Плюсы электронных таблиц в excel

Приложение Microsoft Excel поставляется как часть подписки на Office. Инструмент популярен среди руководителей проектов, владельцев бизнеса, гигантов и независимых подрядчиков.

Кроме того, вы можете использовать бесплатные шаблоны Excel, чтобы упростить управление проектами. Возникает вопрос: используете ли вы Excel для управления своими проектами или для экономии времени? Узнайте о семи основных плюсах и минусах использования Excel для управления проектами.

Нет сомнений в том, что Excel является ведущим приложением для регистрации и визуализации данных. Компания правит рынком уже 34 года. Следующие причины делают Excel отличным инструментом для управления проектами:

1. Лучше всего подходит для простых и единичных проектов.

Excel – правильный инструмент, если вы работаете только над одним проектом за раз и имеете небольшую группу участников проекта. Microsoft предлагает бесплатные шаблоны , такие как Планировщик проектов Ганта в Excel.

Когда вы откроете Excel , нажмите « Создать» , а затем выполните поиск по запросу « Планировщик проектов Ганта» . Чтобы создать книгу Excel, щелкните шаблон .

2. Большая экономия времени и денег.

Excel – это всего лишь один инструмент, который вам нужен для выполнения различных задач в ваших внештатных или бизнес-проектах. Таким образом, вам не нужно вкладывать средства в дополнительные покупки программного обеспечения. Более того, если члены команды уже знают, как использовать Excel, вы также экономите время на обучении новым инструментам.

3. Хранение данных в комплексных электронных таблицах

В Excel у вас есть возможность хранить данные проекта непосредственно в базах данных. Вы можете получить доступ или восстановить определенные данные проекта из одного места, управляя задачами проекта.

Вы также можете создавать подробные электронные таблицы в книге Excel для хранения миллионов данных для анализа больших данных. Вы можете управлять данными с помощью нескольких сочетаний клавиш и выделять важные данные, связанные с методологией разработки проекта.

4. Списки дел и сроки проекта

Если вам нужно распространить интерактивные списки дел среди товарищей по команде, вы можете использовать Excel, чтобы сэкономить деньги на дополнительных приложениях. Интерактивный пользовательский интерфейс позволяет создавать списки задач, используя строки и столбцы. Вы также можете интегрировать таблицы Excel в веб-портал, MS Word и Microsoft OneDrive для облегчения доступа.

Чтобы получить подробный график проекта и высокоуровневую дорожную карту проекта, вы можете использовать Excel для создания всеобъемлющей временной шкалы проекта.

5. Мгновенный отчет о данных проекта с помощью одного инструмента

В Excel доступно множество функций отчетности, которые вы можете эффективно использовать. В основном вы можете использовать таблицу Excel (Ctrl + T) , сводную таблицу (Alt + N + V) , Power Pivot и т. Д. Вы также можете интегрировать такие отчеты в Powerpoint для представления аудитории. Для этой цели вы можете использовать шаблон Blue Sales Report.

6. Графики, диаграммы и 3D-карты

Когда вы представляете клиенту отчет о выполнении проекта, вы можете сделать визуализацию данных привлекательной, вставив графики, диаграммы и 3D-карты. Вы можете получить доступ к бесплатным линейным диаграммам, кольцевым диаграммам, круговым диаграммам, радарным диаграммам, биржевым диаграммам, пузырьковым диаграммам и т. Д. Без необходимости платить за какие-либо дополнительные услуги.

7. Простые шаблоны для планирования работы

Руководители проектов или фрилансеры используют шаблоны Excel для составления графиков работы . Вы можете легко отслеживать в Excel следующее:

• Время, потраченное членами команды.
• Время, потраченное на задачи проекта.
• Оставшееся время для завершения проекта.
• Приближение сроков реализации проекта.

