Подсчет уникальных записей в excel

В этом руководстве вы узнаете, как посчитать уникальные значения в Excel с помощью формул и как это сделать в сводной таблице. Мы также разберём несколько примеров счёта уникальных текстовых и  числовых значений, в том числе с учетом регистра букв.

При работе с большим набором данных в Excel вам часто может потребоваться знать, сколько в вашей таблице повторяющихся и сколько уникальных записей. 

И вот о чем мы сейчас поговорим:

Если вы регулярно посещаете этот блог, вы уже знаете формулу Excel для подсчета дубликатов. А сегодня мы собираемся изучить различные способы подсчета уникальных значений в Excel. Но для ясности давайте сначала определимся с терминами.

• Уникальные значения – те, которые появляются в списке только один раз.
• Различные – это все, которые имеются в списке без учета повторов, то есть уникальные плюс первое вхождение повторяющихся.

Следующий рисунок иллюстрирует эту разницу:

А теперь давайте посмотрим, как можно их посчитать с помощью формул и функций сводной таблицы.

Далее вы найдете несколько примеров для подсчета уникальных данных разных типов.

Считаем уникальные значения в столбце.

Предположим, у вас есть столбец с именами на листе Excel, и вам нужно подсчитать, сколько там есть неповторяющихся. Самое простое решение состоит в том, чтобы использовать функцию СУММ в сочетании с ЕСЛИ и СЧЁТЕСЛИ :

=СУММ(ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ(диапазон ; диапазон ) = 1,1,0))

Примечание. Это формула массива, поэтому обязательно нажмите Ctrl + Shift + Enter, чтобы корректно ввести её. Как только вы это сделаете, Excel автоматически заключит всё выражение в {фигурные скобки}, как показано на скриншоте ниже. Ни в коем случае нельзя вводить фигурные скобки вручную, это не сработает.

В этом примере мы считаем уникальные имена в диапазоне A2: A10, поэтому наше выражение выглядит так:

{=СУММ(ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ(A2:A10;A2:A10)=1;1;0))}

Этот метод подходит и для текстовых, и для цифровых данных. Недостатком является то, что в качестве уникального он будет пересчитывать любое содержимое, в том числе и ошибки.

Далее в этом руководстве мы обсудим несколько других подходов для подсчета уникальных значений разных типов. И поскольку в основном они являются вариациями этой базовой формулы, имеет смысл подробно рассмотреть её. Если вы поймете, как это работает, то сможете настроить ее для своих данных. Если кого-то не интересуют технические подробности, вы можете сразу перейти к следующему примеру.

Как работает формула подсчета уникальных значений?

Как видите, здесь используются 3 разные функции – СУММ, ЕСЛИ и СЧЁТЕСЛИ. Посмотрим, что делает каждая из них:

• Функция СЧЁТЕСЛИ считает, сколько раз каждое отдельное значение появляется в анализируемом диапазоне.

В этом примере СЧЁТЕСЛИ(A2:A10;A2:A10)возвращает массив {3:2:2:1:1:2:3:2:3}.

• Функция ЕСЛИ оценивает каждый элемент в этом массиве, сохраняет все единицы (то есть, уникальные) и заменяет все остальные цифры нулями.

Итак, функция ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ(A2:A10;A2:A10)=1;1;0) преобразуется в  ЕСЛИ({3:2:2:1:1:2:3:2:3}) = 1,1,0).

И далее она превращается в массив чисел  {0:0:0:1:1:0:0:0:0}. Здесь 1 означает уникальное значение, а 0 – появляющееся более 1 раза.

• Наконец, функция СУММ складывает числа в этом итоговом массиве и выводит общее количество уникальных значений. Что нам и нужно.

Подсчет уникальных текстовых значений.

