Платёжный календарь помогает избежать кассовых разрывов даже при нехватке выручки. Обычно его составляет директор. Но бухгалтер может взять это на себя, чтобы повысить свой профессиональный рейтинг и помочь владельцу сохранить бизнес. Расскажем, как это сделать.
- Что такое платёжный календарь и кому он нужен
- Как составить платёжный календарь
- Кассовый разрыв в платёжном календаре
- Как сделать платёжный календарь в Excel
Что такое платёжный календарь и кому он нужен
Платёжные календари представляют собой план на будущее в виде таблицы со всеми поступлениями и платежами. По календарю видно, в какие дни не хватит денег, чтобы покрыть расходы. Вы сможете заметить это заранее и придумать, где взять средства для оплаты или как её перенести. Так календарь помогает избегать кассовых разрывов и сохранять репутацию надёжного партнёра, который не допускает просрочек.
Этот инструмент используют не только те, кто регулярно сталкивается с кассовыми разрывами из-за нехватки денег, но и крупный прибыльный бизнес.
Например, развитие нового направления требует больших вложений. Нужно арендовать производственное помещение, склад, закупить оборудование и сырьё для производства, нанять hr-менеджера для поиска сотрудников и выделить деньги на зарплату. Бездумно тратить деньги со счёта нельзя. Каждый крупный платёж подбивайте под поступление от контрагента — планируйте покупку оборудования на следующий день после получения оплаты от крупного заказчика.
Как составить платёжный календарь
Разработать форму платёжного календаря не сложно. В ней должна быть следующая информация:
- статья доходов или расходов;
- название проекта, в рамках которого идут поступления и платежи.
- наименование контрагента;
- дата поступления или списания денег;
- сумма платежа или поступления;
- комментарий.
Список можно дополнять или урезать. Например, в поступлениях выделить особо крупных покупателей, а при наличии нескольких производственных участков разбить их по цехам. Можно дополнить информацией о центрах ответственности, ставках НДС, номере счета и так далее.
Обычно платёжный календарь составляется на месяц — по каждому дню. Это связано с тем, что любой платёж нужно совершить до конкретной даты. Например, платить проценты за кредит по графику. Даже один день просрочки ведёт к начислению пени и ухудшению кредитной истории.
Пример платёжного календаря:
| Статья движения денежных средств | 03.08.2020 | 04.08.2020 | 05.08.2020 |
|---|---|---|---|
|
Поступления |
|||
|
от покупателей |
500 000 |
300 000 |
400 000 |
|
от сдачи имущества в аренду |
50 000 |
||
|
кредиты и займы |
100 000 |
||
|
Платежи |
|||
|
за сырьё и материалы |
400 000 |
||
|
выплата заработной платы |
500 000 |
||
|
оплата взносов во внебюджетные фонды |
150 000 |
||
|
оплата процентов по кредитам |
20 000 |
||
|
САЛЬДО ДЕНЕЖНОГО ПОТОКА |
100 000 |
-250 000 |
430 000 |
|
САЛЬДО ДЕНЕЖНОГО ПОТОКА С УЧЁТОМ ОСТАТКА (допустим остаток — 200 000) |
300 000 |
50 000 |
480 000 |
Самое сложное в планировании платёжного календаря — наполнить его информацией. Чтобы выяснить суммы и даты платежей и поступлений, пригодится помощь всех отделов компании:
- ОМТС — сырьё;
- инженеры — ремонт оборудования;
- маркетологи — рекламные акции, продвижение;
- бухгалтерия — налоги и сборы;
- отдел продаж — поступления от покупателей и клиентов.
Сумма платежей может быть больше, чем сумма поступлений. Это не страшно, пока вы можете погашать эту разницу остатком денег на расчётном счёте и в кассе. Но если не следить за этим, то рано или поздно остаток исчерпается, и возникнет кассовый разрыв. А календарь помогает выявить его заранее.
Сформируйте платёжный календарь за три шага.
Шаг 1 — собрать информацию о поступлениях
Выясните, кто и сколько должен вам заплатить. Для этого поищите информацию у себя в бухгалтерии, обратитесь в отдел продаж, к юристу и руководителю:
-
Обратитесь в отдел продаж, чтобы узнать, когда ожидается оплата от контрагентов. У продажников должен быть готовый план на ближайший месяц, вам он нужен в ежедневном разрезе.
-
Узнайте у руководителя, планирует ли он получать кредиты, займы или субсидии. Это не ваш доход, но тоже поступление денег, которое нужно записать в платёжный календарь.
-
Уточните у юристов или найдите у себя документы по предстоящим поступлениям, ведь они формируются не только от продаж. Может быть, вы сдаёте помещение в аренду, выдали заём под проценты, ожидаете возмещения ущерба, ждёте возврата аванса от сотрудника и пр.
Шаг 2 — собрать все предстоящие платежи
На втором шаге ещё раз пройдитесь по отделам компании и аккумулируйте информацию о всех платежах: налогах, зарплате, взносах, оплате поставок, аренде, коммуналке и т.д. Разбейте их по контрагентам и статьям затрат.
Чтобы распределить налоги, пользуйтесь налоговым календарём, так вы точно не пропустите обязательные платежи. Даты выплаты зарплаты зафиксированы в коллективном соглашении или положении о выплате зарплаты.
