Поиск информации в базах данных excel

Представим на минуту, что наш журнал контроля изменений содержит много страниц, а количество записей столь велико, что об удобстве поиска интересующей нас информации вообще не приходится говорить. Как, например, узнать, сколько в журнале контроля содержится активных запросов на внесение изменений, не прибегая к физическому просмотру каждой строки (записи) этого журнала? Excel может помочь нам в решении этой задачи. Для этого мы можем воспользоваться встроенной функцией DCOUNTA (БСЧЁТА — в русифицированной версии Excel).

Во-первых, нам придется освежить в памяти фундаментальные знания о базах данных Excel. Например то, что база в Excel состоит из данных, представленных в табличном формате. Каждый столбец такой таблицы представляет собой одно из полей данных, а каждая строка является отдельной записью базы данных. Основные элементы любой базы данных показаны на примере журнала контроля изменений для проекта Grant St. Move.

В данном случае строка заголовков журнала контроля изменений охватывает ячейки с А14 по Н14. Эта строка содержит названия полей (или столбцов) для каждого из элементов данных. Строки 15, 16 и 17 содержат записи базы данных. Каждая строка представляет собой одну запись. Помните: между записями базы данных не должно быть пустых строк!

Воспользуемся встроенной функцией Excel DCOUNTA (БСЧЁТА) для поиска интересующих нас данных в этой базе. Начнем с перехода на вкладку Formulas (Формулы). Как видите, в группе Function Library (Библиотека функций) этой вкладки не предусмотрена кнопка для активизации перечня встроенных функций, предназначенных для работы с базами данных. Чтобы получить доступ к функциям этой категории, щелкните на кнопке Function Wizard (Вставить функцию) (как показано далее, на рис. 2). На экране появится диалоговое окно Function Wizard (Мастер функций). Из раскрывающегося списка Or Select a Category (Категория) выберите элемент Database (Работа с базой данных), а из списка Select a function (Выберите функцию) — элемент DCOUNTA (БСЧЁТА).

Чтобы воспользоваться функцией DCOUNTA, нам нужно сформировать две строки, которые будут выполнять роль критериев поиска в базе данных. Допустим, нам требуется подсчитать в поле Disposition (Принятое решение) количество записей, для которых указан статус Active (Реализуется). Для этого нам понадобится следующее.

1. Совокупность из двух строк. Первая из этих строк содержит точную копию информации в строке заголовка, а вторая строка — информацию о критериях поиска в базе данных.
2. Формула DCOUNTA (БСЧЁТА).

Вы заметите, что мы уже фактически создали три отдельных диапазона ячеек с критериями поиска в базе данных: А6:Н7, А8:Н9 и А10:Н11. Каждый из них состоит из двух строк реквизитов, которые выполняют роль наших критериев поиска в базе данных (как описано в приведенных выше пунктах 1 и 2). Мы создали три отдельные пары критериев поиска в базе данных, поскольку хотим одновременно вести поиск трех элементов информации.

Обратите внимание и на то, что у нас есть три строки с формулами: А25:В25, А26:В26 и А27:В27. Синтаксис функции DCOUNTA (ячейка А25) отображен в строке формул. Этот механизм действует следующим образом. Строки критериев говорят Excel о том, какую информацию вы хотите отыскать. В данном примере мы пытаемся найти текстовую информацию. В первых строках критериев, А6:Н7, мы ищем слово «Denied» (Отвергнут). Ячейка F7 содержит интересующую нас текстовую информацию (Отвергнут). Однако поскольку мы хотим найти текстовую информацию, то должны использовать два знака равенства, а именно: =»=Отвергнут».