Слабые стороны Excel очевидны, когда вашей команде нужно заниматься проектом, выходящим за рамки простого, собственного и небольшого. При использовании Excel вы столкнетесь с несколькими проблемами:

1. Сотрудничество непродуктивно

Когда вы управляете задачами проекта и расписаниями в файле Excel, становится сложно сотрудничать с другими. Необходимо реализовать сложные формулы, заблокировать ячейки и настроить общий доступ к сети.

2. Меньшее количество вариантов обновления проекта в реальном времени.

В Excel реализация обновления статуса в реальном времени минимальна и неоднозначна. Чтобы интегрировать файлы Excel с веб-порталами или приложениями для разработки проектов, вам и вашей команде потребуются продвинутые навыки работы с Excel и создание сценариев VBA. Эти ручные подходы не во всех случаях приводят к удовлетворительным результатам.

3. Отсутствие функции мгновенного общения.

Чтобы работать с файлом управления проектом в Excel, вам нужно будет настроить встречи с командой с помощью сторонних приложений, таких как Skype, Google Meet, Microsoft Teams, Zoom и т. Д. Поэтому вам может потребоваться заплатить за дополнительные приложения для общения. .

4. Препятствия на пути к обеспечению целостности данных

Одним из основных препятствий при управлении проектами с помощью Excel является контроль версий файлов. Если участники получат полный доступ к файлу, возникнет конфликт из-за одновременного редактирования. Для обеспечения целостности данных вам потребуются сложные формулы, условное форматирование и отслеживание изменений.

5. Менее эффективное управление проблемами

Несмотря на то, что существует шаблон Excel для отслеживания и управления проблемами, процесс по-прежнему выполняется вручную. Обновление каждого поля требует слишком много времени. У вас также нет возможности связать определенные проблемы с сегментом проекта.

Обновление вручную – рискованная задача, так как любые неуместные данные могут привести к значительным потерям рабочего времени. Следовательно, вам нужны инструменты автоматического отслеживания проблем для управления проектами.

6. Плохое время и управление командой

В Excel вы можете в основном создавать строки и подстроки для определения задач и подзадач проекта. Вам также необходимо выполнить форматирование ячеек и цветовое кодирование.

Из-за того, что эта работа выполняется вручную, вам придется посвятить значительную часть своего рабочего времени вводу данных, а не фактической разработке проекта. В конечном итоге это задерживает сроки реализации проекта и увеличивает бюджет проекта.

Меньше совместной работы и больше ручного ввода могут деморализовать команду. Эффективное управление командой практически невозможно в Excel, и вам нужно специальное приложение для управления проектами.

7. Отсутствие выделенного пользовательского интерфейса и функций.

Самый очевидный недостаток Excel заключается в том, что он не специализируется на управлении проектами. В нем отсутствуют важные функции пользовательского интерфейса, такие как:

• Автоматический ввод задачи.
• Создание подзадачи.
• Постановка задачи.
• Отслеживание прогресса.
• Зависимости.
• Комментирование задачи.
• Свяжите статус проекта с инструментами разработки.
• Отметка о завершении проекта.

Большинство шаблонов Excel для управления проектами являются временными. Приложение не может помочь менеджерам проектов или фрилансерам полностью раскрыть свой потенциал.

Экономия затрат обычно компенсируется потерей продуктивного времени и дополнительными расходами на приложения для встреч и обмена сообщениями. Данные проекта, которыми вы делитесь с другими членами команды по электронной почте или на внешних носителях, создают множество рисков для безопасности.

Excel – неоспоримый инструмент для управления проектами, который предлагает множество преимуществ. Если у вас небольшая команда, Excel может показаться вам хорошим инструментом. Однако, если вам нужен искусственный интеллект, простой пользовательский интерфейс и взаимодействие с командой, попробуйте бесплатные профессиональные приложения для управления проектами.