После этого разнесите платежи по дням. Дату оплаты устанавливайте на последний возможный день. Если по договору за аренду нужно заплатить до 15-го числа, в платёжном календаре поставьте платёж на 15-е число. Обратите внимание на платежи, день уплаты которых приходится на выходные. Например, зарплату нужно будет заплатить в пятницу, а налоги можно отложить до понедельника.
Бухгалтеры малого бизнеса обычно все расходы прогнозируют сами. Для этого формируют оборотно-сальдовую ведомость по счетам 60 и 76 за предыдущие и аналогичные периоды и смотрят, какая сумма была там. Чтобы узнать, в какой срок совершили платёж, формируют карточку счетов 50 или 51.
Пример. В компании временные проблемы с инженерной службой, поэтому все коммунальные расходы приходится прогнозировать бухгалтеру. Чтобы спланировать платёж в августе 2020 года, он сформировал ОСВ по счёту 60 и посмотрел, какую сумму начислили в июле 2019 года. Результат прошлого года бухгалтер дополнительно скорректировал на объём производства и годовую инфляцию.
Использовать данные прошлого периода — удобно, но не всегда правильно. Ведь там могли просрочить платеж или перевести неверную сумму. Хорошо, если вы давно работаете в компании и знаете все эти нюансы, но новичок этого знать не может. Самый надёжный источник информации — договор. Здесь всегда прописывают крайний срок оплаты.
По итогу этого шага вы сможете сопоставить поступления с платежами и заметить, в какие дни не хватает денег. В таком случае переходите к третьему этапу.
Шаг 3 — проанализировать расходы
Разделите все платежи на две группы: что нужно оплатить строго в срок, а что можно отложить. Просрочка может вести к неустойкам и штрафам. Поэтому переносите только те платежи, получатели которых предъявят неустойку не сразу.
Например, зарплату, налоги и проценты по кредитам перенести практически невозможно. Просрочка — путь к пеням и штрафам, то есть новым расходам. Так же и с услугами связи: если провайдер сказал, что надо заплатить до 20-го числа, значит уже в день оплаты (вернее, неоплаты) интернет и связь выключат.
Есть расходы, которые можно двигать, но осторожно. С оплатой аренды или сырья можно подождать пару дней. Конечно, у поставщика есть возможность сразу выставить пеню за просрочку со ссылкой на статью 395 ГК РФ, но если вы сотрудничаете давно, он может пойти на уступки.
Кассовый разрыв в платёжном календаре
Нельзя потратить деньги, которых у вас нет. Посмотрите в свой платёжный календарь. Если в какой-то день остаток денег отрицательный, значит, намечается кассовый разрыв. Чтобы его закрыть, нужно пересмотреть порядок платежей или привлечь дополнительные поступления.
Пример. Бухгалтер ООО «Экспресс» начал вести платёжный календарь с августа. Остаток денег на 1 августа — 75 000 рублей. Каждый платёж уменьшает этот остаток, каждое поступление — увеличивает.
Вот пример несбалансированного платёжного календаря: у ООО «Экспресс» явно назревает кассовый разрыв.
| Движение денег | 03.08.2020 | 04.08.2020 | 05.08.2020 | 06.08.2020 | 07.08.2020 |
|---|---|---|---|---|---|
|
Поступления |
+ 200 000 |
+ 500 000 |
+ 50 000 |
||
|
от продажи |
+ 200 000 |
+ 500 000 |
|||
|
от сдачи в аренду |
+ 50 000 |
||||
|
Платежи |
– 75 000 |
– 300 000 |
– 150 000 |
||
|
за поставку сырья |
– 75 000 |
– 300 000 |
|||
|
на выплату зарплаты |
– 150 000 |
||||
|
САЛЬДО |
– 75 000 |
+ 200 000 |
– 300 000 |
+ 350 000 |
+ 50 000 |
|
Остаток денег на конец периода (с учётом остатка 75 000 рублей) |
0 |
+ 200 000 |
– 100 000 |
+ 250 000 |
+ 300 000 |
Остаток на 7 августа положительный. Но ещё 5 августа появился минус. Компания не сможет потратить деньги, которых нет, поэтому ей нужно что-то придумать с оплатой сырья. Например попросить поставщика разбить счёт на две равные части.
| Движение денег | 03.08.2020 | 04.08.2020 | 05.08.2020 | 06.08.2020 | 07.08.2020 |
|---|---|---|---|---|---|
|
Поступления |
+ 200 000 |
+ 500 000 |
+ 50 000 |
||
|
от продажи |
+ 200 000 |
+ 500 000 |
|||
|
от сдачи в аренду |
+ 50 000 |
||||
|
Платежи |
– 75 000 |
– 150 000 |
– 300 000 |
||
|
за поставку сырья |
– 75 000 |
– 150 000 |
– 150 000 |
||
|
на выплату зарплаты |
– 150 000 |
||||
|
САЛЬДО |
– 75 000 |
+ 200 000 |
– 150 000 |
+ 200 000 |
+ 50 000 |
|
Остаток денег на конец периода (с учётом остатка 75 000 рублей) |
0 |
+ 200 000 |
+ 50 000 |
+ 250 000 |
+ 300 000 |
Это простой пример, на практике всё сложнее. Не всегда можно спасти положение, просто разделив один платёж на два. Для закрытия разрыва берут кредит, заключают договор факторинга, подключают овердрафт и т.д. Мы собрали реальные ситуации в статье «Как справиться с кассовым разрывом: опыт бизнеса».
