Подпись документов word 2003

Использование КриптоПро CSP в Word/Excel из состава Microsoft Office 2003, 2007, 2010, 2013, 2016

Данная инструкция описывает порядок действий по конфигурации программ Word и Excel из состава Microsoft Office 2003, 2007, 2010, 2013, 2016, для создания и проверки электронных цифровых подписей документов. Цифровые подписи используют в тех случаях, когда требуется гарантировать подлинность, целостность и происхождение (авторство) документа, поэтому подписывать документ необходимо только в том случае, когда он окончательно готов.

Для создания ЭП на 2012 ГОСТ в Microsoft Office Word/Excel 2007/2010/2013/2016 необходимо наличие плагина «КриптоПро Office Signature 2.0». Описание использования этого продукта (плагина) имеется в данном документе. Дистрибутив плагина доступен на странице: http://www.cryptopro.ru/products/office/signature

Важно помнить: если после создания и подписи документ будет открыт в другой версии Microsoft Office Word/Excel, то ЭП документа проверится не всегда.

Ниже представлена таблица, в которой рассмотрены все варианты создания подписи: в Word/Excel с плагином и без него — и возможности проверки подписи в различных версиях Microsoft Office. 

Документ сделан и подписан в:	Документ открывается в:
	Office 2003	Office 2007	Office 2007 с плагином	Office 2010/2013/2016	Office 2010/2013/2016 с плагином
Office 2003	Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, или 3.6	Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.6. При наличии CSP 3.0 выводит сообщение «Документ содержит недействительные подписи»	Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.6. При наличии CSP 3.0 выводит сообщение «Документ содержит недействительные подписи»	Выводит сообщение «Документ содержит недействительные подписи»	Выводит сообщение «Документ содержит недействительные подписи»
Office 2007	Подпись не будет показана	Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6	Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6	Подпись не будет показана	Подпись не будет показана
Office 2007 с плагином	Подпись не будет показана	При наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6 выводит сообщение «Документ содержит недействительные подписи», но предлагает ссылку на сайт для установки плагина	Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6	Подпись не будет показана	Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6
Office 2010/2013/2016	—	—	—	—	—
Office 2010/2013/2016 с плагином	Подпись не будет показана	При наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6 выводит сообщение «Документ содержит недействительные подписи», но предлагает ссылку на сайт для установки плагина	Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6	Подпись не будет показана	Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6

Оглавление

1. Использование КриптоПро CSP в Microsoft Office Word/Excel 2003

         1.1. Создание цифровой подписи

         1.2. Подписание документа, содержащего цифровую подпись

2. Создание цифровой подписи в Microsoft Office/Excel 2007 и 2010/2013/2016 с использованием «КриптоПро Office Signature»

         2.1. Установка «КриптоПро Office Signature»

         2.2. Создание и проверка ЭП

         2.3. Подписание документа, содержащего цифровую подпись

         2.4. Видимые строки подписи

                 2.4.1 Добавление строки подписи

                 2.4.2 Добавление подписи в строку подписания

                 2.4.3 Просмотр свойств подписи

         2.5. Открытие документа на компьютере без «КриптоПро Office Signature»

1. Использование КриптоПро CSP в Microsoft OfficeWord/Excel 2003

1.1. Создание цифровой подписи

В главном меню выберите пункт Сервис → Параметры

В появившемся окне выберите закладку Безопасность и нажмите кнопку Цифровые подписи.

Появится окно цифровой подписи. Это окно позволяет пользователю добавить свои личные сертификаты, которые будут использоваться для формирования ЭП. Нажмите Добавить.

В появившемся окне представлен список сертификатов пользователя, установленных на компьютере.

Выберите сертификат и нажмите ОК.

 

Появится окно ввода пароля ключевого контейнера. Введите пароль, соответствующий контейнеру выбранного сертификата.

Если пароль введен неверно, повторите попытку. При успешном вводе пароля появится окно подтверждения подписи.

В результате подписания документа, в строке состояния в правом нижнем углу появится значок, свидетельствующий о том, что данный документ создан с ЭП.

Для проверки статуса подписи, нажмите на это значок.

При изменении подписанного документа, цифровая подпись пропадает, о чем свидетельствует сообщение:

 

1.2. Подписание документа, содержащего цифровую подпись

Для подписания документа, уже содержащего цифровую подпись, необходимо проделать шаги, аналогичные п1.

