ более. Для этого​Теперь заполняем таблицу данными.​ на нужную версию​​ по диагонали. Поэтому​​ все может в​ облегчить с ней​ глазами, как бы​.​указываем то наименование,​ Функция БИЗВЛЕЧЬ прекрасно​

Шаг 3. Добавляем макрос ввода продаж

​ контекстного меню выбрать​ оставить в таблице​ так же, как​Анализ (Analysis)​​нажмите кнопку​​ таблицы в поле​отчеты​ на ячейке КОЛ-ВО​Важно! При заполнении ячеек,​

​ программы, из которой​ нужно обратить внимание​ один клик сделать​ работу.​ далеко вы не​

​После этого информация в​ которым мы хотим​ справляется с поставленной​ вставить. Или после​ только те компании,​ и в обычной​или​​Отношения (Relations)​​ Источник. Но та​​для контроля всего​​ нажимаем стрелочку фильтра​​ нужно придерживаться единого​​ будете импортировать файл.​ на место, откуда​ за вас автоформа,​Это специальная структура, содержащая​​ прокручивали лист с​ БД будет отсортирована,​ назвать базу данных.​ задачей и при​​ выделения строк по​ которые работают в​ таблице. Если данные​Параметры (Options)​​. В появившемся окне​​ же ссылка «завернутая»​ бизнес-процесса с точки​

​ и выбираем следующие​ стиля написания. Т.е.​ Затем нажимайте «ОК».​ начинается ваша таблица,​ если правильно ее​ и хранящая в​ данными.​ согласно указанным настройкам.​ Обязательным условием является​ этом весьма лаконична.​ заголовкам нажать комбинацию​ Беларуси.​

​ в какой-то ячейке​можно быстро визуализировать​ нажмите кнопку​ в функцию​ зрения руководителя​​ параметры.​​ если изначально ФИО​​• Можно связать файл​ а точнее, на​​ настроить. Удобно, правда?​

​ себе информационные материалы​Урок:​ В этом случае​ то, что наименование​​ горячих клавиш CTRL+SHIFT+=.​Выделяем те данные, информация​ – итог действий​ посчитанные в ней​​Создать (New)​​ДВССЫЛ​Со всем этим вполне​В появившемся окне напротив​ сотрудника записывается как​ Excel с таблицей​​ координаты верхней левой​​Кроме этого, не нужно​

​ самого разного назначения.​Как закрепить область в​ мы выполнили сортировку​ должно начинаться с​Допустим нашу базу пополнил​Далее скопируйте все заголовки​​ о которых должна​​ со значениями других​ результаты.​и выберите из​

Шаг 4. Связываем таблицы

​работает при этом​ может справиться Microsoft​ условия БОЛЬШЕ ИЛИ​ Петров А.А., то​ в программе Access.​ ячейки. Пусть табличка​ забывать о закреплении​ Говоря простым языком,​ Экселе​ по именам сотрудников​​ буквы, и в​​ новый прибыльный клиент​ столбцов базы данных​ остаться в базе​ ячеек, то заносим​​Еще одной типовой задачей​​ выпадающих списков таблицы​ «на ура» (подробнее​ Excel, если приложить​ РАВНО вписываем цифру​ остальные ячейки должны​ Для этого в​ начинается в месте​ первой строки. В​ это набор организованных​

​Для некоторых полей таблицы​​ предприятия.​​ нём не должно​​ с таким же​​ и вставьте их​ видной. В нашем​​ формулу.​​ любой БД является​ и названия столбцов,​ об этом было​ немного усилий. Давайте​ 25. Получаем выборку​

​ быть заполнены аналогично.​ «Экселе» нужно выделить​ А5. Это значение​ Excel 2007 это​​ и разложенных по​​ оптимально будет организовать​Одним из наиболее удобных​ быть пробелов. В​​ именем «Василий». Нам​​ в первую строку​ случае находим в​Чтобы пользоваться БД, обращаемся​​ автоматическое заполнение различных​​ по которым они​ в статье про​ попробуем это реализовать.​ с указанием продукты,​ Если где-то будет​​ диапазон ячеек, содержащих​​ и будет верхней​ можно совершить следующим​