Если ваш список содержит как числа так и текст, и вы хотите посчитать только уникальные текстовые строки, добавьте функцию ЕТЕКСТ() в формулу массива, описанную выше:

{=СУММ(ЕСЛИ(ЕТЕКСТ(A2:A10)*СЧЁТЕСЛИ(A2:A10;A2:A10)=1;1;0))}

Функция ЕТЕКСТ возвращает ИСТИНА, если исследуемое содержимое ячейки является текстом, и ЛОЖЬ в противоположном случае. Поскольку звездочка (*) в формулах массива работает как оператор И, то функция ЕСЛИ возвращает 1, только если рассматриваемое одновременно текстовое и уникальное, в противном случае получаем 0. И после того, как функция СУММ сложит все числа, вы получите количество уникальных текстовых значений в указанном диапазоне.

Не забывайте нажимать Ctrl + Shift + Enter, чтобы правильно ввести формулу массива, и вы получите результат, подобный этому:

Рис3

Как вы можете видеть на скриншоте выше, мы получили общее количество уникальных текстовых значений, исключая пустые ячейки, числа, логические выражения ИСТИНА и ЛОЖЬ, а также ошибки.

Как сосчитать уникальные числовые значения.

Чтобы посчитать уникальные числа в списке данных, используйте формулу массива точно так же, как мы только что делали при подсчете текстовых данных. Отличие заключается в том, что вы используете ЕЧИСЛО вместо ЕТЕКСТ:

{=СУММ(ЕСЛИ(ЕЧИСЛО(A2:A10)*СЧЁТЕСЛИ(A2:A10;A2:A10)=1;1;0))}

Пример и результат вы видите на скриншоте чуть выше.

Уникальные значения с учетом регистра.

Если для вас принципиально различие в заглавных и прописных буквах, то самым простым способом подсчета будет создание вспомогательного столбца со следующей формулой массива для идентификации повторяющихся и уникальных элементов:

{=ЕСЛИ(СУММ((—СОВПАД($A$2:$A$10;A2)))=1;»Уникальный»;»Дубль»)}

А затем используйте простую функцию СЧЁТЕСЛИ для подсчета уникальных значений:

=СЧЁТЕСЛИ(B2:B10; «Уникальный»)

А теперь посмотрим, как можно посчитать количество значений, которые появляются хотя бы один раз, то есть так называемых различных значений.

Подсчет различных значений.

Используйте следующую универсальное выражение:

{=СУММ(1 / СЧЁТЕСЛИ( диапазон ; диапазон ))}

Помните, что это формула массива, поэтому вам следует нажать Ctrl + Shift + Enter, вместо обычного Enter.

Кроме того, вы можете использовать функцию СУММПРОИЗВ и записать формулу обычным способом:

=СУММПРОИЗВ(1 / СЧЁТЕСЛИ( диапазон ; диапазон ))

Например, чтобы сосчитать различные значения в диапазоне A2: A10, вы можете использовать выражение:

{=СУММ(1/СЧЁТЕСЛИ(A2:A10;A2:A10))}

или же

=СУММПРОИЗВ(1/СЧЁТЕСЛИ(A2:A10;A2:A10))

Этот способ подходит не только для подсчета в столбце, но и для диапазона данных. К примеру, у нас под имена отведено две колонки. Тогда делаем так:

{=СУММПРОИЗВ(1/СЧЁТЕСЛИ(A2:B10;A2:B10))}

Этот метод подходит для текста, чисел, дат.

Единственное ограничение – диапазон должен быть непрерывным и не содержать пустых ячеек и ошибок.

Если в вашем диапазоне данных есть пустые ячейки, то можно изменить:

{=СУММПРОИЗВ(1/СЧЁТЕСЛИ(A2:A10; A2:A10&»»))}

Тогда в расчёт попадёт и будет засчитана и пустая ячейка.

Как это работает?

Как вы уже знаете, мы используем функцию СЧЁТЕСЛИ, чтобы узнать, сколько раз каждый отдельный элемент встречается в указанном диапазоне. В приведенном выше примере, результат работы функции СЧЕТЕСЛИ представляет собой числовой массив:   {3:2:2:1:3:2:1:2:3}.

