Почему невозможно создать структуру документа excel

Структурирование данных в Excel

​Смотрите также​ число всегда состояло​ вовсе не по-нашему:​ зависимости от данных.​Раскрывается диалоговое окно для​ флажков :)​ При выборе варианта​

1. ​ слияния. В версиях​ всех рассылок часть.​​ быть объединенных ячеек.​​ НАСТРОЙКА​
2. ​ на форме «настройке»​​Андрей Чернов​​Повторяющиеся подписи выводятся только​​ строки, а продукт​​Урок подготовлен для Вас​
3. ​ цифры, чтобы свернуть​​Структурирование делает информацию более​​ из шести цифр,​ сначала месяц, а​​ Поставим курсор сразу​​ выбора полей слияния.​В нашем случае​Шаблон​
4. ​ после Word2003 Мастер​​Предположим всем клиентам,​​ Вернее сказать так:​​сам снять обе​​ (данные -> структура)​
5. ​vikttur​​ в том случае,​​ — для каждого​
6. ​ командой сайта office-guru.ru​​ или развернуть группы​​ удобной для просмотра.​​ формат должен состоять​

   

7. ​ потом день, хотя​ после слова «Уважаем»,​​Выбираем поле​​ требуется установить фильтр​или​ слияния запускается с​ у которых срок​ ЕСЛИ в таблице​​ «гульки»​​openid.mail.ru/mail/vlad3622340​: Данные-Группа_и_структура-Группировать​

​ если сводная таблица​​ столбца.​​Источник: http://www.excel-easy.com/examples/outlining-data.html​​ по уровню. К​ В этом примере​​ из шести нулей:​​ в таблице Excel​

​ нажмём кнопку​Имя​

1. ​ по полю​​Существующий документ​​ помощью кнопки​​ действия клубной карты​​ есть объединённые ячейки,​
2. ​Libera​​: Доброго вечера!​​Данные-Группа_и_структура-Настройка​​ представлена в виде​​Щелкните правой кнопкой мыши​
3. ​Перевел: Антон Андронов​​ примеру, нажмите​​ мы научимся подсчитывать​
4. ​{ MERGEFIELD «M__клубной_карты»​ всё было в​Правила​, нажимаем​​Рассылка​​появляется возможность указать​​Начать слияние​​ истекает в следующем​ то надо быть​​: В настройках группировки​​Что-то подобное было,​

​Dophin​ таблицы. Они отсутствуют​
​ подпись строки или​
​Автор: Антон Андронов​

​2​

office-guru.ru

Повторение подписей элементов в сводной таблице

​ строки со связанными​​ # «000000» }.​ порядке. Такие же​на вкладке​Вставить​по значению «да»​ нужный файл в​на вкладке​ месяце, планируется разослать​ готовым к тому,​ уберите галочки​ но поиском не​: для 07 Прикрепленные​ в сжатой форме​ столбца, которую требуется​Примечание:​, чтобы отображались только​ данными и сворачивать​ Теперь снова ПКМ​ неприятности могут возникнуть​Рассылки​, то же самое​

​ (значение «да» появляется​ Проводнике. Мы выбираем​Рассылки​ письма с уведомлением.Текст​ что при экспорте​openid.mail.ru/mail/vlad3622340​ нашёл.​ файлы post_67907.JPG (195.15​ и в представлении​ повторить, а затем​Мы стараемся как​ подуровни.​ группу столбцов.​ по полю —​ при импорте ячеек​и выберем вариант​

1. ​ для поля​ в таблице, если​Текущий документ​В версиях до Word2007​ письма будет одинаковым​​ объединение будет отменено,​​: Ух ты! Круто!​

2. ​Символ +/- (открытие/закрытие​​ КБ)​​ в виде структуры.​​ нажмите кнопку​​ можно оперативнее обеспечивать​

3. ​Примечание:​​Для начала отсортируем данные​​ Обновить поле, и​

​ с десятичными числами,​​IF…THEN…ELSE​

• ​Отчество​ срок действия клубной​3 шаг:​ следует выполнить команду​ за исключением обращения,​ и соответственно образуются​

• ​Спасибо, Алексей, отлично​ сгруппированных строк) находится​EducatedFool​ При необходимости можно​Параметры поля​ вас актуальными справочными​Нажмите​ по столбцу​ видим число в​ денежным форматом и​. В версиях до​. Закрываем окно​ карты истекает в​выбираем получателей. В​

• ​ меню​ номера клубной карты​ лишние пустые строки​ работает!​ у них снизу.​: Выделяете по очереди​ изменить формат в​.​ материалами на вашем​1​Company​

Включение и отключение повторения подписей для всех полей

1. ​ нужном формате.​ т.д. Вывод неутешительный:​

2. ​ Word2007 аналогичная кнопка​​Вставка полей слияния​​ следующем месяце). Фильтр​​ нашем случае источником​​Сервис — Письма и​​ и даты окончания​​ и/или столбцы, что​

   

3. ​А если в​​ Т.е. управляет вышележащими​​ ЖЕЛТЫЕ блоки строк,​

support.office.com

«Правильная» структура документа Excel

​Разметка и печать​​ переведена автоматически, поэтому​
​ итоги, или​

​На вкладке​​ датой { MERGEFIELD​ чисел и дат​Добавить поле Word​

​ ее текст может​​3​
​Данные​ «дата_окончания_действия_карты» @ «DD.MM.YYYY»​
​ не сохраняется. Но​и находится на​
​ Если параметр​ поля и выбрав​ вариант​
​ более удобной работы​ из таблицы Excel​

​ объединённые ячейки -​​ настройки группировки, то​ строки?​ СтрелкаВправо​

​На вкладке​​Повторение подписей элементов​
​ содержать неточности и​
​, чтобы отобразить всё.​(Data) нажмите кнопку​ }​ выход есть!​ панели инструментов​

planetaexcel.ru

Создание структуры

​. Затем с помощью​​ можно вывести панель​Таким образом, на​все столбцы должны иметь​ другой макрос?​ слева от названия​ с 3 по​
​в разделе​Убедитесь, что установлен флажок​
​ нас важно, чтобы​
​ выполните следующие действия:​
​(Subtotal).​
​ вариант​
​ в которые вставляются​

​В раскрывшемся диалоговом​​Всегда​ этом же диалоговом​
​ кнопки​ инструментов Слияние​ этом этапе в​
​ уникальные названия, которые​openid.mail.ru/mail/vlad3622340​

​ списка щёлкаешь +/-​​ 29 включительно, и​Работа со сводными таблицами​

​Ещё раз обращаю​​ документе Word печатается​
​ будут использоваться при​: Точно! Благодарю!​ и закрывается/открывается список​
​ опять Alt +​нажмите кнопку​

planetaexcel.ru

Слияние данных MS Excel и MS Word

​.​ вам полезна. Просим​A​При каждом изменении в​ полей Word можно​ собой код, который,​После нажатия ОК,​ будут отчетливо видны​4 шаг:​
​выбираем нужный файл​ внимание, что в​
​ общий для всех​ слиянии. Если в​​Помню же, что​ ниже, а не​ Shift + СтрелкаВправо​