​ полочкам сведений. Сколько​ выпадающий список, чтобы​​ инструментов при работе​​ графе​​ известно о нем​​ листа для вспомогательной​​ столбце страна –​​ к инструментам вкладки​

​ печатных бланков и​ должны быть связаны:​ создание выпадающих списков​Информацию о товарах, продажах​ которые заказывались партией​

Шаг 5. Строим отчеты с помощью сводной

​ написано иначе, например,​ необходимую информацию, и,​ левой ячейкой диапазона.​ образом: перейти на​ человек учатся в​ пользователи, добавляя новые​ в базе данных​​«Диапазон»​​ только имя и​ таблицы критериев.​​ «РБ». Щелкаем по​ «Данные».​ форм (накладные, счета,​​Важный момент: таблицы нужно​ с наполнением).​ и клиентах будем​ больше или равной​​ Петров Алексей, то​​ кликнув на них​ Теперь, когда первый​ вкладку «Вид», затем​

​ классе, их характеристики,​ записи, могли указывать​ Excel является автофильтр.​можно изменить адрес​​ фамилия «Василий Великий».​Пространство для заполнения критериев​ ячейке правой кнопкой​Присвоим БД имя. Выделяем​​ акты и т.п.).​ задавать именно в​После заполнения формы нужно​ хранить в трех​ 25 кг. А​ работа с БД​ правой кнопкой мыши,​ искомый элемент найден,​

​ выбрать «Закрепить области»​​ даты рождения и​​ только определенные параметры.​ Выделяем весь диапазон​​ области таблицы, но​​ На именины в​ запросов выше данных​​ мыши.​​ диапазон с данными​ Про один из​ таком порядке, т.е.​ введенные в нее​ таблицах (на одном​ т.к. мы не​ будет затруднена.​ задать имя диапазона.​ перейдем ко второму.​ и в контекстном​ табель успеваемости –​ Это актуально, например,​​ БД и в​​ если вы её​​ день Василия нам​​ базы.​​Выполняем последовательно команду: «фильтр​​ – от первой​​ способов это сделать,​​ связанная таблица (​ данные добавить в​ листе или на​ убирали сортировку по​

​Таблица готова. В реальности​ Сохраните данные и​Нижнюю правую ячейку определяют​ меню кликнуть на​ все это в​ для поля​ блоке настроек​​ выделили правильно, то​​ нужно выслать только​Сначала попытаемся получить номер​ – фильтр по​

​ ячейки до последней.​ я уже как-то​Прайс​​ конец таблицы​​ разных — все​​ цене, то эти​​ она может быть​​ закройте Excel. Откройте​​ такие аргументы, как​ «Закрепить верхнюю строку».​ совокупности представляет собой​

Шаг 6. Заполняем печатные формы

​«Пол»​«Сортировка и фильтр»​ ничего тут менять​ 1 подарок для​ фактуры по фамилии​ значению выделенной ячейки».​ Правая кнопка мыши​ писал. Здесь же​) не должна содержать​Продажи​ равно). Принципиально важно,​ продукты расположились еще​ гораздо длиннее. Мы​

​ «Аксесс», на вкладке​ ширина и высота.​ Это требуется, чтобы​ базу данных. Она​​. Ведь тут возможно​​кликаем по кнопке​ не нужно. При​ более прибыльного клиента​ клиента:​ Готово.​​ – имя диапазона.​​ реализуем, для примера,​​ в ключевом столбце​​. Сформируем при помощи​

planetaexcel.ru

Создание базы данных в Excel по клиентам с примерами и шаблонами

​ превратить их в​ и в порядке​ вписали немного позиций​ под названием «Внешние​ Значение последней пусть​ зафиксировать «шапку» работы.​ нужна везде –​ всего два варианта:​«Фильтр»​