Электронные таблицы как средство разработки бизнес-приложений

Excel часто используется как универсальное средство для разработки бизнес-приложений. В этой статье я хочу сравнить, существующие без особых изменений уже более 30 лет, электронные таблицы с современной классической императивной парадигмой программирования глазами архитектора ПО. Затем я хочу рассказать о своей работе над новым табличным процессором, который исправляет многие недостатки, выявленные при сравнении, тем самым позволяя создавать более надежные, масштабируемые и легкие для поддержки и дальнейшего развития, бизнес-приложения.

Электронные таблицы и их возможности

Принцип, по которому работают современные электронные таблицы (Microsoft Excel, LibreOffice Calc или Google Sheets) появился в конце 70-х – середине 80-х годов. Двухмерный массив ячеек, как модель данных, и возможность автоматических вычислений с помощью формул появились в VisiCalc в 1979 году. Трехмерный массив ячеек (возможность пользоваться несколькими листами) впервые появился в 1985 в Boeing Calc.

В теории, электронные таблицы ничем не уступают любому языку программирования. Существует машина Тьюринга на формулах Excel (линк), а это значит, что любой алгоритм, который можно реализовать с помощью компьютера, можно реализовать в Excel. Вопрос только в удобстве и эффективности такой реализации.

На практике я встречал очень сложные системы, реализованные в Excel. Например, финансовая модель развития международного аэропорта с возможностью вносить множество разных типов объектов (парковки, склады, полосы, …) и пересчетом квадратных метров и парковочных мест в cash flow (расходы за годы строительства vs прибыль за годы эксплуатации) с учетом разных моделей инфляции. На то чтобы «переписать» такой «эксельчик» на Java с использованием реляционной базы данных может уйти от нескольких человеко-месяцев до нескольких человеко-лет. В этом конкретном случае реляционная модель в базе данных насчитывала более 50 таблиц. Самое интересное, что такого «переписывания» можно было бы избежать, если бы электронные таблицы позволяли не только создавать программное обеспечение, но и делали бы возможным его сопровождение и масштабирование. Для конечного пользователя (экономиста) система на Java это шаг назад, потому что он больше не видит промежуточные результаты и не может сам изменить или дополнить модель.

Выходит, что одну и ту же задачу можно решить, как электронной таблицей, так и универсальным языком программирования. Значит, мы можем сравнить сильные и слабые стороны этих двух инструментов, как средств создания бизнес-приложений. Здесь мы попробуем взглянуть на Excel глазами программиста-архитектора и применим правила архитектуры ПО, которые уже устоялись в классической разработке софта.

Достоинства электронных таблиц

1. Интуитивно понятный концепт: каждый из нас в школе видел и заполнял таблички на листочках в клеточку и играл в морской бой. Большинство людей, которые работают с Экселем, никогда не проходили никакого специального обучения (в лучшем случае коллега за полчаса показал на какие кнопки нажимать). Это большое преимущество перед языками программирования, где «C++ за 21 день» звучит даже слишком оптимистично.
2. Открытое и статичное состояние облегчает отладку: сложность поиска ошибки в программе чаще всего заключается в том, чтобы поймать тот момент времени, когда что-то пошло не так. Приходиться использовать breakpoints и прокручивать программу по шагам. В электронной таблице состояние статично. Поиск ошибки сводится к тому, чтобы найти первую ячейку с неправильным результатом.
3. Реактивность: мы просто задаем формулу, а система сама знает в каком порядке и когда пересчитывать ячейки. Этот концепт, который относительно недавно стал популярным в разработке UI, был основой электронных таблиц с самого начала.