• ​Макет отчета​Примечания:​ вас уделить пару​и​(At each change​ прочитать в справочной​ во-первых, можно посмотреть,​ получим результат​ на сером фоне.​вставляем нужные поля​ в Проводнике​ бланке письма содержится​ писем текст.​ таблице отсутствует первая​ как-то просто вопрос​ выше.​
• ​Микки​.​ ​ секунд и сообщить,​B​ in) выберите​ системе Word или​ а во-вторых, изменить.​5 шаг:​ Устанавливаем курсор после​ в документ. Прежде,​

​После выбора файла раскрывается​ только общий для​Для более удобной​ строка с названиями​

​ решался.​Пример прилагаю.​​: Снимите всю группировку​Выберите команду​При редактировании повторяющихся подписей​ помогла ли она​.​Company​ на официальном сайте​ Чтобы увидеть код​просматриваем получившиеся письма,​
​ №, снова нажимаем​ чем выбрать один​ диалоговое окно с​ всех писем текст,​ дальнейшей работы при​ столбцов, то её​Просто первый раз​Alex_ST​Чтобы повторить.. тоже​Не повторять подписи элементов​ изменения применяются ко​ вам, с помощью​На вкладке​. Этот столбец мы​

​ Microsoft​ поля, например, с​ используя кнопки навигации.​ ссылку​ из предложенных Мастером​
​ выбранной таблицей. Если​ поэтому обращение выглядит​ слиянии рекомендуется установить​ заменит первая строка​​ столкнулся с группировкой.​​: Sub Groups_Tuning() ‘Настройка​​ самое​​.​ всем ячейкам с​ кнопок внизу страницы.​Данные​ будем использовать, чтобы​6 шаг:​ номером клубной карты,​ На этом шаге​
​Другие элементы…​ вариантов работы, следует​​ нам нужны все​ как​ параметр​ данных, а значит,​Часто данные электронной​ группы и структуры:​1.Помечаете все кроме​achernov​​ той же подписью.​​ Для удобства также​​(Data), кликните по​ ​ структурировать нашу таблицу.​выбираем вариант​ следует кликнуть по​​ также можно изменить​, выбираем​​ установить курсор в​ записи, то сразу​Уважаем!​Затенение полей​ она в рассылке​
​ таблицы требуется использовать​ итоги в строках​ зелененького -группировать​: Уважаемые эксперты Excel,​ Изменить лишь некоторые​ приводим ссылку на​Группировать​​В списке​​Изменить часть писем…​ нему правой кнопкой​​ список получателей, применив​№ клубной карты​

​ тексте туда, куда​​ нажимаем ОК. При​, а номер карты​в положение​​ участвовать не будет.​
	​ при составлении различных​​ над данными, итоги​2. Помечаете по​подскажите, пожалуйста, как​ повторяющиеся ячейки нельзя.​ оригинал (на английском​(Group).​Операция​​и просматриваем получившийся​​ мыши (ПКМ) и​​ фильтр или убрав​​-​ Вы хотите вставить​ необходимости можно список​​ и дата пропущены.​
​Всегда​​В качестве примера​ документов: отчетов, писем,​ в столбцах слева​ очереди все желтенькие​ создана структура документа​​При изменении формата всех​​ языке) .​Нажмите на знак «​​(Use function) выберите​​ документ, при необходимости​ выбрать команду​
	​ флажки. Так как​Вставить​ данные. Если Вы​ отсортировать, отфильтровать нужные​Работа Мастера слияния включает​, чтобы отличать вставленные​ возьмем таблицу с​ договоров и т.д.​ от данных​ -группировать​ в прикрепленном файле.​ повторяющихся подписей путем​Повторение подписей элемент и​–​Количество​ его можно отредактировать,​Коды/Значения полей​ мы применили фильтр​. Аналогично вставляем поле​ забыли это сделать,​ записи, либо найти​ 6 шагов.​ ​ поля слияния от​ перечнем клиентов фитнес​ В этом случае​​On Error Resume​​Вот и весь​«Плюсик», раскрывающий группу,​ выбора подписи элемента​ поле в сводной​«.Результат:​(Count).​ сохранить как отдельный​.​ ранее, получателей осталось​Дата окончания действия карты​ тоже ничего страшного,​ их с помощью​1 шаг:​
​ обычного текста. Если​​ клуба «Экселент»​ удобно использовать слияние​ Next​ фокус​ помещен в нужном​ в строке итогов​ таблице визуально группирует​Чтобы удалить структуру, выделите​Поставьте галочку напротив​ файл или отправить​Получим следующее {​ 3.​Кроме указанных выше​ поля можно вставить​ соответствующих команд. Возможности​выбираем тип документа​ этот параметр включен,​2 этап. Подготовка шаблона​ данных MS Excel​With ActiveSheet.Outline​Dophin​​ месте – в​
	​ или всех повторяющихся​ строки и столбцы,​ ​ любую ячейку из​​Company​​ на печать​​ MERGEFIELD «M__клубной_карты» }​​Присмотревшись повнимательней к полученному​ полей требуется вставить​​ в любое место​​ фильтрации и поиска​​ для рассылки, в​​ поля отображаются на​ документа Word​ и MS Word.​​.SummaryRow = xlAbove​​: а теперь тоже​​ заголовке самой группы.​​ подписей формат автоматически​ позволяя упростить просмотр​ набора данных и​(см. рисунок ниже).​*​Сам код изменять​​ результату, видим, что​​ окончание обращения​​ документа, а затем​​ здесь, конечно, намного​​ нашем случае это​​ сером фоне. На​​На этом этапе в​ ​Процедура слияния состоит​.SummaryColumn = xlLeft​ самое но в​​Повторить это волшебство​​ применяется ко всем​ данных. Например, можно​​ на вкладке​​Нажмите​если в файле с​ мы не будем,​ он не вполне​ый(ая)​ перенести. В нашем​ беднее, чем в​Письма​​ печать этот фон,​​ текстовом редакторе Word​​ из нескольких этапов.​​End With​​ новом документе)​​ не могу. Заголовок,​ другим ячейкам с​ использовать повторяющиеся подписи,​​Данные​​ОК​ базой клиентов при​​ а вот формат​ ​ соответствует нашим ожиданиям​, которое зависит от​ ​ случае ставим курсор​ Excel, но сделать​
​2 шаг:​​ естественно, не выводится.​ формируется документ, в​1 этап. Подготовка данных​End Sub​achernov​ раскрывающий группу, у​ той же подписью.​ когда отключено вычисление​(Data) нажмите кнопку​.​
	​ открытии в Excel2003​ допишем. Принцип добавления​Номер клубной карты​ значения поля​ ​ после слова «Уважаем»​ простейшую выборку по​​выбираем документ, на​​3 этап. Работа Мастера​​ который в дальнейшем​​ электронной таблицы​Alex_ST​: Всем большое спасибо!​ меня помещается ПОД​ Однако можно также​ промежуточных итогов или​Промежуточный итог​Результат:​ вместо формул будут​ формата будет понятен​ вместо​Пол​ перед восклицательным знаком.​ текстовым или числовым​ основе которого будут​ слияния MS Word​ ​ будут внедряться данные​Таблица, предназначенная для слияния,​: А если не​задача решена ;-)​ а не НАД​ изменить формат отдельных​ элементам соответствуют несколько​(Subtotal). Затем кликните​Чтобы свернуть группу ячеек,​ отображаться ошибки #ИМЯ!,​ любому, кто хоть​001768​. Для этого воспользуемся​​ Так как нам​​ значениям можно. Кроме​ ​ создаваться рассылки, им​Открываем файл письма в​ ​ электронной таблицы. Текст​ должна удовлетворять некоторым​ макросом, то​в 2007excele «флажок»,​ группой…​ повторяющихся подписей, не​ полей. В примере,​ по​ нажмите знак «​ подключите надстройку Пакет​ немного знаком с​отображается как​ специальным полем, позволяющим​ ​ нужны отдельные поля,​ того, возможно выбрать​ может быть открытый​ MS Word.Проще всего​ этого документа представляет​ требованиям:​ДАННЫЕ — ГРУППА​ ​ отвечающий за положение​Заранее спасибо!​ применяя его к​ приведенном ниже, регионы​ ​Убрать все​–​ ​ анализа (Сервис —​ созданием пользовательского формата​1768​ вставлять одно из​ выбираем​ записи для рассылки​
​ текущий документ, шаблон​​ осуществить слияние данных,​​ собой общую для​​в таблице не должно​ И СТРУКТУРА -​ этого «плюсика» лежит​С уважением,​ другим ячейкам.​ повторяются для каждой​