​ желании в отдельном​ фирмы. Мы должны​В ячейке D2 введите​Если в БД содержится​ Даем любое имя.​ заполнение формы по​ (​ простых ссылок строку​ «умные таблицы» с​ ее возрастания.​ для примера. Придадим​ данные» выберите пункт​ будет равно 1,​ Так как база​ на промышленных и​ мужской и женский.​.​ поле можно указать​ выбрать кому отдать​

​ фамилию Антонова.​ финансовая информация, можно​ В примере –​ номеру счета:​Наименование​ для добавления прямо​ автоподстройкой размеров, чтобы​И еще одна полезная​ базе данных более​ «Электронная таблица Эксель»​ а первую вычислит​ данных Excel может​ технических предприятиях, в​Создаем дополнительный список. Удобнее​Как видим, после этого​ примечание, но этот​ предпочтение: Василию Веселому​

Структура базы данных – таблица Excel

​В ячейке A3 введите​ найти сумму по​ БД1. Проверяем, чтобы​Предполагается, что в ячейку​) повторяющихся товаров, как​ под формой:​ не думать об​

​ функция, которая позволит​ эстетичный вид, сделав​ и введите ее​

​ формула СЧЁТ3(Родители!$B$5:$I$5).​ быть достаточно большой​ образовательных и медицинских​ всего его будет​

​ в ячейках с​ параметр не является​ или Василию Великому.​ следующую формулу:​

​ разным параметрам:​ диапазон был правильным.​ C2 пользователь будет​ это происходит в​

​Т.е. в ячейке A20​ этом в будущем.​ посчитать сумму, произведение,​ рамки. Для этого​

​ название. Затем щелкните​

Создание базы данных в Excel: пошаговая инструкция

​Итак, в поле диапазона​ по объему, то​ учреждениях, в силовых​ разместить на другом​ наименованием полей появились​ обязательным. После того,​ Для этого сравниваем​Сразу же получаем готовый​сумма (суммировать данные);​Основная работа – внесение​ вводить число (номер​ таблице​ будет ссылка =B3,​

​ Это делается с​ максимальное, минимальное или​

1. ​ выделяем всю таблицу​ по пункту, который​
2. ​ записываем =СМЕЩ(Родители!$A$5;0;0;СЧЁТЗ(Родители!$A:$A)-1;1). Нажимаем​ при пролистывании вверх-вниз​ структурах и даже​ листе. В нём​ пиктограммы в виде​ как все изменения​ их суммы транзакций:​ результат как показано​счет (подсчитать число ячеек​ информации в БД​ строки в таблице​Продажи​ в ячейке B20​ помощью команды​
3. ​ среднее значение и​ и на панели​ предлагает создать таблицу​
4. ​ клавишу ОК. Во​ будет теряться главная​ в заведениях общественного​ указываем перечень значений,​ перевернутых треугольников. Кликаем​ внесены, жмем на​Расширьте диапазон для просматриваемой​ ниже на рисунке:​ с числовыми данными);​ – выполнена. Чтобы​

​Продажи​. Другими словами, связанная​ ссылка на =B7​Форматировать как таблицу​ т.п. в имеющейся​ находим параметр ИЗМЕНЕНИЕ​ для связи с​

Как вести базу клиентов в Excel

​ всех последующих диапазонах​ информация – названия​ питания. Ведь список​ которые будут появляться​ по пиктограмме того​

1. ​ кнопку​ таблицы $A$5:$E$18 в​Формула нашла соответствующий номер​среднее значение (подсчитать среднее​ этой информацией было​, по сути), а​
2. ​ таблица должна быть​ и т.д.​на вкладке​ БД. Она называется​ ГРАНИЦ.​ источником данных, и​ букву A меняем​ полей, что неудобно​ блюд, их рецептура​ в выпадающем списке.​ столбца, значение которого​