Как сделать платёжный календарь в Excel
Программ ведения платежного календаря очень много. Часто такая возможность есть в бухгалтерских сервисах. Но можно вести его и в Excel.
Календарь платежей — это матрица. Составлять её вручную неудобно, а читать можно только на компьютере. На экране телефона или планшета она слишком мелкая. Мы сделали свой вариант.
В Excel файле создаём два листа. Первый лист — реестр платежей. Здесь все поступления и платежи записываются по строкам. Есть колонки: вид, контрагент, статья движения денег, дата платежа, сумма.
Для удобства реестр форматируем как таблицу через кнопку «Форматировать как таблицу». Это нужно, чтобы сводная таблица подтягивала данные полностью, а не только из заданного диапазона.
Второй лист — платёжный календарь. Но заполняется он не вручную, а через функцию «Сводная таблица» на вкладке «Вставка».
Далее настраиваем, какую информацию выводить в столбик, а какую — в строки. Например, столбики создаются на основании даты платежа, а строки по виду операции, статье и наименованию контрагента. Для настройки сводной таблицы достаточно перетаскивать наименования столбцов реестра в соответствующие колонки:
- дату платежа или поступления — в «Столбцы»;
- вид, контрагента и статью — в «Строки»;
- сумму — в «Значения».
Так как все приходы записаны с «+», а платежи с «–», сводная таблица автоматически считает сальдо. Расчёт сальдо с учётом остатка нужно настроить вручную. Создайте ячейку с суммой остатка и прибавьте его к сальдо по самой первой дате. В нашем случае это 400 тыс. рублей плюс 100 тыс. рублей. Дальнейшее сальдо считается так:
Сальдо с учетом остатка предыдущего дня + Сальдо текущего дня
Например, на 4 августа остаток посчитали так:
500 000 + (–50 000) = 450 000 рублей.
С телефона удобно смотреть и контролировать даты платежей в реестре, а в начале месяца при обсуждении планов лучше использовать календарь.
Платежный календарь в excel. Общая информация
Одним из эффективных способов планирования движения денежных потоков внутри организации является ведение платежного календаря. Платежный календарь представляет собой умную таблицу, реализованную в Microsoft Excel, в которой на временной плоскости фиксируются все виды входящих и исходящих платежей. Данный метод учета позволяет избежать дефицита средств в долгосрочной перспективе. Таким образом обеспечивается непрерывность движения финансов, а также своевременность исполнения платежных обязательств. Что, в свою очередь, положительно влияет на репутацию компании на поле деловых отношений. Платежный календарь в excel станет отличным помощником в автоматизации ежедневной задачи планирования и учета.
Ссылки для скачивания:
— Скачать платежный календарь в excel
Как начать работу с платежным календарем в excel:
1. Разархивируйте скачанный архив с файлом с помощью программы 7zip или WinRar.
2. При появлении сообщения о доверенном источнике: закройте программу, кликните правой кнопкой мыши на файле — «Свойства», далее установите галочку напротив «Разблокировать».
3. Если в Вашем Excel запуск макросов по умолчанию отключен, в данном окне необходимо нажать «Включить содержимое».
4. Для полноценной работы с файлом необходимо нажать «Разрешить редактирование» при появлении данного сообщения.
Заведение и настройка платежного календаря в excel
Для построения платежного календаря необходимо определиться с формой таблиц в excel, которые будут отражать статьи доходов и расходов. На листе «Настройки» для этих целей заведены два соответствующих списка. Их форма и содержание полностью зависит от потребностей учета Вашего бизнеса. Перечни могут быть представлены как в виде обычного одноуровневого списка, так и содержать группы/подзаголовки. Например, если Вы хотите просто перечислить статьи, введите их друг за другом — связь, аренда, лизинг и т.д.. Или разбейте их по группам: область деятельности, организация, сотрудник и т.д.. Примеры заведения таблиц приведены на рисунках ниже:
Рисунок 1 — Группировка по организациям
Рисунок 2 — Группировка по сотрудникам
Рисунок 3 — Простой одноуровневый список
Далее выберите год и месяц построения и нажмите кнопку «Создать платежный календарь».
Заполнение и работа с платежным календарем в excel
После построения перед Вами появится пустой платежный календарь в excel, на котором будут отражены статьи доходов и расходов на временной раскладке в разрезе дня. Также макрос автоматически построит табличку сравнения входящего и исходящего денежных потоков. Далее перейдем непосредственно к заполнению платежного календаря.
Для внесения данных в нужную ячейку произведите двойной клик по ней, появится окно редактора платежа (представлено на рисунке ниже).