​(Remove All).​​» (минус). Можно использовать​ Надстройки)​ в Excel. Чтобы​, а дата и​ двух значений в​Другие элементы…​ вручную с помощью​ или существующий документ.​

excelworld.ru

​ следуя указаниям Мастера​

Содержание

• 1 Автоматическое создание структуры в Excel
• 2 Ручное создание структуры
  • 2.1 Часть 1 Как автоматически создать структуру
  • 2.2 Часть 2 Как создать структуру вручную
• 3 Советы
• 4 Предупреждения
  • • 4.0.1 1 способ
    • 4.0.2 2 способ

Дата: 31 января 2017 Категория: Excel Поделиться, добавить в закладки или статью

Здравствуйте, друзья. Думаю, каждому, кто работал в Эксель, попадались таблицы со структурой данных. Группировка в Эксель, чаще всего, применяется, когда есть организация со структурой, и мы оцениваем некоторые показатели согласно этой структуры. Например, продажи по Компании в целом, по региональным представительствам, по менеджерам. Посмотрите на картинке, как это может быть без группировки:

На рисунке детальный пример отчета о продажах по структурным подразделениям подневно.  А что если нужно предоставить руководителям отчет в разрезе только лишь департаментов и помесячно, без детализации? Чтобы было вот так:

Согласитесь, такой вид таблицы более нагляден и показателен для анализа работы Компании в целом. Но как получить такую таблицу достаточно быстро, не скрывая и не удаляя ячейки? Очень просто, задайте структуру документа.

На рисунке выше я привел уже структурированный документ, с маркерами группы. В таблице сгруппированы менеджеры по регионам и регионы в компании, а так же, дни недели в месяцы. Чтобы скрыть какую-то отдельную группу, кликните на значке «минус» в итоговой строке этой группы». Чтобы раскрыть – на значке «плюс». Чтобы отобразить какой-то определенный уровень – нажмите на его номер в верхнем левом углу листа.

Обратите внимание, данные сгруппированы в несколько уровней. Каждый последующий вложен в предыдущий. Всего Эксель позволяет создать до восьми уровней в строках и восьми – в столбцах.

Есть два способа создать структуру листа: автоматический и ручной.

Программа может попытаться создать структуру автоматически. Для этого нажмите на ленте: Структура – Группировать – Создать структуру.

Если у Вас правильно и логично записаны формулы суммирования, структура будет создана правильно. У меня эта функция часто срабатывает правильно, поэтому сначала я пробую именно автоматическое создание. Структура из примера отлично создалась автоматически.

Ручное создание структуры

Создание структуры вручную позволяет держать весь процесс под контролем и гарантированно получить правильный результат. Чтобы структурировать лист вручную, выполните такие действия:

1. Оформите и наполните таблицу, создайте итоговые строки и столбцы
2. Кликните на маленькой пиктограмме со стрелкой в нижнем правом углу ленточной группы Данные – Структура. В открывшемся окне настройте расположение строк и столбцов итогов

1. Выделите строки или столбцы, которые нужно группировать (не выделяйте итоговые). Делайте это с каждой группой по очереди, начиная с самых «глубоких». В моем примере это фамилии менеджеров.

1. Нажмите на ленте Структура – Группировать (ли нажмите Alt+Shift+стрелка вправо). Будет создана группировка

1. Повторяйте п.3-4 до полного структурирования данных. Повторюсь, начинайте с подчиненных групп, потом переходите на уровень выше. Т.е. в таблице из примера мы поочередно сгруппируем менеджеров в филиалы, потом филиалы в компанию.

Когда Вы вставляете новые строки и столбцы в структурированную таблицу – будьте осторожны. Если, например, добавляется новый менеджер в группу, вставляйте строку где-то между сгруппированными строками, не первым элементом группы и не последним. В противном случае, новая строка не впишется в структуру.

При копировании диапазона ячеек, скрытые строки и столбцы не копируются. Но когда они скрыты группировкой – все равно копируются. Чтобы выделить только данные, отображенные на экране, выделите нужный диапазон и нажмите F5. В открывшемся окне выберите Выделить – Только видимые ячейки. Теперь ячейки, скрытые группировкой, не будут скопированы.

Если Вам больше не нужна структура – удалите ее. Для этого выполните на ленте Данные – Структура – Разгруппировать – Удалить структуру.

Группированные данные, структурированное рабочее пространство – не только добавляют практичности Вашим таблицам, это правило хорошего тона, когда одну и ту же таблицу можно легко посмотреть как в развернутом виде, так и в детальном.

Вот и все, тренируйтесь и применяйте на практике структурирование данных в Экселе. Приглашаю Вас комментировать изложенный материал, задавайте Ваши вопросы и делитесь опытом!