​«OK»​ параметрах формул, так​ фактуры для клиента​

​ арифметическое);​ удобно пользоваться, необходимо​ затем нужные нам​ той, в которой​Теперь добавим элементарный макрос​

​Главная (Home — Format​ ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ. Отличие​Аналогично обрамляем шапку толстой​ укажите ее наименование.​ на B, C​ для пользователя.​ с калорийностью, а​Выделяем этот список и​ собираемся отфильтровать. В​

1. ​.​ как у нас​ с фамилией Антонова.​максимальные и минимальные значения​ выделить нужное, отфильтровать,​
2. ​ данные подтягиваются с​ вы искали бы​ в 2 строчки,​

​ as Table)​ ее от обычных​ внешней границей.​Вот и все. Работа​ и т. д.​После того как верхняя​ также описание тоже​

​ кликаем по нему​ открывшемся окошке снимаем​Кликаем по кнопке​

• ​ добавился новый клиент​
• ​Разбор принципа действия функции​

​ в выделенном диапазоне;​ отсортировать данные.​ помощью уже знакомой​

1. ​ данные с помощью​ который копирует созданную​
2. ​. На появившейся затем​ команд в том,​​ готова!​
3. ​Работа с базой данных​ строка закреплена, выделяем​ является вместилищем данных.​ правой кнопкой мыши.​ галочки с тех​«Сохранить»​ и на одну​ БИЗВЛЕЧЬ для работы​
4. ​произведение (результат умножения данных);​Чтобы упростить поиск данных​ функции​ВПР​ строку и добавляет​
5. ​ вкладке​ что она позволяет​Теперь обратимся к функциям,​Автор: Анна Иванова​ в Excel почти​ первые три строки​Здесь мы разобрались. Теперь​
6. ​ В появившемся меню​ значений, записи с​в верхней части​ запись стало больше:​ с базами данных​стандартное отклонение и дисперсия​ в базе, упорядочим​ВПР (VLOOKUP)​

​, если бы ее​

​ ее к таблице​Конструктор​ считать заданную функцию​ которые Excel предлагает​Любая база данных (БД)​ завершена. Возвращаемся на​ в будущей базе​

1. ​ нужно узнать, что​ выбираем пункт​ которыми хотим скрыть.​ окна или набираем​Теперь функция возвращает​ в Excel:​ по выборке.​ их. Для этой​и функции​
2. ​ использовали.​ Продажи. Для этого​(Design)​ даже при изменении​

​ для работы с​ – это сводная​ первый лист и​ данных и добавляем​

• ​ представляет собой база​
• ​«Присвоить имя…»​ После того как​
• ​ на клавиатуре сочетание​ ошибку #ЧИСЛО! так​
• ​БИЗВЛЕЧЬ – главная функция​Выделить диапазон БД. Переходим​
• ​ цели подойдет инструмент​
• ​ИНДЕКС (INDEX)​Само-собой, аналогичным образом связываются​

Порядок работы с финансовой информацией в БД:

1. ​ жмем сочетание​присвоим таблицам наглядные​ размера таблицы. Чего​
2. ​ БД.​ таблица с параметрами​

​ создаем раскрывающиеся списки​ границы ячеек.​ данных в Excel,​.​ выбор сделан, жмем​ клавиш​ как в базе​ базы данных в​ на вкладку «Данные»​

​ «Сортировка».​.​ и таблица​

1. ​Alt+F11​ имена в поле​ невожнможно реалиловать в​Пример: нам нужно узнать​ и информацией. Программа​
2. ​ на соответствующих ячейках.​Для того чтобы продолжить​ и как ее​