Практически все поля формы заполняются в автоматическом режиме. Дата платежа выбирается на основе календарного дня, к которому относится ячейка. Вид платежа указывается в зависимости от выбранной таблицы учета — доходы или расходы. Категория прокачивается если Вы используете многоуровневый список. Статья также заполняется в соответствии с выбранной строкой. Статус платежа можно выбрать из выпадающего списка, по умолчанию ставится — «ожидается» (запланированный платеж). Остается ввести только сумму платежа.
Основные функции окна редактора платежный календарь в excel
- Добавление нового платежа — выберите статус, введите сумму, нажмите кнопку «Сохранить платеж». Добавленный платеж также сохраняется на листе историрования операций — «Реестр платежей».
- Редактирование существующего платежа — двойной клик на ячейке с заведенным ранее платежом откроет окно редактора с полной информацией по платежу. При желании Вы можете поменять статус и сумму платежа. После редактирования нажмите кнопку «Сохранить платеж». Все изменения сохранятся в реестре платежей.
- Перенос платежа на другую дату — для того чтобы перенести запланированный платеж воспользуйтесь кнопкой «Перенести платеж». Редактор предложит выбрать дату переноса.
- Удаление платежа из календаря — если платеж заведен по ошибке или отменен, его всегда можно удалить нажав кнопку «Удалить платеж». Тогда сумма удалится не только с листа календаря, но и из реестра платежей.
На рисунке ниже рассмотрим основные статусы платежей платежного календаря в excel:
- Ожидается — выберите статус для платежей, которые планируется провести в будущем.
- Исполнен — данный статус указывается по факту совершения платежа.
- Просрочен — если дата планового платежа прошла, поменяйте статус на «Просрочен».
- Согласование — если платеж находится в процессе обсуждения, выберите данный статус.
Заказать разработку программы или доработку существующей
Благодарю Вас за прочтение данной статьи!
Если Вам понравился мой продукт, но Вы хотели бы добавить функционал или настроить его под бизнес логику Вашей организации, или заказать любую другую расчетную программу, проконсультироваться по автоматизации своих бизнес процессов, для связи со мной можно использовать WatsApp +79507094770, сайт excellab.ru или написать мне на почту: goryaninov@bk.ru, профиль вк:
Ссылки для скачивания:
— Скачать платежный календарь в excel
Предлагаю Вашему вниманию не менее интересные программы по учету и автоматизации, представленные на моем ресурсе:
— Дневной табель учета рабочего времени в excel
— Почасовой табель учета рабочего времени в excel
— Табель учета рабочего времени в днях по форме Т-13
— Табель расчет и планирование вахты
— Табель учета рабочего времени с учетом ночных смен
— Учет доходов и расходов
— Автоматизированное формирование документов
— Учет выдачи инструментов
— Учет производства. Расчет сдельной заработной платы
Деньги – универсальный и, как следствие этой универсальности, ценнейший ресурс любого бизнеса. Задача управления деньгами всегда находится в фокусе предпринимателя (собственника и/или руководителя).
Одним из инструментов управления денежными потоками бизнеса является платежный календарь. Он обеспечивает руководителю организации прозрачность денежных потоков, подсвечивает источники доходов и расходов во времени. Читатель грамотно и объективно составленного платежного календаря всегда увидит надвигающийся кассовый разрыв и сможет своевременно среагировать и не допустить его возникновение.
Давайте разберемся в нюансах этой формы управленческого учета на примере платежного календаря в Excel вместе.
Что такое платежный календарь и какие проблемы он решает
Платежный календарь показывает момент осуществления расходов и получения доходов. Период отображения операций в платежном календаре зависит от вашего бизнеса и определяется циклом продаж: день, неделя, месяц. Планирование в платежном календаре может быть краткосрочным,оперативным или долгосрочным – стратегическим. Какой-то строгой формы не существует, поэтому календарь можно создавать как для бизнеса в целом, так и для отдельных проектов. Излишняя детализация не всегда эффективна.
У платежного календаря две основных взаимодополняющие задачи:
- Управление кредиторской и дебиторской задолженностью: дает представление руководителю об объеме будущих потоков денежных средств (доходов и расходов), где они возникают (в каких проектах, по каким контрагентам) и датах совершения платежей.
Компания производит расчеты ежедневно с разными контрагентами.При отгрузке продукции или оказании услуги оплата не всегда приходит сразу, поэтому важно контролировать оборачиваемость своей дебиторки и требовать расчет согласно условиям договора. Анализ потоков денежных средств позволяет оценить финансовые возможности компании и понять, есть ли возможность предоставить покупателю скидки или рассрочки платежей.
Так же вы сразу увидите, есть ли возможность обратиться к вашему поставщику с просьбой перенести срок оплаты поставленных товаров и услуг на более поздний срок — в таблице оплат поставщикам вы будете видеть точную сумму платежей и их возможные сроки.
Рост кредиторской задолженности должен регулироваться.
- Предупреждение надвигающихся кассовых разрывов – ситуации, при которой у организации не будет в распоряжении свободных денег для осуществления обязательных платежей: дает возможность, предпринять действия для его недопущения.
С помощью платежного календаря предприниматель может оптимизировать текущие денежные потоки, привлечь дополнительные средства или найти их внутри компании. Например, если одному из проектов не хватает денег, а на другом появился некоторый излишек, вы можете направить средства туда, где в них есть острая необходимость.