Следующая статья будет посвящена подключению внешних данных и их консолидации. Это неотъемлемая часть работы большинства пользователей Excel. Присоединяйтесь к чтению!

Поделиться, добавить в закладки или статью

Часть 1 Как автоматически создать структуру

1. 

   Откройте таблицу Excel. Для этого дважды щелкните по Excel-файлу.

2. 

   Щелкните по вкладке Данные. Она находится в левой части ленты инструментов, которая в свою очередь расположена в верхней части окна Excel. Откроется панель инструментов «Данные».

3. 

   Щелкните по направленной вниз стрелке рядом с опцией Группировать. Вы найдете эту опцию справа на панели «Данные». Откроется выпадающее меню.

4. Нажмите Создание структуры.

   Эта опция находится в выпадающем меню «Группировать».Файл:Group and Outline Excel Data Step 4 Version 2.jpg

   • Если появилось сообщение «Невозможно создать структуру документа», формула, которой подчиняются данные, не совместима с функцией структурирования. В этом случае создайте структуру вручную (читайте следующий раздел).
5. 

   Скройте данные. Нажмите кнопку «» в верхней или левой части таблицы Excel, чтобы скрыть сгруппированные данные. В большинстве случаев это действие приведет к отображению только последней строки с данными.

6. 

   Удалите структуру (если нужно). Нажмите «Разгруппировать» (справа от опции «Группировать»), а затем в выпадающем меню нажмите «Удалить структуру». Так вы отобразите данные, которые были сгруппированы и скрыты.

Часть 2 Как создать структуру вручную

1. 

   Выделите данные. Щелкните и удерживайте верхнюю левую ячейку нужных данных, а затем перетащите курсор в нижнюю правую ячейку нужных данных.

2. 

   Щелкните по вкладке Данные. Она находится в левой части ленты инструментов, которая в свою очередь расположена в верхней части окна Excel.
3. 

   Щелкните по Группировать. Вы найдете эту опцию справа на панели «Данные».

4. 

   Нажмите Группировать. Эта опция находится в выпадающем меню «Группировать».

5. 

   Выберите способ группирования. Нажмите «Строки», чтобы сгруппировать данные по вертикали, или нажмите« «Столбцы», чтобы сгруппировать данные по горизонтали.

6. 

   Щелкните по OK. Эта кнопка находится в нижней части всплывающего окна.

7. 

   Скройте данные. Нажмите кнопку «» в верхней или левой части таблицы Excel, чтобы скрыть сгруппированные данные. В большинстве случаев это действие приведет к отображению только последней строки с данными.

8. 

   Удалите структуру (если нужно). Нажмите «Разгруппировать» (справа от опции «Группировать»), а затем в выпадающем меню нажмите «Удалить структуру». Так вы отобразите данные, которые были сгруппированы и скрыты.

Советы

• Нельзя использовать описанную функцию, если таблица открыта для общего доступа.

Предупреждения

• Не используйте описанную функцию, если нужно защитить таблицу. В этом случае другие пользователи не смогут отображать и скрывать строки.

Информация о статье

Эту страницу просматривали 98 569 раза.

Была ли эта статья полезной?

Прежде всего убедитесь, что в первой строке таблицы имеются заголовки столбцов, каждый столбец содержит однотипные данные, а также отсутствуют пустые строки или столбцы.

1 способ

1. В окне открытого листа отсортируйте данные таблицы (см. пункт «Как отсортировать данные таблицы?»).
2. Выделите нужные строки, которые необходимо подвергнуть структурированию.
3. Настройте расположение строки промежуточных итогов (см. «Как задать расположение строк промежуточных итогов?»).
4. Создайте промежуточные итоги (см. «Как создать промежуточные итоги диапазона данных?»).
5. Перейдите к вкладке «Данные» и в группе «Структура» раскройте меню кнопки «Группировать».
6. В списке команд выберите пункт «Создание структуры».

Слева строк с промежуточными итогами отобразятся символы структуры.

2 способ

1. В окне открытого листа отсортируйте данные таблицы (см. пункт «Как отсортировать данные таблицы?»).
2. После каждого диапазона строк, которые необходимо подвергнуть структурированию, вставьте новые строки.
3. В нужных ячейках данных строках вставьте функцию ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ (см. «Как вставить функцию?»).
4. Выделите первый диапазон строк, которые необходимо подвергнуть структурированию, но без итоговой строки.
5. Перейдите к вкладке «Данные» и в группе «Структура» раскройте меню кнопки «Группировать».
6. В списке команд выберите пункт «Группировать».
7. В окошке «Группирование» выберите пункт «Строки».
8. Повторите пункты 4–7 данной инструкции для всех нужных диапазонов данных.

Эти два способа создания структуры данных можно комбинировать. Например, промежуточные итоги можно создать автоматически, а группировать диапазоны уже вручную

Работая с данными в Excel, часто приходится строить большие таблицы с различными расчетами и комментариями, из-за чего не редко их становится трудно воспринимать. Чтобы избегать подобных неприятностей используйте структуру данных Excel. Она располагается на вкладке «Данные», раздел «Структура».

Данный раздел содержит 3 функции. Рассмотрим их кратко (для более полной информации пройдите по ссылкам):

• Группировать – объединение нескольких строк или столбцов в единую группу. Это позволяет скрывать из вида детальную информацию, а в случае необходимости быстро получать к ней доступ;
• Разгруппировать – отменяет объединение строк и столбцов в группы полностью или частично;
• Промежуточные итоги – объединение в группы «родственных» данных с выводом по ним некоторых результатов.

Две кнопки («+» и «-») в правой верхней части раздела раскрывают либо скрывают детали группы, но часто удобнее пользоваться данными кнопками на полях листа Excel, появляющихся при объединении данных в структуры.

Если материалы office-menu.ru Вам помогли, то поддержите, пожалуйста, проект, чтобы мы могли развивать его дальше.

У Вас недостаточно прав для комментирования.