После этого выполняется ряд операций деления, где единица делится на каждую цифру из этого массива. Это превращает все неуникальные значения в дробные числа, соответствующие количеству повторов. Например, если число или текст появляется в списке 2 раза, в массиве создаются 2 элемента равные 0,5 (1/2 = 0,5). А если появляется 3 раза, в массиве создаются 3 элемента 0,333333. 

В нашем примере результатом вычисления выражения  1/СЧЁТЕСЛИ(A2:A10;A2:A10) является массив {0.333333333333333:0.5:0.5:1:0.333333333333333:0.5:1:0.5:0.333333333333333}.

Пока не слишком понятно? Это потому, что мы еще не применили функцию СУММ / СУММПРОИЗВ. Когда одна из этих функций складывает числа в массиве, сумма всех дробных чисел для каждого отдельного элемента всегда дает 1, независимо от того, сколько раз он появлялся. И поскольку все уникальные элементы отображаются в массиве как единицы (1/1 = 1), окончательный результат представляет собой общее количество всех встречающихся значений.

Как и в случае подсчета уникальных значений в Excel, вы можете использовать варианты универсальной формулы для обработки отдельно чисел, текста или же с учетом регистра.

Помните, что все приведенные ниже выражения являются формулами массива и требуют нажатия Ctrl + Shift + Enter.

Подсчет различных значений без учета пустых ячеек

Если столбец, в котором вы хотите совершить подсчет, может содержать пустые ячейки, вам следует в уже знакомую нам формулу массива добавить функцию ЕСЛИ. Она будет проверять ячейки на наличие пустот (основная формула Excel, описанная выше, в этом случае вернет ошибку #ДЕЛ/0):

=СУММ(ЕСЛИ( диапазон <> «»; 1 / СЧЁТЕСЛИ( диапазон ; диапазон ); 0))

Вот как, к примеру, можно посчитать количество индивидуальных значений, игнорируя пустые ячейки:

Используем:

{=СУММ(ЕСЛИ(A2:A10<>»»;1/СЧЁТЕСЛИ(A2:A10; A2:A10); 0))}

Как видите, наш список состоит из трёх имён.

Подсчет различных чисел.

Чтобы посчитать различные числовые значения (числа, даты и время), используйте функцию ЕЧИСЛО:

= СУММ(ЕСЛИ(ЕЧИСЛО( диапазон ); 1 / СЧЁТЕСЛИ( диапазон ; диапазон ); «»))

Считаем, сколько имеется различных чисел в диапазоне A2: A10:

{=СУММ(ЕСЛИ(ЕЧИСЛО(A2:A10);1/СЧЁТЕСЛИ(A2:A10; A2:A10);»»))}

Результат вы можете посмотреть ниже.

Это достаточно простое и элегантное решение, но работает оно гораздо медленнее, чем выражения, которые используют функцию ЧАСТОТА для подсчета уникальных значений. Если у вас большие наборы данных, то целесообразно переключиться на формулу, основанную на расчёте частот.

И вот еще один способ подсчета чисел:

=СУММ(—(ЧАСТОТА(диапазон; диапазон)>0))

Применительно к примеру ниже:

=СУММ(—(ЧАСТОТА(A2:A10; A2:A10)>0))

Как видите, здесь игнорируются записи, в которых имеются буквы.

Пошагово разберём, как это работает.

Функция ЧАСТОТА возвращает массив цифр, которые соответствуют интервалам, заданным имеющимися числами. В этом случае мы сравниваем один и тот же набор чисел для массива данных и для массива интервалов.

Результатом является то, что ЧАСТОТА() возвращает массив, который представляет собой счетчик для каждого числового значения в массиве данных.

Это работает, потому что ЧАСТОТА() возвращает ноль для любых чисел, которые ранее уже появились в списке. Ноль возвращается и для текстовых данных. Поэтому полученный массив выглядит следующим образом: 

{3:0:0:2:0:0}

Как видите, обрабатываются только числа. Ячейки A7:A10 игнорируются, потому что там текст. А функция ЧАСТОТА() работает только с числами.

Теперь каждое из этих чисел проверяем на условие «больше нуля».