Рис. 1 Таблица “График платежей”
Этапы создания платежного календаря
При составлении платежного календаря опираются на методы финансового планирования и прогнозирования:
- экономический анализ помогает предсказать возможные сценарии развития событий;
- нормативный метод устанавливает лимиты на пользование средствами и размеры резервных фондов.
Первый шаг при планировании – сбор информации о предполагаемых затратах и сроках платежей со всех центров финансовой ответственности компании.
Второй – распределение данных в графике по затратам, проектам, статьям бюджета и плательщикам. Тут же необходимо проверить соответствует ли заявленная информация бюджету предприятия, ее возможные сроки оплат и экономическую обоснованность.
Третий шаг – рассчитываем остаток средств на начало и на конец периода.
Уже только эти простые шаги дадут вам представление о будущем финансовом состоянии бизнеса и подсветят кассовые разрывы.
Инструменты для составления платежного календаря
Платежный календарь удобнее всего составлять в специализированных сервисах управленческого учета, таких как «Управленка». Так вы получите максимальную гибкость настройки и автоматизацию процесса составления.
Рис. 2 Образец платежного календаря в сервисе управленческого учета «Управленка»
По мере зрелости процесса планирования в вашей компании вы однажды обнаружите, что платежный календарь не требует особых усилий для его составления, формируется естественным образом и является одним из ваших основных инструментов для оперативного планирования.
Но если в бизнесе операций немного, и вы хотите попробовать сделать все своими руками, то можно начать с имеющихся под рукой инструментов — таких как Excel.
Для составления платежного календаря в Excel не требуется специальное программное обеспечение и дополнительное обучение сотрудников. Все, что вам потребуется, – это усидчивость для кропотливого сбора информации о будущих расходах и поступлениях и минимальные навыки в Excel.
Таблица График платежей в Excel может содержать следующие данные:
- остаток средств на начало периода,
- предполагаемые поступления,
- статья дохода,
- наименование контрагента,
- дата поступления,
- название проекта,
- сумма платежа,
- предполагаемая дата оплаты,
- наименование поставщика,
- колонка для замечаний и комментариев,
- остаток средств на конец периода.
Временной промежуток выбирается на ваше усмотрение. Таблица График платежей в Excel даст представление о движении денежных средств бизнеса.
Рис. 3 Таблица График платежей
Удобнее всего составлять платежный календарь на двух листах.
Лист 1 — непосредственно платежный календарь (Рис. 3):
- В верхней части таблицы располагают информацию об остатках на начало периода и предполагаемых поступлениях.
- Внизу остается остаток средств на конец текущего периода.
- В столбцах проставляются даты платежей.
- Сбоку указываются все остальные параметры: название контрагента, проекта, статья дохода или расхода.
- Комментарии к платежам можно вынести в “Примечание”.
На Листе 2 будет таблица графика оплат поставщикам. Учет оплат в эксель формируется аналогично предыдущей таблице, но в него заносится только расходная часть.
- На отдельных листах допускается ведение налогового календаря, с указанием всех выплат по налогам, реестра выплаты заработной платы и реестра погашения кредитных обязательств.
- При этом информация со всех листов аккумулируется в Листе 1 “Платежный календарь”, чтобы наглядно видеть платежеспособность бизнеса во времени.
Платежный календарь в Excel наиболее востребован при краткосрочном оперативном планировании. Обычно за период берется один квартал или календарный месяц, а информация о платежах и поступлениях разбивается на дни. Для того чтобы избежать просрочек в первую очередь вносим в таблицу информацию о налогах, процентах, платежах по кредиту и прочих обязательных выплат. Потом постепенно заполняем таблицу данными, полученными от руководителей центров финансовой ответственности.
Работа с платежным календарем требует внимательности и сосредоточенности. Искаженная информация в платежном календаре может привести к неверным управленческим решениям.
Преимущества и недостатки платежного календаря в Excel
Главные преимущества платежного календаря – простота использования и отсутствие необходимости установки дополнительных программных средств.
Но и недостатки тоже имеются:
- все обновления нужно ежедневно вносить вручную;
- процесс трудоемкий, потребуется занять чье-то время – ваше или выделенного сотрудника;
- для поиска ошибки в документе, потребуется значительное время;
- форматы формирования отчета заранее ограничены определенным набором данных.
Вряд ли кто-то сейчас сомневается в необходимости планирования денежных потоков бизнеса.
Любой даже самый простой по форме план платежей благоприятно влияет на деятельность компании:
- закладывает цельную систему работы компании
- направляет сотрудников в сторону выполнения поставленных целей
- помогает избежать ограничения ресурсов в неподходящий момент
Правильно проработанный платежный календарь – это механизм формирования внутренних ресурсов организации и комфортных источников финансирования. Он является удобным инструментов и стандартом для принятия управленческих решений и оперативного планирования.
Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?
Подпишитесь на обновления блога
Платежный календарь предприятия — один из лучших инструментов планирования. Он помогает избегать кассовых разрывов и отражает будущие расходы и доходы на одном экране. Расскажем в статье, как пользоваться платежным календарем и как настроить шаблон от «Нескучных финансов» под себя.