Нам нужно ввести два знака равенства, заключив с двух сторон в кавычки второй знак равенства и собственно текст. Если бы мы ввели «Отвергнут» с одним знаком равенства, то тем самым как бы попросили Excel поместить содержимое диапазона под именем «отвергнут» в эту ячейку. Регистр клавиатуры (верхний или нижний) в данном случае не имеет значения, если набранный вами текст в точности соответствует тексту, который вы хотите найти. При поиске численной информации вам нужно было бы ввести только один знак равенства и число, которое вы хотите найти (=16). В этом случае не требуются ни кавычки, ни двойные знаки равенства.

Теперь нам нужно ввести формулу DCOUNTA (БСЧЁТА). Соответствующая формула в ячейке А25, =DCOUNTA(А14:Н20,"Принятое решение",А6:Н7), говорит следующее: «Войти в базу данных, состоящую из ячеек от А14 до Н20, и найти в поле «Принятое решение» требуемую информацию. В качестве критериев поиска использовать строки от А6 до Н7. Мне нужно подсчитать, сколько строк соответствует указанному критерию, и вывести на экран полученный результат».

В ячейке А25 Excel отображает число 1, поскольку удалось найти только одну запись, которая соответствует указанному критерию поиска (слово «Отвергнут» в столбце «Принятое решение»). Мы ввели «=Отвергнут» в ячейку В25, «=Утвержден» — в ячейку В26 и «=Отменен» — в ячейку В27, чтобы было понятно, какая формула в каком случае использовалась. Обратите внимание: если решение, принятое по запросу на внесение изменения и указанное в строке 15, заменить на «Утвержден», тогда количество записей, в поле «Принятое решение» которых указано «Отвергнут», стало бы равным нулю, тогда как количество записей, в поле «Принятое решение» которых указано «Утвержден», увеличилось бы до двух.

Несколько замечаний по поводу использования функции DCOUNTA

Пользуясь функцией DCOUNTA (БСЧЁТА), а также другими функциями баз данных, следует помнить несколько важных вещей.

• Во-первых, вам нет необходимости использовать всю строку заголовков в качестве критериев. Мы сделали это для большей ясности, однако в рассмотренном нами примере вы могли бы запросто использовать в качестве критериев ячейки F6:F7.
• Во-вторых, критерии поиска, база данных и формула DCOUNTA (БСЧЁТА) вовсе необязательно должны находиться на одном и том же рабочем листе. Например, сама формула DCOUNTA (БСЧЁТА) может находиться на одном рабочем листе, а ссылки на эту формулу — на другом.
• В-третьих, вы могли бы связать эту электронную таблицу со списком в SharePoint. Это дало бы вам возможность создавать фильтры, группы и специализированные представления для решения той же самой задачи без написания каких-либо формул.

Функции Excel

Для отображения списка встроенных функций определенной категории активизируйте вкладку Formulas (Формулы), которая расположена на ленте Excel. Затем в группе Function Library (Библиотека функций) щелкните на соответствующей кнопке. Например, для отображения списка функций, предназначенных для работы с текстовыми фрагментами, щелкните на кнопке Text (Текстовые), как показано на рис. 1.

В качестве альтернативы можно щелкнуть на кнопке Function Wizard (Вставить функцию). Это первая из кнопок группы Function Library (Библиотека функций) вкладки Function (см. рис. 1). В результате на экране появится диалоговое окно Insert Function (Мастер функций).

Мастер функций программы Excel особенно удобен тем, что в его первом диалоговом окне предусмотрена возможность поиска интересующей вас функции по ключевому слову. (Отметим, что мастер функций Excel 2007/2010/2013 ничем не отличается от одноименного программного средства предыдущих версий программы.) Обратите внимание на то, что команда Function Wizard (Вставить функцию) также предусмотрена в нижней части каждого меню, которое появляется на экране после щелчка мышью на любой из кнопок группы Function Library (Библиотека функций) вкладки Function (Функции) (см. рис. 2). Первое диалоговое окно мастера функций показано на рис. 1.