Получаем:

{ИСТИНА:ЛОЖЬ:ЛОЖЬ:ИСТИНА:ЛОЖЬ:ЛОЖЬ}

Теперь превращаем ИСТИНА и ЛОЖЬ в 1 и 0 соответственно. Делаем это при помощи двойного отрицания. Проще говоря, это двойной минус, который не меняет величину числа, но позволяет получить реальные числа, когда это вообще возможно:

{1:0:0:1:0:0}

А теперь функция СУММ складывает всё и получаем результат: 2.

Различные текстовые значения.

Чтобы посчитать отдельные текстовые записи в столбце, мы будем использовать тот же подход, который мы использовали для исключения пустых ячеек.

Как вы можете легко догадаться, мы просто добавим функцию ЕТЕКСТ и проверку условия:

=СУММ(ЕСЛИ(ЕТЕКСТ( диапазон ); 1 / СЧЁТЕСЛИ( диапазон ; диапазон ); «»))

Количество индивидуальных символьных значений посчитаем так:

{=СУММ(ЕСЛИ(ЕТЕКСТ(A2:A10);1/СЧЁТЕСЛИ(A2:A10; A2:A10);»»))}

Не забываем, что это формула массива.

Если в вашей таблице нет пустых ячеек и ошибок, то вы можете применить формулу, которая использует несколько функций: ЧАСТОТА, ПОИСКПОЗ, СТРОКА и СУММПРОИЗВ.

В общем виде это выглядит так:

=СУММПРОИЗВ(—(ЧАСТОТА(ПОИСКПОЗ (диапазон; диапазон;0); СТРОКА (диапазон)- СТРОКА (диапазон_первая_ячейка)+1)>0))

Предположим, у вас есть список имен сотрудников вместе с часами работы над проектом, и вы хотите знать, сколько человек в этом участвовали. Глядя на данные, вы можете увидеть, что имена повторяются. А вы хотите пересчитать всех, кто хотя бы раз появился в этом списке.

Применяем формулу массива:

{=СУММПРОИЗВ(— (ЧАСТОТА(ПОИСКПОЗ(A2:A10; A2:A10;0); СТРОКА(A2:A10) -СТРОКА(A2) +1)> 0))}

Она является более сложной, чем аналогичная, которая использует функцию ЧАСТОТА() для подсчета различных чисел. Это потому, что ЧАСТОТА() не работает с текстом. Поэтому ПОИСКПОЗ преобразует имена в номера позиций, которые может обрабатывать ЧАСТОТА().

Если какая-либо из ячеек в диапазоне пустая, вам необходимо использовать более сложную формулу массива, которая включает в себя функцию ЕСЛИ:

{= СУММ(ЕСЛИ(ЧАСТОТА(ЕСЛИ(данные <> «»;ПОИСКПОЗ(данные; данные; 0));СТРОКА(данные) -СТРОКА(данные_первая_ячейка) +1); 1))}

Примечание: поскольку логическая проверка в операторе ЕСЛИ содержит массив, то наше выражение сразу становится формулой массива, которая требует ввода через Ctrl+Shift+Enter. Поэтому же СУММПРОИЗВ была заменена на СУММ.
Применительно к нашему примеру это выглядит так:

{=СУММ(ЕСЛИ(ЧАСТОТА(ЕСЛИ(A2:A10 <> «»;ПОИСКПОЗ(A2:A10; A2:A10; 0));СТРОКА(A2:A10) -СТРОКА(A2) +1); 1))}

Теперь «сломать» этот расчет может только наличие ячеек с ошибками в исследуемом диапазоне.

Различные текстовые значения с условием.

Предположим, необходимо пересчитать, сколько наименований товаров заказал конкретный покупатель.

Чтобы решить эту проблему, вам может помочь этот вариант:

{=СУММПРОИЗВ((($A$2:$A$18=E2)) / СЧЁТЕСЛИМН($A$2:$A$18;$A$2:$A$18&»»; $B$2:$B$18;$B$2:$B$18&»»))}

Введите это в пустую ячейку, куда вы хотите поместить результат, F2, например. А затем нажмите Shift + Ctrl + Enter вместе, чтобы получить правильный результат.