Sub aaa()
Dim cc()
cc = Array(11957550, 15123356, 15652540, 16182238, 16777215) 'цвета таблицы
ReTable Sheets(1).[B1:G14], 2, 4, cc(), Sheets(1).[K1] 'вызов процедуры по переделке таблицы
End Sub
'--------------
Sub ReTable(RR As Range, ByVal S1%, ByVal S2%, cc(), RD As Range)
Dim a&, b&, c&, d&, x&, arr(), arr1(), dd(), bb As Range
arr = RR.Value
ReDim arr1(1 To 2, 1 To 1): x = 1: ReDim dd(0 To S2 - 1)
arr1(1, 1) = Array(0, cc(UBound(cc))): a = 3
For b = 0 To S2 - 1: dd(b) = arr(1, S2 + b - 1): Next
arr1(2, 1) = dd
Do While a <= UBound(arr)
  d = S1 + 1
  For b = 1 To S1
    x = x + 1: ReDim Preserve arr1(1 To 2, 1 To x)
    arr1(1, x) = Array(b, cc(b - 1)): arr1(2, x) = Split(arr(a, b) & String(S2 - 1, ";"), ";")
  Next
  c = b:
  Do
    Do While arr(a, d - 1) = arr(a - 1, d - 1)
      x = x + 1: ReDim Preserve arr1(1 To 2, 1 To x)
      arr1(1, x) = Array(c, cc(c - 1))
      For b = 0 To S2 - 1: dd(b) = arr(a - 1, d + b): Next
      arr1(2, x) = dd: a = a + 1
      If a > UBound(arr) Then Exit Do
    Loop
    x = x + 1: ReDim Preserve arr1(1 To 2, 1 To x)
    arr1(1, x) = Array(c, cc(c - 1))
    For b = 0 To S2 - 1: dd(b) = arr(a - 1, d + b): Next
    arr1(2, x) = dd
    If a > UBound(arr) Then Exit Do
    If arr(a, 1) <> arr(a - 1, 1) Then a = a + 1: Exit Do
    c = c - (S1 - 1)
    For b = 1 To S1 - 1
      x = x + 1: ReDim Preserve arr1(1 To 2, 1 To x)
      arr1(1, x) = Array(c, cc(b)): arr1(2, x) = Split(arr(a, c) & String(S2 - 1, ";"), ";")
      c = c + 1
    Next
    a = a + 1
  Loop While a <= UBound(arr)
  If a > UBound(arr) Then Exit Do
Loop
Application.ScreenUpdating = False
With RD.Parent
  Set bb = .Range(.Cells(RD.Row, RD.Column), .Cells(.Cells(.Rows.Count, RD.Column).End(xlUp).Row, RD.Column + S2 - 1))
  If .Cells(.Rows.Count, RD.Column).End(xlUp).Row >= RD.Row Then bb.Clear
  For a = 1 To UBound(arr1, 2)
    With RD.Offset(a - 1, 0).Resize(1, UBound(arr1(2, a)) + 1)
      .Value = arr1(2, a): .Interior.Color = arr1(1, a)(1)
    End With
    RD.Offset(a - 1, 0).IndentLevel = arr1(1, a)(0)
  Next
  bb.EntireColumn.AutoFit
End With
Application.ScreenUpdating = True
End Sub

Была ли эта статья полезной?

Группировка данных в Excel – придаем таблицам стройности

Здравствуйте, друзья. Думаю, каждому, кто работал в Эксель, попадались таблицы со структурой данных. Группировка в Эксель, чаще всего, применяется, когда есть организация со структурой, и мы оцениваем некоторые показатели согласно этой структуры. Например, продажи по Компании в целом, по региональным представительствам, по менеджерам. Посмотрите на картинке, как это может быть без группировки:

На рисунке детальный пример отчета о продажах по структурным подразделениям подневно. А что если нужно предоставить руководителям отчет в разрезе только лишь департаментов и помесячно, без детализации? Чтобы было вот так:

Согласитесь, такой вид таблицы более нагляден и показателен для анализа работы Компании в целом. Но как получить такую таблицу достаточно быстро, не скрывая и не удаляя ячейки? Очень просто, задайте структуру документа.

На рисунке выше я привел уже структурированный документ, с маркерами группы. В таблице сгруппированы менеджеры по регионам и регионы в компании, а так же, дни недели в месяцы. Чтобы скрыть какую-то отдельную группу, кликните на значке «минус» в итоговой строке этой группы». Чтобы раскрыть – на значке «плюс». Чтобы отобразить какой-то определенный уровень – нажмите на его номер в верхнем левом углу листа.

Обратите внимание, данные сгруппированы в несколько уровней. Каждый последующий вложен в предыдущий. Всего Эксель позволяет создать до восьми уровней в строках и восьми – в столбцах.

Как сгруппировать данные в Excel

Есть два способа создать структуру листа: автоматический и ручной.

Автоматическое создание структуры в Excel

Программа может попытаться создать структуру автоматически. Для этого нажмите на ленте: Структура – Группировать – Создать структуру .

Если у Вас правильно и логично записаны формулы суммирования, структура будет создана правильно. У меня эта функция часто срабатывает правильно, поэтому сначала я пробую именно автоматическое создание. Структура из примера отлично создалась автоматически.

Ручное создание структуры

Создание структуры вручную позволяет держать весь процесс под контролем и гарантированно получить правильный результат. Чтобы структурировать лист вручную, выполните такие действия:

1. Оформите и наполните таблицу, создайте итоговые строки и столбцы
2. Кликните на маленькой пиктограмме со стрелкой в нижнем правом углу ленточной группы Данные – Структура . В открывшемся окне настройте расположение строк и столбцов итогов

1. Выделите строки или столбцы, которые нужно группировать (не выделяйте итоговые). Делайте это с каждой группой по очереди, начиная с самых «глубоких». В моем примере это фамилии менеджеров.

1. Нажмите на ленте Структура – Группировать (ли нажмите Alt+Shift+стрелка вправо ). Будет создана группировка

1. Повторяйте п.3-4 до полного структурирования данных. Повторюсь, начинайте с подчиненных групп, потом переходите на уровень выше. Т.е. в таблице из примера мы поочередно сгруппируем менеджеров в филиалы, потом филиалы в компанию.

Когда Вы вставляете новые строки и столбцы в структурированную таблицу – будьте осторожны. Если, например, добавляется новый менеджер в группу, вставляйте строку где-то между сгруппированными строками, не первым элементом группы и не последним. В противном случае, новая строка не впишется в структуру.

При копировании диапазона ячеек, скрытые строки и столбцы не копируются. Но когда они скрыты группировкой – все равно копируются. Чтобы выделить только данные, отображенные на экране, выделите нужный диапазон и нажмите F5 . В открывшемся окне выберите Выделить – Только видимые ячейки . Теперь ячейки, скрытые группировкой, не будут скопированы.

Если Вам больше не нужна структура – удалите ее. Для этого выполните на ленте Данные – Структура – Разгруппировать – Удалить структуру .

Группированные данные, структурированное рабочее пространство – не только добавляют практичности Вашим таблицам, это правило хорошего тона, когда одну и ту же таблицу можно легко посмотреть как в развернутом виде, так и в детальном.

Вот и все, тренируйтесь и применяйте на практике структурирование данных в Экселе. Приглашаю Вас комментировать изложенный материал, задавайте Ваши вопросы и делитесь опытом!

Следующая статья будет посвящена подключению внешних данных и их консолидации. Это неотъемлемая часть работы большинства пользователей Excel. Присоединяйтесь к чтению!