Во вкладке Сервис, выбрать Параметры. В появившемся окне на вкладке Безопасность, нажать кнопку Цифровые подписи.

Добавить сертификаты для подписания документа. Выделить сертификат и нажать ОК.

Нажатием двойного щелчка мыши на значке, свидетельствующем о подписи документа, на нижней панели задач, откроется окно Цифровая подпись. Это окно содержит информацию о подписях документа.

При внесении изменений в документ, подписи становятся недействительными, поэтому рекомендуется подписывать уже готовые документы.

Для просмотра статуса подписи, опять нажать на иконку в нижней части. Обе подписи будут недействительными.

Замечание:

При использовании отправителем и получателем одинаковой версии Microsoft Office совместимость форматов подписи обеспечивается при использовании версии КриптоПро CSP 3.0 и выше.

Если происходит открытие подписанного документа версии Microsoft Office Word 2003 в Microsoft Office Word 2007, то необходимо использовать КриптоПро CSP 3.6.1.

2. Создание цифровой подписи в Microsoft Office/Excel 2007 и 2010/2013/2016 с использованием «КриптоПро Office Signature»

2.1. Установка «КриптоПро Office Signature»

Установка продукта «КриптоПро Office Signature» производится на компьютер с программным обеспечением:

ОС: Windows XP/2003/Vista/2008/2008 R2/7 (32 или 64 бит);

Microsoft Office 2007 или Microsoft Office 2010 (32 или 64 бит);

КриптоПро CSP 2.0 и выше.

Установка производится путём запуска дистрибутива:

XMLDSigAddIn-win32.msi (для 32-битных версий MS Office)

XMLDSigAddIn-x64.msi (для 64-битных MS Office)

2.2. Создание и проверка ЭП

После завершения редактирования документа и сохранения документа можно добавить к документу ЭП.

Подписанный документ будет доступен только для чтения.

Если в подписанный документ нужно внести изменения, то все созданные ЭП следует удалить из документа.

Для создания ЭП в MS Office Word 2007 или Excel 2007:

В главном меню выберите пункт Подготовить, затем Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)

Для создания ЭП в MS Office Word 2010 или Excel 2010:

На вкладке Файл в разделе Сведения нажмите кнопку Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)

Затем появится окно подписания документа. Это окно позволяет пользователю указать свой личный сертификат, который будет использоваться для формирования ЭП. Один из сертификатов будет выбран автоматически.

Если нужно выбрать другой сертификат — нажмите кнопку Изменить. В появившемся окне представлен список сертификатов пользователя, установленных на компьютере.

Выберите сертификат и нажмите ОК. Если для доступа к ключевому контейнеру требуется задать пароль — появится окно ввода пароля.

Если пароль введен неверно, повторите попытку. При успешном вводе пароля появится окно о статусе подписания документа.

После подписи документа, в строке состояния окна документа появится значок, свидетельствующий о том, что данный документ имеет ЭП.

Для проверки статуса подписи, нажмите на этот значок, и справа появится вкладка Подписи, в которой указан статус подписи. Для просмотра состава подписи щелкните правой кнопкой мыши на строке подписи и выберите пункт Состав подписи.

Появится более детальное сообщение о составе подписи.

При открытии измененного документа, содержащего ЭП, появится сообщение о том, что документ содержит недействительную подпись.

Для более детального просмотра статуса, нажмите на значок ЭП в строке состояния, и справа появится окно, содержащее недействительный статус подписи.

Состав подписи можно посмотреть нажатием правой кнопки мышки

2.3. Подписание документа, содержащего цифровую подпись

Если документ уже содержит цифровую подпись, его можно подписать еще раз.

Для добавления новой ЭП в MS Office Word 2007 или Excel 2007:

В главном меню выберите пункт Подготовить, затем Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО).

Для добавления новой ЭП в MS Office Word 2010 или Excel 2010:

На вкладке Файл в разделе Сведения нажмите кнопку Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО).

Дальнейшие действия аналогичны созданию первой подписи.

В результате на вкладке Подписи появится еще одна действительная подпись.

Для просмотра состава подписи, щелкните правой кнопкой мыши на строке нужной подписи и выберите пункт Состав подписи.

2.4. Видимые строки подписи

2.4.1 Добавление строки подписи

На вкладке Вставка в группе Текст нажмите на стрелку рядом с кнопкой Строка подписи и в появившемся меню выберите Строка подписи (КРИПТО-ПРО).