В программе Excel имеется достаточно много функций для работы с базами данных, которые в качестве критериев выборки используют введенные вами данные в ячейках рабочего листа. Чтобы получить более подробную информацию о функции DCOUNTA (БСЧЁТА), откройте окно справочной системы Excel и выполните поиск по названию этой функции. В результате ваших действий появится очередная страница справочной системы с перечнем ссылок на описания функций, предназначенных для работы с базами данных. Щелкните на ссылке с названием интересующей вас функции, чтобы открыть следующую страницу справочной системы. На этой странице будет приведена подробная информация о функции и примеры ее применения.

Теперь, когда вы знаете, как составлять отчеты по запросам на внесение изменений в проект и решениям, принятым по этим запросам, нам следует рассмотреть вопрос о том, как оценить возможное влияние этих изменений.

Поиск нужных данных в диапазоне

Как использовать функцию ВПР (VLOOKUP) для поиска и выборки нужных значений из списка мы недавно разбирали. Если вы еще с ней не знакомы — загляните сюда, не пожалейте пяти минут, чтобы сэкономить себе потом несколько часов.

Если же вы знакомы с ВПР, то — вдогон — стоит разобраться с похожими функциями: ИНДЕКС (INDEX) и ПОИСКПОЗ (MATCH), владение которыми весьма облегчит жизнь любому опытному пользователю Excel. Гляньте на следующий пример:

Необходимо определить регион поставки по артикулу товара, набранному в ячейку C16.

Задача решается при помощи двух функций:

=ИНДЕКС(A1:G13;ПОИСКПОЗ(C16;D1:D13;0);2)

Функция ПОИСКПОЗ ищет в столбце D1:D13 значение артикула из ячейки C16. Последний аргумент функции 0 — означает поиск точного (а не приблизительного) соответствия. Функция выдает порядковый номер найденного значения в диапазоне, т.е. фактически номер строки, где найден требуемыый артикул.

Функция ИНДЕКС выбирает из диапазона A1:G13 значение, находящееся на пересечении заданной строки (номер строки с артикулом выдает функция ПОИСКПОЗ) и столбца (нам нужен регион, т.е. второй столбец). 

Ссылки по теме

• Использование функции ВПР (VLOOKUP) для поиска и подстановки значений.
• Улучшенная версия функции ВПР (VLOOKUP)
• Многоразовый ВПР

Функция БИЗВЛЕЧЬ в Excel для удобства поиска информации в больших массивах данных. Она предназначена для поиска данных в таблице или базе данных на основе критериев, указанных в качестве ее параметров, и возвращает искомое значение, если оно было найдено, или код ошибки, если совпадения найдены не были или с учетом введенных критериев поиска были найдены 2 и более совпадений.

Пример работы функции БИЗВЛЕЧЬ при выборке данных из таблицы Excel

Как создать базу данных в Excel? Базой данных в программе Excel считается таблица, которая была создана с учетом определенных требований:

1. Заголовки таблицы должны находиться в первой строке.
2. Любая последующая строка должна содержать хотя бы одну непустую ячейку.
3. Объединения ячеек в любых строках запрещены.
4. Для каждой ячейки каждого столбца должен быть определен единый тип хранящихся данных.
5. Диапазон базы данных должен быть отформатирован в качестве списка и иметь свое имя.

Таким образом, практически любая таблица в Excel может быть преобразована в базу данных. Ее строки являются записями, а столбцы – полями данных.

Функция БИЗВЛЕЧЬ хорошо работает с корректно отформатированными таблицами.



Примеры использования функции БИЗВЛЕЧЬ в Excel

Пример 1. В таблице, которую можно рассматривать как БД, содержатся данные о различных моделях смартфонов. Найти название бренда смартфона, который содержит процессор с минимальным числом ядер.

Вид таблиц данных и критериев:

В ячейке B2 запишем условие отбора данных следующим способом:

=МИН(СТОЛБЕЦ(B1))

Данный вариант записи позволяет унифицировать критерий для поиска данных в изменяющейся таблице (если число записей будет увеличиваться или уменьшаться со временем).