Добавить комментарий Отменить ответ

8 комментариев

Добрый день!
Как в книге создать 2 группировки друг за другом, чтобы когда они свернуты не отображались страницы.
Например, в таблице 15 строк. 3 всегда отображаются. Затем 4 строки в группировке и следующие 4 строки в группировке. Надо чтобы,когда обе группировки собраны из них ничего не отображалось.

Здравствуйте, Кир.
Для каждой группировки нужно определять итоговый столбец, который располагается либо над группируемым участком, либо под ним. Поскольку у Вас две группы строк примыкают друг к другу, нужно для верхнего участка установить итоги над данными, для нижнего — под данными. Как это делается — описано вначале пункта «Ручное создание структуры».

Добрый день!
Как сделать чтобы группировки были разного цвета( например 1 группа где знак (+) красного. 2 группа где знак (+) зеленого итд)

Дмитрий, здравствуйте. Если Вы хотите, чтобы именно строка итогов отличалась по цвету — лучше всего воспользоваться Условным форматированием

Здравствуйте! Почему при создании структуры с первого столбца в документе не отображается плюсик? Только точки над структурируемыми столбцами и цифры уровня структуры… Что делать, если структура нужна именно с 1го столбца? Excel 2016. Спасибо.

Здравствуйте, Елена. Не отображается плюсик, потому что он проставляется над столбцом промежуточных итогов. Например, в столбцах у Вас данные по месяцам, и они сворачиваются в итоговые цифры года. Плюсик будет над столбцом соответствующего года.
Итоговый столбец может быть слева или справа от группируемого массива. У Вас в настройках выставлено «слева», однако столбца слева не существует, Вы группируете начиная с первого. Потому, плюсика и нет. Вы можете пойти двумя путями:
1. Скрывать и раскрывать группировку кнопками уровней в верхнем левом углу окна
2. Выбрать расположение столбца итогов справа от группируемого массива. Тогда плюсик будет отображаться в следующем столбце после группируемых. Как это сделать — я рассказал в пункте «Ручное создание структуры»

Спасибо.
Научился группировать столбцы за 15 секунд.

Excel как создать структуру документа в

На этом шаге мы рассмотрим создание структур рабочего листа.

Прежде чем создавать структуру, нужно убедиться в том, что данные подходят для создания структуры и формулы заданы правильно. Данные должны иметь иерархическую организацию. Все итоговые формулы должны быть введены правильно и согласовано. Под согласованностью подразумевается их одинаковое относительное положение.

Создать структуру можно одним из способов:

Чтобы автоматически создать стрктуру для некоторого диапазона данных, надо выполнить следующее:

1. Поместить табличный курсор в любую ячейку диапазона.
2. Выбрать команду Данные | Группа и структура | Создание структуры.

Программа Excel проанализирует формулы из выделенного диапазона и создаст структуру. В зависимости от формул будет создана горизонтальная, вертикальная или смешанная структура.

Если у рабочего листа уже есть структура, то будет задан вопрос, не хотите ли Вы изменить существующую структуру. Щелкните на кнопке Да, чтобы удалить старую и создать новую структуру.

Если воспользоваться командой Данные | Итоги, то Excel создаст структуру автоматически, при этом автоматически будут вставлены формулы для расчета промежуточных итогов, если данные введены в виде списка.

Excel определяет способ создания структуры на основании анализа формул, поэтому без формул автоматически создать структуру невозможно. Процесс создания структуры вручную подразумевает создание групп строк (для вертикальной структуры) или групп столбцов (для горизонтальной структуры).

Чтобы создать группу строк, выделите полностью все строки, которые нужно включить в эту группу, кроме строки, содержащей формулы для подсчета итогов. Затем выберите команду Данные | Группа и структура | Группировать. По мере создания группы Excel будет отображать символы структуры.

Если перед созданием группы Вы выделите диапазон ячеек (а не строки или столбцы целиком), то Excel отобразит диалоговое окно с вопросом о том, что Вы хотите сгруппировать. Затем программа сгруппирует целиком те строки или столбцы, ячейки которых содержатся в выбранном диапазоне.

Можно выбирать также группы групп. Это приведет к созданию многоуровневых структур. Создание таких структур следует начинать с внутренней группы и двигаться изнутри наружу. В случае ошибки при группировке можно произвести разгруппирование с помощью команды Данные | Группа и структура | Разгруппировать

В Excel есть кнопки инструментов, с помощью которых можно ускорить процесс группировки и разгруппировки (рис. 1). Кроме того можно воспользоваться комбинацией клавиш Alt + Shift + для группировки выбранных строк или столбцов, или Alt + Shift + для осуществления операции разгруппирования.

Рис. 1. Инструменты структуризации

Инструмент структуризации содержит следующие кнопки.

Группировка строк и столбцов в Excel — как сделать?

Группировка строк и столбцов в Excel.

Как в Экселе (Excel) сделать группировку данных?

При работе с большими объёмами данных в Excel нередко возникает необходимость сделать группировку, которая позволяет представить всю информацию в структурированном виде.

Группировка в Excel — возможности

С помощью специальных функций в Эксель (Excel) можно выполнять группировку строк, группировку столбцов и выводить промежуточные итоги. Можно создавать до 8 уровней вложенности.

Группировка также позволяет «спрятать» промежуточные данные.

Параметры группировки

В программе Excel по умолчанию строчка/столбец с итоговыми данными располагается под данными (группировка строк) или справа от данных (группировка столбцов).

Если вы хотите изменить отображение итогов, то нужно открыть вкладку «Данные» и в разделе «Структура» нажать на наклонную стрелку.

Откроется окно настройки, где вам нужно будет убрать соответствующие флажки.

Как сделать группировку данных в Excel?

Рассмотрим подробно на примере, как можно сгруппировать данные в таблице разными способами:

1) Группировка по строкам.

2) Группировка по столбцам.

3) Автоматическая группировка.

Группировка по строкам

У нас есть таблица, отражающая поступление различных товаров по месяцам. Необходимо выполнить группировку данных по каждому месяцу.

Сначала нужно добавить строчку с названием группы. В данном примере будет 3 группы — «июль», «август», «сентябрь».

Для того, чтобы сделать группировку по строкам в Экселе (Excel), необходимо выделить требуемую область (группу) и в меню выбрать пункт «Данные» -> «Группировать». В появившемся окне выбираем «Группировать строки».

Поочерёдно выбираем строки, соответствующие каждому периоду и группируем их с помощью данного инструмента.

Таблица приобретёт следующий вид:

Если нужно скрыть группу, то нужно сбоку нажать на минус, а если развернуть — на плюс. Кроме того, Excel отображает число уровней группировки — в нашем примере их 2.

При нажатии на «1» будут показаны только итоговые строки, в то время, как цифра «2» разворачивает структуру.

Автоматическая группировка

В программе Excel также можно осуществлять группировку данных автоматически. Но для этого в таблице должны содержаться итоговые формулы.