Недостатки электронных таблиц

1. Слабо структурированная модель данных: электронные таблицы используют трехмерный массив ячеек как модель данных. Это лучше чем неструктурированный текст в Notepad, но значительно хуже строгой типизации Java или нормализованной реляционной структуры базы данных. В любую ячейку можно записать любой тип данных. Заголовки или значения не различаются. Сказать заранее, что будет в момент исполнения по ссылке E5 невозможно. Зависимости между таблицами неявно хранятся в параметрах функции VLOOKUP и ломаются при неосторожном добавлении колонки. По-моему, это и является одной из основных причин ошибок.
2. Высокая избыточность: у программистов хорошо себя зарекомендовал так называемый принцип DRY (Don’t repeat yourself — не повторяйся). Чаще всего мы стараемся писать логику один раз, давать ей название (например, в виде имени функции/метода) и потом ссылаться на нее когда это необходимо. В табличных процессорах мы копируем формулы. Сначала это конечно удобно, но в итоге, понять, где применяется та или другая формула очень сложно. Любое изменение объема данных ведет к необходимости копировать формулы. Это очень сильно затрудняет поддержку и дальнейшее развитие моделей в табличных процессорах.
3. Отсутствие интерактивности интерфейса: электронные таблицы не позволяют динамически изменять способ отображения данных. Также отсутствует возможность создавать запрограммированные операции выполняемые, например, по нажатию кнопки.

Как сделать электронные таблицы лучше?

Меня зовут Вадим. Я CTO в CubeWeaver и уже довольно давно занимаюсь разработкой нового табличного процессора. Несколько лет назад я уже писал (линк) про раннюю версию системы, но с тех пор многое изменилось и в этом году проект дошел до коммерческой стадии.

Вот список новшеств моего проекта, которые позволяют устранить перечисленные выше недостатки, стараясь при этом сохранить преимущества электронных таблиц:

Многомерная модель данных

Многомерная модель данных широко используется в Business Intelligence и OLAP системах, предназначенных для анализа данных. Суть модели заключается в том, чтобы хранить данные в ячейках многомерного куба, грани которого подписаны заголовками бизнес-объектов:

В интерфейсе программы отображается не весь многомерный куб, а его двумерный срез, соответствующий выбранной нами комбинации фильтров:

При реализации такой модели в реляционной BI системе, часто используют схему снежинки (snowflake schema). Кубы реализуются таблицами фактов (fact table), а заголовки на гранях хранятся в таблицах измерений (dimension table).

В моей системе кубы называются рабочими листами (worksheets), а заголовки на гранях куба называются элементами списков (list items).

Каждая ячейка такого многомерного рабочего листа имеет уникальный адрес, состоящий из надписей на гранях. Например, значение 935 на изображении имеет адрес: Bikes, 2020, Paris.
Каждый элемент списка имеет название и идентификатор. В ссылках на ячейки используются идентификаторы, и вышеуказанный адрес в формуле мог бы выглядеть так (ссылки заключаются в квадратные скобки):

[PROD:23, YEAR:2020, CITY:24], где PROD это идентификатор списка «продукт», а 23 идентификатор элемента «Bikes».

Применение многомерной модели позволяет значительно улучшить ситуацию с недостатком номер 1. Во-первых, заголовки теперь хранятся отдельно от численных данных. Во-вторых, введение дополнительного измерения «метрика» (или «позиция отчета») позволяет адресовать ячейки не по порядковому номеру, а по семантическому смыслу, исключая ошибки из-за добавления или удаления столбцов или строк.

Конечно, нужно сказать, что такой подход слегка портит ситуацию с преимуществом номер 1. В морской бой играли все, а в четырехмерные шахматы только некоторые студенты-математики. Но опыт показывает, что благодаря двумерному представлению куба, большинство пользователей довольно быстро привыкают к новой модели данных.

Функция JOIN и метаданные

Многомерная модель позволяет использовать метаданные для описания ячеек. Метод адресации описанный выше означает, что каждая ячейка рабочего листа соответствует определенному набору элементов списка (например, году, продукту и точке продажи). Списки в свою очередь могут иметь атрибуты (колонки), что делает их похожими на обычные реляционные таблицы. Например, можно добавить колонку «валюта» к списку «точка продажи», связывая таким образом списки «точка продажи» и «валюта» в реляцию с кардинальностью many-to-one.