Появится диалоговое окно Настройка подписи. В нём можно ввести информацию о лице, которое будет добавлять подпись. Эти сведения будут отображены в строке подписи в документе. Заполнять все пункты необязательно.

• в поле Предложенный подписывающий вводится ФИО подписывающего.
• в поле Должность предложенного подписывающего — название должности подписывающего.
• в поле Адрес электронной почты предложенного подписывающего — адрес электронной почты подписывающего
• в поле Инструкции для подписывающего можно ввести рекомендации или требования для подписывающего. Эти инструкции отображаются в диалоговом окне Подпись, в котором подписывающий будет ставить подпись.
• для разрешения самому подписывающему добавления комментариев в процессе создания подписи установите флажок Разрешить подписывающему добавлять примечания в окне подписи.
• для отображения даты подписания документа, установите флажок Показывать дату подписи в строке подписи.

Нажмите кнопку ОК.

Созданная строка подписи представляет собой графический объект, который можно переместить на любое место в тексте документа.

При необходимости можно повторить добавление видимой строки подписи в случае, если документ подписывается разными людьми.

2.4.2 Добавление подписи в строку подписания

Дважды щелкните мышью в документе по строке подписи, в которую требуется ввести подпись. Появится диалоговое окно Подписание

В верхней части окна можно просмотреть дополнительные сведения о создаваемой подписи нажав ссылку Дополнительные сведения о том, что подписывается.

При нажатии ссылки Выбрать рисунок можно добавить изображение, например, своей рукописной подписи.

Один из имеющихся на компьютере сертификатов будет выбран автоматически.

Для выбора другого цифрового сертификата для подписи нажмите кнопку Изменить и в окне Выбор сертификата выберите необходимый сертификат

В окне Подписание нажмите кнопку Подписать. Появится информационное окно подтверждения подписи, в этом окне нажмите кнопку ОК. Для удобства работы можно установить флажок Больше не показывать это сообщение.

Созданная подпись будет отображена в документе. Одновременно будет отображена вкладка Подписи, в которой приведен список подписей в документе. Созданная подпись будет находиться в разделе Действительные подписи. Незаполненная подпись — в разделе Требуемые подписи.

После того, как в документе появилась первая (или единственная) цифровая подпись, он автоматически помечается как окончательный и доступен только для чтения.

Если документ содержит единственную подпись, то на этом работа с ним заканчивается.

Если документ содержит несколько строк подписей для нескольких лиц, документ следует передать этим лицам для подписания.

При открытии документа, содержащего незаполненные строки подписи, появляется панель сообщений.

Щелкните по кнопке Просмотр подписей, после чего на вкладке Подписи будет отображен список подписей в документе.

Для добавления подписи в строку подписи дважды щелкните по строке подписи в тексте документа или в панели Подписи нажмите правой кнопкой мыши на нужной строке подписи и выберите команду Подписать.

В окне Подписание введите необходимую информацию и нажмите кнопку Подписать

После создания последней подписи в документе в панели Подписи все подписи будут находиться в разделе Действительные подписи

2.4.3 Просмотр свойств подписи

В окне документа в панели Подписи щелкните по стрелке требуемой подписи и выберите команду Состав подписи. Можно также дважды щелкнуть мышью по строке подписи в тексте документа.

Свойства подписи буду отображены в соответствующем окне. Для просмотра сертификата, использовавшегося при создании подписи, нажмите кнопку Просмотр.

Подписанный документ, можно просматривать, печатать, выделять фрагменты и копировать их в буфер обмена.

Можно скопировать и строку подписи в другой документ, но эта строка подписи вставляется без цифровой подписи. Необходимо добавление подписи в строку подписи в новом документе.

При попытке сохранить подписанный документ под другим именем, появляется информационное окно:

Если нажать кнопку Да, все подписи в документе станут недействительными.

Документ, содержащий цифровые подписи, автоматически помечается как окончательный. При попытке снятия этой отметки появляется информационное окно.

Если нажать кнопку Да, то любое действие по редактированию документа приведёт к тому, что все подписи в документе станут недействительными.

Тогда в строках подписи появится текст Недействительная подпись. На вкладке Подписи данные подписи будут находиться в разделе Недействительные подписи.

Документ, содержащий недействительную подпись, можно подписать повторно.