Добавим в ранее созданную таблицу формулы, рассчитывающие суммарные цены и количество товаров по каждой группе (функция СУММ).

Для создания автоматической группировки строк в Экселе заходим в «Данные» -> «Группировать» -> «Создание структуры».

Если всё сделали правильно, то строки автоматически будут сгруппированы. Если нет — Excel выдаст ошибку «Невозможно создать структуру документа». Это означает, что на листе отсутствуют формулы, позволяющие сгруппировать данные автоматически по определённым признакам.

Наша таблица будет иметь следующий вид:

Создание нескольких уровней группировки

Как было сказано выше, в Экселе можно создавать довольно сложные структуры данных.

Добавим в нашу таблицу ещё один уровень группировки. Для этого создадим наверху таблицы строчку «Итого» и напишем формулы, позволяющие считать итоги по месяцам.

После этого воспользуемся автоматической группировкой. Вот какая таблица получится:

Принцип отображения сгруппированных данных остаётся тем же. Например, если нас интересуют только итоговые данные по месяцам и общий итог, то можно спрятать нижний уровень.

Группировка по столбцам

Такой вид группировки в Excel осуществляется схожим образом — указываем требуемые столбцы и создаём группу (в диалоговом окне выбираем «Группировать столбцы»).

Убрать группировку

Для того, чтобы разгруппировать данные, нужно выбрать «Данные» -> «Разгруппировать». В зависимости от способа группировки выбираем либо «Разгруппировать», либо «Удалить структуру».

Excel как создать структуру документа в

Структурируемые данные должны быть представлены в формате списка, в котором первая строка каждого столбца содержит подпись, остальные строки — однотипные данные; пустые строки или столбцы в списке отсутствуют.

Перед началом создания структуры может потребоваться отсортировать данные, чтобы сгруппировать строки вместе. В показанном на рисунке примере список был отсортирован по категории товаров, а затем по фамилии продавца.

Располагайте итоговые строки выше или ниже каждой группы детальных строк. Для этого после каждой группы вставьте по пустой строке и в них используйте итоговые функции, например СУММ или СРЗНАЧ. Для получения наилучших результатов итоговые строки должны содержать формулы, ссылающиеся на ячейки во всех строках. В показанном на рисунке 8.8 примере имеется строка под сведениями каждой категории товара. Например, данные по продажам лекарств в строках с 5 по 9 суммируются в строке 10. Также можно структурировать данные, в которых итоговые строки содержат описательный текст и иные данные.

Рис. 8.8. Фрагмент окна со структурированными данными

Если структурируются столбцы, а не строки, убедитесь, что лист имеет заголовки в первом столбце, и что имеются итоговые столбцы слева или справа от столбцов сведений.

Если итоговые строки расположены над строками данных или итоговые столбцы расположены слева от столбцов данных, можно изменить параметры расположения. Для этого необходимо дать команду меню Данные=>Группа и структура => Настройка и снять флажок итоги в строках под данными, флажок итоги в столбцах справа от данных или оба эти флажка.

Создание структуры автоматически и вручную

Автоматическое создание структуры

Если данные на листе обобщены формулами, которые используют функции, например СУММА, Microsoft Excel позволяет автоматически структурировать данные. Итоговые данные должны располагаться рядом с подробными данными.

Для создания автоматической структуры нужно выделить диапазон ячеек, для которых необходимо создать структуру (для структурирования листа целиком указать любую ячейку) и дать команду меню Данные => Группа и структура => Создание структуры. При вставке автоматических промежуточных итогов в список, представленный в виде строк, Microsoft Excel автоматически структурирует лист, давая возможность отобразить ровно столько подробной информации, сколько необходимо.

Создание структуры вручную

Если данные не организованы так, что Microsoft Excel может создать структуру автоматически, структура может быть создана вручную. Например, требуется вручную создать структуры данных, если строки или столбцы с итоговыми данными содержат не формулы, а значения или описательный текст.

Для создания структуры листа вручную, необходимо выделить строки или столбцы, которые нужно объединить в одну группу, и дать команду меню Данные => Группы и структура => Группировать (рис.8.9). После этого рядом с детальными данными Одежда появиться символ структуры. Продолжать выделение и группировку строк или столбцов сведений и выполнение команды Группировать нужно до тех пор, пока не будут созданы все необходимые уровни структуры.

Рис. 8.9. Фрагмент окна для создания группы Одежда

Настройка структурирования со стилями

Автоматические стили можно применить непосредственно при структурировании или после него. Для структурированных строк Microsoft Excel использует такие стили, как «Уровеньстрока_1» и «Уровеньстрока_2». Для структурированных столбцов Microsoft Excel использует такие стили как «Уровеньстолб_1» и «Уровеньстолб_2». Стили используют полужирное, курсивное и другое форматирование текста, чтобы облегчить различение итоговых строк в данных.

Можно изменять способы форматирования, определенные каждому из стилей, что позволяет применять различные стили оформления текста и ячейки для настройки внешнего вида структуры. Также можно использовать автоформаты для форматирования структурированных данных.

Если требуется задать стили структуры для автоматического применения к новой структуре, нужно дать команду меню Данные => Группа и структура => Настройка и установить флажок Автоматические стили. Если при создании структуры не требуется применять автоматические стили, их можно применить после создания структуры. Для этого необходимо выделить данные, к которыми применяются стили, дать команду меню Данные => Группа и структура => Настройка в открывшемся диалоговом окне Настройка (рис. 8.10) установить флажок Автоматические стили и нажать кнопку Применить стили. Кнопка Создать этого диалогового окна создает структуру листа. В результате к итоговым строкам будет применено форматирование (рис.8.11)

Рис.8.10. Применение стилей к структуре

Рис. 8.11. Результат применения автоматических стилей к структуре

Удаление структуры

При удалении структуры никакие данные не удаляются. Для выполнения удаления структуры на нужном листе необходимо дать команду меню Данные => Группа и структура => Удалить структуру. Если строки или столбцы все равно останутся скрытыми, то можно просто отобразить скрытые строки или столбцы средствами Excel (выделить видимые заголовки и дать команду меню Формат => Строка или Столбец => Отобразить).

Выделенные элементы структуры также можно разгруппировать без удаления всей структуры. Для этого, удерживая нажатой SHIFT щелкнуть кнопку или группы, а затем дать команду меню Данные => Группа и структура => Разгруппировать. На рис. 8.12 и 8.13 приведен пример удаления структуры для группы Иванова.

Рис. 8.12 . Выделение элемента структуры Иванова и выбор команды для разгруппирования

Рис. 8.13. . Вид окна при разгруппированной группе Иванова

Чтобы скрыть структуру, не удаляя ее, необходимо отобразить все данные, нажав кнопку с наибольшим числом в области структуры , и снять флажок Символы структуры вкладки Вид диалогового окна Параметры (меню Сервис).