Платёжный календарь: кому и зачем он нужен
Платежный календарь компании — это финансовый инструмент в форме таблицы, где отражены все будущие платежи и ожидаемые поступления. Он пригодится каждой организации для того, чтобы планировать доходы и расходы.
Платежный календарь является частью управленческой отчетности. Он спасает собственников от кассовых разрывов — помогает их предотвращать. Потому такая таблица пригодится каждому владельцу бизнеса. Предприниматели видят в таблице, когда пора оплачивать аренду, зарплаты и счета поставщиков. Платежный календарь включает все статьи расходов по датам списания.
Как создать платежный календарь
Самый простой путь — скачать шаблон платежного календаря в exсel или гугл таблице и адаптировать под свою компанию. Существуют различные сервисы и приложения, шаблоны в 1С. Форма платежного календаря не имеет значения, главное — информация, которую он предоставляет.
Показываем, как сделать платежный календарь для своего бизнеса с помощью бесплатного шаблона от «Нескучных финансов». Его разрабатывали и доводили до совершенства сразу несколько финансовых директоров, потому:
- в нем можно работать в разных валютах и не запутаться;
- переключать интервалы анализа;
- учитывать вероятность платежей и поступлений, проигрывать разные сценарии;
- если в компании есть ДДС, можно учитывать факт зачислений на счёт.
Формирование платежного календаря — ответственность собственника и финансового директора. Им нужно собрать данные о всех доходах и расходах за прошлые периоды, действующие договоры, плановые платежи и распределить их по неделе или месяцу.
Чтобы сделать таблицу удобнее, лучше выделить статьи платежного календаря. Например, поступления записывать по клиентам, а расходы — по видам.
Как правило, ключевые страницы платежного календаря — плановые реестры поступлений и выбытий, а основная информация в них — суммы. Наш шаблон настроен так, что все цифры автоматически будут подгружаться на центральную страницу платежного календаря.
Далее нужно определить, с какой недели начинается планирование в платежном календаре и занести остаток на счёте компании в таблицу. Теперь остаётся только поручить ответственному собрать данные всех отделов о плановых поступлениях и выбытиях. Как только он заполнит платежный календарь, собственник сможет проверить, не виднеется ли на горизонте кассовый разрыв.
Как вести платежный календарь: главные правила
1. Помните: ведение платежного календаря — ответственность одного человека. Было бы проще назначить по сотруднику из каждого отдела, которые бы отвечали за доходы и расходы своего департамента. Но чем больше людей в таблице, тем выше вероятность ошибок и несостыковок. Лучше выбрать одного сотрудника, например, бухгалтера, который и так каждый день работает с цифрами.
2. Планируйте. Чтобы учесть все расходы и доходы, нужно составить их перечень в каждом отделе. Потому следует назначить ответственного сотрудника в каждом отделе, который будет передавать информацию о тратах и поступлениях тому, кто ведет платежный календарь.
Чтобы упростить этот процесс, его следует расписать по датам. Например, руководитель отдела маркетинга передаёт данные о расходах на рекламу до 7 числа каждого месяца. Тогда как управляющий складом передаёт информацию только к 10 числу. Запланируйте процесс передачи данных и поймете, к какому числу каждого месяца можно анализировать платежный календарь.
3. Проводите встречи-проверки. Такие собрания помогут понять, насколько грамотно компания планирует расходы и доходы. Это называется план-фактный анализ. Если выяснится, что точность планирования в бизнесе ниже 80%, то это повод разобраться, почему так выходит.
***
Мы внедряем платежный календарь каждому клиенту, потому что он наглядно показывает, как дела в бизнесе. Советуем и вам, если вы ещё этого не сделали.
Скачать платежный календарь: шаблон от «Нескучных финансов» →
Планирование денежных потоков в разбивке по дням – задача платежного календаря. Этот «младший брат» бюджета движения денежных средств поможет заранее увидеть кассовый разрыв. Значит, предпринять меры к его устранению. Читайте в статье об этапах формирования и скачивайте образец документа.
Платежный календарь – это
Краткосрочный план, в котором организация отражает ожидаемые ежедневные поступления, платежи и остатки денег.
От бюджета движения денежных средств (БДДС) он отличается следующим:
- периодом планирования. Нет единого мнения о том, каким он должен быть. Кто-то из специалистов формирует документ на неделю, кто-то на 20 дней или на полтора месяца вперед. Но верно правило: это всегда ближайший период к текущей дате. Нет смысла разрабатывать документ на квартал и тем более на год;
- непрерывным характером формирования. Напрямую связано с предыдущей характеристикой. На каждую неделю нужен свой актуальный календарь. Поэтому подход «составить раз в год и забыть» – не про него;
- постоянно вносимыми корректировками. Считается: чем меньше корректировок вносится в бюджеты организации, тем качественнее налажен процесс бюджетирования и нет притягивания «за уши» плана к факту. В отношении платежного календаря – все иначе, и без постоянных корректировок не обойтись. Бюджеты формируются в тысячах или даже миллионах рублей. Погрешность всего в 1% при таких объемах выливается в значимые суммы. В календаре таких вольностей быть не может. Поэтому постоянная его актуализация и приведение плановых остатков денег к фактическим – обычная практика;
- большей детализацией. В бюджете строки показываются укрупненно. Например, «Налоги» или «Приобретение материалов». Для календаря такого недостаточно. Приводится дополнительная аналитика в разрезе контрагентов, видов оплачиваемых услуг, наименований расчетных счетов и т.п. Кроме того, оправдана внутренняя увязка календаря с БДДС.