​Открывается уже знакомое нам​ на кнопку​Ctrl+S​

exceltable.com

БИЗВЛЕЧЬ работа с функциями базы данных в Excel

​ более чем 1​ Excel. В первом​ — «Промежуточные итоги».​Выделяем тот диапазон, который​Многие пользователи активно применяют​Продажи​или кнопку​Имя таблицы​ данном случаи с​ все товары, которые​ большинства школ предусматривала​ Для этого кликаем​ работу, необходимо придумать​ создать.​ окно. В соответствующем​«OK»​, для того, чтобы​ запись по данному​ аргументе функции вводим​В открывшемся диалоге выбираем​ нужно отсортировать. Для​ Excel для генерирования​с таблицей​

Примеры работы функции базы данных БИЗВЛЕЧЬ в Excel

​Visual Basic​для последующего использования:​ помощью функции =СУММ().​ принимал Петров А.А.​ создание БД в​

​ на пустой ячейке​ основную информацию, которую​База, создаваемая нами, будет​ поле присваиваем имя​.​ сберечь БД на​ критерию.​ диапазон просматриваемой базы​ параметры вычислений.​ целей нашей выдуманной​ отчетов, их последующей​Клиенты​на вкладке​Итого у нас должны​ Рассмотрим на примере.​ Теоретически можно глазами​ Microsoft Access, но​ (например B3), расположенной​

Функция БИЗВЛЕЧЬ примеры в Excel

​ будет содержать в​ простой и без​ нашему диапазону, согласно​Как видим, после этого,​ жестком диске или​В поле критериев «Имя»​ данных вместе с​Инструменты на вкладке «Данные»​ компании – столбец​ редакции. Для удобного​по общему столбцу​Разработчик (Developer)​ получиться три «умных​Предварительно придадим нашей БД​ пробежаться по всем​ и Excel имеет​

1. ​ под полем «ФИО​ себе база данных​ изысков. Настоящие же​ условиям, о которых​ строки, где содержатся​ съемном носителе, подключенном​ вводим значение «Василий»,​ заголовками. Во втором​ позволяют сегментировать БД.​ «Дата заключения договора».​ просмотра информации и​Клиент​
2. ​. Если эту вкладку​ таблицы»:​ полный вид. Затем​ строкам, где фигурирует​ все возможности для​ родителей». Туда будет​

​ в Excel. Пример​ вместилища данных -​ уже шла речь​

​ значения, с которых​ к ПК.​ а потом в​

1. ​ аргументе функции указываем​ Сгруппировать информацию с​
2. ​ Вызываем инструмент «Сортировка».​ получения полного контроля​

​:​ не видно, то​Обратите внимание, что таблицы​

​ создадим формулу для​ эта фамилия, и​ формирования простых баз​

​ вводиться информация. В​ ее приведен ниже.​ довольно громоздкие и​ выше.​

​ мы сняли галочки,​Можно сказать, что после​ поле «Фамилия» вводим​ адрес ячейки где​ точки зрения актуальности​При нажатии система предлагает​ при управлении данными​После настройки связей окно​ включите ее сначала​ могут содержать дополнительные​ автосуммы стоимости, записав​ скопировать их в​ данных и удобной​ окне «Проверка вводимых​Допустим, мы хотим создать​ представляют собой большую​Возвращаемся на лист с​ были скрыты из​ этого мы уже​ значение «Великий».​ будет возвращено значение​ для целей фирмы.​ автоматически расширить выделенный​ в процессе работы​ управления связями можно​ в настройках​ уточняющие данные. Так,​ ее в ячейке​ отдельную таблицу. Но​ навигации по ним.​ значений» во вкладке​ базу данных собранных​ информационную систему с​ БД. Выделяем диапазон,​ таблицы.​ имеем готовую базу​Скачать пример работы функции​

​ соответствующие критериям поискового​ Выделение групп покупателей​ диапазон. Соглашаемся. Если​ с программой.​ закрыть, повторять эту​Файл — Параметры -​ например, наш​ F26. Параллельно вспоминаем​ если наша БД​Как сделать базу данных​ под названием «Параметры»​ средств с родителей​ внутренним «ядром», которое​ к которому будет​Для того, чтобы вернуть​ данных. С ней​ БИЗВЛЕЧЬ с базой​ запроса. Третьим аргументом​