Microsoft Excel

трюки • приёмы • решения

Как правильно создать структуру работы проекта в Excel

Структура работы (Work Breakdown Structure — WBS) — это способ графического отображения работы по выполнению проекта. Как правило, в структуре работы отображаются все конечные результаты проекта, а также отдельные компоненты работы, которые необходимо выполнить для получения этих конечных результатов. WBS представляет всю работу по выполнению проекта в виде совокупности логических групп и является по своей природе иерархической структурой.

Некоторые из уже созданных ранее документов понадобятся нам при создании структуры работы и построении календарного плана проекта. Первым из таких документов является формулировка масштаба проекта. Вы, наверное, помните, что в этой формулировке перечисляются конечные результаты проекта. Данный документ станет первым уровнем нашей WBS. Чтобы облегчить решение этой задачи, возможно, нам также понадобится вернуться к документу, в котором излагаются требования (или к формулировке масштаба проекта, если эти требования излагаются в формулировке масштаба проекта).

Построение уровней WBS

Во многих отношениях WBS напоминает организационную схему. В случае небольших и средних по своему размеру проектов самый верхний блок WBS содержит название соответствующего проекта, а следующий уровень блоков отображает конечные результаты проекта. Если вы работаете над выполнением крупного проекта, который заключает в себе несколько субпроектов (вложенных проектов), WBS и в этом случае начинается с верхнего блока, содержащего название соответствующего проекта, однако следующий уровень блоков отображает названия субпроектов, а не конечных результатов проекта. В таком случае именно руководители субпроектов несут ответственность за создание WBS для своих отдельных субпроектов. На рис. 1 показаны первые два уровня WBS для нашего проекта Grant St. Move. (Не забывайте, что здесь указан далеко не полный перечень конечных результатов проекта.)

Рис. 1. Уровень 1 WBS для проекта Grant St. Move

У каждого элемента в WBS должен быть уникальный идентификатор. Как видно из рис. 1, блок Создать центр обработки данных в здании на улице Grant St. помечен номером 30. Этот код, или идентификатор, используется для целей учета (отслеживания компонентов работы). Все уровни, расположенные под этим уровнем, будут начинаться с числа 30. (Вы можете убедиться в этом, взглянув на рис. 2.) Непосредственные исполнители проекта должны использовать эти коды для фиксации своего времени. Кроме того, если для выполнения работы требуются определенные материалы и оборудование, такой WBS-код может использоваться и для отслеживания соответствующих расходов. При использовании такого подхода бюджет проекта можно разрабатывать, отслеживать и контролировать по конечным результатам этого проекта.

Идея использования WBS заключается в том, что, начиная с самого верхнего уровня (в нашем случае — конечных результатов проекта), с каждым последующим уровнем WBS вы все больше детализируете работу по выполнению соответствующего проекта. Как правило, WBS содержит не более пяти или шести таких иерархических уровней. Постепенно вы опуститесь до самого нижнего уровня, называемого уровнем пакетов работ. На этом уровне вы можете легко оценивать, планировать по времени и назначать пакет работ тому или иному индивидуальному исполнителю или организации.

Уровень пакетов работ

Уровень пакетов работ всегда является самым нижним уровнем WBS, какое бы количество уровней — два или шесть — эта WBS не содержала. Идея заключается в том, что уровень пакетов работ легко распределяется между группами или индивидуальными исполнителями; кроме того, можно легко вычислить количество времени, которое может потребоваться для выполнения пакета работ. Пакет работ может включать субпроекты, ключевые вехи, суммарные задачи (группы похожих между собой задач), а в случае небольших проектов — сами задачи. На рис. 2 показан фрагмент WBS для нашего проекта Grant St.Move.

Рис. 2. Фрагмент WBS для проекта Grant St. Move

WBS этого проекта состоит из нескольких уровней. Мы построили эту WBS по аналогии с организационной схемой. Если вы забыли, как строятся организационные схемы, обратитесь к материалу этой статьи. Вы, наверное, заметили, что требования к этому проекту помогли нам определить некоторые задачи. Например, требование «На каждом рабочем месте должна быть установлена по меньшей мере одна четырехконтактная электрическая розетка» привело к появлению задач «Произвести осмотр электропроводки и протестировать ее» и «Проложить электропроводку».

В случае средних и крупных проектов WBS практически никогда не опускается до уровня задач, поскольку при наличии слишком большого числа уровней WBS становится малопригодной к использованию. Детализация до уровня задач в этом случае (а иногда и при реализации небольших проектов) выполняется отдельно по списку задач (который можно составить с помощью электронной таблицы Excel) и календарному плану проекта.

WBS должна отображать только работу соответствующего проекта. Если работа не включена в WBS, последняя не является частью проекта. Вспомните: мы уже обсуждали эту концепцию, рассказывая о составлении формулировки масштаба проекта. Включая в формулировку масштаба проекта и в WBS только работу соответствующего проекта, вы предотвращаете неконтролируемое разрастание масштаба проекта.

Определение ресурсов для пакетов работ

После того как будет построена WBS и определены пакеты работ, необходимо выполнить следующий шаг — выделить ресурсы пакетам работ. Тем самым мы достигаем двух целей. Во-первых, индивидуальный исполнитель или организация, которым поручено выполнение конкретного пакета работ, несут ответственность за правильное, точное и своевременное выполнение этого пакета работ. Во-вторых, нам нужно определить временнyю и стоимостную оценки соответствующей работы, и наиболее логично, если такие оценки будет определять непосредственный исполнитель этой работы. Определением временных оценок мы займемся в следующей статье, которая называется «Оценивание задач проекта».

Мы уже оценивали квалификации, навыки и умения, которыми должны обладать исполнители проекта, документируя их в соответствующем шаблоне. Кроме того, мы документировали в схеме RACI некоторые роли и обязанности верхнего уровня. Оба эти документа помогут нам определить распределение пакетов работ между конкретными исполнителями. Для этого нам понадобится согласовать конкретные работы с квалификацией и обязанностями потенциальных исполнителей этих работ.

Фамилию индивидуального исполнителя (или организации), ответственного за выполнение пакета работ, можно указать в скобках под названием соответствующего пакета работ в WBS. Как альтернативный вариант, можно было бы создать рабочий лист с указанием пакетов работ и ответственных исполнителей (в соседних столбцах). Если ваш уровень пакетов работ содержит суммарные задачи, тогда можно, например, использовать эту электронную таблицу для разбиения уровней пакетов рабо т на отдельные задачи. Это мог бы сделать за вас ответственный исполнитель соответствующего пакета работ. Данный этап будет весьма полезным при создании календарного плана проекта, поскольку вы можете брать задачи из этого рабочего листа и вставлять их непосредственно в календарный план.