Для этого на вкладке Подписи щелкните по стрелке недействительной подписи и выберите команду Подписать еще раз. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши по строке подписи в тексте документа и в контекстном меню выбрать команду Подписать еще раз.

Заново заполните окно Подписание и нажмите кнопку Подписать.

2.5. Открытие документа на компьютере без «КриптоПро Office Signature»:

При открытии документа с подписью на компьютере, где не установлен продукт «КриптоПро Office Signature» подпись будет отображаться как недействительная. При выборе пункта Состав подписи на вкладке Подписи будет выдано информационное окно:

Кнопка Дополнительные сведения об этом поставщике служит для перехода на веб-сайт производителя продукта «КриптоПро Office Signature», где можно скачать дистрибутив и установить «КриптоПро Office Signature».

Для создания цифровой подписи в документе необходимо открыть готовый документ, выбрать вкладку Сервис — Параметры. Перейти во вкладку Безопасность,нажать кнопку Цифровые подписи. Появится окно цифровой подписи. Это окно позволяет пользователю добавить свои личные сертификаты, которые будут использоваться для формирования ЭЦП. Нажмите Добавить. В появившемся окне представлен список сертификатов пользователя установленных на компьютере. Выберите сертификат и нажмите ОК. Появится окно ввода пароля ключевого контейнера. Введите пароль, соответствующий контейнеру выбранного сертификата. (Если пароль не был сохранен до этого) Если пароль введен неверно, повторите попытку. При успешном вводе пароля появится окно подтверждения подписи. В результате подписанного документа, в строке состояния в правом нижнем углу появится значок, свидетельствующий о том, что данный документ создан с ЭЦП. Для проверки статуса подписи, нажмите на этот значок. При изменении подписанного документа, цифровая подпись пропадает, о чем свидетельствует сообщение: «Копия данного документа не будет содержать цифровые подписи».

Действия по конфигурации Microsoft Office Excel 2003 аналогичны приведенным выше.

Проверить подпись документов Microsoft Office Word и Excel 2003 можно на компьютере с Microsoft Office 2003 или 2007.

Вы определились с выбором?

Перейти к оформлению заказа

Достаточно часто при работе с электронными площадками встает вопрос «Как подписать Word документ с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП)?». Применение на практике данной функции встречается часто: при отправке изменений, разъяснений и других документов в электронные площадки, в документообороте между органами государственной власти или предприятиями и так далее. В данной статье мы подробно расскажем как подписать документ Word в версии Office 2003 с помощью ЭЦП.

Как только вы создали Word файл и завершили его редактирование необходимо сохранить его и только потом начинать добавление ЭЦП к документу. Нужно помнить, что после подписания документ станет доступен только для чтения, и если требуется редактирование документа, то сначала следует удалить созданные ЭЦП, отредактировать и заново подписать, иначе документ будет содержать недействительную подпись. Отмечаем, что на рабочем месте должен быть установлен КриптоПро версии не ранее 3.0, а так же установлен сертификат ЭЦП в папке «Личные». Скачать КриптоПро 3.0 можно по следующей ссылке: (Скачать КриптоПро 3.0),скачать КриптоПро 3.6 по следующей: (Скачать КриптоПро 3.6).

Рассмотрим вариант: как подписать Word файл, версии 2003.

После сохранения документа, который нам нужно подписать, в нашем случае это «Тест.doc», в верхнем меню выбираем «Сервис», «Параметры», и в открывшемся окне нажимаем на вкладку «Безопасность»:

Как подписать Word с помощью ЭЦП

Нажимаем кнопку «Цифровые подписи» и в открытом окне жмем «Добавить»:

Открывается окно выбора сертификата, выбираем необходимого пользователя, с чьим ЭЦП планируется подписать документ:

Жмем «ОК», вводим пароль на ЭЦП: (если ранее на рабочем месте с данным ЭЦП работали и сохранили пароль, то этого окна у вас не будет)

Как видим, в окне Цифровые подписи появился Подписывающий. Кстати, таким же образом можно добавить второго, третьего и т.д. подписанта

Как подписать документ Word ЭЦП

Жмем «ОК» чтобы закрыть окна. Теперь вордовский документ подписан с помощью ЭЦП, а в правой нижней части появился значок, при наведении на который появляется надпись: «Этот документ содержит цифровую подпись»:

С этого момента, любые изменения вносимые в документ, удаляют цифровые подписи, о чем информирует нас Word при попытке сохранить изменения:

Инструкцию по подписыванию с ЭЦП документов Word 2007 и 2010 читайте тут: Как подписать Word 2007 и 2010 с помощью ЭЦП?.