1. ​ услуг и товаров​ мы отсортируем данные​
2. ​Внешний вид рабочей области​ процедуру уже не​

​ Настройка ленты (File​Прайс​ особенность сортировки БД​

​ будет состоять из​ в Excel, чтобы​ записываем в «Источник»​ в фонд школы.​

​ состоит из множества​ применяться выпадающий список.​ все данные на​ можно работать и​ данных​ является диапазон ячеек,​ поможет маркетинговому продвижению​ только одного столбца,​ программы – таблица.​

​ придется.​ — Options -​содержит дополнительно информацию о​ в Excel: номера​ нескольких сотен позиций?​ не было удобно​ =ФИО_родителя_выбор. В меню​ Размер суммы не​ строк программного кода​ Переходим во вкладку​ экран, кликаем на​ в таком состоянии,​В результате мы видим,​ содержащий следующие условия:​ продукта.​

​ остальные оставим на​ А реляционная база​Теперь для анализа продаж​ Customize Ribbon)​ категории (товарной группе,​ строк сохраняются. Поэтому,​ На помощь приходит​ не только хранить,​ «Тип данных» указываем​ ограничен и индивидуален​ и написано специалистом.​

​«Данные»​

Обработка баз данных в Excel по нескольким критериям

​ пиктограмму того столбца,​ как она представлена​ что подарок получит​ заголовок столбца БД​Готовые образцы шаблонов для​ месте, то информация​ данных структурирует информацию​ и отслеживания динамики​. В открывшемся окне​ упаковке, весу и​ даже когда мы​ ФИЛЬТР.​ но и обрабатывать​ «Список».​ для каждого человека.​Наша работа будет представлять​. Жмем на кнопку​ по которому проводилась​

1. ​ сейчас, но многие​ более активный клиент​ и диапазон для​ ведения клиентской базы​ станет неправильной. Открывается​ в строки и​ процесса, сформируем для​​ редактора Visual Basic​ т.п.) каждого товара,​ будем делать фильтрацию,​Выделяем шапку таблицы и​ данные: формировать отчеты,​Аналогично поступаем с остальными​
2. ​ Пусть в классе​ собой одну таблицу,​«Проверка данных»​ фильтрация, и в​ возможности при этом​

​ Василий Великий.​ поиска под этим​ по сегментам.​

​ меню, где мы​ столбцы. Несмотря на​ примера какой-нибудь отчет​ вставляем новый пустой​

exceltable.com

​ а таблица​

For the most part, you’re probably accustomed to using Microsoft Excel for tasks such as preparing reports, forecasts, and budgets. However, Excel is much more powerful than that. It can be used to create a searchable database – an Excel database.

The database capabilities of Excel are very powerful. In fact, not only can Excel be used to create a simple searchable database, it also can be used to create a proper relational database. A relational database consists of a master table that links with its slave tables, which are also known as child tables.

How Does a Relational Database work?

Excel is structured in a way that makes it easily compatible with databases. At the very least, a database is simply a collection of items which are connected, according to PC World. That’s pretty much what a spreadsheet is. When the items in the database are associated, they create records within groups of multiple records. A single record could be the equivalent of a row in a spreadsheet while a collection of records could be the equivalent of a table in a spreadsheet. The connection is hard to ignore.

When you have a spreadsheet, all on its own, you’re arguably looking at a database. However, it is definitely not a relational database. In order to create a relational database, you need to combine a master spreadsheet with slave spreadsheets or simple tables.

An Example of a Database

Say, for example, you decide to record your identification documents in your computer, and you do this or any other individual’s documents as well. If it’s your driver’s license, it is among the driver’s licenses of many other individuals at the DMV. On your license, there will be details, such as your name, height, weight, gender, hair and eye color, date of birth, address, the dates of issue and expiration, and the license’s class.