В результате получим следующее:

В ячейке A4 запишем следующую формулу:

Описание аргументов:

• A8:F15 – диапазон ячеек, в которых хранится БД;
• 1 – числовое указание номера поля (столбца), из которого будет выводиться значение (необходимо вывести Бренд);
• A2:F3 – диапазон ячеек, в которых хранится таблица критериев.

Результат вычислений:

При изменении значений в таблице параметров условий мы будем автоматически получать выборку соответственных им результатов.

Пример составления запросов для выборки из базы данных в Excel

Пример 2. Используя таблицу из предыдущего примера выводить все данные для отдельных брендов, указанных в качестве критерия поиска (например, отобразить все характеристики модели бренда Apple и т. д.)

В данном случае для вывода данных о бренде Meizu запишем в ячейку A3 условие:

=»=Meizu»

Для решения задачи можно в каждую ячейку ввести формулу БИЗВЛЕЧЬ, но это займет слишком много времени. Поэтому выделим диапазон ячеек A4:F4 и введем следующую формулу массива CTRL+SHIFT+Enter:

Запись СТОЛБЕЦ(A1:F1) интерпретируется как отдельные ссылки на ячейки из диапазона A1:F1, а функция СТОЛБЕЦ поочередно возвращает ссылки на поля данных исследуемой таблицы.

Получаем следующий результат:

Существенный недостаток функции БИЗВЛЕЧЬ – отсутствие возможности вывода сразу нескольких записей, если были найдены 2 и более совпадений. В таких случаях используют комбинации других функций Excel.

Описание возможностей функции БИЗВЛЕЧЬ в Excel

Функция БИЗВЛЕЧЬ имеет следующую синтаксическую запись:

=БИЗВЛЕЧЬ(база_данных;поле;условия)

Описание аргументов:

• база_данных – обязательный для заполнения, принимает ссылку на диапазон ячеек, являющихся таблицей, отформатированной в соответствии с требованиями, которые предъявляют к базам данных в Excel, списком или БД;
• поле – обязательный для заполнения, принимающий текстовые строки (наименование поля данных БД) или числовые значения, соответствующие номеру поля данных (столбца, при этом отсчет начинается с единицы: первый столбец соответствует числу 1 и т. д.); В качестве аргумента может быть указана ссылка на ячейку, в которой содержится число или текст, указывающие на поле данных БД, с которой будет работать рассматриваемая функция.
• условия – обязательный для заполнения, принимает ссылку на диапазон ячеек с критериями поиска в таблице или БД. Минимальным диапазоном условия является ссылка на две ячейки, одна из которых содержит наименование поля БД, а вторая – условие поиска.

Примечания:

1. Результат выполнения функции является кодом ошибки #ЗНАЧ!, если ей не удалось найти ни одной записи, удовлетворяющей поставленным критериям поиска.
2. При нахождении двух и более записей в таблице или БД, соответствующих указанным критериям поиска, функция БИЗВЛЕЧЬ генерирует код ошибки #ЧИСЛО!
3. Диапазон условий не рекомендуют размещать под таблицей или БД, поскольку она может пополняться новыми записями (строками данных) в дальнейшем.
4. При составлении условий нужно учитывать следующие правила:

• для точных совпадений текстовые условия помещают в кавычки. Пример записи: =«=male» — для поиска по половому признаку;
• для частичных совпадений указывают текст, например Samsung. Любая строка, содержащая данную подстроку (например, Samsung S9, Samsung Galaxy) будет считаться найденным совпадением.

В документах Microsoft Excel, которые состоят из большого количества полей, часто требуется найти определенные данные, наименование строки, и т.д. Очень неудобно, когда приходится просматривать огромное количество строк, чтобы найти нужное слово или выражение. Сэкономить время и нервы поможет встроенный поиск Microsoft Excel. Давайте разберемся, как он работает, и как им пользоваться.