Поясним: здесь A2:A18 это список покупателей, с учётом которого вы ограничиваете область расчётов, B2: B18 — перечень товаров, в котором вы хотите посчитать уникальные значения, Е2 содержит критерий, на основании которого подсчет ограничивается только конкретным покупателем.

Второй способ.

Для уникальных значений в диапазоне с критериями, вы можете использовать формулу массива, основанную на функции ЧАСТОТА.

{=СУММ(—(ЧАСТОТА(ЕСЛИ(критерий; ПОИСКПОЗ(диапазон; диапазон;0)); СТРОКА(диапазон) -СТРОКА(диапазон_первая_ячейкаl)+1)>0))}

Применительно к нашему примеру:

{=СУММ(—(ЧАСТОТА(ЕСЛИ(A2:A10 = E2; ПОИСКПОЗ(B2:B10; B2:B10;0)); СТРОКА(B2:B10) — СТРОКА(B2)+1) > 0))}

С учетом ограничений ЕСЛИ() функция ПОИСКПОЗ определяет порядковый номер только для строк, которые соответствуют критериям.

Если какая-либо из ячеек в диапазоне критериев пустая, вам необходимо скорректировать расчёт, добавив дополнительно ЕСЛИ для обработки пустых ячеек.  Иначе они будут переданы в функцию ПОИСКПОЗ, которая в ответ сгенерирует сообщение об ошибке.

Вот что получилось после корректировки:

 {=СУММ(— (ЧАСТОТА(ЕСЛИ(B2:B10 <> «»; ЕСЛИ(A2:A10 = E2; ПОИСКПОЗ(B2:B10; B2:B10;0))); СТРОКА(B2:B10) -СТРОКА(B2) +1)> 0))}

То есть все действия и расчёты мы производим, если в столбце B нам встретилась непустая ячейка: ЕСЛИ(B2:B10 <> «»….

Если у вас есть два критерия, вы можете расширить логику формулы путем добавления другого вложенного ЕСЛИ.

Поясним. Определим, сколько наименований товара находилось в первой партии первого покупателя.

Критерии запишем в G2 и G3.

В общем виде это выглядит так:

{=СУММ(—(ЧАСТОТА(ЕСЛИ(критерий1; ЕСЛИ(критерий2; ПОИСКПОЗ (диапазон; диапазон;0))); СТРОКА (диапазон) — СТРОКА (диапазон_первая_позиция) +1)> 0))}

Подставляем сюда реальные данные  и получаем результат:

{=СУММ(—(ЧАСТОТА(ЕСЛИ(A2:A10=G2; ЕСЛИ(C2:C10=G3;ПОИСКПОЗ(B2:B10;B2:B10;0)));СТРОКА(B2:B10)-СТРОКА(B2)+1)>0))}

В первой партии 2 наименования товара, хотя и 3 позиции.

Различные числа с условием.

Если вам нужно пересчитать уникальные (с учётом первого вхождения) числа в диапазоне с учетом каких-то ограничений, можно использовать формулу, основанную на СУММ и ЧАСТОТА, и вместе с этим применять критерии.

{=СУММ(— (ЧАСТОТА(ЕСЛИ(критерий; диапазон); диапазон)> 0))}

Предположим, у нас есть перечень табельных номеров и количество отработанных часов по дням. Нужно сосчитать, сколько человек хотя бы раз отработали менее чем по 8 часов, то есть неполную смену.

Вот наша формула массива:

{=СУММ(— (ЧАСТОТА(ЕСЛИ(B2:B10 < 8; A2:A10); A2:A10)> 0))}

Как видите, таких случаев 3, но связаны они с двумя работниками.

Различные значения с учетом регистра.

Подобно подсчету уникальных, самый простой способ подсчета различных значений с учетом регистра – это добавить вспомогательный столбец с формулой массива, который идентифицирует нужные элементы, включая первые повторяющиеся вхождения. 