Функция JOIN дает возможность динамически ссылаться на ячейки, используя такую связь. Эта функция заменяет VLOOKUP, устраняя при этом необходимость работать с индексами.

Пример: для того чтобы посчитать сумму продаж по миру, нужно сначала сконвертировать сумму продаж по каждой стране в единую валюту (умножить позицию «продажи» на курс обмена). В Excel мы бы хранили 2 таблицы: список стран с валютой для каждой страны и список валют с курсом обмена. Для того чтобы найти правильный курс мы бы использовали функцию VLOOKUP два раза: найти код валюты по названию страны и найти курс обмена по коду валюты.

Ссылка на ячейку с курсом обмена, могла бы выглядеть так:
EX_RATES.[COUNTRY.join(CURRENCY)], где
EX_RATES — название рабочего листа с курсами обмена валют
COUNTRY — измерение со странами
CURRENCY — измерение с валютами

Цепочки связей могут быть любой длины, например: STORE.join(COUNTRY).join(CURRENCY)

Фактически, строя модель, мы создаем схему снежинки. Функция JOIN позволяет формулам динамически ссылаться на ячейки рабочих листов, используя связи между таблицами (списками) этой схемы. При этом зависимости между ячейками явно указаны в аргументах функции JOIN.

Зона действия формул

Возможность указать зону действия формулы (area of effect) позволяет избавиться от необходимости копировать формулы.

По каждому измерению куба мы задаем набор элементов, на которые действует формула, как например: все года, продукты типа «велосипед», позиция отчета «выручка». На практике это выглядит вот так (Синим цветом отмечена цель формулы, красным и оранжевым её аргументы. Список выбранных элементов по каждому измерению находиться внизу экрана):

Этот подход устраняет недостаток номер 2 и позволяет добавлять и удалять элементы или даже измерения, не изменяя формулу. Также отпадает необходимость искать все ячейки, в которые формула была скопирована, каждый раз, когда мы хотим ее изменить.

Интерактивность ячеек

Это нововведение позволяет создавать интерактивные интерфейсы, используя формулы. Формулы можно использовать не только для того чтобы вычислить значение ячейки, но и для форматирования ячеек (cell formatting), изменения цвета ячеек (cell color) и для того чтобы спрятать или показать группу ячеек или целые колонки или строки (cell visibility). Ячейки можно форматировать не только как числа, даты и текст, но и как кнопки, флажки (checkbox) и списки выбора (dropdown).

Таким образом, например, цвет ячеек может меняться в зависимости от значения ячейки. Флажок или список выбора в одном листе может отображать, прятать или блокировать на запись ячейки в другом листе.

Кнопки в ячейках позволяют создавать довольно сложные операции со значениями ячеек. Создавая кнопку, мы задаем цель операции (cell range) и формулу, которая выполняется один раз для каждой из целевых ячеек. На одной кнопке может быть несколько операций. Так, нажатие на кнопку может, например, скопировать данные из предыдущего года в следующий или распределить содержимое ячейки по нескольким другим ячейкам, пропорционально какой-то величине (splashing).

Кнопки в сочетании с ограничениями доступа пользователя позволяют создавать необратимую функциональность. Так, например пользователь получивший доступ к кнопке, но не получивший доступ к целевой ячейке, сможет записать в ячейку только то, что позволит ему формула в кнопке.

Заключение

Новый табличный процессор позволяет создавать значительно более сложные модели, чем это возможно в других системах. При этом модели остаются понятными и простыми в сопровождении. Также значительно уменьшается вероятность ошибок в формулах.

Платой за эти преимущества является повышенная сложность системы. Прежде чем начать работать, пользователь должен создать модель данных в виде списков и кубов.

В целом система рассчитана на технически более грамотного пользователя, чем Excel (например, экономисты с базовыми знаниями программирования или программисты, работающие над экономическими моделями).