Поисковая функция в Excel

Поисковая функция в программе Microsoft Excel предлагает возможность найти нужные текстовые или числовые значения через окно «Найти и заменить». Кроме того, в приложении имеется возможность расширенного поиска данных.

Способ 1: простой поиск

Простой поиск данных в программе Excel позволяет найти все ячейки, в которых содержится введенный в поисковое окно набор символов (буквы, цифры, слова, и т.д.) без учета регистра.

1. Находясь во вкладке «Главная», кликаем по кнопке «Найти и выделить», которая расположена на ленте в блоке инструментов «Редактирование». В появившемся меню выбираем пункт «Найти…». Вместо этих действий можно просто набрать на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+F.



2. После того, как вы перешли по соответствующим пунктам на ленте, или нажали комбинацию «горячих клавиш», откроется окно «Найти и заменить» во вкладке «Найти». Она нам и нужна. В поле «Найти» вводим слово, символы, или выражения, по которым собираемся производить поиск. Жмем на кнопку «Найти далее», или на кнопку «Найти всё».



3. При нажатии на кнопку «Найти далее» мы перемещаемся к первой же ячейке, где содержатся введенные группы символов. Сама ячейка становится активной.

   Поиск и выдача результатов производится построчно. Сначала обрабатываются все ячейки первой строки. Если данные отвечающие условию найдены не были, программа начинает искать во второй строке, и так далее, пока не отыщет удовлетворительный результат.

   Поисковые символы не обязательно должны быть самостоятельными элементами. Так, если в качестве запроса будет задано выражение «прав», то в выдаче будут представлены все ячейки, которые содержат данный последовательный набор символов даже внутри слова. Например, релевантным запросу в этом случае будет считаться слово «Направо». Если вы зададите в поисковике цифру «1», то в ответ попадут ячейки, которые содержат, например, число «516».

   Для того, чтобы перейти к следующему результату, опять нажмите кнопку «Найти далее».

   

   Так можно продолжать до тех, пор, пока отображение результатов не начнется по новому кругу.

4. В случае, если при запуске поисковой процедуры вы нажмете на кнопку «Найти все», все результаты выдачи будут представлены в виде списка в нижней части поискового окна. В этом списке находятся информация о содержимом ячеек с данными, удовлетворяющими запросу поиска, указан их адрес расположения, а также лист и книга, к которым они относятся. Для того, чтобы перейти к любому из результатов выдачи, достаточно просто кликнуть по нему левой кнопкой мыши. После этого курсор перейдет на ту ячейку Excel, по записи которой пользователь сделал щелчок.

Способ 2: поиск по указанному интервалу ячеек

Если у вас довольно масштабная таблица, то в таком случае не всегда удобно производить поиск по всему листу, ведь в поисковой выдаче может оказаться огромное количество результатов, которые в конкретном случае не нужны. Существует способ ограничить поисковое пространство только определенным диапазоном ячеек.

1. Выделяем область ячеек, в которой хотим произвести поиск.



2. Набираем на клавиатуре комбинацию клавиш Ctrl+F, после чего запуститься знакомое нам уже окно «Найти и заменить». Дальнейшие действия точно такие же, что и при предыдущем способе. Единственное отличие будет состоять в том, что поиск выполняется только в указанном интервале ячеек.

Способ 3: Расширенный поиск

Как уже говорилось выше, при обычном поиске в результаты выдачи попадают абсолютно все ячейки, содержащие последовательный набор поисковых символов в любом виде не зависимо от регистра.

К тому же, в выдачу может попасть не только содержимое конкретной ячейки, но и адрес элемента, на который она ссылается. Например, в ячейке E2 содержится формула, которая представляет собой сумму ячеек A4 и C3. Эта сумма равна 10, и именно это число отображается в ячейке E2. Но, если мы зададим в поиске цифру «4», то среди результатов выдачи будет все та же ячейка E2. Как такое могло получиться? Просто в ячейке E2 в качестве формулы содержится адрес на ячейку A4, который как раз включает в себя искомую цифру 4.