Как разработать и применять платежный календарь
Перед тем, как разработать платежный календарь, ответьте на три вопроса:
- какой будет его форма?
- на основании чего и как он будет заполняться?
- когда будут вноситься корректировки?
Ответы на них – это, по сути, три этапа к его формированию и применению. Давайте подробнее разберемся с каждым.
Этап 1. Разрабатываем форму платежного календаря
Универсального рецепта для формы нет. Каждый специалист создает документ «под себя», руководствуясь своими предпочтениями. Но есть несколько советов от практиков, которые помогут определиться с вариантом, подходящим именно вам.
Совет 1.1. Для строк берите за основу БДДС. Детализируйте, но не выделяйте лишнее
Платежный календарь – это своеобразная расшифровка бюджета на ближайший период. Логично, что названия строк в документах должны совпадать.
Крупные статьи БДДС детализируйте подстатьями, но в разумной мере. Иначе календарь станет громоздким и неудобным в заполнении и анализе. Воспользуйтесь принципом существенности: когда суммарный оборот по статье не более 5% за отчетный период, то для нее не нужна отдельная строка. Включайте ее значения в прочие платежи или поступления. Подход не касается стратегически важных или особых для компании операций, например, трат на благотворительность.
Избегайте и другой крайности: раздувание статей «Прочее». Они не должны оказаться больше 10% от общих поступлений и выплат.
Совет 1.2. В колонках указывайте все предстоящие дни
Даже выходные и те, в которые не ожидается движение денег в организации. Так проще не запутаться.
Если формируете календарь в Excel или Google Таблицах, то колонки для нерабочих дней выделяйте другим цветом.
Совет 1.3. Обеспечьте связь с БДДС по суммам лимитов
Добавьте колонку, в которую будут переноситься бюджетные остатки по конкретной статье. Этим реализуете оперативный контроль за тем, допустимы ли траты и сколь велико на данный момент отклонение от ожидаемых за год поступлений.
Совет 1.4. Если расчетных счетов несколько, то продумайте механизм включения их в календарь.
В Excel это можно реализовать так:
- после колонки каждого дня добавляйте еще одну с раскрывающимся списком названий расчетных счетов;
- для корректного расчета остатков в разрезе счетов используйте функцию СУММЕСЛИ.
Этап 2. Определяемся с методикой заполнения платежного календаря
Данный этап – самый сложный во всем процессе. Вот советы, которые помогут в его реализации.
Совет 2.1. Установите, что будет информационной базой
В календаре – два основных блока: поступления и платежи. У каждого – свои особенности формирования.
Поступления от контрагентов заполняются на основании:
- либо заключенных с ними договоров и сроков оплаты, которые указаны в них;
- либо на основании БДДС.
Предпочтительнее первый вариант, ведь он точнее. Но он работает не для всех организаций. Например, в розничной торговле неизвестно заранее, какая сумма придет от покупателей на счета и в кассу организации в каждый день. Проблему решают так: из БДДС берут поступления за конкретный месяц и делят их на количество рабочих дней в нем.
Платежи формируются по следующим документам:
- бухгалтерские расчеты. Это сведения об авансе и окончательном расчете по зарплате, о начисленных страховых взносах и налогах;
- договоры с поставщиками и подрядчиками. В небольших организациях их достаточно, чтобы корректно составлять платежный календарь;
- заявки на оплату и реестры платежей. Когда подразделений в компании много, то в оборот вводятся подобные документы. Их цель унифицировать и обобщить информацию из договоров для быстрого принятия решения об оплате и включения ее в календарь. Смотрите на схемах ниже, какая информация может быть в них представлена.
.png "Перевод цифр в тысячный или миллионный формат в Excel")
Рисунок 1. Заявка на платеж и реестр платежей: реквизиты
Совет 2.2. Делайте поправку по суммам поступлений
Если в организации покупатели часто нарушают сроки оплаты, то откорректируйте поступления.
В некоторых компаниях намеренно переносят договорные даты в платежном календаре на более поздние. При этом ориентируются на сложившийся средний процент задержек. Например, деньги от контрагента должны прийти в течение 20 дней после отгрузки. Средняя задержка по оплате составляет 10%. Значит, сумму сдвигают на два дня по отношению к крайней договорной и ставят на 22-й день. Такой подход снижает риск наступления кассового разрыва.
Совет 2.3. Если составляете календарь в Excel, то ведите его в течение года в одном файле или даже на одном листе.
Это поможет видеть повторяющиеся платежи и быстрее их планировать. Чтобы данные за предыдущие месяцы не мешали, сверните их с помощью функции «Скрыть».
Совет 2.4. Вносите в календарь цифры в рублях
Так точно не проглядите нехватку денег, которая исчисляется десятками тысяч.
При необходимости перевести рублевый формат в Excel в тысячный или миллионный, воспользуйтесь алгоритмом со схемы.