С удовольствием отвечу на ваши вопросы в комментариях или личных сообщениях. Также, в интернете можно найти документация к системе и несколько обучающих видео.

Если у вас есть доступ к Excel или аналогичной программе, то у вас есть доступ к электронным таблицам. Этот тип программного обеспечения используется для организации информации, управления рисками и других решений для обработки данных почти целое поколение. Вот плюсы и минусы электронных таблиц, которые вам следует учитывать, если вы планируете использовать их для собственного управления информацией.

В чем преимущества электронных таблиц?

1. Облегчает создание мгновенных расчетов.

Используя уравнения и кодирование, вы можете задавать ячейки для вычисления данных несколькими способами. Это значительно упрощает создание итогов и подсчетов, которые можно использовать для создания показателей, их мониторинга или определения других необходимых точек данных.

2. Их легко изменить.

Чтобы создать новые данные, все, что вам нужно сделать, это добавить, удалить или изменить данные в измеряемых ячейках. Это позволяет таблицам быстро адаптироваться к изменениям, которые могут происходить в вашем офисе или дома.

3. Обеспечивает эффективную организацию данных.

Используя электронную таблицу, вы можете аккуратно организовать большой объем данных. Также могут быть включены визуальные представления, чтобы помочь лучше понять данные, включая графики и таблицы, чтобы можно было потратить больше времени на использование данных, а не на попытки их решения.

4. Большинство электронных таблиц предлагают стороннюю поддержку.

Большинство файлов электронных таблиц будут работать с другими приложениями и программами. Например, файлы Microsoft Excel можно читать в Open Office. Вы можете сохранить электронную таблицу Open Office в формате Excel, чтобы читать ее в MS Excel.

5. Есть варианты интеграции.

Многие программы для работы с электронными таблицами будут работать с другими приложениями и программами повышения производительности для создания динамических отчетов или презентаций. В Office 365 Excel может работать с Word и PowerPoint, поэтому электронные таблицы можно использовать в других форматах данных для большего количества целей, чем организация и хранение данных.

6. Вы можете создать несколько электронных таблиц в одном файле.

Например, если вы хотите отслеживать поступления от продаж, вы можете создать текущую запись в электронной таблице за полный месяц транзакций. Затем вы можете поместить 12 месяцев в году в общий файл электронной таблицы, что позволит вам сводить отдельные ежемесячные таблицы в таблицу. Это значительно упрощает доступ ко всем необходимым данным.

Каковы недостатки электронных таблиц?

1. Чтобы выучить формулы, нужно время.

Многие из более сложных формул, которые можно использовать в электронной таблице, могут сэкономить время в долгосрочной перспективе. Также требуется время, чтобы выучить эти формулы и правильно ввести их в каждую ячейку. Если требуются немедленные результаты, а пользователь не знает всех функций электронной таблицы, это может оказаться бесполезным инструментом.

2. Приложение или программное обеспечение может не распознавать ошибки вычислений.

Некоторые из функций автоматического расчета, предоставляемые в современном программном обеспечении для работы с электронными таблицами и приложениях, не имеют возможности проверки на человеческую ошибку. Вам необходимо вручную проверить каждое уравнение в каждой ячейке, чтобы убедиться, что оно введено правильно. Предположение, что автоматические функции верны, может создать серьезные проблемы с целостностью данных.

3. Для ввода данных в каждую ячейку требуется время.

Если вам необходимо вручную ввести данные в электронную таблицу, этот процесс может занять много времени. Это также может привести к скуке пользователя, что еще больше снизит продуктивность человека, вводящего данные. Скука также ведет к невнимательности, что увеличивает риск ошибки в формулах или данных.

4. Некоторые файлы электронных таблиц могут быть несовместимы.

Если вы сохраните файл электронной таблицы Open Office, Excel или другое приложение или программа может не прочитать его. Некоторые электронные таблицы имеют свои расширения файлов и могут быть прочитаны только программой или приложением, которые их создали. Это может затруднить получение необходимой информации для некоторых пользователей.