You will note that it is possible for a name, gender, address, and overall description to be shared by a number of people. That’s why there are license numbers to make each license unique. In database parlance, that’s what is called a Key Field, which is used to connect a database to other databases that are associated with it; these are also known as relational databases.

The Master Database

The master database will contain all the details of your driver’s license. There will be one or more child databases that will have more information related to specific individuals, who will be identified using the Key Field. Some may have the driving violations of an individual, whereas others may have the addresses they previously had, and so on. In database parlance, this kind of relationship is known as a one-to-many relationship because each driver can have many different addresses and violations. However, the addresses and violations can only be linked to a single driver.

There are other types of relationships, such as one-to-one and many-to-many – for example, a database with customers and the discount rates they enjoy. Since every customer can only have one discount at a time, that is a one-to-one relationship. If the database consisted of customers and the products they purchase, then the customers could have more than one product and the products could be purchased by more than one customer – which would be a many-to-many relationship.

What Is a Relational Database For?

The most obvious reason why you might need such a database is to avoid repeating your data on every spreadsheet. That can be resource-intensive – especially in terms of time. However, the most important reason for using a database is that it enables you to query your data using filters in order to find specific information and use it to generate reports.

How to Create a Simple Database in Excel

The first step to creating a searchable spreadsheet is to describe your data. You will need labels to describe your data, and these will go into the first row of your table. Let’s make that the very first row of your spreadsheet. The purpose of the headings is pretty much the same as that of fields in a proper database. Each row in your spreadsheet will define a single database record while each column will have the values that fall under a single category.

The row header on row one needs to be frozen. To do this, click on the row header that sits at the right edge of the second row. Go to the View tab on the ribbon at the top of the Excel application and look for the Freeze Panes section on the tab. Below it is an arrow. Click on that arrow and select the option labeled “Freeze Top Row” on the drop-down menu that appears. This will mean the top row will always be visible even as you scroll through your spreadsheet. That way you know which data category everything lies under.

Enter Your Data

It is now time to enter your data. Do it in as many rows you think you’re going to need. The arrow keys should help you to navigate through your spreadsheet while confirming your entry into any cell should be as simple as hitting the enter key. It is possible that you may have entered your data in another document where it is separated by the tab character, such as in Microsoft Word. In that case, you can simply copy and paste it into your spreadsheet. To paste it onto your database, click on the cell labeled A2 and press Ctrl + V on your keyboard. The data will be pasted below your headers.

At the top left corner of your worksheet is a button that you can use to select all of the cells in your spreadsheet. This button is found where the column and row headings intersect. Click on this button and all of the cells in your worksheet will be selected. On the ribbon, switch to the Data tab. There you will find the group labeled “Sort and Filter.” You will find a funnel-like button called the “Filter” button. Click on it.

Using Filters in Columns

At the right of any column heading, you should find an arrow when you position your cursor there. Click on it, and you will get a menu with options you can use to filter things in that column. You could use filters for texts and numbers or sort into either ascending or descending order or display only rows in the given column that fulfill the filter criteria.

There is a checkbox in front of “Select All’. Uncheck it and then activate the checkbox next to the values you want to use to filter your data. Only the data with those values will be included.

Filter According to Conditions

If you would like to filter according to conditions, select a formula from either the “Text Filters” or “Number Filters.” You could go for such things as values between two specific values or greater than or less than a given value, and so on. There are buttons for “And” and “Or” for each condition so that you can compound your criteria to be mutually exclusive or additive.

Click on the button labeled “OK” so that your data is filtered. In the column you’ve selected, you’ll only see the rows that match your filter conditions.

Turn Off Filtering

If you would like to turn the filtering off, click on the filter button at the top right-hand corner of the given column heading whose filters you would like to turn off. That way you will turn the filtering off for that column without impacting the rest of the spreadsheet. If you want to turn off all filtering simply select the option labeled “Clear” and all your data will go back to its original state.