В документообороте РФ допускается использовать электронные документы. Стандартом при этом являются файлы, созданные с помощью ПО Microsoft Office, в частности – в текстовом редакторе Word. Вот только для предоставления юридической силы документу, его необходимо подписывать с помощью электронной цифровой подписи. Как подписать ЭЦП документ ворд, какие дополнительные программы для этого понадобятся?

Системные требования

На текущий момент Microsoft также опубликовал публичную бета-версию Microsoft Office 2019. В ней возможность работы с подписанными документами тоже имеется, однако данный функционал ограничен до тех пор, пока не будет выпущена финальная версия офисного пакета ПО.

Как подписать документ

Как подписать документ в ворде электронной подписью?

Первым делом необходимо полностью завершить редактирование файла, так как после подписи такая возможность уже не будет доступна (документ можно будет открыть лишь в режиме «Для чтения», а его редактирование приведет к удалению подписи и, соответственно, потере юридической силы).

 В Word 2003 после окончания редактирования необходимо :

• выбрать «Сервис», перейти в «Параметры», а там – во вкладку «Безопасность»;
• выбрать «Цифровые подписи»;
• из всех пользователей выбрать того, чьей подписью будет заверен документ;
• сохранить файл.

Естественно, чтобы осуществить подпись документа через ЭЦП в ворде предварительно необходимо установить сертификат в систему через Крипто-Про CSP (инструкция, как правило, прикладывается к USB-токену).

В Word 2007 и старше процесс добавления ЭЦП несколько иначе. Чтобы подписать цифровой подписью документ в Word нужно:

• перейти в меню «Файл», далее – «Подготовить»;
• выбрать «Добавить цифровую подпись»;
• из списка пользователей выбрать того, чья подпись будет прикреплена к файлу.

Документ, подписанный в Word 2003 можно использовать в более старших вариантах Microsoft Office. Но если вордовский документ создан в Word 2007, то в Word 2003 он попросту не откроется. Именно по этой причине использовать Microsoft Office версии 2003 не рекомендуется. Все это детально расписано на официальном сайте Крипто-Про. Аналогичным образом, кстати, подписываются и документы Excel, системные требования – такие же.

При использовании MacOS функционал криптографии будет ограничен, разработчики Крипто-Про не гарантируют нормальную работу ПО (как правило, в таких случаях используют Wine, позволяющий запускать программы Windows на сторонних операционных системах).

Как удалить подпись

Чтобы удалить подпись необходимо открыть документ в текстовом редакторе от Microsoft Office, щелкнуть правой кнопкой мыши на строке с сервисным сообщением (располагается под верхним меню) и выбрать «Удалить подпись», после – подтвердить проведение операции. После этого останется лишь сохранить документ.

Удаление впоследствии дает возможность отредактировать сам документ, но для его заверения потребуется повторно провести установку ЭЦП по вышеуказанному алгоритму.

Распространенные проблемы

Использование невидимых подписей

Такие ЭЦП используются для заверения внутренней документации, для подтверждения целостности созданного файла. Информация об используемом ЭЦП при этом будет отображаться лишь в свойствах текстового файла (увидеть их можно кликнув правой кнопкой мыши по файлу и выбрав «Свойства» — актуально только при установленном Microsoft Office).

ЭЦП при этом интегрируется аналогичным образом. Единственный нюанс – необходимо выбрать не только пользователя, но затем ещё и указать тип используемого ЭЦП.

Невидимые подписи работают не только в Ворд, но и Excel, PowerPoint и исключительно в пакете прикладных программ Microsoft Office ( в LibreOffice такой функционал отсутствует на текущий момент).

Итого, чтобы подписать с помощью ЭЦП Word необходимо предварительно установить сертификат в систему. Далее – завершить создание и редактирование файла, после – с помощью меню добавить подпись и сохранить. При попытке отредактировать файл Ворд ЭЦП с него будет удалена (в «Свойствах» тоже не будет отражаться). Соответственно, заверенный документ изменить уже не получится, поэтому он и приравнивается к обычному бумажному с ручной подписью и печатью.