5. Программы для работы с электронными таблицами иногда могут быть дорогими.

Если вы используете Open Office для электронных таблиц, это бесплатно. Это можно было считать преимуществом. Однако другие приложения и программы могут быть довольно дорогими. Excel является частью пакета продуктов Office 365, что означает, что пользователи должны платить ежемесячную абонентскую плату в размере от 6,99 до 14,95 долларов в зависимости от своих потребностей.

Плюсы и минусы электронных таблиц показывают, что они могут быть эффективным способом хранения данных. Он основан на правильном вводе пользователем этих данных для эффективной работы. Обдумайте свои варианты, найдите приложение или программное обеспечение, которое соответствует вашим потребностям, и устраните недостатки, чтобы вы могли воспользоваться всеми преимуществами, которые электронные таблицы могут принести сегодня.

1.1 Достоинства и недостаткиExcel

Современные
программы обработки электронных таблиц
— это средства, позволяющие не только
выполнять вычисления, но и управлять
списками и создавать диаграммы. Если
же говорить об Excel, которая
является одной из наиболее известных
программ обработки электронных таблиц,
то без преувеличения можно утверждать,
что ее возможности практически
неисчерпаемы. Лично я считаю, что такие
программы на сегодняшний день представляют
собой один из наиболее мощных и гибких
инструментов, созданных для компьютера.
В арсенале программы более 300 операций.
При помощи графических средств Excel для
Windows можно рисовать, строить графики и
диаграммы.

Электронная
таблица— вещь непростая, хотя мы
воспринимаем существование подобных
приложений как нечто само собой
разумеющееся. В те времена, когда подобных
программ не существовало, люди использовали
громоздкие вычислительные машины или
калькуляторы, часами работая над
заданиями, выполнение которых сегодня
занимает всего несколько минут.

Достоинства и преимущества Excel:

• Файлы можно легко отправлять в Интернет
  для работы с ними вместе с другими
  пользователями;

• С данными можно легко работать в пути
  практически через любой браузер или
  смартфон;

• Быстрое и эффективное сравнение данных.

• Реализация алгоритмов в табличном
  процессоре не требует специальных
  знаний в области программирования;

• Программа в табличном процессоре
  оперирует понятиями пространства и
  отношений, так как создается путём
  задания взаимосвязи ячеек, расположенных
  в пространстве листа;

• В отличие от обычного программирования,
  требующего строгой последовательности
  команд для работы программы, табличные
  процессоры “прощают” ошибки и
  незаконченность структуры;

• Ячейки таблицы могут содержать не
  только формулы, но и простой текст, что
  позволят описывать и комментировать
  логику работы программы, располагая
  на листе текстовые комментарии;

• Весь процесс вычисления осуществляется
  в виде таблиц;

• Современные табличные процессоры
  позволяют использовать средства
  оформления, такие как, например, цвет
  и шрифты, которые облегчают понимание
  программы и несут дополнительную
  смысловую нагрузку.

Недостатки
Excel

• Формулы, выраженные в терминах адресов
  ячеек, при их большом количестве
  представляют большую проблему, так как
  адреса ячеек сами по себе не несут
  никакой смысловой нагрузки;

• Реализация сложной структуры в рамках
  электронной таблицы требует огромного
  внимания к деталям, так как автор
  программы с некоторого момента становится
  не в состоянии запомнить смысл множества
  адресов, встречающихся в сотнях формул;

• Программы в табличных процессорах
  сильно зависимы от своей размерности
  и жестко привязаны к сетке;

• Темпы разработки табличных программ
  значительно снижаются за счёт того,
  что разработчику приходится работать
  на уровне ячеек;

• Пользователь, имеющий доступ к таблице,
  может случайно или намеренно внести в
  неё изменения, которые могут нарушить
  работу программы;