Но, как отсечь такие, и другие заведомо неприемлемые результаты выдачи поиска? Именно для этих целей существует расширенный поиск Excel.

1. После открытия окна «Найти и заменить» любым вышеописанным способом, жмем на кнопку «Параметры».



2. В окне появляется целый ряд дополнительных инструментов для управления поиском. По умолчанию все эти инструменты находятся в состоянии, как при обычном поиске, но при необходимости можно выполнить корректировку.
   

   По умолчанию, функции «Учитывать регистр» и «Ячейки целиком» отключены, но, если мы поставим галочки около соответствующих пунктов, то в таком случае, при формировании результата будет учитываться введенный регистр, и точное совпадение. Если вы введете слово с маленькой буквы, то в поисковую выдачу, ячейки содержащие написание этого слова с большой буквы, как это было бы по умолчанию, уже не попадут. Кроме того, если включена функция «Ячейки целиком», то в выдачу будут добавляться только элементы, содержащие точное наименование. Например, если вы зададите поисковый запрос «Николаев», то ячейки, содержащие текст «Николаев А. Д.», в выдачу уже добавлены не будут.

   

   По умолчанию, поиск производится только на активном листе Excel. Но, если параметр «Искать» вы переведете в позицию «В книге», то поиск будет производиться по всем листам открытого файла.

   

   В параметре «Просматривать» можно изменить направление поиска. По умолчанию, как уже говорилось выше, поиск ведется по порядку построчно. Переставив переключатель в позицию «По столбцам», можно задать порядок формирования результатов выдачи, начиная с первого столбца.

   

   В графе «Область поиска» определяется, среди каких конкретно элементов производится поиск. По умолчанию, это формулы, то есть те данные, которые при клике по ячейке отображаются в строке формул. Это может быть слово, число или ссылка на ячейку. При этом, программа, выполняя поиск, видит только ссылку, а не результат. Об этом эффекте велась речь выше. Для того, чтобы производить поиск именно по результатам, по тем данным, которые отображаются в ячейке, а не в строке формул, нужно переставить переключатель из позиции «Формулы» в позицию «Значения». Кроме того, существует возможность поиска по примечаниям. В этом случае, переключатель переставляем в позицию «Примечания».

   

   Ещё более точно поиск можно задать, нажав на кнопку «Формат».

   

   При этом открывается окно формата ячеек. Тут можно установить формат ячеек, которые будут участвовать в поиске. Можно устанавливать ограничения по числовому формату, по выравниванию, шрифту, границе, заливке и защите, по одному из этих параметров, или комбинируя их вместе.

   

   Если вы хотите использовать формат какой-то конкретной ячейки, то в нижней части окна нажмите на кнопку «Использовать формат этой ячейки…».

   

   После этого, появляется инструмент в виде пипетки. С помощью него можно выделить ту ячейку, формат которой вы собираетесь использовать.

   

   После того, как формат поиска настроен, жмем на кнопку «OK».

   

   Бывают случаи, когда нужно произвести поиск не по конкретному словосочетанию, а найти ячейки, в которых находятся поисковые слова в любом порядке, даже, если их разделяют другие слова и символы. Тогда данные слова нужно выделить с обеих сторон знаком «*». Теперь в поисковой выдаче будут отображены все ячейки, в которых находятся данные слова в любом порядке.



3. Как только настройки поиска установлены, следует нажать на кнопку «Найти всё» или «Найти далее», чтобы перейти к поисковой выдаче.

Как видим, программа Excel представляет собой довольно простой, но вместе с тем очень функциональный набор инструментов поиска. Для того, чтобы произвести простейший писк, достаточно вызвать поисковое окно, ввести в него запрос, и нажать на кнопку. Но, в то же время, существует возможность настройки индивидуального поиска с большим количеством различных параметров и дополнительных настроек.