.png "Перевод цифр в тысячный или миллионный формат в Excel")
Рисунок 2. Перевод цифр в тысячный или миллионный формат в Excel
Совет 2.5. Напишите регламент формирования платежного календаря
Для небольшой организации такой документ может оказаться излишним. Когда все договоры, счета и платежи сосредоточены в руках одного или максимум двух бухгалтеров, то регламентировать попросту нечего. Для крупного предприятия – это, напротив, возможность четко определить правила игры для всех сотрудников и достичь бесперебойности в процессе формирования календаря.
В регламенте зафиксируйте:
- кем и с какой частотой календарь будет формироваться;
- откуда будет собираться информация о плановых поступлениях;
- кто вправе формировать заявки на платеж, с кем они согласовываются, в какое время передаются исполнителям для перевода денег;
- как контролировать целесообразность платежа и что делать, если он превышает лимит по соответствующей бюджетной статье;
- кому платить первому, если остаток средств не позволяет заплатить всем;
- каков неснижаемый остаток по кассе и расчетным счетам;
- когда плановые цифры в календаре будут корректироваться с учетом факта;
- кто и когда проведет анализ отклонений, как обобщит полученные результаты, кому их передаст и т.п.
Дальше некоторых из этих моментов мы рассмотрим подробнее.
Этап 3. Устанавливаем частоту корректировок календаря и проведения план-фактного анализа
Распространенная практика – это ежедневная актуализация документа. В конце рабочего дня плановые цифры меняются на фактические на основании банковских выписок и кассовой книги. Благодаря этому остаток на начало всегда показывает реальную ситуацию с деньгами.
Но такой подход – не единственный. Есть немало специалистов, предпочитающих делать еженедельные корректировки. Этим экономится время, но снижается информационная отдача от календаря.
Важный момент его применения – систематические проведение анализа отклонений. Он помогает:
- контролировать ситуацию с расчетами на предприятии. Понимание сути проблемы – ключ к ее решению. По календарю легче увидеть, сколь серьезна ситуация с нарушением сроков оплаты со стороны дебиторов. Значит, проще наметить план действий по решению проблемы;
- осознать сложности с соблюдением бюджетных лимитов. Бюджетирование как процесс оправданно, только если реальность не далеко уходит от плановых величин. Платежный календарь дает оперативный ответ на вопрос: насколько организация придерживается собственных планов по поступлениям и тратам;
- предвидеть «кассовые разрывы» и заранее их закрывать. Для этого в компаниях меняют политику расчетов с покупателями и поставщиками, подключают банковский овердрафт, ранжируют клиентов по категориям и договариваются об отсрочке и т.п.
Сложности при формировании платежного календаря
Рассмотрим лишь два момента. Они оба технического характера.
Первый. Поступления не всегда следует полностью выбирать платежами
Не планируйте нулевое сальдо по деньгам на конец дня, если по договору с банком оговорен неснижаемый остаток на счете. Помните о нем и фиксируйте его в календаре. Если счетов несколько, значит, отмечайте лимиты по каждому из них.
Второй. Продумайте, кому платить первому, когда денег на покрытие текущих обязательств не хватает
Для этого ранжируйте кредиторов исходя из следующего:
- есть ли законодательные санкции за задержку платежа? Например, несвоевременная выплата зарплаты чревата административным штрафом или даже уголовным преследованием, а за неуплату налогов заблокируют счета;
- насколько значим контрагент и то, что он поставляет предприятию? Не остановит ли задержка с оплатой хозяйственную деятельность организации?
- сколь высоки штрафы за просрочку по договору? Если они меньше ставки по кредиту, то пометьте это особо;
- высок ли риск серьезно повредить репутации компании? Например, из-за неоплаченной своевременно поставки сорвать сроки реализации госконтракта и попасть в Реестр недобросовестных поставщиков и подрядчиков.
Исходя из полученных ответов определите, чей платеж не может ждать, а с кем попробовать договориться об отсрочке. На схеме мы привели один из подходов к ранжированию контрагентов. Используйте его для разработки своего варианта.
.png "Вариант ранжирования предстоящих платежей кредиторам")
Рисунок 3. Вариант ранжирования предстоящих платежей кредиторам
Платежный календарь: пример составления
Скачайте наш пример платежного календаря в Excel. В нем мы учли все то, что написали выше. Например, ввели колонку с лимитами из БДДС и возможность выбирать расчетный счет по каждой денежной операции. А еще заполнили типовой набор поступлений и платежей для производственной компании.
Возможно, для кого-то это лишние опции. А кому-то, напротив, потребуется что-то добавить. Помните: платежный календарь не имеет унифицированный формы. Он настраивается под потребности конкретной организации и предпочтения специалиста.
На рисунке 4 – скриншот созданного документа.
.png "Платежный календарь: образец")
Рисунок 4. Платежный календарь: образец
Платежный календарь – важный инструмент для предотвращения кассовых разрывов. Кроме того, он помогает оперативно контролировать соблюдение бюджетных лимитов в отношении трат. Время, потраченное на его формирование и актуализацию, с лихвой окупится снижением риска блокировки счетов, получения административных штрафов за несвоевременные расчеты с бюджетом и работниками, а также пеней за несоблюдение договорных условий.