• Недостаток контроля за исправлениями
  повышает риск ошибок, возникающих из-за
  невозможности отследить, протестировать
  и изолировать изменения.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

В современном мире, практически всем компаниям, организациям и другим деловым структурам приходиться обрабатывать, хранить и структурировать огромное количество информации (данных). Современные технологии обработки информации часто приводят к тому, что возникает необходимость представления данных в виде таблиц. Обработка информации в виде таблиц характеризуется большим количеством информации и относительно простыми формулами их расчета. Все это делает создание таблиц довольно рутинной работой. Следствием этого стало изобретение компьютерного программного обеспечения — электронных таблиц, для упрощения рабочего процесса.

Электронная таблица— это прикладное программное обеспечение, предназначенное для обработки данных в табличном виде.

Электронные таблицы имеют ряд неоспоримых достоинств:

1. В отличие от таблиц на бумаге электронные таблицы обеспечивают проведение динамических вычислений, т. е. пересчет по формулам при введении новых чисел. Это означает, что если исходные данные изменяются, то все результаты пересчитываются и вносятся в таблицу.

2. Одним из побочных действий вышеуказанного свойства явилось моделирование различных вариантов, ситуаций. При изменении значений исходных данных, можно наблюдать за изменениями получаемых результатов и потом, из множества таких вариантов решения задачи, выбирать нужный, подходящий.

3. В табличных процессорах создаются документы, называющиеся электронными таблицами. Их можно просматривать,редактировать, записывать на внешние носители, распечатывать и т.д.

4. Формирование и вывод полученных результатов в виде отчетности, сводных таблиц, графиков и диаграмм различных типов.

5. Решение математических, оптимизационных, статистических и иных задач.

6. Анализ, поиск, сортировку, выборку числовых, текстовых и иных по определенным данным.

Давайте рассмотрим электронную таблицу на примере программы Microsoft Excel.

Электронные таблицы – это электронная матрица, разделенная на строки и столбцы, на пересечении которых образуются ячейки с уникальными именами.

1 При работе на компьютере электронная таблица существует в форме рабочего листа, который имеет имя (например, Лист 1).

2 Рабочие листы объединяются в книги, причем пользователь может вставлять, копировать, удалять и переименовывать рабочие листы.

3 Ячейки являются основным элементом электронной таблицы, в которые могут вводиться данные и на которые можно ссылаться по именам ячеек.

4 Одна из ячеек – активная. В ней находиться табличный курсор и в нее, собственно, вводятся данные. К данным относятся: числа, даты, время суток, текст или символьные данные и формулы.

5 При необходимости можно создавать диапазон ячеек – выделение нескольких ячеек в одно целое (например диапазон А2:А4, С1:Е1 и так далее).

6 Обработка данных осуществляется с применением команд системы меню Excel и совокупности инструментальных кнопок, расположенных на интерфейсной ленте Office в качестве «шапки» рабочего листа. Лента по умолчанию включает в себя следующие вкладки : Файл, Главная, Вставка, Разметка страницы, Формулы, Данные, Рецензирование, Вид, Надстройки. Каждая из этих вкладок содержит определенный набор инструментов, за счет которых осуществляется основные действия с рабочими листами.

7 Ниже ленты находиться строка формул, в левой части которой отображается адрес активной ячейки, а в правой сама формула, которая может быть написана вручную, либо вызвана специальной кнопкой вызова функции.

Эти и другие элементы окна электронной таблицы Excel 2010 можно увидеть на рисунке.

Важность создания электронных таблиц тяжело переоценить. Они просто необходимы бухгалтерам, экономистам, товароведам, коммерсантам и многим другим работникам иных профессий, так как позволяют без особого труда и познаний производить вычисления любого уровня сложности, моделировать ситуации, составлять диаграммы и многое другое. Электронная таблица – это большой и мощный калькулятор с множеством функций и возможностей, который позволяет вести работу в разы проще и эффективней!