Подход в основном такой же, как и тот, который мы использовали для подсчета уникальных значений с учетом регистра, с одним небольшим изменением:

{=ЕСЛИ(СУММ((—СОВПАД($A$2:$A2;$A2)))=1;»Уникальный»;»»)}

Как вы помните, все формулы массива в Excel требуют нажатия Ctrl + Shift + Enter.

После того, как это выражение будет записано, вы можете посчитать «различные» значения с помощью обычной функции СЧЁТЕСЛИ, например:

=СЧЁТЕСЛИ(B2:B10; «Уникальный»)

Если вы не можете добавить вспомогательный столбец на свой рабочий лист, вы можете использовать следующую более сложную формулу массива для подсчета различных значений с учетом регистра без создания дополнительного столбца:

{=СУММ(ЕСЛИОШИБКА(1/ЕСЛИ($A$2:$A$10<>»»; ЧАСТОТА(ЕСЛИ(СОВПАД($A$2:$A$10; ТРАНСП($A$2:$A$10)); ПОИСКПОЗ(СТРОКА($A$2:$A$10); СТРОКА($A$2:$A$10)); «»); ПОИСКПОЗ(СТРОКА($A$2:$A$10); СТРОКА($A$2:$A$10))); 0); 0))}

Как видите, обе формулы дают одинаковые результаты.

Подсчет уникальных строк в таблице.

Подсчет уникальных / различных строк в Excel сродни пересчёту уникальных и различных значений. С той лишь разницей, что вы используете функцию СЧЁТЕСЛИМН вместо СЧЁТЕСЛИ, что позволяет вам указать сразу несколько столбцов для проверки уникальности.

Например, чтобы подсчитать уникальные строки на основе столбцов A (Имя) и B (Фамилия), используйте один из следующих вариантов:

Для уникальных строк:

{=СУММ(ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИМН(A3:A11;A3:A11; B3:B11;B3:B11)=1;1;0))}

Для различных строк:

{=СУММ(1/СЧЁТЕСЛИМН(A3:A11;A3:A11;B3:B11;B3:B11))}

Естественно, вы не ограничены только двумя столбцами. Функция  СЧЁТЕСЛИМН может обрабатывать до 127 пар диапазон / критерий.

Как можно использовать сводную таблицу.

Вот обычная задача, которую все пользователи Excel должны время от времени выполнять. У вас есть список данных (к примеру, названий товаров), и нужно узнать количество уникальных позиций в этом списке. Как это сделать? Проще, чем вы думаете

В версиях Excel выше 2013  есть специальная функция, которая позволяет автоматически пересчитывать различные значения в сводной таблице. На следующем рисунке показано, как выглядит этот счетчик:

Чтобы создать сводную таблицу со счетчиком для определенного столбца, выполните следующие действия.

1. Выберите данные для включения в сводную таблицу, перейдите на вкладку «Вставка» и нажмите кнопку «Сводная таблица» .
2. В диалоговом окне «Создание сводной таблицы» выберите, следует ли разместить сводную таблицу на новом или существующем листе, и обязательно установите флажок «Добавить эти данные в модель данных» .

1. Когда откроется сводная таблица, расположите области строк, столбцов и значений так, как вам нужно. Если у вас нет большого опыта работы со сводными таблицами Excel, могут оказаться полезными следующие подробные рекомендации: Создание сводной таблицы в Excel.
2. Переместите поле, количество уникальных элементов которого вы хотите вычислить ( поле « Товар» в этом примере), в область « Значения» , щелкните его и выберите «Параметры значения поля…» из раскрывающегося меню.
3. Откроется диалоговое окно , прокрутите вниз до операции «Число разных элементов» , которая является самым последним пунктом в списке, выберите ее и нажмите OK .

Вы также можете дать собственное имя своему счетчику, если хотите.

Готово! Вновь созданная сводная таблица будет отображать количество различных товаров, как показано на самом первом скриншоте в этом разделе.

Вот как можно подсчитать различные и уникальные значения в столбце и целиком в таблице Excel. 

Благодарю вас за чтение и надеюсь увидеть вас снова. Пожалуйста, не переключайтесь!